Что такое виза руководства

Визирование документов — это что такое? Правила визирования. Обязательна ли виза руководителя на заявлениях сотрудников? Как ставится виза на заявлении

Недавно сменила работу и на новом месте столкнулась с такой ситуацией: написанные работниками заявления вообще не визируются руководителем организации. Он просто вызывает меня к себе и говорит, что нужно сделать: например, при положительном решении вопроса — составить приказ на основании заявления, трудовой договор, дополнительное соглашение, ну и т. д. Если же руководитель не хочет удовлетворять просьбу сотрудника, то он просто сообщает мне свое решение и поручает довести его до сотрудника. Вот я и стала сомневаться, обязательна ли виза руководителя на заявлениях сотрудников?

Причина ваших сомнений вполне понятна, ведь если внимательно изучить нормы действующего Трудового кодекса РФ (далее – ТК РФ), то в них никакого упоминания о визе руководителя на заявлениях сотрудников не найти. Нет в этом нормативном акте и положений, касающихся работы с заявлениями работников по различным кадровым вопросам. И это неудивительно. Целями трудового законодательства являются установление государственных гарантий трудовых прав и свобод граждан, создание благоприятных условий труда, защита прав и интересов работников и работодателей. Цели определяют задачи трудового законодательства, среди которых создание необходимых правовых условий для достижения оптимального согласования интересов сторон трудовых отношений, интересов государства, а также правовое регулирование трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений. То есть получается, что трудовое законодательство на данный момент практически не регулирует вопросы, касающиеся кадрового делопроизводства.

ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ

При применении государственных стандартов следует учитывать, что национальные стандарты применяются на добровольной основе, т. е. не носят нормативного характера (п. 2 ст. 15 Федерального закона от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании»).

Поэтому, чтобы развеять ваши сомнения, необходимо обратиться к государственным стандартам, регулирующим отношения в области ведения делопроизводства.

Так, для всех документов, требующих исполнения, обязательна регистрация – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 № 28). После регистрации заявление передается руководителю организации или иному уполномоченному представителю работодателя для решения вопроса по существу.

А теперь давайте все-таки определимся, что же понимается под визой руководителя и корректно ли вообще применять в приведенной ситуации термин «виза»?

Руководитель организации не визирует документы – он их утверждает или подписывает. А на заявлениях работников руководитель делает запись, в которой отражается суть принятого им решения. В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 6.30-2003) такого рода указание, или «виза» – как вы ее называете, именуется резолюцией.

В отличие от резолюции виза согласования может проставляться руководителями структурных подразделений, их заместителями, главными специалистами, юристами и другими работниками до момента принятия окончательного решения руководителем организации. Такая виза выражает согласие или несогласие перечисленных выше лиц с содержанием документа.

Итак, термин «виза» к рассматриваемой ситуации отношения не имеет, поэтому ниже рассмотрим правила относительно оформления резолюции руководителя организации, о которой и идет речь в вашей ситуации.

Согласно п. 3.17 ГОСТ Р 6.30-2003 резолюция, проставленная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.

Заявление работника о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы с резолюцией руководителя
(фрагмент
)

Требования к резолюции руководителя были изложены в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536 ; далее – Инструкция).

Наша справка

Резолюция
– надпись на документе, сделанная руководителем организации или другим уполномоченным лицом, содержащая фамилию, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.

Так, в случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы. Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным (п. 2.6.15 Инструкции).

Но давайте посмотрим на данную ситуацию с другой стороны. Допустим, руководитель дал вам устное указание о подготовке, скажем, копий документов по заявлению работника. Вы про это указание забыли, и в итоге работник свои документы в установленный срок не получил. А если руководитель попросил вас передать документ другому исполнителю, а исполнитель его вообще потерял? Как потом искать виновных что самое главное, в нарушении прав работника? А если представить, что руководитель принял неправомерное решение об отказе работнику в удовлетворении его просьбы? Где это будет зафиксировано? Получается, что нигде. Точно так же, как нигде не будет указано лицо, ответственное за выполнение решения руководителя. И при наличии спора с работником или при проверке кадровой работы в вашей организации «крайним» окажется не кто иной, как кадровик. Значит, и здесь резолюция просто необходима не только в ваших интересах, но и в интересах работников
, заявления которых могут остаться без ответа.

Наша справка

Случаи обращения работника к работодателю с письменным заявлением, когда у работника имеется соответствующее право требования, фактически не зависящее от воли и решения работодателя, предусмотренные ТК РФ:

