Административное руководство функции

Содержание

• Административный процесс
• 5 административных функций в компании
• Планирование
• Организация
• Координация
• Адрес
• Контроль
• Важность
• Сохранение финансов здоровыми
• Повысить продуктивность
• Помогите достичь целей
• Удовлетворение клиентов
• Продвигайте решения, основанные на данных
• Примеры
• Коммерческая функция
• Бухгалтерский учет
• Финансы
• Гигиена и дапромышленная безопасность
• Ссылки

В Административные функции это те обязанности или действия, которые каждый менеджер должен использовать для достижения выдающихся результатов в краткосрочной и долгосрочной перспективе в компании. Эти функции универсальны по своей природе, поэтому каждый руководитель может реализовать их в своей работе.

Администраторы, в общем, участвуют в общем наборе функций для достижения целей компании. Эти административные функции были описаны Анри Файолем в своей книге. «Промышленное и общее управление» в 1916 г..

Администрация, также известная как бизнес-администрирование, — это управление офисом, компанией или организацией. Он предполагает эффективную организацию людей, информации и других ресурсов для достижения целей компании.

Информация является ключом к бизнес-операциям, а люди — это ресурсы, которые используют информацию для увеличения стоимости компании. Это означает, что у компаний возникнут трудности, если у них не будет какого-то административного управления.

Административный процесс

Когда административный процесс осуществляется систематически, в управлении компаниями достигаются благоприятные результаты. В этом процессе считается, что администрация выполняет определенные действия, называемые административными функциями: планирование, организация, координация, руководство и контроль.

Это ценится как процесс, потому что организация не может быть реализована, если планирование не было установлено, ее нельзя координировать, если она не была спланирована и организована ранее, и так далее, пока ее нельзя будет контролировать, если она не была запланирована. организованная, скоординированная и направленная деятельность.

5 административных функций в компании

Эти функции предназначены для указания того, в каких областях будет проводиться работа и где будут прилагаться усилия, в дополнение к решению проблемы о том, как выполнять задачи в каждой из этих областей для достижения заранее определенных целей.

Эти функции составляют жизненно важные части структуры компании, помогая организации эффективно управлять ресурсами и людьми.

Планирование

Это означает возможность заранее решить, что делать, когда и как это делать, а также кто должен это делать. Нанесите на карту путь от места, где находится компания, к тому месту, где она хочет быть.

Функция планирования включает в себя постановку целей и их организацию в логическом порядке. Кроме того, установите стратегии, которым нужно следовать для их достижения. Руководство участвует как в краткосрочном, так и в долгосрочном планировании.

При планировании должно руководствоваться единство, оно должно быть точным, а также определенным образом гибким и непрерывным. Необходимо учитывать предыдущий опыт, чтобы избежать проблем, представленных ранее.

Организация

Он включает определение обязанностей, которые должны быть выполнены, группирование обязанностей по отделам или отделам и определение организационных отношений.

Целью является достижение скоординированных усилий всех элементов организации. Организация должна учитывать делегирование полномочий и ответственности, а также объем контроля в надзорных подразделениях.

Хорошая организация работы имеет важное значение, потому что таким образом можно организовать деятельность, которая будет осуществляться, так, чтобы структура компании была прочной.

Координация

Это относится к увязке процедур с задачами, выполняемыми в компании, с целью их дополнения и помощи в работе каждого из сотрудников.

Его цель — консолидировать все, что делается, для достижения целей и общих задач, предлагаемых компанией.

Адрес

Он ведет людей таким образом, чтобы достичь целей компании. Это подразумевает адекватное распределение ресурсов и оказание эффективной поддержки.

Лидерство требует исключительных навыков межличностного общения и способности мотивировать людей. Необходимо найти правильный баланс между упором на потребности в персонале и упором на экономичное производство.

Его должен проводить руководитель, чтобы сотрудники могли выполнять предложенные действия и достигать намеченных целей.

Контроль

Это функция, которая оценивает качество во всех областях и выявляет потенциальные или фактические отклонения в плане организации.

Это обеспечивает высокое качество работы и удовлетворительные результаты, сохраняя при этом упорядоченный и бесперебойный контроль за окружающей средой, включая информацию для измерения управления производительностью и выполнения корректирующих действий.

Проверяет и оценивает правильность выполнения задач, которые должны быть выполнены в компании. Кроме того, вы должны знать об исправлении сгенерированных ошибок, а также о любых отклонениях от целей.

Важность

Сохранение финансов здоровыми

Если вы не контролируете расходы, не сокращаете отходы и не доверяете своим данным, поддерживать здоровье своих финансов невозможно. Если все подразделения компании организованы, включая финансовый отдел, управлять денежными потоками намного проще.

Очень полезно установить частоту и методы поддержания этого контроля. Информация также должна быть централизованной, чтобы избежать дублирования и ошибок при ее отправке в другие места.

Вот почему вам нужно заменить несколько электронных таблиц одной надежной системой, которую обновляет небольшое количество людей.

Повысить продуктивность

Можно определить, какие команды лучше всего выполняют определенные задачи, и позволить им сосредоточиться на сильных сторонах. Выявление ошибок в процессе и их исправление приведет к более эффективной методологии, которая будет тратить меньше времени, а также меньше ресурсов.

