Чем отличается инструкция от стандарта организации

Александр Семериченко писал(а):

Анастасия Витальевна писал(а): Но все-таки в чем принципиальное отличие СТП от РИ?
…

… А также от положения, регламента, …, методики и т.п.
Если коротко — ничем.
В ISO 9001 употребляется понятие «work instruction», обозначающее целую группу документов непосредственно указывающих исполнителю «как и что делать».
P.S.Тема не совсем отвечает направленности раздла форума, ей скорее место в «Прочие стандарты» или «Практика внедрения».

Александр Семериченко
Не согласен.
1. тема как раз в раздел
СТП рассматривается как аналог документирвоанной процедуры
далее смотрим ИСО/ТР 10013:2001

4.5 Документированные процедуры
4.5.1 Структура и формат
Структура и формат документированных процедур (на бумажном или электронном носителе) должны быть представлены организацией в виде текстов, схем, таблиц, их сочетания или в другой приемлемой форме в зависимости от потребностей организации. Документированные процедуры должны содержать необходимую информацию (см. 4.5.2) и иметь единую идентификацию.
В документированных процедурах могут быть сделаны ссылки на рабочие инструкции, определяющие порядок выполнения работ. Документированные процедуры обычно описывают деятельность, охватывающую несколько функций, в то время как рабочие инструкции обычно относятся к заданиям в рамках одной функции.
4.5.2 Содержание
4.5.2.1 Название
Название должно четко указывать документированную процедуру.
4.5.2.2 Назначение
Назначение документированной процедуры должно быть указано.
4.5.2.3 Область применения
Должна быть описана область применения документированной процедуры, включая охватываемые или не охватываемые ею аспекты.
4.5.2.4 Ответственность и полномочия
Должны быть определены ответственность и полномочия персонала и/или организационные функции, а также их взаимодействие с другими процессами и деятельностью, описанными в процедуре. Они могут быть приведены в виде блок-схемы и уточняющих описаний.
4.5.2.5 Описание видов деятельности
Уровень детализации описания может зависеть от сложности вида деятельности, используемых методов, уровня квалификации и подготовки персонала, необходимых для выполнения работы. Независимо от уровня детализации должны быть рассмотрены следующие аспекты:
a) определение потребностей организации, ее потребителей и поставщиков;
b) описание процессов в виде текстов и/или блок-схем, относящихся к данному виду деятельности;
c) определение работ, которые должны выполняться, кем или в рамках какой организационной функции, почему, когда, где и как;
d) описание управления процессами и контроля за идентифицированными видами деятельности;
e) выявление потребности в ресурсах, необходимых для выполнения определенной деятельности (в персонале, обучении, оборудовании и материалах);
f) определение соответствующей этому виду деятельности документации;
g) определение входа и выхода процесса;
h) определение измерений, которые следует выполнить. Организация может принять решение о целесообразности включения части приведенной выше информации в рабочие инструкции.
4.5.2.6 Записи
Ведение записей о деятельности в рамках документированной процедуры должно быть описано в этом или в другом (других) ее разделе (разделах). Должны быть определены формы для ведения записей, указаны способы их заполнения, регистрации и хранения.
4.5.2.7 Приложения
К документированной процедуре может быть приложена информация в виде, например, таблиц, диаграмм, схем и форм.
4.5.3 Рассмотрение, утверждение и пересмотр
Должны быть приведены сведения о рассмотрении, утверждении, статусе и дате пересмотра документированной процедуры.
4.5.4 Определение изменений
Если практически возможно, в документе либо в соответствующих приложениях должен быть указан характер изменений.
4.6 Рабочие инструкции
4.6.1 Структура и формат
Рабочие инструкции должны разрабатываться и поддерживаться таким образом, чтобы обеспечивать описание выполнения всех работ, на которых отсутствие таких инструкций может повлиять отрицательно. Могут использоваться различные средства подготовки и представления инструкций.
Рабочие инструкции должны содержать название и принятое для них обозначение (информация приведена в п. 4.6.4).
Структура, формат и уровень детализации рабочих инструкций должны отвечать потребностям персонала организации и зависеть от сложности работ, применяемых методов, уровня подготовки, квалификации и мастерства персонала.
Структура рабочих инструкций может отличаться от структуры документированных процедур.
Рабочие инструкции могут быть включены в документированные процедуры или на них должна быть сделана ссылка.
4.6.2 Содержание
Рабочие инструкции должны описывать критические участки деятельности. Следует избегать детализации, которая не способствует контролю за деятельностью. Подготовка персонала может снизить потребность в детализации инструкций при условии, что этот персонал получает необходимую для правильного выполнения работы информацию.
4.6.3 Виды рабочих инструкций
Хотя не существует требований к структуре или формату рабочих инструкций, эти документы обычно должны отражать назначение и область работ и их цели, а также содержать ссылки на соответствующие документированные процедуры.
В любом случае в рабочих инструкциях должна быть указана последовательность операций, точно отражающая требования и соответствующую деятельность. Во избежание недопонимания и неточностей следует установить определенный формат или структуру и придерживаться их.
4.6.4 Рассмотрение, утверждение и пересмотр
Организация должна обеспечить точные сведения о рассмотрении и утверждении рабочих инструкций, статусе и дате пересмотра.
4.6.5 Записи
Если возможно, требования к записям, относящиеся к рабочей инструкции, устанавливаются в этом или в любом другом (других) разделе (разделах). Минимальные требования к записям определены стандартом ИСО 9001. Необходимо указать способы ведения, регистрации и хранения записей и определить формы для заполнения.
4.6.6 Определение изменений
Если практически возможно, характер изменений следует указать либо в документе, либо в приложениях.

