Асед дело инструкция по работе в программе

ИНСТРУКЦИЯ

по работе в СЭД «Дело»

(толстый клиент)

В верхней части главного окна программы находятся поля Картотека и Кабинет, содержащие наименование текущей картотеки и кабинета. По умолчанию в них устанавливаются названия картотеки и кабинета, которые определены для данного пользователя.

Регистрация документов – используется для регистрации входящей, исходящей корреспонденции и обращений граждан. При регистрации формируется регистрационно-контрольная карточка (РК), в которую заносятся сведения о документе, и система автоматически присваивает номер в соответствии с заданным шаблоном. К карточке прикрепляются графические образы документов.
^ – используется для работы с документами, требующими исполнения, а также для работы с проектами документов. В терминах системы кабинет – это совокупность папок, в которые поступают записи о документах, поручениях и проектах документов, направляемых для работы должностным лицам, приписанным к данному кабинету.
^ – используется для поиска документов/проектов документов по различным критериям. Для хранения результатов поиска можно использовать личные папки. Для повторного использования поисковые запросы можно сохранить.
^ – данная функция обеспечивает просмотр документов, списанных в дела, а также ведение самих дел. Кроме того, эта функция используется для выгрузки информации о делах в БД системы «Архивное дело».
^ – функция работает в двух режимах: в режиме «Неотправленные документы» осуществляется работа с документами, готовыми к отправке, и выполняется отметка отправки документов; в режиме «Контроль за квитками о регистрации» отслеживается поступление уведомлений о регистрации отправленных документов, присылаемых из систем «ДЕЛО» организаций-адресатов.

В папке «Поступившие» находятся записи об РК документов и резолюциях, которые уже поступили в кабинет, но еще не приняты к исполнению.

В папку помещаются документы если:

в поле РК «Кому» указано должностное лицо, являющееся владельцем текущего кабинета;
в поле «Кому» указано подразделение, начальник которого является владельцем текущего кабинета;
Записи об РК, направленные в текущий кабинет из другого кабинета по команде «Переслать РК»;
Записи об РК, внутренним адресатом которых является владелец текущего кабинета (при условии, что проставлена отметка об отправке РК данному адресату);

Рис. 3 – Содержимое кабинета (1 — 4 случай)

Записи об РК, исполнителем поручения которых является владелец текущего кабинета. Графы таблицы «Автор/№ пункта, «Текст», «План.», «Исполнитель» заполнены.

Рис. 4 – Содержимое кабинета (5 случай)

^ попадают документы если:

в поле РК «Кому» указано должностное лицо, являющееся владельцем текущего кабинета;
в поле «Кому» указано подразделение, начальник которого является владельцем текущего кабинета;
Записи об РК документов, принятые к исполнению, но еще неисполненные (т.е. записи об РК, перемещенные из папки «Поступившие» по команде «Принять к исполнению»);
Записи об РК, посланные владельцу текущего кабинета из другой папки текущего кабинета по команде «Переслать РК»;
Записи об РК, в которых автор резолюции и исполнители поручения являются владельцами данного кабинета.

^ находятся все записи о поручениях (как контрольных, так и неконтрольных), авторами или контролерами которых являются владельцы текущего кабинета.

^ находятся записи об РК документов, по которым были подготовлены проекты резолюций, отправленные на утверждение владельцу текущего кабинета (лицу, указанному в качестве автора резолюции). Доступ к данной папке получает сотрудник, который формирует проекты резолюций для руководителя и после утверждения делает их рассылку.

^ находятся записи об РК документов, к которым был подготовлен проект резолюции, и отправлен на рассмотрение владельцу данного кабинета (лицу, указанному в качестве автора резолюции). Записи об РК с проектами резолюций исчезают из данной папки при выполнении команды «Вернуть» в окне проекта резолюции.

^ хранятся записи об РК документов, подлежащих списанию в дело. Помещать записи о документах в данную папку кабинета могут только пользователи, являющиеся владельцами этого кабинета.

^ предназначена для работы с проектами документов. Все исходящие документы в процессе обработки проходят стадию проектов. СЭД «Дело» поддерживает полный цикл работы с проектами: создание, редактирование с сохранением предыдущих версий, согласование и утверждение (подписание) и регистрация исходящего или внутреннего документа, созданного на основе проекта. Все созданные проекты документов хранятся в папке «Управление проектами», в которой исполнитель отслеживает состояние проектов и ведет дальнейшую работу.

^ содержит перечень записей об РКПД, присланных на визирование владельцам данного кабинета. Если один проект документа должны завизировать несколько должностных лиц – владельцев текущего кабинета, то в папке будет находиться несколько записей, соответствующих его РКПД (по количеству визирующих владельцев кабинета). Отличаться эти записи будут только содержанием графы «Визирующий».

^ содержит перечень записей об РКПД, присланных на утверждение (на подпись) владельцам данного кабинета. Если один проект документа должны подписать несколько должностных лиц – владельцев текущего кабинета, то в папке будет находиться несколько записей, соответствующих его РКПД (по количеству подписывающих владельцев кабинета). Отличаться эти записи будут только содержанием графы «Подпись».

3.1 Регистрация входящих документов

В главном окне программы «Дело» для регистрации документов нажать кнопку «Регистрация документов».

Рис. 5 – Главное окно СЭД «Дело»

Щелкнуть мышкой на нужной группе документов.

Рис. 6 – Выбор группы документов

Нажать кнопку «Выбрать».

Рис. 7 – Регистрационная карточка входящего документа

В открывшейся регистрационной карточке в поле «Корр.» ввести первые буквы названия организации и нажать кнопку «Enter». Поле заполнится автоматически названием организации, если оно присутствует в справочнике.

Рис. 8 – Раздел «Корреспонденты»

При отсутствии организации в справочнике «Организации» произойдет переход в данный справочник. В окне «Выбор из справочника Организации» нажать на кнопку «Добавить орг.».

Рис. 9 – Добавление новой организации в справочник

В окне регистрации новой организации заполнить поля «Наименование», «Город», «Адрес».

Рис. 10 – Регистрация новой организации

В разделе «Представители» нажать кнопку «Добавить представителя» .
В колонке «ФИО» вписать фамилию представителя организации.
В колонке «Должность» указать должность.

Рис. 11 – Заполнении информации об организации

Нажать кнопку «Записать».
Нажать кнопку «Выбрать».
Нажать кнопку «Выбрать». Поля «Корр.» и «Подписал» заполнятся значениями.

Рис. 12 – Выбор организации

В РК в разделе «Корреспонденты» заполнить с клавиатуры поле «Исх. №».
В поле «Дата» кликните двойным щелчком.
В появившемся календаре выбрать дату и нажать кнопку «Ввести».
Заполнить поле «Доступ» нужным значением.
Заполнить с клавиатуры поле «Состав».
Указать вид доставки из предлагаемого списка.

Рис. 13 – Выбор значения из справочника «Вид доставки»

В поле «Кому» ввести первые буквы фамилии руководителя, на имя которого пришел документ, и нажать кнопку «Enter». Поле «Кому» автоматически заполнится фамилией руководителя.
Заполнить с клавиатуры поле «Содерж.».
Нажать на кнопку «Рубр(0).». Данное поле является множественным реквизитом.
В открывшемся справочнике «Рубрики» выбрать рубрики своей организации.

Рис. 14 – Справочник «Рубрикатор»

Щелкнуть по нужной рубрике.

Рис. 15 – Выбор рубрики из справочника «Рубрикатор»

Нажать кнопку «Выбрать».
Нажать кнопку «ОК».
Отсканируйте поступивший документ для того чтобы приложить его электронный образ в регистрационную карточку.
Нажать правой кнопкой на отсканированном документе и выбрать из меню действие «Копировать».
В разделе «Файлы» нажать кнопку «Вставить».

Рис. 16 – Добавление электронного образа документа

В окне регистрационной карточки входящего документа нажать кнопку «Записать РК» . Регистрационная карточка станет не активной. Для перевода в режим редактирования используйте кнопку .

Рис. 17 – Регистрационная карточка входящего документа

В главном окне программы «Дело» нажать кнопку «Регистрация документов».

Рис. 18 – Главное окно СЭД «Дело»

Щелкнуть мышкой на нужной группе документов.

Рис. 19 – Выбор группы документа

Нажать кнопку «Выбрать».

Рис. 20 – Добавление электронного образа документа

В регистрационной карточке обращения в поле «Гражд.» ввести первые буквы фамилии заявителя и нажать кнопку «Enter». Поле заполнится автоматически фамилией заявителя, если оно присутствует в справочнике.

Рис. 21 – Поиск по справочнику «Граждане»

При отсутствии заявителя в справочнике «Граждане» произойдет переход в данный справочник. В окне «Выбор из справочника Граждане» нажать на кнопку «Добавить гражданина» либо на клавишу F2.
В окне регистрации нового заявителя заполнить поле «Фамилия».
Заполнить поле «Город» с клавиатуры.
Заполнить поле «Индекс» с клавиатуры.
Заполнить с клавиатуры поле «Адрес».
Напротив поля «Регион» нажать на стрелку.
Выбрать регион и нажать кнопку «Выбрать».
Напротив поля «Статус» нажать на стрелку.
Щелкнуть на нужном статусе обратившегося и нажать кнопку «Выбрать».
В разделе «Пол» установить флажок на нужном значении.
Нажать кнопку «Записать».

Рис. 22 – Ввод информации о гражданине

Нажать кнопку «Выбрать». Поля раздела «Корреспонденты» автоматически заполнятся введенной информацией о гражданине.
Ввести первые буквы фамилии в поле «Кому» и нажать клавишу Enter. Поле заполнится нужным значением.
Указать статус обращения: анонимное или коллективное.
Заполнить поле «Содерж.» с заглавной буквы.
Нажать на кнопку «Рубр(0).». Данное поле является множественным реквизитом.
В открывшемся справочнике «Рубрики» выбрать нужную рубрику.

Рис. 23 – Выбор рубрикатора

Нажать кнопку «Выбрать».
Нажать кнопку «ОК».
Указать в поле «Состав» количество листов обращения.
Выбрать из списка вид доставки.
Заполнить поле «Доступ» нужным значением из списка.
Отсканировать обращение.
Нажать на отсканированном образе правой кнопкой и выбрать из меню действие «Копировать».
В разделе «Файлы» нажать кнопку «Вставить».
После того, как заполнены все реквизиты, в окне регистрационной карточке обращения нажать кнопку «Записать РК».

Рис. 24 – Ввод информации о гражданине

^
1. В главном окне программы «Дело» для регистрации документов нажать кнопку «Регистрация документов».

Рис. 25 – Главное окно программы «Дело»

В появившемся окне выбрать нужную группу документов.

Рис. 26 – Выбор группы документа

В открывшейся регистрационной карточке исходящего документа в поле «Подп.(0)» вписать первые буквы фамилии руководителя, подписавшего документ.
Нажать кнопку «Enter». Система покажет варианты найденных соответствий в случае, когда совпадений несколько, либо сразу заполнит поле «Подп.(0)», если совпадение одно.
Заполнить поле «Содерж.» с помощью клавиатуры.
В поле «Исполн.» вписать первые буквы фамилии исполнителя.
Нажать кнопку «Enter». Система покажет варианты найденных соответствий в случае, когда совпадений несколько, либо сразу заполнит поле «Исполн.», если совпадение одно.

Рис. 27 – Заполенение РК исходящего документа

Заполнить поле «Доступ» нужным значением.
Для того чтобы указать какие должностные лица визировали документ, нажать кнопку «Визы(0)».
В появившемся справочнике «Подразделения» найти визирующего.

Рис. 28 – Выбор визирующего должностного лица

Щелкнуть на найденном исполнители и нажать кнопку «Выбрать».
При необходимости указать дату, когда был завизирован документ.

Рис. 29 – Ввод информации о визировании документа

Нажать кнопку «ОК».
Нажать на кнопку «Рубр.(0)». Данное поле является множественным реквизитом.
В открывшемся справочнике «Рубрики» выбрать нужную рубрику.

