1с pm управление проектами руководство пользователя

Содержание:

1.      Блок «Общая информация по проектам»

2.      Блок «Детальная информация по проектам»

3.      Блок «Экономика проекта»

4.      Блок «Ресурсная составляющая по проекту»

От клиента поступил запрос на демонстрацию программного продукта, который поможет при планировании, контроле и анализе задач по проектам.

Для демонстрации был выбран программный продукт 1С:РМ Управление проектами, так как он существенно повышает эффективность проектного управления и позволяет решить основные задачи заказчика:

·         успешное распределение ресурсов между проектами;

·         выявление критических моментов;

·         достижение плановых показателей и повышение рентабельности проектов.

Для демонстрации основного функционала была выбрана базовая модель управления. Такой выбор был обусловлен тем, что базовый функционал является скелетом всего проектного управления – это календарно-сетевое планирование, тематические планы, проектная экономика и управление ресурсами проектов.

Модели управления представлены в системе следующим образом:  

1.       Блок «Общая информация по проектам»

Ячейка «Портфели и программы» включает в себя панель руководителя, в которой выводиться информация в разрезе портфелей в виде таблиц, наборы показателей которых каждый пользователь может настраивать под себя. Также возможно произвести настройку согласно роли пользователя.

Панель руководителя – Основная

Также возможно представление в виде диаграммы Ганта, где удобно отслеживать и контролировать сроки на уровне портфелей в версиях: текущей, базовой и договорной, а также сравнивать эти версии.

Панель руководителя: представление в виде диаграммы Ганта

Ячейка «Производственная программа» отображает сформированный тематический план, который представляет собой список портфелей, разбитых на проекты, которые, в свою очередь, разбиты до проектных задач. В плане представлена информация по действующему договору, выручка, затраты собственными силами и, если были, субподрядные работы. Данная информация может быть как обобщена, так и разбита по месяцам.

Тематический план

Ячейка «Сводная загрузка» показывает ресурсную загрузку. Это – общая загрузка по проектам, для выявления более и менее трудоемких процессов в разрезе человеко-часов и по месяцам.

Ресурсная загрузка по заказчикам

Ресурсная загрузка по месяцам

Также была продемонстрирована возможность анализа выполнимости проектов. В данном отчете имеется набор ролей, которые задействованы на проекте, и мы видим их загрузку в определенных проектах. Возможно вывести общую информацию и подробную, по каждой роли: в какие периоды бывает у сотрудника простой, а когда перегруз.

Формирование анализа выполнимости проектов

Анализ выполнимости проектов

Анализ выполнимости проектов (2)

Анализ выполнимости проектов (3)  

2.       Блок «Детальная информация по проектам»

Ячейка «Календарные планы проекта» открывает возможность анализа структуры проекта как в виде таблицы, так и в виде диаграммы Ганта.

Анализ структуры проекта в виде таблицы

Анализ структуры проекта в виде диаграммы Ганта

Дополнительной возможность диаграммы является возможность сравнения версий проектов: серым представлены предыдущие сроки, а желтым текущие сроки проекта.

Сравнение версий проектов на диаграмме Ганта

Ячейка «Выполнение работ» – это срез данных проекта на определенный период. Количество версий может быть любое, но при этом есть три основные – договорная, базовая и текущая.

Версии проекта

Также существует возможность вручную в структуре проекта актуализировать данные о проценте выполнения этапа и его статусе.

Ячейка «ЖЦ проектов, фазы» показывает пользователю жизненные циклы проекта. От статуса зависит, какие действия мы можем производить с проектом.

Статусы проекта

Также была продемонстрирована возможность работы с фазами проекта. Данная функция удобна для руководителей высшего звена – они могут детализировать проект до нужного им уровня, выставить ключевые точки с указанием пунктов чек листа и ответственными лицами. При отслеживании этих точек руководитель видит, нужно ли ему погружаться в проект более подробно или все идет по плану.

Работа с фазами проекта  

3.       Блок «Экономика проекта»

Ячейка «Бюджеты проектов» представлена отчетами «Бюджет доходов и расходов» и «Бюджет движения денежных средств». Информация представлена в виде план-фактного анализа по месяцам.

План-фактный анализ БДР

План-фактный анализ ДДС

Ячейка «Объемы проектов» — это информация о том, что запланировано к выпуску. В системе существует возможность фиксирования как выполненного объема, так и принятого заказчиком отдельно.

Также существует возможность формирования отчетов для план-фактного анализа выполненных объемов по проекту.

План-фактный анализ выполненных объемов

Также предусмотрен функционал для анализа общей динамики экономики проекта, который представляет собой набор показателей.

Анализ динамики экономики проекта  

4.       Блок «Ресурсная составляющая по проекту»

Ячейка «Трудозатраты проектов» обеспечивает планирование трудовых ресурсов в структуре проекта. Существует предварительное планирование, окончательное планирование, и назначен трудовой ресурс. Первоначально планирование идет на уровне ролей.

Планирование на уровне ролей

В каждой проектной задаче после назначения роли мы видим всю информацию: часы, стоимость внутреннюю, внешнюю и т.д.

Данные в карточке ПЗ

Также отсюда формируется отчет о затратах трудовых ресурсов.

Отчёт о затратах трудовых ресурсов

Ячейка «Часы, работы, задания» – это блок, предназначенный для получения фактических данных о затратах трудовых ресурсов. Для этого в системе существует два документа: «Распределение рабочего времени за неделю» и «Табель учета рабочего времени», куда информация заносится ежедневно.

Создание документа «Табель учёта рабочего времени»

Всю общую информацию о фактической работе можно посмотреть в отчете «Использование рабочего времени»

Отчёт использование рабочего времени

Так как система предусматривает возможность работы проектных команд, клиенту был продемонстрирован механизм поручений и заданий, а также проведения согласований и утверждений документов. Сообщено о возможной интеграции с 1С:Документооборот, что значительно расширяет данный внутренний функционал системы.

Ячейка «Прочие ресурсы» рассматривает учет материальных ресурсов. Это особенно важно для материалоемких проектов. Предполагается план-фактный анализ этих ресурсов.

Затраты материальных ресурсов (план-факт)

А также контролировать все возможные дополнительные затраты.

