Должностная инструкция бухгалтера по учету подотчетных сумм - RukovodstvoRus.ru

Обязанности бухгалтера по расчетам с подотчетными лицами разнообразны и многочисленны. Во избежание споров такие обязанности должны быть изложены в должностной инструкции. В чем заключается работа бухгалтера с подотчетными лицами? Всё это подробно рассмотрено в статье.

Обязанности бухгалтера по расчетам с подотчетными лицами

В обязанности бухгалтера по расчетам с подотчетниками входит:

осуществлять контроль первичной документации (заявления, приказы, авансовые отчеты и т. д.);
выдавать (перечислять) денежные средства подотчетникам (аванс/перерасход по авансовым отчетам);
соблюдать кассовую дисциплину;

ВНИМАНИЕ! С 30.11.2020 в порядок ведения кассовых операций указанием ЦБ от 05.10.2020 № 5587-У внесено ряд поправок.

Каких именно, узнайте в статье от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

отражать в бухгалтерской системе операции по расчетам с подотчетниками;
учитывать ТМЦ и ОС, купленные подотчетниками за наличный или безналичный расчет;
отслеживать задолженность по подотчетникам;
контролировать сроки предоставления подотчетными лицами отчетов и возврата неиспользованного остатка средств;
проверять корректность заполнения сотрудниками авансовых отчетов;
принимать и проверять подтверждающие документы, прилагаемые к отчету;
составлять аналитические отчеты в рамках участка по требованию руководителя;
проводить инвентаризацию по расчетам с подотчетниками, оформлять ее результаты;
участвовать в составлении рабочего плана счетов, форм первичных документов, по которым не предусмотрены типовые формы;
передавать отработанные и надлежащим образом оформленные документы в архив.

Должностная инструкция бухгалтера по подотчетным лицам

Вы спросите, что такое должностная инструкция (ДИ)? Это лишь свод внутренних правил фирмы по какой-то конкретной должности.

Казалось бы, нет ничего сложного — ее составить. Но многие руководители игнорируют это, считая, что такой документ необходим только на крупных предприятиях. Они пренебрегают составлением этого внутреннего административного документа.

Рассмотрим простую ситуацию. Устраивается бухгалтер на работу в небольшую фирму, и ввиду того, что для этого работника нет ДИ, все его обязанности объясняют ему в устном порядке.

Скорее всего, новый сотрудник будет работать хорошо и никаких проблем не возникнет. А возможно, он изначально неправильно поймет круг своих обязанностей. И как результат — совершенные ошибки, штрафы во время налоговых проверок.

Чтобы избежать ошибок и недопонимания, на фирме обязательно должны быть ДИ.

И конечно, такая инструкция должна быть на бухгалтера, работающего с подотчетными лицами (бухгалтера-кассира).

В ДИ бухгалтера по работе с подотчетниками рекомендуем указать:

То, что в работе он подчиняется главному бухгалтеру.
Все должностные обязанности, связанные с его работой (примерный перечень обязанностей приведен выше).
Нормативные и другие документы, которыми бухгалтер должен руководствоваться в работе:

указание Банка РФ «О порядке ведения кассовых операций» от 11.03.2014 № 3210-У;
указание Банка РФ «Об осуществлении наличных расчетов» от 07.10.2013 № 3073-У;
закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ;
приказ Минфина РФ «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению» от 31.10.2000 № 94н;
Трудовой кодекс РФ;
Налоговый кодекс РФ;
ПБУ и ФСБУ;
КоАП РФ;
закон «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ;
иные законодательные акты, постановления, распоряжения, приказы, руководящие, методические и нормативные материалы по организации бухучета;
устав компании;
правила внутреннего трудового распорядка;
локальные нормативные и организационно-распорядительные документы, касающиеся основной деятельности работника.

Подробнее о нормативных актах, регулирующих работу с подотчетниками, читайте в статье «Расчет с подотчетными лицами — нормативные документы».

Как провести аудит расчетов с подотчетными лицами, узнайте в аналитическом материале от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

То, что с ним будет заключен договор о полной материальной ответственности.

Типовая форма договора о полной индивидуальной материальной ответственности приведена в приложении № 2 к постановлению Минтруда РФ «Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности» от 31.12.2002 № 85.

Права работника.
Ответственность за ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей (ДО):

6.1. Работник несет дисциплинарную ответственность:

за невыполнение, недобросовестное выполнение своих ДО;
за искаженную информацию о ходе выполнения работ;
за недобросовестное выполнение приказов, распоряжений и поручений руководителя;
за несоблюдение трудовой дисциплины;
за несоблюдение закона о защите персональных данных.

6.2. Работник несет материальную ответственность:

за причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ;
за несоблюдение кассовой дисциплины.

Подробнее о нарушении кассовой дисциплины читайте в статье «Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение».

Кто проверяет кассовую дисциплину и как проходит проверка, узнайте в Готовом решении от КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.

6.3. Работник несет ответственность за разглашение информации, представляющей собой коммерческую тайну компании, ставшей известной в связи с исполнением должностных обязанностей, в порядке, определенном действующим законодательством и соответствующими локальными актами компании.

7. Условия работы.

После составления ДИ руководитель издает приказ о ее утверждении.

Как его правильно составить, смотрите в статье «Приказ об утверждении должностных инструкций — образец».

Сотрудник знакомится с ДИ и подписывает ее. Копия инструкции остается у него.

Итоги

Обязанности бухгалтера по расчетам с подотчетными лицами разнообразны и многочисленны. Чтобы избежать ответственности за их невыполнение, необходимо иметь обширные знания основ бухгалтерского и налогового законодательства РФ, правил оформления авансовых отчетов и первичных документов, положений о соблюдении кассовой дисциплины.

Источник

Налоговики, особенно начинающие, с особым интересом рассматривают авансовые отчеты, даже если проверка не по НДФЛ. Нередко требуют авансовые отчеты и банки. Нюансов оформления настолько много, что компании передают этот участок на аутсорсинг или берут «на подотчетников» отдельного бухгалтера и самостоятельно разрабатывают для него подробную должностную инструкцию.

