Добавить в «Нужное»
Функциональные и должностные обязанности: отличие
При разработке должностных инструкций иногда предусматриваются не только должностные, но и функциональные обязанности. А в чем их отличие? И чем отличается должностная инструкция от рабочей инструкции?
Чем отличаются функциональные обязанности от должностных обязанностей?
Трудовое законодательство не разграничивает понятия функциональных и должностных обязанностей и не дает им определения. Считается, что функциональные обязанности работника характеризуют цель или функции конкретного работника, т. е. тот результат, который достигается в результате выполнения работником своих обязанностей. А непосредственные обязанности, которые работник выполняет для достижения таких целей, именуются должностными обязанностями. К примеру, в соответствии с профессиональным стандартом «Бухгалтер» (утв. Приказом Минтруда от 22.12.2014 № 1061н) одной из трудовых функций главного бухгалтера является составление бухгалтерской (финансовой) отчетности. Это можно отнести к функциональным обязанностям. А непосредственными трудовыми действиями, которые необходимо выполнять работнику для достижения данной функции, т. е., по сути, его должностными обязанностями, являются, к примеру:
- счетная и логическая проверка правильности формирования числовых показателей отчетов, входящих в состав бухгалтерской (финансовой) отчетности;
- формирование пояснений к бухгалтерскому балансу и отчету о финансовых результатах;
- обеспечение подписания руководителем экономического субъекта бухгалтерской (финансовой) отчетности;
- обеспечение сохранности бухгалтерской (финансовой) отчетности до ее передачи в архив.
Часто термины «должностные обязанности» и «функциональные обязанности» рассматриваются как синонимы. И неважно, как в должностной инструкции будут поименованы обязанности работника. Важно, чтобы из их содержания явно следовало то, какую конкретную работу необходимо будет выполнять работнику с учетом особенностей организации производства, труда и управления на предприятии.
Отличие должностной инструкции от производственной
Когда на работу принимаются руководители, специалисты и иные служащие, разрабатываемые инструкции для них именуются должностными. А для профессий рабочих на основе, как правило, единых тарифно-квалификационных справочников работ и профессий рабочих по соответствующим отраслям утверждаются производственные инструкции, которые также иногда называются рабочими инструкциями. Таким образом, отличие должностной инструкции от рабочей инструкции состоит только в категории работников, в отношении которых такая инструкция разрабатывается. Хотя и такое деление является достаточно условным, ведь и должностная, и рабочая инструкции должны давать работнику однозначное понимание того, какую работу ему предстоит выполнять.
Форум для бухгалтера:
Должностная инструкция – это документ, который определяет обязанности работника. В должностной инструкции также могут быть предусмотрены квалификационные требования по должности, подчиненность работника и др. Для лиц, работающих не по должности, а по профессии, то есть для рабочих, аналог должностной инструкции принято называть рабочей или производственной инструкцией. Должностная (рабочая, производственная) инструкция получила широкое распространение на практике, однако в Трудовом кодексе она не упоминается, порядок ее составления нормативно не утвержден (Письмо Роструда от 27.05.2022 № ПГ/13204-6-1).
В Роструде пояснили, что полномочие того или иного работника вытекает прежде всего из выполняемой им трудовой функции (работы по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретного вида поручаемой работнику работы). Содержание трудовой функции определяется трудовым договором с работником либо должностной инструкцией.
Должностные инструкции относятся к документам, содержанием которых, например, являются трудовая функция работника, круг должностных обязанностей, пределы ответственности.
Поскольку порядок составления должностной инструкции нормативными правовыми актами не урегулирован, работодатель самостоятельно решает, как ее оформить и вносить в нее изменения. Должностная инструкция может являться приложением к трудовому договору или утверждаться как самостоятельный документ.
При разработке должностных инструкций допускается уточнение перечня работ, которые свойственны соответствующей должности в конкретных организационно-технических условиях.
Источник
Изображение
13.06.2022, 08:31
При проведении проверок соблюдения нанимателями законодательства о труде Департамент госинспекции труда зачастую обнаруживает ошибки при составлении и оформлении должностных и рабочих инструкций работников (далее — ДИ, РИ). В результате наниматели могут привлекаться к административной ответственности. Более того, если в ДИ работника, к примеру, не будет закреплена обязанность сдать отчеты ПУ и работник их не сдаст, наниматель не сможет привлечь его к дисциплинарной ответственности. При этом на организацию за данное нарушение может быть наложен штраф органами соцзащиты.