Дополнительные затраты проекта (план-факт)

Вся основная информация по проекту отражена в ячейке «KPI проектов», все показатели в каждом отчете можно изменять и настраивать под себя.

Паспорт проекта

Монитор проекта

Дерево показателей проекта

В результате демонстрации стало очевидно, что данный продукт покрывает все потребности клиента. 1С:РМ Управление проектами дает возможность перераспределять человеческие ресурсы, чтобы избегать переплат за срочность, более четко соблюдать объемы, сроки и рентабельность производства как по отдельному проекту, так и по портфелю проектов, контролировать не только материальные затраты на проект, но и человеческие.

Специалист компании KoderLine

Баринова Юлия

Программное обеспечение 1С: PM Управление проектами. Модуль для ERP – это удобный инструмент для контролирования исследовательских и научных институтов, инженерных компаний, инвестиционных фондов, IT фирм и других организаций, которые занимаются продвижением и разработкой проектов любых типов. Конфигурация направлена на улучшение администрирования и запуска перспективных концепций за счет минимизации затрат на выполнение операций и транзакций, а также в силу внедрения модернизированной платформы и современного функционала.

Описание программы

Разработчики учли инновационные методы и алгоритмы управленческой деятельности учреждений. Создатели внедрили оптимальные разработки по автоматизации, основанные на многолетнем опыте использования подобных решений, как мировыми, так и отечественными предприятиями.

Эта программа является доработанной системой продукта ранней конфигурации «1С: Управление проектной организацией», но здесь акцент стоит на новом функционале, полезном для всех без исключения организаций, специализирующихся на концептуальной деятельности во всех сферах. Благодаря этому, улучшенное ПО получило широкий спектр применения и распространенность.

Для кого создана программа?

Система разработана для таких предприятий и объединений:

• институты (научные, исследовательские и другие);
• предприятия, работающие в отрасли машиностроения и конструирования;
• конструкторские бюро и фирмы;
• IT корпорации;
• инженерные и консалтинговые фирмы;
• публичные агентства (организаторские агентства, медиасфера, реклама, СМИ и другие).

Данная конфигурация – это незаменимый инструмент при ведении масштабной деятельности в направлении проектирования и организации предприятий.

Какие задачи помогает решить?

Разработка призвана оптимизировать процессы, связанные с проектированием, продвижением, модификацией и выпуском проектных постановлений.

Основные из них:

1. Подсчет ликвидности организации на всех стадиях запуска и развития. Вычисление стоимости тендера.
2. Внедрение нового способа просчета бюджета с использованием оценки движения средств (доходов и расходов в рамках имеющегося капитала).
3. Хранение и обслуживание коммерческих договоров, модификаций и добавок. Синхронизация плана, прописанного в договоре, с тем, который выполняется в реалии. Калькуляция по прибыли и убыткам в ходе прохождения по намеченной схеме, фиксация транзакций в соответствии с договором.
4. Отслеживание показателей и прогресса. Доступ к информации об эффективности прохождения по заданному сценарию, ликвидности и стратегическим показателям по всем фазам.
5. Координация с другими структурами и объединениями, вовлеченными в работы: экономические, функциональные, матричные структуры. В том числе делегирование обязанностей, иерархия исполнителей и руководителей компании. А также деление по зонам ответственности и контроль проделанных действий по ним.
6. Координирование проектной и функциональной зоны, обеспечение эффективной совместной деятельности.
7. Доступ к материалам в режиме реального времени для руководителей и персонала. Единое пространство хранения записей о счетах и документах.
8. Разделение средств между зонами и другими концепциями. Оценка первостепенных и второстепенных задач, постановление приоритетных шагов. Сокращение возможных погрешностей в ходе воплощения.
9. Оптимизация скорости выполнения заданий и улучшение их качества. Отслеживание и оценка всех ступеней по выполнению заданий, поиск ошибок и погрешностей на ранних стадиях их появления. Информирование диспетчера об их обнаружении в режиме онлайн.
10. Автоматическое исправление неточностей и отклонений от намеченной цели.
11. Расчет рисков в ходе выполнения заданий. Оптимизация поиска благоприятных условий для проведения работ, минимизация вероятных негативных событий, способных повлиять на положительное разрешение конкретных вопросов.
12. Анализ архива по реализации аналогичных целей в других концепциях, улучшение текущего алгоритма в соответствии с полученными сведеньями. Использование статистических показателей для корректировки в будущем. Определение временных промежутков и затрат исходя из истории реализации других, более ранних сценариев.

Программное обеспечение предоставляет функционал по руководству проектами в области науки и бизнеса.

Программа предлагает диспетчеру (пользователю) широкие проектные возможности:

• руководство компанией;
• установка сроков окончания;
• развертывание содержания;
• исчисление объемов поставок;
• планировщик субподрядов и вложений;
• распределение персонала и руководителей по зонам ответственности и поручений;
• учет трудозатрат и времени;
• уведомления по событиям;
• расчет финансов;
• координирование процессов;
• версионирование;
• формирование и просчет стоимости по контракту;
• построение планового фактного анализа;
• координирование коммуникативного этапа;
• создание, перемещение и хранение информации;
• анализ цен по контрактам;
• анализ рисков;
• администрирование портфелей;
• программный менеджмент;
• распоряжение резервами.

Также ПО дает пользователю необходимый ERP набор функций:

• функция менеджмента производства;
• вычисление стоимости и затрат;
• учет расходных статьей;
• контроль бюджета;
• финансирование;
• анализ показателей разрешения возникающих проблем;
• взаимодействие с персоналом;
• расчет заработной платы для сотрудников;
• аудит по продажам;
• общение с заказчиками;
• аудит по закупкам;
• отслеживание функционирования складов;
• учет ресурсов;
• учет запасов;
• ремонтные работы.

Функции могут проводиться, как в автоматическом, так и в ручном режиме. При этом, изменения фиксируются в документе через сервис 1С: Товарооборот.

Какие новые возможности представлены?

