10
апреля
2018
Смена генерального директора компании: как обеспечить полную и беспроблемную передачу дел новому руководителю?
Жердина_Экономика и жизнь_Смена генерального директора компании
Скачать файл
| Файл добавлен | 10.04.2018 |
| Презентация | .pdf (263 Кб) |
Общая процедура смены руководителя компании
Всю процедуру смены руководителя компании можно условно разделить на следующие шаги:
Шаг 1. Принятие решения о смене руководителя.
Шаг 2. Соблюдение формальностей трудового законодательства: расторжение трудового договора с текущим руководителем, заключение трудового договора с новым руководителем, оформление приказа и т.д.
Шаг 3. Передача новому руководителю документов и материальных ценностей компании.
Шаг 4. Регистрация изменений в ЕГРЮЛ.
Шаг 5. Уведомление банка о смене руководителя.
Шаг 6. Уведомление контрагентов о смене руководителя.
Шаг 7. Отзыв доверенностей, выданных предыдущим руководителем.
Разделение на шаги условное, т.к., например, шаги 5–7 могут выполняться параллельно и независимо друг от друга.
Как видно из приведенных выше шагов по смене руководителя компании, процедура включает в себя следующие аспекты:
(1) юридические аспекты, связанные с правильным оформлением прекращения полномочий текущего руководителя и назначения нового руководителя компании (выделены светло-зеленым в списке шагов выше);
(2) трудовые аспекты, связанные с соблюдением трудового законодательства при смене руководителя компании (выделены светло-серым в списке шагов выше); а также
(3) фактические аспекты, т.е. аспекты, связанные с действиями по фактической передаче дел новому руководителю (выделены голубым в списке шагов выше).
В данной статье мы заострим внимание на фактической передаче дел новому руководителю. Однако не нужно забывать о том, что ошибки, допущенные при соблюдении юридических формальностей, а также формальностей, связанных с соблюдением трудового законодательства, могут привести к восстановлению уволенного директора в должности.
Важно убедиться в том, что решение о прекращении полномочий текущего директора и назначении на должность нового директора принято органом, уполномоченным на принятие подобных решений в соответствии с уставом компании. Принятие решения о смене руководителя компании может быть отнесено уставом к компетенции общего собрания участников (акционеров) или совета директоров (наблюдательного совета). Таким образом, необходимо обратиться к уставу для уточнения уполномоченного органа.
В зависимости от положений устава для принятия решения о смене руководителя необходимо созвать общее собрание участников или совет директоров (наблюдательный совет) и провести заседание. При этом важно соблюсти правила созыва собрания и проведения такого заседания.
В решении уполномоченного органа (общего собрания участников/акционеров, совета директоров) необходимо как минимум отразить два вопроса:
-
прекращение полномочий текущего руководителя компании;
-
назначение нового руководителя.
Помимо вышеуказанных вопросов, в решении рекомендуется указать основание для расторжения трудового договора с текущим руководителем, а также лицо, уполномоченное на подписание трудового договора с новым руководителем.
Обратите внимание, что согласно пункту 3 статьи 67.1 ГК РФ принятие решения и состав присутствующих участников общества с ограниченной ответственностью должны подтверждаться путем нотариального удостоверения, если иной способ принятия решений не предусмотрен уставом или решением собрания, принятым единогласно.
Несоблюдение порядка созыва и принятия решения уполномоченного уставом органа (общее собрание участников, совет директоров (наблюдательный совет)) может являться основанием для оспаривания решения, принятого на таком собрании, и, как следствие, восстановления уволенного руководителя в должности[1].
Признание решения о назначении нового руководителя недействительным может привести к еще одному неблагоприятному последствию, а именно к признанию недействительными сделок, заключенных неуполномоченным лицом[2].
При смене руководителя компании важно соблюсти и требования трудового законодательства, чтобы не допустить восстановления на работе уволенного директора. Нарушение процедуры увольнения, т.е. трудовых аспектов, также может привести к восстановлению бывшего директора на работе[3].
Таким образом, полная передача дел новому руководителю невозможна без соблюдения формальностей каждого из вышеперечисленных аспектов.
Передача документов и материальных ценностей новому руководителю
Список документов, которые общество должно хранить и предоставить своим участникам (акционерам) по запросу, содержится в федеральных законах[4].
Пункт 3 статьи 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» предписывает обеспечить передачу документов бухгалтерского учета при смене руководителя организации. При этом порядок передачи документов определяется организацией самостоятельно.
Таким образом, российское законодательство не конкретизирует способ передачи документов новому руководителю, а также не фиксирует, какие конкретно документы и в какие сроки нужно передать. Подобные пробелы влекут за собой риск возникновения споров с уволенным директором.
Если уволенный директор не передал документы новому директору, общество или его участники могут обратиться в суд с требованием обязать уволенного директора осуществить передачу. Суды, как правило, удовлетворяют такие требования[5].
Чтобы облегчить процесс доказывания в суде того, что документы действительно были переданы директору, а также минимизировать риски, связанные с возникновением споров с директором, вопрос оформления передачи документов новому директору нужно решить еще до его назначения.
Во-первых, рекомендуется пересмотреть положения локальных нормативных актов компании. В локальном нормативном акте (например, в Положении о директоре) необходимо определить и зафиксировать перечень документов, материальных ценностей и иных вещей (печать, ключи от офиса, сейфа и т.д.), которые директор должен хранить. Важно ознакомить директора при приеме на работу с данным локальным нормативным актом под подпись в силу статьи 68 ТК РФ.
Другим вариантом является фиксация данных условий непосредственно в трудовом договоре с директором. При этом необходимо убедиться, что директор расписался в получении одного экземпляра трудового договора.
Далее в локальном нормативном акте или в трудовом договоре с директором рекомендуется прописать процедуру, а также сроки передачи документов и прочих ценностей новому директору. Кроме того, необходимо зафиксировать обязанность директора передать документы и ценности новому директору по акту приема-передачи.
Фактическая передача документов и материальных ценностей должна происходить по акту приема-передачи, где стороны (увольняющийся директор и новый директор) зафиксируют перечень передаваемых документов и ценностей, а также дату передачи. Данный акт позволит разграничить ответственность старого и нового директора, а также будет являться необходимым подспорьем в доказательной базе компании, если какие-то документы или ценности не были переданы.
Таким образом, для обеспечения передачи документов и материальных ценностей новому руководителю рекомендуется еще до назначения директора:
1) определить и зафиксировать в локальном нормативном акте или трудовом договоре перечень документов, материальных ценностей и иных вещей (печать, ключи от офиса, сейфа и т.д.), которые директор должен хранить;
2) передать директору документы, материальные ценности и прочие вещи по акту приема-передачи, чтобы зафиксировать фактическую передачу;
3) прописать в локальном нормативном акте или трудовом договоре порядок и сроки передачи документов, материальных ценностей и прочих вещей новому директору.
