Акт приема передачи при смене руководства

Для чего нужен акт передачи дел при смене директора?

При смене руководителя организации передача документов, до того находящихся в распоряжении предыдущего директора, — типичная процедура, проистекающая из логики корпоративных правоотношений. Как правило, речь идет об оригиналах соответствующих документов, и если предыдущий руководитель не передаст их новому — восстановить их во многих случаях крайне сложно. Особенно если это документы, относящиеся к следующим категориям:

• учредительные (регистрационные);
• первичка;
• лицензии и разрешительные документы;
• доверенности;
• международные договоры.

Факт передачи указанных источников фиксируется в отдельном акте приема-передачи документов при смене директора организации. Он составляется в 2 экземплярах.

Подписываться данные экземпляры могут:

1. Бывшим (увольняющимся) и новым руководителем.

Но в этом случае может возникнуть проблема: с момента передачи документов увольняющийся руководитель может утерять фактический доступ к необходимым сведениям и не сможет полноценно исполнять еще актуальные обязанности.

2. Бывшим (увольняющимся) руководителем и его заместителем (штатным или назначенным).

В этом случае необходимые сведения еще действующий директор может запрашивать у заместителя, у которого будет доступ к документам. После выхода нового директора на работу заместитель может сразу же передать ему полученные документы (как вариант — с помощью аналогичного по структуре акта).

Если это необходимо, акт может дополняться различными приложениями, например:

• ксерокопиями важнейших документов (они также могут заверяться передающей и принимающей стороной);
• описями документов (соответственно, в самом акте могут приводиться ссылки на описи).

Как передать дела при смене руководителя организации, узнайте в КонсультантПлюс. Если у  вас еще нет доступа, получите пробный онлайн-доступ к системе бесплатно.

Обязан ли бывший генеральный директор передавать документы по акту?

Обязанность увольняющегося или фактически прекратившего трудовые отношения с фирмой директора передать документы новому руководителю не закреплена на уровне общеотраслевых федеральных нормативных актов. Вместе с тем данная обязанность зафиксирована:

• в части передачи документов бухучета — положениями п. 4 ст. 29 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
• в ст. 24 закона «О банках…» от 02.12.1990 № 395-1 — однако юрисдикция данных норм распространяется только на кредитно-финансовые правоотношения.
• в п. 10.5 «Основных правил работы архивов», отраженных в решении Коллегии Росархива от 06.02.2002 (обязательны для государственных организаций).

Кроме того, Арбитражный суд Свердловской области в решении от 21.01.2014 № А60-34604/2013 обязал ответчика — бывшего руководителя фирмы передать вверенные ему документы новому директору организации. Суд установил, что требование о передаче документов должно предъявляться бывшему генеральному директору, а при смене директора печать, учредительные, бухгалтерские и иные документы должны передаваться вновь избранному руководителю организации. Апелляция оставила решение арбитража в силе.

Таким образом, в локальных нормативах организации правомерно закрепить положения, регламентирующие обязательную передачу документов от бывшего руководителя новому.

Передача документов бывшим директором новому: локальные нормативы

Соответствующие нормативы могут быть закреплены на уровне положения, например, Положения «О передаче документов организации исполнительным органом при освобождении от должности». Оптимально, если оно будет введено в действие приказом учредителя организации. В рассматриваемом нормативе могут присутствовать формулировки:

1. Закрепляющие основные перечни документов, подлежащих передаче от бывшего директора к новому (заместителю).

В данные перечни могут входить, как мы отметили выше:

• учредительные (регистрационные) документы;
• первичка;
• лицензии и разрешительные документы;
• доверенности;
• международные соглашения.

Также можно определить такие категории:

• бухгалтерская документация (та, что находится в распоряжении непосредственно генерального директора);
• ценные бумаги, векселя и прочие финансовые документы;
• свидетельства о праве собственности и иные правоустанавливающие документы;
• прочие документы (например, докладные и служебные записки, внутрикорпоративные отчеты).

2. Регламентирующие составление директором, передающим свои полномочия, акта, в котором в соответствии с основными перечнями, также установленными Положением, будут передаваться документы.

Данный акт, как мы отметили в начале статьи, составляется в 2 экземплярах: первый отдается бывшему директору, второй — новому (или заместителю директора).

3. Регламентирующие дополнение директором акта приема-передачи документов различными приложениями.