В интерфейсе можно отслеживать жизненный цикл идеи на всех периодах развития:

• Инициация – запись о намерении инициировать запуск идеи. На этой стадии назначается ответственный за ее осуществление. В интерфейсе отображается начало планирования.
• Планирование – создание тактики, исчисление основных издержек и продолжительности выполнения поручений, составление трудовых резервов и финансирования.
• Утверждение – просчет ликвидности, вероятности эффективного его завершения. Поиск возможных неблагоприятных условий и ошибок в тактике.
• Исполнение – делегирование обязанностей, взаимодействие с подчиненными, отслеживание этапов и КПД по их распределению. Формирование текущих отчетов и модернизация в соответствии с новыми полученными фактами. Вычисление реальных расходов.
• Завершение – уведомление об остановке всех работ, учет отчетов и статистических показателей, оценка результатов, формирование документа о погрешностях, ошибках, выявленных в ходе продвижения.

На всех отрезках цикла, система фиксирует все изменения в базе данных для последующего их внесения в статистический архив. С самого начала формируется паспорт, где записываются общие сведенья: реквизиты, параметры, текущий статус, портфель и другое.

Планирование в 1С: PM

Платформа дает возможность осуществлять планирование по таким пунктам:

1. Планировка и содержание:
   • структурная декомпозиция;
   • просчет вех и ключевых событий;
   • установка календарных сроков;
   • составление плана;
   • импорт/экспорт данных через MS PROJECT.
2. Расписание по объемам и поставкам.
3. Субподряды и затраты:
   • использование возможностей;
   • использование оборудования и машин;
   • дополнительные траты.
4. Трудовые ресурсы и вложения:
   • руководитель;
   • ответственные за зоны (направления);
   • распределение трудового ресурса;
   • роли персонала;
   • трудозатраты.

Система действует в режиме планирования, как вручную, так и автоматически. При выборе автоматического планирования, пользователь может внести коррективы в финальный документ, сгенерированный платформой.

Регистрация данных в 1С: PM

Программа сортирует задачи и формирует расписание в отдельных документах. Сюда входит:

• отчеты об уже осуществленном объеме работ;
• фиксирование потребностей по финансам и ресурсам;
• регистрация дополнительных, неучтенных, затрат;
• отметка о прохождении всех этапов;
• координирование хозяйственных операций.

Хозяйственные сведенья обрабатываются отдельно, в разделе «Хоз. операции проекта».

Управление финансами в 1С: PM

Софт работает с бюджетными графиками разных категорий:

• расходы;
• доходы;
• движение финансов.

Вся информация записывается с точки зрения требований, договоров, контрагентов и бюджетных статей.

Основные принципы финансового учета:

• формирование бюджета;
• отслеживание доходов и расходов;
• отслеживание движения финансов;
• построение отчета по всем финансовым событиям;
• протокол фактического капитала;
• анализ капитализации (плановая фактная оценка).

Основная отличительная черта представленной системы – это связывание всех финансовых операций с календарным графиком. Бюджет вписывается, как сводка правил по координации финансов и дедлайнов.

1С: PM Управление проектами. Модуль для ERP – это современное решение, созданное на новейших разработках с использованием пожеланий и опыта крупных проектных корпораций. Оно предоставляет мощные рычаги управления, позволяет быстро решать задачи и распределять средства.

Конфигурация отличается высоким качеством и скоростью работы. Она позволяет минимизировать ошибки и отклонения, а также дает возможность вести деятельность онлайн. Она ориентирована на современные реалии, предоставляя возможность осуществления операций через гаджеты – смартфоны и планшеты на любых операционных системах.

Функциональные вопросы

Вопросы администрирования

Организационные вопросы

Задать свой вопрос

Не нашли ответа на свой вопрос? Задайте его специалистам технической поддержки ITLand по телефону (812) 220-2965, по электронной почте или через линию консультации в «1С-Коннект».

Возможности ПРОФ-версии программы

Решение «1С:PM Управление проектами ПРОФ» – совместный продукт компании ITLand и фирмы «1С», при разработке которого учитывались мировые стандарты управления проектами и портфелями проектов, а также опыт автоматизации российских проектно-ориентированных предприятий.

Решение предназначено для:

• Научно-исследовательских, проектных, институтов изысканий.
• Машиностроительных предприятий, конструкторских бюро.
• Инжиниринговых, ИТ и консалтинговых компаний, системных интеграторов.
• Проектного медиа-бизнеса (организация выставочной деятельности, СМИ, рекламные агентства).
• Любых других организаций, использующих в своей работе понятия: «проект», «портфель проектов» и «программа проектов».

Основные бизнес – процессы, автоматизируемые с использованием «1С:PM Управление проектами ПРОФ»:

• Организация эффективного управления финансами компании с применением технологии проектного бюджетирования, использованием БДДС (бюджетов движения денежных средств) и БДР (бюджетов доходов и расходов).
• Управление проектными договорами. Фиксация условий первоначальных договорных отношений, фиксация изменений и дополнительных соглашений. Установка связей между календарным пл1аном работ по договору и календарным планом проектных работ. Создание бюджетов доходов и расходов и бюджета движения денежных средств по проекту на основании условий договора.
• Мониторинг проекта по ключевым показателям эффективности. Предоставление оперативных данных по ключевым показателям для достижения стратегических и тактических (операционных) целей.
• Обеспечение эффективного управления компанией с различными организационными структурами (функциональная, проектная, матричная структуры). Разделения зон ответственности между руководителями проектов, руководителями проектных групп и функциональными менеджерами при планировании работ и контроля над их исполнением.
• Обеспечение коммуникаций и эффективного взаимодействия между проектными и функциональными службами организации.
• Оперативное обеспечение руководящего персонала компании актуальной и достоверной информацией за счет доступа к единому информационному пространству, к проектным, финансовым, первичным документам и данным.
• Эффективное распределение ресурсов между проектами. Объективный анализ приоритетов проектов и оценки степени влияния отклонений на выполнение проектных работ.
• Повышение темпов и качества выполнения проектов. Постоянный мониторинг хода выполнения проекта, выявление отклонений на самых ранних стадиях проекта. Обеспечение управляющего персонала компании необходимой информацией о возникающих проблемах и нарушениях планов.
• Своевременная реакция на отклонения, возникающие в ходе выполнения проектных работ.
• Управление шаблонами проектов. Аккумулирование и анализ исторических и статистических данных, выделение «Лучших практик». Фиксация проектных решений для возможности их использования на последующих проектах.