Cлучай обращения	Статья ТК РФ
Получение копий документов, связанных с работой	Статья 62
Предупреждение работодателя об увольнении по собственному желанию	Части 1 и 3 ст. 80
Получение документов, связанных с работой, в последний день работы при увольнении по собственному желанию	Часть 5 ст. 80
Перенесение ежегодного оплачиваемого отпуска на другой срок, согласованный с работником, в случаях, если работнику своевременно не была произведена оплата за время ежегодного оплачиваемого отпуска либо работник был предупреждён о времени начала этого отпуска позднее чем за 2 недели до его начала	Часть 2 ст. 124
Использование отпуска без сохранения заработной платы определённой продолжительности: — участниками Великой Отечественной войны; — работающими пенсионерами по старости (по возрасту); — родителями и супругами военнослужащих, погибших или умерших вследствие ранения, контузии или увечья, полученных при исполнении обязанностей военной службы, либо вследствие заболевания, связанного с прохождением военной службы; — работающими инвалидами; — работниками в случаях рождения ребёнка, регистрации брака, смерти близких родственников; — в других случаях, предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами либо коллективным договором	Часть 2 ст. 128
Продление срока действия срочного трудового договора до окончания беременности	Часть 2 ст. 261
Использование четырёх дополнительных оплачиваемых выходных дней в месяц лицами, осуществляющими уход за детьми-инвалидами	Часть 1 ст. 262
Использование дополнительного выходного дня без сохранения заработной платы одним из родителей, работающим в районах Крайнего Севера или приравненных к ним местностях, имеющим ребёнка в возрасте до 16 лет	Статья 319
Бесплатное перечисление работодателем на счёт профсоюзной организации членских профсоюзных взносов из заработной платы работников, являющихся членами профсоюзной организации	Часть 5 ст. 377

Итак, трудовое законодательство не регулирует вопросы кадрового делопроизводства и вопросы оформления заявлений работников в том числе. Следовать требованиям государственных стандартов в связи с их рекомендательным характером вы не обязаны. Но для того, чтобы не допускать нарушений трудового законодательства, и в частности прав работников, вопросы кадрового делопроизводства должны быть урегулированы. Урегулировать их следует на локальном уровне, например в инструкции по кадровому делопроизводству, где нужно четко прописать все вопросы прохождения документов, в т. ч. и порядок работы с заявлениями работников, в полном соответствии с требованиями именно вашей организации.

Резюме

Указание руководителя организации на заявлении работника, содержащее суть принятого им решения, именуется резолюцией. Порядок работы с заявлениями работников следует закрепить в локальном нормативном акте (инструкции по кадровому делопроизводству).

Обязательна ли виза руководителя ооо на заявлении работника об увольнении по собственному желанию? Как эта виза должна звучать? Как правильно писать в заявлении » уволить по собственному желанию» или » уволить по собственной инициативе»?

Ответ

Ответ на вопрос:

Рассмотрим ваши вопросы:

Нет, не обязательна.

Законодательство не содержит обязанности визировать заявление на увольнение у руководителя организации.

Конкретное место проставления визы зависит от вида документа. На подлиннике документа, который остается в организации, визу проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа. На копии документа, подлинник которого отправляют в другую организацию, визу проставляют на лицевой стороне, в левой нижней части. В многостраничных документах особой важности допускается визирование каждого листа. Кроме того, возможно проставление виз документа на отдельном листе согласования.

В зависимости от вида документа в визу ознакомления можно включить различные дополнения.

Таким образом, можно сделать вывод, что при визировании работнику заявления об увольнении, можно проставить как просто подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания, так и внести дополнение.

Например, если заявление оформлено надлежащим образом
, то виза может быть следующей:

«Отделу кадров оформить увольнение»

Директор А.А. Львов

29.01.2015г.

Если же в заявлении указана дата увольнения до истечения срока предупреждения
, а работодатель не согласен на данное увольнение
, то он должен отразить это на заявлении и виза будет следующая:

«С увольнением 02.02.2015 не согласен. Отделу кадров проинформировать работника»

Директор А.А. Львов

29.01.2015г.

Кроме того, желательно в письменной форме сообщить работнику о таком отказе.

«Иванову И.И.

Уважаемый Иван Иванович!

Ваше заявление от 29.01.2015 года об увольнении по собственному желанию 07
.08.2014 рассмотрено. Ваша просьба об увольнении 02.02.2015 удовлетворена быть не может, т.к. Вами не соблюден срок предупреждения, установленный ст. 80 ТК РФ, а причин, препятствующих продолжению работы у Вас нет.

Директор А.А. Львов»

1. Обязательна ли виза руководителя ООО на заявлении работника об увольнении по собственному желанию?
   
   
   
2. Как эта виза должна звучать?
   
   
   
3. Как правильно писать в заявлении » уволить по собственному желанию» или » уволить по собственной инициативе»?
   
   
   

Статья 80 ТК РФ, предусматривает расторжение трудового договора по инициативе работника (по собственному желанию). Следовательно, исходя из четкой формулировки, в заявлении можно указывать как «уволить по собственному желанию
» так и «уволить по собственной инициативе
«.

Подробности в материалах Системы:

Предупреждение об увольнении

Если сотрудник решил расторгнуть трудовой договор по своей инициативе (по собственному желанию), он обязан предупредить работодателя об увольнении не позднее чем за две недели. Такой порядок предусмотрен в статьи 80 Трудового кодекса РФ. Из этого правила есть исключения. Например, спортсмен, тренер при расторжении по собственному желанию трудового договора, заключенного на четыре месяца и более, должен письменно уведомить администрацию не менее чем за месяц (). Подробнее о сроках уведомления об увольнении по собственному желанию см. в .

