1с кабинет сотрудника инструкция для сотрудника

Содержание статьи:
КЭДО — что это?
Видеообзор сервиса 1С:Кабинет сотрудника
Настройки в сервисе 1С:Кабинет сотрудника
Использование КЭДО в сервисе 1С:Кабинет сотрудника

КЭДО — что это?

Кадровые документы можно создавать, подписывать, использовать и хранить в электронном виде. При этом создавать аналоги документов в бумажном виде не обязательно. Это подтверждает Федеральный закон № 377-ФЗ от 22.11.2021 г, который внес дополнения в Трудовой кодекс.
Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — добровольный для всех работодателей.

Можно оформлять документы в электронном формате без дублирования на бумаге:
• трудовой договор (в т.ч. срочный)
• ученический договор
• договор о полной материальной ответственности
• приказ на отпуск
• распоряжение об отправке в командировку и другие

Некоторые документы нельзя переводить в электронный вид (ч. 3 ст. 22.1 ТК). Например:
• акты о несчастном случае по установленной форме;
• приказы (распоряжения) об увольнении;
• документы, которые подтверждают прохождение сотрудником инструктажей по охране труда, в т.ч. лично подписываемых им.

Особенно актуально использование КЭДО для дистанционных сотрудников:
документы можно подписывать электронной подписью, и при этом не нужно отправлять бумажный пакет документов.

Видеообзор сервиса 1С:Кабинет сотрудника

Записали подробный видеообзор, в котором руководитель зарплатного отдела Юлия Тимошенкова показывает работу сервиса.

Как настроить КЭДО в 1С:Кабинет сотрудника?

В программах 1С можно работать с КЭДО через сервис 1С:Кабинет сотрудника.

Для этого необходимо предварительно выполнить следующие действия:

1. Включить такую возможность в настройках сервиса
2. Сохранить и установить корневой сертификат электронных подписей
3. Каждому сотруднику, желающему стать участником КЭДО, самостоятельно в своем кабинете сформировать свой сертификат электронной подписи
4. Включить такую возможность и подключить сертификаты электронных подписей в 1С:ЗУП.

Подключить КЭДО в сервисе 1С:Кабинет сотрудника нетрудно:

Кадры — 1С:Кабинет сотрудника — Настройки:

Чтобы пользоваться электронными подписями, нужно поставить галочку «Электонные подписи» в настройках обмена электронными документами:
Администрирование — Обмен электронными документами

Сюда необходимо добавить сертификат электронной подписи руководителя организации.

Настройки в сервисе 1С:Кабинет сотрудника

Также установить использование КЭДО нужно и в кабинете сотрудника, ответственного за администрирование кабинетов, а также установить напоминания об отсутствии подписей у других сотрудников организации, использующих сервис.

Для каждой организации или ИП, которые используют сервис, формируется корневой сертификат — электронная подпись. 

Этот сертификат электронной подписи в дальнейшем используется для формирования электронных подписей сотрудников и для проверки их подлинности. 

Ключ корневого сертификата неизвестен никому из сотрудников, даже ответственному за подключение. Для использования корневого сертификата для проверки подлинности подписей сотрудников ответственному за подключение необходимо скачать сертификат (Администрирование — Настройки) и импортировать его в хранилище доверенных корневых сертификатов на компьютере кадровика или бухгалтера.

Для этого нужно кликнуть правой кнопкой мыши по файлу сертификата:

Далее каждому сотруднику, желающему присоединиться к КЭДО, необходимо выпустить себе сертификат электронной подписи в 1С:Кабинет сотрудника. 

После этого необходимо придумать пароль для своей электронной подписи и дважды ввести его.

Обратите внимание! Электронные подписи сотрудников являются усиленными неквалифицированными электронными подписями (УНЭП). Их можно использовать только в электронном документообороте между сотрудником и его работодателем. 

Использование КЭДО в сервисе 1С:Кабинет сотрудника

Любые документы, обмен которыми осуществляется в рамках сервиса 1С:Кабинет сотрудника, можно подписывать ЭЦП и хранить электронные версии данных документов. Например, можно отправить подписанное работником заявление на отпуск без сохранения заработной платы, согласовать его с ответственным лицом и подписать приказ о предоставлении отпуска. 