Обязанности бухгалтера по подотчетным лицам

Если в компании возникает много проблем по командировочным расходам, то из обычного бухгалтера-кассира, имеющего опыт учета товарно-материальных ценностей (далее –ТМЦ) и оформления приказов делают еще более универсального специалиста. После того, как он подпишет новую должностную инструкцию, в его обязанности будет входит не только:

выдача наличных под отчет;
перечисление подотчетных сумм на банковские карты работников и на корпоративные карты компании.

Другие обязанности бухгалтера в новой должности вы можете изучить, в частности, в наших статьях:

Учет и контроль расчетов с подотчетными лицами
Проверка оформления командировочных документов

Осуществляя аутсорсинг участков бухгалтерии наших клиентов, мы уже давно выделили участок «Авансовые отчеты» из-за обилия специфики в различных компаниях.

Обязанности наших бухгалтеров можно взять за основу, если выдачу наличности (пополнение карт) ваш бухгалтер по авансовым отчетам не осуществляет. В частности, наши клиенты доверяют нам такие функции, как:

проверка предоставленных подотчетными лицами первичных документов (комплектность, наличие всех необходимых реквизитов и общая правильность оформления);
внесение полученных документов в программу 1С для формирования авансовых отчетов с последующей распечаткой для подписи подотчетных лиц и руководителя компании (другого ответственного лица) и подшивкой подтверждающих документов;
проверка бухгалтерских записей, сформированных программой, при необходимости формирование аналитики;
подготовка информации для расчета налогов и определения взаиморасчетов с сотрудниками;
сверка взаиморасчетов с контрагентами (при необходимости), закупки у которых осуществлены подотчетными лицами;
контроль соблюдение лимитов подотчетных расходов.

Конкретный перечень возможных обязанностей бухгалтера по подотчетным лицам (авансовым отчетам) вы можете найти в представленном ниже образце должностной инструкции.

Должностная инструкция бухгалтера по авансовым отчетам – образец

Поскольку должностная инструкция специалиста по сути самого широкого профиля включает в себя обслуживание смежных участков бухгалтерии, то:

найти типовую инструкцию довольно сложно;
содержание должностной инструкции зависит от хозяйственной практики компании.

Можно составить должностную инструкцию на основе уже разработанных отделом кадров инструкций, по которым работают:

бухгалтер-кадровик (в части подготовки приказов на командировки);
бухгалтер-кассир;
бухгалтер по расчету с контрагентами (включая сверки);
бухгалтер по учету ТМЦ (если подотчетные лица их приобретают);
бухгалтер по налогам.

Скачать должностную инструкцию бухгалтера по авансовым отчетам

Причем в отношении налогов речь идет не только о НДФЛ, возникающем в случае превышения нормированных расходов. Бухгалтер по авансовым отчетам должен уметь определить для расчета по налогу источник расходов:

себестоимость или внереализационные расходы;
чистая прибыль (в случае превышения нормированных сумм).

Немаловажен и такой, ставший в настоящее время очень проблемным из-за усиленной проверки налоговикам, налог, как НДС.

Чтобы выполнить свои многочисленные обязанности, бухгалтер по авансовым отчетам должен хорошо знать свои права по отношению к другим работникам компании.

Права работника

Бухгалтер по авансовым отчетам – типичный пример работника, которому не подходит должностная инструкция, составленная на основе профстандарта. Дело в том, что профстандарты еще не успели привести в соответствие с изменениями в п. 3 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете.

В частности, бухгалтеры получили право письменных требований недостающих документов от работников, начиная с 26 июля 2019 года – даты вступления в силу Федерального закона от 26.07.2019 № 247-ФЗ. Отметим, что использовать такое право целесообразнее с упоминанием графика документооборота – краеугольного камня в работе бухгалтера по авансовым отчетам.

Если по каким-то причинам график документооборота в компании отсутствует, бухгалтер может использовать свое право вносить предложения по повышению эффективности своего труда, предложив ввести график. Остальной перечень прав в последние годы был неизменен, и его по сути можно взять из любой бухгалтерской должностной инструкции.

За что несет ответственность бухгалтер по расчетам с подотчетными лицами?

Участок по учету авансовых отчетов – очень ответственный. Он важен как для контроля денежной наличности и учета реально произведенных затрат, так и для правильного расчета налогов. Контролировать такие расчеты жизненно необходимо любой компании.

Если бухгалтер по авансовым отчетам производит денежные расчеты, например, по командировочным расходам, то с ним можно заключить договор о полной материальной ответственности. Однако заключать такой договор допустимо только по типовой форме из которой следует, что ответственность установлена только в пределах «вверенного имущества», то есть денежных средств.

Если в результате бухгалтерских ошибок возникнут проблемы с налогами, взыскать деньги за причиненный ущерб, нанесенный компании, полностью будет проблематично. Компании, которые уже понесли такие убытки или осознают их высокую вероятность, как правило, выбирают аутсорсинг.

Например, наша компания страхует свою профессиональную ответственность. В отличие от других компаний, мы готовы компенсировать клиентам убытки, которые теоретически могут возникнуть вне рамок страховых случаев, но по нашей вине. Более того, убытки мы готовы возместить и тем компаниям, которые перестали быть нашими клиентами. Такое возможно в течение трех лет со дня расторжения договора, если ошибки привели, например, к искажению отчетности.

Хотите читать советы налоговых экспертов и главных бухгалтеров?

Подпишитесь на обновления блога

Источник

Для того, чтобы компании избежать возможных споров и разногласий, обязанности работников должны быть изложены в должностных инструкциях. В статье рассмотрим, в чем заключаются обязанности бухгалтера по расчетам с подотчетными лицами, а также разберем должностную инструкцию.

