Аутсорсинг практическое руководство

Роб Аалдерс, «ИТ-аутсорсинг. Практическое руководство».

Российский рынок аутсорсинга пока очень молод. Фактически еще три года назад его не было вовсе, однако сегодня он динамично развивается, хотя и существенно отстает от зарубежного. Понятие аутсорсинга чаще всего определяют как передачу части основных процессов сторонним организациям. Наиболее известные примеры в России — аутсорсинг центров обработки вызовов, корпоративной телефонии, систем электронной почты, хостинг Web, разработка ПО. В широком понимании — это переход к непрерывным моделям работы с подрядчиками, обычно включающий как аутсорсинг ИТ, так и аутсорсинг бизнес-процессов.

Прогнозы зарубежных аналитиков сегодня значительно расходятся. Если одни предсказывают существенный рост этого рынка в 2005 г., то другие уверены, что аутсорсинг будет оставаться не столь распространенным явлением, как принято считать. Так или иначе, он занимает сегодня важное место в бизнес-стратегии большинства зарубежных предприятий, помогая им сэкономить средства и улучшить качество обслуживания. Новые методы организации работы постепенно получают распространение и в России. Между тем решения аутсорсинга не универсальны, и те, кто берется за него впервые, часто недооценивают усилия, необходимые для достижения успеха, и пренебрегают советами экспертов, не подозревая, что их подстерегает немало ловушек.

Книга Роба Аалдерса представляет собой настоящее пошаговое руководство по аутсорсингу — автор рассматривает его принципы и демонстрирует примеры успешного применения различных подходов. В основе изложения — реальный опыт одной из компаний ИТ, внедрившей и успешно использовавшей аутсорсинг. Как отмечает в предисловии к российскому изданию Сергей Мацоцкий, генеральный директор IBS, к аутсорсингу все чаще прибегают быстрорастущие компании, у которых обычно нет времени или ресурсов для того, чтобы выстраивать разветвленную организационную структуру для решения вспомогательных задач бизнеса, таких, как создание полнофункционального подразделения ИТ, поэтому они концентрируют внимание на профильных направлениях, передавая эти функции на аутсорсинг.

Сам автор считает, что аутсорсинг навсегда вошел в информационные технологии, однако путь к нему может быть долгим и опасным, а ошибки способны погубить бизнес. В отличие от ряда других публикаций на эту тему, он не пытается ответить на вопрос, стоит ли прибегать к аутсорсингу, а рассказывает о том, как его проводить, и поясняет, зачем, собственно говоря, нужны такие действия. Излагая методы определения качественных и количественных показателей работы предприятия, задачи аутсорсинга, он демонстрирует, как связать намеченные цели с критическими факторами успеха и выбранными критериями. По мнению автора, хорошо разработанные критерии помогают избежать многих трудностей, связанных с выбором партнеров. Попутно приводятся некоторые методики оценки рисков и управления ими.

Одной из важнейших частей в структуре аутсорсинга является определение принципов управления, что помогает упростить процесс управления и устранить большинство проблем. Данным вопросам посвящена отдельная глава. Предварительный выбор поставщика услуг, подготовка требований к заявкам на тендер и их изложение, оценка откликов на них, процесс исследования факторов, способных оказать влияние на результаты проекта, оформление контракта, соглашение об уровне сервиса, управление в переходный период — все это Роб Аалдерс рассматривает довольно подробно, сопровождая описание контрольными вопросами и практическими примерами. Кроме того, он предлагает стройную систему аутсорсинга ИТ, вводит множество новых понятий и норм.

В приложениях предлагаются способы составления контракта, примеры организации аутсорсинга, бизнес-шаблоны, а также модель аутсорсинга, разработанная PA Consulting Group.

Предлагаемые вниманию читателей материалы помогут участникам процесса свести к минимуму риски и максимально использовать преимущества аутсорсинга, а также оценить, что можно, а что нельзя сделать в конкретных условиях. Благодаря приводимым рекомендациям, издание может стать практическим пособием как для новичков, так и для «зубров» бизнеса. Уникальность книги заключается в том, что она адресована обеим сторонам, поскольку содержит рекомендации не только для клиентов, но и для поставщиков услуг. Наглядные примеры и рассказы очевидцев, прошедших через «мясорубку» аутсорсинга, иллюстрируют типичные проблемы и способы их разрешения в тех или иных ситуациях.

Книга не устанавливает жестких рамок применения аутсорсинга, поскольку тема слишком сложна, чтобы мерить все одной меркой. Она дает хорошо продуманный и реальный взгляд на то, как аутсорсинг может помочь современному бизнесу, немыслимому без ИТ. Обобщая немалый опыт и являясь хорошим практическим пособием, издание будет полезно аудиторам, подрядчикам, юристам и всем участвующим в соглашении сторонам.

Книгу (Роб Аалдерс, «ИТ-аутсорсинг. Практическое руководство». — «Альпина Бизнес Букс», 2004. — 300 стр.) можно приобрести в книжных магазинах. Ориентировочная цена — 369 руб.

Рассказывает просто о сложных вещах из мира бизнеса и управления. До редактуры — пять лет в банке и три — в оценке имущества. Разбирается в Excel, финансах и корпоративной жизни.

Руководитель направления административного и производственного аутсорсинга в Colеman Group. Более 15 лет на рынке консалтинговых и аутсорсинговых услуг России. Прошла путь от специалиста по продажам до менеджера проектов в одной из крупнейших консалтинговых компаний. Работу в Coleman Group начинала в 2010 году с позиции старшего менеджера по развитию бизнеса.

Аутсорсинг — популярный способ оптимизировать работу компании. С его помощью можно решить сразу три задачи:

• снизить расходы на сотрудников;
• улучшить качество работы без увеличения трат;
• избежать типичных проблем, которые возникают при найме сотрудников в штат.

В статье разберёмся:

• что такое аутсорсинг;
• чем аутсорсинг отличается от предоставления труда работников;
• в чём преимущества и недостатки аутсорсинга;
• каким компаниям и для чего он нужен;
• как работает аутсорсинг и как его организовать.

---

Аутсорсинг — передача части функций, операций или бизнес-процессов компании внешним подрядчикам. Например, некоторым фирмам невыгодно держать в штате постоянную кадровую службу, и они делегируют функции кадрового учёта провайдеру. Так они экономят на подборе и оформлении персонала, не беспокоятся об обучении и замене сотрудников, а также передают ответственность за качество поставщику услуг.

В аутсорсинге выделяют несколько направлений, которые соответствуют функциям подразделений компании:

• IT-аутсорсинг — передача поддержки, модернизации IT-инфраструктуры компании, разработки программного обеспечения по техническому заданию;
• аутсорсинг бухгалтерского учёта — передача обработки первичных документов, авансовых отчётов, командировочных документов;
• аутсорсинг кадрового делопроизводства — передача ведения и учёта трудовых книжек, оформления приёмов и увольнений, массового приёма и массовых увольнений, администрирования командировок, отпусков, подготовки справок и копий документов для сотрудников;
• аутсорсинг административных функций — передача функций ресепшена, курьерской службы, колл-центра, секретаря, закупки, продажи, маркетинга;
• аутсорсинг производственных процессов — передача провайдеру одного или нескольких этапов производства;
• складской аутсорсинг — передача функций хранения, выдачи и обслуживания товара.

Этот список не исчерпывающий. Компания может передать внешнему провайдеру любые задачи или бизнес-процессы. Чаще всего передают то, что поддерживает работу компании, но не является для неё ключевым.

Как мы говорили выше, аутсорсинг — передача непрофильных функций компании-подрядчику.

В этом процессе принимают участие две стороны: компания-заказчик и аутсорсинговая компания (провайдер). Заказчик передаёт провайдеру управление своими бизнес-процессами, провайдер несёт полную или частичную ответственность за результат.

Часто под аутсорсингом персонала подразумевают предоставление труда работников, но это разные понятия.

Предоставление труда работников — привлечение компанией-заказчиком работников, которые официально трудоустроены в другой компании — компании-исполнителе. Они работают в интересах, под управлением и под контролем заказчика, но зарплата и другие выплаты им приходят от компании-исполнителя — их официального работодателя, который, по сути, выполняет функцию кадрово-расчётного центра.

При такой схеме взаимодействия заключают договоры двух типов:

• гражданско-правовой договор о предоставлении труда работников — между компанией-заказчиком и компанией-исполнителем;
• трудовые договоры — между компанией-исполнителем и временными сотрудниками.

С 2016 года в России предоставлять труд работников могут только частные агентства занятости, которые получили аккредитацию Федеральной службы по труду и занятости.

В начале мы говорили, что аутсорсинг помогает сэкономить ресурсы и время, привлечь к процессам лучшие кадры и избежать типичных проблем, связанных с наймом.

Вот ещё три преимущества этой формы рабочих отношений:

• Ответственность за процессы лежит на аутсорсинговой компании — заказчик получит результат работы, даже если часть сотрудников провайдера уйдёт на больничный или в отпуск.
• Растёт качество непрофильных процессов заказчика — у провайдера больше опыта и лучшие ресурсы: специалисты, софт, оборудование.
• Заказчик фокусируется на ключевых задачах, не отвлекается на второстепенные.

У аутсорсинга есть и минусы:

• Большой риск столкнуться с недобросовестным провайдером. Такие компании могут задерживать зарплаты своим сотрудникам — это сказывается на качестве работы. Проблема особенно актуальна, когда у аутсорсера нет конкурентов.
• Конфиденциальность заказчика под угрозой. Заказчик передаёт часть своих бизнес-процессов сторонней компании. Поэтому он всегда рискует, что конфиденциальную информацию разгласят.

Этих рисков можно избежать, если включить в договор соответствующие пункты. О том, как выбрать надёжного аутсорсера, говорим ниже.

Обычно к аутсорсингу обращаются, чтобы:

• сфокусироваться на основном направлении бизнеса;
• увеличить производительность бизнес-процессов;
• повысить качество сервиса;
• получить профессиональную помощь на первых этапах — это актуально, например, для стартапов или при открытии нового офиса, склада или производства.

Заказчиком может быть компания любого масштаба. В малом и среднем бизнесе аутсорсинг чаще всего используют для немасштабных бизнес-процессов. Например, наём сотрудника влечёт затраты на подбор, оформление и дальнейшее администрирование. Иногда выгоднее передать работу аутсорсерам.

Крупным производственным компаниям невыгодно отвлекаться на второстепенные функции — секретариат, службу ресепшен, техническую поддержку. Эти процессы требуют затрат не только на подбор и администрирование персонала, но и на обучение. А ещё нужно организовать замены на период отпусков и контроль. В этом случае тоже проще обратиться в аутсорсинговую компанию.

Какие функции нельзя передавать на аутсорс? Не рекомендуется передавать уникальные функции или ключевые бизнес-процессы компании. Например, если компания печёт пироги по собственным рецептам, она может нанять аутсорсеров для организации доставки и для развития клиентской базы, но передавать подрядчикам проработку рецептуры и выпекание в этом случае не стоит.

Организация аутсорсинга включает два основных этапа.

Подготовка к передаче процессов аутсорсеру. Заказчик решает, какой процесс лучше передать исполнителю, а также какой результат и в какие сроки он хочет получить.

Для этого заказчик составляет техническое задание: в нём подробно описывается передаваемый бизнес-процесс, критерии качества и допустимые отклонения. Это необходимо для того, чтобы и заказчик, и исполнитель чётко понимали, когда их сотрудничество эффективно.

Выбор аутсорсера. Это самый важный этап, от него зависит качество передаваемых бизнес-процессов.

Нужно обращать внимание на два фактора: экспертность провайдера и его опыт. От первого зависит, сможет ли подрядчик выполнить поставленную задачу максимально эффективно. Второе даёт уверенность в том, что при встрясках рынка, таких как пандемия или санкции, провайдер останется на плаву.

Дальше всё происходит по такой схеме:

• Заказчик обращается в аутсорсинговую компанию.
• Аутсорсинговая компания назначает менеджера проекта.
• Менеджер проекта контролирует работу и общается с заказчиком.

Менеджер проекта выполняет следующие функции:

• отвечает на запросы и обращения заказчика;
• работает с персоналом — формирует команду, обучает сотрудников, организовывает бесперебойную работу и необходимые замены;
• контролирует качество работы команды — следит за выполнением KPI, своевременно реагирует на проблемы и устраняет их;
• повышает эффективность бизнес-процессов;
• готовит отчёты о ходе работ для заказчика.

Помимо этого, провайдер:

• обеспечивает работника необходимыми ресурсами для выполнения работ;
• обеспечивает безопасные условия работы и охрану труда;
• ставит задачи работникам и контролирует их выполнение;
• отстраняет работников, которые нарушают статьи 76 Трудового кодекса РФ;
• расследует несчастные случаи.

• Аутсорсинг — передача некоторых функций, операций или бизнес-процессов компании внешним подрядчикам. Предоставление труда работников — привлечение компанией-заказчиком работников, которые официально оформлены у другого лица.
• Обычно к аутсорсингу обращаются, чтобы компания могла сфокусироваться на основных бизнес-процессах.
• Главный этап при организации аутсорсинга — выбор надёжного провайдера. Чтобы обезопасить компанию, важно обращать внимание на экспертность аутсорсера, его опыт на рынке и отзывы других компаний о нём.

Другие материалы Skillbox Media об управлении персоналом

Эффективный руководитель

Вы научитесь разрабатывать стратегию, ставить цели, создавать бизнес‑процессы и комфортный климат в команде. Найдёте точки роста в своей компании, сможете претендовать на повышение или масштабировать бизнес.

