Буду согласовывать с руководством

Предложения со словосочетанием «согласовать с руководством»

Дело в том, что я согласовал с руководством предложение, которое можно назвать совершенно не рыночным.

– Ваше предложение придётся согласовать с руководством.

Но списки журналистов, репортёров и операторов руководство корпорации заранее согласует с руководством каналов.

Назначил бы себе преемника, согласовал с руководством института, утвердил план исследований, каждому определил бы круг работ…

– Необходимо согласовать с руководством ряд моментов, – теряя уверенность в голосе, запротестовал он.

Привет! Меня зовут Лампобот, я компьютерная программа, которая помогает делать
Карту слов. Я отлично
умею считать, но пока плохо понимаю, как устроен ваш мир. Помоги мне разобраться!

Спасибо! Я стал чуточку лучше понимать мир эмоций.

Вопрос: бурсак — это что-то нейтральное, положительное или отрицательное?

Ассоциации к слову «руководство»

Синонимы к слову «согласовать»

Синонимы к слову «руководство»

Сочетаемость слова «руководство»

  • советское руководство
    высшее руководство
    партийное руководство
  • руководство страны
    руководство компании
    руководство партии
  • стиль руководства
    смена руководства
    мнение руководства
  • руководство считает
    руководство решило
    руководство понимает
  • взять на себя руководство
    работать под чьим-либо руководством
    осуществлять общее руководство
  • (полная таблица сочетаемости)

Значение слова «согласовать»

  • СОГЛАСОВА́ТЬ, —су́ю, —су́ешь; прич. страд. прош. согласо́ванный, —ван, -а, -о; сов., перех. (несов. согласовывать). 1. также несов. Устар. Сочетать, соединить (соединять). (Малый академический словарь, МАС)

    Все значения слова СОГЛАСОВАТЬ

Значение слова «руководство»

  • РУКОВО́ДСТВО, -а, ср. 1. Действие по глаг. руководить (в 1 знач.). Руководство революционной борьбой пролетариата. (Малый академический словарь, МАС)

    Все значения слова РУКОВОДСТВО

Афоризмы русских писателей со словом «согласовать»

  • Жить в обществе, носить на себе тяжелое ярмо должностей, часто ничтожных и суетных, и хотеть согласовать выгоды самолюбия с желанием славы — есть требование истинно суетное.
  • (все афоризмы русских писателей)

Отправить комментарий

Дополнительно

Сейчас актуальна задача приведения инструкции по делопроизводству организации в соответствие новым правилам. При этом Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти не акцентируют внимание на очередности шагов в проведении внутреннего и внешнего согласования документов, но устанавливают обязательность его проведения, а также предусматривают регламентацию согласования в рамках рациональной организации документооборота.

Поскольку у практиков наибольшие затруднения вызывает именно регламентация внутреннего согласования документов организации, этим процедурам мы и решили уделить основное внимание.

Управленческий аспект согласования

Лучшие практики современных организаций свидетельствуют, что реальная цель согласования – повысить качество не столько документов, сколько реальных управленческих процессов и решений, которые стоят за этими документами. Согласование документов становится важнейшей административной процедурой и организационным инструментом, с помощью которого обеспечивается управляемость.

Согласование – не только способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа, суть согласования – совокупность действий, направленных на обеспечение разработки, правильного оформления и исполнения управленческих решений, принимаемых по наиболее важным направлениям деятельности. В процессе согласования необходимо обеспечить комплексный анализ юридических, экономических и финансовых факторов, влияющих на принятие решения, минимизировать возможные риски и обеспечить обязательность исполнения решения.

Обычно считают, что согласование документов – прежде всего часть делопроизводства, а основная характеристика согласования – время и маршрут движения документов, т.е. один из признаков документооборота. При всей справедливости этого принципа попытки ускорить согласование только за счет внедрения систем электронного документооборота, в которых в качестве типовых решений предлагаются настройки маршрутов движения документов, признаны недостаточными. Службам делопроизводства необходимо строить процедуру согласования как систему. Регламентация процессов согласования решений и взаимодействия подразделений, а также наличие специального регламента согласования в международной практике управления оцениваются как элемент и признак качества управления, его полноценности. А это важно для тех организаций, которые желают сертифицироваться по стандартам системы менеджмента качества.

Участвуя в процедуре согласования, сотрудник организации лучше осознает свой личный вклад в достижение общих целей, в выполнение плана мероприятий, разработку нового продукта, подготовку важной сделки и т.п. А подразделениям организации участие в процедуре согласования не позволяет замыкаться исключительно на собственных задачах и планах, принимать локальные решения без учета общей экономической и управленческой ситуации, конфликтовать из-за ресурсов или скрывать информацию от подразделений или организаций-смежников. В процессе согласования проекты решений лучше прорабатываются, а, следовательно, управляемость повышается за счет усиления внутренних связей и формирования интеграционных решений.

Согласование способствует развитию командности, духа сотрудничества и товарищеского взаимодействия, т.к. в регламентированной процедуре на первый план выступают отношения и роли (функции подразделений) в рамках общего трудового процесса, создаются доброжелательная рабочая среда и позитивный стиль общения. Эта процедура помогает также формировать обязательность и уважение интересов друг друга, честность в принятии решений (правило «честной игры»). Отметим еще один важный этический аспект процедуры согласования, отражающий влияние личности первого руководителя на процесс управления. Управленческие решения, оформляемые в документах, которые подписывает руководитель, всегда «работают» на формирование его личного стиля управления, его «образа» как руководителя и лидера, показывают ценность его вклада в достижение стратегических целей организации. Поэтому решения должны быть точны, понятны, исполнимы, а приказы и распоряжения – безупречно изложены и оформлены.

Система согласования документов в значительной степени формирует и исполнительскую дисциплину, т.к. главное в реализации управленческих решений – не контроль исполнения, который представляет собой «последующий» контроль, а планирование исполнения, т.е. всесторонняя подготовка качественного проекта решения, в котором выделяются и распределяются ресурсы, устанавливаются оптимальные сроки и минимизируются риски.

Три «золотых» правила согласования

Обратим внимание на правила организационного поведения, которые составляют основу для разработки процедуры согласования документов и в делопроизводственном (технологическом), и в управленческом аспектах. Изучение лучших практик современных организаций показывает, что именно эти правила можно назвать собственно «правилами согласования».

Правило первое. На согласование должен быть направлен полностью подготовленный и оформленный в соответствии с установленными в организации правилами проект документа. Инициатор проекта документа (подразделение, исполнитель) подготавливает проект в соответствии с требованиями действующей Инструкции по делопроизводству, внутренними стандартами и иными внутренними нормативными документами организации, закрепляющими правила подготовки, составления и оформления конкретных видов документов. В Инструкцию по делопроизводству или специальный регламент согласования документов рекомендуем ввести строгую норму: запрещается использовать процедуру согласования в качестве способа подготовки (разработки) документа.

Второе. За реализацию процесса согласования проекта конкретного вида или разновидности документа (контроль за соблюдением процедуры и общих сроков согласования, учет замечаний согласовывающих подразделений и их отражение в тексте проекта) несет ответственность инициатор документа (подразделение-инициатор, исполнитель), который разработал управленческое решение.

Правило третье. Подразделение, участвующее в процедуре согласования, оценивая проект документа, делает замечания и вносит предложения в рамках своей предметной области и закрепленных зон ответственности, которые установлены в положении о подразделении. Эти замечания и предложения, а значит, и соответствующие экспертные заключения по проекту, являются обязательными.

Пример 1

Получена виза службы делопроизводства: «Согласовано с замечаниями. Необходимо правильно оформить заголовочную и оформляющую части проекта договора, а в преамбуле исправить номер доверенности подписанта». Инициатор согласования проекта договора обязан устранить эти замечания по оформлению.

Но подразделения – участники процедуры согласования рассматривают проект документа в целом и имеют право формулировать замечания и предложения, не относящиеся к их прямой или смежным закрепленным зонам ответственности. Инициатор должен обратить внимание на данные замечания и предложения, поскольку все риски решений, оформленных в проекте документа, ложатся на должностное лицо, подписывающее документ, но в системе согласования эти замечания будут факультативными, дополнительными.

Пример 2

Служба главного бухгалтера не может проставить визу «Не согласовано» из-за выявленных ею грамматических ошибок в тексте, поскольку прямая зона ответственности данной службы – обеспечение правильности бухгалтерского и налогового учета. А в требованиях к оформлению реквизитов документов и грамматической правильности текста служба делопроизводства и служба главного бухгалтера всегда найдут взаимопонимание.

Эти правила согласования должны соблюдаться на всех уровнях управления организацией и в процедурах согласования всех видов проектов решений и видов документов. Должны действовать единые правила и единые сроки согласования в процессе подготовки проектов решений вышестоящих органов управления, в центральном аппарате и в территориальных органах, в рамках подготовки проектов решений коллегиальных органов и издания приказов и распоряжений на основе единоначалия.

Роли подразделений

Любое подразделение организации может разрабатывать проект документа (а значит, и проект управленческого решения) в инициативном порядке или по поручению вышестоящего органа управления. В системе согласования такое подразделение является подразделением-инициатором.

Подразделение организации может и должно участвовать в согласовании проектов решений и документов, если оно выполняет свои задачи и функции в рамках какого-либо общего бизнес-процесса по единой технологии, а общий результат зависит также и от его усилий. Это – подразделение-участник процесса согласования и одновременно контролер рисков по закрепленным за ним функциям.

Подразделение в структуре организации может выполнять специальные контрольные функции в рамках общей системы контроля и ориентироваться на повышение эффективности совершаемых операций и соответствие деятельности требованиям действующего законодательства и иных нормативных правовых актов. Таким подразделением-контролером является, например, служба внутреннего контроля в открытых акционерных обществах.

Есть подразделения, которые на предприятии отвечают за выполнение общих, так называемых «штабных» функций, или централизованно выполняющие функции административной поддержки и материально-технического обеспечения. К их числу обычно относят не дирекцию и аппарат помощников, а службы: делопроизводства, кадровую, юридическую, безопасности, информационно-технологического обеспечения, главного бухгалтера, планово-экономическую и т.п. В системе согласования такие подразделения являются «системообразующими», т.е. подразделениями обязательного согласования, т.к. в зоне их ответственности находятся основные юридические, финансовые, налоговые и операционные риски организации в целом.

Зоны ответственности подразделений

Анализ процедуры согласования показывает, что главное в ней – не организационная и структурная иерархия участвующих подразделений, а их функции и роли в системе управления организацией и в системе принятия решений. В связи с этим такие функциональные подразделения, как финансовая служба, служба главного бухгалтера, юридическая служба, служба делопроизводства, служба информационных технологий, служба безопасности, контрольная служба и т.п., могут и должны рассматриваться в статусе подразделений/инстанций обязательного согласования проектов документов, особенно в процедурах внутреннего согласования. Этот статус означает, что практически каждый проект решения/проект документа в маршруте своего согласования должен пройти анализ в данном функциональном подразделении, и без визы, полученной в инстанции обязательного согласования, никакой проект документа не может быть представлен на подписание или утверждение.

Для разработки процедур и маршрутов согласования очень важно выявить и регламентировать зоны ответственности подразделений. Например:

Пример 3

А иные подразделения, участвующие в процедуре согласования (по специальным видам деятельности организации), а также заместители первого руководителя организации, «курирующие» деятельность этих подразделений по системе делегирования полномочий, отвечают за выявление и оценку рисков по закрепленному за ними виду деятельности, направлению бизнеса и т.п., за контроль соответствия проектов решений требованиям специального (отраслевого) законодательства и контролирующих / регулирующих органов, за соблюдение внутренних нормативных документов организации, регламентирующих соответствующие виды деятельности.

Условия успешной реализации процедуры согласования

В процессе разработки общей процедуры согласования, а также конкретных маршрутов и схем рекомендуем обратить внимание на некоторые особенности и условия, также относящиеся к культуре организационного поведения, которую необходимо формировать в процессе внедрения инструкции по делопроизводству и иных внутренних нормативных документов организации.

Необходимым условием начала процедуры согласования является наличие «выпускающей» визы вышестоящего руководителя подразделения-инициатора (т.е. не только исполнители, но и руководители должны изучить и принять правила согласования документов).

Визу от имени подразделения организации имеет право проставлять его руководитель или должностные лица, уполномоченные им. От согласовывающего подразделения проставляется только одна виза.

Отсутствие визы подразделения, участвующего в процедуре согласования, не позволяет считать документ согласованным «по умолчанию» (даже при нарушении типовых сроков согласования). К сожалению, это условие не всегда соблюдается даже на уровне федеральных органов исполнительной власти, о чем свидетельствуют факты несогласованных действий государственных органов. Надеемся, что минимизировать риски подобной несогласованности поможет система межведомственного электронного документооборота, положение о которой в конце 2009 года утверждено постановлением Правительства РФ.

Еще одним условием является установление перечня подразделений, с которыми согласование проектов документов Корпорации является обязательным, и закрепление их зон ответственности в процедуре согласования (возможный вариант подобного перечня мы привели в Примере 3).

В должностные регламенты и должностные инструкции руководителей структурных подразделений, с которыми производится согласование, необходимо внести уточнения относительно их прав и обязанностей в процедуре согласования документов.

Пример 4

В рамках процедуры согласования могут быть предоставлены следующие права:

  • потребовать от инициатора проекта дополнительно согласовать проект документа с подразделениями, участвующими в разработке управленческого решения, бизнес-схем, выполнении операций или подразделениями, контролирующими их выполнение;
  • не согласовывать (отклонить) проект документа с обоснованием причин (в листе согласования или специальной служебной записке);
  • продлить установленный срок согласования в зависимости от объема и содержания документа, но не более чем на конкретный регламентированный срок, например, пять дней;
  • не принимать на рассмотрение документы, согласование которых в этом подразделении не предусмотрено утвержденной схемой или маршрутом (проект документа в данном случае визируется, но с комментарием, что согласование документа с подразделением не предусмотрено);
  • не принимать от подразделений замечания без обоснования причин, если замечания не относятся к предметной области и зоне ответственности представившего замечания согласовывающего подразделения;
  • направить документ на согласование по процедуре, отличающейся от установленной в организации, если она санкционирована первым руководителем организации или его заместителем и вызвана срочностью и важностью решения вопроса.

Ответственность за содержание и качество оформления подготовленного проекта документа, учет, полноту и своевременность внесения замечаний и предложений подразделений, участвующих в процедуре согласования, возлагается на вышестоящего руководителя подразделения-инициатора, проставившего «выпускающую» визу.

Соблюдение установленной процедуры согласования документов в организации с развитой организационной и корпоративной культурой является одним из показателей оценки деятельности руководства и линейных руководителей подразделений.

Алгоритм и способы согласования

Анализ показывает, что независимо от степени автоматизации документооборота маршрут движения проекта документа в процессе согласования как правило, следующий:

1 этап.

Получение подписи руководителя подразделения-инициатора и согласование с вышестоящим руководителем подразделения-инициатора (получение «выпускающей» визы «курирующего» заместителя первого руководителя).

2 этап.

Согласование с подразделениями, участвующими в выполнении операций, которые затрагиваются проектом разрабатываемого документа, а также с подразделениями обязательного согласования, с подразделениями, контролирующими риски, с подразделениями, обязательность согласования с которыми устанавливается для данного вида документа централизованно в регламенте согласования или самим инициатором. Маршрут проекта документа в процессе согласования определяется видом и содержанием документа. Но даже при утвержденной схеме обязательного согласования проекта документа данного вида / разновидности в зависимости от значимости вопроса и подготовленного проекта управленческого решения выбор маршрута зависит от инициатора процедуры согласования.

Процедура согласования осуществляется одним из способов – параллельным, последовательным или комбинированным. При применении каждого из способов маршруты и сроки согласования должны соблюдаться в обязательном порядке.

При параллельном способе согласования проект документа направляется на рассмотрение одновременно всем подразделениям / должностным лицам, включая вышестоящего руководителя подразделения-инициатора. Этот способ согласования наилучшим образом реализуется в системах электронного документооборота / корпоративных информационных системах, которые имеют соответствующий модуль электронного согласования.

При последовательном способе проект документа направляется для согласования в три-четыре этапа в последовательности, которая установливается регламентом согласования, т.е. рассмотрение документа подразделениями, участвующими в процедуре, реализуется последовательно.

Комбинированный способ согласования (на практике – самый распространенный) предполагает сочетание маршрутов направления проекта документа. Например, в начале процедуры инициатор получает визу подразделения-соисполнителя, а затем – параллельно направляет проект подразделениям-контролерам соответствующих рисков. Этот способ является основным в маршруте, когда условием начала процесса согласования является «выпускающая» виза вышестоящего руководителя подразделения-инициатора. Все знают, что «курирующие» вышестоящие руководители подразделений изучают подготовленные проекты документов и вносят свои изменения в представленные на их рассмотрение первоначальные проекты решений.

Исполнитель или подразделение-инициатор согласования могут выбрать любой из способов согласования проекта документа, но при этом необходимо учесть, что фактической датой начала согласования проекта документа в подразделениях на конкретном этапе последовательного согласования считается фактическая дата завершения согласования проекта документа в подразделениях на предыдущем этапе. Каждое из подразделений, участвующих в согласовании, при последовательном способе согласования вправе не принимать к рассмотрению проект документа до тех пор, пока не завершен предыдущий этап согласования, что существенно удлиняет общий срок согласования документа.

Порядок и процедуры согласования отдельных видов документов могут и должны уточняться и регламентироваться в конкретных инструкциях, правилах и других внутренних нормативных актах предприятия при условии обязательного соблюдения установленных инструкцией по делопроизводству общих правил согласования.

Сроки согласования

Практика показывает, что общий срок согласования одного проекта документа одним подразделением, как правило, составляет 5 дней и исчисляется с даты проставления на листе согласования «выпускающей» визы вышестоящего руководителя подразделения-инициатора.

В конкретных инструкциях по делопроизводству сроки согласования документов рекомендуем уточнять в зависимости от вида / разновидности документа и его содержания, например, «пять рабочих дней», «пять календарных дней, не считая даты получения документа» и т.п. Кроме того, рекомендуем более тщательно разрабатывать и регламентировать сроки при проведении процедуры внешнего согласования, если организация не направляет проекты документов на согласование в сторонние заинтересованные или контролирующие органы, а сама является участником процесса согласования.

Для рассмотрения и согласования проектов документов конкретных видов могут устанавливаться очень оперативные сроки, например: «в течение дня получения», «не позднее следующего дня с даты получения» и т.п.

При установлении конкретных сроков согласования рекомендуем эти сроки соотносить также с утвержденными (типовыми) сроками исполнения конкретных видов и разновидностей документов и поручений в зависимости от содержащихся в них вопросов, т.е. возможно в работу исполнителей с документами внедрять те же контрольные 3, 5, 10 и не более 30 дней. Оптимальным является срок согласования проекта документа от 2-3 и до 5 дней, соблюдение которого обеспечивают параллельный или комбинированный способы согласования, реализованные в системе электронного документооборота.

Схемы и маршруты согласования

Маршруты движения документов в процессе согласования и сроки согласования нуждаются в мониторинге и постоянном внимании со стороны службы делопроизводства. В рамках реального управления документами и документооборотом организации перед этой службой встает задача не только регламентировать процессы согласования проектов документов в тексте Инструкции по делопроизводству, но и разрабатывать и поддерживать в актуальном состоянии перечни подразделений, участвующих в обязательном согласовании, типовые сроки согласования документов, типовые маршруты согласования и т.п. Подобные справочники не только помогут исполнителям качественно выполнить поручение, подготовить проект документа и согласовать его в оптимальные сроки, но в рамках управления всей организацией помогут самой службе делопроизводства представить руководителям схемы, по которым реально осуществляется документированное взаимодействие подразделений. Кроме того, утвержденные примерные или типовые схемы (маршруты) с установленными сроками согласования очень удобно использовать в качестве справочников для настройки модуля электронного согласования документов в системах электронного документооборота.

Пример 5

Схема маршрутов согласования проектов документов может быть оформлена, например, следующим образом (при параллельном способе согласования очередность подразделений и должностных лиц не является принципиальной, только службе делопроизводства можно рекомендовать быть «последней» инстанцией согласования, оценивающей качество составления и оформления подготовленного проекта документа в целом):

В процессе организации процедуры согласования следует помнить также, что к проекту документа, направляемого на согласование, почти всегда требуется прилагать иные документы, являющиеся основаниями для его подготовки / создания, а иногда и документы, на которые делаются ссылки в тексте проекта, т.е. весь комплект необходимых приложений, образцов и т.п. Сопроводительная документация может включать:

  • обоснование необходимости разработки (подписания, утверждения) нового документа, заключения договора или внесения изменений в действующие документы;
  • обоснование финансовых параметров или изменений финансовых условий договоров по сравнению с действующими;
  • договоры и соглашения, являющиеся основными или первичными по отношению к направляемым на согласование документам;
  • пояснения к «схемам» договоров и сделок;
  • материалы проведенных тендеров / конкурсов;
  • выписки из протоколов заседаний коллегиальных органов управления, во исполнение которых был подготовлен проект документа;
  • приложения, на которые даются ссылки в проекте документа.

К проектам договоров, направляемых на согласование, прилагается и обоснование выбора контрагента, копии учредительных документов и доверенностей должностных лиц контрагентов для проверки их полномочий. Поэтому в инструкции по делопроизводству рекомендуем четко устанавливать состав всего комплекта документов, направляемых на согласование, и указывать не только проект основного документа, но и обязательный состав сопроводительных документов к нему.

Оформление результатов согласования

Исполнитель или подразделение-инициатор направляют подготовленный проект документа в подразделения, участвующие в согласовании в соответствии с определенным маршрутом, который удобно фиксировать в листе согласования (образец оформления листа согласования приводим в Примере 5). Направление на согласование осуществляется централизованно через службу делопроизводства (в соответствии с Правилами делопроизводства) или через систему электронного документооборота. Следует отметить, что на этапе подготовки документа, разработки управленческого решения и до направления проекта на процедуру согласования все организационные, технологические, финансовые и другие вопросы уже должны быть спланированы и урегулированы с подразделениями, участвующими в исполнении, осуществляющими управление рисками, контрольные функции, реализацию подготовленных мероприятий и т.п.