Бухгалтер по расчетам с подотчетными лицами

К обязанностям бухгалтера, работающего с расчетами с подотчетыми сотрудниками относят:

осуществление контроля первичной документации (в том числе заявлений, приказов, авансовых отчетов и т.п.);
выдача и/или перечисление денежных средств подотчетным лицам (авансы или перерасходы по предоставленным работникам авансовым отчетам);
соблюдение кассовой дисциплины;
отражение операций с подотчетниками в бухгалтерской системе;
учет ТМЦ, а также ОС, приобретенных подотчетными лицами как за наличный расчет, так и посредством оплаты банковской картой;
контроль задолженности подотчетных лиц;
проверка корректности заполнения подотчетными работниками авансовый отчетов;
контроль за сроками предоставления отчетов подотчетными лицами, а также возврата ими неиспользованных денежных средств;
прием и проверка документов, подтверждающих расчеты подотчетными лицами и прилагаемые ими к авансовому отчету;
составление по требованию руководителя аналитических отчетов по своему участку работы;
проведение инвентаризации расчетов с подотчетными лицами и оформление результатов проведенной инвентаризации;
активное участие в составлении плана счетов для работы, разработки форм первичной документации, если типовые формы по ним не предусмотрены;
передача отработанных, надлежащим образом оформленных документов в архив.

Бухгалтер по расчетам с подотчетными лицами: должностная инструкция

Должностная инструкция представляет собой свод определенных внутренних правил одной организации по определенной должностной единице. Составление данного документа не представляет особой сложности, однако некоторые руководители игнорируют ее составление, считая, что нужен он только в крупном бизнесе.

Однако, пренебрежение таким документом может привести к неприятным последствия. Предположим, что небольшую компанию на работу приняли бухгалтера. Отдельного бухгалтера по работе с подотчетниками нет, поэтому принятому сотруднику устно объясняют обязанности. Новый бухгалтер может работать на отлично и добросовестно выполнять, порученные ему устно обязанности. Но возможно, что круг обязанностей он свой не поймет и не потянет. А это может привести к ошибкам, а, что еще неприятнее – к штрафам после проверок контролирующими органами.

Важно! Должностные инструкции позволяют избежать недопонимания со стороны сотрудника и как следствия – допущения ими ошибок. Бухгалтер по расчетам с подотчетниками не является исключением, должностную инструкцию следует составить и ему.

Что указывается в должностной инструкции бухгалтера с подотчетными лицами

При составлении должностной инструкции бухгалтера по работе с подотчетниками следует включить в нее следующее:

Подчиняется он в работе главному бухгалтеру.
Должностные обязанности (указанные нами выше).
Нормативные документы, которыми он должен руководствоваться при работе:
Указание Банка РФ «О порядке ведения кассовых операций» №3210-У от 11.03.2014;
Указание Банка РФ «Об осуществлении наличных расчетов» №3073-У от 07.10.2013;
Закон «О бухгалтерском учете» №402-ФЗ от 06.12.2011;
Приказ Минфина РФ «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению» №94н от 31.10.2000;
Трудовой кодекс РФ;
Налоговый кодекс РФ;
ПБУ;
КоАП РФ;
Закон «О персональных данных» №152-ФЗ от 27.07.2006;
Другие законодательные акты, распоряжения, приказы, постановления, нормативные документы, связанные с организацией бухгалтерского учета;
Устав компании-работодателя;
Правила по внутреннему трудовому распорядку;
Локальные документы компании, распорядительные документы, которые относятся к основной деятельности бухгалтера по работе с подотчетными лицами.
С ним работодатель будет заключать договор о полной материальной ответственности. Типовой договор о матответственности приводится во втором приложении к Постановлению Минтруда «Об утверждении перечней должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной материальной ответственности, а также типовых форм договоров о полной материальной ответственности» №85 от 31.12.2002.
Его права.
Ответственность в случае ненадлежащего исполнения им должностных обязанностей. Ответственность включает в себя:

Дисциплинарную ответственность за невыполнение или недобросовестное выполнение должностных обязанностей, за полученную искаженную информацию при выполнении работ, за недобросовестное выполнение поручений, приказов и распоряжений руководителей, за несоблюдение работником трудовой дисциплиной, за несоблюдение закона по защите персональных данных.
Материальную ответственность в случае причинения материального ущерба (в установленных трудовым и гражданским законодательством пределах), а также в случае несоблюдения кассовой дисциплины.
Ответственность за разглашение информации, которая является коммерческой тайной организации, если она стала известной в результате выполнения должностных обязанностей (в порядке, который определяется действующим законодательством и локальными нормативными актами работодателя).

Условия работы бухгалтера.

После того, как должностная инструкция будет составлена, ее необходимо утвердить. Это делает руководитель, для чего издает приказ об утверждении.

Важно! Новый работник с должностной инструкцией должен ознакомиться и в подтверждение этого ставит на ней свою подпись. Один экземпляр инструкции должен остаться у сотрудника.

Порядок утверждения должностной инструкции

Порядок, по которому происходит утверждение должностных инструкций должен быть закреплен в одном из локальных актов компании. Однако это не является обязательным условием. Утверждение должностной инструкции происходит в следующем порядке:

В первую очередь разрабатывают проект конкретной инструкции;
Издают приказ об утверждении новой инструкции;
Приказ и инструкцию согласовывают с юридическим отделом или юристом компании, если он есть и передается на утверждение руководителю организации;
Инструкции присваивают определенный номер.

Важно! В случае необходимости должностную инструкцию могут регистрировать в специальном журнале, если в компании такой журнал ведется.

Обязательной должностная инструкция становится только после того, как работник с ним ознакомится.Подтверждением того, что работник ознакомился с инструкцией является его подпись (Читайте также статью ⇒ Должностная инструкция бухгалтера ЖКХ в 2023: образец заполнения).

