11 ноября 2021 г.
Если вас интересует должность, на которой вы можете поддерживать рабочий процесс других сотрудников и коллег, вы можете рассмотреть возможность работы специалистом по административной поддержке. Эти профессионалы позволяют другим работать более продуктивно и с большей легкостью. Изучение обязанностей этой профессии может помочь вам принять более обоснованное решение о том, является ли это правильным карьерным путем для вас. В этой статье мы исследуем, чем занимается специалист по административной поддержке, изучим его основные навыки, рассмотрим их академические и учебные требования, а также расскажем об их зарплате и перспективах работы.
Чем занимается специалист административной поддержки?
Специалисты по административной поддержке или помощники по административным вопросам помогают руководителям, менеджерам и сотрудникам выполнять их повседневные задачи и канцелярские обязанности. Они обеспечивают разнообразную офисную поддержку, при этом значительная часть их работы связана с составлением и подготовкой материалов, согласованием графиков, управлением коммуникациями и оказанием помощи в ведении бухгалтерского учета и составлении бюджета. Их конкретные обязанности могут варьироваться в зависимости от конкретных потребностей их работодателя. Вот некоторые общие административные и канцелярские задачи, которые выполняют специалисты по административной поддержке:
-
Предоставление резервной поддержки другим отделам и командам, когда это необходимо
-
Являясь первым связующим звеном между внутренними и внешними сторонами
-
Сбор и обработка клиентских платежей и сборов
-
Приветствие клиентов, ответы на телефонные звонки, указание направлений и решение простых рутинных вопросов
-
Подбор оборудования, расходных материалов и документов
-
Доведение общей информации до клиентов и сотрудников
-
Распространение важных материалов среди соответствующих сторон
-
Планирование и отмена встреч и встреч
-
Бронирование авиабилетов, гостиничных номеров, ресторанов и других туристических мероприятий
-
Ведение журналов активности офиса, файлов и документов
-
Выполнение рутинной работы по вводу данных
-
Подготовка материалов, документов, отчетов и корреспонденции
-
Отвечаем на электронные письма профессионально и своевременно
-
Ведение складского инвентаря и пополнение его по мере необходимости
-
Использование компьютеров для создания презентаций, расшифровки протоколов совещаний и проведения исследований
-
Предвидение потребностей исполнительного и управленческого персонала
Каковы основные навыки специалистов административной поддержки?
Вот некоторые важные навыки, которые обычно необходимы специалистам по административной поддержке:
-
Принятие решений. Поскольку круг их обязанностей широк, специалисты по административной поддержке часто принимают важные решения в ходе рабочего процесса. Независимо от того, принимаете ли они решение о рейсе по расписанию или о поставщике для обеспечения безопасности, они должны иметь возможность принимать точные решения.
-
Решение проблем: специалисты по административной поддержке часто надежны, хорошо решают сложные проблемы и умеют помогать людям выполнять свою работу. Столкнувшись со сложной ситуацией, решение проблем помогает этим профессионалам найти практические решения.
-
Навыки межличностного общения: это навык, который позволяет специалисту по административной поддержке формировать значимые профессиональные отношения со своими коллегами. Установление этих связей может облегчить им обращение к коллегам за помощью или советом.
-
Коммуникация: специалистам по административной поддержке нужен этот навык, потому что он позволяет им профессионально передавать информацию. Это также помогает им лучше взаимодействовать с другими и более эффективно доносить свои мысли.
-
Организация. Обычно специалист по административной поддержке работает над несколькими инициативами одновременно. Способность организовать свою работу и приоритеты позволяет им эффективно выполнять свои задачи и выполнять все свои обязанности.
-
Тайм-менеджмент: поскольку они часто выполняют несколько задач одновременно, работая над разными проектами, навыки тайм-менеджмента гарантируют, что они смогут выполнять свои обязанности своевременно и в установленные сроки.
-
Навыки работы с компьютером и набором текста. Специалисты по административной поддержке проводят значительное количество времени за компьютером, выполняя такие обязанности, как бронирование номера или заказ обеда для руководящего состава. Этот навык позволяет им эффективно использовать технологии для выполнения всех своих обязанностей.
Какое образование необходимо специалистам административного обеспечения?
Специалистам по административной поддержке обычно не требуется степень бакалавра, если работодатель не устанавливает это требование. Как правило, вы можете претендовать на эту роль с дипломом средней школы или кредитами в технической школе или колледже. Тем не менее, получение степени бакалавра может помочь повысить статус вашей кандидатуры, поскольку показывает вашу приверженность обучению и профессиональному развитию. Вы можете рассмотреть возможность получения степени младшего специалиста в таких областях, как коммуникации, образование или бизнес. На должности более высокого уровня некоторые работодатели предпочитают кандидатов со степенью бакалавра или выпускника.
Какое обучение необходимо для специалистов административной поддержки?
Обучение является важным элементом ознакомления с задачами и обязанностями этой профессии. Многие работодатели предпочитают, чтобы у кандидатов было несколько лет обучения и опыт работы на административной должности. Вы можете получить этот профессиональный опыт, работая в роли главного офисного клерка или секретаря. Подумайте о том, чтобы проконсультироваться с агентством по временному трудоустройству, чтобы помочь вам найти административную должность начального уровня. Вы также можете принять участие в программе стажировки, что позволит вам работать вместе с высококвалифицированными специалистами. Многие стажировки позволяют вам завершить программу, получив академическую квалификацию.
Получение сертификата административной поддержки также является приемлемым вариантом для обучения. Хотя это и не является окончательным требованием, получение одной или нескольких из этих аккредитаций может помочь вам выделиться среди кандидатов, не обладающих такой же квалификацией. Есть несколько сертификатов, которые вы можете получить, например:
-
Сертифицированный административный специалист (CAP)
-
Профессиональная административная сертификация передового опыта (PACE)
-
Сертификация административного помощника (CAA)
-
Сертификат административной поддержки уровня II, административная специальность
-
Программа сертификации помощников по административным вопросам (AACP)
Обратите внимание, что ни один из сертификатов, упомянутых в этой статье, не связан с компанией Indeed.
Какова зарплата специалиста административной поддержки?
Средняя заработная плата по стране для специалиста по административной поддержке или помощника по административным вопросам составляет 44 524 доллара в год. Эта сумма может варьироваться по нескольким причинам, включая опыт работы профессионала, географическое положение, набор навыков, работодатель, академические достижения, сертификаты и другие квалификации. По мере того, как вы приобретете больше опыта в этой области, вы сможете использовать свой опыт и способности, чтобы договориться о более высокой заработной плате. Например, вы можете использовать эту тактику, чтобы получить повышение от вашего нынешнего работодателя или попросить новую компанию о более высокой начальной зарплате.
Каковы перспективы работы для специалистов административной поддержки?
Согласно Бюро статистики труда США, помощники по административным вопросам и специалисты по поддержке могут рассчитывать на то, что в течение следующего десятилетия ежегодно будет открываться около 324 300 вакансий. Многие из этих вакансий, вероятно, откроются из-за перехода административных специалистов на другие должности и профессии. Эти возможности трудоустройства также могут стать доступными, поскольку профессионалы могут уйти с рынка труда или выйти на пенсию.
Мы уже не раз упоминали о том, что очень сложно определить типичные обязанности секретаря или помощника руководителя. Многое зависит от сферы деятельности компании, ее размера, фантазии руководителя и практически ничем не регламентируется. Кроме того, существует деление внутри самой профессии, которое, как показывает практика, по-разному понимается работниками и работодателями.
Сами секретари чувствуют разницу, порой интуитивно, поэтому на форумах не стихают споры о том, кто «главнее», какая иерархия существует внутри профессии, что является высшей ступенью в карьере административного работника. Единого мнения на этот счет среди моих коллег пока нет.
