Что такое официальное письмо в адрес руководства

Официальное письмо в организацию — это документ деловой переписки, содержащий информацию, предложение, обращение или запрос, способ взаимодействия, подтверждения фактов, предоставления гарантий и т.д.

Виды и отличия деловых писем

Деловая переписка получила большое распространение, так как помогает установить и регулировать взаимоотношения по разнообразным поводам. Передача информации упростилась, в обиход вошла электронная почта и мессенджеры. Обычная почта применяется наравне с ней, поэтому образец письма от организации к организации используется для разных форм обмена данными. Переписка используется для установления деловых взаимоотношений, предложений, рекламы, приглашений, обмена информацией и т.д.

Классификация переписки между контрагентами классифицируется в зависимости от содержания:

• гарантия по исполнению текущих или будущих обязательств. Характеризуется такими формулировками: «прошу произвести погрузку, оплату гарантирую» или «долг признаю, оплату гарантирую до …»;
• коммерческое предложение, реклама услуг, работы или товаров, конкретное предложения сотрудничества;
• просьба или запрос прислать информацию, документацию и т.д. Начинается со слова «Прошу», «Просим»;
• приглашение на мероприятие, конференцию, совещание, встречу;
• извещение — донесение информации, фактов, например, уведомление об изменении реквизитов;
• обращение с сообщением о фактах, событиях или с предложением;
• напоминание, например, о встрече или наступлении срока платежа;
• сопроводительная, например, опись вложений;
• поздравление;
• требование исполнить обязательства, предоставить документы в соответствии с договором.

В организацию вправе обращаться другие организации, государственные органы или физические лица (предприниматели, самозанятые и обычные граждане).

Правила написания и распространенные ошибки

Унифицированных бланков на все случаи нет, но есть правила документооборота и рекомендации:

• составить его на бланке, чтобы получателям сразу было понятно, кто адресант;
• использовать стандартную структуру: адресная часть, описательная, подпись и дата и размещение этих реквизитов на листе. Адресная часть располагается в правом верхнем углу, тема и название — по центру, подпись и дата отделяется от основного текста;
• основной текст разбить на абзацы, чтобы удобнее было его читать, использовать списки и выделение жирным шрифтом;
• в обращении использовать имя и отчество руководителя;
• указать исполнителя, контактные данные, чтобы получатель знал, с кем обсуждать интересующие его вопросы;
• отправлять документацию к определенному сроку рекомендуется экспресс-почтой.

Для примера шаблон — образец, как пишется официальное письмо:

Распространенные ошибки:

• отсутствие темы. Если основной текст составляет больше одного абзаца, рекомендуется указать его тему в верхнем левом углу, чтобы было понятно, о чем оно, и найти впоследствии;
• использование безличных обращений;
• использование сленга;
• личные вопросы;
• ошибки в именах, названиях, реквизитах;
• требовательный тон;
• настойчивые рекламные лозунги;
• грамматические ошибки.

Правила оформления по ГОСТу и без него

Как составляется официальное письмо, действующее законодательство не регулирует. Организация вправе разработать собственный унифицированный бланк. Правила ГОСТ Р 7.0.97-2016 являются рекомендациями, а не обязательными требованиями.

В ГОСТ перечислены 30 реквизитов деловой документации и порядок их размещения, эту информацию допускается использовать в делопроизводстве.

Основные реквизиты по ГОСТ Р 7.0.97-2016:

• заголовок или тема — вкратце сообщает, о чем письмо, располагается слева вверху;
• обращение к адресату — по центру;
• преамбула — вводная часть, которая вводит адресанта в суть дела;
• основная или описательная часть, основной текст, обращение, предложение;
• заключение, вывод или, например, призыв к действию, если это реклама;
• подпись.

К письму иногда прилагаются дополнительные документы, которые содержат полное предложение, прейскуранты, копии, фотографии и т.д.

Основные рекомендации по составлению:

• использовать достоверную информацию;
• излагать информацию кратко и доступно;
• использовать деловой стиль;
• не использовать сокращения, даже общеупотребимые;
• не использовать исправления.

На практике принято, что одной теме посвящается одно письмо, но все зависит от конкретной ситуации и требований целесообразности. Если обсуждается один договор, то допускается сразу изложить замечания по всем пунктам.

Образцы

Образец, как составить письмо-обращение:

Образец, как писать официальное письмо:

Как написать электронное деловое письмо

В электронной документации требований по оформлению меньше, рекомендуется разработать шаблон, формирующий основные реквизиты (подпись, обращение).

Структура:

• тема;
• приветствие;
• краткий текст (к документу допускается сделать вложения);
• подпись.

При оформлении заполняются все поля формы, особое внимание уделяется теме.

Правила составления:

• чтобы исключить отправления в папку «Спам», в настройках включить в электронный адрес название организации;
• поле «Тема» заполнить исчерпывающе, но кратко;
• приветствие пишется в обычной форме;
• в электронном виде текст письма рекомендуется максимально сократить, а основные предложения изложить во вложении. Информацию не дублировать;
• в подпись включить должность, фамилию, имя, отчество, название организации, реквизиты.

Письмо сохранить и выделить, если оно представляет особую важность.

Грамотное написание деловых писем – это одна из составляющих успеха в своем бизнесе. И несмотря на то, что 98% от всей переписки с контрагентами ведется через электронную почту, знания о правилах составления официальной корреспонденции не изжили себя. О том, как правильно писать деловые письма в 2023 году, и пойдет речь ниже.

Деловое письмо – что это?

Термин «официальное письмо» включает в себя все виды переписки, затрагивающие коммерческую деятельность. Например изложение претензии, решение организационных вопросов и обмен предложениями.

Стандартное официальное письмо сложно спутать с чем-то другим, благодаря характерным признакам: лексика, не подразумевающая эмоций, соблюдение субординации, бланк, разработанный специально для делового письма.

Отправка официального письма в организацию может преследовать разные цели. Но чаще всего – это:

• оффер – коммерческое предложение, направленное потенциальным клиентам;
• рассылка – предполагает наличие определенной базы, заинтересованной в новостях, акциях и в целом услугах отправителя;
• пресс-релизы – особый вид корреспонденции, анонсирующий будущие события преимущественно в СМИ;
• резюме – информационный массив о профессиональных качествах отправителя;
• поздравления и благодарности.

Впрочем, приведенный список нельзя считать полным.

Также официальное письмо должно быть:

• емким;
• грамотным;
• сформированным по правилам делового этикета.

Важно понимать, что письмо официального типа в компанию или государственную организацию имеет юридическую силу. Несмотря на то, что единого бланка, утвержденного на законодательном уровне, не предусмотрено, наличие полных реквизитов фирмы, печати и подписи придает изложенной информации юридически значимый статус.

При возникновении споров между сторонами, доходящих до судебных тяжб, переписка в процессе рассмотрения будет использоваться в качестве весомого и бесспорного аргумента.

Шаблоны оформления для делового письма (пустые):

Образец официального делового письма

Деловой этикет предусматривает огромное количество разных писем – потенциальному клиенту, контрагенту, заказчику и не только. Каждый вариант оформляется по-своему. И самые распространенные виды корреспонденции собраны в этом разделе.