Рабочее место руководителя проектов — Панель руководителя

Паспорт проекта позволяет фиксировать и хранить в системе общую информацию о проекте. В паспорте проекта отображаются реквизиты, описывающие основные параметры проекта, такие как текущий руководитель, текущий статус, подразделение, портфель проекта, программа проекта и прочие параметры.

Жизненный цикл проекта в рамках системы состоит из пяти стадий:

• Инициация проекта. На этой стадии фиксируется намерение выполнить проект и назначается руководитель проекта. Проект появляется в системе в виде объекта.
• Планирование проекта. На этой стадии производится разработка предварительного плана проекта, определяются состав и сроки проектных работ, требуемые трудовые, материальные и финансовые ресурсы.
• Утверждение проекта. На этой стадии производится анализ принципиальной выполнимости проекта, выявляются ресурсные конфликты с другими проектами, вносятся коррективы и утверждается базовый план проекта.
• Выполнение проекта. На этой стадии производится распределение работ между трудовыми ресурсами, производится мониторинг и контроль выполняемых работ. На основании фактических данных, полученных от исполнителей, производится регулярная актуализация плана проекта. В случае необходимости производится оперативное перепланирование. Также на этой стадии производится сбор данных о фактических затратах материальных и финансовых ресурсов.
• Завершение проекта. На этой стадии регистрируется факт прекращения работ по проекту, производится анализ достигнутых результатов, выявление и анализ отклонений (по срокам, стоимости, качеству и т.п.).

Планирование содержания и сроков проекта

• Планирование структурной декомпозиции проекта.
• Планирование контрольных событий (вех) проекта.
• Расчёт календарного плана проекта.
• Фиксация базового плана проекта.
• Импорт и экспорт данных из/в «MS Project».

Структура проекта

План проекта – совокупность структурной декомпозиции работ, календарных сроков, контрольных событий и данных о привлекаемых трудовых, материальных и финансовых ресурсах – может быть введён в систему несколькими способами.

• Ручной ввод соответствующих документов через панель управления проектом.
• Загрузка/выгрузка данных проекта из/в MS Project.
• Загрузка данных проекта из шаблона, хранящегося в системе.

Также план проекта может быть введён в систему комбинированным способом: часть данных берётся из шаблона, часть загружается из файла MS Project, часть данных вводится и/или корректируется вручную.

Система поддерживает два метода оперативного планирования проектных работ:

• С использованием ролевой структуры трудовых ресурсов и матричной структуры управления. В этом случае «проектный» руководитель управляет планом проекта, а «функциональный» руководитель управляет выполнением работ. Назначение трудовых ресурсов на конкретные работы производится с учётом выполняемых ролей.
• Без использования ролевой структуры трудовых ресурсов и матричной структуры управления. В этом случае «проектный» руководитель управляет и планом проекта, и выполнением работ. Назначение трудовых ресурсов на конкретные работы производится без учёта выполняемых ролей.

Визуальный инструментарий системы позволяет руководителю получить информацию о проекте в разных представлениях: табличные представления, дерево данных, диаграммы Ганта, карта проектных вех, сетевой график.

Планирование объемов и поставок проекта

• Планирование поставок проекта.
• Планирование объемов проекта.

Планирование объемов проекта

Планирование поставок и планирование объемов проекта — ввод в систему информации о планируемых результатах выполнения проектной задачи. План поставок и объемов вносится в систему в количественных и суммовых значениях. При этом планируемые результаты могут быть отнесены либо на дату начала задачи, либо на дату окончания задачи, либо распределены по периоду задачи.

Планируемые результаты могут быть включены в плановый бюджет доходов проектной задачи с детализацией по подразделениям.

Планирование субподрядов и материальных затрат проекта

• Планирование использования материалов проекта.
• Планирование использования оборудования в проекте.
• Планирование субподрядов и дополнительных затрат проекта.

Планирование материальных затрат проекта

Планирование использования материалов, оборудования, субподрядов и дополнительных затрат проекта — ввод в систему информации о планируемых затратах необходимых для выполнения проектной задачи. План использования материалов и оборудования вносится в систему в количественных и суммовых значениях. План использования субподрядов и дополнительных затрат вносится в систему в суммовых значениях. При этом планируемые затраты могут быть отнесены либо на дату начала задачи, либо на дату окончания задачи, либо распределены по периоду задачи.

Планируемые затраты могут быть включены в плановый бюджет расходов проектной задачи с детализацией по подразделениям.

Планирование персонала и трудозатрат проекта

• Изменение руководителя проектной задачи.
• Назначение трудовых ресурсов на проект.
• Назначение ролей и планирование трудозатрат проектной задачи.
• Назначение ролей и планирование трудозатрат.

Планирование трудовых ресурсов проекта

Система позволяет назначать руководителя конкретной проектной задачи, и автоматически ее подзадач, отличного от руководителя проекта в целом.

Отличительной особенностью системы является ролевая структура трудовых ресурсов, которая направлена на облегчение процесса планирования, управления и анализа не только трудовых ресурсов, но и проектного управления в целом.

Сотрудник в рамках системы представляет собой конкретное физическое лицо, занимающее определённую должность на предприятии.

Трудовой ресурс представляет собой уникальную совокупность людских ресурсов и аппаратных средств, привлекаемую в качестве исполнителя тех проектных работ, которые в рамках системы являются элементарными (не декомпозируются).

Роль трудового ресурса — это абстрактный трудовой ресурс, который объединяет в себе квалификацию, должностные обязанности и место в функциональной иерархии предприятия. Роли трудовых ресурсах используются при разработке плана проекта, анализе выполнимости проекта, и оперативном планировании загрузки трудовых ресурсов.

Назначение трудовых ресурсов на проект — ввод в систему информации о том, какие именно трудовые ресурсы предприятия предполагается использовать для выполнения работ в рамках того или иного проекта.

Назначение ролей и планирование трудозатрат проектной задачи — ввод в систему информации о том, какие именно роли трудовых ресурсов предприятия предполагается использовать для выполнения работ в рамках конкретной проектной задачи. При этом указывается объем трудозатрат и их стоимость. Стоимость привлечения трудовых ресурсов можно вводить как вручную, так и при помощи ранее заданной нормированной стоимости использования ресурсов.

