Что включает в себя руководство подразделениями

Обновлено: 18.05.2023

Структурное подразделение представляет собой структурную часть организации, которая занимается выполнением определенных производственных либо функциональных задач в рамках устава, а также согласно должностным инструкциям работников.

Основная работа структурного подразделения происходит на основании определенного положения, разработкой которого занимается руководств предприятия в совокупности с существующими законодательными нормами.

Для того, чтобы обеспечить бесперебойную эффективную работу, структурному подразделению необходимо соответствовать определенному ряду обязательных требований, которые выглядят следующим образом:

• Подчинение должно быть централизованным. Проще говоря, каждому из работнику необходимо быть подотчетным непосредственно руководителю данного структурного звена. Данный руководитель в свою очередь периодически предоставляет отчетность генеральному директору;
• Работа подразделения должна быть гибкой. Также необходимо достаточно быстро реагировать на какие либо изменения, которые происходят не только внутри организации, но и во внешней среде;
• Работа каждой структурной единицы обязана быть четко специализированной. То есть звено должно отвечать за конкретную область деятельности;
• Нагрузка на одного руководителя не должна быть очень большой. Если речь идет о среднем звене, то не более 20 человек;
• Независимо от своего функционального предназначения, подразделению необходимо различными путями заниматься обеспечением экономии финансовых ресурсов.

Структурное подразделение организации является ее главной рабочей ячейкой, которая занимается выполнением различных функций, которые регламентированы определенным положением.

Функции управления структурным подразделением

Каждое структурное подразделение организации занимается выполнением определенных функции. Данные функции содержатся в соответствующем положении. Их основной смысл зависит от области и рода деятельности звена. При разработке функций руководству необходимо основываться на определенных требованиях, которые выглядят следующим образом:

• Формулирование функций включает в себя одновременную постановку задач, которые необходимы для их получения;
• Расположение функций в документе происходит в порядке убывания, то есть от главных к побочным;
• Функции разных структурных подразделений не должны перекрещиваться между собой. Помимо этого, они не должны повторяться;
• Если у звена существуют определенные связи с другими структурными единицами, то их функции необходимо согласовывать. Это делается для того, что бы избежать каких либо противоречий;
• Каждая функция подразделений должна содержать конкретные числовые или временные выражение. Это необходимо для обеспечения возможности оценки качества работы;
• При создании функций необходимо обращать свое внимание на то, чтобы они не выходили за рамки полномочий либо прав руководства.

Следует отметить, что довольно важно организовать правильное взаимодействие между разными структурными подразделениями. Их функции не могут повторяться, а также противоречить друг другу. Особенное внимание необходимо уделять вопросам, связанные с организацией руководства. Несмотря на то, что начальство структурного звена имеет огромные полномочия связанными с его управлением, они обязаны беспрекословно исполнять каждое распоряжение или требование генерального директора.

Структурное подразделение представляет собой структурную часть предприятия, выполняющую соответствующие функциональные или производственные задачи в рамках устава или должностной инструкции работника.

Основные функции управления структурным подразделением не могут рассматриваться отдельно от организации, так как они не наделены юридической и экономической самостоятельностью. По законодательству выделяют несколько особенностей структурных подразделений:

1. Отсутствие необходимости сообщать в регистрационные органы о том, что руководство организации принимает решение создания нового структурного подразделения,
2. Отсутствие требований постановки на учет в налоговых органах, пенсионном и страховом фонде,
3. Нет необходимости вести отдельные бухгалтерские документы структурного подразделения, так как их деятельность отражена в общем балансе предприятия,
4. Структурное подразделение не наделяется отдельным статистическим кодом,
5. Недопущение открытия отдельного банковского счета для каждого структурного подразделения.

Положение о подразделениях

Деятельность структурных подразделений ведется на основе специального положения, которое отражает основные функции управления структурным подразделением и разрабатывается руководством компании в строгом соответствии с установленными законом нормами.

Положение о подразделениях включает в себя несколько основных разделов: общие положения (описание самой организации, намерения о создании определенного структурного подразделения), численность и состав персонала (по организации в целом и по каждому подразделению); основные функции управления структурным подразделением, цели деятельности, назначение руководства подразделений и круг их полномочий и др.

Основные функции управления структурным подразделением

На предприятии каждое структурное подразделение создается для выполнения определенных функций, которые отражаются в соответствующих положениях. Основные функции управления структурным подразделением зависят от сферы и рода деятельности подразделения.

Разрабатывая основные функции управления структурным подразделением, руководство должно опираться на некоторые требования, среди которых можно назвать то, что формулировка функций подразумевает одновременное определение задач для их достижения. Обозначение основных функций управления структурным подразделением в документе осуществляется в порядке убывания (от основных к побочным). При этом функции различных структурных подразделений не пересекаются между собой и не могут повторяться.

Если у структурного подразделения существуют определенные связи с другими структурными единицами, их функции необходимо согласовать для того, чтобы избежать противоречия. Все основные функции управления структурным подразделением должны обладать четким числовым или временным выражением для обеспечения возможности оценки качества работ.

Управление структурными подразделениями

Основные функции управления структурным подразделением при их разработке не должны выходить за рамки полномочий или прав руководителей.

Организации в целом и всем ее звеньям необходимо эффективное управление, непосредственную ответственность за выполнение которого должен нести руководитель структурного подразделения. В этом случае методика и модели управления могут выбираться локальным начальством самостоятельно или быть делегированы сверху.

