Поговорим о том, как выстроить в компании внутреннюю систему информирования. Вы узнаете, о чем нужно рассказывать сотрудникам, чтобы:
• руководителям было проще управлять компанией;
• подразделения работали слаженно, и правая рука знала, что делает левая;
• коллектив работал без конфликтов.
ВНУТРЕННЯЯ СИСТЕМА ИНФОРМИРОВАНИЯ СОТРУДНИКОВ
Секретари и другие сотрудники приемных – это связующие звенья между руководством и коллективом: через них руководитель выражает свою волю, издавая приказы и распоряжения, они знакомят сотрудников с распорядительными документами, собирают участников на совещания. Именно секретари совместно с отделом кадров обязаны вовремя информировать сотрудников. Для этого необходимо выстроить в компании внутреннюю систему информирования.
Внутренняя система информирования сотрудников – это комплекс мероприятий по информированию сотрудников, призванный решать поставленные руководством задачи.
Задачи системы внутреннего информирования:
1. Создать единую систему ценностей, стандартов, форм передачи информации, чтобы повысить управляемость организацией.
2. Обеспечивать руководителей и подчиненных информацией, необходимой для производственных процессов.
3. Создавать и укреплять у сотрудников чувство причастности к делам предприятия.
4. Стимулировать сотрудников влиять на настроения в коллективе (правильно выстроенная система мотивации увеличивает производительность труда).
5. Улучшать и облегчать взаимодействие между подразделениями для выполнения общих производственных задач.
6. Внедрять изменения. Формировать лояльность сотрудников к анонсируемым изменениям.
7. Укреплять трудовую дисциплину.
8. Создавать благоприятный психологический климат в коллективе.
Чтобы выстроить систему внутреннего информирования, надо ежедневно определять содержание, объем и целевую аудиторию передачи информации.
Виды и свойства информации
♦ Виды информации
Существует несколько классификаций информации, но для секретарей и сотрудников приемной актуальны в работе следующие виды:
1. По форме представления:
• текстовая – оформлена в буквенной форме: объявление, статья, журнал, книга, сайт и т.д.;
• числовая – представлена в числовом выражении: таблица, шкала прибора, циферблат часов, различные цифровые табло;
• графическая – информация в виде изображений: картина, схема, таблица, фотография;
• звуковая – информация доносится с помощью звуков: музыка, человеческий голос, различные звуковые сигналы.
2. По назначению:
• массовая (общественная) – информация нацелена на широкую аудиторию. Применительно к сфере деятельности секретаря это могут быть публичные объявления или массовые рассылки, касающиеся всего коллектива;
• специальная – информация имеет значение и понятна для определенной группы людей, объединенных общими профессиональными или иными интересами, оперирует узкоспециальными терминами и понятиями, например техническая информация (чертежи, спецификации, технологические карты и процессы и т.д.);
• личная – информация касается отдельного индивидуума и представляет собой набор сведений о его личности, социальных контактах, семейном положении, характере, привычках и т.п. Подобную информацию обычно аккумулируют служба безопасности и отдел управления персоналом.
♦ Свойства информации
Полезность. Определяется тем, насколько использование информации позволяет решать поставленные перед субъектом информирования задачи. Например, в плане повышения объемов продаж информационное письмо о новых видах производимой продукции и предоставляемых услуг будет значительно полезнее, чем рассылка о предстоящем конкурсе детского рисунка.
Достоверность. Информация должна отражать истинное положение дел. Ложная информация может иметь как быстрые, так и отдаленные негативные последствия. Если сотрудники получат недостоверную информацию, то они будут иметь искаженное представление о ситуации и, вследствие этого, принимать неверные решения.
Полнота. Даже достоверная, но неполная информация теряет свою полезность. Поэтому информации должно быть достаточно, чтобы сотрудники принимали верные решения.
Актуальность. Любая информация имеет срок давности, по истечении которого она теряет свою значимость. Актуализировать ее нужно с определенной периодичностью.
Конфиденциальность. Не вся информация подлежит доведению до всего коллектива. Особую осторожность следует проявлять в работе с конфиденциальной информацией, которая имеет гриф «конфиденциально», «коммерческая тайна», «для служебного пользования» и т.п. Работа с конфиденциальной информацией и уровни допуска к ней должны быть обязательно закреплены и утверждены в таких локальных нормативных актах, как:
• инструкция по делопроизводству;
• инструкция по соблюдению режима безопасности внутри организации;
• инструкция по работе с документами, имеющими гриф «для служебного пользования» и «конфиденциально»;
• перечень сотрудников, которые имеют доступ к информации о коммерческой тайне организации, и т.п.
В зависимости от вида и свойства информации в организации выстраивается система информирования. Чтобы система была эффективной, необходимо для каждого конкретного случая передачи информации:
• определить содержание и объем передаваемой и получаемой информации;
• определить круг лиц, до которых необходимо донести информацию;
• установить периодичность и сроки передачи информации;
• определить ответственных, кто будет информировать конкретных лиц или группы;
• выбрать формы предоставления информации и каналы, исключающие ее искажение;
• наладить обратную связь, т.е. системы, где перемещение информации осуществляется не только сверху вниз, но и снизу вверх.
У вас не будет единого шаблона действий на все случаи информирования. Если вы будете выступать посредником для передачи информации, то ответы на все пункты нужно будет получить у инициатора, а в особо ответственных случаях еще и согласовать с руководителем.
Жаклин Кеннеди говорила: «Я хочу минимум информации с максимальной вежливостью». Но не забывайте, что помимо вежливости и краткости важно содержание. Только своевременная и точная информация от первоисточников гарантирует успешную работу.
О ЧЕМ НАДО ИНФОРМИРОВАТЬ СОТРУДНИКОВ
Цели, стратегия, перспективы организации
Цели организации (долгосрочные и ближайшие), стратегия, перспективы – это важнейшая часть информационного потока, которую необходимо доводить до сотрудников. Именно на основании этих данных коллектив делает выводы о состоянии дел в компании и, соответственно, о дальнейших перспективах работы в ней.
Как правило, о целях, стратегиях и перспективах организации сотрудникам в начале года докладывает руководитель организации. Тезисы его доклада размещают на сайте компании. Иногда возможно экстренное информирование, которое проводится в случае реорганизации, закрытия, перепрофилирования компании.
Имидж и корпоративная культура
Имидж – это репутация, которая создается с помощью средств массовой информации и преподносится обществу. То есть взгляд на организацию со стороны.
Информация об имидже организации тесно связана с целями и перспективами и является их логическим следствием. Как правило, имиджем организации занимаются либо организации-имиджмейкеры, либо внутреннее подразделение организации – отдел маркетинга и рекламы, отдел по связям с общественностью.
Корпоративная культура – модель поведения внутри организации, система ценностей, принципов, сформированная в процессе функционирования компании и разделяемая всеми членами коллектива. Как правило, это вводная информация для будущих сотрудников предприятия, о которой им рассказывают работники кадровой службы.
Информация о корпоративной культуре представляет собой сведения:
• о корпоративном стиле: дизайн помещений, символика компании, корпоративные цвета, дресс-код, принятый в компании (информирует отдел управления персоналом);
• формуле вежливости – модель общения, принятая в организации. Например, в одной компании было принято при появлении руководителя вставать и громко хором приветствовать его речевкой (информирует непосредственный руководитель сотрудника);
• взаимоотношениях между сотрудниками и подразделениями: формы документов, утвержденные для этого в организации, правила и особенности (информирует непосредственный руководитель сотрудника);
• обращении с полученной и со сгенерированной информацией. В некоторых компаниях нужно подписывать соглашение о неразглашении конфиденциальной информации (информируют служба безопасности и отдел управления персоналом);
• критериях оценки работы сотрудников (информирует отдел мотивации труда и заработной платы);
• правилах внутреннего трудового распорядка и контроле трудовой дисциплины (информирует отдел управления персоналом);
• способах разрешения конфликтных ситуаций.