2. в ISO 9001 термин «work instructions» указывается только в п. 7.5.1 b).

3. Если сущестует определенная иерахия нормативных документов СМК, то РИ обычно детализирут требования СТП…(см пирамуду документов СМК в том же ИСО/ТР 10013)

Но это не обязательное требование. Иногда РИ сущестуют паралельно с СТП, например, для того, чтобы отменить какие-нибудь устаревшие но неотмененные требования ГОСТов, которые формально СТП не могут отменять (см. ГОСТР 1.4-20004).

Анастасия

в этой ветке можно найти необходимые ссылки

Разработка стандартов предприятия и организации

Необходимость в стандартизации предприятия может возникнуть по нескольким причинам. Самая распространенная – сертификация продукции по схемам, предусматривающим наличие систем менеджмента качества. Проще говоря, чтобы получить сертификат менеджмента качества прежде потребуется разработать и утвердить единые для данного предприятия стандарты. Звучит сложно и громоздко. Собственно, не только звучит, но и является по сути. Правда, предприятию вовсе не обязательно решать этот вопрос своими силами. Есть специалисты, которые могут это взять на себя. В частности, разработка стандартов предприятия или организации (СТО) может осуществляться в комплексе, в рамках сертификации продукции. В этом случае, заявитель просто получает полный пакет документов, необходимых для реализации своего товара.

Принципы стандартизации предприятия и процессов

Смысл СТО базируется на том простом факте, что каждое предприятие и промышленный комплекс уникален. Технология производства, форма организации и специфика региона диктуют свои условия, под которые нужно адаптировать все процессы. Для этого необходимо разработать систему стандартов, актуальных только для данного предприятия и организации. Наиболее яркий пример эффективной работы этих стандартов – это сеть промышленных объектов в разных регионах страны, организованных по определенному стандарту. Это предприятия-клоны, эффективность работы которых основана именно на продуманных стандартах.

Разумеется, внутренние СТО не должны противоречить существующим ГОСТам и иным нормативным актам, имеющим более высокий приоритет. Более того, рамки для СТО обозначает ГОСТ Р 1.4-2004, который прописывает принципы стандартизации производственных процессов и предприятий в целом.

Стандарты предприятия могут быть разработаны для следующих процессов и систем организации:

•  менеджмент предприятия на всех уровнях;
•  система управления и персоналом и принципы кадровой политики;
•  организация снабжения инструментом и техническими средствами, а также контроль их состояния и выбраковка;
•  технологические процессы, связанные непосредственно с производством продукции;
•  охрана труда и безопасность окружающей среды;
•  система разработки, проектирования и постановка на производство новых образцов продукции;
•  классификация сырья, комплектующих и материалов, используемых в производстве продукции;
•  внутренняя система оказания услуг и организация социальных проектов;
•  процессы обеспечения работы и обслуживание технически сложной продукции на протяжении всех этапов её применения.

По ряду пунктов, стандарты предприятия пересекаются с такими системами как ИСО, а порой стандарт ИСО как раз исполняет роль внутреннего стандарта предприятия по конкретному аспекту деятельности. Например, в части охраны окружающей среды.