Локальный норматив может дополняться положениями, устанавливающими должностную обязанность секретаря директора содействовать своему начальнику в подготовке акта и приложений.

Пошаговую инструкцию по смене директора подготовили эксперты КонсультантПлюс. Изучите материал, получив бесплатный пробный доступ к правовой системе.

Акт приема-передачи документов от бывшего директора к новому: структура документа

В таком акте могут присутствовать следующие элементы:

1. Информационный блок, в котором отражаются:

• дата, место составления акта;
• Ф. И. О. увольняющегося директора;
• Ф. И. О. нового директора (заместителя).

2. Блок, в котором отражаются действия, удостоверяемые актом: передача увольняющимся директором и прием новым документов, связанных с финансово-хозяйственной деятельностью организации.

3. Блок с перечнем передаваемых документов (по категориям, которые отражены в Положении).

Данный блок оптимально представить в виде таблицы, столбцы которой отражают:

• порядковый номер позиции;
• наименование передаваемых документов (номера описей по группам передаваемых документов);
• число листов передаваемых документов (количество документов в описях);
• необходимые примечания.

4. Блок с подписями:

• лица, передающего полномочия и документы;
• лица, принимающего полномочия и документы.

В некоторых случаях данный блок может быть дополнен подписями главного бухгалтера и иных компетентных лиц. Кроме того, есть вероятность, что акт потребуется заверять подписью нотариуса. Рассмотрим, какими факторами это может быть обусловлено.

Передача документов по акту: нюансы

Где можно скачать образец акта передачи документов при смене директора?

Загрузить заполненный образец акта приема-передачи документов при смене руководителя организации вы можете на нашем сайте по ссылке ниже:

Скачать образец

Ознакомиться с иными полезными нюансами взаимодействия частной организации и нотариуса вы можете в статье «ФНС разъяснила, когда не нужно заверять у нотариуса решение об увеличении уставного капитала».

Итоги

Увольняющийся из компании генеральный директор должен передать вверенные ему документы новому. Процедура данной передачи может быть регламентирована на уровне локальных нормативов (установлена как обязанность в кредитно-финансовых и государственных организациях). Основным локальным правовым актом, удостоверяющим прием-передачу документов при смене директора, может быть акт, составляемый в 2 экземплярах.

Узнать больше об особенностях правоотношений, которые осуществляются в рамках корпоративного права, вы можете в статьях:

• «Увольнение генерального директора по собственному желанию»;
• «Лист ознакомления с локальными нормативными актами — образец».

Директор – это единоличный исполнительный орган, который действует от имени общества и в его интересах. Сведения о действующем директоре публикуются в ЕГРЮЛ, и при заключении любых сделок контрагенты обязаны проверить полномочия конкретного лица. При смене руководителя необходимо сообщить об этом в налоговую инспекцию и внести изменения в ЕГРЮЛ.

Как сменить директора в ООО? Читайте нашу подробную пошаговую инструкцию о смене директора ООО в 2023 году.

Читайте также:

• Управляющий ИП вместо директора
• Может ли генеральный директор быть совместителем?
• Заполнение заявления Р13014 при смене директора.

Смена генерального директора ООО

Важный момент – при смене директора нельзя допускать «двоевластия», то есть такого периода времени, когда прежний директор еще не уволен, а с новым уже заключен трудовой договор. Недопустима также ситуация «безвластия» — директор уволен, а на его должность никто не назначен.

Пошаговая инструкция о том, как поменять директора в ООО:

Шаг 1. Подготовить протокол общего собрания участников или решение единственного участника о смене директора. На повестке дня должны быть два вопроса:

1. прекращение полномочий прежнего директора и расторжение с ним трудового договора;
2. избрание нового директора и заключение трудового договора.

Шаг 2. Уволить прежнего директора и принять на работу нового.

Обратите внимание, что при увольнении старого директора, доверенности, которые он выдавал, не перестают действовать автоматически. Подробнее: общая доверенность на представление интересов юридического лица .

Шаг 3. Заполнить заявление по форме Р13014 и заверить его у нотариуса. Нотариус запросит также свидетельство ИНН и ОГРН, устав ООО, решение о смене директора. Вопрос о необходимости актуальной выписки из ЕГРЮЛ надо уточнять у нотариуса. Некоторые нотариусы принимают электронную выписку из сервиса ФНС или самостоятельно запрашивают сведения из реестра, а есть и те, кто требует только бумажную выписку. Узнайте об этом заранее, т.к. если вам нужна именно бумажная выписка, ее надо будет сделать до подачи документов.