Тем не менее если эти многочисленные названия существуют, то должны существовать и явления, которые они описывают.
Давайте разбираться во всех тонкостях классификации административных должностей.
Разбираемся с понятиями
Перечислим основные административные должности: «секретарь», «референт», «секретарь-референт», «помощник руководителя», «секретарь на reception», «офис-менеджер». Прежде чем мы рассмотрим их подробнее, разберемся, что понимается под каждой из этих должностей.
Википедия не дает определения должности «секретарь». В ней есть только статья «Секретарь-референт», в которой содержится такое определение: секретарь-референт – офисный работник с широким кругом обязанностей от приема телефонных звонков (ресепшионист) до помощника руководителя (личный секретарь).
Здесь же указан список обязанностей, выполняемых секретарем-референтом:
- прием телефонных звонков, поступающих руководителю;
- работа с документами: определение важности, подготовка, оформление, рассылка, получение, хранение, систематизация;
- планирование и подготовка приема посетителей;
- помощь в планировании рабочего графика начальника, иногда – заказ гостиниц и авиабилетов;
- участие в подготовке деловых переговоров;
- заказ канцтоваров и прочих вещей, необходимых для жизнедеятельности офиса, иногда – обеспечение руководителя продуктами.
Особой ясности после прочтения этой статьи не появилось. То, что круг обязанностей широк, мы все и так знаем, а вышеперечисленные может выполнять и секретарь, и помощник руководителя. К тому же это далеко не половина обязанностей, которые приходится выполнять типичным представителям нашей профессии. Или, может быть, это общее название для всей группы профессий? Вряд ли, у большинства людей на слуху все-таки именно «секретарь», без всяких приставок.
Слово «секретарь», как известно, происходит от лат. secret («секрет, тайна»). А в Древнем Риме секретарями назывались доверенные лица. Вывод: у секретаря есть доступ к определенным сведениям, не подлежащим публичному разглашению, и для выполнения своих обязанностей он должен заслужить доверие руководителя.
Что касается происхождения слова «референт», то название также латинское – «воспроизводящий, сообщающий». Следовательно, данный человек работает с информацией. В общем, происхождение слов, несомненно, имеет отношение к современной профессии, но не объясняет полностью, чем же данный сотрудник занимается в организации.
Подытожим: большинство из нас является все-таки именно секретарями-референтами. Однако в штатном расписании и трудовой книжке это отражается крайне редко: многие из моих коллег «называются» иначе.
Чтобы не было путаницы
Секретарь на reception – должность, которая в массовом сознании связана с приемом и распределением звонков и корреспонденции. Иногда такие сотрудники могут осуществлять и первичный прием посетителей. Среди секретарских должностей эта единственная, из названия которой сразу понятно, что придется выполнять. Хотя, конечно, бывают и исключения.
Офис-менеджер – это калька с англ. office manager, т.е. управляющий офисом. Его основные обязанности заключаются в управлении административными, финансовыми и другими ресурсами для обеспечения бесперебойного функционирования отдельно взятого офиса и его сотрудников. Офис-менеджер – одна из младших руководящих должностей.
В подчинении такого работника могут быть водители, уборщицы, а нередко и секретари. По причине того, что офис-менеджер ответственен за жизнеобеспечение офиса и его сотрудников, многие думают, что эта должность сродни должности завхоза. У них довольно много сходных обязанностей, однако упаси вас бог перепутать и назвать офис-менеджера завхозом! В последней нет ничего зазорного, но степень ответственности офис-менеджера намного выше и предполагает более высокую квалификацию.
Помощник руководителя – должность, которую многие считают высшей ступенью в карьере административного работника. В западных компаниях должность часто звучит как «личный ассистент» (дословный перевод с англ. personal assistant). Мне больше нравится традиционный вариант, потому что в названии должности заложена вся ее суть. Помощник – от слова «помогать». Помощник руководителя помогает своему начальнику выполнять его обязанности. Что именно будет входить в функции помощника, зависит от многих факторов.
Таким образом, обязанности двух специалистов, формально занимающих одну и ту же должность, могут кардинально отличаться: один из них работает с документацией, распределяет телефонные звонки и осуществляет прием посетителей, а другой принимает участие в совещаниях руководства и наделен полномочиями принимать важные решения. Это, кстати, совершенно не исключает факта, что и тот, и другой пришивает оторванные пуговицы и ищет няню для детей своего руководителя. Опять-таки, никакого порядка: название в данном случае проясняет лишь ваше предназначение, а как именно вы будете его исполнять – неизвестно.
Изучаем нормативные документы
Существует документ, описывающий все должности, представленные на территории нашей страны, – «Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов» (ОКПДТР, ОК 016-94). Если возникли трудности с определением какой-либо должности в компании, то можно обратиться к этому документу и выбрать наиболее подходящее.
Этот классификатор можно найти на сайтах: http://professions.org.ru/, http://www.etks.info/. На последнем, помимо ОК 016-94, есть «Единый тарифно-квалификационный справочник» (ЕТКС) и «Общероссийский классификатор занятий» (ОКЗ 010-93, ОКЗ). Это два раздела ОК 016-94. Первый включает профессии рабочих, второй – должности служащих.
Профессии рабочих (а их в классификаторе 5491) нас в данном случае не интересуют, обратимся к должностям служащих. Их 2598, и наверняка здесь можно найти все, что нам необходимо.
Начнем, пожалуй, с должности секретаря. В результате алфавитного поиска получаем следующую таблицу[1] (см. Таблицу 1).
Таблица 1
Должности в ОК 016-94, содержащие наименование «секретарь»
|
№ |
Код |
КЧ |
Наименование должности |
Код категории |
Код по ОКЗ |
|
1 |
26349 |
7 |
Секретарь (дипломатический) |
2 |
3439 |
|
2 |
26351 |
4 |
Секретарь комитета (общественной организации) |
1 |
1143 |
|
3 |
26357 |
1 |
Секретарь незрячего специалиста |
3 |
4115 |
|
4 |
26366 |
0 |
Секретарь пленума |
2 |
2422 |
|
5 |
26370 |
1 |
Секретарь правления |
1 |
1143 |
|
6 |
26375 |
1 |
Секретарь президиума |
1 |
1143 |
|
7 |
26380 |
0 |
Секретарь приемной Президента Российской Федерации |
2 |
1120 |
|
8 |
26341 |
0 |
Секретарь руководителя |
3 |
4115 |
|
9 |
26389 |
1 |
Секретарь совета (научно-технического, ученого, художественно-технического) |
2 |
3439 |
|
10 |
26395 |
7 |
Секретарь Совета Безопасности Российской Федерации |
1 |
1110 |
|
11 |
26409 |
5 |
Секретарь суда |
3 |
4115 |
|
12 |
26410 |
8 |
Секретарь суда в аппарате Верховного Суда Российской Федерации |
2 |
1120 |
|
13 |
26416 |
5 |
Секретарь судебного заседания |
2 |
3432 |
|
14 |
26417 |
7 |
Секретарь судебного заседания в аппарате Верховного Суда Российской Федерации |
2 |
1120 |
|
15 |
26422 |
0 |
Секретарь творческого союза |
2 |
3439 |
|
16 |
26426 |
9 |
Секретарь учебной части (диспетчер) |
3 |
4115 |
|
17 |
26429 |
2 |
Секретарь федеральной комиссии |
1 |
1120 |
|
18 |
26431 |
0 |
Секретарь федерации (по видам спорта) |
1 |
1143 |
|
19 |
26436 |
2 |
Секретарь Центральной избирательной комиссии Российской Федерации |
1 |
1110 |
|
20 |
26353 |
3 |
Секретарь-машинистка |
3 |
4115 |
|
21 |
26405 |
7 |
Секретарь-стенографистка |
3 |
4115 |
Каждая должность имеет свой код. Кроме того, разные должности имеют один код по ОКЗ, а это означает, что они объединены в одну группу. Название «секретарь руководителя» относится к группе 4115 (группа «Секретари»). Эту группу составляют следующие должности:
- делопроизводитель;
- секретарь незрячего специалиста;
- секретарь руководителя;
- секретарь суда;
- секретарь учебной части;
- секретарь-машинистка;
- секретарь-стенографистка.