ОБРАЗЕЦ ПРИКАЗА ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ ОБРАЗЕЦ СПРАВКИ

Заключение

Должностная инструкция бухгалтера по расчетам с подотчетными лицами представлена достаточно разнообразными и многочисленными обязанностями. Для того, чтобы компании обезопасить себя и избежать ответственности за невыполнение бухгалтером своих обязанностей, следует учитывать как бухгалтерское, так и налоговое законодательство РФ, правил оформления первички и авансовых отчетов, а также положений по соблюдению кассовой дисциплины.

Источник

Иллюстрация: Вера Ревина/«Клерк»

Подотчетные лица — кто они?

Подотчетные лица — это работники, которым выданы денежные средства для оплаты товаров, работ и услуг в интересах компании (пп. 6.3 п. 6 указания «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами…» № 3210-У).

Подотчетными лицами могут быть любые сотрудники компании, в том числе:

генеральный директор;
работники-иностранцы, не являющиеся валютными резидентами РФ, поскольку при передаче под отчет не происходит использование денежных средств в качестве средства платежа;
работники, имеющие задолженность по ранее полученной под отчет сумме, поскольку требование полного погашения задолженности отсутствует в указании № 3210-У.

Выдать подотчетные денежные средства физлицу, не являющемуся работником компании, по общему правилу нельзя. Исключение составляют физические лица, с которыми у организации заключен гражданско-правовой договор, например, подрядчики, исполнители (письмо Банка России от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859).

Расчеты с подотчетными лицами

Расчеты с подотчетным лицом происходят в следующем порядке.

1. Оформляют заявление или приказ на выдачу денег. Как правильно составить эти документы, мы расскажем ниже.

2. Выдают деньги. Это могут быть наличные средства из кассы предприятия или безналичные, перечисляемые на карту сотрудника или корпоративную карту. При перечислении подотчета на карту в приказе или заявлении о выдаче денег надо указать ее реквизиты, а в назначении платежа платежного поручения — что средства перечислены под отчет. Например, «аванс на командировочные расходы», «под отчет на хозяйственные нужды». Код вида дохода не указывают. Наличные в под отчет выдают по расходному кассовому ордеру (п. 6.3 указания № 3210-У, письмо ЦБ от 10.07.2020 № 45-1-2-ОЭ/10700).

3. Утверждают авансовый отчет. В нем подотчетное лицо должно заполнить графы 1–6 оборотной стороны, в которых следует указать:

в графе 1 — номера документов (расходов) по порядку;
в графах 2–4 — даты, номера и наименования документов, подтверждающих расход (квитанции, транспортные документы, чеки ККТ, товарные чеки и др.), либо наименование расхода (например, суточные);
в графах 5–6 — суммы расходов, указанные в представленных первичных документах, в рублях или иностранной валюте.

Подотчетник должен подписать авансовый отчет на оборотной стороне и привести расшифровку подписи. А также пронумеровать подтверждающие документы в том порядке, в котором они записаны в графах 1–6 оборотной стороны авансового отчета, и приложить их к отчету.

После получения отчета бухгалтер должен проверить:

целевое расходование денежных средств;
наличие указанных в отчете оправдательных документов, подтверждающих расходы;
правильность оформления оправдательных документов;
правильность подсчета указанных в отчете сумм.

При отсутствии бухгалтера (главного бухгалтера) авансовые отчеты проверяет руководитель (пп. 6.3 п. 6 указания № 3210-У).

После проверки авансового отчета бухгалтер заполняет свою часть отчета: на оборотной стороне по строкам, заполненным подотчетным лицом, в графах 7–9 проставляет суммы расходов, принятые к учету, и номера счетов (субсчетов), которые дебетуются на эти суммы.

На лицевой стороне проставляют:

номер авансового отчета (указывают при принятии отчета у подотчетного лица одновременно с заполнением расписки);
остаток или перерасход предыдущего аванса;
сумму полученного подотчетным лицом аванса. Деньги, выданные из кассы и перечисленные на платежную карту, необходимо прописать в разных строках;
сумму израсходованных подотчетным лицом средств, равную сумме, которая указана по строке «Итого» в графах 7 и 8 авансового отчета;
сумму остатка или перерасхода подотчетных средств (с учетом остатка (перерасхода) по предыдущему авансу);
бухгалтерские записи. Номера дебета счетов (субсчетов) должны соответствовать номерам счетов (субсчетов), которые указаны в графе 9 оборотной стороны авансового отчета;
в строке «Приложение _____ документов на _____ листах» — количество документов и листов, на которых оформлены эти документы;
сумму отчета к утверждению (прописью и цифрами).

Заполненный и проверенный отчет подписывает бухгалтер или главный бухгалтер (при их отсутствии — руководитель). Авансовый отчет утверждает руководитель (пп. 6.3 п. 6 указания № 3210-У). Срок утверждения авансового отчета законодательно не регламентирован.

Его устанавливает генеральный директор компании. Такой срок закрепляют внутренними документами (например, отдельным приказом, положением о выдаче денег под отчет или инструкцией (приказом) по порядку расчетов с подотчетными лицами).

Дату утверждения авансового отчета, а также утверждаемую сумму руководитель указывает в шапке отчета и заверяет подписью.

4. Проводят окончательный расчет с подотчетным лицом. Если из утвержденного авансового отчета следует, что работник потратил больше, чем получил в качестве аванса, то компания должна возместить ему перерасход по авансовому отчету.

Окончательный расчет по авансовому отчету, по которому образовался перерасход, нужно провести после утверждения отчета в срок, установленный руководителем (пп. 6.3 п. 6 указания № 3210-У). Такой срок закрепляют внутренними документами.

Расчет наличными деньгами оформляют расходным кассовым ордером (п. 6 указания № 3210-У). В строке «Основание» нужно прописать:

«Перерасход по авансовому отчету от ________ № ____.

На основании РКО вносится запись в кассовую книгу (пп. 4.6 п. 4 указания № 3210-У).

Возместить подотчетнику сумму перерасхода по авансовому отчету можно и в безналичном порядке, перечислив деньги на его карту. В платежном поручении в строке «Назначение платежа» нужно указать «Возмещение перерасхода по авансовому отчету от ________ № ____».

