Что делать со старыми инструкциями по охране труда

С 1 января 2023 года возобновляет действие приказ Минтруда 772н. Работодатель обязан подготовить инструкции по охране труда по новым правилам к 2023 году

Что сделать до 1 января 2023 года 

Работодатель обязан подготовить инструкции по охране труда по новым правилам к 2023 году (приказ Минтруда от 17.03.2022 № 140).

Если еще не начали пересматривать ИОТ, то назначьте приказом работодателя ответственных за процедуру. Установите в ЛНА сроки для разработки и пересмотра документов.

После того, как подготовили инструкции по охране труда, утвердите их приказом работодателя и введите в действие с 1 января 2023 года. 

Далее непосредственные руководители проводят внеплановые инструктажи со всеми работниками, которые применяют инструкции по охране труда в работе. Это работники, которым положены первичные инструктажи на рабочих местах. Основание для внепланового инструктажа – подпункт «в» пункта 16 Порядка обучения № 2464. Сроки определяет работодатель. 

Однако с 1 января нужно отстранить всех работников, которые не прошли внеплановый инструктаж (абз. 3 ч. 1 ст. 76 ТК). Такие требования указаны пункте 17 Порядка обучения № 2464.

Замените старые инструкции по охране труда на новые и сообщите работникам место их хранения. Выберите место, к которому у них всегда есть доступ, например, их рабочее место.  

Для каких работников

Инструкции разработайте для каждой должности, профессии или вида работы.

Для офисных работников, которых не освободили от инструктажей на рабочем месте, разработайте инструкцию по охране труда для работы на персональном компьютере. Чтобы ее разработать, учтите:

Санитарные правила СП 2.2.3670-20 «Санитарно-эпидемиологические требования к условиям труда», утвержденные постановлением главного санитарного врача от 02.12.2020 № 40;

Правила технической эксплуатации электроустановок потребителей, утвержденные приказом Минэнерго от 13.01.2003 № 6;

ГОСТ Р от 08.11.2013 № 55710-2013 «Освещение рабочих мест внутри зданий. Нормы и методы измерений»;

Типовую инструкцию по охране труда для пользователей персональными электронно-вычислительными машинами (ПЭВМ) в электроэнергетике РД 153-34.0-03.298-2001, утвержденную Минэнерго 17.05.2001, РАО «ЕЭС России» 16.05.2001.

Правильно разработать инструкции по охране труда помогут рекомендации, которые размещены на официальном сайте администрации города Новороссийска https://admnvrsk.ru:

— вкладка «Горожанам», блок информации «Школа по охране труда», или пройдя по ссылке: https://admnvrsk.ru/gorozhanam/shkola-po-okhrane-truda/

Если вы любите наводить порядок в кабинете охраны труда и уничтожать протоколы или любые другие материалы, то не забывайте про сроки хранения документы по охране труда. Потому что последние годы повышаются требования к контролю за вредными факторами на рабочих местах, участились судебные разбирательства по возникновению профессиональных заболеваний и в этих случаях часто требуется прибегнуть к архиву материалов.

Все локально-нормативные акты, связанные с функционированием охраны труда в организации, должны сохраняться в надлежащем виде в течение определенного срока, самый продолжительный период составляет 75 лет, но есть и документы, которые требуется хранить постоянно.

Какие документы по охране труда необходимо хранить, в течение какого времени и каким образом разберем в этой статье, а если у вас будет что добавить, задать вопрос или поделиться своим опытом, присоединяйтесь в комментариях, это будет интересно и автору, и читателям.

Сроки хранения документов по охране труда

Сроки хранения документов по охране труда лучше знать и стараться их придерживаться, потому как вовремя предоставленный протокол, или выписка из журнала вводного инструктажа может от штрафов уберечь работодателя. А отсутствие необходимого документа может подтвердить, что права работников не соблюдались, требования Трудового Кодекса не выполнялись. 

Понятно, что многие организации не просуществуют срок даже в 45 лет, и вроде бы нелогично так долго хранить объемный комплект архивных документов по охране труда, образующиеся за весь этот период. Но работая в должности специалиста по охране труда не один год, поняла, что уничтожать документы даже по истечение 3 лет ни в коем случае нельзя.

Приведу пример из личной практики, произошел несчастный случай с работников, который был трудоустроен со дня основания организации, то есть за 5 лет до моего трудоустройства. С этим сотрудником произошел тяжелый несчастный случай, началось расследование и было необходимо предоставить комиссии выписку из журнала вводного инструктажа. За отсутствие записи – штраф. Журнал очень долго искали, но, благо нашли, с тех пор храню все документы по охране труда.

18 февраля 2020 вступил в силу Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236, в котором регламентируются сроки хранения документации. А перечень, приведенный в разделе 7.3, относится конкретно к срокам хранения документов по охране труда. Он отменил действующий ранее Приказ, установив новые сроки хранения различной типовой документации. Выделим основные, а также разберем, к чему приведет неисполнение правил.