Большая часть этих положений представлена в виде утвержденных приказом инструкций и положений. Но важна и недокументированная информация, донести которую до подчиненного обязан его непосредственный руководитель.
Достижения
Достижения организации выражаются в росте объемов производства и продаж, открытии новых филиалов, появлении новых продуктов и услуг. Информирование об этом должно производиться с определенной периодичностью (месяц, квартал, полугодие, год и т.д.) в зависимости от характера деятельности, объемов производства, продаж и иных характеристик, значимых для данной организации.
Поскольку каждый из сотрудников вносит свой вклад в улучшение экономических показателей работы организации, то он имеет право рассчитывать на своевременную и точную информацию о состоянии дел в организации.
Как правило, информирует о достижениях организации ее руководитель на общем собрании коллектива, а данные для этого отчета готовят отдел экономики, бухгалтерия и отдел по социальной работе (профком).
Возможны и другие способы информирования сотрудников. Например, в организации может быть принята система еженедельных отчетов руководителей подразделений о проделанной работе за период между двумя отчетами (как правило, этот период равняется месяцу). Отчеты выполняют в виде презентаций PowerPoint и представляют вниманию слушателей на утреннем совещании у директора организации по понедельникам. После совещания презентацию размещают на сайте организации.
Мероприятия внутри организации
Коллектив нужно регулярно оповещать о конкурсах профессионального мастерства, производственных соревнованиях (например, о соревновании между секторами отдела продаж по объемам проданной продукции за месяц, квартал, год), о проводимых на предприятии конкурсах, а также о результатах этих конкурсов.
Победителей награждают и морально стимулируют: вручают грамоты или переходящие вымпелы, размещают фото триумфаторов на доске почета и т.д. Это сплачивает коллектив и поднимает корпоративный дух. Организует мероприятия отдел управления персоналом. Секретарь в данном случае покупает или создает соответствующие бланки грамот, оформляет поздравительные адреса, приобретает рамки, ламинирует наградные листы и т.п.
Искусство расставить нужных людей в нужных местах – начало науки управления.
Кадровые решения
Необходимо своевременно информировать сотрудников о кадровых перемещениях, изменениях трудовых функций и обязанностей.
Как правило, до коллектива нужно доносить следующую информацию:
• изменения в расстановке и личном составе руководителей среднего звена и в высшем руководящем составе;
• изменения выполняемых функций подразделений и сотрудников;
• иные назначения и увольнения сотрудников.
Информирует о кадровых решениях секретарь или сотрудник кадровой службы.
Подобную информацию нельзя распространять со слов кого-либо, даже лица, занимающего в компании достаточно высокое положение. Если имеет место нажим или угрозы, то попросите изложить указание письменно, скрепить подписью и датой, после чего доложите руководителю организации. Если это требование самого первого лица, то постарайтесь получить хотя бы его письменное указание. Данное информирование может проводить как секретарь, так и сотрудник кадровой службы.
Обучение
Следует обязательно доводить до сотрудников сведения о возможности повышения профессионального уровня. Это могут быть тренинги, курсы повышения квалификации, семинары и конференции, особенно если они связаны с перспективами карьерного роста сотрудников. Кроме того, следует информировать коллектив о предстоящих аттестациях, а после их проведения – об их итогах. Информируют об этом, как правило, сотрудники кадровой службы.
Документационное обеспечение управления
Внутренние распорядительные документы (приказы, распоряжения) доводятся до сведения сотрудников. Ознакомить коллектив с приказами по организации (кроме кадровых) обязан секретарь. С распоряжениями по подразделению подчиненных знакомит либо начальник подразделения, либо его секретарь.
Локальные нормативные акты и организационно-правовые документы также доводятся до сведения сотрудников. О вводимых положениях, инструкциях и регламентах сотрудников информирует их руководитель.
Профессиональная информация
В обязанности руководителя подразделения входит регулярно информировать подчиненных о профессиональных новшествах, изменениях в законодательной базе, ситуации в профессиональной сфере: расстановке сил на рынке, деятельности конкурентов, изменениях в клиентской базе и т.д.
Непрофессиональная информация
К ней относятся частные объявления, поздравительные рассылки и т.д. За распространение непрофессиональной информации могут быть ответственны различные сотрудники, в том числе и секретари.
КАК ИНФОРМИРОВАТЬ НОВОГО СОТРУДНИКА
Информирование новых сотрудников – один из важнейших моментов работы с персоналом и является задачей не только отдела кадров, но и руководителя, в чьем подразделении будет работать новичок, и сотрудника службы делопроизводства (секретаря). Обычно входит в программу адаптации сотрудников.
Справочник для нового сотрудника
Одним из важнейших инструментов для информирования новичка может стать справочник нового сотрудника (далее – справочник).
Такой справочник лучше сделать в электронном виде и хранить его в локальной сети (на корпоративном сайте) вместе с другой необходимой справочной информацией. Это удобно, т.к. материалы периодически нужно обновлять и проще делать это в одном месте.
Справочник должен быть кратким (до трех страниц), емким, актуальным.
В справочнике полностью дают только краткие тексты (до 2000 знаков), на громоздкие многостраничные документы (аналитики, ЛНА и т.д.) дают гиперссылки, где эти документы находятся (далее – ссылки).
Справочник может состоять из двух частей: универсальной и специализированной.
Универсальная часть содержит информацию, общую для всех подразделений компании:
• краткая история предприятия;
• внутренний корпоративный портал/FTP-сервер/иное электронное хранилище информации (ссылка);
• описание продукции и услуг, которые производит и предоставляет предприятие (ссылка);
• внутренний телефонный справочник (ссылка);
• список всех сотрудников организации с фотографиями, должностями, телефонами, адресами корпоративной электронной почты и днями рождений.
Обычно располагается на внутреннем электронном портале и может быть приложением, например, к электронной проходной, но может существовать и автономно;
• схема замещения руководителей (и иных ответственных специалистов) предприятия, утвержденная директором (ссылка);
• правила внутреннего трудового распорядка (ссылка);
• приказ с последней актуальной редакцией структуры организации (ссылка);
• приказы с важными элементами корпоративной культуры (например, положение о дресс-коде) (ссылка);
• место размещения распоряжений и приказов по предприятию (ссылка);
• правила внутреннего документооборота: правила написания служебных, докладных и пояснительных записок, заявлений, правила согласования договоров, инструкций по делопроизводству и т.д. (ссылка);
• схема расположения кабинетов руководителей, отделов, служб, бытовых помещений (санузлов, раздевалок, обеденных комнат, медицинского кабинета и аптечки) (ссылка);
• контактные телефоны и порядок вызова служб, которые ремонтируют оргтехнику, бытовую технику, мебель, освещение и сигнализацию;
• описание, правила пользования, графики работы и пр. информация об объектах социально-культурного быта предприятия: тренажерном зале, столовой, базе отдыха;
• информация о регулярных курсах повышения квалификации (например, курсах изучения иностранных языков);
• ссылка на внешний информационный ресурс (сайт организации в интернете) и указание на место расположения электронной версии данного справочника.
Универсальную часть справочника, в частности, ту, которая содержит редко меняющуюся информацию, можно напечатать в виде карманной книги. В справочнике можно также предусмотреть лист-пустографку для личной информации пользователя: фотография, Ф.И.О., год рождения, занимаемая должность, внутренний телефон, электронный адрес, пол, рост, вес, группа крови.
