Должностная инструкция для начальника тендерного отдела

Общество с ограниченной ответственностью «Бета»
ООО «Бета»

Должностная инструкция начальника тендерного отдела

              № 205-ДИ

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая Должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность Начальника тендерного отдела ООО «Бета».

1.2. Начальник тендерного отдела назначается на должность и освобождается от должности приказом генерального директора ООО «Бета».

1.3. Начальник тендерного отдела подчиняется непосредственно коммерческому директору.

1.4. На должность Начальника тендерного отдела назначается лицо, имеющее высшее (экономическое или инженерно-экономическое) образование.

1.5. Начальник тендерного отдела должен знать:
− законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по вопросам участия в торгах (тендерах);
– основные принципы и понятия системы размещения заказов для государственных и муниципальных нужд;
– основные процессы и ресурсы системы размещения заказов для государственных и муниципальных нужд;
– региональные нормативные правовые акты, связанные с размещением заказов для государственных и муниципальных нужд;
– антимонопольное законодательство;
– процедуру размещения государственных и муниципальных заказов;
– планирование размещения государственных и муниципальных заказов;
– процедуры размещения государственных и муниципальных заказов способом открытого и закрытого конкурсов;
– порядок извещения, конкурсную документацию, порядок подачи заявок на участие в конкурсе, вскрытие конвертов с заявками на участие в конкурсе и открытие доступа к заявкам, поданным в форме электронных документов, рассмотрение заявок, оценку и сопоставление заявок на участие в конкурсе, последствия признания конкурса несостоявшимся;
– критерии оценки заявок на участие в тендере, сравнительный анализ методов оценки заявок на участие в тендере;
– процедуру размещения государственных и муниципальных заказов;
– порядок извещения, документацию тендера, порядок подачи заявок, рассмотрение заявок, проведение, подведение итогов, последствия признания несостоявшимся;
– особенности проведения тендеров и государственных поставок в электронной форме;
– размещение заказа путем запроса котировок;
– эффективность размещения заказов для государственных и муниципальных нужд;
– порядок контроля за соблюдением законодательства РФ о размещении государственных и муниципальных заказов;
– ответственность за нарушения при размещении и исполнении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд;
– обеспечение защиты прав и интересов участников размещения заказов, процедуру обжалования;
– информационное обеспечение государственных и муниципальных заказов;
– структуру и особенности государственных и муниципальных контрактов;
– управление исполнением государственных и муниципальных контрактов, учет контрактов;
– специфику размещения заказов для государственных и муниципальных нужд;
– особенности размещения государственных и муниципальных заказов на поставку товаров, на услуги;
– особенности размещения государственных и муниципальных заказов на различные виды работ;
– гражданское, административное, трудовое законодательство в части, касающейся регулирования деятельности ООО «Бета»;
– основы менеджмента, управления персоналом;
– основы управления проектами;
– этику делового общения.

1.6. В своей деятельности Начальник тендерного отдела руководствуется:
− законодательными и нормативными правовыми актами, методическими материалами по вопросам размещения заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд;
– локальными нормативными актами ООО «Бета», в том числе Правилами внутреннего трудового распорядка;
– приказами (распоряжениями) генерального директора ООО «Бета»;
– настоящей Должностной инструкцией.

1.7. В период временного отсутствия Начальника тендерного отдела его обязанности возлагаются на работника, назначаемого приказом генерального директора ООО «Бета».

2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Начальник тендерного отдела выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Руководит деятельностью тендерного отдела.
2.2. Организует текущее и перспективное планирование деятельности тендерного отдела с учетом целей, задач и направлений, для реализации которых он создан, обеспечивает контроль за выполнением плановых заданий, координирует выполнение работы работниками тендерного отдела.
2.3. Оказывает методическую и практическую помощь работникам тендерного отдела по вопросам подготовки и участия в тендерах и государственных поставках.
2.4. Вносит предложения по совершенствованию рабочего процесса и управления тендерным отделом.
2.5. Участвует в подборе и расстановке кадров тендерного отдела, в организации повышения их квалификации и профессионального мастерства.
2.6. Принимает участие в подготовке и проведении аттестации работников тендерного отдела.
2.7. Обеспечивает своевременное составление установленной отчетной документации.
2.8. Проводит мониторинг тендеров, конкурсов, аукционов в средствах массовой информации и в сети Интернет.
2.9. Участвует в подготовке конкурсной документации.
2.10. Представляет интересы ООО «Бета» при осуществлении конкурсных процедур.
2.11. Участвует в разработке положений, регламентов и методических указаний по электронным тендерам и государственным поставкам.
2.12. Представляет руководству ООО «Бета» предложения об улучшении качества работы работников тендерного отдела.