Форма уведомления — произвольная. Главное, чтобы оно было письменным (не устным) и содержало подпись сотрудника. На практике, для уведомления о предстоящем увольнении сотрудники оформляют об увольнении на имя руководителя организации. Поскольку никаких иных ограничений к оформлению уведомления законодательством не предусмотрено, сотрудник может написать заявление от руки, напечатать его на компьютере или заполнить с использованием трафаретного бланка ( , ).

Подготовленное заявление сотрудник вправе подать лично, направить заказным письмом или иным способом, позволяющим определить факт и дату получения заявления организацией ().

Увольнять работника по собственному желанию без его письменного заявления, переданного непосредственно работодателю, неправомерно. Аналогичную позицию занимают и суды, см., например, апелляционные определения , .

Ситуация
: Обязательно ли регистрировать заявления на увольнение

Нет, не обязательно, но желательно.

Действующее законодательство не обязывает работодателя регистрировать заявления сотрудников на увольнение. Однако такая регистрация выгодна прежде всего самому работодателю. Она позволяет точно определить предполагаемую дату увольнения, поможет в случае отзыва сотрудником такого заявления и отстаивания своей позиции в контролирующих органах или суде, если впоследствии возникнет трудовой спор с сотрудником о правомерности его увольнения в тот или иной день.

При этом работодателю не следует отказывать в приеме или регистрации заявлений на увольнение, поскольку сотрудники могут известить его и иным способом, например, заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении или ( Правил, утвержденных , Требований, утвержденных ).

Ситуация:
Обязан ли работодатель представлять сотруднику копию его заявления на увольнение, завизированного руководителем

В общем случае работодатель обязан по просьбе сотрудника предоставить ему подтверждение того, что заявление на увольнение принято. При этом таким подтверждением может быть как копия заявления с визой руководителя, так и другой документ.

Если организация применяет классический документооборот с наложением руководителем резолюций от руки на заявлениях, то сотрудник вправе требовать представить ему копию собственного заявления с визой руководителя. Такой документ касается работы сотрудника и может быть получен им в порядке требований Трудового кодекса РФ.

При этом виза руководителя на заявлении, как правило, необходима сотруднику для подтверждения приема заявления. Таким подтверждением может стать и другой документ, в частности:

Кроме того, работодатель может указать реквизиты приема заявления на копии заявления об увольнении, поданной одновременно с самим заявлением.

Такие выводы следуют из положений статей , Трудового кодекса РФ.

Иван Шкловец
,
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Согласование документов оформляется визой и является подтверждением, что содержание визируемого документа соответствует действительности и не противоречит законодательству.

Виза включает в себя должность сотрудника, визирующего документ, его подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.

Порядок проставления визы на документах прописан в , утвержденном .

При наличии замечаний к документу их следует изложить на отдельном листе, который прикладывают к документу.

Конкретное место проставления визы зависит от вида документа. На подлиннике документа, который остается в организации, визу проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа (на многостраничном документе это оборот последнего листа). На копии документа, подлинник которого отправляют в другую организацию, визу проставляют на лицевой стороне, в левой нижней части. В многостраничных документах особой важности допускается визирование каждого листа (например, договоры, протоколы). Кроме того, возможно проставление виз документа на отдельном .

В зависимости от вида документа в визу ознакомления можно включить различные дополнения. Например, в должностной инструкции добавьте фразу: «Один экземпляр получил на руки и обязуюсь хранить на рабочем месте». В случае спорной ситуации в суде не нужно будет доказывать, что сотрудник получал свой экземпляр.

В приказах по унифицированной форме отсутствует такая графа, как «Виза», однако в соответствии с в унифицированные формы можно вносить дополнительные реквизиты. Расположите визы согласования в нижней части оборотной стороны документа.

Законодательство не предусматривает того, какие должностные лица внутри организации визируют тот или иной документ и сколько виз может быть на одном документе. Каждая организация устанавливает порядок визирования самостоятельно, например, в Инструкции по кадровому делопроизводству.

На практике документы, как правило, визируют следующие должностные лица:

Этот список можно корректировать в соответствии со структурой и потребностями организации. Руководитель своим приказом (в произвольной форме) назначает лиц, ответственных за визирование тех или иных документов.

Нина Ковязина
,
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

1. Ответ:
   Как оформить увольнение по собственному желани
   ю
   
   • копия заявления с визой специалиста отдела кадров о приеме;
   • отдельный документ (например, справка) с указанием даты приема (регистрации) заявления;
   • копия или выписка из журнала регистрации входящей корреспонденции.
2. Ситуация:
   Как визировать кадровые документы
   
   • руководитель подразделения, подготовившего документ;
   • исполнитель, подготовивший документ;
   • руководители заинтересованных подразделений;
   • руководитель финансовой или бухгалтерской службы (если в документе затрагиваются финансовые вопросы);
   • заместитель руководителя организации, курирующий данное направление деятельности;
   • руководитель организации, если документ подписывает его заместитель;
   • руководитель юридической службы или юрист.
3. Нормативно-правовая база
   : Трудовой кодекс РФ
   

Статья 80. Расторжение трудового договора по инициативе работника (по собственному желанию)

Работник имеет право расторгнуть трудовой договор, предупредив об этом работодателя в письменной форме не позднее чем за две недели, если иной срок не установлен настоящим Кодексом или иным федеральным законом. Течение указанного срока начинается на следующий день после получения работодателем заявления работника об увольнении.

