1с автосервис инструкция по работе скачать

Отправляя эту форму, Вы соглашаетесь с Политикой конфиденциальности
и даете согласие на обработку персональных данных компанией «1С‑Рарус».

Разберем пример по автоматизации бизнеса на примере автосервиса. Представим что условная организация оказывает услуги по замене масла, продает его и другие расходные материалы. Такой типичный автосервис по замене масла с продажами. Подготовили подробную инструкцию как вести учет и автоматизировать работу такого бизнеса в программе 1С:УНФ.

По этой инструкции можно примерно понять что такое УНФ, предварительно оценить некоторые возможности этой программы или даже попробовать самостоятельно настроить автоматизацию в автосервисе.

Предварительные настройки

Заполним все нужные данные по организации в разделе “Компания” – “Реквизиты организации”

Настройки функционала открываются в разделе “Главное” – “Еще больше возможностей”.
Указываем что у нас “Несколько направлений деятельности” в разделе “Компания”

Создадим направления в разделе “Компания” – “Все справочники” – “Направления деятельности”

Вернемся в настройки. Для включения возможности отображения моторного масла канистрами укажем что у нас несколько единиц измерения.

В разделе “Работы” включим “Выполнение работ и оказание услуг”, а также поставим галку напротив “Планировать загрузку ресурсов” – это позволит вести запись клиентов на замену масла по времени.

Сотрудники их должности и сменный график сутки через трое

Так как у нас работают сотрудники, то включаем соответствующий раздел “Управление персоналом, начисление зарплаты”

У сотрудников будут разные должности, поэтому нужно создать и их. Откроем список “Должности” из раздела меню “Зарплата”. Создадим директора, мастера и менеджера.

Также у сотрудников должны быть графики работ, например у мастеров будет график сутки через трое. Создадим их в программе.

В разделе “Зарплата” откроем графики работы и создадим в нем шаблон расписания, укажем что график сменный, часы работы с 9 до 9 следующего дня, праздники учитывать не будем.

Применим шаблон к графику и сделаем график для первой смены с датой отсчёта с 01.01.2019

Для второй смены сделаем график с тем же шаблоном, но начиная отсчет с 02.01.2019

Те же действия проводим для 3 и 4 смен, начиная с 3 и 4 числа соответственно. Получаем 4 готовых графика для учёта работы наших мастеров

Свои виды начислений для премий сотрудникам автосервиса

Для менеджера по продажам будем считать начисление премий за продажу масла по 10% с продаж, и еще добавим премию за выполненные работы, например 5%. В УНФ есть только стандартное начисление от суммы продаж по ответственному менеджеру, поэтому раздельное премирование нужно сконструировать самостоятельно.

Для разделения двух премий оговорим, что все работы будут записаны в номенклатуре с направлением деятельности “Услуги по замене масла”, а масло и товары на продажу с направлением “Продажа масла и других материалов”.

Теперь можем настроить для нашего нового менеджера его начисления.
Создадим сначала начисление для учета по продажам масла, откроем в блоке “Зарплата” “Виды начислений и удержаний”, скопируем “Процент от продаж по ответственному”.

Изменим название, затем нажимаем значок редактирования формулы и выбираем из списка “Сумма продаж по ответственному”, нажимаем скопировать с помощью правой кнопки

В новом документе изменим название и снимем галку “Задавать значения при расчёте зарплаты”. На вкладке запрос, нажимаем “Редактировать запрос”

Далее откроем “Конструктор запроса” (внимание! Он доступен только в режиме “толстого клиента”).

В конструкторе запроса переходим на вкладку “Условия” из левой части переносим в правую часть “НаправленияДеятельности” (из раздела Номенклатура)

Нажимаем внизу “Ок”. Теперь в запросе переходим на вкладку “Параметры” и внизу находим новую строку с номером 10 в значениях находим “Направления деятельности”, открываем и выбираем наш вид – “Продажа масла и других материалов”

Нажимаем записать и закрыть, вернувшись в начисления и удержания меняем формулу в запросе, указывая новый показатель

Нажимаем Ок, затем сохраняем наш новый вид начисления за проданные товары. Сами проценты, в нашем случае 10% мы поставим при добавлении конкретному менеджеру при приеме на работу.
Для создания вида начисления для премии по услугам скопируем наш новый вид начисления и параметр расчётов и в нем укажем направление деятельности “Услуги по замене масла”

Теперь у нас есть два собственных вида начисления для менеджера.