Вот что сказано о секретарях в упомянутой группе: Секретари выполняют технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя учреждения организации или предприятия, используя компьютер, средства оргтехники и иные технические средства.
Их обязанности включают:
- организацию приема посетителей, телефонных переговоров, прием телефонограмм;
- ведение стенографических записей текстов, подготовленных руководителем документов, с последующей их расшифровкой;
- работу под диктовку или с письменными материалами, используя пишущую машину или компьютер;
- прием и отправку в некоторых случаях информации по телетайпу, телефаксу или при помощи иных технических средств;
- ведение делопроизводства;
- обеспечение рабочего места руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами оргтехники;
- выполнение родственных по содержанию обязанностей;
- осуществление контроля за другими работниками[2].
На данном сайте есть удобное деление должностей по группам, из которого видно, что группа 4115 входит в старшую группу 411 «Секретари, операторы счетных (вычислительных) машин и родственные профессии». К последней, помимо секретарей, относятся операторы ЭВМ, стенографистки, машинистки и др.
В общем, вышеприведенные обязанности не идут в разрез с реальностью, разве что упоминание телетайпа и печатной машинки кого-то заставит улыбнуться (а кого-то и вздрогнуть). Однако любой – даже начинающий – секретарь, посмотрев на предложенный список обязанностей, спросит: «Как? И это все? А где визовая поддержка, организация командировок, протоколирование совещаний?» Мы ведь не раз говорили, что секретарь – это профессия, которая предполагает, что как минимум половину своего рабочего времени вы посвящаете бездокументному облуживанию руководителя и сотрудников. Строчка «прием посетителей» не передает всего многообразия обязанностей, которые приходится выполнять секретарю. Остальные обязанности чисто технические и относятся к работе с документами. Глядя на имеющееся описание, можно подумать, что секретарь сидит в отдельной комнате и только печатает на компьютере да пишет что-то в журнале регистрации. Но мы ведь знаем, что это далеко не так. Поэтому такое определение вряд ли может устроить специалистов.
Вернемся к классификатору: должность «офис-менеджер», равно как «управляющий офисом» и «помощник руководителя», в нем отсутствует. Зато есть должность «референт» (код 26088), входящая в группу 3431 – «Административно-управленческий персонал».
Данную группу, помимо различных наименований администраторов, распорядителей, составляют должности инспектора по контролю за исполнением поручений, референта, референта по основной деятельности.
Забавное соседство, не правда ли? В одной группе с референтом находится инспектор по контролю за исполнением поручений. Об этом контроле многие секретари знают не понаслышке, поскольку сами его осуществляют.
На сайте http://www.etks.info/ сказано, что административно-управленческий персонал и персонал родственных профессий осуществляет решение административно-координационных вопросов в деятельности организаций и их структурных подразделений, ведение документации и информационное обеспечение.
Их обязанности включают:
- ведение деловой переписки, протоколов и другой административной документации;
- планирование и организацию проведения заседаний совещаний, деловых встреч и поездок;
- согласование сроков проведения различных мероприятий, контроль за их соблюдением;
- помощь руководителям и сотрудникам в решении вопросов административно-организационного характера;
- подготовку проектов контрактов, договоров, ведение переговоров, организацию приема посетителей и сотрудников;
- выполнение родственных по содержанию обязанностей;
- руководство другими работниками.
Сколько обязанностей из этого списка вы выполняете? Как при этом называется ваша должность? «Секретарь»? «Офис-менеджер»? «Помощник руководителя»?
Если вспомнить о том, что традиционно работа секретаря делится на документное и бездокументное обслуживание и большинство из нас выполняет обязанности из списков для обеих рассмотренных групп («Секретари» и «Административно-управленческий персонал»), то можно сделать вывод о том, что исходя из выполняемых обязанностей, большинство из нас является секретарями-референтами.
Получается, что автор статьи в Википедии был прав. Однако открыв любой из сайтов для поиска вакансий, вы обнаружите, что объявлений с таким названием очень мало.
Что это значит? Почему в классификаторе не отражены такие должности, как «помощник руководителя» или «офис-менеджер»? Почему на практике должности есть, а в классификаторе их нет? Может, он устарел или составители не потрудились разобраться в ситуации на современном рынке труда?
Конечно, данный классификатор несколько консервативен. Но ведь орфографические словари тоже консервативны. Люди по-разному говорят и пишут, но существуют определенные правила, принятая специалистами норма, и грамотные люди ориентируются на нее. Все инструкции, классификаторы и прочие официальные документы, разработанные специалистами, подразумевают существование идеальной организации, где секретарь занимается работой с документами, контроль их исполнения осуществляют инспекторы, а визовая поддержка и работа с делегациями входит в зону ответственности службы протокола.
Не думайте, что так не бывает. Именно так построена работа многих крупных государственных учреждений и корпораций, администраций, заводов. Во-первых, потому что они существуют не один десяток лет и в своей деятельности ориентируются на должностные инструкции и регламенты, разработанные еще в СССР, когда ситуацию «кто в лес, кто по дрова» было сложно представить. Во-вторых, подобное разделение обязанностей во многом связано с секретностью. Например, на заводах, выполняющих военные заказы, у секретарей руководителей нет доступа в Интернет, а мобильные телефоны они оставляют в сейфе на проходной. В такой ситуации сложно осуществлять поиск информации или заказ билетов. Этим занимаются отдельные специалисты, имеющие доступ к Сети.
Кроме того, одно дело, если секретарь в компании, где работает сто человек, «и швец, и жнец, и на дуде игрец», и совсем другое, когда в компании работает несколько тысяч. В этом случае большинство рабочих процессов строго регламентировано и централизовано. За них не может отвечать один специалист, существуют целые отделы.
Кстати
Что касается наличия устаревших на первый взгляд названий (например, «секретарь-машинистка»), то в нашей стране и по сей день существуют организации, в которых некоторые документы печатают только на печатной машинке (ввиду секретности). Кроме того, наличие слова «машинистка» в данном определении чаще всего указывает на большой объем работы, связанный именно с подготовкой документов. В советское время как раз машинистки и выполняли данную работу, а в крупных компаниях с централизованным делопроизводством это сохранилось и по сей день.
Можно ли назвать эту должность, скажем, «оператор ПК»? Конечно, во многих компаниях так и делают. Но зачем, если в массовом сознании за данным понятием уже закрепился определенный список обязанностей? Язык не любит никаких искусственных нововведений. Когда этот термин потеряет свою актуальность, он исчезнет.
Почему же на практике существуют секретари, которые выполняют обязанности и референтов, и инспекторов по контролю за исполнением документов, и даже переводчиков? Потому что теория всегда отличается от практики. Компании, особенно небольшие, стремятся в первую очередь сэкономить, повесив на одного сотрудника массу разнородных обязанностей. Одна моя коллега дала такое определение должности секретаря: «человек, который делает то, что другие работники делать не хотят». Что ж, бывает и такое. Кроме того, как мы уже говорили, расхождение в обязанностях часто связано с невозможностью ввода определенной единицы в штатное расписание, а также непониманием работодателей градаций, существующих внутри профессии.