Как избежать ошибок при разработке, подписании, утверждении и изменении ДИ и РИ, рассказала Наталья Томашевна Непевная, начальник управления по работе с персоналом БГУ.
Как и кем разрабатываются ДИ?
ДИ является локальным правовым актом организации, который разрабатывается и утверждается нанимателем самостоятельно <*>.
Законодательством не установлено, кто именно из должностных лиц нанимателя уполномочен на разработку ДИ, поэтому наниматель определяет это самостоятельно. На практике разработку ДИ иногда поручают специалисту по кадрам (инспектору по кадрам, менеджеру по персоналу, юрисконсульту), обосновывая это тем, что данный работник в силу своих должностных обязанностей имеет доступ к актам законодательства, т.е. соответствующим выпускам ЕКСД и ЕТКС, а также тем, что ДИ, как правило, хранятся у него (в отделе кадров, юридическом отделе, секретариате, канцелярии).
Однако это в корне неверный подход.
Разрабатывать ДИ должно то лицо, которое непосредственно определяет, какие должностные обязанности должен выполнять конкретный работник в этой должности, распределяет их между работниками одного структурного подразделения, а также контролирует их выполнение. Как правило, это руководитель структурного подразделения, где работает лицо, на которого разрабатывается ДИ. Такой вывод оправдан, поскольку именно непосредственный руководитель может четко определить функционал работника с учетом специфики своей организации, своевременно вносить в него корректировки при изменении или добавлении обязанностей работника, распределять ответственность между работниками.
На заметку
Совместно с руководителем структурного подразделения участие в разработке ДИ могут принимать и другие отделы или работники, например отдел кадров, служба охраны труда, юридический отдел. Они могут оказывать методическую помощь на стадии разработки проекта ДИ или согласовывать готовый проект ДИ, внося в него свои корректировки.
Для каких работников разрабатываются ДИ?
ДИ разрабатываются для служащих, чьи должности, по которым осуществляется квалификационное категорирование, можно найти в соответствующих выпусках ЕКСД.
РИ разрабатываются для рабочих, чьи профессии, по которым присваиваются тарифные разряды, указаны в соответствующих выпусках ЕТКС.
ДИ могут не разрабатываться на руководителей организаций и руководителей структурных подразделений. Их права, обязанности, полномочия и ответственность должны быть предусмотрены соответственно в учредительных документах и положениях об этих подразделениях <*>.
Обратите внимание!
Если в организации не разработаны положения о структурных подразделениях или в таких положениях нет функционала и ответственности их руководителей, то ДИ для них следует разработать.
Что касается заместителей руководителя организации или структурных подразделений, то ДИ на них разрабатываются исходя из квалификационных характеристик должностей соответствующих руководителей <*>. В учредительных документах организации и в ДИ заместителя руководителя организации обязательно должно быть указано на выполнение обязанностей руководителя при его отсутствии.
Обратите внимание!
ДИ и РИ должны быть обезличены, они разрабатываются на определенную должность/профессию, а не на конкретного работника, поэтому указание в ДИ (РИ) Ф.И.О. работника недопустимо.
Какая информация включается в ДИ?
ДИ должна содержать следующие разделы <*>:
— общие положения;
— должностные обязанности;
— права;
— взаимоотношения (связи по должности);
— оценка работы и ответственность.
Информацию для разработки ДИ следует брать из Общих положений ЕКСД, а также разделов «Должностные обязанности», «Должен знать» и «Квалификационные требования» квалификационной характеристики занимаемой должности соответствующего выпуска ЕКСД <*>. Шаблон, или так называемую рыбу, документа можно найти в УСОРД, определенных справочных правовых системах или на специализированных сайтах в интернете (к примеру, ilex.by).
Обратите внимание!
Нанимателю следует избегать формального подхода к разработке ДИ, это должен быть актуальный и прикладной документ для работника и нанимателя. ДИ должна соответствовать реальному положению дел в организации и фактическому распределению функций работников. Ответственность, предусмотренная в ДИ по конкретной должности, также должна соответствовать работе, выполняемой по этой должности. Если данное требование не соблюдено, то, как показывает практика, за нарушения, выявляемые по результатам проверок соответствующими госорганами, могут отвечать не те работники, которые допустили данные нарушения, а те, в ДИ которых предусмотрена такая ответственность. В этом случае наниматель также может быть привлечен к ответственности за несоблюдение требований законодательства <*>.
