Как написать руководство пользователя программы или сайта — инструкции, советы, помощь, программное обеспечение
Журавлев Денис
Что такое руководство пользователя и для чего его создавать
Ежедневно создаются новые продукты, программы, сервисы и часто пользователям приходится несладко при освоении какой-нибудь сложной программы, поэтому каждому новому продукту желательно собственное руководство. Для чего?
Большинство людей не хочет разбираться с чем-то незнакомым без персонального, всегда доступного и понятного помощника. А именно им и является хорошее руководство пользователя.
Общие советы по созданию пользовательской документации
Перед тем как приступить к созданию руководства, нужно определиться с некоторыми важными моментами. Например, определить, для кого вы его пишете? Кто его будет читать — рядовые пользователи, для которых важны базовые функции продукта, или люди, которым нужны особые, нечасто используемые функции программы/сервиса.
После этого важно подумать о том:
- Где пользователь будет к нему обращаться: дома, на работе, в машине?
- Как часто он будет его просматривать?
- Насколько объективно сложен для понимания продукт?
Из этого можно сделать вывод, насколько интенсивно пользователь будет работать с документацией, а значит уже можно выбрать между сжатым «справочником» или объемным «путеводителем» Также важно, чтобы руководство писал профессионал, знающий продукт. Так что по возможности делегируйте написание техническому специалисту или аналитику, у которого есть полное представление о всех тонкостях продукта.
Определившись со всеми представленными пунктами, станет понятнее, какой нужно использовать стиль изложения, какого объема написать текст. Но помните, что излишне стилистически окрашенные слова мешают пользователю добраться до сути. Так что лучшим вариантом в большинстве случаев будет нейтрально-формальный стиль. Пишите так, чтобы пользователь вас понял. Постарайтесь по возможности избегать технических терминов, но проанализируйте — не сделает ли полное отсутствие терминов ваше руководство бесполезным?
Структура руководства пользователя
После того как вы ответили на предыдущие вопросы, создайте структуру руководства. У любого хорошего «путеводителя» хорошая и логичная структура. Начните с оглавления. Информативное содержание поможет читателю легко ориентироваться в документе.
В первом разделе желательно рассказать общую информацию о программе:
- Для чего создан продукт.
- Какие задачи он решает.
- Какие основные выгоды от использования для клиента.
В следующем разделе можно указать основные элементы пользовательского интерфейса. Пользователю будет трудно разобраться в софте, если он не поймёт для чего служат различные элементы интерфейса, или он не разберётся в основных режимах работы ПО. Опишите понятным языком предназначение экранов и окон.
Создайте раздел, где расскажете о наиболее эффективных способах применения продукта для решения типовых задач. Какие цели стоят перед клиентом, и как ваша программа/сервис помогает достичь их. Укажите информацию о том, как быстро и продуктивно пользоваться программой.
Ни одно руководство не обойдется без таких разделов как: «Частые вопросы» и «Устранение типовых проблем» В них разбираются вопросы и проблемы, с которыми часто сталкиваются пользователи. Для заполнения данного раздела вам скорее всего понадобятся уже готовые отзывы клиентов. Если у вас абсолютно новый продукт, вы можете предугадать проблемы ваших клиентов либо на первое время не включать данный пункт в ваше руководство.
Иногда технические писатели забывают о важном моменте в руководстве пользователя — контактная информация. Этот раздел поможет пользователям связаться с вами, даже если у них нет никаких вопросов и руководство полностью закрывает все их потребности. Клиент может дать совет, поделиться опытом или предложить выгодное вам сотрудничество.
Инструменты для быстрого создания руководства пользователя
Но как создать руководство пользователя, если пишешь его впервые? Или что делать, если руководство пользователя нужно постоянно обновлять и дорабатывать? Или нужны особые функции, которых нет в традиционных текстовых редакторах, например, в MS Word.
Одним из популярных инструментов для создания качественного руководства является программа Dr. Explain (https://www.drexplain.ru), в которой уже есть готовые шаблоны руководств пользователя с готовой структурой разделов и в которой удобно обновлять документацию, как бы часто эти обновления не происходили.
Видео-обзор основных возможностей программы Dr.Explain
Удобной особенностью инструмента является возможность экспортировать один и тот же документ в форматы: HTML, CHM, PDF. Простой и понятный интерфейс сам подскажет, как быстро просмотреть документ в различных форматах и настроить его под вывод в эти форматы.
Любой проект в Dr.Explain вы можете создать с нуля или импортировать уже существующую документацию, например из формата MS Word, HTML или CHM-файла, и буквально за несколько минут создать из нее онлайн-помощь, файл справки в формате CHM, или документ в формате PDF.
