Айтида руководство пользователя

В серии «Айтида Retail» мы предлагаем пять продуктов, различных по своим возможностям:

• Айтида Retail: Малый бизнес
• Айтида Retail: EasyBOX
• Айтида Retail: Магазин у дома
• Айтида Retail: Айтида Plus (см. примечание)
• Айтида Retail: Минимаркет
• Айтида Retail: Супермаркет

Организационная структура предприятия

Неограниченное количество юридических лиц:

• Документооборот в разрезе различных юридических лиц
• Движение денежных средств по различным расчетным счетам
• Автоматическая нумерация и контроль уникальности документов
• Учет договоров с контрагентами

Для региональных или федеральных сетей:

• Раздельный учет по подразделениям (филиалам) и регионам
• Непосредственное управление подразделениями и через региональные офисы
• Работа с удаленными торговыми точками
• Управление работой центрального склада

Учет в разрезе складов:

• Раздельный учет складам в рамках торгового объекта
• Работа с удаленными торговыми точками
• Строгий учет по материально – ответственным лицам
• Возможность учета и контроля неавтоматизированных подразделений

Одновременное управление несколькими видами учета:

• Управленческий учет
• Бухгалтерский учет (возможность настройки плана счетов)
• Настройка произвольных дополнительных видов учетов

Методы расчета себестоимости:

• Расчет себестоимости по FIFO или средней цене
• Дополнительная возможность ведения учета по розничным ценам
• Ответственность МОЛ по себестоимости или ценам продажи

Управление ассортиментом

Управление каталогом товаров:

• Неограниченное количество номенклатурных единиц в справочнике
• Неограниченная структура дерева папок
• Дополнительный учет в разрезе ассортиментных групп
• Учет в разрезе кодов и артикулов
• Шаблоны формирования наименований номенклатуры
• Работа с активными и пассивными карточками товаров
• Контроль наличия обязательного ассортимента
• Управление ассортиментными матрицами
• Настройка прав доступа пользователей к папкам товаров
• Правила миграции для категорий товаров в разноформатной сети

Единицы измерения и штриховое кодирование:

• Любое количество единиц измерения для каждого товара
• Неограниченное количество штриховых кодов товара
• Штриховые коды собственные и от производителей
• Произвольные типы единиц измерения (экономические, метрические, весовые, единицы времени и площади)
• Штриховые коды для штучных и мерных товаров

Управление товарами особого и регламентированного учетов:

• Контроль бонусов поставщиков
• Работа с некондиционными и уцененными товарами
• Учет сертификатов качества и сроков годности
• Учет алкогольной продукции

Учет в разрезе характеристик товаров:

• Любое количество дополнительных характеристик товаров
• Вкус, сорт, размер, цвет, модель, коллекция…
• Учет остатков по каждой характеристике
• Продажа через кассу по штрих коду или с выбором характеристики

Учет в разрезе дополнительных свойств:

• Свойства товаров (российский/импортный, пищевой/промышленный)
• Объемно-весовые характеристики
• Ставки НДС
• Вложения в упаковках

Работа с комплектами и наборами:

• Документальное отражение сборки и разукомплектации
• Одновременный «выпуск списком»
• Калькуляционная карта комплекта
• Автокомплектация по факту реализации (коктейли, мороженое)
• Возможность комплектации на выделенном складе

Услуги в розничной торговле:

• Учет приобретаемых услуг
• Возможность разнесения услуг на себестоимость приобретаемых товаров
• Учет оказанных услуг

Ценообразование

Категории цен:

• Неограниченное количество категорий цен продажи
• Различные розничные цены в отделах или магазинах сети
• Любое количество оптовых прайс-листов, установка соответствия для контрагентов
• Алгоритмы расчета для каждой категории цен
• Правила округления для каждой из категорий цен

Установка и изменение цен номенклатуры:

• Производится только документально
• Допустима переоценка в течение дня (без проведения инвентаризации)
• Документ имеет печатную форму, подписывается ответственным сотрудником
• Встроенные средства контроля наценки
• Визуальные средства помощи пользователю

Допустимы различные цены продажи:

• У товаров в различных отделах торгового объекта
• У различных характеристик товаров (вкус, размер, цвет и другие)
• У различных единиц измерения товаров (штука, пачка, упаковка)

Скидки и акции:

• Неограниченное количество одновременно действующих скидок
• Скидки суммовые, %, накопительные, разовые, по карте, VIP и д.р.
• Условия назначения: вручную или автоматически, по заданным условиям
• Произвольное количество одновременно действующих акций
• Контроль результатов акций
• Контроль рентабельности акций и скидок
• Неограниченное число активных карт клиентов
• Оборотные скидки по картам в условиях распределенной сети
• Возможность управления скидками и акциями из центрального офиса

Управление закупками

Оптимизация объемов и периодичности закупок, товарных остатков и задолженностей, введение дополнительного контроля над персоналом торгового предприятия, контролем цен и уровнем сервиса поставщика.