Выявляя и исправляя ошибки, вы можете производить больше за меньшее время и использовать меньше ресурсов в процессе, обеспечивая лучшие результаты.

Помогите достичь целей

Административное управление позволяет добиться требуемых результатов. Это связано с тем, что он ориентирован на внедрение более эффективных процессов, удостоверяющих достижение целей.

Удовлетворение клиентов

Наиболее эффективные процессы отражаются в качестве и сроках, в результате чего клиенты удовлетворяют их потребности. Отношения с клиентами могут быть более тесными, что помогает лучше понять их потребности, чтобы предлагать продукты и услуги, которые их удовлетворяют.

Продвигайте решения, основанные на данных

Решения принимаются по результатам. То есть, если все происходящее отслеживается, это будет записано в data. На основе этих данных можно принимать более точные решения, анализируя прошлые и текущие сценарии, чтобы планировать будущее.

Примеры

Коммерческая функция

Это функция, которая связывает компанию с внешней средой. Он отвечает за все действия, необходимые для доставки произведенных товаров и услуг покупателям.

Цель анализа рынка — установить, какой продукт или услугу необходимо производить, на каких людей вы хотите ориентироваться, как они будут продвигаться, где они будут продаваться, какова будет их цена и т. Д.

Эта деятельность будет направлена ​​на то, чтобы клиент был доволен продуктом или услугой, которые он предоставляет, а не какими-либо другими, которые другие компании разместили на рынке.

Бухгалтерский учет

Он контролирует ресурсы, которыми обладают компании, чтобы эффективно ими управлять. Во-первых, необходимо наладить бухгалтерский процесс, провести этапы автоматизации, оценки и регистрации.

Кроме того, через финансовую отчетность он информирует об операциях, проводимых компанией. Он должен показать, каковы ресурсы и сколько стоит сумма долгов, продуктов, расходов и активов, а также дать оценку деятельности компании.

Информация, предлагаемая бухгалтерией компании, необходима для принятия решений как собственниками, так и менеджерами.

Финансы

Планируйте экономические ресурсы таким образом, чтобы их использование было максимально оптимальным. Кроме того, он исследует источники финансирования для привлечения ресурсов, когда они необходимы компании.

Он направлен на снижение неопределенности в отношении инвестиций, чтобы достичь максимальной прибыльности компании или прибыли на акцию.

Гигиена и дапромышленная безопасность

Он определяется как деятельность, направленная на защиту физической неприкосновенности сотрудников и предотвращение несчастных случаев в будущем. Контролирует и предотвращает экологические риски для людей в компании, которые могут вызвать заболевания.

Он отвечает за минимизацию существующих рисков для работников и рабочих групп в их взаимоотношениях.

Ссылки

1. Ecourses Online (2020). Функции администрации. Взято с: ecoursesonline.iasri.res.in.
2. Справка (2020). Что такое функция администрирования? Взято с: reference.com.
3. Институт административного управления (2020). Административное управление. Взято с сайта instam.org.
4. Экономическая энциклопедия (2020). Административные функции. Взято с сайта encyclopediaeconomica.com.
5. Сабино Айяла Виллегас (2006). Административный процесс и его основные функции. Взято с: gestiopolis.com.
6. Мой Abcm (2020). Узнайте о важности административного управления для бизнеса. Взято с: myabcm.com.

Ещё несколько десятилетий назад руководитель предприятия выполнял в основном хозяйственные задачи: обеспечение, координация процессов, словом, занимался решением насущных проблем. Со временем повышающийся уровень образования наёмных работников, научно-технические нововведения, социальные процессы изменили взаимоотношения между руководством и коллективом. Основные функции руководителя современной компании тоже подверглись пересмотру. На сегодняшний день технологические процессы настолько усложнились, что руководитель просто не может обладать достаточной подготовкой, чтобы единолично управлять и контролировать деятельность многих квалифицированных специалистов.

Если собственник бизнеса попытается вникать во все нюансы бизнес-процессов, он просто надорвётся морально и физически, как это случилось, например, с Александром Змановским, запустившим несколько прибыльных бизнес-проектов. Некоторые предприниматели, справедливо полагая, что владелец бизнеса вовсе не обязан разбираться в тонкостях работы каждого подчинённого, впадают в противоположное заблуждение.

“Большинство руководителей не понимают, в чём заключается их работа, как она должна выглядеть. Как выглядит работа врача — ясно всем. А менеджера? Многие думают, что лучший показатель профессионализма управленца — когда ничего не делаешь, а «оно всё само работает». Но как тогда люди будут воспринимать руководителя? Как бездельника”.
А. Высоцкий, бизнес-лектор, предприниматель

Так чем должен заниматься владелец успешного предприятия? Давайте разбираться. Роли, исполняемые руководителем, принято разделять на три большие группы:

• межличностные роли, касающиеся в основном представительских функций;
• информационные: в зависимости от уровня роли управленец исполняет разные функции — выступает лицом организации, доносит информацию до подчинённых;
• решающие роли — руководитель реализует свою власть, распределяя ресурсы, корректируя ход дел, выступает посредником в различных спорах.

Основная функция руководителя — разработка стратегии

Современного владельца бизнеса можно назвать профессиональным разработчиком стратегических планов и решений, наделённым властью для их внедрения. Реализация функций стратегического управления выявляет творческий потенциал менеджера, его лидерские качества, способность к аналитике и прогнозированию.

