Данные переданы руководству

Обратите внимание на дату публикации материала: информация могла устареть из-за изменений в законодательстве или правоприменительной практике.

Особенности передачи персональных данных работников

При передаче данных сотрудников в пределах компании или третьим лицам необходимо соблюдать требования Трудового кодекса и Закона о персональных данных, иначе компания может понести финансовые потери

Особенности передачи персональных данных работников

Передача ПД работников в пределах одной организации

Работодатель обязан «осуществлять передачу ПД работника в пределах организации, у одного ИП в соответствии с локальным нормативным актом, с которым работник должен быть ознакомлен под роспись» (абз. 5 ст. 88 ТК РФ).

Передача ПД работников в пределах одной организации – это перемещение данных между структурными подразделениями. Сюда не входят случаи передачи ПД в группе компаний, которая равнозначна передаче ПД третьим лицам.

Во внутреннем локальном акте у каждой компании и ИП должны быть описаны процедура передачи ПД работников, правила и цели их обработки, перечислены структурные подразделения компании, участвующие в обработке, и т.д. С этим актом работник должен быть ознакомлен во время подписания трудового договора.

Часто предприниматели не соблюдают правило о создании локальных актов о ПД. Также многие не знают о том, что документы, регулирующие правила обработки ПД, должны быть разработаны не только для работников, но и для других категорий субъектов ПД (соискателей, клиентов и т.д.).

Читайте также

Персональные данные: ответы на популярные вопросы

Кто и как может получить доступ к персональным данным, в каких случаях не нужно разрешение на их использование и передачу, могут ли не продать товар или не оказать услугу при отказе дать согласие на обработку данных, какие данные собирают владельцы сайтов и как отказаться от рекламной рассылки?

08 мая 2020

Работодатель обязан «разрешать доступ к ПД работников только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те ПД работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций» (абз. 6 ст. 88 ТК РФ).

Работодатель обязан «передавать ПД работника представителям работников в порядке, установленном настоящим кодексом […], и ограничивать эту информацию только теми ПД работника, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функций» (абз. 8 ст. 88 ТК РФ).

В каждой организации и у ИП должны быть назначены сотрудники, которые имеют право работать с ПД коллег. Одного из них необходимо приказом руководителя назначить ответственным за обработку ПД. В его обязанности должны входить создание локальных актов в сфере обработки ПД и контроль за соблюдением работниками правил, прописанных в этих актах. Наличие такого сотрудника позволяет минимизировать риски компании и разгрузить отдел кадров и руководителя.

Остальные работники должны выполнять обязанности по непосредственной обработке ПД. Обычно это сотрудники бухгалтерии и отдела кадров. Их список необходимо установить приказом или внутренним локальным актом. Эти документы также должны содержать перечень ПД работников, которые могут обрабатываться каждым сотрудником.

Нередко компании не назначают ответственного за обработку ПД и не создают отдельных документов с перечнем лиц, наделенных правом на обработку данных сотрудников.

Ответственность за нарушение закона: штраф для ИП – от 1 тыс. до 5 тыс. руб., для юрлиц – от 30 тыс. до 50 тыс. руб. В случае повторного нарушения штраф для ИП – от 10 тыс. до 20 тыс. руб., для юрлиц – от 50 тыс. до 70 тыс. руб. (ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ).

Также придется выплатить компенсацию морального вреда работнику, чьи права были нарушены.

Пример из личной практики

К нам обратилась компания, которую привлекли к административной ответственности в виде штрафа в размере 45 тыс. руб. по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Госинспекция труда при проверке обнаружила отсутствие локального акта, устанавливающего порядок внутренней передачи ПД работников. Также было вынесено предписание об устранении выявленных нарушений, так как не был составлен перечень лиц, имеющих право на обработку ПД сотрудников.

Пример из судебной практики

ИП привлечен к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ в виде штрафа. Основание – отсутствие у ИП локального акта, регулирующего передачу ПД работников (Решение Игринского районного суда Удмуртской Республики по делу № 12-127/2018 от 19 октября 2018 г.).

Передача ПД работников третьим лицам

Работодатель обязан «не сообщать ПД работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в других случаях, предусмотренных законом» (абз. 2 ст. 88 ТК РФ).

Работодатель должен получить от работника письменное согласие на передачу его ПД третьему лицу. В согласии нужно обязательно указать реквизиты компании (ИП), которой передаются ПД работника: наименование компании (Ф.И.О. ИП), ОГРН (ОГРНИП), ИНН, адрес места нахождения.

Если работник не дал своего согласия, передача его ПД третьему лицу невозможна. Но есть исключения: передача данных в ПФР, ФСС, налоговые органы, по мотивированному запросу органов прокуратуры и внутренних дел, по запросу суда и т.д. Не нужно брать согласие работника и в случаях, связанных с исполнением им своих должностных обязанностей, в том числе при направлении работника в командировку1. Например, когда нужно купить авиабилеты, забронировать номер в гостинице и т.д. Другой пример – работодатель передает клиенту Ф.И.О. и номер телефона работника-курьера, который должен доставить посылку.

Остальные случаи передачи ПД без согласия будут нарушением закона. Например, когда работодатель передает ПД работника в охранную организацию для оформления пропуска.

Читайте также

Что учесть при переводе бизнеса в Интернет?

Решили продавать товары или услуги через сайт – подумайте о грамотной обработке персональных данных, чтобы не пришлось платить тысячи и миллионы за нарушение закона

06 апреля 2020

Работодатель обязан «не сообщать ПД работника в коммерческих целях без его письменного согласия» (абз. 3 ч. 1 ст. 88 ТК РФ).

Комментарии компетентных органов о применении данного положения закона отсутствуют. Исходя из нашей практики, речь идет не столько о передаче ПД работников третьим лицам, сколько о размещении этих данных на сайте, в рекламных материалах для привлечения клиентов, а также иных действиях работодателя, направленных на увеличение прибыли. Согласие работника здесь также необходимо, поскольку размещение его ПД на сайте не связано с исполнением им своих должностных обязанностей. Примером нарушения данного положения Трудового кодекса является ситуация, когда коммерческие, медицинские и учебные организации публикуют на своих сайтах биографии сотрудников без их согласия.

Работодатель обязан «предупредить лиц, получающих ПД работника, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получающие ПД работника, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности)» (абз. 4 ст. 88 ТК РФ).

Речь идет о случаях, когда работодатель получает требование о предоставлении ПД работников от организаций, у которых нет права по закону получать такие данных без согласия работника2. Например, работодателю поступил запрос от другой компании, в которой его сотрудник работает по совместительству. В этом случае работодатель по основному месту работы обязан получить согласие работника, а также требовать от организации соблюдения конфиденциальности и использования полученных ПД только в целях, для которых они предоставлены.

В законе не указано, как именно должно оформляться требование о соблюдении конфиденциальности. На практике подписывается соглашение о конфиденциальности или работодатель получает от компании гарантийное письмо.

Иная ситуация, когда ПД сотрудника передаются в целях исполнения договора. Например, при передаче данных работников бухгалтерам на аутсорсе. Работодатель в таком случае обязан соблюдать требования ч. 3 ст. 6 Закона о персональных данных, а именно3:

  • взять письменное согласие работника на передачу его ПД третьему лицу;
  • в поручении для третьего лица указать перечень возможных действий с переданными ПД, цели обработки, требования к защите обрабатываемых ПД;
  • в поручении для третьего лица установить его обязанность соблюдать конфиденциальность ПД и обеспечивать безопасность ПД при их обработке.

Ни закон, ни разъяснения Роскомнадзора ничего не говорят о форме поручения. На практике под поручением понимается отдельное положение, включенное в текст договора с третьим лицом (согласно ч. 3 ст. 6 Закона о персональных данных). Например, такое поручение может содержать договор на оказание услуг.

Читайте также

Клиент жалуется на рекламную рассылку – предприниматель платит

За ошибки при обработке персональных данных в рекламных целях организациям и ИП придется уплачивать штрафы

23 апреля 2020

Ответственность за нарушения закона: штраф для ИП – от 10 тыс. до 20 тыс. руб., для юрлиц – от 15 тыс. до 75 тыс. руб. (ч. 2 ст. 13.11 КоАП РФ).

И придется выплатить компенсацию морального вреда работнику, чьи права были нарушены.

Несмотря на передачу ПД работника третьему лицу, ответственность за их обработку несет работодатель.

Примеры из личной практики

  • К нам обратилась компания, которая была оштрафована на 60 тыс. руб. по ч. 2 ст. 13.11 КоАП РФ. Основание – передача ПД работников без их согласия сторонней организации, оказывающей бухгалтерские услуги. После проверки документов выяснилось, что компания получала согласие на обработку ПД от каждого работника при заключении трудового договора, считая, что этого достаточно для передачи ПД третьим лицам.
  • Региональная сеть частных медицинских клиник была оштрафована на 35 тыс. руб. по ч. 2 ст. 13.11 КоАП РФ. Основание – размещение Ф.И.О. и данных о медицинском образовании сотрудников на официальном сайте без их согласия.

Примеры из судебной практики

  • Работник взыскал с работодателя компенсацию морального вреда за передачу ПД при ответе на запрос адвоката (Решение Сыктывкарского городского суда Республики Коми по делу № 2-969/2019 от 14 марта 2019 г.).
  • Работодатель получил предписание от Роскомнадзора об устранении нарушений порядка передачи ПД работников третьему лицу: было неверно оформлено согласие, и в договоре с третьим лицом не указан перечень действий с ПД (постановление Арбитражного суда Московского округа по делу № А40-81171/2017 от 15 января 2018 г.).

Что нужно сделать компании и ИП до передачи ПД работников?

Если ПД работника передаются в пределах одной организации

  • Создайте локальный акт, в котором подробно должны быть расписаны процедура передачи ПД, цели и объем передаваемых данных, структурные подразделения, которые имеют право работать с ПД.
  • Приказом или локальным актом определите список лиц согласно штатному расписанию, которые вправе заниматься обработкой ПД работников. Документ должен содержать перечень ПД, обрабатываемых каждым работником.
  • Письменно ознакомьте каждого работника с локальными актами и приказами.

Если ПД работника передаются третьему лицу, не имеющему по закону права на получение данных без согласия работника

  • Возьмите письменное согласие работника на передачу его ПД третьему лицу в строгом соответствии с требованиями ч. 4 ст. 9 Закона о персональных данных.
  • Подпишите с лицом, которому передаются ПД работника, соглашение о конфиденциальности или попросите его предоставить гарантийное письмо, в котором лицо должно гарантировать соблюдение конфиденциальности. Документ также должен содержать цели обработки ПД.