В соответствии со сферой деятельности подразделения, включая рамки ответственности руководителя, руководство может делегировать некоторую часть полномочий своим подчиненным. В этом случае нужно соблюдать строгую систему отчетности и контроля, а вся деятельность должна быть организована так, чтобы в начале периода руководитель осуществлял планирование, непрерывный мониторинг результатов работы, а в конце отчетного периода осуществлялась проверка соответствия результирующих показателей плановым показателям.

Примеры решения задач

1. Структурное подразделение не наделяется отдельным статистическим кодом,

2. Открытие отдельного банковского счета для подразделения,

4. Бухгалтерская отчетность для каждого подразделения.

1. характеризуются эволюционным развитием, тенденции которого легко отслеживаются,

Все подразделения компании должны работать связанно и без перебоев. А управление каждым структурным подразделением должно быть эффективным, чётким и отвечать выполняемым функциям и поставленным задачам. Это важное условие успешной работы всей компании.

В чём особенности структурного подразделения

Каждое предприятие организует структурное подразделение индивидуально, ориентируясь на вид деятельности. Классифицировать их можно следующим образом.

• Управления. Решают задачи административного и управленческого характера. Формируются по функциональному или отраслевому признаку крупными холдингами. Данные структурные подразделения распределяют задачи нижестоящим подразделениям.
• Департаменты. Исполняют те же функции, что и управления и во многом схожи с ними, но структурно располагаются ниже.
• Отделы. Могут выступать в качестве составной части департамента или управления. Отделы занимаются хозяйственной деятельностью по определённому направлению.
• Участки, цеха, участки, секторы. Непосредственно решают задачи, поставленные вышестоящими подразделениями. Это нижние структурные звенья предприятия.

Структурное подразделение должно выполнять возложенные на них производственные или организационные задачи. Для слаженной работы следует установить внутренний распорядок и распределить функции между сотрудниками.

Три главных требования к структурному подразделению

Структурное подразделение работает в соответствии с положением, разработанным руководителем компании. Документ включает общие положения, задачи, функции, состав работников и их количество, цели и способы их достижения, порядок назначения руководителя.

Структурное подразделение должно отвечать трём требованиям.

1. Централизованное подчинение. Каждый из сотрудников отчитывается перед начальником отдела, а он, в свою очередь — перед генеральным директором.
2. Гибкость работы. Подразделение должно оперативно реагировать на любые внешние и внутренние изменения.
3. Четкая специализация. Подразделение должно отвечать требованиям конкретной сферы деятельности.

От структурного подразделения требуется экономичная работа. Нагрузка на одного руководителя должна быть оптимальной. Например, для среднего звена на одного начальник должно приходиться не более 20 сотрудников.

Как распределить функции между подразделениями

К главным управленческим функциям структурного подразделения относятся стратегическое и тактическое планирование, урегулирование внутренних процессов, координация и мотивация, контроль и учёт. Сформировать функциональные направления должен руководитель. Функции указываются по степени убывания: от первостепенных к менее важным.

Нужно следить, чтобы разные структурные единицы не занимались решением одних и тех же задач, а руководящие функции начальников подразделений не пересекались. Если структурные подразделения связаны между собой, их функциональные действия следует согласовать.

Функции должны иметь числовые или временны выражения. Это необходимо для оценки качества работы.

Что должен уметь руководитель структурного подразделения: ключевые навыки

Руководитель структурного подразделения отвечает за решение возложенных на подразделение задач. Часть полномочий можно делегировать подчинённым, но ответственность за итог всё равно останется непосредственно за начальником.

Залог эффективного управления сотрудниками — применение современных инструментов и методов. Нужно учитывать профессиональные стандарты, региональные и отраслевые потребности.

Важно научиться планировать работу структурной единицы и сотрудников, организовывать работу, контролировать выполнения поручений и задач, разрабатывать планирующие и распорядительные документы, системы, которые стимулируют и мотивируют работников.

Как замотивировать сотрудников: выбираем метод

У сотрудников подразделения должен быть стимул для эффективной работы. Нужно их заинтересовать, создать условия для работы. Можно пользоваться несколькими методиками.

Экономическими. Основаны на материальных интересах предприятия и работников. В их основе лежит материальное стимулирование и мотивация, применение хозрасчета, экономического анализа, построение прогнозов и планов.

Организационно-административными. Зависят от законов организации и правильного взаимодействия его сотрудников. Они могут выполнять стабилизирующую, распорядительную и дисциплинарную функции. Всё это позволяет устанавливать продолжительные связи между сотрудниками в управленческих системах, оперативно управлять их деятельностью, контролировать поведение, использовать меры поощрения и наказания.

Социально-психологическими. Основываются на законах психологии и соцразвития. Они имеют нравственно-моральную и материальную направленность и представляют технологии воздействия на личностное и коллективное поведение, настроения внутри предприятия, микроклимат в компании, формирование уважения членов команды друг к другу. Такие методики строятся на нескольких постулатах. Социальном нормировании, стимулировании отдельных сотрудников и всего коллектива, гуманизации труда, профотборе и обучении.

Как организовать работу структурного подразделения

Руководителю структурного подразделения необходимо следовать отчётной и контрольной системе.

1. Составить план работ и закрепить его в соответствующей документации.
2. Постоянно мониторить промежуточные итоги, следить за отклонениями и слабыми местами.
3. Проверить, соответствуют ли итоговые значения плановым.

Руководителю структурного подразделения следует научиться принимать управленческие решения, следить за развитием персонала и координировать каждый этап деятельности структурного подразделения.

