Аик надзор web инструкция по использованию

Ответы на вопрос (5):

В марте 2017 года в Генеральной прокуратуре Российской Федерации состоялось заседание Экспертного совета по цифровой трансформации которое положило начало интеграции органов прокуратуры в процесс цифровизации. Несмотря на уже достигнутые результаты во внедрении информационных систем в деятельность органов прокуратуры, была отмечена необходимость совершенствования работы информационных сервисов, направленных на связь с гражданами, обществом и государственными органами [1].

Необходимость цифровой трансформации обусловлена существенным ростом объема информации в работе прокуроров почти по всем направлениям деятельности, например в 2012 году в прокуратуру поступило 3 млн 637 тыс. обращений граждан, в 2021 году отмечен рост до 5 млн 127 тыс. обращений, что является максимальным числом за 20 лет [2].

В этой связи, в сентябре 2017 года Генеральным прокурором Российской Федерации был издан Приказ № 627 «Об утверждении Концепции цифровой трансформации органов и организаций прокуратуры до 2025 года» (далее – Концепция), которая определила цели, задачи, принципы и основные направления цифровой трансформации.

Основными целями внедрения цифровых технологий в деятельность прокуратуры являются формирование, на основе комплексной оптимизации деятельности прокурора, высокотехнологичного надзора, направленного на повышение эффективности деятельности органов прокуратуры, развития свободного, устойчивого и безопасного взаимодействия между органами прокуратуры, обществом и государственной властью, создание условий для быстрой и безошибочной реализации надзорных функций, создание условий готовности к изменениям, связанным с переходом к цифровой экономике, оптимизации потоков документационной информации в бумажном и электронном виде.

Для воплощения этих целей процесс информатизации рассматривает решение задач по следующим приоритетным направлениям:

• высокотехнологичный надзор – создание единой безопасной цифровой платформы для электронного взаимодействия прокуратур всех уровней с другими органами государственной власти, противодействия киберпреступности.
• цифровая инфраструктура – повышение уровня взаимодействия органов прокуратуры с гражданами, обществом и государственными органами в рамках создания безопасной цифровой среды.
• среда доверия – обеспечение технической, организационной и правовой защиты интересов граждан, бизнеса и интересов государства при реализации взаимодействия в обновленной цифровой экосистеме органов прокуратуры.

В ходе достижения целей по указанным направлениям, в ходе цифровой трансформации ожидается достижение следующих результатов:

• перенос 80% информационных систем и ресурсов органов прокуратуры в государственную единую облачную платформу;
• переобучение 70% работников органов прокуратуры, в соответствии с требованиями цифровой трансформации в рамках дополнительного образования;
• сокращение времени прохождения документа от момента поступления документа, до фактического исполнителя на 50%;
• достижение 100% показателя рассмотрения обращений в электронном виде, в независимости от способа их подачи.

Достижение поставленных задач реализуется путем разработки и внедрения информационных систем для автоматизации различных направлений прокурорской деятельности, в настоящее время, по сведениям официального сайта Генеральной прокуратуры Российской Федерации, в органах прокуратуры работает 12 информационных систем и комплексов, среди которых особенно активно и эффективно используются информационная система межведомственного электронного взаимодействия Генеральной прокуратуры Российской Федерации (далее ИС МЭВ ГП РФ) и АИК «Надзор WEB».

ИС МЭВ ГП РФ отлично зарекомендовала себя результатами информационного сотрудничества с такими структурами, как Казначейство России, Росреестр, Пенсионный фонд Российской Федерации, ФНС России, МВД России, Минцифры России, Рослесхозом и Росфинмониторингом (в системе насчитывается свыше 50 видов сведений, зарегистрировано более 12 тыс. пользователей).

Подсистема АИК «Надзор WEB» предусматривает переход на юридически значимые процессы электронного документооборота и надзорного производства, основанные на актуальных WEB-технологиях и способна задействовать в указанные процессы всех работников органов прокуратуры Российской Федерации, пришедшая на смену малоэффективной, морально и функционально устаревшей системе АИК-Надзор, не способной решать множество актуальных проблем, стоящий перед служащими [3, с.23].