Рис. 30 – Ввод информации о визировании документа

Нажать кнопку «ОК».
Отсканируйте исходящий документ для того чтобы приложить его электронный образ в регистрационную карточку.
Нажать на отсканированном образе правой кнопкой и выбрать из меню действие «Копировать».
В разделе «Файлы» нажать кнопку «Вставить».

Рис. 31 – Ввод информации о визировании документа

В случае если исходящее письмо подготовлено в ответ на входящее письмо, необходимо указать связь между ними. Для этого нажать кнопку «Связки (0)» . С помощью этого реквизита система позволяет фиксировать произвольное количество различных связей одних документов с другими, в том числе и с документами, не зарегистрированы.
В появившемся окне вверху нажать на кнопку «Поиск по номеру».

Рис. 32 – Ввод информации о визировании документа

В окне поиска по номеру в поле «Рег.№» ввести номер входящего документа, с которым требуется связать текущий документ.
Ввести год.
Нажать кнопку «Найти».
Выбрать документ.
Выбрать связь «Во исполнение».
Нажать кнопку «Связать».

Рис. 33 – Ввод информации о визировании документа

В окне связок нажать кнопку «ОК». В окне регистрационной карточка отобразится связь с документом в поле «Связки (1)».

Рис. 34 – Регистрационная карточка исходящего документа

В окне регистрационной карточки исходящего документа нажать кнопку «Записать РК».
Указать организацию-адресата, которой адресуется исходящее письмо, можно в разделе «Адресаты», для этого в РК нажать кнопку «Адр.(0)».

Рис. 35 – Адресаты документа

В открывшемся окне нажать кнопку «Добавить организацию».

Рис. 36 – Поиск адреса в справочнике «Организации»

В поле поиска слева от кнопки «Найти» ввести название организации.
Нажать кнопку «Найти».
Двойным щелчком кликнуть на элементе.
В появившемся окне подробной информации об адресате выбрать представителя, на имя которого отправляется письмо. В случае отсутствия адресата нажать кнопку «Редактировать» и добавить представителя.

Рис. 37 – Выбор представителя организации

Нажать кнопку «Выбрать».
В появившемся окне нажать кнопку «Выбрать».
Отправка документа.

В случае если документ отправляется в стороннюю организацию (кроме ОГВ РБ), то в окне «Адресаты» указать дату отправки и вид отправки. Сохранить изменения.

Рис. 38 – Указание даты отправки и вида отправки

В случае отправки документа в ОГВ РБ через электронную почту руководствуйтесь «Инструкцией по отправке и регистрации документов в СЭД «Дело» через транспортный узел». Не забывайте проверять наличие электронного адреса в поле «e-mail».

Регистрация исходящего документа на основе проекта документа
1. В главном окне программы «Дело» нажать кнопку «Регистрация документов».

Рис. 39 – Главное окно СЭД «Дело»

В появившемся окне нажать кнопку «Отменить». Останется окно, содержащее перечень документов, зарегистрированных в определенный период времени.

Рис. 40 – Список документов зарегистрированных ХХ.ХХ.ХХ

В строке меню щелкните пункт «Проекты» (при отсутствии готовых к регистрации проектов данный пункт будет неактивен). Откроется окно, содержащее перечень проектов документов, готовых к регистрации.

Внимание!

Для оповещения сотрудника отдела канцелярии следует настроить подсистему «Оповещения, уведомления и управления процессами». Оповещения будет приходить на электронную почту.

Рис. 41 – Перечень проектов готовых крегистрации

Двойным щелчком мыши кликните на записи об РКПД, на основе которой требуется зарегистрировать РК документа.
Ознакомьтесь с проектом документа.

Рис. 42 – Проект документа

Для проверки электронной подписи в разделе «Файлы» нажмите кнопку «Проверить подпись» . Откроется окно, которое содержит список электронных цифровых подписей, с помощью которых был заверен выбранный файл. При необходимости можно просмотреть информацию о подписи и сертификате, нажав кнопку «Подпись».

Рис. 43 – Проверка подписей

Вернитесь к РКПД документа.
Нажмите в меню Файл пункт «Регистрировать проект». Откроется окно РК документа, относящегося к той же группе документов, что и проект. Часть реквизитов РК (основных и дополнительных) автоматически заполняется значениями, установленными в РКПД (в последней версии проекта). РК документа, созданного на основе проекта, связывается с проектом связкой, имеющей категорию «Проекты». ФИО и должности лиц, подписавших проект документа, становятся значениями реквизита «Подписал», а завизировавших проект – реквизита «Визы». Файлы, прикрепленные к РКПД исполнителем проекта, прикрепляются к РК документа. ЭЦП файлов сохраняются.

Рис. 44 – Регистрация проекта

Рис. 45 – Регистрация документа

Нажать кнопку «Адр.(0)» для внесения информации об адресате.

Рис. 46 – Адресаты документа

В открывшемся окне нажать кнопку «Добавить организацию».

Рис. 47 – Поиск организации по справочнику

В поле поиска слева от кнопки «Найти» ввести название организации.
Нажать кнопку «Найти».
Двойным щелчком кликнуть на элементе.
В появившемся окне подробной информации об адресате выбрать представителя, на имя которого отправляется письмо. В случае отсутствия адресата нажать кнопку «Редактировать» и добавить представителя.

Рис. 48 – Выбор предствителя

Нажать кнопку «Выбрать».
В появившемся окне нажать кнопку «Выбрать».
Отправка документа.

В случае если документ отправляется в стороннюю организацию (кроме ОГВ РБ), то в окне «Адресаты» указать дату отправки и вид отправки. Сохранить изменения.

Рис. 49 – Регистрация документа

В случае отправки документа в ОГВ РБ через электронную почту руководствуйтесь «Инструкцией по отправке и регистрации документов в СЭД «Дело» через транспортный узел».

Открыть регистрационную карточку документа.
В РК документа в разделе поручений нажать кнопку «Ввести» и выбрать из контекстного меню действие «Подчиненную резолюцию».

Рис. 50 – Ввод подчиненной резолюции

В появившемся окне проекта резолюции заполнить поле «Автор (внутр.)», выбрав

из списка должностное лицо, которому необходимо направить на согласование

данный проект резолюции.

Рис. 51 – Выбор автора резолюции

Для изменения текста резолюции установить курсор мышки в текстовое поле и нажать на клавиатуре клавишу «Insert». Откроется общий список резолюций, который настраивается системным технологом. При необходимости Вы можете создать свой личный список.

Рис. 52 – Стандартный список резолюций

В списке резолюций выделить нужную и нажать кнопку «Выбрать».
Для того чтобы поручение стало контрольным, необходимо проставить плановую дату. Щелкнуть на поле «Плановая». Откроется календарь.

Рис. 53 – Ввод даты из календаря

В календаре щелкнуть на дате и нажать кнопку «Ввести».
При необходимости заполнить поле «Категория поручения», выбрав из списка

нужное значение (например, срочно или оперативно).

Рис. 54 – Выбор категории

После ввода плановой даты исполнения поручение автоматически ставится на контроль.

У каждого контрольного поручения необходимо указать контролера. Для этого нажать на кнопку напротив поля «Контролер».
В появившемся справочнике «Подразделения» в поле «Искать» ввести первые буквы фамилии контролера.

Рис. 55 – Выбор из справочника «Подразделения»

Нажать кнопку Enter.
Выбрать найденного контролера.
Нажать кнопку «Выбрать». В поле «Контролер» появится фамилия контролера.

Рис. 56 – Заполение поля «Контроль»

Выбор исполнителя

^ Данный вариант используется в том случае, если резолюция формируется в рамках вашей организации, т.е. при внутреннем документообороте. Для этого в разделе «Исполнители» нажать на кнопку «Добавить исполнителя» (далее см. пункты 4.8 – 4.11).

Рис. 57 – Добавление внутреннего исполнителя

Выбор внешнего исполнителя при межведомственном взаимодействии осуществляется путем нажатия на кнопку «Добавить внешнего исполнителя».

Рис. 58 – Добавление внешнего исполнителя

В появившемся справочнике Организаций найти организацию и кликнуть на записи двойным щелчком.

Рис. 59 – Справочник «Организации»

В разделе «Представители» выделить представителя организации и нажать кнопку «Выбрать».

Рис. 60 – Ввод первых букв фамилии сотрудника

Нажать кнопку «Выбрать». Фамилия сотрудника появится в разделе

«Исполнители».

Рис. 61 – Проект резолюции

Первый в списке исполнителей отмечается красным восклицательным знаком .

Нажать кнопку «Записать». Произойдет возврат в РК документа. Запись об РК

документа автоматически копируется в папки «На рассмотрение» и «У руководства» кабинета, владельцем которого является должностное лицо, указанное в поле «Автор».

^
1. Зайти в папку «На рассмотрении», в которой хранятся записи о проектах резолюций.
2. Установить указатель рядом с требуемой записью об РК и выберите из меню «Управление» команду «Редактировать проект».

Рис. 62 – Редактирование проекта резолюции

Откроется окно проекта резолюции. Для внесения изменений в проект резолюции руководствуйтесь п. 4.

Рис. 63 – Открытие окна для утверждения проекта резолюции

Щелкнуть на кнопке «Вернуть» – произойдет возврат в окно папки «На рассмотрении». Запись об РК документа автоматически удаляется из папки «На рассмотрении». В папке «У руководства» около плановой даты появляется знак «плюс» (колонка «План»), который означает утверждение проекта резолюции руководителем.

^
1. Зайти в папку «У руководства» кабинета руководителя, в которой хранится записи о проектах резолюций. Выбор кабинета осуществляется в правом верхнем углу кабинета.
2. Установить указатель на записи проекта резолюции, у которой в колонке «План.» установлен «+» перед плановой датой исполнения. Это говорит о том, что проект резолюции утвержден руководителем.

Рис. 64 – Символ «+» — отметка об утверждении проекта резолюции

Нажать правой кнопкой мыши на записи о проекте резолюции и выбрать из контекстного меню действие «Редактировать проект».

Рис. 65 – Редактирование проекта резолюции

После внесения изменений в проект резолюции нажать кнопку «Разослать». Запись об РК покинет папку «У руководства». Запись об РК с резолюцией автоматически появится у исполнителей в папке «Поступившие».

Рис. 66 – Рассылка резолюции

Подчиненные резолюции создаются начальниками отделов на основе резолюции руководителя верхнего уровня для соблюдения иерархии резолюций. Подчиненная резолюция может иметь свои подчиненные резолюции (более низкого уровня иерархии) и т.д. – такой подход позволяет более гибко организовать электронный документооборот и повысить эффективность контроля исполнения поручений. При снятии контрольной резолюции верхнего уровня, автоматически снимаются с контроля все подчиненные резолюции.

В главном окне программы щелкнуть на кнопку «Кабинеты». Откроется папка №1 – «Поступившие». Будет представлен перечень записей об регистрационных карточках (РК) и поручениях в кабинете.

Рис. 67 — Перечень записей в папке №1

Для ознакомления с документом необходимо двойным щелчком мыши кликнуть на записи об РК либо на записи о поручении. Откроется РК документа.

Рис. 68 – РК входящего документа

Для просмотра отсканированного письма в разделе «Файлы» двойным щелчком нажать на названии файла. Запустится приложение для просмотра файлов.

Рис. 69 — Раздел «Файлы»

После просмотра электронного файла закрыть приложение.
В РК документа в разделе поручений нажмите кнопку «Ввести» и выберите из контекстного меню действие «Подчиненную резолюцию».

Рис. 70 – Ввод подчиненной резолюции

Поле «Автор(внутр.)» проставляется автоматически. Текст и контрольные сроки резолюции наследуются от родительской резолюции.

Рис. 71 – Подчиненная резолюция

Для изменения текста резолюции установите курсор мышки в текстовое поле резолюции и нажмите на клавиатуре клавишу «Insert».Откроется общий список резолюций, который настраивается системным технологом. При необходимости Вы можете создать свой личный список.

Рис. 72 – Стандартный список резолюций

В списке резолюций выделить нужную и нажать кнопку «Выбрать».
Для того чтобы поручение стало контрольным, необходимо проставить плановую дату. Щелкнуть на поле «Плановая». Откроется календарь.