Деловое письмо на английском языке с переводом (+образец оформления)

Ежегодно количество российских компаний, выходящих на международный рынок, увеличивается. А значит и растет документооборот между организациями из разных стран. И особенно это касается англоязычных государств, охотно налаживающих отношения с российскими фирмами.

Деловое письмо на английском языке не имеет четко определенной формы. Поэтому составлять его нужно, руководствуясь общепринятыми правилами:

• этикета;
• делопроизводства.

Структура текста остается стандартной, но ряд нюансов у такой переписки имеется:

• дата ставится в соответствии со страной-адресатом (США – месяц.число.год, Англия – число.месяц.год);
• обращение к получателю зависит от его семейного положения (Mr или Mrs к лицам в браке, Miss либо Mr к незамужним и неженатым, Ms – при незнании статуса женщины);
• адрес в формате «офис, № дома, улица, индекс, штат/графство, страна»;
• обращение заканчивается двоеточием (США) или запятой (Англия).

В письме стандартное обращение является началом вводной и основной частей. Приложения предваряет сокращение «Enc.».

Деловое письмо о сотрудничестве (+образец оформления)

Такая переписка завязывается в следующих обстоятельствах:

• одна сторона производит продукцию;
• вторая заинтересована в ее приобретении.

Основная задача текста – отразить все преимущества сотрудничества, закрыв базовые потребности потенциального клиента. Поэтому все доводы и аргументы должны иметь стимулирующий характер.

В некоторых случаях сотрудничество требуется возобновить. Оно могло быть приостановлено по инициативе одной из сторон или в силу непреодолимых причин, независящих от контрагентов.

В любом случае важно в тексте сослаться на период сотрудничества и указать обстоятельства разрыва коммерческих отношений. Это делается в вводной части, в остальных разделах структура остается неизменной.

Деловое письмо – просьба (+образец оформления)

Это один из самых востребованных и часто используемых вариантов. Главная цель такого послания – изложение своей просьбы второй стороне:

• отправка образцов товара;
• получение допсведений о продукции;
• согласование действий и не только.

Характерная черта корреспонденции этого вида – основная часть начинается со слов «Просим Вас…». Или с иных вежливых обращений подобного характера. Если необходимо высказать несколько просьб, то их правильнее будет указывать в виде списка. Важно изложить просьбу таким образом, чтобы отразить выгоду ее выполнения для адресата.

Гарантийное деловое письмо (+образец оформления)

Это – особый вид деловой корреспонденции, так как текст содержит в себе обязательства, которые отправитель принимает на себя. Они имеют юридическую силу и не нуждаются в дополнительной заверке.

Гарантии могут разными:

• произвести оплату в установленные сроки;
• отгрузить товар;
• предоставить те или иные образцы продукции;
• принять на работу сотрудника и не только.

В зависимости от обязательств структура не меняется. Поэтому можно без опасений использовать стандартный алгоритм составления текстов официального характера.

Письмо партнерам (+образец оформления)

Распространенный и довольно простой вариант, предполагающий, что отношения между сторонами уже налажены и с помощью переписки они решают текущие вопросы. Поэтому в основной части может быть абсолютно любая информация:

• Смена графика работы;
• о пролонгации договора;
• о внесении корректировок в список ответственных сотрудников и так далее.

В большей степени этот вид переписки является информационным, но одновременно может сочетать в себе элементы просьбы или предложения.

Полезная информация: Самые лучшие банки для ИП

Нередко адресатом становится не компания в целом, а конкретное контактное лицо. Такое вполне нормально, когда компании уже подписали договор о сотрудничестве и решение вопросов по исполнению принятых на себя обязательств ложится на плечи сотрудников.

Письмо обращение (+образец оформления)

Главная цель текста – смотивировать получателя:

• рассмотреть вопрос;
• выполнить что-либо.

Обычно с помощью этого вида переписки:

• запрашивается информация;
• доносятся сведения до адресата;
• излагаются просьбы разного характера.

Главное, чтобы отправитель был правомочен обращаться ко второй стороне. А адресат был компетентен в том информационном поле, которое затрагивается в текстовой части документа.

Стандартное письмо-обращение не требует ответа. Примерный образец приведен ниже.

• Скачать бланк письма обращения
• Скачать образец письма обращения

Письмо руководителю (+образец оформления)

Так называемое письмо директору, относится к рядовым элементам официальной переписки. В 90% случаев оно содержит в себе:

• просьбу;
• обращение;
• требование.

Отправителем может являться не только компания либо один из ее сотрудников, но и физлицо. Последний вариант актуален для следующих ситуаций:

• продажа некачественного товара;
• отмена сделки купли-продажи товаров;
• просьба о замене товара и не только.

• Скачать письмо руководителю — образец 1
• Скачать письмо руководителю — образец 2

Шаблон прикреплен ниже.

Важно, чтобы отправитель последовательно и четко изложил доказательную базу. Это увеличивает шансы на благополучное решение вопроса по отправленному письму на имя директора.

Письмо в компанию (+образец оформления)

Самый обобщенный вариант из всех. Любую переписку между юрлицами и гражданами можно формировать по данному типу. Текст может содержать просьбы, требования, напоминания и другой информационный массив, касающийся хозяйственной деятельности субъекта. Составляется он по стандарту, корректировки вносятся в зависимости от цели отправки корреспонденции.

Один из вариантов приведен ниже.

Письмо контрагенту (+образец оформления)

Между контрагентами налажены деловые связи. Поэтому переписка подразумевает уточнение ряда моментов относительно текущего сотрудничества. Чаще всего предметом общения являются:

• обсуждение сроков оплаты товара;
• просьба о зачете взаимных требований;
• информирование о смене расчетных счетов и так далее.

По сути, переписка с контрагентом может любой из перечисленных выше видов.

Правила написания делового письма в 2023 году

Оформление делового письма вне зависимости от его назначения подчиняется четкому регламенту. Стандартный шаблон должен соответствовать следующим условиям:

• единый шрифт для всего текста (Times New Roman с 12, 14);
• одинарный интервал;
• отсутствие выделений;
• разбивка на абзацы.

Включение списков в текст не возбраняется. Но усердствовать с ними не стоит. Размещение информации в виде перечнев должно быть оправдано и уместно.

Если существует необходимость ознакомить адресата с прайсом, не нужно размещать его в основном «теле» текста. Дополнительные сведения оформляются в виде приложения или прикрепляются отдельными файлами (в случае с электронной отправкой).

В правила оформления стандартного официального письма включены и следующие моменты:

• разрешено использовать угловые и продольные бланки;
• правый отступ строго 10 мм;
• остальные отступы – 20 мм;
• постраничная нумерация используется при размещении текста более, чем на одном листе;
• в левый верхний угол вписывается исходящий номер.

Пример типичного официального письма приведен ниже.