3. ПРАВА

Начальник тендерного отдела имеет право:
3.1. Требовать от непосредственного руководителя содействия в исполнении должностных обязанностей и реализации прав.
3.2. Знакомиться с проектами решений генерального директора ООО «Бета», касающимися деятельности отдела материально-технического снабжения.
3.3. Представлять на рассмотрение своего непосредственного руководителя и генерального директора ООО «Бета» предложения по вопросам своей деятельности, в том числе ставить вопросы о совершенствовании своей работы, улучшении организационно-технических условий труда, повышении размера зарплаты, оплате сверхурочных работ в соответствии с законодательством и положениями, регламентирующими систему оплаты труда работников ООО «Бета».
3.4. Получать от работников ООО «Бета» информацию, необходимую для ведения своей деятельности.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Начальник тендерного отдела несет ответственность:
4.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей Должностной инструкцией, – в соответствии с действующим трудовым законодательством.
4.2. За другие правонарушения, совершенные в период ведения своей деятельности (в т. ч. связанные с причинением материального ущерба и ущерба деловой репутации ООО «Бета»), – в соответствии с действующим трудовым, гражданским, административным и уголовным законодательством.

5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ

5.1. Режим работы Начальника тендерного отдела определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в ООО «Бета».
5.2. Работодатель проводит оценку эффективности деятельности Начальника тендерного отдела в соответствии с Комплексом мероприятий по оценке эффективности, утверждаемым приказом генерального директора ООО «Бета».

Должностная инструкция разработана в соответствии с Приказом генерального директора ООО «Бета» № 1-Пр от 23.08.2011.

Должностную инструкцию составила:

Начальник отдела кадров _________________________ Е.В. Васильева

С инструкцией ознакомлен:

________________ С.С. Михалков

Юрист _________________________ Н.А. Павлов

Содержание

1. Тендерный отдел: этап планирования
2. Специалист тендерного отдела: распределение функций
3. Тендерный отдел, должностная инструкция
4. Образец должностной инструкции специалиста тендерного отдела

      Каждая фирма, занимающаяся государственными закупками, имеет в своей структуре тендерный отдел — подразделение, непосредственно отвечающее за эффективность участия данной фирмы в торгах. Эта статья посвящена технологии создания тендерного отдела.

1. Тендерный отдел: этап планирования

Решение о создании отдела: варианты действий

1) Отложить создание отдела: если фирма планирует участие в торгах не чаще двух раз в месяц, постоянная структурная единица нецелесообразна, легче передоверить проведение торговых процедур сторонней консалтинговой организации.

2) Назначить совместителя: вариант экономичный, но из раздела «скупой платит дважды». Совмещать тендерные операции с основными обязанностями невозможно, человек, поставленный в такую ситуацию, буде находиться в положении «деятельного дурака»: хватаясь то за одно дело, то за другое, постоянно пребывая во временном цейтноте и авральном режиме работы, исполнитель не сможет качественно выполнить ни свои основные обязанности, ни тендерные закупки. Если прибавить к этому отсутствие опыта и мотивации, станет понятно, что это наихудшее решение из всех возможных.

3) Создать штатную структурную единицу. Однако здесь следует провести мониторинг эффективности вновь созданного отдела, большой штат иногда «съедает» всю прибыль, которую он приносит. Здесь уместно будет вспомнить афоризм великого А. В. Суворова: «Побеждай не числом, а умением!» При небольших масштабах тендерных сделок микро-отдел из двух-трех специалистов может оказаться оптимальным решением.