Если ПД работника передаются третьему лицу в целях исполнения договора

  • Возьмите письменное согласие работника на передачу его ПД третьему лицу в строгом соответствии с ч. 4 ст. 9 Закона о персональных данных.
  • В заключенном с третьим лицом договоре необходимо указать следующие условия:
    • работодатель поручает исполнителю обработку ПД в соответствии с ч. 3 ст. 6 Закона о персональных данных;
    • исполнитель обязуется соблюдать принципы и правила обработки ПД, предусмотренные Законом о персональных данных;
    • перечень действий (операций) с ПД, которые будут совершаться исполнителем при обработке ПД работника;
    • цели обработки ПД;
    • исполнитель обязуется соблюдать конфиденциальность ПД и обеспечивать безопасность при их обработке;
    • требования к защите обрабатываемых ПД согласно ст. 19 Закона о персональных данных.

1 Абзац 4 п. 4 Разъяснений Роскомнадзора от 14 декабря 2012 г. «Вопросы, касающиеся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве».

2 Абзац 9 п. 4 тех же разъяснений Роскомнадзора.

3 Абзац 2 п. 5 тех же разъяснений Роскомнадзора.

Источник

Предложения со словосочетанием «передать руководство»

Поэтому он решил передать руководство организацией и её банковские счета некоему господину.

– Извините, пожалуйста. Я обязательно передам руководству, – она пролепетала шаблонную фразу, не вполне уверенная, стоит ли в этом случае просить прощения.

Студенты выдвинули следующие требования: передать руководство университетом профессорскому совету, исключая вмешательство министерства; ликвидировать контроль за частной жизнью: предоставить право собраний и возможность обращения с петициями.

Четвёртое: в 2013 г. Академию пытались уничтожить, а затем после массовых протестов сохранили в почти бесправном положении, передав руководство академическими институтами в руки чиновников.

Если такой собственник решит выйти из оперативного управления компанией (отказаться от статуса и роли менеджера), то ему придётся передать руководство не одному из своих партнёров по бизнесу, с которыми он делит владельческую роль и которые, как и он, мыслят категориями собственности и бизнеса, а нанятому топ-менеджеру, мыслящему категориями должности и карьеры.

Привет! Меня зовут Лампобот, я компьютерная программа, которая помогает делать
Карту слов. Я отлично
умею считать, но пока плохо понимаю, как устроен ваш мир. Помоги мне разобраться!

Спасибо! Я стал чуточку лучше понимать мир эмоций.

Вопрос: карла — это что-то нейтральное, положительное или отрицательное?

Командир в ответ пожал плечами, потом попросил продюсера съёмочной группы передать руководству канала, чтобы персонально к нему этого бравого вояку больше не направляли.

Администратор, у которой после сброса валюты в автобусе обнаружили 23 доллара, также случайно их нашла возле администраторской стойки в торговом зале и собиралась утром передать руководству для оприходования как находку.

Ну вот вряд ли от царского режима к советскому, а потом к современному как-то удалось передать руководство под названием «Как нагибать бизнес».

В конце всех разборок я передал руководству базы, продиктованную запись мэром города с угасающей планеты об экстренной помощи и спасении всех быстро замерзающих жителей.

Поэтому мы решили передать руководство компанией в руки более компетентного менеджера.

– Пока в этом нет противоречий. Если они появятся, я передам руководство фирмой моим партнёрам. Не вижу в этом проблемы.

Это по информации, которую я просто не могу не передать руководству страны.

Продумал все детали защитных средств, передал руководству завода для их проработки и испытания, именно в производстве опасного вещества они нужны в первую очередь.

– И смогу передать руководство делами кому-то более квалифицированному, чем ты…

– Оно позволяет передать руководство действиями людей эмоциям, а не логике, по законам которой действуем мы.

– Ваши документы я передам руководству шахты, – ответил он и обратился к нам с короткой речью: – В целях безопасности полёта прошу представить багаж для досмотра.

И не в первый раз за час мне до скрипа на зубах захотелось передать руководство кому-нибудь другому.

– Тогда, пожалуйста, передайте руководству конклава, что я обвиняю вас в несоблюдении законов гостеприимства и объявляю вам войну.

Нужен хороший помощник, надёжный, верный, которому я со временем мог бы передать руководство партией и страной.

Сославшись на слабость, я попросил собеседника передать руководству, что подойду на работу к обеду.

– Давай так, – говорит, беря меня за подбородок. – Ты уже передала руководство компанией?

Через него удалось передать руководству «Авангарда», что ты непревзойдённый мастер лечебного массажа.

Ассоциации к слову «передать»

Ассоциации к слову «руководство»

Синонимы к словосочетанию «передать руководство»

Цитаты из русской классики со словосочетанием «передать руководство»

  • — Нет, нет, конечно, меньше. Вы с ними знакомы, и, может быть, даже сама Наталья Николаевна вам не раз передавала свои мысли на этот счет; а это для меня главное руководство. Вы можете мне много помочь; дело же крайне затруднительное. Я готов уступить и даже непременно положил уступить, как бы ни кончились все прочие дела; вы понимаете? Но как, в каком виде сделать эту уступку, вот в чем вопрос? Старик горд, упрям; пожалуй, меня же обидит за мое же добродушие и швырнет мне эти деньги назад.
  • (все
    цитаты из русской классики)

Сочетаемость слова «руководство»

  • советское руководство
    высшее руководство
    партийное руководство
  • руководство страны
    руководство компании
    руководство партии
  • стиль руководства
    смена руководства
    мнение руководства
  • руководство считает
    руководство решило
    руководство понимает
  • взять на себя руководство
    работать под чьим-либо руководством
    осуществлять общее руководство
  • (полная таблица сочетаемости)

Значение слова «перед»

  • ПЕРЁД, пе́реда, мн. переда́, м. 1. обычно ед. ч. Передняя часть чего-л. Каких бричек и повозок там не было! Одна — зад широкий, а перед — узенький; другая — зад узенький, а перед — широкий. Гоголь, Повесть о том, как поссорился Иван Иванович с Иваном Никифоровичем.

    ПЕРЕД и ПЕРЕДО, предлог с твор. п. 1. Употребляется при указании предмета, места и т. п., напротив которого или в некотором расстоянии от лицевой стороны которого находится кто-, что-л., происходит что-л. (Малый академический словарь, МАС)

    Все значения слова ПЕРЕД

Значение слова «руководство»

  • РУКОВО́ДСТВО, -а, ср. 1. Действие по глаг. руководить (в 1 знач.). Руководство революционной борьбой пролетариата. (Малый академический словарь, МАС)

    Все значения слова РУКОВОДСТВО

Афоризмы русских писателей со словом «перед»

  • Ложь перед самим собою — это наиболее распространенная и самая низкая форма порабощения человека жизнью.
  • О жизнь! Ты миг, но миг прекрасный,
    Миг невозвратный, дорогой…
    Но чтобы жизнью наслаждаться,
    Но чтобы ею дорожить,
    Перед судьбой не преклоняться,
    Молиться, веровать, любить.
  • О, боль — ты мудрость.
                                     Суть решений
    перед тобою так мелка…
  • (все афоризмы русских писателей)

Отправить комментарий

Дополнительно

Смотрите также

ПЕРЁД, пе́реда, мн. переда́, м. 1. обычно ед. ч. Передняя часть чего-л. Каких бричек и повозок там не было! Одна — зад широкий, а перед — узенький; другая — зад узенький, а перед — широкий. Гоголь, Повесть о том, как поссорился Иван Иванович с Иваном Никифоровичем.

ПЕРЕД и ПЕРЕДО, предлог с твор. п. 1. Употребляется при указании предмета, места и т. п., напротив которого или в некотором расстоянии от лицевой стороны которого находится кто-, что-л., происходит что-л.

Все значения слова «перед»

РУКОВО́ДСТВО, -а, ср. 1. Действие по глаг. руководить (в 1 знач.). Руководство революционной борьбой пролетариата.

Все значения слова «руководство»

  • непосредственное руководство
  • приступил к руководству
  • направить письмо
  • портфель министра иностранных дел
  • занять должность
  • (ещё синонимы…)
  • передача
  • рация
  • привет
  • записка
  • радиограмма
  • (ещё ассоциации…)
  • политрук
  • начальник
  • начальство
  • директор
  • штаб
  • (ещё ассоциации…)
  • люди передавали
  • отец передал
  • передавать информацию
  • передать привет
  • (полная таблица сочетаемости…)
  • советское руководство
  • руководство страны
  • стиль руководства
  • руководство считает
  • взять на себя руководство
  • (полная таблица сочетаемости…)
  • Разбор по составу слова «перед»
  • Разбор по составу слова «руководство»
  • Как правильно пишется слово «перед»
  • Как правильно пишется слово «руководство»

Источник

Ст. 88 ТК РФ: официальный текст

Статья 88 ТК РФ

Скачать ст. 88 ТК РФ

Что относится к персональным данным?

Представление о персональных данных человека и основные правила работы с ними содержатся в законе РФ «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ. Любые сведения, относящиеся к конкретному лицу, являются его персональными данными, на получение и использование которых необходимо получить согласие этого лица.

Чаще всего персональные данные оказываются нужны работодателю, и обычно при трудоустройстве берутся у работника сведения, подтверждаемые:

  • паспортом или иным удостоверением личности;

Можно ли хранить копию паспорта в личном деле работника? Ответ на этот вопрос есть в КонсультантПлюс. Получите пробный демо-доступ к системе К+ и  бесплатно переходите в материал.

  • трудовой книжкой;
  • свидетельством ПФР;
  • документами об обучении;
  • документами воинского учета;
  • дополнительными справками, удостоверяющими какие-либо необходимые для трудоустройства обстоятельства.

Получивший персональную информацию работодатель не только собирает и обрабатывает ее в пределах своего подразделения (службы персонала), но и передает в другие подразделения (бухгалтерию, юридическую службу), а также третьим лицам (СФР, ИФНС, банкам, органам внутренних дел, судам).

Какие требования содержатся в ст. 88 ТК РФ?

Ст. 88 ТК РФ, констатируя необходимость передачи персональных данных третьим лицам, устанавливает правила, с соблюдением которых она должна осуществляться работодателем:

  • такая передача возможна при наличии письменного согласия работника, если только ситуация не требует такой информации в связи с угрозой его жизни или здоровью или если иное не предусмотрено законодательно;
  • запрещается сбор информации о состоянии здоровья работника, за исключением той, которая необходима для оценки пригодности работника к выполнению его должностных обязанностей;
  • доступ к персональным сведениям о человеке может иметь ограниченное число сотрудников работодателя, при этом каждый из них должен использовать только те сведения, которые ему необходимы для работы;
  • правила обмена информацией между подразделениями работодателя следует закрепить во внутреннем нормативном акте, ознакомив с ними всех работников под расписку;

О составлении такого документа читайте в статье «Положение о персональных данных работников — образец-2023».