Скачать актуальный редактируемый бланк Р13014.

Шаг 4. Оформить внесение изменений в ЕГРЮЛ при смене директора. Для этого в течение семи рабочих дней с даты принятия решения надо подать заверенное заявление Р13014 в налоговую инспекцию. За нарушение этого срока может быть наложен штраф по статье 14.25 КоАП РФ (5 000 рублей).

Какие еще документы о смене директора нужно представить? В регламенте предоставления госуслуги по регистрации изменений указан только один документ – заявление Р13014. Однако на практике ИФНС может запросить еще и решение о смене директора и приказ о назначении нового руководителя. Госпошлина при регистрации смены директора не оплачивается.

Обратите внимание: подавать документы о смене директора надо в ту налоговую инспекцию, где происходила регистрация ООО. В крупных городах существуют специальные регистрирующие инспекции, например, в столице это ИФНС № 46 по Москве. На официальном сайте ФНС вы можете узнать контакты регистрирующей ИФНС по вашему юридическому адресу.

Шаг 5. Получить в налоговой инспекции лист записи ЕГРЮЛ, подтверждающий внесение изменений о руководителе ООО в реестр. Срок смены генерального директора установлен законом «О государственной регистрации» № 129-ФЗ — пять рабочих дней, не считая дней подачи и получения документов. 

Шаг 6. Уведомить банк о смене директора. Для этого в банк, где открыт расчетный счет ООО, надо представить следующие документы:

• протокол или решение о смене директора;
• лист записи ЕГРЮЛ;
• приказ о назначении нового директора;
• карточку с образцами подписи нового руководителя.

Кроме того, если расчетный счет подключен к системе интернет-банкинга, надо сгенерировать новый электронный ключ.

Заполнение формы Р13014 при смене директора

Правила заполнения Р13014 при смене директора аналогичны правилам заполнения формы Р11001: только заглавные буквы; заполнять можно вручную черными чернилами или на компьютере шрифтом Courier New высотой 18 пунктов; печать только на одной стороне листа и др. Узнать полностью все требования к заполнению вы можете в приказе ФНС от 31.08.2020 N ЕД-7-14/617@.

Мы написали пошаговую инструкцию о заполнении формы Р13014 при смене директора.

Какие листы формы Р13014 заполнять при смене директора? Всего 7 страниц:

• титульный лист, где указывают сведения об организации;
• лист И — страница 1 (для прежнего директора);
• лист И — страницы 1 и 2 (для нового директора);
• лист П – все 3 страницы (сведения о заявителе).

Кто подает заявление о смене директора — старый или новый директор? С одной стороны, сведения о новом директоре еще не внесены в ЕГРЮЛ, с другой – прежний директор уже лишен своих полномочий. Больше 10 лет назад существовала практика подписания заявления старым директором, как лицом, сведения о котором были включены в госреестр (письмо ФНС от 26.10.2004 N 09-0-10/4223). Позднее решением ВАС РФ от 29.05.2006 N 2817/06 это положение было признано недействующим, как несоответствующее закону «Об ООО».

Более того, суды не раз подчеркивали, что полномочия прежнего руководителя прекращаются с момента принятия соответствующего решения участников (например, определение ВАС РФ от 23.09.2013 № ВАС-12966/13). Исходя из этого, заявление по форме Р13014 может подписывать только новый руководитель, прежний директор уже не имеет никакого отношения к ООО.

Обратите внимание: в отличие от формы Р11001, которую можно не заверять нотариально, если заявитель лично явится в ИФНС, заявление Р13014 заверяется обязательно. По этой причине личная подпись заявителя на последней странице проставляется только в присутствии нотариуса.

Пример заполнения формы Р13014 при смене директора вы можете найти по ссылке ниже.

Скачать образец заполнения формы Р13014 при смене директора

Образец акт приема-передачи документов при смене директора

Директор – это лицо, ответственное за сохранность документов организации и части имущества, закрепленного за ним. При увольнении директор должен сдать дела, но определенного порядка законом не установлено. Процедура смены генерального директора в ООО может быть закреплена в локальном акте общества. В любом случае, участники ООО не вправе задерживать увольнение директора под предлогом того, что он не передал какие-то документы или имущество, но они могут истребовать их в рамках судебного разбирательства.