Далее в сервисе 1С:Кабинет сотрудника данному сотруднику необходимо подписать заявление своей УНЭП.

После проведения процедуры обмена с сервисом 1С:Кабинет сотрудника данное заявление отразится у ответственного лица в 1С:ЗУП (Главное — Сервис — Мои задачи).

Приложенным документом в данной задаче будет подписанное УНЭП сотрудника заявление о предоставлении отпуска.

Его можно выгрузить и сохранить вместе с электронной подписью сотрудника.

Далее необходимо принять задачу к исполнению:

Ввести документ отпуска:

И при печати данного документа появится возможность передать его в 1С:Кабинет сотрудника, а также подписать и сохранить.

После этого задачу можно отметить выполненной.

Далее в 1С:ЗУП в Документах кадрового ЭДО появятся обработанные документы — заявление сотрудника и приказ о предоставлении отпуска:

При этом в карточке электронного документооборота необходимо проверить подлинность подписи сотрудника (с помощью ключа корневого сертификата, который установлен на данном компьютере).

После установки электронной подписи руководителя в 1С:ЗУП станет доступной возможность подписать данный кадровый приказ его ЭЦП и сохранить карточку электронного документооборота.

Обратите внимание! Начиная с версии 1С:ЗУП 3.1.18.425 / 3.1.21.65 существует возможность передавать в кабинеты сотрудников произвольные документы и подписывать их в рамках КЭДО. Об этом расскажем в следующих статьях.

Кадровые задачи порой тесно переплетаются с задачами бухгалтера. Сотрудники заказывают справки, требуется выдавать расчетные листки, согласовывать отпуска… Все эти задачи довольно просты, но при этом отнимают драгоценное время. 1С: Кабинет сотрудника автоматизирует процессы быстро и без дополнительного обучения.

«1С:Зарплата и управление персоналом», которую для краткости называют 1С ЗУП, позволяет настраивать кабинеты сотрудников, назначать ответственных за обработку заявок, отправлять приглашения сотрудникам и многое другое. Расскажем подробно, как по шагам осуществить настройку 1С:Кабинет сотрудника.

1С: Кабинет сотрудника: подключение и первичные настройки в 1С ЗУП

Шаг 1. На стартовой странице программы вы увидите предложение подключить сервис 1С:Кабинет сотрудника. Нажмите «Подключить».
Если на главной странице нет предложения к подключению, перейдите в раздел «Кадры» и нажмите «1С:Кабинет сотрудника. Подключить».

Шаг 2. Откроется форма, которую нужно заполнить. Подключите интернет, если до этого он был отключен.

Впишите название: это может быть название предприятия или его часть. Впишите название латинскими буквами.

• В поле ниже введите полное название предприятия.
• Укажите ответственного. Это может быть главный бухгалтер, начальник отдела кадров или директор. Ответственного можно будет изменить после.
• Настройте список сотрудников. Это можно сделать как на этапе подключения, так и позже.
• Нажмите кнопку «Подключить»

Шаг 3. Заявка сформирована. Обычно подключение проходит быстро, но иногда приходится ждать несколько часов. После успешной обработки заявки в форме появится пункт со ссылкой на страницу созданного кабинета. Нажмите на ссылку.

Шаг 4. В СМС или на почту сотрудника, которого вы указали ответственным при регистрации, придет сообщение с кодом. Этот код нужно будет ввести и нажать кнопку «Продолжить»

Шаг 5.  Придумайте пароль и нажмите «Продолжить». Сервис готов к работе.

1С Кабинет сотрудника: настройка кабинетов

Настроить кабинеты можно сразу, как мы говорили ранее. Но обычно для быстроты подключения этот этап пропускают, так как он занимает время. Расскажем по шагам, что нужно сделать в сервисе 1С: Кабинет сотрудника: как подключить кабинеты коллег и как учитывать тех, кто уже авторизовался.

Шаг 1. Откройте программу «1С:ЗУП».  Откройте вкладку «Кадры» и выберите пункт «1C:Кабинет сотрудника».

Шаг 2. Откроется уже знакомая форма подключения. Нажмите ссылку «Изменить настройку подключения».

Шаг 3. Откроется вкладка «Настройка публикаций кабинетов». Выберите нужные подразделения и поставьте напротив них метки. Чтобы просмотреть сотрудников, которые находится в подразделении, нажмите «Публикуемые сотрудники». У каждого сотрудника должен быть отмечен телефон или почта. Когда все нужные сотрудники будут добавлены, нажмите «Обновить публикацию».