При создании руководства важно опираться на заранее составленный план. Дерево проекта в Dr.Explain поможет структурировать документ по вашему усмотрению. Вы можете добавлять, удалять перемещать разделы и переименовывать их. Для каждого раздела вы можете определить, в какой формат он будет экспортироваться. Также в работе удобно использовать статусы готовности разделов.
У программы свой собственный редактор, оптимизированный под работу со сложной документацией. Основные функции редактора вынесены в компактный тулбар. Это — управление стилем текста, форматирование абзацев, вставка ссылок, изображений, видео, таблиц и списков, а также вставка специальных объектов. Dr. Explain экономит время и силы своих пользователей. Разработчики документации часто сталкиваются с проблемой многократного использования одного и того же фрагмента текста и прибегают к очевидным решениям — «Ctrl+c», Ctrl+v». Dr.Explain предлагает решение по повторному использованию контента — текстовые переменные. Это решение экономит время, когда нужно много раз использовать один и тот же текст, особенно, который может периодически изменяться — например, версия документируемой системы.
Многие российские компании сталкиваются с тем, что руководство пользователя нужно писать согласно ГОСТ 19 и ГОСТ 34. Dr.Explain активирует поддержку требований ГОСТ фактически одним кликом. Программа автоматически сформирует структуру обязательных разделов и установит требуемые параметры страницы, стили абзацев, списков и заголовков.
Часто техническим писателям при документировании пользовательского интерфейса приходится снабжать изображения пояснительными выносками. Для таких случаев программа поддерживает специальные графические объекты — аннотированные экраны. Чаще всего аннотируются скриншоты программ и страниц веб-сайтов. Уникальной особенностью Dr.Explain является автоматическая аннотация изображений, получаемых при захвате экранов с окнами программ или сайтов. Программа анализирует структуру окон и добавляет пояснительные выноски ко всем значимым элементам.
Кроме того, Dr.Explain позволяет нескольким авторам одновременно работать над проектом с использованием сервиса www.tiwri.com, учетную запись на котором можно создать бесплатно за пару минут. При внесении правок одним автором сервис блокирует редактируемые разделы проекта для изменения другими авторами. По окончании редактирования изменения отправляются на сервер, и блокировка снимается. Так несколько человек могут одновременно работать над различными разделами проекта без риска помешать друг другу.
Попробовать режим многопользовательской работы в Dr.Explain можно даже с бесплатной лицензией. Вы можете создать общий проект и полноценно работать с ним в многопользовательском режиме до семи дней.
Почему компании выбирают Dr.Explain для создания руководств пользователя
Павел Свиридов, профессиональный военный, полковник, создатель астрологической системы «Вега Матрица»
«Только программа Dr.Explain обладала всеми необходимыми возможностями. А главное — она давала простор для творчества. Можно было выбрать цветовую гамму, вид и форму служебных элементов, настраиваемые шаблоны. Это позволило мне сохранить стилевое единство документации и самой программы. Ну, и конечно, полуавтоматическая обработка материала существенно облегчает и ускоряет работу по созданию хелпа.
Обучение работе в Dr.Explain было наглядным и сделано возможностями самой программы, что безусловно повлияло на мой выбор в ее пользу».
Прочитать полный кейс компании «Вега Матрица вы можете перейдя по ссылке
Наталья Обухова, бизнес-аналитик компании CRM Expert
«По классике жанра был пилотный проект на двух фаворитах (Dr.Explain и HelpNDoc) и муки выбора.
Через неделю справка была полностью готова. Конечно, если мы набивали ее «с нуля», за это время мы бы не успели. Мы просто конвертировали все бумажные инструкции во внутренний формат программ, изменили каталогизацию и организовали систему гиперссылок.
Сначала фаворитом выбора была другая система, но решающим фактором в пользу Dr.Explain стал возглас человека, выполняющего основную часть работы по переносу текста: «Вжух! И вся структура документа перенеслась в файл справки». Функция импорта в Dr.Explain отработала на ура и сэкономила кучу времени.
Также очень подкупил дизайн веб-справки, который формируется Dr.Explain, и красивый способ организации подписей к окнам нашей системы. В Dr.Explain это называется «Аннотирование экрана».
Возможность установки статуса раздела тоже оказалась очень удобной, особенно, после импорта старой версии справки легко отслеживать, какие разделы требуют обновления, в каких еще ведутся изменения, а какие уже обновлены и актуальны».