Наниматель вправе дополнить должностные обязанности работника обязанностями из квалификационных характеристик других должностей, близких по содержанию работ, равных по сложности и не требующих изменения квалификации работника <*>. Например, когда юрисконсульт организации дополнительно выполняет обязанности инспектора по кадрам. При этом напоминаем, что эти обязанности, а также ответственность за их выполнение должна быть четко изложена в ДИ работника.
На заметку
В ДИ работников рекомендуется вносить норму о взаимном замещении во время отсутствия (больничного, отпуска и др.). Если эта норма есть, то функции отсутствующего работника должны выполняться замещающим работником без доплаты. Если такой нормы в ДИ нет, то полагаем, что наниматель должен будет за выполнение функций отсутствующего работника насчитывать доплату в рамках совмещения должностей или расширения зоны обслуживания.
В каком порядке вступают в силу ДИ?
Следует различать этапы вступления ДИ в силу:
— подписание. Подписывает ДИ тот, кто ее разрабатывает. Как уже отмечалось выше, целесообразнее, чтобы это был руководитель структурного подразделения, в котором числится работник;
— согласование. На этом этапе проект ДИ согласовывают некоторые работники или структурные подразделения, которые имеют отношение к определенным положениям (правам, обязанностям, связям по должности, ответственности), перечисленным в ДИ. Это может быть отдел кадров, служба охраны труда, юридический отдел,
бухгалтерия и др.
Обратите внимание!
Даты согласования не должны быть позже даты утверждения ДИ. Это связано с тем, что соответствующие структурные подразделения, согласовывая проект ДИ, подтверждают ее законность и правильность составления в своей части перед руководителем организации, утверждающим ДИ;
— утверждение. ДИ утверждает руководитель организации или уполномоченное им лицо. Утверждение производится путем издания распорядительного документа (в частности, приказа) с последующим проставлением на ДИ грифа утверждения с реквизитами приказа или путем проставления грифа утверждения с собственноручной подписью напрямую руководителем (уполномоченным лицом).
Полномочия на утверждение ДИ также должны быть предусмотрены соответствующими документами. Если речь идет о руководителе, то эти полномочия, как правило, указаны в учредительных документах организации, а также в локальных актах, например в положении о порядке разработки ДИ и РИ. Что касается иных уполномоченных лиц, то соответствующие полномочия могут быть также предусмотрены локальными актами или ДИ данных лиц.
Иногда на практике для делегирования полномочий по утверждению ДИ руководитель организации выдает доверенность уполномоченному лицу. Однако полагаем, что такой подход нежелателен, поскольку сфера применения доверенности как документа регулируется гражданским законодательством, а не трудовым. Руководителю целесообразнее издать приказ (распоряжение) о делегировании соответствующих полномочий.
Обратите внимание!
ДИ вступает в силу с даты ее утверждения уполномоченным лицом.
Если ДИ утверждена лицом, у которого не было соответствующих полномочий, ДИ не считается утвержденной, а значит, работником или проверяющим госорганом могут быть оспорены ее положения, в частности ответственность работника за неисполнение должностных обязанностей;
— регистрация. После утверждения ДИ подлежит регистрации, например, в журнале регистрации ДИ и РИ. Регистрация служит цели упорядочивания имеющихся ДИ, периодического пересмотра для сохранения актуальности, внесения сведений об изменениях ДИ.
Где и как должны храниться ДИ?
Законодательство не содержит требований по месту и порядку хранения ДИ. Они хранятся, как правило, в отделе кадров, канцелярии, секретариате и др. Конкретное место хранения ДИ нанимателю следует определить в качестве постоянного, закрепить его в локальном акте организации и довести до сведения работников, с тем чтобы каждый работник или руководитель при необходимости мог беспрепятственно ознакомиться с ними в любое время.
На заметку
Для удобства обращения к ДИ руководителю структурного подразделения и соответствующему работнику может выдаваться заверенная копия ДИ. Также ДИ может храниться в электронном виде (к примеру, скан оригинала) в локальной сети организации.
ДИ хранятся 50 лет. Этот срок начинает течь с момента утверждения новой ДИ или после ее замены на новую в рамках пересмотра <*>. Вместе с ДИ хранятся и листы ознакомления работников с ДИ, если ознакомление оформлялось на листах ознакомления.
В каком порядке работник ознакомляется с ДИ?
Работник должен быть ознакомлен с ДИ под подпись в следующих случаях:
— при приеме на работу перед началом ее выполнения <*>;
— при изменении ДИ;
— перед началом выполнения работы по другой должности.
Обратите внимание!
Если работник не ознакомлен под подпись с ДИ, то его невозможно будет привлечь к ответственности за неисполнение должностных обязанностей.
