Часто на предприятиях складывается ситуация, когда функции бухгалтера и менеджера по кадрам плотно пересекаются.
Нередко взаимоотношения между данными подразделениями зависят от общего числа работников и числа штатных единиц того или иного подразделения организации.
Причем разобраться, находится ли тот или иной вопрос в компетенции кадровика или бухгалтера, не всегда просто.
В тоже время искусственно разделять службу кадров и бухгалтерскую службу нецелесообразно.
Иногда это чревато утратой важной документации и наличием ошибок в отчетности.
В такой ситуации может помочь грамотно разработанная инструкция бухгалтера-кадровика, где предельно четко сформулированы обязанности данной штатной единицы.
В каких случаях назначается?
Штатная единица бухгалтера-кадровика вводится чаще всего на малых предприятиях с небольшой численностью персонала, где возможно эффективное совмещение функций в пределах одного структурного подразделения.
Какими навыками должен обладать?
Бухгалтер по кадрам обязан уверенно пользоваться программами 1С, «Зарплата и кадры», владеть навыками составления финансовой отчетности, начисления зарплаты, вести документооборот (авансовые отчеты, ведение инвентаризационных ведомостей, осуществлять бюджетный и внебюджетный учет).
Также он должен владеть навыками перерегистрации предприятия, уметь проводить сверки с налоговой инспекцией, клиентами и поставщиками.
От бухгалтера по кадрам требуется умение оформлять трудовые книжки, вести их учет, оформлять договора материальной ответственности, вести регистрационные журналы, осуществлять персонифицированный учет. Он обязан знать основы взаимодействия с УФМС, службой занятости, ПФР.
Образец должностной инструкции бухгалтера с функциями кадровика.
Общие положения
На бухгалтера-кадровика возлагается совмещение функций по производству кадрового документооборота и учета зарплаты сотрудников с составлением отчетности. Эта должность предусматривает разработку документации в сфере учета и движения персонала, учета рабочего времени и расчета зарплаты.
Претендовать на замещение данной вакансии может специалист, имеющее высшее образование в области экономики и опыт трудовой деятельности по специальности от 3 лет. Назначать бухгалтера по кадрам и освобождать его от должности уполномочен только руководитель.
Бухгалтер по кадрам должен хорошо разбираться в законодательных актах, на основании которых регулируется осуществление бухгалтерского учета.
От него потребуется и знание трудового права. Он обязан быть компетентен быть в таких отраслях права, как гражданское, финансовое, налоговое право.
Должен разбираться в особенностях организационной структуры данного предприятия, знать штатное расписание, специфику хозяйственной деятельности. От бухгалтера по кадрам требуются глубокие знания в сфере документооборота, методиках экономического анализа труда и зарплаты, знание порядка налогообложения работников.
Права
Бухгалтер-кадровик имеет право:
- На получение информации о готовящихся к внедрению проектных предложениях руководства, которые касаются осуществления его обязанностей.
- Обращаться к руководству с инициативами по повышению эффективности своей деятельности.
- Осуществлять запрос от отделов организации необходимой для работы информации и документов.
- Обращаться к руководству с просьбой о содействии.
- Ставить подпись на документации в пределах своих полномочий.
Обязанности
Следующие пункты относятся к обязанностям кадровика:
- Составляет табель рабочего времени, осуществляет учет и анализ рабочего времени.
- Производит оформление листов временной нетрудоспособности, справок по уходу и прочей документации, которая свидетельствует об уважительной причине неявки персонала на работу.
- Осуществляет расчет заработной платы.
- Занимается регистрацией проводок.
- Осуществляет социальных взносов с ФОТ.
- Осуществляет отчисление средств в фонд материального стимулирования персонала.
- Готовит периодическую отчетность по ЕСН.
- Оформляет бухгалтерскую документацию перед ее передачей в архив.
- Производит контроль расчетов с подотчетными лицами.
- Осуществляет подготовку информации для сведения баланса.
- Занимается ведением кадровой документации.