Рис. 73 – Ввод даты из календаря

В календаре щелкнуть на дате и нажать кнопку «Ввести».
У каждого контрольного поручения необходимо указать контролера. Для этого нажать на кнопку напротив поля «Контролер».
В появившемся справочнике «Подразделения» в поле «Искать» ввести первые буквы фамилии контролера.

Рис. 74 – Выбор из справочника «Подразделения»

Нажать кнопку Enter.
Выбрать найденного контролера.
Нажать кнопку «Выбрать». В поле «Контролер» появится фамилия контролера.

Рис. 75 – Выбор контролера

Выбор исполнителя

Рис. 76 – Добавление внутреннего исполнителя

Рис. 78 – Добавление внешнего исполнителя

В появившемся справочнике Организаций найти организацию и кликнуть на записи двойным щелчком.

Рис. 79 – Справочник «Организации»

В разделе «Представители» выделить представителя организации и нажать кнопку «Выбрать».

Рис. 80 – Выбор представителя организации

Когда процесс ввода резолюции закончен, следует нажать кнопку «Записать». Запись о резолюции попадает исполнителю в папку «Поступившие». В случае контрольной резолюции запись об РК с резолюцией попадает в кабинет к исполнителю (в папку «Поступившие») и контролеру (в папку «На контроле»), при неконтрольной резолюции запись об РК с резолюцией попадает только в кабинет к исполнителю (в папку «Поступившие»).
Для закрытия РК воспользуйтесь кнопкой .

Рис. 81 – РК входящего документа

Выделить запись о поручении в кабинете и нажать правой кнопкой мыши.
Выбрать из контекстного меню «Принять к исполнению». Документ переместится в папку №2 «На исполнении».

Рис. 82 – Принятие к исполнению

Откройте папку кабинета «На исполнении», в которой будет представлен перечень записей о поручениях в кабинете.

Рис. 83 – Ввод подчиненной резолюции

Двойным щелчком мыши откройте РК на просмотр. Ознакомьтесь с регистрационной карточкой документа.
Для того, чтобы ввести отчет об исполнении, нажать правой кнопки мыши на записи о поручении и выбрать из контекстного меню действие «Исполнить».

Рис. 84 – Исполнение поручения

В окне «Отчет исполнителя» выбрать из списка состояние исполнения.

Окончательное состояние исполнения выбирается исполнителем при полном исполнении поручения. Обязательно вводится дата отчета.

Промежуточное состояние исполнение выбирается исполнителем в случае частичного исполнения поручения. В этом случае дата отчета не указывается.

Рис. 85 – Ввод отчета об исполнении

Для указания даты отчета двойным щелчком кликнуть в поле «Дата».
Выбрать дату из календаря и нажать кнопку «Ввести».
Заполнить текстовое поле с клавиатуры.
Для того, чтобы приложить результат проделанной работы необходимо нажать на кнопку «Файлы».
Скопируйте файл с любого места вашего компьютера.
Нажать кнопку «Добавить файл». Произойдет добавление файла.

Рис. 86 – Прикрепление электронного файла

Нажать кнопку «ОК» в нижнем правом углу окна отчета. В случае неконтрольной резолюции после ввода отчета запись о поручении покинет кабинет, в противоположном случае поручение должно быть снято с контроля контролером, после чего оно автоматически покинет кабинет исполнителя и контролера.

Создание проекта исходящего письма во исполнение входящего документа
1. Открыть регистрационную карточку документа, по которому Вам было отписано поручение.
2. В меню «Файл» выбрать команду «Создать РКПД».

Рис. 87 – Создание РКПД во исполнение входящего документа

В окне «Выбор группы нового проекта» выбрать группу. В разделе «Копировать реквизиты» отметить флажок «Корреспонденты» для того, чтобы в карточке исходящего документа не заполнять информацию о корреспонденте.

Рис. 88 – Выбор группы проекта

Нажать кнопку «Выбрать». Откроется РКПД исходящего документа.

Рис. 89 – РКПД

Заполнить краткое содержание документа в поле «Содержание».
На рабочем столе найти документ, нажать на нем правой кнопкой и выбрать из контекстного меню команду «Копировать».
Зайти в раздел «Файлы» и нажать кнопку «Вставить файл».

Рис. 90 – Раздел «Файлы»

Нажать кнопку «ОК».
Для отправки на визирование/подпись нажать кнопку «Добавить визу/подпись».

Рис. 91 – Отправка на визу/подпись

Выбрать из меню «Действия» команду «Добавить».

Важно!!!

Добавление визирующего/подписывающего осуществляется в режиме редактирования проекта. Для того чтобы перейти в данный режим используется кнопка .

В появившемся справочнике «Подразделения» в поле «Искать» ввести первые буквы исполнителя. Нажать клавишу Enter.

Рис. 92 – Выбор из справочника «Подразделения»

Отметить визирующего/подписывающего и нажать кнопку «Выбрать». Произойдет возврат к окну «Добавление и направление на визирование/подпись», в котором появятся записи выбранных визирующих/подписывающих лиц.
Из раскрывающегося списка, расположенного в левой верхней части окна, выбрать одно из двух значений: «На визирование» или «На подпись», определив тем самым, какой именно список должностных лиц вы формируете: визирующих или подписывающих.

Рис. 93 – Отправка на согласование/подписание

В системе есть два маршрута согласования документов: «Всем сразу» либо «По очереди». Установить переключатель на нужном значении.
В полях «На срок» указать количество часов (дней), отводимых на визирование/подписание проекта.
Нажать «Добавить и направить». Произойдет возврат к окну проекта (РКПД). В разделе «Управление проектом» будут находиться записи о добавленных визирующих/подписывающих лицах, указаны дата и время окончания срока визирования/подписания.

Рис. 94 – Раздел «Управление проектом»

Важно!!!

Исполнитель отправляет проект документа на подпись руководителю только после того все визирующие должностные лица проставили визы.

При необходимости, визирующее (подписывающее) должностное лицо также может добавить дополнительных визирующих должностных лиц.

Для сохранения проекта нажать кнопку . Отредактировать содержание проекта можно с помощью кнопки . Проект будет находиться в папке №7 «Управление проектами», в которой исполнитель будет просматривать процесс согласования проекта.

Рис. 95 – Папка «Управление проектами»

После подписания проекта, в правом верхнем углу появляется статус «Подписан». Такой документ необходимо отправить на регистрацию в канцелярию. Для этого открыть проект и в меню «Действия» выбрать команду «Направить проект на регистрацию». После отправки документ приобретет статус «На регистрацию».

Рис. 96 – Направление проекта на регистрацию

^
1. Откройте папку №7 «Управление проектами».
2. Нажать кнопку «Создать РКПД».

Рис. 97 – Создание инициативного проекта документа

Откроется окно «Выбор группы нового проекта документа». Выберите нужную группу и нажмите кнопку «Выбрать».

Рис. 98 – Выбор группы проекта документа

Откроется окно проекта документа. Далее см. п. 5.1.5.

Если в процессе согласования и утверждения проект документа получил какие-либо замечания и дополнения, исполнителю необходимо создать новую версию проекта документа, внести корректировки и заново отправить всем согласующим/подписывающим должностным лицам.

Находясь в папке №7 «Управление проектами» кликнуть на нужном проекте документа.
Выбрать из меню «Действия» команду «Создать новую версию». Появится системное сообщение о том, что при создании новой версии проекта работа с текущей версией будет закончена. В окне сообщения подтвердите продолжение создания новой версии.

Рис. 99 – Создание новой версии проекта

На экране отобразится РКПД новой версии проекта. Она получает статус «Создан» и ей автоматически присваивается следующий по порядку номер версии. РКПД новой версии наследует часть реквизитов РКПД предыдущей версии, а также список визирующих и подписывающих, добавленных исполнителем проекта. Файлы, прикрепленные визирующими и подписывающими должностными лицами, не передаются в новый вариант проекта.

Рис. 100 – Вторая версия проекта документа

Открыть раздел «Файлы». Для внесения изменений в документ нажать кнопку «Редактировать файл».

Рис. 101 – Раздел «Файлы»

Отправка на повторное согласование/подписание

Рис. 102 – Отправка на визирование

После подписания руководителей проекта документа исполнитель отправляет проект на регистрацию в канцелярию (см. п. 5.1.18).

Открыть папку №3 «На контроле». В данной папке хранятся записи о поручениях, контролером которых является владелец текущего кабинета. Запись об одной и той же регистрационной карточке (РК) может быть представлена в перечне несколько раз, если она имеет несколько поручений. Записи о просроченных поручениях будут выделены красным цветом.

Рис. 103 – Папка «На контроле»

Правой кнопкой нажать на нужной записи о РК и выбрать из контекстного меню действие «Просмотреть РК».

Рис. 104 – Просмотр РК

В меню РК выбрать «Поручения» и выбрать «Смотреть поручение». Появится окно с поручением.

Рис. 105 – Просмотр поручения

Установить курсор на исполнителе и нажать кнопку «Просмотреть отчет» либо клавишу F6. В разделе «Файлы» может быть прикреплен электронный файл с результатом работы исполнителя.

Рис. 106 – Просмотр отчета

В окне «Резолюция» нажать кнопку «Редактировать».

Рис. 107 – Редактирование резолюции

Двойным щелчком кликнуть в поле «Фактическая» для ввода фактической даты исполнения. Она и будет являться окончательной датой исполнения поручения.

Рис. 108 – Ввод фактической даты

Кликнуть на дате и нажать кнопку «Ввести».
В поле «Состояние исполнения» установить значение «Полностью» (выбором из раскрывающегося списка).

Рис. 109 – Ввод состояния исполнения

Заполнить поле «Основание для снятия».
Нажать кнопку «Записать». Запись о данном поручении автоматически покинет кабинет. Поручение приобретет статус «Снято с контроля».

^
1. Открыть папку кабинета №8 «На визировании».

Рис. 110 – Кабинет

Двойным щелчком кликнуть на записи о проекте.

Рис. 111 – Папка «На визировании»

Ознакомьтесь с РКПД.

Рис. 112 – РКПД

Для просмотра письма в разделе «Файлы» нажать на названии файла. Запустится приложение для просмотра файлов.
Закрыть приложение после просмотра электронного файла.
В разделе «Управление проектом» в списке визирующих и подписывающих должностных лиц выделить свою фамилию.
Внимательно ознакомьтесь со сроком визирования проекта в разделе «Управление проектом». По истечению данного срока невозможно будет поставить визу и исполнителю необходимо будет продлить срок визирования.

Рис. 113 – Срок визирования проекта

Щелкнуть кнопку на панели инструментов раздела «Управление проектом».
В левом углу выбрать вид визы из списка. Дата и время визирования проставляется автоматически.

Рис. 114 – Визирование проекта

В текстовое поле ввести комментарии к проекту.
Внести изменения можно в сам прикрепленный файл, предварительно сохранив его на рабочем столе. Для того, в окне визирования проекта нажать кнопку .
На панели инструментов нажать кнопку «Сохранить файл на диске».

Рис. 115 – Сохранение файла на диске

Внесите изменения в электронный файл и сохраните его.
По кнопке прикрепите электронный файл.
Измените название файла в поле «Описание».

Рис. 116 – Добавление файла

Нажать кнопку «ОК».
В окне визирования проекта нажать кнопку «ОК». После визирования проект приобретает статус «Завизирован». Запись об РКПД покинет папку «На визировании». В процессе визирования визирующее лицо может добавить дополнительного визирующего (см. п. ХХ).

^
1. Открыть папку кабинета №9 «На подписи».

Рис. 117 – Кабинет

Двойным щелчком кликнуть на записи о проекте. Ознакомьтесь с РКПД.

Рис. 118 – РКПД

Для просмотра письма в разделе «Файлы» нажать на названии файла. Запустится приложение для просмотра файлов.
Закрыть приложение после просмотра электронного файла.
В разделе «Управление проектом» в списке визирующих и подписывающих должностных лиц выделить свою фамилию.
Внимательно ознакомьтесь со сроком подписания проекта в разделе «Управление проектом». По истечению данного срока невозможно будет поставить подпись и исполнителю необходимо будет продлить срок визирования.