Специализированная часть содержит информацию, необходимую для сотрудника какого-либо определенного подразделения. Например, специализированная часть справочника для менеджера по продажам может содержать:
• актуальные прейскуранты и образцы коммерческих предложений продукции, которую ему предстоит продавать (ссылка);
• шаблоны писем и договоров (ссылка);
• инструкцию, как построить эффективное общение с клиентом: схему (скрипт) телефонного разговора, схему переговоров, схему работы с возражениями (ссылка);
• формы отчетов о работе и информацию о периодичности их предоставления;
• информацию о командировках: правила оформления документов для командировки, пребывания в командировке (перечень гостиниц для проживания, транспортных и пассажирских компаний, услугами которых допускается пользоваться, и т.д.); приказ с утвержденными размерами суточных; правила составления и предоставления авансового ответа по возвращении из командировки (ссылки);
• схему начисления бонусов и штрафов за выполнение/невыполнение плана продаж;
• принципы распределения зон ответственности в отделе продаж. Документ описывает, по какому принципу построено распределение: по территориальному или по типу продукции (территориальный принцип: каждый конкретный сотрудник или сектор отвечает за продажи на определенной территории; принцип по типу продукции: сотрудник или сектор отвечает за продажу определенного вида продукции на всей территории страны или мира и т.д.); правила взаимодействия с коллегами при возникновении конфликтов, вызванных нарушениями «конвенции»;
• поименный список сотрудников смежных подразделений с детальным описанием их функций, обязанностей и схемой замещения каждого конкретного сотрудника на время его отсутствия;
• перечень логистических компаний и их прейскуранты;
• правила и стоимость перевозок транспортом предприятия;
• структуру блока производства с должностями, Ф.И.О. и телефонами сотрудников.
Специализированная часть справочника для менеджера по снабжению может содержать:
• актуальные прейскуранты продукции и предоставляемых услуг организации (ссылка);
• перечень основных поставщиков и их прейскуранты;
• шаблоны писем и договоров на закупку (ссылка);
• перечень логистических компаний и их прейскуранты;
• условия перевозок транспортом предприятия;
• правила приобретения различных видов товаров, необходимых для предприятия;
• правила пользования и стоимость перевозок транспортом предприятия в служебных целях;
• правила оформления документов для командировок и пр. (см. пункт для менеджера по продажам);
• схема распределения зон ответственности в отделе снабжения;
• схема распределения зон ответственности в отделе продаж (см. пункт для менеджера по продажам).
Когда составляете справочник, советуйтесь с руководителями подразделений, формируйте и включайте в него полный перечень необходимых документов и ссылок. Исходите из реалий вашего предприятия: при создании справочника могут «всплыть» документы, которых нет, но с ними обязан ознакомиться новый сотрудник. Составьте недостающий документ и внесите его в справочник. Это сэкономит время, ведь теперь не придется повторять содержание этого документа каждому новому сотруднику.
Если в организации сложности с общими электронными ресурсами, то можно создать в каждом подразделении папку «Информация для нового сотрудника» и наполнить ее соответствующими документами и хранить в шкафу в свободном доступе для всех сотрудников.
Единожды создав подобный справочник, следует помнить о его регулярном обновлении.
Хорошо, если новичок сразу почувствует себя в гуще событий и ощутит внимание к себе. Например, после регистрации корпоративного электронного адреса пришлите новичку приветственное электронное письмо с прикрепленным справочником для нового сотрудника, а также ссылку на внутренний ресурс, где он находится (Пример 1).
Курс вводных лекций
Немалую роль в информировании и адаптации новых сотрудников играет курс обучения нового сотрудника. Этим занимается отдел управления персоналом.
Обычно курс лекций или вводных занятий проводится по утвержденной программе, специализированной для каждой категории сотрудников и конкретного подразделения. Вариант расписания таких лекций приведен в Примере 2.
Курс лекций читается для группы вновь поступивших сотрудников в соответствии с их специализацией. Кому из новичков какие лекции необходимы, определяет отдел управления персоналом. Подготовленные программы рассылают сотрудникам на электронную почту и (или) вручают в распечатанном виде. За рассылку и ознакомление отвечает секретарь. Контроль посещаемости остается за отделом управления персоналом.
КАНАЛЫ И ИНСТРУМЕНТЫ ИНФОРМИРОВАНИЯ
Информация имеет разный уровень доступа, круг и частоту распространения, соответственно, может иметь различные способы и инструменты, с помощью которых она распространяется. Сотрудник, в обязанности которого входит информирование коллектива, должен владеть всем набором имеющихся в его распоряжении инструментов, активно ими пользоваться, а также интересоваться возможными расширениями этого инструментария. Рассмотрим основные инструменты и каналы информирования.
Интранет
Информационный корпоративный портал (интранет) – это автоматизированная система, объединяющая в себе различные информационные корпоративные сервисы, адаптированные под служебные и профессиональные потребности сотрудников. Другими словами, это массив разнообразной информации, необходимой сотрудникам организации для выполнения их служебных обязанностей, и предназначенный для повышения эффективности труда и взаимодействия между подразделениями.
Значимость корпоративного портала многократно возрастает в случае, если организация имеет разветвленную структуру с филиалами, территориально удаленными друг от друга, а также при активном разъездном характере работы значительной части сотрудников, т.к. предоставляет им удаленный оперативный доступ к информации.
Информация, которая может быть размещена на портале:
• алфавитный справочник сотрудников с должностями, телефонами, фотографиями, адресами корпоративной электронной почты;
• телефонный справочник подразделений;
• схема согласования документов перед их утверждением и вводом в действие;
• подписанные приказы и распоряжения;
• утвержденные приказом положения, инструкции, регламенты;
• альбом форм, в т.ч. шаблоны основных документов: служебная записка, договор, заявление, командировочное удостоверение, формы отчетов, заявок и т.д.;
• доступ к ERP, CRM и иным системам управления компанией: бухгалтерией, складскими запасами, логистикой и т.д.;
• результаты работы предприятия за определенный период;
• электронная библиотека технической, экономической, юридической и иной информации;
• ссылка на корпоративный интернет-портал организации;
• объявления служебного характера;
• поздравления с днем рождения, победой в каких-либо конкурсах и соревнованиях, юбиляров, передовиков труда и т.д.;
• корпоративные форум, чат, конференции.
Грамотный дизайн корпоративного портала упрощает его использование.
Информационный корпоративный портал.
Корпоративная электронная почта
Корпоративная электронная почта – наиболее распространенный инструмент для оповещения сотрудников внутри компании. Электронные сообщения отправляются по мере необходимости отдельным сотрудникам, группам, по спискам рассылки, подразделениям и т.д.
Как правило, организации ставят своим сотрудникам жесткое условие вести рабочую переписку только через корпоративный электронный ящик и приравнивают отправленное электронное письмо к уведомлению по какому-либо вопросу: ознакомление с приказом, распоряжением; уведомление о назначенных совещаниях, встречах и т.д.
Для эффективной работы с корпоративной почтой секретарь должен предварительно организовать свой почтовый клиент: в адресной книге должны содержаться все корпоративные электронные адреса сотрудников организации, кроме того, адреса могут быть разбиты на группы или списки, в зависимости от цели рассылки.
Например, кроме полной алфавитной адресной книги можно создать списки рассылки:
• по подразделениям – на случай, если потребуется оповестить сотрудников отдельно взятой службы, отдела, сектора;
• для руководства – оперативно информировать руководителей о назначенных совещаниях и иных значимых мероприятиях;
• только для мужчин – для поздравления с 23 февраля;
• только для женщин – для поздравления с 8 марта.
При работе с общими электронными ящиками для каждого отдела или рабочих групп, сотрудники каждого отдела будут иметь доступ наравне со своей личной корпоративной почтой к общей почте отдела, в котором они работают.
Плюсы общих электронных ящиков для каждого отдела или рабочих групп:
• повышается эффективность работы отдела;
• упрощается взаимозаменяемость сотрудников;
• поиск документов, если возникнет вопрос, кем, кому и когда они были отосланы, становится проще.
Приведем из реальной практики пример работы с общим электронным ящиком отдела.