Разработка и принятие СТО

Необходимость разработки и внедрения внутренних стандартов предприятия и организации ГОСТ Р 1.4-2004 прямо возлагает на само предприятие. Понятно, что этой организации вовсе не обязательно заниматься столь сложным делом силами своих специалистов. Весь комплекс документации можно заказать в сертификационном центре.

Принятие, внедрение и упразднение СТО возложено также на предприятие. Это его право, так как стандарт разрабатывался исключительно под конкретную организацию и действия вне её пределов не имеет. Исключением можно считать дочерние предприятия, организованные по системе стандартов центрального предприятия.

Процедура принятия стандарта предприятия и организации технологических процессов, предусматривает экспертизу СТО на предмет соответствия требованиям общегосударственных и международных нормативных документов. Проверяется корректность терминологии, соответствие метрологическим стандартам, а также проводится научная экспертиза. Ещё один немаловажный пункт обусловлен защитой интеллектуальных прав: СТО проходит оценку на предмет соблюдения патентного права. Экспертизой СТО занимается компания-разработчик.

В случае если стандарты предприятия или организации заказываются в сертификационном центре, заявителю необходимо принять готовый комплекс документации. Для этого можно сформировать комиссию, состоящую из профильных специалистов и руководителей. Впрочем, принять СТО может просто представитель заказчика, например технолог, главный инженер или руководитель.     

Из статьи вы узнаете о базовых документах современного делопроизводства, которыми необходимо руководствоваться при разработке основного документа, устанавливающего требования к документам и технологиям их обработки, – инструкции по делопроизводству.

ЧТО ТАКОЕ ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ?

Организация работы с документами на протяжении их жизненного цикла регулируют нормы и правила, которые устанавливают, во-первых, законодательство в сфере информации и документации, во-вторых, – локальные нормативные акты (далее – ЛНА) организации, которые разрабатывают в соответствии с действующим законодательством.

Наряду с инструкцией по делопроизводству в организациях могут разрабатывать и иные нормативные документы по делопроизводству: правила, положения, регламенты, порядки, которые регулируют работу с отдельными видами или комплексами документов (например, положение о внутренних нормативных документах организации, положение о ведении договорной работы и т.д.). Также разрабатывают ЛНА, которые регламентируют административные или бизнес-процессы (например, регламент контроля исполнения документов (поручений)). Кроме этого, работа в системе электронного документооборота (далее – СЭД) происходит в соответствии с инструкциями, которые разрабатывают поставщики программного обеспечения.

ДОКУМЕНТЫ В СОВРЕМЕННОМ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

В целях исключения рисков, связанных с несоблюдением действующего законодательства в сфере информации, документации и архивного дела, инструкцию по делопроизводству следует разрабатывать на основании современных нормативных документов сферы делопроизводства (Схема 1).

Опишем назначение и содержание этих документов, чтобы определить, как они помогут в разработке инструкции по делопроизводству.

НПА ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

Основными НПА по делопроизводству, прямо предназначенными для разработки инструкций по делопроизводству, являются Примерная инструкция по делопроизводству и Правила делопроизводства 2019. Рассмотрим их подробнее.

Примерная инструкция по делопроизводству

Согласно п. 1.3 Примерной инструкции по делопроизводству, в этом документе установлены требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в делопроизводстве государственных организаций. Понятие «государственная организация» в российском законодательстве не определено. На практике так называют организации различных организационно-правовых форм, основной признак которых – государственная собственность на имущество организации. В Схеме 2 приведем классификацию государственных организаций.

Примерная инструкция по делопроизводству разработана в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами независимо от вида носителя (бумажного и электронного). Во всех разделах этого НПА отмечены особенности работы с документами в условиях СЭД.

Примерная инструкция по делопроизводству охватывает весь жизненный цикл документа в делопроизводстве: от подготовки проектов документов, включения их в документооборот организации и до систематизации документов в пределах документального фонда и организации их отбора для передачи в архив организации.

Примерная инструкция по делопроизводству устанавливает, что на ее основе в организации разрабатывают индивидуальную инструкцию по делопроизводству, утверждаемую руководителем. Отмечено, что в целях организации работы с документами в филиалах организации и обособленных структурных подразделениях могут быть введены инструкции по организации работы с документами, дополняющие индивидуальную инструкцию по делопроизводству организации, но не противоречащие ей.

Примерная инструкция по делопроизводству рассматривает делопроизводство как деятельность, в которую входит:

• документирование деятельности;
• организация документооборота;
• формирование документального фонда организации (систематизация документов и организация их текущего хранения);
• организация доступа к документам и их использования.

