Загрузка документа
«Должностная инструкция делопроизводителя»
Имя файла документа: 17834
Доступные форматы скачивания: .doc, .pdf
Размер текстовой версии файла: 10,7 кб
Как скачать документ?
Дождаться загрузки ссылок для скачивания, они очень скоро появятся на этом месте
После появления ссылок, скачайте нужный вам формат
Не забудьте «Сказать спасибо», ваш голос помогает формировать нам рейтинг документов
Договор-образец.ру — это база из более чем 5 тысяч типовых образцов договоров и документов, ежедневное обновление и большое сообщество, объединяющее специалистов в юриспруденции. На сайте собраны самые различные договоры, контракты, соглашения, заявления, акты, бухгалтерские и финансовые документы, анкеты, доверенности и многие другие образцы, которые могут потребоваться в жизни каждого человека. Спасибо за ваше участие.
Пожалуйста, обратите внимение, что представленный образец документа является типовым, в нем отражены существенные условия, но без учета конкретной ситуации. Если вам нужен индивидуальный документ под вас, то лучше обратиться к квалифицированным специалистам.
Документы, которые также Вас могут заинтересовать:
- Должностная инструкция асфальтобетонщика 5-го разряда (для организаций, выполняющих строительные, монтажные и ремонтно-строительные работы)
- Должностная инструкция асфальтобетонщика 3-го разряда (для организаций, выполняющих строительные, монтажные и ремонтно-строительные работы)
- Должностная инструкция рыбовода 6-го разряда (для организаций, осуществляющих добычу и переработку рыбы и морепродуктов)
- Должностная инструкция менеджера отдела маркетинга учреждения здравоохранения города Москвы
- Должностная инструкция документоведа отдела маркетинга учреждения здравоохранения города Москвы
- Должностная инструкция медсестры — менеджера отдела маркетинга
- Должностная инструкция юрисконсульта
- Должностная инструкция старшего смены (начальника караула) по охране и сопровождению грузов
- Должностная инструкция инженера по пожарной безопасности
- Должностная инструкция монтажника оборудования связи 4-го разряда (для организаций, выполняющих строительные, монтажные и ремонтно-строительные работы)
- Должностная инструкция паркетчика 4-го разряда (для организаций, выполняющих строительные, монтажные и ремонтно-строительные работы)
- Должностная инструкция изготовителя пульпоэкстракторов 2-го разряда (для организаций, занимающихся производством медицинского инструмента, приборов и оборудования)
- Должностная инструкция паркетчика 3-го разряда (для организаций, выполняющих строительные, монтажные и ремонтно-строительные работы)
- Должностная инструкция кабельщика-спайщика местных сетей связи
- Должностная инструкция электромонтера канализационных сооружений связи
Должностная инструкция делопроизводителя определяет спектр функциональных обязанностей специалиста, ответственного за ведение документооборота в организации.
ФАЙЛЫ
Скачать образец должностной инструкции делопроизводителя .doc
Образец должностной инструкции делопроизводителя
Общие положения
- Делопроизводитель входит в категорию специалистов.
- Делопроизводитель назначается на должность и увольняется с неё приказом директора компании, по согласованию с его непосредственным начальником.
- Делопроизводитель находится в подчинении заместителя директора компании или иного руководящего лица в соответствии с действующим штатным расписанием.
- Лицо, которое принимается на должность делопроизводителя, обязано иметь законченное среднее образование и иметь документы об успешном прохождении соответствующих профессиональных курсов; требования по стажу работы по специальности к нему не предъявляются.
- Лицо, принятое на должность делопроизводителя, обязано обладать знаниями:
- актуальных нормативов, определяющих процесс документооборота в компании;
- законодательства, которое регулирует доступ к персональной информации и конфиденциальным данным;
- внутренних правил компании, регулирующих процесс документооборота;
- принципов составления аналитических документов по документообороту;
- должностной структуры компании;
- действующих системы электронного оборота документов в компании;
- ведения базы данных документов компании;
- типовых сроков и принципов обращения с документами;
- требований к сохранности и хранению документации;
- требований, предъявляемых законодательством и другими актами, к грамотному оформлению юридически значимых документов;
- норм архивирования документов;
- нормативов составления описи документов по заданным критериям;
- правил функционирования офисного оборудования и используемого программного обеспечения.
- В своей деятельности делопроизводитель должен руководствоваться:
- действующими законами;
- положениями данной инструкции;
- документами компании, относящимися к сфере своей компетенции.
- Во время отсутствия делопроизводителя (болезнь, командировка и пр.) его обязанности исполняет сотрудник, назначенный директором по согласованию с заместителем директора.
- Для обеспечения процесса бесперебойного функционирования системы оборота документов делопроизводителю дается право подписи в пределах его компетенции.
Обязанности делопроизводителя
Делопроизводитель:
- Обрабатывает входящую корреспонденцию, регистрируя её и направляя в соответствующие подразделения компании.