Сравниваем обязанности
Давайте посмотрим, что работодатель имеет в виду под тем или иным названием. Для этого обратимся к сайтам для поиска работы. Выберем несколько объявлений с названиями: «секретарь», «секретарь-референт», «помощник руководителя», «офис-менеджер», отберем по три для каждой группы и сравним списки выполняемых обязанностей (повторяющиеся в различных вакансиях обязанности дублировать не будем)[3].
Офис-менеджер
- Прием и распределение входящих звонков.
- Делопроизводство, документооборот.
- Выполнение поручений руководителя.
- Жизнеобеспечение офиса.
- Регистрация входящей, исходящей, внутренней документации.
- Помощь в планировании рабочего времени руководителя.
- Подготовка и оформление корреспонденции и внутренней документации.
- Прием гостей и посетителей руководителя, организация встреч и переговоров.
- Общение с клиентами в офисе, создание для них дружественной уютной атмосферы. Примечание автора: на менеджере по работе с клиентами данный работодатель решил сэкономить.
- Прием звонков, поступивших на рекламную линию, и перевод их в нужный отдел.
- Контроль порядка и чистоты в офисе.
- Систематизация и классификация документов и информации, доведение их до непосредственных исполнителей. Примечание автора: вроде бы это и есть делопроизводство? Но нет, в данной вакансии оно указано отдельной строкой.
- Доведение до сведения менеджеров информации, поступающей от клиентов.
- Выполнение поручений сотрудников офиса по оформлению и передаче им необходимых поручений и информации.
- Проверка правильности оформления документов в соответствии с установленными требованиями при приеме на работу новых сотрудников. Примечание: Так и знала, кадровика в компании нет!
- Выполнение копировально-множительных работ.
- Выписка доверенностей.
- Ведение табеля учета рабочего времени. Примечание автора: Точно нет кадровика!
- Взаимодействие с подразделениями компании.
- Оформление документов и составление отчетов по расходованию средств на хозяйственные нужды.
Секретарь
- Организация документооборота, ведение деловой переписки.
- Исполнение поручений руководителя.
- Подготовка необходимой документации и отчетности.
- Организация и координация встреч, переговоров, совещаний.
- Организация служебных командировок (заказ авиа- и железнодорожных билетов, трансферы, бронирование гостиниц и т.п.).
- Организация приезда партнеров (бронирование гостиниц, трансферы и т.п).
- Прием и распределение входящих звонков.
- Обеспечение жизнедеятельности офиса.
- Выполнение поручений руководства (поиск информации, составление отчетов, общение с поставщиками сырья, часто на английском языке).
- Обеспечение почтовой и курьерской отправки.
- Обеспечение внутрикорпоративного документооборота.
- Почта.
- Административная поддержка руководителя.
- Контроль исполнения поручений руководства.
- Работа с оргтехникой.
- Подготовка организационно-распорядительных документов.
Секретарь-референт
- Организация жизнедеятельности офиса.
- Прием и распределение звонков.
- Прием посетителей.
- Организация встреч и переговоров.
- Организация командировок (заказ и бронирование билетов, гостиниц, такси, визовая поддержка).
- Ведение деловой переписки.
- Отправка и получение почты, выдача доверенностей.
- Делопроизводство.
- Выполнение поручений руководства.
- Работа с курьерской службой.
- Взаимодействие с подразделениями компании.
- Поддержание в офисе порядка, доброжелательной атмосферы.
- Обеспечение административной поддержки графика дня директора.
- Контроль исполнения поручений и согласования документации, инициированной директором.
- Подготовка организационно-распорядительной документации.
Помощник руководителя
- Прием входящих/исходящих звонков.
- Работа с почтой/корреспонденцией, деловая переписка.
- Анализ информации, сбор данных, отчетность.
- Коммуникация с руководителями подразделений.
- Выполнение поручений руководителя в заданные сроки.
- Мониторинг своевременного выполнения распоряжений/служебных заданий.
- Сопровождение командировок (оформление виз, бронирование ж/д и авиабилетов, трансферы, гостиницы, мероприятия, экскурсии).
- Организация и сопровождение приема руководством предприятия делегаций, посетителей, организация встреч, переговоров, презентаций.
- Контроль за расходованием канцтоваров, при необходимости заказ.
- Оформление, хранение подлинников информационных и организационно-распорядительных документов.
- Жизнеобеспечение офиса.
- Делопроизводство, документооборот.
- Регистрация входящей, исходящей, внутренней документации.
- Помощь в планировании рабочего дня руководителя.
Как видите, у специалистов, работающих на этих должностях, очень много сходных обязанностей. Все они занимаются (или принимают участие) жизнеобеспечением офиса, приемом и распределением звонков, организацией документооборота и выполняют поручения руководителя.
Посмотрите на списки обязанностей секретаря, секретаря-референта и помощника руководителя. Они практически идентичны. Разве что в одной из компаний от помощника ждут еще и аналитической работы. Несколько выбивается из ряда позиция офис-менеджера, от которого работодатели ждут исполнения функций инспектора по кадрам и работы. И, пожалуй, он единственный, от кого не ждут помощи руководителю (или это просто не указано в объявлении?). С уверенностью можно сказать, что помощнику руководителя придется помогать руководителю, что не избавляет его от необходимости «жизнеобеспечивать» офис.
Прежде чем делать выводы, давайте обратимся еще к одному параметру: какие требования предъявляют работодатели к специалистам указанных должностей (Таблица 2).
Таблица 2
Требования, предъявляемые работодателем к офис-менеджеру, секретарю, секретарю-референту, помощнику руководителя
|
Офис-менеджер |
Секретарь |
Секретарь-референт |
Помощник руководителя |
|
|
|
|
Что ж, приятной внешности и высшего образования от офис-менеджера случайно выбранные нами работодатели не требуют. На наш взгляд, они не видят особых различий между секретарем и офис-менеджером. Требования к остальным трем позициям, как и выполняемые обязанности, практически идентичны. Только от помощника руководителя хотят опыта работы личным помощником, при этом не забывая об умении работать в коллективе (ни для кого не секрет, что многие помощники имеют тенденцию отрываться от коллектива – специфика работы того требует).
Конечно, на собеседовании окажется, что половину обязанностей просто «забыли» написать, и откуда-то появятся еще два десятка требований к кандидату. Но в целом тенденция понятна: работодатель видит офис-менеджером человека, который будет заботиться об офисе, всех сотрудниках да еще и о клиентах. А вот между секретарем, секретарем-референтом и помощником руководителя особой разницы не наблюдается.
То есть теория и в этот раз разошлась с практикой. Нам понятно, что секретарь должен осуществлять, скажем так, технический функционал (работа с документами и т.д.), а помощник руководителя или референт – выполнять более сложные функции (писать деловые письма, составлять аналитические обзоры и т.д.). Мне известна только одна компания, в которой обязанности распределены подобным образом. Но она из разряда идеальных. На практике такое деление скорее исключение, чем правило.
Подозреваю, что в большинстве случаев работодатели просто желают сэкономить, взяв на работу специалиста, который совмещает несколько функций. Кроме того, вводить дополнительные единицы в штатное расписание – та еще морока.
Почему же самое распространенное название для этой группы административных позиций именно «секретарь»? Во-первых, потому что оно давно у всех на слуху. Во-вторых, теоретически помощник руководителя может отказать в помощи сотрудникам отдела, а секретарю деваться некуда. В третьих, далеко не все знают, кто этот загадочный «референт», поэтому лучше не создавать лишних сложностей с терминологией.
Очевидно, что негласно принятое деление, которое ставит помощников руководителя выше, чем секретарей или секретарей-референтов, является, по сути, формальностью. Без сомнения, «ассистент директора» звучит солиднее, чем «секретарь директора». В этом, пожалуй, и вся разница. Работодателя больше интересуют ваши личные качества и опыт работы, чем то, какая запись стоит в вашей трудовой книжке. Конечно, с неразберихой в должностях мы так и не закончили. Однако тем, кто переживает по поводу того, что при всем многообразии выполняемых обязанностей его должность называется «секретарь», советуем отбросить все комплексы и на вопрос, кем работаете, гордо отвечать: «Секретарем».