В канцелярии принято строгое правило: отсылать рабочие материалы только с общего электронного ящика и никогда ничего не удалять из него. Для решения каких-либо споров и вопросов просматривается вся история переписки. Например, может выясниться, что файл не был отослан или адресат его не находит. В таком случае пересылают первое исходное сообщение с рекомендациями, как нужно настроить свою электронную почту, чтобы важные сообщения не терялись.
Сотрудники организации могут обратиться к вам с просьбой разослать объявление частного характера, поэтому следует сразу определить границы дозволенного (или полностью отказаться от подобной рассылки) и порядок работы с такими просьбами. Также будут поступать поручения от сотрудников и руководителей различного уровня сделать то или иное объявление, касающееся служебных обязанностей.
В таких случаях следует:
• требовать у данного лица, чтобы оно само сформулировало текст сообщения и указало список рассылки, кому отправить данное сообщение. Текст и пожелания по рассылке требуйте прислать на электронную почту. Сохраните это письмо;
• испрашивать разрешения на такие рассылки у непосредственного руководителя;
• не удалять историю переписки и рассылки.
Рассылки должны отвечать требованиям:
• формулировка текста не должна допускать возможности иной трактовки сообщения;
• в сообщении, независимо от содержания, должны быть четко отражены:
– тема;
– дата;
– время;
– место;
– персона;
– подпись.
Рассмотрим рассылки в Примерах 3 и 4.
Корпоративное медиа
Корпоративное медиа – это корпоративное периодическое печатное издание (журнал или газета) и (или) видеоканал.
В печатном издании чаще всего содержится:
• информация о перспективах развития;
• интервью;
• позитивные фотоматериалы на тему «Как хорошо работать в нашей организации»;
• поздравления победителей конкурсов, юбиляров, передовиков труда.
Корпоративное медиа ПАО «КАМАЗ».
Доска объявлений
Некоторые организации недооценивают этот вид коммуникации. Позиция руководства может быть такая: «Есть информационный портал! Зачем еще и «совковый» стенд на входе?! Каменный век!»
Однако не нужно забывать о том, что:
• у половины работников предприятия (рабочие производственных цехов, водители, механики и т.п.) в силу специфики их деятельности на рабочих местах нет компьютеров, поэтому они оказываются за информационным бортом;
• нельзя игнорировать потенциальных сотрудников, т.е. людей, пришедших трудоустраиваться, и иных гостей предприятия. Хорошо, если они смогут ознакомиться с некоторыми аспектами жизни предприятия и составить о нем благоприятное впечатление.
Доска объявлений (информационный стенд) и вариант размещения на ней материалов.
Информационные стенды могут содержать как тематическую информацию («Уголок качества», «Профсоюзная жизнь» и т.д.), так и информацию общего характера. Это могут быть:
• объявления, важные события;
• новости, приказы, результаты проверок, вакансии;
• поздравления с днем рождения;
• расписание работы, приемные часы руководителей;
• публикации в СМИ об организации.
Если вы работаете в госучреждении и к вам идет поток посетителей, то к формированию стендов нужно подходить еще более тщательно, т.к. их наполнение регламентируется внутренними локальными актами. В этом случае на стенде обязательно следует разместить:
• виды бланков и образцы их заполнения;
• Ф.И.О. ответственных лиц, ведущих прием граждан, и номера кабинетов;
• графики приема граждан;
• платежные реквизиты и суммы платежей за различные виды услуг и т.п.;
• название и контактный телефон вышестоящей организации.
Чтобы информационный стенд был интересен и полезен, регулярно обновляйте информацию. Печатные материалы должны быть хорошо читаемы: используйте крупный шрифт, заголовки, текст разбивайте на смысловые блоки.
Громкая связь
Иногда в организации устанавливают громкую связь – систему речевого оповещения и трансляции. Основным назначением данной системы является оповещение и информирование в экстренных ситуациях.
Но иногда таким системам находят применение и в повседневной жизни, например: для поздравления коллектива с каким-либо праздником, для сбора на совещание, митинг, каких-либо объявлений и т.д. Кроме того, система громкой связи необходима в организациях, имеющих большие производственные и офисные площади, работающих с населением, транспортом, например в больших торгово-развлекательных и логистических центрах, складах и т.д.
Как правило, микрофон громкой связи устанавливают на стойку ресепшен или у секретаря, в недоступном для посторонних лиц месте. Звуковые колонки устанавливают в тех помещениях, на которые планируется транслировать сообщения.
КАК НАЛАДИТЬ ОБРАТНУЮ СВЯЗЬ В ОРГАНИЗАЦИИ
Обратная связь – следствие информирования, и направлена она снизу вверх, в отличие от информирования. Руководство любой организации всегда интересуют результаты работы подразделений и отдельных сотрудников, реакция коллектива на те или иные события, предложения по совершенствованию работы, информация о возможных правонарушениях, злоупотреблениях и иные сведения из недр трудового коллектива. Рассмотрим, какие методы используются для обратной связи.
Докладные и пояснительные записки
Создают сотрудники в рабочем порядке по производственным вопросам и подают руководителю на рассмотрение, который принимает соответствующее решение (Пример 5).
Отчеты сотрудников о проделанной работе
Эту форму обратной связи применяют наиболее часто. Отчеты, как правило, выполняют в утвержденной форме с заданной периодичностью (Пример 6). Данный вид информирования касается только рабочих вопросов.
Общее собрание трудового коллектива подразделения и организации
Это самая открытая и демократичная форма общения руководства с подчиненными. Но далеко не каждый сотрудник, которому есть что сказать по теме вопроса, осмелится выступить, да еще и высказать все в лицо руководителю. К тому же общие собрания бывают нечасто и посвящены более значимым событиям, чем выслушивание претензий работников.
При проведении общего собрания трудового коллектива обязательно оформляется протокол (Пример 7).
Альтернативные способы обратной связи
Поскольку общее собрание коллектива – мероприятие публичное, сказать правду в глаза руководителю и всем коллегам решаются далеко не все. Поэтому руководство часто выбирает альтернативные способы обратной связи.
Между сотрудниками и руководством не должно быть недосказанностей.
♦ Телефон доверия
Это телефонная линия, обычно многоканальная, предназначенная для приема анонимных звонков и записи на автоответчик сообщений сотрудников, которые пожелали остаться инкогнито.
Как правило, подобные телефонные линии не нуждаются в операторе. Текст вступительного сообщения записывается на автоответчик.
Самый весомый недостаток подобного канала связи – уважения к руководству со стороны сотрудников становится меньше, ведь телефон доверия означает, что руководитель поощряет анонимное доносительство.
♦ Ящик для жалоб и предложений
Назначение его точно такое же, как и у телефона доверия. Ящик для жалоб и предложений должен быть антивандальным, висеть в укромном месте. Обычно на этот ящик направляют одну из внутренних скрытых камер, так что анонимность чаще всего не соблюдается.
♦ Личный прием сотрудников руководителями
В рабочей «сетке» руководителя предприятия выделяются приемные часы, в течение которых он принимает сотрудников по личным вопросам. Как правило, от секретаря требуется вести предварительную запись в журнале (Пример 8).
Иногда в журнал добавляют графу «Результат приема», но этим нарушается конфиденциальность обращения.
Секретарь в день приема незадолго до его начала напоминает записавшимся о предстоящей встрече.
Мы рассмотрели все основные и самые популярные виды информирования. Технический прогресс движется вперед семимильными шагами: изобретают новые и все более современные средства коммуникации и, следовательно, информирования.
Но, как бы там ни было, ни один гаджет и ни одно программное обеспечение пока не может обойтись без квалифицированного и ответственного сотрудника – то есть без секретаря! Относитесь ответственно к вопросу информирования коллектива предприятия, не ленитесь перечитывать и критически осмысливать составленные тексты, предназначенные для обнародования, – и вы всегда будете на высоте.
Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 6, 2018.