Ознакомление с ДИ — это процесс прочтения и изучения ее работником с простановкой отметки об ознакомлении. Отметка представляет собой собственноручную подпись работника, расшифровку подписи и дату ознакомления.
Отметку об ознакомлении можно поставить:
— на последней странице ДИ;
— в листе ознакомления с ДИ;
— в журнале ознакомления (при его наличии).
На заметку
На практике иногда после увольнения работника его вычеркивают из списка ознакомившихся с ДИ или перепечатывают лист ознакомления без указания выбывшего работника. Так делать не следует. Список ознакомившихся с ДИ необходимо вести дальше, не внося в него никаких изменений.
Как внести изменения в ДИ?
ДИ работника может изменяться в следующих случаях:
— при изменении в структуре организации (например, название или подчиненность структурного подразделения), штатном расписании;
— изменении названия должности (в РИ — профессии);
— изменении в трудовом законодательстве (например, в 2018 году изменились квалификационные требования к бухгалтеру);
— изменении в должностных обязанностях, ответственности работника и др.
Как правило, в первых трех случаях функционал работника фактически не меняется и изменения в ДИ имеют более формальный характер, т.е. приводят ее в соответствие с реальным положением дел в организации и законодательством. В последнем случае характер изменений значительнее, вплоть до ухудшения правового положения работника (в частности, при расширении должностных обязанностей, увеличении ответственности). Тогда можно говорить об изменении существенных условий труда, а это значит, что инициатору внесения изменений в ДИ необходимо соблюсти предусмотренную законодательством процедуру (предупреждение работника, получение его согласия и т.д.).
Обратите внимание!
Какие бы изменения ни вносились в ДИ, работник в любом случае должен быть с ними ознакомлен под подпись.
Оформление изменений в ДИ зависит от того, в каком виде ДИ была утверждена. Если ДИ представляет собой отдельный документ, то изменения в нее вносятся на основании приказа (распоряжения) нанимателя.
Изменения могут представлять собой:
— изложение в редакции изменяемого положения;
— дополнение к ДИ в виде отдельного документа;
— изложение ДИ полностью в новой редакции.
Если ДИ является приложением к трудовому договору (контракту) с работником, то изменения в нее оформляются путем подписания дополнительного соглашения к трудовому договору (контракту).
Обратите внимание!
Если ДИ оформлена в виде отдельного документа, но в трудовом договоре (контракте) с работником приведены ее реквизиты (номер и дата), то при изменении ДИ также необходимо вносить изменения в трудовой договор (контракт) путем подписания дополнительного соглашения к нему.
Достаточно часто должностная инструкция жестко увязывается с должностью (а не со специальностью, профессией). И такая точка зрения (должностные инструкции только для инженерно-технических работников) часто встречается на практике. Тем не менее это не так. О том, зачем нужны рабочие инструкции
и в чем их отличие от должностных, читайте в статье.
Должностные инструкции
Начнем с того, что должностные инструкции относятся к основным локальным нормативным правовым актам организации.
В частности, должностной инструкцией устанавливается конкретный перечень должностных обязанностей служащих с учетом особенностей организации производства, труда и управления, а также их права и ответственность согласно занимаемым должностям.
Для чего нужна должностная инструкция
Должностные инструкции необходимы для эффективной организации труда и его оплаты, оптимального распределения трудовых обязанностей между работниками, объективной оценки работников при аттестации и т.д.
Должностные инструкции предназначены:
– для четкого определения служебного положения, обязанностей и прав, персональной ответственности, объективной оценки работы руководителей, специалистов и других служащих;
– подбора, рациональной расстановки и использования кадров в соответствии со специальностью и квалификацией;
– материального и морального стимулирования кадров в зависимости от количества и качества вложенного труда;
– повышения роли, авторитета и влияния руководителей и специалистов на развитие производства;
– установления научно обоснованных норм труда работников управления;
– поддержания и укрепления трудовой дисциплины, правильного применения мер дисциплинарного, материального и морального воздействия к лицам, не выполняющим возложенных на них должностных обязанностей, и пр.
В соответствии с трудовым законодательством должностные инструкции разрабатываются всем работникам организации, т.е. каждому специалисту персонально, или группе работников, выполняющих в организации одинаковые функции.
Кто разрабатывает
Должностные инструкции разрабатывают руководители структурных подразделений, в чьем подчинении находятся должности соответствующих работников, совместно с отделом организации труда и заработной платы, отделом кадров и юридической службой организации, соблюдая требования Единого квалификационного справочника должностей служащих (далее – ЕКСД). Должностные инструкции согласовываются с заинтересованными должностными лицами организации и утверждаются ее руководителем.