Рекомендуем

Программа курса представляет собой модель повышения эффективности работы структурного подразделения компании в результате создания единого стандарта управления и подготовки линейных руководителей по вопросам организационного развития, оперативного управления, бизнес-планирования, экономической эффективности подразделения, оценки и мотивирования подчиненных. Отдельное внимание уделяется вопросам построения работоспособной команды.

Структурное подразделение организации представляет собой некий отдел компании, который выполняет определенный и точный перечень целей, соответствующих назначению каждого конкретного сектора. Важно знать сущность определения и понятия структурной организации компании, предпосылки для ее создания, на каких правовых актах основывается ее деятельность и какие особенности в ее функционировании можно выделить.

Сущность понятия и правовые нормы

Структурные части являются обособленными отделами, создающими совокупность рабочих мест для сотрудников предприятия. Такой отдел имеет достаточный уровень саморегулирования и обособленности в пределах организации.

Выделение подобных структурных частей в работе компании приводит к росту эффективности работы сотрудников и функционирования организации в целом, помогает упростить систему управления персоналом и предприятием. Отсюда можно сделать вывод, что создание внутри организации таких структурных единиц становится обязательным условием для функционирования эффективного и прибыльного бизнеса.

На различных подразделениях основывается вся деятельность компаний, поэтому очень важно, чтобы они выполняли свои функции точно и внутри таких подразделений не было разбаланса.

На законодательном уровне не существует регламентации деятельности отделов, в законодательных документах не представлены и не определены их функции, назначение и цель создания. Как следствие, не существует каких-либо правовых механизмов или организационных инструкций, осуществляющих контроль за деятельностью подразделений.

Из этого можно сделать вывод, что работодатели имеют право быть самостоятельными и на свое усмотрение создавать структуру, чтобы управлять ею без участия государственных органов. Также в законодательстве нет информации о том, как нужно назвать правильно только что созданную структурную единицу. Нет особой разницы, будет это отдел, подраздел или служба. В каждом случае название определяется руководством.

Основные принципы работы

К исследуемому понятию нельзя отнести филиалы и дочерние компании, поскольку подразделение может существовать только в пределах организации. Самостоятельность и обособленность им несвойственны.

Существует целый список принципов, присущих структурным частям:

• руководство организации не должно оповещать государственные органы о создании новых или ликвидации старых отделов;
• не подлежат постановки на учет в налоговые органы или страховые фонды;
• не имеют обособленной бухгалтерской отчетности;
• не имеют статистических кодов;
• финансовая отчетность ведется в целом по предприятию, а не по отделам.

Обычно у каждого отдела имеется руководитель, должность которого предполагает управление и контроль деятельности персонала.

Виды подразделений

Поскольку исследуемое понятие не определяется законодательно, виды, назначения и функции на каждом конкретном предприятии могут отличаться как существенно, так и незначительно. Но в основном используется стандартный набор наименований, что существенно упрощает распределение обязанностей внутри организации.

Чтобы понять, какие бывают структурные подразделения организации, стоит обратить внимание на их классификацию.

Управления имеют отраслевые признаки или возникают исходя из функционала управления. Обычно они свойственны большим компаниям. Главным отличием этого типа выступает то, что они не имеют в своем составе производственного сектора предприятия, а обладают только административными и управленческими функциями.

Отделения, свойственные только некоторым областям функционирования: здравоохранение, государственные органы (министерства), образовательные учреждения (школы, университеты) и тому подобные. В этих компаниях отделения создаются в зависимости от функциональных предназначений. В банковских и страховых организациях отделения чаще всего создаются исходя из территориального положения, следовательно, они уже являются филиалами.

Образец структурного подразделения организации здравоохранения:

• приемный покой;
• лаборатории;
• палаты;
• лечебно-диагностический отдел;
• аптечный пункт;
• блок для приема пищи;
• прачечная;
• патолого-анатомический отдел;
• стерилизационное отделение;
• хозяйственная служба.

Все эти службы должны называться подразделениями и относиться к одному учреждению. Сотрудник, который числится в каком-то конкретном отделе, может трудиться на благо всей компании. Например, уборщица — это кадр, который чистится в хозяйственной службе, но занимается уборкой помещений всей организации.

Департаменты создаются в государственных компаниях или же корпорациях. Обычно они делятся в зависимости от отраслевого или же функционального назначения и имеют внутреннее распределение на отделы. Основное отличие департаментов от управлений заключается в том, что первые находятся на уровень ниже вторых.

Отделы представляют собой самый распространенный вид структурных подразделений. Они есть во всех крупных и средних компаниях (ООО, ОАО и т. п. ), где имеется разграничение деятельности работников. Отделы могут существовать обособленно и в составе других подразделений, например, в департаментах.

Службы создаются исходя из их функционального признака и обычно они включены в состав других подразделений.

Бюро во многом схожи с отделами. Но если посмотреть на них в глобальном смысле, то бюро является меньшей единицей, чем отдел. Обычно бюро ведут только административную деятельность, а отделы могут принимать участие в производстве.

Это не единственная классификация подразделений предприятия, но она является наиболее распространенной. В производственной деятельности компаний также часто выделяются цеха. Как пример наименования структурного подразделения можно выделить горячий и холодный цеха. Сектора и участки создаются для организации и выполнения какого-то конкретного участка работ.