Назначение конкретных трудовых ресурсов и планирование трудозатрат проектной задачи — ввод в систему информации о том, какие именно конкретные трудовые ресурсы предприятия предполагается использовать для выполнения работ в рамках конкретной проектной задачи.

Управление загрузкой и рабочим временем по проектам

• Анализ загрузки трудовых ресурсов и выполнимости моделируемого портфеля проектов.
• Планирование оперативной загрузки специалистов на проектах.
• Учет рабочего времени по проектам.

Анализ загрузки роли/специальности

Для анализа выполнимости моделируемого портфеля проектов в системе предусмотрена обработка «Анализ загрузки ресурсов», которая позволяет вовремя отследить конфликт по используемым ресурсам между утверждёнными, выполняемыми и планируемыми проектами предприятия (ресурсный конфликт).

Для анализа загрузки трудовых ресурсов в системе предусмотрен соответствующий отчет, который предназначен для получения информации по запланированной загрузке трудовых ресурсов в разрезе проектов, проектных задач, элементарных операций и периодов времени.

Оперативная загрузка специалистов

Для планирования оперативной загрузки специалистов на проектах в системе предусмотрена соответствующая обработка, которая предназначена для оперативного распределения почасового времени специалистов между задачами разных проектов.

Для учета рабочего времени по проектам в системе предусмотрен документ «Распределение рабочего времени за неделю», который предназначен для ввода в систему данных о распределении рабочего времени затраченного трудовым ресурсом, в течение календарной недели, по проектным и внепроектным задачам, а также для ввода в систему данных о потерянном (затраченном непродуктивно) рабочем времени.

Регистрация фактических данных и событий проекта

• Регистрация выполненных объемов.
• Регистрация затрат материальных ресурсов.
• Регистрация дополнительных затрат.
• Фиксация факта контрольного события (прохождение вехи).
• Привязка хозяйственных операций к проекту.

Регистрация выполненных объемов

Для каждой проектной задачи существуют планы освоенных объемов, материальных затрат и планы дополнительных затрат. В процессе выполнения проекта фактические данные могут расходиться с плановыми. Для регистрации фактически выполненных освоенных объемов, затрат материальных ресурсов и дополнительных затрат в системе предусмотрены соответствующие документы.

Для фиксации факта контрольного события (прохождение вехи) в системе предусмотрен документ «Закрытие проектной вехи».

Для сбора и визуализации информации о хозяйственных операциях (представленных первичными документами), которые были произведены в рамках конкретного проекта, в системе предусмотрена обработка «Хозяйственные операции проекта».

Управление финансами проектов

• Принцип формирования бюджетов проекта.
• Формирование бюджета доходов и расходов проекта.
• Формирование бюджета движения денежных средств проекта.
• Регистрация фактических бюджетов проектов.
• План-фактный анализ бюджетов проектов.

Анализ БДР по БДДС

Система позволяет создавать, хранить и актуализировать планы трёх бюджетов проекта: бюджет расходов по проекту, бюджет доходов по проекту, бюджет движения денежных средств (поступлений и выплат) по проекту. Элементы бюджетов хранятся в разрезе проектных задач, статей бюджета, контрагентов и контрактов (договоров с контрагентами).

Для бюджета расходов по проекту в системе предусмотрена функция автоматического формирования элементов бюджета. Бюджет расходов формируется по информации о затратах, запланированных на привлечение трудовых, материальных и финансовых ресурсов к выполнению проектной задачи. Автоматическое формирование производится на основании схемы распределения суммы, запланированной на привлечение того или иного ресурса, по статьям затрат. Схема распределения настраивается пользователем, причём допустима ситуация, когда по статьям бюджета расходов распределяется не вся запланированная сумма, а только какая-то часть.

Ключевой особенностью контура управления финансами проекта является неявная привязка элементов бюджета к календарным периодам. При планировании бюджетов период задаётся в виде набора правил, описывающих привязку элемента бюджета к временным рамкам проектной задачи. При изменении сроков проектной задачи (в том числе и при выполнении актуализации проекта) система производит автоматический перерасчёт финансовых планов.

Ввод данных о фактических поступлениях и выплатах, а также о начислении фактических доходов и расходов может производиться на любой стадии жизненного цикла проекта, и даже после завершения проекта.

На уровне бюджетов проекта система позволяет производить:

• План-фактный анализ бюджета доходов, расходов и движений денежных средств по проекту в разрезе проектных задач, статей бюджета, контрагентов, договоров и календарных периодов.
• Анализ отклонений между данными текущего финансового плана, любой из версий финансового плана и фактическим положением дел, выявление отклонений.

План-фактный анализ БДР

Визуальный инструментарий системы позволяет пользователю получать данные бюджетов проекта, как в табличном представлении, так и в графическом (диаграммы и графики). В пределах одной экранной формы можно получить подробный и сводный план любого из бюджетов, сопоставление доходов с расходами и поступлений с выплатами, сопоставление плановых и фактических данных, и т.д.

Диспетчирование проектных работ

• Жизненный цикл проектной задачи.
• Планирование и выполнение работ.
• Управление рисками в области сроков проектов.
• Анализ результатов работ.

Задания по проектам

Методология, заложенная в систему, определяет для проектных работ ряд особенностей, повышающих эффективность процессов планирования и контроля. А именно:

• Конкретная работа, выполняемая в рамках проекта трудовым ресурсом, должна располагаться на самом нижнем уровне структуры декомпозиции работ.
• У этой работы может быть один и только один исполнитель. В случае, если для выполнения работы требуется привлечь нескольких исполнителей, нужно либо декомпозировать работу на ряд элементарных операций, либо объединить исполнителей в один трудовой ресурс. Принцип «одна работа – один исполнитель» является краеугольным для контура управления работами.

Жизненный цикл проектной работы состоит из следующих стадий:

• Предварительное планирование. На этой стадии в плане проекта появляется элементарная операция, указывается исполнитель, длительность, трудоёмкость и стоимость работы. В качестве исполнителя на этой стадии фигурирует роль трудового ресурса.
• Оперативное планирование. На этой стадии определяется исполнитель работы, определяются точные сроки. В качестве исполнителя на этой стадии фигурирует трудовой ресурс.
• Принятие к исполнению. На этой стадии исполнитель получает информацию о порученной ему задаче и подтверждает своё участие в её выполнении.
• Выполнение. На этой стадии производится периодический ввод в систему данных о затраченном на задачу рабочем времени.
• Отчёт об исполнении. На этой стадии исполнитель отчитывается в выполнении работы, указывает фактические сроки и свои фактические трудозатраты.
• Завершение. На этой стадии руководитель подтверждает завершение работы, в случае необходимости корректирует фактические сроки и трудозатраты.