Если все же документы или ценности, или их часть не были переданы новому директору, истребовать их можно через суд. Кроме того, если действия или бездействие бывшего директора, не исполнившего свою обязанность по передаче документов и ценностей, повлекли убытки для компании, можно взыскать с него данные убытки[6].
Рекомендуется также на случай конфликтного увольнения директора хранить комплект учредительных документов компании (нотариально заверенные копии) у участников (акционеров) компании.
Уведомление банка о смене руководителя
Помимо фактической передачи документов и ценностей новому руководителю, необходимо позаботиться о своевременном уведомлении банка, в котором у компании открыт счет, о смене руководителя. Иначе компания рискует денежными средствами, т.к. у прежнего руководителя останется доступ к счетам компании.
Список документов, которые при этом необходимо подать в банк, рекомендуется уточнить заранее.
Как правило, это следующие документы:
(1) решение уполномоченного органа о смене директора;
(2) приказ о вступлении нового директора в должность;
(3) лист записи, подтверждающий внесение изменений в ЕГРЮЛ;
(4) карточка с образцами подписей для управления счетами.
После регистрации изменений, связанных со сменой директора, в ЕГРЮЛ рекомендуется уведомить обслуживающий банк о произошедших изменениях.
Уведомление контрагентов о смене руководителя
Помимо обслуживающего банка, о смене рекомендуется уведомить и контрагентов.
Важно это сделать не только в случаях, когда в самом договоре с контрагентом прописана обязанность компании уведомлять о смене руководителя, но и в иных случаях для исключения злоупотреблений со стороны бывшего директора.
Контрагентам обычно направляется уведомление о смене директора за подписью нового директора с приложением документов, подтверждающих вступление в должность (приказ о назначении, выписка из ЕГРЮЛ).
Следует иметь в виду, что уведомить о смене руководителя компании рекомендуется не только контрагентов, но и организации (объединения), членом которых является компания (например, ассоциации). Устав организации может предусматривать обязанность членов уведомлять уполномоченный орган организации о смене директора.
Отзыв доверенностей, выданных предыдущим руководителем
Доверенности не прекращают автоматически своего действия после смены руководителя компании. Поэтому после вступления в должность нового директора рекомендуется проверить по журналу учета доверенностей, какие доверенности следует отменить.
Исходя из положений статьи 188 и 189 ГК РФ и практического опыта, рекомендуем предпринять следующие шаги для прекращения действия действующих доверенностей компании:
(i) издать от имени директора приказ об отмене (прекращении действия) доверенностей с указанием реквизитов соответствующих доверенностей, а также имени поверенного либо об отмене всех доверенностей, выданных компанией (если конкретные сведения о доверенности отсутствуют), при этом ознакомить с этим приказом (под подпись) всех известных поверенных (включая работников компании);
(ii) средствами почтовой связи направить упомянутый выше приказ об отмене (прекращении действия) доверенностей письмом с уведомлением и описью вложения в адрес поверенных, которых не удалось по тем или иным причинами ознакомить с соответствующим приказом под подпись;
(iii) направить приказ об отмене (прекращении действия) доверенностей в наиболее важные (с точки зрения хозяйственной деятельности, текущих целей и задач компании) публичные органы (включая суды, арбитражные суды, третейские суды), организации, известным физическим лицам, которые могут полагаться на действительность выданной ранее компанией доверенности (то есть третьим лицам, для представительства перед которыми выдана или может быть использована доверенность); и
(iv) сделать публикацию об отмене (прекращении действия) доверенностей в официальном издании, в котором публикуются сведения о банкротстве (в настоящее время в соответствии с распоряжением Правительства Российской Федерации от 21.07.2008 № 1049-р это газета «Коммерсантъ»). В таком случае подпись на заявлении об отмене доверенности должна быть нотариально засвидетельствована. Третьи лица считаются извещенными об отмене доверенности по истечении месяца со дня указанной публикации, если они не были извещены об отмене доверенности ранее (абзац второй пункта 1 статьи 189 ГК РФ).
Необходимо отметить, что на основании статей 188 и 189 ГК РФ сведения о совершенной в нотариальной форме отмене доверенности могут быть внесены нотариусом в реестр нотариальных действий, ведение которого осуществляется в электронной форме, в порядке, установленном законодательством о нотариате. Такие сведения предоставляются Федеральной нотариальной палатой неограниченному кругу лиц с использованием сети «Интернет». При этом если третьи лица не были извещены об отмене доверенности ранее, они считаются извещенными о совершенной в нотариальной форме отмене доверенности на следующий день после внесения сведений об этом в реестр нотариальных действий.
Выводы и практические рекомендации
Таким образом, для обеспечения полной передачи дел новому директору необходимо подготовиться заранее.
Суммируем ниже то, на что необходимо обратить внимание уже сейчас, а также при непосредственной передаче полномочий новому директору:
|
Действия до смены директора |
|
|
Проанализировать локальные нормативные акты / трудовой договор с директором, внести необходимые изменения |
|
|
Передать директору документы и ценности по акту |
|
|
Действия при передаче и после передачи полномочий новому директору |
|
|
Передать новому директору документы и ценности по акту |
|
|
Уведомить банк о смене директора |
|
|
Уведомить контрагентов и организации, членом которых является компания, о смене директора |
|
|
Отозвать доверенности, выданные предыдущим директором |
|
[1] См., например, апелляционное определение Верховного суда Республики Коми от 15.02.2016 по делу № 33-1009/2016, апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 09.02.2016 № 33-97/2016 по делу № 2-2555/2015, постановление Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 01.04.2015 № Ф01-474/2015 по делу № А82-653/2014.
[2] См., например, постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 26.04.2011 по делу № А63-7298/2010.
[3] См., например, апелляционное определение Московского областного суда от 24.08.2016 по делу № 33-23178/2016.
[4] Статья 50 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» – для ООО; для акционерных обществ – статья 89 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах».
[5] См., например, постановление Арбитражного суда Московского округа от 30.03.2016 № Ф05-3291/2016 по делу № А40-116676/2015, постановление Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 23.03.2017 № Ф01-6412/2016 по делу № А28-4308/2016, постановление Арбитражного суда Дальневосточного округа от 18.05.2017 № Ф03-1567/2017 по делу № А73-10124/2016.