Взаимосвязь отдельных частей

В идеальной компании все части имеют единую цель своей деятельности. Кроме того, они тесно связаны между собой информационными потоками. Обычно с ростом компании сохранять тесные коммуникационные связи между подразделениями становится все сложнее, информационная связь между ними распадается. Очень важно следить за выполнением функциональных обязанностей каждого подразделения. Если функционал будет нарушен, может возникнуть внутренний конфликт на предприятии.

Руководство компании вправе самостоятельно создавать различные подразделения, будь то отдел, департамент или служба. Контроль за деятельностью таких отделов руководство компании также проводит самостоятельно. Положение о структурной организации является главным правовым документом по регулированию деятельности, оно создается на каждом предприятии индивидуально. Содержание такого положение не имеет законодательного закрепления.

Отделы создаются только в достаточно крупных компаниях, потому что для маленьких фирм их создание является некорректным из-за того, что число работников не достигает должного уровня. Только по мере роста компании возникают подразделения. До этого полномочия разделяются между работниками.

Любое подразделение является определенной частью внутри организации, которой присущи свои особые функции, опирающиеся на определенные положения предприятия. Для компании очень важно, чтобы подразделения между собой взаимодействовали эффективно. Каждая структурная единица должна выполнять определенный набор функций, которые будут свойственны только этому подразделению.

Сильная схожесть функций разных отделов говорит о том, что предприятие работает неэффективно и стоит пересмотреть деление компании. Особое внимание нужно уделять руководству. Начальник отдела хоть и обладает широким кругом полномочий, но напрямую подчиняется директору компании. Структурные подразделения являются одним из условий эффективной деятельности крупных компаний.

Читайте также:

  

• Консультация для воспитателей основные права ребенка в детском саду

  

• Специальные требования к созданию предметно развивающей среды в доу

  

• Да здравствует школа да здравствует жизнь да здравствует правило век живи век учись

  

• Специфика тренинговой формы работы кратко

  

• Особенности организации контроля в начальной школе

Бизнес-процессы организации иногда требуют создания руководящих документов, отличных от классических положений, регламентов, инструкций, правил или методических указаний.  Директор, доведенный до бешенства хаосом в организации или отделе, может поручить вам составить документ с подробнейшим описанием порядка выполнения всех ключевых действий. В статье объясним, что такое руководство, в каких случаях его нужно создать и как именно это сделать.

Виды руководящих документов 

При описании тех или иных процессов, действий и взаимодействий подразделений и работников, которые занимают определенные должности и исполняют ряд трудовых функций и обязанностей, часто используют такие виды руководящих документов, как положения, регламенты, инструкции, правила, методические указания. У каждого из перечисленных документов есть свое назначение (Таблица 1).

Что такое руководство и зачем оно нужно? 

Кажется, что для нужд предприятия, документов, перечисленных в Таблице 1, достаточно. Но иногда требуется создать иной руководящий документ – руководство. Рассмотрим на конкретном примере, когда он может понадобиться.

Опишу ситуацию, которая однажды сложилась в нашей организации. Работники складов, имея на вооружении инструкции и правила, в которых описаны различные рабочие процессы (приемка товара по качеству и количеству, выдача товара покупателю, набор товара для отправки в региональные склады, работа с некондиционным товаром, работа с неликвидами, работа с вилочными погрузчиками и т.д.), часто ходили в грязной и рваной спецодежде (сменные комплекты чистой и целой одежды всегда есть) либо вообще не носили спецодежду, заменяя ее чем придется из домашнего гардероба, забывали своевременно освобождать помещение склада от использованной тары и упаковочных материалов, несколько раз забывали запирать склад на ночь.

Да, в организации действовали приказы, предписывающие носить на рабочих местах только выданную спецодежду установленного образца, менять ее еженедельно, а также правила сдачи и снятия помещения «на охрану». Но возникла надобность в едином документе, который объединил бы все уже расписанные действия сотрудников в единое целое буквально по шажочку. Что сделать вначале: отпереть дверь ключом или снять помещение с охранной сигнализации? Переодеть штаны или включить на складе свет? Как часто выбрасывать мятую упаковочную бумагу – после вскрытия каждой упаковки или после вскрытия десяти упаковок? Что делать, если покупатель, получающий товар, упал в обморок?

Думаю, понятно, что многие из заявленных «непоняток» были очень похожи на простой саботаж, которым иногда не брезгуют работники. Дескать, а где написано, что я должен сначала выдать товар покупателю, а уж потом подметать пол на складе? Я хочу сначала подмести, у меня и в инструкции написано: «удалить из помещения склада использованные упаковочные материалы и тару», и пусть весь мир подождет! Или что я должен сделать вначале: выключить освещение в помещении склада или пойти переодеваться?

И так может продолжаться бесконечно. Важно, что вопросы и надуманные нестыковки различных действий доводятся до абсурда и мешают производственному процессу.

После некоторого размышления в нашей организации было принято решение создать руководящий документ, который устранил бы все «непонятки», связал бы различные процессы, расставил бы акценты и приоритеты при выполнении различных действий. Кроме того, была поставлена задача написать этот документ как можно подробнее, что в устах доведенного до бешенства руководства звучало «как для дураков». Содержание и назначение документа не подпадало ни под одно определение руководящих документов, поэтому я назвала его «Руководство», так как формат руководства пользователя, прилагаемого, например, к приобретаемой бытовой технике, наиболее точно подходил к задаче.

Структура руководства для работников подразделения 

Руководство для работников подразделения – это документ, описывающий работу подразделения в целом, который устанавливает и регулирует общий порядок работы по всем направлениям деятельности и включает в себя основные алгоритмы действий работников на протяжении рабочей смены, расставляет приоритеты выполнения различных процессов.