Информирование руководства о значительных недостатках в системе внутреннего контроля
Информирование руководства о значительных недостатках в системе внутреннего контроля (см. пункт 10(a))
A20. Некоторые выявленные значительные недостатки в системе внутреннего контроля могут поставить под сомнение честность или уровень подготовки руководства. Например, могут иметь место свидетельства недобросовестных действий или намеренного несоблюдения законов и нормативных актов руководством, или руководство может проявить неспособность осуществлять надзор за надлежащей подготовкой финансовой отчетности, что может поставить под сомнение уровень его подготовки. Следовательно, может оказаться неуместно докладывать о таких недостатках непосредственно руководству.
A21. МСА 250 <9> устанавливает требования и содержит рекомендации по информированию о выявленном несоблюдении или подозрении в несоблюдении законов и нормативных актов, включая случаи, когда лица, отвечающие за корпоративное управление, сами оказываются причастны к такому несоблюдению. МСА 240 <10> устанавливает требования и содержит рекомендации в отношении сообщения лицам, отвечающим за корпоративное управление, о ситуациях, когда аудитор выявил недобросовестные действия или подозрения в недобросовестных действиях с участием руководства.
———————————
<9> МСА 250 «Рассмотрение законов и нормативных актов в ходе аудита финансовой отчетности», пункты 22 — 28.
<10> МСА 240 «Обязанности аудитора в отношении недобросовестных действий при проведении аудита финансовой отчетности», пункт 41.
Любая компания ищет инструменты повышения производительности труда. Практика показывает, что если дать сотрудникам возможность влияния на деятельность компании и предоставить прозрачную информацию по стратегической политике, то в ответ можно получить интересные инновационные решения. Поэтому один из самых действенных инструментов мотивации — это грамотное информирование, которое снижает уровень неопределённости и позволяет принимать взвешенные решения. Задача руководства — максимально четко выстроить каналы коммуникаций (как вертикальные, так и горизонтальные).
Доступ к документальной внутрифирменной информации и система корпоративных коммуникаций
В компаниях с небольшим штатом, как правило, информационным обеспечением занимается непосредственно руководство, делегируя распределительную функцию секретарю. Однако при высокой интенсивности документопотока и большой численности персонала такая система приведет к недостаточному контролю движения документов, невозможности одновременного доступа к ним разным специалистам, отсутствию общего формата хранения и единого координатора информации. Это приводит к низкой ответственности работника за конечный результат (потерю, непонимание или искажение нужной информации).
Движение информации «сверху вниз» от руководителя подчиненным может носить как директивный характер, так и сообщать обеспечивающие функционал сведения. При этом больше половины распоряжений исходит в устной форме без регистрации и документирования, а указания не имеют официального статуса, что приводит к более длительной обработке информации.
Отсутствие системы информационного сопровождения негативно проявляется во всех аспектах деятельности компании. К примеру, увеличению расходов. Компания проводит рекрутинг специалистов с помощью кадровых агентств без информации по внутренним источникам о вакансии, без открытия внутреннего конкурса и не учитывая квалификацию и опыт действующих работников на других «малодефицитных» позициях.
Для обеспечения управления в рамках административных служб создаются секретариаты, отделы управления делами, вводятся должности специалистов по работе с документами.
Стоит отметить, что многие российские предприниматели убеждены в том, что сотрудникам не нужно знать обо всех аспектах работы компании. Хотя внедрение системы единого коммуникационного поля обеспечивает не только информирующую поддержку, но и ценностную, направленную на соблюдение и развитие корпоративных стандартов.
Эффективно действующая система взаимодействия нацелена на точное определение содержания, количества, времени обработки, периодичности, способов предоставления информации, доводимой до сотрудников, а также на сбор и анализ обратной связи.
На что должна быть направлена «политика гласности»
- Стратегические программы развития, ценности и корпоративные приоритеты. Работа в устойчивой стабильной компании — один из главных стимулирующих факторов.
- Важные события, корпоративные новости и достижения в компании. Вовлеченность в общий результат хорошо способствует сплочению команды.
- Кадровая информация (назначения, увольнения, открытые вакансии, обучение и аттестация).
- Директивные распоряжения и регламенты.
Что может снизить ценность внутрикорпоративной информации
Основными сложностями, по которым персонал может игнорировать сообщения руководства, можно обозначить:
- получение противоречивой информации из нескольких равноправных источников или несовпадение официальной информации с той, которой владеет сотрудник;
- увеличение объема информации и недостаток времени на ее изучение;
- утаивание или замалчивание, которое ведет к появлению слухов и дезорганизует работу;
- несоответствие способа подачи информации ее восприятию.
Как разработать эффективную систему информирования
Разработка должна начаться с определения рабочих целей, деления персонала на профессиональные группы. Переход к тактическим действиям предполагает построение результативных каналов передачи информации, разработку правил работы и контроль за соблюдением, а также организацию мероприятий по распространению информации.
В целом, все многообразие инструментов внутренних коммуникаций можно разделить на три группы:
- информационные (корпоративные СМИ, стенды, электронные сообщения);
- коммуникативные (корпоративные мероприятия, праздники, обучение);
- организационные (личные беседы, собрания, совещания).
Корпоративные периодические печатные и электронные журналы или газеты
Многие организации публикуют издания, ориентированные на различные профессиональные сегменты. Главное преимущество — донесение нужной информации до каждой конкретно определенной группы сотрудников. Корпоративные СМИ становятся «визиткой» компании, укрепляют впечатлении о стабильности и носят имиждевый характер.
Доски объявлений и стенды
Преимущество в доступности всему коллективу и оперативном распространении информации.
Электронные почтовые сообщения
Среди преимуществ: индивидуализированный подход и скорость, возможность автоматизации при рассылке поздравлений с памятными датами и праздниками.
Общие и функциональные собрания и совещания или личные встречи имеют значимое влияние для всех групп персонала.
Корпоративный портал
Этот ресурс дает возможность совместной работы с документами и приложениями всем сотрудникам, позволяет постоянно хранить информацию в одном месте, производить полное документирование распоряжений от инициации до отчетности и автоматизировать бизнес-процессы.
Задачи по реализации информирования персонала в общей системе делятся на несколько подразделений:
- отдел внутреннего PR отвечает за подготовку материалов для корпоративных изданий, (газеты, бюллетени, листки), подготовку и рассылку информационных сообщений;
- административный отдел организует оповещение о новых регламентирующих и нормативных документах, контролирует исполнение поручений, берет на себя поддержание в актуальном состоянии информационных стендов.
Грамотно выстроенная система коммуникаций позволяет обеспечить максимальную прозрачность взаимодействия между топ-менеджментом и рядовыми специалистами. Это повышает управляемость процессами, позволяет оперативно реагировать на изменения, регулировать вовлеченность и создавать общую картину ценностей и стандарты работы, что особенно важно для крупных компаний, имеющих широкую филиальную структуру.
Содержание
Содержание
1.
Что изменилось
2.
Формы информирования
3.
Визуальная и печатная форма информирования
4.
Видеоматериалы
5.
Интернет
6.
Свобода выбора
7.
Виды информатериалов
Наш телеграм
С 1 марта 2022 года ТК РФ уделяет повышенное внимание информированности сотрудников работодателя. В связи с этим приказ Минтруда от 29.10.2021 № 773н утвердил с 2022 года формы и способы информирования работников о трудовых правах, условиях и охране труда, которые должен соблюдать и учитывать работодатель. Рассказываем о них в этой статье.
Что изменилось
До 01.03.2022 работника нужно было информировать только, по сути, о существующем риске повреждения здоровья на рабочем месте.
Согласно новой редакции ст. 216 и новой ст. 216.2 ТК РФ, в сфере охраны труда каждый работник имеет право на получение актуальной и достоверной информации:
- об условиях и охране труда на его рабочем месте;
- существующих профессиональных рисках и их уровнях;
- мерах защиты от воздействия вредных и/или опасных производственных факторов на рабочем месте;
- положенных ему гарантиях, компенсациях и средствах индивидуальной защиты (СИЗ);
- об использовании приборов, устройств, оборудования и/или их комплексов (систем) для дистанционной видео-, аудио- или иной фиксации рабочих процессов в целях контроля за безопасностью работ.