Рис. 119 – Срок подписания проекта

Щелкнуть кнопку на панели инструментов раздела «Управление проектом».
В левом углу выбрать вид визы из списка. Дата и время подписания проставляется автоматически.

Рис. 120 – Подписание проекта

В текстовое поле ввести комментарии к проекту.
Внести изменения можно в сам прикрепленный файл, предварительно сохранив его на рабочем столе. Для того, в окне визирования проекта нажать кнопку .
На панели инструментов нажать кнопку «Сохранить файл на диске».

Рис. 121 – Сохранение файла на диске

Внесите изменения в электронный файл и сохраните его.
По кнопке прикрепите электронный файл.
Измените название файла в поле «Описание».

Рис. 122 – Добавление файла

Нажать кнопку «ОК».
В окне подписания проекта нажать кнопку «ОК». После подписания проект приобретает статус «Подписан».
Для того чтобы подписать электронный документ электронно-цифровой подписью, выделить нужный файл в разделе «Файла» и нажать кнопку «Подписать файл».

Рис. 123 – Подписание электронного образа документа

Электронный образ документа отметиться красной галочкой.

Рис. 124 – Файл с ЭЦП

Закройте РКПД. Запись об РКПД покинет папку «На подписи».

Источник

Выбрала основной материал в помощь пользователям системой «ДЕЛО»

Основные элементы формы исходящего документа (Дело)

Порядок регистрации исходящего документа (Дело)

Отправка исходящего по e-mail (Дело)

Порядок регистрации исходящего документа из проекта (Дело)

Основные элементы формы исходящего документа (Дело – Web)

Порядок регистрации исходящего документа (Дело – Web)

Порядок регистрации исходящего документа из проекта (Дело – Web)

Работа с документами, поступившими в приемную подразделения

Базовые определения и понятия
Дело

Опция «Дело-Web» — опция, предоставляющая
доступ к веб-интерфейсу системы Дело, а также наименование самого
веб-интерфейса и соответствующей подсистемы.

Модуль «Документы» – модуль системы Дело,
устанавливаемый локально на рабочем месте пользователя. В модуле реализованы
функции регистрации и исполнения документов, а также связанные с этими
функциями операции.

Регистрационная карточка (РК) –
совокупность информации о документе в базе данных Дело.

Регистрационная карточка проекта документа (РКПД) –
совокупность информации о проекте документа в базе данных Дело.

Запись о РК – запись в папке кабинета
пользователя, соответствующая РК и поступающая в кабинет при создании резолюции
или пересылке РК. Удаление записи об РК не означает удаление РК. Удаление РК,
напротив, влечет за собой удаление всех записей об РК из всех кабинетов и
картотек.

Картотека – множество РК, объединенное
одним наименованием, например, «Департамента образования», «МКУ «УИТС г.
Сургута», «Отдел обеспечения деятельности Администрации города». Каждая РК
приписывается как минимум к одной картотеке при регистрации. С использованием
механизма картотек в Дело определяется доступ пользователей к РК и
разграничиваются права на операции с РК. Пользователю может быть доступно
несколько картотек. Для каждого учреждения / структурного подразделения по
умолчанию создается одна картотека с наименованием, совпадающим с наименованием
учреждения / структурного подразделения.

Картотечный доступ – режим доступа РК, при
котором к РК имеют доступ все пользователи, привязанные к картотеке регистрации
РК. Например, РК картотечного доступа, зарегистрированная в картотеке
«Департамент финансов», доступна всем пользователям департамента финансов, а
также пользователям других картотек, имеющим доступ чтения документов в
картотеке «Департамент финансов».

Персонифицированный доступ –
режим доступа РК, при котором к РК имеют доступ только ее участники, т.е.
автор, регистратор, адресат, визирующий, подписывающий, исполнитель поручения и
другие должностные лица, явно указанные в каком-либо именном реквизите РК. Для
всех остальных пользователь РК недоступна.

Гриф доступа РК – реквизит РК, заполняемый из
справочника «Грифы доступа». Доступность пользователю определенных грифов
пользователя задается в настройках системы. Пользователю недоступны РК, гриф
доступа которых не входит в список назначенных пользователю грифов.

Должностное лицо – элемент справочника
«Должностные лица», который используется в полях «Кому», «Исполнитель
резолюции», «Исполнитель» и др. Соответствует ФИО и должности работника
учреждения / структурного подразделения. Следует отличать должностное лицо Дело
и пользователя Дело – пользователю дело ставится в соответствие одно
должностное лицо, но каждый пользователь может действовать от имени любого
количества должностных лиц. Должностное лицо может быть владельцем только
одного кабинета в Дело, тогда как пользователю могут быть доступны любые
кабинеты в любом количестве.

Кабинет – совокупность папок, в
которые помещаются документы, направленные должностному лицу – владельцу
кабинета. Одно должностное лицо может быть владельцем одного кабинета, но у
одного кабинета может быть несколько должностных лиц (в папки кабинета будут
попадать документы каждого из его владельцев). Такой механизм позволяет
реализовать режим исполнения документов, при котором исполнителем документа
является не конкретное должностное лицо, а группа исполнителей, объединенная
общим кабинетом.

Более подробно базовые понятия Дело описаны в разделе 2
руководства пользователя (при необходимости можно их там прочесть). Сотрудникам
показала, где они могут ознакомиться с полной версией).

Порядок регистрации входящего
документа (Дело – Web)

1. Авторизоваться в системе
(http://delo.admsurgut.ru/DELO).

2. Навести на пункт меню «Регистрация», в
выпадающем меню нажать на «Регистрировать документ».

3. Выбрать группу регистрируемого
документа. В зависимости от настроек выбранной группы часть полей заполнится
автоматически. Обязательность заполнения отдельных полей РК документа также
зависит от настроек группы.

4. Откроется регистрационная карточка РК,
в которой по умолчанию могут быть заполнены отдельные поля. Настройка
обязательности отдельных полей, а также значение полей по умолчанию
настраивается администратором системы, при этом для каждой группы документов
могут быть заданы свои настройки. Номер документа присваивается сразу при
открытии формы и резервируется до ее закрытия – если регистрация документа
отменена, резерв номера снимается, при этом одновременно может быть открыто
только одно окно регистрации документа. Правило формирования номера также
определяется в настройках группы документа. Порядковый номер документа зависит
только от группы документа и более ни от чего, т.е. в каждой группе документов
своя собственная нумерация.

5. Установить режим доступа РК. В
зависимости от настроек группы документа, по умолчанию выставляется либо
картотечный доступ (снят флажок «Персон. доступ»), либо персонифицированный
доступ (установлен флажок «Персон. доступ»). Для большинства групп документов
по умолчанию установлен картотечный доступ.

6. Установить признак контрольности (при
необходимости). При постановке документа на контроль необходимо указать
контрольный срок.

7. Заполнить раздел Корреспонденты.
Значение поля выбираются из справочника организаций. Для каждого входящего
документа можно указать несколько корреспондентов. Запись о каждом
корреспонденте добавляется нажатием на кнопку «Добавить».

8. Заполнить раздел «Кому». После
регистрации документа запись об РК автоматически попадет на исполнение в
кабинеты должностных лиц, указанные в данном поле. Правило автоматического
направления при необходимости может быть отключено администратором для
отдельных групп документов. Должностные лица в раздел «Кому» добавляются
нажатием на кнопку «Добавить».

9. Добавить файлы к РК (при
необходимости). Файлы к РК прикрепляются с компьютера пользователя через меню
выбора файла (кнопка «Добавить»). В отличии от приложения «Документы», при
работе в Дело-Web нет возможности сканировать фалы напрямую в РК.

10. Заполнить раздел «Связки» (при необходимости). Записи о связях
вынесены в РК в отдельную вкладку, в которой размещены три кнопки добавления
связей:

a. «Вставить из буфера» – вставляет в
связи запись о документах, скопированных в буфер обмена;

b. «Найти по номеру и связать» – открывает
окно поиска документов для создания связи;

c. «Добавить связку с внешним документом» – добавляет ссылку на
внешний документ (незарегистрированный в системе).

11. Заполнить раздел «Рубрики» (при
необходимости). Записи о рубриках вынесена во вкладку «Рубрики». Справочник
рубрик доступен для редактирования только администратору системы.

12. Присвоить номенклатуру документа (при
необходимости). Номенклатура дел присваивается при вызове функции «Списать в
дело». Кнопка «Списать в дело» доступна в меню документа или на ленте.

13. Заполнить остальные реквизиты РК (при
необходимости).

14. Нажать на кнопку «Регистрировать».

15. После сохранения РК будут
автоматически выполнены действия, настроенные для выбранной группы документа.
Список возможных действий:

— переслать РК (поместить РК в кабинет
выбранных должностных лиц). Автоматическая пересылка при записи возможна как на
фиксированный список лиц, заданный в настройке группы документов, так и по
реквизиту «Кому» РК;

— передать документ (добавить запись в
журнал передачи документов, ЖПД). Указывается фиксированный список лиц, либо
список лиц реквизита «Кому» РК, либо список лиц, на которые автоматически или
вручную вызывается функция «Переслать РК»;

— списать в дело. При сохранении документ
автоматически поместится в дело, указанное в настройке группы документов;

-поместить в картотеку регистрации. При
сохранении РК она помещается либо в текущую картотеку регистратора, либо в
заданную в настройках картотеку, либо в картотеку первой пересылки РК;

— поместить в дополнительную картотеку.
При сохранении РК она дополнительно помещается в заданную в настройках
картотеку. Также, в зависимости от настроек, РК помещается в картотеку
должностных лиц, указанных в поле «Кому».

16. Если для выбранной группы документов отключена автоматическая
пересылка РК, а документ должен поступить должностному лицу для рассмотрения,
либо для пересылки РК дополнительным должностным лицам, необходимо вручную
вызвать функцию пересылки РК (Переслать РК на ленте или в меню). В открывшемся
окне необходимо указать список должностных лиц – получателей РК.

Основные
элементы формы входящего документа (Дело)

Порядок регистрации исходящего
документа (Дело)

1. Запустить модуль «Документы».

2. Нажать на кнопку «Регистрация».

4. Откроется регистрационная карточка РК,
в которой по умолчанию могут быть заполнены отдельные поля. Настройка
обязательности отдельных полей, а также значение полей по умолчанию
настраивается администратором системы, при этом для каждой группы документов
могут быть заданы свои настройки. Номер документа присваивается сразу при
открытии формы и резервируется до ее закрытия – если регистрация документа
отменена, резерв номера снимается. Правило формирования номера также
определяется в настройках группы документа. Порядковый номер документа зависит
только от группы документа и более ни от чего, т.е. в каждой группе документов
своя собственная нумерация.

5. Установить режим доступа РК. В
зависимости от настроек группы документа, по умолчанию выставляется либо
картотечный доступ (неактивная, серая кнопка), либо персонифицированный доступ
(активная, цветная кнопка). Для большинства групп документов по умолчанию
установлен картотечный доступ.

7. Заполнить раздел «Подписи». Значения
выбираются из справочника подразделений (должностных лиц). Для каждого
исходящего документа можно указать несколько подписантов. Если подписант один,
можно воспользоваться функцией автопоиска – вбить в поле «Подп.:» фамилию с
инициалами (пример «Иванов И. И.») и нажать Enter. Если в справочнике
организаций содержится только одна запись с введенным ФИО (или его частью), эта
запись автоматически подставится в поле. Если записей несколько, откроется окно
поиска с найденными значениями, из которого необходимо выбрать подходящее.

8. Для ввода нескольких подписантов
необходимо нажать на заголовок «Подп.:». Откроется окно, в верхней части
которого будет отображаться список наименований подразделений, содержащих
должностные лица – подписантов, в нижней части – список выбранных подписантов и
поле фильтрации с кнопкой «Найти». Для поиска нужного подписанта можно
использовать навигацию по древовидной структуре справочника подразделений
(должностных лиц) или заполнить поле фильтрации искомой фамилией и нажать на
кнопку «Найти». Затем, выбрать подходящую запись и нажать на кнопку , список
выбранных подписантов пополнится выбранной записью. Сформировав полный список
подписантов нажать на кнопку «Выбрать».