Также можно создать кабинеты непосредственно в сервисе. 

Перейдите по ссылке в созданный кабинет вашего предприятия. Откройте раздел «Администрирование».

В списке отметьте, для кого нужно создать кабинеты. Нажмите кнопку «Выполнить».

Отправка приглашений сотрудникам

Чтобы сотрудники начали пользоваться своими личными кабинетами, нужно отправить им ссылки на них.

Для этого откройте по ссылке кабинет вашего предприятия и перейдите в раздел «Администрирование». Отметьте сотрудников, которым нужно отправить приглашение.

Текст приглашения доступен по нажатию на пиктограмму с изображением шестеренки. Вы можете отредактировать его по своему усмотрению.

После того, как сотрудник получит приглашения, он должен перейти по ссылке и авторизоваться в сервисе.

Вы сможете увидеть статус подключения каждого сотрудника благодаря значкам: зеленый означает, что сотрудник авторизовался в сервисе, а желтый — что приглашение отправлено, но сотрудник еще не авторизовался. Красный значок означает неуспешную попытку подключения.

Назначение ответственных за обработку заявок

Сотрудники подключены и могут начинать пользоваться возможностями кабинета, создавая заявки. Эти заявки будут обрабатывать ответственные сотрудники, которых нужно заранее назначить.

Шаг 1. Откройте сервис 1С:ЗУП и перейдите во вкладку Органайзер. Выберите пункт «Бизнес-процессы» и в развернувшемся меню выберите «Роли и исполнители задач».

Шаг 2. В открывшемся окне вы увидите список задач, которые по умолчанию назначены на того, кто регистрировался в сервисе. Выбирайте бизнес-роль и определяйте работника, который будет ее исполнять. Например, заявки на отпуск будет обрабатывать специалист отдела кадров, а выдачу расчетных листов — бухгалтер-расчетчик.

Шаг 3. После того, как вы назначите на роли ответственных сотрудников, можете закрывать окно: все назначаемые заявки будут автоматически рассылаться указанным сотрудникам.

Возможности кабинета 1C:Кабинет сотрудника

Сотрудники предприятия могут:

• просматривать свои расчетные листки;
• оформлять отгул;
• получать справку об остатке отпуска;
• заказывать справки: 2-НДФЛ, с указанием должности и оклада и пр. для предоставления в банки, в консульства для визы и пр.;
• уточнять структуру компании и должности.

Руководителям доступны все указанные выше возможности, а также:

• согласование отпусков и отсутствий
• просмотр работников, которые не ознакомились с расчетными листками

Таким образом, сервис существенно облегчит работу бухгалтера и специалиста отдела кадров, автоматизировав выдачу справок, расчетных листов и оформление отпусков и отсутствий. Если вы еще не подключились, стоит установить 1С кабинет сотрудника, чтобы облегчить работу бухгалтеров и кадровых специалистов. Все данные надежно защищены, а сотрудники смогут оперативно решать свои задачи, не отвлекая коллег вопросами

Подробнее обо всех возможностях сервиса читайте в статье Возможности сервиса 1С:Кабинет сотрудника для кадровика, бухгалтера, руководителя и сотрудников

Цены на 1С:Кабинет сотрудника можно посмотреть здесь Тарифы на сервис 1С:Кабинет сотрудника

Есть вопросы по сервису? Читайте статью 1С:Кабинет сотрудника: ответы на важные вопросы

А лучше не тратьте время на поиски ответов и работу, которую за 15 минут сделают наши специалисты, звоните +7 (4822) 65-58-57 или оставьте заявку на сайте — эксперты по сервису вас проконсультируют.

Мы являемся Центром компетенции по кадровому ЭДО и имеем опыт практического внедрения 1С:Кабинет сотрудника на различных предприятиях.