Узнать про курс

Исходя из нашей практики реализации подобных проектов, попытаемся представить схему внедрения аутсорсинга в организации, разбив процесс на несколько этапов.

I этап – Анализ фактического состояния

Приступать к реализации любого проекта нужно обладая аргументами, доказывающими его целесообразность, желательно выраженными не в эмоциональной форме, а в форме сухих и беспристрастных цифр.  Другими словами нужно трезво оценивать необходимо состояние организации. Для этого необходимо провести анализ целей организации и конкурентной среды; выбрать стратегические приоритеты развития организации; выявить проблемы развития организации; выявить работы, которые можно передать на аутсорсинг и определить их прогнозный объем.

Далее нужно произвести подсчет стоимости функции или бизнес-процесса, при их реализации своими силами (расходы, которые можно предварительно подсчитать: стоимость аренды офисной или иной площади, стоимость и размеры оборудования, используемого для выполнения данной функции; фонд оплаты труда необходимого для данного объема работ персонала).

На этом этапе создается рабочая группа, которая собирает необходимые сведения, обсуждает полученную информацию, ведь в любом случае «мозговой штурм» — это гораздо продуктивнее, чем единоличное решение.

II этап – Принятие решения

Принятие решения о переходе на аутсорсинг возможно после анализа плюсов и минусов, возможностей и рисков аутсорсинга; сопоставления стоимости функций или бизнес-процессов при их реализации собственными силами и поставщиками аутсорсинговых услуг и определения показателей эффективности работы аутсорсера.

Также на этом этапе определяются цели и задачи проекта, назначается руководитель проекта,  формируется  рабочая группа, согласуется с топ-менеджментом организации объем функций, передающихся на аутсорсинг, и требования к аутсорсинговой компании.

Конечно же, финальную точку в решении вопроса о том, быть или не быть аутсорсингу в той или иной организации, должен поставить Генеральный директор или собственник бизнеса.

III этап – Выбор партнера

Выбор партнера – очень ответственный этап процесса перехода на аутсорсинг, ведь неудача приведет к необходимости смены партнера, а, следовательно, к повторению довольно длительного процесса перестройки организации для работы в новых условиях.

Для того, чтобы уменьшить риски, связанные с необоснованным выбором, а также исключить субъективные факторы, необходимо провести анализ рынка услуг аутсорсинга и проверку репутации игроков рынка (в нашем блоге Вы можете ознакомиться с «6 ключевыми критериями выбора внешнего поставщика расчета зарплаты»).

После этого само собой намечается круг фирм, к которым имеет смысл обратиться, проведя  перед окончательным выбором сопоставление по таким параметрам, как:

• скорость реакции на запросы при необходимости выезда, удаленном администрировании или консультации;
• какие услуги включены в договор, а что оплачивается отдельно/ не  выполняется;
• как влияет изменение численности компании на стоимость договора;
• как осуществляется контроль компанией-аутсорсером за своими сотрудниками;
• как осуществляется взаимодействие с аутсорсером в случае непредвиденных ситуаций;
• каков уровень квалификации сотрудников потенциального партнера;
• как происходит процедура расторжения контракта на оказание аутсорсинговых услуг;
• как функционирует система безопасности в компании-аутсорсере.

Чтобы было удобно пользоваться полученной информацией по предложенным выше критериям оценки можно составить таблицу, в которую внести сведения о каждом из потенциальных партнеров. Вообще «табличный» метод позволяет делать адекватный выбор в любой ситуации.

IV этап – Разработка условий контракта

Затем с новыми партнерами нужно разработать условия контракта. До них необходимо предельно точно донести задачи и цели, которые перед ними ставятся и, конечно же, определить сроки переходного периода. Не нужно боятся бесконечно задавать уточняющие вопросы, чтобы убедится в том, что у заказчика и поставщика услуг сложилось единое понимание имеющейся ситуации и ее развития в будущем, ведь именно ошибки коммуникации могут привести к ошибкам в ходе реализации проекта. Нужно помнить, что формулировка запроса – наиболее сложный этап перехода на аутсорсинг.

Нужно быть готовым к тому, что партнеры могут предложить свое решение проблемы. К их советам имеет смысл прислушаться, хотя бы потому, что у компании-аутсорсера больше опыта в практической реализации проектов.

Во время разработки договора в рабочую группу обязательно включается юрист. Если у организации нет собственного юриста, проконсультируйтесь у стороннего. Договор обязательно должен содержать фундаментальные элементы, определяющие структуру сотрудничества с аутсорсером (в нашем посте «Что такое SLA, и как его правильно использовать?» мы достаточно подробно рассказываем об этом).

При заключении договора нужно помнить, что функции на аутсорсинг могут передаваться как полностью, так и частично.

V этап – Переход на новый формат работы

При переходе на аутсорсинг учитываются психологические моменты и настроение коллектива. Рекомендуется проведение разъяснительной работы в коллективе, которая включает в себя предоставление работникам всех необходимых сведений о переходе на новый формат работы, ознакомление с содержанием документов всех сотрудников под роспись.

Необходимо уделить особое внимание тем сотрудникам, в которых компания заинтересована и деликатно сообщить об увольнении тем сотрудникам, в чьих услугах компания больше не нуждается.

Так же на этом этапе разрабатываются необходимые документы и положения: план работ по внедрению проекта и  новое штатное расписание. При необходимости проводится разработка новых или корректировка имеющихся должностных инструкций.

VI этап – Функционирование проекта на отчетном этапе   

Теперь рабочая группа не нужна и главным становится сотрудник, который предоставляет руководству организации отчеты с установленной заранее периодичностью.

Подведение итогов за отчетный период включает в себя: анализ функционирования системы аутсорсинга на основе обратной связи сотрудников, руководителей и партнеров; сопоставление итогов деятельности аутсорсера с запланированными показателями эффективности; коллективное обсуждение участниками процесса промежуточных итогов реализации проекта.

Если обнаружились проблемы в развитии бизнес-системы, то причин у них может быть две: либо ненадлежащее исполнение контракта, либо неправильное планирование. Необходимо выявить причины ошибок и начать работу по их исправлению.

Выполнение функций, отданных на аутсорсинг, необходимо постоянно контролировать, также как и любых других. Объем контроля зависит от важности переданного процесса, сопутствующих ему рисков и компетентности персонала поставщика.

Вот приблизительно так и выглядит схема перехода на аутсорсинг для любой организации. Конечно же, возможны и некоторые корректировки с учетом особенностей конкретного бизнеса, но в целом последовательность действий такова.

Что такое аутсорсинг

Аутсорсинг – передача части функций или делегирование части задач своего бизнеса сторонней организации. При этом сотрудники аутсорсинговой компании остаются в ее подчинении.

В последнее время набирает обороты еще и такой бизнес, как аутстаффинг, и некоторые компании создаются как раз именно с этой целью. Например, люди из другой страны прибывают в Россию для того, чтобы работать, и чтобы принять их на работу, нужно выполнить ряд определенных сложных действий с миграционной службой. Есть компании, которые принимают к себе на работу таких людей, оформляют их согласно законодательству и они как бы «сдают в аренду» этих сотрудников в другие компании для выполнения каких-то временных или разовых работ.

Таким образом, аутстаффинг – привлечение для решения задач своего бизнеса сотрудников сторонней организации. При этом на время выполнения задач эти сотрудники поступают в распоряжение вашего бизнеса.

В каких случаях он нужен

Аутсорсинг нужен, когда бизнесу требуется высвободить ресурсы для развития собственных процессов, в которых он преуспевает. Другими словами, когда компания хорошо делает то, что она умеет, она работает эффективно и зарабатывает больше. Следовательно, когда компания что-то делает плохо (не хватает собственных ресурсов или нет специалистов для решения той или иной задачи), то тогда она «пробуксовывает», тратит нервы, силы, ресурсы, а эффект при этом нулевой а то и отрицательный.

Например, неосновные процессы, на выполнение которых не хватает ресурсов или компетенций, разумно передать профессиональному исполнителю. Предположим, что руководитель какой-то компании вызывает к себе сисадмина, который отвечает за компьютерную сеть компании и говорит: «Слушай, ты же программист. Давай мы тебе поручим сделать сайт нашей компании». И бедный сотрудник идет это делать, но при этом он не маркетолог, и сделать хороший качественный маркетинговый продукт он не сможет, и на его выполнение уйдет достаточно много времени. Поэтому если  в штате компании нет нескольких специалистов, которые могут разработать сайт и настроить на него рекламу, значит, отдаем на аутсорс.

Плюсы аутсорсинга

Экономия средств

Например, компании нужен сайт с рекламой «под ключ», агентство будет делать его около 2 месяцев (если вам предложат сделать это быстрее, скорее всего это неправда, исходя из моего опыта). Стоимость составит примерно 150 000 рублей (средняя цена, будет зависеть от региона).

Для того чтобы сделать качественный сайт с рекламой, нам потребуется как минимум 6 человек: прототипировщик + веб-дизайнер + верстальщик (в случае использования конструктора Tilda предыдущие 3 специалиста могут схлопнуться в одного) + вебпрограммист + контекстолог + проджект-менеджер. Представим, что средняя зарплата одного специалиста составит 50 000 рублей, умножаем на 6 человек – получается 300 000 рублей в месяц.  Цифры немного утрированы, но, надеюсь, порядок вам примерно понятен.

Вывод: Аутсорсинг хорош для решения временных задач, а также для высвобождения средств для своих бизнес-процессов.

Профессионализм

Когда вы отдаете задачу на аутсорс, ее будет выполнять профессионал, в отличие от нашего примера сисадмина, которого попросили сделать сайт для компании.

Генри Форд однажды сказал (еще в 30 годах прошлого века): «Если есть что-то, что мы не умеем делать лучше и дешевле, чем конкуренты, то нет смысла делать это вообще; такую работу мы должны передать тем, кто ее выполнит с заведомо лучшим результатом».

Поэтому здесь важно понимать, что вашу задачу выполняют узко заточенные специалисты с набором собственных инструментов, что также позволит сэкономить средства (вы не должны предоставлять рабочее место, компьютер, ПО и т.д.)

Вывод: Аутсорсинг выгоден, если работать с профессионалами. В реальности есть риски ошибки выбора.

Договор

Это одно из ключевых условий аутсорсинга, условий качественного выполнения работы, которую вы отдаете сторонним специалистам.

Он снижает риски простоя, замены сотрудников, срыва сроков. Представим, что вы – директор компании, и у вас есть условный сисадмин Василий, которому вы поручили какую-то задачу, и вдруг, он заболел или вовсе решил уйти из-за каких-то эмоций. Соответственно, у вас простой, срывы сроков.

Если вы делегируете задачу на атусорс, есть хорошая поговорка: «Проблемы индейцев шерифа не волнуют». У нас есть договор, по которому компания-аутсорсер обязана выполнить определенную работу по срокам

Вывод: Аутсорсинг выгоден, если работать по договору, в котором прописывается комплекс работ, сроки, стоимость и ответственность за их невыполнение.

Минусы аутсорсинга

Невозможность влиять на сотрудников аутсорсера

Вы не можете руководить чужими сотрудниками, все идет через проджект-менеджера. Минус нивелируется, если у аутсорсера хорошо налажены внутренние процессы и нет «испорченного телефона».

Однако в некоторых случаях допускается общение заказчика с наиболее адекватными сотрудниками, которым мы доверяем и понимаем, что в общем рабочем чате коммуникация будет проходить быстрее и лучше, но при этом мы не допускаем менеджмента заказчиком наших сотрудников, т.е. он не может им ставить задачи и их контролировать. Все идет через проджекта или руководителя компании.

Вывод: Аутсорсинг выгоден, если вам не нужно заниматься менеджментов сотрудников аутсорсера.

Риски некачественного выполнения

Да, они существуют. Но они также присущи и в работе собственных сотрудников. Но смотрите: когда к вам приходит ваш сотрудник, то вы его обычно сильно не наказываете, можете его простить, хотя он может и саботировать работу.

Касательно аутсорсеров этот минус можно нивелировать за счет четкого выполнения договорных обязательств. Например, не подписываем акт приема-передачи работ до устранения неисправностей. Такое должно быть прописано в договоре, убедитесь в этом заранее при его заключении.

Вывод: Аутсорсинг выгоден, если заранее обсудить и зафиксировать ответственность исполнителя.

Риски утечки коммерческой информации

К сожалению, такие риски тоже существуют,  потому что  часто исполнители обожают хвастаться теми, с кем работают, особенно если это крутая компания.  Они начинают писать кейсы, выпускают  посты, некоторые даже выкладывают скрины личной переписки с заказчиком. Это еще полбеды.

А вот если они утащат вашу базу клиентов и сами будут ее использовать? Все это можно нивелировать NDA, если прописать в договоре пункты о неразглашении коммерческой тайны и об ответственности за это, ввести многомиллионные штрафы. Но, как показывает практика, исполнителей это все равно не останавливает. Они продолжают обсуждать предыдущую работу с коллегами, новыми заказчиками.

Вывод: Аутсорсинг выгоден, если исполнитель не допущен к базам данных клиентов. Либо эти риски просто принимаются «как есть». Т.е. нужно понимать, что какой бы ни был договор, аутсорсеры все равно могут слить информацию.

Сложный выбор подрядчика

Всегда есть риски ошибиться в исполнителе.

Пример: Борисенко, веб-программист, которому мы проавансировали создание двух сайтов, и он ушел с деньгами «в закат». При этом он полностью соответствовал представлению о качественном подрядчике – вел свои соц сети, свой канал на Youtube с 5-10 видео, выкладывал кейсы, у него были отзывы.