Внедрение АИК «Надзор-WEB» позволило существенно сократить организационно-технические затраты, связанные с перерегистрацией документов, поступивших из иных прокуратур, уменьшении копировально-множительных работ, ускорении прохождения документов до конечного исполнителя за счет электронной технологии наложения резолюции руководителями подразделений и одновременной отправки документа, высвобождение рабочего времени исполнителей за счет уменьшения непроизводительных трудозатрат по оформлению документа (согласованию, передачам для утверждения и регистрации).

Несмотря на очевидные преимущества работы с АИК «Надзор-WEB», существует и ряд проблем. Так, при разработке технического задания на выполнение работ по реализации сервисов цифровой трансформации органов и организаций прокуратуры не могли быть учтены все возможные проблемы, возникающие в ходе реальной эксплуатации комплекса, одной из проблем которого является низкая скорость работы в «часы пик».

Кроме того, несмотря на совершенствование информационных технологий в деятельности прокуратуры, человеческий фактор является одним из элементов, задерживающих процесс информатизации. Даже самый совершенный комплекс не способен функционировать без участия человека.

Отсутствие специальных, информационных познаний приводит к эффекту, тормозящему процессы прохождения документов, служащие делают ошибки при регистрации, передаче и отправке документов, что может привести к неполучению информации конечным адресатом. Кроме того, отсутствие специальных знаний, может привести к замедлению работы самой системы, например чрезмерная нагрузка сервиса происходит за счёт загрузки служащими больших объемов данных в хранилище без предварительного сжатия.

Особенно актуальной проблема переобучения является для опытных специалистов, продолжительно находящихся на службе, плотно привыкших к традиционному обмену информацией на бумаге, а также учитывая их высокую загруженность и невозможность выделения значительного количества времени для переобучения всем современным технологиям.

Решением названных проблем является разработка специальных видеоматериалов, инструкций по работе с тем или иным информационным комплексом. Важно отметить, что создание обучающих видео должно происходить с учетом возникающих в ходе эксплуатации проблем, а не ограничиваться одними только базовыми уроками.

Общими проблемами цифровизации государственных органов являются всевозможные технические сбои, действия недружественных государств, способных оказать угрозы для критически-важных объектов информационных сетей, быстрый поиск информации, приводящий к получению ее кусками и отрывками.

Кроме того, проблемы могут возникнуть на стыке старого и нового. Одной из проблем цифровизации присущей всем органам государственной власти является введение новых технологий, без отмены ранее действующих методов осуществления деятельности. Так, после ввода в опытную эксплуатацию подсистемы АИК «Надзор-WEB», долгое время не отменялось использование системы АИК-Надзор, что значительно увеличивало время регистрации и прохождения документа. В дополнение к этому, большая часть служащих, пользуясь системами электронного документооборота, дублирует часть документации на бумажных носителях для «надежности».

Помимо названных проблем, актуализации требует и основной документ, регламентирующий делопроизводство в органах прокуратуры. Инструкция по делопроизводству в органах и организациях прокуратуры Российской Федерации, утвержденной приказом Генерального прокурора от 29.12.2011 № 450 (далее – Инструкция) требует полного обновления с учетом внедрения актуальных систем электронного документооборота и систем межведомственного электронного документооборота.

Решением названной проблемы является издание указа о введении в действии новой инструкции по делопроизводству по окончанию проведения опытных эксплуатаций систем.

В заключение необходимо отметить, что цифровизация является важным процессом, являющимся предпосылкой к существенному росту эффективности во всех направлениях деятельности.

В заключение необходимо отметить крайнюю важность системной цифровизации органов прокуратуры в соответствии с установленными сроками и тем самым создать предпосылки к существенному повышения эффективности надзорных мероприятий и деятельности в целом.

13. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

13.1. Электронные документы создаются, обрабатываются, регистрируются и хранятся в базе данных АИК «Надзор».

В АИК «Надзор» включаются:

электронные документы, поступившие в органы и организации прокуратуры Российской Федерации из органов государственной власти, иных государственных органов, органов местного самоуправления, учреждений и организаций, а также от граждан;

электронные документы, созданные в органах и организациях прокуратуры Российской Федерации (без предварительного документирования на бумажном носителе);

электронные копии документов, поступивших из органов и организаций прокуратуры Российской Федерации или созданных в органах и организациях прокуратуры Российской Федерации на бумажном носителе.