Структура руководства не регламентирована, но в целом имеет много общего со структурой других руководящих документов – положения, регламента (Схема 1).

Раздел «Общие положения» 

Обычно в разделе «Общие положения» любого документа указываются:

1. Назначение (цель) документа.

2. Область применения.

3. Нормативные ссылки (или нормативные документы).

4. Связанные документы, локальные нормативные акты.

5. Глоссарий (термины и сокращения).

6. Порядок утверждения руководства, внесения в него изменений и его отмены.

Назначение (цель) документа 

В написании этой части применяется стандартная фраза для всех руководящих документов подобного вида, например:

1.1. Настоящее руководство устанавливает и регулирует общий порядок работы персонала склада.

Также можно использовать такую формулировку:

1.1. Цель настоящего руководства – установление и регулирование общего порядка работы склада.

Область применения 

В этом абзаце следует указать наименования и коды подразделений (если они есть), которых касается это руководство. Поскольку мы пишем документ для работников одного конкретного подразделения, то эту часть можно опустить. Но если руководство затрагивает и другие подразделения, то следует указать, какие именно. Например, так:

Нормативные ссылки (или нормативные документы) 

Здесь необходимо указать нормативные документы, которые использовались при разработке этого руководства, а именно: действующие государственные, отраслевые стандарты, кодексы Российской Федерации, методические рекомендации по внедрению государственных стандартов, действующие приказы и постановления государственных органов и т.д.

Например, для создания руководства для работников склада эта часть может выглядеть следующим образом:

Структурное подразделение: определение, функции, руководство

Структурное подразделение — это структурная часть организации, которая выполняет определенные производственные или функциональные задачи в рамках устава и должностных инструкций работников.

Правовые аспекты работы структурных подразделений

Структурное подразделение не может быть рассмотрено в отдельности от предприятия, ведь оно не наделено юридической или экономической самостоятельностью. В соответствии с законодательством, можно выделить следующие особенности данных структурных единиц:

• если руководство предприятия приняло решение о том, что необходимо создать структурное подразделение, то нет никакой надобности или обязательства сообщать об этом в регистрационные органы;
• не требуется постановка на учет в налоговых органах, пенсионных и страховых фондах;
• для структурного подразделения не ведется отдельных бухгалтерских документов, а его деятельность отражается в общем балансе организации;
• для данного звена не назначается отдельный статистический код;
• не допускается открытие отдельных банковских счетов для структурного подразделения.

Положение о подразделениях

Деятельность структурного подразделения осуществляется на основании специального положения, которое разрабатывается руководством предприятия в соответствии с установленными законодательными нормами. Документ содержит в себе следующие основные разделы:

• общие положения, в которых производится описание самого предприятия, а также намерений о создании определенной организационной структуры;
• обзор численности и состава персонала как в общем, так и по каждому подразделению;
• функции, которые должно выполнять структурное звено;
• определение целей его деятельности, а также постановка задач, которые обеспечат их достижение;
• назначение руководства подразделений, а также определение круга их полномочий;
• описание механизмов взаимодействия между структурными подразделениями, а также с руководящими органами;
• определение ответственности подразделения в целом, а также руководителя и отдельных работников лично;
• порядок ликвидации структурного звена с указанием процедуры, а также существенных причин.

Требования к структурным подразделениям

Чтобы обеспечивать непрерывную эффективную работу, структурное подразделение должно соответствовать ряду обязательных требований, а именно:

• подчинение должно быть централизованным, то есть каждый из работников должен быть подотчетным непосредственно руководителю данного структурного звена, который, в свою очередь, регулярно предоставляет отчетность генеральному директору;
• работа подразделения должна быть гибкой, с возможностью быстро реагировать на любые изменения как внутри организации, так и во внешней среде;
• работа каждой структурной единицы должна быть строго специализированной (то есть звено должно отвечать за определенную сферу деятельности);
• нагрузка на одного руководителя не должна быть слишком большой (не более 20 человек, если речь идет о среднем звене);
• независимо от своего функционального предназначения, подразделение должно всячески обеспечивать экономию финансовых ресурсов.

Функции структурных подразделений

Каждое структурное подразделение организации призвано выполнять определенные функции, отраженные в соответствующем положении. Их содержание зависит от сферы и рода деятельности звена. При разработке функций руководство должно основываться на следующих требованиях:

• формулировка функций подразумевает одновременную постановку задач для их достижения;
• обозначение функций в документе осуществляется в убывающем порядке (от основных к побочным);
• функции разных структурных подразделений не должны пересекаться между собой и повторяться;
• если у звена есть определенные связи с другими структурными единицами, то их функции должны быть согласованы во избежание противоречий;
• все функции подразделений должны иметь четкое числовое или временное выражение, чтобы обеспечить возможность оценки качества работы;
• при разработке функций нужно обращать внимание на то, чтобы они не выходили за рамки полномочий или прав руководства.

Управление подразделениями

Как и предприятие в целом, все его звенья нуждаются в эффективном управлении. Непосредственную ответственность за выполнение этой задачи несет руководитель структурного подразделения. Стоит отметить, что методика и модели управления могут быть выбраны локальным начальством самостоятельно или же делегированы сверху.

В зависимости от сферы деятельности подразделения, а также рамок ответственности руководителя, последний имеет право делегировать некоторые полномочия своим подчиненным. При этом должна соблюдаться строгая система отчетности и контроля. Итоговая ответственность за результаты работы лежит исключительно на руководителе.