Должностные лица подразделений, участвующих в согласовании, или уполномоченные ими сотрудники рассматривают проект документа самостоятельно либо поручают согласование проекта документа конкретным исполнителям. Результаты согласования оформляются визой на проекте документа или визой, проставленной в листе согласования.

При наличии замечаний (дополнений) к проекту должностные лица формулируют свои замечания и представляют их исполнителю. Проект документа в данном случае визируется с оговоркой о наличии замечаний, которые могут быть сделаны в тексте документа (выделены шрифтом, цветом или оформлены в режиме редактирования).

В случае несогласия одного из согласовывающих подразделений может быть проставлена виза «Не согласовано» с обязательным письменным объяснением причин отказа в согласовании. Инициатор согласования в этом случае должен подготовить новую редакцию проекта документа и направить ее на повторное согласование в подразделение, которое проставило визу «Не согласовано», а также в подразделения, чьи интересы были затронуты при внесении изменений в проект документа по результатам согласования.

Все противоречия, возникающие на этапе согласования, должны регулироваться в порядке конструктивного взаимодействия подразделений и сотрудников. В спорных случаях оформляется протокол разногласий, рассмотрение которых осуществляется на уровне «курирующих» вышестоящих руководителей подразделений или коллегиальных органов.

При проведении процедуры внешнего согласования ее результаты оформляются соответствующей перепиской (письмами о согласовании).

После получения виз от всех подразделений, причем даже в процессе внутреннего согласования возможно проставление виз по форме: «СОГЛАСОВАНО» («СОГЛАСОВАНО с замечаниями»), исполнитель:

  • оформляет окончательную редакцию проекта документа, к которой прикладывает экземпляр полностью согласованного проекта с визами и замечаниями («визовой» экземпляр) или лист согласования и
  • проставляет отметку об учете замечаний, которая является документальным подтверждением процедуры доработки проекта документа. Отметка об учете замечаний к окончательной редакции документа, оформленная на «визовом» экземпляре проекта или листе согласования, должна быть датирована и заверена подписью руководителя подразделения-инициатора;
  • после завершения согласования проект документа направляется руководителю или уполномоченному им должностному лицу для утверждения или подписания централизованно через службу делопроизводства. Направление на подписание возможно осуществить в бумажном или электронном виде.

Рекомендуем также обратить внимание, что Методические рекомендации при оформлении виз и грифа согласования как реквизитов документа вводят некоторые новации. Интересно, что «допускается полистное визирование документа и его приложений», что предполагает возможность использования не всех элементов визы как реквизита, состоящего из наименования должности, личной подписи, расшифровки подписи и даты визирования, а только одного его элемента – личной подписи (парафа), который широко применяется в нотариальном делопроизводстве и при оформлении гражданско-правовых документов для обеспечения их целостности. А если согласование проекта документа проводится с использованием листа согласования, то на документе под реквизитом «подпись» ближе к нижнему полю Методические рекомендации допускают вместо грифов согласования (на площади, предусмотренной для них на листе бумаги) оформление специальной отметки «Лист согласования прилагается».

Контроль согласования

Контроль за соблюдением установленной процедуры согласования документов является одной из функций службы делопроизводства. Контроль согласования включает:

  • сопровождение процедуры согласования документов, обеспечение эффективного взаимодействия подразделений, контроль сроков согласования проектов документов в подразделениях (с помощью традиционных журнальных учетных форм или в системе электронного документооборота);
  • информирование подразделений, участвующих в согласовании о приближении или наступлении сроков согласования документов (в системе электронного документооборота – за счет настройки автоматической рассылки уведомлений и предупреждений);
  • анализ хода и результатов согласования документов, информирование руководителей о соблюдении процедур согласования и качестве взаимодействия подразделений (в рамках реализации информационно-аналитической функции службы делопроизводства).

Лучшие практики организаций свидетельствуют, что общий контроль за качеством проектов документов, подготовленных подразделением-инициатором, должен осуществляться вышестоящим руководителем подразделения инициатора, который проставляет «выпускающую» визу. Регламентированная процедура согласования в целом должна утверждаться и вводиться в действие распорядительным документом первого руководителя организации в составе Инструкции по делопроизводству или в статусе самостоятельного нормативного документа.

В заключение приведем пример оформления листа согласования документа. Эта форма удобна и для электронного заполнения, и для применения в бумажном виде.

Пример 6

Сейчас актуальна задача приведения инструкции по делопроизводству организации в соответствие новым правилам. При этом Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти не акцентируют внимание на очередности шагов в проведении внутреннего и внешнего согласования документов, но устанавливают обязательность его проведения, а также предусматривают регламентацию согласования в рамках рациональной организации документооборота.

Поскольку у практиков наибольшие затруднения вызывает именно регламентация внутреннего согласования документов организации, этим процедурам мы и решили уделить основное внимание.

Управленческий аспект согласования

Лучшие практики современных организаций свидетельствуют, что реальная цель согласования – повысить качество не столько документов, сколько реальных управленческих процессов и решений, которые стоят за этими документами. Согласование документов становится важнейшей административной процедурой и организационным инструментом, с помощью которого обеспечивается управляемость.

Согласование – не только способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа, суть согласования – совокупность действий, направленных на обеспечение разработки, правильного оформления и исполнения управленческих решений, принимаемых по наиболее важным направлениям деятельности. В процессе согласования необходимо обеспечить комплексный анализ юридических, экономических и финансовых факторов, влияющих на принятие решения, минимизировать возможные риски и обеспечить обязательность исполнения решения.

Обычно считают, что согласование документов – прежде всего часть делопроизводства, а основная характеристика согласования – время и маршрут движения документов, т.е. один из признаков документооборота. При всей справедливости этого принципа попытки ускорить согласование только за счет внедрения систем электронного документооборота, в которых в качестве типовых решений предлагаются настройки маршрутов движения документов, признаны недостаточными. Службам делопроизводства необходимо строить процедуру согласования как систему. Регламентация процессов согласования решений и взаимодействия подразделений, а также наличие специального регламента согласования в международной практике управления оцениваются как элемент и признак качества управления, его полноценности. А это важно для тех организаций, которые желают сертифицироваться по стандартам системы менеджмента качества.

Участвуя в процедуре согласования, сотрудник организации лучше осознает свой личный вклад в достижение общих целей, в выполнение плана мероприятий, разработку нового продукта, подготовку важной сделки и т.п. А подразделениям организации участие в процедуре согласования не позволяет замыкаться исключительно на собственных задачах и планах, принимать локальные решения без учета общей экономической и управленческой ситуации, конфликтовать из-за ресурсов или скрывать информацию от подразделений или организаций-смежников. В процессе согласования проекты решений лучше прорабатываются, а, следовательно, управляемость повышается за счет усиления внутренних связей и формирования интеграционных решений.

Согласование способствует развитию командности, духа сотрудничества и товарищеского взаимодействия, т.к. в регламентированной процедуре на первый план выступают отношения и роли (функции подразделений) в рамках общего трудового процесса, создаются доброжелательная рабочая среда и позитивный стиль общения. Эта процедура помогает также формировать обязательность и уважение интересов друг друга, честность в принятии решений (правило «честной игры»). Отметим еще один важный этический аспект процедуры согласования, отражающий влияние личности первого руководителя на процесс управления. Управленческие решения, оформляемые в документах, которые подписывает руководитель, всегда «работают» на формирование его личного стиля управления, его «образа» как руководителя и лидера, показывают ценность его вклада в достижение стратегических целей организации. Поэтому решения должны быть точны, понятны, исполнимы, а приказы и распоряжения – безупречно изложены и оформлены.

Система согласования документов в значительной степени формирует и исполнительскую дисциплину, т.к. главное в реализации управленческих решений – не контроль исполнения, который представляет собой «последующий» контроль, а планирование исполнения, т.е. всесторонняя подготовка качественного проекта решения, в котором выделяются и распределяются ресурсы, устанавливаются оптимальные сроки и минимизируются риски.

Три «золотых» правила согласования

Обратим внимание на правила организационного поведения, которые составляют основу для разработки процедуры согласования документов и в делопроизводственном (технологическом), и в управленческом аспектах. Изучение лучших практик современных организаций показывает, что именно эти правила можно назвать собственно «правилами согласования».

Правило первое. На согласование должен быть направлен полностью подготовленный и оформленный в соответствии с установленными в организации правилами проект документа. Инициатор проекта документа (подразделение, исполнитель) подготавливает проект в соответствии с требованиями действующей Инструкции по делопроизводству, внутренними стандартами и иными внутренними нормативными документами организации, закрепляющими правила подготовки, составления и оформления конкретных видов документов. В Инструкцию по делопроизводству или специальный регламент согласования документов рекомендуем ввести строгую норму: запрещается использовать процедуру согласования в качестве способа подготовки (разработки) документа.

Второе. За реализацию процесса согласования проекта конкретного вида или разновидности документа (контроль за соблюдением процедуры и общих сроков согласования, учет замечаний согласовывающих подразделений и их отражение в тексте проекта) несет ответственность инициатор документа (подразделение-инициатор, исполнитель), который разработал управленческое решение.

Правило третье. Подразделение, участвующее в процедуре согласования, оценивая проект документа, делает замечания и вносит предложения в рамках своей предметной области и закрепленных зон ответственности, которые установлены в положении о подразделении. Эти замечания и предложения, а значит, и соответствующие экспертные заключения по проекту, являются обязательными.

Пример 1

Получена виза службы делопроизводства: «Согласовано с замечаниями. Необходимо правильно оформить заголовочную и оформляющую части проекта договора, а в преамбуле исправить номер доверенности подписанта». Инициатор согласования проекта договора обязан устранить эти замечания по оформлению.

Но подразделения – участники процедуры согласования рассматривают проект документа в целом и имеют право формулировать замечания и предложения, не относящиеся к их прямой или смежным закрепленным зонам ответственности. Инициатор должен обратить внимание на данные замечания и предложения, поскольку все риски решений, оформленных в проекте документа, ложатся на должностное лицо, подписывающее документ, но в системе согласования эти замечания будут факультативными, дополнительными.

Пример 2

Служба главного бухгалтера не может проставить визу «Не согласовано» из-за выявленных ею грамматических ошибок в тексте, поскольку прямая зона ответственности данной службы – обеспечение правильности бухгалтерского и налогового учета. А в требованиях к оформлению реквизитов документов и грамматической правильности текста служба делопроизводства и служба главного бухгалтера всегда найдут взаимопонимание.

Эти правила согласования должны соблюдаться на всех уровнях управления организацией и в процедурах согласования всех видов проектов решений и видов документов. Должны действовать единые правила и единые сроки согласования в процессе подготовки проектов решений вышестоящих органов управления, в центральном аппарате и в территориальных органах, в рамках подготовки проектов решений коллегиальных органов и издания приказов и распоряжений на основе единоначалия.

Роли подразделений

Любое подразделение организации может разрабатывать проект документа (а значит, и проект управленческого решения) в инициативном порядке или по поручению вышестоящего органа управления. В системе согласования такое подразделение является подразделением-инициатором.

Подразделение организации может и должно участвовать в согласовании проектов решений и документов, если оно выполняет свои задачи и функции в рамках какого-либо общего бизнес-процесса по единой технологии, а общий результат зависит также и от его усилий. Это – подразделение-участник процесса согласования и одновременно контролер рисков по закрепленным за ним функциям.

Подразделение в структуре организации может выполнять специальные контрольные функции в рамках общей системы контроля и ориентироваться на повышение эффективности совершаемых операций и соответствие деятельности требованиям действующего законодательства и иных нормативных правовых актов. Таким подразделением-контролером является, например, служба внутреннего контроля в открытых акционерных обществах.

Есть подразделения, которые на предприятии отвечают за выполнение общих, так называемых «штабных» функций, или централизованно выполняющие функции административной поддержки и материально-технического обеспечения. К их числу обычно относят не дирекцию и аппарат помощников, а службы: делопроизводства, кадровую, юридическую, безопасности, информационно-технологического обеспечения, главного бухгалтера, планово-экономическую и т.п. В системе согласования такие подразделения являются «системообразующими», т.е. подразделениями обязательного согласования, т.к. в зоне их ответственности находятся основные юридические, финансовые, налоговые и операционные риски организации в целом.

Зоны ответственности подразделений

Анализ процедуры согласования показывает, что главное в ней – не организационная и структурная иерархия участвующих подразделений, а их функции и роли в системе управления организацией и в системе принятия решений. В связи с этим такие функциональные подразделения, как финансовая служба, служба главного бухгалтера, юридическая служба, служба делопроизводства, служба информационных технологий, служба безопасности, контрольная служба и т.п., могут и должны рассматриваться в статусе подразделений/инстанций обязательного согласования проектов документов, особенно в процедурах внутреннего согласования. Этот статус означает, что практически каждый проект решения/проект документа в маршруте своего согласования должен пройти анализ в данном функциональном подразделении, и без визы, полученной в инстанции обязательного согласования, никакой проект документа не может быть представлен на подписание или утверждение.

Для разработки процедур и маршрутов согласования очень важно выявить и регламентировать зоны ответственности подразделений. Например:

Пример 3

А иные подразделения, участвующие в процедуре согласования (по специальным видам деятельности организации), а также заместители первого руководителя организации, «курирующие» деятельность этих подразделений по системе делегирования полномочий, отвечают за выявление и оценку рисков по закрепленному за ними виду деятельности, направлению бизнеса и т.п., за контроль соответствия проектов решений требованиям специального (отраслевого) законодательства и контролирующих / регулирующих органов, за соблюдение внутренних нормативных документов организации, регламентирующих соответствующие виды деятельности.

Условия успешной реализации процедуры согласования

В процессе разработки общей процедуры согласования, а также конкретных маршрутов и схем рекомендуем обратить внимание на некоторые особенности и условия, также относящиеся к культуре организационного поведения, которую необходимо формировать в процессе внедрения инструкции по делопроизводству и иных внутренних нормативных документов организации.

Необходимым условием начала процедуры согласования является наличие «выпускающей» визы вышестоящего руководителя подразделения-инициатора (т.е. не только исполнители, но и руководители должны изучить и принять правила согласования документов).

Визу от имени подразделения организации имеет право проставлять его руководитель или должностные лица, уполномоченные им. От согласовывающего подразделения проставляется только одна виза.

Отсутствие визы подразделения, участвующего в процедуре согласования, не позволяет считать документ согласованным «по умолчанию» (даже при нарушении типовых сроков согласования). К сожалению, это условие не всегда соблюдается даже на уровне федеральных органов исполнительной власти, о чем свидетельствуют факты несогласованных действий государственных органов. Надеемся, что минимизировать риски подобной несогласованности поможет система межведомственного электронного документооборота, положение о которой в конце 2009 года утверждено постановлением Правительства РФ.

Еще одним условием является установление перечня подразделений, с которыми согласование проектов документов Корпорации является обязательным, и закрепление их зон ответственности в процедуре согласования (возможный вариант подобного перечня мы привели в Примере 3).

В должностные регламенты и должностные инструкции руководителей структурных подразделений, с которыми производится согласование, необходимо внести уточнения относительно их прав и обязанностей в процедуре согласования документов.

Пример 4

В рамках процедуры согласования могут быть предоставлены следующие права:

  • потребовать от инициатора проекта дополнительно согласовать проект документа с подразделениями, участвующими в разработке управленческого решения, бизнес-схем, выполнении операций или подразделениями, контролирующими их выполнение;
  • не согласовывать (отклонить) проект документа с обоснованием причин (в листе согласования или специальной служебной записке);
  • продлить установленный срок согласования в зависимости от объема и содержания документа, но не более чем на конкретный регламентированный срок, например, пять дней;
  • не принимать на рассмотрение документы, согласование которых в этом подразделении не предусмотрено утвержденной схемой или маршрутом (проект документа в данном случае визируется, но с комментарием, что согласование документа с подразделением не предусмотрено);
  • не принимать от подразделений замечания без обоснования причин, если замечания не относятся к предметной области и зоне ответственности представившего замечания согласовывающего подразделения;
  • направить документ на согласование по процедуре, отличающейся от установленной в организации, если она санкционирована первым руководителем организации или его заместителем и вызвана срочностью и важностью решения вопроса.

Ответственность за содержание и качество оформления подготовленного проекта документа, учет, полноту и своевременность внесения замечаний и предложений подразделений, участвующих в процедуре согласования, возлагается на вышестоящего руководителя подразделения-инициатора, проставившего «выпускающую» визу.

Соблюдение установленной процедуры согласования документов в организации с развитой организационной и корпоративной культурой является одним из показателей оценки деятельности руководства и линейных руководителей подразделений.

Алгоритм и способы согласования

Анализ показывает, что независимо от степени автоматизации документооборота маршрут движения проекта документа в процессе согласования как правило, следующий:

1 этап.

Получение подписи руководителя подразделения-инициатора и согласование с вышестоящим руководителем подразделения-инициатора (получение «выпускающей» визы «курирующего» заместителя первого руководителя).

2 этап.

Согласование с подразделениями, участвующими в выполнении операций, которые затрагиваются проектом разрабатываемого документа, а также с подразделениями обязательного согласования, с подразделениями, контролирующими риски, с подразделениями, обязательность согласования с которыми устанавливается для данного вида документа централизованно в регламенте согласования или самим инициатором. Маршрут проекта документа в процессе согласования определяется видом и содержанием документа. Но даже при утвержденной схеме обязательного согласования проекта документа данного вида / разновидности в зависимости от значимости вопроса и подготовленного проекта управленческого решения выбор маршрута зависит от инициатора процедуры согласования.

Процедура согласования осуществляется одним из способов – параллельным, последовательным или комбинированным. При применении каждого из способов маршруты и сроки согласования должны соблюдаться в обязательном порядке.

При параллельном способе согласования проект документа направляется на рассмотрение одновременно всем подразделениям / должностным лицам, включая вышестоящего руководителя подразделения-инициатора. Этот способ согласования наилучшим образом реализуется в системах электронного документооборота / корпоративных информационных системах, которые имеют соответствующий модуль электронного согласования.

При последовательном способе проект документа направляется для согласования в три-четыре этапа в последовательности, которая установливается регламентом согласования, т.е. рассмотрение документа подразделениями, участвующими в процедуре, реализуется последовательно.

Комбинированный способ согласования (на практике – самый распространенный) предполагает сочетание маршрутов направления проекта документа. Например, в начале процедуры инициатор получает визу подразделения-соисполнителя, а затем – параллельно направляет проект подразделениям-контролерам соответствующих рисков. Этот способ является основным в маршруте, когда условием начала процесса согласования является «выпускающая» виза вышестоящего руководителя подразделения-инициатора. Все знают, что «курирующие» вышестоящие руководители подразделений изучают подготовленные проекты документов и вносят свои изменения в представленные на их рассмотрение первоначальные проекты решений.

Исполнитель или подразделение-инициатор согласования могут выбрать любой из способов согласования проекта документа, но при этом необходимо учесть, что фактической датой начала согласования проекта документа в подразделениях на конкретном этапе последовательного согласования считается фактическая дата завершения согласования проекта документа в подразделениях на предыдущем этапе. Каждое из подразделений, участвующих в согласовании, при последовательном способе согласования вправе не принимать к рассмотрению проект документа до тех пор, пока не завершен предыдущий этап согласования, что существенно удлиняет общий срок согласования документа.

Порядок и процедуры согласования отдельных видов документов могут и должны уточняться и регламентироваться в конкретных инструкциях, правилах и других внутренних нормативных актах предприятия при условии обязательного соблюдения установленных инструкцией по делопроизводству общих правил согласования.

Сроки согласования

Практика показывает, что общий срок согласования одного проекта документа одним подразделением, как правило, составляет 5 дней и исчисляется с даты проставления на листе согласования «выпускающей» визы вышестоящего руководителя подразделения-инициатора.

В конкретных инструкциях по делопроизводству сроки согласования документов рекомендуем уточнять в зависимости от вида / разновидности документа и его содержания, например, «пять рабочих дней», «пять календарных дней, не считая даты получения документа» и т.п. Кроме того, рекомендуем более тщательно разрабатывать и регламентировать сроки при проведении процедуры внешнего согласования, если организация не направляет проекты документов на согласование в сторонние заинтересованные или контролирующие органы, а сама является участником процесса согласования.

Для рассмотрения и согласования проектов документов конкретных видов могут устанавливаться очень оперативные сроки, например: «в течение дня получения», «не позднее следующего дня с даты получения» и т.п.

При установлении конкретных сроков согласования рекомендуем эти сроки соотносить также с утвержденными (типовыми) сроками исполнения конкретных видов и разновидностей документов и поручений в зависимости от содержащихся в них вопросов, т.е. возможно в работу исполнителей с документами внедрять те же контрольные 3, 5, 10 и не более 30 дней. Оптимальным является срок согласования проекта документа от 2-3 и до 5 дней, соблюдение которого обеспечивают параллельный или комбинированный способы согласования, реализованные в системе электронного документооборота.

Схемы и маршруты согласования

Маршруты движения документов в процессе согласования и сроки согласования нуждаются в мониторинге и постоянном внимании со стороны службы делопроизводства. В рамках реального управления документами и документооборотом организации перед этой службой встает задача не только регламентировать процессы согласования проектов документов в тексте Инструкции по делопроизводству, но и разрабатывать и поддерживать в актуальном состоянии перечни подразделений, участвующих в обязательном согласовании, типовые сроки согласования документов, типовые маршруты согласования и т.п. Подобные справочники не только помогут исполнителям качественно выполнить поручение, подготовить проект документа и согласовать его в оптимальные сроки, но в рамках управления всей организацией помогут самой службе делопроизводства представить руководителям схемы, по которым реально осуществляется документированное взаимодействие подразделений. Кроме того, утвержденные примерные или типовые схемы (маршруты) с установленными сроками согласования очень удобно использовать в качестве справочников для настройки модуля электронного согласования документов в системах электронного документооборота.