13.2. В органах и организациях прокуратуры Российской Федерации устанавливается перечень документов, создание, хранение и использование которых осуществляются исключительно в форме электронных документов при организации внутренней деятельности органов и организаций прокуратуры Российской Федерации. Перечень разрабатывается на основе рекомендаций Федерального архивного агентства, утверждается Генеральным прокурором Российской Федерации по согласованию с Федеральным архивным агентством.

Перечень документов на бумажном носителе, для которых устанавливается запрет на создание электронной копии, утверждается Генеральным прокурором Российской Федерации.

13.3. Создание, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляются по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе.

13.4. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе.

При создании электронных документов в органах и организациях прокуратуры Российской Федерации используются электронные шаблоны бланков (приложение N 59).

Электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта бланкам на бумажном носителе.

Электронные шаблоны бланков должны быть защищены от несанкционированных изменений.

13.5. Для подтверждения подлинности электронных документов в органах и организациях прокуратуры Российской Федерации применяются электронные подписи.

Используемые средства электронной подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации.

13.6. Электронные документы в органах и организациях прокуратуры Российской Федерации подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью должностного лица в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи».

При рассмотрении и согласовании электронных документов, а также при подписании внутренних информационно-справочных документов (актов, справок, сводок и других), создаваемых в электронном виде, в АИК «Надзор» могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых усиленная квалифицированная электронная подпись не используется, при условии, что применяемые программные средства позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее или завизировавшее документ.

13.7. Документы, подписанные электронной подписью, имеют реквизит «Отметка об электронной подписи», который проставляется в виде специального штампа, включающего фразу «Документ подписан электронной подписью» и содержащего номер сертификата ключа проверки электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, информацию о сроке действия сертификата ключа проверки электронной подписи (приложение N 60).

Отметка об электронной подписи при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, размещается с соблюдением следующих требований:

место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

элементы отметки об электронной подписи не должны накладываться друг на друга;

элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать части текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).

13.8. Прием и первичная обработка электронных документов, электронных копий документов, поступивших в органы и организации прокуратуры Российской Федерации из органов государственной власти, иных государственных органов, органов местного самоуправления, учреждений и организаций, а также от граждан, осуществляются работниками службы делопроизводства, их регистрирующими.

Проверка действительности электронной подписи поступивших документов осуществляется работниками службы делопроизводства, их регистрирующими.

Электронные документы с недействительной электронной подписью регистрируются как документы без подписи.

13.9. Отправка электронных документов и электронных копий документов осуществляется в Генеральной прокуратуре:

управлением документационного и методического обеспечения — в органы государственной власти, иные государственные органы по системе межведомственного электронного документооборота (МЭДО), физическим и юридическим лицам по каналам информационно-телекоммуникационной сети «Интернет»;

ответственными работниками структурных подразделений — в органы и организации прокуратуры Российской Федерации с использованием АИК «Надзор».

В других органах и организациях прокуратуры Российской Федерации порядок отправки электронных документов и электронных копий документов определяется их руководителями.

Отправитель электронной копии документа несет ответственность за соответствие содержания электронной копии содержанию подлинника документа на бумажном носителе.

13.10. Документы, создаваемые в органах и организациях прокуратуры Российской Федерации и поступившие в органы и организации прокуратуры Российской Федерации на бумажном носителе, включаются в АИК «Надзор» после сканирования и создания электронных копий этих документов.

13.11. Сканирование документов осуществляется в формате PDF. Электронная копия многостраничного документа создается в виде одного файла. Электронные копии приложений к документу могут создаваться в виде отдельных файлов.

13.12. Приложения к документам, созданным в органах и организациях прокуратуры Российской Федерации или поступившим в органы и организации прокуратуры на бумажном носителе, могут не включаться в АИК «Надзор», если не требуется рассылки этих документов в электронной форме. В этом случае в регистрационной карточке документа делается отметка, например:

«Приложение: на 55 л. в 1 экз. на бумажном носителе только адресату»;

или

«Приложение: на 1 компакт-диске в 1 экз. только адресату».