По соглашению между работником и работодателем трудовой договор может быть расторгнут и до истечения срока предупреждения об увольнении.

В случаях, когда заявление работника об увольнении по его инициативе (по собственному желанию) обусловлено невозможностью продолжения им работы (зачисление в образовательную организацию, выход на пенсию и другие случаи), а также в случаях установленного нарушения работодателем трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, локальных нормативных актов, условий коллективного договора, соглашения или трудового договора работодатель обязан расторгнуть трудовой договор в срок, указанный в заявлении работника.

До истечения срока предупреждения об увольнении работник имеет право в любое время отозвать свое заявление. Увольнение в этом случае не производится, если на его место не приглашен в письменной форме другой работник, которому в соответствии с настоящим Кодексом и иными федеральными законами не может быть отказано в заключении трудового договора.

По истечении срока предупреждения об увольнении работник имеет право прекратить работу. В последний день работы работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку, другие документы, связанные с работой, по письменному заявлению работника и произвести с ним окончательный расчет.

Если по истечении срока предупреждения об увольнении трудовой договор не был расторгнут и работник не настаивает на увольнении, то действие трудового договора продолжается.

С уважением и пожеланием комфортной работы, Светлана Вартанова,

Готовый план главных дел кадровика на I квартал 2019 года

Читайте в статье: Зачем кадровику проверять бухгалтерию, нужно ли сдавать новые отчеты в январе и какой код утвердить для табеля в 2019 году

Редакция журнала «Кадровое дело» выяснила, какие привычки кадровиков отнимают много времени, но при этом почти бесполезны. А некоторые из них даже могут вызвать недоумение у инспектора ГИТ.

Инспекторы ГИТ и Роскомнадзора рассказали нам, какие документы теперь ни в коем случае нельзя требовать у новичков при трудоустройстве. Наверняка какие-то бумаги из этого списка есть у вас. Мы составили полный список и подобрали для каждого запретного документа безопасную замену.

Если выплатите отпускные на день позже срока, компанию оштрафуют на 50 000 руб. Уменьшите срок уведомления о сокращении хотя бы на день – суд восстановит сотрудника на работе. Мы изучили судебную практику и подготовили для вас безопасные рекомендации.

Обеспечение пребывания
руководителя в другом городе или в другой стране часто возлагается на секретаря
и вызывает у новичков легкий испуг, хотя в этом нет ничего сложного. Попробуем
разобраться.

Виза

Командировки бывают внутренние (по
России) и зарубежные. Отличие в организации этих поездок состоит в том, что в
большинство зарубежных стран необходимо оформить визу, и секретарю понадобятся
хотя бы минимальные знания английского языка.

Для оформления визы необходимо собрать пакет
документов, которые запрашивает посольство. Для начала стоит посетить сайт
посольства и ознакомиться с требованиями и условиями выдачи виз. После этого
необходимо позвонить в посольство – иногда посольства не успевают размещать на
сайте измененные требования.

Имейте
в виду.
Разговоры с посольством (в том
числе и запись на подачу документов) платные. Счета выставляются на физическое
лицо и оплачиваются через Сбербанк. Если вы не оплатите счет вовремя, то в
следующий раз вам не предоставят информацию и не запишут на подачу визы, даже
если вы обратитесь в другое посольство – у посольств единая база данных.

Во время звонка уточните, кто, где и на
каких условиях может подать документы (например, может понадобиться
доверенность) на визу, в какой валюте и где оплачивают визовый сбор (иногда
посольства принимают оплату через банки – в этом случае не забудьте взять с
собой подтверждение платежа) и на какое число ведется запись в данный момент.
Во время туристического сезона запись может вестись на три недели вперед.
Возможно, имеет смысл записаться сразу. Если документы не подаются вовремя,
никаких санкций не предусмотрено, просто вам придется записываться еще раз.

Если вы не успели собрать все документы,
можно попробовать договориться, чтобы вам разрешили принести недостающие
документы позже или в день получения визы или отправить их по электронной почте
либо по факсу. Это не значит, что в посольстве пойдут вам навстречу, но это
возможно, особенно в том случае если человек подает документы на визу в данное
посольство не в первый раз.

На сайте посольства можно скачать форму
анкеты, которую нужно заполнить, внимательно ознакомившись с инструкцией по ее оформлению.

Визы бывают двух видов: деловые и
туристические.

Для получения туристической визы
достаточно запросить визовую поддержку у отеля, в котором ваш руководитель планирует
остановиться. Часто она выдается исключительно на те даты, на которые забронирован
номер в отеле.