- Производит прием сотрудников, их увольнение. Занимается оформлением отпусков, изменением окладов.
- Осуществляет ведение штатного расписания, оформление и учет трудовых книжек, ведет личные дела работников.
- Занимается заключением трудовых договоров, договоров материальной ответственности.
- Ведет регистрационные журналы, занимается архивированием.
- Занимается выдачей справок и копий документов работникам организации.
- Занимается статистикой по учету и движению персонала.
Ответственность
Бухгалтер по кадрам несет ответственность за:
- Исполнение ненадлежащим образом, а также неисполнение своих функций.
- За совершение противоправных действий при выполнении должностных функций.
- За нанесение организации материального ущерба.
- За ненадлежащее обеспечение соблюдения персоналом трудовой дисциплины.
Взаимодействие внутри фирмы
Бухгалтер-кадровик осуществляет внутрифирменное взаимодействие:
1. С руководителем предприятия либо другим лицом, временно исполняющим его обязанности:
- по вопросам получения приказов, указаний, распоряжений, имеющих отношение к его служебной деятельности;
- получения информации, необходимой для выполнения своих функций.
2. С Главным бухгалтером с целью:
- получения распоряжений, указаний, касающихся оформления отчетной документации, нормативных документов;
- с целью предоставления информации, необходимой для выполнения должностных обязанностей бухгалтера-кадровика.
3. С работниками бухгалтерии с целью:
- получения документов, необходимых для исполнения бухгалтером-кадровиком должностных функций;
- предоставления входящей документации и иной информации, связанной с деятельностью бухгалтера-кадровика.
4. С другими работниками организации с целью:
- получения документации, необходимой для реализации служебных функций бухгалтера по кадрам;
- предоставления исходящей из структурных подразделений организации корреспонденции.
Таким образом, бухгалтер-кадровик совмещает главным образом функции менеджера по кадрам и бухгалтера по заработной плате.
То есть в его обязанности входит контактировать с работниками по поводу решения текущих проблем, связанных с приемом на работу, уходом в отпуск, пенсионными отчислениями и т.п. В то же время на бухгалтера-кадровика возлагаются и функции, связанные с бухгалтерским учетом и финансовой отчетностью в сфере труда и заработной платы.
В условиях малого предприятия это создает определенные удобства как руководству, так и самим работникам. Например, заработная плата – такая категория, которая в крупных организациях находится в ведении как бухгалтерских, так и кадровых структурных подразделений.
По ряду вопросов, связанных с зарплатой, работник вынужден обращаться вначале в бухгалтерию, а затем – в отдел кадров, так как между ними существует строгое распределение полномочий.
При наличии должности бухгалтера-кадровика необходимость в этом отпадает.
Можно привести и ряд других примеров, доказывающих целесообразность введения штатной единицы бухгалтера по кадрам на предприятиях малого бизнеса.
Должностная инструкция по специальности «Главный бухгалтер»
Вы можете скачать должностную инструкцию главного бухгалтера бесплатно. Должностные обязанности главного бухгалтера
Утверждаю
_____________________________ (Фамилия, инициалы)
(наименование организации, ее ________________________________
организационно — правовая форма) (директор; иное лицо, уполномоченное
утверждать должностную инструкцию)
00.00.201_г.
м.п.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
ГЛАВНОГО БУХГАЛТЕРА
——————————————————————-
(наименование учреждения)
00.00.201_г. №00
I. Общие положения
1.1. Данная должностная инструкция устанавливает права, ответственность и должностные обязанности главного бухгалтера _______________________________ (далее – «предприятие»). Название учреждения
1.2. Главный бухгалтер относится к категории руководителей.
1.3. Лицо, назначаемое на должность главного бухгалтера должно иметь высшее профессиональное (экономическое, финансово-экономическое) образование и стаж финансово-бухгалтерской (финансово-экономической) работы на руководящих должностях не менее _______ лет.
1.4. Назначение на должность главного бухгалтера и освобождение от неё осуществляется на основании приказа директора предприятия.