13.13. Включение электронной копии документа в систему электронного документооборота возможно после ее верификации (подтверждения соответствия электронной копии документа подлиннику документа).

Подтверждение соответствия электронной копии документа подлиннику документа осуществляется с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи работника, выполняющего данную процедуру.

13.14. Создание, верификация и включение электронных копий документов в АИК «Надзор» (прикрепление файла с электронной копией документа к регистрационной карточке) осуществляются в отношении:

документов, поступающих в Генеральную прокуратуру на бумажном носителе, в том числе адресованных в структурные подразделения, — работниками управления документационного и методического обеспечения Генеральной прокуратуры, осуществляющими их регистрацию;

документов на бумажном носителе, поступающих с нарочным в структурные подразделения Генеральной прокуратуры, а также принятых на личном приеме, в том числе руководителями структурных подразделений, — работниками, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях; принятых на личном приеме руководителей органа прокуратуры, — секретарями руководителей;

документов, создаваемых в Генеральной прокуратуре на бумажном носителе, — работниками, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, осуществляющими регистрацию создаваемых документов.

В других органах и организациях прокуратуры Российской Федерации порядок создания, верификации и включения электронных копий документов в АИК «Надзор» определяется их руководителями.

13.15. Электронные документы и электронные копии документов, поступающие по системе МЭДО, информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» и АИК «Надзор», проходят регистрацию в АИК «Надзор».

Управление документационного и методического обеспечения Генеральной прокуратуры осуществляет регистрацию электронных документов и электронных копий документов, поступивших:

по системе МЭДО;

по АИК «Надзор», адресованных Генеральному прокурору Российской Федерации или его заместителям;

по АИК «Надзор» на электронный адрес отдела прохождения корреспонденции;

по информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» на адрес интернет-приемной.

Регистрация электронных документов и электронных копий документов, поступивших по АИК «Надзор» на электронный адрес структурного подразделения Генеральной прокуратуры, осуществляется работниками, ответственными за ведение делопроизводства в соответствующих структурных подразделениях.

В других органах и организациях прокуратуры Российской Федерации порядок регистрации электронных документов и электронных копий документов определяется их руководителями.

13.16. В целях учета и поиска документов в АИК «Надзор» используются сведения полей регистрационной карточки документа, например: «Корреспондент», «Регион обжалуемых действий» и другие.

13.17. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в АИК «Надзор». Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.

13.18. После отправки заверенного электронной подписью уполномоченного должностного лица электронного документа не требуется досылки его копии адресату на бумажном носителе. Исключение составляют случаи, когда обязательность направления бумажного носителя прямо установлена федеральными законами, иными нормативными правовыми актами, поручениями Генерального прокурора Российской Федерации.

13.19. Исполненные электронные документы систематизируются в надзорные (наблюдательные) производства или в дела в соответствии с номенклатурой дел.

При составлении номенклатуры дел в заголовок дела включаются слова «электронные документы», например:

«Переписка по подготовке организационно-распорядительных документов. Электронные документы».

При формировании номера надзорного (наблюдательного) производства в АИК «Надзор» должна делаться отметка в книге регистрации надзорных производств в графе «примечание» (приложение N 19) о том, что производство формируется в электронном виде.

13.20. Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленным Перечнем документов органов прокуратуры Российской Федерации и их учреждений с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Генерального прокурора Российской Федерации от 19.06.2008 N 113, для аналогичных документов на бумажном носителе. В случаях отсутствия в данном Перечне необходимых видов документов применяется Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 N 558.

13.21. Хранение электронных документов до передачи их на архивное хранение осуществляется в АИК «Надзор». Вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются с учетом функционирующих в органах и организациях прокуратуры Российской Федерации программно-технических средств, а также нормативных и методических документов Федерального архивного агентства.

13.22. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе.

13.23. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел, надзорных (наблюдательных) производств, электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта о выделении к уничтожению.

13.24. Если электронные копии документов и приложения к ним включены в АПК «Надзор», направлять в органы и организации прокуратуры Российской Федерации эти документы или их копии на бумажном носителе не требуется.