Оцените публикацию

Загрузка…

Содержание:

1.       Настройка сервиса Кабинет сотрудника

2.       Работы с Личным кабинетом через браузер

3.       Работа с сервисом Кабинет сотрудника в Рабочей базе 1С

4.       Личный кабинет сотрудника на мобильном телефоне

Личный кабинет сотрудника – это удобный инструмент 1С, значительно упрощающий жизнь как сотрудникам, так и их непосредственным руководителям. Через браузер либо с помощью мобильного приложения сотруднику можно отметить отсутствие, заказать справки, подать различные заявления – все это будет автоматически передаваться в программу 1С, в которой ведется кадровый учет и расчет зарплаты.

В данной статье рассматривается пример ведения в 1С 8 ЗУП 3.1, но так же можно подключить в другие базы:

· 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения, ред. 3 (ПРОФ, КОРП) с версии 3.1.14.166 

· 1С 8 ERP Управление предприятием 2 с версии 2.4.13.46

· 1С 8 Комплексная автоматизация 2 с версии 2.4.13.46 

1.      Настройка сервиса Кабинет сотрудника

Подключение Кабинета в программе 1С 8 ЗУП простое:

1) Адрес сервиса Вашего предприятия в интернете – вписываете URL, по которой сотруднику смогут заходить в свой кабинет через браузер;

2) Название – это наименование Вашей организации по которой сотрудники службы поддержки будут Вас идентифицировать;

3) Ответственный – это пользователь, который будет создавать Личные кабинеты для сотрудников, у которого будут права администратора в личном кабинете;

4) По кнопке «Подключить» создается личный кабинет пока для одного сотрудника (если не настроено иное в пункте «Настройте, если нужно») – ответственного литца, где публикуются расчетные листы за два предыдущих месяца, предшествующих месяцу регистрации.

5) Далее необходимо по ссылке (настройки которой мы указали в пункте 1.) настроить доступ для Ответственного лица.

Визуализация настроек представлена на рисунке 1.

Рис. 1 Первичная настройка сервиса

При первом входе система 1С:Зарплата и управление персоналом, ред. 3, отправляет на указанный в справочнике Физическое лицо (в базе 1С) номер телефона четырехзначный пароль (рисунок 2), после ввода пароля предлагает создать пароль (рисунок 3). После – отправляет запрос на подтверждение электронной почты стандартным письмом.

Рис. 2 СМС с подтверждением учетной записи в личном кабинете

Рис. 3 Создание пароля в личном кабинете

Общая информация о сервисе

Рис. 4 Функционал Кабинета сотрудника

Далее пройдемся по подсистемам Кабинета, обозначенным рисунком выше:

1)      Зарплата:

a.       видны опубликованные расчетные листки, в которых можно отметить ознакомление (данная информация передается к руководителю сотрудника);

b.       можно отправить заявление на получение вычетов.

2)      Отсутствия:

a.       возможность отметить отсутствия:

Рис. 5 Отсутствия, которые можно отметить в личном кабинете

3)      Вопросы, связанные с отпуском, которые можно уточнить в личном кабинете при работе в 1С 8 ЗУП

a.       узнать, сколько дней отпуска осталось;

b.       запросить справку об использовании дней отпуска;

c.       посчитать:

                                                               i.      к какому числу будет накоплено определенное количество дней отпуска;

                                                             ii.      сколько дней отпуска будет накоплено к конкретному числу;

d.       подать заявление на отпуск.

4)      Компания – информация о сотрудниках компании, которые опубликованы в личном кабинете: их занимаемая должность и контактная информация.

5)      Руководителю – данный функционал доступен только сотрудникам, которые занимают руководящую должность. С помощью него можно:

a.       увидеть данные, какие сотрудники просмотрели, а какие нет свои расчетные листки.

b.       согласовать или не согласовать заявления своих подчиненных.

6)      Справки – на данной странице хранится информация о запрашиваемых ранее справках (даже если они были запрошены с другой страницы), а также можно создать заявку на получение справок:

a.       2-НДФЛ;

b.       Справка с места работы;

c.       Справка по использованным отпускам.

7)      Профиль – на данной странице содержится как личная информация, так и информация о занимаемой должности. Тут можно подать заявление на смену паспортных данных, регистрации, прописки и так далее.

Рис. 6 Как зайти в профиль личного кабинета

Рис. 7 Информация, которая предоставлена в профиле

      Администрирование – на данной странице Ответственное лицо может отправлять приглашения сотрудникам в Кабинет, а также производить необходимые настройки.  