Прочитать полный кейс компании CRM Expert
Николай Вальковец, разработчик компании 2V
«Мы значительно сократили время работы техподдержки с новыми клиентами на этапе подключения. Раньше требовалось проводить онлайн презентации и видео конференции для новых клиентов, объясняя особенности программы. Сейчас же, один раз постаравшись максимально подробно всё описать, мы избавили себя и нашу техподдержку от этой работы. Нам импонирует простота программы и скорость работы. Можно быстро редактировать, добавить новые пункты в документацию, сохранить в формате HTML и выложить на сайт».
Прочитать кейс компании V2
Подытожим
Создание и написание хорошей пользовательской документации — это труд, который требует много времени и усилий. Но если успешно справиться с задачей, можно навсегда получить лояльных и довольных клиентов. Не забывайте о том, что недовольство от некачественного руководства может быть спроецировано пользователем на сам продукт и повлиять на дальнейшие решения о его выборе. Пользовательская документация должна стать персональным и незаменимым помощником. Используя Dr. Explain, вы сможете быстро создать качественное руководство пользователя, которое будет помогать пользователям разбираться в продукте, а вам позволит сосредоточить свои силы на более важных задачах — разработке и продвижении программного продукта.
Скачать Dr.Explain с неограниченной по срокам возможностью бесплатной работы можно по адресу: https://www.drexplain.ru/download/
Успешных вам разработок!
Смотрите также
- Dr.Explain — инструмент для создания мобильной версии пользовательской документации к программным продуктам
- Шаблоны файлов помощи, руководства пользователя программного обеспечения или сайта, шаблон базы знаний — бесплатные шаблоны и примеры пользовательской документации
Что такое мануал?
-
Категория:
Что такое? -
– Автор:
Игорь (Администратор)
В рамках данной заметки, я расскажу вам что такое мануал, а так же некоторые особенности. И начну с определения.
Мануал (Manual) — это, в ИТ сфере, руководство пользователя по использованию какой-либо программы, сервиса и тому подобного. Если говорить простыми словами, то это нечто вроде «инструкции для чайников» или «инструкции по применению».
Зачем нужен мануал? Данный документ обычно содержит подробное описание основных возможностей описываемого объекта (программы, сервиса и т.п.). Кроме того, в него могут входить инструкции для решения типовых проблем, различные нюансы использования и прочее, что только может понадобиться пользователю.
В каких ситуациях применяется термин мануал? Чаще всего слово мануал совмещают с такими словами как «смотри», «читай», «изучай» и подобными. Как бы указывая пользователю, что решение проблемы можно найти в документе и, в ряде случаев, что не стоит пытаться «повесить» свои проблемы на других людей (обычно, из-за лени).
Примеры для понимания. Позитивный. Допустим, у пользователя возникла проблема с программой и он спрашивает людей на форуме как с ней справиться. Ему пишут «не знаю, посмотри мануал», что можно перевести как «ранее не сталкивался с подобным и не представляю что можно сделать, но наверняка полезную информацию можно будет найти в руководстве пользователя». Негативный. Допустим, программа небольшая и, соответственно, у нее небольшой мануал. И вместо того, чтобы изучить документ и настроить как требуется (и проявить хоть какую-либо активность), пользователь жалуется в форуме что ему нужно настроить и что он не знает что делать (при чем вопрос достаточно простой). Ему пишут «читай мануал», что можно перевести как «будьте добры, проявите элементарную самостоятельность, почитайте мануал и не забивайте своими пустяками другим голову».
Тем не менее, стоит знать, что у данного термина существуют иные значения. Например, под словом «мануал» могут подразумевать клавиатуру органа.
Так же советую ознакомиться с обзором Как правильно задавать технические вопросы.
Понравилась заметка? Тогда время подписываться в социальных сетях и делать репосты!
☕ Понравился обзор? Поделитесь с друзьями!
-
Что такое ЧСВ?
Что такое? -
Что такое бро?
Что такое? -
Что такое мб?
Что такое? -
Что такое нуб?
Что такое? -
Что такое олдфаг?
Что такое? -
Что такое холивар?
Что такое?
Добавить комментарий / отзыв
Руководство пользователя – это основной документ в составе эксплуатационной документации на автоматизированную систему (ГОСТ 34). Очевидно ли это?
Назначение руководства пользователя
Цель создания документа заключается в том, чтобы предоставить пользователю возможность самостоятельно решать свои прикладные задачи с помощью системы. Этой цели может служить и введение в предметную область, и ознакомление со всеми возможностями программы, и описание конкретных процедур решения задач, и приведение различных инструкций. Иногда Руководство пользователя больше похоже на справочник, к которому можно обращаться в процессе работы, а иногда – на учебник, который позволяет изучить принципы работы с программой и ее возможности, а затем применять их на практике.