9. После нажатия на кнопку «Выбрать»
откроется окно выбранных подписантов. При необходимости указания даты и времени
подписания выделить строку с подписантом и заполнить поля даты и времени в
нижней части окна, либо установить текущее значение даты и времени кнопкой в
верхней части окна. Для сохранения внесенных изменений нажать на кнопку
«Записать».

10. В поле «Содерж.:» указать тему.

11. Заполнить раздел «Исполнители». В данный раздел вносится
информация об исполнителях исходящего документа. Значения выбираются из
справочника подразделений (должностных лиц). Заполнение раздела выполняется
аналогично п. 7- п. 8.

12. Заполнить раздел «Визы» (при
необходимости). В данный раздел вносится информация о визирующих (согласующих)
лицах исходящего документа. Значения выбираются из справочника подразделений
(должностных лиц). Заполнение раздела выполняется аналогично п. 8.

13. Заполнить раздел «Рубрики» (при
необходимости). Значения выбираются из справочника «Рубрикатор», который
доступен для редактирования только администратору системы. Нажать на заголовок
«Рубр.:». Заполнение раздела выполняется аналогично п. 8.

14. Заполнить раздел «Связки» (при
необходимости). Справочник типов связей доступен для редактирования только
администратору системы. Для добавления связок используются 2 кнопки:

—
Кнопка «Добавить связку». Позволяет указать в поле «Связанный
документ», произвольно, с клавиатуры, реквизиты связываемого документа, либо
выбрать путь к файлу из локальной сети, указав его адрес в поле «Сетевой
адрес». Данный способ добавления связи используется при отсутствии связываемого
документа в СЭДД «Дело».

—
Кнопка «Поиск по номеру». Открывает окно поиска документа в СЭДД
«Дело» по регистрационному номеру. Для поиска документа необходимо указать рег.
номер документа в поле «Рег. №:» и выбрать год в поле «Год:», после чего нажать
на кнопку «Найти». Выбрать подходящий вариант из перечня результатов и нажать
на кнопку «Связать».

После выбора связываемых документов указать тип связи.

15. Добавить файлы к РК (при
необходимости) в разделе «Файлы». Файлы к РК прикрепляются либо с компьютера
пользователя через меню выбора файла (кнопка «Новый файл»), либо путем
сканирования напрямую в РК (кнопка «Сканировать документ»).

16. Присвоить номенклатуру документа (при
необходимости). Номенклатура дел присваивается при вызове функции «Списать в
дело» . Функция доступна в окне «Журнал передачи». Списание в дело никак не
влияет на процесс исполнения документа, т.е. списание в дело не означает
«закрытие» документа или его движений.

17. Добавить адресатов документа в разделе
«Адресаты. Для каждого исходящего документа можно указать несколько адресатов.
Для заполнения данного раздела необходимо нажать на заголовок «Адр.:».
Откроется окно «Адресаты» с таблицей из текущих адресатов данного документа.
Значения таблицы могут быть выбраны из 3-х справочников:

—
«Подразделения» кнопкой. Содержит организации, которые могут
получать корреспонденцию в СЭДД «Дело»: органы местного самоуправления города
(КСП, Дума, Аппарат г. Сургута), структурные подразделения Администрации г.
Сургута и муниципальные учреждения города. Данный справочник доступен для
редактирования только администратору системы. Чаще всего в организации
используем этот справочник; объяснила, что в первую очередь, ищем адресата
здесь.

—
«Организации» кнопкой. Используется для хранения внешних
организаций, не являющихся участниками обмена по СЭДД «Дело». Открыт доступ на
заполнение пустых реквизитов имеющихся записей и создания новых записей
организаций.

—
«Граждане» кнопкой. Содержит реквизиты физических лиц. Открыт
доступ на заполнение пустых реквизитов имеющихся записей и создания новых
записей граждан.

Заполнение адресатов из каждого справочника выполняется аналогично
п. 8.

18. Заполнить остальные реквизиты РК (при
необходимости).

19. Нажать на кнопку «Сохранить».

20. Выполнить отправку документа всем
адресатам (в случае необходимости). Открыть окно списка адресатов, нажав на
заголовок «Адр.:». Отправка выполняется выбором записи адресата и нажатием на
кнопку , в результате поле «Дата» заполнится датой/временем отправки документа.
Множественный выбор (всех) записей выполняется: сочетанием клавиш Ctrl + A на
клавиатуре, либо выбором первой (верхней) записи и, зажав клавишу Shift на
клавиатуре, выбором последней (нижней) записи. По завершении работы в окне
нажать кнопку «Запись».

21. После сохранения РК будут
автоматически выполнены действия, настроенные для выбранной группы документа.
Список возможных действий:

—
переслать РК (поместить РК в кабинет выбранных должностных лиц).
Автоматическая пересылка при записи возможна как на фиксированный список лиц,
заданный в настройке группы документов, так и по реквизитам «Подписал» и
«Исполнитель» РК;

—
передать документ (добавить запись в журнал передачи документов,
ЖПД). Указывается фиксированный список лиц, либо список лиц реквизита
«Исполнитель» РК, либо список лиц, на которые автоматически или вручную
вызывается функция «Переслать РК»;

—
списать в дело. При сохранении документ автоматически поместится в
дело, указанное в настройке группы документов;

—
поместить в картотеку регистрации. При сохранении РК она
помещается либо в текущую картотеку регистратора, либо в заданную в настройках
картотеку, либо в картотеку первой пересылки РК;

—
поместить в дополнительную картотеку. При сохранении РК она
дополнительно помещается в заданную в настройках картотеку. Также, в
зависимости от настроек, РК помещается в картотеку должностных лиц, указанных в
поле «Подписал» и «Исполнитель».

22. Если для выбранной группы документов отключена автоматическая
пересылка РК (по умолчанию – отключена), а документ должен поступить
должностному лицу для рассмотрения, либо для пересылки РК дополнительным
должностным лицам, необходимо вручную вызвать функцию пересылки РК (Переслать
РК на ленте или в меню). В открывшемся окне необходимо указать список
должностных лиц – получателей РК.

Основные
элементы формы исходящего документа (Дело – Web)

Порядок регистрации исходящего
документа (Дело – Web)

1. Авторизоваться в системе
(http://delo.admsurgut.ru/DELO).

2. Навести на пункт меню «Регистрация», в
выпадающем меню нажать на «Регистрировать документ».

7. Заполнить раздел «Подписал». Значения
выбираются из справочника подразделений (должностных лиц). Для каждого
исходящего документа можно указать несколько подписантов. Запись о каждом
подписанте добавляется нажатием на кнопку «Добавить». В открывшемся окне нажать
на кнопку «Справочник» в верхнем правом углу. В новом окне, используя навигацию
по древовидной структуре в левой части, выбрать структурное подразделение/отдел
подписанта. В правой части отметить подписантов и нажать на кнопку «Выбрать» в
нижней правой части окна. Раздел «Подписал» будет заполнен записями выбранных
подписантов. Данные записи содержат поле дата/время для указания даты и времени
подписания документа (при необходимости).

8. Заполнить раздел «Исполнитель». В
данный раздел вносится информация об исполнителях исходящего документа.
Значения выбираются из справочника подразделений (должностных лиц). Заполнение
раздела выполняется аналогично п. 7.

9. В разделе «Содерж.:» указать тему
документа.

10. Заполнить раздел «Визы» (при
необходимости) на отдельной вкладке. В данный раздел вносится информация о
визирующих (согласующих) лицах исходящего документа. Значения выбираются из
справочника подразделений (должностных лиц). Заполнение данного раздела
начинается с нажатия на кнопку «Добавить визу» и продолжается аналогично п. 7.

11. Добавить файлы к РК (при необходимости). Файлы к РК
прикрепляются с компьютера пользователя через меню выбора файла (кнопка
«Добавить файл»

В отличие от приложения «Документы», при
работе в Дело-Web нет возможности сканировать фалы напрямую в РК.

12. Заполнить раздел «Связки» (при
необходимости). Записи о связях вынесены в РК в отдельную вкладку, в которой
размещены три кнопки добавления связей:

—
«Вставить из буфера» – вставляет в связи запись о документах,
скопированных в буфер обмена.

—
«Найти по номеру и связать» . Открывает окно поиска документа в
СЭДД «Дело» по регистрационному номеру. Для поиска документа необходимо указать
рег. номер документа в поле «№ документа:» и выбрать год в поле «Год:», после
чего нажать на кнопку «Найти». Выбрать подходящий вариант из перечня
результатов и нажать на кнопку «Связать».

—
«Добавить связку с внешним документом» – добавляет ссылку на
внешний документ (незарегистрированный в системе).

После выбора связываемых документов указать тип связи.

13. Заполнить раздел «Рубрики» (при
необходимости). Записи о рубриках вынесены во вкладку «Рубрики». Справочник
рубрик доступен для редактирования только администратору системы. Заполнение
раздела выполняется аналогично п. 7.

14. Присвоить номенклатуру документа (при
необходимости). Номенклатура дел присваивается при вызове функции «Списать в
дело». Кнопка «Списать в дело» доступна в меню документа или на ленте РК.

15. Заполнить раздел «Адресаты» на
отдельной вкладке. Для каждого исходящего документа можно указать несколько
адресатов. Для заполнения данного раздела значения могут быть выбраны из 3-х
справочников:

Заполнение адресатов из каждого справочника выполняется аналогично
п. 7.

16. По окончании формирования списка
адресатов в окне «Адресаты», в случае необходимости, выполнить отправку
документа всем адресатам. Отправка выполняется заполнением поля Дата в записи
каждого адресата.

17. Заполнить остальные реквизиты РК (при
необходимости).

18. Нажать на кнопку «Регистрировать».

19. После сохранения РК будут автоматически выполнены действия,
настроенные для выбранной группы документа. Список возможных действий:

—
переслать РК (поместить РК в кабинет выбранных должностных лиц).
Автоматическая пересылка при записи возможна как на фиксированный список лиц,
заданный в настройке группы документов, так и по реквизитам «Подписал» и
«Исполнитель» РК;

—
передать документ (добавить запись в журнал передачи документов,
ЖПД). Указывается фиксированный список лиц, либо список лиц реквизита «Исполнитель»
РК, либо список лиц, на которые автоматически или вручную вызывается функция
«Переслать РК»;

—
списать в дело. При сохранении документ автоматически поместится в
дело, указанное в настройке группы документов;

—
поместить в дополнительную картотеку. При сохранении РК она
дополнительно помещается в заданную в настройках картотеку. Также, в
зависимости от настроек, РК помещается в картотеку должностных лиц, указанных в
поле «Подписал» и «Исполнитель».

20. Если для выбранной группы документов отключена автоматическая
пересылка РК (по умолчанию – отключена), а документ должен поступить
должностному лицу для рассмотрения, либо для пересылки РК дополнительным
должностным лицам, необходимо вручную вызвать функцию пересылки РК (Переслать
РК на ленте или в меню). В открывшемся окне необходимо указать список должностных
лиц – получателей РК.

Порядок регистрации исходящего документа из проекта (Дело – Web)

Важно: Для настройки доступа
пользователя, отвечающего за регистрацию исходящей корреспонденции, к РКПД
находящимся в состоянии «На регистрации» направить заявку в Единую диспетчерскую
службу по информатизации – по тел. 20-69-39 или отправить сообщение на адрес
esed@admsurgut.ru с текстом: «Прошу настроить доступ к РКПД в состоянии «На
регистрации» для ваше ФИО».

1. Авторизоваться в системе
(http://delo.admsurgut.ru/DELO).

2. Нажать на пункт меню «Поиск».

3. В открывшейся странице нажать на кнопку
«Проекты на регистрацию» в левой части.

4. На появившейся форме поле статус должно
быть заполнено значением «На регистрации». Нажать кнопку «Найти».

5. Откроется страница с перечнем РКПД,
доступных для регистрации.

6. Нажатием на № РКПД открыть карточку
РКПД.