  • при всех процедурах, связанных с персональной информацией, должен соблюдаться режим максимальной конфиденциальности, независимо от того, на каком этапе это происходит: при сборе данных, передаче подразделениям работодателя или третьим лицам;
  • представителям работников персональная информация предоставляется в минимально необходимом для обозначенных целей объеме;
  • передав сведения третьему лицу, работодатель обязан предупредить его об ограниченном применении этих сведений (только в тех целях, для которых они переданы) и проконтролировать соблюдение этого условия.

ВНИМАНИЕ! Согласие на обработку сведений, разрешенных для распространения, нужно оформлять отдельно от других подобных документов.

Как и когда оформить согласие работника на работу с его данными?

Подавляющее большинство действий, осуществляемых работодателем с персональными сведениями о человеке, требует наличия письменного согласия работника (п. 1 ст. 9 закона РФ от 27.07.2006 № 152-ФЗ). Такое согласие обычно берут уже в момент оформления на работу, учитывая, что сбор персональных данных начинается непосредственно с момента трудоустройства. Оно считается добровольным и допускает возможность отзыва его работником.

Наш тест: персональные данные — работаем без штрафа

Время прохождения около 5 мин.


Пройти тест

Установленной формы у этого документа нет, но есть перечень обязательной информации, установленной Роскомнадзором в приказе от 24.02.2021 № 18 (действует с 01.09.2021). Согласие должно содержать следующую информацию:

  • Ф. И. О. субъекта персональных данных;
  • контактную информацию субъекта: номер телефона, адрес электронной почты или почтовый адрес;
  • сведения об операторе персданных;
    Для оператора — организации это наименование, адрес, указанный в ЕГРЮЛ, ИНН, ОГРН (если он известен субъекту персональных данных), для физлица — Ф. И. О., место жительства или место пребывания, для ИП — Ф. И. О., ИНН, ОГРН.
  • сведения об информационных ресурсах оператора (адрес, состоящий из наименования протокола (http или https), сервера (www), домена, имени каталога на сервере и имя файла веб-страницы), посредством которых будут осуществляться предоставление доступа неограниченному кругу лиц и иные действия с персональными данными;
  • цели обработки персданных;
  • категории и перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие субъекта персональных данных:
  • персональные данные (Ф. И. О.), год, месяц, дата рождения, место рождения, адрес, семейное положение, образование, профессия, социальное положение, доходы, другая информация, относящаяся к субъекту персональных данных);
  • специальные категории персональных данных (расовая, национальная принадлежности, политические взгляды, религиозные или философские убеждения, состояние здоровья, интимной жизни, сведения о судимости);
  • биометрические персональные данные;

Что нужно знать о биометрических персональных данных, см. здесь.

  • категории и перечень персональных данных, для обработки которых субъект персональных данных устанавливает условия и запреты, а также перечень устанавливаемых условий и запретов;
  • условия, при которых полученные персональные данные могут передаваться оператором только по его внутренней сети, обеспечивающей доступ к информации лишь для строго определенных сотрудников, либо с использованием информационно-телекоммуникационных сетей, либо без передачи полученных персональных данных;
  • срок действия согласия.

Полный перечень сведений о работниках, являющихся персональными данными, вы найдете в КонсультантПлюс. Это важно знать, поскольку к персональной информации относятся не только сведения о работнике, но и его фото например. Есть и другие интересные моменты. А ведь за нарушения в работе с персональными данными установлены довольно существенные штрафы. Получите бесплатный доступ к системе К+ и переходите в Путеводитель. Это убережет вас от ошибок и позволит избежать ответственности.

Скачать бланк и образец согласия на обработку персональных данных с 01.09.2021 можно бесплатно, кликнув по картинке ниже:


Согласие на обработку персональных данных

Согласие на обработку персональных данных

Скачать

Когда работник является несовершеннолетним, соответствующее согласие оформляется лицом, имеющим право на законное представление его интересов (родителем, опекуном, усыновителем). Обязательная для этого документа информация при этом пополняется сведениями о законном представителе несовершеннолетнего (Ф.И.О., данные паспорта) и пояснениями о том, как эти 2 лица взаимосвязаны.

Подробнее об оформлении этих документов читайте в материалах:

  • «Требования к содержанию согласия на обработку персональных данных с 01.09.2021»;
  • «Согласие на обработку персональных данных несовершеннолетнего — образец».

Когда не требуется согласовывать с работником передачу данных о нем?

Существуют ситуации, когда персональные сведения о работнике передаются третьим лицам вне зависимости от того, есть его согласие на это или нет. Это делается по запросам:

  • судебного пристава-исполнителя (п. 2 ст. 64 и п. 10 ст. 65 закона РФ «Об исполнительном производстве» от 02.10.2007 № 229-ФЗ, п. 2 ст. 12 и п. 2 ст. 14 закона РФ «О судебных приставах» от 21.07.1997 № 118-ФЗ);
  • негосударственного пенсионного фонда (ст. 15 закона РФ «О негосударственных пенсионных фондах» от 07.05.1998 № 75-ФЗ);
  • ПФР (ст. 9 и 11 закона РФ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» от 01.04.1996 № 27-ФЗ);
  • полиции (п. 4 ст. 13 закона РФ «О полиции» от 07.02.2011 № 3-ФЗ);
  • прокуратуры (п. 2.1 ст. 4 закона РФ «О прокуратуре Российской Федерации» от 17.01.1992 № 2202-1);
  • банка России (п. 3 ст. 32 закона РФ от 27.06.2011 № 161-ФЗ «О национальной платежной системе»);
  • государственных органов, отвечающих за профилактику коррупции (ст. 4 закона РФ «О контроле за соответствием расходов лиц, замещающих государственные должности, и иных лиц их доходам» от 03.12.2012 № 230-ФЗ).

На какие сведения медицинского характера запрет не распространяется?

Несмотря на прямой запрет о сборе сведений медицинского характера, ст. 88 ТК РФ делает оговорку в отношении тех данных, которые значимы с точки зрения отбора кандидатов на конкретную должность или работу в определенных условиях. Это относится:

  • к педагогам (ст. 331 ТК РФ);
  • работникам служб авиационной безопасности (подп. 2 п. 4 ст. 52 Воздушного кодекса Российской Федерации от 19.03.1997 № 60-ФЗ);
  • морякам торгового флота (п. 2 ст. 55 Кодекса торгового мореплавания Российской Федерации от 30.04.1999 № 81);
  • работникам объектов атомной энергетики (ст. 27 закона РФ «Об использовании атомной энергии» от 21.11.1995 № 170-ФЗ);
  • персоналу объектов топливно-энергетического комплекса (подп. 2 п. 1 ст. 10 закона РФ «О безопасности объектов топливно-энергетического комплекса» от 21.07.2011 № 256-ФЗ);
  • муниципальным служащим (подп. 4 п. 1 ст. 13 закона РФ «О муниципальной службе в Российской Федерации»от 02.03.2007 № 25-ФЗ);
  • государственным служащим (подп. 4 п. 1 ст. 16 закона РФ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» от 27.07.2004 № 79-ФЗ);
  • лицам, направляемым на работу в местности, требующие наличия профилактических прививок (п. 2 ст. 5 закона РФ «Об иммунопрофилактике инфекционных болезней» от 17.09.1998 № 157-ФЗ);
  • людям, имеющим дело с источниками повышенной опасности (ст. 6 закона РФ «О психиатрической помощи и гарантиях прав граждан при ее оказании» от 02.07.1992 № 3185-1);
  • работникам прокуратуры (п. 2 ст. 40.1 закона РФ от 17.01.1992 № 2202-1);
  • сотрудникам органов внутренних дел и органов по контролю за оборотом наркотиков (подп. 5 п. 1 ст. 14 и п. 4 ст. 97 закона РФ «О службе в органах внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» от 30.11.2011 № 342-ФЗ);
  • лицам, связанным с обеспечением транспортной безопасности (подп. 2 п. 1 ст. 10 закона РФ «О транспортной безопасности» от 09.02.2007 № 16-ФЗ);
  • лицам, имеющим дело с пищевыми продуктами (п. 2 ст. 23 закона РФ «О качестве и безопасности пищевых продуктов» от 02.01.2000 № 29-ФЗ);
  • работникам ведомственной охраны (ст. 6 закона РФ «О ведомственной охране» от 14.04.1999 № 77-ФЗ);
  • лицам, работающим с химическим оружием (ст. 2 закона РФ «О социальной защите граждан, занятых на работах с химическим оружием» от 07.11.2000 № 136-ФЗ).

Поскольку человек может скрыть нежелательную для него информацию о наличии медицинских противопоказаний, препятствующих трудоустройству на соответствующую работу (должность), работодателю предоставляется возможность получить такие сведения из других источников.

Распространенные вопросы

Может ли работодатель передавать персональные данные своих бывших работников новым работодателям по их запросам?

Потенциальный работодатель вправе запросить информацию о персональных данных сотрудника при соблюдении следующих условий:

  • если данную информацию нельзя получить у самого работника;
  • при наличии согласия работника.

Прежний работодатель вправе передать такие сведеня новому работодателю при наличии согласия сотрудника. Если  работник отозвал согласие на передачу персональных данных третьим лицам, прежний работодатель может получить штраф.

Относятся ли сведения полиграфа к персональным данным?

Законодательство не запрещает работодателям использовать детектор лжи для проверки кандидатов и действующих работников с целью получения в ходе такой проверки ответов на вопросы, касающиеся лояльности работника к работодателю, а также деловых и профессиональных качеств работника. Применять полиграф работодатель вправе только при наличии письменного согласия работника. В таком согласии должны быть указаны следующие данные:

  • разъяснение о праве выбора гражданина дать согласие на экспертизу или отказаться от нее;
  • перечень вопросов, по которым будет проводиться психофизиологическая экспертиза;
  • разъяснение о праве гражданина в любой момент отказаться от экспертизы;
  • обязательство работодателя использовать результаты экспертизы только для целей рассмотрения возможности приема кандидата на работу или соответствия работника занимаемой должности.

Информация, полученная в результате проверки на полиграфе, относится к персональным данным гражданина (п. 1 ст. 3 Закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

Какие риски возможны при нарушении требований к обработке персональных данных работников организации?

При нарушении требований к обработке персональных данных сотрудника работодателя ждет:

  1. административная ответственность:
  • по ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП РФ — за несоблюдение требований к обработке персональных данных работников, которые установлены ТК РФ.
  • по ст. 13.11 КоАП РФ — за нарушение требований к обработке персональных данных, которые установлены Законом о персональных данных.