А мастерам мы будем начислять по 300 рублей за каждую выполненную замену масла. Для этого подойдет типовой вид начисления “Сдельная оплата (фиксированная часть)”.

Создание в программе пользователей и сотрудников

В разделе настроек программы “Администрирование” перейдем по ссылке “Пользователи” и создадим нашим сотрудникам рабочие места в программе.

Далее через вкладку “сотрудники пользователя” перейдем к созданию сотрудника и приему его на работу, с указанием даты приема, должности и графика

Указываем в начислении “Сдельная оплата (фиксированная часть)” и сумму 300 рублей, которую будет получать мастер за каждую замену масла

Создадим таким образом еще 3 мастеров, у каждого будет своя смена по графику.

Теперь перейдем к приему менеджера, для него укажем созданные ранее начисления для начисления премии по продаже за товары и услуги

Создание “ресурсов” для планирования заказов

“Ресурс” служит для планирования загрузки любых ресурсов на предприятии, в том числе и сотрудников. Создаем для каждого мастера “Ресурс”, указываем сотрудника, календарь сотрудника, мощность ресурса оставим равной 1, а шаг планирования зададим равным 30 минутам – такое время нужно на стандартную работу по замене масла.
Внизу отмечаем, что загрузка ресурса только в рабочее время и график ресурса будет соответствовать графику выбранного сотрудника.

Повторим создание “ресурса” для остальных мастеров.

Создание товаров и услуг

Создадим номенклатуру. Для начала масло для замены. Оно приходит от поставщика в канистрах по 4,5,20 литров, поэтому будем использовать дополнительные единицы измерения, которые мы включали в настройках ранее. В основной единице измерения выбираем литры (если их нет по умолчанию, то можно быстро добавить их в справочнике).

При создании единиц измерения назначаем коэффициент пересчета к основной единице. Для 4-литровой канистры указываем коэффициент 4

Теперь оприходуем масло от поставщика по накладной с разными единицами измерения, проверим как это работает

И проверяем по отчету Остатки по складу, что всё верно

Добавим в номенклатуру услугу по замене масла. Укажем необходимые параметры, стоимость, выберем нужное направление деятельности “Услуга по замене масла”

Процесс оформления сделки менеджером

Итак, перейдем непосредственно к работе. Начнем с менеджера. Представим, что у нас есть запись на замену масла по времени и менеджеру звонит клиент и уточняет свободное время на 5 число. Менеджер открывает “Журнал записи” из блока CRM и выбирает в календаре нужную дату. Видит какой мастер будет работать и какое время уже занято — оно отмечено желтым цветом.
Согласовывает с клиентом время на 11-30 и нажимая правой кнопкой по нужному времени выбирает “Создать событие”

В событии пишет кратко что хотел клиент и записывает его контактный номер, можно указать важность, основание, выбрать в контрагентах клиента, если он постоянный и уже есть в базе

На вкладке ресурсы сразу будет указан мастер и время планируемой работы.
Записывем и закрываем документ. Всё — запись готова. Ждем клиента в назначенное время.

Когда наш клиент приезжает к назначенному времени, менеджер открывает список событий, находит в нем нужное событие и на основание его создает Заказ-наряд.

Время работы и ресурсы (мастер из документа записи) автоматически добавляются в заказ-наряд на вкладку “Ресурсы”

На вкладке “Работа” менеджер добавляет из номенклатуры услугу “Замена масла”

Если менеджер допродал покупателю масло или другой товар “с собой”, то на вкладке “Товары” можно сразу их указать

Бывает такое, что покупатель может приехать со своим маслом и попросить залить его. Тогда указываем это в “Материалах заказчика”. Эта информация может пригодится для заказа масла, которого нет в наличии.