Допускается нелинейное прохождение проектной работы по стадиям: задача может быть возвращена исполнителю на доработку, задача может быть завершена с признаком «неуспешно» (в этом случае создаётся новый экземпляр задачи и передаётся другому исполнителю), и т.д.

Реализованный в системе механизм эскалаций проектных работ позволяет исполнителю донести до руководства, данные о предполагаемых задержках выполнения работ. Эти данные используются механизмом актуализации – «плохие новости» оказывают влияние на календарные сроки проекта по факту их регистрации в системе.

На уровне проектных работ система позволяет производить:

• Сбор и последующий анализ данных о распределении рабочего времени исполнителей между проектными и внепроектными задачами, а также данных о непроизводительных затратах (потерях) рабочего времени.
• Анализ накопленной статистической информации по выполнению работ, план-фактный анализ длительности, трудоёмкости и стоимости выполнения работ, выявление и анализ возникших отклонений.
• Анализ накопленной статистической информации по эскалации проектных работ, выявление и анализ причин срыва поставленных сроков, анализ последствий таких срывов.

Визуальный инструментарий системы позволяет пользователю в удобной форме получать информацию о работах, в которых он является либо исполнителем, либо руководителем. В представлении списка задач активно используется цветовое и графическое кодирование, возможен вывод списка задач в виде диаграммы Ганта.

Актуализация проекта

• Актуализация сроков проекта.
• Актуализация % готовности проекта.

Ключевым механизмом контура управления проектами является механизм актуализации проекта: на основании данных о фактическом выполнении (или же срыве выполнения) проектных работ нижнего уровня декомпозиции система производит полный перерасчёт календарных сроков всех элементов проекта. Актуализация проекта, выполняемая регулярно, позволяет руководителю получать достоверную информацию о состоянии работ и оперативно реагировать на возникающие проблемы.

Версионирование проекта

• Версионирование проекта.

Сравнение версий проекта

Система позволяет создавать и хранить в информационной базе неограниченное число версий плана проекта. Основная задача подсистемы версионирования — дать возможность пользователям системы вести параллельно несколько планов по одному проекту. Одновременное ведение нескольких планов необходимо для следующих целей:

• Иметь возможность планировать в нескольких разрезах (например, базовый план, утвержденный план, текущий план).
• Иметь возможность отследить историю изменения (динамику) каждого разреза и сравнить ее с фактом.

План-фактный анализ проекта

• S-кривая проекта.
• Анализ динамики экономики проекта.
• План-фактный анализ освоенных объемов.
• Анализ освоенного объема по трудозатратам.
• План-фактный анализ затрат трудовых ресурсов.
• План-фактный анализ использования ресурсов.
• План-фактный анализ затрат материальных ресурсов.
• План-фактный анализ дополнительных затрат.
• Анализ состояния проектных задач.
• План-фактный анализ сроков проекта.
• План-фактный анализ контрольных событий (вех) проекта.
• Анализ проекта по показателям.

Анализ проекта по показателям

На уровне проекта система позволяет производить анализ динамики экономики проекта, план-фактный анализ освоенных объемов, анализ освоенного объема по трудозатратам, план-фактный анализ затрат трудовых ресурсов, план-фактный анализ использования ресурсов, план-фактный анализ затрат материальных ресурсов, план-фактный анализ дополнительных затрат, анализ состояния проектных задач, план-фактный анализ сроков проекта, план-фактный анализ контрольных событий (вех) проекта, анализ проекта по показателям, а также строить S-кривую проекта.

Управление коммуникациями проекта

• Задания и комментирование в проектах.

Система позволяет создавать и хранить в информационной базе задания проектов. Задания проектов предназначены для ввода и учета внутренних работ проектного офиса. Задания могут быть привязаны к проекту или проектной задаче или быть самостоятельной единицей.

В системе предусмотрен механизм комментирования заданий и механизм управлением статусами заданий.

Управление шаблонами проектов

• Типизация проектов.
• Библиотека шаблонов проектных работ.
• Создание проекта из шаблона.
• Сохранение проекта в шаблон.
• Фиксация проектных решений.

Моделирование шаблона проекта

Система позволяет создавать и хранить в информационной базе шаблоны проектов. Шаблон может представлять собой как законченный план проекта, так и любой из фрагментов плана проекта. Структура данных шаблона практически полностью идентична структуре проекта: структурная декомпозиция работ, информация о трудовых, материальных и финансовых ресурсах, бюджеты. Главное отличие шаблона от плана проекта состоит в том, что в шаблоне нет календарных сроков. По сути, шаблон проекта описывает технологию, используемую предприятием для выполнения типовых проектов.

В системе реализована возможность обмена данными между контурами управления проектами и управления знаниями. Любой план проекта можно сохранить в виде шаблона. Любой из шаблонов можно загрузить в план проекта, при этом план проекта может быть замещён, а может быть дополнен данными шаблона – план проекта может быть собран из нескольких шаблонов. При выполнении любых операций обмена данными между контурами управления знаниями и управления проектами в информационной базе сохраняется связь между элементом шаблона и соответствующим ему элементом проекта.

На уровне шаблона проекта система позволяет производить:

• Анализ статистической информации по использованию технологий, принятых на предприятии, в реальных проектах.
• Анализ отклонений (по длительности, трудоёмкости, стоимости проектных работ), возникающих в типовых проектах. Результаты анализа используются для выявления «узких мест» и «лучших практик», а также используются для принятия решений по совершенствованию технологий выполнения проектов.

Управление проектными договорами

• Составление проектного договора.
• Связь этапов проекта и договора.
• Регистрация изменений проектного договора дополнительными соглашениями.
• Формирование БДДС и БДР по этапам проектного договора.
• Формирование печатной формы договора по шаблону.

Составление проектного договора

Система позволяет детализировать состав договора контрагентов до актируемых этапов, указать условия оплаты по договору и установить связь между договором и этапами проекта.