       2. уголовная ответственность:

  • по ч. 2 ст. 137 УК РФ — если работник, ответственный за обработку персональных данных других работников, злоупотреблял своими служебными полномочиями, собирал и распространял сведения о частной жизни работника без его согласия.
Источник

Повод ухода из компании может быть радостным (например, рождение ребенка либо карьерный рост) или грустным (неприятные обстоятельства либо ошибки, которые привели к увольнению). Но независимо от того, временно или навсегда вы покидаете компанию, стоит позаботиться о том, чтобы сохранить лицо и качественно передать дела преемнику. Как это сделать – расскажем в статье.

ПОЧЕМУ СТОИТ ПЕРЕДАТЬ ДЕЛА В ПОЛНОМ ОБЪЕМЕ И ВСЕ РАЗЪЯСНИТЬ НОВОМУ КОЛЛЕГЕ

Увольняясь или продумывая, как передать дела, помощник должен учитывать три фактора: свою репутацию, хорошие отношения с руководителем и коллегами и профессионализм.

Готовясь к передаче дел, вы можете убеждать себя, что если вы плохо расстанетесь с руководителем и нормально не передадите дела преемнику, то вам это аукнется. Это неправильные мысли – они чреваты тем, что, как и любой нормальный человек, вы будете стремиться избежать плохих отзывов или наказания, поэтому скроете свои промахи и, возможно, даже удалите часть документов или переписки.

Намного важнее рассуждать в позитивном ключе. На кону ваша репутация и та планка качества работы, которую вы устанавливаете. Даже если вас увольняют из-за фактических ошибок, что ж, этот функционал или руководитель действительно могли не подходить именно вам. Однако это не значит, что нужно оставить о себе впечатление плохого работника и человека.

Отдельно стоит сказать об организации работы вашего руководителя – она не должна пострадать. Даже если у вас с ним не сложились отношения на личном уровне, вы, что называется, не сошлись характерами или по темпераменту, в ваших силах не дать ему возможности обвинить вас в непрофессионализме. Если вы расстаетесь хорошо, то тем более будет лучше, если после вашего увольнения он почувствует вашу заботу и профессиональный подход, а не пострадает от пробелов в календаре или потери контактов.

Помощники первых лиц имеют особую репутацию в компании среди рядовых сотрудников. Если вы не только не были друзьями, но даже не смогли наладить минимальный контакт, то просто обязаны закрыть все дела. Зачем вам репутация злой ведьмы, которая, как выяснилось после ее увольнения, еще и ужасно работала? Если вы хорошо взаимодействовали и планируете продолжить общение с коллегами после ухода из компании, то и в этом случае репутация отличного профессионала сыграет вам на руку.

Последнее по очереди, но не по значимости – контакт с новым ассистентом. Соберитесь с духом и не показывайте, как вас обидела компания или как вы только и делали, что мечтали сбежать от этого самодура! Вспомните себя, когда только пришли сюда. Новая работа была для вас новым этапом карьеры, шагом к большей зарплате, переходу в более крупную и известную компанию, с ней были связаны положительные ожидания. Вот и ваш сменщик приходит с позитивными мыслями. Его настроение вы не испортите, а вот о себе оставите странное впечатление обиженного человека, который упустил свои возможности и устроил неимоверный бардак в делах. Если новый ассистент окажется недобросовестным человеком, то при случае запросто сыграет в глазах руководителя на ваших промахах, о которых тот раньше даже не подозревал.

Сделайте все для того, чтобы после ухода к вашей работе невозможно было придраться. Наведите порядок в делах: в бумагах, на компьютере, в почте и календаре. Удалите все личное. Рассортируйте и подшейте документы, старые отправьте в архив, избавьтесь от папки «Разное» на компьютере и системно сохраните информацию в соответствующие папки на диске. Уничтожьте лишние копии, разместите оригиналы отдельно, выбросьте заметки, которые имели смысл только для вас, т.к. в них никто больше не разберется. Пусть все будет в порядке и на своих местах, командировки закрыты, отчеты сданы, печати переданы по описи и т.д.

ЧТО ПЕРЕДАЕМ И В КАКОЙ ФОРМЕ

Новому ассистенту пригодится решительно все, чем вы готовы с ним поделиться: где на кухне лежат вкусные печеньки, как найти начальника транспортного цеха, когда тот скрывается от руководства, притворяясь больным. Босс понимает, что новому человеку потребуется время на адаптацию, но это не значит, что его будет слишком много.

Передайте не только данные и документы на физических носителях. Подробнее расскажите о своем функционале и сотрудниках, которые помогают вам в различных ситуациях. Пусть у нового человека не останется вопросов о том, как все было устроено при вас. Если он захочет что-то изменить на свой вкус, то будет знать, с кем это обсудить, кроме руководителя.

Документы

Составьте опись документов, которые физически находятся у вас, и передайте их новому сотруднику, который займет ваше место или будет замещать до появления другого ассистента. Личные документы руководителя передавайте только с его разрешения. Вот примерный список того, что стоит включить в опись.

Оригиналы документов:

• официальные письма, приказы, распоряжения, протоколы и т.п.;

• договоры, тендерные листы, платежные поручения и т.п.;

• визитки с контактами руководителя;

• доверенности, личные документы руководителя и членов семьи;

• нотариальные копии личных документов;

• документы на транспортные средства, недвижимость;

• документы на личные сим-карты руководителя и членов семьи.

Копии и распечатки документов:

• тематические папки с копиями или распечатками по проектам;

• таблица памятных данных, дней рождений и подарков за предыдущие годы;

• карты, чертежи и т.п.;

• копии протоколов, решений;

• копии документов из поездок;

• копии персональных документов руководителя и его семьи.

Если у вас находятся документы не только за период, когда вы работали в компании, но и до этого, стоит уточнить, что уже можно сдать в архив или на уничтожение. Если важно хранить документы за все годы, отметьте это в описи (см. Пример).

Данные на электронных носителях

Что касается электронных документов, резервных копий файлов из программ, которыми вы пользовались, списка рабочих контактов, логина и пароля для доступа в вашу рабочую почту, календаря вашего и руководителя и т.п., можно сделать формальную опись либо в свободной форме написать, что где лежит и в какие моменты бывает нужным.

Составьте список программ, в которых вы работаете, с описанием действий в них. Небольшого комментария будет достаточно, его можно написать или дать устно. Системный администратор создаст новому сотруднику аккаунты во всех необходимых программах и откроет доступ к вашим учетным записям, например к почте и заметкам. Продумайте автоответ и почистите заметки.

Список программ и задач, которые в них выполняет ассистент:

1. 1C: Делопроизводство:

• согласовывать документы за руководителя (обсуждать с ним решения по телефону);

• проверять лист согласования перед подписью оригиналов.

2. Evernote:

• вести записи по проектам совместно со вторым ассистентом;

• записывать личные данные о семье и домашнем персонале.

3. 1C: Предприятие ООО «Ромашка»:

• проверять статус оплат по данному юридическому лицу.

4. SAP:

• проверять контрагентов;

• проверять согласование оплат.

5. Доступ к MS Outlook руководителя:

• отклонять за него встречи;

• отправлять приглашения на встречи от его лица;

• вести контакты;

• давать краткие ответы на письма (по указанию руководителя).

Документы в электронном виде, о которых следует сказать новому ассистенту после согласования с руководителем:

• таблицы с контактами, взятыми из визитных карточек;

• таблицы с контактами руководителя, его семьи;

• таблицы с контактами домашнего персонала: охраны, водителей, горничных, массажистов, инструкторов, персональных врачей и т.п.;

• данные о финансах, налогах и все, что с ними связано (договоры аренды, услуг, займов и т.п., оформленные лично на руководителя, платежные поручения, счета и др.).

ФУНКЦИОНАЛ И РУТИННЫЕ ДЕЛА

Даже если у вас обычный функционал и вы его обсуждали с новым сотрудником на собеседовании, стоит подробно рассказать, что и как нужно делать, с кем контактировать в отделах и приемных партнеров.

Если вы чувствуете ревность и хотите, чтобы новый человек самостоятельно во все вникал, это ваше право, он разберется сам. Но вспомните, что мы говорили выше о вашей профессиональной репутации и человеческих качествах, которые запомнятся не с самой выгодной стороны.

Продуктивнее будет позволить новому сотруднику начать работать, пока вы еще на месте и можете ему подсказать. Предоставьте перечень всего, что делаете сами, а какие функции выполняют отделы. Расскажите, как в вашей компании принято передавать поручения босса (по телефону, в электронном письме с копиями линейному руководителю, по старинке на бланке для поручений или через сообщение в WhatsApp или в группе в Telegram и т.д.), кто ведет документооборот по командировкам (ассистент или сотрудник бухгалтерии), как устроена система бронирования переговорных (секретари с основного ресепшен или вы, делается это в календаре, специальной программе или журнале), как связаться с кадровиком, который работает удаленно, и многое другое.

Составьте список повторяющихся дел и дайте контакты тех, с кем вы общаетесь по этим вопросам.

                        

ПРЕДПОЧТЕНИЯ РУКОВОДИТЕЛЯ И ЧЛЕНОВ ЕГО СЕМЬИ

Все мы любим постоянство в том, что нас окружает: ключи – на полочке в прихожей, зарядка от ноутбука – в верхнем ящике тумбочки, стикеры – определенной марки и цвета. Эти простые вещи делают мир дружелюбнее, а наше пребывание дома и на работе – комфортнее. Ваш руководитель не исключение. Даже если он увлекается самыми экстремальными видами спорта и делает рискованные инвестиции, наверняка предпочитает, чтобы у него дома на кухне, на даче, в машине и в офисе была одна и та же марка питьевой воды, газеты на рабочем столе лежали слева, а документы на подпись – справа, он пьет черный кофе с одним куском сахара и не принимает посетителей до 10:30. Пусть все так и будет!

Офисный комфорт

Передайте новому человеку информацию обо всем, что любит ваш руководитель, о том, как все устроено на работе и по пути на нее. Даже если вы бизнес-помощник, то наверняка знаете о своем руководителе много личного. Он предпочитает кактусы или фикусы, ходит на обед один или ездит на бизнес-ланчи, проводит важные встречи в утреннее время или вечернее и т.п.

Домашний комфорт

Если вы личный помощник, то, скорее всего, храните всю информацию о магазинах, любимых брендах одежды и обуви, спортивного инвентаря и много другого не только своего руководителя, но и членов его семьи. Может ли новый ассистент найти магазин Adidas в Москве? Надеемся, что да. Знает ли он, какие именно кроссовки этой марки и какого размера и цвета вы покупаете своему руководителю раз в год? Наверное, нет.