При встрече у него было объяснение построения бизнес-процессов: кто за что отвечает – это немаловажно. Нужно обязательно обговаривать все детали со специалистом перед тем, как его нанимать – как вы будете коммуницировать, к каким сотрудникам будет доступ и т.п. Это формирует доверие.

Более того, у нас был договор, который позволил привести исполнителя к судебной ответственности, чем мы сейчас как раз и занимаемся.

Вывод: Аутсорсинг выгоден, если вы не ошиблись в выборе подрядчика.

Инструменты для работы

Мы, например, используем Bitrix 24, где еще и находится база знаний для сотрудников.

Раньше у нас были рабочие чаты и Notion, после чего перешли на Битрикс, когда уперлись в потолок, ввиду его расширенного функционала. Развивались в этом направлении и стали официальными партнерами компании 1С-Битрикс, получили бесплатный портал  практически с тем же функционалом, который предлагается на топовом тарифе.

Все можно завести в очень удобный инструмент – CRM система для всей команды (штатные и внештатные сотрудники). Также там можно заводить стороннего заказчика, и он увидит только свой проект, может комментировать, обращаться к проджекту и добавленным сотрудникам. Также можно проводить регулярные созвоны.

Простые советы для простого аутсорсинга

Всем привет. Я занимаюсь аутсорсингом уже более 10 лет. За эти годы, естественно, выработалась определенная «своя» методология оказания услуг. Предлагаю вашему вниманию данную статью. Кому то статья покажется интересной, а кто-то будет гневаться на случайно забытую запятую. Отвечу сразу – эта статья дала мне первый инвайт, мой первый «приз» в области «зрительских симпатий», значит, хотя бы одному человеку мой труд понравился. А это значит, что я всю ночь просидел над статьёй не зря.

Итак. Что же такое аутсорсинг в общем понимании? Я считаю, что это постоянный, эпизодический процесс оказания услуг помощи в решении некоторых задач и проблем в некотором обществе людей.
Получается, что мы (аутсорсеры), помогаем группе людей сделать то, что они сами своими силами не в состоянии сделать. Причем, мы это делаем постоянно или(и) эпизодически.
Естественно, в аутсорсинге есть определенные правила поведения и общения с пользователями. Конечно, в интернете «нагугливается» куча ссылок, но, тем не менее, хотелось бы предоставить собственный *дебютный проект*.

Вашему вниманию представлены 10 «золотых» правил, которые помогут вам более правильно относиться к своей должности. Данные советы УЖЕ были подвергнуты многим критикам со стороны представителей аутсорсинговых организаций, но, тем не менее, после нескольких исправлений, были «допущены» к публикации. И так, прошу любить и жаловать.

Правила взаимодействия с пользователями:

1. Не давать пользователю расслабляться. Это первое и самое золотое правило. Надо сразу дать понять, кто в доме (корпоративной сети, рабочем ПК) хозяин. Все высказывания типа «я привык работать в браузере ******, установи мне его» надо сразу пресекать. Должен быть корпоративный стандарт. И надо ему следовать. Если все используют «Opera» — то ВСЕ используют «Opera». То же самое касается всех остальных программ, утилит и так далее. Касперский? Значит Касперский. И ни слова об Авасте.

2. Ни каких администраторских прав. Вытекает из первого пункта. Даже если ген.директор приказал. Никаких самоволок. Только «простой пользователь», «только хардкорр». А директору надо объяснить всю суть проблемы локальных администраторов. Про права доменного админа я и не заикаюсь… они, априори, находятся в одних руках. Максимум у двух людей в крупных компаниях. Недавно мне один «директор по развитию с высшим «IT» образованием» заявил, что ему нужны все самые максимальные полномочия в нашей сети, чтоб он смог сам следить за AD на контроллере домена. «Шиш на постном масле».

3. Ни каких личных ноутбуков, планшетов и других устройств с доступом в сеть и интернет. Это самая распространенная ошибка. Почему? Да потому, что на личном ноутбуке вполне вероятно находятся «врата ада» с рассадником вирусов всех мастей и пород, которые уже 2 года ждут подключения к сети с расшаренными ресурсами. Там так же могут находиться программы для скачивания торрентов, забивающие весь интернет-канал своим трафиком наглухо. Всё это в рабочей сети ни к чему. Ни вам, ни сотруднику.

4. Никаких «ну может, договоримся?». Частенько пользователи просят поставить им «Танки», «Доту», «Веселого фермера» и т.д., чтоб эти «взрослые дети» смогли играться «исключительно» в обеденное время. Это первый шаг в бездну «ну ты же мне игру поставил, поставь и скайп!». Да, как в некоторых фирмах он запрещен. И вообще, подобная практика очень сильно расшатывает «непоколебимость» системного администратора. Сделал один раз – будешь делать «по жизни». Как бы грубо это ни звучало. Поверьте, лучше один раз сказать твёрдое «нет», чем всю оставшуюся карьеру мучиться от «надоедливых» пользователей.

5. Системный администратор должен быть системным администратором. Ни каких работ грузчиком, забирая офисную бумагу упаковками на 4-й этаж без лифта. Это не ваша работа. Даже если вы – «добрая безотказная душа» — это все равно не ваша работа. Начали носить бумагу – готовьтесь, что вас заставят разгружать офисную мебель и делать перестановку потому что «ты ведь это всегда делал, вот и сейчас бери молоток в руки».

6. Порядок на столе, порядок в голове. Каждый админ должен быть педантичным. Даже нет так. Каждый админ ОБЯЗАН быть педантичным. Если у вас на столе, в столе, в тумбочке «бедлам» и вы не можете найти вовремя нужную бумагу, деталь и т.д. – можете и не говорить, что у вас все в порядке в серверной. Скорее всего, сетевые провода спутаны в «клубок», а под коробкой из-под пиццы лежат давно обещанные бухгалтерии «мышки».

7. Бэкап, и еще раз, бэкап. А после бэкапа – бэкап бэкапа. У каждого уважающего себя админа есть бэкапы. 3-4 копии в разных местах. Причем, бэкапы не «своих» файлов, а «всего». В прямом смысле. Вообще всего, что относится к работе. Бэкап хотя бы РАЗ в неделю. Есть зеркальный рэйд? Забэкапьте его! Есть бэкап зеркального рэйда? Забэкапьте бэкап зеркального рэйда, если есть свободное время и пространство (и деньги). Лишним это НИКОГДА не будет.
А вдруг пожар и система тушения не сработала? Серверная может просто сгореть дотла. В прямом смысле. Я, работая на одном фармакологическом заводе еще 9 лет назад, видел, как выглядят сервера после сильного пожара. Разбирая винт в лаборатории в попытке вытащить «инфу», внутри оказываются пожелтевшие от температуры и не пригодные к восстановлению блины… В таких случаях бэкап (пусть даже месячной давности) на вашем внешнем носителе или «облаке» в «миллиард» раз возвысит вас в глазах ген.директора и (тем более) бухгалтеров. Вы будете этаким «супермэном» с планеты Криптон. Стоит ли говорить, что это будет самое подходящее время «попросить» прибавку к зарплате?
Есть правило – бэкапов никогда не бывает много. НИКОГДА. Есть свободное время? Делай бэкап. Нет времени? Запланируй бэкап на завтра. А лучше один раз настроить всю автоматическую систему бэкапов и «забыть» об этой головной боли.

8. Делайте свою работу внимательно. Если вы пришли к пользователю и решили его проблему, не поленитесь «заодно» заглянуть в системный журнал, а так же посмотреть последнюю дату обновления антивируса. Это сэкономит вам время при возникновении проблемных ситуаций. В журнале могут быть сведения об отказах жесткого диска, внезапной перезагрузке системы, которым пользователь просто не придает значения. А ведь, может быть, следующий отказ работы HDD может обернуться «кирпичем». А вдруг там были важные данные? Ведь в ваших силах было это предусмотреть. «Происшествие» всегда проще предвидеть, чем устранять его последствия.

9. Следите за своим языком. Никто не любит врунов. Если обещаете прийти к пользователю в 15:00, то вы должны появиться в (примерно) это время. Но если вы опаздываете регулярно (2-10 раз подряд), то на ваше место может легко и непринужденно прийти другой системный администратор. Причем неожиданно, скажем даже завтра. Вдруг сотрудник ОК уже ищет замену. Руководство не любит озвучивать решение об увольнении заранее. Так что если уж обстоятельства играют против вас, то найдите способ предупредить «клиента» о задержке. Поверьте, лучше предупредить, чем слушать «названивания» на телефон и последующие «неприятные» разговоры с руководством.

10. В любой ситуации оставайтесь всегда человеком. Не думайте, что вы круче всех. На ваше место всегда найдется 100 кандидатов, готовых работать за зарплату в треть меньше вашей. Сейчас «развелось» сис.админов, как юристов в Екатеринбурге.
А еще (боюсь вас разочаровать) вы — не источник космического разума с уникальными способностями в области вычислительной техники. Хотя вам может (временами) казаться, что все вокруг именно так и думают. Простите, это не так. Вы далеко не тот «хакер» из фильма «Пароль рыба-меч». Помните об этом всегда. Особенно, когда к вам обращаются сотрудники за помощью. Сегодня Вася попросил поменять свою шариковую мышь на новую, а завтра вы, отказав ему (или забыв про его просьбу), окажитесь на улице, потому что Вася уже давно ухаживает за Дашей, дочкой директора, а сам директор предпенсионного возраста спит и видит «перспективного» Васю-зятя на своем посту. Да, и такое бывает.

Пожалуй, продолжать это можно еще и дальше, но я остановлюсь на этом. Потому, что далее пойдут скорее «придирки» к профессии, чем «дельные» советы. Оставил всего 10 пунктов без которых системное администрирование – сложное занятие. Я надеюсь, что данную статью прочитают в первую очередь НАЧИНАЮЩИЕ системные администраторы, аутсорсеры, аутсорщики, аутсюсики, сюсюарсики и так далее…
Все выводы сделаны только благодаря собственному опыту и, надеюсь, этот опыт еще кому-нибудь пригодиться.
Начинаем «кидать камни». Куда же без этого?

Что такое Аутсорсинг (в Примерах) — Виды и отличия, Как перейти

Аутсорсинг как стратегия для бизнеса был признан в 1989 году. На тот момент, что такое аутсорсинг, может и не было известно, но он широко использовался в таких сферах как гостиничный бизнес, кейтринг, клининг, логистика, охрана.

Более популярными услуги аутсорсинга стали в 2009 году, появившись в сферах IT (компьютерный бизнес) и HR (привлечение человеческих ресурсов), в финансовом секторе. Для современного бизнеса не выгодно содержать обширный штат работников. В некоторых случаях это решение неэффективно и нерентабельно. Именно для этого компании выбирают услуги аутсорсинга, то есть передают часть задач на выполнение другой организации. Эту разновидность бизнеса используют маленькие фирмы, состоящие из нескольких человек, и крупные корпорации с многомиллионной прибылью.

В статье вы узнаете о том, что такое аутсорсинг и аутсорсинговые компании, какие виды аутсорсинга бывают, какие преимущества и недостатки системы можно выделить, а также найдете примеры этого способа организации рабочей деятельности.

Что такое Аутсорсинг простыми словами

Слово «аутсорсинг» пришло в русский язык от английского outsourcing (outer-source-using), в переводе – использование внешнего ресурса.

Согласно определению, аутсорсинг – это передача организацией определенных видов или функций производственной предпринимательской деятельности другой компании, ведущей работу в необходимой области, на основании договора.

Аутсорсинг простыми словами – это привлечение в работу компании специалистов со стороны, которые осуществляют какие-либо непрофильные, но важные функции.

Другими словами, компания оставляет для себя те функции, которые выполняет лучше других, и отдает внешнему подрядчику то, что тот способен выполнить лучше.

Это является главным принципом аутсорсинга.

Согласно данным американского Института аутсорсинга (Outsourcing Institute), самый активный рост такой работы происходит в области бухгалтерского учета и финансов.

Еще в далеком 1997 году Американская ассоциация управления провела исследование, которое выявило, что 20% из всех исследуемых фирм передавали на аутсорсинг часть всей финансовой работы, а 80% – часть административных задач.

Другими словами, аутсорсинг – процесс привлечения профессионала в той или иной сфере, при условии отсутствия специалиста на самом предприятии или его некомпетентности в каких-то вопросах. Например, компании нужно иметь юридическое сопровождение, но нанимать штат юристов не выгодно или не позволительно из-за отсутствия офиса. Решить проблему можно аутсорсом, заключением договора с другой компанией, которая будет вести юридическую часть.

В той или иной мере система аутсорсинга будет удобна для любого предприятия, но многие, по не знанию, приглашают специалистов для выполнения разовых работ.

В РФ чаще всего на аутсорсинг отдаются такие задачи как ведение бухгалтерского учета, услуги переводчика, транспортные, охранные или маркетинговые услуги, работа над обеспечением функционирования офисных помещений (поддержание работы компьютерных сетей, клининг и другое).

Для чего нужен аутсорсинг

В отличии от договора подряда, где компании оказываются те или иные услуги, носящие эпизодический характер, аутсорсинг предполагает длительные правоотношения. Минимальный срок привлечения стороннего специалиста – 1 год.

Аутсорсинг позволяет добиться таких результатов:

• Решение тех вопросов, в которых не компетентны сотрудники предприятия.
• Разгрузка персонала от решения тех вопросов, которые находятся вне их профессиональной сферы.
• Возможность для руководства фирмы сконцентрироваться на важных бизнес-вопросах.