Пример 5

Схема маршрутов согласования проектов документов может быть оформлена, например, следующим образом (при параллельном способе согласования очередность подразделений и должностных лиц не является принципиальной, только службе делопроизводства можно рекомендовать быть «последней» инстанцией согласования, оценивающей качество составления и оформления подготовленного проекта документа в целом):

В процессе организации процедуры согласования следует помнить также, что к проекту документа, направляемого на согласование, почти всегда требуется прилагать иные документы, являющиеся основаниями для его подготовки / создания, а иногда и документы, на которые делаются ссылки в тексте проекта, т.е. весь комплект необходимых приложений, образцов и т.п. Сопроводительная документация может включать:

  • обоснование необходимости разработки (подписания, утверждения) нового документа, заключения договора или внесения изменений в действующие документы;
  • обоснование финансовых параметров или изменений финансовых условий договоров по сравнению с действующими;
  • договоры и соглашения, являющиеся основными или первичными по отношению к направляемым на согласование документам;
  • пояснения к «схемам» договоров и сделок;
  • материалы проведенных тендеров / конкурсов;
  • выписки из протоколов заседаний коллегиальных органов управления, во исполнение которых был подготовлен проект документа;
  • приложения, на которые даются ссылки в проекте документа.

К проектам договоров, направляемых на согласование, прилагается и обоснование выбора контрагента, копии учредительных документов и доверенностей должностных лиц контрагентов для проверки их полномочий. Поэтому в инструкции по делопроизводству рекомендуем четко устанавливать состав всего комплекта документов, направляемых на согласование, и указывать не только проект основного документа, но и обязательный состав сопроводительных документов к нему.

Оформление результатов согласования

Исполнитель или подразделение-инициатор направляют подготовленный проект документа в подразделения, участвующие в согласовании в соответствии с определенным маршрутом, который удобно фиксировать в листе согласования (образец оформления листа согласования приводим в Примере 5). Направление на согласование осуществляется централизованно через службу делопроизводства (в соответствии с Правилами делопроизводства) или через систему электронного документооборота. Следует отметить, что на этапе подготовки документа, разработки управленческого решения и до направления проекта на процедуру согласования все организационные, технологические, финансовые и другие вопросы уже должны быть спланированы и урегулированы с подразделениями, участвующими в исполнении, осуществляющими управление рисками, контрольные функции, реализацию подготовленных мероприятий и т.п.

Должностные лица подразделений, участвующих в согласовании, или уполномоченные ими сотрудники рассматривают проект документа самостоятельно либо поручают согласование проекта документа конкретным исполнителям. Результаты согласования оформляются визой на проекте документа или визой, проставленной в листе согласования.

При наличии замечаний (дополнений) к проекту должностные лица формулируют свои замечания и представляют их исполнителю. Проект документа в данном случае визируется с оговоркой о наличии замечаний, которые могут быть сделаны в тексте документа (выделены шрифтом, цветом или оформлены в режиме редактирования).

В случае несогласия одного из согласовывающих подразделений может быть проставлена виза «Не согласовано» с обязательным письменным объяснением причин отказа в согласовании. Инициатор согласования в этом случае должен подготовить новую редакцию проекта документа и направить ее на повторное согласование в подразделение, которое проставило визу «Не согласовано», а также в подразделения, чьи интересы были затронуты при внесении изменений в проект документа по результатам согласования.

Все противоречия, возникающие на этапе согласования, должны регулироваться в порядке конструктивного взаимодействия подразделений и сотрудников. В спорных случаях оформляется протокол разногласий, рассмотрение которых осуществляется на уровне «курирующих» вышестоящих руководителей подразделений или коллегиальных органов.

При проведении процедуры внешнего согласования ее результаты оформляются соответствующей перепиской (письмами о согласовании).

После получения виз от всех подразделений, причем даже в процессе внутреннего согласования возможно проставление виз по форме: «СОГЛАСОВАНО» («СОГЛАСОВАНО с замечаниями»), исполнитель:

  • оформляет окончательную редакцию проекта документа, к которой прикладывает экземпляр полностью согласованного проекта с визами и замечаниями («визовой» экземпляр) или лист согласования и
  • проставляет отметку об учете замечаний, которая является документальным подтверждением процедуры доработки проекта документа. Отметка об учете замечаний к окончательной редакции документа, оформленная на «визовом» экземпляре проекта или листе согласования, должна быть датирована и заверена подписью руководителя подразделения-инициатора;
  • после завершения согласования проект документа направляется руководителю или уполномоченному им должностному лицу для утверждения или подписания централизованно через службу делопроизводства. Направление на подписание возможно осуществить в бумажном или электронном виде.

Рекомендуем также обратить внимание, что Методические рекомендации при оформлении виз и грифа согласования как реквизитов документа вводят некоторые новации. Интересно, что «допускается полистное визирование документа и его приложений», что предполагает возможность использования не всех элементов визы как реквизита, состоящего из наименования должности, личной подписи, расшифровки подписи и даты визирования, а только одного его элемента – личной подписи (парафа), который широко применяется в нотариальном делопроизводстве и при оформлении гражданско-правовых документов для обеспечения их целостности. А если согласование проекта документа проводится с использованием листа согласования, то на документе под реквизитом «подпись» ближе к нижнему полю Методические рекомендации допускают вместо грифов согласования (на площади, предусмотренной для них на листе бумаги) оформление специальной отметки «Лист согласования прилагается».

Контроль согласования

Контроль за соблюдением установленной процедуры согласования документов является одной из функций службы делопроизводства. Контроль согласования включает:

  • сопровождение процедуры согласования документов, обеспечение эффективного взаимодействия подразделений, контроль сроков согласования проектов документов в подразделениях (с помощью традиционных журнальных учетных форм или в системе электронного документооборота);
  • информирование подразделений, участвующих в согласовании о приближении или наступлении сроков согласования документов (в системе электронного документооборота – за счет настройки автоматической рассылки уведомлений и предупреждений);
  • анализ хода и результатов согласования документов, информирование руководителей о соблюдении процедур согласования и качестве взаимодействия подразделений (в рамках реализации информационно-аналитической функции службы делопроизводства).

Лучшие практики организаций свидетельствуют, что общий контроль за качеством проектов документов, подготовленных подразделением-инициатором, должен осуществляться вышестоящим руководителем подразделения инициатора, который проставляет «выпускающую» визу. Регламентированная процедура согласования в целом должна утверждаться и вводиться в действие распорядительным документом первого руководителя организации в составе Инструкции по делопроизводству или в статусе самостоятельного нормативного документа.

В заключение приведем пример оформления листа согласования документа. Эта форма удобна и для электронного заполнения, и для применения в бумажном виде.

Пример 6

Предложения со словосочетанием «согласовать с руководством»

Дело в том, что я согласовал с руководством предложение, которое можно назвать совершенно не рыночным.

– Ваше предложение придётся согласовать с руководством.

Но списки журналистов, репортёров и операторов руководство корпорации заранее согласует с руководством каналов.

Назначил бы себе преемника, согласовал с руководством института, утвердил план исследований, каждому определил бы круг работ…

– Необходимо согласовать с руководством ряд моментов, – теряя уверенность в голосе, запротестовал он.

Привет! Меня зовут Лампобот, я компьютерная программа, которая помогает делать
Карту слов. Я отлично
умею считать, но пока плохо понимаю, как устроен ваш мир. Помоги мне разобраться!

Спасибо! Я стал чуточку лучше понимать мир эмоций.

Вопрос: выкидывание — это что-то нейтральное, положительное или отрицательное?

Ассоциации к слову «руководство»

Синонимы к слову «согласовать»

Синонимы к слову «руководство»

Сочетаемость слова «руководство»

  • советское руководство
    высшее руководство
    партийное руководство
  • руководство страны
    руководство компании
    руководство партии
  • стиль руководства
    смена руководства
    мнение руководства
  • руководство считает
    руководство решило
    руководство понимает
  • взять на себя руководство
    работать под чьим-либо руководством
    осуществлять общее руководство
  • (полная таблица сочетаемости)

Значение слова «согласовать»

  • СОГЛАСОВА́ТЬ, —су́ю, —су́ешь; прич. страд. прош. согласо́ванный, —ван, -а, -о; сов., перех. (несов. согласовывать). 1. также несов. Устар. Сочетать, соединить (соединять). (Малый академический словарь, МАС)

    Все значения слова СОГЛАСОВАТЬ

Значение слова «руководство»

  • РУКОВО́ДСТВО, -а, ср. 1. Действие по глаг. руководить (в 1 знач.). Руководство революционной борьбой пролетариата. (Малый академический словарь, МАС)

    Все значения слова РУКОВОДСТВО

Афоризмы русских писателей со словом «согласовать»

  • Жить в обществе, носить на себе тяжелое ярмо должностей, часто ничтожных и суетных, и хотеть согласовать выгоды самолюбия с желанием славы — есть требование истинно суетное.
  • (все афоризмы русских писателей)

Отправить комментарий

Дополнительно

Состав согласующих лиц для разных видов документов определен в Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях[1]. Служба делопроизводства (ДОУ) должна согласовывать все проекты документов организации. В статье рассмотрим, что именно согласует делопроизводитель, в какие сроки и всегда ли неверное оформление реквизитов означает, что документ не согласован.

Процитируем Примерную инструкцию по делопроизводству в государственных организациях (далее – Примерная инструкция).

Формально согласующим лицом от службы ДОУ является ее руководитель. Но он имеет право делегировать эту задачу кому-то из подчиненных – специалистов службы. Очевидно, что служба ДОУ согласует не содержательную часть документа, а оформительскую. Скорее всего, реальным согласующим лицом будет тот работник, который разрабатывал инструкцию по делопроизводству организации.

ЧТО ИМЕННО СОГЛАСУЕТ служба ДОУ 

Согласующие делопроизводители должны обращать внимание на следующие моменты:

  • соответствие применяемых форм бланков документов унифицированным формам;
  • оформление реквизитов документов;
  • выбор вида документа;
  • подписание или утверждение;
  • должности и расшифровки подписей.

Остановимся на каждом из них подробнее.

Соответствие применяемых форм бланков документов унифицированным формам 

В Инструкции по делопроизводству должны содержаться бланки документов. В минимальный набор входят три: бланк письма, бланк приказа и общий бланк для всех остальных документов. Дополнительно могут быть утверждены бланки любых других видов документов, бланки структурных подразделений и должностных лиц.

Ключевой момент здесь – утверждение. Если какой-либо бланк не унифицирован на локальном уровне, то его использование исключается, а проект документа, подготовленный на нем, придется вернуть исполнителю на переделку.

Ситуация из практики

Руководитель отдела или директор по направлению деятельности самостоятельно создал бланк «имени себя» (то есть бланк должностного лица – автора документа) и пользуется им при ведении переписки. Пока этот бланк не будет внесен в инструкцию по делопроизводству организации, оформленное на нем письмо не пройдет согласование в службе делопроизводства ДОУ.

Оформление реквизитов документов 

Один из самых крупных разделов инструкции по делопроизводству организации – правила оформления реквизитов документов. Этот раздел разрабатывается на основе ГОСТ Р  7.0.97.-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Согласующий делопроизводитель рассматривает оформление всех реквизитов документа. При этом не нужно забывать, что часть из них пока отсутствует, так как проект еще находится на стадии согласования: нет подписи, не проставлены печать (если она нужна), регистрационный номер и дата. Согласованию подлежит проект в том состоянии готовности, в котором ему предстоит поступить на подпись руководителю.

Выбор вида документа 

Конечно, перепутать приказ и письмо – это даже далекому от делопроизводства исполнителю нужно очень постараться: у этих документов совершенно разные цели и маршруты. А вот перепутать виды в рамках информационно-справочных либо распорядительных документов очень легко. Проблемы с выбором вида документа могут возникнуть в случаях, когда в организации:

  • действуют и приказ, и распоряжение;
  • применяются служебная и докладная записки;
  • одни филиалы используют для переписки с центральным офисом служебную/докладную записку, другие – письмо;
  • существует некий документ без названия, который используется, если исполнитель затрудняется с выбором соответствующего его целям вида документа.

Ситуация из практики

Работники службы ДОУ долгое время упорно создавали акты экспертной комиссии вместо протоколов экспертной комиссии, а потом не могли понять, почему ни в одном методическом документе или справочнике по делопроизводству не фигурирует такой документ.

Все виды документов, используемые в организации, а также должны быть приведены в инструкции по делопроизводству организации. Здесь же должна быть информация о том, в какой ситуации используется каждый из документов

Подписание или утверждение 

Существуют виды документов, в отношении которых всегда возникает путаница в плане подписания и утверждения.

Так, во многих организациях проекты ЛНА подписывает исполнитель-автор или его непосредственный руководитель, а затем еще и утверждает руководитель. Это неправильно: автор текста документа и его руководитель только согласуют проект, а руководитель организации утверждает.

Документы, содержащие финансовую информацию, подписывает не только руководитель организации, но и главный бухгалтер. То есть оформляется двойной реквизит «Подпись», вдобавок подписи удостоверяются печатью.

В инструкции по делопроизводству организации целесообразно привести перечень документов, подлежащих утверждению в организации, чтобы исключить возможные ошибки (Пример 1). За основу можно взять приложение Приложение № 10 к Примерной инструкции.

Должности и расшифровки подписей 

В отсутствие одного руководителя его обязанности (в том числе касающиеся подписания/утверждения документов) могут быть переданы другому должностному лицу. Согласующий делопроизводитель должен точно знать, имеет ли право заместитель генерального директора подписывать документы в отсутствие шефа, и если да, то какие. Передача полномочий (в том числе права подписи) обычно оформляется приказом или закрепляется в доверенности. Если документа, дающего право подписи, у исполняющего обязанности нет, то нет и права подписи/утверждения.

Согласующий делопроизводитель должен знать, что указывать в реквизите «Подпись»: собственную должность подписанта «И.о. генерального директора». А может быть, «врио»? Все три варианта имеют право на существование, но какой именно нужно указать в конкретном случае, можно узнать из приказа или доверенности.

Важно!
Копии доверенностей и приказов о назначении исполняющими обязанности обязательно должны передаваться в службу ДОУ. Отсутствие такой информации может привести к тому, что впоследствии оформленный документ не будет иметь юридической силы.
 

Не забудьте проверить правильность написания фамилий

Ошибки в сложных фамилиях должностных лиц не редкость. Например, фамилию директора «Подьячев» могут передать и через твердый, и через мягкий знак, а фамилия Аполлонов дает множество вариантов написания. Кстати, в случае с фамилиями «правильно» – это не по правилам русского языка, а так, как написано у человека в паспорте. Поэтому так важно на стадии согласования обратить особое внимание на эти моменты и лишний раз всё проверить.

[1] Утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44.

 [2] ЛНА – локальный нормативный акт.

Написание «согласованно» или «согласовано» озадачит даже грамотного человека. Разобраться поможет смысл, который прячется за словом. 

Как правильно «согласованно» или «согласовано»

Оба варианта в русском языке существуют, но являются разными частями речи. Путаница употребления происходит из-за схожести наречия с кратким причастием. Подсказку ищите в контексте.

Согласовано

«Н» останется одинокой, если формулировка означает, что произошло согласование, некто согласен или согласна с предложенным ему порядком действий, планом, образцом. 

Это характерно в документах, когда бумага согласовывается с уполномоченным лицом, нормативами. 

Примеры:

  • «Расписание субботников согласовано и утверждено директором школы».

  • «Решение согласовано с начальников, что подтверждается его подписью». 

Учителя и ученики согласованно принялись за уборку территории

Двойная «НН»указывает на значение «дружно», «в одном ритме», «работа участников скоординирована». 

Примеры:

  • «Учителя и ученики согласованно принялись за уборку территории».

  • «В данном деле нужно действовать согласованно и внимательно». 

Правописание наречия «согласованно»

Наречие — признак действия, предмета или описания. В предложении оно является обстоятельством, реже выполняет другие синтаксические роли. 

Дети согласованно делят пирог

Узнать его можно по заданным вопросам:

  • где?

  • откуда?

  • куда?

  • когда?

  • как?

  • почему?

  • зачем?

Пример предложения:

«Дети (как?) согласованно поделили пирог».

Зависимых слов у наречия нет. Изъять из предложения его можно без потери смысла:

«Дети поделили пирог».

Суффикс «-НН-» достался от прилагательного «согласованный» при образовании наречия суффиксальным способом. Буква «О» присоединяется к уже присутствующим «-ОВА-», «-НН-». 

Правило написания причастия «согласовано»

Причастие — признак существительного, который изменяется, подстраивается под главное слово, имеет род, число («меры согласованы», «сценарий согласован»). 

Решение согласовано

Вопросы к причастию:

  • что делающее?

  • что сделавшее?

  • какое?

  • каково?

Оно составляет с зависимыми словами причастные обороты и выступает в предложении определением. 

Если возможно заменить проверяемое глаголом, то это причастие:

«Митингующие утверждают, что проведение акции согласовано с городским советом» = «Согласовывалось с городским советом».

Краткая форма причастий страдательного залога прошедшего времени имеет в составе одну «Н»: согласованное — согласовано, пересогласованное — пересогласовано. 

«Не согласовано» — слитно или раздельно

Частица «НЕ» всегда пишется раздельно с краткой формой причастий, как с глаголами (не согласен) и если можно вставить другое слово:

  • «Проведение конкурса не согласовано с руководством».

  • «Этот момент не был со мной согласован». 

Частица НЕ

В сочетании с наречиями «НЕ» ведёт себя по-разному:

  1. Пишется слитно, если применим синоним без «НЕ»: вразброд, разобщённо и т. д.

  2. Раздельно — при противопоставлении с союзом «А».

Примеры:

  • «Актеры играли пьесу несогласованно» (= вразнобой).

  • «Школьники решили выполнять задание поодиночке, а не согласованно».

Чтобы правильно написать, обратитесь к содержанию высказывания. Если действие происходит согласно с кем-то или чем-то, то оно «согласовано». 

Процесс проходит слаженно и дружно — «согласованно». На вопрос «каково?» отвечает причастие, «как?» — наречие.

Сейчас актуальна задача приведения инструкции по делопроизводству организации в соответствие новым правилам. При этом Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти не акцентируют внимание на очередности шагов в проведении внутреннего и внешнего согласования документов, но устанавливают обязательность его проведения, а также предусматривают регламентацию согласования в рамках рациональной организации документооборота.

Поскольку у практиков наибольшие затруднения вызывает именно регламентация внутреннего согласования документов организации, этим процедурам мы и решили уделить основное внимание.

Управленческий аспект согласования

Лучшие практики современных организаций свидетельствуют, что реальная цель согласования – повысить качество не столько документов, сколько реальных управленческих процессов и решений, которые стоят за этими документами. Согласование документов становится важнейшей административной процедурой и организационным инструментом, с помощью которого обеспечивается управляемость.

Согласование – не только способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа, суть согласования – совокупность действий, направленных на обеспечение разработки, правильного оформления и исполнения управленческих решений, принимаемых по наиболее важным направлениям деятельности. В процессе согласования необходимо обеспечить комплексный анализ юридических, экономических и финансовых факторов, влияющих на принятие решения, минимизировать возможные риски и обеспечить обязательность исполнения решения.

Обычно считают, что согласование документов – прежде всего часть делопроизводства, а основная характеристика согласования – время и маршрут движения документов, т.е. один из признаков документооборота. При всей справедливости этого принципа попытки ускорить согласование только за счет внедрения систем электронного документооборота, в которых в качестве типовых решений предлагаются настройки маршрутов движения документов, признаны недостаточными. Службам делопроизводства необходимо строить процедуру согласования как систему. Регламентация процессов согласования решений и взаимодействия подразделений, а также наличие специального регламента согласования в международной практике управления оцениваются как элемент и признак качества управления, его полноценности. А это важно для тех организаций, которые желают сертифицироваться по стандартам системы менеджмента качества.

Участвуя в процедуре согласования, сотрудник организации лучше осознает свой личный вклад в достижение общих целей, в выполнение плана мероприятий, разработку нового продукта, подготовку важной сделки и т.п. А подразделениям организации участие в процедуре согласования не позволяет замыкаться исключительно на собственных задачах и планах, принимать локальные решения без учета общей экономической и управленческой ситуации, конфликтовать из-за ресурсов или скрывать информацию от подразделений или организаций-смежников. В процессе согласования проекты решений лучше прорабатываются, а, следовательно, управляемость повышается за счет усиления внутренних связей и формирования интеграционных решений.

Согласование способствует развитию командности, духа сотрудничества и товарищеского взаимодействия, т.к. в регламентированной процедуре на первый план выступают отношения и роли (функции подразделений) в рамках общего трудового процесса, создаются доброжелательная рабочая среда и позитивный стиль общения. Эта процедура помогает также формировать обязательность и уважение интересов друг друга, честность в принятии решений (правило «честной игры»). Отметим еще один важный этический аспект процедуры согласования, отражающий влияние личности первого руководителя на процесс управления. Управленческие решения, оформляемые в документах, которые подписывает руководитель, всегда «работают» на формирование его личного стиля управления, его «образа» как руководителя и лидера, показывают ценность его вклада в достижение стратегических целей организации. Поэтому решения должны быть точны, понятны, исполнимы, а приказы и распоряжения – безупречно изложены и оформлены.

Система согласования документов в значительной степени формирует и исполнительскую дисциплину, т.к. главное в реализации управленческих решений – не контроль исполнения, который представляет собой «последующий» контроль, а планирование исполнения, т.е. всесторонняя подготовка качественного проекта решения, в котором выделяются и распределяются ресурсы, устанавливаются оптимальные сроки и минимизируются риски.

Три «золотых» правила согласования

Обратим внимание на правила организационного поведения, которые составляют основу для разработки процедуры согласования документов и в делопроизводственном (технологическом), и в управленческом аспектах. Изучение лучших практик современных организаций показывает, что именно эти правила можно назвать собственно «правилами согласования».