Для получения деловой визы требуется приглашение
от деловых партнеров. Партнеры могут попросить вас, чтобы вы сами написали
приглашение, а затем переслали им на подпись. На это не стоит соглашаться.
Партнерам необходимо обратиться в свои органы власти, уточнить все нюансы и
самим оформить приглашение. Возможно, приглашение должно содержать какие-то
гарантии и подтверждения, о которых вы просто не можете знать.

Деловая виза выдается на срок от трех
месяцев, хотя общее количество дней, которые руководитель может провести в
стране выезда, часто ограничивается половиной срока действия визы. Другими
словами, если виза дана на полгода, руководитель может провести в стране выезда
не более 90 дней, после чего нужно будет получать новую визу, даже если срок
действия предыдущей еще не закончился.

Процедура получения деловой
визы обычно сложнее, чем туристической: посольство запрашивает подтверждение
деловых контактов (договоры, счета, выписку из реестров и пр.), поэтому для
однократного выезда часто оформляют туристическую визу через отель.
Но если ваш
руководитель планирует посещать страну часто, лучше оформить деловую визу, особенно
если учесть, что людям, въехавшим в страну по туристической визе, запрещено
заниматься на ее территории коммерческой деятельностью.

Необходимый пакет документов нужно
отвезти в посольство к назначенному времени или в указанную на сайте посольства
компанию, которая доставит документы в посольство. Чтобы не попасть на удочку
посредника-мошенника, уточните адрес, по которому можно подать документы, в
посольстве по телефону. Для подачи документов лучше приехать за 40 минут до
назначенного времени.

Человек, который отвозит документы в
посольство, должен быть подробно проинформирован: знать должность человека,
подписавшего приглашение, адрес компании, название города посещения, уметь
объяснить, какое отношение он имеет к руководителю, для которого делается виза,
или хотя бы знать, как найти нужную информацию в документах. Часто в посольстве
запрещается разговаривать по мобильному телефону, поэтому не всегда можно
уточнить информацию, а отход от окошка может повлечь за собой необходимость
записываться на подачу визы еще раз.

Наш
совет.
Посольства не работают не только
в российские государственные праздники, но и в праздничные нерабочие дни
страны, которую они представляют. Особенно актуально это в конце декабря – начале
января, когда многие посольства закрываются почти на 3 недели, а очереди на
подачу документов достаточно велики. Так что если ваш шеф хочет посетить европейских
партнеров сразу после новогодних праздников, заняться оформление визы нужно
заранее.

Гостиница

Забронировать гостиницу можно напрямую
на ее сайте, по телефону или через специализированные сайты http://booking.com
или http://www.venere.com, которые хороши тем, что на них есть карты городов, и
можно выбрать гостиницу под определенные требования к месту расположения. На
сайтах указывается также количество и категория свободных номеров на даты
заездов и отзывы останавливающихся в отеле.

При бронировании отеля через
сайт бронирования или напрямую потребуется банковская карта, на которой в отеле
заблокируют сумму в размере штрафа за несвоевременное снятие брони (обычно за 1–3
дня до заезда).
Если вы аннулируете бронь позже указанного срока или
руководитель просто не заедет в отель, заблокированную сумму снимут с карточки.
Условия снятия брони указываются на сайте.

Если на карточке недостаточно средств,
указаны неверные данные, то вы не получите подтверждение из отеля или оно будет
аннулировано после неудачной попытки блокировки. Иногда гостиницы вступают в
переписку для разрешения возникших недоразумений либо вам приходит стандартное
сообщение о том, что бронь аннулирована или невозможна. Тогда вам нужно связаться
с отелем, чтобы выяснить и исправить причину неудачной брони.

Если вы не можете решить, какую
гостиницу лучше заказать, забронируйте несколько, а после того как руководитель
сделает выбор, снимите бронь с остальных.

Если в городе проходит какое-либо
мероприятие (например, футбольный матч), найти свободные места в гостиницах иногда
очень сложно, т.к. большинство номеров выкуплено заранее для последующей
перепродажи. В таком случае можно выяснить, какое мероприятие планируется, и
обратиться к организаторам или компаниям, направляющим туристов на это мероприятие,
с просьбой помочь устроить руководителя в гостиницу.

Если вы хотите получить визовую
поддержку от отеля, то при заказе номера по электронной почте или телефону
попросите прислать подтверждения для посольства, т.е. оказать визовую
поддержку. Сайт бронирования высылает такое подтверждение автоматически на
указанный электронный адрес. Распечатку документа, подтверждающего бронь, могут
попросить показать при пересечении границы, поэтому распечатайте для
руководителя отдельный экземпляр.

Если руководитель собирается в
командировку по России, можно воспользоваться услугами сайтов http://komandirovka.ru
или http://all-hotels.ru, но им далеко до своих западных собратьев. Бронирование
номеров в России обычно не требует финансового подтверждения, но могут
попросить сделать предоплату (от одного дня до 50 % полной стоимости заезда).