2.      Работы с Личным кабинетом через браузер

Вкладка Главное

После того как пройдена регистрация, и я как сотрудник вошла в свой личный кабинет через браузер, я попадаю на закладку «Главное». На данной странице показана общая информация о последних расчетных листках, а также о запрашиваемых мною ранее справках и заявлениях.

Рис. 8 Вкладка Главное

Вкладка Зарплата

Рис. 9 Вкладка Зарплата

На странице виден список расчетных листков за год. При нажатии на интересующий меня расчетный листок, слева появляется подробная информация, которую я могу скачать в формате pdf на компьютер. Нажав на кнопку «Ознакомлен», я передаю информацию об ознакомлении с моим расчетным листком моему руководителю.

Также мне видная вся информация о согласованных и примененных ранее вычетах, и я могу создать новое заявление на новый вычет, что и сделаю. Для этого необходимо нажать на кнопку «Получить вычет».

Рис. 10 Виды вычетов, на которые можно отправить заявление в личном кабинете

Я выбрала вычет на квартиру, далее открывается форма для заполнения: необходимо приложить файл с копией заявления. Нажимаю на кнопку «Отправить» и появляется форма об уведомлении отправления заявления, показанная на рисунке 12.

Рис. 11 Форма для подачи заявления на вычет по недвижимости

 

Рис. 12 Форма об отправлении заявления на вычет по недвижимости

На рисунке 13 показано, что заявление отправлено со статусом «Подготовлен».

Рис. 13 Статус отправленного вычета

Вкладка Отсутствия

Рис. 14 Вкладка Отсутствия

Нажав на кнопку «Отметить отсутствие», я отправлю своему руководителю 2 заявления: отсутствие по личной причине и командировку.

Отсутствие по личной причине не отмечаю галкой «Требует согласование», что означает, что данное отсутствие не будет перенаправлено на согласование к моему руководителю в личный кабинет. Я добавила замещающего меня сотрудника. В то время, как по командировке была поставлена галка «Требует согласования».

Рис. 15 Заявление на отсутствие по личной причине

Рис. 16 Отсутствие командировка

Зайдем в личный кабинет руководителя:

Рис. 17 Вкладка Руководителю

Нажму на кнопку «Отказать» и запишу причину отказа:

Рис. 17 Отказ в предоставлении командировки

Как только руководитель нажимает на отказ, мне сразу же пришло СМС и статус заявления в личном кабинете поменялся.

Рис. 18 СМС с уведомлением об отказе в командировке

Рис. 19 Статус об отказе в командировке

Вкладка Отпуск

Рис. 20 Вкладка Отпуск

Аналогично другим вкладкам Личного кабинета в 1С 8.3 Зарплата и управление персоанлом, интерфейс здесь понятен на интуитивном уровне. Создам заявление на отпуск за свой счет, поставив необходимую галочку.

Рис. 21 Отправка заявления на отпуск

Руководителю также было отправлено согласование. Пусть руководитель вновь откажет в отпуске.

Рис. 22 Отказ на отпуск

Вкладка Справки

Рис. 23 Вкладка Справки

На данной странице хранится вся информация по ранее заказанным справкам, более того, можно открыть любое заявление в 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 и повторно скачать справку в формате pdf.

Закажу справку 2-НДФЛ.

Рис. 23 Заказ справки 2-НДФЛ

Вкладка Компания

Рис. 24 Вкладка Компания

На вкладке «Компания» хранится информация обо всех коллегах и их контактная информация.

Вкладка Администрирование

Рис. 25 Вкладка Администрирование

На данной странице можно отправлять приглашения зарегистрироваться в личном кабинете сотрудникам, настраивать отправляемые сообщения и осуществлять ряд настроек для работы в личном кабинете в 1С 8 ЗУП 3.1 (Рисунок 26).