1.5. Подчиняется главный бухгалтер непосредственно директору предприятия, а по отдельным вопросам согласовывает свою работу с заместителем директора по финансовым вопросам и персоналу.
1.6. Если главный бухгалтер отсутствует, то временно его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое несет полную ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей.
1.7. В своей деятельности главный бухгалтер руководствуется:
— уставом предприятия и настоящей должностной инструкцией;
— правилами внутреннего трудового распорядка;
— законодательными и нормативными документами, регулирующими вопросы бухгалтерского учета и отчетности;
— методическими материалами по соответствующим вопросам;
— приказами и распоряжениями директора предприятия;
— положением о бухгалтерии предприятия.
1.8. Главный бухгалтер должен знать:
— гражданское право, финансовое и налоговое законодательство и законодательство о бухгалтерском учете;
— постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие, методические и нормативные материалы финансовых и контрольно-ревизионных органов по вопросам организации бухгалтерского учета и составления отчетности, а также касающихся финансово-хозяйственной деятельности предприятия;
— положения и инструкции по организации бухгалтерского учета на предприятии, правила его ведения;
— порядок оформления операций и организацию документооборота по участкам учета;
— формы и порядок финансовых расчетов;
— порядок приемки, оприходования, хранения и расходования товарно-материальных ценностей, денежных средств и других ценностей;
— методы экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности предприятия, выявления внутрихозяйственных резервов;
— правила расчета с дебиторами и кредиторами;
— условия налогообложения юридических и физических лиц;
— порядок списания со счетов бухгалтерского учета недостач, дебиторской задолженности и других потерь;
— правила проведения инвентаризаций денежных средств и товарно-материальных ценностей;
— порядок и сроки составления бухгалтерских балансов и отчетности;
— правила проведения проверок и документальных ревизий;
— структуру предприятия, стратегию и перспективы его развития;
— современные средства вычислительной техники и возможности их применения для выполнения учетно-вычислительных работ и анализа производственно-хозяйственной и финансовой деятельности предприятия;
— передовой отечественный и зарубежный опыт совершенствования организации бухгалтерского учета;
— правила и нормы охраны труда, законодательство о труде;
— рыночные методы хозяйствования.
II. Функции
На главного бухгалтера возлагаются следующие функции:
2.1. Обеспечение составления расчетов по заработной плате, начислений и перечислений налогов и сборов в бюджеты, находящихся на разных уровнях, платежей в банковские учреждения.
2.2. Руководство ведением бухгалтерского учета и составлением отчетности на предприятии.
2.3. Осуществление контроля:
— за своевременным и правильным оформлением бухгалтерской документации;
— за соблюдением подчиненными исполнителями требований законодательных и нормативных правовых актов по охране труда.
2.4. Формирование учетной политики с разработкой мероприятий по ее реализации.
2.5. Оказание методической помощи работникам подразделений предприятия по вопросам бухгалтерского учета, контроля и отчетности.
2.6. Выявление внутрихозяйственных резервов, осуществление мер по устранению потерь и непроизводительных затрат.
2.7. Внедрение современных технических средств и информационных технологий.
2.8. Обеспечение здоровых и безопасных условий труда для подчиненных исполнителей.
III. Должностные обязанности
Главный бухгалтер исполняет следующие должностные обязанности:
3.1. Обеспечивает законность, своевременность и правильность оформления документов, выполняемых работ (услуг), расчеты по заработной плате.
3.2. Осуществляет обеспечение правильного начисления и перечисления налогов и сборов в федеральный, региональный и местный бюджеты.
3.3. Обеспечивает правильное начисление и перечисление страховых взносов в государственные внебюджетные социальные фонды, платежей в банковские учреждения.
3.4. Проводит перечисление средств на финансирование капитальных вложений.
3.5. Погашает в установленные сроки задолженностей банкам по ссудам.
3.6. Обеспечивает отчисления средств на материальное стимулирование работников предприятия.