Нормы, регулирующие порядок доступа к документам в целях их использования, изложены в разделе IX Примерной инструкции по делопроизводству. Они включают:

• порядок выдачи документов для использования работникам организации;
• предоставление документов по запросам органов власти и организаций (судебных, правоохранительных, органов государственного контроля и надзора);
• порядок изъятия (выемки) документов (на основании письменного распоряжения (постановления) соответствующего органа власти).

В приложения Примерной инструкции по делопроизводству входят:

• образцы бланков документов;
• образцы оформления отдельных видов документов (приказ, распоряжение, протокол, докладная и служебная записки, деловое письмо и т.д.);
• примерные перечни утверждаемых документов;
• примерные перечни документов, заверяемых печатью организации;
• примерные перечни нерегистрируемых документов.

Правила делопроизводства 2019

Правила делопроизводства 2019 разработаны в соответствии с п. 2 ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» взамен Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

Сфера действия нового НПА в сравнении со сферой действия старого расширилась. Теперь положения документа распространяются на федеральные органы государственной власти, иные федеральные государственные органы, органы государственной власти и иные государственные органы субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления.

Мы уже комментировали первые разделы Правил делопроизводства 2019. В 2020 году мы продолжим рассматривать этот документ.

НПА ПО АРХИВНОМУ ДЕЛУ

Основными НПА в сфере архивного дела и делопроизводства являются Правила 2015, Перечень 2007, Перечень 2010 и Примерное положение об ЭК. Рассмотрим их подробнее.

Правила 2015

На основании положений этого НПА организуют хранение документов в архивах организаций. Правила 2015 предназначены для государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, создающих архивы в целях хранения архивных документов, образовавшихся в процессе их деятельности.

Правила 2015 закрепляют понятие документального фонда как совокупности документов, образовавшихся в деятельности организации. В документе отмечено особое значение номенклатуры дел организации: чтобы создать документальный фонд, следует составить номенклатуру дел, сформировать и оформить дела на основе законодательных и нормативных правовых актов России, перечней типовых архивных документов с указанием сроков их хранения.

Правила 2015 также используют при разработке инструкции по делопроизводству организации. Именно этот документ содержит основные положения о номенклатуре дел организации и форму этого документа, а также формы других документов, создаваемых при подготовке дел к передаче в архив организации (описи дел, акты о выделении документов к уничтожению).

Перечень 2007, Перечень 2010 и Перечень 2019

Перечень 2007 устанавливает сроки хранения в зависимости от того, в деятельности какой организации они подлежат хранению. Сроки хранения документов дифференцированы по четырем звеньям (группам) организаций, исходя из установившегося порядка документирования научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности:

• в первом звене представлены организации, утверждающие или согласовывающие документы;
• во втором звене – организации – разработчики (авторы) документов, функциями которых является проведение научно-исследовательских, научно-технических, геолого-геодезических, производственно-технических, учетно-технических и учетно-регистрационных работ, разработка программных комплексов, проектов строительства объектов недвижимости, автоматизированных систем, земле- и лесоустроительных работ, выполнение экспертных, надзорных и контрольных функций в научной, научно-технической, производственно-технической, проектной и строительной деятельности;
• в третьем звене – организации-заказчики;
• в четвертом звене – эксплуатационные и иные хозяйствующие организации.

Если Перечень 2007 используют далеко не все организации, а лишь те, в деятельности которых образуются включенные в перечень научно-технические и производственные документы, то Перечень 2010 используют фактически все. Исключения составляют лишь те организации, которые используют так называемые ведомственные перечни документов, которые включают не только ведомственную (отраслевую) документацию, но и типовую управленческую документацию.

Перечень 2010 включает документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых организациями независимо от их функционально-целевого назначения, характера деятельности и формы собственности. Перечень 2010 предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе документов на хранение и уничтожение типовых управленческих документов.

Перечень 2019, как и Перечень 2010, построен по функциональному принципу и включает разделы, отражающие основные направления деятельности организаций. Однако состав архивных документов в новом НПА значительно изменился.

В делопроизводстве перечни документов со сроками хранения используют при составлении номенклатуры дел организации, при определении сроков хранения документов, а также при проведении экспертизы ценности документов при подготовке документов для передачи в архив организации.