Подсистема заказа товара:

• Неограниченное количество формул расчета потребности в заказе
• Создание собственных формул
• Заказ с учетом периодичности поставок и других факторов
• Отправка заказа поставщику в электронном виде
• Простая и полная форма контроля выполнения заказа

Оформление поступления товаров:

• Накладная поставщика и счет-фактура
• Варианты расчета налогов в накладной
• Оформление поступления терминалом сбора данных
• Возможность разнесения дополнительных услуг
• Оформление возврата поставщикам (акт возврата)
• Учет бонусов
• Подсистема контроля цен поставщиков
• Подсистема переоценки

Управление запасами

Контроль над соответствием объемов товарного остатка его оборачиваемости, сроками годности партий, отсутствием дефицита товаров фокусных групп.

• Перемещение товаров между складами и торговыми объектами
• Контроль сроков годности товаров и сертификатов качества
• Проведение инвентаризаций (несколько вариантов)
• Возможность использования кассовой станции для инвентаризации
• Возможность использования терминалов сбора данных
• Списание товаров и оформление излишков
• Документальное оформление пересортицы

Управление продажами

Предпродажная подготовка товаров:

• Подсистема контроля маркировки
• Печать этикеток, ярлыков и ценников
• Предварительная фасовка (упаковка) товаров

Операционный день кассира:

• Авторизация пользователя и ведение журнала операций
• Возможность фронтальной посадки
• Настройка прав доступа к любой из кассовых операций
• Регистрация продажи по штрих коду, коду, горячими клавишами, подбором
• Прием наличной и безналичной оплаты, карт неплательщиков
• Видеоконтроль кассовых операций
• Полный перечень возможностей – в разделе кассовый модуль Frontol

Операционный день товароведа:

• On-Line мониторинг остатков в торговом зале
• On-Line мониторинг текущего состояния ККМ
• On-Line пересчет оборотов по картам клиентов
• Контроль цен в торговом зале терминалом сбора данных
• Ввод новых маркетинговых акций в течение дня
• Возможность переоценки в течение дня без инвентаризации

Документ кассовой смены:

• Автоматическое формирование документа по данным продаж
• Формирование документа за произвольный период
• Раздельные или сводные документы по ККМ
• Автоматический обмен данными с ККМ по e-mail
• Подсистема разбора пересортицы
• Подсистема автоматической сборки комплектов

Взаимоотношения с клиентами:

Программные продукты «Айтида Retail» не просто обмениваются данными с кассовыми станциями, а полностью контролируют их работу, как важнейшего элемента во взаимоотношениях между торговым предприятием и покупателем.

Для осуществления такого контроля, в продуктах Айтида предусмотрены отчеты, оценивающие качество работы кассиров, а так же необходимые инструменты для изучения покупателей, анализа их лояльности и предпочтений. Эти механизмы описаны в разделе «Айтида Retail: Эксперт».

Оптовая торговля:

• Счет, расходная накладная (ТОРГ-12), счет-фактура
• Наличная и безналичная оплата от покупателя
• Механизм наследования и сопоставления документов
• Привязка контрагента к уровню цен (прайс-листу)
• Объемно-весовые характеристики накладных

Управление финансами

• Приходные и расходные кассовые ордера
• Контроль наличной выручки ККМ
• Контроль безналичных видов оплат на ККМ
• Платежное поручение, банковская выписка
• Заявки на расходование денежных средств
• Учет взаиморасчетов в разрезе договоров
• Взаиморасчеты по бонусам
• График платежей

Производство продукции

• План-меню
• Калькуляционные карты для блюд
• Возможность вхождения блюда в блюдо
• Сезонность рецептур
• Технико-технологические карты
• Аналоги товаров и изменения действующей калькуляции
• Выпуск списком
• Дневной заборный лист, требование в кладовую
• Шахматка по блюдам и ингредиентам
• Разделка мяса-сырья на полуфабрикаты
• Акт контрольной проработки
• Акт списания специй

Анализ данных: отчетные и печатные формы

В системах Retail и Эксперт предусмотрено формирование более 50 отчетов и отчетных форм. Все созданные нами отчеты позволяют провести многогранный анализ деятельности предприятия. Если же Вы не обнаружили какой-либо необходимый отчет или печатную форму, можно воспользоваться генератором отчетов, встроенным в программные продукты серии «Айтида Retail».