Факт возмещения перерасхода отражается в авансовом отчете. В нем проставляют сумму выплаты, номер и дату РКО (платежного поручения). Такую запись может заверить как кассир, выдавший наличные деньги, так и бухгалтер, ответственный за оформление авансового отчета.

Если из утвержденного авансового отчета следует, что у сотрудника остался неизрасходованный остаток подотчетной суммы, то его необходимо вернуть.

Остаток можно внести в кассу компании наличными. В этом случае операцию оформляют приходным кассовым ордером и записью в кассовой книге в общеустановленном порядке. Подотчетному лицу нужно выдать квитанцию к приходному кассовому ордеру в подтверждение получения от него денег (пп. 5.1 п. 5 указания № 3210-У).

Если же остаток подотчетной суммы возвращается с банковской карты подотчетного лица на расчетный счет компании, то рекомендуем подотчетнику указать назначение платежа — «Возврат подотчетной суммы». Факт возврата остатка фиксируется в авансовом отчете. В нем проставляются сумма возвращенного остатка, а также реквизиты перевода (приходного кассового ордера).

Положение о расчетах с подотчетными лицами

Обязанность разрабатывать положение о расчетах с подотчетными лицами законодательно не закреплена. Однако его наличие позволяет установить общие правила о выдаче и расходованию подотчетных сумм. Положение — это локальный нормативный акт, поэтому его нужно утвердить приказом руководителя.

В положение целесообразно включить:

срок подачи заявления на выдачу подотчетных сумм;
срок рассмотрения заявления руководителем (иным уполномоченным должностным лицом);
предельные сроки, на которые выдаются денежные средства. Можно установить различные сроки в зависимости от целей расходования средств (на хознужды, закупку материалов и так далее);
срок для проверки авансового отчета бухгалтерией (пп. 6.3 п. 6 указания № 3210-У);
срок для утверждения авансового отчета руководителем (пп. 6.3 п. 6 указания № 3210-У);
срок для окончательного расчета (пп. 6.3 п. 6 указания № 3210-У);
срок для отчета по суммам, выдаваемым в безналичной форме (за исключением средств на командировочные расходы, отчет по которым надо представлять в течение трех рабочих дней срок (п. 26 положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749);
другие сведения и правила, которые организация сочтет полезными (например, перечень документов, подтверждающих те или иные расходы).

В качестве приложений к положению можно утвердить формы используемых документов (например, форму заявления о выдаче денег под отчет).

Заявление на выдачу средств под отчет

Для получения денег под отчет сотрудник может написать заявление. В нем необходимо прописать:

требуемую сумму;
для чего нужны деньги, например, на покупку канцтоваров, командировочные расходы и так далее;
срок, на который выдаются средства, если он не установлен внутренним документом организации или распоряжением руководителя;
дату составления.

Если подотчетные средства перечисляются на банковскую карту подотчетного лица, то в заявлении должны быть приведены реквизиты карты (письмо Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288).

Заявление подписывает работник. А руководитель проставляет свою визу, например: «Выдать».

Приказ о выдаче подотчетных сумм

Можно не требовать от работника заявление на выдачу средств под отчет, а оформлять (пп. 6.3 п. 6 указания № 3210-У):

отдельный приказ руководителя на каждую выдачу наличных денег под отчет каждому работнику;
один общий приказ на несколько выдач. Причем один документ может быть составлен на нескольких подотчетников.

Приказ (иной распорядительный документ) составляют в произвольной форме. В нем указывают:

фамилию, имя и отчество лица (лиц), которому выдаются деньги под отчет;
выдаваемую сумму;
срок, на который выдаются деньги;
на что нужно израсходовать деньги;
реквизиты банковской карты подотчетного лица, если производится безналичный расчет.

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами

Расчеты с подотчетными лицами отражают на счете 71:

записи по дебету — выдача денежных средств под отчет и возмещение перерасхода по авансовому отчету;
записи по кредиту — расходование подотчетной суммы и возврат остатка неиспользованных средств.

При выдаче денежных средств работнику под отчет у компании не возникает расхода, поскольку не происходит уменьшение экономических выгод в смысле п. 2 положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99. Выданные средства учитывают как дебиторскую задолженность работника по подотчетным суммам (п. 16 ПБУ 10/99).

Дебиторскую задолженность подотчетного лица списывают на основании первичного документа — авансового отчета.

Его составляют на основе кассовых и товарных чеков, билетов и других документов, которые подтверждают расходы подотчетника. В них содержится информация о понесенных расходах. Эти документы и являются оправдательными, на основании которых составлен первичный документ.

Если же оправдательные документы содержат все обязательные реквизиты первичного учетного документа, установленные ч. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете от 06.12.2011 № 402-ФЗ, то их можно использовать в качестве первичных документов.

Проводки при выдаче средств под отчет

Выданные подотчетному лицу наличные денежные средства отражаются следующей бухгалтерской записью.

Операция	Дебет	Кредит
Отражена выдача денежных средств под отчет из кассы	71	50-1

Если у подотчетного лица остались денежные средства, то в случае их возврата, используют следующую проводку.

Операция	Дебет	Кредит
Возвращен в кассу неизрасходованный остаток подотчетной суммы	50-1	71

Если подотчетнику не хватило полученных средств и он израсходовал свои, то при возмещении трат используют такую бухгалтерскую запись.

Операция	Дебет	Кредит
Выплачен перерасход по авансовому отчету из кассы	71	50-1

Проводки при учете расходов по авансовому расчету

При учете расходов используют следующие поводки.

Операция	Дебет	Кредит
Признаны расходом суточные за время нахождения в командировке (расходы на такси в месте командировки, затраты на услуги почты и др.)	20	71
Отражена оплата подотчетным лицом материалов	60	71
Оприходованы материалы	10	60
Отражена оплата поставщику через подотчетное лицо	60	71
Оприходованы товары (иные ценности)	41 (08)	60

Проводки при перечислении подотчетных средств на карту

Если расчеты с подотчетным лицом проводятся с использованием банковской карты, то проводки будут следующими.