Деятельность должна быть организована следующим образом:

• в начале периода руководитель осуществляет планирование, что закрепляется в соответствующих документах;
• далее идет непрерывный мониторинг результатов работы, чтобы иметь возможность вовремя среагировать на отклонения;
• в конце отчетного периода проводится проверка на соответствие результирующих показателей плановым.

Выводы

Структурное подразделение организации — это ее основная рабочая ячейка, которая выполняет те или иные функции, регламентированные соответствующим положением. Стоит отметить, что такое структурное деление целесообразно только в рамках крупного предприятия, ведь в небольших фирмах полномочия могут быть распределены между отдельными работниками.

Важно организовать эффективное взаимодействие между различными структурными подразделениями. Их функции не должны дублироваться, а также противоречить друг другу. Особое внимание уделяется вопросу организации руководства. Начальство структурного звена хоть и имеет широкие полномочия касательно его управления, но тем не менее обязуется неукоснительно выполнять все распоряжения и требования генерального директора.

• 09.04.2016
• Бизнес статьи



В данной статье рассматривается процесс управления подразделениями. От качества осуществления управления подразделениями зависит результат выполнения боевой задачи. В этой работе особое внимание уделяется принципам управления и требованиями к нему, знание которых позволяет руководителю более эффективно управлять подчиненным ему личным составом и, соответственно, более быстро и качественно выполнять поставленные задачи.

Управление подразделениями — это деятельность командиров, начальников и других органов управления по руководству соответствующими подразделениями при подготовке и выполнении поставленных задач. От качества управления подразделением зависит результат боя: умелое управление способствует разгрому противника с наименьшими потерями и достижению победы в короткие сроки [1].

Управление подразделениями включает в себя деятельность командиров и начальников как по управлению подразделением в боевой обстановке, так и по развитию и боевомусовершенствованию подразделений в мирное время.

В наше время управление подразделениями — сложный процесс, включающий работу командиров и штабов. Оно представляет собой непрерывную добычу, сбор, изучение и обобщение данных обстановки; принятие решения; доведение задач до подчиненных подразделений; планирование боя; организацию поддержание непрерывного взаимодействия; организация и выполнение мероприятий по поддержанию боевой готовности, боеспособности и слаженности подразделений; организация воспитательной работы, системы управления, прямое руководство подготовкой подразделений к боевым действиям, постоянный контроль выполнения поставленных задач и оказание поддержки подчиненным.

Теория управления, опирающаяся на системный подход, рассматривает подразделение как набор связанных и определенным образом упорядоченных частей, которые имеют целостность и образуют единство при взаимодействии с внешней средой.

Управление всегда предполагает наличие двух основных частей:

1. Объект управления, это тот, на кого направленно управление;
2. Субъект управления, тот, кто управляет.

Если совокупность этих двух частей образует, в процессе своего контакта, устойчивую систему, то она называется системой управления. Все, что не входит в эту систему, рассматривается как внешняя среда. Иногда субъект управления называют управляющей подсистемой, а объект — управляемой подсистемой. Для изучения или разработки этих подсистем их рассматривают как отдельные системы.

Управлением называется процесс воздействия субъекта управления на объект управления. Результатом, которого должно быть эффективное функционирование, развитие и достижение требуемых результатов.

Рис. 1. Процесс управления

Принципы управления подразделениями можно представить как основополагающие идеи и правила поведения командиров и начальников по осуществлению управленческих функций.

По своему предназначению принципы управления являются связующим звеном между фундаментальной основой теории управления — законами управления и управленческой практикой.

К основным принципам управления в военной сфере можно отнести:

1. принцип единоначалия и личной ответственности командиров;
2. принцип централизации управления с предоставлением подчиненным инициативы в определении способов выполнения поставленных задач;
3. принцип твердости и настойчивости;
4. принцип оперативности и гибкого реагирования на изменения обстановки;
5. принцип научности;
6. принцип предвидения.

Единоначалие является основным принципом управления подразделениями. Оно заключается в наделении командира (начальника) всей полнотой распорядительной власти по отношению к подчиненным и возложении на него персональной ответственности перед государством за все стороны жизни и деятельности воинской части, подразделения и каждого военнослужащего.

Единоначалие выражается в праве командира (начальника), исходя из всесторонней оценки обстановки, единолично принимать решения, отдавать соответствующие приказы в строгом соответствии с требованиями законов и воинских уставов и обеспечивать их выполнение.

Обсуждение приказа недопустимо, а неповиновение или другое неисполнение приказа является воинским преступлением [3].

Принцип централизации управления заключается в объединении вышестоящей инстанцией в своих руках действий подчиненных и наведении по единому замыслу их деятельности для выполнения поставленной цели. Принцип централизации находится в тесной связи с принципом единоначалия, однако эти два принципа нельзя принимать как равные.

Централизованное управление позволяет командиру быстро и наиболее эффективно координировать работу своих подчиненных, умело использовать силы и средства, следить за всей деятельностью и в случае нужды вмешиваться в управление любом этапе, хотя уровень централизации может видоизменяться в зависимости от обстановки. Исходя из этого принципа управления начальник может предоставлять инициативу подчиненным в выборе средств и способов выполнения поставленной задачи.

Принцип твердости и настойчивости, в реализации принятых решений (планов), достигается, прежде всего, решительными действиями командиров и начальников, их способностью брать ответственность на себя, четкой постановкой задачи подчиненным, способностью организовать и мобилизовать людей на ее выполнение.