[1]В оригинальной таблице нет порядковых номеров, здесь они введены для удобства.
[2]http://www.etks.info/okz/group-4115.html.
[3]Мы не меняли формулировки, но позволили себе внести коррективы в орфографию и пунктуацию авторов объявлений.
Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 8, 2014.
Анализ популярности ключевого навыка для специализации выполняется на основе вакансий, соответствующих специализации (рассматриваются только те вакансии, для которых указаны ключевые навыки). Под общим термином «специализация» могут подразумеваться термины «должность», «уровень должности», «профессия», «специализация по технологии», «технология» и так далее. Все вакансии взяты с hh.ru. Популярность ключевого навыка в исследовании измеряется количеством вакансий, в которых навык указан как ключевой (отношение количества вакансий по специализации с ключевым навыком к общему количеству вакансий по специализации). Обновление данных обычно происходит не реже 1 раза в неделю (частота обновления данных также зависит от частоты появления новых вакансий по специализации).
Какие вакансии рассматривались: поиск вакансий по наличию слов ‘АДМИНИСТРАТИВНЫЙ АССИСТЕНТ’ (или их синонимов) внутри заголовка вакансии.
Область (местоположение) поиска вакансий: ‘РОССИЯ’.
обзор навыков для различных профессий
Административный ассистент: обзор зарплат из вакансий
421 ключевой навык: расширенный список ключевых навыков для административного ассистента
| Ключевой навык (key skill) | Доля вакансий для ‘административный ассистент’ с этим ключевым навыком |
|---|---|
| английский язык | 44.96% |
| деловая переписка | 29.75% |
| грамотная речь | 24.79% |
| административная поддержка руководителя | 20.66% |
| ms powerpoint | 19.17% |
| ms outlook | 18.02% |
| работа в команде | 18.02% |
| документооборот | 17.85% |
| обеспечение жизнедеятельности офиса | 14.21% |
| организаторские навыки | 12.89% |
| деловая коммуникация | 12.56% |
| работа с большим объемом информации | 12.07% |
| делопроизводство | 12.07% |
| деловое общение | 11.74% |
| организация деловых поездок | 9.42% |
| организация встреч | 9.42% |
| пользователь пк | 8.6% |
| time management | 8.1% |
| прием посетителей | 6.28% |
| грамотность | 6.12% |
| ms excel | 5.12% |
| организация мероприятий | 4.96% |
| грамотная устная и письменная речь | 4.79% |
| прием и распределение телефонных звонков | 4.63% |
| исполнение личных поручений руководителя | 4.63% |
| электронный документооборот | 4.13% |
| работа с оргтехникой | 3.97% |
| планирование рабочего дня руководителя | 3.97% |
| подготовка презентаций | 3.97% |
| письменный перевод | 3.64% |
| administrating skills | 3.47% |
| прием и распределение звонков | 3.31% |
| business english | 3.14% |
| телефонные переговоры | 3.14% |
| organization skills | 2.98% |
| поиск информации в интернет | 2.98% |
| ведение переговоров | 2.81% |
| уверенный пользователь пк | 2.81% |
| входящая корреспонденция | 2.81% |
| многозадачность | 2.64% |
| administration management | 2.64% |
| контроль исполнения решений | 2.64% |
| administrative support | 2.64% |
| работа с базами данных | 2.48% |
| поддержка работы офиса | 2.48% |
| организация работы приемной | 2.48% |
| работа с документами | 2.31% |
| microsoft office | 2.31% |
| исполнение поручений руководителя | 2.31% |
| ms office | 2.31% |
| умение работать в команде | 2.31% |
| english | 2.15% |
| бумажный документооборот | 2.15% |
| business communication | 2.15% |
| первичная бухгалтерская документация | 1.98% |
| document flow | 1.98% |
| закупка товаров и услуг | 1.98% |
| тайм-менеджмент | 1.82% |
| analytical skills | 1.82% |
| сбор и анализ информации | 1.82% |
| администрирование | 1.65% |
| протоколирование | 1.65% |
| management | 1.65% |
| google docs | 1.65% |
| деловая корреспонденция | 1.65% |
| business support | 1.65% |
| internal communications | 1.65% |
| fluent english | 1.49% |
| office administration | 1.49% |
| ms access | 1.49% |
| 1с: документооборот | 1.49% |
| деловая этика | 1.49% |
| исходящая корреспонденция | 1.49% |
| multitasking | 1.32% |
| negotiation skills | 1.32% |
| travel support | 1.32% |
| аналитическое мышление | 1.32% |
| навыки презентации | 1.32% |
| заключение договоров | 1.32% |
| ведение переписки | 1.32% |
| управление офисами компании | 1.32% |
| работа в режиме многозадачности | 1.32% |
| точность и внимательность к деталям | 1.32% |
| согласование договоров | 1.16% |
| 1с: предприятие 8 | 1.16% |
| электронная почта | 1.16% |
| ms word | 1.16% |
| управление проектами | 1.16% |
| sap | 1.16% |
| документальное сопровождение | 1.16% |
| управление документооборотом | 1.16% |
| офисная техника | 1.16% |
| оформление документации | 1.16% |
| teamplayer | 1.16% |
| excel | 1.16% |
| responsibility | 0.99% |
| навыки межличностного общения | 0.99% |
| business correspondence | 0.99% |
| team management | 0.99% |
| внутренняя документация | 0.99% |
421 ключевой навык: расширенный список ключевых навыков для административного ассистента
Зарплаты в IT: Telegram-канал
Эмпериум |
САНКТ-ПЕТЕРБУРГ |
бронирование билетов
бронирование гостиниц
деловое общение
делопроизводство
документооборот
закупка товаров и услуг
обеспечение жизнедеятельности офиса
организация деловых поездок
прием посетителей
работа с большим объемом информации
Перейти к вакансии
Vinder Law Office |
МОСКВА |
до 50 000 руб. на руки
ms office
ms outlook
travel support
грамотная речь
деловая коммуникация
деловая переписка
деловая этика
работа в команде
работа с большим объемом информации
работа с оргтехникой
Перейти к вакансии
Премиум Отель Ростов |
РОСТОВ-НА-ДОНУ |
ms powerpoint
административная поддержка руководителя
деловая коммуникация
деловая переписка
знание офисных программ
оперативный поиск информации в сети интернет
работа в команде
работа с большим объемом информации
точность и внимательность к деталям
Перейти к вакансии
Астрон Билдингс |
ЯРОСЛАВЛЬ |
английский язык
обеспечение жизнедеятельности офиса
организация мероприятий
организация работы приемной
офисная техника
планирование рабочего дня руководителя
прием посетителей
управление офисными водителями
Перейти к вакансии
Юрецкая Лариса Александровна |
МОСКВА |
60 000 — 100 000 руб. на руки
английский язык
грамотная речь
грамотность
деловая переписка
деловое общение
работа в команде
работа с базами данных
работа с большим объемом информации
тайм-менеджмент
телефонные переговоры
Перейти к вакансии
Платформа |
МОСКВА |
от 40 000 руб. на руки
грамотная устная и письменная речь
закупка товаров и услуг
опытный пользователь пк
поиск информации в интернет
работа в команде
работа с большим объемом информации
Перейти к вакансии
Платформа |
НИЖНИЙ НОВГОРОД |
от 40 000 руб. на руки
грамотная устная и письменная речь
закупка товаров и услуг
опытный пользователь пк
поиск информации в интернет
работа в команде
работа с большим объемом информации
Перейти к вакансии
Премиум Отель Ростов |
РОСТОВ-НА-ДОНУ |
грамотная речь
деловая переписка
деловое общение
поиск информации в интернет
пользователь пк
Перейти к вакансии
Производственная компания Такеда |
ЯРОСЛАВЛЬ |
ms outlook
ведение архива
деловая корреспонденция
деловая переписка
деловое общение
делопроизводство
документооборот
коммуникабельность, ответственность
обеспечение жизнедеятельности офиса
оперативный поиск информации
ответственность и пунктуальность
работа в условиях многозадачности