- После получения соответствующих руководящих распоряжений отдает для исполнения необходимые документы.
- Ведет внутреннюю базу документов компании.
- Обеспечивает комплекс мер по сохранности документов.
- Обеспечивает ведение текущей документации компании.
- Осуществляет первичную сортировку и отбор документов.
- Контролирует доведение документов до их адресатов.
- Дает справки по документам компании.
- Занимается описью документов в соответствии с распоряжениями руководства.
- Контролирует корректность ведения документации подразделениями компании.
- Следит за актуальностью номенклатуры документации компании.
- Выполняет распоряжения руководителя в сфере своей компетенции.
- Соблюдает внутренние нормы компании в части безопасности, трудового распорядка и обращения с документами.
Права
Делопроизводитель обладает правами:
- На знакомство с проектами распоряжений, касающихся своей сферы деятельности.
- Вносить предложения по модернизации процессов документооборота.
- Получать от коллег и руководителей информацию, необходимую для нормального функционирования системы обработки документов.
- Сообщать руководителям и коллегам о выявленных недоработках в системах документооборота компании.
- Требовать от непосредственных руководителей соблюдения трудовых норм в соответствии с действующим законодательством и данной инструкцией.
Ответственность
Делопроизводитель может быть привлечен к ответственности на следующих основаниях:
- За ненадлежащее исполнение функций, определенных данной инструкцией, в границах, определенных положениями трудового законодательства.
- За раскрытие конфиденциальной информации, утрату и хищение документов в пределах соответствующих норм законодательства.
- За совершенные на рабочем месте правонарушения — в соответствии с положениями соответствующего законодательства.
- За нарушение внутренних норм по трудовому распорядку, безопасности и хранению документов — в соответствии с положениями законодательства и соответствующих положений компании.
Необходимость должностной инструкции делопроизводителя
Данный документ регулирует основные моменты взаимоотношений специалиста с руководителями и коллегами. Для самого делопроизводителя документ служит основой выполнения им своих функциональных обязанностей. Для руководителей инструкция дает ориентир по взаимодействию со специалистом в рабочем процессе. Для обеих сторон инструкция выполняет важную профилактическую роль, позволяя на ранних подступах гасить потенциальные конфликтные ситуации.
Принципы должностной инструкции
Единая форма этого документа как в целом, так и для делопроизводителя отсутствует. Есть рекомендованные профессиональным стандартом № 276н, утвержденным в 2015 году, требования к навыкам делопроизводителя, но большая часть содержания инструкции дается на усмотрение работодателя. Поэтому организации обладают большими возможностями подстраивать положения данного документа под себя, в соответствии с отраслевой спецификой, размерами и другими моментами. Тем не менее существуют определенные стандарты составления данного документа. Считается, что в него должны в обязательном порядке входить 4 раздела:
- Общие положения — тут дается целостная характеристика положения специалиста.
- Обязанности — тут прописывают функции делопроизводителя.
- Права — дается перечень прав специалиста.
- Ответственность — в общем виде дается перечень основания для привлечения к ответственности.
К данным разделам руководители могут добавлять и некоторые другие. Обычно добавляют пункт об условиях труда. Можно добавить и пункт, где детально описаны должностные связи.
Сама инструкция составляется по принципу: один экземпляр для одного специалиста. Каждая инструкция должна для вступления в силу быть заверена собственноручной подписью делопроизводителя, а также руководителя и ответственного служащего.
Составление должностной инструкции
Документ желательно печатать на стандартном бланке компании. Соответственно, правая часть сверху отводится для данных о компании и руководителе. Далее по центру пишется наименование документа. Что касается самого содержания разделов, то оно расписано ниже.
Общие положения
В первую очередь, здесь прописывают:
- категорию, к которой относится делопроизводитель;
- требования по квалификации;
- кому он подчиняется;
- кто его должен заменить в случае необходимости.
Обязательным является перечень навыков и знаний, набором которых должен обладать делопроизводитель.
Важно! Перечень знаний соответствует потребностям каждой конкретной организации и не является стандартным.
Обязанности
Именно на основании данного раздела и строится повседневная деятельность делопроизводителя. Поэтому необходимо четко прописать функции сотрудника, не обременяя его и, с другой стороны, не забывая включать сюда ключевые рабочие обязанности.
Важно! Если делопроизводителей несколько, то рекомендуется не дублировать обязанности, а четко их прописать для каждого работника.
Права
В разделе даётся перечень прав, которым наделяется делопроизводитель для эффективного выполнения им своих обязанностей.
Важно! Необходимо четко соотносить объем прав с функциональными обязанностями делопроизводителя.
Ответственность
Здесь дается перечень причин, на основании которых работник может быть привлечен к ответственности. Принципы ответственности даются в общем виде, поскольку конкретная ответственность может наступить после юридических разбирательств.
После составления инструкция дается для ознакомления самому сотруднику. Если замечаний нет и сотрудник согласен с содержимым, то остается лишь подписать документ. Для этого в левом нижнем углу даётся подпись делопроизводителя и её расшифровка. При необходимости она дополняется подписью ответственного лица, например, начальника кадрового отдела. Печать компании не требуется.