Некоторые отчеты системы:

Регламентные отчеты:

• Товарный отчет
• Отчет по таре
• Реестр документов
• Алкогольная декларация
• Кассовая книга и форма КМ-3

Остатки и движения товаров:

• Отчет по закупке
• Движение товаров
• Остатки товаров
• On-line остатки по торговому залу

Анализ продаж:

• Продажи товаров
• Анализ продаж по периодам
• Статистика продаж
• Сравнение реализации
• Отчет по обороту
• Анализ продаж
• АВС анализ номенклатуры
• Оборачиваемость товаров
• Обороты товаров по поставщикам
• Отчет менеджера

Инвентаризации и корректировки:

• Сличительная ведомость
• Анализ инвентаризации
• Сверка по инвентаризации
• Сравнение инвентаризаций
• Отчет МОЛ
• Анализ пересортицы товаров
• Отчет по бонусам

Ценообразование:

• История цен
• Отклонение торговой наценки
• Прайс-лист
• Произвольное количество шаблонов ценников

Взаиморасчеты:

• Акт сверки взаиморасчетов
• Ведомость прихода/расхода
• График платежей
• Взаиморасчеты по бонусам
• Движение по расчетным счетам

Автозаказ:

• Упрощенная форма формирования заказов (без использования документов)
• Анализ заказов поставщикам (документооборот по заказам)
• Возможна отправка по электронной почте
• Любое количество правил и алгоритмов расчета потребности

Производство:

• Акт реализации и отпуска изделий кухни
• Ведомость учета движений готовых изделий
• Ведомость движения продуктов и тары
• Дневной заборный лист

Дополнительные отчеты:

• Большое количество вспомогальных отчетов и печатных форм, упрощающих и ускоряющих работу пользователей
• Дополнительный набор отчетов в модуле «Айтида Retail: Эксперт»

Настройка параметров отчетов:

Для каждого из отчетов системы допустимо предварительное указание параметров формирования отчета:

• Множественный выбор складов, товаров
• Возможность записи параметры формирования
• Возможность восстановления параметров
• Установка параметров «по умолчанию»

Создание любых собственных отчетов:

Программные продукты Айтида включают в себя полное описание структуры базы данных. Поэтому, нашим пользователям доступна возможность самостоятельного создания любых произвольных отчетов и печатных форм. Для решения это задачи можно использовать:

• Встроенный Генератор отчетов
• Доступные средства MS Excel и MS Access
• Специализированные Fast Reports, Crystal Reports
• любые другие технологии

Экспорт отчетов в другие системы:

Любые отчеты и печатные формы, сформированные в программных продуктах Айтида, для дополнительной обработки, или для отправки по e-mail, могут быть сохранены в следующих форматах:

• MS Excel
• Open office (Calc, Writer)
• HTML

Интеграция с торговым оборудованием:

Программные продукты «Айтида Retail» предоставляют пользователям возможность использования современного торгового оборудования:

Сканеры штриховых кодов

Принтеры штриховых кодов

Терминалы сбора данных

Электронные весы с печатью этикеток

POS-системы линейки Viki

Кассовые станции Бастион

POS-системы под управлением Атол Frontol для Windows и WinCE

POS-система Штрих-мини-POS

Элементы управления персоналом

• Оценка качества работы кассиров
• Настройка прав доступа пользователей
• Контроль текущих статусов документов
• История действий пользователей в системе
• Учет в разрезе материально-ответственных лиц

Эргономичность системы

Помимо функциональности и технологичности, в решениях компании Айтида большое внимание уделено скорости и удобству работы пользователей. Мы понимаем важность эффективности работы пользователей, особенно в условиях кадрового дефицита отрасли, поэтому мы стараемся делать продукты максимально простыми и удобными.