Данное правило не распространяется на документы, обязательность направления которых на бумажном носителе прямо установлена федеральными законами, иными нормативными правовыми актами, поручениями Генерального прокурора Российской Федерации, а также на случаи отсутствия технической возможности направления адресату документа в электронной форме.

Управление документационного
и методического обеспечения
Генеральной прокуратуры
Российской Федерации

Согласовано
Руководитель
Федерального архивного агентства
А.Н.АРТИЗОВ

ПРИЛОЖЕНИЯ

Автоматизированный информационный комплекс (АИК) «НАДЗОР» — специализированное решение для автоматизации органов прокуратуры и приравненных к ней учреждений. Помимо автоматизации классических делопроизводственных функций АИК «НАДЗОР» предназначен для работы со специфическими задачами: учет и ведение уголовных дел, работа с фигурантами дел, ведение контрольных и надзорных производств по этим делам и т.п.

АИК «НАДЗОР» работает в 101 прокуратуре и приравненных к ней учреждениях во всех субъектах Российской Федерации. Общее количество поставленных рабочих мест в органы прокуратуры составляет 6158, а в Следственный комитет при Прокуратуре и его структурные подразделения – 249.

2019:Совместимость с ключами и смарт-картами JaCarta

16 октября 2019 года компания «Аладдин Р.Д. сообщила, что совместно с «ЭОС» завершили тестовые испытания на совместимость своих продуктов. Подробнее здесь.

2017: Модуль взаимодействия СЭД с порталом ССТУ.РФ

С 1 июля 2017 года на федеральном уровне вводятся дополнительные меры по контролю за результатами рассмотрения обращений граждан и организаций, а также общественных инициатив. Указом Президента России от 17 апреля 2017 года № 171 установлено, что государственные органы, органы местного самоуправления, государственные и муниципальные учреждения должны ежемесячно в электронной форме отчитываться в Администрацию Президента РФ о результатах рассмотрения обращений и принятых по ним мерах. Для подготовки такой аналитики на основе данных, содержащихся в системах электронного документооборота, с последующей отправкой в федеральную информационную систему компания «Электронные Офисные Системы» разработала специальное программное обеспечение.

Информация для проведения мониторинга должна ежемесячно публиковаться организациями на закрытом информационном ресурсе ССТУ.РФ. Чтобы автоматизировать ее подготовку, отправку, а также дать госструктурам возможность формировать полноценную отчетность без лишних затрат времени и человеческих ресурсов, разработан модуль для взаимодействия системы электронного документооборота «ДЕЛО» и автоматизированного информационного комплекса «НАДЗОР» с разделом «Результаты рассмотрения обращений» портала ССТУ.РФ.

В модуле, в дополнение к уже существующим в системах ЭОС возможностям по работе с обращениями граждан и организаций, реализованы следующие функции:

• работа с обращениями в разрезе содержащихся в них вопросов;
• использование для учета вопросов «Типового общероссийского тематического классификатора обращений граждан, организаций и общественных объединений»;
• автоматизированный сбор необходимых для публикации сведений: регистрационных данных, статусов рассмотрения обращения по каждому из вопросов, текстов ответов заявителям и сопроводительных писем, другой необходимой информации;
• отслеживание изменения результатов рассмотрения обращений (статусов);
• передача данных о ходе, результатах рассмотрения обращений граждан и организаций и принятых по ним мерах из СЭД «ДЕЛО» и АИК «НАДЗОР» на ресурс ССТУ.РФ.

Передача данных об обращениях может производиться либо через экспорт из СЭД в виде zip-архива, либо с использованием программного интерфейса (API). С более подробной информацией о функционале модуля и особенностях работы с ним можно ознакомиться в специальном разделе нашего сайта.

Программное обеспечение для взаимодействия АИК «НАДЗОР» с ССТУ уже доступно для скачивания. Доработку и тестирование модуля для СЭД «ДЕЛО» планируется завершить к началу июля 2017г. Выпускаемый продукт совместим с версией СЭД «ДЕЛО» 17.1, адаптация под предыдущие версии не предполагается.