Выбор целей

Формулировка миссии и целей организации является ключевым этапом в процессе стратегического управления. Корпоративная философия определяет основные ориентиры развития компании, с помощью выработки единой позиции способствует сплочению коллектива, формирует имидж и внутрифирменную этику. Считается, что грамотно сформулированная миссия должна иметь интонационный оттенок «брошенного вызова» — тогда она будет побуждать коллектив к серьёзной работе. Лаконичное выражение миссии должно озвучивать несколько факторов:

• историю становления, профиль деятельности, стиль поведения компании (социально-экономические ценности руководства);
• состояние рыночной среды и место предприятия на рынке;
• ресурсы (продукты), с помощью которых организация может достичь поставленных целей.

Важность постановки чётких, ясных и достижимых целей трудно переоценить. Стратегические цели ложатся в основу планирования, определяют основные направления деятельности, выделяют ключевые подразделения или процессы, которые будут финансироваться в первую очередь. Формулировка, планирование процесса достижения, контроль за достижением целей являются основными функциями руководителя, которые нельзя делегировать команде наёмных менеджеров: цели и миссия в буквальном смысле создают облик и суть компании, отражают мировоззрение её собственника.

Задачи и их достижение

Задачи развития нередко путают с целями компании, поэтому поясним, что цели — это несколько умозрительное выражение желаемого состояния компании. А задачи имеют более низкий уровень исполнения: они относятся к деятельности конкретных подразделений, дивизионов, филиалов организации. Как правило, задачи носят текущий, краткосрочный (периодом до года-двух) характер. Комплекс путей достижения задач различных уровней и подразделений формирует краткосрочную (текущую) деятельность и относится скорее к тактике, чем к стратегии. Поэтому процесс достижения задач не входит в непосредственную сферу управления высшего руководства: собственник может без малейшего ущерба для фирмы передоверить оперативную работу своей команде, оставив за собой функцию контроля.

Планирование

Стратегическое планирование — это инструмент для прогнозирования будущего и формирования состояния компании к концу запланированного периода. Стратегическое планирование обычно охватывает период от трёх до семи лет и отвечает на вопросы:

• где мы сейчас находимся (проводится анализ внешней и внутренней среды компании; определяются её слабые и сильные стороны; даётся оценка трудовым, финансовым и иным резервам);
• куда мы хотим попасть (формулировка миссии, например, «обеспечить магазины юга России качественным и доступным холодильным оборудованием»; формирование стратегических целей, например, «увеличить производство на 40%»);
• как мы это сделаем (определение ключевых для достижения цели подразделений, перераспределение финансирования, разработка системы контрольных показателей).

При этом разработчик стратегии должен обладать определённой гибкостью мышления, поскольку на практике не всегда удаётся осуществить академический жизненный цикл управленческого решения: постановка задачи, разработка решения, утверждение, исполнение. При внедрении менеджеры чаще встречаются с необходимостью вернуться назад, скорректировать цепочку действий, отказаться от части плана.

Административные функции

Администрирование является одной из важнейших направлений деятельности высшего руководства организации («администратор» и переводится с латинского как «управляющий»). Административные функции руководителя в организации можно разделить на несколько взаимосвязанных направлений.

Организационная функция

Организационная функция менеджера состоит объединении бизнес-элементов (кадров, идей, процессов) в жизнеспособную, эффективную систему, направленную на достижение стратегических целей компании. Организационную деятельность руководителя можно разбить на несколько этапов:

• определение целей и задач деятельности предприятия, подразделения или группы;
• выявление особенностей взаимодействия входящих в группу сотрудников;
• расчёт потребности в ресурсах, необходимых для перебойной работы подразделения;
• распределение полномочий, определение порядка действий, построение иерархии (системы подчинения) внутри группы;
• поддержание должного уровня мотивации у сотрудников;
• осуществление направляющей функции (координации подчинённых);
• контроль за деятельностью подразделения.

Кадровая функция

Особая роль, специфичность, предмет воздействия (персонал) кадровой функции привели к тому, что эта область деятельности руководителя выделилась в отдельную, самостоятельную управленческую практику. Основные направления кадровой работы:

• формирование кадровой политики обеспечивает реализацию стратегических задач предприятия; положения кадровой политики зависят от состояния рынка труда (наличия необходимых специалистов) и предполагаемой кадровой потребности в процессе развития компании; политика определяет общие моменты: роль персонала, стиль решений кадровых вопросов, основные приоритеты в работе с персоналом;
• кадровое планирование включает три этапа: оценка существующих ресурсов; анализ прогнозируемых потребностей по качеству и количеству персонала; выработка графика (программы) действий по привлечению (обучению) необходимых специалистов;
• набор и отбор персонала путём выбора кандидатов, чьи профессиональные и личные качества максимально отвечают квалификационным требованиям предприятия;
• разработка системы заработной платы и иных методов стимулирования сотрудников.

Стимулирующая (мотивационная) функция руководства

Мотивация персонала как инструмент базируется на двух  «китах»: системе поощрений и системе наказаний. Теории менеджмента ХХ века сходятся в убеждении, что положительное стимулирование должно занимать около 80% от общей структуры мотивации: положительные подкрепления эффективнее формируют необходимые для производства модели поведения сотрудников. Многие современные руководители совершают психологический просчёт, отождествляя собственный уровень мотивации и уровень своих подчинённых.