Нужно учитывать, что информация, изложенная в письме контрагентам или, к примеру, потенциальным партнерам тоже подчиняется правилам. Их немного:

Малейшие исправления создадут руководителю компании-отправителя негативный имидж.

Структура делового письма

Составлять официальные письма по единому образцу невозможно. Разные категории корреспонденции требуют своих бланков, но все же структура должна оставаться единой.

Ее рекомендует придерживаться и ГОСТ. Особенно это важно для «шапки» текста – она должна быть максимально информативной. Шаблон «шапки» делового письма выглядит следующим образом.

Тем, кто обеспокоен вопросом того, как правильно написать деловое письмо, необходимо строго следовать структуре:

1. Заголовок. Некоторые отправители не уделяют заголовку должного внимания. Но на самом деле при грамотном составлении он представляет собой краткое содержание текстовой части. Уже по одному заголовку отправитель определяет, стоит ли ему заниматься вопросом или можно делегировать его кому-либо из сотрудников. Особенно актуально это для электронной переписки.
2. Обращение. Традиционно выстраивать конструкцию необходимо следующим образом – «Уважаемый + имя и отчество». Если имя адресата неизвестно, то вместо него можно указать занимаемую должность.
3. Вступление. Вводная информация содержит ссылки на предыдущие договоренности, нормативные акты и не только. Вступление должно раскрывать причину отправки корреспонденции.
4. Основа. В этой части излагается суть обращения к адресату: просьба, информационный посыл, требования и т.д. Удобнее, если информация разбита на логические блоки.
5. Итоги. Выводы складываются из текста, приведенного выше.
6. Подпись.

Если текст составляется от имени ЮЛ, то подписывается он уполномоченным лицом с обязательным штампом организации.

Частный порядок требует не только подписи, но и полных инициалов отправителя.

Они дополняются контактной информацией: адресом и номером телефона. По ним в случае необходимости адресат может обратиться за разъяснениями.

Виды деловых писем

Как правильно написать деловое письмо? В первую очередь необходимо разобраться с классификацией корреспонденции. Она имеет большое видовое разнообразие.

Изначально можно разделить письменные сообщения на 2 емкие категории:

• требующие ответа;
• не требующие ответного послания.

В первую группу попадают:

• обращения;
• требования;
• предложения и не только.

Во вторую включают:

• инструкции;
• приглашения;
• рекомендации;
• поздравления;
• благодарность;
• подтверждения в получении товара/услуги.

Также сюда входят гарантийные и сопроводительные письма.

Деловая корреспонденция делится и по характеру:

• коммерческая;
• некоммерческая.

Для первого вида характерна отправка до момента достижения договоренностей и в период действия оформленных соглашений. Это могут быть:

• запрос;
• оферта;
• претензия;
• напоминание.

Некоммерческая корреспонденция:

• предупреждение;
• просьба;
• информационная рассылка и так далее.

Кроме того, корреспонденцию делят по структуре:

• свободная форма с авторским текстом;
• написание по строго установленному образцу деловых писем.

Существует и отдельная классификация в зависимости от адресата послания:

• циркуляр – направляется одновременно нескольким лицам либо организациям;
• обычное – уходит от одной стороны другой;
• коллективное – подписывается группой и отправляется одному адресату.

Форма отправки также является базой для отдельной классификации. В соответствии с нею образуется три категории:

• факсовое сообщение;
• электронная почта;
• почтовое отправление в конверте.

Некоторые письма в организации не могут быть напечатаны с помощью технических средств. Нормы и правила диктуют написание от руки для поздравлений и соболезнований.

Основные ошибки в оформлении делового письма

При составлении письма на имя компании или конкретно ее руководителя часто допускаются типичные ошибки. Они портят впечатление об отправителе и даже могут стать причиной для отказа в сотрудничестве.

Самые распространенные варианты приведены в списке:

• излишняя развернутость – писать необходимо только важные факты и аргументы;
• использование сложных терминов – лучше обходить стороной терминологию, приводя их общепринятые аналоги;
• тавтология – повторы нарушают органичность текстовой части;
• склонность к применению лишних слов – не стоит без надобности вписывать многочисленные прилагательные;
• устаревшие обороты – такие фразы как «сего года» или, например, «означенный» негативно воспринимаются при прочтении;
• похожие по написанию, но различные по значению слова – такие ошибки встречаются в текстах крайне часто (например, «представление» и «предоставление»);
• ошибки в числительных;
• двойные кавычки.

Все перечисленное затрагивает грамматику. Кроме этого, встречаются и ошибки иного типа:

• перемена местами структурных частей документа;
• несоблюдение правил оформления;
• использование в письме фамильярных обращений;
• неполные реквизиты.

Подобные недочеты недопустимы для организаций, позиционирующих себя как надежных партнеров. Ведь текст – это первое знакомство с компанией. И оно должно оставить приятное впечатление. Поэтому деловая переписка может стать основой долгосрочного сотрудничества или полностью перечеркнуть такую возможность в случае неправильного ведения.

Пишем официальное письмо в организацию: правила, ошибки, образец

Официальное письмо — это документ, посредством которого осуществляется деловая переписка между заинтересованными сторонами по различным вопросам.

Разновидности деловых писем

Юридические и физические лица часто сталкиваются с необходимостью формально-делового общения, например:

• при официальном обращении в государственные и муниципальные органы;
• при ведении бизнеса;
• при направлении претензий потребителей.

Разнообразие причин предполагает такое же разнообразие видов деловых бумаг:

• коммерческие предложения. Подразумевают направление потенциальному контрагенту интересный вариант для сотрудничества;
• запросы (документов, информации, данных) и просьбы. Запросы, как правило, подразумевают требование предоставить информацию, которое основано на законе или договоре, например запросы в государственные органы. Просьба — это более мягкое выражение желания другой стороны получить необходимые ей данные;
• претензии. Обычно их направляют при нарушении условий сделки контрагентом;
• гарантийные письма. Содержат обещания в будущем выполнить возложенные на сторону обязательства, предполагают обязательное указание срока или промежутка времени, когда контрагент вправе рассчитывать на исполнение обязанностей другой стороной;
• информационные и сопроводительные письма. Первые часто направляют для доведения какой-либо информации без необходимости ответа, вторые составляют для удобства при направлении большого количества бумаг;
• по внерабочим вопросам: приглашения, поздравления, выражение благодарности.

Структура и содержание документа

Специальных требований к структуре официального письма не установлено, деловая переписка по умолчанию предполагает:

• правильное указание собственных данных и реквизитов адресата;
• вежливое обращение;
• грамотность, краткость и лаконичность информации;
• указание даты документа, проставление подписи лица, от чьего имени он подготовлен, и печати (при наличии).

Предлагаем небольшую инструкцию, как правильно написать официальное письмо, чтобы произвести приятное впечатление и достичь максимального эффекта от взаимодействия:

Шаг 1. Подготовьте для документа фирменный бланк. Допустимо использование обычного листа А4, но в этом случае ваши данные каждый раз необходимо вбивать самостоятельно.

Шаг 2. Обязательно перепроверьте правильность реквизитов адресата. Если сомневаетесь, воспользуйтесь бесплатным онлайн-сервисом ФНС для получения данных из ЕГРЮЛ или ЕГРИП.