Операция	Дебет	Кредит
Отражено перечисление денежных средств под отчет на банковскую карту работника	71	51
Неизрасходованный остаток подотчетной суммы перечислен с банковской карты подотчетного лица на расчетный счет организации	51	71
Перерасход по авансовому отчету перечислен на банковскую карту подотчетного лица	71	51

Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами

Инвентаризацию расчетов с подотчетными лицами проводят ежегодно в рамках годовой инвентаризации.

Существуют и другие случаи, когда инвентаризация расчетов обязательна, например, при реорганизации организации (ч. 3 ст. 11 закона № 402-ФЗ, п. 27 положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, утвержденного приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н).

Дополнительно можно провести инвентаризацию расчетов с подотчетными лицами в любое время. Конкретные сроки проведения проверки определяет руководитель.

При инвентаризации расчетов с подотчетными лицами нужно проверить по каждому из них (п. 3.47 методических указаний по инвентаризации, утвержденных приказом Минфина от 13.06.1995 № 49):

суммы выданных авансов согласно приказам руководителя или заявлениям работников;
даты их выдачи и целевое назначение;
отчеты по выданным авансам и наличие к ним первичных документов, подтверждающих расходование полученных сумм;
соответствие авансовых отчетов целевому назначению полученных денежных средств.

Также нужно проверить соблюдение подотчетным лицом сроков предоставления авансовых отчетов и возврата неизрасходованных сумм. Если на дату проведения инвентаризации за работником числится задолженность по подотчетным суммам, необходимо убедиться, что срок их возврата не истек.

Результаты проведенной инвентаризации оформляют актом инвентаризации (п. 2.5 методических указаний). Можно использовать унифицированную форму № ИНВ-17 либо разработать форму акта самостоятельно.

В акт заносят выявленные по каждому работнику суммы дебиторской и кредиторской задолженности, а также суммы задолженности с истекшими сроками исковой давности и другие долги, нереальные для взыскания (п. 2.6 методических указаний).

Акт составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами инвентаризационной комиссии на основании выявления по документам остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах. Один экземпляр акта передают в бухгалтерию, второй — остается в комиссии.

При применении унифицированной формы № ИНВ-17 предварительно нужно составить справку, содержащую информацию о дате и основании возникновения задолженности.

Применяемые формы документов необходимо утвердить в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008).

Источник

Содержание

1. Общие положения
2. Должностные обязанности
3. Права
4. Ответственность
Должностная инструкция бухгалтера по авансовым отчетам
Обязанности бухгалтера по подотчетным лицам
За что несет ответственность бухгалтер по расчетам с подотчетными лицами?
Порядок утверждения должностной инструкции
Учет и контроль расчетов с подотчетными лицами
Зачем выдаются средства
Контроль использования выданных денег
Контроль операций бухгалтером
Как проверяются командировочные
Подтверждение проезда
Суточные расходы
Отражение операций в плане счетов
Типичные ошибки при учете расходов

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

1. Общие положения

1.1. Бухгалтер материального стола относится к категории специалистов, принимается на работу и увольняется с нее приказом [наименование должности руководителя].

1.2. Бухгалтер материального стола в своей работе непосредственно подчиняется главному бухгалтеру.

1.3. На должность бухгалтера материального стола принимается лицо, имеющее среднее профессиональное (экономическое) образование без предъявления требований к стажу работы или специальную подготовку по установленной программе и стаж работы по учету и контролю не менее 3 лет.

1.4. Во время отсутствия бухгалтера материального стола его должностные обязанности выполняет [название должности], который несет полную ответственность за качественное, эффективное и своевременное их выполнение.

1.5. Бухгалтер материального стола должен знать:

1.5.1. законодательные акты, постановления, распоряжения, приказы, руководящие, методические и нормативные материалы по организации бухгалтерского учета и составлению отчетности;

1.5.2. формы и методы бухгалтерского учета и анализа хозяйственной деятельности на предприятии;

1.5.3. порядок проведения документальных ревизий и проверок, правильности ведения бухгалтерского учета имущества, обязательств и хозяйственных операций;

1.5.4. организацию документооборота и порядок документального оформления и отражения на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с движением основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств;

1.5.5. план и корреспонденцию счетов;

1.5.6. финансовое и хозяйственное законодательство;

1.5.7. экономику, организацию производства, труда и управления;

1.5.8. рыночные методы хозяйствования;

1.5.9. правила эксплуатации вычислительной техники;

1.5.10. законодательство о труде;

1.5.11. правила и нормы охраны труда.

2. Должностные обязанности

Бухгалтер материального стола выполняет следующие должностные обязанности:

2.1. Осуществляет в соответствии с действующими положениями и инструкциями плановые и по специальным заданиям документальные ревизии хозяйственно-финансовой деятельности предприятий по ведению бухгалтерского учета имущества, обязательств и хозяйственных операций, а также их подразделений, находящихся на самостоятельном балансе.

2.2. Своевременно оформляет результаты ревизии и представляет их в соответствующие инстанции для принятия необходимых мер.

2.3. Дает оперативные указания руководителям ревизуемого объекта об устранении выявленных нарушений и недостатков, проведении контрольных проверок выполненных работ.

2.4. Контролирует достоверность учета поступающих основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств, своевременное отражение на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с их движением, правильность расходования материалов, топлива, электроэнергии, денежных средств, соблюдения смет расходов, порядок составления отчетности на основе первичных документов, а также организацию проведения инвентаризаций и бухгалтерского учета в подразделениях предприятия, а также соблюдение сроков перечисления налогов и сборов и выплаты заработной платы.

2.5. Оформляет авансовые отчеты, приходно-расходные документы.

2.6. Составляет книгу покупок и книгу продаж.