7. В случае принятия решения о регистрации
РКПД нажать на кнопку «Регистрировать» на ленте операций. В случае принятия
решения об отказе в регистрации РКПД нажать на кнопку «Отзыв РКПД с
регистрации».

8. При нажатии на кнопку «Регистрировать»
возможно появления промежуточного окна «Копирование реквизитов», в котором
отметить все пункты и нажать на кнопку «ОК».

9. В открывшейся регистрационной карточке исходящего документа,
заполненной реквизитами РКПД, нажать на кнопку «Регистрировать» на ленте
операций.

Работа с документами, поступившими в приемную подразделения

В системе Дело не реализован механизм перерегистрации документов,
при котором подразделение-получатель создает карточку входящего документа на
основе поступившей по обмену карточки исходящего документа
подразделения-отправителя. Исходящие документы, в которых адресатом указано
подразделение, поступают в Дело в кабинет должностного лица, указанного
начальником этого подразделения. Если в подразделении не указано должностное
лицо-начальник, документ не поступит никому. Во всех структурных подразделениях
Администрации города и муниципальных учреждениях, за исключением учреждений, в
которых в системе документооборота работает только один пользователь
(документовед), создано должностное лицо «Приемная [наименование
подразделения/учреждения]». Это должностное лицо указано как начальник
соответствующего подразделения / муниципального учреждения (СП/МУ), т.е. именно
в его кабинет будут поступать все исходящие документы, адресованные
подразделению. Всем документоведам, отвечающим за документооборот в СП/МУ
открыт доступ к кабинету соответствующей приемной.

В учреждениях, в которых в системе документооборота работает
только один пользователь (документовед), начальником подразделения указан
непосредственный руководитель муниципального учреждения. Учетная запись
документоведа в таких учреждениях является неименной, учетной записи доступны
кабинеты руководителя учреждения и личный кабинет приемной.

Для просмотра поступивших в приемную документов в модуле
«Документы» необходимо:

1. В главном окне нажать на «Кабинеты»

2. В открывшемся списке выбрать кабинет приемной:

По умолчанию откроется папка «Поступившие», в которую попадают все
документы, адресованные подразделению. Все поступившие документы необходимо
перенаправить должностным лицам, ответственным за их исполнение.
Перенаправление осуществляется функцией «Переслать»: пункт меню «Управление» —
«Переслать РК» (или нажать F9). В зависимости от настроек пользователя, после
пересылки документ останется в папке «Поступившие» или будет автоматически
удален.

Для просмотра поступивших в приемную документов в подсистеме «Дело-Web»
необходимо:

1. На главной странице кабинета нажать на
строку выбора картотеки/кабинета.

2. В открывшемся списке выбрать кабинет приемной:

В
подсистеме Дело-Web поступившие документы попадают в папку «Документы на
исполнении». Если документ требуется перенаправить должностным лицам,
ответственным за их исполнение, необходимо открыть РК документа и нажать на
кнопку «Переслать РК» на ленте операций.

ИНСТРУКЦИЯ

по работе в СЭД «Дело»

(толстый клиент)

Регистрация документов – используется для регистрации входящей, исходящей корреспонденции и обращений граждан. При регистрации формируется регистрационно-контрольная карточка (РК), в которую заносятся сведения о документе, и система автоматически присваивает номер в соответствии с заданным шаблоном. К карточке прикрепляются графические образы документов.
^ – используется для работы с документами, требующими исполнения, а также для работы с проектами документов. В терминах системы кабинет – это совокупность папок, в которые поступают записи о документах, поручениях и проектах документов, направляемых для работы должностным лицам, приписанным к данному кабинету.
^ – используется для поиска документов/проектов документов по различным критериям. Для хранения результатов поиска можно использовать личные папки. Для повторного использования поисковые запросы можно сохранить.
^ – данная функция обеспечивает просмотр документов, списанных в дела, а также ведение самих дел. Кроме того, эта функция используется для выгрузки информации о делах в БД системы «Архивное дело».
^ – функция работает в двух режимах: в режиме «Неотправленные документы» осуществляется работа с документами, готовыми к отправке, и выполняется отметка отправки документов; в режиме «Контроль за квитками о регистрации» отслеживается поступление уведомлений о регистрации отправленных документов, присылаемых из систем «ДЕЛО» организаций-адресатов.

В папку помещаются документы если:

в поле РК «Кому» указано должностное лицо, являющееся владельцем текущего кабинета;
в поле «Кому» указано подразделение, начальник которого является владельцем текущего кабинета;
Записи об РК, направленные в текущий кабинет из другого кабинета по команде «Переслать РК»;
Записи об РК, внутренним адресатом которых является владелец текущего кабинета (при условии, что проставлена отметка об отправке РК данному адресату);

Рис. 3 – Содержимое кабинета (1 — 4 случай)

Записи об РК, исполнителем поручения которых является владелец текущего кабинета. Графы таблицы «Автор/№ пункта, «Текст», «План.», «Исполнитель» заполнены.

Рис. 4 – Содержимое кабинета (5 случай)

^ попадают документы если:

в поле РК «Кому» указано должностное лицо, являющееся владельцем текущего кабинета;
в поле «Кому» указано подразделение, начальник которого является владельцем текущего кабинета;
Записи об РК документов, принятые к исполнению, но еще неисполненные (т.е. записи об РК, перемещенные из папки «Поступившие» по команде «Принять к исполнению»);
Записи об РК, посланные владельцу текущего кабинета из другой папки текущего кабинета по команде «Переслать РК»;
Записи об РК, в которых автор резолюции и исполнители поручения являются владельцами данного кабинета.

3.1 Регистрация входящих документов

В главном окне программы «Дело» для регистрации документов нажать кнопку «Регистрация документов».

Рис. 5 – Главное окно СЭД «Дело»

Щелкнуть мышкой на нужной группе документов.

Рис. 6 – Выбор группы документов

Нажать кнопку «Выбрать».

Рис. 7 – Регистрационная карточка входящего документа

В открывшейся регистрационной карточке в поле «Корр.» ввести первые буквы названия организации и нажать кнопку «Enter». Поле заполнится автоматически названием организации, если оно присутствует в справочнике.

Рис. 8 – Раздел «Корреспонденты»

При отсутствии организации в справочнике «Организации» произойдет переход в данный справочник. В окне «Выбор из справочника Организации» нажать на кнопку «Добавить орг.».

Рис. 9 – Добавление новой организации в справочник

В окне регистрации новой организации заполнить поля «Наименование», «Город», «Адрес».

Рис. 10 – Регистрация новой организации

В разделе «Представители» нажать кнопку «Добавить представителя» .
В колонке «ФИО» вписать фамилию представителя организации.
В колонке «Должность» указать должность.

Рис. 11 – Заполнении информации об организации

Нажать кнопку «Записать».
Нажать кнопку «Выбрать».
Нажать кнопку «Выбрать». Поля «Корр.» и «Подписал» заполнятся значениями.

Рис. 12 – Выбор организации

В РК в разделе «Корреспонденты» заполнить с клавиатуры поле «Исх. №».
В поле «Дата» кликните двойным щелчком.
В появившемся календаре выбрать дату и нажать кнопку «Ввести».
Заполнить поле «Доступ» нужным значением.
Заполнить с клавиатуры поле «Состав».
Указать вид доставки из предлагаемого списка.

Рис. 13 – Выбор значения из справочника «Вид доставки»

В поле «Кому» ввести первые буквы фамилии руководителя, на имя которого пришел документ, и нажать кнопку «Enter». Поле «Кому» автоматически заполнится фамилией руководителя.
Заполнить с клавиатуры поле «Содерж.».
Нажать на кнопку «Рубр(0).». Данное поле является множественным реквизитом.
В открывшемся справочнике «Рубрики» выбрать рубрики своей организации.

Рис. 14 – Справочник «Рубрикатор»

Щелкнуть по нужной рубрике.

Рис. 15 – Выбор рубрики из справочника «Рубрикатор»

Нажать кнопку «Выбрать».
Нажать кнопку «ОК».
Отсканируйте поступивший документ для того чтобы приложить его электронный образ в регистрационную карточку.
Нажать правой кнопкой на отсканированном документе и выбрать из меню действие «Копировать».
В разделе «Файлы» нажать кнопку «Вставить».

Рис. 16 – Добавление электронного образа документа

В окне регистрационной карточки входящего документа нажать кнопку «Записать РК» . Регистрационная карточка станет не активной. Для перевода в режим редактирования используйте кнопку .

Рис. 17 – Регистрационная карточка входящего документа

В главном окне программы «Дело» нажать кнопку «Регистрация документов».

Рис. 18 – Главное окно СЭД «Дело»

Щелкнуть мышкой на нужной группе документов.

Рис. 19 – Выбор группы документа

Нажать кнопку «Выбрать».

Рис. 20 – Добавление электронного образа документа

В регистрационной карточке обращения в поле «Гражд.» ввести первые буквы фамилии заявителя и нажать кнопку «Enter». Поле заполнится автоматически фамилией заявителя, если оно присутствует в справочнике.

Рис. 21 – Поиск по справочнику «Граждане»

При отсутствии заявителя в справочнике «Граждане» произойдет переход в данный справочник. В окне «Выбор из справочника Граждане» нажать на кнопку «Добавить гражданина» либо на клавишу F2.
В окне регистрации нового заявителя заполнить поле «Фамилия».
Заполнить поле «Город» с клавиатуры.
Заполнить поле «Индекс» с клавиатуры.
Заполнить с клавиатуры поле «Адрес».
Напротив поля «Регион» нажать на стрелку.
Выбрать регион и нажать кнопку «Выбрать».
Напротив поля «Статус» нажать на стрелку.
Щелкнуть на нужном статусе обратившегося и нажать кнопку «Выбрать».
В разделе «Пол» установить флажок на нужном значении.
Нажать кнопку «Записать».

Рис. 22 – Ввод информации о гражданине

Нажать кнопку «Выбрать». Поля раздела «Корреспонденты» автоматически заполнятся введенной информацией о гражданине.
Ввести первые буквы фамилии в поле «Кому» и нажать клавишу Enter. Поле заполнится нужным значением.
Указать статус обращения: анонимное или коллективное.
Заполнить поле «Содерж.» с заглавной буквы.
Нажать на кнопку «Рубр(0).». Данное поле является множественным реквизитом.
В открывшемся справочнике «Рубрики» выбрать нужную рубрику.

Рис. 23 – Выбор рубрикатора

Нажать кнопку «Выбрать».
Нажать кнопку «ОК».
Указать в поле «Состав» количество листов обращения.
Выбрать из списка вид доставки.
Заполнить поле «Доступ» нужным значением из списка.
Отсканировать обращение.
Нажать на отсканированном образе правой кнопкой и выбрать из меню действие «Копировать».
В разделе «Файлы» нажать кнопку «Вставить».
После того, как заполнены все реквизиты, в окне регистрационной карточке обращения нажать кнопку «Записать РК».

Рис. 24 – Ввод информации о гражданине

^
1. В главном окне программы «Дело» для регистрации документов нажать кнопку «Регистрация документов».

Рис. 25 – Главное окно программы «Дело»

В появившемся окне выбрать нужную группу документов.

Рис. 26 – Выбор группы документа

В открывшейся регистрационной карточке исходящего документа в поле «Подп.(0)» вписать первые буквы фамилии руководителя, подписавшего документ.
Нажать кнопку «Enter». Система покажет варианты найденных соответствий в случае, когда совпадений несколько, либо сразу заполнит поле «Подп.(0)», если совпадение одно.
Заполнить поле «Содерж.» с помощью клавиатуры.
В поле «Исполн.» вписать первые буквы фамилии исполнителя.
Нажать кнопку «Enter». Система покажет варианты найденных соответствий в случае, когда совпадений несколько, либо сразу заполнит поле «Исполн.», если совпадение одно.

Рис. 27 – Заполенение РК исходящего документа

Заполнить поле «Доступ» нужным значением.
Для того чтобы указать какие должностные лица визировали документ, нажать кнопку «Визы(0)».
В появившемся справочнике «Подразделения» найти визирующего.