Ответственность работодателя за несоблюдение сроков хранения документов

Подписание приказа в конце 2019 года, когда уже была утверждена номенклатура ведения дел на 2020 год, внесло неразбериху. Далеко не до всех специалистов по охране труда информация была своевременно доведена и не исключено, что предновогоднее подписание приказа могло привести к нарушению сроков хранения документации, а последствия такого нарушения:

1. Штраф, который теперь назначается на должностное лицо, а не на организацию, как было раньше. Сумма составляет от 300 до 500 рублей (ст. 13.20 КоАП РФ). Но это “цветочки”, по сравнению с основным вторым пунктом ответственности за отсутствие документов.
2. Мероприятия, отмеченные в уничтоженном раньше времени документе, подлежат засчитывать как не проведенные (инструктажи, обучение, проверки и т.д.) и тут штраф уже расценивается по ст. 5.27.1 КоАП РФ, которые в десятки раз существеннеы “бьют” по бюджету организации и должностного лица.

Сейчас многие документы ведутся в электронном варианте, но большинство материалов по охране труда храниться в бумажном виде и далеко не во всех организациях есть возможность для безопасного хранения. Но лучше учесть, что информация по работникам, задействованным в опасных и вредных условиях труда храниться более длительный срок. 

Например, обратится бывший работник с жалобой о развитии у него профессионального заболевания по вине бывшего работодателя, а документы, подтверждающие результаты успешного прохождения медосмотров, покрылись плесенью, текст не читабелен.

Чтобы не допускать таких ситуаций, лучше заглядывать наперед, и постараться организовать хранение документов по охране труда в специальном и безопасном месте, защищенном от воздействия воды, света и развития плесневого грибка. Любые ситуации могут произойти, поэтому следует предусмотреть разные варианты ведения архива в отдельном помещении.

Основные сроки хранения документов

Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 включает в себя сроки хранения не только документации по охране труда, но кадровых и бухгалтерских. Нас интересует только раздел 7.3 “Охрана труда” в нем установлены основные документы, с которыми специалисту по охране труда приходится сталкиваться в повседневной практике.

Сроки хранения документов по охране труда в организации достаточно продолжительные и за это время может накопиться огромная масса, даже за 5 лет. Но, как говорится, стоит только что-то выкинуть, например, какую-то справку – сразу же понадобится, так и в охране труда часто бывает. Поэтому лучше не надеяться на авось, а хранить документы правильно.

Дополнительная информация

Росархивом была создана Инструкция, поясняющая сроки хранения различных документов, в том числе по охране труда и существует несколько категорий, по которым и разбиваются учет хранения:

1. Постоянно. Хранение в центральных архивах, с передачей организациями по истечении сроков временного хранения.
2. Срок хранения документов по охране труда до минования надобности. Относится к внутренней документации, которая по истечении годичного обязательного срока сохраняется столько, сколько требуют внутренние регламенты организации.
3. До замены новыми. Обычно применяется к нормативным управленческим документам, которые со временем отменяют или заменяют обновленными версиями.
4. 50/75 лет – означает, что если документ завершен до 1 января 2003 года, он хранится 75 лет, а если после только 50.

Сроки временного хранения определяются спецификой организации, в которой они были разработаны и применялись:

1. Негосударственными организациями передаются в архив после окончания срока, приведенного в договоре.
2. Не менее 10 лет хранят документы, разработанные в организациях, не относящихся источниками комплектования муниципальных или госархивов.
3. 10 лет – для органов госвласти.
4.  5 лет – для органов местного самоуправления, муниципальных структур.
5. 15 лет – срок, касающийся федеральных органов, госкорпораций, организаций федерального уровня.

В соответствии с новыми требованиями часть документации утратила пометку «Постоянно», перейдя в разряд временно хранимых.

 Основные выводы

Сроки хранения документов по охране труда, введенные в действие в 2020 году и указанные в приказе Росархива – это не рекомендации, а обязательные к исполнению требования. Основная угроза неисполнения заключается не в штрафе, а в аннулировании мероприятий, указанных в преждевременно списанном документе.

Рекомендую изначально не лениться и содержать документацию в порядке, а имея информацию о сроках хранения документации, стоит регулярно мониторить ситуацию, чтобы не пропустить очередные нововведения и указания. 

Если остались вопросы, даже на которые нет четких ответов в интернет, можете задать их в комментариях, будем разбираться. А если вам требуется помощь в разработке документов по охране труда любой сложности, обращайтесь, поможем.

С 18 февраля 2020 года действует приказ Росархива от 20.12.2019 № 236, который утвердил Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения. Среди прочего, он установил новые сроки хранения документов по охране труда. В этой статье приводим их все в таблице.

Какие изменения учесть

Новые обязательные сроки хранения различных документов, связанных с охраной труда, с 18.02.2020 определяет п. 7.3 раздела II упомянутого приказа Росархива. И вот основные нововведения:

• документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда теперь нужно хранить 5 лет, а не постоянно;
• для отдельных видов документов установили специальный срок хранения: так, журналы, книги учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) надо хранить 45 лет.

Сроки хранения документов по охране труда, введенные в действие в 2020 году и указанные в приказе Росархива – это не рекомендации, а обязательные к исполнению требования. Основная угроза неисполнения заключается не в штрафе, а в аннулировании мероприятий, указанных в преждевременно списанном документе.

Каневской ЦЗН