Шаг 3. Поставьте дату и исходящий номер.

Шаг 4. Обращение начните со слова «Уважаемый(ая) …!», после которого укажите имя и отчество, к кому обращаетесь.

Шаг 5. Обозначьте причину или повод, почему вы обращаетесь к адресату.

Шаг 6. Грамотно, емко и доступно изложите содержание вашего обращения, оно всегда зависит от цели, которую вы преследуете, направляя документ. Например, если требуется получение бумаг или информации от контрагента, указывайте в тексте, что конкретно хотели бы получить, в какие сроки и в каком виде. Обязательно формулируйте заключение, указывайте, какие действия вы ожидаете от получателя. Не забудьте оформить приложения при их наличии.

Шаг 7. Поставьте подпись руководителя и печать (при наличии), при необходимости укажите исполнителя документа с контактными данными.

Как нельзя писать

При официально-деловой переписке не допускаются:

• ошибки, исправления, непонятные сокращения слов, использование жаргонных слов и сленга;
• невежливое обращение;
• искажение или пространное изложение информации.

Правила оформления

Жестких требований к оформлению нет, в качестве примера, как составить официальное письмо, применим ГОСТ Р 7.0.97-2016, который рекомендовано использовать для написания подобных документов. Общие положения:

• используется как продольный, так и угловой бланк;
• требуется нумерация, если в документе больше 1 страницы;
• отступ текста 1,25 см, текст выравнивается по ширине листа;
• используются бесплатные шрифты, рекомендованные размеры № 12, 13, 14;
• применяются поля не менее: 20 мм — левое, верхнее, нижнее, 10 мм — правое.

В общем виде угловой бланк выглядит так:

Образец с продольным бланком

Общество с ограниченной ответственностью «Ppt.ru»

ИНН 1234567890/КПП 121001001
ОГРН 2323454567001
АДРЕС 456789, Россия, Субъект РФ, просп. Замечательный, д. 1

Исх. № 987 от 12.12.2020

Директору ООО «Общество»

Иванову И.И.

123456, Россия, Субъект РФ,

ул. Булочная, д. 5

Уважаемый Иван Иванович!

В ответ на Ваше предложение от 20.11.2020, исх. № 11, о заключении договора оказания юридических услуг настоящим письмом выражаем готовность сотрудничества с ООО «Общество».

Убедительно просим направить в наш адрес проект договора и заверенные копии учредительных документов ООО «Общество».

Генеральный директор Петров Петров Порфирий Петрович

Исп. Федоров Ф.Ф.

8 (123) 456789

Как отправить письмо

Способ отправки документа, как правило, зависит от его цели:

• для оперативного сообщения информации используют электронную почту или факс. При использовании электронной почты обязательно заполняйте поле «Тема», чтобы получатель сразу сориентировался в вопросе, и письмо не попало в спам. Также допускается указывать важность документа, но злоупотреблять этим не стоит;
• если требуется официальное подтверждение направления бумаг и получения их адресатом, например, при направлении претензий или требований, воспользуйтесь отправкой Почтой России. Выбирайте заказное письмо с уведомлением.

Вам в помощь образцы, бланки для скачивания

Самоловских Наталья
Юрист

В 2008 году закончила ПГУ по специальности юриспруденция. В 2018 году закончила обучение в ПНИПУ по направлению проектирование городской среды. С 2011 по 2019 год работала юристом в департаменте градостроительства и архитектуры администрации города Перми.

Все статьи автора

Вам может быть интересно:

Деловая переписка ведется по самым разным вопросам и может быть классифицирована по следующим основаниям

1. Цель: коммерческие предложения, просьбы, претензии, информация, заверения и сопроводительные письма, отказы, приглашения, выражения благодарности.
2. Получатели: обычные (адресованные одному лицу) и циркулярные (направленные нескольким адресатам).
3. Содержание: корректируемые документы (навязывающие конкретные условия, например, жалобы) и некорректируемые документы (свободные формы без обязательных требований к содержанию).

Примеры

Негосударственные фонды помощи ветеранам.

. Москва, один бюджетный проезд, 2

’24’, январь 2021 года.

Протокол № 2.

Директору учреждения.

. Москва, ул. Коммерческая, д. 1а.

Уважаемый Петр Петрович!

Негосударственный фонд поддержки ветеранов выражает Вам благодарность за помощь и приглашает Вас принять участие в благотворительной акции, которая состоится 15. 02. 2021 г.: Москва, Коммерческий проезд 1, 2 .

Директор Фонда. _______________________ Иванов И. И.

Приложение: 1 лист, 1 экз.

Другой пример:.

Эксперты КонсультантПлюс нашли способы, как правильно обращаться к женщинам в официальных документах. Используйте эти инструкции бесплатно.

Правила оформления деловых бумаг

Законодательно установленной формы при составлении документов, руководствуясь ГОСТ Р 7. 0. 97-2016, не существует.

• Используется как вертикальный, так и угловой текст.
• Текст печатается на расстоянии от 1 до 1,5 строк и выравнивается по ширине листа.
• Абзацные отступы составляют 1. 25 см.
• Рекомендуется использовать распространенные бесплатные шрифты, величиной 12, 13 и 14.
• Предлагаемые типы изложения: от первого лица множественного числа («Пожалуйста, пришлите…») — от третьего лица («Общество приглашает вас на экзамен»). — От первого лица единственного числа («Пожалуйста, рассмотрите…») ,.
• Первое обращение «Уважаемый …!» следует использовать. И последний этикет «включая презумпцию».

Кто и на чье имя пишет

Документы физического лица должны быть составлены с подписью отправителя или его адвоката от его имени или от имени его представителя внизу.

Если отправителем и/или получателем является юридическое лицо, корреспонденция должна быть изготовлена на имя (вместо) ответственного лица организации. В некоторых случаях ответственный исполнитель указывается в нижней части документа и используется в основном для ответов от государственных/муниципальных органов.

Как отправить в организацию деловое письмо

Отправлять профессиональные документы другой стороне разрешается различными способами

1. Электронная почта. обязательно укажите тему электронного письма. Если вопрос срочный, укажите важность документа.
2. Электронная почта (почта России или различные курьерские службы). Если вам необходимо подтвердить факт отправки документа, например, если возникла претензия. Используйте заказное письмо с уведомлением о вручении.
3. С помощью факса. Часто используется, когда необходимо срочно проинформировать соответствующие стороны.

Выбор метода зависит от цели документа, срочности темы и отношений, сложившихся между сторонами.

Установлены ли сроки для ответа

Время и необходимость ответа зависят, например, от характера полученного делового документа.

• Если документ носит информационный характер, допустимо оставить его без ответа.
• В случае приглашения необходимо направить ответ. Срок зависит от даты проведения мероприятия.
• Если получена жалоба, ответ должен быть подготовлен в срок, указанный в жалобе.