Правило первое. На согласование должен быть направлен полностью подготовленный и оформленный в соответствии с установленными в организации правилами проект документа. Инициатор проекта документа (подразделение, исполнитель) подготавливает проект в соответствии с требованиями действующей Инструкции по делопроизводству, внутренними стандартами и иными внутренними нормативными документами организации, закрепляющими правила подготовки, составления и оформления конкретных видов документов. В Инструкцию по делопроизводству или специальный регламент согласования документов рекомендуем ввести строгую норму: запрещается использовать процедуру согласования в качестве способа подготовки (разработки) документа.

Второе. За реализацию процесса согласования проекта конкретного вида или разновидности документа (контроль за соблюдением процедуры и общих сроков согласования, учет замечаний согласовывающих подразделений и их отражение в тексте проекта) несет ответственность инициатор документа (подразделение-инициатор, исполнитель), который разработал управленческое решение.

Правило третье. Подразделение, участвующее в процедуре согласования, оценивая проект документа, делает замечания и вносит предложения в рамках своей предметной области и закрепленных зон ответственности, которые установлены в положении о подразделении. Эти замечания и предложения, а значит, и соответствующие экспертные заключения по проекту, являются обязательными.

Пример 1

Получена виза службы делопроизводства: «Согласовано с замечаниями. Необходимо правильно оформить заголовочную и оформляющую части проекта договора, а в преамбуле исправить номер доверенности подписанта». Инициатор согласования проекта договора обязан устранить эти замечания по оформлению.

Но подразделения – участники процедуры согласования рассматривают проект документа в целом и имеют право формулировать замечания и предложения, не относящиеся к их прямой или смежным закрепленным зонам ответственности. Инициатор должен обратить внимание на данные замечания и предложения, поскольку все риски решений, оформленных в проекте документа, ложатся на должностное лицо, подписывающее документ, но в системе согласования эти замечания будут факультативными, дополнительными.

Пример 2

Служба главного бухгалтера не может проставить визу «Не согласовано» из-за выявленных ею грамматических ошибок в тексте, поскольку прямая зона ответственности данной службы – обеспечение правильности бухгалтерского и налогового учета. А в требованиях к оформлению реквизитов документов и грамматической правильности текста служба делопроизводства и служба главного бухгалтера всегда найдут взаимопонимание.

Эти правила согласования должны соблюдаться на всех уровнях управления организацией и в процедурах согласования всех видов проектов решений и видов документов. Должны действовать единые правила и единые сроки согласования в процессе подготовки проектов решений вышестоящих органов управления, в центральном аппарате и в территориальных органах, в рамках подготовки проектов решений коллегиальных органов и издания приказов и распоряжений на основе единоначалия.

Роли подразделений

Любое подразделение организации может разрабатывать проект документа (а значит, и проект управленческого решения) в инициативном порядке или по поручению вышестоящего органа управления. В системе согласования такое подразделение является подразделением-инициатором.

Подразделение организации может и должно участвовать в согласовании проектов решений и документов, если оно выполняет свои задачи и функции в рамках какого-либо общего бизнес-процесса по единой технологии, а общий результат зависит также и от его усилий. Это – подразделение-участник процесса согласования и одновременно контролер рисков по закрепленным за ним функциям.

Подразделение в структуре организации может выполнять специальные контрольные функции в рамках общей системы контроля и ориентироваться на повышение эффективности совершаемых операций и соответствие деятельности требованиям действующего законодательства и иных нормативных правовых актов. Таким подразделением-контролером является, например, служба внутреннего контроля в открытых акционерных обществах.

Есть подразделения, которые на предприятии отвечают за выполнение общих, так называемых «штабных» функций, или централизованно выполняющие функции административной поддержки и материально-технического обеспечения. К их числу обычно относят не дирекцию и аппарат помощников, а службы: делопроизводства, кадровую, юридическую, безопасности, информационно-технологического обеспечения, главного бухгалтера, планово-экономическую и т.п. В системе согласования такие подразделения являются «системообразующими», т.е. подразделениями обязательного согласования, т.к. в зоне их ответственности находятся основные юридические, финансовые, налоговые и операционные риски организации в целом.

Зоны ответственности подразделений

Анализ процедуры согласования показывает, что главное в ней – не организационная и структурная иерархия участвующих подразделений, а их функции и роли в системе управления организацией и в системе принятия решений. В связи с этим такие функциональные подразделения, как финансовая служба, служба главного бухгалтера, юридическая служба, служба делопроизводства, служба информационных технологий, служба безопасности, контрольная служба и т.п., могут и должны рассматриваться в статусе подразделений/инстанций обязательного согласования проектов документов, особенно в процедурах внутреннего согласования. Этот статус означает, что практически каждый проект решения/проект документа в маршруте своего согласования должен пройти анализ в данном функциональном подразделении, и без визы, полученной в инстанции обязательного согласования, никакой проект документа не может быть представлен на подписание или утверждение.

Для разработки процедур и маршрутов согласования очень важно выявить и регламентировать зоны ответственности подразделений. Например:

Пример 3

А иные подразделения, участвующие в процедуре согласования (по специальным видам деятельности организации), а также заместители первого руководителя организации, «курирующие» деятельность этих подразделений по системе делегирования полномочий, отвечают за выявление и оценку рисков по закрепленному за ними виду деятельности, направлению бизнеса и т.п., за контроль соответствия проектов решений требованиям специального (отраслевого) законодательства и контролирующих / регулирующих органов, за соблюдение внутренних нормативных документов организации, регламентирующих соответствующие виды деятельности.

Условия успешной реализации процедуры согласования

В процессе разработки общей процедуры согласования, а также конкретных маршрутов и схем рекомендуем обратить внимание на некоторые особенности и условия, также относящиеся к культуре организационного поведения, которую необходимо формировать в процессе внедрения инструкции по делопроизводству и иных внутренних нормативных документов организации.

Необходимым условием начала процедуры согласования является наличие «выпускающей» визы вышестоящего руководителя подразделения-инициатора (т.е. не только исполнители, но и руководители должны изучить и принять правила согласования документов).

Визу от имени подразделения организации имеет право проставлять его руководитель или должностные лица, уполномоченные им. От согласовывающего подразделения проставляется только одна виза.

Отсутствие визы подразделения, участвующего в процедуре согласования, не позволяет считать документ согласованным «по умолчанию» (даже при нарушении типовых сроков согласования). К сожалению, это условие не всегда соблюдается даже на уровне федеральных органов исполнительной власти, о чем свидетельствуют факты несогласованных действий государственных органов. Надеемся, что минимизировать риски подобной несогласованности поможет система межведомственного электронного документооборота, положение о которой в конце 2009 года утверждено постановлением Правительства РФ.

Еще одним условием является установление перечня подразделений, с которыми согласование проектов документов Корпорации является обязательным, и закрепление их зон ответственности в процедуре согласования (возможный вариант подобного перечня мы привели в Примере 3).

В должностные регламенты и должностные инструкции руководителей структурных подразделений, с которыми производится согласование, необходимо внести уточнения относительно их прав и обязанностей в процедуре согласования документов.

Пример 4

В рамках процедуры согласования могут быть предоставлены следующие права:

  • потребовать от инициатора проекта дополнительно согласовать проект документа с подразделениями, участвующими в разработке управленческого решения, бизнес-схем, выполнении операций или подразделениями, контролирующими их выполнение;
  • не согласовывать (отклонить) проект документа с обоснованием причин (в листе согласования или специальной служебной записке);
  • продлить установленный срок согласования в зависимости от объема и содержания документа, но не более чем на конкретный регламентированный срок, например, пять дней;
  • не принимать на рассмотрение документы, согласование которых в этом подразделении не предусмотрено утвержденной схемой или маршрутом (проект документа в данном случае визируется, но с комментарием, что согласование документа с подразделением не предусмотрено);
  • не принимать от подразделений замечания без обоснования причин, если замечания не относятся к предметной области и зоне ответственности представившего замечания согласовывающего подразделения;
  • направить документ на согласование по процедуре, отличающейся от установленной в организации, если она санкционирована первым руководителем организации или его заместителем и вызвана срочностью и важностью решения вопроса.

Ответственность за содержание и качество оформления подготовленного проекта документа, учет, полноту и своевременность внесения замечаний и предложений подразделений, участвующих в процедуре согласования, возлагается на вышестоящего руководителя подразделения-инициатора, проставившего «выпускающую» визу.

Соблюдение установленной процедуры согласования документов в организации с развитой организационной и корпоративной культурой является одним из показателей оценки деятельности руководства и линейных руководителей подразделений.

Алгоритм и способы согласования

Анализ показывает, что независимо от степени автоматизации документооборота маршрут движения проекта документа в процессе согласования как правило, следующий:

1 этап.

Получение подписи руководителя подразделения-инициатора и согласование с вышестоящим руководителем подразделения-инициатора (получение «выпускающей» визы «курирующего» заместителя первого руководителя).

2 этап.

Согласование с подразделениями, участвующими в выполнении операций, которые затрагиваются проектом разрабатываемого документа, а также с подразделениями обязательного согласования, с подразделениями, контролирующими риски, с подразделениями, обязательность согласования с которыми устанавливается для данного вида документа централизованно в регламенте согласования или самим инициатором. Маршрут проекта документа в процессе согласования определяется видом и содержанием документа. Но даже при утвержденной схеме обязательного согласования проекта документа данного вида / разновидности в зависимости от значимости вопроса и подготовленного проекта управленческого решения выбор маршрута зависит от инициатора процедуры согласования.

Процедура согласования осуществляется одним из способов – параллельным, последовательным или комбинированным. При применении каждого из способов маршруты и сроки согласования должны соблюдаться в обязательном порядке.

При параллельном способе согласования проект документа направляется на рассмотрение одновременно всем подразделениям / должностным лицам, включая вышестоящего руководителя подразделения-инициатора. Этот способ согласования наилучшим образом реализуется в системах электронного документооборота / корпоративных информационных системах, которые имеют соответствующий модуль электронного согласования.

При последовательном способе проект документа направляется для согласования в три-четыре этапа в последовательности, которая установливается регламентом согласования, т.е. рассмотрение документа подразделениями, участвующими в процедуре, реализуется последовательно.

Комбинированный способ согласования (на практике – самый распространенный) предполагает сочетание маршрутов направления проекта документа. Например, в начале процедуры инициатор получает визу подразделения-соисполнителя, а затем – параллельно направляет проект подразделениям-контролерам соответствующих рисков. Этот способ является основным в маршруте, когда условием начала процесса согласования является «выпускающая» виза вышестоящего руководителя подразделения-инициатора. Все знают, что «курирующие» вышестоящие руководители подразделений изучают подготовленные проекты документов и вносят свои изменения в представленные на их рассмотрение первоначальные проекты решений.

Исполнитель или подразделение-инициатор согласования могут выбрать любой из способов согласования проекта документа, но при этом необходимо учесть, что фактической датой начала согласования проекта документа в подразделениях на конкретном этапе последовательного согласования считается фактическая дата завершения согласования проекта документа в подразделениях на предыдущем этапе. Каждое из подразделений, участвующих в согласовании, при последовательном способе согласования вправе не принимать к рассмотрению проект документа до тех пор, пока не завершен предыдущий этап согласования, что существенно удлиняет общий срок согласования документа.

Порядок и процедуры согласования отдельных видов документов могут и должны уточняться и регламентироваться в конкретных инструкциях, правилах и других внутренних нормативных актах предприятия при условии обязательного соблюдения установленных инструкцией по делопроизводству общих правил согласования.

Сроки согласования

Практика показывает, что общий срок согласования одного проекта документа одним подразделением, как правило, составляет 5 дней и исчисляется с даты проставления на листе согласования «выпускающей» визы вышестоящего руководителя подразделения-инициатора.

В конкретных инструкциях по делопроизводству сроки согласования документов рекомендуем уточнять в зависимости от вида / разновидности документа и его содержания, например, «пять рабочих дней», «пять календарных дней, не считая даты получения документа» и т.п. Кроме того, рекомендуем более тщательно разрабатывать и регламентировать сроки при проведении процедуры внешнего согласования, если организация не направляет проекты документов на согласование в сторонние заинтересованные или контролирующие органы, а сама является участником процесса согласования.

Для рассмотрения и согласования проектов документов конкретных видов могут устанавливаться очень оперативные сроки, например: «в течение дня получения», «не позднее следующего дня с даты получения» и т.п.

При установлении конкретных сроков согласования рекомендуем эти сроки соотносить также с утвержденными (типовыми) сроками исполнения конкретных видов и разновидностей документов и поручений в зависимости от содержащихся в них вопросов, т.е. возможно в работу исполнителей с документами внедрять те же контрольные 3, 5, 10 и не более 30 дней. Оптимальным является срок согласования проекта документа от 2-3 и до 5 дней, соблюдение которого обеспечивают параллельный или комбинированный способы согласования, реализованные в системе электронного документооборота.

Схемы и маршруты согласования

Маршруты движения документов в процессе согласования и сроки согласования нуждаются в мониторинге и постоянном внимании со стороны службы делопроизводства. В рамках реального управления документами и документооборотом организации перед этой службой встает задача не только регламентировать процессы согласования проектов документов в тексте Инструкции по делопроизводству, но и разрабатывать и поддерживать в актуальном состоянии перечни подразделений, участвующих в обязательном согласовании, типовые сроки согласования документов, типовые маршруты согласования и т.п. Подобные справочники не только помогут исполнителям качественно выполнить поручение, подготовить проект документа и согласовать его в оптимальные сроки, но в рамках управления всей организацией помогут самой службе делопроизводства представить руководителям схемы, по которым реально осуществляется документированное взаимодействие подразделений. Кроме того, утвержденные примерные или типовые схемы (маршруты) с установленными сроками согласования очень удобно использовать в качестве справочников для настройки модуля электронного согласования документов в системах электронного документооборота.

Пример 5

Схема маршрутов согласования проектов документов может быть оформлена, например, следующим образом (при параллельном способе согласования очередность подразделений и должностных лиц не является принципиальной, только службе делопроизводства можно рекомендовать быть «последней» инстанцией согласования, оценивающей качество составления и оформления подготовленного проекта документа в целом):

В процессе организации процедуры согласования следует помнить также, что к проекту документа, направляемого на согласование, почти всегда требуется прилагать иные документы, являющиеся основаниями для его подготовки / создания, а иногда и документы, на которые делаются ссылки в тексте проекта, т.е. весь комплект необходимых приложений, образцов и т.п. Сопроводительная документация может включать:

  • обоснование необходимости разработки (подписания, утверждения) нового документа, заключения договора или внесения изменений в действующие документы;
  • обоснование финансовых параметров или изменений финансовых условий договоров по сравнению с действующими;
  • договоры и соглашения, являющиеся основными или первичными по отношению к направляемым на согласование документам;
  • пояснения к «схемам» договоров и сделок;
  • материалы проведенных тендеров / конкурсов;
  • выписки из протоколов заседаний коллегиальных органов управления, во исполнение которых был подготовлен проект документа;
  • приложения, на которые даются ссылки в проекте документа.

К проектам договоров, направляемых на согласование, прилагается и обоснование выбора контрагента, копии учредительных документов и доверенностей должностных лиц контрагентов для проверки их полномочий. Поэтому в инструкции по делопроизводству рекомендуем четко устанавливать состав всего комплекта документов, направляемых на согласование, и указывать не только проект основного документа, но и обязательный состав сопроводительных документов к нему.

Оформление результатов согласования

Исполнитель или подразделение-инициатор направляют подготовленный проект документа в подразделения, участвующие в согласовании в соответствии с определенным маршрутом, который удобно фиксировать в листе согласования (образец оформления листа согласования приводим в Примере 5). Направление на согласование осуществляется централизованно через службу делопроизводства (в соответствии с Правилами делопроизводства) или через систему электронного документооборота. Следует отметить, что на этапе подготовки документа, разработки управленческого решения и до направления проекта на процедуру согласования все организационные, технологические, финансовые и другие вопросы уже должны быть спланированы и урегулированы с подразделениями, участвующими в исполнении, осуществляющими управление рисками, контрольные функции, реализацию подготовленных мероприятий и т.п.

Должностные лица подразделений, участвующих в согласовании, или уполномоченные ими сотрудники рассматривают проект документа самостоятельно либо поручают согласование проекта документа конкретным исполнителям. Результаты согласования оформляются визой на проекте документа или визой, проставленной в листе согласования.

При наличии замечаний (дополнений) к проекту должностные лица формулируют свои замечания и представляют их исполнителю. Проект документа в данном случае визируется с оговоркой о наличии замечаний, которые могут быть сделаны в тексте документа (выделены шрифтом, цветом или оформлены в режиме редактирования).

В случае несогласия одного из согласовывающих подразделений может быть проставлена виза «Не согласовано» с обязательным письменным объяснением причин отказа в согласовании. Инициатор согласования в этом случае должен подготовить новую редакцию проекта документа и направить ее на повторное согласование в подразделение, которое проставило визу «Не согласовано», а также в подразделения, чьи интересы были затронуты при внесении изменений в проект документа по результатам согласования.

Все противоречия, возникающие на этапе согласования, должны регулироваться в порядке конструктивного взаимодействия подразделений и сотрудников. В спорных случаях оформляется протокол разногласий, рассмотрение которых осуществляется на уровне «курирующих» вышестоящих руководителей подразделений или коллегиальных органов.

При проведении процедуры внешнего согласования ее результаты оформляются соответствующей перепиской (письмами о согласовании).

После получения виз от всех подразделений, причем даже в процессе внутреннего согласования возможно проставление виз по форме: «СОГЛАСОВАНО» («СОГЛАСОВАНО с замечаниями»), исполнитель:

  • оформляет окончательную редакцию проекта документа, к которой прикладывает экземпляр полностью согласованного проекта с визами и замечаниями («визовой» экземпляр) или лист согласования и
  • проставляет отметку об учете замечаний, которая является документальным подтверждением процедуры доработки проекта документа. Отметка об учете замечаний к окончательной редакции документа, оформленная на «визовом» экземпляре проекта или листе согласования, должна быть датирована и заверена подписью руководителя подразделения-инициатора;
  • после завершения согласования проект документа направляется руководителю или уполномоченному им должностному лицу для утверждения или подписания централизованно через службу делопроизводства. Направление на подписание возможно осуществить в бумажном или электронном виде.

Рекомендуем также обратить внимание, что Методические рекомендации при оформлении виз и грифа согласования как реквизитов документа вводят некоторые новации. Интересно, что «допускается полистное визирование документа и его приложений», что предполагает возможность использования не всех элементов визы как реквизита, состоящего из наименования должности, личной подписи, расшифровки подписи и даты визирования, а только одного его элемента – личной подписи (парафа), который широко применяется в нотариальном делопроизводстве и при оформлении гражданско-правовых документов для обеспечения их целостности. А если согласование проекта документа проводится с использованием листа согласования, то на документе под реквизитом «подпись» ближе к нижнему полю Методические рекомендации допускают вместо грифов согласования (на площади, предусмотренной для них на листе бумаги) оформление специальной отметки «Лист согласования прилагается».

Контроль согласования

Контроль за соблюдением установленной процедуры согласования документов является одной из функций службы делопроизводства. Контроль согласования включает:

  • сопровождение процедуры согласования документов, обеспечение эффективного взаимодействия подразделений, контроль сроков согласования проектов документов в подразделениях (с помощью традиционных журнальных учетных форм или в системе электронного документооборота);
  • информирование подразделений, участвующих в согласовании о приближении или наступлении сроков согласования документов (в системе электронного документооборота – за счет настройки автоматической рассылки уведомлений и предупреждений);
  • анализ хода и результатов согласования документов, информирование руководителей о соблюдении процедур согласования и качестве взаимодействия подразделений (в рамках реализации информационно-аналитической функции службы делопроизводства).

Лучшие практики организаций свидетельствуют, что общий контроль за качеством проектов документов, подготовленных подразделением-инициатором, должен осуществляться вышестоящим руководителем подразделения инициатора, который проставляет «выпускающую» визу. Регламентированная процедура согласования в целом должна утверждаться и вводиться в действие распорядительным документом первого руководителя организации в составе Инструкции по делопроизводству или в статусе самостоятельного нормативного документа.

В заключение приведем пример оформления листа согласования документа. Эта форма удобна и для электронного заполнения, и для применения в бумажном виде.

Пример 6

Согласованно или согласовано?

Содержание

  • 1 Правописание слова согласовано
    • 1.1 Примеры предложений
  • 2 Правописание слова согласованно
    • 2.1 Примеры предложений
  • 3 Ошибочное написание
  • 4 Заключение
  • 5 Правильно/неправильно пишется

Сколько ни изучай коварный русский язык, сколько ни запоминай разных слов, а всё равно, что ни день, то встречаются новые «грабли». Например, «любимые» многими ошибки – в правописании суффиксов «-н» и «-нн»: где писать двойную согласную, а где – одинарную? Как, например, правильно пишется: согласованно или согласовано? Между тем, на этот счёт есть довольно простые правила.

Согласованно или согласовано: как правильно пишется слово?

Правописание слова согласовано

Как и всегда в случаях сомнения сначала смотрим на фразу, в которой употребляется искомое слово, так как именно от этого зависит, в роли какой части речи выступает СОГЛАСОВАНО. И именно от этого зависит, в свою очередь, сколько Н в суффиксе.

Зададим несколько вопросов:

  • Образовано ли от прилагательного «согласованный»?
  • Отвечает ли на вопрос «что сделано?»

Если отвечаем утвердительно, то данное слово – страдательное причастие в краткой форме. Причастие сочетает в себе черты как глагола, так и прилагательного и в краткой форме пишется с одной Н в суффиксе.

Отметим, что, как правило, страдательное причастие обычно имеет зависимые слова: существительные, местоимения или наречия времени: согласовано с кем-то, кем-то и/или когда-то: «это решение согласовано мной с директором ещё вчера».