3.7. Обеспечивает рациональную организацию бухгалтерского учета и отчетности на предприятии на основе максимальной централизации учетно-вычислительных работ и применения современных технических средств и информационных технологий, прогрессивных форм и методов учета и контроля, формирование.
3.8. Обеспечивает своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской информации о деятельности предприятия, его имущественном положении, доходах и расходах, а также обеспечивает разработку и осуществление мероприятий, направленных на укрепление финансовой дисциплины.
3.9. Осуществляет организацию бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности и контроль за экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов, сохранностью собственности предприятия.
3.10. Формирует в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете учетную политику, исходя из структуры и особенностей деятельности предприятия, необходимости обеспечения его финансовой устойчивости.
3.11. Организовывает учет имущества, обязательств и хозяйственных операций, поступающих основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств, исполнения смет расходов, выполнения работ (услуг), результатов финансово-хозяйственной деятельности предприятия, а также финансовых, расчетных и кредитных операций, своевременное отражение на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с их движением.
3.12. Контролирует соблюдение порядка оформления первичных и бухгалтерских документов, расчетов и платежных обязательств, расходование фонда заработной платы, проведением инвентаризаций основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств, проверок организации бухгалтерского учета и отчетности, а также документальных ревизий в подразделениях предприятия (филиалах).
3.13 Принимает меры по предупреждению:
— недостач;
— незаконного расходования денежных средств и товарно-материальных ценностей;
— нарушений финансового и хозяйственного законодательства.
3.14. Участвует в оформлении материалов по недостачам и хищениям денежных средств и товарно-материальных ценностей, контролирует передачу в необходимых случаях этих материалов в следственные и судебные органы.
3.15. Руководит работой по подготовке и принятию рабочего плана счетов, форм первичных учетных документов, применяемые для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы, разработке форм документов внутренней бухгалтерской отчетности, а также обеспечению порядка проведения инвентаризаций, контроля за проведением хозяйственных операций, соблюдения технологии обработки бухгалтерской информации и порядка документооборота.
3.16. Участвует в проведении экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности предприятия по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления внутрихозяйственных резервов, устранения потерь и непроизводительных затрат.
3.17. Проводит работу по обеспечению неуклонного соблюдения штатной, финансовой и кассовой дисциплины, смет административно-хозяйственных и других расходов, законности списания со счетов бухгалтерского учета недостач, дебиторской задолженности и других потерь, сохранности бухгалтерских документов, оформления и сдачи их в установленном порядке в архив.
3.18. Принимать меры по накоплению финансовых средств для обеспечения устойчивости предприятия.
3.19. Осуществляет взаимодействие с банками по вопросам размещения свободных финансовых средств на банковских депозитных вкладах (сертификатах) и приобретения высоколиквидных государственных ценных бумаг, контроль за проведением учетных операций с депозитными и кредитными договорами, ценными бумагами.
3.20. Участвует в разработке и внедрении рациональной плановой и учетной документации, прогрессивных форм и методов ведения бухгалтерского учета на основе применения современных средств вычислительной техники.
3.21. Обеспечивает составление баланса и оперативных сводных отчетов о доходах и расходах средств, об использовании бюджета, другой бухгалтерской и статистической отчетности, представление их в установленном порядке в соответствующие органы.
3.22. Осуществляет руководство работниками бухгалтерской службы предприятия, оказывает методическую помощь работникам отделов предприятия по вопросам бухгалтерского учета, контроля, отчетности.
IV. Права
Главный бухгалтер имеет право:
4.1. Обращаться к руководству предприятия:
— с предложениями по совершенствованию хозяйственно-финансовой деятельности;
— с представлениями о назначении, перемещении, увольнении работников бухгалтерии, предложения об их поощрении или наложении на них взысканий;
— с требованиями оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
4.2. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
4.3. Привлекать специалистов подразделений предприятия к решению возложенных на него задач (если это предусмотрено положениями об отделах, если нет — с разрешения руководителя).