Примерное положение об ЭК

Документ служит нормативной основой для формирования экспертной комиссии организации и разработки положения о ней. Экспертная комиссия (далее – ЭК) – это совещательный орган, он организовывает и проводит экспертизу ценности документов, образующихся в деятельности организации. Примерное положение об ЭК определяет порядок формирования ЭК, ее задачи, функции, права, порядок проведения заседаний и принятия решений.

ЭК создают в каждой организации. Без согласования с ЭК невозможно утвердить номенклатуру дел организации, описи дел, передаваемых в архив организации (описи дел постоянного хранения, дел по личному составу, дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения), а также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов. ЭК рассматривает предложения об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями, а также об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями.

НАЦИОНАЛЬНЫЕ СТАНДАРТЫ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

Правовые основы стандартизации в России, в том числе функционирования национальной системы стандартизации, определены Федеральным законом от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» (далее – Федеральный закон № 162-ФЗ).

Национальные стандарты в сфере делопроизводства разделяют на три группы: терминологические, оформления документов, управления документами (см. Схему 1). Отметим, что в третью группу входят национальные стандарты, идентичные международным стандартам, которые разработаны подкомитетом № 11 «Управление архивами (документами)», действующим в структуре технического комитета № 46 Международной организации по стандартизации – International Organization for Standardization. Аббревиатура этой организации включена в названия международных стандартов. Именно поэтому в названии наших национальных стандартов, которые идентичны международным, присутствует транслитерированная аббревиатура – ИСО.

ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

Специалистам по делопроизводству при разработке нормативных документов по делопроизводству (инструкции по делопроизводству, регламентов, правил, положений) приходится обращаться к терминологическим стандартам и словарям.

ГОСТ Р 7.0.8-2013 «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (далее – ГОСТ Р 7.0.8-2013) – это терминологический стандарт. Его задача – установить один термин в одном толковании для обозначения одного (определенного) понятия. Количество терминов, с которыми можно провести такую работу в любой предметной области, весьма ограничено.

Задача терминологического стандарта – не только зафиксировать термины, обозначающие понятия, но и дать им определения. Термин лишь называет понятие, а содержание понятия раскрывает его определение. Самое важное требование к определению термина – включать в определение только существенные признаки, то есть такие, которые отличают одно понятие от других, стоящих в ряду с ним. Попытки включать в определение не только существенные признаки приводят к размыванию определения.

ГОСТ Р 7.0.8-2013 – не первый стандарт с терминологией. Он заменил ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». В действующем стандарте появилась терминология, связанная с применением информационно-коммуникационных технологий, раскрыты такие понятия, как электронный документ, аутентичность и целостность электронного документа, метаданные и т.д.

Терминология в ГОСТ Р 7.0.8-2013 размещается в трех разделах:

• В раздел «Общие понятия» включены термины, в равной мере используемые в делопроизводстве и архивном деле.
• В раздел «Делопроизводство» входят два подраздела: «Документирование» и «Организация работы с документами».
• В раздел «Архивное дело» включены подразделы «Хранение и учет архивных документов», «Комплектование архива», «Научно-информационная деятельность архива».

Термины пронумерованы и расположены в систематизированном порядке, отражающем связи и отношения между ними в соответствующих предметных областях. Все термины пронумерованы.

Для большинства понятий установлен один стандартизированный термин.

Если термин имеет синонимы, они указаны после основного термина и набраны курсивом (в отличие от стандартизованного термина, который имеет полужирное начертание).

Если термин имеет устойчивую аббревиатуру, она указана после полного наименования, а вариативные части терминов заключены в скобки (при использовании термина его часть, заключенная в скобки, может быть опущена).

Термины-синонимы, не рекомендуемые к применению, приведены в скобках после стандартизированного термина и имеют отметку «нрк».

ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

Стандартом, устанавливающим правила оформления документов, является ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Положения ГОСТ Р 7.0.97-2016 распространяются на организационно-распорядительные бумажные и электронные документы (далее – ОРД): уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и другие ОРД, образующиеся в деятельности любой организации.

ГОСТ Р 7.0.97-2016 определяет:

• состав реквизитов, используемых при подготовке ОРД;
• правила оформления реквизитов, в том числе с применением информационных технологий;
• виды бланков документов, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе.