 2. Специалист тендерного отдела: распределение функций

Как говорил математик Рене Декарт, сложную задачу легче решать, разделив ее на несколько простых: для повышения эффективности отдела следует создать команду из специалистов, каждый из которых будет отвечать за свою область работы:

1) Руководитель тендерного отдела: координатор и организатор всей деятельности, контролирующий работу подчиненных и отчитывающийся за ее результаты перед руководством фирмы;

2) Аналитик: человек со стратегическим мышлением, способный увидеть новые тенденции в сфере государственных закупок и своевременно принять меры помогающие извлечь прибыль из происходящих перемен;

3) Юрист по торговым процедурам: знаток законов, осуществляющий непрерывный мониторинг динамики законодательных норм, выполняющий задачи главы канцелярии, поскольку ведет документооборот тендерного отдела, правозащитник, ведущий судебные разбирательства с контрагентами или структурами власти по мере необходимости;

4) Специалист тендерного отдела: работник, непосредственно осуществляющий тендерную деятельность, уполномоченный принимать решения в торговых процедурахот лица всей фирмы.

5) Курьер – малоквалифицированный сотрудник, выполняющий всю «черновую» работу, в том числе и доставку заявочной документации.

 3. Тендерный отдел, должностная инструкция

Повседневные обязанности сотрудников приведены в должностных инструкциях тендерных специалистов

1) Комплектация пакета документов и получение ЭП.

2) Регистрация и аккредитация на ЭТП.

3) Настройка рабочего места для участия в конкурентных торговых процедурах.

4) Отбор подходящих государственных контрактов в ЕИС.

5) Проведение аналитических исследований сферы контрактных торгов, исследование документов организаторов торгов, технического задания заказчиков.

6) Анализ деятельности конкурентов;

7) Изучение динамики совершенных сделок.

 Подача заявочных документов.

9) Оформление текущей документации. Мониторинг изменений законодательства в сфере тендеров.

10) Финансовые операции (займы и банковские гарантии).

11) Работа с субподрядчиками;

12)Участие в торгах.

13) Ведение документооборота.

14) Подписание контрактов.

4. Образец должностной инструкции специалиста тендерного отдела скачать

Для гарантированного результата в тендерных закупках Вы можете обратиться за консультацией к экспертам Центра Поддержки Предпринимательства. Если ваша организация относится к субъектам малого предпринимательства, Вы можете получить целый ряд преимуществ: авансирование по гос контрактам, короткие сроки расчетов, заключение прямых договоров и субподрядов без тендера. Оформите заявку и работайте только по выгодным контрактам с минимальной конкуренцией!

Обратно к списку

Тендерный менеджер — профессионал широкого профиля, ему нужно следить за многими процессами:

• Быть в курсе политической ситуации и изменений в законодательстве. Нарушение норм может дорого обойтись — вплоть до дисквалификации фирмы, если ее внесут в реестр недобросовестных поставщиков (РНП).
• Проверять ситуацию по текущим тендерам на всех этапах сделки — от изменения извещения со стороны заказчика до исполнения контракта и получения оплаты.
• Изучать практику ФАС и судов.
• Помнить про срок действия электронной подписи (ЭП) и поддерживать исправность рабочего компьютера. Отсутствие ЭП сразу сужает круг заказов: получить госзаказ без нее невозможно, только коммерческие договоры. Довести текущие сделки в электронном формате без ЭП тоже не получится. Неполадки с ПК или интернетом могут лишить поставщика возможности вовремя подать заявку или делать ставки во время аукциона, что недопустимо в тендерной работе.

Параллельно с этим менеджер ищет новые закупки, готовит и подает заявки, участвует в торгах, вносит обеспечение или оформляет независимую гарантию. Зачастую менеджерам приходится лично привозить документы заказчику, несмотря на электронный документооборот, непосредственно контролировать поставку или выполнение работ и решать спорные вопросы с госучреждением.

Обжалование закупок в ФАС, как правило, тоже на менеджере по тендерам. Даже если у поставщика есть юрист по госзаказу, менеджер готовит для него исходную информацию по закупке и помогает сформулировать позицию фирмы в ФАС.