Наш
совет.
Если вашему руководителю
приходится часто посещать один и тот же населенный пункт, то имеет смысл заключить
договор на обслуживание с одной из гостиниц города и делать оплату по безналичному
расчету. Иногда гостиницы предлагают предоплатную систему расчетов, но можно
договориться об оплате по факту, особенно если ваш руководитель уже не один раз
останавливался в этой гостинице.

Билеты

Билеты можно заказывать напрямую в
компаниях-перевозчиках. В первую очередь нужно выбрать удобный рейс на сайте http://amadeus.net
для
полетов за границу или http://polets.ru для полетов по России. Сайт http://аmadeus.ru удобен тем, что
дает информацию о перелетах компаний, которые не имеют представительств в
России (например, перелеты между европейскими странами).

После ознакомления с расписанием и
выбора рейса вы заходите на сайт компании и бронируете билеты. Если билеты бронируются
без финансового подтверждения (указания данных банковской карты), то бронь
снимается очень быстро, часто через сутки-двое после бронирования. За это время
нужно подъехать в представительство компании с копией паспорта руководителя
(или оригиналом), копией брони и выкупить билет.

Если вы выкупаете билет с помощью
банковской карты, на указанный вами электронный адрес приходит электронный
билет, и ехать никуда не нужно: достаточно распечатать его и отдать
руководителю.

Если руководитель едет в командировку по
России поездом, то расписание можно посмотреть на сайте Российских железных дорог
(http://rzd.ru). Для заказа билетов вам также
потребуется предоставить номер банковской карты.

Трансфер

На деловых партнерах, как на встречающей
стороне, лежит ответственность за организацию встречи руководителя, но если
возникают какие-то проблемы, можно обратиться в отель, в котором забронирован номер,
и попросить их организовать встречу.

Обязательно уточните, какая надпись
будет на табличке у встречающего. Чаще всего это фамилия гостя, но может быть
название вашей компании или компании-партнера.

В день приезда или накануне можно узнать
номер и марку машины и имя водителя и сообщить их руководителю.

Если в ходе организации
поездки у вас появляются какие-то вопросы, не стесняйтесь обращаться за помощью
к принимающей стороне или к сотрудникам гостиницы, в которой планирует
остановиться руководитель, особенно если вопрос касается таких моментов, как
рестораны, культурные мероприятия или перемещения по городу.

О пребывании
иностранцев в России

К
сожалению, наша страна в некотором роде еще остается закрытой. В российских
визах указывают города пребывания, выезд из которых может быть основанием для
ареста гостя за нарушение визового режима и депортации из страны. Если вы
пригласили гостя в Москву, не стоит везти его, например, во Владимир, хотя
между этими городами всего 3 часа езды на машине. Отмена такого ограничения в
настоящий момент обсуждается на международном уровне.

Процедура
выдачи деловых приглашений также несколько затруднена. Для выдачи такого
приглашения вашей компании нужно пройти аккредитацию в Федеральной миграционной
службе (ФМС), а потом подавать туда заявления по каждому конкретному
приглашению. Процедура аккредитации занимает некоторое время, но позволяет
оформлять годовые или полугодовые визы.

При
каждом посещении России иностранным гражданином вам придется ставить его на
учет в ФМС и снимать с учета, когда он уедет (согласно требованиям Федерального
закона от № 109-ФЗ «О миграционном учете иностранных граждан и лиц без
гражданства на территории Российской Федерации»). Процедуры
постановки на учет и снятия с него носят уведомительный характер и оформляются
на почте. Подать заявление о регистрации нужно в 24-часовой срок. Гость
ставится на миграционный учет по месту пребывания на конкретный адрес. Если он
покидает место пребывания (например, переезжает в другой город или заселяется в
другую гостиницу), но не выезжает за пределы Российской Федерации, необходимо
снять его с миграционного учета и заново поставить на миграционный учет по
новому месту пребывания. Для этого требуется:

1. Заполнить бланк уведомления о прибытии иностранного
гражданина или лица без гражданства в место пребывания в двух экземплярах. При заполнении
бланка не допускаются исправления или использование аббревиатур.

2. Предоставить заполненный бланк в отделение почтовой
связи, на территории обслуживания которого будет находиться иностранный
гражданин.

3. Подготовить
копии следующих документов:

● паспорта (копия
страницы с персональными данными гостя и с отметкой о пересечении границы);

● визы (если
она есть);

● миграционной
карты (выдается гостю на границе);

● российского
паспорта гражданина Российской Федерации, выполняющего обязанности принимающей
стороны (главная страница и страница с пропиской).

4. Оплатить пошлину за постановку на учет иностранного
гражданина.

Эти документы
подаются в ФМС через почтовое отделение (можно подавать и непосредственно в
ФМС, но по почте проще). Подача документов оплачивается отдельно в пункте
подачи.

После подачи
документов вам вернут отрывную часть уведомления с отметкой отделения, которую
нужно передать гостю. Он должен иметь этот документ при себе все время
пребывания на территории Российской Федерации и вернуть вам перед отъездом.
После отъезда гостя из России в течение двух дней нужно направить отрывную
часть уведомления в ФМС. Это также можно сделать по почте. В случае если
отрывная часть утеряна или гость забыл вам ее вернуть, то вместо нее в ФМС
нужно направить заявление о снятии иностранного гражданина с учета.