На вкладке “Зарплата исполнителей” в нижней части менеджер добавляет нужного мастера. Сумма начисления проставляется автоматически

Менеджер проводит расчёт с клиентом и получает оплату. Записывает документ.

Мастер выполняет заказ-наряд

После этого мастер может найти в списке заказ-нарядов новый оплаченный документ (или это может делать менеджер, это зависит от того как выстроен бизнес-процесс в каждом конкретном случае)

Проверяет в заказ-наряде что нужно сделать, проводит работы, указывает сколько и какое масло израсходовал (то что входит в услугу по замене) на вкладке “Работы” в нижней части документа. Это масло будет списано этим заказ-нарядом. Если есть типовой расход масла, то можно создать спецификации и заполнять расход материалов по ним.

и переводит заказ-наряд в состояние “Завершен”, указывается на вкладке “Главное”. Нажимает провести и закрыть, после этого происходит списания материалов, проданных товаров, начисление премии мастеру.

Начисление зарплаты руководителем

После того как работы провели и продажи состоялись руководитель может в разделе “Зарплата” провести расчёт по премии менеджеру документом “Начисление зарплаты”. Для этого выбираем период и нажимаем “Заполнить и рассчитать”

Видим, что менеджеру начислены два вида премий 10 % и 5 % отдельно по товарам и услугам. А мастеру премия начисляется сразу документом заказ-наряд.

Можно создавать “Платежную ведомость” в ней будут и мастер и менеджер

По ведомости можно создать расход из кассы и выплатить сотрудникам положенные им премии

Мониторинг и анализ продаж, контроль остатков

Руководитель теперь может проверять работу в компании несколькими способами.
В списке заказ-нарядов быстро отфильтровать завершенные и оплаченные заказы, таким образом можно оперативно наблюдать за процессом работы в программе — это наглядно и удобно.

Для получения практически любых данных в УНФ предусмотрены масса отчётов, например самый базовый и доступный для всех это отчет по продажам. Можно использовать его для начала, потом изучить и другие, выбрать то, что необходимо и удобно именно вам.

Для проверки и учёта израсходованного масла руководитель может открыть отчёт “Запасы”, посмотреть куда и что потратили по каждому заказу.

Анализ материалов заказчика

Помните как менеджер отмечал какое масло принес клиент в заказ-наряде в материалах заказчика? Так вот теперь руководитель может посмотреть какие именно виды автомасел так любят его клиенты.

Стандартного отчёта в 1С:УНФ нет, но зато есть такой инструмент, как универсальный отчёт, в него можно добавить нужные источники данных и получить то, что вам нужно, вот как например строку “материалы заказчика” из заказ-наряда. Теперь руководителю видно что нужно заказывать, чтобы заработать больше. Заказы можно создавать с помощью “Заказ поставщику” в разделе “Закупки”

Закупка на основе продаж

Для заказа масла на основе продаж необходимо запустить инструмент с названием “Закупка товаров” из раздела “Закупки” и нажать на кнопку рассчитать. Программа посчитает сколько дней товар был в продаже, какой остаток и сколько нужно по прогнозу на указанный вами период. Теперь мы легко увидим сколько и какого масла продано и у какого поставщика это масло закупается.

Здесь же можно сформировать заказы на данный товар по рекомендованному количеству, нажав сформировать заказы. Их можно найти и проверить на соседней вкладке или в разделе “Закупки”, “Заказы поставщикам”.

Монитор руководителя

И наконец, как вишенка на торте, для руководителя можно настроить под себя окно при входе в программу, который так и называется — “Монитор руководителя”. Можно настроить вид этого инструмента под себя, это просто, попробуйте сами

Спасибо всем, кто добрался до конца нашей подробной инструкции!

Предлагаем зарегистрироваться бесплатно в УНФ на 30 дней и попробовать самим автоматизировать свой бизнес.