Подробнее см. «Информирование работников об условиях и охране труда с 1 марта 2022 года».
При ч. 4 ст. 216.2 ТК РФ прямо обязывает Минтруд разработать соответствующий механизм информирования.
В итоге с 1 марта 2022 года вступает в силу приказ Минтруда от 29.10.2021 № 773н, который утвердил:
- формы (способы) информирования работников об их трудовых правах, вкл. право на безопасные условия и охрану труда;
- примерный перечень информационных материалов для этой цели.
Формы информирования
Их всего четыре:
| 1 | Ознакомление при приеме на работу с условиями трудового договора, в котором указывают трудовые права работника и информацию об условиях труда (ст. 57 ТК РФ) |
| 2 | Ознакомление с результатами спецоценки условий труда на их рабочих местах (ст. 5 и 15 Федерального закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда) |
| 3 | Ознакомление с информацией о существующих профессиональных рисках и их уровнях (ст. 218 ТК РФ) |
| 4 | Ознакомление работника:
Такое ознакомление происходит под роспись работника, в т. ч. с выдачей ему на руки указанных нормативных актов для изучения при проведении инструктажа по охране труда на рабочем месте (ст. 214 и 219 ТК РФ). При наличии у работодателя электронного документооборота ознакомление работников допустимо в электронной форме с учетом установленных для ЭДО требований закона (в частности подтверждения факта ознакомления с документами электронной подписью). |
Визуальная и печатная форма информирования
Минтруд указал, что работодатели могут в зависимости от своих финансовых возможностей в дополнение к перечисленным выше формам (способам) применять следующие с использованием визуальной/печатной информации:
|
ФОРМА/СПОСОБ |
ПОЯСНЕНИЕ |
| Размещение плакатов и листовок, содержащих информацию о трудовых правах работников | На рабочих местах в структурных подразделениях работодателя, кабинетах охраны труда, уголках охраны труда, а также в общедоступных местах на территории работодателя |
| Ознакомление работников с положениями коллективного договора и/или отраслевого соглашения, распространяемых на работодателей и работников | В том числе при участии первичной профсоюзной организации (при наличии) |
| Посещение рабочих мест (зон) с визуализацией (при необходимости) опасных зон/участков оборудования | В том числе посредством обозначения:
|
Распространение содержащих информацию о трудовых правах работников:
|
Среди работников и иных заинтересованных лиц, в т. ч. по электронной почте. |
Распространение содержащих информацию о трудовых правах работников:
|
– |
| Рассылка по электронной почте или почтовой связью заинтересованным лицам | Печатных информационных материалов (журналов, листовок, газет и иных аналогичных) и листовок, содержащих информацию о трудовых правах работников. |
Видеоматериалы
Работодатели также могут в зависимости от своих финансовых возможностей применять следующие формы (способы) информирования работников с использованием видеоматериалов:
|
ФОРМА/СПОСОБ |
ПОЯСНЕНИЕ |
Демонстрация:
|
При проведении инструктажей и обучения по охране труда, а также на вводных инструктажах для сотрудников |
Демонстрация информационных тематических видеороликов или сюжетов, снятых по материалам реальных событий:
|
В производственных помещениях, кабинетах (уголках) по охране труда, а также общедоступных местах, где установлены ТВ-панели (с видеосвязью или без), а также проекторы |
| Информирование в формате интернет-журнала событий (блога) | – |
Демонстрация видеоматериалов на:
|
Это ролики, посвященные трудовым правам работников, вкл. право на безопасные условия и охрану труда. |
Интернет
Работодатели могут в зависимости от своих финансовых возможностей применять следующие формы (способы) информирования работников об их трудовых правах, включая право на безопасные условия и охрану труда, с использованием интернет-ресурсов:
|
ФОРМА/СПОСОБ |
ПОЯСНЕНИЕ |
| Размещение на официальном сайте работодателя (при наличии) сведений о результатах проведения специальной оценки условий труда | См. ч. 6 ст. 15 Федерального закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда» |
| Размещение информационных тематических видеороликов или сюжетов, снятых по материалам реальных событий, | Как на закрытых, так и на общедоступных страницах видеоканалов |
Размещение на корпоративном портале, а также на официальном сайте работодателя (при наличии):
Всё это – по вопросам обеспечения трудовых прав работников, вкл. право на безопасные условия и охрану труда. |
Корпоративный портал может быть как внутренним, предназначенным только для сотрудников, так и открытым для всех заинтересованных лиц |
Размещение на корпоративном портале, а также на официальном сайте работодателя (при наличии):
|
|
Размещение на корпоративном портале, а также на официальном сайте работодателя (при наличии) ссылок на сайты:
|
Это следующие ссылки:
На них размещена необходимая работникам информация о трудовых правах и способах их защиты. |
| Размещение на корпоративном портале, а также на официальном сайте работодателя (при наличии) ссылок на сайты ПФР и ФСС | На сайте Пенсионного фонда России https://pfr.gov.ru/ работник может ознакомиться со своими правами на страховую пенсию, в т. ч. с правилами и порядком назначения досрочной страховой пенсии в связи с работой во вредных и/или опасных условиях труда или принадлежностью к той или иной профессии.
На сайте Фонда социального страхования России https://fss.ru/ работник может найти информацию о положенных ему страховых выплатах, в т. ч. в связи с несчастным случаем на производстве или профзаболеванием |
Возможность доступа (с учетом должностных обязанностей) к справочным правовым информационным системам, содержащим:
|
Например, КонсультантПлюс.
Через корпоративный портал, а также через официальный сайт работодателя (при наличии) или через оборудование, установленное в кабинете или уголке охраны труда. |
Возможность использования для размещения актуальной информации о трудовых правах работников, изменениях трудового законодательства и мерах по обеспечению трудовых прав работников (при их наличии у работодателя):
|
С обязательными ссылками на официальные источники информации с целью обеспечения возможности их проверки и установления достоверности |
Размещение на корпоративном портале, а также на официальном сайте работодателя (при наличии) текста (при наличии):
|
– |
Свобода выбора
Минтруд позволяет работодателю выбирать между рассмотренным выше – визуальными и печатными средствами, видео и интернет-ресурсами. Он может применять:
- любые из перечисленных в таблицах формы (способы) информирования по отдельности или совместно;
- иные предусмотренные законом формы (способы) информирования работников.
Виды информатериалов
В приказе от 29.10.2021 № 773н Минтруд также приводит Примерный перечень информационных материалов для информирования работников об их трудовых правах, включая право на безопасные условия и охрану труда. Для удобства восприятия представим его далее в таблице.
|
ФОРМА ИНФОРМИРОВАНИЯ РАБОТНИКОВ |
ЧТО ВКЛЮЧАЕТ |
| Визуальная/печатная информация | Коллективные договоры, отраслевые соглашения, заключенные работодателем, содержащие разделы, посвященные реализации трудовых прав и гарантий, включая:
|
| Периодические корпоративные издания – газеты, журналы, иная аналогичная печатная продукция, выпускаемая работодателем или распространяемая им | |
| Листовки, буклеты, плакаты, выпускаемые или распространяемые работодателем | |
| Видеоматериалы | Информационные видеоролики, выпускаемые работодателем |
| Информационные программы на корпоративном телевидении работодателя | |
| Интернет-ресурсы | Информационные ресурсы на корпоративном портале/ сайте работодателя |
| Информационные ресурсы на сайтах федеральных органов исполнительной власти – Министерства труда и социальной защиты РФ, Федеральной службы по труду и занятости, а также на сайтах органов исполнительной власти субъектов РФ по труду | |
| Информация в официальных справочных правовых информационных системах, в т. ч. в публикуемой ими тематической обзорной информации о трудовых правах работников | |
Тематическая информация о трудовых правах работников, содержащаяся и распространяемая:
|
-
Предыдущая запись
- Следующая запись
По ТК РФ работодателю в конкретных случаях необходимо уведомлять работников в определенный срок. Свели в таблицу перечень случаев, о которых ТК РФ требует работодателя предупреждать работника в письменном виде под подпись (с указанием сроков, нарушение которых может дорого обойтись организации). Объяснили, как оформлять уведомления на бумаге (11 примеров): дали состав обязательных реквизитов, образцы готовых документов, варианты оформления отметки о получении документа работником и отметки с его ответом на предложение работодателя. Показали журнал регистрации уведомлений. Разобрались со сложным вопросом документирования факта и даты выполнения работодателем своей обязанности, если работник отказывается расписываться в получении уведомления на экземпляре работодателя.