Чаще всего небольшие компании и крупные корпорации прибегают к аутсорсинговым услугам в следующих случаях:

1. У маленькой фирмы недостаточно денег, чтобы содержать и оплачивать труд всех сотрудников. Бывает также, что услуги некоторых профессионалов требуются не всегда, а только в определенное время. В первом и во втором случаях лучше делегировать полномочия и нанять фирму, которая сделает такую работу.
2. В составе крупной компании множество непрофильных отделений, которые не приносят дохода, но их нужно обслуживать. Такая ситуация негативно отражается в общей отчетности. Чтобы этого не было, компания пользуется аутсорсингом.
3. Если компания не может выделить на второстепенные мероприятия достаточно средств, значит, она плохо конкурирует на рынке трудоустройства, и ей сложнее найти новых квалифицированных сотрудников для постоянной работы.
4. Компании нужно сократить штат работников или траты на оплату труда. Иногда бухгалтерии нужно правильно отчитаться, достигнув запланированного уровня средней заработной платы сотрудников. Компания выводит на аутсорсинг категории, которые оплачиваются низко – например, это транспорт, работа столовой или клининг, и среднее число зарплат становится выше.

Производственный аутсорсинг

Аутсорсинг может быть двух видов – интеллектуальный и производственный. Промышленное привлечение стороннего ресурса – очень обширная категория видов деятельности.

Производственный аутсорсинг – делегирование компанией части своих функций, связанных с разработкой, изготовлением или хранением готовой продукции.

Что такое аутсорсинг на производстве? Это передача обязанностей по изготовлению товаров и их подготовке до уровня полуфабрикатов.

Компания-аутсорсер может обрабатывать сырье, производить комплектующие детали, собирать готовую продукцию или изготавливать все под ключ, начиная с производства товара и заканчивается его реализацией.

Этот вид подходит крупным компаниям с большими производственными цехами, где нет смысла собственными силами контролировать отдельные этапы.

Чаще всего компании передают исполнителям обязанности по выполнению работ на определенных ступенях производства продукции.

Есть также компании, которые оказывают услуги ремонта по принципу аутсорсинга. Например, есть компания Wyko Industrial Services, расположенная в Англии, которая оказывает услуги по ремонту станков и промышленных сооружений. За счет того, что у фирмы есть более 200 ремонтных мастерских по всей стране, она может быстро удовлетворять запросы своих клиентов.

Доход компании Wyko Industrial Services составляет более 150 миллионов фунтов за год.

На территории России многие используют возможности других предприятий для хранения готовой продукции или ее транспортировки. Такой аутсорсинг возможен за счет развития системы коммуникации.

Пример – шведская корпорация IKEA, у которой нет производственных подразделений в структуре. Компания связана более чем с 2500 партнерами, которые изготавливают продукцию согласно договорам. Сама компания занимается тем, что разрабатывает дизайн и выстраивает структуру продаж. Еще один пример – компания Ford, где более 65% комплектующих для машин производится другими предприятиями.

Аутсорсинг бизнес-процессов

Аутсорсинг бизнес-процессов (Business Process Outsourcing, BPO) – вид аутсорсинга, при котором компания делегирует обслуживание непрофильных бизнес-процессов. Это наиболее глубокий и тесный вид сотрудничества между заказчиком и исполнителем. Тогда как аутсорсинг задач характеризуется передачей отдельных проектов, аутсорсинг бизнес-процессов отдает на обслуживание целую нишу деятельности.

Чаще всего аббревиатура BPO означает аутсорсинг высокоуровневых процессов, связанных с финансами, кадровой системой, рекламными процессами или юридическим обеспечением компаний. Часто в формате BPO делегируются функции, которые тесно связаны с информационной поддержкой и ведением корпоративных информационных систем.

Рассмотрим несколько ярких примеров аутсорсинга бизнес-проектов, которые характерны больше для крупных компаний:

• HR-процессы – делегирование функций по подбору персонала.
• Колл-центры – на аутсорсинг отдается обработка звонков и общение с клиентами.
• Бухгалтерские процессы – передача полномочий бухгалтерского отдела.
• IT-процессы – делегирование аутсорсеру функций отдела информационных технологий.

Аутсорсинг бухгалтерских услуг

Бухгалтерский аутсорсинг – одна из самых популярных и распространенных разновидностей бухгалтерского обеспечения, перенос функций организации и ведения бухгалтерского учета. Выполнение всех или нескольких функций бухгалтерии – вот главная задача фирмы-аутсорсера в этой сфере.

Такими услугами пользуются в основном небольшие компании, у которых нет разветвленной бухгалтерии. Передав данные обязанности на аутсорс, компания экономит на персонале и не тратит деньги на приобретение специального программного обеспечения. Выделяют несколько разновидностей бухгалтерского аутсорсинга:

• Только отчеты – привлеченный специалист разрабатывает квартальные или годовые отчеты, затем отправляет их в налоговую.
• Бухгалтерский учет, но первичная документация оформляется штатным работником.
• Полное обслуживание – все услуги, в том числе первичные документы, отчеты и бухгалтерский учет.
• Ведение реестров.
• Подготовка финансовой отчетности.
• Расчет сумм выплат по трудовым договорам, налогам, страховым взносам и другим обязательным платежам.
• Проведение ревизий и инвентаризаций.
• Выбор и наладка системы учета, которые будут использоваться на предприятии.

Компания может выбрать одну или несколько форм бухгалтерского аутсорсинга с учетом своих нужд.

Аутсорсинг IT

Аутсорсинг информационных технологий решает вопросы поиска квалифицированных специалистов, а также позволяет сэкономить на приобретении техники и обновлениях программного обеспечения. Таким образом цели достигаются быстрее при меньших расходах.

Аутсорсинг IT – комплекс услуг, связанных с настройкой и бесперебойной деятельностью компьютерных программ.  Компания, которая будет оказывать услуги IT-аутсорсинга, изначально проводит настройку всего оборудования, наладку и администрирование компьютерных сетей.

Пример: Компания «Роснефть» имеет в структуре стратегически важные и инновационные IT-подразделения, но передает на аутсорсинг основные технологические сервисы. Чтобы вывести IT-отделения из основного бизнеса, известный банк «Сбербанк» основал дочернюю фирму и передал все эти полномочия ей.

Еще в начале 90-х годов фирма Kodak, которая не видела себя лидером в области высоких технологий, приняла решение передать айти-направление на аутсорсинг фирме IBM. Именно эта компания в то время хотела стать лидером в этой области. Это прекрасный пример аутсорсинга, который выгоден и заказчику, и поставщику услуг.

В сфере IT выделяют несколько видов работы. Первый – это обслуживание техники. Внештатный сотрудник поддерживает компьютерные сети, серверы, рабочие станции, заправляет картриджи и выполняет другую подобную работу.

В профессиональном языке IT-специалистов такие услуги называются service desk («сервис деск» или «служба поддержки»).

Второй вид работы – разработка и установка программного обеспечения, а также сетевой инфраструктуры.

Юридический аутсорсинг

Юридический аутсорсинг – это передача правового обеспечения компании сторонней организации, которая берет на себя работу юриста, частично или полностью. Юридический аутсорсинг больше подходит для маленьких и средних компаний. Именно небольшие компании редко могут позволить себе собственного юриста в штате, но часто имеют юридические проблемы, которые можно доверить только профессионалам.

Система аутсорсинга юридических услуг решает следующие задачи:

• Подготовка и ведение документации внутри фирмы – внештатный сотрудник напишет приказы, инструкции, кодексы, положения.
• Сотрудник разработает исковую документацию, будет участвовать в судебных процессах на базе арбитражных судов и судов общей юрисдикции.
• Корпоративная юриспруденция – сотрудник работает с ценными бумагами, осуществляет правовую поддержку между фирмой-заказчиком и дочерними предприятиями, проводит оптимизацию налогообложения и много другое.
• Подготовка трудовых договоров для сотрудников.
• Разработка устава компании.
• Утверждение и проверка договоров с компаниями-компаньонами.
• Подготовка и заключение договоров с международными компаниями.
• Консультация руководства компании относительно выбранных стратегий развития.

Привлекается теми компаниями, чья деятельность возможна без постоянного юридического сопровождения, которые могут работать по созданным типичным договорам.

Аутсорсинг логистики

Аутсорсинг в логистике характеризуется передачей логистических процессов сторонним компаниям, причем в качестве последних может выступать одна фирма или группа компаний.

Суть услуги – уменьшить расходы компании.

Такая услуга требуется, если заказчику экономически невыгодно искать и обучать персонал, покупать технику, строить схему поставок и перевозок.

Аутсорсинговые компании, которые берут ответственность за логистические процедуры, имеют в своем распоряжении склады, обширные отделы доставки, транспортный парк, а также брокерские отделы таможенного оформления импортных или экспортных грузов.

Выделяют несколько типов вовлеченности аутсорсера в логическую систему заказчика, и для каждого есть своя характеристика:

1. 1PL («Party Logistics»). Аутсорсинг не используется, а вся работа по логистике ложится на плечи заказчика.
2. 2PL. На аутсорс отдаются грузоперевозки, также сторонняя компания управляет складами.
3. 3PL. Компания обрабатывает грузы, осуществляет перегрузку, оказывает услуги складирования в помещении аутсорсера, а также точечную доставку грузов и прочие услуги.
4. 4PL. Вся цепочка логистики управляется аутсорсером, причем компания использует традиционные средства.
5. 5PL. Ведение аутсорсинга по логистике ложится на аутсорсера, но использует компания электронные средства управления.

Аутсорсинг охраны труда

Пренебрегать охраной труда очень опасно. Если на фирму вдруг явится сотрудник Гоструда, то руководителю такого предприятия грозят огромные штрафы. Но это не так страшно, как ситуация, в которой на производстве с сотрудником произойдет какое-то ЧП. В этом случае руководителю грозит даже уголовная ответственность. Поэтому если нет возможности нанять в штат сотрудника по охране труда, можно использовать аутсорсинг.

Что такое аутсорсинг в сфере охраны труда? Заказчик делегирует функции по обеспечению безопасности труда персонала.

Согласно трудовому кодексу, все организации с числом сотрудников более 50 человек должны запустить собственную службу охраны труда либо принять в штат специалиста по ОТ, у которого есть специальный аттестат.

Компания-аутсорсер занимается разработкой и внедрением нормативных документов. Она проводит инструктажи, организует обучение охране труда, подбирает средства индивидуальной защиты для каждого сотрудника.

Также она организовывает профессиональные медосмотры, оценивает условия труда и расследует несчастные случаи на производстве. Разновидности аутсорсинга охраны труда:

1. Полный. Компания-аутсорсер принимает на себя все обязанности по охране труда.
2. Частичный. Заказчик самостоятельно подбирает задачи, которые он планирует делегировать. За все остальное работодатель сам несет ответственность.
3. Консультационно-информационные услуги. Аутсорсер разрабатывает систему охраны труда на базе фирмы и контролирует ее. В будущем заказчик будет осуществлять контроль самостоятельно.
4. Аудит охраны труда. Сторонняя компания проводит проверку, выделяет слабые стороны и недочеты в компании заказчика, которые он будет устранять самостоятельно.

Аутсорсинг продаж

Аутсорсинг продаж – еще один вид аутсорсинга бизнес-процессов, который характеризуется полной или частичной передачей функций отдела продаж. Основное преимущество заключается в том, что заказчик избавляется от лишней нагрузки на штатных сотрудников.

Работу выполняют профессионалы, а компания повышает эффективность бизнес-процессов и улучшает качество товаров и услуг.

Основные виды аутсорсинга продаж ориентированы на:

1. Процессы продаж (поиск покупателей, переговоры).
2. Определенный сегмент клиентов (географическое положение, культурные характеристики).
3. Конкретный товар или услуга.

Аутсорсинг продаж – самый редкий вид услуги, который сейчас встречается. Он предполагает, что некая фирма возьмет на себя продажи товара компании-заказчика. Но обычно заказчик не хочет платить ставку аутсорсинговой компании, а предлагает работать за процент.

То есть аутсорсер некоторый период времени будет работать бесплатно (поиск клиентов, заключение договоров и т.д.). При этом стоимость аутсорсинга будет достаточно высокой.

Пользоваться такой услугой выгодней для крупных компаний, но они предпочитают иметь собственный отдел продаж.

Аутсорсинг ВЭД

Аутсорсинг ВЭД – внештатная команда людей, которая занимается исключительно внешнеэкономической деятельностью предприятия. При этом аутсорсер действует от имени клиента. Это значит, что все договора заключаются от имени заказчика, грузы оформлены на имя компании, что минимизирует риски.

Аутсорсинг внешнеэкономической деятельности – это передача организационных и технических процессов, связанных с импортной закупкой товаров или их реализацией на экспорт. Некоторые российские фирмы продают товар, который привезен из-за рубежа. В этой схеме обычно участвуют не только изготовитель и покупатель, но и продавец, логист, перевозчик, страховая компания, таможенные органы, склады, органы сертификации и другие агенты.

При аутсорсинге ВЭД внешний сотрудник работает как агент, действующий от имени клиента либо как продавец по договору купли-продажи товаров. На аутсорсинг отдаются некоторые операции или полный комплект от поиска товара до его поставки. Ведение аутсорсинга включает следующие операции в рамках внешнеэкономической деятельности:

• Выбор продукции, поиск поставщика.
• Подписание договора после согласований условий.
• Разработка маршрута поставки товаров.
• Экспедирование по доставке груза.
• Размещение продукции в зарубежных складах с оптимальной стоимостью.
• Выбор места таможенного оформления и таможенного представителя.
• Страхование сделки или продукции.
• Получение документов (сертификаты, лицензии, разрешения и прочее).
• Проверка качества продукции, ее таможенное оформление.
• Оплата товара и его прием на собственном складе.
• Оприходование товара (бухгалтерия), а также продажа и его доставка покупателю.