У вас есть база данных всего, что делает дом вашего руководителя домом. Вы можете связаться с декораторами, которые подобрали ту самую ткань для штор в гостиную и привезли ее из Италии в чемодане, чтобы не ждать доставку три месяца, а также с реставратором, который раз в год в отсутствие семьи мастерски превращает лаковую мебель со сколами в совершенно новую.

Вы задаете тон работе горничных и нянь, раз в год заказываете для них форму у того самого портного. Знаете, когда вносить удобрение на газон во дворе дома вашего руководителя и куда за ним отправить водителя. Вам известны любимые ароматы всей семьи для каждой комнаты, какие коврики перед входной дверью они предпочитают и еще миллион тонкостей.

Комфорт в поездках

Обсудите с новым ассистентом каждую ситуацию: от любимого места в самолете до того, куда должны выходить окна спальни на вилле где-то на островах.

Информация о путешествиях руководителя и его семьи:

• данные бонусных карт авиакомпаний и групп отелей;

• любимые места в самолете;

• любимые отели;

• данные загранпаспортов и визы;

• анкеты предыдущих обращений за визой США;

• температура воды в бассейне;

• любимые направления в зависимости от времени года;

• предпочтительный тип трансфера;

• в каких аэропортах нужен ВИП-зал;

• на какие расстояния возможен трансфер вертолетом;

• какие игрушки берут дети в дорогу;

• какие виды спорта предпочтительны в поездках.

Хобби, спорт, медицина, SPA

Прежде чем передавать информацию о сферах развлечений и медицинских услуг, необходимо посоветоваться с руководителем, будет ли он наделять нового ассистента этим функционалом. Возможно, будет достаточно в целом обрисовать предпочтения руководителя и членов его семьи.

ЧТО БУДЕТ ПОСЛЕ: ОБОЗНАЧАЕМ КОМФОРТНЫЕ ДЛЯ СЕБЯ УСЛОВИЯ

Передача дел – это своего рода ритуал расставания. Вы заканчиваете начатое, передаете текущие нерешенные вопросы другому человеку и больше не общаетесь либо никогда, либо по данному функционалу, если переходите на другую должность в компании. Чтобы не остаться сидеть на двух стульях, особенно если вам этого совсем не хочется, важно проговорить с руководителем, кадрами и новым ассистентом детали вашего расставания.

Приемлемые сроки завершения работы

Сразу договоритесь, что после заявления об уходе вы столько-то недель исполняете свои обязанности, потом такое-то время находитесь в оплачиваемом отпуске с возможностью вам звонить. Не стоит рвать все связи и бежать от старого рабочего места, как от чумы, если, конечно, за вами не водится таких огромных проблем, что, получив трудовую книжку, вы сразу сядете в самолет в неизвестном направлении с билетом в один конец.

Если вам уже нашли замену, то тут все просто. Вы отрабатываете две недели или несколько дней, передаете дела и на остальные дни берете отпуск. Если же вас не хотят отпускать, но вы решили, что работа в этой компании вам больше не подходит, а замена никак не находится, нужно принимать волевое решение. И в этом случае качественная передача дел сыграет вам на руку.

На связи или нет?

Обязательно обозначьте границы для общения после увольнения. Если вы не против быть на связи постоянно, то со временем (это может быть неделя или год, кто знает) потребность в том, чтобы преемнику было необходимо у вас что-то спрашивать, отпадет сама собой. Однако если вам нужно приступить к делам на новом месте, уйти в декрет или просто нет желания больше вспоминать прошлую работу, обговорите срок, на протяжении которого готовы помогать с решением вопросов, и в какое время доступны.

Кому передать дела, если замена еще не найдена?

Если вы уходите по собственной инициативе, есть вероятность, что в силу личных обстоятельств вы не сможете дождаться, когда вам подберут замену. Рекрутеры будут не сильно спешить, руководитель будет долго рассматривать кандидатов, а может быть и так, что через честные две недели отработки вам нужно будет оказаться на другом конце света!

В такой ситуации важно грамотно и детально оформить передачу дел. Для этого вам нужно составить опись (описание всего, о чем говорилось выше) и отправить на почту руководителя и его заместителя, приложив распечатки к оригиналам документов, чтобы ваш последователь точно получил описание хотя бы на бумаге.

КАК ПРИНИМАТЬ ДЕЛА НА НОВОМ МЕСТЕ РАБОТЫ

Не сомневаемся, что ваше решение об уходе будет взвешенным и вы не пожалеете, что покинули компанию. Не забывайте, что на новом месте работы вы окажетесь в положении вашего преемника.

Может сложиться отличная ситуация: вам передадут дела так же качественно и продуманно, как их передали вы. Но может быть и по-другому – ваш предшественник кое-что передал и объяснил, однако толком ничего не понятно. А может быть и так, что ассистент до вас давно уволился и вообще ничего, кроме документов, на полках не оставил.

В первом случае вы счастливчик! Поблагодарите коллегу и пожелайте всего наилучшего!

Во втором случае вам можно только посочувствовать. Беритесь за дело! Вам срочно нужно разобраться, как все устроено, а если не получится – разработать и внедрить свою собственную систему.

В последнем случае все средства будут хороши. Любой источник информации вам в помощь. Проведите с руководителем короткую встречу и обсудите вопросы ближайшего будущего и его комфортного пребывания на работе и дома (если это необходимо). Далее знакомьтесь с коллегами и – действуйте! У вас все получится!

Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 10, 2018.

Источник

Эта статья посвящена участку работы, который есть в любой организации. Новичкам она поможет грамотно организовать данный процесс. А опытным специалистам – обучить своих подопечных. Ведь статья написана практиком, имеющим многолетний опыт работы как в классическом советском бумажном делопроизводстве, так и в смешанном документообороте современных банков.

Даны советы, на что стоит обратить внимание в самом начале – при получении документа. Далее анализируются все этапы обработки: прием и сортировка корреспонденции, регистрация, направление на рассмотрение руководству, принятие управленческого решения (наложение резолюции), направление документа на исполнение, контроль исполнения и подшивка в дело исполненного документа. Наглядно демонстрируется, как ход обработки входящего документа отражается на нем самом в виде появления новых реквизитов / отметок, а также в регистрационных формах организации.

От чего зависит обработка конкретного входящего документа?

Обработка входящих писем (и в целом входящей корреспонденции) начинается с момента поступления документа в вашу организацию. Начинать описывать данный процесс работы следует с анализа факторов, оказывающих прямое влияние на его организацию. По моему мнению, таковыми являются:

  • способ доставки корреспонденции;
  • содержание документа;
  • автор документа;
  • установленные сроки исполнения документа.

Способ доставки корреспонденции

Способы доставки корреспонденции аналогичны имеющимся в нашем распоряжении способам отправки корреспонденции. Понятно, что как документ отправил, так его и получил.

Наиболее древним способом доставки корреспонденции является курьерская. Под ним может скрываться как «мальчик на побегушках», так и офицер спецсвязи.

Услугами спецсвязи, как правило, пользуются государственные учреждения, направляющие «депеши» государственного значения.

Пример 1

Таким способом осуществляется почтовая переписка между Министерством иностранных дел России и посольствами РФ, расположенными в различных зарубежных странах. Помните, был такой советский фильм – «Дипкурьер». Да и сегодня, когда на пороге вашего учреждения появляется человек в зеленой фуражке, то у простого смертного начинает учащенно биться сердечко: ага, я принимаю участие в решении важнейших государственных дел (шутка)!

Но в каждой шутке есть и доля правды, ведь, вскрыв конверт, вы запросто можете прочитать на гербовом листе текст бессмертного классика: «К вам едет ревизор».

Если в штате вашей организации имеется служба доставки (курьерская служба), то доставку особо важных и срочных документов (в пределах родного города) вы доверите только ей. При этом будете уверены, что документы дойдут в кратчайшие сроки и будут переданы, что называется, из рук в руки.

А доставку документов в другой город, как правило, доверяют специализированным почтовым компаниям. Благо, сегодня у нас есть выбор. Все зависит только от репутации компании, размера вашего кошелька и необходимых сроков доставки. Также почтовым компаниям доверяют организацию массовой рассылки, например, подарков к новогодним праздникам.

Классическим способом доставки официальных писем как по территории нашей страны, так и за ее пределы, является почтовое отправление через ФГУП «Почта России»: простые, заказные письма, письма с уведомлением о вручении, ценные письма и т.д. Только приходится сожалеть, что такая разветвленная сеть, которая есть у этого государственного предприятия, такая марка, созданная не сегодня, уступает на рынке почтовых услуг молодым и часто западным компаниям. Отстает она по таким важным показателям, как культура обслуживания и технологии работы.

По электронной почте чаще всего доставляются разного рода информационные материалы, приглашения, реклама и т.д.

Однако сегодня многие госучреждения используют электронную почту (выделенные каналы связи) для организации официального межведомственного общения. Например, письмо может быть оформлено в электронном виде, подписано ЭЦП, зарегистрировано в СЭД и отправлено корреспонденту одним нажатием кнопки. Красота.

Иногда по электронной почте вы получаете электронные копии срочных документов, доставка которых на бумажном носителе будет осуществлена позднее обычной почтой (для этого в современном делопроизводстве используется такой термин, как «досыл»).

Итак, мы видим, что в современную организацию корреспонденция может поступать различными способами. И выбранный вариант напрямую зависит от содержания документа, его актуальности / срочности, что существенно влияет на его дальнейшую обработку.

Такое количество современных средств доставки корреспонденции удобно только для отправляющей стороны. А вот сотрудников, осуществляющих прием корреспонденции, оно может «перегрузить».

Пример 2

Допустим, вы работаете в небольшой, но достаточно активно развивающейся конторе. В службе ДОУ два, от силы три человека. И целый день бегаете на ресепшен, принимаете почту у курьеров, просматриваете Outlook (заметьте, курьеры и электронная почта не работают по расписанию). Еще у вас не разобрана гора корреспонденции, полученной из местного отделения связи (хорошо, что хоть «Почта России» доставляет корреспонденцию один раз в день; при этом многие организации самостоятельно получают корреспонденцию в почтовом отделении, не доверяя такую важную процедуру почтальону, который тоже человек: может заболеть, уйти в отпуск или просто не явиться).

И тут на пороге появляется фельдъегерь. Вы все бросаете – и к нему, получать особо важный документ, с которым вы будете бегать весь оставшийся рабочий день…

Автор документа

Вторым важным фактором, влияющим на процесс обработки входящей корреспонденции, является авторство документа. Конечно, документы, поступившие от имени министра вашей отрасли, должны быть обработаны в срочном порядке и немедленно переданы руководителю на рассмотрение.