В Словаре видов и разновидностей современной управленческой документации уведомление определено, как деловое письмо, сообщающее адресату информацию, могущую иметь правовые последствия.1
Этот документ может создаваться в рамках различных видов управленческой деятельности. Например, в Общероссийском классификаторе управленческой документации (ОКУД)2 такой вид документа, как уведомление, встречается:
- в унифицированной системе документации, устанавливаемой ЦБ РФ;
- в унифицированной системе бухгалтерской финансовой, учетной и отчетной документации организаций государственного сектора;
- унифицированной системе отчетно-статистической документации.
И хотя в ОКУД нет уведомлений среди организационно-распорядительной документации и документации по учету труда и его оплаты, они являются значимыми документами деятельности кадровых подразделений, т.к. с их помощью реализуются требования ТК РФ. Нарушения при составлении или передаче работнику этих документов могут иметь существенные юридические последствия для организаций.
Связано это в первую очередь с тем, что трудовое законодательство включает немало норм, устанавливающих необходимость извещения работников о каких-либо событиях и действиях, о которых должно быть сообщено работнику в определенный срок. Их несоблюдение может стать основанием для трудовых споров и применения к работодателю штрафных и иных санкций.
В каких случаях составлять уведомления
В ТК РФ используются различные формулировки для обозначения ситуаций, когда требуется проинформировать работника. Назовем основные из них (Таблица 1).
Таблица 1. О чем и когда работодатель должен уведомить работника, согласно ТК РФ
Как видно из Таблицы 1, сам вид документа «уведомление» в ТК РФ упоминается не так часто, но все ситуации, требующие «извещения», «предупреждения», «уведомления» работника, следует трактовать как основание для издания этого вида документа.
Кроме того, уведомление может составляться в ситуациях, когда необходимо получить согласие работника либо ознакомить его с правом на отказ. Традиционно принято использовать для этих целей такой вид документа, как заявление. Однако по своему смыслу заявление связано скорее с инициативой работника. Если же инициатива исходит от работодателя, то согласие, оформленное в виде заявления, выглядит несколько нелогично. Впрочем, это не будет нарушением с учетом того, что ТК РФ в большинстве случаев не определяет однозначно, с помощью какого вида документа должно быть оформлено согласие, и тогда главное, чтобы оно было.
Таблица 2. Ситуации, в которых ТК РФ требует получить согласие работника либо ознакомить его с правом на отказ
Во всех этих ситуациях, прежде чем получить согласие работника, ему предварительно направляется уведомление с изложением обстоятельств, требующих определенных управленческих действий, которые могут быть осуществлены только с письменного согласия работника. Уведомление в этих ситуациях может:
- только информировать работника о необходимости дать письменное согласие, а также о его праве отказаться (например, от командировки или работы в ночное время) или
- содержать еще зону для внесения ответа работника (положительного или отрицательного) на предложение работодателя. Лучше, если заранее вы внесете трафарет этой надписи, чтобы работник отразил все нужные работодателю сведения (см. отметку «2» в Примере 4).
Как правило, издается 2 экземпляра уведомления и работник собственноручно оформляет не просто отметку о получении (когда его только информируют), но и сразу свой ответ с датой и подписью. Две данные надписи лучше подтверждать подписью работника отдельно в случаях, когда в получении он готов расписаться, а на предложение работодателя неизвестно как ответит (см. отметки «2» в Примерах 4 и 5, а также Примеры 6 и 7).
Форма уведомления
Уведомления направляются работникам с разными целями и в разных ситуациях, поэтому типовой формы этого документа нет. Он оформляется по общим правилам составления организационно-распорядительной документации. На практике его часто оформляют на бланке письма, что не совсем корректно. Ведь уведомление текущему работнику – это внутренний документ, а не исходящий. Письмо уместнее писать бывшему работнику.
В состав обязательных реквизитов уведомления входят:
- наименование организации – автора документа;
- наименование вида документа;
- место составления (издания) документа;
- дата документа;
- регистрационный номер документа;
- адресат;
- заголовок к тексту;
- текст документа;
- подпись уполномоченного лица работодателя.
Эти реквизиты оформляются с учетом требований ГОСТ Р 7.0.97-20163.
Кроме того, в уведомлении обязательно должна быть предусмотрена отметка о получении работником своего экземпляра уведомления. Такая отметка обычно содержит фразу «Уведомление мною получено “___ ” _________ 20__ года» и подпись работника. Визой из Примера 1 оформляется согласие или несогласие с проектом документа (такой реквизит предусмотрен в ГОСТ Р 7.0.97-2016). Но в нашем случае его атрибутов недостаточно – нам нужна именно отметка о получении документа, как в Примере 2 или 3 (хотя такого реквизита в ГОСТ Р 7.0.97-2016 нет). В этой отметке наличие должности / профессии работника не обязательно, т.к. они непременно фигурируют в реквизите «адресат» (см. «1» в Примере 4).
Как правило, уведомление составляется на общем бланке организации и соответственно не содержит реквизит «справочные данные об организации» (как приказ, протокол и другие внутренние документы). Однако наличие этого реквизита может быть удобно в ситуации, когда работнику уведомление не вручается на рабочем месте, а направляется заказным письмом. Указанный в этом реквизите почтовый адрес может быть использован работником для направления официального ответа работодателю (хотя на конверте адрес тоже есть). Даже если здесь фигурирует полный почтовый адрес, отдельно место издания документа все равно указывается (см. Примеры 4 и 5).
Пример 1. Виза согласования
Пример 2. Отметка о получении документа (без должности)
Пример 3. Отметка о получении документа (с указанием должности)
Повторимся: вид нашего документа – не письмо, а уведомление. Заголовок к тексту начинается с предлога «о» и содержит краткое описание причины направления работнику уведомления. Например, уведомление «о прекращении трудового договора», «о прекращении трудового договора при неудовлетворительном результате испытания», «о предстоящем увольнении в связи с сокращением численности работников», «о привлечении к работе в выходной день», «о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска» и т.д.
С какой буквы (заглавной или маленькой) писать заголовок с новой строки? Мы привыкли, что в письмах он пишется с заглавной буквы (там нет указания вида документа), а вот, например, в протоколах, актах – с маленькой (протокол заседания совета директоров, акт инвентаризации основных средств и т.д.). Если есть вид документа, то он является единым целым с заголовком к тексту и, следовательно, заголовок лучше писать с маленькой буквы (хотя в уведомлениях встречаются разные варианты, см. Примеры 4 и 5).
Текст документа начинается с обращения к работнику. Обычно для этого используют устоявшуюся этикетную формулу «Уважаемый Сергей Валерьевич!», «Уважаемая Василиса Николаевна!»
Далее в констатирующей части дается ссылка на правовую норму, потребовавшую направления работнику уведомления, и описание обстоятельств, в отношении которых действует эта норма.
Основная часть текста содержит выводы, предупреждения, рекомендации, просьбы или просто информацию, которую работник должен принять к сведению. Здесь также могут разъясняться правовые нормы, порядок их применения, права работника, а также действия, которые он обязан предпринять или, напротив, может отказаться предпринимать.