Отличия Аутсорсинга от Аутстаффинга

Ошибочно аутстаффинг считается разновидностью аутсорсинга. Аутстаффинг (от англ. языка «out» — вне, «staff» — штат) кардинально отличается от описываемой услуги. Основные отличия аутсорсинга от аутстаффинга в следующем:

1. Аутсорсинг подразумевает заключение договора между компанией-заказчиком и специалистом.
2. При аутстаффинге компания-заказчик заключает договор с фирмой-аутстаффером.
3. Специалисты не оформляются в штат компании-заказчика, а фактически работают у аутстаффера, но выполняют функции в фирме клиента.

То есть, аутсорсинг подразумевает передачу каких-либо функций компании заказчика, а аутстаффинг – передача сотрудников аутстаффера.

Аутстаффинг, или «кадровый аутсорсинг» – схема, которая используется для экономии средств и времени на поиск и зачисление в штат работников, особенно если речь идет о временных или разовых функциях. Это происходит так: официально человек числится на балансе аутсорсинговой фирмы, по факту он исполняет распоряжения заказчика и находится у него на предприятии.

Аутстаффинг часто используют крупные супермаркеты. Пример – известный гипермаркет «Лента». У магазина есть собственные сотрудники, но не всегда они успевают справиться со своими обязанностями. Но нанимать новых сотрудников невыгодно, поэтому «Лента» привлекает работников из аутстаффинговой фирмы, которые раскладывают товар по стандартам компании-заказчика, а также занимаются другими поручениями.

Может быть так, что магазин не может превысить план по штатным кадрам, либо ему нужно сократить налоговые расходы или затраты на бухгалтерию и службу по подбору персонала. Именно здесь наилучшим вариантом решения проблемы будет аутстаффинг.

Сколько стоит аутсорсинг

Стоимость оказания услуг аутсорсинговых фирм может быть разной – она зависит от местоположения компании и разновидности услуг. Можно выделить три вида оплаты за подобные услуги – за выполненную работу, почасовая оплата и оплата за определенный период.

Оплата за выполненную работу

Деньги переводятся по факту выполнения задачи. При этом нужный объем и результат подробно описывается в договоре.

К примеру, в сфере IT плата берется за каждую единицу техники, находящуюся на обслуживании (ноутбук, рабочая станция и так далее), аутсорсеры также могут брать средства за определенное число машин. В центральной России ежемесячно за обслуживание сервера берут от 2 до 6 тысяч рублей, рабочей станции (компьютер и монитор) – от 600 до 1500 рублей, за принтер придется заплатить 400-700 рублей.

Пример из другой сферы: компания «Главбух Ассистент» занимается бухгалтерским и кадровым учетом, юриспруденцией и налогообложением. В месяц стоимость аутсорсинга – от 5990 до 10990 рублей, все зависит от выбранного тарифа (эконом, стандарт или эксперт).

Почасовая

Этот способ часто встречается в компаниях для аутсорсинга персонала. Плата здесь берется с заказчика за час работы привлекаемого сотрудника. Рассмотрим на примере прейскурант компании Rentstaff, которая предлагает услуги в более чем 50 городах России. Она занимается производственным, логистическим, обсуживающим аутсорсингом для супермаркетов и гипермаркетов, оптово-розничных сетей и складских комплексов.

Согласно данным, размещенным на официальном сайте компании, за час работы кассира заказчик заплатит от 252 рублей, работник торгового зала обойдется в сумму от 226 рублей, грузчик — от 236 рублей. Здесь также можно найти вакансию упаковщика от 226 рублей в час, промоутера от 250 рублей в час, официанта от 288 рублей в час, а также множество других профессий. Цены действительны для Москвы, в регионах оплата существенно ниже.

Оплата за период

Если нельзя предварительно вычислить, сколько времени уйдет на ту или иную задачу, можно использовать оплату за отработанный период. Пример: если заказывать аутсорсинг юридических услуг для представления в арбитражном суде, заказчик заплатит от 600 рублей в час и больше. Размер оплаты считается с учетом того, сколько времени заняла подготовка к заседанию, как долго юрист находился в здании суда.

Как перейти на аутсорсинг

Процесс внедрения аутсорсинга в компанию можно условно разбить на несколько этапов:

Этап 1. Подробный анализ работы компании

Самый важный шаг перед заключением договора на аутсорсинг. Прежде чем раздать часть своих функций другим, необходимо увериться в том, что это действительно необходимо.

Во-первых, следует посчитать, сколько средств уходит на содержание штата для каждого отделения.

Во-вторых, нужно узнать, сколько будут стоить услуги компании-аутсорсера.

В-третьих, важно также провести анализ целей компании и конкурентных позиций. После этого нужно сравнить результаты и только потом принимать решение.

На этом этапе можно сформировать рабочую группу, которая соберет нужную информацию, обсудит ее и примет взвешенное, профессиональное решение.

Этап 2. Принятие решения

Плюсы и минусы, возможности и уровень риска, сравнение стоимости услуг и расходов при самостоятельной реализации проекта – все это следует изучить. На этой ступени необходимо определить цели и задачи проекта, а также назначить руководителя.

Рабочая группа утверждает с вышестоящим руководством объем функций, которые следует отдать на аутсорсинг, а также требования к фирме, которая предоставит эти услуги. Финальное решение принимает Генеральный директор или владелец бизнеса.

Этап 3. Выбор аутсорсинговой компании

Один из самых ответственных этапов процесса перехода на аутсорсинг. Если потерпеть в нем неудачу, придется менять партнера, а значит, проходить заново длительный процесс перестройки компании для работы в новых условиях.

Сначала составьте список требований, внимательно изучите рынок и подберите несколько вариантов. Проверьте отзывы о компании и ее репутацию, а также наличие лицензии и страховки. Только после этого следует приступать к разговору об условиях сотрудничества.

Этап 4. Условия договора и его подписание

Услуги аутсорсинга предоставляются строго в рамках заключенного договора. В нем указывается подробный список задач. Внимательно прочитайте каждый его пункт. Особое внимание уделите работникам – сколько их будет, какое образование и опыт они должны иметь. Также следует указать объем работ, способы оплаты и вознаграждение, а также порядок приемки и сроки действия договора.

После того, как в договоре будут проставлены все необходимые подписи, заказчик консультирует исполнителя по поводу состояния дел, чтобы аутсорсинговая компания могла целиком погрузиться в процесс.

Этап 5. Переход на новый формат

Еще один немаловажный и сложный этап. Следует провести разъяснительную работу в коллективе, предоставить сотрудникам необходимые сведения о переходе на новый формат, ознакомить с содержанием новых рабочих документов (под роспись). Если в компании есть сотрудники, которые будут уволены, необходимо сообщить им об этом деликатно.

На этом этапе можно разработать документы и положения – планы работ по введению проекта, новое рабочее расписание. Также можно создать новые или изменить уже существующие должностные инструкции.

Этап 6. Отчетный этап

Необходимо контролировать выполнение функций, которые компания перевела на аутсорсинг. Специально выделенный для этого работник предоставляет руководству компании отчеты, периодичность которых должна быть заранее определена. Например, в отчете можно отразить следующее:

• Исследование эффективности аутсорсинга на основе обратной связи от персонала, руководителей и поставщиков услуг.
• Анализ итогов деятельности аутсорсинговой компании, их сравнение с запланированными данными по эффективности.
• Обсуждение в коллективе промежуточных итогов реализации проекта.

Именно на этом этапе можно заметить недочеты в организации бизнеса. Причин у этого может быть несколько – неверное планирование или несоответствующее исполнение условий договора. Здесь важно понять причину такой ситуации и провести работу по ее исправлению.

Именно так выглядит примерная схема перехода на аутсорсинг, которая будет эффективна практически для любой компании. Следует вносить в схему корректировки в зависимости от условий конкретного бизнеса, но в целом можно пользоваться этой последовательностью действий.

Как выбрать компанию-аутсорсера

Перед окончательным выбором компании, у которой вы будете заказывать аутсорсинговые услуги, необходимо провести финальный анализ. Выбрать наилучшего кандидата вам поможет сопоставление по следующим параметрам:

1. Насколько быстро компания реагирует на запросы удаленного администрирования и консультирования, особенно если необходим выезд и личное присутствие специалиста.
2. Какие услуги включаются в договор, а что нужно будет оплачивать дополнительно. Возможно, компания и вовсе не предоставляет услуги, которые могли бы вам пригодится, в этом случае следует выбрать другого поставщика.
3. Какой уровень профессионализма сотрудников в компании, а также как компания-аутсорсер осуществляет над ними контроль.
4. Каким образом заказчик и аутсорсер будут взаимодействовать при возникновении непредвиденных ситуаций.
5. Как будет происходить процедура расторжения договора на оказание услуг.
6. Есть ли система безопасности в аутсорсинговой компании и как она работает.

Совет: чтобы эффективно использовать полученную информацию по предложенным критериям оценки потенциальных партнеров, можно составить таблицу. В нее вносятся сведения по каждой аутсорсинговой фирме, затем эти параметры сравниваются. Это поможет структурировать всю имеющуюся информацию, не допускать ошибок и сделать правильный выбор.

Не забудьте проверить аккаунты компании в социальных сетях и посмотреть их сайт. Пообщайтесь с ключевыми работниками, которые будут принимать непосредственное участие в жизни вашей компании.

Предложите им выполнить маленькое тестовое задание или задайте вопрос по специальности. Эти простые советы снизят вероятность возникновения недопониманий и конфликтов в будущем.

Что нужно помнить при заключении договора аутсорсинга

Договора аутсорсинга (именно с таким названием) не существует. Согласно нормам Гражданского Кодекса РФ, эта сделка называется договором возмездного оказания услуг (статьи 160-161). Закон требует обязательной письменной формы для этого договора. Обязательно прописать такие пункты:

• Полное наименование сторон, включая фактический и юридический адрес.
• Полный перечень услуг, которые будет оказывать аутсорсер, а также их описание.
• Стоимость услуг и порядок оплаты.
• Права и обязанности заказчика и аутсорсера.
• Способы, которые может использовать заказчик для контроля за деятельностью аутсорсера.
• Порядок разрешения споров между сторонами.
• Штрафные санкции за ненадлежащее выполнение условий договора (самый важный пункт, который побуждает аутсорсера к качественному выполнению услуг).
• Порядок расторжения договора.

Для заключения договора желательно пригласить юриста, который поможет не упустить важных нюансов.

Проверьте, что в договоре об оказании услуг присутствуют следующие положения:

• Наименования сторон и основания, согласно которым работают заказчик и поставщик услуг.
• Предмет договора – это список услуг, которые оказывает аутсорсинговая фирма.
• Объем этих услуг, если его можно заранее вычислить либо порядок его вычисления.
• Цена договора, которая может выражаться в конкретных суммах или пропорциях, также можно указать ссылку на прайс-лист аутсорсинговой компании.
• Права, обязанности сторон.
• Методы контроля за работой аутсорсера.
• Какая ответственность будет за невыполнение обязательств, а также подробное описание штрафных санкций.
• Порядок, при котором будут разрешаться споры.
• Срок действия документа.
• Порядок внесения изменений в договор и процедура его расторжения.
• Другие условия.
• Реквизиты сторон, подписи и печати.

Не бойтесь задавать уточняющие вопросы. Заключение договора – важный этап, и нужно убедиться в том, что у заказчика и исполнителя сложилось одинаковое понимание ситуации, целей, задач, а также плана их достижения. Промахи на этапе заключения договора могут привести к ошибкам на этапе реализации проекта.

Иногда ваш потенциальный партнер может предложить свое решение проблемы. Можно прислушаться к этим советам, ведь у аутсорсинговой компании больше опыта, а значит, их идеи могут помочь вашему бизнесу. Еще один важный совет: во время финального утверждения документов должен присутствовать юрист. Если у компании нет собственного юриста, имеет смысл проконсультироваться у стороннего.

Чем отличается аутсорсинг от фриланса

Некоторые виды деятельности часто путают с аутсорсингом. Среди них есть такое понятие как фриланс. Фрилансер (от английского freelancer) – это свободно работающий специалист, который не относится к штату какой-либо организации. Но фриланс – это не форма организации услуг, а вид трудоустройства. Человек, который занимается фрилансом, работает самостоятельно, часто без договора.

Также такая деятельность является неформальным видом сотрудничества. Ответственность здесь невысокая и держится на личных отношениях. Специалист отвечает за недочеты и ошибки, допущенные в работе, самостоятельно. Так как факт сотрудничества сложно доказать, то и привлечь фрилансера в правовом поле практически невозможно.

Фрилансером может стать программист, копирайтер, дизайнер, художник, фотограф, специалист по SMM и любой другой представитель индивидуальных профессий. Также фрилансер может считаться аутсорсером, но только если между заказчиком и исполнителем заключен договор об оказании услуг.

Чем отличается аутсорсинг от дропшиппинга

Еще один вид деятельности, который можно спутать с аутсорсингом – дропшиппинг. Слово произошло от английского dropshipping.

Дропшиппинг – особый вид продаж, при котором продавец берет на себя обязанность по поиску клиентов и рекламе, а производитель (или крупный поставщик) оставляет за собой вопрос хранения товаров и передачи заказа покупателю. При аутсорсинге, аутсорсер действует от имени заказчика, а при дропшиппинге – продавец действует от собственного имени.