Примеры предложений

  1. — Не нужно так кричать! Всё было согласовано ещё на прошлой неделе.
  2. — Хочу напомнить, что тут написано «согласовано»!
  3. Захоронение на старом кладбище ни с кем не согласовано.
  4. В данном случае время вашего ухода согласовано с руководителем подразделения.
  5. — Почему ваше собрание не согласовано со мной? – бушевал директор компании по производству крышек.

Правописание слова согласованно

Однако существует и другой вариант написания слова согласованно: с двумя НН в суффиксе. Но при условии, что это – другая часть речи. Также зададим несколько вопросов:

  • Слово отвечает на вопрос «как?».
  • Не имеет зависимых слов и может быть заменено синонимом «дружно»?
  • Может ли быть ответом на вопрос «каково?»

Если отвечаем утвердительно, значит, перед нами либо наречие образа действия, либо краткое прилагательное. В обоих случаях мы пишем это слово с двумя НН в суффиксе, так как «прародитель» как наречия, так и краткой формы прилагательного – прилагательное «согласованный». А оно имеет в суффиксе две НН.

Отметим, что наречие согласованно обычно относится к действию, выполняемому несколькими людьми одновременно.

Кроме того, так как прилагательное «согласованный» произошло от глагола «согласовать», то частицу НЕ с ним писать нужно раздельно. Это же относится и к словам согласовано и согласованно.

Примеры предложений

  1. Команда смогла победить только потому, что в опасных ситуациях действовала согласованно.
  2. Занятия в кабинете проходили тихо и согласованно.
  3. Ребята шли к финишу согласованно, бок о бок.
  4. Коллектив, действуя согласованно и в едином порыве, смог преодолеть сильнейший кризис.
  5. Нажимайте на обе педали согласованно, тогда станок не сбоит прямо во время эксплуатации.

Ошибочное написание

Неправильно будет перепутать части речи и написать одну букву Н в наречии и две – в кратком причастии.

Кроме того, встречаются и орфографические ошибки: «соглосованно», «соглосовано.

Заключение

Итак, чтобы не ошибиться в правописании, нужно выяснить, какой частью речи выступает искомое слово, для чего задать вопросы: «как?» и «что сделано?». Как и в вопросе «что сделано?», в ответе «согласовано» – одна Н. Это легко запомнить.

Правильно/неправильно пишется

Согласовано

Строительство этого дома ни с кем не согласовано.

Согласованно

Друзья гребли согласованно.

Оценка статьи:

Загрузка…

Написание «согласованно» или «согласовано» озадачит даже грамотного человека. Разобраться поможет смысл, который прячется за словом. 

Как правильно «согласованно» или «согласовано»

Оба варианта в русском языке существуют, но являются разными частями речи. Путаница употребления происходит из-за схожести наречия с кратким причастием. Подсказку ищите в контексте.

Согласовано

«Н» останется одинокой, если формулировка означает, что произошло согласование, некто согласен или согласна с предложенным ему порядком действий, планом, образцом. 

Это характерно в документах, когда бумага согласовывается с уполномоченным лицом, нормативами. 

Примеры:

  • «Расписание субботников согласовано и утверждено директором школы».

  • «Решение согласовано с начальников, что подтверждается его подписью». 

Учителя и ученики согласованно принялись за уборку территории

Двойная «НН»указывает на значение «дружно», «в одном ритме», «работа участников скоординирована». 

Примеры:

  • «Учителя и ученики согласованно принялись за уборку территории».

  • «В данном деле нужно действовать согласованно и внимательно». 

Правописание наречия «согласованно»

Наречие — признак действия, предмета или описания. В предложении оно является обстоятельством, реже выполняет другие синтаксические роли. 

Дети согласованно делят пирог

Узнать его можно по заданным вопросам:

  • где?

  • откуда?

  • куда?

  • когда?

  • как?

  • почему?

  • зачем?

Пример предложения:

«Дети (как?) согласованно поделили пирог».

Зависимых слов у наречия нет. Изъять из предложения его можно без потери смысла:

«Дети поделили пирог».

Суффикс «-НН-» достался от прилагательного «согласованный» при образовании наречия суффиксальным способом. Буква «О» присоединяется к уже присутствующим «-ОВА-», «-НН-». 

Правило написания причастия «согласовано»

Причастие — признак существительного, который изменяется, подстраивается под главное слово, имеет род, число («меры согласованы», «сценарий согласован»). 

Решение согласовано

Вопросы к причастию:

  • что делающее?

  • что сделавшее?

  • какое?

  • каково?

Оно составляет с зависимыми словами причастные обороты и выступает в предложении определением. 

Если возможно заменить проверяемое глаголом, то это причастие:

«Митингующие утверждают, что проведение акции согласовано с городским советом» = «Согласовывалось с городским советом».

Краткая форма причастий страдательного залога прошедшего времени имеет в составе одну «Н»: согласованное — согласовано, пересогласованное — пересогласовано. 

«Не согласовано» — слитно или раздельно

Частица «НЕ» всегда пишется раздельно с краткой формой причастий, как с глаголами (не согласен) и если можно вставить другое слово:

  • «Проведение конкурса не согласовано с руководством».

  • «Этот момент не был со мной согласован». 

Частица НЕ

В сочетании с наречиями «НЕ» ведёт себя по-разному:

  1. Пишется слитно, если применим синоним без «НЕ»: вразброд, разобщённо и т. д.

  2. Раздельно — при противопоставлении с союзом «А».

Примеры:

  • «Актеры играли пьесу несогласованно» (= вразнобой).

  • «Школьники решили выполнять задание поодиночке, а не согласованно».

Чтобы правильно написать, обратитесь к содержанию высказывания. Если действие происходит согласно с кем-то или чем-то, то оно «согласовано». 

Процесс проходит слаженно и дружно — «согласованно». На вопрос «каково?» отвечает причастие, «как?» — наречие.

Каждый организационно-нормативный документ нужно утверждать путем оформления соответствующего реквизита 16 – грифа утверждения документа. Такая процедура придает документу юридическую силу. Вводить в работу неутвержденный документ нельзя.

Сегодня поговорим о том, какие документы подлежат утверждению и чем оно отличается от согласования, а также подробно рассмотрим способы утверждения и оформления грифа утверждения документа.

КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ ПОДЛЕЖАТ УТВЕРЖДЕНИЮ?

Перечень документов, нуждающихся в обязательном утверждении, должен содержаться во внутренних локальных нормативных актах (далее – ЛНА) конкретной организации. Например, таким документом может быть инструкция по делопроизводству. Если подобных ЛНА в вашей организации нет, то следует обратиться к специальной литературе по делопроизводству и общепринятой практике.

Если в ЛНА не установлено другое, то рекомендуется утверждать:

  • акты (проверок, ревизий, приема законченных строительством объектов, оборудования, экспертизы, приема-передачи дел, ликвидации и реорганизации организаций и т.д.);
  • технические задания на проектирование и разработку объектов, технических сооружений, объектов капитального строительства, проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских, технологических работ, разработку программного обеспечения и сайтов организаций и т.д.;
  • шаблоны и формы документов, используемых в деятельности организации;
  • методические инструкции и указания;
  • правила, в том числе внутреннего трудового распорядка;
  • инструкции по всем направлениям деятельности, в том числе должностные, по делопроизводству, охране труда, технике безопасности, пожарной безопасности и т.д.;
  • нормативы (трудовые и материальные);
  • отчеты о производственной деятельности, командировках, проведении научно-исследовательских работ и т.д.;
  • перечни должностей работников с ненормированным рабочим днем, типовых форм и материалов с указанием сроков хранения и т.д.;
  • планы строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ, работ коллегиальных органов (комиссий, комитетов, советов и т.д.), производственные, коммерческие и т.д.;
  • графики производственные, рабочие, оперативные, процессов, выполнения работ и т.д.;
  • расценки, тарифные ставки;
  • сметы расходов;
  • стандарты отраслевые, государственные;
  • технические условия и нормали предприятия;
  • структуру предприятия, штатное расписание, штатную численность;
  • уставы организаций и коллегиальных органов;
  • положения о подразделениях, о должностях;
  • регламенты бизнес-процессов.

Приведенный перечень – примерный. Каждая организация вправе утверждать любые документы, если в этом есть необходимость.

Для грамотного обоснования утверждения нужно внести перечень утверждаемых документов в инструкцию по делопроизводству. Кстати, этот документ также  следует утверждать!

Если по каким-либо причинам внести перечень утверждаемых документов в инструкцию по делопроизводству невозможно или нецелесообразно, его можно утвердить и ввести в работу приказом организации.

В сфере делопроизводства нуждаются в утверждении:

  • план работ отдела на год;
  • положение о подразделении (канцелярии, документационном обеспечении управления, архиве и т.д.);
  • номенклатура дел;
  • акт приема-передачи дел;
  • инструкция по делопроизводству.

Чем отличается утверждение от согласования?

Утверждение – это способ введения документа в действие, придания ему законной силы и распространения его действия на определенный круг лиц или организаций. Утверждение производит, как правило, первое лицо организации – директор или генеральный директор. Утверждать документ следует только после его подписания.

Согласование – это процесс проверки качества проекта документа, его своевременности, целесообразности, реальности выполнения, соответствия действующему законодательству и ЛНА организации. Документы согласуют специалисты или руководители соответствующих структурных подразделений в рамках своей компетенции. Порядок согласования различных видов документов также закрепляют документально: как правило, в инструкции по делопроизводству или в регламентах, описывающих бизнес-процессы. Согласовывать документ следует перед его подписанием.

СПОСОБЫ УТВЕРЖДЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ ГРИФА УТВЕРЖДЕНИЯ ДОКУМЕНТА

Существует три способа утверждения документа:

  1. утверждение распорядительным документом (распоряжением, приказом, постановлением, решением);
  2. утверждение коллегиальным органом;
  3. утверждение должностным лицом без издания распорядительного документа об утверждении.

Рассмотрим эти способы.

Утверждение распорядительным документом

Этот способ чаще используют в случаях, когда нужно сопроводить утверждение документа дополнительными пояснениями или совершить какие-то действия по внедрению утверждаемого документа. Но утвердить документ приказом не запрещено и в том случае, когда никакие пояснения и действия не нужны.

На утверждаемом документе оформляют гриф утверждения документа. Его размещают в правом верхнем углу первого листа утверждаемого документа. Он состоит из слова УТВЕРЖДЕН (-А, -О), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа (то есть если утверждают график, то пишут УТВЕРЖДЕН, если инструкцию, то УТВЕРЖДЕНА, если положение, то УТВЕРЖДЕНО, если правила, то УТВЕРЖДЕНЫ), наименование утверждающего распорядительного документа в творительном падеже (например, «приказом»), его даты и регистрационного номера. Строки реквизита центруют относительно самой длинной строки или выравнивают по левому краю (Пример 1).


Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 9, 2019.

«Согласовано» или «согласованно» — как правильно писать?

«Согласовано» или «согласованно» — как правильно писать?

Содержание

  • 1 Как правильно пишется
  • 2 Какое правило применяется
    • 2.1 Примеры предложений
    • 2.2 Как неправильно писать
  • 3 Значение слова
    • 3.1 Синонимы
  • 4 Заключение

Количество -н- в суффиксе иногда приводит в заблуждение даже грамотного человека. Потому что попадаются случаи неоднозначные, когда нужно хорошенько подумать и проанализировать слово. К этой категории мы отнесем вопрос о том, «согласовано» или «согласованно» – как правильно писать?

Как правильно пишется

Верными являются оба варианта: «согласовано» с одной -н- в суффиксе и «согласованно», которое пишется с -нн-. Чтобы разобраться, какое из слов употребить, нужно знать часть речи.

Какое правило применяется

Наречие на письме выглядит с двойной -н- в суффиксе. Для начала задаем вопрос к слову — «как?». Оно образовалось от имени прилагательного «согласованный», в котором уже есть эта орфограмма. Поэтому и в другой части речи мы не можем ее изменить.

А вот краткое причастие пишется с одной -н- в суффиксе. Проверить эту часть речи можно, задав к ней вопрос «что сделано?». Можно перевести его в полную форму страдательного причастия, при этом не изменив построения предложения (решение согласовано приравнивается к согласованное решение).

Примеры предложений

Закрепим информацию, как правильно писать «согласовано» или «согласованно», предлагаем прочитать предложения с этим словом:

  1. Они выбрали очень рискованное решение, которое впоследствии не было согласовано с начальством компании.
  2. Все, что они предлагали на собрании, уже было согласовано с нужными людьми.
  3. Назначение нового управляющего в магазине было согласовано с руководством еще неделю назад.
  4. Ребята действовали согласованно, поэтому и результат получился хороший.
  5. Мы согласованно доказывали свои позиции в этих дебатах.
  6. Они согласованно нашли несколько дней в марте, которые подходят всем участникам команды.

Как неправильно писать

Неправильным будет написание, если перепутать эти части речи. Орфографических ошибок здесь не должно быть.

Значение слова

Еще один способ определить часть речи, обратиться к ее значению.

Сначала разберемся с причастием «согласовано». Сам смысл формулировки означает, что кто-то согласен с действием, предложением или порядком. То есть без этого разрешения не было бы и события. Чаще это причастие используется в официальной документации.

А вот наречие «согласованно» показывает, что решение принято сообща, дружно, вместе.

Получается, что эти слова родственные, они имеют один корень -соглас-. Этот же в свою очередь берет начало в праславянском языке от корня -глас-. Исторически сложилось так, что к нему со временем присоединилась приставка со- и стала частью другой морфемы.

В любом случае эти однокоренные слова подразумевают согласие в разных контекстах.

Синонимы

Подберем синонимы к каждому из слов. Наречие «согласованно» можно заменить такими словами:

  • вместе, сплоченно;
  • слаженно, дружно;
  • согласно, ладно;
  • скоординировано;
  • сообща.

А вот причастие заменим другими словами:

  • разрешено, улажено;
  • упорядочено;
  • подытожено.

Но вот употребление причастий не всегда уместно в тексте, лучше обойтись более простыми формулировками.

Заключение

Русский язык полон подводных камней, которые поджидают не только юного лингвиста, но и опытного писателя. Поэтому нужно быть осторожным в написании слов, которые вызывают сомнения. В таком случае рационально обратиться к словарю или найти правило, которое объяснит орфограмму.

Оценка статьи:

1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд (пока оценок нет)

Загрузка…

Как правильно пишется «согласовано» или «согласованно»?

Слово может писаться с одной и двумя «н» – согласовано и согласованно.

Опыт работы учителем русского языка и литературы — 36 лет.

Точнее, это два разных слова.
Все зависит от того, какой частью речи является это слово.

Правило для «согласоваННо» (наречие)

Прилагательное «согласованный» пишется с двумя «н». От него может быть образовано краткое причастие и наречие.

Наречие отвечает на вопрос «как?» и относится к глаголу (реже к прилагательному или другому наречию). В нем пишется столько же «н», сколько в слове, от которого мы его образовали. В данном случае «нн».

Примеры

  • Дети выполняют упражнения согласованно.
  • Мы согласованно вели свою линию.
  • Всё было сделано – согласованно.

Правило для «согласоваНо» (причастие)

Краткое причастие отвечает на вопрос «каково?» и относится к существительному; его можно, не меняя структуры предложения, перевести в полную форму (решение согласовано = решение согласованное). В кратких причастиях всегда одно «н».

То есть, чтобы решить, как правильно «согласовано» или «согласованно», надо определить часть речи.

Примеры

  • Решение не было согласовано с директором.
  • Назначение члена правления должно быть согласовано с пайщиками.
  • Всё согласовано с заинтересованными лицами.

Тест по теме

Доска почёта

Доска почёта

Чтобы попасть сюда — пройдите тест.

  • Марина Дружинина

    5/5

  • Анна Зуева

    5/5

  • Юлия Бойченко

    5/5

  • Дмитрий Яшин

    5/5

А вы знаете..

Какой из вариантов правильный?
(по статистике прошлой недели только 72% ответили правильно)

те же
теже
все верны

Использование одной «н» или двух букв «нн» зачастую вызывает затруднения, однако в этом нет ничего сложного. Чтобы делать правильный выбор при использовании в предложении слов «согласовано» или «согласованно», необходимо учитывать их место, а также точно определять, к какой части речи они принадлежат.

Читайте в статье

  • Наречие «согласованно»
  • Причастие «согласовано»
  • Ошибочное применение слов «согласовано» и «согласованно»
  • «Не согласовано» — раздельно или слитно
  • Заключение

Наречие «согласованно»

Для того чтобы узнать часть речи, нужно задать к требуемому слову вопрос.

Один из примеров: «Команда быстро выполнила задачу, потому что действовала согласованно».

  1. Для начала определяется часть речи:

«Действовала (как?) согласованно». В вышеупомянутом предложении «согласованно» будет наречием.

  1. Далее необходимо вспомнить правило написания «н» и «нн» в суффиксах:

В наречиях с окончаниями «-е» и «-о» правильно писать столько же букв «н», сколько в слове, от которого наречие было образовано.

  1. Наречие «согласованно» − производное причастия «согласованный», в котором требуется две буквы «нн». Из этого следует, что в производном наречии «согласованно» также требуются две буквы «н».
  2. Примеры:

«Во время урока физкультуры все выполняли разминку согласованно».

«Играя согласованно, хоккеисты смогли одолеть соперника».

Причастие «согласовано»

Узнать причастие в предложении очень просто, для этого потребуется также задать к слову вопрос. Для полных причастий вопрос будет «что сделанный?» (или «какой?»), краткие будут отвечать на вопросы «что сделано?» и «каков?».

Пример: «Время отправления поезда было согласовано с дорожными службами».

  1. Для начала потребуется узнать часть речи:

«Время отправления (что сделано, каково?) согласовано». В этом предложении «согласовано» употребляется в роли причастия краткой формы.

  1. Чтобы узнать, «нн» или «н», требуется вспомнить правило правописания суффиксов в кратких формах причастий:

В суффиксах кратких причастий страдательного залога всегда необходимо ставить одну «н».

Из правила можно сделать вывод, что «согласовано» в этом предложении следует писать с одной «н».

  1. Примеры:

«Новое технологическое решение было согласовано с начальством».

«Всё, написанное в договоре с компанией, было согласовано с собственниками квартир».

Ошибочное применение слов «согласовано» и «согласованно»

Несмотря на простое правило, грамотное написание слов «согласовано» и «согласованно» зачастую вызывает сомнения, из-за чего допускаются ошибки. Так как, в принципе, возможны оба варианта использования, для проверки корректности необходимо правильно определить часть речи.

  1. Для правильного определения наречия необходимо помнить, что оно чаще всего относится к глаголу и обозначает признак действия.

              «Коллектив действовал согласованно».

              Действовал (как?) – согласованно.

В этом примере слово «согласованно» связано с глаголом и обозначает то, как именно команда совершила действие. Значит «согласованно» в данном случае, несомненно, является наречием.

  1. Причастие краткой формы чаще всего связано по смыслу и вопросу с существительным и может быть заменено на полное причастие.

               «Расписание автобусов согласовано с генеральным директором».

                Расписание («каково?» или «что сделано?») – согласовано.

               Расписание согласовано = расписание согласованное.

«Не согласовано» — раздельно или слитно

Для того чтобы грамотно писать частицу «не» с «согласовано», необходимо вспомнить правило, которое гласит:

Раздельно частицу «не» следует писать со всеми краткими причастиями, независимо от их места в предложении.

Так как «согласовано» в приведенном предложении является кратким причастием, можно сделать вывод, что с частицей «не» оно всегда пишется раздельно.

Примеры:

  1. «Расписание занятий не согласовано со студентами».
  2. «Проведение мероприятия не согласовано с акционерами компании».
  3. «Начало игры перенесли на вечер, что не согласовано с владельцами спортивного клуба».

Заключение

В правильном написании «согласовано» и «согласованно» нет ничего сложного, нужно лишь правильно определить часть речи.

Согласованно или согласовано?

Содержание

  • 1 Правописание слова согласовано
    • 1.1 Примеры предложений
  • 2 Правописание слова согласованно
    • 2.1 Примеры предложений
  • 3 Ошибочное написание
  • 4 Заключение
  • 5 Правильно/неправильно пишется

Сколько ни изучай коварный русский язык, сколько ни запоминай разных слов, а всё равно, что ни день, то встречаются новые «грабли». Например, «любимые» многими ошибки – в правописании суффиксов «-н» и «-нн»: где писать двойную согласную, а где – одинарную? Как, например, правильно пишется: согласованно или согласовано? Между тем, на этот счёт есть довольно простые правила.

Согласованно или согласовано: как правильно пишется слово?

Правописание слова согласовано

Как и всегда в случаях сомнения сначала смотрим на фразу, в которой употребляется искомое слово, так как именно от этого зависит, в роли какой части речи выступает СОГЛАСОВАНО. И именно от этого зависит, в свою очередь, сколько Н в суффиксе.

Зададим несколько вопросов:

  • Образовано ли от прилагательного «согласованный»?
  • Отвечает ли на вопрос «что сделано?»

Если отвечаем утвердительно, то данное слово – страдательное причастие в краткой форме. Причастие сочетает в себе черты как глагола, так и прилагательного и в краткой форме пишется с одной Н в суффиксе.

Отметим, что, как правило, страдательное причастие обычно имеет зависимые слова: существительные, местоимения или наречия времени: согласовано с кем-то, кем-то и/или когда-то: «это решение согласовано мной с директором ещё вчера».

Примеры предложений

  1. — Не нужно так кричать! Всё было согласовано ещё на прошлой неделе.
  2. — Хочу напомнить, что тут написано «согласовано»!
  3. Захоронение на старом кладбище ни с кем не согласовано.
  4. В данном случае время вашего ухода согласовано с руководителем подразделения.
  5. — Почему ваше собрание не согласовано со мной? – бушевал директор компании по производству крышек.