Обязанностей, как видно, у тендерного специалиста много. Мы прикинули, как примерно может выглядеть рабочий день такого менеджера.

Задача №1. Ознакомьтесь с последними изменениями в законодательстве о закупках и проверьте почту. Не нужно вчитываться во все новости, достаточно просмотреть их по диагонали, чтобы избежать ошибок в будущей работе.

Задача № 2. Проверьте входящие документы на торговых площадках. Участники автоматически получают оповещения о том, что статус закупки изменился.

Задача №3. Отреагируйте на изменения статуса закупок. Как именно действовать, зависит от этапа тендера:

• Заказчик скорректировал извещение — проверьте, выгодны ли новые условия поставщику. Если нет — лучше отозвать заявку.
• Начались торги — сделайте ставки, исходя из выбранной стратегии.
• Отклонили заявку по надуманным причинам — обжалуйте решение комиссии заказчика в ФАС.
• Победили в тендере — подготовьте обеспечение исполнения контракта и передайте информацию сотрудникам, которые этим занимаются.
• Заказчик направил проект контракта — подпишите его в срок, который высвечивается в карте документа на ЭТП.
• Подходит срок поставки товара — поторопите сотрудников склада, чтобы ускорить поставку.
• Нашли ошибку в закрывающих документах — оперативно передайте информацию в бухгалтерию.
• Заказчик сообщил о недопоставке товара или его неисправности — передайте информацию сотруднику, который за это отвечает.
• ФАС опубликовала решение по жалобе или заказчик начислил неустойку — сообщите об этом руководству.

Задача № 4. Найдите новые заказы. Получать оповещения о подходящих тендерах можно с помощью специальных сервисов или подписки на новые закупки на ЭТП и в ЕИС.

Задача № 5. Выберите наиболее выгодные закупки.

Задача № 6. Подготовьте заявку, обеспечение для участия в новых тендерах и согласуйте с руководством ценовую стратегию для аукциона.

Избежать срыва сроков по текущим закупкам помогут гаджеты и ежедневник. Ставьте в телефоне напоминания о времени начала торгов, предельном сроке подписания контракта и других важных датах, а изменения статуса закупок вносите в таблицу на телефоне или ПК. Если удобнее отслеживать события по старинке, тщательно ведите ежедневник. Не стоит держать всю информацию в голове и надеяться на память.

Еженедельно тендерный специалист готовит отчеты о ходе участия в закупках, статусе контрактов, которые уже заключены, движении денег — перечислении и возврате обеспечения, оформлении независимой гарантии, оплате товара заказчиком и удержании неустойки.

В конце каждого месяца специалист сдает руководству сводный отчет для расчета бонусов, которые ему причитаются сверх оклада, и планирует работу на следующий месяц.

Кроме основной работы и постоянного контроля за положением дел, успешный менеджер по тендерам периодически повышает квалификацию. Официальные рекомендации, как часто нужно учиться, есть только для специалистов по госзакупкам и госслужащих. Им приходится проходить полноценные курсы повышения квалификации не реже, чем раз в три года.

Письмо Минэкономразвития РФ № 5594-ЕЕ/Д28и и Минобрнауки РФ № АК-553/06 от 12 марта 2015

Когда именно идти учиться специалисту по торгам — зависит от того, как часто меняется законодательство. Иногда достаточно одного раза в год, а в «особые» годы приходится учиться чуть ли не каждый квартал.

Для повышения квалификации не обязательно посещать многочасовые курсы в ведущих ВУЗах. Они нужны как базовое образование, но для поддержания компетентности — излишняя трата времени и денег. Исключение — когда специалист надолго выпал из профессии, например, при уходе в декрет.

Повысить квалификацию менеджеру по тендерам помогут семинары и курсы, которые проводят:

• торговые площадки,
• госведомства,
• образовательные центры,
• учебные центры консалтинговых компаний и разработчиков справочно-правовых систем.

Высокая стоимость курса или семинара не всегда гарантирует эффективность обучения. Например, федеральное казначейство проводит семинары, которые содержат много актуальной информации абсолютно бесплатно.