В положениях Примерной инструкции по делопроизводству и Правил 2019, описывающих документирование деятельности, есть ссылки на положения ГОСТ Р 7.0.97-2016, в которых описаны состав реквизитов, применяемых при оформлении документов, правила их оформления, требования к бланкам документов. То есть все органы власти и организации, которые разрабатывают свои внутренние нормативные документы на основании Примерной инструкции по делопроизводству и Правил 2019, обязаны соблюдать положения ГОСТ Р 7.0.97-2016.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «СИБИД. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы»

Стандарты управления документами помогут организации выстроить систему управления документами, которая будет функционировать как управленческая система (система менеджмента), нацеленная на постоянное улучшение. Основной национальный стандарт в управлении документами – ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «СИБИД. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы» (далее – ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019) идентичен международному стандарту ISO 15489-1:2016 «Information and documentation. Records management. Part 1: Concepts and principles», IDT.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 определяет понятия и принципы создания, ввода документов в систему и управления ими. Во введении к стандарту отмечена важнейшая роль документов, во-первых, как свидетельств деловой деятельности, во-вторых, как информационных активов организации. Также подчеркнуто, что создание и хранение документов в цифровой среде открывает новые возможности для использования документов, поскольку цифровая среда обеспечивает большую гибкость средств управления документами. Наряду с этим новые модели ведения деловой деятельности повышают ответственность специалистов в отношении документов, требуют от них знания нормативной среды, понимания возможных рисков для документов, а также понимания внешних и внутренних потребностей не только самой организации, но и требований государственных структур, запросов общественности, клиентов.

Основное назначение ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 – определить понятия и принципы, на основе которых разрабатывают подходы к созданию, вводу в систему и управлению документами и которые в совокупности составляют систему управления (систему менеджмента) документами.

Положения стандарта рассматривают:

• документы, метаданные к документам, документные системы;
• политику управления документами, ответственность за документы, мониторинг и обучение эффективному управлению документами;
• анализ деловых процессов;
• средства (процессы) управления документами;
• процессы жизненного цикла документов с момента создания документов, ввод их в систему и последующее управление ими.

ГОСТ Р ИСО 30300-2015 «СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь» и ГОСТ Р ИСО 7.0.101-2018/ИСО 30301 «СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Требования»

ГОСТ Р ИСО 30300-2015 «СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь» (далее – ГОСТ Р ИСО 30300-2015) и ГОСТ Р ИСО 7.0.101-2018/ИСО 30301 «СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Требования» (далее – ГОСТ Р ИСО 7.0.101-2018/ИСО 30301) также описывают систему управления документами. Эти два национальных стандарта идентичны международным стандартам ISO 30300:2011 «Information and documentation. Management systems for records. Fundamentals and vocabulary». IDT и ISO 30301:2011 «Inforniation and documentation. Management system for records. Requirements». IDT соответственно.

В этих национальных стандартах детально и всесторонне рассмотрены отдельные аспекты управления документами и установлены требования к системам управления документами. Они входят в состав национальных стандартов систем менеджмента и разработаны в целях обеспечения совместимости с этими стандартами на основе применения общих элементов и методологии менеджмента.

Термином «система управления документами» в ГОСТ Р ИСО 30300-2015 обозначают одну из систем управления (менеджмента) организации.

В ГОСТ Р ИСО 30300-2015 отмечено, что эффективность организации во многом зависит от внедрения и поддержания системы управления, которая обеспечивает постоянное улучшение деятельности и отвечает потребностям всех заинтересованных сторон. Системы управления обеспечивают методологию принятия решений и управления ресурсами для достижения целей организации. Неотъемлемая часть любого вида деятельности или делового процесса организации – процессы создания документов и управления ими. Благодаря документам обеспечивается результативность деловой деятельности, контроль за деятельностью, управление рисками. Массивы документов – это ценные информационные ресурсы, коллективная память, с помощью которой возможно отвечать на вызовы внешней среды.

Стандарты системы управления документами разработаны для организаций всех видов независимо от структуры и численности персонала в целях оказания помощи по внедрению эффективной системы управления документами, обеспечению ее функционирования и постоянного улучшения. Система управления документами позволяет осуществлять управление документами в организации в соответствии с установленной политикой и целями, а также обеспечивать достижение этих целей. Для этого в рамках системы управления документами обеспечивается управленческий процесс, включающий:

• распределение функций и ответственности;
• процессный подход к деловой деятельности;
• измерение и оценку;
• анализ и улучшение.

Стандарты системы управления документами предоставляют инструментарий для руководства организации по применению системного и контролируемого подхода к работе с документами, основанного на применении лучшей деловой практики. Применение стандартов системы управления документами гарантирует, что в организации создаются официальные и достоверные документы, подтверждающие деловую деятельность, а также то, что они управляемы и доступны для тех, кому они необходимы в течение установленного времени.