Правописание слова согласованно

Однако существует и другой вариант написания слова согласованно: с двумя НН в суффиксе. Но при условии, что это – другая часть речи. Также зададим несколько вопросов:

  • Слово отвечает на вопрос «как?».
  • Не имеет зависимых слов и может быть заменено синонимом «дружно»?
  • Может ли быть ответом на вопрос «каково?»

Если отвечаем утвердительно, значит, перед нами либо наречие образа действия, либо краткое прилагательное. В обоих случаях мы пишем это слово с двумя НН в суффиксе, так как «прародитель» как наречия, так и краткой формы прилагательного – прилагательное «согласованный». А оно имеет в суффиксе две НН.

Отметим, что наречие согласованно обычно относится к действию, выполняемому несколькими людьми одновременно.

Кроме того, так как прилагательное «согласованный» произошло от глагола «согласовать», то частицу НЕ с ним писать нужно раздельно. Это же относится и к словам согласовано и согласованно.

Примеры предложений

  1. Команда смогла победить только потому, что в опасных ситуациях действовала согласованно.
  2. Занятия в кабинете проходили тихо и согласованно.
  3. Ребята шли к финишу согласованно, бок о бок.
  4. Коллектив, действуя согласованно и в едином порыве, смог преодолеть сильнейший кризис.
  5. Нажимайте на обе педали согласованно, тогда станок не сбоит прямо во время эксплуатации.

Ошибочное написание

Неправильно будет перепутать части речи и написать одну букву Н в наречии и две – в кратком причастии.

Кроме того, встречаются и орфографические ошибки: «соглосованно», «соглосовано.

Заключение

Итак, чтобы не ошибиться в правописании, нужно выяснить, какой частью речи выступает искомое слово, для чего задать вопросы: «как?» и «что сделано?». Как и в вопросе «что сделано?», в ответе «согласовано» – одна Н. Это легко запомнить.

Правильно/неправильно пишется

Согласовано

Строительство этого дома ни с кем не согласовано.

Согласованно

Друзья гребли согласованно.

Оценка статьи:

Загрузка…

Согласовано или согласованно как правильно?

Написание возможно как с одной, так и с двумя «н». Всё зависит от того, к какой части речи относится слово в предложении.

Правильно

Согласовано — если слово в предложении отвечает на вопрос «что сделано?», значит оно является краткой формой причастия от глагола «согласовать» и по правилам русского языка пишется с одной «н». В документах пишется именно это слово, поскольку подразумевает выполненное действие по согласованию чего-либо с руководством.
Внизу страницы была отметка «согласовано».
Решение согласовано на самом высоком уровне.
Утверждённое положение согласовано на всех уровнях.
Моё заявление уже согласовано с директором.

Согласованно — если слово в предложении отвечает на вопрос «как?», значит перед нами неизменяемое наречие, которое всегда пишется с двумя «н».
Все работники действовали быстро и согласованно.
Коллеги согласованно принялись решать проблему.
После месяца тренировок все выполняли упражнения согласованно.

Согласованно — также при написании с двумя «н» слово может выступать кратким прилагательным. В предложении будет отвечать на вопрос «каково?». В живом языке такая ситуация встречается довольно редко.
Новое положение о конкурсе интересно, согласованно, убедительно.

Неправильно

Соглосованно, соглосовано.

«Согласовано» или «согласованно» — как правильно писать?

«Согласовано» или «согласованно» — как правильно писать?

Содержание

  • 1 Как правильно пишется
  • 2 Какое правило применяется
    • 2.1 Примеры предложений
    • 2.2 Как неправильно писать
  • 3 Значение слова
    • 3.1 Синонимы
  • 4 Заключение

Количество -н- в суффиксе иногда приводит в заблуждение даже грамотного человека. Потому что попадаются случаи неоднозначные, когда нужно хорошенько подумать и проанализировать слово. К этой категории мы отнесем вопрос о том, «согласовано» или «согласованно» – как правильно писать?

Как правильно пишется

Верными являются оба варианта: «согласовано» с одной -н- в суффиксе и «согласованно», которое пишется с -нн-. Чтобы разобраться, какое из слов употребить, нужно знать часть речи.

Какое правило применяется

Наречие на письме выглядит с двойной -н- в суффиксе. Для начала задаем вопрос к слову — «как?». Оно образовалось от имени прилагательного «согласованный», в котором уже есть эта орфограмма. Поэтому и в другой части речи мы не можем ее изменить.

А вот краткое причастие пишется с одной -н- в суффиксе. Проверить эту часть речи можно, задав к ней вопрос «что сделано?». Можно перевести его в полную форму страдательного причастия, при этом не изменив построения предложения (решение согласовано приравнивается к согласованное решение).

Примеры предложений

Закрепим информацию, как правильно писать «согласовано» или «согласованно», предлагаем прочитать предложения с этим словом:

  1. Они выбрали очень рискованное решение, которое впоследствии не было согласовано с начальством компании.
  2. Все, что они предлагали на собрании, уже было согласовано с нужными людьми.
  3. Назначение нового управляющего в магазине было согласовано с руководством еще неделю назад.
  4. Ребята действовали согласованно, поэтому и результат получился хороший.
  5. Мы согласованно доказывали свои позиции в этих дебатах.
  6. Они согласованно нашли несколько дней в марте, которые подходят всем участникам команды.

Как неправильно писать

Неправильным будет написание, если перепутать эти части речи. Орфографических ошибок здесь не должно быть.

Значение слова

Еще один способ определить часть речи, обратиться к ее значению.

Сначала разберемся с причастием «согласовано». Сам смысл формулировки означает, что кто-то согласен с действием, предложением или порядком. То есть без этого разрешения не было бы и события. Чаще это причастие используется в официальной документации.

А вот наречие «согласованно» показывает, что решение принято сообща, дружно, вместе.

Получается, что эти слова родственные, они имеют один корень -соглас-. Этот же в свою очередь берет начало в праславянском языке от корня -глас-. Исторически сложилось так, что к нему со временем присоединилась приставка со- и стала частью другой морфемы.

В любом случае эти однокоренные слова подразумевают согласие в разных контекстах.

Синонимы

Подберем синонимы к каждому из слов. Наречие «согласованно» можно заменить такими словами:

  • вместе, сплоченно;
  • слаженно, дружно;
  • согласно, ладно;
  • скоординировано;
  • сообща.

А вот причастие заменим другими словами:

  • разрешено, улажено;
  • упорядочено;
  • подытожено.

Но вот употребление причастий не всегда уместно в тексте, лучше обойтись более простыми формулировками.

Заключение

Русский язык полон подводных камней, которые поджидают не только юного лингвиста, но и опытного писателя. Поэтому нужно быть осторожным в написании слов, которые вызывают сомнения. В таком случае рационально обратиться к словарю или найти правило, которое объяснит орфограмму.

Оценка статьи:

1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд (пока оценок нет)

Загрузка…


На основании Вашего запроса эти примеры могут содержать грубую лексику.


На основании Вашего запроса эти примеры могут содержать разговорную лексику.

Перевод «согласовано с руководством» на английский


Это действие должно быть согласовано с руководством предприятия, где работает сотрудник, и утверждено в графике отпусков.



This action should be coordinated with the management of the enterprise where the employee is working, and approved in the vacation schedule.


Время и место высадки, план артиллерийского и авиационного обеспечения взаимные действия с повстанцами — все было заблаговременно согласовано с руководством восстания.



The time and place of the landing, the plans for artillery and air support and co-ordination with the insurgents had all been agreed in advance with the leaders of the uprising.


Это решение было одобрено и согласовано с руководством коммуны Хёганес.



This decision was approved and agreed by municipality of Höganäs.


Согласно пункту 2 параграфа 91 Трудового кодекса, работа в официальные праздничные дни может быть предусмотрена лишь в исключительных случаях, и это должно быть согласовано с руководством соответствующего профсоюза.



Under paragraph 91 (2) of the Labour Code, work on public holidays can only be ordered in extraordinary cases and this must be negotiated with the relevant trade union authority.


Премьер-министр отметил, что это было согласовано с руководством Европейского Союза.



The European Council said it agreed with the High Commissioner.

Другие результаты


Он решает (при согласовании с руководством) что будут читать посетители сайта.


Экскурсии организовываются по предварительному согласованию с руководством воинской части.


Проживание в гостинице свыше указанного срока возможно только по согласованию с руководством гостиницы «Красноярск».



Accommodation in a hotel over this period is possible only in agreement with the management of the «Aristocrat»hotel.


Разработка и согласование с руководством целей и основных этапов проекта.


«Все было законно — под контролем адвокатов, с согласованием с руководством Симферопольского СИЗО.


Проживание свыше оговоренного периода возможно только по согласованию с руководством гостиничного комплекса.


В книге эта поездка была согласована с руководством лечебницы.


Украинским чиновникам запретили контактировать с Россией без согласования с руководством страны.


Возможны изменения графика работы по согласованию с руководством.


Характер и объем консультационных услуг УВР согласованы с руководством ЮНИСЕФ.


Это означает, что команда обладает правом и возможностью принимать важные решения о проекте без формального согласования с руководством, что могло бы отнять много времени.



This means that the team (or one or more of its members) has to possess the power and possibility to make important decisions regarding the project without having to write formal proposals to higher management, which can be very time-consuming.


Необходимая программа проведения соревнований и перечень документов были подготовлены командным составом Бестобинского ВГСВ и согласованы с руководством филиала.



Required program of the competition and a list of documents prepared commanders Bestobinskogo VGSV and agreed with the management of the branch.


Только я могу это сделать, и то — только после согласования с руководством.


После урегулирования вопросов с авторскими правами и согласования с руководством удалось добиться разрешения на публикацию кода платформы под свободной лицензией.



After the settlement of issues of copyright and agree with the leadership managed to get permission to publish the code platform under a free license.


Эти изменения должны быть согласованы с руководством и реализованы.

Ничего не найдено для этого значения.

Результатов: 19798. Точных совпадений: 5. Затраченное время: 343 мс

Documents

Корпоративные решения

Спряжение

Синонимы

Корректор

Справка и о нас

Индекс слова: 1-300, 301-600, 601-900

Индекс выражения: 1-400, 401-800, 801-1200

Индекс фразы: 1-400, 401-800, 801-1200

Всего найдено: 18

Здравствуйте! Мне кажется, что фраза составлена неправильно, но не могу найти правило. Фраза такая: «Раздираемый противоречиями, мне кажется, что…». Здесь есть ошибка в употреблении причастного оборота?

Ответ справочной службы русского языка

Фраза составлена некорректно: определение, выраженное причастным оборотом, не согласовано с определяемым словом.

В поисках истины прочитал ваш ответ на вопрос № 240667 «Где можно почитать о правильном употреблении глагола СОГЛАСОВАТЬ, СОГЛАСОВЫВАТЬ? Корректно ли в принципе сочетание «…согласовываем без замечаний»?: «Можно почитать, например, в толковом словаре. Приведенное сочетание не совсем корректно». Почитал в толковом словаре… и сделал вывод, что не «не совсем корректно», а совсем не корректно. В словаре С. И. Ожегова: Согласовать 1. что и что с чем. Привести в надлежащее соотношение, соответствие с чем-нибудь С. расписание поездов с движением автобусов. 2. что с кем-чем. Обсудив, выработать единое мнение о чём-нибудь, получить согласие на что-нибудь С. вопрос с дирекцией. Раньше, направляя документ на согласование, так и писали «Направляем на согласование проект…». В ответ писали «Проект рассмотрен. Замечаний нет». Современные чиновники решили сократить («чернила, шельмецы, вишь, экономят») и тот же смысл вопреки правилам управления в русском языке выразить так: «Просим согласовать проект…», а в ответ получить (обратите внимание, часто настаивают именно на такой формулировке): «Проект согласован». У грамотного человека возникает вопрос: «Так что же вы хотите – чтобы я рассмотрел проект и согласился/не согласился или чтобы я согласовал проект с третьим лицом»? Раньше, ссылаясь на словарь, можно было доказать свою правоту, теперь – сложнее: недавно вышедший ГОСТ Р 7.0.97-2016 «ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ» гласит: «5.20 Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами… Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ… Если согласование осуществляется коллегиальным органом…» Пожалуйста, прокомментируйте. Очень нужно для работы. Это повторный вопрос, прошу ответить.

Ответ справочной службы русского языка

Согласовать в значении «дать согласие» — канцеляризм. Такое значение (и употребление) не фиксируется словарями русского языка, но при этом слово согласовать в этом значении активно употребляется в канцелярской (деловой) речи (согласовываем = соглашаемся).

При этом оборот «согласовано с (кем-либо)» со значением «согласие такого-то получено» корректен.  

Доброго дня! Подскажите, правильно ли согласовано слово «релевантные» в данном тексте: «Формулировать коммуникационные сообщения релевантные соответствующей аудитории» (тематика: маркетинг) Необходима ли запятая после слова «сообщения»?

Ответ справочной службы русского языка

Релевантные = соответствующие. Поэтому оборот «релевантные соответствующей» неудачен. Запятая нужна.

Одна из самых красивых пород собак — это сибирский хаски. Правильно ли в этом предложении прилагательное «сибирский» согласовано с существительным «хаски»? Или все-таки нужно написать «сибирская хаски»?

Ответ справочной службы русского языка

Слово хаски может употребляться и в мужском, и в женском роде. Если говорится о породе собак (при этом не подчеркивается, что речь идет о самке), корректно употребление этого слова в форме мужского рода.  

Положение о Республиканском конкурсе журналистских работ, посвященных 70-летию Б***го государственного института. Нужно ли в этом предложении слово «Республиканском» писать с большой буквы? Правильно ли здесь согласовано слово «посвященных»?

Ответ справочной службы русского языка

Написание с большой буквы корректно, если Республиканский – первое слово официального названия конкурса. Слово посвященных согласовано правильно, если имеется в виду, что 70-летию института посвящены журналистские работы. Если юбилею института посвящен сам конкурс (а работы могут быть посвящены чему угодно), верно: о Республиканском конкурсе… посвященном…

Здание является визитной карточкой португальского города Коимбра. Правильно ли в этом предложении согласовано слово «Коимбра»?

Ответ справочной службы русского языка

Правильно.

Добрый день!
Подскажите, пожалуйста, как лучше написать:
«По причине отсутствия согласования директора ЗАО «Ромашка» на моё командирование, участие в заседании примет Иванов А.А.»
или
«По причине отсутствия согласования директора ЗАО «Ромашка» моего командирования, участие в заседании примет Иванов А.А.»
Мне вот оба варианта не нравятся, а как написать лучше, да еще в официальном письме….
И еще вопрос: «согласование НА что-либо» — это правильно с т.з. русского языка?

Спасибо.

Ответ справочной службы русского языка

Возможный вариант: По причине того, что мое командирование не было согласовано с директором ЗАО «Ромашка», участие в заседании примет Иванов А. А.

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, как будет правильно в следующем предложении.
«Актуальность рассмотрения науки как призваниЯ и профессии была не только во времена ….»
Правильно ли согласовано слово «призвание»?

Ответ справочной службы русского языка

В этом случае согласование верное.

Добрый день, как правильно написать в деловом письме: «Иванов И.И. согласован на должность…» или «Иванов И.И. согласован в должности…»? Спасибо.

Ответ справочной службы русского языка

Лучше: решение о назначении Иванова согласовано с кем-либо.

Почему слово «согласованно» пишется с двумя н? Спасибо.

Ответ справочной службы русского языка

Такое написание (с двумя Н) уместно, если перед нами наречие (действовать согласованно). Если же мы имеем дело с кратким причастием, то пишется одна Н (решение согласовано с руководством компании).

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, склоняется ли фамилия Цурупа?
Например: согласованно с Цурупой/а Д.А. ?

Ответ справочной службы русского языка

Эта фамилия склоняется: согласовано с Д. А. Цурупой.

Как правильно расставить знаки препинания:
» Дополнение №5 согласовано с замечанием: последний абзац нужно дать в следующей редакции: » … Перечень №3, утвержденный Министерством …»

Ответ справочной службы русского языка

Например, так. Дополнение № 5 согласовано с замечанием: «Последний абзац нужно дать в следующей редакции: » … Перечень №3, утвержденный Министерством …»».

Но обычно таких конструкций избегают, указывая: дополнение такое-то согласовано с замечанием под номером таким-то.

правильно ли согласовано сказуемое с подлежащими в предложении «Были вручены книга и карта»?

Ответ справочной службы русского языка

Возможны обе формы сказуемого: и множественного, и единственного числа.

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, правильно ли составлено предло-жение и четко ли ясен в нем смысл: «Строительство устройств контроля схода и волочащихся деталей (УКСПС) на участке Сыня — Усинск Сосногорского отде-ления Северной ж.д.»? Мне кажется, что слово «схода» здесь вообще непонят-но для чего. Будто это слово не согласовано с общим смыслом предложением.

Ответ справочной службы русского языка

Сочетание _устройство контроля схода_ имеет терминологический характер, предложение корректно.

Сколько букв «н» в слове СОГЛАСОВАН(НН)О

Ответ справочной службы русского языка

Если это причастие (очевиден субъект действия), то следует писать одно _н_. Если это прилагательное (то же, что _обладающий взаимным согласием, единством_), пишется две _н_, например: _решение согласовано с начальством, их действия согласованны_.

Использование одной «н» или двух букв «нн» зачастую вызывает затруднения, однако в этом нет ничего сложного. Чтобы делать правильный выбор при использовании в предложении слов «согласовано» или «согласованно», необходимо учитывать их место, а также точно определять, к какой части речи они принадлежат.

Читайте в статье

  • Наречие «согласованно»
  • Причастие «согласовано»
  • Ошибочное применение слов «согласовано» и «согласованно»
  • «Не согласовано» — раздельно или слитно
  • Заключение

Наречие «согласованно»

Для того чтобы узнать часть речи, нужно задать к требуемому слову вопрос.

Один из примеров: «Команда быстро выполнила задачу, потому что действовала согласованно».

  1. Для начала определяется часть речи:

«Действовала (как?) согласованно». В вышеупомянутом предложении «согласованно» будет наречием.

  1. Далее необходимо вспомнить правило написания «н» и «нн» в суффиксах:

В наречиях с окончаниями «-е» и «-о» правильно писать столько же букв «н», сколько в слове, от которого наречие было образовано.

  1. Наречие «согласованно» − производное причастия «согласованный», в котором требуется две буквы «нн». Из этого следует, что в производном наречии «согласованно» также требуются две буквы «н».
  2. Примеры:

«Во время урока физкультуры все выполняли разминку согласованно».

«Играя согласованно, хоккеисты смогли одолеть соперника».

Причастие «согласовано»

Узнать причастие в предложении очень просто, для этого потребуется также задать к слову вопрос. Для полных причастий вопрос будет «что сделанный?» (или «какой?»), краткие будут отвечать на вопросы «что сделано?» и «каков?».

Пример: «Время отправления поезда было согласовано с дорожными службами».

  1. Для начала потребуется узнать часть речи:

«Время отправления (что сделано, каково?) согласовано». В этом предложении «согласовано» употребляется в роли причастия краткой формы.

  1. Чтобы узнать, «нн» или «н», требуется вспомнить правило правописания суффиксов в кратких формах причастий:

В суффиксах кратких причастий страдательного залога всегда необходимо ставить одну «н».

Из правила можно сделать вывод, что «согласовано» в этом предложении следует писать с одной «н».

  1. Примеры:

«Новое технологическое решение было согласовано с начальством».

«Всё, написанное в договоре с компанией, было согласовано с собственниками квартир».

Ошибочное применение слов «согласовано» и «согласованно»

Несмотря на простое правило, грамотное написание слов «согласовано» и «согласованно» зачастую вызывает сомнения, из-за чего допускаются ошибки. Так как, в принципе, возможны оба варианта использования, для проверки корректности необходимо правильно определить часть речи.

  1. Для правильного определения наречия необходимо помнить, что оно чаще всего относится к глаголу и обозначает признак действия.

              «Коллектив действовал согласованно».

              Действовал (как?) – согласованно.

В этом примере слово «согласованно» связано с глаголом и обозначает то, как именно команда совершила действие. Значит «согласованно» в данном случае, несомненно, является наречием.

  1. Причастие краткой формы чаще всего связано по смыслу и вопросу с существительным и может быть заменено на полное причастие.

               «Расписание автобусов согласовано с генеральным директором».

                Расписание («каково?» или «что сделано?») – согласовано.

               Расписание согласовано = расписание согласованное.

«Не согласовано» — раздельно или слитно

Для того чтобы грамотно писать частицу «не» с «согласовано», необходимо вспомнить правило, которое гласит:

Раздельно частицу «не» следует писать со всеми краткими причастиями, независимо от их места в предложении.

Так как «согласовано» в приведенном предложении является кратким причастием, можно сделать вывод, что с частицей «не» оно всегда пишется раздельно.

Примеры:

  1. «Расписание занятий не согласовано со студентами».
  2. «Проведение мероприятия не согласовано с акционерами компании».
  3. «Начало игры перенесли на вечер, что не согласовано с владельцами спортивного клуба».

Заключение

В правильном написании «согласовано» и «согласованно» нет ничего сложного, нужно лишь правильно определить часть речи.

3.1. Ответственное структурное подразделение направляет с сопроводительным письмом подготовленный проект на рассмотрение в структурные подразделения, в компетенцию которых входят вопросы, относящиеся к сфере регулирования проекта, а также в Юридический департамент (далее при совместном упоминании — заинтересованные структурные подразделения).

К проекту прилагается пояснительная записка, подготовленная с использованием примерной структуры пояснительной записки к проекту (приложение 1 к настоящему Положению).

Пояснительная записка к проекту может не прилагаться в случае, если указанные в приложении 1 к настоящему Положению сведения содержатся в сопроводительном письме к проекту.

Представление на рассмотрение неполного, ненадлежащим образом сформированного (оформленного) комплекта документов и (или) текста проекта частями является основанием для возвращения проекта без рассмотрения. Возвращение проекта по указанным основаниям осуществляется в срок, не превышающий пяти рабочих дней после дня его поступления в заинтересованное структурное подразделение на рассмотрение.