Кроме семинаров и курсов повышения квалификации, поддерживать компетенцию на высоком уровне помогут:

• справочно-правовые системы,
• блоги экспертов,
• форумы специалистов по закупкам,
• подписка на журналы о госзаказе,
• участие в официальных мероприятиях, например, в ежегодном форуме-выставке «ГОСЗАКАЗ».

За полезную информацию не всегда нужно платить. Например, некоторые журналы о закупках можно бесплатно скачать с сайтов электронной площадки. Контур.Торги регулярно проводят для поставщиков конференции и вебинары на актуальные темы. Участие в них, как правило, тоже бесплатное.

Особый источник информации — база решений ФАС и картотека Арбитражных дел. Если в ходе работы возникла проблема, которая вызывает сомнения, найдите в этих базах решение по схожей ситуации. Тогда перспектива прояснится и ошибок удастся избежать.

Рассказываем, как найти решение в базе ФАС:

1. Перейдите к расширенному поиску по картотеке. Для этого нажмите на кнопку «Расширенный» в правом верхнем углу экрана.
2. Выберите вид поиска — «Поиск по делам».

3. Выберите закон, по которому работал заказчик, сферу деятельности поставщика и теги (ключевые слова) для поиска по параметрам. Например, «реестр недобросовестных поставщиков», если вопрос касается внесения в РНП.

4. Укажите остальные параметры поиска, если они известны.

5. Установите период выдачи решения. Лучше искать дела за последние полгода или год.

Узнать, как часто поставщики жаловались на определенного заказчика, удавалось ли госучреждению отстоять свою позицию в ФАС и как часто обжаловал закупки поставщик-конкурент можно в ЕИС в разделе «Реестр жалоб». Чтобы попасть в этот раздел, нажмите на кнопку «Все разделы» на главной странице сайта и перейдите к блоку «Контроль и аудит» в левом нижнем углу экрана. Найти решение по жалобе в ЕИС можно по:

• ИНН и названию заказчика,
• наименованию подразделения ФАС,
• названию поставщика или его сотрудника, который подал жалобу,
• реквизитам закупки.

Если разобраться в спорной ситуации не удается, не стесняйтесь задавать вопросы экспертам. Обратиться за помощью можно в консалтинговую компанию или к частному тендер-эксперту. За услуги не обязательно платить. На сайтах многих консалтинговых компаний можно задать бесплатный вопрос специалисту. Также бесплатную помощь можно получить, задав вопрос эксперту — автору личного блога в комментариях под его очередной статьей.

У каждого профессионала свой секрет успеха, основа которого — ежедневный кропотливый труд. Соблюдение основных правил работы поможет избежать ошибок, которые могут стоить компании не только выгодного заказа, но и возможности работать с госучреждениями. Для менеджера по тендерам такая ситуация недопустима, ведь только успешный поставщик — гарантия хороших бонусов и прекрасная возможность для карьерного роста.

• отслеживать изменения в законе;
• заранее обновлять ЭП;
• вовремя оплачивать услуги ЭТП;
• отслеживать внесение изменений в извещение о закупке;
• не пропускать начало торгов;
• успевать обжаловать закупку;
• вовремя отзывать заявку, если заказ не актуален;
• оперативно готовить обеспечение исполнения контракта;
• вовремя подписывать контракт;
• не нарушать срок исполнения контракта;
• находить новые закупки;
• успевать подавать заявки в срок;
• оперативно готовить обеспечение заявки;
• повышать квалификацию;
• вовремя продлевать подписки на новые закупки;
• своевременно оплачивать использование справочно-правовых систем.

Напишите в комментариях, какие у вас обязанности как у тендерного специалиста. Может быть, вы руководитель отдела? Сколько у вас сотрудников подчинении?

Утверждаю
[организационно-правовая       [подпись] [Ф. И. О., должность
форма, наименование                      руководителя или иного
организации, предприятия,                должностного лица,
учреждения]                              уполномоченного утверждать
                                          должностную инструкцию]

                                               [число, месяц, год]
                                                      М. П.

Должностная инструкция
начальника отдела тендеров и государственных поставок

[наименование организации, предприятия, учреждения]

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на основании трудового договора с начальником отдела тендеров и государственных поставок, в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, иными нормативно-правовыми актами, регулирующими трудовые правоотношения.