На первый план выступает способность командира добиваться беспрекословного выполнения поставленных перед ним задач, несмотря ни на какие проблемы, образующиеся на пути их решения. Данный принцип непрерывно связан с принципом оперативного и гибкого реагирования на изменение ситуации в бою. Данный принцип находится в тесной связи с принципом оперативного и гибкого реагирования на изменение обстановки.

Принцип оперативного и гибкого реагирования на изменение обстановки. Данный принцип особенно важен для ВКС.В самом деле, можно сказать, что ВКС — это войска немедленной реакции на воздушную обстановку. При этом гибкость предполагает адаптивность, т. е. способность всех сил ВКС к неожиданному изменению воздушной и наземной обстановки, возможность быстрой перегруппировки сил и средств.

Принцип научности. Соблюдение данного принципа управления заключается в построении всей системы управления на новейших технических средствах. Научное управление несовместимо с субъективизмом то есть с объективным подходом к действительности, отрицающим наличие объективных законов природы и общества. Каждый командир знать, как правильно применять на практике закономерности и объективные тенденции развития общества, принимать решения с учетом объективно сложившейся ситуации и результатов прогноза на будущее. Научность управления означает также широкое использование математических способов, особенно при решении производственных задач, критическую оценку эффективности принимаемых решений, применение современных технических средств.

Принцип предвидения. Дополняет и обогащает принцип научности, поскольку они неразрывно связаны между собой. Предвидение — это способность органов управления заблаговременно предвидеть вероятные изменения ситуации, тактику противника и возможный ход событий [2].

Каждый из вышеизложенных принципов управления подразделениями в различных условиях современного общевойскового боя имеет разное значение. Поэтому управляющее звено системы управления должно изучить и применять все эти принципы, вырабатывать навыки творческого применения их в соответствии с реальными условиями в бою. Основным условием успешного использования данныхпринципов при подготовке и в ходе боя являются, главным образом, высокие личные качества и профессиональная подготовка офицеров, использование ими проверенных методов руководства и умелое применение технических средств при решении задач управления, постоянное изучение противника, сохранение строго в тайне всех планируемых действий по управлению подразделениями и обеспечение высокой живучести системы управления.

Под требованиями к управлению понимаются основополагающие, общие свойства, характеризующие качественное состояние управления подразделениями, показывающие, каким оно должно быть, чтобы соответствовать условиям управления и ведения боевых действий в наше время. Основные требования к управлению сформированы исходя из опыта вооруженных конфликтов и локальных войн. Управление подразделениями должно быть: устойчивым, непрерывным, оперативным, скрытным.

Устойчивость управления — это свойства системы управления, обеспечивающее выработку и доведение до подчиненных управляющих команд вовремя, в условиях воздействия противника и других неблагоприятных факторов на средства связи.

Устойчивость управления заключается в оперативном восстановлении прерванной связи при управлении; своевременном сборе данных обстановки, выработки решения, докладе его старшему начальнику и доведении до подчиненных; поддержании надежной связи с подчиненными, взаимодействующими подразделениями и старшими начальниками; надежной защите командного пункта от любого оружия, а также от помех его радиотехнических средств и иных неблагоприятных факторов.

Непрерывность управления — это свойство системы управления, обеспечивающее возможность управляющего звена постоянно получать данные обстановки, воздействовать на подчиненный ему личный состав.

Непрерывность — это постоянное воздействие командира на ход боя всеми имеющимися в его распоряжении силами и средствами в для лучшего выполнения подразделениями поставленной задачи. В бою командир должен внимательно наблюдать за ходом боевых действий, непрерывно вести разведку противника; своевременно ставить или уточнять задачи подчиненным, а также приданным и поддерживающим подразделениям. Главным условием достижения непрерывности управления являются постоянное знание обстановки на поле боя, анализ и предвидение наиболее существенных изменений. Это поможет командиру умело использовать в ходе боя штатные и приданные огневые средства и рационально использовать результаты ядерного и огневого поражения противника.

В целях достижения непрерывности управления необходимо рационально выбирать место командного пункта, скрытно его размещать, маскировать и своевременно перемещать, особенно при ведении боя ночью, в условиях плохой видимости и на труднопроходимой местности. Командир обязан находиться на наиболее важном направлении в нужный момент и своевременно оказывать влияние на ход боя всеми имеющимися в его распоряжении силами и огневыми средствами. В трудные моменты боя командир личным примером, проявляя храбрость, инициативность и находчивость, должен повести за собой подразделения и выполнять поставленную задачу, невзирая ни на какие возможные препятствия и даже угрозу самой жизни, внушая эту решимость всем подчиненным.

Командир организовывая ведение боя должен назначить себе заместителей помимо штатных. Если в ходе боя нарушится управление, заместитель командира берет командование на себя, а командир принимает меры для восстановления управления.

Оперативность управления — это способность опережать действия противника, быстро реагировать на изменение обстановки, принимая правильные решения, которые могут повлиять на итог боя. Главным условием оперативности управления является высокая боевая готовность системы управления.

Оперативность управления предполагает своевременное и быстрое выполнении всех запланированных действий, связанных с управлением подразделениями при подготовке и в ходе выполнения боевых задач; в непрерывном знании и изучении обстановки и быстром принятии решения при ее изменениях; в своевременном уточнении принятого решения и поставленных подразделениям задач; в умении командира применить наиболее целесообразный метод работы и выполнить поставленные задачи в сроки, обеспечивающие упреждение противника в действиях, в умении работать на штатных средствах связи. Особенно высокая оперативность в работе необходима при подготовке к выполнению боевых задач в короткие сроки и в интенсивности их выполнения.