[6] Согласно подпункту 4 пункта 2 постановления Пленума ВАС РФ от 30.07.2013 № 62 «О некоторых вопросах возмещения убытков лицами, входящими в состав органов юридического лица» недобросовестность действий (бездействия) директора считается доказанной, в частности, когда директор после прекращения своих полномочий удерживает и уклоняется от передачи юридическому лицу документов, касающихся обстоятельств, повлекших неблагоприятные последствия для юридического лица.
- Как уволить директора компании
- Сценарий с одним участником ООО
- Сценарий с несколькими учредителями
- Кадровые вопросы
- Регистрация изменений
- Уведомление партнеров и банка
Директор компании — своего рода Иван Крузенштерн — человек и (нет, не пароход) единоличный исполнительный орган юридического лица. Он работает в интересах фирмы и несет за это ответственность.
Несмотря на то, что руководитель компании — наемный работник, сведения о нем вносят в единый госреестр юрлиц. Рядовые сотрудники такой чести не удостоены. Это обстоятельство привело к появлению особого порядка увольнения старого и трудоустройства нового руководителя.
Ниже мы приводим пошаговую инструкцию, как поменять гендиректора без лишних проблем.
Как уволить директора компании
До смены генерального директора ООО нужно позаботиться о поиске нового. Дело в том, что с точки зрения законодательства фирма не может существовать без руководителя, даже если сотрудники прекрасно справляются со своими задачами без присмотра, контракты заключены, задолженности отсутствуют.
Нарушением считается, если сегодня вы попрощались с прежним руководителем, а нового назначите завтра. Сделайте все за один день.
Противозаконна и обратная ситуация: сегодня вы взяли на работу человека, который возглавит предприятие, а завтра прощаетесь с тем, кто им управлял.
Выбирая нового главу фирмы, изучите реестр дисквалифицированных лиц. Если вы возьмете на работу того, кто находится в этом списке, то организацию ждет штраф до 100 тысяч рублей.
Запомните, даже когда вы нашли нового менеджера, просто уволить предыдущего и выдать ему трудовую и расчет не выйдет. Необходимо соблюсти процедуру.
Сокращение: что делать, если вас увольняют, и какая компенсация положена
Сценарий с одним участником ООО
Единственный учредитель не проводит собрания, а принимает решение о смене генерального директора. Это не умозаключение, а письменно оформленный документ.
В нем учредитель указывает:
- официальное название предприятия, реквизиты и юридический адрес;
- дату и место оформления документа;
- свои паспортные данные;
- размер доли в уставном капитале;
- информацию о прежнем управляющем и день увольнения;
- аналогичные данные о новом главе и день, когда его выбрали в качестве менеджера;
- период, в течение которого новый сотрудник будет выполнять функции управленца.
Если собственником юрлица выступает другая фирма, то указывают ее реквизиты.
В итоге учредитель оставляет на документе свою подпись.
Сценарий с несколькими учредителями
Собственник не всегда — одно лицо. Если их несколько, то проводят общее собрание.
Участники мероприятия ведут протокол. На повестку заседания в обязательном порядке выносят два вопроса:
- прекратить или нет полномочия старого генерального директора;
- назначить или нет на его место другого руководителя.
Решение принято, если за каждое из положений проголосовали более половины учредителей.
В протокол, как и в решение, включают информацию о руководителях (текущем и будущем) и срок полномочий.
Чтобы подтвердить достоверность, документ передают для заверки нотариусу.
Кадровые вопросы
Вы можете уволить генерального директора, даже если его полномочия, закрепленные в уставе, еще не истекли и к работе нет нареканий.
Если за гендиректором не числятся дисциплинарные проступки и недочеты, то заплатите ему компенсацию. Она не должна быть ниже трехкратного среднего заработка за месяц.
Обратите внимание, что если руководитель болеет, в отпуске или беременный, то уволить его нельзя.
Сменить «генерального» вправе не только действующий участник, но и новый. Если у вас купят 100% компании, новый владелец сможет прекратить трудовые отношения с главой фирмы.
Также менеджер вправе уволиться самостоятельно, ведь является наемным сотрудником.
Как уволиться без отработки двух недель
С новым руководителем оформите трудовой договор. Деятельность в статусе главы организации без него запрещена. Если вы единственный участник ООО, то оставьте свою подпись на документе. Если есть другие учредители, то подпись оставляет избранный председатель общего собрания.
В документе о трудоустройстве укажите срок полномочий в том случае, если они внесены в устав предприятия. В остальных ситуациях заключают бессрочный договор.
Прежнему директору после увольнения предстоит выбрать, куда двигаться дальше. С новой работой ему поможет Совкомбанк.
Работа в Совкомбанке — это возможности для самореализации и достойная заработная плата; это интересные проекты и неформальное общение; это ДМС для сотрудников и детей и коворкинг на море. Хотите так же? Ищите подходящие вакансии в вашем городе и присоединяйтесь к команде мечты!
Найти работу мечты
Регистрация изменений
Чтобы изменения вступили в силу, передайте информацию о них в ФНС. Для этого напишите заявление по форме Р13014.
Внесите в нее:
- сведения о компании — лист 001;
- информацию о гендиректоре (готовятся два экземпляра: первый на предыдущего главу фирмы, второй на действующего) — лист И;
- данные о заявителе (подпись необходимо ставить только при нотариусе, сотруднике МФЦ или инспекторе ФНС) — лист Н.
Заявление по форме Р13014 подают в налоговую не позднее трех рабочих дней с момента трудоустройства нового управляющего. За нарушение предусмотрен штраф 5000-10000 рублей. Он ляжет на плечи руководителя.
Документ направляют в ту инспекцию, на учете которой находится организация. Доступно несколько способов:
- прийти в ФНС;
- направить через МФЦ;
- почтой;
- подать через нотариуса;
- онлайн через госуслуги.
Последний способ доступен, если есть квалифицированная электронная подпись (КЭП). Оформить КЭП легко через сервис Совкомбанка Финтендер. Формирование заявки занимает пять минут, а токен привезут прямо к вам в офис.
Если все хорошо, то обновленные сведения зарегистрируют в ЕГРЮЛ в течение пяти рабочих дней.
Совкомбанк помогает компаниям упростить коммуникации с ФНС. С сервисом банка вы забудете о сложных отчетах и ошибках в тяжелых налоговых декларациях.
Не хотите нанимать бухгалтера в штат, а сами не справляетесь с налоговой отчетностью? У клиентов Совкомбанка есть простой выход из такой ситуации — онлайн-отчетность в ФНС.
Уведомление партнеров и банка
Когда новые сведения внесены в ЕГРЮЛ, сообщите банку, обслуживающему ваш счет, что у компании сменился глава.