1. Общие положения

1.1. Начальник отдела тендеров и государственных поставок относится к категории руководителей и непосредственно подчиняется [наименование должности].
1.2. На должность начальника отдела тендеров и государственных поставок принимается лицо, имеющее высшее образование и сдавшее квалификационный экзамен по специальной программе [вписать нужное] и стаж работы по специальности, соответствующий профилю отдела, не менее [значение] лет.
1.3. На должность начальник отдела тендеров и государственных поставок назначается и освобождается от должности приказом [наименование должности руководителя].
1.4. Начальник отдела тендеров и государственных поставок должен знать:
— общие принципы размещения заказов для государственных и муниципальных нужд;
— основные принципы и понятия системы размещения заказов для государственных и муниципальных нужд;
— основные процессы и ресурсы системы размещения заказов для государственных и муниципальных нужд;
— систему размещения государственных и муниципальных заказов в контексте социальных, политических, экономических процессов Российской Федерации;
— нормативную правовую базу размещения государственных и муниципальных заказов;
— Конституцию Российской Федерации;
— международные нормы размещения государственных заказов;
— российское законодательство об организации размещения заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд;
— региональные нормативные правовые акты, связанные с размещением заказов для государственных и муниципальных нужд;
— антимонопольное законодательство Российской Федерации;
— процедуру размещения государственных и муниципальных заказов;
— планирование размещения государственных и муниципальных заказов;
— процедуры размещения государственных и муниципальных заказов способом открытого и закрытого конкурсов;
— порядок извещения, конкурсную документацию, порядок подачи заявок на участие в конкурсе, вскрытие конвертов с заявками на участие в конкурсе и открытие доступа к заявкам, поданным в форме электронных документов, рассмотрение заявок, оценку и сопоставление заявок на участие в конкурсе, последствия признания конкурса несостоявшимся;
— критерии оценки заявок на участие в тендере, сравнительный анализ методов оценки заявок на участие в тендере;
— процедуру размещения государственных и муниципальных заказов;
— порядок извещения, документацию тендера, порядок подачи заявок, рассмотрение заявок, проведение, подведение итогов, последствия признания несостоявшимся;
— особенности проведения тендеров и государственных поставок в электронной форме;
— размещение заказа путем запроса котировок, в том числе в целях оказания гуманитарной помощи, либо ликвидации последствий чрезвычайных ситуаций природного или техногенного характера, у единственного поставщика (исполнителя, подрядчика) биржевых товаров на товарных биржах;
— эффективность размещения заказов для государственных и муниципальных нужд;
— контроль за соблюдением законодательства Российской Федерации о размещении государственных и муниципальных заказов. Ответственность за нарушения при размещении и исполнении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд;
— обеспечение защиты прав и интересов участников размещения заказов, процедуру обжалования;
— информационное обеспечение государственных и муниципальных заказов;
— структуру и особенности государственных и муниципальных контрактов;
— управление исполнением государственных и муниципальных контрактов, учет контрактов;
— специфику размещения заказов для государственных и муниципальных нужд;
— особенности размещения государственных и муниципальных заказов на поставку товаров;
— особенности размещения государственных и муниципальных заказов на услуги;
— особенности размещения государственных и муниципальных заказов на различные виды работ;
— гражданское, административное, трудовое законодательство в части, касающейся регулирования деятельности [организации, учреждения];
— основы менеджмента, управления персоналом;
— основы управления проектами;
— правила внутреннего трудового распорядка [организации, учреждения];
— правила по охране труда, пожарной безопасности, производственной санитарии.
1.5. Профессионально важные качества: [перечислить качества].
1.6. Должностные обязанности начальника отдела тендеров и государственных поставок в его отсутствие выполняет [вписать нужное].