Рис. 26 Как создать личный кабинет сотруднику

Рис. 27 Настройки личного кабинета, текст отправки приглашения

На рисунке 27 показана возможность настраивать текст отправляемого сообщения – приглашения. При отправке приглашения меняется статус напротив коллеги, которому был создан личный кабинет сотрудника в 1С:

Рис. 28 Измененный статус при создании личного кабинета

Сотруднику приходит СМС:

Рис. 29 Текст СМС с информированием о создании личного кабинета

Профиль

Нажимая на кнопку «изменить данные» отправлю в кадровую службу заявление на изменение регистрации:

 

Рис. 30 Заявление на изменение адреса регистрации  

3.      Работа с сервисом Кабинет сотрудника в Рабочей базе 1С

Теперь посмотрим, как все заявления были обработаны в программе 1С 8 ЗУП ред. 3. Для того чтобы выполнить необходимые запросы от сотрудника, необходимо зайти в Мои Задачи:

 

Рис. 31 Мои задачи в 1С:ЗУП

 

Рис. 32 Задачи, которые появились у пользователя ЗУП 3.1 из Личного кабинета сотрудника

Открою первую задачу: Заявление на вычет. В документе уже сразу прикреплен файл – заявление, ссылка на физическое лицо и с статус выполнения задачи.

Рис. 33 Задача на ввод заявления на вычет сотруднику Харькова Анастасия

Нажав на кнопку «Выполнено» или «Отказано», сотрудник кадровой службы передает статус заявления в кабинет сотрудника. На основании данной задачи вводятся данные о вычете. После изменения статуса данная задача уходит из списка активных. Просмотреть все ранее выполненные задачи возможно, выставив галку в левом нижнем углу «Показывать выполненные».

Для создания справки 2-НДФЛ, необходимо нажать на гиперссылку, указанную на рисунке 34. Программа автоматически создаст документ в базе и сохранит его в pdf формате, который отправит в личный кабинет.

Рис. 34 Создание справки 2-НДФЛ из задачи

Откажем в заявлении на отсутствие, нажав на соответствующую кнопку.

Для того чтобы информация была передана сразу же в Личный кабинет сотрудника, необходимо вручную запустить регламентное задание – Обмен с сервисом 1С:Кабинет сотрудника. Находится он в «Администрирование – Обслуживание – Регламентные и фоновые задания» (рисунок 35).

Рис. 35 Выполнение регламентного задания обмена с сервисом 1С:Кабинет сотрудника

Далее, зайдя в личный кабинет, можно заметить, что данные были переданы.

Рис. 36 Во вкладке «Справки» согласована справка 2-НДФЛ

Рис. 37 Открываем согласованную справку 2-НДФЛ и скачиваем ее в формате pdf

Если перейти к заявлениям на отпуск, то можно увидеть, что в заявлении было отказано, также указано время отказа.  

4.      Личный кабинет сотрудника на мобильном телефоне

Мобильно приложение полностью идентично с приложением в браузере. Те же функции, те же вкладки, та же информация.

Приложение бесплатно можно скачать с AppStore и GooglePlay. В нем также можно скачать прикрепленные файлы, например, 2-НДФЛ.

Рис. 39 Мобильное приложение 1С кабинет сотрудника

 

Рис. 40 Справка 2-НДФЛ с приложения

Специалист компании «Кодерлайн»

Анастасия Харькова

Какие преимущества для бухгалтерии?

• Передавать расчетные листки сотрудникам, а также контролировать ознакомился (подписал) ли сотрудник с документом;
• Получать заявки от сотрудников на оформление отпусков, отсутствие на рабочем месте или опоздания;
• Получать справки в электронном виде. Данный процесс значительно сокращает время обработки документов;
• Без затруднений изменить данные сотрудника т.к. сотрудник самостоятельно будут проводить корректировки в своем кабинете, а бухгалтеру остается только подтвердить изменение в базе 1С;
• Видеть все запросы на получение документов в задачах. Бухгалтер не будет отвлекаться на обращения сотрудников, а сможет в свободное время обработать документ.

Какие преимущества для сотрудников?

В “1С: Кабинет сотрудника” сотрудники могут:

• Видеть данные о зарплате и расчетные листки;
• Подать заявление на отпуск (оплачиваемый или за свой счет) и контролировать остаток отпускных дней;
• Уведомить руководство об отсутствие или опоздании на рабочем месте;
• Сообщить отделу кадров об изменении своих данных, о новых документах, семейном положении и т.п.;
• Запросить различные справки — 2-НДФЛ, с места работы, об использованных отпусках и другие.

Что необходимо для подключение?
Как подключить сервис?

Для работы сервиса программа должна быть на официальной поддержке.
Официальная поддержка – это лицензионный доступ к обновлениям продуктов «1С» и услугам линии консультаций фирмы «1С», и официальных партнеров фирмы «1С».