Перейти к вакансии
Фэсилити Сервисиз Рус |
МОСКВА |
55 000 — 55 000 руб. на руки
ms outlook
английский язык
входящая корреспонденция
грамотная речь
деловая коммуникация
прием и распределение звонков
точность и внимательность к деталям
Перейти к вакансии
Newmen |
МОСКВА |
административная поддержка руководителя
английский язык
деловая коммуникация
немецкий язык
организаторские навыки
Перейти к вакансии
ПУЧ РУС |
МОСКВА |
ms excel
ms outlook
ms powerpoint
sap
английский язык
технический перевод
Перейти к вакансии
Aramco Innovations |
МОСКВА |
business english
ms outlook
деловая переписка
делопроизводство
работа с оргтехникой
Перейти к вакансии
Юрецкая Лариса Александровна |
МОСКВА |
английский язык
грамотная речь
грамотность
деловая переписка
деловое общение
работа в команде
работа с базами данных
работа с большим объемом информации
тайм-менеджмент
телефонные переговоры
Перейти к вакансии
Сити Проджект |
НОВОСИБИРСК |
55 000 — 110 000 руб. на руки
административная поддержка руководителя
ведение переписки
грамотная речь
деловые переговоры
документооборот
знание делового этикета
контроль исполнения решений
организация встреч
планирование рабочего дня руководителя
работа с большим объемом информации
Перейти к вакансии
Newmen |
САНКТ-ПЕТЕРБУРГ |
70 000 — 80 000 руб. на руки
административная поддержка руководителя
английский язык
деловая коммуникация
немецкий язык
организаторские навыки
Перейти к вакансии
Тиккурила |
САНКТ-ПЕТЕРБУРГ |
административная поддержка руководителя
английский язык
грамотная устная и письменная речь
обеспечение жизнедеятельности офиса
организаторские навыки
организация встреч
организация деловых поездок
планирование рабочего дня руководителя
подготовка презентаций
управление документооборотом
Перейти к вакансии
Haier |
МОСКВА |
английский язык
грамотная речь
документооборот
работа в условиях многозадачности
Перейти к вакансии
Ventra |
ЮЖНО-САХАЛИНСК |
ms access
ms powerpoint
аналитическое мышление
английский язык
ведение переговоров
Перейти к вакансии
Шумило Дмитрий |
МОСКВА |
от 60 000 руб. на руки
навыки межличностного общения
обеспечение жизнедеятельности офиса
организация деловых поездок
пользователь пк
работа с оргтехникой
Перейти к вакансии
Second Wind |
МОСКВА |
английский язык
грамотная устная и письменная речь
работа в команде
работа с документами
способность быстро обучаться
уверенный пользователь пк
Перейти к вакансии
Second Wind |
САНКТ-ПЕТЕРБУРГ |
20 000 — 35 000 руб. на руки
английский язык
грамотная устная и письменная речь
работа в команде
работа с документами
способность быстро обучаться
уверенный пользователь пк
Перейти к вакансии
Second Wind |
ТОМСК |
20 000 — 35 000 руб. на руки
английский язык
грамотная устная и письменная речь
работа в команде
работа с документами
способность быстро обучаться
уверенный пользователь пк
Перейти к вакансии
Henderson |
МОСКВА |
1с: документооборот
ведение отчетности
грамотная речь и письмо
документооборот
инженерные системы
Перейти к вакансии
Семенов и Певзнер |
МОСКВА |
от 50 000 руб. на руки
административная поддержка руководителя
грамотная речь
работа в команде
Перейти к вакансии
ANCOR |
МОСКВА |
от 70 000 руб. на руки
ms excel
travel support
административная поддержка руководителя
обеспечение жизнедеятельности офиса
организаторские навыки
Перейти к вакансии
Ventra |
ЮЖНО-САХАЛИНСК |
ms access
ms powerpoint
аналитическое мышление
английский язык
ведение переговоров
Перейти к вакансии
Сидоркина Ульяна Анатольевна |
МОСКВА |
50 000 — 70 000 руб. на руки
деловая переписка
исполнение личных поручений руководителя
исполнение поручений руководителя
обеспечение жизнедеятельности офиса
организация встреч
Перейти к вакансии
Административная поддержка офиса
Routes to finance
Система государственной службы РФ (лекция) (Апрель 2020).
Table of Contents:
Как исполнительные секретари, так и административные помощники предоставляют расширенную административную поддержку одному или двум руководителям или менеджерам. Но то, что отделяет эти офисные должности от других более канцелярских и обычных офисных рабочих мест, — это уровень ответственности и конфиденциальности, связанных с ними.
В дополнение к основным офисным функциям административный помощник и исполнительный секретарь также несут ответственность за составление и подготовку отчетов, организацию и составление расписаний совещаний, просмотр входящих сообщений для определения их значимости, подготовку повесток дня заседаний совета директоров, организацию поездок, составление собрания минут, проведения исследований, подготовки корреспонденции, а также надзора и обучения сотрудников младшего разряда.
Эти роли могут потребовать различного уровня опыта и иметь любой из этих похожих должностей:
- Административный помощник начального уровня
- Административный помощник
- Старший административный помощник
- Исполнительный секретарь
- Старший исполнительный секретарь
- Офис-менеджер
- Старший офис-менеджер
Примечание: должности юриста и медикаментов совершенно разные и требуют специальной подготовки, требуемой в профессии, в которой они работают.
Различия между административными помощниками и исполнительными секретарями
Роли исполнительных секретарей и административных помощников имеют значительное совпадение, и различия в ролях могут различаться в зависимости от организации. В некоторых случаях исполнительный секретарь уделяет больше внимания административным обязанностям руководителя или руководителей, таких как планирование собраний, планирование поездок, обработка письменных сообщений и даже бухгалтерия. Помощник по административным вопросам может сосредоточиться на выполнении дополнительных задач по бизнес-операциям и взять на себя более лидирующую роль в некоторых возможностях, создавать повестки дня для проведения совещаний или конференций, управлять бюджетами и обрабатывать биллинг поставщиков.
Административным помощникам может потребоваться более специализированное образование в некоторых случаях, когда управление бизнес-операциями имеет решающее значение.
Основные навыки работы
У обоих исполнительных секретарей и административных помощников есть основной набор навыков работы, которые необходимы в любой из этих ролей. К ним относятся исключительные организационные навыки, отличные письменные и устные коммуникативные способности, а также большое внимание к деталям и профессионализму.
Они должны обладать техническим мастерством с помощью средств автоматизации делопроизводства, включая программные средства, такие как Microsoft Word, Excel и PowerPoint, а также инструменты бухгалтерского учета, такие как QuickBooks.
Административный помощник или Исполнительный секретарь в небольшом офисе
В небольшом офисе обязанности помощника по административным вопросам или исполнительного секретаря обычно выполняются различными сотрудниками офиса.Некоторые работы могут фактически выполняться руководителями самой компании, а роли административного помощника или исполнительного секретаря могут охватывать большее разнообразие обязанностей по мере необходимости в меньшей организации.
Административный помощник или Исполнительный секретарь в среднем офисе
По мере увеличения размера компании потребность в высокоорганизованном человеке и может выполнять множество задач. Это особенно справедливо для руководителей, которые управляют компаниями, требующими высокого уровня конфиденциальности и целостности для бизнеса, который ведется.