Оказать
визовую поддержку иностранному гражданину во время пребывания в России может и
гостиница при условии бронирования у них номера. Там же могут зарегистрировать
иностранного гражданина на время пребывания в России. В этом случае виза будет выдана
только на даты бронирования.

Ю.В. Еремеева,
зав. канцелярией, член Клуба профессиональных секретарей

Работники имеют право на различные виды отпусков. Для оформления отдыха, своевременного расчета и выплаты отпускных необходимо заявление на отпуск. Смотрите образцы и рекомендации по их составлению.

Согласно Трудовому кодексу, есть несколько видов отпуска, которые предоставляются различным категориям сотрудников. Можно выделить следующие виды:

• основной ежегодный оплачиваемый;
• дополнительный оплачиваемый;
• за свой счет (без сохранения заработной платы);
• по беременности и родам;
• по уходу за ребенком;
• учебный;
• в связи с необходимостью ухаживать за членом семьи с инвалидностью и др.

От вида отпуска зависит содержание заявления на отпуск. Подготовить такой документ можно по унифицированной или в индивидуальной форме. Далее приведем образцы различных заявлений.

Заявление на основной отпуск: образец 2019

Если сотрудник уходит в очередной отпуск по утвержденному графику отпусков , то писать заявление на отпуск не обязательно. Но обычно это делают, чтобы упростить учет отпусков и связанные с ними расчеты. Тем более что в график довольно часто вносят изменения. При наличии заявлений легче контролировать уход сотрудников в отпуск, своевременно рассчитывать и выплачивать отпускные.

Если же сотрудник хочет уйти в отпуск не по графику или он работает в компании не с начала года и его в графике просто нет, заявление обязательно. На основе этого заявления составляется приказ о предоставлении отпуска работнику .

Стоит предупредить сотрудников и договориться с руководителями подразделений, чтобы подавали заявления заблаговременно, иначе бухгалтерия не будет успевать делать расчет.

Обязательной формы заявления на отпуск нет, поэтому его можно составить в произвольной форме на имя руководителя компании.

В заявлении на ежегодный оплачиваемый отпуск (образец 2019 скачивайте по ссылке выше) должно быть указано, на какое количество календарных дней отпуск и с какого числа. При этом на основании статьи 120 ТК РФ в число календарных дней отпуска не включают нерабочие праздничные дни. То есть праздничный день продлевает время отдыха, но на оплату отпускных не повлияет. Поэтому в заявлении на отпуск проще указывать только дату начала отпуска и его продолжительность в календарных днях. Тогда отпуск просто продлится еще на день.

Можно также написать первый и последний день отпуска. Но тогда надо проверить, чтобы период отпуска сразу был указан без учета праздника, потому что при таком оформлении отпуск автоматом не продлевается.

Сотрудники часто ошибаются при заполнении заявления, то есть неправильно пишут, по какой день будут находиться в отпуске. Можно подготовить заранее шаблон заявлени], чтобы сотрудники вписывали только личные данные и ставили подпись. И желательно дать образец заполнения.

На заявлении необходима подпись руководителя компании. Обычно прежде генерального директора одобрительную резолюцию («прошу предоставить», «не возражаю», «согласовано») ставит непосредственный руководитель сотрудника.

Кстати! Заявление может быть написано как на 14 дней, так и на другое количество дней по договоренности с работодателем.

Заявление на отпуск на 1 день и более в счет отпуска: образец

Для каждого работника наступает момент, когда необходимо по каким-либо обстоятельствам взять один день (отгул) в счет основного ежегодного оплачиваемого отпуска. Сделать это можно только по договоренности с работодателем. Если руководство согласно отпустить подчиненного на день, то тогда надо написать заявление. Такой документ позволит отсутствовать на рабочем месте в установленный день.

Заявление на отпуск на 1 день в счет отпуска, образец которого должен быть в каждой организации, сотрудник может написать от руки или заполнить распечатанный бланк.

В заявлении на один день в счет отпуска, образец которого можно скачать выше, обязательно должны быть указаны ФИО и должность руководителя и работника. При желании можно указать структурное подразделение. Обязательно следует написать дату отгула и его продолжительность — 1 день. Кстати, аналогично пишется заявление на отпуск продолжительностью 2-3 дня и более.

При необходимости можно указать причину, по которой необходим выходной, и приложить к заявлению документ, подтверждающий срочность отпуска. Например, копию билета, справку и т.п.

Заявление должен подписать руководитель, иначе оно не имеет никакой силы.

Если руководитель не подписывает заявление в связи с большим объемом работ или же по другой причине, можно попросить предоставить один или несколько дней за свой счет.

Когда писать заявление на отпуск

Работодатель обязан письменно уведомить сотрудника о запланированном отдыхе за две недели (ст. 136 ТК РФ). Со своей стороны сотрудник должен написать заявление на отпуск в срок от двух недель до трех дней до его начала.