Если нужно, то вот здесь полное описание и все характеристики “1С:Управление нашей фирмой”

Если у вас есть вопросы или предложения пишите комментарии или обращайтесь за внедрением и поддержкой к нашим специалистам.

Рассмотрим, как можно автоматизировать «Автомобильный сервис». Предположим, некоторая компания предоставляет услуги по какому-либо обслуживанию автомобилей, реализует его и прочие расходники. Это стандартный автомобильный сервис с реализацией. Разберем детальную инструкцию по ведению учета и автоматизации работы этого бизнеса с использованием 1С: Управление нашей фирмой (УНФ).

Данная инструкция поможет разобраться с такими вопросами, как общее описание программы, предварительная оценка отдельных ее функций, самостоятельная настройка автоматизации в автомобильном сервисе.

Как предварительно настроить программу?

Реквизиты.

Указать все необходимые сведения по компании во вкладке «Компания» – «Реквизиты организации».

Направления деятельности.

• Настройки функций запускаются во вкладке «Главное» – «Еще больше возможностей». Есть «Несколько направлений деятельности» во вкладке «Компания».
• Следующий шаг – создание направления во вкладке «Компания» – «Все справочники» – «Направления деятельности».

Расходные материалы, продукция.

• Вернуться в настройки. Чтобы включить возможность указания ресурсов, отметить, при необходимости, несколько единиц измерения.
• Во вкладке «Работы» активировать «Выполнение работ и оказание услуг», поставить галочку напротив «Планировать загрузку ресурсов» для ведения записи клиентов на услугу по времени.

Работники, их должности и сменный график.

• Поскольку в компании есть штатные работники, включить соответствующий раздел «Управление персоналом, начисление зарплаты».
• У работников будут различные должности, так что необходимо создать и их. Открыть список «Должности» из вкладки «Зарплата» для создания директора, мастера и менеджера.
• Кроме того, работники должны иметь определенный рабочий график. Указать это в 1С.
• Во вкладке «Зарплата» открыть рабочие графики и сформировать шаблоны расписания с указанием сменного характера графика. Рабочие часы. Праздничные дни в учет не принимать.
• После применения шаблона к графику создать график для 1-й смены с датой отсчета 1 января года.
• Для 2-й смены создать график с этим же шаблоном, но отсчитывать со 2 января года.
• То же самое сделать с третьей и четвертой сменами, ведя отсчет с 03.01 и 04.01 соответственно. В результате будут четыре готовых графика для учета работы всех мастеров.

Собственные типы начислений для премирования работников автомобильного сервиса

Для менеджера по продажам можно считать начисление премиальных выплат за реализацию товара по проценту с продаж. Также добавить премиальную выплату за выполнение работы в процентах. В программе предусмотрено лишь классическое начисление от суммы продаж по ответственному сотруднику, так что раздельное начисление премий необходимо настроить самостоятельно.

• Для раздельного начисления двух премиальных выплат следует учитывать, что все работы будут записываться в номенклатуре с направлением деятельности по конкретным услугам, а сами ресурсы и реализуемая продукция (расходные материалы) – с направлением «Продажа позиции (название) и других материалов».
• Далее приступить к настройке начисления для нового менеджера.
• Сформировать для начала начисление для учета по реализации продукции, открыть в разделе «Зарплата» «Виды начислений и удержаний», скопировать «Процент от продаж по ответственному».
• Поменять наименование, нажать на значок редактирования формулы, выбрать из перечня «Сумма продаж по ответственному», скопировать правой кнопкой.
• В открывшемся документе поменять наименование и убрать галочку «Задавать значения при расчете зарплаты». В блоке «Запрос» нажать «Редактировать запрос».
• Затем открыть «Конструктор запроса» (его можно открыть лишь в режиме «толстого клиента»).
• Здесь открыть раздел «Условия», из левой части перетащить в правую «Направление Деятельности» (из блока «Номенклатура»).
• Нажать внизу «Ок». Далее в запросе открыть раздел «Параметры» и снизу найти новую строчку, в значениях найти «Направления деятельности», открыть и указать интересующий вид – «Продажа позиции (название) и других материалов».
• Нажать «Записать и закрыть». Вернуться в «Начисления и удержания», изменить формулу в запросе с указанием нового параметра.
• Нажать «Ок», сохранить новый тип начисления за реализованную продукцию. Сами проценты от продаж указать при добавлении конкретному сотруднику при приеме на работу.
• Чтобы создать тип начисления для премирования по услугам, скопировать новый тип начисления и показатель расчетов с указанием в нем названия услуги.