4.4. Своевременно получать от руководителей подразделений предприятия (специалистов) информацию и документы (приказы, распоряжения, договоры, сметы, отчеты, нормативы и др.), необходимые для выполнения своих должностных обязанностей. (За несвоевременное, недоброкачественное оформление и составление этих документов, задержку передачи их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за недостоверность, содержащихся в документах данных, а также за составление документов, отражающих незаконные операции, ответственность несут должностные лица, составившие и подписавшие эти документы).
4.5. Представлять интересы предприятия во взаимоотношениях с иными структурными подразделениями предприятия и другими организациями по финансово-хозяйственным и иным вопросам.
4.6. Устанавливать должностные обязанности для подчиненных ему работников, с тем, чтобы каждый работник знал круг своих обязанностей и нес ответственность за их выполнение. Работники других отделов, занятые бухгалтерским учетом, по всем вопросам организации и ведения бухгалтерского учета и отчетности подчиняются главному бухгалтеру.
V. Ответственность
Главный бухгалтер несет ответственность:
5.1. В случае причинения материального ущерба, в пределах, которые определены уголовным, гражданским, трудовым законодательством РФ.
5.2. В случае совершения в процессе осуществления своей деятельности правонарушения, в пределах, которые определены уголовным, гражданским, административным законодательством РФ.
5.3. В случае неисполнения или ненадлежащего исполнения своих должностных обязанностей, которые предусмотрены настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством РФ.
VI. Взаимоотношения, связи по должности
Примечание. Данный раздел представляется дополнительно к настоящей инструкции для применения пользователям по своему усмотрению.
Для выполнения функций и реализации прав, предусмотренных настоящей инструкцией, главный бухгалтер взаимодействует:
6.1. С директором по вопросам:
— представления: справок, сведений, информации по финансовым вопросам предприятия по требованию, проектов приказов, служебных записок, отчетов и любой другой информации, вытекающей из бухгалтерского учета;
— получения: приказов, распоряжений, указаний, корреспонденции, присланной в адрес бухгалтерии.
6.2. С заместителями директора по согласованию с директором по вопросам:
— представления: справок, ведомостей, сведений, информации о состоянии расчетов, о наличии основных средств и других товарно-материальных ценностях и другой информации, вытекающей из бухгалтерского учета;
— получения: распоряжений, указаний, запросов, служебных записок, корреспонденции, присланной в адрес бухгалтерии.
6.3. С руководителями отделов предприятия по вопросам:
— представления: информации о состоянии расчетов с дебиторами и кредиторами, сведений о нормах расходования денежных средств на командировочные расходы, о начисленной заработной плате и других выплат по социальному страхованию, наличных денежных средств на осуществление деятельности предприятия;
— получения: договоров, сведений о договорах, приказов о приеме, увольнении и перемещении работников предприятия;
— получения: квитанций, чеков на приобретение товарно-материальных ценностей, авансовых отчетов о расходовании денежных средств на командировочные и хозяйственные расходы, отчетов о проделанной работе в командировках, нормативов о расходовании средств, смет на расходование денежных средств на представительские и командировочные расходы, содержание филиалов, табелей учета рабочего времени и другие необходимые для бухгалтерского учета документы и сведения.
6.4. С подчиненными работниками отдела бухгалтерского учета по вопросам:
— представления: служебных должностных инструкций, служебных записок с резолюцией исполнить денежные платежи, приказов, распоряжений, запросов о предоставлении сведений, нормативных документов о ведении бухгалтерского учета, плана счетов и другой справочной информации по осуществлению бухгалтерского учета;
— получения: любой информации, вытекающей из бухгалтерского учета, справок, отчетов и деклараций, исходящих за пределы предприятия.
6.5. С коммерческими банками по вопросам:
— представления: банковских платежных документов и приложений к ним, заполненных надлежащим образом, карточек образцов подписей распорядителей кредитов, необходимых документов для открытия счетов (валютных, рублевых, депозитных, ссудных и других счетов);
— получения: письменных разъяснений, указаний по вопросам взаимодействия с банками, договоров об открытии и обслуживании банковского счета, договоров о размещении средств кредитования, справок об открытых счетах в банках и наличия на них денежных средств и других документов и требований банков, подлежащих исполнению.