Помощник по административным вопросам или Исполнительный секретарь в крупном офисе
Обычно в большом офисе есть несколько административных помощников и / или исполнительных секретарей. При таком размере компании обычно необходимо иметь офисного менеджера, который координирует персонал, обслуживающий руководителей компании.
В некоторых случаях административный помощник будет сопровождать исполнительную команду в длительных командировках, чтобы помочь в организации встреч, планировании и других важных организационных задачах.
Административная поддержка офиса
Любая преуспевающая компания располагает штатом сотрудников, являющихся квалифицированными специалистами в своей области. Однако на начальном этапе своего развития или при отсутствии острой необходимости держать штат сотрудников бывает затруднительно или же в этом нет острой необходимости.
При аренде офиса на непродолжительное время, аренде офиса на день или при наличии пакета услуг « виртуальный офис» Вы приобретаете не только рабочее пространство, но и комплекс услуг, в который входит административная поддержка офиса. Если Вы арендуете офис у Центра Поддержки Малого Бизнеса, Вам нет необходимости нанимать секретаря, так как эта услуга предоставляется нами.
Будьте уверены в надежности нашей поддержки: квалифицированный англоговорящий секретарь предлагает Вам:
- Услугу по приему телефонных звонков
Профессиональный администратор будет принимать телефонные звонки и обрабатывать сообщения. Таким образом, Вы никогда не пропустите деловой звонок.
Мы уверены в том, что Вашим клиентам понравится возможность связаться с Вами по городскому номеру телефона. Мы предоставляем:
- Услугу по обработке телефонных звонков по доступной цене
- Специализированный городской номер
- Прием телефонных звонков от лица Вашей компании
- Англоязычного администратора
- Услугу по обработке и пересылке почты
Если Вы арендуете офис в Бизнес парке Румянцево, но не желаете работать с почтовой корреспонденцией, то мы можем выполнить эту работу за Вас! Квалифицированный секретарь разберет ваши почтовые и электронные письма и составит грамотный ответ в тех случаях, когда это необходимо. Подобные действия экономят Ваше время и усилия, которые могут Вам потребоваться для осуществления другой работы.
Возможно, Вам не всегда нужен офис, как, например, в случае ведения бизнеса на дому, но есть необходимость в административной поддержке. В таком случае наш квалифицированный специалист будет работать с почтой и электронными письмами на протяжении всего нашего сотрудничества!
- Услугу по выполнению личных поручений руководителя
Благодаря Центру Поддержки Малого Бизнеса у Вас всегда будет секретарь, который в любое удобное для Вас время выполнит любое поручение, связанное с Вашей работой.
Побеседовать сейчас с нашим консультантом по вопросу административной поддержки офиса можно по телефону +7 (495) 926-26-23
Либо заполнить форму обратной связи
© 2010-2016 Все права защищены. ООО «Центр Поддержки Малого Бизнеса»
Чем занимается административный помощник?
Работа административным помощником во многом схожа с работой секретаря, включая подготовку печатных документов, обработку телефонных звонков, контроль за документооборотом и ведение протоколов совещаний. Помимо этого, в обязанности административного помощника может входить контроль за материально-техническим обеспечением офиса, совместная работа с супервайзерами над важными проектами и управление работой секретарей. Несмотря на то, что данная позиция не требует какого-либо специального образования, административным помощникам руководителей высшего звена компании, и тем, кто работает в особых областях, таких как медицина или атомная энергетика, может потребоваться наличие профильного образования.
Обязанности
Часто, обязанности административного помощника намного шире чем у секретаря. Помимо прочего на нём лежит обеспечение офиса всем необходимым для бесперебойной работы сотрудников, работа с входящей и исходящей корреспонденцией, координация графиков поездок и встреч сразу нескольких людей. Иногда административный помощник отвечает и за связь с общественностью. Информируя общественность о тех, или иных событиях, он представляет свою компанию, т.е. является «лицом» компании. В некоторых случаях старший административный помощник контролирует работу младших помощников и/или секретарей, и периодически должен предоставлять отчёты и презентации о их работе. Довольно часто человек работающий на этой позиции помогает в проведении тренингов для нового персонала, особенно если работа этого персонала будет связана с выполнением административных задач. Административному помощнику также необходимо обладать такими навыками, как, например, умение работать с различным офисным оборудованием, понимание организации и проведения тендеров на поставку той или иной продукции и услуг.
Необходимые навыки
В виду того, что представителям данной профессии приходится контролировать рабочий график сразу нескольких людей, и отслеживать ход работы сразу нескольких проектов, они должны быть очень внимательны даже к самым маленьким деталям, и способны выполнять сразу несколько заданий одновременно. Им также необходимо обладать хорошими коммуникационными навыками, т.к. по роду деятельности им приходится много взаимодействовать с людьми, как с сотрудниками компании, так и с её клиентами. Способность принимать решения и работать самостоятельно тоже является важной составляющей, т.к. административный помощник – это человек который может быстро определить является ли полученный документ важным, или же не представляющим особого интереса. На какое электронное письмо может ответить рядовой сотрудник, а какое требует внимания руководителя более высокого уровня. Как и в каком порядке пройти согласование документов по всем служебным инстанциям, чтобы задача была выполнена качественно и в срок. Помимо всего упомянутого, административный помощник должен иметь хорошую дикцию, уметь красиво писать, и разбираться в современных технологиях, т.к. это часто необходимо при работе с большим объёмом корреспонденции, базами данных, проверке и редактировании документов.
Специализация
Административный помощник может специализироваться на работе отдельно взятого подразделения компании, например, отдела кадров или информационных технологий. Хотя такое положение дел свойственно скорее крупным организациям.
Административный помощник высшего должностного лица работает только с первыми лицами компании. Он может отвечать за работу целой группы людей, или же работать в команде с одним человеком. В любом случае, помимо упомянутого выше, помощник этого уровня ответственен за организацию поездок и участие в конференциях высшего менеджмента компании, взаимодействие с руководящим органом компаний-партнёров и членами их совета директоров. Проще говоря, чем выше, масштабнее и весомее должность руководителя, тем больше требований предъявляется к его административному помощнику.
Иногда административный помощник может специализироваться в какой-то конкретной области, например, медицине или праве. В таких случаях помимо стандартных обязанностей, ему приходится выполнять задания, напрямую относящиеся к его специализации. Например, от помощника адвоката может потребоваться провести изучение судебных прецедентов и организовать краткое заседание с обсуждением основных вопросов рассматриваемого дела. От помощника врача часто требуется знание процедуры оформления и выставления страховой компании счётов за оказанные врачом медицинские услуги и правил работы лаборатории.
Встречаются и виртуальные административные помощники, выполняющие свою работу удаленно, посредством телефона и сети интернет.
Профессиональная подготовка
В большинстве случаев, кандидат на вакансию административного помощника может получить эту должность при наличии полного среднего образования и прохождении курсов по деловой этике и информационным технологиям. Для вакансий специализированных областей, таких как медицина или юриспруденция, кандидату необходимо знать, понимать и ориентироваться в механизме работы данной отрасли и её терминологии. Сертификат о прохождении профессиональной подготовки, диплом специалиста, свидетельство об окончании обучения в признанном учебном заведении – всё это может существенно помочь при устройстве на работу и дальнейшем продвижении по служебной лестнице.
Должностные обязанности административного помощника.
Должностные обязанности административного помощника больше, чем просто отвечать на телефонные звонки и заказывать обед для босса. Прочитайте эту статью, что бы узнать больше об этих обязанностях. Должностные обязанности административного помощника, сейчас расширились до более сложных обязанностей, как делать презентации и запуск офиса. Должностная инструкция помощника администратора включает в себя обязанности по управлению проектами и ответственность. В принципе, он работает в многозадачном режиме. Основная его обязанность – обеспечивать административную поддержку, чтобы помочь гладко и эффективно работать в офисе.