Для собственника, который воспринимает компанию как одно целое, результат, продукт его труда понятен и является достаточным мотиватором. Для члена коллектива, который выполняет только часть работы, достижение целей компании и связанные с этим событием блага превращаются в абстрактное понятие. Это психологическое явление принимает ещё более выраженное состояние, когда работник не видит материального выражения результатов своей работы (как, например, столяр видит изготовленный его руками комод). Для решения этой проблемы многие руководители применяют (там, где это возможно) принцип сдельной оплаты труда: прозрачная, чёткая система позволяет работнику точно подсчитать, сколько он заработал сегодня (за неделю, месяц), качественно исполняя те или иные обязанности.

“Производительность труда зависит от желания людей работать, от их заинтересованности в результате. А желание и мотивация персонала, в свою очередь, зависят от руководителя. Сегодня побеждает не капитал, не станки, не ноу-хау. Сегодня побеждает команда управленцев. Хорошая новость в том, что руководителями не рождаются: 80% этого искусства — приобретённые навыки”.
А. Высоцкий, бизнес-лектор, предприниматель

Кроме денежных поощрений и компенсаций, стимулирующих производительность, руководству необходимо учитывать и другие методы мотивации, которые основаны на различных уровнях стимулов:

• материальные неденежные поощрения, которые принято называть необязательными (с точки зрения закона) компонентами «социального пакета»;
• нематериальные стимулы: признание заслуг, личные льготы вроде свободы планирования графика, улучшение культуры и норм взаимодействия между сотрудниками.

Базовые принципы мотивации гласят, что вознаграждение любого рода должно быть конкретным, безотлагательным и достижимым (за любые успехи, а не только сверхзначительные).

Коммуникативно-регулирующая деятельность

Суть коммуникативно-регулирующей работы заключается в установлении эффективных межличностных отношений, этот вопрос тоже входит в круг функций и задач руководителя. Проблему взаимодействия сотрудников с руководством различного уровня можно наблюдать на многих предприятиях. Причина отсутствия понимания обычно заключается в том, что участники общения находятся, так сказать, в разных плоскостях:

• персонал не понимает интересов и степени ответственности начальника;
• руководитель занимает роль контролёра, в которой велика вероятность ошибочного объяснения неудач не обстоятельствами, а ленью, некомпетентностью, глупостью подчинённого.

На самом деле статистика гласит, что всего лишь около 30% сбоев в работе объясняются человеческим фактором, а остальные происходят в силу обстоятельств или просчётов со стороны руководителя:

• недостаток у исполнителя информации, времени, материалов;
• задание было возложено на сотрудников, не обладающих достаточной квалификацией;
• начальник не учёл, что он сам обладает правом отдавать распоряжения, а ответственный за работу сотрудник может только уговаривать коллег.

Во избежание подобных ошибок управления были разработаны общие принципы взаимодействия с подчинёнными:

• управление людьми должно строиться на выявлении их положительных качеств: определяйте сильные стороны ваших сотрудников и соответственно используйте эти знания при распределении обязанностей;
• не забывайте хвалить личные и профессиональные качества работника, полезные для бизнес-процесса;
• прежде чем отчитывать сотрудника, обсуждая его личные качества, разберите с ним обстоятельства неудачи: возможно, он сам признает, что в данных условиях мог бы сработать качественнее;
• прибегайте к компромиссам: при твёрдом управлении и наличии определённых принципов коллектив не будет воспринимать уступки как слабость начальника.

Будьте терпимы к индивидуальным особенностям: кто-то долго вникает в поставленную задачу, кто-то любит поспорить ради уточнения, а не самоутверждения и т. п.

Контролирующая функция руководителя

Контроль — обязательный компонент руководства любого уровня, направленный на повышение эффективности деятельности компании. Грамотный процесс контроля предполагает несколько этапов:

• установление норм и стандартов выполнения работ;
• определение круга контрольных показателей, по которым можно объективно оценивать результаты работы отдельных сотрудников, ответственных групп или подразделений;
• оценка результатов;
• выявление причин расхождений между заданными и фактическими показателями;
• принятие управленческих решений на основе полученной информации.

Отсутствие стандартов приводит к размытию границ функционала сотрудника, отсутствию понятия о необходимом уровне качества исполнения. В итоге любые нарекания руководства будут восприниматься работником как придирки, поскольку он выполняет работу без чётких ориентиров, на уровне своего понимания и считает исполнение достаточно эффективным.

Экспертно-инновационные функции собственника бизнеса

Роль эксперта в руководстве тесно связана с функцией выработки стратегии, она представляет собой внедрение различных новшеств на разных уровнях:

• макроуровень — изменение стандартов, освоение нового оборудования, выпуск новой продукции, внедрение новой программы или стратегии;
• микроуровень — привлечение новых специалистов, учреждение новых должностей, организация проектов.