Информация об условиях оплаты по договору используется при формировании бюджета движения денежных средств по этапам проекта.

Управление документами проекта

Варианты работы с документами:

• Хранение документов в информационной базе.
• Хранение документов в «1С:Документооборот».

Система позволяет использовать внутреннюю подсистему работы с файлами или внешнюю – «1С:Документооборот».

Основные действия с документами — открытие, захват на редактирование, запись новой версии доступны непосредственно из системы.

Для объектов некоторых типов (проекты, проектные задачи и т.д.) система позволяет создавать, хранить и модифицировать ссылки на документы, расположенные в хранилище «1С:Документооборот».

Управление портфелями и программами проектов

• Портфели проектов.
• Программы проектов.
• Рабочее место руководителя проектного офиса.
• Составление тематического плана по проектам.
• Анализ показателей проектов.
• Анализ проектов по контрольным событиям (вехам).
• План-фактная отчетность по портфелям и программам проектов.

Диаграмма Ганта по портфелям проектов

Система позволяет объединять проекты в программы и портфели. В одном портфеле и/или одной программе проектов могут находиться проекты на разных стадиях жизненного цикла. Портфель проектов и программа проектов представляют собой дополнительные аналитические разрезы для всех отчётов и аналитических инструментов системы, в которых в том или ином качестве фигурируют проекты.

На уровне портфеля проектов система позволяет проводить:

• Составление тематического плана по проектам. Моделирование состава проектов, входящего в тематический план, с различными показателями по периодам планирования.
• Анализ контрольных событий портфеля проектов. Сведение информации о контрольных событиях разных проектов в одном представлении. Формирование графической карты проектных вех. В случае фактического или потенциально возможного срыва сроков производится расчёт прогнозируемых финансовых санкций. Результаты анализа используются для принятия решений в процессе оперативного и финансового контроля деятельности предприятия.
• Анализ текущего состояния и динамики изменения ключевых показателей проектов, входящих в портфель или программу. Значения ключевых показателей могут быть введены вручную руководителями проектов, а могут и автоматически рассчитываться системой, в случае, если исходные данные для расчёта можно получить в информационной базе.

Управление ресурсами проектной организации

• Структура трудовых ресурсов предприятия.
• Планирование мощности трудовых ресурсов.
• Материальные ресурсы предприятия.
• Нормирование стоимости ресурсов.

Система поддерживает три варианта управленческой структуры предприятия:

• Проектная структура управления. Планами проектов, трудовыми ресурсами и выполнением работ управляют руководители проектов и проектных задач.
• Функциональная структура управления. Планами проектов, трудовыми ресурсами и выполнением работ управляют руководители подразделений и департаментов.
• Матричная структура управления. Планами проектов управляют руководители проектов, трудовыми ресурсами и выполнением работ управляют руководители подразделений.

В системе используются ролевая структура трудовых ресурсов и двухуровневое планирование проектных работ: на этапе предварительного планирования работы планируются по ролям (специальностям), затем на этапе оперативного планирования производится распределение работ между трудовыми ресурсами.

Система позволяет нормировать стоимость привлечения трудовых ресурсов к выполнению работ, для одного трудового ресурса и/или роли в системе может храниться любое количество учётных ставок.

На уровне пула трудовых ресурсов система позволяет производить:

• Моделирование ресурсных ограничений предприятия путём ввода в систему плановой мощности для каждой из ролей (специальностей). Сопоставление плановой и фактической мощности ролей трудовых ресурсов, выявление «узких мест».
• Анализ запланированной и фактической загрузки ресурсов, выявление «перегруженных» и «недогруженных» трудовых ресурсов.
• Сервисные возможности.
• Проверка структуры проекта.
• Поиск проблемных объектов Подсистемы ИБ.

Технологические преимущества

Программные продукты «1С:PM Управление проектами» разработаны на новейшей версии технологической платформы «1С:Предприятие 8.3», которая позволяет:

• обеспечить высокую надежность, производительность и масштабируемость системы;
• организовать работу с системой через Интернет, в режиме тонкого клиента или веб-клиента (через обычный интернет-браузер), в том числе в «облачном» режиме;
• создавать мобильные рабочие места с использованием планшетов и смартфонов под управлением iOS или Android;
• настраивать интерфейс для конкретного пользователя или группы пользователей с учетом роли пользователя, его прав доступа и индивидуальных настроек.

1. 1С:PM Управление проектами

решение для комплексного управления проектами и
портфелями проектов

2. В решение заложен опыт проектов

ГСИ-Гипрокаучук
Гипростроймост
НПК СПП
1С:ERP+PM:
2

3. Линейка решений 1С:PM Управление проектами

3

4. «1С:PM Управление проектами»

Решение «1С:PM Управление проектами» призвано помочь повысить
эффективность проектного управления: способствовать успешному
распределению ресурсов между проектами, выявлять критические
моменты, достигать плановых показателей и повышать рентабельность
портфеля проектов.
Является развитием, хорошо зарекомендовавшей себя на
отечественном рынке, системы для решения задач проектного
управления «1С:Управление проектным офисом»
В систему заложен опыт автоматизации более чем 300 проектноориентированных, проектных, инжиниринговых организаций и
предприятий со сложным длинноцикловым производством
При разработке решения учитывались актуальные международные
стандарты и методы управления проектами и портфелями проектов
4

5. Ключевые преимущества системы

Продвинутые инструменты для «верхнеуровневого» управления и
контроля портфелей проектов, позволяющие облегчить работу с
большими массивами информации в крупных проектных организациях
Методологическая база, заложенная в систему, нацеленная на
накопление проектного опыта и планомерное повышение
эффективности и рентабельности работы с проектами
Гибкая и производительная современная
платформа «1С:Предприятие 8.3», поддерживающая работу через
Интернет, в том числе «облачные» технологии и работу на мобильных
устройствах
Невысокая стоимость владения и доступная технологическая
поддержка
5

6. Общая схема

6

7. Проектный и управленческий учеты

7

8. «1С:PM Управление проектами ПРОФ»

8

9. Портфели и программы

Более 50 показателей проектов
Итоговые показатели по портфеля и программам
проектов
Декомпозиция показателей до проектных задач
Различные виды отчетов по портфелям проектов
9