Это необходимо сделать, ведь гендиректор ведет деятельность от имени предприятия. Банк, не зная о смене руководства, может проводить операции, инициатором которых выступал прежний глава. А это не всегда соответствует новой политике компании.
Но просто прийти в кредитно-финансовую организацию и громко заявить, что теперь глава ее другой человек, не выйдет. К звучному голосу следует приложить официальные бумаги. Разные банки могут выдвигать свои условия, поэтому предварительно обратитесь к своему менеджеру.
Универсальный набор включает:
- решение единственного учредителя/протокол общего собрания;
- запись из госреестре о смене главы организации.
Образец подписи генерального директора фирмы банк также обновит.
Еще оповестите контрагентов о смене главы компании. Законодательство не содержит этого требования, но такова этика делового общения. К тому же многие бизнесмены не станут сотрудничать с новым коллегой, который неожиданно для них придет на следующую встречу для обсуждения контракта.
Государственные учреждения, кроме ФНС, оповещать не нужно. Необходимые сведения они получат по общим базам данных.
Чтобы не возникало проблем с государственными органами, заполните бумаги без ошибок. Затем вовремя подайте новые сведения в ФНС и ждите регистрации изменений. После оповестите банк об обновлениях в фирме и спокойно продолжайте работу.
Если вы внимательно изучили нашу пошаговую инструкцию, то проблем быть не должно.
Как в России относятся к начальникам, как правильно общаться с менеджером, почему сложно принять нового руководителя. Бонус ‒ научим вести себя с новым боссом, чтобы не навредить карьере
Начальник ‒ тоже человек (вот это поворот). А значит, в любой момент ты можешь остаться без любимого босса. Почему уходят начальники:
- Не справился с работой
- На это место есть «свой человек»
- Ушёл на повышение
- Нашёл более перспективное место работы или открыл своё дело
- Ушёл на пенсию
В общем, начальники меняются ‒ учись принимать это, а в идеале извлекать пользу.
Как в России относятся к начальству ‒ результаты опросов
83% россиян предпочитают работать в компаниях с мягким типом управления. Только 5% опрошенных выбрали жёсткого требовательного руководителя.
Международная компания по подбору персонала Hays выяснила, что больше половины российских сотрудников моложе 25 лет хотят видеть в руководителе наставника и идейного вдохновителя, а 18% ‒ даже друга. 17% опрошенных назвали главным качеством идеального руководителя умение чётко распределять задачи.
Мы спросили у своих пользователей, как они относятся к руководителям. Оказалось, только 4% сотрудников восхищаются боссом, 2% завидуют ему и 23% уважают. Негативное отношение преобладает ‒ 44% опрошенных относятся к начальнику безразлично, 12% презирают его, 15% ненавидят.
Ещё одна интересная цифра ‒ 35% ссор на рабочем месте возникают между руководителем и подчинённым. При этом чем выше зарплата сотрудника, тем чаще он идёт на конфликт. Однако из-за ссоры с начальником происходит всего 10% увольнений.
Отдельный случай ‒ если начальником назначили женщину. 79% работников-мужчин не желают подчиняться женщине. Самое интересное, что и женщины тоже не хотят подчиняться женщине ‒ 54% российских сотрудниц против леди-босса.
Как наладить отношения с новым начальником
Руководитель центра поиска кандидатов Kelly Services Светлана Савельева дала несколько советов:
- Настройся на позитив ‒ только работая в команде, можно добиться успеха
- Прими босса в команду ‒ помни, что ты нужен начальнику так же, как и он тебе
- Установи правила новой игры ‒ если в течение двух недель новый босс не объяснит свои требования, спроси сам
- Веди открытый диалог ‒ нельзя копить обиды и претензии
Теперь о том, как общаться с начальником правильно.
Сохраняй адекватность
Начальник работнику ‒ друг. Чтобы построить нормальные рабочие отношения с любым человеком, нужно помнить о трёх вещах ‒ уважение, границы, диалог. Ну и проверь ‒ нет ли у тебя привычек, которые точно бесят твоего босса.
Работай открыто
Сделай так, чтобы босс видел ‒ задача у тебя в работе. Если не успеваешь в срок ‒ объясни причину, а ещё лучше предупреди заранее.
О любой проблеме сообщай сразу после её появления ‒ проблемы имеют свойство копиться. Что-то непонятно ‒ спрашивай. Всё просто.
Соблюдай правило трёх «НЕ»
- Не ври. И не умалчивай ‒ ты ведь помнишь, что всё тайное становится явным
- Не оправдывайся. Лучше учти ошибку и не допускай повторения
- Не перекладывай вину на других. Никто не любит коллег в белом пальто. Если подумать, твоя вина как минимум в том, что не проверил вовремя
Что делать, если сработаться с новым начальником не получается
Если с новым начальником отношения не ладятся, выхода два ‒ терпеть или увольняться. Сначала всё-таки попробуй понять, как работать с новым боссом. Вдруг всё окажется не так плохо.
Но если имеешь дело с социопатом ‒ увольняйся. Никакие деньги не стоят твоего здоровья. Новую работу найдёшь гораздо быстрее, чем восстановишь растоптанную самооценку.
Ты правда уверен, что среди 3,5 млн вакансий в России нет условий получше? Кстати, сейчас на рынке труда самые лучшие условия для соискателей: зарплаты приблизились к годовому максимуму и много отличных вакансий с шестизначной зарплатой.
Говорят, что
нет страшнее наказания, чем жить в эпоху перемен. Так ли это? Конечно, любые
перемены – это стресс, но в то же время и возможность набраться опыта,
воспитать полезные качества характера, да и просто изменить свою жизнь к
лучшему. В работе секретаря одной из таких перемен может стать смена
руководителя. Вряд ли кого-то обрадует известие об уходе начальника, с которым
вы проработали не один год, и приходе нового человека. Но опытный секретарь
быстро поймет, что как раз из таких серьезных перемен можно извлечь
максимальную пользу, проявить себя и достичь новых высот в карьере. Давайте
поговорим о том, что же нужно делать, чтобы смена руководителя из стресса
превратилась в приятное событие, открывающее новые горизонты.