Чтобы подключить 1С: кабинет сотрудника необходимы определенный локальные версии программ, а именно:

• 1С:Зарплата и управление персоналом, ред.3
• 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения, ред.3
• 1С:ERP Управление предприятием 2
• 1С:Комплексная автоматизация 2
• 1С:Бухгалтерия предприятия, ред.3 (не желательно, т.к. не все функции выполняются)
• Так-же доступен в облачных версиях 1С.

Для работы с сервисов необходимо подключение Интернет- поддержки. Если это условие не выполнено, то можно тут же это исправить.

Переходим на кнопку сервиса “Кабинет Сотрудника” в разделе “Кадры”. Если интернет не подключен будет доступна одна активная кнопка, ей и нужно воспользоваться.

После подключения к интернету будут доступны следующие настройки. Все данные нужно заполнить.

Для создания кабинетов нажимает на вкладку “Изменить настройку публикации”. В этом разделе мы может добавить нужное количество сотрудников. Также можно разделить их по компаниям, отделам или по конкретным сотрудникам. Если есть сотрудники которые уволены, в верхнем углу нужно нужно зажать “ не публиковать не задействованных сотрудников”

После этих действий сотрудники начнут появляться в приложении Администрации. Нужно отметить нужных сотрудников и на кнопке “выполнить” нажать “создать кабинеты”, за этим действия сотрудники будут отображаться желтым цветом со знаком конверта.

Далее следует отправить приглашения (с помощью смс или на эл. почту). Сотрудникам начнут приходить смс с приглашением на вход. В разделе настройки можно выбрать автоматическое создание кабинетов и автоматическую рассылку. После данной процедуры сотрудники устанавливают приложение Кабинет сотрудника, его можно скачать с Google Play или с App Store (можно воспользоваться Web версией приложения).

Для работы сервиса необходимо что в 1С были указаны данные сотрудников, а именно почта и номер телефона. Если данной информации нет, то кабинет выдаст ошибку “Не публикуются данные из-за ошибок для 1,2,3… сотрудника.

В приложении Администратора есть дополнительные настройки, например: Если Вы хотите, чтобы сотрудники могли выбрать самостоятельно себе логин в кабинете, поставьте галочку напротив «Запрашивать логин при активации мобильного приложения». По умолчанию логин формируется автоматически из фамилии и инициалов сотрудника, например ИвановИИ.

Для того чтобы сервис работал в полном объеме необходимо иметь подпись УКЭП- усиленную квалификационную подпись. (для работодателя) Цифровой аналог собственноручной подписи. Документы, подписанные от руки или с помощью УКЭП, имеют равнозначную ценность. УКЭП — это файл, в котором хранится зашифрованная информация, подтверждающая личность человека и подлинность подписанного документа.Чтобы подписывать документы УКЭП, нужно получить сертификат.

Сотрудники в свою очередь используют УНЭП- усиленная не квалификационная подпись. Она выдается бесплатно в приложении кабинет сотрудника. Для этого переходим в раздел “профиль”, далее в “электронная подпись” и кликаем “создать”. Откроется окно для создания пароля электронной подписи.

Если сотрудник забудет пароль от электронной подписи или истечет срок действия подписи, то необходимо заново выпустить электронную подпись, нажав кнопку «обновить».

За созданием УКЭП стоит обратиться исключительно в аккредитованный удостоверяющий центр, захватив документы: паспорт, СНИЛС и ИНН. Далее заполняется заявление на выпуск электронной подписи. В удостоверяющем центре заключается договор, оплачивается услуга, выдаётся УКЭП, а вместе с ней и программное обеспечение для работы.

Подключение для сотрудников

Для того чтобы подключить контрагента к сервису необходимо знать какой конфигурацией он пользуется. Если это локальные версии, то обязательно должен быть подключен ИТС. Если же это облачная версия, то его наличие не обязательно. Одним из основных факторов подключения является рег. номер. Как его узнать? Для этого, в корпе, можно перейти в раздел деловая активность. Практически всегда есть эта информация. Возможно будет пометка “логин”, что и является рег.номером. Если у контрагента нет номера, то мы обращаемся к Оксане Губарь, она занимается выпуском рег. номеров.