В 2008 году окончил ПГУ по специальности «юриспруденция»; в 2018 году окончил ПНРПУ по специальности «городская среда»; с 2011 по 2019 год работала юристом в Департаменте градостроительства и строительства Администрации Пармского муниципального образования; с 2011 по 2019 год работала юристом в Департаменте градостроительства и строительства Администрации Пармского муниципального образования; с 2012 года работала юристом в Департаменте градостроительства и строительства Администрации Пармского муниципального образования.

Можно ли отправить письмо без темы?

Да, но лучше по тематическим линиям. Такое письмо с большей вероятностью будет отправлено в «спам», и получатель может ему не доверять. Тематическая строка должна быть сформулирована так, чтобы получатель сразу понял, о чем письмо и кто его пишет.

Существует теория, что письма с длинными заголовками имеют меньше шансов быть открытыми. Исследования показали, что преимущества коротких заголовков настолько минимальны, что их можно игнорировать.

Как здороваться?

‘Добрый вечер!’ Не пишите. — Это клише раздражает многих людей. Здравствуйте, добрый вечер, добрый вечер, добрый вечер — самый простой и надежный вариант.

Что делать с копиями?

Если вы включаете кого-то в копию письма или добавляете кого-то в письмо с несколькими людьми, всегда представляйте новых участников. Для общих электронных писем, если вы хотите написать человеку, не нажимайте случайно кнопку «Ответить всем». Аналогично, для общих сообщений не забывайте нажимать кнопку «Ответить всем». Иначе вы все испортите.

Как общаться?

Доброта. Все правила вежливости и хорошего вкуса применимы к профессиональному и обычному общению («Как вести себя с людьми на улице?» (прочитайте карточку). Спокойствие.

Не нужно обращаться к нему на «вы», пока он не умер. Многие говорят, что обращаться к нему на «ты» можно, но здесь лучше не спешить. Иногда это ставит собеседников в затруднительное положение.

Ведь отказ уже очень обиден. Не стоит называть человека по имени-отчеству, если он подписался своим именем-отчеством. Но, пожалуй, главное правило — подстраиваться под собеседника.

Надо ли писать «вы» с большой буквы?

Решайте сами. Общие правила таковы. Если вы обращаетесь к человеку — пишите «ты» и «вы» в нижнем регистре для большего количества людей.

Однако употребление «вы» уже достаточно уважаемо, поэтому вы можете писать его в нижнем регистре — в этом нет ничего плохого. Самое главное, «подчеркивайте» своего собеседника и не пытайтесь сделать «ты» постоянным ответом на «вы», если вы пишете «вы».

Какой длины должно быть письмо?

Маленький. Существует закономерность. Чем меньше письмо, тем быстрее ответ. В идеале в письме должна быть только одна точка. В противном случае вам придется ждать, пока собеседник ответит на все вопросы.

Какой шрифт выбрать?

Лучше всего использовать стандартные шрифты, предоставляемые службой электронной почты по умолчанию. Профессиональные письма, набранные шрифтом Comic Sans, трудно воспринимать всерьез. Важные фразы могут быть насыщенными, но не экспериментируйте с цветом.

Излишне красочные письма редко выглядят серьезно. Единственное исключение — сопроводительная документация. Здесь имеет смысл зашифровать исправления, чтобы человеку не пришлось искать их самостоятельно.

Также не стоит использовать заглавные буквы, так как они часто используются для обозначения того, что человек не является членом группы. Это неформальный способ записи слов, которые вы произносите вслух в реальном разговоре. У вашего собеседника может не быть привычки думать, что вы кричите на него.

Ну а смайлики-то можно?

Желательно этого не делать. Если ваш собеседник использует эмодзи, вы можете ответить ему тем же. Однако это не фанатизм.

Как быть с прикрепленными файлами?

Стоит написать документ, приложенный к письму. Забудьте один из файлов сами, иначе при следующей отправке что-то может быть утеряно. Предпочтительнее ничего не архивировать и использовать простые, понятные формы, если можно этого избежать; объем документов Docus или doc, pdf, jpeg и т.д.

должен быть разумным — чем легче, тем лучше. В идеале он не должен превышать 10-12 мегабайт.

Как закончить письмо?

Отправляя письмо утром, достаточно просто сказать «до свидания» или «доброго дня». Далее следует подписать свое имя и фамилию или просто небольшое имя и, самое главное, указать контактные данные, телефон и Skype. Для работы можно указать свой профиль LinkedIn. И, конечно, желательно делать это без представления. Это не является новшеством.

Как мы подготовили эту инструкцию?

Помимо открытых источников информации, мы поговорили с бизнес-экспертами. Алена Владимирская, генеральный директор Pulrafi, Андрей Кринич, профессор MBA и профессор Emba, управляющий директор Aviasales (Максим Крайнов).

Что такое деловое письмо?

Это письменное обращение к потенциальному или реальному деловому партнеру или официальному органу власти. Его цель — побудить получателя к действию (купить товар, выполнить условие, дать объяснение, сообщить новый адрес, отправить документ).

С появлением электронной почты вся деловая корреспонденция была разделена на группы.

Чтобы иметь юридическую силу, они должны содержать важную и необходимую информацию.

Созданные в бумажной форме

Созданы в офисной форме (doc, docx, rtf, pdf) и содержат необходимые элементы. Прилагается в качестве вложения.

Немедленное обращение в формате.

Важно знать, как правильно написать профессиональное письмо. От того, насколько грамотно оно написано, зависит вероятность и скорость получения ожидаемой энергии получателем. От стиля и содержания переписки зависит успех сотрудничества с партнерами и официальными органами.

Профессиональные письма не следует путать с неформальной перепиской между коллегами и партнерами. Разница между ними заключается в позиции участвующих сторон: положение сторон.

Профессиональное письмо — это обращение организации или специалиста. Их стиль и форма указывают на их дальнейшее использование в качестве документации. Когда возникают разногласия или развивается сотрудничество, информация (такие факты, как адреса, даты, условия и т.д.) проверяется.

Неформальные разговоры, даже в электронной форме, являются «непригодными». По этой причине многие профессионалы рекомендуют заключать все контракты в форме профессиональной переписки, даже если нет разногласий (а в некоторых организациях от некоторых директоров требуется сделать это лично).

Форма и стиль профессиональных писем должны побуждать получателя «двигаться дальше». Речь идет об усвоении информации, ее передаче и соблюдении договора.

В Интернете есть специальные уроки на эту тему, ведь общение, в том числе письменное, очень важно. Например, Нетологический университет обучает переговорам, включая правила профессионального общения, общения по телефону, личного общения и управления эмоциями. Уроки можно посещать за счет работодателя. Это позволяет привлечь около 40% студентов.

Если вы работаете с иностранными клиентами, вас может заинтересовать курс «Ведение бизнеса на английском языке», который проводит Skillbox University. Требуется уровень английского языка intermediate (B2) или выше.