В ожидании
перемен
Итак, ваш руководитель
сообщает о своем уходе из компании. Если он не предложит вам перейти вместе с
ним, то вам придется работать с новым начальником. Как правило, если
руководитель не берет помощника с собой на новое место работы, на то есть
вполне объективные причины. Не стоит сразу расстраиваться и думать, что вы
чем-то его не устраивали и плохо работали, ведь уход шефа может быть связан с
переездом в другой город, сменой деятельности и многими другими факторами. Если
сложившиеся между вами отношения позволяют, вы можете уточнить, по какой
причине шеф не предлагает вам и дальше работать вместе. Попросите его написать
вам рекомендательное письмо, скажите, как вам было хорошо с ним работать и
сколько полезного опыта вы приобрели. Можете подарить ему на память
какой-нибудь сувенир. Никогда нельзя точно предугадать, как сложится жизнь, а
деловой мир очень тесен, поэтому даже если вы обижены на своего руководителя,
расстаньтесь с ним достойно.
Бывают и
обратные ситуации: шеф предлагает секретарю перейти с ним на новое место работы.
Однако вполне возможно, что в компании, в которую переходит начальник, будут
неподходящие условия для секретаря. В таком случае секретарю следует открыто
изложить своему шефу причины, по которым он не может принять его предложение (например,
место новой работы находится на другом конце города и секретарь не будет
успевать забирать ребенка из детского сада).
Итак, все
взвешено, решение принято: вы остаетесь в компании, готовясь к встрече с новым
руководителем. Легко сказать – готовясь: здесь унять бы нервную дрожь в руках. Конечно,
волнуются все сотрудники офиса – все ждут грядущих перемен. А секретарю в такой
ситуации приходится гораздо труднее, чем всем прочим. Почему? Конечно, потому
что ближе всех к руководителю именно секретарь. Вам первой предстоит встретить
нового шефа. Как правило, именно с работы приемной начинаются все перемены. Кроме
того, к вам, и только к вам будут толпами бежать перепуганные сотрудники в
надежде узнать хоть какие-то подробности, новости и получить утешительную
информацию. А секретарю нельзя плакать в курилке и жаловаться на страх, что ее
уволят, – нужно быть собранной, сдержанной и как никогда позитивной. Потому
если вы позволите себе раскиснуть – первое, что почувствует новый начальник,
войдя в кабинет – это ваше упадническое настроение. А зачем кому бы то ни было
унылая паникерша в помощниках?
Без паники!
Чего боится большинство
секретарей, когда у них меняется руководитель? Конечно, увольнения. Вы со
страхом думаете о том, что новый шеф придет в компанию со своим помощником? Но
ведь ваш-то прежний шеф ушел без вас. Вопреки распространенному мнению, новый руководитель
не всегда приходит со своей командой. Как правило, верные ему люди появляются в
офисе через некоторое время. Причем далеко не всегда вся команда руководителя
переходит на новую работу вместе с ним. Куда более распространен вариант, когда
начальник, освоившись на новом месте, начинает искать себе другого помощника.
Но у вас есть все возможности и время сделать так, чтобы данная мысль даже не
пришла ему в голову.
Если новый
начальник все же придет со своим помощником, никто не выгонит вас на улицу – скорее
всего, вам предложат место в одном из отделов. И здесь вы уже будете вольны
выбирать. Можете попроситься туда, где работа вам кажется наиболее перспективной
и интересной.
Единственным
серьезным недостатком секретаря в глазах нового начальника может стать то, что
вы работали с прежним шефом (и то лишь в том случае, если он по какой-то
причине хочет избавиться от всех напоминаний о прежнем руководителе). Но эта
ситуация достаточно редкая. Чаще новый шеф оставляет прежнего секретаря, который
обладает всей необходимой информацией, чтобы помочь новому шефу войти в курс
дела и сделать так, чтобы он как можно скорее перестал себя чувствовать
новичком.
Несомненные
преимущества «старого» секретаря
● Отличное
знание внутреннего делопроизводства компании.
● Налаженная
организация бытового обслуживания офиса.
● Знание
всех партнеров, поставщиков, заказчиков.
● Владение
образцами всех необходимых документов.
● Знание
личных и профессиональных качеств всех сотрудников, с которыми будет работать
новый руководитель.
● Владение базой
всех необходимых новому начальнику контактов.
● Способность
быстро ввести начальника в курс всех дел, рассказать ему о традициях
организации.
Куда ваш
новый шеф без вас?
Миф о
психологической совместимости
Еще один важный
вопрос, который будет вас мучить в преддверии прихода нового руководителя:
сможете ли вы сработаться со своим новым начальником?
Поделюсь
своим опытом на этот счет. Нынешний мой руководитель – уже третий, с которым я
работаю в данной компании. Первый начальник был рафинированным интеллигентом в
идеально отглаженных костюмах и рубашках с запонками. Он никогда не позволял
себе повышать голос, был внимателен к деталям и необыкновенно умен и
профессионален. Перед уходом он написал мне письмо, в котором поблагодарил за
совместную работу и назвал лучшим секретарем из всех, с кем он когда-либо
работал.
На его
должность пришел директор одного нашего филиала. Костюмы он никогда не носил,
выглядел как чемпион мира по боксу, и первое, что попросил сделать – поставить
вторую дверь в его кабинет. Вскоре я поняла почему: его крики отчетливо
доносились и через две двери. Поначалу я его боялась, но вскоре успокоилась и
обнаружила, что у нового шефа множество достоинств, а еще поняла, что он очень
добрый человек. Словно суровую внешность и грубую манеру обращения природа дала
в компенсацию мягкому характеру. Мы работали душа в душу три года без единого
нарекания с его стороны и без какого бы то ни было недовольства шефом − с моей.
Эту историю
я привела в качестве иллюстрации к утверждению о том, что профессиональный
секретарь сможет сработаться с руководителем любого типа. Если ваша сфера
деятельности вам нравится и за свое место вы держитесь, то вы будете
ориентированы на установление с шефом хороших деловых отношений. К каждому
начальнику можно найти подход.
С чего
начать подготовку к встрече с новым руководителем?
■ Информационная
разведка. Если вам известно имя нового начальника, попробуйте найти о нем
информацию в Интернете. Нет ничего зазорного в том, чтобы ознакомиться с его
трудовой биографией, узнать, какое учебное заведение он закончил, и прочитать
его интервью в бизнес-изданиях. Вполне вероятно, что его личность вызовет у вас
уважение еще до знакомства, и тогда вам будет легче наладить с ним работу.
■ Подготовка
приемной и кабинета руководителя. Постарайтесь посмотреть на приемную свежим
взглядом. Вам она, скорее всего, кажется милой и уютной. Но постороннему
человеку сразу бросятся в глаза все недостатки. Ремонт, конечно, делать не
нужно, но навести на столе порядок следует
обязательно. Желательно также убедиться, что все нужные документы, справочники,
телефонные книжки и визитницы находятся под рукой, а информация в них не
утратила свою актуальность.