Если смена директора происходит с конфликтом сторон, и новый директор или участники по какой-то причине не принимают документы, то прежний руководитель может сдать их на хранение в архивную организацию или нотариусу.

Оформление акта приема-передачи дел при смене генерального директора, прежде всего, в интересах самого бывшего руководителя. Подписывать акт приема-передачи могут как два директора между собой, так и при участии собственников организации. Вы можете ознакомиться с нашим шаблоном акта приема-передачи документов и изменить его под свою ситуацию.

Скачать пример акта приема-передачи документов при смене директора

Решение о смене директора ООО: образец с одним учредителем

Как сменить директора в ООО, если учредитель в нем один? Отличие смены директора в ООО с единственным учредителем от общества с несколькими участниками будет только в том, что вместо протокола общего собрания учредитель принимает единоличное решение о смене генерального директора.

Если директором является не учредитель, а наемный работник, то проводится обычная процедура увольнения. В случае же, когда единственный учредитель является директором по трудовому договору, он не имеет права на компенсацию при увольнении, т.к. действие главы 43 ТК РФ не распространяется на такой случай. Подробнее о том, может ли единственный учредитель заключить с собой трудовой договор читайте в этой статье.

Мы подготовили образец решения единственного учредителя о смене директора, в котором учредитель и директор – разные лица.

Скачать образец решения о смене директора ООО с одним учредителем

Смена учредителя и генерального директора одновременно в 2022 году

Очень часто генеральным директором ООО является его учредитель. По статистике нашего сервиса только в 20% случаев директор нанимается со стороны. Какие особенности существуют в смене генерального директора и учредителя одновременно?

Если в ООО несколько участников, то возможна продажа доли или выход участника (условие о возможности выхода из ООО должно быть предусмотрено в уставе). Подробнее об этом читайте в статье «Выход участника из ООО: пошаговая инструкция 2023». Если же учредитель единственный, то он не может выйти из общества, пока в него не войдет новый участник.

Мы не рекомендуем самостоятельно оформлять смену единственного учредителя ООО, т.к. для этого надо оформить ввод нового участника с изменением устава и увеличением уставного капитала по форме Р13014 и последующий выход участника либо продажу доли. Это достаточно сложно, поэтому стоит обратиться к специалистам-регистраторам.

В 2022 году действуют следующие правила смены учредителя в ООО. Надо заверять у нотариуса:

• заявление участника о выходе из ООО;
• решение общего собрания участников об увеличении уставного капитала;
• предложение оставшимся участником выкупить долю;
• требование участника о выкупе его доли.

Рассмотрим достаточно простой вариант смены директора с выходом участника из общества.

В обществе два участника, один из них принят на должность генерального директора по трудовому договору. Директор решает сложить полномочия руководителя и выйти из ООО. В уставе право выхода из ООО предусмотрено, один участник в обществе остается, поэтому такой вариант допускается законом.

Решение о смене генерального директора и выходе участника из ООО принимается на общем собрании участников и оформляется протоколом. В заявлении Р13014 можно одновременно сообщить о выходе участника и смене директора, оформив соответствующие листы. В налоговую инспекцию в течение трех рабочих дней со дня принятия решения подают форму Р13014 и заявление участника. Если доля участника будет сразу распределена, то нужен еще и протокол о распределении.

В остальном же процедура не отличается от пошаговой инструкции по смене генерального директора в ООО 2023, которую мы рассмотрели выше.

Приложение 48

к п. 10.5.1

См. данную форму в MS-Excel.

---

Смена директора ООО 

Смена директора ООО – строго регламентированная процедура с четким алгоритмом реализации. Она включает три обязательных этапа: утверждение решения или протокола учредителей, подача заявления в ФНС, уведомление партнеров. Факт принятия компанией такого решения подлежит обязательному нотариальному удостоверению.

Учитывая широкий круг полномочий директора и право выступать от имени юридического лица без доверенности, игнорирование инструкции о смене управленца означает незаконность полномочий следующего руководителя. Инициатором увольнения может быть сам директор или компания – это влияет на сценарий и сложность смены единоличного исполнительного органа. Важно не допустить ситуацию временного двоевластия или безвластия. 