Функции руководителя проекта включают в себя работу с такими психологическими факторами, как, например, сопротивление переменам. Это основная проблема, мешающая развитию компании, влиянию которой нередко подвержены даже менеджеры высшего звена. Реформатор должен учитывать и разрабатывать планы борьбы с такими факторами, как:

• опасения по поводу увеличения объёмов работ;
• непонимание причин изменений;
• объективный страх перед чем-то новым;
• излишняя самоуверенность или императивная манера продвижения новой стратегии у начальников среднего звена.

Лучшей профилактикой сопротивления переменам служит отлаженная и эффективная система обратной связи от линейного персонала к руководителю.

Круг социальных обязанностей

Традиционные школы управления обычно рассматривают обязанности руководителя в качестве организационного и технического функционала, между тем традиции современного рынка наделяют первое лицо рядом представительских и социальных обязанностей.

1. PR и отношения с потребителями. В деле реализации продукта трудно переоценить роль имиджа, создаваемого компанией, и степень лояльности клиентов по отношению к ней. Работа с потребителем не должна строиться по принципу обороны, когда предприятие работает в основном с претензиями. Успешные предприятия прилагают большие усилия, чтобы покупатель был как можно полнее осведомлён о качествах продукта к моменту предполагаемой покупки, а также изучают особенности спроса на свой продукт в различных регионах, социальных слоях, возрастных группах.
2. Партнёрские отношения. Большинство серьёзных проектов сегодня осуществляются на основе сотрудничества нескольких участников. Основной принцип партнёрства — это постулат, что сотрудничество эффективнее конкурентной борьбы. Заключая соглашение, компании обязуются проявлять честность, доверие и уважение по отношению друг к другу, а задача руководителя — внушить потенциальным партнёрам уверенность в своей организации и обеспечить соблюдение принятых финансовых, технических и моральных обязательств.
3. Отношения с органами местной власти. Многочисленные проверки со стороны различных структур являются большой помехой российскому бизнесу, поскольку система проверок выстроена так, чтобы находить нарушения и наказывать за них, а не оказывать методическую или консультативную помощь в их устранении. Представители органов исполнительной власти часто толкуют сомнения в свою пользу, трактуя рекомендательные положения как императивные, исключая из обсуждения «неудобные» нормативные акты и т. д. Задача руководителя — минимизировать последствия визитов контролирующих органов. Если не брать в расчёт противоправный метод взяточничества, то у владельца остаётся два инструмента: наличие в штате юриста соответствующего профиля и работа по обеспечению максимально возможного уровня по исполнению предписаний.

Заключение

Итак, мы рассмотрели, какие функции выполняет руководитель в организации, а в заключение отметим личные качества, которые необходимо развивать каждому менеджеру. Эффективный руководитель обладает достаточной твёрдостью в реализации принятых решений, несмотря на недовольство и возражения персонала. Здесь уместно вспомнить военное правило: вред от ошибочного приказа командира однозначно меньше, чем вред от анархии и брожения умов. При этом «хороший» начальник всегда несёт ответственность за свои действия, подавая пример подчинённым. Грамотный руководитель не стремится к тотальному контролю всех процессов вплоть до мелочей — он умеет делегировать полномочия, освобождая своё время для решения стратегических вопросов. Сегодня выигрывает тот руководитель, который умеет ценить профессионалов и понимает, что стратегический менеджмент рассматривает людей как самый ценный ресурс развития. Таков приблизительный портрет современного руководителя, который стремится обеспечить оптимальный подход к развитию своего бизнеса.

Административный директор: должностные обязанности, функции и требования

Для чего нужна должностная инструкция? Этот важный документ ограничивает функциональные обязанности сотрудника, закрепляет его служебные полномочия, устанавливает обязательные требования к соискателю на вакантное место, знакомит гражданина с его неотъемлемыми (на рабочем месте) правами, полнотой ответственности за действия/бездействие, решения. Сегодня мы познакомим вас с должностной инструкцией административного директора. А именно — с главными положениями данного документа, его стандартной структурой и наполнением. Начнем наш рассказ с общего знакомства с должностью.

О должности

Административный директор — штатная единица, более всего характерная для крупных корпораций с разветвленной системой управления. Чем занимается специалист? Чаще всего это заместитель директора по административно-хозяйственной работе. Однако нередко в сферу его ведения входит и следующее:

• канцелярия;
• IT-подразделение;
• секретариат;
• архивы и проч.

Сфера деятельности должностного лица

Административный директо, в первую очередь занимается рабочими вопросами организационного характера. В отдельных случаях в сферу его полномочий и обязанностей входит и следующее:

• Техника безопасности в организации.
• Корпорационная этика.
• Вопросы трудовой дисциплины в фирме или на предприятии.

Административный директор — руководитель достаточно высокого уровня. Должностные обязанности данного работника подразумевают, что он полномочен заниматься общим руководством работой подведомственных ему подразделений. А это значит, что их сотрудники находятся в непосредственном подчинении данному должностному лицу. Отсюда прямо следует, что к административным директорам предъявляются достаточно строгие квалификационные требования.

Законодательное регулирование

Как правило, при составлении должностных инструкций специалисты кадровой службы организации руководствуются ЕКС (Единым квалификационным справочником должностей управляющий, специалистов и иных служащих). Акт был утвержден приказом Министерства труда №37 в 1998 году.