При дропшиппинге компания-производитель не передает дропшипперу свои полномочия и не оплачивает его услуги. Дропшиппер работает за процент, который он самостоятельно устанавливает к стоимости товара.

Так действуют магазины в интернете, владельцы которых не имеют денег на покупку товаров, у кого нет складов для их хранения, кто не может доставить продукцию. Дропшиппер запускает рекламу, берет заказы, оплату, затем переводит деньги и адрес клиента поставщику. Конечно, за учетом комиссии. Поставщик занимается упаковкой товара и его отправкой покупателю. Это нельзя назвать аутсорсингом, так как дропшиппер занимается, по сути, простой перепродажей.

Кто может оказывать аутсорсинговые услуги

Есть несколько видов лиц, которые могут оказывать аутсорсинговые услуги другим компаниям. Первые – это независимые специалисты, например, юристы, бухгалтеры и программисты, оформленные в качестве индивидуальных предпринимателей. ИП замещают обычно отдельную штатную должность, но есть условие – подобные отношения не должны иметь признаков трудовых.

Вторые – аутсорсинговые компании разных форм собственности. Закон не предусматривает ограничения круга лиц, которые могут предоставлять своих работников для решения задач других компаний. Аутсорсером может быть любая фирма, если ее область работы включает возмездное оказание услуг. Объект договора в этом случае – оказание услуги, а не обеспечение работниками.

Преимущества и недостатки

Аутсорсинг – это прекрасный помощник в современном бизнесе в практически любой сфере. Эта система имеет определенные плюсы и минусы. Если предприниматель понимает их, он может решить, что лучше всего оставить штатным работникам, а что поручить внештатным.

Для начала рассмотрим преимущества аутсорсинга:

• У руководителя есть возможность уделить особое внимание основным видам деятельности, не отвлекаясь на дополнительные задачи.
• Компания получает услуги от высококвалифицированных работников, которые специализируются на выбранном виде деятельности.
• Аутсорсинговые фирмы гарантируют выполнение требований в сроки, а значит, компания получает ожидаемый результат вовремя.
• Компания имеет возможность реорганизовать бизнес в короткие сроки, отказавшись от сотрудничества с одним аутсорсером и заключив соглашение с другим.
• Компания экономит деньги на заработной плате, кроме того, у нее становится меньше обязательств перед налоговой.

К минусам аутсорсинга можно отнести:

• Вносить корректировки в условия контракта нельзя, ведь аутсорсинговые компании работают в рамках договора, тогда как своему сотруднику можно поручить задачи, не входящие в список его прямых обязанностей.
• Организация аутсорсинга – сложная система, в нюансы рабочей деятельности компании иногда сложно внедрить стороннего работника, также у него могут возникать конфликты и недопонимание с постоянными сотрудниками.
• Потенциал привлекаемых специалистов оценить нельзя, вы не можете лично выбрать людей, которые у вас будут работать на аутсорсе.
• Зависимость – если в городе невысокая конкуренция, заказчик соглашается на любое предложение, а исполнитель может начать оказывать некачественные услуги.
• Простои – штатный специалист может быстрее справиться с задачей, а если его нет, стороннего рабочего необходимо ждать (особенно это касается чрезвычайных ситуаций, например, внезапных поломок техники).

Частые вопросы

Что такое аутсорсинг простыми словами?

Аутсорсинг – это деловая практика, при которой организация нанимает третью сторону для выполнения задач, управления операциями или предоставления услуг для компании.

В чем заключается суть аутсорсинга?

Считается, что аутсорсинг помогает фирмам хорошо выполнять свои основные функции, стимулировать инновации, смягчать нехватку навыков или опыта в тех областях, в которых возможно использовать услуги сторонних организаций.

Почему аутсорсинг выгоднее?

Аутсорсинг может обеспечить большую гибкость бюджета и контроль. Он позволяет организациям оплачивать услуги и бизнес-функции, в которых они нуждаются, когда они им нужны. Часто считается, что это сокращает наем и обучение специализированного персонала, делает доступными специализированные знания, снижает операционные расходы, уменьшает риски.

Где используется аутсорсинг?

Сегодня компании могут отдать широкий ряд задач или услуг на аутсорсинг. Часто передают на аутсорсинг услуги в области информационных технологий, включая программирование и разработку приложений, а также техническую поддержку. Нередко передают на аутсорсинг функции обслуживания клиентов и выполнение звонков. Компании также могут передавать на аутсорсинг другие виды работ, включая производственные процессы, кадровые задачи, финансовые функции, такие как бухгалтерский учет и расчет заработной платы.

Кто может заниматься аутсорсингом?

Заниматься аутсорсингом может любая компания, сфера деятельности которой подразумевает возмездное оказание услуг клиентам. Необходимо помнить, что объектом договора в данной ситуации выступает именно оказание услуги, а не предоставление сотрудников.

Чем занимается аутсорсинговая компания?

Как правило, сфера деятельности касается узкопрофильных отраслей. Ими осуществляется логистика, транспортные услуги, реклама, маркетинг, программное обеспечение, бухгалтерские функции и прочее. Аутсорсинговая компания предлагает длительное сотрудничество. Чаще всего заказчик заключает контракт с внешним исполнителем на бессрочном основании или на длительное время.

Что такое производственный аутсорсинг?

Производственный аутсорсинг – это процесс частичного или полного производства продукции сторонней компанией на основании договора. Предприятие, принимающее на себя определенные обязанности, специализируется в данной отрасли, поэтому может обеспечить качественное выполнение работ в кратчайшие сроки. Например, производитель смартфонов может привлечь иное предприятие для изготовления комплектующих для своей продукции, чтобы сэкономить на производственных затратах.

Что можно отдать на аутсорсинг?

Лидируют в этом списке бухгалтерские услуги. Даже небольшие ООО и ИП компании сами того не понимая, передают бухгалтерский учет на аутсорсинг, нанимая приходящего бухгалтера. Второй сегмент для аутсорса – логистика и транспорт. Третий – это массовые коммуникации. Четвертый – производственный, учитывая, что этот сегмент занимает много времени и практически равен открытию еще одного бизнеса. Часто перепоручают аутсорсингу сами продажи. Причём зачастую именно продажи аутсорсить легче, чем что-либо другое.

Что нельзя отдавать на аутсорсинг?

Нельзя отдавать на аутсорсинг любые задачи, связанные непосредственно с основным продуктом, безопасностью (любой, даже личными данными пользователей), согласованием прав доступа к стратегически важным для компании объектам.

Есть ли разница между аутсорсингом и лизингом?

Оба эти понятия очень близки друг другу, но отличия все же имеются. Лизинг (когда речь идет о персонале) – это временное использование труда конкретного работника, который числится в компании-лизингодателе. Аутсорсинг – это привлечение сторонних специалистов (на короткий или длительный срок) для оказания определенного вида услуг, которые необходимы клиенту. И в том, и в другом случае сотрудники не оформляются в штат компании, на которую им предстоит работать.

Заключение

Аутсорсинг – весьма выгоден и удобен для обеих сторон. Для крупных компаний он дает возможность «скинуть» незначительные функции на более компетентные в этом фирмы. Для аутсорсера такой вид услуг – возможность получать стабильный доход, занимаясь только одним видом деятельности, но для нескольких заказчиков. Правильная организация аутсорсинга делает сотрудничество для обеих сторон взаимовыгодным.

Это подтверждает мировая статистика. Услугами аутсорсинговых компаний пользуются не только небольшие фирмы, но и мировые корпорации, среди которых Ford, IKEA, Kodak и многие другие.

Принимая решение о передачи определенных функций, не стоит слепо доверять опыту зарубежных компаний. В расчет следует брать общее состояние экономики, нужды и возможности каждого отдельно взятого бизнеса. Главная задача аутсорсинга – избавить компанию от непрофильных и узкоспециализированных направлений деятельности, сэкономить денежные средства, повысить эффективность труда и вывести бизнес на новый уровень.

Загрузка…

Современному бизнесу не всегда выгодно иметь собственный штат работников всех направлений. На практике в ряде случаев это экономически нецелесообразно и нерентабельно, особенно когда речь идет о мелких фирмах. Очень часто на предприятиях нет даже своего бухгалтера, не говоря об IT-специалистах, юристах, маркетологах. Однако отсутствие своих сотрудников не мешает таким компаниям успешно работать и развиваться. Помогает в этом аутсорсинг, ставший популярным в России сравнительно недавно.

В сегодняшней статье разберемся, что такое аутсорсинг, зачем его применяют и какие функции делегируют сторонним специалистам, сколько это стоит. Также вы узнаете, как выбрать аутсорсера и избежать при этом ошибок.

Что такое аутсорсинг

Термин «аутсорсинг» происходит от английского слова outsourcing (outer-source-using) и дословно переводится как использование внешнего ресурса.

Аутсорсинг – это передача компанией на основании договора определенных функций в рамках предпринимательской деятельности другой организации, которая работает в соответствующей сфере в качестве исполнителя.

Аутсорсинговая компания – это фирма, которая предоставляет в аренду клиенту собственных сотрудников. Специалисты могут иметь абсолютно разные профессии. При заключении договора заказчик ставит задачу аутсорсинговой компании с изложением требований к персоналу и цели его пребывания на фирме. Аутсорсер направляет подходящих сотрудников, которые работают на клиента определенное время согласно договору аутсорса.

Процесс аутсорсинга предполагает привлечение сторонних квалифицированных специалистов для выполнения каких-либо важных для компании функций. Таким образом, организации концентрируются на выполнении профильных задач (например, производство продукции, оказание услуг), а остальные операции делегируют внешнему подрядчику.

Компании может быть невыгодно держать собственную службу безопасности, тогда она заключает договор с частным охранным предприятием. Это позволяет организовывать хорошую охрану, сэкономив ресурсы на подборе и содержании собственного отдела.

История аутсорсинга

Считается, что у истоков практического аутсорсинга в 30-х годах ХХ века стояли известные менеджеры, конкурирующие друг с другом, – Генри Форд и Альфред Слоун. В этот период стало окончательно ясно, что ни одно крупное предприятие не может выполнять сразу все функции самостоятельно, и передача отдельных задач специализированным организациям является вполне целесообразной. Благодаря этому компания General Motors под руководством А. Слоуна смогла завоевать американский рынок всего за несколько лет.

По другой версии, начало эпохи аутсорсинга в бизнесе датируется 60-ми годами ХХ века, когда на крупных предприятиях стали появляться центры по электронной обработке информации. Именно они в будущем стали предоставлять более мелким компаниям различные услуги.

На сегодняшний день безусловным лидером в сфере аутсорсинга является одно из подразделений корпорации IBM – IBM Global Services. Еще в 1997 году ее оборот превышал 25 млрд долларов, а число сотрудников составляло более 110 тысяч в 160 странах.

Для чего нужен аутсорсинг

Аутсорсинг – это длительное сотрудничество со сторонними компаниями. В отличие от договора подряда, договор аутсорсинга заключается не менее, чем на 1 год. Именно такой минимальный период привлечения сотрудников извне.

Благодаря аутсорсингу компании имеют возможность решать следующие задачи:

• успешно выполнять функции, в которых некомпетентны штатные сотрудники;
• освобождать специалистов от текущих обязанностей, которые не относятся к их профессиональной сфере;
• концентрироваться на основных вопросах бизнеса;
• получать профессиональную помощь на этапе открытия компании, филиала, нового склада, офиса либо производства;
• поддерживать стабильный спрос на товары и услуги или повышать его;
• проводить переговоры с потенциальными клиентами;
• демонстрировать продукцию массовому потребителю;
• повышать качество сервиса и продукции.

Аутсорсинг бизнес-процессов необходим, если:

• у малого бизнеса недостаточно финансов на содержание и оплату труда сотрудников всех необходимых подразделений;
• в компании много дополнительных направлений деятельности, которые напрямую не приносят прибыли, при этом негативно отражаются на общей отчетности, а их своевременное сопровождение и обслуживание обязательно;
• фирма нуждается в сокращении штата или части расходов на оплату труда;
• предприятие испытывает трудности с поиском персонала по некоторым специальностям;
• организация стремится достичь определенного уровня средней заработной платы.

Если оплачивать услуги аутсорсинговой компании выгоднее, чем содержать собственных специалистов в штате, целесообразно заключить договор с внешней компанией.

Как работает аутсорсинг

В процессе организации аутсорсинга на предприятии можно выделить три основных этапа:

1. Подготовка к передаче дел аутсорсеру.
2. Выбор аутсорсинговой фирмы.
3. Работа аутсорсера.

На первом этапе компании нужно определить, какие процессы будут переданы аутсорсеру, какие ожидаются результаты и в какие сроки.

Передавать на аутсорсинг можно практически любые бизнес-процессы и функции. Это может быть бухгалтерский учет, маркетинг, менеджмент, PR, IT, HR, делопроизводство, клининг, охрана, питание персонала и многое другое.

Важное правило! Ни в коем случае нельзя передавать ключевые функции бизнеса, в том числе управление, на исполнение сторонней организации.

Обязательная составляющая подготовительного этапа – составление технического задания. Это документ, в котором должен быть обозначен делегируемый бизнес-процесс, а также критерии качества исполнения функций и допустимые отклонения. Благодаря техническому заданию стороны смогут понять, насколько эффективно их сотрудничество.

На втором этапе компания переходит к самом важному – поиску и выбору аутсорсера. Здесь имеет значение два параметра: экспертность и опыт провайдера. При поиске можно ориентироваться на отраслевые рейтинги в зависимости от делегируемых функций. Кандидатов следует отобрать после изучения прайс-листов, условий сотрудничества, опыта и отзывов клиентов.