Виды деловых писем

1. Полезно. Материалы, пересылаемые в контексте сотрудничества (например, HR-менеджер отправляет клиенту caliquin curriculum или торговые образцы отправляют образцы контрактов).
2. Гарантии. Подтверждает обязательства и включает просьбы о незамедлительных действиях (например, отправить товар с уплатой налога). Реклама и структура сотрудничества.
3. Уведомление. Информация об изменении условий (например, изменения в данных, администрировании, программах).
4. Специальные предложения. Документы, подтверждающие готовность сотрудничать на определенных основных условиях. Могут быть направлены во время проведения конкурса, заключения предварительных соглашений, отбора предложений.
5. Запросы. Запрос на разъяснение, информацию или сведения. Формально создается как запрос («Пояснение… , «Передача… и т.д.).
6. Жалоба (претензия). Указывает на нарушение контракта (или соглашения) и неприемлемое поведение. Эта форма требует ссылки на условия договора или предложения, специализации претензии и объяснения негативных последствий в случае невыполнения (пени, штрафы, судебный иск, приостановка сотрудничества и т.д.).
7. Сопроводительное письмо. Это может быть официальное подтверждение (например, список прилагаемых документов, подтверждающий получение документа) или объяснение причины подачи документа (например, отправляя резюме, кандидат на работу объясняет, почему и чем он его привлек, что считает его подходящей кандидатурой).
8. Подтверждение получения документов и писем. Это не только «хороший тон» делового общения, но и демонстрация заинтересованности. Используя подтверждение, специалисты могут сократить количество «ненужных» звонков и вопросов.
9. Письмо — это обратная связь. В этом случае требуются входящие документы или знаки вопросов.
10. Применение. Можно исключить случаи потери документов, переноса встреч, недопонимания и дополнительных условий. Письма-запросы позволяют своевременно решать вопросы.
11. Письма — это запись важной информации. Имеет смысл закрепить все устные и неформальные договоренности в письменном виде.
12. Обратная связь. Такие документы могут содержать положительную или отрицательную информацию об опыте сотрудничества, работе данных специалистов, благодарности и поздравления.

Приглашение. Содержит описание мероприятия и условия участия.

Как правильно писать и оформлять деловые письма?

Общие правила, которые необходимо соблюдать:.

1. Резюме (минимум прилагательных, вводных слов, аргументов).
2. Отдельный абзац для каждой мысли. Например, первый абзац — ссылка на нарушение договора, второй — требование, третий — описание последствий.
3. Желателен слегка «бюрократический» тон от «третьей стороны»: «Подумайте об этом…». , «Эксперты дают советы…». Более неформальный язык допускается в коммерческих предложениях и приглашениях из-за использования таких маркетинговых инструментов, как. Однако «Привет, меня зовут Мария, я… и другие вариации считаются плохой формулировкой.
4. Безошибочное толкование: вместо «в рабочее время» предпочтительнее написать «каждый день с 10 до 18».
5. Ссылки на документы и договоренности должны быть конкретными: контракт № 24. 12. 5 от 2000 года, письмо от 19. 08. 2021 года, расчет на встрече 19 сентября.
6. Орфографические и пунктуационные ошибки вредят имиджу бизнеса.

Эмоциональные комментарии недопустимы. Даже государственным служащим (которые обязаны отвечать на все письма, независимо от их компетенции) разрешается игнорировать нарушающие правила письма.

Специфика формального письма:.

• Должны быть указаны элементы организации. Обычно существует официальный бланк письма с «шапкой», названием, НДС, ОГРН или ОГРИП, адресом, реквизитами и, возможно, логотипом или эмблемой.
• В правом верхнем углу должен быть указан получатель: имя и должность (или хотя бы раздел). По возможности марка должна быть указана голографически. Заявки, вопросы, претензии и предложения должны быть адресованы строго первому лицу компании.
• В электронных письмах (прямо в поле мессенджера) личным приветствием считается отличный тон делового общения. Поскольку официальные обращения («господин», «товарищ») в России больше не используются, общепринятым является использование малых имен с отчеством «Здравствуйте, Святослав Федорович». Использование малого имени и отчества зависит от того, как адресат подписывает свое письмо, как его представляют, или от его официальной информации на сайте компании.

В официальной переписке заголовок должен соответствовать типу письма, например, заявление, требование, гарантийное письмо, приглашение и т.д. В некоторых случаях (обновление, запрос, подтверждение) это может быть только заголовок. e-В -сообщениях поле темы служит заголовком.

Структура профессионального сообщения электронной почты: с чего начать и чем закончить?

• В большинстве случаев профессиональные сообщения начинаются с описания ситуации («Отсутствует документация… , «Получен запрос…» , «Спасибо…» , «Мы доставили…» , «Экспертиза и сертификация…»). .
• Далее необходимо создать подсказку к действию. Обычно это выражается в форме «я спрашиваю/прошу». Это традиционная формулировка. Однако в современных электронных письмах ее можно заменить более подходящим глаголом. Я выражаю недовольство и требую подтверждения, предложения, уведомления и т.д.

Имеет смысл завершить письмо «мостиком» для дальнейшего общения или предупреждения о дальнейших действиях.

• Будьте готовы предоставить информацию и
• Я вернусь позже.

Мы оставляем за собой право предпринять против вас юридические действия.

Если к письму приложены файлы, о них следует упомянуть в тексте и перечислить документ. Официальная корреспонденция обозначается как вложение с номером и именем.

Официальное письмо должно быть подписано с правой стороны под текстом содержания под названием агентства (или ‘property’, если услуга предоставляется в качестве фрилансера или индивидуального предпринимателя — ‘specialist’, ‘specialist in…’ ). Официальное письмо организации или индивидуального предпринимателя должно иметь реальную подпись или факсимиле. На информационном письме не нужно ставить печать, но необходимо указать другую информацию.

Профессиональные письма в Интернете должны быть подписаны вашим именем (фамилия по желанию).

Правила профессиональной почты подразумевают, что под подписью отправитель должен сообщить все возможные контактные данные (телефон, мессенджер, адрес электронной почты).

Где учиться писать письма?

Если этот навык требуется на серьезном уровне, существуют специальные курсы. Они обучают ведению деловых переговоров, в том числе и письменному общению. Примерами таких программ являются.

Онлайн-курсы в Нетологическом университете. Они учат, как вести переговоры от первой встречи до окончания контракта. Включают навыки деловой электронной почты. Этот курс можно контролировать за счет работодателя.

Уроки Skillbox. Узнайте об общении с иностранными клиентами. Узнайте, как назначать встречи, объяснять проекты и задачи, представлять услуги и продукты компании и обсуждать финансовые вопросы. Для посещения этого курса необходимо владеть языком на уровне не ниже среднего (B2).

Правила деловой переписки

Профессиональные письма могут писать как частные лица, так и сотрудники компаний в организациях или органах власти. Система подписи имеет большое значение. Самозанятые, фрилансеры, индивидуальные предприниматели, граждане, действующие от имени граждан.

• Письма от организации, адресованные первому лицу или предложению, подписывает руководитель компании.
• Если другой человек редактирует и обрабатывает документ, он называется нижним левым исполнителем.

Сотрудник агентства может отправить письмо от имени своего адреса, но затем подписать письмо с указанием своей должности.