Содержание документа

Современные делопроизводственные процессы предполагают разработку для отдельных групп документов специальных маршрутов, характерных для документов определенного содержания.

Пример 3

Если вы используете систему электронного документооборота, то поступивший типовой документ можете направить по соответствующему маршруту одновременно всем заинтересованным лицам или выстроить маршрут движения документа таким образом, чтобы он в автоматическом режиме передавался от одного сотрудника следующему.

Также для отдельных групп документов можно разрабатывать «обратные» маршруты, т.е. не от руководителя к исполнителям, а от исполнителей к руководителю.

Если внимательно прочитать содержание поступающих писем, то можно смело классифицировать их по следующим признакам:

  • письма, содержащие какое-либо требование, просьбу, предложение, жалобу, т.е. письма-запросы, требующие совершения каких-либо действий или принятия решений;
  • письма-ответы на направленные вами инициативные документы;
  • справочно-информационные письма.

Только по наименованию «письма-запросы» понятно, что данный вид документов требует тщательной проработки, и работа с документом этой группы может включать в себя все стадии обработки входящей корреспонденции, начиная с регистрации и заканчивая контролем исполнения. К письмам данного типа можно отнести и так называемые циркулярные, направляемые из вышестоящих организаций в подведомственные. В этих письмах перед вашей организацией ставятся какие-либо задачи, требующие обязательного, а иногда и безотлагательного исполнения. Поэтому для данной категории служебных писем важны два фактора: необходимость исполнения и, как следствие, сроки исполнения.

Письма-ответы являются ответными документами на ваши запросы, просьбы, предложения, требования и прочие инициативные письма, направленные в другие организации с целью решения каких-либо ваших задач. Чаще всего письма-ответы не требуют дальнейших действий, кроме их передачи сотрудникам, инициировавшим рассмотрение данного вопроса.

Справочно-информационные письма по своей сути не содержат элемента «необходимость исполнения» и чаще всего исполнению не подлежат – у них краткая жизнь: прочитал, принял к сведению и выбросил в корзину.

Срок исполнения

Сроки исполнения могут быть установлены типовой инструкцией по ведению делопроизводства и растянуты до 1 месяца. Но для отдельных видов документов сроки исполнения установлены специальными нормативными актами, по которым они могут исчисляться в днях, например, с момента поступления письма в организацию. Поэтому для документов с различными сроками исполнения целесообразно разрабатывать и различные процессы их обработки.

Эту важную тему в прошлом полугодии мы подробно рассмотрели в своем журнале, опубликовав несколько статей.

А сейчас мы показали, на что нужно обращать внимание, выстраивая процесс работы с входящей корреспонденцией. В современном мире жестких сроков и правил, огромного потока информации не допустимо направлять движение этого информационного потока в одно русло, очень легко захлебнуться в этой быстрой и бушующей горной реке.

Этапы процесса работы с входящей корреспонденцией

Процесс работы с входящей корреспонденцией можно разбить на этапы:

  • прием;
  • сортировка;
  • регистрация корреспонденции;
  • направление документов адресатам для принятия управленческого решения;
  • направление документов на исполнение;
  • исполнение документов;
  • организация контроля исполнения документов;
  • формирование исполненных документов в дела.

Процесс работы с входящей корреспонденцией, как и любой другой бизнес-процесс, помимо составляющих его элементов обязательно описывает или регламентирует производственную деятельность его участников. Для каждого участника процесса характерна определенная роль. В данном случае роли могут быть распределены так:

  • Руководитель – это руководитель учреждения или структурного подразделения. Рассматривает поступившие на его имя документы, принимает по ним управленческое решение, оценивает результат исполнения.
  • Ответственный исполнитель – сотрудник учреждения, указанный в резолюции Руководителя как «Ответственный исполнитель». Получает в соответствии с резолюцией Руководителя документ для его дальнейшего исполнения, организует работу соисполнителей, докладывает Контролеру о ходе исполнения документа.
  • Исполнитель – сотрудник учреждения, указанный в резолюции Руководителя как «Исполнитель». Получает в соответствии с резолюцией Руководителя документ для его дальнейшего исполнения, отчитывается перед Руководителем или Контролером о ходе исполнения поручений по документу. При наличии Ответственного исполнителя является соисполнителем.
  • Контролер – сотрудник учреждения, указанный в резолюции Руководителя как «Контролер» либо являющийся таковым на основании внутренних нормативных документов организации. Получает от Ответственного исполнителя и соисполнителей отчеты о ходе исполнения документа. Принимает решение о завершении работ по документу и снятии его с контроля.
  • Секретарь – секретарь руководителя. Получает документы на бумажном носителе для дальнейшего их доклада Руководителю, вносит в регистрационные материалы отметки о движении документов.
  • Делопроизводитель – сотрудник службы ДОУ. Отвечает за получение, сортировку, регистрацию, занесение сведений о документе в регистрационные материалы, отправку документа на резолюцию, направление документа на исполнение, ведение контроля за ходом исполнения документа. Получает от исполнителей отчеты о завершении работ по исполнению документа, направляет отчеты Контролеру. По поручению Контролера возвращает документы на доработку или снимает их с контроля.

Также, с моей точки зрения, необходимо ввести и такие понятия, как стадия жизненного цикла служебного письма или статус документа, в зависимости от которого у каждого участника процесса могут быть свои четко определенные функции / обязанности (см. Таблицу 1).

Таблица 1. Функции участников на различных этапах процесса обработки входящей корреспонденции

Прием входящей корреспонденции

Будем рассматривать три источника поступления документов в организацию: отделение почтовой связи ФГУП «Почта России», курьер и электронная почта.

Доставка корреспонденции из почтового отделения осуществляется, как правило, один раз в день, чаще всего утром.

Документы, поступающие из почтового отделения, могут сопровождаться почтовым реестром, в котором указывается общее количество почтовых отправлений, доставленных в ваш адрес. Если на имя вашей организации поступили заказные почтовые отправления, то на них будет составлен отдельный почтовый реестр. Как правило, в эти реестры включается не только корреспонденция, направленная вам из других организаций, но и корреспонденция, отправленная вами, но возвращаемая на ваш адрес по каким-либо причинам. Причинами возврата могут быть неверно указанный адрес получателя, доставка почтовых уведомлений о вручении вашего письма адресату и др.

Если вы получаете заказные письма, то имейте в виду, что ваш корреспондент имеет право и возможность проверить факт доставки документа в вашу организацию. Поэтому рекомендую внимательно сличать полученные конверты с реестром перед проставлением на нем подписи, даты и времени доставки. Так как такую работу приходится выполнять ежедневно, можно изготовить специальный штамп, который сократит время на заполнение подобных документов. Иногда вашу подпись на почтовом реестре требуется заверить печатью. Если же у вас появится специальная печать для экспедиционной обработки документов, то вам не придется с каждым реестром отправляться на поиски гербовой печати. Как правило, для курьеров и сотрудников почтового отделения на оттиске печати достаточно наименования организации, отправляющей / получающей корреспонденцию.

Пример 4. Образцы штампа и печати экспедиции

Если вы имеете дело с курьерской доставкой, то вам также придется расписываться в получении документа, а в некоторых случаях (например, если документ доставлен сотрудником спецсвязи) и заверять свою подпись печатью.

Итак, корреспонденция получена. Вы сверили почтовые реестры с имеющимися в вашем распоряжении документами. Если обнаружили расхождения между реестром и фактическим наличием документов, то об этом нужно немедленно сообщить в организацию, доставившую корреспонденцию, и составить соответствующий акт.

Внимание! Расписываться в реестрах можно только тогда, когда вы полностью уверены, что все документы, указанные в них, доставлены в целости и сохранности.

Потрудитесь проверить, все ли конверты адресованы вашей организации. Ошибочно доставленные почтовые отправления немедленно возвращаются в почтовое отделение или доставившему их курьеру, о чем также делается соответствующая запись в реестре. Например, «Заказное письмо № 120320113516 доставлено ошибочно».

Доставка документов по электронной почте может осуществляться как в рамках межведомственного электронного документооборота, так и между различными организациями и гражданами, не участвующими в этом процессе.

Получение документов по электронной почте также начинается с проверки комплектности и целостности корреспонденции. В первую очередь следует проверить, верно ли указано наименование получателя. Ведь не только на конвертах могут быть ошибки. Если вы обнаружили, что электронное письмо доставлено не по адресу либо в сообщении не хватает вложений, то немедленно сообщите об этом корреспонденту.

Первичная сортировка входящей корреспонденции

Вторым этапом обработки входящей корреспонденции является ее первичная сортировка по адресатам, а затем на регистрируемую и нерегистрируемую корреспонденцию.

Как мы знаем, регистрация документов зависит от формы делопроизводства, принятой в организации. При централизованной форме все поступившие в организацию документы регистрируются в одном структурном подразделении. При децентрализованной – каждое подразделение самостоятельно регистрирует «свои» документы. При смешанной форме делопроизводства возможны различные варианты, например, место регистрации может зависеть не только от того, на чье имя поступил документ, но и от его содержания.

Итак, внимательно читаем наименование адресата на конвертах и раскладываем почту. Для сортировки почты можно применять специальные стеллажи с ячейками, папки, почтовые ящики и т.д. Конечно, нечто подобное присуще обычным почтовым ящикам. Это наиболее удобный способ сортировки: можно быть уверенным в том, что никто, кроме адресата, не прочитает и не унесет его почту. Если вы для этой цели используете папки, то обязательно следите за тем, чтобы они лежали на строго отведенном месте, что позволит избежать неразберихи в документах.

Почту разложили, остались только те документы, регистрация которых осуществляется в вашем структурном подразделении. Теперь вскроем конверты и ознакомимся с их содержимым. Кстати, конверты с надписью «Лично», как правило, никем не вскрываются, а передаются адресату.

В каждой организации непременно есть перечень документов, не подлежащих регистрации. Регистрации, конечно, не подлежат рекламные материалы, поздравления и прочее. Хотела добавить в этот список и подписные издания, но опыт показывает, что если не регистрацию, то их учет осуществлять все-таки необходимо.

Точно так же регистрации не подлежат бухгалтерские документы – счета, акты и прочее. Но если вы уже сталкивались с подобными документами, то должны знать: все, что не зарегистрировано, то обязательно потеряется. А утрата документов может привести к различного рода штрафным санкциям в отношении вашей организации. Поэтому бухгалтерские документы также можно регистрировать, но желательно выделять в отдельную группу и, как позволяют нам современные СЭД, моделировать для их обработки специальные маршруты.