Если компания-аутсорсер находится в том же городе, не помешает посетить офис компании и встретиться с ее представителями лично, познакомиться и пообщаться со специалистами. При заключении контракта стоит обратить внимание на пункты, где описаны обязанности, ответственность, права сторон и заработок аутсорсера.

На третьем этапе начинается плотная работа компании-заказчика и аутсорсера. Схема очень простая:

1. Клиент обращается в аутсорсинговую фирму с техническим заданием.
2. Аутсорсинговая фирма назначает менеджера проекта.
3. Менеджер проекта общается с клиентом по всем вопросам, предоставляет консультации и полностью координирует работу.

К основным функциям менеджера проекта можно отнести:

• обработку обращений и запросов клиента;
• работу с персоналом: обучение кадров, формирование команды, оперативная замена сотрудников в случае необходимости, организация бесперебойной работы;
• контроль качества работы коллектива: отслеживание выполнения KPI, своевременное реагирование и устранение проблем;
• повышение эффективности бизнес-процессов;
• подготовка отчетов для клиента о выполнении работ.

Также провайдер гарантирует:

• обеспечение персонала всем необходимым для выполнения возложенных функций;
• соблюдение норм охраны труда и обеспечение безопасных условий работы;
• постановка задач сотрудникам и контроль за их выполнением;
• отстранение сотрудников, нарушающих статью 76 ТК РФ;
• расследование несчастных случаев.

При этом компания-заказчик просто оплачивает услуги аутсорсинговой организации на основании первичных бухгалтерских документов. Немаловажно установить собственный контроль качества выполняемых работ. Для этого на предприятии может начать работу свой штаб.

Какие функции передаются на аутсорсинг

Сторонним исполнителям чаще всего передаются следующие распространенные функции и задачи бизнеса:

1. обеспечение и производство:
   • логистика,
   • транспортировка,
   • изготовление деталей,
   • ремонтные работы,
   • обслуживание оборудования,
   • энергетическое хозяйство;
2. развитие, административная и сопутствующая деятельность компании:
   • реклама,
   • маркетинг,
   • бухгалтерия и бухгалтерские функции,
   • юриспруденция,
   • управление,
   • подбор персонала,
   • переводы;
   • проектирование;
   • разработка программного обеспечения;
   • интернет и IT;
3. обеспечение рабочего процесса:
   • клининг,
   • курьерская деятельность,
   • заполнение баз данных,
   • питание,
   • охрана,
   • ручной труд.

Виды аутсорсинга

Привлекая сторонние компании для выполнения второстепенных задач, организации имеют возможность сосредоточиться на основных процессах бизнеса и существенно повысить их эффективность. В этом разделе статьи рассмотрим основные виды аутсорсинга.

Производственный аутсорсинг

Внештатным сотрудникам передаются производственные функции, такие как выпуск изделий под брендом компании, изготовление комплектующих и запасных деталей, технологический процесс, обеспечение производственной деятельности. Таким образом производители получают возможность передавать подобные нерентабельные направления производства сторонним фирмам, чтобы экономить и концентрироваться на основных задачах бизнеса.

Данный вид аутсорсинга подходит для крупных производственных компаний. Чаще всего они передают на аутсорсинг выполнение работ на отдельных ступенях изготовления продукции.

Управленческий аутсорсинг

Также его называют аутсорсинг управления знаниями. Это делегирование сторонним организациям процессов бизнеса, связанных с анализом данных, статистики или какой-то информации, которая может быть взята за основу в качестве источника при составлении обоснований для принятия тех или иных решений по части управления, инвестирования, стратегического планирования компании.

По геополитическим критериям

Геополитический фактор позволяет разделить аутсорсинг еще на несколько видов:

• внутренний аутсорсинг – обязанности поручаются сторонним фирмам в рамках одной страны;
• международный аутсорсинг – функции передаются иностранной компании по причине того, что на внутреннем рынке наблюдается дефицит или полное отсутствие аналогичных услуг;
• оффшорный аутсорсинг – вид международного аутсорсинга, при котором привлекается дешевая рабочая сила и другие ресурсы. Распространен в Китае, Египте, Индии, Пакистане, Украине, Румынии, России, на Филиппинах.

По объему выполняемых работ

Объем делегируемых задач также дает возможность разбить аутсорсинг на несколько видов:

• полный аутсорсинг – полная передача отраслевых дел привлеченной компании и ее полная ответственность перед клиентом;
• частичный аутсорсинг – на стороннюю фирму возлагается лишь часть обязанностей без доступа ко всей организации;
• совместный аутсорсинг – внешней компании передается часть функций определенной области по субдоговорам;
• промежуточный аутсорсинг – предполагает перевод части штатных сотрудников под контроль аутсорсинговой фирмы.

По формату сотрудничества

В зависимости от того, на каких условиях будут сотрудничать компания заказчик с аутсорсинговой фирмой, выделяют следующий виды аутсорсинга:

• подбор временного персонала – сторонние сотрудники привлекаются на период выполнения определенных обязанностей (например, отчетный период в бухгалтерии), под конкретный проект или на сезон горячих продаж;
• лизинг персонала – от предыдущего вида отличается более длительным сроком найма работников: от 3 месяцев до нескольких лет;
• аутстаффинг – сотрудники переводятся из штата аутсорсинговой компании в штат фирмы-клиента без юридического изменения условий работы или увольнения.

Процессуальный аутсорсинг

Этот вид аутсорсинга наиболее распространенный, т. к. включает самый широкий перечень непрофильных функций, которые могут быть переданы в ответственность сторонним специалистам.

В зависимости от бизнес-процессов, существует ряд видов процессуального аутсорсинга:

• финансовый или бухгалтерский аутсорсинг – банковские процедуры и процедуры налогообложения, аудит, бухгалтерский учет, подготовка налоговых документов, расчет и выплаты зарплат сотрудников;
• логистический аутсорсинг – поставки, отслеживание товаров, применение системы трекинга, разработка и оптимизация маршрутов;
• ИТ-аутсорсинг – обслуживание компьютерных и IT систем, наладка сетевого оборудования, разработка, установка, обновление ПО, контроль исправности работы сайтов и других интернет-ресурсов компании;
• технический аутсорсинг – обслуживание и ремонт оборудования и коммуникационных систем предприятия;
• сервисный аутсорсинг – техническая поддержка клиентов, организация работы call-центров;
• маркетинговый аутсорсинг – изучение рынка и конкурентов, разработка стратегий продвижения, планирование и запуск рекламных кампаний;
• аутсорсинг продаж (телемаркетинг) – поиск клиентов и ведение переговоров с покупателями, составление клиентской базы, заключение договоров и другие функции отдела продаж;
• юридический аутсорсинг – подготовка и оформление юридической документации в соответствии с требованиями действующего законодательства, проверка потенциальных партнеров, представление интересов компании в государственных органах и судах;
• кадровый аутсорсинг (HR-аутсорсинг или аутсорсинг персонала) – подбор и найм сотрудников, анализ личной эффективности и продуктивности работников, помощь молодым сотрудникам в налаживании отношений с коллективом и адаптации на рабочем месте;
• аутсорсинг ВЭД – ведение внешнеэкономической деятельности предприятия;
• охранный аутсорсинг – обеспечение комплексной безопасности компании, в частности ее материальных ценностей и персонала;
• клининговый аутсорсинг – организация регулярной уборки помещений и территории предприятия;
• аутсорсинг охраны труда – организация обеспечения безопасности труда сотрудников компании;
• аутсорсинг питания – организация питания персонала, кейтеринг;
• узкоспециализированный аутсорсинг – привлечение сторонних специалистов к выполнению узких задач: перевод текстов, дизайн сайта и т. д.

Отличие аутсорсинга от других видов помощи

Бизнес может привлекать к выполнению определенных функций сторонних исполнителей, но не всегда помощь извне является аутсорсингом. Далее в статье рассмотрим, с чем чаще всего путают этот термин.

• Дропшиппинг. Представляет собой систему посредничества между поставщиком и конечным потребителем, при которой дропшиппер перепродает продукцию других компаний и зарабатывает за счет скидки при закупке у поставщика или собственной наценки. Пользуются ею в основном интернет-магазины. Такую схему работы нельзя назвать аутсорсингом, т. к. дропшиппер по сути не выполняет функций отдела продаж компании, не несет перед ней ответственности, а просто перепродает товар с выгодой для себя.
• Фриланс. Это вид трудоустройства, при котором исполнитель самостоятельно оказывает услуги заказчику, не работая при этом в аутсорсинговой компании и зачастую не заключая соглашение с клиентом. Фрилансер может работать по аутсорсингу, если между ним и заказчиком подписывается соответствующий договор.
• Инсорсинг. Предполагает создание внутри компании специального отдела для решения поставленной задачи. В этом случае сторонний персонал не привлекается. Отдел формируется из трудовых ресурсов организации или путем найма необходимых специалистов. В любой момент такое структурное подразделение может быть расформировано и передано на аутсорсинг.
• Аутстаффинг. Данный тип сотрудничества подразумевает заключение соглашения между заказчиком и аутстаффинговой компанией не об оказании услуг, как в аутсорсинге, а о предоставлении персонала под определенные рабочие места. Согласно ему сотрудники числятся в штате аутстаффера, но фактически работают на предприятии клиента. Простыми словами, аутстаффинг – это аренда сотрудников.

Сколько стоит аутсорсинг и за что берут деньги

Стоимость аутсорсинга варьируется прежде всего в зависимости от сферы оказания услуг, должностных обязанностей привлеченного сотрудника, срока действия договора и местоположения фирмы. Выделяют три формы оплаты в рамках сотрудничества с аутсорсинговой компанией.

1. Сдельная оплата. Заказчик оплачивает фактически выполненную работу. При такой форме оплаты в договоре обязательно прописывается необходимый объем работы и ожидаемый результат. Например, IT-аутсорсинг предполагает оплату за каждую единицу техники, которую обслуживает аутсорсер. Так, качественное обслуживание настольного ПК (системный блок и монитор) в средней полосе России обойдется от 600 до 1500 рублей, сервера – от 2000 до 8000 рублей.
2. Почасовая оплата. Единицей труда в данном случае является час работы специалиста. Эту форму оплаты чаще всего выбирают для аутсорсинга персонала. Вот примерная стоимость часа работы специалистов: повар – от 300 руб., логист – от 149 руб., дистрибьютор – от 135 руб.
3. Оплата за период. Когда невозможно знать, сколько времени потребуется на решение поставленной задачи, применяют оплату услуг за отработанный период. Например, представление интересов клиента в суде – оплата рассчитывается с учетом того, сколько времени юрист потратил на подготовку к заседаниям и непосредственно в здании суда. Один час работы юриста обойдется от 600 рублей.

За что аутсорсинговые компании берут деньги:

• выполненная задача;
• реализованный проект;
• анализ и наполнение клиентской базы заказчика;
• успешные переговоры с клиентом;
• успешное проведение сделки;
• помощь в организации и постоянной поддержке продаж.

Как перейти на аутсорсинг

Переход на аутсорсинг – непростой процесс, который условно можно разделить на несколько этапов. Дальше в статье разберем каждый из них.

Этап 1. Анализ работы компании и объективная оценка необходимости перехода к аутсорсингу

На данном этапе нужно проверить и посчитать затраты на содержания штата сотрудников каждого отдела или структурного подразделения, сопоставить их со стоимостью услуг аутсорсера. Только после этого оценивается потребность в передаче определенных функций или сфер на аутсорсинг.

Нужно проанализировать плюсы и минусы, риски и потенциальные возможности, сравнить вводные данные, в т. ч. финансовые, при передаче функций на аутсорсинг и самостоятельном их выполнении. Также требуется сформулировать цели и задачи проекта, организовать рабочую группу и назначить ее руководителя. Окончательное решение принимает владелец бизнеса или генеральный директор компании.

На этом этапе предстоит составить перечень требований к аутсорсинговой компании, изучить рынок таких фирм и указать несколько наиболее подходящих кандидатов в партнеры. По каждому из них нужно узнать:

• репутацию;
• наличие лицензии и страховки;
• отзывы клиентов.

С фирмами, которые пройдут этот отбор, нужно будет провести переговоры об условиях сотрудничества, времени исполнения задач, ресурсах, способе управления и ценах на услуги.

Этап 4. Заключение договора аутсорсинга

Договор аутсорсинга заключается исключительно в письменной форме. Юридический документ должен содержать следующие данные:

• наименования компаний с обеих сторон и основания их деятельности;
• список услуг, которые передаются на аутсорсинг;
• объем услуг или порядок его определения;
• сумма контракта – твердая, в пропорции или отсылка к прайс-листу компании-аутсорсера;
• обязанности и права сторон;
• ответственность за невыполнение обязательств каждой из сторон, штрафные санкции;
• время действия договора (обычно 1 год);
• порядок разрешения споров;
• порядок внесения изменений и расторжения соглашения;
• реквизиты, печати и подписи обеих сторон.

После подписания договора компания-заказчик предоставляет аутсорсеру необходимую информацию для скорейшего погружения в процесс привлеченных специалистов.

Этап 5. Переход к новому формату

Важно поработать с командой компании, провести разъяснительную беседу, поставить в известность персонал об изменениях, показать, чего именно они коснутся, ознакомить под роспись с новыми рабочими документами. Если переход на аутсорсинг предполагает сокращение части сотрудников, нужно деликатно поставить в известность тех людей, которые будут уволены.

Также на этом этапе начинают разрабатываться необходимые положения и документы, в т. ч. новое рабочее расписание, планы мероприятий по ведению проекта, создаются новые должностные инструкции или вносятся изменения в имеющиеся.