6.6. С инспекциями Министерства по налогам и сборам, с органами Статистического управления, с внебюджетными фондами, Правительством г.Москвы по вопросам:
— представления: годовой, квартальной отчетности, ежемесячных деклараций по уплате налогов в республиканский и городской бюджеты, индивидуальных сведений о полученных доходах сотрудниками предприятия, документов по требованиям о проведении встречных проверок, актов сверки остатков по расчетам с бюджетом по налогам и сборам, учетной политики предприятия, годового заключения аудиторской фирмы о достоверности бухгалтерского учета и другой информации, необходимой для проверки правильности исчисления и уплаты бюджету налогов и сборов;
— получения: актов выездных и камеральных проверок правильности уплаты налогов бюджету, протоколов проверок о выявленных нарушениях налогового законодательства, справок об отсутствии задолженности по уплате налогов бюджету и отсутствии нарушений налогового законодательства, запросов о встречных проверках.
6.7. С аудиторскими фирмами по вопросам:
— представления: всех бухгалтерских документов, необходимых для проверок, разъяснений по отражению в учете финансово-хозяйственных операций;
— получения: аудиторских отчетов по проверке состояния бухгалтерского учета, консультаций по вопросам отражения финансово-хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета.
Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.201_г.
С инструкцией ознакомлен,
один экземпляр получил: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.20__г.
- /
4.06.2020
Бухгалтер и кадровик: распределяем обязанности
Грецкая Дарья, заместитель генерального директора
Небольшие компании и предприниматели, на которых работает небольшое количество сотрудников, редко нанимают отдельного специалиста для ведения кадрового учета. У таких субъектов предпринимательства ведет кадровое производство бухгалтер, даже если он не знаком с трудовым законодательством и не имеет соответствующего опыта.
Можно ли совмещать должностные обязанности бухгалтера и кадровика? Оправдывает ли экономия риски, которые несет предприниматель при такой организации кадрового учета? Каким образом можно организовать учет кадров без привлечения к этой работе сотрудника бухгалтерии?
Почему бухгалтер не должен заниматься кадрами
Работник бухгалтерии в своей повседневной деятельности руководствуется законом о бухгалтерском учете, НК и другими подобными нормативными документами. Для выполнения своих обязанностей он не обязан досконально знать трудовое законодательство и иметь опыт его применения.
Ведение кадров требует не только специальных знаний, но и опыта работы. Возложение обязанностей кадровика на бухгалтера приводит к серьезным негативным последствиям, которые проще разобрать на практических примерах.
1. Премии сотрудникам. Например, руководитель дает указание работнику бухгалтерии выписать премию ему или другому работнику. При этом не сообщает о том, за какие заслуги он был премирован. Бухгалтер выполняет эти указания без учета внутренних документов, регламентирующих премирование. В результате налоговая не разрешает отнести эту сумму к расходам, уменьшает расходную часть и доначисляет налог на прибыль или УСН 15%. В результате предприятие несет дополнительные затраты на оплату штрафа и пени.
2. Оформление на дистанционную работу. Например, компания дает бухгалтеру указание удаленно оформить на работу в компании сотрудника, который является гражданином иностранного государства и работает через интернет с территории своей страны. Работник бухгалтерии выполняет это требование, хотя и не подозревает, что оно является незаконным. Суть в том, что согласно российскому законодательству оформлять на работу дистанционных работников-иностранцев в нашей стране нельзя. Директор и бухгалтер могли не знать этого требования, что и привело к нарушению. А специалист в области права не допустил бы нарушения еще на стадии получения указания от собственника или директора.