3.2. Рассмотрение проекта заинтересованным структурным подразделением осуществляется в пределах своей компетенции и включает в себя анализ проекта и передачу в ответственное структурное подразделение обоснованных замечаний и предложений по проекту либо информации об отсутствии замечаний и предложений по проекту (далее — заключение по проекту).

Заключение по проекту должно быть подготовлено и передано в ответственное структурное подразделение в срок, не превышающий 22 рабочих дней после дня получения проекта заинтересованным структурным подразделением на рассмотрение.

В исключительных случаях срок подготовки заключений по проекту может быть сокращен по решению Председателя Банка России, первого заместителя Председателя Банка России или Совета директоров Банка России (далее — Совет директоров).

В случае если заинтересованное структурное подразделение не представило заключение по проекту в срок, установленный абзацем вторым настоящего пункта, и до направления ответственным структурным подразделением проекта на повторное рассмотрение (согласование), Председателем Банка России, а также первым заместителем Председателя Банка России, заместителем Председателя Банка России (далее — заместитель Председателя Банка России, за исключением прямого указания на конкретное должностное лицо), главным аудитором Банка России, координирующим и контролирующим работу ответственного структурного подразделения (далее — курирующее должностное лицо Банка России), на основании служебной записки ответственного структурного подразделения может быть принято решение об осуществлении дальнейшего рассмотрения и согласования проекта без участия указанного заинтересованного структурного подразделения.

(в ред. Указания Банка России от 23.03.2020 N 5414-У)

(см. текст в предыдущей редакции)

3.3. Ответственное структурное подразделение обобщает поступившие от заинтересованных структурных подразделений заключения по проекту и составляет таблицу замечаний и предложений по проекту в соответствии с приложением 2 к настоящему Положению (далее — таблица замечаний и предложений). Таблица замечаний и предложений должна содержать все замечания и предложения по проекту, поступившие в письменной форме от заинтересованных структурных подразделений, участвовавших в рассмотрении проекта.

При доработке проекта ответственное структурное подразделение вправе не учитывать замечания и предложения по проекту, поступившие от заинтересованных структурных подразделений, при условии указания в таблице замечаний и предложений аргументированных обоснований причин, не позволивших учесть эти замечания и предложения.

3.4. Доработанный проект ответственное структурное подразделение направляет на повторное рассмотрение в заинтересованные структурные подразделения, за исключением тех структурных подразделений, которые сообщили об отсутствии замечаний по проекту.

К проекту, направляемому на повторное рассмотрение, в обязательном порядке прилагается таблица замечаний и предложений. Непредставление таблицы замечаний и предложений является основанием для возвращения проекта без рассмотрения. Возврат проекта по указанному основанию осуществляется в срок, установленный пунктом 3.1 настоящего Положения.

Повторное рассмотрение проекта осуществляется в порядке, установленном в пункте 3.2 настоящего Положения, в срок, не превышающий 15 рабочих дней после дня получения проекта заинтересованным структурным подразделением.

В случае если заинтересованное структурное подразделение в поступившем на повторное рассмотрение проекте выявило существенное изменение текста проекта по итогам его рассмотрения заинтересованными структурными подразделениями (например, изменение концепции, в том числе предмета, цели регулирования, значительное увеличение объема текста и тому подобное) и (или) обнаружило, что замечания и предложения, изложенные в его заключении по проекту, не учтены без указания в таблице замечаний и предложений причин, не позволивших их учесть, указанное подразделение вправе осуществить повторное рассмотрение данного проекта в срок, установленный пунктом 3.2 настоящего Положения.

3.5. При сохранении разногласий по проекту ответственное структурное подразделение должно обеспечить обсуждение проекта в целях согласования его окончательной редакции.

Обсуждение проекта может быть осуществлено посредством его повторного направления заинтересованным структурным подразделениям, имеющим разногласия по проекту, или в форме согласительного совещания с участием представителей заинтересованных структурных подразделений.

Согласительное совещание проводится либо по предложению ответственного структурного подразделения Председателем Банка России или курирующим должностным лицом Банка России, либо ответственным структурным подразделением самостоятельно.

Решение, принятое по результатам обсуждения проекта на согласительном совещании, отражается в протоколе согласительного совещания.

В случае принятия на согласительном совещании решения о доработке проекта указанный проект, доработанный по результатам его обсуждения на согласительном совещании, подлежит повторному согласованию с заинтересованными структурными подразделениями в срок, определенный на этом совещании.

На согласительном совещании, проведенном Председателем Банка России или курирующим должностным лицом Банка России, может быть принято решение о том, что проект, доработанный по результатам его обсуждения на согласительном совещании, не нуждается в повторном согласовании с заинтересованными структурными подразделениями, ранее согласовавшими проект.

В случае если на согласительном совещании принято решение о том, что проект не требует доработки, он подлежит согласованию только с заинтересованными структурными подразделениями, ранее не согласовавшими проект.

Если по результатам проведенного ответственным структурным подразделением обсуждения проекта не была выработана единая позиция по проекту, руководитель ответственного структурного подразделения и (или) руководитель заинтересованного структурного подразделения, чьи замечания и предложения по проекту не были учтены, вправе направить Председателю Банка России или курирующему должностному лицу Банка России (при его наличии) докладную записку с обоснованием имеющихся замечаний и предложений по проекту для принятия по ним решения. К докладной записке прикладывается протокол согласительного совещания (в случае его проведения), иные необходимые, по мнению соответствующего структурного подразделения, материалы.

3.6. Юридический департамент при рассмотрении проекта вправе рекомендовать ответственному структурному подразделению дополнительно направить проект на рассмотрение в структурные подразделения, которым данный проект ранее не направлялся на рассмотрение.

3.7. Ответственное структурное подразделение вправе направить доработанный проект на согласование в случае, если поступившие от заинтересованных структурных подразделений замечания и предложения по проекту учтены или в таблице замечаний и предложений указаны аргументированные обоснования причин, не позволивших их учесть, а также при поступлении от заинтересованных структурных подразделений несущественных и (или) незначительных замечаний и предложений по проекту либо информации об отсутствии замечаний и предложений по проекту. Вместе с проектом, направляемым на согласование, представляется таблица замечаний и предложений.

Представление на согласование проекта, ранее не направлявшегося на рассмотрение в заинтересованные структурные подразделения, является недопустимым.

3.8. Проект должен быть согласован в следующей последовательности:

руководитель (уполномоченное должностное лицо) ответственного структурного подразделения;

руководители (уполномоченные должностные лица) заинтересованных структурных подразделений, за исключением проектов, указанных в главе 11 настоящего Положения;

руководитель Юридического департамента (лицо, исполняющее его обязанности), за исключением проектов, указанных в главе 11 настоящего Положения;

курирующее должностное лицо Банка России (при его наличии).

Руководитель Юридического департамента вправе делегировать своим заместителям право согласования проектов, не подлежащих представлению на рассмотрение Совету директоров, на государственную регистрацию в Министерство юстиции Российской Федерации и официальному опубликованию, с одновременным согласованием заключений о проведении антикоррупционной экспертизы таких проектов.

(абзац введен Указанием Банка России от 23.03.2020 N 5414-У)

3.9. Согласование проекта может производиться заинтересованными структурными подразделениями как в форме визирования проекта на бумажном носителе, так и в форме электронного визирования с использованием САДД ЦА.

Виза располагается на последней странице визового экземпляра проекта на бумажном носителе ниже реквизита «подпись» и состоит из подписи должностного лица, осуществляющего согласование проекта, его фамилии, инициалов и даты визирования. При этом не допускается визирование экземпляра проекта на бумажном носителе, не являющегося визовым, с последующим прикреплением к регистрационной карточке проекта в САДД ЦА сканированной последней страницы проекта с визой должностного лица.

При электронном визировании проекта виза представляет собой специальную отметку с информацией о дате визирования и визирующем должностном лице, проставляемую собственноручно визирующим должностным лицом в регистрационной карточке проекта в САДД ЦА. По итогам электронного визирования исполнитель ответственного структурного подразделения распечатывает и подписывает лист визирования, автоматически формируемый в САДД ЦА (далее — лист визирования).

3.10. Проект может быть согласован с замечаниями и (или) дополнениями по вопросам, относящимся к компетенции того заинтересованного структурного подразделения, руководитель (уполномоченное должностное лицо) которого визирует проект. При этом на последней странице визового экземпляра проекта на бумажном носителе около подписи должностного лица, осуществляющего согласование проекта, должна быть сделана запись «с замечаниями».

Каждое замечание и (или) дополнение, вносимое в текст проекта при визировании, должно сопровождаться дополнительной визой должностного лица, осуществляющего согласование проекта.

Замечания и (или) дополнения к проекту могут быть расположены на прилагаемом к проекту отдельном листе, завизированном должностным лицом, осуществляющим согласование проекта.

При электронном визировании замечания и (или) дополнения к проекту вносятся в регистрационную карточку проекта в САДД ЦА (в том числе путем прикрепления файла, содержащего замечания и (или) дополнения).

3.11. Срок согласования проекта не должен превышать 10 рабочих дней после дня получения проекта заинтересованным структурным подразделением.

При согласовании проекта Юридическим департаментом в установленный настоящим пунктом срок не включается время, необходимое для проведения лингвистической экспертизы проекта.

3.12. Хронологический интервал между самой ранней и самой поздней датами визирования проекта не должен превышать трех месяцев. Указанный хронологический интервал может быть увеличен на срок не более трех месяцев по решению курирующего должностного лица Банка России. В случае несоблюдения хронологического интервала, установленного настоящим абзацем, требуется повторное согласование проекта с теми заинтересованными структурными подразделениями, чье согласование по дате отстоит более чем на три месяца от последней даты визирования проекта.

Хронологический интервал между последней датой визирования проекта и датой его представления на рассмотрение Председателю Банка России, Совету директоров, Национальному финансовому совету (далее — НФС) не должен превышать двух месяцев. В указанный интервал не включается срок, необходимый для согласования проекта с федеральными органами исполнительной власти, иными органами (организациями). Хронологический интервал, установленный настоящим абзацем, может быть изменен по решению Комитета банковского надзора (далее — КБН), Комитета финансового надзора (далее — КФН).

3.13. Лингвистическая экспертиза проектов проводится уполномоченным работником Юридического департамента (далее — редактор нормативных актов) перед их согласованием руководителем Юридического департамента (лицом, исполняющим его обязанности).

Передача проекта на лингвистическую экспертизу редактору нормативных актов и завершение им лингвистической экспертизы должны отражаться в регистрационной карточке проекта в САДД ЦА.

Редактор нормативных актов проводит лингвистическую экспертизу в срок, не превышающий 12 рабочих дней, при объеме текста проекта до 100 страниц.

При объеме текста проекта свыше 100 страниц срок проведения лингвистической экспертизы определяется руководителем (уполномоченным должностным лицом) Юридического департамента с учетом объемов текста проекта.

В срок проведения лингвистической экспертизы не включается время, необходимое ответственному структурному подразделению для осуществления доработки проекта в соответствии с замечаниями редактора нормативных актов. В случае существенной доработки проекта, осуществленной ответственным структурным подразделением по итогам лингвистической экспертизы, проверка корректности учета редакционной правки проводится редактором нормативных актов с учетом положений абзаца четвертого настоящего пункта.

Лингвистическая экспертиза проекта считается завершенной при проставлении редактором нормативных актов визы и даты визирования. При визировании проекта на бумажном носителе виза редактора нормативных актов и дата визирования проставляются на оборотной стороне каждого листа визового экземпляра проекта в левом нижнем углу, включая приложения (при их наличии). В случае согласования проекта в форме электронного визирования редактор нормативных актов делает отметку о проведении лингвистической экспертизы в соответствующем поле регистрационной карточки проекта в САДД ЦА.

3.14. Проекты по вопросам, отнесенным законодательством Российской Федерации к компетенции КБН, КФН, подлежат обязательному представлению на рассмотрение КБН, КФН в порядке, установленном положениями об этих органах.

Проект, возвращенный КБН, КФН с замечаниями, передается ответственному структурному подразделению для внесения изменений. Внесение в проект необходимых изменений осуществляется в порядке, предусмотренном пунктом 6.3 настоящего Положения.

Проект, возвращенный КБН, КФН на доработку, после внесения в него ответственным структурным подразделением необходимых изменений подлежит рассмотрению Юридическим департаментом, согласованию с ним и представлению на рассмотрение Председателю Банка России, Совету директоров, НФС в порядке, предусмотренном настоящим Положением. Представление указанного проекта на рассмотрение (согласование) иным структурным подразделениям не требуется, за исключением случаев, определенных в решении КБН, КФН.

3.15. Если в соответствии с законодательством Российской Федерации издается нормативный акт Банка России по согласованию с федеральными органами исполнительной власти, иными органами (организациями), ответственное структурное подразделение организует направление проекта, согласованного в порядке, предусмотренном пунктом 3.8 настоящего Положения, на рассмотрение (согласование) в соответствующие федеральные органы исполнительной власти, иные органы (организации).

В случаях, предусмотренных федеральными законами, проект подлежит представлению на рассмотрение (экспертизу) иным заинтересованным органам, организациям, рабочим группам и другим объединениям в порядке, определенном руководством Банка России.

Далеко не все руководители (особенно высшего звена) при внедрении системы электронного документооборота сами готовы в ней работать. Как тогда можно организовать согласование проектов и подписание документов? Рассмотрим несколько возможных вариантов.

Согласование и утверждение — не путать!

Согласование отражает результат работы с проектом документа, совместная работа нескольких сотрудников, часто итерационная.

А утверждение иными словами подписание — некий итоговый вердикт уполномоченного лица, после которого проект становится юридически значимым документом. В электронном виде это будет значить простановку электронной подписи.

Подписание документа входит в процедуру утверждения для исходящих документов, в вынесение резолюции руководителя на входящем документе. Может применяться и для внутренних, например, к докладной записке и внутреннему нормативному акту. Утверждение — часто это последний этап согласования для документов, которым важно обеспечить юридическую значимость.

В чем сложности руководителя

Одним из показателей эффективности внедрения системы электронного документооборота (СЭД) на предприятии является сокращение сроков согласования и подписания документов. Для достижения этого обычно рекомендуют:

  • автоматизировать максимально возможное число сотрудников;
  • создавать и согласовывать документы только в системе (!).

Но на проектах внедрения мы часто сталкиваемся с ситуациями, когда руководители высшего звена (генеральный директор или его заместители) отказываются работать в СЭД. Причины могут быть самые разные: не могут выделить время на обучение из-за высокой загрузки и частых разъездов, заканчивая банальным консерватизмом и нежеланием менять устоявшиеся методы работы и свои привычки.

Чтобы все операции с документами осуществлялись в электронном виде необходимо:

  • организовать передачу документа руководителю;
  • зафиксировать результат согласования / подписания / утверждения документа в системе.

Далее рассмотрим возможные варианты действий руководителя по согласованию и подписанию документа, а также варианты занесения результатов в систему на примере Directum RX.

Согласование документа

Автоматизированный руководитель

Идеальный вариант, когда все руководители самостоятельно работают в СЭД, выполняя в ней входящие задания на согласование документов.

Очевидные плюсы:

  • оперативное согласование документов, после которого они моментально отправляются по маршруту на подписание;
  • можно работать удаленно.

Хотя есть и минус — необходимо ежедневно заходить в систему и просматривать свои входящие задания.

Чтобы подписать документ в системе нужно:

  1. открыть карточку задания на подписание и ознакомится с документом, приложениями и дополнительными документами из области вложений;
  2. ознакомится со списком согласующих, результатами согласования и с перепиской в задаче;
  3. выполните задание с результатом Подписать.

Неавтоматизированный руководитель

Если какой-то руководитель не работает в СЭД и согласовывает документы в бумажном виде, то возможны два варианта организации процесса.

Работа через помощника

Если руководитель готов работать в СЭД через помощника, то референту настраивается замещение руководителя в СЭД. Тогда референт может работать с папкой «Входящие» руководителя и получает все его задания.

Помощник распечатывает очередной поступивший документ для согласования и относит руководителю. Тот ставит свою визу на бумажной распечатке проекта документа и возвращает. Далее помощник ее сканирует и заносит в СЭД новую версию проекта с пометкой «С визой руководителя».

Таким образом помощник выполняет задание по согласованию проекта в СЭД за руководителя, подписывает файл своей согласующей электронной подписью. И в системе будет отражено, что задание выполнил помощник за руководителя. Это напоминает ситуацию, когда документ подписывается уполномоченным заместителем в отсутствие основного подписанта — руководителя.

Плюсы данного варианта:

  • ничего не меняется в уже сложившемся стиле работы руководителя;
  • результат согласования и виза руководителя будут зафиксированы в СЭД в скан-копии проекта документа.

Минусы:

  • появляются дополнительные обязанности и ответственность для помощника руководителя;
  • руководитель должен доверять своему помощнику на все 100%, ведь тот будет иметь доступ ко всем его документам!

Работа без помощника

Возможна работа в СЭД и без помощника. При этом варианте бумажный проект документа на согласование руководителю приносит его ответственный разработчик / инициатор издания документа.

После согласования руководителем инициатор забирает проект с рукописной визой, сканирует его и заносит в СЭД. При этом актуальной версией документа становится скан завизированного руководителем проекта.

После сбора всех виз на бумажном проекте (их сканы загружаются в СЭД) эта же бумага передается на подпись руководителю (если он тоже сам в СЭД не работает либо документ требует оформления в бумажном виде). Подписанный бумажный оригинал с визами потом подшивается в соответствующее дело своего подразделения.

Плюсы:

  • ничего не меняется в уже сложившихся устоях работы руководителей и подразделений.

Минусы:

  • дополнительная нагрузка ложится на инициатора процесса — разработчика проекта, который кроме «хождения с бумагой» должен еще сканировать визы и потом подписанный документ, занося все это в СЭД;
  • увеличение длительности согласования документов;
  • документооборот становится частично электронным, нет систематизации: часть сотрудников согласуют документы в СЭД, часть — на бумаге.

Подписание документа электронной подписью

Отказ от бумаги в пользу электронных документов сопровождается переходом с обычной на электронную подпись (далее — ЭП). Согласно Федеральному закону от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» применяются ее следующие разновидности:

  • простая ЭП,
  • усиленная неквалифицированная ЭП,
  • усиленная квалифицированная ЭП.

Электронные документы, подписанные простой или неквалифицированной ЭП, признаются равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручно, если это установлено законодательством либо соглашением между сторонами.

Усиленная квалифицированная ЭП отличается от неквалифицированной ЭП тем, что выдается платно аккредитованным удостоверяющим центром. Ее наличие на электронном документе законодатель приравнивает к «живой» подписи с печатью на бумажном документе. Усиленная квалифицированная ЭП используется для взаимодействия с контролирующими органами (например, ФНС, ПФР, ФСС), для межкорпоративного обмена юридически значимыми электронными документами (например, она обязательна для электронных счетов-фактур).

Таким образом, простой и усиленной неквалифицированной ЭП могут быть подписаны внутренние документы компании, не имеющие длительного срока хранения, например, служебные записки, часть приказов и распоряжений по основной деятельности.

При этом на предприятии должен быть принят нормативный акт, который признает документы, подписанные простой или неквалифицированной ЭП, равнозначными собственноручно подписанным документам.

Чтобы считать такие документы юридически значимыми, организации еще необходимо иметь:

  • Регламент использования ЭП в системе документооборота либо аналогичный локальный нормативный акт;
  • Соглашение / регламент на предоставление услуг удостоверяющего центра (УЦ) (для организаций, пользующихся услугами внешнего УЦ) либо Регламент работы собственного УЦ.

Автоматизированный руководитель

Если руководитель самостоятельно работает в СЭД, подписывает документы своей электронной подписью (т.е. выполняет входящие задания на подписание документов в СЭД), то это оптимальный вариант. Для облегчения работы руководителей особенно при разъездном характере работы очень удобны мобильные приложения.

Выше мы рассмотрели этот вариант. После подписания помощник забирает бумажный оригинал, сканирует его и заносит новую версию документа в СЭД. Опять же актуальной версией становится скан подписанного руководителем документа.

Минусы электронного подписания через помощника:

  • остаются бумажные документы, все работы и затраты на их хранение;
  • важно хранить все подписанные руководителем бумажные оригиналы, их наличие обязательно для установки подлинности скана;
  • исполнитель документа может в любое время затребовать оригинал и только в этом случае принять его к исполнению (например, специалист финансового отдела для перевода денег);
  • появляется вероятность утери оригинала документа, так как он начинает «ходить по рукам». секретариату необходимо отслеживать местонахождение оригиналов.

Несмотря на возможность работы неавтоматизированного руководителя, это все-таки «заплатка» — узкое место в работе предприятия. И наоборот, работающий в СЭД руководитель дает выход на новый уровень цифровой трансформации:

  • сокращает время согласования и подписания документов, а значит, принятия решений;
  • самостоятельно контролирует исполнение выданных поручений и работу своих подчиненных;
  • экономит ресурсы предприятия — все, что связано с распечаткой и хранение бумажных документов;
  • экономит время своих подчиненных на лишние действия в СЭД.

При значительных объемах договорных документов точность и своевременность их обработки, оперативность и полнота принятия решения по тому, надо ли его заключать, на каких условиях, и все ли эти условия вписываются в реальности бизнеса – все это становится очень важным и нередко является критерием успешности и эффективности бизнеса на рынке.

Итак:

  • договоры гарантировано есть у всех;
  • оперативность и качество этой работы – важны для бизнеса;
  • при определенных объемах бизнесу требуется инструмент для организации этой работы.

«1С:Документооборот» позволяет без программных доработок организовать достаточно нетривиальную работу с договорами. Функционал системы электронного документооборота достаточно гибок и мощен для реализации практически любых разумных требований бизнеса

Рис.1 Внутренние документы «Договоры» по папкам размещения

Рис.1 Внутренние документы «Договоры» по папкам размещения

Основные этапы в работе с договорами

Очень часто используется оборот «согласование договоров», но мы знаем, что на самом деле за этой фразой стоит намного больший набор действий сотрудников организации.