Рабочие инструкции
Законодательством о труде, в частности ст. 54 Трудового кодекса РБ (далее – ТК),
в обязанности нанимателей при приеме на работу включена обязанность ознакомить работника под роспись с порученной работой.
Конечно, можно сказать, что это требование мы выполнили, заключив с работником письменный трудовой договор.
Однако в договоре указана специальность и квалификация работника, а в разделе «Обязанности» –
общие требования. Следовательно, в случае возникновения конфликтной ситуации доказать, что работник не сделал то, что должен был сделать, будет сложно.
Кроме того, если посмотреть унифицированные формы документов, то в некоторых из них идет указание на должность, а далее в скобках – на специальность, профессию.
Но если вас смущает название (должностная инструкция) для рабочих, можно назвать этот документ рабочей инструкцией, инструкцией о правах и обязанностях, например, слесаря 5-го разряда.
Содержание и структура рабочей инструкции
Содержащиеся в ЕТКС тарифно-квалификационные характеристики профессий рабочих разработаны и сгруппированы по сложности труда (по разрядам в порядке возрастания). При этом 7-м и 8-м разрядами тарифицируются отдельные работы повышенной сложности.
Тарифно-квалификационные (квалификационные) характеристики профессий рабочих, приведенные в ЕТКС, также как и характеристики, приведенные в ЕКСД, состоят, как правило, из 3 разделов: «Характеристика работ», «Должен знать», «Примеры работ». Эти разделы обычно включаются в рабочие инструкции.
В разделе «Характеристика работ» содержится описание основных работ по профессиям рабочих. Конкретное содержание, объем и порядок выполнения работ на каждом рабочем месте устанавливаются в организациях технологическими картами, рабочими инструкциями или другими документами.
В разделе «Должен знать» излагаются основные требования к квалификации рабочего, которым необходимо соответствовать для качественного выполнения работ, приведенных в разделе «Характеристика работ».
К ряду профессий рабочих, выполняющих работы повышенной сложности, тарифицируемых, например, 6-м и более высокими разрядами, в разделе «Должен знать» установлено требование о наличии среднего специального образования, а к отдельным профессиям требования к стажу работы и наличию специальной подготовки.
Раздел «Примеры работ» содержит перечень работ, наиболее типичных для данной профессии и данного разряда. В тех случаях, когда в разделе «Характеристика работ» достаточно полно описаны выполняемые работы, раздел «Примеры работ» в тарифно-квалификационную характеристику не включается.
Важно учитывать, что работами, перечисленными в тарифно-квалификационных характеристиках, приведенных во многих разделах ЕТКС, не исчерпываются все работы, которые могут и должны быть выполнены рабочим данной профессии и данного разряда в конкретных условиях производства. Поэтому при необходимости в организациях с учетом специфики производства могут разрабатываться дополнительные примеры работ, аналогичных по сложности выполнения работам, содержащимся в тарифно-квалификационных характеристиках профессий рабочих соответствующих разрядов ЕТКС. Дополнительные перечни работ утверждает наниматель.
Чем отличается рабочая инструкция от должностной?
Относительного рабочего процесса должностная инструкции регламентирует только то, что должен делать работник. В рабочей же инструкции указано, как ему это делать.
Подводим итог
Рабочие инструкции регламентируют основные трудовые функции, обязанности, права и ответственность рабочего при осуществлении им деятельности в рамках определенной профессии. Данные документы можно считать разновидностью должностных инструкций и, следовательно, применять к ним правила составления и хранения, если организация решает такие документы разрабатывать. Рабочие функции должны соответствовать ЕТКС.
Отметим, что составление рабочих инструкций не является обязательной функцией нанимателя в отличие от разработки должностных инструкций. Рабочие инструкции могут быть разработаны с учетом конкретных обязанностей работника для более четкого определения его обязанностей и прав, персональной ответственности, материального и морального стимулирования.
«ГОСТ Р 57189-2016/ISO/TS 9002:2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Системы менеджмента качества. Руководство по применению ИСО 9001:2015 (ISO/TS 9002:2016, IDT)»
(утв. Приказом Росстандарта от 25.10.2016 N 1499-ст)d) организационные политики, внутренние распорядки, должностные инструкции, рабочие инструкции и т.д. для обеспечения согласованности между распределенными обязанностями и ответственностью, а также любая связанная с этим документированная информация;