Помимо удобства для пользователей, эргономичность это возможность:

• Сократить время обучения (ввода системы в эксплуатацию)
• Снизить требования к квалификации персонала
• Предотвратить ошибки пользователей
• Уменьшить количество сервисных выездов

Развитые средства визуализации:

• Возможность установки фильтров во всех формах-списках
• Сортировка списков по любой колонке
• Изменения порядка следования и видимости колонок
• Поиск по вхождению
• Настройка выделения цветом строк по заданным условиям
• Групповые операции над списками

Большое количество сервисных функций:

• Настройка личных параметров пользователя
• Встроенный буфер обмена данными
• Возможность управления системой без использования «мыши»
• Контекстные меню и горячие клавиши
• Подсказки и электронная справка
• Групповые операции с элементами справочников и документами
• «Оперативные сводки» в дополнение к существующим отчетам
• Работа с торговым оборудованием из справочников, документов и журналов
• Встроенные средства автоматической архивации данных
• и многое, многое другое

Работа в распределенной торговой сети

Программные продукты компании Айтида изначально спроектированы с учетом возможности работы и в рамках одного торгового объекта, и в торговых сетях. Для реализации этой задачи используются уникальные технологии, которые подробно описаны в соответствующих разделах:

• Айтида NetHive
• Айтида: Консолидация данных
• Айтида: Модуль обмена данными
• Айтида: Сервер удаленных подключений

Функциональные возможности продуктов серии «Айтида Retail» при работе в распределенной сети:

• Учет торговой деятельности неограниченного числа торговых объектов (филиалов)
• Возможность управления филиалами через региональные центры
• Управление работой центрального склада
• Работа в режиме с филиалами в режимах OnLine и Offline
• Сходное с электронной почтой управление «входящими» и «исходящими» папками обмена

Централизованное, децентрализованное или смешенное:

• Управление ассортиментом
• Управление ценообразованием
• Управление заказами
• Управление поставками
• Управление персоналом

Единое информационное пространство, которое создает «Айтида Retail» в распределенной сети, поможет сосредоточить большую часть элементов управления в центральном офисе компании, тем самым не только значительно оптимизировать структуру ответственности и управления, но и оставить подразделениям выполнение лишь наиболее простых операций, с которыми может справиться даже неквалифицированный персонал.

Соответствие российскому законодательству

• Программные продукты «Айтида Retail» выполнены строго в соответствии с Российским законодательством:
• Содержат регламентированные отчеты
• Содержат необходимые виды документов
• Печатные формы документов соответствуют утвержденным формам
• Формируют проводки согласно действующему плану счетов
• Содержат встроенные возможности предупреждения ошибок пользователей
• Возможности настройки системы
• Установка общих параметров системы
• Настройка параметров пользователей
• Общая настройка прав доступа пользователей и групп
• Настройка доступа пользователей к конкретным элементам данных
• Режимы отображения полей в формах
• Виды учетов и правила нумерации документов
• Разработка любых отчетов и печатных форм
• и многие другие

«Айтида Retail» — открытая система

Программные продукты «Айтида Retail» являются открытой системой по отношению к другим приложениям. Это означает возможность использовать встроенные средства:

• Загрузки информации из других систем
• Выгрузки любых данных для других приложений
• Полностью документированная структура базы данных и особое построение архитектуры системы открывает две уникальные возможности:
• Подключения к серверу (к данным) Айтида из других продуктов
• Возможность интеграции в систему самостоятельно разработанных модулей

Масштабируемость системы

Возможности масштабирования решения заложены как в самих программных продуктах Айтида, так и в полноценном использовании технологии клиент-сервер. Это сочетание позволит системе гармонично расти вместе с торговым предприятием, и в каждый момент времени в полной мере удовлетворять его потребностям:

• Установка всех компонент на одном компьютере
• Подключение еще нескольких пользователей (без переустановки системы)
• Установка выделенного сервера для работы серверной части и хранения данных
• Использование кластеров в центре крупной торговой сети

Технические требования

В зависимости от масштаба предприятия, на котором используется «Айтида Retail», а так же от задач, которые планируется решать в рамках конкретного подразделения, понадобится различное оборудование.

При установке всех компонент системы на одном компьютере, минимальные требования к ПК: PIV/512 Mb, для комфортной работы желателен ПК с 2 Гб оперативной памяти, процессор Pentium стоимостью 10-15 тыс.руб. При работе 3-10 пользователей, требования к персональным компьютерам даже ниже, но желательно использовать выделенный сервер (20-60 тыс.руб.).

Бесплатные обновления

Продукты компании Айтида постоянно развиваются и совершенствуются. Партнеры и пользователи присылают свои пожелания и замечания, большинство из которых вскоре появляются в обновлениях для продуктов, которые:

• Являются бесплатными (распространяются через партнерскую сеть)