После того
как ваш прежний начальник покинет рабочее место, наведите порядок в его
кабинете. Убедитесь в наличии на его рабочем столе ежедневника, планинга (они
должны быть новыми, а не перешедшими по наследству от прежнего хозяина) и всей
необходимой канцелярии. Проверьте все шкафы и тумбочки: если руководитель забыл
там личные вещи, стоит убрать их в шкаф в приемной. При этом не
переусердствуйте: совсем не обязательно снимать со стен календари и картины.
Если новому начальнику они не понравятся, он со временем сам их уберет. Если в
вашей компании выпускается корпоративная газета или журнал, положите последний
выпуск на стол.
Наведение
порядка = медитация. Наведение чистоты
приводит в порядок и наши мысли и чувства. К тому же, уже на этом этапе можно
начать вносить изменения, которых вам так давно хотелось. После ухода первого
начальника я избавилась от всех цветов в приемной – раздала их сотрудникам. Руководителю
нравилось, что кабинет похож на оранжерею, а я считаю достаточным одного цветочного
горшка в приемной. Новый шеф, по счастью, вообще цветы не любил.
■ Подготовка
списка вопросов. Что необходимо обсудить с новым руководителем?
- Что он
предпочитает – чай или кофе, какой и в какое время. - В какое
время следует приносить документы на подпись. - Какой вид
будет иметь график приема посетителей. - Выяснить, нужно
ли подготовить какую-либо справочную информацию. - Определиться,
в какое время будете обедать вы, а в какое – шеф. - Уточнить,
изменится ли ваш график работы. - Узнать, кого
можно с ним соединять по телефону. - В какое
время он будет (и будет ли) согласовывать с вами планы на следующий день,
неделю. - Какие газеты
и журналы он планирует выписывать. - Что он хотел
бы изменить в кабинете. Здесь пожелания могут быть разными. Новый начальник
может ограничиться мелочами, но вполне возможно, что вам придется заказывать
новую мебель, попутно согласовывая дизайн всего кабинета.
Также
составьте список своих должностных обязанностей.
■ Внешний
вид. В первый день работы с новым руководителем важно не только хорошо
выглядеть, но и чувствовать себя уверенно. Поэтому не стоит надевать еще не
разношенные туфли или платье нового фасона. Наденьте проверенные вещи, которые
вы любите и которые вам идут – это также позволит вам чувствовать себя
комфортнее.
Первый день
с новым руководителем
При
появлении нового начальника следует встать и поприветствовать его. Даже если
уход вашего прежнего шефа для вас трагедия, не изображайте на лице вселенскую скорбь.
Улыбнитесь!
Предложите
шефу чай или кофе. Помните составленный список? Так вот, не следует хватать его
и нестись к шефу с обсуждением сразу всех пунктов. В течение первого рабочего
дня вам следует уточнить, когда он будет готов с вами побеседовать о работе
приемной. Если он не выразит явного желания это сделать, не настаивайте. Задавайте
вопросы из списка по мере возникновения необходимости. Например, когда у вас
накопятся документы на подпись, соберите их в папку, уточните у начальника,
готов ли он их сейчас подписать, и когда принесете папку ему – согласуйте
дальнейший порядок подписания документов. В случае если руководитель пока не
определился, какое время ему наиболее удобно, предложите свой вариант. Ведь
вы-то знаете, какое время оптимально для подписания документов.
Помните, что
вы всегда можете предложить свой вариант решения того или иного вопроса. Только
не нужно упоминать прежнего шефа, говоря «а Игорь Владимирович всегда
подписывал документы в 17:00».
Какие
изменения необходимо будет внести в организацию своего рабочего дня сразу? К
сожалению, от долгих бесед с подругами по телефону и посиделок с коллегами
придется отказаться. Прежний начальник, который не один год с вами работал, мог
смотреть на это сквозь пальцы, но новый шеф может сразу решить, что вы
недостаточно ответственно относитесь к его работе.
Приготовьтесь
к тому, что в первое время у вас станет немного больше работы, да и обстановка
будет довольно напряженной. Ведь ваш руководитель в новой должности, компании,
и часто даже городе тоже чувствует себя неуютно. Он тоже в первое время будет
работать значительно больше, чем ваш прежний шеф, поскольку ему предстоит
изучить все нюансы работы компании. Не стесняйтесь спрашивать, чем вы можете
быть ему полезны.
Новый шеф и
сотрудники
Еще одной
проблемой на этапе знакомства с новым руководителем для секретаря могут стать
сотрудники организации. Они ведь тоже переживают за свою работу, за
нововведения, да и просто мучаются от любопытства, что же собой представляет
новый шеф. И все эти взволнованные люди тянутся в приемную с бесчисленным множеством вопросов. Конечно,
вам захочется обсудить нового начальника. Это естественная человеческая
реакция, выговориться – действенный метод борьбы со стрессом. Поэтому попросите
хорошую подругу вас выслушать.
С другой
стороны, именно в это время вы можете укрепить отношения с коллективом.
Улыбайтесь сотрудникам, не обсуждайте с ними начальника, на вопрос «Как новый
шеф?» неизменно отвечайте: «Хорошо». Если у вас появится информация о переменах
в работе – например, об изменении времени проведения регулярных совещаний,
введении планерок по понедельникам, – оперативно донесите ее до коллектива. Заряжайте
всех своим спокойствием и оптимизмом, и сотрудники будут вам за это благодарны.
Но не стоит
забывать, что любой секретарь должен быть прежде всего ориентирован на
руководителя. Ваша основная задача – беречь его покой, экономить время и
защищать интересы. Вы должны заботиться о комфорте и хорошем настроении шефа, и
тогда он позаботится о вас.
Ветер
перемен
Конечно,
новый начальник будет менять работу компании. Возможно, он в первый же день
кинется на амбразуру, а может, окажется сторонником постепенных изменений. В
любом случае перед вами открываются доселе невиданные перспективы. Например, вы
можете постараться разрешить многие бытовые вопросы.
Почти всегда
новый шеф хочет что-то изменить в своем кабинете. Это может быть покупка нового
компьютера, а может – и ремонт и смена всей мебели. И здесь, поскольку кабинет
начальника и приемная должны быть выдержаны в одном стиле, у вас есть
возможность изменить к лучшему облик собственной приемной – заказать более
удобную мебель, поменять обои.
Воспользуйтесь
случаем и установите новую кофемашину, кондиционер, компьютер. Почему бы не
воспользоваться случаем и не улучшить свой быт?