Правила деловой этики требуют ответа на письмо в течение трех рабочих дней. Вы не обязаны отвечать на коммерческие предложения, приглашения или объявления. В государственных учреждениях могут быть установлены другие сроки для ответа на входящие звонки.

Требования, претензии, отказы и запросы сопровождаются извинениями. Даже если компания не видит ошибки, это необходимо сделать для сохранения репутации и возможности дальнейшего сотрудничества.

Для кого эта статья?

Обратите внимание, что речь идет об электронных письмах. Если кто-то другой пользуется обычной почтой, убедитесь, что правила одинаковы. В принципе, все эти правила применимы к обычным письмам, которые мы уже написали. Сейчас мы поговорим конкретно о профессиональной переписке.

• Бизнесмен, общающийся с важными для его бизнеса людьми, или сотрудник, пишущий письмо начальнику.
• Работник, пишущий письмо своему начальнику или будущему начальнику; и
• Кто интересуется основами интернет-этикета и человеческой психологии — тогда смело читайте дальше, будет интересно.

Характеристики деловой почты:.

• Плавный, спокойный язык — не путать с сухим, бюрократическим языком.
• Строгое, профессиональное общение — чтобы держать получателя в курсе дела.
• Небольшой объем — достаточно листа формата А4.

• Соблюдайте иерархию, а не поздравления. В особых случаях, когда с получателем профессионального письма существуют неформальные нерабочие отношения, этим правилом, конечно, можно пренебречь. Но это не совсем профессиональное письмо, а дружеское, вы не согласны?
• Письмо на фирменном бланке компании гораздо более уважительно. На нем должны быть указаны логотип и название, реквизиты и контактные данные, а также адрес веб-сайта.

‘Мы обязаны делать наших клиентов счастливыми всеми возможными способами!’

Алексей Молчанов, основатель международной компании по информатике Envybox

Современная ситуация в стране и мире с каждым днем становится все более динамичной.

Сегодня каждый бизнесмен задается вопросом: «Что теперь будет с моим бизнесом?».

Поспешное «замораживание» деятельности компании не поможет. Если вы обнаружили, что кризис неизбежен, а доходы компании уже начали снижаться, не приостанавливайте деятельность. Не сокращайте рекламу и не прекращайте промоакции (если, конечно, магазины не закрыты по решению правительства).

Приложите как можно больше усилий и внимания к продвижению своей компании и увеличению потока новых клиентов.

Чтобы помочь вам понять, как действовать во время кризиса, вот несколько полезных инструментов, которые помогут вам не только преодолеть кризис, но и победить его.

Структура делового письма

1. Заголовок: ‘Моя работа — делать ту работу, которую я не могу делать’. Написание заголовков писем — это целая наука. Короче говоря, заголовки деловых писем должны быть максимально полезными для получателя.

Вызов и юмор здесь вряд ли сработают. Когда вы лучше узнаете человека, вы можете попробовать, но до тех пор лучше не рисковать.

Самые распространенные ошибки деловых писем

• Не говорите «здравствуйте».

Да, тысячи вежливых и обходительных людей, сказав «Уважаемый… почему-то забывают поздороваться, когда начинают письмо со слов «Уважаемый…». Конечно, хорошо, когда тебя уважают, но простое человеческое приветствие еще никто не отменял.

• Как уже говорилось, речь идет о том, чтобы мысли текли по течению, то есть мыслили по древу.

Если вы перескакиваете с одного на другое, научитесь формулировать свои мысли, а если у вас нет времени, наймите копирайтера или журналиста — они вам обязательно помогут.

• Говорите сухим, безжизненным языком.

Оставьте все эти «обдумывания», «по возможности», своим сотрудникам. Почему это должен делать получатель, если в реальной жизни он никогда бы так не выразился? Пожалейте этого человека и пишите как можно проще!

• В то же время не будьте хамом.

Существует два типа профессиональной электронной почты: личная и официальная. В личном вы общаетесь от первого лица — т.е. «Я, Вася Папкин, предлагаю вам…».

В официальном личном местоимение обычно заменяется нейтральным средним «Рога и шпоры предлагают вам…». заменяются на. Вам решать, какой стиль вам ближе и насколько он соответствует сфере деятельности вашего адресата.

Если ваш собеседник — молодой современник, смело пишите от первого лица. Если вам нужно обратиться в государственные органы или организации местного самоуправления, предпочтительнее общаться с нейтральным лицом, не вызывая обреченности. Они отвечают перед вами — они должны отвечать перед вами! — Однако вы можете создать негативное впечатление.

Сопутствующее.

• Отсутствие доказательств.

Вы можете сто раз повторять, что у вас отличное предложение и прекрасная идея, но зачем делать это без доказательств? Предприниматели привыкли манипулировать событиями и не верят в красивые слова и образы. Цифры, факты, детали — вот ваше главное оружие.

• Не говорите, но говорите.

Представьте, что вы получаете деловое письмо от Васи Пупкина. Вы открываете его, начинаете читать, а там… Все хвалят Васю и его продукцию. Я рад за Васю, подумаете вы, а что выиграю я? Но если Вася расскажет мне, как он может помочь, как он может принести мне пользу и как быстро мои инвестиции могут быть сделаны, тогда интересно.

• Ошибки, опечатки, грубая верстка (разные шрифты, пропущенные пробелы) — без комментариев.
• Чрезмерное использование сленга.

Осторожно используйте некоторые выражения, даже если вы и ваш адресат работаете в одной сфере, как и определенный профессиональный сленг. Желательно как можно меньше вводить в текст, расшифровывая сокращения и объясняя значение некоторых слов. Что делать, если вашему собеседнику 60 лет?

• Неважно.

Мы все равно полагаемся на Васю; Вася умный, он не отправляет свое предложение начать свой автомобильный бизнес владельцу Института эстетики. А сколько рассылок и звонков совершают эту ошибку! Как составить адресные инструкции для отправки коммерческих предложений, хорошо рассказано в нашей экспертной статье.

Этап 1. Реквизиты адресанта и адресата

Написание делового письма начинается с требований, которые необходимо определить. Это те элементы, которые их определяют. Как правило, все необходимые элементы размещаются в начале письма в верхнем левом и правом углах страницы.

Реквизиты отправителя (получателя) сообщают, от какой компании исходит письмо. Как правило, стандартные бланки писем уже содержат эту информацию.

Она содержит полное юридическое наименование в форме собственности, адрес, номер телефона, веб-сайт, номер налоговой регистрации и PSRN. Он указывается в левом верхнем углу.

Адресные реквизиты содержат меньше информации. Как правило, это должность, название его компании, полное имя и адрес, по которому отправляется письмо. Они пишутся в правом верхнем углу строго в резком падении.

Дата написания

Это необходимо для того, чтобы различать письма. Это помогает при отправке отчетов. Также это помогает знать порядок следования писем и подавать отчеты в зависимости от даты, на которую они должны быть структурированы.

Дата отправки письма. Как правило, она совпадает с датой написания письма. Дата пишется перед заголовком возле правой стороны страницы.