Если у клиента несколько юр. лиц разрешено использовать один подключенный тариф, также если несколько локальных баз. Подключение можно провести на одно юр.лицо, а пользоваться сервисом по другому юр.лицу. После такого как нам известен рег. номер и мы получили оплату от контрагента, мы создаем табличку в excel с данными компанию и тарифом который необходим.

После создания подключения сервиса электронного кадрового документооборота в вашей конфигурации — «1С:Комплексная автоматизация», «1С:Зарплата и управление персоналом», «1С:ERP» или «1С:Бухгалтерия предприятия» — и публикации в ней списка сотрудников, которые будут пользоваться сервисом, нужно создать для них собственные  кабинеты и отправить приглашения.

Создание и работа с кабинетами сотрудников

Зайдите на сайт сервиса с данными ответственного сотрудника, указанного при подключении, и перейдите в раздел сервиса «Администрирование». Права администратора сервиса могут быть также назначены любому подключенному сотруднику в его карточке.

Раздел администрирования в кабинете ответственного за работу с сервисом сотрудника

В разделе будут отображены список сотрудников, опубликованных в сервисе и состояние кабинетов. Здесь можно отфильтровать их по статусу, например, отобрать только тех, кому приглашение ещё не отправлялось.

Состояния кабинетов сотрудников

Отметьте сотрудников, для которых нужно создать кабинеты, нажмите кнопку «Выполнить» и в открывшемся меню выберите пункт «Создать кабинеты».

Выбор сотрудников для создания личных кабинетов

Если в процессе создания кабинета возникла ошибка, например, пользователь с такой электронной почтой уже существует, то сервис укажет на это.  Нажав на ФИО сотрудника, можно будет узнать причину ошибки.

Вывод причины ошибки создания кабинета

После создания кабинетов разошлите приглашения. Для этого выберите сотрудников и укажите, каким способом — на email или с помощью sms — приглашение будет отправлено.  Напротив  ФИО сотрудника будет указана дата отправки.

Способ отправки приглашения сотруднику

Когда сотрудник подтвердит подключение — это будет указано в сервисе соответствующей зеленой пиктограммой.

Настройки и администрирование личных кабинетов сотрудников

В разделе «Настройки» можно включить автоматическое создание личных кабинетов и отправку приглашений.

Для этого перейдите в подраздел «Личные кабинеты» и отметьте флажком опции «Создавать кабинеты автоматически» и «Отправлять приглашения автоматически».

По умолчанию логины сотрудников формируются автоматически из фамилии и инициалов сотрудника, например, «ПетровБС». Для того, чтобы можно было выбрать его самостоятельно — поставьте галку в пункте «Запрашивать логин при активации мобильного приложения»

Также в разделе «Настройки» можно:

• Включить возможность использования электронных подписей сотрудников на документах.
• Включить уведомления об ожидании от сотрудника каких-либо действий, например, по расчетным листам или графику отпусков.
• Редактировать текст уведомлений о создании кабинета для сотрудника.

Использование электронной подписи сотрудника в «1С:Кабинет сотрудника»

Рассылка уведомлений о расчетных листах

Рассылки уведомлений сотрудникам

Функция позволяет указать интервал, в течении которого «1С:Кабинет сотрудника» будет отправлять уведомление о  новом событии, например, что пришел документ на подпись.

Также можно настроить отложенную отправку, настроив её вплоть до секунды.

Раздел «Полученные документы»

Данная настройка позволяет выбрать частоту уведомлений для сотрудника о наличии неподписанных документов.  Она позволяет создавать любое количество сценариев напоминания.

Опция «Показывать руководителям подчиненных, не ознакомленных с полученными документами» передает руководителю, указанному в соответствующем разделе,  список его подчиненных, которые не ознакомились с присланными документами, а также наименование соответствующих документов.

Раздел «График отпусков»

В этом разделе можно настроить уведомления для работников и их руководителей о предстоящем очередном отпуске сотрудника.

Раздел «Учет времени»

При активации учета времени у сотрудника появится соответствующий пункт меню в «1С:Кабинет сотрудника» В нем можно будет отметить время начали и окончания работы, а также перерывы. В настоящий момент эти данные не влияют на табель.

Раздел «Сбор статистики»

Для улучшения работы сервиса можно разрешить 1С собирать статистику. Информация обезличена и позволяет разработчику улучшать сервис.