Но административного директора (должностной инструкции работника) в ЕКС нет. Из этого следует, что при составлении документа для этого сотрудника специалист кадровой службы может опираться на акты для схожих должностей:

• начальника хозподразделения;
• руководителя канцелярии;
• главного (старшего) администратора;
• начальника архивного отдела и проч.

План должностной инструкции

Какого-либо строго определенного лекала здесь не существует. Однако должностная инструкция заместителя директора по административной работе обязательно должна содержать в себе следующие разделы:

• Общие положения.
• Главные задачи деятельности.
• Функциональные обязанности специалиста.
• Права должностного лица.
• Ответственность работника.

Предлагаем читателю на основе этого документа ознакомиться с аспектами деятельности руководителя по административной работе.

Общие положения должностной инструкции

Начинаем разбирать структуру данного раздела документа:

1. Полное наименование должности. В нашем случае все просто: «административный директор».
2. Описание должности, предписания по подчиненности. В нашем случае специалист подведомственен генеральному директору. У него в подчинении, в свою очередь, могут быть более мелкие подразделения и их руководители.
3. Условия приема соискателя на вакантное место, а также условия его увольнения, не противоречащие действующему российскому трудовому законодательству. В нашем случае прием и увольнение происходят по приказу гендиректора организации.
4. Указание сотрудника, который будет временно исполнять обязанности директора по административно-хозяйственной части в случае отсутствия последнего на рабочем месте.

Квалификационные требования к претенденту на должность

Так как работа административным директором прямо не указана в ЕКС, то выделить квалификационные требования самостоятельно кадровику достаточно нелегко. Чаще всего указывают, что требуется сотрудник, имеющий высшее образование (по специализации, связанной с деятельностью компании-работодателя, в сфере управления персоналом), а также опыт работы на руководящих должностях.

Необходимые знания и руководство к деятельности

В данном разделе должностной инструкции указывается следующее:

1. Перечень знаний, которыми должно обладать должностное лицо. Это российский Трудовой Кодекс, порядок ведения отчетности (в т.ч. и табельной) и проч.
2. Перечень нормативных актов, которыми административно-хозяйственный директор должен руководствоваться в своей служебной деятельности. Это российское законодательство, локальные акты и распоряжения организации-работодателя, правила трудового внутреннего распорядка и проч.

Главные функции должностного лица

В данном разделе для директора административного департамента важно указать главные задачи специалиста на рабочем месте. Стандартно это следующее:

1. Контроль за деятельностью структурных подчиненных ему подразделений организации.
2. Работа с разнообразной хозяйственной и административной документацией.
3. Поиск служебных и производственных помещений для деятельности компании.
4. Обеспечение сотрудников корпорации необходимыми канцелярскими принадлежностями, офисной техникой, мебелью и проч.
5. Подбор персонала на вакантные места в подведомственных структурных подразделениях.
6. Принятие ответственных решений по поощрению отличившихся подчиненных работников, наложение взысканий на нарушивших трудовую дисциплину.

Функциональные обязанности должностного лица: версия № 1

Составляя инструкцию для административного директора (заместителя руководителя), кадровый работник должен в данном разделе лаконично, но детально и четко расписать должностные обязанности специалиста. Так как в ЕКС нет определенных рекомендаций, предлагаем вам несколько версий наполнения данного раздела.

Первая будет выглядеть так:

1. Ведение отпускного графика.
2. Табельный учет.
3. Контроль рабочей дисциплины в компании.
4. Непосредственное доведение до рядовых сотрудников распоряжений руководства фирмы.
5. Контроль за своевременным исполнением подведмственными трудящимися распоряжений руководителя.
6. Налаживание контактов с партнерами, контрагентами, государственными структурами. Истребование у них документации, участие в обсуждении, решении вопросов, не требующих обязательного присутствия вышестоящих руководителей корпорации.
7. Организация массовых корпоративных мероприятий для трудящихся в компании.
8. Контроль за обеспечением сохранности собственности организации-работодателя.
9. Воплощение в жизнь мер, способствующих предотвращению и устранению служебных конфликтов внутри компании.
10. Организация уборки служебных, производственных помещений, прилежащей территории.
11. Обеспечение сотрудников фирмы необходимыми для деятельности офисными, производственными принадлежностями, техникой, оборудованием и проч.
12. Проведение первичного инструктажа с вновь принятыми работниками — по технике безопасности, противопожарным предписаниям, охране труда.
13. Оценка вклада трудящихся в развитие корпорации, принятие ответственных решений о поощрении сотрудников.
14. Участие в решении вопросов по нарушению трудовой дисциплины, вынесение на рассмотрение вышестоящего руководства предложений о дисциплинарном взыскании.

Функциональные обязанности должностного лица: версия № 2

Теперь представим еще одну версию должностной инструкции. А именно — раздела, представляющего должностные обязанности административного директора компании:

1. Общее управление административной деятельностью организации.
2. Организация и реализация работ по документационному обеспечению компании-работодателя. Иными словами, постановка документооборота.
3. Составление административного бюджета. Контроль растрат, оптимизация расходов.
4. Управлением административным составом — канцелярией, секретариатом, АХО (административно-хозяйственным отделением).
5. Участие в подборе персонала непосредственно для административных подразделений.
6. Контроль за соблюдением предписаний по охране труда, противопожарным правилам, технике безопасности.
7. Организация деятельности внутренних структур коммуникации — правил взаимодействия отделений, информационной системы, работников и структурных единиц.
8. Постановка бизнес-процессов и их последующее совершенствование.
9. Методическое сопровождение деятельности компании: разработка служебных стандартов, регламентов, а также контроль их выполнения.
10. Управление закупками (оборудования, расходных материалов, канцелярских товаров, офисной мебели и прочее).
11. Взаимодействие с организациями, партнерами, обеспечивающими деятельность компании-работодателя, проведение тендеров.

