Докладная записка — образец ее структуры какими-либо нормативными актами не установлен. Рассмотрим, как может выглядеть образец докладной записки, и определим, какие элементы ее составляют, в нашей статье.
Что это за документ — докладная записка
Докладная записка — это инструмент информирования руководства фирмы или иных сотрудников, компетентных принимать кадровые и управленческие решения, о событиях, значимых с точки зрения устойчивости системы менеджмента, перспектив развития бизнеса.
Бывают докладные записки позитивного характера, например о значительном перевыполнении тем или иным сотрудником установленного плана по продажам или выпуску товара. Но иногда в фирме может составляться и негативная докладная записка — в этом случае она часто содержит информацию о пренебрежении работником своими должностными обязанностями.
Как зафиксировать факт невыполнения работником должностных обязанностей, пошагово разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.
Составителем докладной записки может быть:
- рядовой сотрудник — в этом случае документ, как правило, адресуется его непосредственному руководителю;
- начальник структурного подразделения фирмы — тогда записка обычно направляется руководителю фирмы.
Так или иначе, докладная записка в основном составляется человеком, занимающим более низкую должность, и направляется вышестоящему сотруднику с тем, чтобы тот, имея определенные полномочия, принял какое-либо решение в отношении описанного в документе события.
Как написать докладную: правила составления и структура документа
Докладная записка — документ, который должен включать:
- сведения о составителе (Ф. И. О., должность);
- сведения о получателе (Ф. И. О., должность);
- наименование: «Докладная записка»;
- текстовый блок, где описывается событие, о котором составитель счел нужным проинформировать руководство, анализируются возможные вызвавшие его причины, мотивы действующих лиц;
- текстовый блок, где составитель записки рекомендует руководству принять определенное решение относительно события, о котором рассказано в предыдущем блоке.
Составитель докладной записки также должен указать в документе дату его составления и поставить свою подпись.
Где ознакомиться с примером докладной записки
Не знаете, как писать докладную записку? Наши эксперты решили помочь вам в ее составлении. Образец докладной записки вы можете скачать на нашем сайте.
Скачать образец докладной записки
Итоги
Докладная записка — инструмент, предназначенный для оперативного информирования руководства о значимых для фирмы событиях на уровне взаимоотношений в коллективе, коммуникации сотрудников с менеджерами, клиентами, представителями других фирм.
Исследовать иные значимые аспекты кадрового менеджмента на российских предприятиях вы можете в статьях:
- «Как провести кадровый аудит?»;
- «Кадровые документы, которые должны быть в организации».
Записка – это информационно-справочный документ, главная функция которого – обмен сведениями между лицами, подразделениями. Отличается вспомогательным характером. Существует множество видов записок: служебные, аналитические, докладные, пояснительные. Эти разновидности документов часто путают между собой из-за минимальных отличий между ними. Рассмотрим основные виды бумаг.
Служебная записка
Служебная записка – это документ информационного характера, нужный для передачи сведений между работниками и руководителями отделов, компаний и подразделений. Сообщения для передачи могут быть самыми различными: от оповещений от деятельности организации до уведомлений о ЧП, жалоб.
Главная цель составления такой записки – согласование вопросов, связанных с деятельностью компании. Оформляется документ тогда, когда решить проблему в устном порядке невозможно. На основании записок могут оформляться распоряжения.
Функции
Потребность в составлении записок появляется при наличии этих обстоятельств:
- Оперативное уведомление руководителей о появившейся проблеме.
- Поиск пути решений проблемы.
- Согласование предстоящей работы.
- Запрос необходимых сведений.
- Формирование инструкций.
- Извещение о чем-либо.
- Объяснение той или иной вещи.
- Согласование с сотрудниками или руководителями.
СЗ не входит в ОКУД, а потому сведения из нее не должны содержать приказы/распоряжения. Форма записки не оговорена в законе. Она может разрабатываться организацией самостоятельно. Разработанную форму нужно закрепить внутренним актом. К примеру, образец СЗ может содержаться в инструкции по делопроизводству.
Докладные записки
Основное отличие докладных записок – их получатель. Такие документы направляются вышестоящим сотрудникам: главбухи, руководители, замы. Причем ДЗ может отправляться не только руководителям своей компании, но и управленцам сторонней фирмы. Составляются они для информирования руководства о чем-либо. К примеру, это может быть уведомление о выполнении работ, о решении проблемы. Докладная записка наделяется юридической силой.
Обычно документ носит информационный или отчетный характер. Иногда записка может составляться с целью уведомления о ЧП.
Разновидности
Докладные записки подразделяются на виды в зависимости от своего содержания:
- Инициативные. Содержат какую-либо инициативу. Служат побуждением для принятия какого-либо решения.
- Отчетные. Необходимы для уведомления о завершении работы, выполнении распоряжений.
- Информирующие. Документ содержит сведения о деталях работы, об их итогах.
Записки также могут быть внешними и внутренними. Первые отправляются в другие компании, вторые необходимы для передачи сведений внутри одной фирмы.