Состав типового руководства пользователя
Конкретный подход к написанию определяется многими факторами:
– назначением программы и областью ее применения;
– сложностью программы;
– количеством разнообразных вариантов использования.
Принимая во внимание все различия и особенности, сложно привести структуру любого Руководства пользователя к одному виду. Тем не менее, РД 50-34.698 предлагает нам такой список разделов:
– Введение, где указывают область применения ПО, краткое описывают его возможности, требуемый уровень знаний пользователя и список документов, которые необходимо изучить помимо настоящего руководства;
– Назначение и условия применения, где описывают виды деятельности и функции, которые автоматизированы и условия, при соблюдении которых автоматизация используется;
– Подготовка к работе, где описывают комплектность дистрибутива, порядок установки и загрузки программы, а также способ проверки ее работоспособности;
– Описание операций, представляет собой основной раздел, где описывают функции программы, процессы работы с данными, выполнение конкретных задач пользователя;
– Аварийные ситуации, где описывают действия в нештатных ситуациях – сбоях в программе, ошибок в данных и т.д.;
– Рекомендации по освоению, где приводят методические рекомендации по изучению программы и примеры использования.
Данная структура может меняться и дополняться – например, основной раздел часто разбивают на несколько значимых разделов по группам функций или задач, также в современных системах нередко добавляют раздел Интерфейс пользователя, где описывают взаимодействие пользователя с программой с примерами и снимками экрана.
Стандарты для руководства пользователя
Наличие Руководства пользователя регламентируется ГОСТ 34.201, а структура и содержание – РД 50-34.698. Однако, в зависимости от сложности, назначения и области применения ПО, различные Руководства пользователя могут отличаться друг от друга по способу, методике и стилю изложения.
Стоимость разработки руководства пользователя
|
Наименование документа |
Наименование стандарта |
Стоимость разработки |
|---|---|---|
|
РП на автоматизированную систему |
РД 50-34.698 |
от 70 тыс. р. |
Грамотно написанное Руководство пользователя может сэкономить значительное количество времени на обучение и адаптацию пользователя к программе, а также снизить количество ошибок в работе что, в свою очередь, повышает экономическую эффективность системы. Если вы не хотите вникать во все тонкости создания Руководства пользователя, но хотите иметь полный, качественный и полезный документ – обратитесь в компанию ТехРайтКонсалт, и мы применим весь наш опыт и знания для решения вашей задачи по доступной цене!
Возможно, вас также заинтересует:
– разработка руководства администратора;
– создание руководства программиста;
– разработка руководства оператора.
Здравствуйте, уважаемые читатели блога: My-busines.ru. Из содержания
предлагаемой вашему вниманию статьи вы сможете узнать о том, что такое мануал.
Содержание
- 1 Что это такое
- 1.1 Для чего нужен
- 1.2 Формат
- 2 Как
составить (написать, сделать) мануал
Что это такое
Под мануалом необходимо понимать инструкцию или же краткое руководство к чему-либо. Проще говоря, он представляет собой какую-либо информацию, которая служит для ознакомления с материалом, компьютерной программой, девайсом или же предметом. В подавляющем большинстве инструкций, кроме непосредственно текста, имеются также и изображения. То есть, если это инструкция какой-либо компьютерной программы, то будет снимок экрана. Если это руководство гаджета, то изображения будут представлять собой рисунки.
Что же касается текста, то составляется он таким образом, чтобы даже неподготовленному пользователю все сразу стало понятно. Все категории, рубрики, а также страницы являются тщательно пронумерованными. Это делается для того, чтобы на них можно было ссылаться из самого мануала или же из какого-либо другого документа.
Для чего нужен
Если с вашим гаджетом случится какая-либо неприятность, то мануал поможет вам не поддастся панике и не впасть в ступор. Допустим, необходима замена какой-либо детали. В руководстве вы найдете ее точное наименование, серийный номер, а также размеры. Но всех неприятностей можно избежать, если прочитать инструкцию заранее, а не после того, как проблема уже возникла. Если не ознакомиться с ней, прежде чем приступать к эксплуатации какого-либо устройства, то можно нарушить условия гарантии.
Формат
Наиболее распространенными являются следующие форматы: PDF, Word, HTML. Рассмотрим каждую из этих разновидностей форматов более подробно.