Функциональные обязанности должностного лица: версия № 3

И последняя версия должностных обязанностей административного директора:

1. Контроль за полным и своевременным исполнением управляющей компанией, арендодателем служебных помещений (при актуальности) положений заключенных с ними соглашений. В частности, по обеспечению жизнедеятельности компании.
2. Планирование, руководство и мониторинг деятельности трудящихся в АХО, а также фирм-подрядчиков, трудящихся на благо компании-работодателя (снабжение водой, питанием, клининг и прочее).
3. Обеспечение бесперебойного функционирования организации.
4. Организация ремонта, реставрации, перестройки служебных, производственных помещений (в т. ч. с привлечением подрядчиков). Согласование данных действий с арендодателем, управляющей компанией и проч.
5. Организация рабочих мест для новых трудящихся.
6. Обеспечение компании новой мебелью, техникой, оборудованием, расходными материалами.
7. Поиск и организация тендеров.
8. Сопровождение договоров с подрядчиками, поставщиками необходимых услуг.
9. Оплата счетов, финансирование административных проектов.
10. Документооборот с подрядчиками, партнерами, арендодателем.
11. Организация перевозки сотрудников, доставки документации.
12. Организация рабочих мест.

Права специалиста

Должностная инструкция обязана гарантировать специалисту исполнение его служебных полномочий. Стандартные права административного директора следующие:

• Возможность предпринимать необходимые действия для устранения конфликтных ситуаций.
• Издавать (в пределах служебной компетенции) распоряжения, обязательные для исполнения подчиненными сотрудниками.
• Вносить на рассмотрение вышестоящего руководства предложения о наложении дисциплинарного взыскания, принятии на работу новых сотрудников, освобождении трудящихся от рабочих обязанностей.
• Заключать договоры с партнерами и контрагентами на закупку необходимого оборудования и материалов. Проведение соответствующих банковских операций.
• Вести в рамках своих полномочий переговоры от лица всей компании-работодателя.

По желанию нанимателя приведенный выше список прав должностного лица может быть расширен.

Ответственность должностного лица

В данном разделе должностной инструкции приводится информация о дисциплинарной, уголовной, административной ответственности директора по АХО. Стандартно тут заключено следующее:

• Дисциплинарная ответственность за нарушение правил внутреннего трудового распорядка, неисполнение приказов вышестоящего руководства, а также обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией.
• За совершение действий (бездействие), ответственность за которые наступает по КоАП, УК Российской Федерации.
• За нанесение материального ущерба как компании-работодателю, так и ее сотрудникам. Ответственность наступает по Гражданскому Кодексу РФ.

Административный директор, как и любой иной сотрудник, должен неукоснительно следовать предписаниям своей должностной инструкции. Перед началом исполнения рабочих обязанностей сотрудник обязательно знакомится с содержанием данного документа, заверяет его своей подписью. Представленная выше должностная инструкция отражает в общем плане все аспекты деятельности заместителя директора по АХО в крупной фирме, на предприятии.

• 09.07.2018
• Юлия Абдулбарова
• Бизнес статьи

Функция — это
обособленный вид профессиональной
деятельности.

Наиболее значимые
группы функций администрирования
следующие:

—         детализация
– выделение, изучение, позиционирование
составляющих организации с целью
исследования или воздействия;

—         регламентация
– установление правил для соблюдения
жестких границ, рамок, пределов, квот;

—         закрепление
– придание официального статуса
фактически сложившемуся функциональному
распределению, достигнутому состоянию;

—         обеспечение
– проведение комплекса
организационно-методических мероприятий,
содействующих достижению цели;

—         исполнение
– фактическое осуществление целенаправленно
принятого решения или прогнозируемых
преобразований;

—         сопровождение
– комплекс административных мер по
построению, осуществлению процедуры
постановки и достижению цели;

—         оценка
– условное обозначение результатов
сравнения организации с эталоном,
уровнем, ожиданием.

5. Механизм администрирования организации.

Механизм
администрирования организации
представляет собой сложную, интегральную,
динамично функционирующую организацию.

Элементами механизма
администрирования являются рычаги и
инструменты административного
воздействия.

В оценке формы и
содержания организации выделяются
рычаги: влияния, воздействия и давления.

Инструмент – это
универсальная форма организации внешнего
воздействия.

Рычаг непосредственно
образует механизм или его составляющие,
а инструмент применяется в качестве
унифицированного средства, например
реконструкции механизма, в отличие от
рычага, встроенного в механизм.

Каждый механизм
конкретной организации формируется
специфично.

Администрирование
может быть непосредственным и
опосредованным. При непосредственном
администрировании субъект управления
выбирает, разрабатывает, комбинирует,
адаптирует и направляет сформированное
воздействие на определенный объект или
группу объектов, обеспечивая четкое
исполнение предусмотренных процедур
(приказ, регламентация, распределение,
команда и так далее).