Правила составления
Докладная – это документ, наделяемый юридической силой. А потому к нему предъявляются повышенные требования:
- Для оформления записки потребуется фирменный бланк компании.
- Записку нужно зарегистрировать, присвоить ему определенный регистрационный номер.
- Если у записки внешний получатель, она обычно подписывается руководителем компании.
- ДЗ может сопровождаться другими документами. В этом случае нужно включить в записку перечень этих документов.
Текстовая часть документа определяется его назначением, целью составления.
Разница между разными видами записок
Служебные и докладные записки очень похожи между собой. Однако нужно учитывать и их различия:
- Получателем СЗ может быть любой сотрудник компании. ДЗ всегда предназначается для вышестоящих сотрудников. Как правило, это руководство.
- СЗ – это внутренний документ. То есть, он используется только внутри фирмы для связи между ее сотрудниками. ДЗ может отправляться в другие компании.
- СЗ не наделяется юридической силой, а ДЗ – наделяется.
- СЗ может представлять собой обычный лист. ДЗ же, если она отправляется в стороннюю фирму, должна быть составлена на фирменном бланке. Документ нужно будет также снабдить регистрационным номером.
Существует также еще один распространенный вид записок – объяснительные. Их отличие от остальных документов заключается в том, что они составляются при нарушениях трудовой дисциплины. Объяснительная включает в себя эти сведения:
- Факт правонарушения.
- Причины этого нарушения.
Документ составляется при следующих обстоятельствах:
- Нарушение трудовой дисциплины.
- Внештатная ситуация на производстве.
- Материальный ущерб со стороны сотрудника.
Еще один вид документов – пояснительная записка. Она служит дополнением к основному документу. Записка детализирует состав этого документа, дополняет его.
Оформление докладной, служебной и объяснительной записки
Докладная
записка
— документ, адресованный вышестоящему
руководителю с изложением конкретной
проблемы или постановкой вопроса и
содержащий выводы и предложения.
В зависимости
от содержания докладные записки бывают
информационные и отчетные. Докладная
записка может быть составлена как по
инициативе автора, так и по указанию
руководителя. Цель инициативной записки
— побудить руководителя принять
конкретное решение. Информационная
записка служит способом систематического
извещения руководства о выполнении
какого-либо поручения, работы.
Текст докладной
записки состоит из констатирующей
части, в которой излагаются факты,
послужившие причиной ее составления,
и части, в которой приводятся выводы,
предложения, мнения ее автора.
Докладные
записки бывают внутренними,
которые предназначены руководству
организации, где работает составитель,
и внешними, направляемыми в вышестоящие
организации. Внутренние записки могут
быть оформлены на чистом листе бумаги,
внешние оформляются на общем угловом
бланке формата А4.
Приведем макет
оформления внешней докладной записки
(рис. 4).
Рис. 4. Макет внешней
докладной записки
Служебная
записка
— документ
внутренней деловой переписки между
структурными подразделениями организации
или должностными лицами, не находящимися
в прямом подчинении.
В
тексте служебной записки излагаются
деловые вопросы, касающиеся работы
структурного подразделения или
должностного лица, решение которых
оказалось в зависимости от выполнения
своих функций смежным подразделением
или должностным лицом.
Структура
текста служебной записки аналогична
структуре делового письма. Макет
служебной записки выглядит следующим
образом:
Адресат:
наименование должности, Фамилия И. О.
(в дательном падеже)
СЛУЖЕБНАЯ
ЗАПИСКА
Текст по структуре
и содержанию аналогичен построению и
изложению делового письма.
Должность составителя
(подпись) И. О. Фамилия
00.00.0000
Объяснительная
записка
— документ,
объясняющий вышестоящему непосредственному
руководителю причины невыполнения
какого-либо поручения, нарушения трудовой
или технологической дисциплины.
Объяснительная
записка может быть оформлена рукописным
способом на стандартном листе бумаги.
Реквизиты объяснительной записки
подобны реквизитам докладной записки.
Адресат:
наименование должности, Фамилия И. О.
(в дательном падеже)
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
Текст записи должен
быть объективным, убедительным, давать
четкие разъяснения. По структуре и
построению объяснительная записка
аналогична докладной записке.
Должность составителя
(подпись) И. О. Фамилия
00.00.0000
Оформление документации по личному составу Состав кадровой документации
Важнейшей
функцией кадровой службы (служба
персонала) является документирование
трудовых правоотношений. В состав
документации, оформляемой кадровой
службой, входят первичные учетные,
распорядительные, личные, по социальному
обеспечению и другие документы.
Самой
значительной по объему и важности
является документация, связанная-с
процессом движения кадров в организации.
Речь прежде всего идет о приеме, переводе
и высвобождении (увольнении) персонала.
В состав этой документации входят также
документы по оформлению трудовых
отпусков, командированию, оценке
деятельности кадров и некоторые другие.
Ниже рассмотрим оформление лишь основных
документов, связанных с движением
кадров.