В итоге 2 собственных типа начисления для менеджера.

А мастерам полагается начисление определенная сумма за каждую успешно выполненную услугу. Для этих целей подходит стандартный тип начисления «Сдельная оплата (фиксированная часть)».

Как в 1С создать пользователей и работников?

• В блоке программных настроек «Администрирование» перейти по ссылке «Пользователи» и создать работникам рабочие места в 1С.
• Затем через раздел «Сотрудники пользователя» начать создавать работника и принять его на работу, указывая дату приема, должность и график.
• Отметить в начислении «Сдельная плата (фиксированная часть)» и сумму, которая полагается сотруднику за каждую выполненную услугу.
• По той же схеме необходимо создать еще трех мастеров со своей сменой по рабочему графику.
• Затем принять менеджера на работу с указанием созданных до этого начислений для назначения премиальной выплаты за реализацию продукции и услуг.

Как создать «ресурсы» для планирования заказов?

• «Ресурс» предназначен для планирования загрузки любых ресурсов компании, в частности работников. После создания для каждого мастера «Ресурса» отметить сотрудника, его календарь, мощность ресурса = 1, шаг планирования – количество минут/часов (количество времени, которое требуется для выполнения типовой работы по выбранной услуге).
• Снизу указать, что загрузка ресурса будет происходить лишь в рабочие часы, график ресурса будет соответствовать графику указанного работника.
• Так же создать «ресурс» и для других мастеров.

Как создавать продукцию и услуги?

Перейти к созданию номенклатуры. Начать с расходного материала. Расходники могут иметь разные единицы измерения, поэтому можно использовать дополнительные единицы измерения, включенные в настройках до этого.

• В главной единице измерения указать главную (литры, килограммы и т.д.). Если необходимые единицы измерения отсутствуют в базовых настройках, то их можно оперативно добавить в справочнике.
• Создавая единицы измерения, указать коэффициент пересчета к главной единице.
• Далее оприходовать поставленную продукцию по накладной с различными единицами измерения.
• Также нужно выполнить проверку по отчету «Остатки по складу».
• Далее в номенклатуру нужно добавить саму услугу. Отметить интересующие показатели, цену, выбрать услугу из перечня.

Как оформить сделку с менеджером?

Предположим, у автомобильного сервиса есть запись на услугу по времени, с менеджером связывается заказчик и спрашивает про наличие времени на конкретное число.

• Специалист смотрит в «Журнал записи» из раздела CRM и выбирает в календаре необходимую дату. Ему видно какой мастер будет выполнять работу и на какое время уже есть запись – оно обозначено желтым.
• Менеджер договаривается с заказчиком на определенное время и нажатием правой кнопкой по интересующему времени выбирает «Создать событие».
• Здесь он кратко описывает пожелания заказчика и указывает его телефон для связи. Возможны указание важности, основания, выбор в контрагентах заказчика (если он постоянный и о нем имеется отметка в базе).
• В разделе «Ресурсы» сразу указывается мастер и время запланированной работы. Следующий шаг – запись и закрытие документа. Теперь есть готовая запись.
• По приезду заказчика в оговоренное время менеджер смотрит в список событий, находит в нем интересующее и на его основании формирует Заказ-наряд.
• Время работы и ресурсы (мастер из документа записи) на автомате указываются в заказ-наряде в разделе «Ресурсы».
• В разделе «Работа» менеджер добавляет из номенклатуры услугу.
• Если специалист дополнительно допродал клиенту еще продукцию «с собой», в разделе «Товары» возможно их указание сразу после этого.
• Иногда клиент приезжает со своими расходниками и обращается с просьбой о предоставлении только услуги, без использования продукции сервиса. Это необходимо обозначить в «Материалах заказчика». Такие сведения могут потребоваться для заказа отсутствующего товара.
• В разделе «Зарплата исполнителей» снизу менеджер указывает нужного мастера. Сумма начисления отмечается автоматом.
• После проведения расчета с заказчиком и получения оплаты менеджер производит запись документа.