Содержание

• Шаг 1. Решение о смене директора и выбор новой кандидатуры
  • Решение, если в ООО единственный учредитель
  • Протокол, если в ООО несколько учредителей
  • Как заверить протокол у нотариуса
• Шаг 2. Подготовка кадровой документации
  • Акт приема-передачи документов при смене гендиректора
• Шаг 3. Заявление для ФНС и ЕГРЮЛ
  • Как заверить заявление Р13014 у нотариуса
• Шаг 4. Уведомление банка и контрагентов о новом руководителе ООО
  • Как сообщить партнерам по бизнесу о смене директора
  • Почему учредитель должен зарегистрировать в ЕГРЮЛ смену директора
  • Как одновременно сменить генерального директора и учредителя
  • Нужно ли вносить изменения о новом директоре в устав ООО
• Заключение

Шаг 1. Решение о смене директора и выбор новой кандидатуры

Общество с ограниченной ответственностью не может функционировать без директора, поэтому выбор новой кандидатуры становится первым шагом в процедуре смены управленцев. Главный критерий отбора: кандидат на должность не должен быть включен в Реестр дисквалифицированных лиц. При обнаружении такого факта налоговая служба откажет во внесении изменений по новому гендиректору.

Управленческий орган компании, уполномоченный на внедрение таких изменений, определяется уставом ООО. Как правило, на повестку ставится два вопроса: прекращение полномочий действующего директора и избрание нового. Когда легализуется смена директора ООО нотариус в обязательном порядке удостоверяет подлинность протокола или единоличного решения

Решение, если в ООО единственный учредитель

Законом не запрещено функционирование общества с ограниченной ответственностью, в котором имеется только один учредитель. Общее собрание участников в этом случае не требуется. Единственный участник в рамках своей компетенции единолично принимает решение учредителя о смене директора ООО. 

Жесткие правила к форме и содержанию документа отсутствуют. Практика показывает, что следует указать такие данные:

• полное наименование юридического лица, адрес, ИНН, ОГРН;
• дата, место, время принятия решения;
• идентифицирующие данные участника, размер его доли в уставном капитале общества (дополнительно указываются реквизиты, если единственный участник – юридическое лицо);
• решение, которым принято прекращение полномочий гендиректора, его паспортные данные;
• дата прекращения полномочий;
• решение, которым назначен новый генеральный директор, его ИНН и паспортные данные;
• дата вступления в должность, срок полномочий нового директора (должен быть прописан в уставе). 

Письменная форма и личная подпись учредителя обязательна. Легализация документа предполагает участие нотариуса, который оказывает правовую помощь и выступает гарантом законности процедуры, в том числе подтверждает подлинность подписей.

Протокол, если в ООО несколько учредителей

Учредители или члены-участники общества принимают решение о смене гендиректора ООО на общем собрании. В таком формате обязательными субъектами является секретарь и председатель собрания. В повестку должен быть включен вопрос об их выборе и о том, кто будет подписывать трудовой договор с новым управленцем. 

Итоговый документ, который закрепляет достигнутое соглашение по изменениям в менеджменте компании, – протокол общего собрания общества с ограниченной ответственностью. Вопросы на собрании оформляются повесткой дня. Участники голосуют отдельно по каждому из пунктов. Смена директора считается состоявшейся, если «за» проголосовало большинство. При желании, в протоколе можно конкретизировать, кто выступил против изменений. 

Обязательные данные:

• наименование общества в соответствии с учредительными документами;
• дата, время, место составления протокола;
• идентифицирующие данные каждого учредителя;
• дата прекращения полномочий действующего руководителя и дата вступления в должность его последователя;
• срок действия полномочий нового генерального директора. 

Для действительности протокола нужна подпись каждого участника собрания. Подписи на документе удостоверяет нотариус, если иной порядок не прописан в уставе юридического лица. Протокол общего собрания может не удостоверяться нотариусом в том случае, если участники единогласно пришли к такому решению на собрании. Однако их подписи в этой части вопроса должны быть также нотариально удостоверены. 

Как заверить протокол у нотариуса

Нотариальное удостоверение протокола собрания подтверждает, что кворум состоялся и законодательные требования выполнены. Это официально подкрепляется нотариальным свидетельством установленного образца. Для инициирования процедуры уполномоченный представитель ООО обращается к нотариусу с заявлением, которым просит присутствовать на собрании.