10. Портфели и программы

Формирование портфеля проектов
Тематическое планирование
Анализ состояния и динамики
изменения показателей
Анализ контрольных событий
План-фактная отчетность
10

11. Паспорт проекта

Статус проекта
Руководитель проекта
Команда проекта
Показатели проекта
Проектные опции
11

12. Структура проекта

Составление структурной
декомпозиции проекта
Планирование контрольных событий
(вех) проекта
Создание проекта из шаблона
Загрузка -выгрузка данных из/в MS Project
Фиксация базового плана, версий проекта
Более 100 показателей
проектных задач
Сравнение текущего плана с
базовым планом или версией
плана проекта
12

13. Проектное бюджетирование

13

14. Проектное бюджетирование

Формирование БДДС проекта
Формирование БДР проекта
Получение факта финансов проекта
по первичным учетным документам
План-фактный анализ БДР по БДДС
Анализ ФХД по проекту, заказу, договору (например, по ГОЗ)
Актуализация бюджетов
Скользящее бюджетирование
Вероятностное бюджетирование
(Go-Get-Freeze)
14

15. Управление договорами проектов

Составление проектного
договора
Формирование печатной
формы
договора по шаблону
Связь этапов проекта и
договора
Регистрация изменений
проектного
договора дополнительными
соглашениями
Формирование БДДС и БДР
по этапам
проектного договора
Управление и взаимосвязь многоэтапной структуры проектов и многоэтапной
структуры договоров Заказчиков и Подрядчиков/Соисполнителей
15

16. Материальные затраты проектов

Планирование и учет использования материалов проекта
Планирование и учет использования оборудования в проекте
Планирование и учет субподрядов и дополнительных затрат проекта
16

17. Объемы и поставки проектов

Управление поставками проекта
Управление объемами проекта
в т.ч. распределение объемов по исполнителям:
Субподрядчики собственные силы – подразделения, специальности
17

18. Трудозатраты проектов

Назначение ролей и планирование трудозатрат проектной задачи
Назначение трудовых ресурсов на проект
Автоматическое и ручное распределение трудозатрат по периодам
Управление стоимостью трудоемких работ
Учет рабочего времени по работам проектов и операционным заданиям
Ролевая структура
Анализ загрузки ресурсов по портфелю проектов
Моделирование ресурсных ограничений
18

19. Трудозатраты проектов

19

20. Операционная работа

Оперативная загрузка специалистов
«Трэкинг» заданий, поручений, согласований
Анализ результатов выполнения
20

21. Операционная работа

21

22. Актуализация проекта, % готовности, сроки, версии проектов

Актуализация сроков
проекта
Актуализация %
готовности проекта
Версионирование
проектов
Несколько способов актуализации % готовности проекта:
1. Сроки работ
2. Трудозатраты работ
3. Физ.объемы (комплекты, штуки,
монтажные работы, пусконаладочные работы)
4. Стоимостные объемы
22

23. «1С:PM Управление проектами КОРП»

+
23

24. Оценка проекта и расчет цены контракта

Оценка проекта
Расчет цены контракта
Оценка рентабельности
проекта
Фиксация итогов конкурса
Формирование плана проекта
по шаблону и оценке
3П
Рентабельный портфель проектов
24

25. Риски проектов

Идентификация рисков проекта
Оценка рисков проекта
Планирование мероприятий по
работе с рисками
Фиксация свершения рисков
Мониторинг управления рисками проекта
Своевременное принятие мер
Удержание плановых сроков
Предупреждение нежелательных расходов
25

26. Влияние рисков задач на сроки и затраты проекта

Скрин
Влияние рисков на
конкретные
проектные задачи
Метод Монте-Карло
для расчетов
изменения сроков и
стоимостей задач
Расчет графика
проекта с учетом
влияния рисков
Анализ изменения
критического пути
Оценка влияния рисков на сроки и
затраты проектных задач и на весь проект
26

27. Моделирование эффективности проекта

Моделирование ситуации «что если»
Оценка влияния производительности и надежности
подрядчиков и/или собственных подразделений на
эффективность проекта
Расчет изменения
критического пути
проекта, сроков и затрат
на выполнение работ,
доходов и
рентабельности проекта
в зависимости от
производительности и
надежности исполнителей
конкретных работ
Сравнение трех
альтернативных
вариантов выполнения
проекта
27

28. Нормирование, проектные решения

Типизация проектов
Библиотека шаблонов
проектных работ
Нормирование проектных
работ
Сравнительный анализ
разных проектов между
собой
Обновление норм работ
проекта в шаблоне
Фиксация проектных
решений
Разработка нормативов
Использование полученного опыта
Более правильная оценка новых проектов
28

29. Ворота качества проектов (Gate, Контрольные точки)

Типизация ВК
Прохождение ВК
после принятия
проектных решений
Мониторинг проекта
по ВК
Вехнеуровневый контроль проектов
Контроль перехода проекта через фазы по
формализованным признакам
29

30. Программа проектов, Годовая программа, тематический план

ки, ри
с
бюд
оки
,
% гот.,
акт ср
о
е ср
ивн
ы
ире
кт
ые
вн
кт
фа
и,
ск
ри
и,
ок
т
ср
же
кт
юд
,б
., а
оки
гот
ср
ти
ек
ир
Зак
аз,
д
%
,д
Диспетчирование
каз
За
т
же
д
бю
т
и,
к
ак
о
ф
р
,
с
е
ки
с
ы
вн , ри
ти
и
к
е
ок
р
р
и
с
, д акт
з
ка
т.,
За
го
%
Диспетчирование
Проект 2
Проект 1
жет
ки, фа
кт
Программа проектов / Годовая программа
Проект n
Диспетчирование
Проект 2.n
30

31. Качественное решение задач

Оптимизация состава портфеля проектов;
Оценка рентабельности, степени рисков и перспективности ведущихся
и новых проектов для оптимального перераспределения ресурсов;
Оценка плановой рентабельности проектной организации по
ожидаемому портфелю проектов;
Дисциплина выполнения проектов;
Повышение эффективности и рентабельности проектных работ за счет
управления загрузкой ресурсов;
Управление платежеспособностью проектной организации;
Анализ отклонений, накопление проектного опыта, нормирование, в
т.ч. для анализа потенциальных заказов
31

32. Успешных Вам проектов!