Выполнение мастером заказ-наряда

• Затем мастер может отыскать в списке заказ-нарядов новый документ без оплаты (либо это может сделать менеджер в зависимости от выстраивания бизнес-процесса в каждой конкретной ситуации).
• На очереди – проверка в заказ-наряде списка работ, их выполнение, указание количества и типа израсходованных расходных материалов, входящих в услугу, в разделе «Работы» внизу документа. Эти расходники спишутся данным заказ-нарядом. При наличии типового расхода продукции возможно создание спецификаций и заполнение расхода материалов по ним.
• Далее он изменяет статус заказ-наряда на «Завершен» (в разделе «Главное»). После нажатия на «Провести и закрыть» списываются материалы, реализованная продукция, а также начисляются премиальные выплаты мастеру.

Как руководитель начисляет заработную плату?

• После проведения работ и реализации товаров руководитель может во вкладке «Зарплата» рассчитать премиальную выплату менеджеру документом «Начисление зарплаты». Для этого требуются выбор периода и нажатие «Заполнить и рассчитать».
• Здесь видно, что менеджеру произошло начисление двух типов премиальных выплат – процент от сделки и процент премии раздельно по продукции и услугам. А начисление премиальной выплаты мастеру осуществляется сразу документом заказ-наряд.
• При создании «Платежной ведомости» в ней будут указаны и менеджер, и мастер.
• По ведомости возможны создание расхода из кассы и выплата работникам полагающихся им премий.

Отслеживание и оценка продаж, контроль остатков

• Руководитель теперь может проверить работу в организации рядом методов. В перечне заказ-нарядов возможен оперативный поиск завершенных и оплаченных заказов. Это обеспечивает быстрое наблюдение за рабочим процессом в 1С для наглядности и удобства.
• Чтобы получить необходимые сведения, можно воспользоваться одним из множества отчетов 1С: Управление нашей фирмой. К примеру, самым популярным и простым является отчет по продажам. На первых порах можно использовать именно его, затем освоить и другие варианты и в конце концов выбрать максимально полезный и удобный для организации.
• Чтобы проверить и учесть израсходованные материалы (продукцию), руководитель может с использованием отчета «Запасы» отследить затраты по каждому заказу.

Как анализировать материалы клиента?

Благодаря внесенным менеджером данным по продуктам, принесенным самими клиентами, руководитель может анализировать, какие типы расходных материалов и продуктов предпочитают потребители.

Типовой отчет в программе не предусмотрен, однако здесь имеется универсальный отчет, в который можно добавить необходимые источники сведений и получить то, что требуется. К примеру, строку «Материалы заказчика» из заказ-наряда. Сейчас руководитель видит, что необходимо заказать для повышения прибыли. Создание заказов возможно с использованием «Заказа поставщику» во вкладке «Закупки».

Закупка на основе реализаций

Чтобы заказать продукцию на основе реализаций, нужно открыть инструмент «Закупка товаров» из вкладки «Закупки» и нажать на «Рассчитать». 1С рассчитает, как долго продукция находилась в продаже, размер остатка и ее прогнозируемое количество продукции на отмеченный период. Можно быстро отследить количество и тип проданного материала, а также поставщика того или иного продукта.

Тут же возможно формирование заказов на эту продукцию по прогнозируемому количеству нажатием кнопки «Сформировать заказы». Их можно отыскать и отследить в соседнем блоке либо в разделе «Закупки», «Заказы поставщикам».

Монитор руководителя

При запуске 1С руководитель может выполнить настройку весьма полезного инструмента «Монитор руководителя» под свои запросы.