Поэтому, к моему глубокому сожалению, список нерегистрируемых документов получается чрезвычайно кратким.

Далее, руководствуясь своим опытом, посоветую из общей массы поступивших документов выделить те, которые подлежат немедленному докладу руководству. Их вы будете регистрировать в первую очередь. Затем выберите документы, срок исполнения которых установлен каким-либо нормативным правовым актом и очень краток, например, 3 рабочих дня.

Немедленному докладу подлежат, как правило, документы, поступившие из вышестоящих или курирующих организаций, содержащие какие-либо поручения или требования в отношении вашей организации.

Также отметим, что документы с грифом, например, «ДСП», чаще всего регистрируются в отдельных учетных регистрах.

Итак, вы просмотрели всю поступившую корреспонденцию, провели ее первичную сортировку. И сейчас мы готовы начать ее регистрацию.

Регистрация входящей корреспонденции

Регистрация поступивших документов возлагается на сотрудников службы ДОУ, а при децентрализованной форме делопроизводства – на секретарей или делопроизводителей структурных подразделений.

Регистрация подразумевает внесение определенных метаданных документа в регистрационные материалы с целью фиксации факта поступления документа в организацию, что в дальнейшем позволит отслеживать не только движение документа между структурными подразделениями и место его хранения, но и результат его исполнения.

Регистрация может осуществляться:

  • как на бумажном носителе (в этом случае ведется стандартный Журнал регистрации входящих документов или оформляются контрольно-регистрационные карточки (далее – РК)),
  • так и в электронном виде:
    • визуально для пользователя СЭД это может выглядеть как заполнение метаданных регистрируемого документа в тот же Журнал или в отдельную регистрационную карточку;
    • если на СЭД денег пока нет, то можно использовать широко распространенную офисную программу MS Excel, ведя в ней электронную таблицу по форме привычного нам Журнала регистрации. В ней потом можно будет быстро сортировать, фильтровать и находить интересующую вас информацию.

Конечно, СЭД удобна. Во-первых, она позволяет использовать различные справочники (например, справочник корреспондентов, справочник видов почтовой доставки, справочник сотрудников организации и т.д.). Во-вторых, с помощью СЭД легко отслеживать жизненный цикл документа, формировать любые отчетные формы, а также, что наиболее важно, организовывать коллективную работу с документами.

При регистрации входящей корреспонденции, как правило, используется стандартный набор реквизитов, которые вписываются в журнал регистрации или РК на первом этапе обработки входящего письма:

  • регистрационный номер входящего документа;
  • дата регистрации (поступления) документа;
  • дата и регистрационный номер поступившего документа;
  • сведения о корреспонденте (наименование организации – автора документа; должность и Ф.И.О. лица, подписавшего письмо);
  • краткое содержание письма;
  • способ доставки (если письмо доставлено заказным почтовым отправлением, можно проставлять в регистрационные материалы и номер заказного почтового отправления, что удобно, когда несколько документов пришло в одном конверте);
  • количество полученных экземпляров письма;
  • номер полученного экземпляра;
  • сведения об адресате (Ф.И.О. и должность лица, на имя которого поступило письмо, хотя оно может быть адресовано и самой организации без указания конкретного должностного лица);
  • кому (Ф.И.О. и должность) входящий документ передается для принятия управленческого решения, ознакомления или исполнения.

Также основным элементом регистрации входящих писем с помощью современных СЭД является присоединение к РК документа его электронного образа. Если документ поступил в организацию на бумажном носителе, то он сканируется и получившийся файл прикрепляется к РК. Если документ поступил в электронном виде, то его файл просто прикрепляется к регистрационной карточке. Современные СЭД позволяют в автоматическом режиме регистрировать поступившие документы непосредственно из электронной почты или из самого открытого электронного документа.

Если ваша организация является участником межведомственного электронного документооборота или вы и ваш корреспондент используете одну и туже СЭД, регистрация (т.е. первичное заполнение полей РК в вашей системе) может осуществляться в автоматическом режиме.

После того, как мы внесли в регистрационные материалы все сведения о поступившем письме, давайте присвоим ему статус «Зарегистрировано». Далее не забудьте на документах, поступивших на бумажных носителях, проставить регистрационный штамп. Обычно он размещается в правом нижнем углу первой страницы документа и состоит из следующих элементов:

  • наименования организации;
  • даты регистрации документа (иногда добавляют время получения);
  • входящего регистрационного номера (не путать с номером, присвоенным документу его автором).

Пример 5. Первичная регистрация документа в Журнале входящей корреспонденции

Пример 6. Зарегистрированное входящее письмо

Как вы видите из реквизитов поступившего документа (из Примера 6) и регистрационных материалов (Журнал из Примера 5), мы не только внесли метаданные о вновь поступившем документе, но и указали также, что полученное письмо является ответным (см. графу 6 Журнала).

К сожалению, только электронные формы регистрации позволяют наиболее полно фиксировать необходимые сведения о документе.

Например, СЭД позволит нам не только указать, что поступившее письмо является ответным, но и с помощью системы связок объединить РК двух документов в один комплекс.

Теперь представьте, что письмо-ответ первоначально было отправлено в налоговую инспекцию не по почте, а в виде электронного сообщения и уже было зарегистрировано в СЭД налоговой. И вы оцените преимущества электронного документооборота, когда система сама проанализирует вновь зарегистрированный документ по определенным параметрам и сообщит регистратору о том, что данный документ уже зарегистрирован и в настоящий момент регистрируется повторно. Представьте, сколько времени вам потребовалось бы, чтобы пролистать регистрационный журнал и выявить дубляж!

Также СЭД помогут делопроизводителю зарегистрировать «энное» количество однотипных писем, поступивших от одного корреспондента. Например, банк получил из налоговой инспекции одновременно 15 запросов о предоставлении информации о движении денежных средств на счетах клиентов банка. 15 одинаковых писем, отличающихся одно от другого только регистрационным номером и наименованием клиента банка, о котором запрашивается информация. СЭД легко создаст на основе уже зарегистрированного документа новый, скопировав в соответствующие поля РК повторяющуюся информацию. Пользователю останется только внести индивидуальные данные.

Регистрация сопроводительных писем. Как известно, с помощью сопроводительных писем направляются или пересылаются важные документы (договорная документация, циркулярные письма и др.). В этой связи делопроизводители часто задаются вопросом, какой документ регистрировать – сопроводительное письмо или тот документ, который оно сопровождает? В этой ситуации нужно ответить на вопрос: по каким параметрам вы в дальнейшем будете осуществлять поиск документов? Чаще всего его приходится вести по данным «сопровождаемого» документа. Поэтому удобнее основным документом все-таки считать «сопровождаемый» документ, а сопроводительное письмо прикреплять в виде связанного документа. Например, в регистрационной карточке входящего документа СЭД «ДЕЛО» для этой цели предусмотрена специальная закладка, которая так и называется – «Сопроводительный документ».

Направление документов на рассмотрение руководителю

Оригиналы зарегистрированных входящих документов на бумажном носителе передаются секретарю для их дальнейшего доклада руководителю. В крупных компаниях до передачи документов руководителю помощником готовятся проекты резолюций, которые оформляются на специальных бланках, так называемых «бегунках». «Бегунок» может содержать только реквизиты руководителя: его должность и фамилию, имя, отчество или же иметь типовую форму. При разработке типовой формы «бегунка» особое внимание следует уделять содержательной части резолюции, необходимо предусмотреть место для написания текста резолюции, для указания фамилии должностного лица, на которого будет возложен контроль исполнения данного документа, а также фамилии ответственного исполнителя и соисполнителей. Также желательно предусмотреть место для проставления отметки о постановке документа на контроль и срока исполнения документа (его лучше указывать не в днях, а в виде конкретной даты). См. Пример 7 на следующей странице.

В последнее время с внедрением в крупных организациях СЭД документы на бумажных носителях не передаются руководителю, ему направляется только его электронная копия. СЭД позволяют решить вопрос и с подготовкой проекта резолюции, которая также готовится помощником руководителя в электронном виде и пересылается руководителю с целью ее дальнейшей доработки и утверждения.

Но вернемся к бумажному документообороту.

Момент передачи документов от делопроизводителя секретарю руководителя очень важен, так как довольно часто приходится объявлять «розыск пропавших документов», в то время как они спокойно лежат в кабинете руководителя. Поэтому факт передачи документов от делопроизводителя секретарю и обратно требует ведения строжайшего учета.

Для этого еще необходимо оставить только один маршрут движения документов от руководителя к исполнителю: руководитель – секретарь – делопроизводитель – исполнитель. Иначе руководитель, передающий документы непосредственно исполнителям «из рук в руки», сам создает предпосылки для бесконтрольного движения документов, что ведет не только к несвоевременному исполнению, но и к утрате документов.

Если вы ведете только «бумажное» делопроизводство, то единственным вариантом фиксации факта передачи документов руководителю (или его секретарю) будет перечень (список номеров) передаваемых документов.

Если же вы работаете в СЭД, то секретарю, получившему входящую корреспонденцию, остается только сверить наличие передаваемых документов на бумажном носителе с документами, зарегистрированными в системе. Также удобно использовать стадии жизненного цикла электронного документа. Вы помните, после регистрации мы установили для зарегистрированных в системе документов стадию «Зарегистрировано». Секретарь, получив документы на бумажном носителе и сверив их с данными системы, может присвоить им новый статус: «На рассмотрение».

Руководитель, получивший документ, принятое по нему управленческое решение оформляет в виде резолюции, которая пишется на самом документе (см. текст курсивом на фрагменте входящего письма в Примере 8) или оформляется на прикрепленном к нему «бегунке» (Пример 7). «Бегунок», содержащий резолюцию руководителя, является неотъемлемой частью документа и подлежит дальнейшему хранению вместе с ним.

Пример 7. Оформление на отдельном листе типовой резолюции – «бегунка»

Текст резолюции должен четко указывать, кому, что и когда нужно сделать, а также содержать дату ее наложения и подпись руководителя. Кстати, если заготовка «бегунка» содержит сведения, которые в итоговой резолюции должны быть иными (например, исполнителем руководитель решил назначить Иванова, а не Петрову, которую помощник уже вписал в проект резолюции на «бегунке»), то вместо перепечатки «бегунка» или внесения в него исправлений вручную можно оформить резолюцию на самом документе.

Пример 8. Оформление резолюции вручную на самом входящем документе

Бумажные документы с резолюцией руководителя передаются секретарем в отдел ДОУ для дальнейшего исполнения, о чем делается соответствующая запись в учетных документах секретариата, или факт возврата документов фиксируется с помощью изменения стадии жизненного цикла документа, которым присваивается следующий статус – «На исполнение».