Наименование организации
Утверждаю:
Должность руководителя,
утверждающего должностную инструкцию:
__________________ Ф.И.О.
"__" _____________ 200_ год
Должностная инструкция делопроизводителя
1. Общие положения
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет обязанности, права и ответственность делопроизводителя.
1.2. На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе не менее 3 месяцев, без предъявления требований к стажу работы.
1.3. Делопроизводитель относится к категории служащих, принимается и увольняется в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом генерального директора организации.
1.4. В своей деятельности делопроизводитель руководствуется действующим законодательством РФ, Уставом организации, настоящей должностной инструкцией, положениями, приказами и распоряжениями вышестоящего руководства организации.
1.5. В своей деятельности делопроизводитель подчиняется непосредственно начальнику управления административно-хозяйственного обеспечения и находится в оперативном подчинении офис-менеджера.
1.6. На время отсутствия делопроизводителя (командировка, отпуск, болезнь) его обязанности может исполнять лицо, назначенное в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
2. Квалификационные характеристики
2.1. Делопроизводитель должен знать:
— нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии;
— основные положения Единой государственной системы делопроизводства;
— структуру предприятия и его подразделений;
— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
— порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;
— основы организации труда;
— правила эксплуатации вычислительной и оргтехники;
— основы законодательства о труде;
— правила внутреннего трудового распорядка;
— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной безопасности.
2.2. Делопроизводитель должен уметь:
— пользоваться современными техническими средствами обработки информации, коммуникаций и связи, вычислительной техники.
3. Должностные обязанности
3.1. В своей деятельности делопроизводитель обязан:
3.2. Соблюдать регламентирующие документы, указанные в п. 1.4.
3.3. Соблюдать требования охраны труда, установленные законодательством и иными правовыми актами, а также правилами и инструкциями по охране труда.
3.4. Немедленно извещать своего непосредственного или вышестоящего руководителя о любой ситуации, угрожающей жизни и здоровью людей, о каждом несчастном случае, происшедшем на производстве или об ухудшении своего здоровья.
3.5. Выполнять служебные поручения своего руководителя точно и в установленный срок.
3.6. Принимать и регистрировать корреспонденцию, направлять ее в структурные подразделения.
3.7. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передавать документы на исполнение, оформлять регистрационные карточки или создавать банк данных.
3.8. Вести картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществлять контроль за их исполнением, выдавать необходимые справки по зарегистрированным документам.
3.9. Отправлять исполненную документацию по адресатам.
3.10. Вести учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизировать и хранить документы текущего архива.
3.11. Вести работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивать удобный и быстрый их поиск.
3.12. Готовить и сдавать в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составлять описи дел, передаваемых на хранение в архив.
3.13. Обеспечивать сохранность и конфиденциальность проходящей служебной документации.
3.14. Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
3.15. Обеспечивать порядок в канцелярии, требовать от сотрудников обеспечения порядка и тишины.
3.16. Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать их в архив.
3.17. Копировать необходимые для работы документы.
4. Права
Делопроизводитель имеет право:
4.1. Требовать в пределах возложенных на него обязанностей от непосредственного руководителя создания условий для работы и обеспечения всем необходимым для выполнения своих обязанностей.
4.2. Знакомиться с решениями руководства предприятия, касающимися его деятельности.
4.3. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.
4.4. Получать от руководителей структурных подразделений, специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
4.5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
5. Ответственность
Делопроизводитель несет ответственность:
5.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ.
5.2. За достижение поставленных перед ним целей и задач.
5.3. За невыполнение приказов, распоряжений и указаний вышестоящего руководства в части, его касающейся.
5.4. За совершение в процессе осуществления своей деятельности правонарушения в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ.
5.5. За причинение материального ущерба в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством РФ.
5.6. За неразглашение коммерческой тайны.
5.7. За недостоверную информацию, предоставляемую руководству.
6. Критерии эффективности деятельности делопроизводителя
6.1. Своевременное получение и отправление корреспонденции подразделениям и сторонним организациям.
6.2. Качественное выполнение должностных обязанностей.
7. Взаимоотношения
Делопроизводитель:
7.1. Взаимодействует со всеми работниками, руководителями подразделений и руководством организации по вопросам, входящим в его компетенцию.
7.2. Взаимодействует с представителями сторонних предприятий, организаций, учреждений по вопросам, относящимся к его компетенции.
Разработал:
Наименование должности _____________________ Ф.И.О.
подпись
Согласовано:
Согласование инструкции зависит от того, кто ее утверждал. Если ДИ утверждает генеральный директор, то, как правило, она согласовывается с директором по персоналу, возможно согласование с начальником юридического управления.
С инструкцией ознакомлен:
Делопроизводитель: ___________________ /Ф.И.О./ "__" _____________ 200_ год
подпись