PDF-формат наиболее распространен, потому как он является межплатформенным. Изначально данный формат был создан фирмой Adobe Systems с использованием специального языка PostScript. Наиболее подходящей программой для открытия данного формата является Adobe Reader.
В формате Word мануал обычно пишется в тех случаях, когда имеется необходимость в специальных символах, абзацах, шрифтах, медиафайлах.
Формат HTML используется, когда имеется необходимость в специальной разметке, делающей возможным просмотр через интернет браузер. Изменять его можно в обычном текстовом редакторе.
Как
составить (написать, сделать) мануал
Написание грамотного мануала включает в себя следующие этапы:
- Указание темы. В границах и сфере темы необходимо быть предельно внимательным и точным;
- Определение аудитории, для которой составляется (новички, профессионалы, люди со средними знаниями, будут ли изучать самостоятельно или же коллективно);
- Выбор количества разделов;
- Выбор названий разделов;
- Выбор логической структуры изложения материала. Взаимосвязь разделов должна определяться исходя из последовательности действий;
- Составление словаря терминов, если планируется использование специальных жаргонизмов. Его необходимо будет обновлять по мере написания;
- Определение тем, которые требуют дополнительного исследования. Если вы не уделите подготовке мануала должного внимания, то от него не будет абсолютно никакой пользы. По этой причине очень важно закончить проведение различного рода дополнительных исследований до того, как вы приступите к написанию;
- Определение структуры каждого из разделов;
- Организация логической последовательности каждой секции и каждого раздела, постепенно сужая границы темы.
В мануале должно быть как можно больше подробных описаний заданий. Читатель гораздо лучше поймет, если в нем будут содержаться конкретные примеры.
Лучше всего, если эти примеры будут в виде изображений. Однако не следует вставлять изображения до тех пор, пока он не будет полностью написан.
Изображения обязательно должны быть подогнаны под размеры текста.
К чужим мануалам лучше не обращаться. А если уж без этого никак нельзя обойтись, то обязательно указывайте, откуда именно вы позаимствовали информацию.
После того как мануал будет написан, обязательно все проверьте. А еще лучше перепроверьте. И желательно не один раз. В случае обнаружения каких-либо ошибок немедленно исправляйте их. Также очень важно делать заметки об обнаруженных ошибках. Если вы считаете, что какой-то раздел может показаться другим людям непонятным, лучше его переписать. Также имеет смысл дать прочитать написанный вами текст разным людям. Только так вы сможете удостовериться в том, что написали все правильно.
Проверять готовый мануал лучше всего в следующей
последовательности:
- самостоятельная вычитка на предмет обнаружения ошибок;
- вычитка посторонним человеком;
- вычитка специалистом в соответствующей области;
- вычитка руководителем если он пишется для организации.
Также имеет смысл дать прочитать только что написанный вами мануал не разбирающемуся человеку. Так вы сможете узнать насколько написанный вами текст является понятным для непрофессионалов.
Маркетолог, вебмастер, блогер с 2011 года. Люблю WordPress, Email маркетинг, Camtasia Studio, партнерские программы)) Создаю сайты и лендинги под ключ НЕДОРОГО. Обучаю созданию и продвижению (SEO) сайтов в поисковых системах. Мои контакты >>>
Чтобы написать эту статью, мы потратили много времени и сил. Мы очень старались и если статья оказалась полезной, пожалуйста оцените наш труд. Нажмите и поделитесь с друзьями в соц. сетях — это будет лучшей благодарностью для нас и мотивацией на будущее!
Что такое хороший мануал к ПО?
Время на прочтение
1 мин
Количество просмотров 3.7K
Хотелось столько всего рассказать, столько всего написать, что теряешься от созерцания горизонтов тем, мыслей, соображений.
Наверно стоило бы рассказывать о компании и о ее проектах, но это может быстро ввести читателя в грусть-тоску. Поэтому первое, с чего мы решили начать, спросить совета.
С ростом проекта WELLtime команда наших разработчиков встала перед несколькими вопросами. Развивающийся программный продукт дал почву для реорганизации линейки предложений, изменения приоритетов между его модулями и подал много интересных идей.
Но это были одни из основных ожидаемых направлений деятельности.
Не думали не гадали мы, и, прямо таки, никак не ожидали мы, что продукт станет ожидать от нас координального обновления справочного материала.
Сделать продукт не просто, но написать к нему грамотный мануал не легче.
Возникло много интересных идей и рациональных предложений, но хотелось бы спросить у хабролюдей, что для них является показателем хорошего мануала к ПО?