Подписывает уведомление, как правило, руководитель организации. Однако если у иного должностного лица организации есть полномочия на принятие кадровых решений, то оно тоже может подписывать уведомления работникам. Печать на уведомлении (как внутреннем документе) не нужна.
Пример 4. Уведомление о прекращении трудового договора в связи с истечением его срока
Пример 5. Уведомление о предстоящем увольнении в связи с сокращением штата работников
Как уже было отмечено выше, факт согласия или несогласия работника может быть зафиксирован непосредственно на уведомлении. Варианты того, какие формулировки могут быть использованы, показаны в Примерах 5, 6 и 7, но возможны и другие формулировки.
Неоднозначность формы и различные варианты отметок обусловлены тем, что в спорной ситуации, когда работник не желает сотрудничать и отказывается получать уведомление и соглашаться на предложение работодателя, последнему становится особенно важно доказать, что он уведомлял работника. Этому способствуют регистрация уведомлений и правильная процедура их вручения работникам.
Регистрация уведомлений
Очень важными реквизитами уведомления являются его дата и регистрационный номер.
Одной из целей регистрации является учет документов. В условиях, когда законодательство требует от работодателя, во-первых, известить о чем-то работника в письменном виде, а во-вторых, сделать это в строго оговоренный срок, регистрация позволяет зафиксировать и подтвердить факт создания документа в установленное время. Ведь дата в отметке о получении документа может быть только позже его регистрации – именно дата получения работником должна быть раньше на определенное количество дней (или месяцев) того события, о котором уведомляет работодатель.
Пример 8
В статье 74 ТК РФ написано, что уведомить работника об изменении определенных сторонами условий трудового договора работодатель обязан не позднее, чем за 2 месяца до наступления этих изменений. Например, об изменениях, которые произойдут 14 сентября, работник должен быть уведомлен не позднее 13 июля. 13 июля – это крайняя дата получения работником уведомления. Однако не будет нарушением заблаговременное вручение уведомления работнику.
Регистрируются уведомления, как правило, в отдельном журнале. Впрочем, есть подход, при котором для различных видов уведомлений ведутся различные журналы. Рациональная составляющая такого подхода основана на том, что какие-то разновидности уведомлений носят систематический характер, а какие-то издаются от случая к случаю. Так, разумно будет вести отдельный журнал для уведомлений о наступлении отпуска по графику отпусков.
Журнальная форма регистрации позволяет более четко вести учет уведомлений, исключить возможность подтасовки фактов путем внесения записей задним числом. Соответственно, в случае спора и разбирательств в ГИТ или суде своевременная регистрация спорного уведомления в журнале станет дополнительным аргументом в пользу работодателя.
Если вы делите уведомления на несколько документопотоков, то каждому из них присваивается свой код в добавление к порядковому номеру в пределах календарного года. Если они при этом подшиваются в соответствующие «профильные» дела, то таким кодом вполне может быть номер дела.
Но уведомления также можно хранить и в личных делах, и как основания приказов.
Форма журнала регистрации уведомлений точно не определена. Состав граф этого журнала определяет работодатель, исходя из своих справочно-информационных целей. Он может иметь следующий вид:
Пример 9. Журнал регистрации всех уведомлений (без разбивки на несколько отдельных документопотоков)
Также в журнале могут быть реквизиты приказа, основанием для которого является уведомление и прочие данные. Можно еще предусмотреть графу с подписью работника о получении уведомления. Формально это станет дублированием подписи работника о получении уведомления, которая проставляется на самом документе (на экземпляре работодателя). Вариант проставления подписи только в журнале менее предпочтителен, т.к. работник может оспорить содержание уведомления.
Как направлять / вручать уведомление
Учитывая тот факт, что уведомление содержит информацию, которая может иметь серьезные правовые последствия, к отправке или передаче его работнику нужно отнестись крайне серьезно.
В большинстве ситуаций практикуется вручение работнику уведомлений по месту работы сотрудником отдела кадров или непосредственным руководителем. Это обычная практика, которая однако требует обязательного проставления отметки о получении уведомления работником на экземпляре работодателя (см. Примеры 2–5).
Если работник отказывается получать уведомление или расписываться на экземпляре работодателя, то нужно зачитать ему уведомление вслух при свидетелях и документировать это актом. Он оформляется по общим правилам: кроме составителя подтвердить изложенное в акте своими подписями должны не менее двух свидетелей.
Образец такого акта показан в Примере 10 (дата на нем обязательна, а вот номер вполне может отсутствовать). Но заменить его может и добавление на листе уведомления зоны, показанной в Примере 11, т.е. прямо тут свидетели могут подтвердить своими подписями факт отказа от получения уведомления и его зачитывание вслух работнику.
Пример 10. Акт об отказе получить уведомление и его зачитывании работнику
Пример 11. Фиксация на самом уведомлении подписями свидетелей отказа работника
Вручить уведомление лично в руки и даже зачитать его вслух работнику не всегда получается, тогда уведомление отправляют работнику через «Почту России». А в конфликтных случаях отправление по почте даже добавляют к оформлению акта. При отправке заказного письма на руках у работодателя остается только чек, подтверждающий факт отправки, а при направлении ценного письма – еще и опись отправленных документов, можно сюда добавить уведомление о вручении, в котором работнику потребуется расписаться перед получением письма. В конфликтных ситуациях работодателю стоит задействовать максимум «почтовых доказательств» вручения письма.
Адрес отправки, как правило, хранится в личном деле работника. Обязательно он есть на трудовом договоре. Если работник сменил место жительства или фактически проживает по другому адресу, он должен проинформировать об этом работодателя. Если такой информации от работника не поступало, письмо следует отправлять по адресу, прописанному в трудовом договоре.
В Гражданском кодексе РФ есть норма про юридически значимое сообщение, но он относится к гражданско-правовым отношениям. А трудовые отношения регулируются ТК РФ, в который только планируют внести нечто подобное.
Фрагмент документа
Пункт 1 статьи 165.1 «Юридически значимые сообщения» Гражданского кодекса РФ
1. Заявления, уведомления, извещения, требования или иные юридически значимые сообщения, с которыми закон или сделка связывает гражданско-правовые последствия для другого лица, влекут для этого лица такие последствия с момента доставки соответствующего сообщения ему или его представителю.
Сообщение считается доставленным и в тех случаях, если оно поступило лицу, которому оно направлено (адресату), но по обстоятельствам, зависящим от него, не было ему вручено или адресат не ознакомился с ним.
Как и сколько хранить уведомления
Уведомления работников обычно создаются в кадровом подразделении и хранятся там же.
Кадровикам их удобно собирать в личных делах. Но у личных дел срок хранения 50/75 лет ЭПК по ст. 445 Перечня 2019 г.4, а у уведомлений работников – всего 3 года по ст. 436 того же Перечня.
Вместе с тем есть категория уведомлений, являющихся основанием для издания приказов со сроками хранения 50/75 лет. Например, приказов о переводе, изменении условий трудового договора, увольнении работников. Уведомления для таких приказов являются важным подтверждением правомерности подобных действий. Хранить их только три года рискованно.
В этой ситуации можно порекомендовать хранить уведомления для приказов со сроком хранения 50/75 лет в личных делах работников или в деле «Основания к приказам со сроком хранения 50/75 лет», в котором будут также докладные записки, справки и заявления в соответствии со ст. 434 Перечня 2019 г.
Иные уведомления работников, которые являются, как правило, основанием для издания приказов со сроком хранения пять лет (например, о ежегодных оплачиваемых отпусках, направлении в командировки и др.), можно хранить в самостоятельном деле «Уведомления работников за… год». Как правило, спорные ситуации в связи с такими приказами и уведомлениями не возникают, поэтому, по нашему мнению, их можно хранить три года в соответствии со ст. 436 Перечня 2019 г.