2. Должностные обязанности

На начальника отдела тендеров и государственных поставок возлагаются следующие должностные обязанности:
2.1. Осуществляет руководство деятельностью отдела тендеров и государственных поставок.
2.2. Организует текущее и перспективное планирование деятельности отдела с учетом целей, задач и направлений, для реализации которых он создан, обеспечивает контроль за выполнением плановых заданий, координирует работу сотрудников отдела.
2.3. Оказывает методическую и практическую помощь сотрудникам отдела по вопросам подготовки и участия в тендерах и государственных поставках.
2.4. Вносит предложения по совершенствованию рабочего процесса и управления отделом тендеров и государственных поставок.
2.5. Участвует в подборе и расстановке кадров отдела, в организации повышения их квалификации и профессионального мастерства.
2.6. Принимает участие в подготовке и проведении аттестации работников отдела.
2.7. Обеспечивает своевременное составление установленной отчетной документации.
2.8. Осуществляет мониторинг тендеров, конкурсов, аукционов в средствах массовой информации и в сети Интернет.
2.9. Участвует в подготовке конкурсной документации.
2.10. Представляет интересы [организации, учреждения] при осуществлении конкурсных процедур.
2.11. Участвует в разработке положений регламентов и методических указаний по электронным тендерам и государственным поставкам.
2.12. Представляет руководству [организации, учреждения] предложения об улучшении качества работы сотрудников отдела.

3. Права работника

Начальник отдела тендеров и государственных закупок имеет право:
3.1. Запрашивать и получать необходимую информацию и документы, относящиеся к вопросам его деятельности.
3.2. Вносить предложения непосредственному руководителю по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей должностной инструкцией обязанностями.
3.3. Давать распоряжения подчиненным работникам и котролировать их исполнение.
3.4. Вносить руководству представления о поощрении или наказании работников, находящихся в его подчинении.
3.5. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
3.6. Привлекать специалистов всех структурных подразделений [организации, учреждения] к решению возложенных на него задач.
3.7. Требовать от руководства оказания содействия в исполнении своих профессиональных обязанностей и осуществлении прав.
3.8. На все предусмотренные законодательством социальные гарантии.
3.9. Иные права, предусмотренные трудовым законодательством.

4. Ответственность работника

Начальник отдела тендеров и государственных поставок несет ответственность:
4.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ.
4.2. За причинение материального ущерба работодателю — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ.
4.3. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным, гражданским законодательством РФ.

Руководитель кадровой службы [инициалы, фамилия]

[подпись]

[число, месяц, год]

Согласовано:

Начальник юридического отдела [инициалы, фамилия]

[подпись]

[число, месяц, год]

С инструкцией ознакомлен: [инициалы, фамилия]

[подпись]

[число, месяц, год]

Заказать обратный звонок

• РусТендер
• Вопрос-ответ
• Участие в тендерах
• Тендерный отдел

Тендерный отдел

23.11.2022

Что вы узнаете из текста: что такое тендерный отдела, какие у него функции, как его сформировать, кто должен входить в штат и с какими должностными обязанностями, какие будут затраты и какие существуют альтернативы отделу 

1. Что такое тендерный отдел

2. Основная цель и задачи тендерного отдела

3. Как компании приходят к решению о создании тендерного отдела

4. Рассчет бюджета тендерного отдела и должностные обязанности

---

Тендерный отдел — это подразделение компании, которое занимается участием в государственных и коммерческих закупках. 

---

Основная цель и задачи тендерного отдела 

Основная цель отдела — это выстроить продажи товаров, работ или услуг компании через тендеры.

Для этого отдел должен решать следующие задачи:

• получить электронную подпись и настроить её работу на пк

• зарегистрироваться в ЕИС и на торговых площадках 

• настроить поиск и отбор подходящих закупок

• анализировать тендерную документацию

• делать запросы на разъяснение 

• принимать решение об участии или согласовывать его

• определение цены

• готовить заявки на участие в выбранных закупках

• организовать открытие спецсчета

• своевременно вносить обеспечение заявки и контракта денежными средствами или гарантией

• участие в торговой процедуре

• подписание контракта

• составление протоколов разногласий к контракту

• составление жалоб в ФАС 

Все эти задачи, конечно, может выполнять один человек, но практически каждая из задач требует много времени и внимания, т.к., к примеру, спешка при изучении тендерной документации может привести к участию и победе в неподходящей закупке и как следствие разрыву контракта и финансовым потерям.