Рис. 28 – Выбор визирующего должностного лица

Щелкнуть на найденном исполнители и нажать кнопку «Выбрать».
При необходимости указать дату, когда был завизирован документ.

Рис. 29 – Ввод информации о визировании документа

Нажать кнопку «ОК».
Нажать на кнопку «Рубр.(0)». Данное поле является множественным реквизитом.
В открывшемся справочнике «Рубрики» выбрать нужную рубрику.

Рис. 30 – Ввод информации о визировании документа

Нажать кнопку «ОК».
Отсканируйте исходящий документ для того чтобы приложить его электронный образ в регистрационную карточку.
Нажать на отсканированном образе правой кнопкой и выбрать из меню действие «Копировать».
В разделе «Файлы» нажать кнопку «Вставить».

Рис. 31 – Ввод информации о визировании документа

В случае если исходящее письмо подготовлено в ответ на входящее письмо, необходимо указать связь между ними. Для этого нажать кнопку «Связки (0)» . С помощью этого реквизита система позволяет фиксировать произвольное количество различных связей одних документов с другими, в том числе и с документами, не зарегистрированы.
В появившемся окне вверху нажать на кнопку «Поиск по номеру».

Рис. 32 – Ввод информации о визировании документа

В окне поиска по номеру в поле «Рег.№» ввести номер входящего документа, с которым требуется связать текущий документ.
Ввести год.
Нажать кнопку «Найти».
Выбрать документ.
Выбрать связь «Во исполнение».
Нажать кнопку «Связать».

Рис. 33 – Ввод информации о визировании документа

В окне связок нажать кнопку «ОК». В окне регистрационной карточка отобразится связь с документом в поле «Связки (1)».

Рис. 34 – Регистрационная карточка исходящего документа

В окне регистрационной карточки исходящего документа нажать кнопку «Записать РК».
Указать организацию-адресата, которой адресуется исходящее письмо, можно в разделе «Адресаты», для этого в РК нажать кнопку «Адр.(0)».

Рис. 35 – Адресаты документа

В открывшемся окне нажать кнопку «Добавить организацию».

Рис. 36 – Поиск адреса в справочнике «Организации»

В поле поиска слева от кнопки «Найти» ввести название организации.
Нажать кнопку «Найти».
Двойным щелчком кликнуть на элементе.
В появившемся окне подробной информации об адресате выбрать представителя, на имя которого отправляется письмо. В случае отсутствия адресата нажать кнопку «Редактировать» и добавить представителя.

Рис. 37 – Выбор представителя организации

Нажать кнопку «Выбрать».
В появившемся окне нажать кнопку «Выбрать».
Отправка документа.

В случае если документ отправляется в стороннюю организацию (кроме ОГВ РБ), то в окне «Адресаты» указать дату отправки и вид отправки. Сохранить изменения.

Рис. 38 – Указание даты отправки и вида отправки

В случае отправки документа в ОГВ РБ через электронную почту руководствуйтесь «Инструкцией по отправке и регистрации документов в СЭД «Дело» через транспортный узел». Не забывайте проверять наличие электронного адреса в поле «e-mail».

Регистрация исходящего документа на основе проекта документа
1. В главном окне программы «Дело» нажать кнопку «Регистрация документов».

Рис. 39 – Главное окно СЭД «Дело»

В появившемся окне нажать кнопку «Отменить». Останется окно, содержащее перечень документов, зарегистрированных в определенный период времени.

Рис. 40 – Список документов зарегистрированных ХХ.ХХ.ХХ

В строке меню щелкните пункт «Проекты» (при отсутствии готовых к регистрации проектов данный пункт будет неактивен). Откроется окно, содержащее перечень проектов документов, готовых к регистрации.

Внимание!

Рис. 41 – Перечень проектов готовых крегистрации

Двойным щелчком мыши кликните на записи об РКПД, на основе которой требуется зарегистрировать РК документа.
Ознакомьтесь с проектом документа.

Рис. 42 – Проект документа

Для проверки электронной подписи в разделе «Файлы» нажмите кнопку «Проверить подпись» . Откроется окно, которое содержит список электронных цифровых подписей, с помощью которых был заверен выбранный файл. При необходимости можно просмотреть информацию о подписи и сертификате, нажав кнопку «Подпись».

Рис. 43 – Проверка подписей

Вернитесь к РКПД документа.
Нажмите в меню Файл пункт «Регистрировать проект». Откроется окно РК документа, относящегося к той же группе документов, что и проект. Часть реквизитов РК (основных и дополнительных) автоматически заполняется значениями, установленными в РКПД (в последней версии проекта). РК документа, созданного на основе проекта, связывается с проектом связкой, имеющей категорию «Проекты». ФИО и должности лиц, подписавших проект документа, становятся значениями реквизита «Подписал», а завизировавших проект – реквизита «Визы». Файлы, прикрепленные к РКПД исполнителем проекта, прикрепляются к РК документа. ЭЦП файлов сохраняются.

Рис. 44 – Регистрация проекта

Рис. 45 – Регистрация документа

Нажать кнопку «Адр.(0)» для внесения информации об адресате.

Рис. 46 – Адресаты документа

В открывшемся окне нажать кнопку «Добавить организацию».

Рис. 47 – Поиск организации по справочнику

В поле поиска слева от кнопки «Найти» ввести название организации.
Нажать кнопку «Найти».
Двойным щелчком кликнуть на элементе.
В появившемся окне подробной информации об адресате выбрать представителя, на имя которого отправляется письмо. В случае отсутствия адресата нажать кнопку «Редактировать» и добавить представителя.

Рис. 48 – Выбор предствителя

Нажать кнопку «Выбрать».
В появившемся окне нажать кнопку «Выбрать».
Отправка документа.

В случае если документ отправляется в стороннюю организацию (кроме ОГВ РБ), то в окне «Адресаты» указать дату отправки и вид отправки. Сохранить изменения.

Рис. 49 – Регистрация документа

В случае отправки документа в ОГВ РБ через электронную почту руководствуйтесь «Инструкцией по отправке и регистрации документов в СЭД «Дело» через транспортный узел».

Открыть регистрационную карточку документа.
В РК документа в разделе поручений нажать кнопку «Ввести» и выбрать из контекстного меню действие «Подчиненную резолюцию».

Рис. 50 – Ввод подчиненной резолюции

В появившемся окне проекта резолюции заполнить поле «Автор (внутр.)», выбрав

из списка должностное лицо, которому необходимо направить на согласование

данный проект резолюции.

Рис. 51 – Выбор автора резолюции

Для изменения текста резолюции установить курсор мышки в текстовое поле и нажать на клавиатуре клавишу «Insert». Откроется общий список резолюций, который настраивается системным технологом. При необходимости Вы можете создать свой личный список.

Рис. 52 – Стандартный список резолюций

В списке резолюций выделить нужную и нажать кнопку «Выбрать».
Для того чтобы поручение стало контрольным, необходимо проставить плановую дату. Щелкнуть на поле «Плановая». Откроется календарь.

Рис. 53 – Ввод даты из календаря

В календаре щелкнуть на дате и нажать кнопку «Ввести».
При необходимости заполнить поле «Категория поручения», выбрав из списка

нужное значение (например, срочно или оперативно).

Рис. 54 – Выбор категории

После ввода плановой даты исполнения поручение автоматически ставится на контроль.

У каждого контрольного поручения необходимо указать контролера. Для этого нажать на кнопку напротив поля «Контролер».
В появившемся справочнике «Подразделения» в поле «Искать» ввести первые буквы фамилии контролера.

Рис. 55 – Выбор из справочника «Подразделения»

Нажать кнопку Enter.
Выбрать найденного контролера.
Нажать кнопку «Выбрать». В поле «Контролер» появится фамилия контролера.

Рис. 56 – Заполение поля «Контроль»

Выбор исполнителя

Рис. 57 – Добавление внутреннего исполнителя

Рис. 58 – Добавление внешнего исполнителя

В появившемся справочнике Организаций найти организацию и кликнуть на записи двойным щелчком.

Рис. 59 – Справочник «Организации»

В разделе «Представители» выделить представителя организации и нажать кнопку «Выбрать».

Рис. 60 – Ввод первых букв фамилии сотрудника

Нажать кнопку «Выбрать». Фамилия сотрудника появится в разделе

«Исполнители».

Рис. 61 – Проект резолюции

Первый в списке исполнителей отмечается красным восклицательным знаком .

Нажать кнопку «Записать». Произойдет возврат в РК документа. Запись об РК

^
1. Зайти в папку «На рассмотрении», в которой хранятся записи о проектах резолюций.
2. Установить указатель рядом с требуемой записью об РК и выберите из меню «Управление» команду «Редактировать проект».

Рис. 62 – Редактирование проекта резолюции

Откроется окно проекта резолюции. Для внесения изменений в проект резолюции руководствуйтесь п. 4.

Рис. 63 – Открытие окна для утверждения проекта резолюции

Щелкнуть на кнопке «Вернуть» – произойдет возврат в окно папки «На рассмотрении». Запись об РК документа автоматически удаляется из папки «На рассмотрении». В папке «У руководства» около плановой даты появляется знак «плюс» (колонка «План»), который означает утверждение проекта резолюции руководителем.

^
1. Зайти в папку «У руководства» кабинета руководителя, в которой хранится записи о проектах резолюций. Выбор кабинета осуществляется в правом верхнем углу кабинета.
2. Установить указатель на записи проекта резолюции, у которой в колонке «План.» установлен «+» перед плановой датой исполнения. Это говорит о том, что проект резолюции утвержден руководителем.

Рис. 64 – Символ «+» — отметка об утверждении проекта резолюции

Нажать правой кнопкой мыши на записи о проекте резолюции и выбрать из контекстного меню действие «Редактировать проект».

Рис. 65 – Редактирование проекта резолюции

После внесения изменений в проект резолюции нажать кнопку «Разослать». Запись об РК покинет папку «У руководства». Запись об РК с резолюцией автоматически появится у исполнителей в папке «Поступившие».

Рис. 66 – Рассылка резолюции

В главном окне программы щелкнуть на кнопку «Кабинеты». Откроется папка №1 – «Поступившие». Будет представлен перечень записей об регистрационных карточках (РК) и поручениях в кабинете.

Рис. 67 — Перечень записей в папке №1

Для ознакомления с документом необходимо двойным щелчком мыши кликнуть на записи об РК либо на записи о поручении. Откроется РК документа.

Рис. 68 – РК входящего документа

Для просмотра отсканированного письма в разделе «Файлы» двойным щелчком нажать на названии файла. Запустится приложение для просмотра файлов.

Рис. 69 — Раздел «Файлы»

После просмотра электронного файла закрыть приложение.
В РК документа в разделе поручений нажмите кнопку «Ввести» и выберите из контекстного меню действие «Подчиненную резолюцию».

Рис. 70 – Ввод подчиненной резолюции

Рис. 71 – Подчиненная резолюция

Для изменения текста резолюции установите курсор мышки в текстовое поле резолюции и нажмите на клавиатуре клавишу «Insert».Откроется общий список резолюций, который настраивается системным технологом. При необходимости Вы можете создать свой личный список.

Рис. 72 – Стандартный список резолюций

В списке резолюций выделить нужную и нажать кнопку «Выбрать».
Для того чтобы поручение стало контрольным, необходимо проставить плановую дату. Щелкнуть на поле «Плановая». Откроется календарь.

Рис. 73 – Ввод даты из календаря

В календаре щелкнуть на дате и нажать кнопку «Ввести».
У каждого контрольного поручения необходимо указать контролера. Для этого нажать на кнопку напротив поля «Контролер».
В появившемся справочнике «Подразделения» в поле «Искать» ввести первые буквы фамилии контролера.

Рис. 74 – Выбор из справочника «Подразделения»

Нажать кнопку Enter.
Выбрать найденного контролера.
Нажать кнопку «Выбрать». В поле «Контролер» появится фамилия контролера.

Рис. 75 – Выбор контролера

Выбор исполнителя

Рис. 76 – Добавление внутреннего исполнителя

Рис. 78 – Добавление внешнего исполнителя

В появившемся справочнике Организаций найти организацию и кликнуть на записи двойным щелчком.