Направление документов на исполнение

На этом этапе работы с входящей корреспонденцией перед сотрудниками службы ДОУ стоят две задачи:

  • во-первых, перенести в регистрационные материалы резолюцию руководителя (текст резолюции (т.е. поручение руководителя), а также фамилии должностных лиц, которым будет направлен документ на исполнение и для осуществления контрольной функции);
  • во-вторых, передать документы в структурные подразделения на исполнение или ознакомление.

Не забудьте, что если в резолюции руководителя указан срок исполнения документа или проставлена отметка «На контроль» / «Контроль», то службе ДОУ необходимо осуществлять контроль исполнения этого документа. В регистрационном журнале признак контрольности может проставляться в графе «Регистрационный номер» (она идет первой и сразу видна), или в графе «Резолюция» (как в Примере 9), или в специально отведенной для этого графе.

Современные СЭД позволяют ставить документы на контроль в автоматическом режиме при вводе в регистрационные материалы определенных параметров, например, плановой даты исполнения документа. Кроме того, и в этой ситуации можно использовать стадии жизненного цикла документа, присвоив ему стадию «На контроле».

При работе с бумажными носителями делопроизводители должны каким-то образом передать документы исполнителям. Например, делопроизводители раскладывают их по все тем же папкам, ячейкам или почтовым ящикам структурных подразделений и ждут, когда сотрудники данных подразделений придут за документами. В некоторых организациях для доставки документов между подразделениями используют труд внутренних курьеров, которые разносят документы в соответствии с установленным графиком.

А при работе в СЭД рассылка исполнителям электронных документов осуществляется в автоматическом режиме сразу же после оформления резолюции руководителя. И документ поступает исполнителю уже через несколько секунд после нажатия волшебной кнопки «Ок».

А сейчас продемонстрируем образец входящего письма и обозначим, на каких этапах обработки какие отметки на нем появляются и – одновременно – какие сведения вносятся в Журнал регистрации.

Пример 8. Отражение этапов обработки входящего документа на нем самом и в Журнале регистрации

Исполнение документов

Ответственность за исполнение документов (входящих писем и поручений по ним) возлагается на сотрудников организации, назначенных исполнителями в соответствии с:

  • резолюцией руководителя;
  • должностными обязанностями;
  • утвержденным бизнес-процессом.

Руководствуясь правилами классического делопроизводства, ход работы исполнителя с документом и ее результат отражается в регистрационных материалах (например, в графах / полях «Ход исполнения» и «Отчет об исполнении»). На самом документе проставляется, как правило, только отметка об исполнении документа без деталей хода исполнения (соответствующая запись оформляется на нижнем поле документа)

Задача делопроизводителя на этом этапе состоит только в том, чтобы принимать от исполнителей отчеты о проделанной работе и при необходимости переносить их в регистрационные формы. Основанием для внесения записей о ходе исполнения документа является письменный или устный отчет ответственного исполнителя о проделанной работе.

В графу «Ход исполнения» вносятся основные этапы работы с документом или причины, послужившие основанием для продления (переноса) срока исполнения документа. Например, «25.08.2011 проведена встреча с партнером, достигнута предварительная договоренность, направлены документы для разработки договора сотрудничества» или «В связи с тем, что требуется дополнительная проверка и 11.08.2011 запрошены копии платежных документов, прошу перенести срок исполнения на 20.08.2011».

В графу «Отметка об исполнении» вносятся сведения об исполнении документа в целом: «15.08.2011 проведена камеральная проверка ОАО «Алатырь». Отчет о проверке представлен руководству 18.08.2011». Если исполнение документа оформлено ответным письмом, то указывается дата и номер ответного документа, например, «Исх. № 1561/12 от 25.08.2011».

Если вы работаете в СЭД, особое внимание необходимо уделить так называемым «пустым» отчетам: когда сотрудники, получившие документы на исполнение, просто проставляют отметку «Исполнено», не задумываясь о том, что они одним нажатием клавиши отчитываются об исполнении документа, а не о его прочтении. Исполненным считается только тот документ, по которому решены все поставленные в нем вопросы. «Пустой» отчет ответственного исполнителя с текстом вроде «Выполнено» или «Исполнено», без указания конкретных сведений об исполнении делопроизводителем, приниматься не должен, а поручение должно быть направлено на доработку.

Исполнив документ, исполнитель обязан на нем (на нижнем поле документа) оформить отметку об исполнении. Если совершено какое-либо действие, то исполнитель в отчете об исполнении описывает это действие, проставляет дату совершения действия, личную подпись и дату оформления отметки об исполнении. См. Пример 9. Так поступают при бумажном делопроизводстве. При работе в СЭД подобные сведения могут сразу вноситься в систему либо опять же оформляться исполнителем на бумажном документе с проставлением своей подписи, а потом они переносятся еще и в СЭД им самим или же делопроизводителем. В этот момент документ переходит на следующую стадию своего жизненного цикла – «Отчет об исполнении».

Организация контроля исполнения

Контроль исполнения документов по существу полностью ложится на плечи сотрудника, назначенного контролером. На сотрудников службы ДОУ возлагается лишь ведение «технической» стороны контроля: проверка факта исполнения документа «выполнено / не выполнено», а также соблюдения сроков исполнения.

К сожалению, журнальная форма регистрации тем и неудобна, что не позволяет осуществлять оперативный контроль исполнения документов. Ведение контрольной функции в автоматическом режиме является одним из преимуществ СЭД, которые позволяют получать информацию о документах, находящихся на контроле в различных разрезах: видеть документы, находящиеся на исполнении как у отдельных сотрудников, так и у конкретного подразделения в целом; документы, срок исполнения которых истекает в определенную дату и т.д.

Конечно, текущий контроль удобнее всего осуществлять, ориентируясь на сроки исполнения, отсортировав документы соответствующим образом. Не стоит забывать и о промежуточном контроле, который проводится за несколько дней до установленного контрольного срока. Сегодня для проведения промежуточного контроля используют систему «напоминаний», которые направляются исполнителям в автоматическом режиме.

По одному документу может быть принято несколько управленческих решений, которые будут оформлены в виде нескольких поручений. Причем у них могут быть установлены разные сроки исполнения! И каждое поручение надо ставить на контроль, что в дальнейшем приведет к контролю за исполнением не только документа в целом, но и каждого поручения в отдельности.

Поэтому сегодня различают понятия «поручение» и «резолюция», обычная «резолюция» и «контрольная резолюция», обычное «поручение» и «контрольное поручение» или «контрольный документ». Один документ может иметь одновременно несколько обычных и контрольных поручений. При этом, например, если резолюция вышестоящего руководителя не имеет ни одного контрольного поручения, то и сам документ в целом не будет считаться контрольным.

Если у вас нет системы электронного документооборота, то рекомендуем вести Журнал регистрации все-таки не в бумажной форме, а хотя бы в электронной таблице в MS Excel или MS Access. В случае необходимости контроля нескольких поручений, выданных по одному документу, вы сможете завести их в таблице отдельными строками:

  • в первой из которых вы заполняете все графы,
  • а во всех последующих повторяете только входящий номер и дату поступления документа (для его идентификации), а также заполняете те графы, которые содержат индивидуальную информацию о выданном поручении и его исполнении.

Осуществление контрольных функций службой ДОУ будет менее обременительным, если информация об исполнении поручений будет вноситься своевременно, по мере обработки как входящих, так и исходящих документов. Например, если вы регистрируете исходящий документ, который одновременно является ответным письмом на какой-либо входящий документ, то не поленитесь и внесите информацию в регистрационные материалы входящего письма, а по возможности и снимите его с контроля.

Документ снимается с контроля лишь контролером. Исполнитель, доложив об исполнении документа, только просит снять его с контроля (см. отметку № 3 на входящем письме из Примера 9). Также «попросить» это сделать могут и иные сотрудники, «заметив» изменение ситуации.

После снятия документа с контроля в регистрационных материалах признак контрольности признак контрольности заменяют на признак «снято с контроля»: в системах электронного документооборота признак теряет свою яркую (часто красную) окраску «снято с контроля» в системах электронного документооборота , а в журнале регистрации яркую букву можно просто перечеркнуть «снято с контроля» в журнале регистрации . Отметку о контроле, проставленную на самом документе, не изменяют (в нашем Примере 9 это штамп «Контроль», он не перечеркивается).

В этот момент документу может быть установлен новый статус – «Исполнено. Снято с контроля».

Формирование документов в дела

Исполненные в делопроизводстве входящие письма формируются в дела по следующим признакам:

  • по содержанию (предметно-вопросному признаку) документов (например, в одно дело формируется переписка о направлении / получении отчетов);
  • по географическому признаку (в одно дело формируются документы, поступающие / отправляемые из одного региона);
  • по корреспондентскому признаку (в одно дело формируется переписка с одним корреспондентом) и так далее.

Формирование дел с наименованиями «Входящие» и «Исходящие» допустимо только в том случае, если между документами, сформированными в эти разные дела, будет установлена тесная связь. Например, на входящем документе обязательно указывается номер и дата ответного документа, а также номер дела, в которое он подшит. Точно такая же информация должна содержаться и в регистрационных материалах. Иначе вам придется долго искать или письмо-запрос, или ответ на него.

Номер дела по номенклатуре, в которое после исполнения будет подшит документ, может входить в состав его регистрационного номера. Это в равной мере касается как номера, присваиваемого автором документа, так и входящего номера, присваиваемого получателем письма.

Делопроизводителем на документе делается соответствующая надпись: «В дело № 01-15», и эти же сведения переносятся в регистрационные материалы (см. в Примере 9 последнюю 15 графу Журнала и отметку под № 4 на входящем письме).

* * *

По работе с входящей корреспонденцией часто составляются различного рода аналитические отчеты:

  • отчет о контроле исполнения документов (предоставляются как количественные, так и качественные показатели);
  • отчеты о количестве поступивших документов в целом и в разрезе структурных подразделений;
  • отчеты о тематике входящих документов или о регионах, с которыми ведется переписка, и т.д.

Поэтому сегодня устаревшие формы работы с документами на бумажных носителях отходят на задний план, уступая место электронному документообороту. Журнальная форма регистрации остается жить только в особо секретных учреждениях, и ее место в делопроизводственных процессах уверенно занимают системы электронного документооборота и «мастер на все руки» MS Excel.

Источник

Понравилась статья? Поделить с друзьями:
  • Биощит от личинки майского жука инструкция
  • Китайский видеорегистратор зеркало инструкция на русском языке бесплатно
  • Кардосал плюс инструкция по применению цена отзывы аналоги таблетки
  • Магнитола хендай солярис 2012 инструкция по эксплуатации
  • Ремедин хлор официальная инструкция по применению скачать