---

Как компании приходят к решению о создании тендерного отдела

Обычно компании идут следующим путём:

1. Анализируют свою нишу

на этом этапе важно понять проводятся ли закупки, в которых вы могли бы принять участие, интересны ли они вам, проходные ли цены у вас

2. Подключают тендерное сопровождение и начинают участвовать

на этом этапе нужно пройти все регистрационные действия, начать участвовать, выиграть первые тендеры и исполнить их

3. Принимают решение о создании собственного тендерного отдела

поняв какой результат приносят тендерные продажи можно принимать решение о создании собственного тендерного отдела

---

Рассчет бюджета тендерного отдела

Далее рассмотрим ситуацию, когда Вы начали участвовать, выиграли первые торги, исполнили контракты, получили прибыль и задумались о создании собственного тендерного отдела.

Первое, что нужно сделать — это рассчитать бюджет. Основной статьей расхода будет ФОТ, поэтому надо решить сколько сотрудников нанимать. Как это сделать? Ведь у всех разное количество закупок, сложность подготовки документов, цена и моржа. Кому-то достаточно будет двух сотрудников, кому-то и 10 будет мало.

Разделим все задачи тендерного отдела на условные два блока, задачи для менеджера и для специалиста:

1. МЕНЕДЖЕР

• поиск и отбор торгов
• решение о принятие участия 
• определение цены
• внесение обеспечения
• взаимодействие с заказчиком 
• общий контроль и ответственность за участие

2. СПЕЦИАЛИСТ

• анализ тендерной документации
• подготовка заявки 
• запросы на разъяснение документации
• участие в торгах
• протоколы разногласий к контракту
• подписание контрактов
• жалобы в ФАС

Из первого блока можно при необходимости и развитии отдела выделить начальника отдела и тендерного менеджера.

А из второго блока выделить тендерного специалиста и юриста.

Должностные обязанности между ними можно распределить следующим образом:

• Начальник отдела — принимает решение об участии в конкретной закупке, утверждает цену, взаимодействует с заказчиком, несет ответственность за работу всего отдела, его эффективность, нанимает и увольняет сотрудников в отдел

• Менеджер тендерного отдела — ищет и отбирает закупки для участия, рассчитывает себестоимость, контролирует сроки подачи и внесения обеспечений, работает с финансовыми организациями по оформлению гарантий и кредитов

• Специалист тендерного отдела — анализирует документацию выбранных закупок, подготавливает заявки для участия, составляет и подает запросы на разъяснение документации заказчика, участвует в торгах, составляет протоколы разногласий к контрактам, подписывает контракты, составляет и подает жалобы в ФАС

• Юрист — анализирует проект контракта перед подписанием, ведет досудебную переписку с заказчиком и защищает интересы в суде

ФОТ одного сотрудника будет в диапазоне от 35 до 200 тыс. рублей и зависит от  региона и квалификации соискателя. Эту информацию легко можно актуализировать, посмотрев вакансии на hh.ru. 

Таким образом ФОТ отдела будет от 70 до 400 тыс. рублей и к этой сумме ещё нужно добавить отчисления в фонды соцстраха в размере 30,2%.

Минимальные затраты в месяц на содержание тендерного отдела состоящего из менеджера и специалиста будут:

• ФОТ — 2 * 35 тыс. рублей = 70 тыс. рублей

• Соцстрахи — 70 тыс. рублей * 30,2% = 22 тыс. рублей

Также дополнительно у Вас могут быть следующие затраты:

• Электронная подпись — 6 тыс. рублей (в год)

• Покупка ПК и оборудования для 2 сотрудников — от 100 тыс. рублей (разово) 

• Система поиска торгов — от 6 тыс. рублей (в год)

Исходя из этих данных можете определить минимальные затраты и целесообразность создания тендерного отдела в вашей компании.  

---

---

©ООО «РусТендер» 

Материал является собственностью tender-rus.ru. Любое использование статьи без указания источника — tender-rus.ru запрещено в соответствии со статьей 1259 ГК РФ

---

Статьи по теме:

Тендерное сопровождение

Что такое тендер?

Электронная подпись (ЭЦП) для торгов