2.7. Участвует в разработке и осуществлении мер, направленных на повышение эффективности использования финансовых средств, усиление контроля за хозяйственно-финансовой деятельностью предприятия, обеспечение сохранности собственности предприятия и правильной организации бухгалтерского учета.

2.8. Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.

2.9. Контролирует деятельность работников предприятия по вопросам ведения бухгалтерского учета и отчетности.

2.10. Ведет расчеты с поставщиками и покупателями.

2.11. Проводит сверки расчетов с поставщиками.

2.12. Взаимодействует с работниками склада по учету товарно-материальных ценностей.

2.13. Участвует в проведении инвентаризаций.

3. Права

Бухгалтер материального стола имеет право:

3.1. на все предусмотренные законодательством социальные гарантии;

3.2. требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих профессиональных обязанностей и осуществлении прав;

3.3. требовать создания условий для выполнения профессиональных обязанностей, в том числе предоставления необходимого оборудования, инвентаря, рабочего места, соответствующего санитарно-гигиеническим правилам и нормам, и т.д;

3.4. на оплату дополнительных расходов на медицинскую, социальную и профессиональную реабилитацию в случаях повреждения здоровья вследствие несчастного случая на производстве и получения профессионального заболевания;

3.5. знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности;

3.6. вносить на рассмотрение руководства предприятия предложения по улучшению организации и совершенствованию методов выполняемой им работы;

3.7. запрашивать лично или по поручению непосредственного руководителя документы, материалы, инструменты и т.п., необходимые для выполнения своих должностных обязанностей;

3.8. повышать свою профессиональную квалификацию;

3.9. другие права, предусмотренные трудовым законодательством.

4. Ответственность

Бухгалтер материального стола несет ответственность:

4.1. за неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ;

4.2. за причинение материального ущерба работодателю — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ;

4.3. за правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным, гражданским законодательством РФ.

Должностная инструкция разработана в соответствии с [наименование, номер и дата документа].

Должностная инструкция бухгалтера по авансовым отчетам

Обязанности бухгалтера по подотчетным лицам

выдача наличных под отчет;
перечисление подотчетных сумм на банковские карты работников и на корпоративные карты компании.

Другие обязанности бухгалтера в новой должности вы можете изучить, в частности, в наших статьях:

Осуществляя аутсорсинг участков бухгалтерии наших клиентов, мы уже давно выделили участок «Авансовые отчеты» из-за обилия специфики в различных компаниях.

проверка предоставленных подотчетными лицами первичных документов (комплектность, наличие всех необходимых реквизитов и общая правильность оформления);
внесение полученных документов в программу 1С для формирования авансовых отчетов с последующей распечаткой для подписи подотчетных лиц и руководителя компании (другого ответственного лица) и подшивкой подтверждающих документов;
проверка бухгалтерских записей, сформированных программой, при необходимости формирование аналитики;
подготовка информации для расчета налогов и определения взаиморасчетов с сотрудниками;
сверка взаиморасчетов с контрагентами (при необходимости), закупки у которых осуществлены подотчетными лицами;
контроль соблюдение лимитов подотчетных расходов.

Конкретный перечень возможных обязанностей бухгалтера по подотчетным лицам (авансовым отчетам) вы можете найти в представленном ниже образце должностной инструкции.

За что несет ответственность бухгалтер по расчетам с подотчетными лицами?

Такое возможно в течение трех лет со дня расторжения договора, если ошибки привели, например, к искажению отчетности.

Порядок утверждения должностной инструкции

Порядок, по которому происходит утверждение должностных инструкций должен быть закреплен в одном из локальных актов компании. Однако это не является обязательным условием. Утверждение должностной инструкции происходит в следующем порядке:

В первую очередь разрабатывают проект конкретной инструкции;
Издают приказ об утверждении новой инструкции;
Приказ и инструкцию согласовывают с юридическим отделом или юристом компании, если он есть и передается на утверждение руководителю организации;
Инструкции присваивают определенный номер.

Важно! В случае необходимости должностную инструкцию могут регистрировать в специальном журнале, если в компании такой журнал ведется.

Обязательной должностная инструкция становится только после того, как работник с ним ознакомится.Подтверждением того, что работник ознакомился с инструкцией является его подпись (Читайте также статью ⇒ Должностная инструкция бухгалтера ЖКХ в 2022: образец заполнения).

Учет и контроль расчетов с подотчетными лицами

Коммерческие компании и частные предприниматели постоянно выдают деньги для хозяйственных нужд. Это так называемые подотчетные деньги, они строго учитываются финансовой службой ООО и отображаются в отчетных документах. Рассмотрим, как организовывается процесс выдачи и возврата, как производится внутренний учет расчетов с подотчетными лицами на примере.

Зачем выдаются средства

Деньги под отчет даются работникам ООО, когда необходимо купить недорогие ТМЦ или оплатить оказанные услуги. Но при этом важно, чтобы они были нужны для ведения хозяйственной деятельности компании. Средства выдаются также перед поездкой в командировку на приобретение билетов, оплату жилья и питание («суточные»).

Основанием для выдачи являются:

Заявление получателя.
Распоряжения руководителя. В 9 из 10 случаев используется этот вариант.

Деньги выдаются удобным для работника способом:

Наличными с одновременным оформлением кассового документа;
Безналичными на карточку сотрудника (личную или компании).

Приходите на обслуживание в Мегаконсалт и
получайте безлимитные консультации по бухгалтерским вопросам

Контроль использования выданных денег

После покупки товаров и услуг работник должен сдать отчет за полученные деньги перед. Работник предоставляет в бухгалтерию следующий пакет документов:

Авансовый отчет. Для него можно брать типовой бланк или разработать собственную форму, но с обязательными реквизитами первичного бухгалтерского документа.
Подтверждающие документы. Их роль играют чеки, оплаченные счета и другие бумаги, где отображены суммы потраченных средств.