Если в планах смена директора ООО документы для нотариуса следующие:

• учредительная документация, включая последнюю редакцию устава общества;
• решение о проведении собрания и повестка дня;
• перечень субъектов, которые могут присутствовать на собрании;
• доверенность на представителя, если заявитель не является руководителем;
• документы, подтверждающие компетенцию кворума и объем полномочий органа управления. 

В обязанности нотариуса входит проверка регистрационных данных юридического лица. С этой целью он запрашивает выписку из ЕГРЮЛ. Нотариус устанавливает, есть ли кворум, какое количество голосов отдано «за», а какое «против», есть ли у органа право принимать такие решения. Нотариус устанавливает личность каждого участника и сверяет паспортные данные.

С момента нотариального удостоверения протокола или решения полномочия старого генерального директора прекращаются. С этого момента он утрачивает свои корпоративные права и не может представлять интересы компании.

Шаг 2. Подготовка кадровой документации

Набор кадровых документов зависит от причины увольнения и оснований по трудовому законодательству. На топ-менеджера ООО распространяются общие правила оформления прекращения трудового договора: издание общехозяйственного приказа о снятии полномочий и кадрового приказа об увольнении, внесение записи в трудовую книжку и личное дело.

Сценарий зависит от основания увольнения гендиректора:

1. Досрочное прекращение полномочий по решению общего собрания (п. 2, ст. 278 ТК РФ). Согласие других лиц, в том числе директора, не требуется. Кворум участников обязательный. Работодатель выплачивает директору компенсацию – минимум трехкратный месячный заработок (если увольняемый не совершил виновные действия).
2. Соглашение сторон (п. 1, ч. 1, ст. 77 ТК РФ). Самое распространенное основание, которое выстраивается на консенсусе с учредителями. Размер компенсации – по договоренности, ориентировочно от 6 до 12 окладов.
3. Истечение срока трудового договора по контракту (п. 2, ч. 1, ст. 77 ТК РФ), если такое условие было конкретизировано уставом. Обязательное условие – заблаговременное письменное уведомление директора об истечении срока его полномочий.
4. Прекращение трудового договора по инициативе гендиректора (п. 3, ч. 1, ст. 77 ТК РФ). Инициатор подает заявление об увольнении по собственному желанию. Для руководителей увеличен срок уведомления о намерении покинуть пост – 1 месяц. 

Если гендиректор уволен по решению уполномоченного органа о прекращении трудового договора, наличие веских оснований, таких как дисциплинарный проступок или истечение срока действия контракта, не обязательно.

После оформления приказа бухгалтерия проводит расчет. Управленец получает на руки трудовую книжку, справку о сведениях по трудовым взносам, о средней заработной плате за 2 года, а также справку 2-НДФЛ. 

С новым руководителем заключается срочный или бессрочный трудовой договор, в котором он ставит подпись за себя как за сотрудника и как за директора. Срок его контракта не зависит от срока полномочий единоличного исполнительного органа компании, определяемого уставом. 

Кадровые документы на нового сотрудника – это приказ о вступлении в должность, и, при необходимости, приказ о возложении обязанностей по ведению бухгалтерского учета. 

Акт приема-передачи документов при смене гендиректора

Старый и новый гендиректор подписывают акт о передаче дел. В нем принято прописывать перечень материальных ценностей и документов, находящихся в ведении у руководителя. 

Поскольку директор несет ответственность за сохранность документации компании и часть имущества, которое за ним закреплено, порядок составления акта приема-передачи регулируется локальными актами на ООО и общими нормами закона. Сроки не конкретизированы.

Нельзя задержать увольнение управленца или отказать в освобождении от должности в связи с тем, что не передано имущество или архив. Однако компания в лице нового директора или учредителей имеет право истребовать такие материалы через суд. 

Шаг 3. Заявление для ФНС и ЕГРЮЛ

Следующий шаг после принятия решения об увольнении руководителя и решения кадровых вопросов – уведомление налоговой службы. Аналогичные данные об изменениях должны быть зарегистрированы в ЕГРЮЛ и отражены в уставе ООО. Для этого уполномоченное лицо заполняет заявление по форме Р13014, которое подлежит обязательному нотариальному удостоверению. 