Подготовка договора

Обычно в организации используют уже выверенные юридической службой шаблоны договоров как основу. Далее бланк договора наполняется данными сторон, предметом договора и условиями.

Рис.2 Создание документа по настроенным заранее шаблонам

Рис.2 Создание документа по настроенным заранее шаблонам

Согласование договора

Согласование договора может быть простым, а иногда процесс согласования может разбиваться на несколько этапов:

  • предварительное согласование с проработкой текста и сбором замечаний;
  • согласование договора с руководителями;
  • согласование как сбор виз перед подписанием договора.

В любом случае, процесс согласования – это когда сотрудники, отвечающие за определенные области, проверяют свою часть и подтверждают согласованием отсутствие замечаний.

Например, финансовый директор согласует договор на предмет наличия бюджетов, финансовой возможности исполнить данный договор. Руководитель направления согласует состав и качество услуг или номенклатуры по его направлению, которые участвуют в договоре. Руководитель службы безопасности проверяет надежность контрагента, просматривает риски по сделке в рамках своих компетенций.

Рис.3 Процесс согласования договора может быть сложным и иерархическим

Рис.3 Процесс согласования договора может быть сложным и иерархическим

Рис.4 На закладке «Визы» в карточке договора видны результаты согласования

Рис.4 На закладке «Визы» в карточке договора видны результаты согласования

Согласование часто проходит последовательно, но можно его сделать параллельным или смешанным. Перевод процесса согласования в электронный вид в системе электронного документооборота (СЭД) позволяет это сделать и, таким образом, сохранить время и ресурсы.

Комплексная автоматизация от 1С:Центра компетенции по документообороту. Оценка проекта бесплатно!

Подписание договора

После согласования договора документ должен быть подписан сторонами. Для этого документ направляется для подписания контрагенту, так подписывается директором в нашей организации.

Стоит отметить, что удобно использовать для подписания электронную цифровую подпись (ЭЦП). В некоторых случаях, это более надежный способ гарантировать юридическую значимость документа и, что самое главное, проверить ее.

Безусловно, в современных реалиях обмен документов в электронном виде становится все более актуальным. С помощью операторов ЭДО подписанные ЭЦП документы мгновенно доставляются вашему контрагенту.

Рис.5 При подписании фиксируется кто и когда подписал договор

Рис.5 При подписании фиксируется кто и когда подписал договор

Рис.6 На закладке «Обзор» доступна информация о подписании договора

Рис.6 На закладке «Обзор» доступна информация о подписании договора

Хранение договора

Скан копии с синими печатями и подписями передаются в подразделение, где они будут храниться, и подшиваются в соответствующую номенклатуру дел.

При необходимости оригинал документа может быть выдан ответственному сотруднику для работы с ним. В этих случаях делается отметка в журнале выдачи.

Исполнение договора

Договор требует его исполнения. Бывают договоры с разовой сделкой, бывают договоры, в рамках которых ведется регулярная работа по оказанию услуг или поставки продукции. В любом случае по договору будут возникать дополнительные документы, которые фиксируют его исполнение.

Расторжение договора

Как правило, договор заканчивает свой срок действия в соответствие с датой его окончания. Но бывают случаи, когда договор расторгается досрочно, через соглашение о расторжении.

Как организовать согласование договоров в 1С Документооборот

Возможности системы в части согласования договоров

Программный продукт «1С:Документооборот» (1С:ДО) позволяет без программирования, исключительно существующим функционалом программы организовать любую достаточно нетривиальную работу с договорами. Функционал 1С:ДО достаточно гибок и мощен для реализации практически любых разумных требований бизнеса.

1С:ДО создает единое для всей компании информационное пространство. Все сотрудники из разных офисов, городов, в том числе на «удаленке» — все работают в единой системе электронного документооборота с актуальными данными.

Программа обеспечивает быстрое взаимодействие сотрудников по документам, а настроенные маршруты процессов связывают между собой ответственных за обработку документа.

За счет механизмов версионирования и протоколирования информация никуда не пропадет, всегда можно понять, что и каким образом происходило. Это позволяет навести порядок в работе с документами.

Система разграничений доступа к данным позволяет обеспечить работу пользователя только с документами и задачами из его области компетенции, убирает лишний для работы контент, а также позволяет надежно закрыть отдельную информацию от несанкционированного доступа к ней.

Постановка процессов документооборота

1С:Документооборот КОРП

1С:Документооборот КОРП

Подходит средним, крупным компаниям и холдингам со сложным документооборотом. Полный функционал за 187 000 Р

Что надо для настройки договоров и их согласования

Определить множество видов договорных документов

Для организации договорной работы необходимо заполнить классификатор «Виды документов».

Критерии для классификации видов договоров:

  • разные по содержанию (услуги, аренда, покупка, консалтинг и т.д.);
  • разные по реквизитному составу;
  • разные по доступу к данным документам;
  • разными, с точки зрения дальнейшего анализа договорной работы;
  • разными, с точки зрения направления бизнеса;
  • какие-либо другие критерии.

При определении множества видов договоров стоит руководствоваться разумными соображениями:

  1. Если ваша классификация состоит из 3-х (договор, дополнительное соглашение к договору и соглашение о расторжении), то возможно, вы слишком упрощаете вашу договорную работу.
  2. Если в классификаторе видов договоров их количество становится более чем 75, стоит оценить нужна ли такая детальная детализация, что она дает, и стоят ли эти выгоды большей стоимости обслуживания более сложной системы.

Рис.7 Виды договорных документов

Рис.7 Виды договорных документов

Рис.8 Виды других корпоративных документов

Рис.8 Виды других корпоративных документов

Шаблоны документов и шаблоны файлов

В программе для каждого вида договора можно задать один или несколько шаблонов документов, где задать предопределенные значения для реквизитов, вложить туда файл шаблона договора и настроить автоматическое заполнение файла данными из карточки документа. Например, заполнить реквизиты сторон, сумму и валюту, сроки договора.

Бесплатная консультация от специалистов WiseAdvice-IT. У нас более 30 сертификатов по 1С:ДО!

Определить роли исполнителей и маршруты обработки договоров

При работе в системе 1С:ДО рекомендуется применять ролевую адресацию задач.

Все очень просто. Когда мы хотим согласовать договор, то идем с ним в кабинет к «Марии Ивановне», но интересует нас не виза от имени конкретного лица, а именно главного бухгалтера. То же самое происходит, когда в процессе согласования договора нам нужно согласовать его с инженером по эксплуатации, с руководителем службы качества, с начальником транспортного цеха.

Люди со временем меняют свою позицию в структуре предприятия, кто-то уходит, появляются новые люди, но за счет ролевой адресации настроенные маршруты обработки, а тем более когда их достаточно много, будут продолжать и дальше прекрасно работать.

Маршрутов обработки договоров может быть много. Если их количество превышает количество видов договорных документов – это плохой показатель. Если вы уложите все случаи согласования (обработки) договоров в один маршрут за счет мощного механизма условий маршрутизации, то также стоит критически посмотреть на настроенный процесс. Сможет ли его логику понять кто-то другой кроме того специалиста, кто это настроил.

Идеальное количество процессов для обработки договоров – это количество групп договоров (финансовые, строительные, коммерческие, общехозяйственные и т.д.). То есть для каждой группы видов договорных документов настраивается один маршрут. Как было отмечено выше, за счет условий маршрутизации можно гибко определять состав исполнителей в процессе, в зависимости от содержания документа, и разных прочих условий.

Рис.9 Настроенные маршруты обработки документов

Рис.9 Настроенные маршруты обработки документов

Рис.10 Процесс согласования может иметь сложные условия для его участников

Рис.10 Процесс согласования может иметь сложные условия для его участников

Настроить права доступа пользователей к договорам

Не все пользователи должны иметь возможность иметь доступ к любым документам. Как пример, можно рассмотреть работу службы закупок. Их задача находить поставщиков, договариваться об условиях, выгодных для бизнеса. Вести свою часть договорной работы в программе «1С:Документооборот 8».

Совершенно очевидно, что договорная работа службы закупок не должна быть доступна менеджерам по продажам. В каждой организации имеются финансовые договоры (банковское обслуживание, кредитный договор, договоры внутреннего займа и т.д.), с этими документами работают финансисты и те руководители, которым предоставлены такие полномочия. Каждый в организации занимается именно своей частью договорной работы.

Система настройки прав доступа в программе «1С:Документооборот 8» обеспечивает мощную защиту данных, четкое разделение доступа.

Рис.11 Права доступа настраиваются через политики доступа

Рис.11 Права доступа настраиваются через политики доступа

Бесплатная
консультация
эксперта

Спасибо за Ваше обращение!

Специалист 1С свяжется с вами в течение 15 минут.

Как в итоге процесс согласования работает в 1С Документооборот 8

Обычные проекты по организации договорной работы для предприятия выполняются в течение 1-2 месяцев одним или двумя специалистами. Сроки и трудозатраты напрямую зависят от сложности проекта и требований со стороны бизнеса.

Важно, чтобы организация была готова к изменениям. Внедрение системы электронного документооборота (СЭД) меняет технологию работы и культуру организации. Процесс создания полезной удобной СЭД требует усилий со стороны заказчика, но те выгоды, которые будут получены, стоят того!

Когда система будет настроена, а люди обучены работе с ней, процессы взаимодействия сотрудников по договорным документам повысят эффективность работы, освободят время для других задач.

Как выглядит работа с договорными документами в СЭД

Инициатор создает новый документ по шаблону. Отметим, что программа даст ему выбирать только из тех шаблонов, с которыми ему назначено работать. Карточка договора уже частично будет заполнена информацией.

Инициатор заполняет недостающие поля: Контрагент, Сумма договора, Сроки действия.

Прикрепляет в карточку файл от контрагента, если это договор создается на основе договора Контрагента. Если формируется договор с нашим бланком договора, то он, скорее всего, уже есть в карточке документа (из шаблона подтянулся) и потом будет автоматически заполнен реквизитами сторон и прочей информацией.

Инициатор сохраняет договор и запускает нужный процесс согласования (точнее, обработки договора). Можно настроить так, чтобы процесс стартовал автоматически, без участия пользователя.

Ко всем участникам процесса обработки/согласования договора в нужный момент придет задача, которую надо будет выполнить. Таким образом, работа с договорными документами происходит четко по заданным правилам и в заданные сроки. Все знают, что и как надо делать. Вся договорная работа становится более прозрачна и контролируема.

В итоге, повышается эффективность работы сотрудников и конгруэнтность в организации.

Рис.12 В «Задачи мне» - сразу понятно, что надо делать прямо сейчас

Рис.12 В «Задачи мне» — сразу понятно, что надо делать прямо сейчас

Делать или не делать – выбор за вами

В современном мире уже давно мы являемся в какой-то степени заложниками новых технологий. Все активно развивается, любое преимущество ваше или ваших конкурентов позволяет менять вашу долю на рынке.

Создание СЭД, использование ЭДО, применение ЭЦП – это не просто фразы с непонятной аббревиатурой, это технологии, без которых вы просто начинаете терять рынок, эффективность, и это происходит каждый день, пока вы думаете «делать или не делать».

Примеры реальных проектов внедрения на базе 1С:Документооборот, победители конкурса 1С:Проект года

Композиция делового письма обыкновенно трехчастна. Первая часть вводная (зачин), вторая часть основная, информативная, третья часть заключительная, резюмирует информацию и содержит пожелания дальнейшего сотрудничества.

Все речевые действия в деловом общении можно разделить на просьбы, сообщения, предложения и подтверждения. Структура письма может выглядеть следующим образом:

• Просим…
• Также просим…
• А также просим…
• Сообщаем…
• Одновременно сообщаем…

Выделение каждого речевого действия в самостоятельный аспект необходимо потому, что по каждой просьбе, по каждому предложению принимается самостоятельное решение.

Первая часть письма обычно содержит информацию о реальных, имевших место фактах, событиях (ссылка, мотивация, история вопроса); вторая часть называет желаемые, предполагаемые события.

Многоаспектное письмо представляет собой последовательно повторяющиеся содержательные аспекты, синтаксически оформленные в виде абзацев.

Для связи аспектов и содержательных фрагментов одноаспектных писем используются стандартные выражения:

• Во-первых… Прежде всего…
• Во-вторых… Затем…
• В-третьих… В заключение…
• Переходя к следующему вопросу…
• Что касается вопроса о…
• Учитывая все вышесказанное…
• Исходя из вышесказанного…
• В связи с необходимостью вернуться к вопросу о…
• Подводя итоги, необходимо подчеркнуть…
• В заключение выражаем надежду на…
• В заключение хотим напомнить Вам о…

Стандартные выражения деловой переписки

Первой частью любого письма (аспекта) является мотивация, объясняющая побудительные мотивы, причины составления текста.

Стандартные выражения, указывающие на причину
• По причине задержки оплаты…
• В связи с неполучением счета-фактуры…
• Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям…
• Ввиду задержки получения груза…
• Вследствие изменения цен на энергоносители…
• Учитывая, что производственные показатели снизились на…
• Учитывая социальную значимость объекта…

При ссылках
• Ссылаясь на Вашe письмо от…
• В соответствии с достигнутой ранее договоренностью…
• Ссылаясь на Ваш запрос от…
• Ссылаясь на устную договоренность…
• В ответ на Ваше письмо (запрос)…
• В соответствии с нашей договоренностью…
• На основании нашего телефонного разговора…
• На основании устной договоренности…
• Согласно постановлению правительства…
• Согласно Вашей просьбе…
• Согласно протоколу о взаимных поставках…
• Согласно спецификации…
• Ссылаясь на переговоры…

Указание на цель
• В целяx скорейшего решения вопроса…
• В целях выполнения распоряжения…
• Для согласования спорных вопросов…
• Для согласования вопросов участия…
• Для наиболее полного освещения деятельности Вашей oрганизации в СМИ.
• Для решения спорных вопросов…
• В целях безопасности прохождения груза…
• В ответ на Ваш запрос…
• Во избежание конфликтных ситуаций…

Все перечисленные выражения необходимо использовать с учетом контекста и речевой ситуации.

Стандартные фразы предваряют основную информацию, выраженную глагольной конструкцией, и соответствуют стандартным речевым ситуациям:
• этикетные ритуалы: благодарю, выражаю надежду, выражаем благодарность, желаем успехов, приносим извинения, выражаем соболезнование; 
• сообщения: сообщаем, ставим Вас в известность, извещаем, уведомляем;
• подтверждения, заявления: подтверждаем, заверяем, заявляем, объявляем;
• требования, просьбы: приказываю, постановляю, настаиваем, прошу, обращаемся к Вам с просьбой;
• обещания: гарантируем, заверяем, обязуемся;
• напоминания: напоминаем;
• предложения: предлагаем.

Стандартизована в деловых письмах, равно как и в других типах документов, сочетаемость слов:

• контроль — возлагается,
• цена — устанавливается (снижается, поднимается),
• задолженность — погашается,
• сделка — заключается,
• рекламация (претензия) — предъявляется (удовлетворяется),
• платеж — производится,
• счет — выставляется (оплачивается),
• вопрос — поднимается (решается),
• скидки — предоставляются (предусматриваются),
• оплата — производится,
• возможность — предоставляется,
• договоренность — достигается,
• кредит — выделяется и т. п.

Сотрудничество чаще всего бывает плодотворным, взаимовыгодным, 
деятельность — успешной, 
вклад — значительным, 
позиции — конструктивными (прочными), 
доводы — вескими, 
необходимость — настоятельной, 
спектр (услуг) — широким, 
скидки — значительными / незначительными, 
предложение — конструктивным, 
разногласия — существенными / несущественными, 
рентабельность — высокой / низкой, 
расчеты — предварительными или окончательными и т. п.

Состав согласующих лиц для разных видов документов определен в Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях[1]. Служба делопроизводства (ДОУ) должна согласовывать все проекты документов организации. В статье рассмотрим, что именно согласует делопроизводитель, в какие сроки и всегда ли неверное оформление реквизитов означает, что документ не согласован.

Процитируем Примерную инструкцию по делопроизводству в государственных организациях (далее – Примерная инструкция).

Формально согласующим лицом от службы ДОУ является ее руководитель. Но он имеет право делегировать эту задачу кому-то из подчиненных – специалистов службы. Очевидно, что служба ДОУ согласует не содержательную часть документа, а оформительскую. Скорее всего, реальным согласующим лицом будет тот работник, который разрабатывал инструкцию по делопроизводству организации.

ЧТО ИМЕННО СОГЛАСУЕТ служба ДОУ 

Согласующие делопроизводители должны обращать внимание на следующие моменты:

  • соответствие применяемых форм бланков документов унифицированным формам;
  • оформление реквизитов документов;
  • выбор вида документа;
  • подписание или утверждение;
  • должности и расшифровки подписей.

Остановимся на каждом из них подробнее.

Соответствие применяемых форм бланков документов унифицированным формам 

В Инструкции по делопроизводству должны содержаться бланки документов. В минимальный набор входят три: бланк письма, бланк приказа и общий бланк для всех остальных документов. Дополнительно могут быть утверждены бланки любых других видов документов, бланки структурных подразделений и должностных лиц.

Ключевой момент здесь – утверждение. Если какой-либо бланк не унифицирован на локальном уровне, то его использование исключается, а проект документа, подготовленный на нем, придется вернуть исполнителю на переделку.

Ситуация из практики

Руководитель отдела или директор по направлению деятельности самостоятельно создал бланк «имени себя» (то есть бланк должностного лица – автора документа) и пользуется им при ведении переписки. Пока этот бланк не будет внесен в инструкцию по делопроизводству организации, оформленное на нем письмо не пройдет согласование в службе делопроизводства ДОУ.

Оформление реквизитов документов 

Один из самых крупных разделов инструкции по делопроизводству организации – правила оформления реквизитов документов. Этот раздел разрабатывается на основе ГОСТ Р  7.0.97.-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Согласующий делопроизводитель рассматривает оформление всех реквизитов документа. При этом не нужно забывать, что часть из них пока отсутствует, так как проект еще находится на стадии согласования: нет подписи, не проставлены печать (если она нужна), регистрационный номер и дата. Согласованию подлежит проект в том состоянии готовности, в котором ему предстоит поступить на подпись руководителю.

Выбор вида документа 

Конечно, перепутать приказ и письмо – это даже далекому от делопроизводства исполнителю нужно очень постараться: у этих документов совершенно разные цели и маршруты. А вот перепутать виды в рамках информационно-справочных либо распорядительных документов очень легко. Проблемы с выбором вида документа могут возникнуть в случаях, когда в организации:

  • действуют и приказ, и распоряжение;
  • применяются служебная и докладная записки;
  • одни филиалы используют для переписки с центральным офисом служебную/докладную записку, другие – письмо;
  • существует некий документ без названия, который используется, если исполнитель затрудняется с выбором соответствующего его целям вида документа.

Ситуация из практики

Работники службы ДОУ долгое время упорно создавали акты экспертной комиссии вместо протоколов экспертной комиссии, а потом не могли понять, почему ни в одном методическом документе или справочнике по делопроизводству не фигурирует такой документ.

Все виды документов, используемые в организации, а также должны быть приведены в инструкции по делопроизводству организации. Здесь же должна быть информация о том, в какой ситуации используется каждый из документов

Подписание или утверждение 

Существуют виды документов, в отношении которых всегда возникает путаница в плане подписания и утверждения.

Так, во многих организациях проекты ЛНА подписывает исполнитель-автор или его непосредственный руководитель, а затем еще и утверждает руководитель. Это неправильно: автор текста документа и его руководитель только согласуют проект, а руководитель организации утверждает.

Документы, содержащие финансовую информацию, подписывает не только руководитель организации, но и главный бухгалтер. То есть оформляется двойной реквизит «Подпись», вдобавок подписи удостоверяются печатью.

В инструкции по делопроизводству организации целесообразно привести перечень документов, подлежащих утверждению в организации, чтобы исключить возможные ошибки (Пример 1). За основу можно взять приложение Приложение № 10 к Примерной инструкции.

Должности и расшифровки подписей 

В отсутствие одного руководителя его обязанности (в том числе касающиеся подписания/утверждения документов) могут быть переданы другому должностному лицу. Согласующий делопроизводитель должен точно знать, имеет ли право заместитель генерального директора подписывать документы в отсутствие шефа, и если да, то какие. Передача полномочий (в том числе права подписи) обычно оформляется приказом или закрепляется в доверенности. Если документа, дающего право подписи, у исполняющего обязанности нет, то нет и права подписи/утверждения.

Согласующий делопроизводитель должен знать, что указывать в реквизите «Подпись»: собственную должность подписанта «И.о. генерального директора». А может быть, «врио»? Все три варианта имеют право на существование, но какой именно нужно указать в конкретном случае, можно узнать из приказа или доверенности.

Важно!
Копии доверенностей и приказов о назначении исполняющими обязанности обязательно должны передаваться в службу ДОУ. Отсутствие такой информации может привести к тому, что впоследствии оформленный документ не будет иметь юридической силы.
 

Не забудьте проверить правильность написания фамилий

Ошибки в сложных фамилиях должностных лиц не редкость. Например, фамилию директора «Подьячев» могут передать и через твердый, и через мягкий знак, а фамилия Аполлонов дает множество вариантов написания. Кстати, в случае с фамилиями «правильно» – это не по правилам русского языка, а так, как написано у человека в паспорте. Поэтому так важно на стадии согласования обратить особое внимание на эти моменты и лишний раз всё проверить.

[1] Утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44.

 [2] ЛНА – локальный нормативный акт.

Понравилась статья? Поделить с друзьями:
  • Найз цена таблетки цена в аптеке инструкция
  • Пульт для кондиционера toshiba wh ua01ne инструкция
  • Воздушно пенный огнетушитель инструкция по применению
  • Трассоискатель ки 4пп инструкция по применению
  • Стиральная машина aeg protex 6kg инструкция