Контроль операций бухгалтером

Бухгалтер устанавливает, для чего предназначался выданный аванса. После этого он проверяет отчетные документы и делает вывод о том, соответствуют ли траты изначально поставленным целям.

Если проверка прошла успешно, бухгалтер переходит к следующему этапу.

Возможны три разных варианта:

Сотрудник уложился в аванс. Дополнительных действий не требуется, необходимо лишь приложить чеки.
Потрачен не весь аванс. Излишек возвращается. Сделать это нужно не позднее срока, который предоставляется для проверки отчета. Эта норма введена указанием ЦБ 3210-У. Обратите внимание, что возврат аванса не учитывается с помощью контрольно-кассового аппарата, чек на эту сумму не выписывается.
Сотрудник потратил больше денег, чем было в авансе. В этом случае компания компенсирует работнику излишне потраченные суммы. Однако для этого он должен подтвердить, что перерасход был сделан в интересах компании и в рамках той цели, на которую выдавался аванс.

При проверке отчета специалист обязан проверить правильность заполнения самого документа и приложений к нему.

Для отчета принимаются только следующие бумаги:

Чеки с онлайн-кассы или БСО, которые выдаются вместо чеков. Бухгалтер контролирует, чтобы информация в документах соответствовала друг другу.
Акты и накладные — они подтверждают, что ТМЦ были действительно куплены.

Как проверяются командировочные

Предоставить отчет нужно в 3-дневный срок. Если датой приезда оказался выходной, то считать начинают со следующего за ним рабочего дня.

Отчет в бумажной форме, составленный на бланке утвержденного образца.
Чеки и БСО.

Подтверждение проезда

Билет на самолет, поезд или автобус ранее представлял собой БСО. Но с лета прошлого года транспортные компании не могут выдавать билеты на заранее напечатанных бланках. Они оформляются только через специальный кассовый аппарат, который отправляет чек в ФНС через оператора фискальных данных.

Если работник компании купил билет в интернете и предъявлял его в транспорте в электронной форме, то после возвращения этот документ распечатывается вместе с подтверждением его оплаты.

В качестве подтверждающего документа для электронного билета принимаются:

Маршрут (квитанция) для авиаперевозок. Форма утверждена Приказом Министерства транспорта № 134;
Купон электронного билета для поездки на поезде. Форма утверждена Приказом № 322;
Квитанция электронного билета для других видов транспорта. Форма утверждена приказом № 116.

Чек кассового аппарата;
Слип пластиковой карты либо чек терминала, который подтверждает списание средств с карты;
Выписка из банка, подтверждающая списание средств на оплату билета;
Иной финансовый документ, если он оформлен на БСО.

Суточные расходы

Размер суточных для работника и порядок и компенсации руководитель компании определяет самостоятельно и закрепляет это решение приказом. Также порядок оплаты суточных расходов в командировке может оговариваться отдельно в трудовом договоре с работником.

Нормативно-правовые акты не ограничивают размер суточных, однако если их сумма будет большой, они облагаются НДФЛ. Предельный размер необлагаемых суточных:

Для командировок по России — 700 рублей;
Для командировок за границу — 2500 рублей.

Отражение операций в плане счетов

Для учета описываемых операций выделен отдельный активный счет. По дебету отражаются:

Выдача денег. При оформлении проводки корреспондирующими счетами в кредите будут счета 50 или 51;
Компенсация перерасходованных денежных средств. Корреспондирует с теми же счетами.

Стоимость купленных работников товаров или оплаченных услуг. Счет корреспондирует с дебетом тех счетов, куда относятся эти расходы. Например «Основное производство» или «Материалы»;
Размер потраченных на командировку средств. Корреспондирует с теми же счетами, что и в предыдущем пункте.
Возврат не потраченного аванса. В этом случае в дебете будет опять стоят счета 50 или 51;
Учет входящего НДС по купленным товарам и услугам. Корреспондирует со счетом 19.

Обратите внимание, что для учета входящего НДС работник помимо перечисленных ранее документов должен предоставить счета фактуры от компаний, которые платят налог на добавленную стоимость. В противном случае, даже если в чеке НДС выделено отдельной строкой, он может быть списан налоговой при проверке и начислена недоимка.

Учет расчетов с подотчетными лицами — трудоемкий участок учета, требующий повышенного внимания. Поэтому в крупных компаниях этим занимаются отдельные сотрудники. Если компания невелика, этот процесс можно поручить стороннему консалтинговому агентству на условиях аутсорсинга.

Типичные ошибки при учете расходов

Во избежание проблем с налоговой службой бухгалтер должен вовремя и тщательно контролировать следующие направления:

Правильность составления отчетов и подачу их бухгалтеру;
Трату денежных средств по целевому назначению;
Наличие чеков и их соответствие установленной форме;
Отражение авансов в бухгалтерских отчетах.

Возмещение работнику расходов, которые не подлежат возмещению согласно действующим нормативно-правовым актам;
Возмещение расходов сверх установленных лимитов. Например, если сотрудник летел в бизнес-классе вместо эконом без предварительного согласования с руководителем;
Компенсация командировочных расходов при поездках на один день, если работник имел возможность вернуться домой;
Неправильное определение длительности командировки для выдачи суточных;
Ошибки при возмещении расходов на проживание, если работник жил в гостинице на пути следования к конечной точке.

Нормативно-правовые акты обязывают вести аналитический учет по каждому авансу. Для этого целесообразно использовать журнал выдачи сумм, в котором сортировать данные по подотчетным лицам. В этом случае можно легко отследить сроки, в течение которых работник должен сдать документы в бухгалтерию.

Для контроля производится инвентаризация расчетов с подотчетными лицами. Она проходит ежегодно, что позволяет вовремя выявить и исправить недостатки до проверки налоговой службы. Однако если компания в своей деятельности постоянно выдает авансовые отчеты и часто отправляет сотрудников в командировки, имеет смысл увеличить частоту проведения проверок и делать их раз в полгода или квартал.

Источник