Если есть
необходимость, проведите маркетинговое исследование компаний, доставляющих в
офис воду, канцелярию, обеды, и, если это целесообразно, предложите шефу
сменить поставщиков этих услуг. «Почему он согласится на это предложение?» −
подумаете вы. Да хотя бы потому, что он ничего об этом не знает, а вашему
мнению можно доверять. Кроме того, если вы занялись этим вопросом и пришли с
предложениями, значит, у вас есть основания для недовольства.
А вот если
вы хотите поговорить о более сложных вопросах, касающихся работы приемной или
даже всей компании, следует подождать, пока новый шеф немного освоится на новом
месте. Когда вы поймете, что совместная работа идет хорошо и по вопросам
организации работы приемной начальник к вам прислушивается, можете смело
выступать с другими инициативами.
Это время
наиболее подходящее для предложений, которые внесут изменения в документооборот
компании (например, переход на
электронный документооборот), просьб о новом программном обеспечении. Также
можно завести разговор о различных курсах и тренингах, которые вы хотели бы посетить.
Обосновать это можно просто: работа с новым руководителем показала вам, что нет
предела совершенству, и вы хотели бы повысить свою профессиональную компетентность.
Пока
сотрудники суетятся и волнуются о своем будущем, а шеф вникает в тонкости
управления фирмой, вы можете завести в офисе новые традиции или избавиться от
некоторых старых. Прежний начальник никогда не поздравлял сотрудников с днем
рождения? Предложите новому шефу ввести эту традицию.
Вы знаете,
что сотрудники давно говорят о корпоративных тренингах, выездах на природу,
бассейне? Донесите эти настроения до шефа.
Корректируем
должностные обязанности
Просмотрите
список своих обязанностей. Возможно, среди них есть те, которые давно утратили свою
нужность. Если что-либо являлось только прихотью вашего прежнего руководителя,
новому об этом можно ничего не говорить.
А может быть,
вы давно мечтаете расширить круг своих должностных обязанностей? Составьте
список того, чем вы хотели бы заниматься, и предложите шефу свою помощь. Здесь
у вас есть преимущество – вы понимаете, с чем справитесь, а с чем нет, на что у
вас хватит времени. Но с этим не стоит торопиться. Сначала оцените, какие
именно обязанности вы будете выполнять при новом руководителе. Одно дело, если
он пошел на повышение и личного секретаря у него раньше не было. Тогда вы
можете сами себе писать должностную инструкцию, пока он придумывает, чем вас
можно загрузить.
А вот если у
вашего нового шефа был на прежней работе помощник, то готовьтесь к тому, что он
довольно быстро возложит на вас все обязанности своего прежнего секретаря. И
если до этого вам не приходилось заниматься расписанием занятий начальника в фитнес-клубе
и поисками няни ребенку, то теперь, вполне вероятно, придется выполнять новую для себя работу. И в
этом больше плюсов, чем минусов, поскольку так вы приобретете новые знания и
опыт.
Новый шеф –
старый сотрудник
Итак, вы
теперь знаете, какие шаги предпринимать при смене руководства. Но что делать,
если ваш новый шеф не новый человек в компании? Такое тоже происходит довольно
часто: при увольнении старого руководителя на повышение может пойти его
заместитель или другой человек, близкий по должности. Казалось бы, в этой
ситуации дальнейшая работа зависит только от ваших отношений с данным
сотрудником, и если раньше вы хорошо с ним работали, то можете спокойно продолжать
и дальше.
К сожалению,
в данной ситуации есть свои подводные камни. Если заместитель согласился на
повышение – это, как правило, означает, что у него есть свое видение работы
компании и он мечтает о нововведениях. А поскольку он уже в курсе работы
организации в малейших подробностях, то ничто не помешает ему сразу приступить
к осуществлению всех своих идей. Поэтому не стоит расслабляться раньше времени.
Внимательно присмотритесь к новому шефу: как изменились его привычки, распорядок
дня. Возможно, поначалу вам будет нелегко. А возможно, именно
здесь и откроется простор для творчества.
Конечно,
смена руководителя – это стресс. Но вспомните, как вы искали работу. Каждое
собеседование тоже было стрессом. А с новым шефом у вас есть возможность
поменять работу, не меняя при этом компанию. У вас изменятся обязанности, вы
сможете улучшить свои рабочие условия, научиться работать с руководителем
другого типа, а это поистине бесценный опыт. И все эти новшества – не выходя из
собственной приемной и траты времени на поиски новой работы. При грамотном
подходе любые перемены оборачиваются к лучшему.
Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 9, 2012.
Руководство может смениться неожиданно. Директор может не оправдать надежд собственников, допустить нарушения, или его могут переманить конкуренты. К этому нужно подготовиться, в том числе, в части оформления требуемых документов. В этой статье наглядно рассмотрим следующие моменты:
- как уволить прежнего директора;
- как оформить нового директора;
- какую информацию и каким способом подать в налоговую.
Расстаемся с предшественником
Разорвать трудовые отношения с директором можно на общих основаниях. Они приведены в статье 77 Трудового кодекса РФ.
Во-первых, руководитель может написать заявление по собственному желанию.
Во-вторых, прекратить трудовые отношения с ним можно по соглашению сторон.
Также есть дополнительные основания увольнения директора. Они перечислены в статье 278 Трудового кодекса РФ. Возможные причины увольнения следующие:
1) организация признана банкротом;
2) собственник организации или общее собрание участников решили уволить директора. Указывать, по какой именно причине принято такое решение не обязательно;
3) директор нарушил один из пунктов трудового договора, по которым он, например, должен:
- не допускать снижения показателей экономической эффективности деятельности компании. Здесь для увольнения директора нужно будет доказать, что эффективность деятельности снизилась по его вине;
- выполнять решения общего собрания организации;
- не допускать долгов по зарплате работникам;
- не допускать нарушений требований по охране труда, за которые организация может быть ликвидирована на основании решения суда или прекращена деятельность ее подразделения. Здесь также должна быть доказана вина руководителя.
Включение в трудовой договор с директором дополнительных условий его увольнения может обернуться проблемами. С одной стороны, у вас появится возможность уволить директора по статье. С другой стороны, чаще всего такие увольнения оборачиваются потом судами. Поэтому на практике рекомендуется все же договориться. Редкий руководитель будет рад испортить себе трудовую книжку увольнением по статье.
Если вы все же выбираете вариант увольнения по статье, то будьте готовы доказать, что оно было правомерно, и подтвердить это документально.
Увольнять по дополнительным основаниям нельзя, если:
- руководитель организации является ее же единственным участником, членом организации или собственником ее имущества;
- организацией управляет другая организация (управляющая организация) или ИП (управляющий).
Оформляем увольнение
Расторгать трудовой договор с руководителем нужно в таком порядке.