При опосредованном
администрировании субъект управления
воздействует на формирование комплекса
условий, устойчиво обеспечивающих и
сопровождающих функционирование
организации (информация, уведомление,
разработка, положение и так далее).

Вывод

Основополагающим
разделом науки об управлении является
теория управления, в которой исследуются
следующие основные проблемы: место и
роль управления в системе общественных
отношений, возникновение и развитие
науки управления, предмет, содержание,
методология науки управления, экономические
основы и закономерности управления,
информация и управление, теория
управленческих решений.

В процессе своего
становления и развития теория организации
и управления основывается не только на
данных других дисциплин, но и на
систематическом научном обобщении
управленческой деятельности.

Структура
управленческой деятельности включает
в себя определенные элементы, функция
организмов, систем различной природы
(биологических, социальных, технических),
обеспечивающих сохранение их определённой
структуры, поддержания режима специфически
человеческой формы активного отношения
к окружающему миру, содержание которой
составляет его целесообразное изменение
и преобразование.

В фундаментальном
Оксфордском словаре английского языка
менеджмент определяется как

1. способ, манера
обращения с людьми;

2. власть и искусство
управления;

3. особого рода
умение и административные навыки;

4. орган управления,
административная единица.

В других словарях
иностранных слов менеджмент переводится
на русский язык как совокупность
принципов, методов, средств и форм
управления производством с целью
повышения его эффективности и прибыльности.
Понятие «менеджмент» рассматривается
также, как умение добиваться поставленных
целей, используя труд, интеллект, мотивы
поведения других людей.

Литература

1. Басовский Л.Е.
   Менеджмент /учеб.пособие Москва 2003г.

2. 3-е
   изд. – М.: Гардарики, 2000. – 528с.Виханский
   О.С., Наумов А.И. Менеджмент: Учебник.

3. Гвишиани
   Д.М. Организация и управление. – Изд.3-е,
   перераб. – М.: Изд-во МГТУ им. Н.Э.Баумана,
   2003. – 332с.

4. Дьяченко
   В.Н. Основы административного управления:
   Методическое пособие для студентов
   экономических специальностей очной и
   заочной формы обучения. Благовещенск:
   Амурский гос. ун-т, 2000.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Сначала мы должны определить, что такое административная функция в компании. А административная функция Это выполнение определенных действий или обязанностей при эффективной и действенной координации в сочетании с работой других.

Теория Файоля, получившая название Fayolismo или позитивного управления, внесла существенный вклад в современное управление, сосредоточив его исследования на уровне управления, создав хорошо известную школу вождей. В его книге «Administration Industrielle et Generale» определить в первый раз 5 функций администрации: планирование, организация, направление, координация и контроль. И что эти функции универсальны, поэтому каждый хороший администратор должен уметь их применять.

Эти функции являются результатом их исследований и опыта, эффективно работают уже около 80 лет и изучаются во всем мире.

Файоль также основал 14 принципов администрирования, как нормативные акты для эффективного управления функциями, он выявил административные процедуры как важные инструменты для адекватного

адрес любой компании, поскольку с их помощью можно было поставить диагноз и найти решение затруднений в нужное время, устанавливает, что принципы и административные функции были применимы к каждой компаниинезависимо от его характера, целей и масштабов.

Теория функций управления Файоля

Цель этой теории состоит в том, чтобы улучшить администраторов, и это достигается за счет организованного обучения методам управления.

Административные функции по Файолю они иерархически распределены по всей компании. Способность людей на более низких уровнях составляет профессиональный потенциал, а основная способность руководства — это способность. административные, что касается подъема по иерархической шкале внутри организации, административные функции увеличиваются, а в нижней части — технические функции.

Несмотря на это, а также на то, что эта теория предлагает нормативное и функциональное видение администрации, у нее есть некоторые недостатки, такие как:

• Он не очень хорошо охватывает неформальные отношения между менеджерами и подчиненными, не оставляя без внимания то, как поддерживать мотивацию сотрудников.
• Он не в полной мере отражает сложную повседневную работу менеджеров.
• Вы можете очень строго относиться к ролям менеджеров в современных компаниях и организациях.
• Он предлагает структурированный обзор задач, которые должен выполнять любой администратор, в качестве обзора своей повседневной работы.

Виды административных функций

в администрация мы можем найти 5 административных функций:

Планирование

Административная функция, в рамках которой определяются цели, устанавливаются стратегии для их достижения и составляются планы для интеграции и координации действий.

Организация

Функция администрации, заключающаяся в определении того, какие задачи необходимо выполнить, кто их выполняет, как они выполняются, как они сгруппированы, кто перед кем подотчетен и где принимаются решения.

Направление

Управленческая функция, состоящая из мотивации подчиненных, оказания влияния на отдельных лиц и команды, в то время как выполняют свою работу, выбирают лучший канал связи и любым другим способом справляются с поведением сотрудники.

Координация

Он состоит из объединения организационных усилий.

Контроль

Функция управления, которая состоит из мониторинга текущей производительности, сравнения ее со стандартом и принятия корректирующих действий по мере необходимости.

Смотрите также: 5 функций администрации по словам Анри Файоля

Подробнее об административных функциях