Для того чтобы не возникало проблем с утверждением документа, заявление рекомендуется подавать не позднее двух недель перед предполагаемой датой начала отдыха. Если речь идет о ежегодном отпуске, то работники бухгалтерии должны просчитать сумму отпускных. Это занимает определенное время.

Подать заявление необходимо в отдел кадров и в бухгалтерию, где специалисты проверят количество доступных дней отдыха. Далее бланк отправляют на ознакомление к руководителю.

После подписания начальником заявления, бланк регистрируют в журнале внутренней документации и отправляют на хранение в отдел кадров. Данная категория документов должна храниться не менее 5 лет, но внутренний устав фирмы может продлевать данный срок до необходимого значения.

Когда трудоустроенное лицо приходит к решению уволиться по собственному желанию или иному основанию, он составляет и подает работодателю заявление.

Руководитель ставит свою подпись на этом документе.

В текущем материале рассмотрим, как правильно поставить такую резолюцию. Обязательна ли она нужна, или можно уволить работника и без постановки визы директором?

Нужно ли визировать?

Резолюция – это результат рассмотрения документа руководством
. Но не всегда он важен для проведения расчета работника, так как по закону по прошествии двух недель с момента подачи отдел кадров обязан .

Препятствовать процедуре в установленные законом сроки ни один директор не вправе.

Виза руководителя на заявлении сотрудника об увольнении считается обязательным реквизитом
.

Однако, если директор не поставит ее, работника все равно должны уволить
. То есть отсутствие желания директора увольнять человека, не может препятствовать его расчету.

Работник несет обязательство за 2 недели уведомить работодателя об увольнении. Поэтому после получения организацией такого уведомления можно смело отсчитать четырнадцати дней, после чего требовать расчет.

Резолюция бывает двух видов: согласования и ознакомления.

Виза согласования (ставится слово «Согласовано» или «Не возражаю»)
считается согласием работодателя на расторжение трудового договора без отработки.

Виза согласования нужна для отдела кадров. Ведь если руководитель не дает согласие на увольнение работника без отработки, рассчитать его нужно только через 2 недели.

Однако, есть предусмотренные законом случаи, когда сотрудник вправе не уведомлять компанию о предстоящем увольнении за две недели.

Что касается визы ознакомления (ставится слово «Ознакомлен»)
, она проставляется на всех других видах заявлений об увольнении. И именно она считается необязательным для расчета сотрудника. Специальных требований к визе законом не предусмотрено.

После проставления визы документ направляется на исполнение в отдел кадров.

Кто может поставить визу?

Обычно, резолюцию на подобных заявлениях ставит директор компании.

Однако, в его отсутствие визу может поставить другое уполномоченное лицо, утвержденное приказом по предприятию
.

Что пишет руководитель?

Существует специальный ГОСТ № 65. Согласно данному нормативному документу любая резолюция должна содержать обязательную информацию
:

• слово «Согласовано» или «Ознакомлен»;
• фамилия и инициалы руководителя;
• отображается поручение;
• срок исполнения поручения;
• подпись директора;
• дата.

Отметка руководителя полностью пишется от руки.
И также могут использоваться штампы, но сама подпись всегда проставляется ручкой.

Образец подписи директора, если работник увольняется по собственному желанию

При отметке резолюции директор прописывает такую информацию:

• Обязательно прописывается сотрудник, которому дается поручение об увольнении работника написавшего заявление.
• Прописываются действия, которые ответственный специалист должен совершить.
• Ставится подпись, ее расшифровка и должность руководителя.
• В заявлении об увольнении с отработкой ставится слово «Согласовано».

К примеру, резолюция директора может быть такой:

Не возражаю

Начальнику отдела кадров

Карповой А.А.

Уволить сотрудника

25.01.2018
г.

Подпись, расшифровка

дата

Пример заявления с резолюцией:

Из примера видно, что слово «согласовано» может и не проставляться
в документе. Само распоряжение об увольнении считается согласованием заявления.

Такая отметка больше нужна для отдела кадров, чем для сотрудника
. Работнику в любом случае обязаны рассчитать через 2 недели после подачи заявления.

Чтобы избежать спорных ситуаций, работнику рекомендуется составлять документ в 2 экземплярах. На втором ответственный работник работодателя ставит отметку о принятии документа. Именно с этого момента начинается отсчет 2 недель.

Разрешается отправка документа почтой. Лучше делать это письмом с уведомлением. Тогда на руках останется документ, подтверждающий факт вручения письма.

Выводы

По обозначенной теме выделим несколько основных моментов:

• На каждом заявлении об увольнении должна присутствовать виза руководителя.
• Отсутствие визы не может препятствовать расторжению трудового договора с сотрудником. По истечении срока уведомления (14 дней) работника в любом случае должны рассчитать.
• Есть определенные категории лиц, которые по закону не обязаны уведомлять работодателя о предстоящем увольнении за 2 недели.
• Реквизиты резолюции предусмотрены ГОСТ № 65. Они содержат распоряжение руководителя, подпись, расшифровку, дату.
• Виза руководителя дает разрешение отделу кадров уволить сотрудника досрочно.