1. Руководитель пишет заявление об увольнении.
Оно оформляется на имя уполномоченного органа, в компетенцию которого входит решение вопроса о расторжении трудового договора с руководителем. В заявлении обязательно должна быть указана просьба расторгнуть трудовой договор.
Заявление нужно подать не за две недели до увольнения, как для обычных работников, а за месяц.
2. Работодатель должен принять и зарегистрировать заявление об увольнении директора.
Месячный срок предупреждения об увольнении отсчитывается со дня, следующего за тем днем, когда получено заявление.
3. Принимается решение об увольнении руководителя и о прекращении его полномочий.
Если учредителей несколько, то оформляется протокол собрания. Если учредитель один — то оформляется решение.
3. Директор передает дела и документы уполномоченному лицу или лицам, например, своему заместителю или комиссии.
Порядок передачи дел при увольнении директора законом не определен. Его можно прописать в локальном акте организации (например, в должностной инструкции директора или в положении о порядке приема-передачи дел при увольнении руководителя).
4. Издается приказ о расторжении трудового договора по инициативе работника (по собственному желанию) в последний день месячного срока предупреждения об увольнении.
С приказом увольняемый знакомится под подпись как работник, и он же подписывает его как руководитель организации. До этого руководитель организации может выпустить приказ о снятии с себя полномочий.
5. В день увольнения директора его нужно рассчитать и выдать ему трудовую книжку.
Если в этот день директора нет на работе, нужно ждать, когда он обратится за деньгами. Тогда расчет нужно произвести с момента обращения бывшего директора и не позже следующего дня после его обращения.
Трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении нужно выдать директору лично. Он должен расписаться в личной карточке, в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них о том, что получил свою трудовую книжку.
Если в день увольнения генерального директора нет на рабочем месте, нужно не полениться и сходить в отделение «Почты России». Нужно отправить уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой ценным или заказным письмом и обязательно сохранить почтовую квитанцию. Направив это уведомление, работодатель освобождает себя от возможных претензий за задержку выдачи трудовой книжки.
Также уже бывшему директору нужно оформить справку о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы, а также сведения персонифицированного учета.
Если руководитель хочет получить документы, связанные с работой, и написал заявление об этом, их также нужно выдать. Это могут быть, например, копии приказов о приеме на работу и увольнении, справка о среднем заработке за последние три месяца работы, справка о периоде работы у данного работодателя.
Встречаем преемника
Прежде чем назначить или избрать нового директора и заключить с ним трудовой договор, нужно проверить кандидата по реестру дисквалифицированных лиц. Для этого нужно направить запрос в ФНС или провести проверку физического лица по ИНН с помощью сервиса «Бюро бухгалтера». Если этого не сделать, а уже после приема на работу станет известно о дисквалификации, организацию могут оштрафовать до 100 тыс. руб.
Кроме того, если руководитель принимается по совместительству, надо удостовериться, нет ли у него каких-либо запретов или ограничений на такую работу.
Алгоритм оформления нового руководителя
1. Перед заключением трудового договора собственник организации или ее управляющий орган должен принять решение о назначении (избрании) генерального директора (директора).
Оформляется протокол, если принято общим собранием или советом директоров, либо решение единственного участника (акционера).
2. Заключается трудовой договор с директором на основании принятого решения.
Оформляется в свободной форме приказ о назначении генерального директора. Для этого собрание управляющего органа или собственник должны единолично принять решение об издании такого приказа и о том, кому его подписать.
С руководителем, который одновременно является собственником организации, трудовой договор заключать не нужно.
3. Новый генеральный директор издает приказ о вступлении в должность.
Фактически этот документ является приказом о приеме на работу. Форму такого приказа рекомендуется утвердить в учетной политике.
Этот приказ используется для того, чтобы проинформировать, что новый директор приступил к исполнению своих обязанностей. Также этот приказ могут попросить контрагенты или банк для оформления карточки с образцами подписей и оттиска печати.
4. Сделать в трудовой книжке генерального директора запись о приеме на работу.
Для этого в трудовой книжке нужно указать:
- название подразделения организации, если в трудовом договоре с директором есть условие о работе в конкретном структурном подразделении;
- название должности;
- номер и дату документа о назначении директора на эту должность.
5. Оформить личную карточку на генерального директора.
Уведомляем налоговую о переменах в руководстве
После того как новый руководитель приступил к своим обязанностям, нужно уведомить налоговую о проведенных изменениях в руководстве.
При смене руководителя организации требуется изменить сведения о нем в ЕГРЮЛ. К таким сведениям, в частности, относится ФИО и должность лица, которое может без доверенности действовать от имени организации.
В ИФНС нужно написать заявление о смене руководителя по форме № Р14001. Это заявление подается тогда, когда полномочия прежнего директора уже прекращены. Поэтому подписать его должен новый руководитель организации или иное уполномоченное лицо, которое может быть заявителем.
В ЕГРЮЛ нельзя внести только сведения о прекращении полномочий единственного руководителя организации без указания его преемника. Если директор увольняется, он не может подать в налоговую инспекцию заявление по форме № Р14001 с указанием прекращения собственных полномочий. В регистрации таких изменений будет отказано.
Нужно подать также информацию, на кого эти полномочия возложены вместо прежнего руководителя. Это связано с тем, что без единоличного исполнительного органа компания не может вести свою деятельность.
В таком случае можно, например, оформить временное замещение (исполнение обязанностей) генерального директора другим штатным работником и сообщить об этом в налоговую.
Подпись заявителя нужно заверить у нотариуса. Исключение – направление заявления в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.
Подать данное заявление необходимо в течение трех рабочих дней с момента изменения таких сведений. Никаких других документов представлять в налоговую не нужно.
Если сведения об изменении руководителя не представлены или представлены несвоевременно, налоговая инспекция может выписать штраф до 5 000 руб.
При смене руководства также нужно заменить электронную подпись. В период со дня увольнения прежнего руководителя до замены электронной подписи нельзя подписывать документы (в т. ч. налоговую отчетность) электронной подписью прежнего руководителя. Такая отчетность будет недействительной.
Новый директор может сам заняться своим оформлением в налоговой. Как вариант, можно выдать доверенность представителю, который подает нужные документы.
Уведомить ИФНС о смене директора также можно через онлайн-портал. Для этого не нужно посещение нотариуса или налоговой. Достаточно загрузить нужные документы, заполнить заявление и подписать его электронной цифровой подписью (ЭЦП).
Сервис «Моё дело» поможет вам с регистрацией компании «под ключ» и оформлением нужных документов при регистрации.