Графы для заполнения:

• титульная страница 001 – данные об обществе с ограниченной ответственностью;
• лист И – первый экземпляр – информация об увольняемом сувбъекте, 2 экземпляр – об вновь назначенном;
• лист П – идентифицирующие данные заявителя и его подпись, проставленная в присутствии нотариуса или представителя ФНС.

В пункте о причинах подачи заявления нужно проставить цифру 2, подтверждая намерения изменить сведения о компании. Если изменения касаются только этого вопроса, другие листы заполнять не нужно. Каждый пункт должен соответствовать фактическим данным паспорта, устава. Опечатки становятся причиной отказа в регистрации. 

Новый гендиректор или доверенное лицо вправе лично уведомить налоговую службу об изменениях, воспользоваться формой отправки в личном кабинете налогоплательщика на сайте ФНС или почтовыми услугами, направив письмо с описью вложения. Независимо от способа отправки в ответ заявитель получает расписку о принятии документов. 

Срок подачи заявления – не позднее 3 дней с момента подписания решения. Игнорирование этого требования влечет административный штраф. Если у ФНС не возникнет вопросов, в течение 5 дней они самостоятельно направляют данные для их актуализации в ЕГРЮЛ. 

Как заверить заявление Р13014 у нотариуса

На момент обращения в ФНС и внесения изменений в реестр на руках должно быть два экземпляра нотариально заверенного заявления по форме Р13014. Это компетенция любого нотариуса, в том числе того, который удостоверял подписи на протоколе собрания.

Смена директора ООО предполагает такие документы для нотариуса:

• свежая актуальная выписка из Единого государственного реестра юридических лиц;
• документ, удостоверяющий личность нового должностного лица;
• устав ОГРН, ИНН компании;
• протокол собрания (решение единоличного руководителя) о смене гендиректора;
• приказ о передаче полномочий новому руководителю.

Этот перечень дополняется на усмотрение нотариуса, в зависимости от ситуации. Нотариус вправе затребовать, чтобы новый генеральный директор лично присутствовал на процедуре. В его полномочия входит проверка личности заявителя, для чего он изучает паспорт и данные. Бланк заявления доступен на сайте ФНС. 

Шаг 4. Уведомление банка и контрагентов о новом руководителе ООО

Новый директор уведомляет обслуживающий банк о кадровых изменениях в компании незамедлительно после подачи соответствующего заявления в ФНС. Финансовое учреждение предоставляет образец формы и перечень требуемых документов. В банк нужно сообщить такие данные:

• выписку, подтверждающую регистрацию в ЕГРЮЛ;
• уведомление налоговой службы об изменениях в высшем руководстве;
• нотариально удостоверенное решение о смене директора (протокол собрания или решение единственного участника ООО);
• приказ, которым назначен на должность новый руководитель;
• ИНН, устав, ОГРН компании. 

Подаются заверенные на предприятии копии. На свое усмотрение банк может запросить дополнительные сведения. Вновь назначенный сотрудник должен лично присутствовать в финансовом учреждении для оформления нового оттиска печати и карточки подписей. 

Учитывая широкое распространение формы платежных документов в электронной банковской системе, процедура предполагает замену электронных ключей, с помощью которых заверяется подпись руководителя. Без этого шага система может заблокировать доступ к банковским счетам. 

Как сообщить партнерам по бизнесу о смене директора

В законе не прописана обязанность сообщать контрагентам, партнерам, поставщикам и заинтересованным третьим лицам о смене руководства компании. Этого требуют правила делового оборота и нормы профессиональной этики. Бизнес-партнеров достаточно проинформировать по электронной почте в кратчайшие сроки. Пенсионный фонд, фонды социального и медицинского страхования отдельно уведомлять не нужно.

Кадровые перестановки не обязывают перезаключать договора или составлять дополнительные соглашения с контрагентами. Условия сотрудничества остаются прежними, независимо от состава руководства. Однако массовая рассылка письма с информированием о назначении другого гендиректора необходима для того, чтоб исключить возможность нарушения договорных обязательств. 

Во многих контрактах прописан пункт, в котором указано, что стороны должны уведомить друг друга в случае изменения реквизитов. ФИО относится к реквизитам – это данные лица-подписанта, поэтому их изменение считается значимым. 