Скрытность управления — это свойство, позволяющее хранить втайне от противника положения, состояния и деятельность всех элементов системы управления, а также той информации, которая в ней циркулирует. Скрытность управления достигается выполнением комплекса организационных, технических и воспитательных мероприятий.

Скрытность управления имеет важно значение. В настоящее время она имеет еще большее значение из-за увеличения роли внезапности действий, увеличения возможности разведки противника, а также применения ядерного и высокоточного оружия. Поэтому сохранение в тайне всех действий, связанных с подготовкой и ведением боя, является непременным условием скрытности управления. Оно достигается строгим соблюдением правил переговоров по техническим средствам связи, использованием различных шифровок и кодов; применением таблиц, позывных и сигналов, переговорных таблиц и кодирования карт, запретом открытых переговоров; надежной маскировкой командно-наблюдательных пунктов.

Сейчас, в наше время, когда боевые действия развиваются быстро, отличаются предельной напряженностью и резкими изменениями обстановки, только командир-единоначальник, наделенный большими полномочиями, способен организовать подчиненных на успешное выполнение поставленной задачи. Именно поэтому на командира взвода (отделения, танка) возлагается полная и личная ответственность за боевую готовность, подготовку взвода (отделения, танка), оружия, военной и специальной техники к бою и успешное выполнение боевой задачи в установленные сроки, а также за воспитание, воинскую дисциплину, психологическую подготовку и политико-моральное состояние личного состава.

Таким образом, сравнивая реальное состояние управления войсками с требованиями к нему, мы получаем возможность оценивать его качество. Соответственно и получаемые при этом оценки будут носить преимущественно качественный характер, хотя отдельные элементы системы управления при этом могут быть оценены и количественно.

Итак, качество управления войсками — это совокупность его свойств, которую можно оценить путем сравнения этих свойств с установленными требованиями к управлению. Это качественная степень соответствия управления требованиям к нему.

Для того чтобы количественно оценивать управление войсками в целом используется понятие «эффективность управления».

Существуют различные толкования понятия «эффективность» и, в общем, их можно объединить в два направления. Первое трактует эффективность как отношение полученного результата к затраченным на его достижение ресурсам. Такое понимание эффективности является наиболее обобщенным. Другое направление трактует эффективность как степень соответствия полученного результата поставленной цели, т. е. степень достижения цели. Это так называемая целевая эффективность. Затраты ресурсов при этом ограничиваются какой-либо заданной величиной. В теории управления войсками и в военной науке вообще чаще всего используется именно такое понимание эффективности.

Здесь следует вспомнить, что основная цель управления — обеспечить максимальную эффективность применения подчиненных войск при решении поставленных перед ними задач.

Таким образом, цель управления войсками выступает в виде «подцели» по отношению к цели применения войск. Иначе говоря, управление (и его эффективность) не является самоцелью, оно является одной из задач, хотя и крайне важной и ответственной задачей для достижения цели применения войск в операции, сражении, бою.

Исходя из такого понимания, под эффективностью управления войсками будем подразумевать количественную оценку влияния управления на достижение конечной цели боевых действий или на степень использования в конкретном способе боевых действии потенциальных боевых возможностей войск. Эффективность оценивается с использованием определенных показателей. Показатель — это количественная или качественная характеристика какого-либо свойства объекта. Оценка значений показателей осуществляется с использованием определенных критериев (критерий — это признак или условие, на основании которого производится оценка и выбор)

Подразделяют эффективность управления на абсолютную и относительную.

Под абсолютной эффективностью управления понимается тот вклад, который вносит система управления в достижение конечных целей боевых действий. Но количественно представить непосредственное влияние управления на ход и исход боевых действий, как правило, не представляются возможным, ведь сама система управления потерь противнику не наносит, своих войск от ударов противника не защищает, а имеет дело со сбором, переработкой и выдачей информации.

На ход и исход боевых действий система управления влияет опосредованно, через подчиненные войска, силы и средства, путем реализации принципов военного искусства, форм и способов военных действий.

Прогнозируя ход и исход будущих боевых действий, и даже анализируя итоги прошедших военных конфликтов, исследователи не всегда могут точно охарактеризовать числом ту долю в успехе (или неудаче), которую можно в чистом виде приписать управлению. Тем не менее, некоторые оценки результатов управления позволяют заключить, что в среднем до 40 % реализуемого боевого потенциала войск можно будет непосредственно отнести за счет вклада системы управления, а для таких информационно ёмких систем, как системы ПВО — даже до 70 % этого потенциала.

Хорошо организованный и непрерывный контроль войск в бою обеспечивает захват и удержание инициативы, скрытность подготовки и внезапность нападения на противника, эффективное применение имеющихся средств поражения и полное использование боевых возможностей подразделений и частей, своевременное осуществление мероприятий по защите от ядерного, химического, высокоточного и зажигательного оружия противника. Это позволяет в любых, даже самых сложных условиях обстановки добиваться успешного выполнения поставленных задач в установленные сроки.

Литература:

1. Алтухов П. К. Основы теории управления войсками.. — М.: Воен. издательство, 1971. — 226 с.
2. Абрамов А. С., Карпов О. И. Управление подразделениями в мирное время.. — М.: Голден Би, 2007. — 256 с.
3. Общевоинские уставы Вооруженных сил Российской Федерации — М.: Эксмо, 2016. — 560 с.