Обязанности
Административный помощник делает отчетность для руководителя,будто старший административный менеджер.Обязанности административного помощника предполагают уделение внимания мельчайшим деталям, быть неплохо организованным и иметь отличные навыки общения. Обязанности административного помощника включает выполнение и координацию административной деятельности офиса, получение и интеграция данных и распространение информации клиентам и сотрудникам компании.
Обязанности и ответственность помощника по административным вопросам,также распространяется для выполнения различных обязанностей, таких будто планирование совещаний, встреч, организация и ведение делопроизводства совместно с мягкими копиями, проведение исследований и распространения информации, используя телефон, e-mail, письма и веб-сайты. Обязанности административного помощника также включают в себя поддержку в организации поездок и размещение гостей.
Административному помощнику также эффективно требуется возделывать и использовать факсы, ксероксы, сканеры, видеоконференции, телефонные системы, компьютерные, офисные программы и др. . Он/она также должны быть неплохо знакомыми с файлами word, электронными таблицами,презентациями Powerpoint, отчетами, документами, публикациями, программным обеспечением и цифровыми графиками.
Административный помощник должен владеть хорошие навыки коммуникации и ведения переговоров, когда говорит и работает с клиентами, продавцами и другими сотрудниками. Административный помощник должен быть в состоянии править акциями и другими хранилищами данных. Многие компании передают обязанности и ответственность, обучение и ориентацию новых сотрудников на административного помощника. Административному помощнику требуются познания для управления видео-звонками, контролировать работу других сотрудников,выполнять обозрение записок, представлений, отчетов и др. Они также должны уметь выполнять подготовку планов, организовать заседания комитетов и исполнительных органов.
Основные обязанности включают сбор корреспонденции, отчетов и других документов. Они должны уметь поддерживать файлы office, open и разносить документы по почте,организовывать встречи и мастерить координацию ремонта оргтехники. Они также обязаны хранить конфиденциальную информацию и файлы, записи принимаемых решений, организация оплаты гонораров, исследования и поддержка в подготовке ходатайств, политик и процедур офиса. Они также должны приветствовать и помогать посетителям, отвечать на телефоны и направлять их в соответственный департамент.
Функции и обязанности административного помощника, также включает в себя организацию офиса, заказ канцелярских товаров, ведение клиентов и выполнение офисной работы гладко. Если какие-либо глюки проявляются в повседневной работе офиса, он должен быть в состоянии ликвидировать проблему.
Навыки и умения
Кандидат должен обладать определенными навыками и знаниями. Это включает в себя познания:
Бухгалтерский учёт
Администрирование офиса
Финансовые аспекты
Сведения о сотрудниках и файлах
Программы обработки слов, а также использовать электронные таблицы
Кандидат должен обладать навыками, которые включают в себя:
Письменные коммуникативные навыки
Навыки межличностного общения
Способность принимать решения
Способность к решению задач
Вербальные и коммуникативные навыки аудирования
Навыки управления временем
Здешний язык, а также другие общие языки обещния, развитие навыков чтения и письма
Организационные навыки
От себя лично хочу добавить, кандидат должен обладать отличной трудовой этикой, должен быть честным, надежным, скромным и гибким. Человек должен владеть культурную чувствительность и уважительно смотреть ко всем сотрудникам и клиентам организации.
Проблемы
Он может столкнуться с различными трудностями во пора его/ее работы. Они включают в себя долгие часы работы, использование компьютеров, а также подъём или смещение отдельных товары для офиса и материалов. Он может столкнуться с непрерывным перерывом сотрудников,и возможно, придётся поговорить с ним/ней на регулярной основе. Помощник должен быть умственно и физически сильным. Ему нужно не лишь, чтобы поговорить с сотрудниками, клиентами, однако и уложиться в сроки, отслеживать заказы и поставки, а также должны быть высокая точность поддержания уровня в области всех основных и нюансов работы. В некоторых случаях, он должен владеть знания, касающиеся некоторых правовых аспектов, знать терминологию, а также процедуры. Тех, кто работает в медицинских учреждениях,могут потребоваться определенные познания, связанные с медицинскими процедурами, оборудованием, терминологией, а также отчетами.
Вы может найти работу,и она может быть огромной и сложной, однако это, безусловно, одна из полезных возможностей трудоустройства. Весь офис, зависит от вас и для вас необходимо будет знать любой уголок и угол кабинета. Он становится будто ваш ребенок, и вы должны лелеять его и увериться, что он работает гладко. Вы должны владеть опыт в навыках секретаря, диплом об окончании средней школы с основными офисными и компьютерными навыками. Существует большое число компаний, которые ищут кандидатов со степенью бакалавра на место административного помощника. Если вы амбициозный человек, кто не уклоняется от обязанностей и проблем, это верный путь карьеры для вас.
-
Услуги администратора и прием посетителей
Работа администратора и организация приема и встречи гостей играют ключевую роль в поддерживании длительного позитивного впечатления от посещения объекта как его сотрудниками, так и партнерами и клиентами. Подобные услуги повышают не только уровень безопасности, но и степень заботы о посетителях, создавая комфортную атмосферу для работы и налаживания контактов.
-
Обслуживание конференций и мероприятий
Мы предлагаем хорошо организованное обслуживание встреч и конференций: от подготовки пространства и настройки медиатехники до встречи и сопровождения посетителей. Наша поддержка позволяет сотрудникам заказчика сконцентрироваться на обсуждении актуальных вопросов, будь то внутрикорпоративная встреча, прием посетителей или важных гостей. Все остальное мы берем на себя.
-
Служба ресепшен
Качество обслуживания телефонных обращений обеспечивается высокоэффективным профессиональным сервисом, который предоставляется службой поддержки. Мы применяем современные технологии, которые способствуют обработке максимального количества звонков с минимальными расходами.
-
Услуги консьержа и гардеробщиц
Наши сотрудники гарантируют высокое качество обслуживания на каждом этапе посещения объекта, в том числе, когда речь идет об организации поездок и услугах консьержа либо об обеспечении комфорта посетителей и сохранности их вещей на самом объекте.
-
Почтовая служба и услуги курьера
Организованные нами почтовая и курьерская службы обеспечат легкость, быстроту доставки и сохранность вашей документации, что позволит оперативно обмениваться необходимыми данными и упрощать процесс документооборота как внутри компании, так и с партнерами.
-
Обслуживание документации
Наш сервис по обслуживанию документации предполагает, среди прочего, оптимизацию электронных систем хранения, архивирования и получения документов. Помогая обеспечить надежное хранение данных, мы повышаем эффективность использования пространства и продуктивность сотрудников.
-
Поддержка в решении административных и исполнительных задач
Наша компетентная поддержка в решении административных и исполнительных вопросов создает ценность за счет повышения эффективности работы специалистов, которые берут на себя координацию документооборота, выполнение ежедневных операций, организацию поездок, контроль и оптимизацию затрат и другие рутинные задачи, тем самым предоставляя вам возможность сконцентрироваться на развитии бизнеса.
-
Обслуживание кофе-пойнтов и вендинг
Мы понимаем, что продуктивная работа требует от сотрудников больших энергозатрат. Поэтому они всегда могут воспользоваться хорошо организованными и удобными кофе-пойнтами, чтобы восполнить силы или обсудить задачи в непринужденной обстановке. Мы обеспечим бесперебойную закупку и доставку всех необходимых продуктов и расходных материалов, в том числе и для вендинг-аппаратов.
Административная
поддержка
Управление проектами
и строительство