Этап 6. Контроль работы внештатных специалистов

Выполнение возложенных на аутсорсинговую компанию функций нужно контролировать. Для этого в компании выделяется сотрудник или организовывается целый департамент, который отслеживает работу внешних специалистов и регулярно предоставляет руководству отчеты. В них может содержаться такая информация:

• мониторинг эффективности аутсорсинга с использованием обратной связи от поставщиков услуг, руководителей и штатных работников;
• анализ результатов работы аутсорсера, их сопоставление с планируемыми показателями эффективности;
• сведенья о промежуточных результатах реализации проекта.

Благодаря таким отчетам можно вовремя заметить недостатки в организации работы, выявить их причины и устранить.

Этап 7. Оплата услуг аутсорсера

После выполнения всех возложенных на компанию-аутсорсера функций производится оплата предоставленных услуг согласно договору. Также непосредственно после заключения контракта может вноситься предоплата, если это предусмотрено условиями.

Преимущества и недостатки

Аутсорсинг выгоден как заказчику услуги, так и непосредственно компании-аутсорсеру. Разберемся, какие плюсы получают обе стороны.

Плюсы

Минусы

Преимущества аутсорсинга для бизнеса: работу выполняет опытный узкий специалист в соответствующей отрасли; исключена ситуация, когда важный для компании сотрудник уходит на больничный, в отпуск или просто увольняется; возможность компании сосредоточиться на решении основных задач бизнеса; экономия средств на поиск штатных сотрудников, их обучение, заработную плату, оборудование рабочего места; возможность снизить расходы на налоги и отчисления в государственные фонды, которые работодатель ежемесячно оплачивает за каждого штатного работника; прозрачная система оплаты услуг аутсорсера: за фактически выполненную работу, почасово или за определенный период; возможность расторгнуть контракт в любое время – это легче, чем уволить штатного сотрудника. Преимущества для аутсорсеров: постоянные клиенты, количество которых ограничивается только штатом организации и возможностями; долгосрочные договоры, которые гарантируют, что клиент не пропадет; цены на услуги, которые зачастую выгоднее для клиентов, чем содержание собственных сотрудников.

Есть у аутсорсинга и недостатки: нельзя отдать привлеченному специалисту никакие задачи, которые не прописаны в договоре; могут возникать трудности с внедрением внештатного работника в нюансы деятельности фирмы; невозможно лично выбрать и привести людей, которые будут работать над проектом на аутсорсе; в случае ограниченного предложения на рынке аутсорсеры могут оказывать некачественные услуги или завышать цены; могут быть простои из-за ожидания внештатного специалиста; риск утечки конфиденциальной информации; контроль выполнения задач может быть осложнен, если привлеченные специалисты работают удаленно; риск приостановления деятельности компании-аутсорсера в процессе выполнения возложенных функций; отсутствие четкой законодательной базы; сложность выбора организации.

Как выбрать компанию-аутсорсера

Выбор поставщика аутсорсинговых услуг – важнейший этап при переходе на аутсорсинг. Поэтому стоит уделить особое внимание анализу кандидатов, прежде чем делать окончательный выбор провайдера. Вот какие параметры и маркеры предстоит проанализировать, чтобы сделать вывод и выбрать наилучшего аутсорсера.

• Стаж работы аутсорсинговой компании, репутация, благодарности и отзывы от клиентов.
• Скорость реагирования на запросы консультирования и удаленного администрирования. Это особенно актуально, когда услуги предполагают выезд специалиста к клиенту.
• Уровень профессионализма конечных исполнителей, методы контроля персонала со стороны аутсорсера.
• Пути взаимодействия заказчика и аутсорсинговой компании в непредвиденных ситуациях.
• Какие услуги могут быть включены в договор, а за что придется платить дополнительно.
• Порядок расторжения договора.
• Наличие и система работы внутренней системы безопасности на фирме аутсорсера.
• Содержимое сайта компании, список партнеров, портфолио, кейсы.

Для сравнения нескольких кандидатов удобно составить таблицу и вносить туда данные о каждой фирме. Благодаря этому удастся структурировать информацию, проанализировать ее и сделать правильный выбор.

Что нужно помнить при заключении договора аутсорсинга

Договор аутсорсинга не имеет строгой формы, поэтому каждая компания составляет его по своему усмотрению. Выше мы говорили уже частично о том, что должно быть включено в контракт.

Чтобы избежать проблем на этапе сотрудничества с аутсорсинговой фирмой, при заключении договора стоит упомянуть следующие моменты:

• полное наименование сторон, юридический и фактический адрес;
• перечень услуг, который поставщик обязуется предоставить;
• требуемый опыт работы и квалификация специалистов;
• объем работ;
• конечный срок выполнения работ, оказания услуг или завершения проекта;
• общая цена договора, тарифный план и порядок оплаты;
• штрафы и другие санкции на случай невыполнения обязательств;
• обязательное подписание договора о конфиденциальности информации;
• срок действия договора, условия его расторжения.

Как не совершить ошибки при переходе на аутсорсинг

Аутсорсинг предполагает значительные изменения на предприятии. В этом процессе сложно учесть абсолютно все аспекты, поэтому рассмотрим подробнее самые распространенные ошибки и разберем, как их избежать.

1. Преждевременное сокращение штата.

   Оптимально постепенное изменение формата работы. Резкие штатные перемены могут негативно отразиться на деятельности компании, а отдельные сотрудники могут еще понадобиться.

2. Аутсорсинг без четких сроков.

   Очень важно оговаривать с аутсорсером, в какой срок или к какому времени нужен готовый результат. Это актуально для любых задач: от ремонта оборудования до сдачи отчетности или обслуживания сайта.

3. Заключение договора без указания ответственности сторон.

   Прописанная в контракте ответственность сторон повышает продуктивность выполнения работ или оказания услуг.

4. Переход на аутсорсинг без учета плюсов и минусов.

   Перед принятием решения о переходе на аутсорсинг обязательно нужно провести тщательный анализ деятельности предприятия.

5. Низкое качество работ или услуг.

   Оценить квалификацию и профессионализм конечных исполнителей заранее невозможно. Чтобы в конечном итоге избежать убытков, стоит сначала заключить договор подряда, если это возможно, и только по итогам временного сотрудничества поднимать вопрос подписания договора аутсорсинга.

Учет расходов на аутсорсинг

Различают бухгалтерский и налоговый учет расходов на аутсорсинг. Ниже в статье рассмотрим оба варианта.

Бухгалтерский учет предполагает, что принимаемая к вычету стоимость выполненных по договору аутсорсинга работ или оказанных услуг без НДС зачастую включается в расходы по обычным видам деятельности. Чаще всего эти траты относят к косвенным расходам. Также они могут быть отнесены к:

• управленческим расходам (например, юридические услуги);
• общепроизводственным расходам (например, услуги по техническому обслуживанию);
• расходам на продажу (например, услуги курьерской доставки).

Для признания расходов в периоде составляется акт приемки-сдачи работ / услуг или другой соответствующий первичный документ. Если договор предполагает ежемесячный фиксированный платеж, то вместо акта для признания расходов ежемесячно составляется бухгалтерская справка с указанием суммы, равной месячной оплате минус НДС на последнее число каждого месяца (до окончания времени действия договора).

Налоговый учет подразумевает, что при расчете налога на прибыль стоимость выполненных работ или оказанных услуг в рамках договора аутсорсинга учитывается в:

• материальных расходах при производственном характере работ или услуг (например, IT-услуги или обслуживание производственных установок);
• стоимости материалов при условии, что работы или услуги связаны с приобретением материальных ресурсов (например, доставка материалов до склада покупателя);
• прочих расходах, которые связаны с реализацией и / или производством, при том условии, что исполнитель предоставляет услуги в сфере права или консалтинга, управления организацией, ведения бухгалтерского учета.

В качестве документального подтверждения факта выполнения работ или оказания услуги может использоваться договор аутсорсинга, отчет аутсорсера, задание компании-заказчика, акт о выполнении работ или оказания услуг.

Важно, чтобы работы или услуги, переданные на аутсорсинг, не дублировали функции штатных специалистов, иначе будет сложно доказать, что аутсорсинг не являлся способом снижения налога на прибыль.

Известные компании используют аутсорсинг

Около 30% российского бизнеса использовали аутсорсинг еще в 2015 году. За 2 года рыночный оборот увеличился на 10%, а к 2020 году рост превысил 13,7%. Иностранные фирмы практикуют аутсорсинг в гораздо больших масштабах. Вот самые знаменитые клиенты аутсорсинговых компаний:

• Nike. Занимается исключительно дизайном и продажей продукции в своих магазины. Все производство на аутсорсе.
• IKEA. Фирма сосредоточилась на розничных продажах, а производственные и транспортные функции передала на аутсорсинг.
• Kodak. Еще в 1989 году компания заключила договор с компанией IBM, которой делегировала все IT-функции. Этот договор действует по сей день.
• Ford. Самостоятельно изготавливает всего 30% автомобильных запчастей, остальные 70% возложены на подрядчиков.
• Nokia. Поручила сторонним сотрудникам услуги колл-центра и техническое обслуживание.
• Google. Постоянно пользуется услугами аутсорсинговых компаний для разработки отдельных продуктов и поддержки клиентов.

Также в числе известных клиентов аутсорсинговых фирм корпорации McDonald’s, Coca-Cola, Nestle, Mercedes-Benz, Avon, Chanel, Microsoft и многие другие.

Примеры аутсорсинга

Мини-пекарня выпекает сдобу, которую затем развозит по точкам продаж. Ключевое направление работы – выпечка, второстепенное – доставка. Фирма может приобрести автомобиль и нанять в штат водителя, чтобы полностью контролировать транспортировку, или просто передать доставку сторонней компании на аутсорсинг.

Небольшая фирма занимается ремонтом домов и квартир. Чаще всего клиенты заказывают конкретные работы, но иногда заказчикам нужен большой ремонт с дизайном. Такую услугу заказывают нечасто, и фирме нет смысла нанимать дизайнера в штат, поэтому компания предпочитает привлекать стороннего специалиста по мере надобности.

Компания завела страницу в Вконтакте для продвижения товаров и услуг, но штатный сотрудник не справляется одновременно с функциями SMM-специалиста, копирайтера и таргетолога. Поэтому было принято решение вместо того, чтобы обучать своего работника с нуля или нанимать еще одного специалиста, передать ведение социальной сети на аутсорсинг.

Компания нуждается в новых сотрудниках, но руководителям отделов не хватает времени на рассмотрение резюме и проведение собеседований с кандидатами. Фирма решила обратиться в кадровое агентство, чтобы передать подбор персонала на аутсорсинг.

Часто задаваемые вопросы

Благодаря аутсорсингу обеспечивается больший контроль над процессами и гибкость бюджета. Кроме этого, он позволяет предприятиям платить за услуги или работы только тогда, когда их выполнение необходимо.

Аутсорсером может являться только организация (любой формы собственности) или самостоятельный специалист, работающий с клиентами на основании договора аутсорсинга.

1. Выбор сферы деятельности.
2. Регистрация ИП или юридического лица – выбор зависит от сферы и количества учредителей.
3. Аренда офиса, при работе с серьезными компаниями это обязательно.
4. Поиск и найм персонала, соответствующего по квалификации и опыту сфере деятельности.
5. Реклама и продвижение компании с помощью сайта или других площадок.

Предпринимателям не рекомендуется передавать на выполнение сторонним организациям любые задачи и функции, напрямую связанные с основным продуктом, установлением прав доступа к важным объектам, безопасностью фирмы.

Законодательное регулирование аутсорсинга в России появилось 1 сентября 2016 года, когда в Трудовой кодекс РФ внесли новую главу, а также поправки в другие нормативно-правовые документы. Согласно им, прямая аренда персонала и заключение договоров аутстаффинга оказались под запретом, но был внедрен новый термин – «деятельность по предоставлению труда персонала», который легализует аутстаффинг с рядом ограничений.

Если вы специалист в какой-либо сфере, прежде всего стоит оценить собственную компетенцию и профессиональные возможности. Если вы уверены, что сможете оказывать услуги или выполнять работы на высоком уровне, а также готовы вести переговоры с клиентами и их представителями, можно приступать к поиску заказчиков. Первых клиентов можно найти путем размещения резюме на сайтах поиска работы, биржах фриланса, в социальных сетях.

• ИАС – «Информаудитсервис».
• «ТМФ групп».
• «Консу».
• «Созидание и развитие».
• «Норд аутсорсинг».
• «СберРешения».
• «Центр профессиональной бухгалтерии».
• «Бейкер Тилли Рус».
• «Мое дело».
• Audston.
• BDO Unicon Outsourcing.

Компаниям, которые хотят расширить штат, сохранив на прежнем уровне численность личного персонала. Фирмам, которым нужно сократить количество работников или выйти на новые рынки, не открывая филиалов в других городах и регионах. Также аутсорсинг пригодится предприятиям, которые стремятся протестировать услугу или продукт и получить обратную связь, попробовать новые каналы сбыты или передать часть функций по расширению воронки продаж.

Заключение

Аутсорсинг – достаточно удобная и выгодная для обеих сторон форма сотрудничества. Благодаря ему крупные компании могут делегировать второстепенные функции более компетентным узким специалистам, сосредоточившись на решении ключевых бизнес-задач. Аутсорсеры, в свою очередь, получают возможность заниматься профильной деятельностью и получать стабильный доход, работая с несколькими клиентами долгое время.

Нашли ошибку в тексте? Выделите нужный фрагмент и нажмите
ctrl
+
enter