Почему учредитель должен зарегистрировать в ЕГРЮЛ смену директора

Снятие полномочий с генерального директора – исключительная воля совета директоров или учредителей. Бывший директор не может внести запись в ЕГРЮЛ без их согласия. 

Если новый директор или учредитель игнорируют такую обязанность, данные реестра не актуализируются, а значит, прежний руководитель продолжает нести субсидиарную ответственность по обязательствам компании. Это приводит к судебным разбирательствам и негативным последствиям.

Одно из них – инициирование бывшим директором записи в ЕГРЮЛ о недостоверных сведениях по руководителю. Если такая информация будет отражена в реестре, компания автоматически утрачивает статус добросовестного налогоплательщика и дискредитирует себя в глазах партнеров. 

До тех пор, пока руководитель числится в реестре как уполномоченное лицо, он может представлять интересы компании, заключать сделки, подписывать дополнительные соглашения, акты сверки, акты выполненных работ. В последующем доказать их недействительность на практике очень сложно. 

Если достоверные сведения не будут предоставлены в реестр в течение полугода, у налоговой службы появляется законное основание исключить ООО из реестра. 

Отметка о недостоверности сведений о директоре, проставленная в результате собственной проверки налоговой, означает, что этот руководитель в течение трех лет не сможет выполнять такие же функции в других юридических лицах.

Как одновременно сменить генерального директора и учредителя

По статистике только 1 из 5 гендиректоров в ООО – наемный специалист со стороны. В остальных случаях это один из учредителей. 

Если учредитель один, он не может выйти из общества, пока не будет принят новый участник. Это сопровождается изменением устава и увеличением уставного капитала. Если учредителей несколько, в уставе предусматривается возможность выхода одного из них или продажа доли. 

Инициатор процедуры обращается к нотариусу для того, чтобы заверить:

• заявление о выходе из состава;
• предложение в адрес других участников о преимущественном праве выкупа доли;
• требование учредителя выкупить его долю;
• решение собрания участников об увеличении размера уставного капитала.

Если в обществе два участника, один из которых является генеральным директором и решает прекратить трудовой договор, это возможно, поскольку устав ООО предусматривает право выхода, если остается хотя бы один участник. Решение оформляется протоколом по итогам общего собрания. 

В заявлении по форме Р13014 одновременно указывается факт выхода участника и смены директора, о чем составляются соответствующие листы. Если участники решили на собрании сразу распределить доли, дополнительно требуется протокол о распределении. В остальном алгоритм идентичный пошаговой инструкции. 

Нужно ли вносить изменения о новом директоре в устав ООО

Вносить изменения в устав о смене гендиректора нужно по необходимости. Если в учредительном документе изначально есть информация о руководителе, придется подготовить новую редакцию устава или лист изменений к нему. По своей юридической силе это идентичные документы. 

Во всех остальных случаях сведения о директоре не относятся к обязательным пунктам устава, поэтому менять учредительный документ при отсутствии других изменений юридического лица нет необходимости. 

Если лист изменений включает графы о личности руководителя, в нем нужно указать пункт, в котором приводится новая формулировка. Это станет дополнением и действующим приложением к уставу, которое нужно будет везде предъявлять наряду с основным текстом. 

Если кадровое обновление – не единственное изменение, и устав нужно актуализировать, подготавливается новая версия документа с отражением содержания предшествующей версии и измененными пунктами. При смене директора этот вопрос решается перед обращением в налоговую службу с заявлением Р13014.

Заключение

Смена директора ООО всегда сопряжена со сложностями, высокой ответственностью, ограниченным таймингом. Процедура требует грамотного правового сопровождения и консультаций в каждом конкретном случае, учитывая текущий анализ компании и содержание ее учредительной документации. 

Учитывая, что гендиректор выступает знаковой фигурой в компании и имеет широкий спектр полномочий, к его увольнению нужно подойти ответственно: правильно подготовить документы для нотариуса и кадровые приказы, забрать ключи, обновить коды и пароли, своевременно обратиться в ФНС, проследить за внесением изменений в ЕГРЮЛ. 

Чем эффективнее выполнен каждый шаг, тем ниже риски судебных разбирательств с бывшими сотрудниками. Соблюдение пошаговой инструкции смены гендиректора – это финансовая и имиджевая безопасность компании, ее безупречная деловая репутация и надежное правовое положение.

Порядок передачи