Этап 2. Вступление в письме

Именно этот принцип является ключевым в структуре профессионального письма. Оно пишется максимально информативно. Прочитав Введение, получатель уже понимает, чего от него ждут, и должен почти представить себе основное содержание.

Введение состоит из различных элементов.

1.Заголовок

Основная часть определяет тему письма. Именно это позволяет получателю понять, о чем идет речь. Или насколько важно, чтобы он или она его прочитали.

1. Сохраняйте свой деловой стиль и
2. Сохраняйте краткость и четкость заголовков, и
3. подчеркивайте основную тему письма, и
4. покажите получателю, что письмо важно для него или нее.

С помощью заголовка отправитель профессионального письма одновременно привлекает и притягивает внимание. Примеры заголовков для различных типов профессиональных писем:.

• Когда вы отправляете новую партию мобильных телефонов.
• Поздравляем с новой должностью!
• Претензии к качеству продукции от ООО «Эдельвейс».
• Предложение о сотрудничестве от ЗАО «Лес». Перечень преимуществ компании.

2.Обращение

Это очень важная часть вашего делового письма. Он не только соответствует формулировке, но и обращает внимание читателя. Именно поэтому ему уделяется так много времени — важно не ошибиться.

Адрес почти всегда является началом письма. Как правило, он располагается в середине строки и начинается с заглавной буквы.

Каждое обращение должно начинаться со слова «Уважаемый». В отличие от ‘Уважаемый’, ‘Дорогой’ и других, используемых в личной переписке, это наиболее нейтральная форма обращения.

Существует также форма слова ‘уважаемый’, когда обращение адресуется к лицу, имеющему высшее образование или почетное звание в какой-либо области. Это может быть использовано для следующих типов обращения.

1. ‘Sir Madam’. Это не только элемент церемониала. Оно привлекает внимание к статусу адресата. Используется для обращения к людям определенного социального статуса. Пишется вместе с фамилией. Например, «С уважением, госпожа Ротакина!».
2. Имя и фамилия. Наиболее нейтральное обращение. Указывает на расстояние между адресатом и адресантом. Например, «Уважаемый Петр Васильевич!».
3. Должность или свойство получателя. Используется, когда необходимо подчеркнуть положение. При обращении к военнослужащим. Например, «Уважаемый товарищ полковник!». . Когда человек рассматривается как субъект политических отношений, указывается «гражданское» обращение, напр.
4. Коллективное обращение. Оно допустимо, если адресатом является группа людей. В этом случае используется имя или обращение группы лиц. Например, «Уважаемый учитель/ученик/водитель!». .
5. Если невозможно определить, что это за функция, можно использовать «Ladies/ Gentlemen». Анонимные и безымянные обращения в единственном числе допускаются, если письмо адресовано юридическому лицу или отправлено в большом масштабе.

Аббревиатуры не принимаются! Не должно быть начальных неполных титулов/должностных лиц или ‘КК’. Другими словами, не следует писать «Уважаемый товарищ полковник».

В профессиональной переписке также принято писать местоимение ‘Вы’ с прописной (заглавной) буквы в знак уважения, если корреспонденция имеет конкретного адресата.

Если письмо кластеризовано (отправлено сразу нескольким людям, а не адресовано отдельному человеку) или отправлено группе, местоимения должны быть написаны в нижнем регистре (в нижнем регистре).

При использовании приветствий следует помнить несколько важных аспектов

1. Приветствие — «Добрый день» или «Добрый вечер». Никакая другая форма не должна использоваться. В приветствии должно использоваться имя: ‘Добрый вечер, Александр!
2. Имя — только полная (официальная или повседневная) форма. Опускать можно только ближайшего коллегу или партнера. ‘Настя’, а не ‘Анастасия’. Но никогда не «Настя».
3. Если имя совсем незнакомо, используйте ‘Здравствуйте, уважаемый сэр или мадам!
4. ‘, лучше не использовать в письме «вы».
5. По возможности используйте имена и фамилии.

Вы также должны знать разницу между знаками препинания. В конце обращения рекомендуется ставить восклицательный знак, а не запятую. Это показывает, насколько важно письмо. Партия придает ей житейский характер.

• Точки никогда не следует использовать.
• После восклицательного знака правила пунктуации предписывают продолжать писать с заглавной буквы.
• После запятой может следовать строчная буква.

3.Преамбула

Эта часть делового письма содержит суть сообщения. Здесь получатель объясняет свои мотивы и цели. Обычно в теме письма есть вступление, напоминающее получателю о цели письма.

• В теме письма указываются дата,
• факты,.
• документы,
• соглашения, и т.д.
• цитаты на других и т.д.

Преамбула оформляется вводным словом и фразами «в соответствии с», «в связи с», «считаю необходимым сообщить ~», «информировать Вас о», «довести до Вашего сведения …». и т.д.

Вступление может быть коротким (буквально несколько предложений) или длинным (до нескольких абзацев). Это очень важный элемент шаблона делового письма, который обязательно стоит использовать.

Образец раздела делового письма (преамбула с адресом и заголовком):

Предоставление мобильного телефона

Уважаемый господин Потапкина!

В данном письме считаем необходимым сообщить Вам, что в соответствии с договором от 20 июня 2020 года Вы обязаны получить со склада новую партию мобильных телефонов в течение 30 дней с момента поставки.

Этап 3. Основная часть письма

Тело делового письма должно содержать заявление, подробно и полно объясняющее цель письма. Просьба, требование или информация предоставляется в полном объеме, чтобы донести до получателя как можно больше информации.

Как правило, в основной части письма отправитель анализирует произошедшее и подкрепляет свою точку зрения.

Например, когда он сообщает о каком-либо событии (докладе, презентации и т. д.), он рекомендует посетить это мероприятие по этой причине.

В конце основной части письма подводится итог всего письма. Это может быть надежда, извинение или заверение в скором ответе. Например, «Я надеюсь, что вы будете сотрудничать со мной в этом вопросе». Часто здесь содержится предложение или вопрос к получателю.

Этап 4. Дополнительные элементы письма

Структура профессионального письма может потребовать дополнительных частей, которые не обязательно использовать. Это может быть необходимо только в редких случаях. Однако существуют необязательные позиции данных.

Приложения к письму

Если необходимо предоставить что-то в дополнение к деловой переписке (файлы, контракты, фотографии и т.д.). — Используются приложения. Прикрепляются к письмам на отдельных листах, не затрагивая основной текст.

Каждое приложение прикрепляется к отдельному листу бумаги. Для электронных профессиональных писем принято отправлять вложения в виде отдельных файлов. В некоторых случаях получатель указывает на наличие вложения до его завершения.

Постскриптум

В послевоенный период в структуре профессиональной почты есть две особенности.

• Упоминание о чем-то, что произошло после написания письма, и прямое отношение к теме письма.
• Дополнительная информация, косвенно связанная с темой письма, но представляющая интерес для получателя.

После заключения и подписи следует почтовое отделение. Под ней принято ставить инициалы отправителя или личную подпись. Это завершает структуру профессионального письма — последний элемент.