Рис. 79 – Справочник «Организации»

В разделе «Представители» выделить представителя организации и нажать кнопку «Выбрать».

Рис. 80 – Выбор представителя организации

Когда процесс ввода резолюции закончен, следует нажать кнопку «Записать». Запись о резолюции попадает исполнителю в папку «Поступившие». В случае контрольной резолюции запись об РК с резолюцией попадает в кабинет к исполнителю (в папку «Поступившие») и контролеру (в папку «На контроле»), при неконтрольной резолюции запись об РК с резолюцией попадает только в кабинет к исполнителю (в папку «Поступившие»).
Для закрытия РК воспользуйтесь кнопкой .

Рис. 81 – РК входящего документа

Выделить запись о поручении в кабинете и нажать правой кнопкой мыши.
Выбрать из контекстного меню «Принять к исполнению». Документ переместится в папку №2 «На исполнении».

Рис. 82 – Принятие к исполнению

Откройте папку кабинета «На исполнении», в которой будет представлен перечень записей о поручениях в кабинете.

Рис. 83 – Ввод подчиненной резолюции

Двойным щелчком мыши откройте РК на просмотр. Ознакомьтесь с регистрационной карточкой документа.
Для того, чтобы ввести отчет об исполнении, нажать правой кнопки мыши на записи о поручении и выбрать из контекстного меню действие «Исполнить».

Рис. 84 – Исполнение поручения

В окне «Отчет исполнителя» выбрать из списка состояние исполнения.

Рис. 85 – Ввод отчета об исполнении

Для указания даты отчета двойным щелчком кликнуть в поле «Дата».
Выбрать дату из календаря и нажать кнопку «Ввести».
Заполнить текстовое поле с клавиатуры.
Для того, чтобы приложить результат проделанной работы необходимо нажать на кнопку «Файлы».
Скопируйте файл с любого места вашего компьютера.
Нажать кнопку «Добавить файл». Произойдет добавление файла.

Рис. 86 – Прикрепление электронного файла

Нажать кнопку «ОК» в нижнем правом углу окна отчета. В случае неконтрольной резолюции после ввода отчета запись о поручении покинет кабинет, в противоположном случае поручение должно быть снято с контроля контролером, после чего оно автоматически покинет кабинет исполнителя и контролера.

Создание проекта исходящего письма во исполнение входящего документа
1. Открыть регистрационную карточку документа, по которому Вам было отписано поручение.
2. В меню «Файл» выбрать команду «Создать РКПД».

Рис. 87 – Создание РКПД во исполнение входящего документа

В окне «Выбор группы нового проекта» выбрать группу. В разделе «Копировать реквизиты» отметить флажок «Корреспонденты» для того, чтобы в карточке исходящего документа не заполнять информацию о корреспонденте.

Рис. 88 – Выбор группы проекта

Нажать кнопку «Выбрать». Откроется РКПД исходящего документа.

Рис. 89 – РКПД

Заполнить краткое содержание документа в поле «Содержание».
На рабочем столе найти документ, нажать на нем правой кнопкой и выбрать из контекстного меню команду «Копировать».
Зайти в раздел «Файлы» и нажать кнопку «Вставить файл».

Рис. 90 – Раздел «Файлы»

Нажать кнопку «ОК».
Для отправки на визирование/подпись нажать кнопку «Добавить визу/подпись».

Рис. 91 – Отправка на визу/подпись

Выбрать из меню «Действия» команду «Добавить».

Важно!!!

В появившемся справочнике «Подразделения» в поле «Искать» ввести первые буквы исполнителя. Нажать клавишу Enter.

Рис. 92 – Выбор из справочника «Подразделения»

Отметить визирующего/подписывающего и нажать кнопку «Выбрать». Произойдет возврат к окну «Добавление и направление на визирование/подпись», в котором появятся записи выбранных визирующих/подписывающих лиц.
Из раскрывающегося списка, расположенного в левой верхней части окна, выбрать одно из двух значений: «На визирование» или «На подпись», определив тем самым, какой именно список должностных лиц вы формируете: визирующих или подписывающих.

Рис. 93 – Отправка на согласование/подписание

В системе есть два маршрута согласования документов: «Всем сразу» либо «По очереди». Установить переключатель на нужном значении.
В полях «На срок» указать количество часов (дней), отводимых на визирование/подписание проекта.
Нажать «Добавить и направить». Произойдет возврат к окну проекта (РКПД). В разделе «Управление проектом» будут находиться записи о добавленных визирующих/подписывающих лицах, указаны дата и время окончания срока визирования/подписания.

Рис. 94 – Раздел «Управление проектом»

Важно!!!

Для сохранения проекта нажать кнопку . Отредактировать содержание проекта можно с помощью кнопки . Проект будет находиться в папке №7 «Управление проектами», в которой исполнитель будет просматривать процесс согласования проекта.

Рис. 95 – Папка «Управление проектами»

После подписания проекта, в правом верхнем углу появляется статус «Подписан». Такой документ необходимо отправить на регистрацию в канцелярию. Для этого открыть проект и в меню «Действия» выбрать команду «Направить проект на регистрацию». После отправки документ приобретет статус «На регистрацию».

Рис. 96 – Направление проекта на регистрацию

^
1. Откройте папку №7 «Управление проектами».
2. Нажать кнопку «Создать РКПД».

Рис. 97 – Создание инициативного проекта документа

Откроется окно «Выбор группы нового проекта документа». Выберите нужную группу и нажмите кнопку «Выбрать».

Рис. 98 – Выбор группы проекта документа

Откроется окно проекта документа. Далее см. п. 5.1.5.

Находясь в папке №7 «Управление проектами» кликнуть на нужном проекте документа.
Выбрать из меню «Действия» команду «Создать новую версию». Появится системное сообщение о том, что при создании новой версии проекта работа с текущей версией будет закончена. В окне сообщения подтвердите продолжение создания новой версии.

Рис. 99 – Создание новой версии проекта

Рис. 100 – Вторая версия проекта документа

Открыть раздел «Файлы». Для внесения изменений в документ нажать кнопку «Редактировать файл».

Рис. 101 – Раздел «Файлы»

Отправка на повторное согласование/подписание

Рис. 102 – Отправка на визирование

После подписания руководителей проекта документа исполнитель отправляет проект на регистрацию в канцелярию (см. п. 5.1.18).

Открыть папку №3 «На контроле». В данной папке хранятся записи о поручениях, контролером которых является владелец текущего кабинета. Запись об одной и той же регистрационной карточке (РК) может быть представлена в перечне несколько раз, если она имеет несколько поручений. Записи о просроченных поручениях будут выделены красным цветом.

Рис. 103 – Папка «На контроле»

Правой кнопкой нажать на нужной записи о РК и выбрать из контекстного меню действие «Просмотреть РК».

Рис. 104 – Просмотр РК

В меню РК выбрать «Поручения» и выбрать «Смотреть поручение». Появится окно с поручением.

Рис. 105 – Просмотр поручения

Установить курсор на исполнителе и нажать кнопку «Просмотреть отчет» либо клавишу F6. В разделе «Файлы» может быть прикреплен электронный файл с результатом работы исполнителя.

Рис. 106 – Просмотр отчета

В окне «Резолюция» нажать кнопку «Редактировать».

Рис. 107 – Редактирование резолюции

Двойным щелчком кликнуть в поле «Фактическая» для ввода фактической даты исполнения. Она и будет являться окончательной датой исполнения поручения.

Рис. 108 – Ввод фактической даты

Кликнуть на дате и нажать кнопку «Ввести».
В поле «Состояние исполнения» установить значение «Полностью» (выбором из раскрывающегося списка).

Рис. 109 – Ввод состояния исполнения

Заполнить поле «Основание для снятия».
Нажать кнопку «Записать». Запись о данном поручении автоматически покинет кабинет. Поручение приобретет статус «Снято с контроля».

^
1. Открыть папку кабинета №8 «На визировании».

Рис. 110 – Кабинет

Двойным щелчком кликнуть на записи о проекте.

Рис. 111 – Папка «На визировании»

Ознакомьтесь с РКПД.

Рис. 112 – РКПД

Для просмотра письма в разделе «Файлы» нажать на названии файла. Запустится приложение для просмотра файлов.
Закрыть приложение после просмотра электронного файла.
В разделе «Управление проектом» в списке визирующих и подписывающих должностных лиц выделить свою фамилию.
Внимательно ознакомьтесь со сроком визирования проекта в разделе «Управление проектом». По истечению данного срока невозможно будет поставить визу и исполнителю необходимо будет продлить срок визирования.

Рис. 113 – Срок визирования проекта

Щелкнуть кнопку на панели инструментов раздела «Управление проектом».
В левом углу выбрать вид визы из списка. Дата и время визирования проставляется автоматически.

Рис. 114 – Визирование проекта

В текстовое поле ввести комментарии к проекту.
Внести изменения можно в сам прикрепленный файл, предварительно сохранив его на рабочем столе. Для того, в окне визирования проекта нажать кнопку .
На панели инструментов нажать кнопку «Сохранить файл на диске».

Рис. 115 – Сохранение файла на диске

Внесите изменения в электронный файл и сохраните его.
По кнопке прикрепите электронный файл.
Измените название файла в поле «Описание».

Рис. 116 – Добавление файла

Нажать кнопку «ОК».
В окне визирования проекта нажать кнопку «ОК». После визирования проект приобретает статус «Завизирован». Запись об РКПД покинет папку «На визировании». В процессе визирования визирующее лицо может добавить дополнительного визирующего (см. п. ХХ).

^
1. Открыть папку кабинета №9 «На подписи».

Рис. 117 – Кабинет

Двойным щелчком кликнуть на записи о проекте. Ознакомьтесь с РКПД.

Рис. 118 – РКПД

Для просмотра письма в разделе «Файлы» нажать на названии файла. Запустится приложение для просмотра файлов.
Закрыть приложение после просмотра электронного файла.
В разделе «Управление проектом» в списке визирующих и подписывающих должностных лиц выделить свою фамилию.
Внимательно ознакомьтесь со сроком подписания проекта в разделе «Управление проектом». По истечению данного срока невозможно будет поставить подпись и исполнителю необходимо будет продлить срок визирования.

Рис. 119 – Срок подписания проекта

Щелкнуть кнопку на панели инструментов раздела «Управление проектом».
В левом углу выбрать вид визы из списка. Дата и время подписания проставляется автоматически.

Рис. 120 – Подписание проекта

В текстовое поле ввести комментарии к проекту.
Внести изменения можно в сам прикрепленный файл, предварительно сохранив его на рабочем столе. Для того, в окне визирования проекта нажать кнопку .
На панели инструментов нажать кнопку «Сохранить файл на диске».

Рис. 121 – Сохранение файла на диске

Внесите изменения в электронный файл и сохраните его.
По кнопке прикрепите электронный файл.
Измените название файла в поле «Описание».

Рис. 122 – Добавление файла

Нажать кнопку «ОК».
В окне подписания проекта нажать кнопку «ОК». После подписания проект приобретает статус «Подписан».
Для того чтобы подписать электронный документ электронно-цифровой подписью, выделить нужный файл в разделе «Файла» и нажать кнопку «Подписать файл».

Рис. 123 – Подписание электронного образа документа

Электронный образ документа отметиться красной галочкой.

Рис. 124 – Файл с ЭЦП

Закройте РКПД. Запись об РКПД покинет папку «На подписи».

Источник

ГКУ СК «Краевой центр информтехнологий»

355045, Россия, Ставропольский край, Ставрополь, ул. Пирогова, 18/6

График работы: Пн-Пт: 09.00-18.00 (перерыв 13:00 — 14:00)

Телефон: 8 (8652) 748-760

E-mail: info@cit-sk.ru

Карта портала

Все права на материалы, находящиеся на сайте, охраняются в соответствии с законодательством Российской Федерации,в том числе об авторском праве и смежных правах.

Источник

Оглавление

3.1 Регистрация входящих документов

Создание проекта исходящего письма во исполнение входящего документа

Оглавление

3.1 Регистрация входящих документов

Создание проекта исходящего письма во исполнение входящего документа