3. Оформление на должность вне штатного расписания. Например, руководитель головного офиса дает указание оформить наемного сотрудника в компанию. Однако для него не предусмотрена должность в штатном расписании. Это означает, что без оформления дополнительных документов принять работника и начислить ему зарплату нельзя. Подобные действия могут стать причиной проверок со стороны налоговых органов и лиц, которые несут ответственность за соблюдение трудового законодательства.
Почему бухгалтер плохо ведет кадровый учет
Штатный бухгалтер является квалифицированным специалистом в своей области. Однако он не обязан в силу занимаемой должности образования иметь глубокие познания в сфере трудового законодательства. Кроме того, кадровый учет обычно не предусмотрен его должностной инструкцией.
Поэтому работники бухгалтерии ответственно подходят к ведению своего участка учета, но уделяют минимум внимания кадровым вопросам. Это приводит к тому, что прием на работу, перемещение и увольнение сотрудников, а также учет больничных и отпусков ведется с нарушениями.
В случае их обнаружения при проверках виновное лицо, то есть генеральный директор компании, привлекается к административной ответственности и штрафуется на сумму до 5 тыс. рублей. А с компании взыскивается административный штраф в размере до 50 тыс. рублей. Более того, работа юридического лица может быть полностью приостановлена на 3 месяца.
Если нарушение будет допущено повторно, руководителю компании могут запретить занимать руководящие должности, то есть дисквалифицировать его, сроком до 3 лет.
Не менее важна и работа с кадрами. Если неправильно составить должностные инструкции или трудовой договор, уволить сотрудника по инициативе работодателя будет сложно или невозможно. Также возможны другие проблемы:
- Ошибки при расчете средней заработной платы;
- Неправильный расчет выплат за отпуск или больничный.
При обращении работника в суд и выигрыше иска работодателю придется возмещать не только прямой ущерб, но и компенсировать затраты на суд и моральный ущерб. Такая выплата «съест» всю экономию, полученную благодаря отказу от услуг кадровика.
Приходите на обслуживание в Мегаконсалт и
получайте безлимитные консультации по бухгалтерским вопросам
Распределение обязанностей между кадровой службой и бухгалтерией
В отделе кадров компании и бухгалтерии часто используются для работы одни и те же документы. Поэтому можно сделать вывод о том, что часть функций кадровика и бухгалтера пересекаются. Однако для правильной организации учета необходимо четко определить обязанности бухгалтер-кадровик и установить, какой документ составляется конкретным специалистом.
Штатное расписание компании
Составлять штатное расписание и вести его должен специалист по кадрам. Так как в компании, которая использует труд наемных работников, изменения в кадровом составе происходят практически ежемесячно, именно отдел кадров будет владеть актуальной информацией по этому вопросу.
Ответственного за ведение штатного расписания назначают приказом по предприятию. В этом же документе могут быть предусмотрены (или не предусмотрены) надбавки за ведение документа, а также порядок предоставления информации об изменениях в ШР в бухгалтерию.
Табель учета рабочего времени
Этот документ может вести кадровик или бухгалтер, который начисляет заработную плату сотрудникам. Если в компании работает большое количество специалистов, табель может вести отдельно выделенный сотрудник.
На предприятии издается положение о ведении табельного учета. В нем должны быть предусмотрены такие моменты:
- Порядок составления;
- Сроки предоставления в бухгалтерию;
- Порядок внесения изменений при необходимости.
Независимо от того, кто составляет табель, его должен проверить бухгалтер. От информации в документе зависит начисление заработной платы, а за этот участок работы отвечает специалист бухгалтерии. Во избежание конфликтов между бухгалтером и кадровиком необходимо отдельно расписать обязанности каждого из них.
Приказы о премировании
Бухгалтер должен готовить приказы о премировании самостоятельно в том случае, если премия составляет одну из основных частей зарплаты по результатам месяца. Эта работа является дополнительной для специалиста по начислению зарплаты, поэтому ее нужно закреплять в должностной инструкции и предусматривать дополнительное вознаграждение.
В некоторых случаях руководители компаний «сваливают» подготовку приказов о выдаче премий, обосновывая свои действия наличием пункта «иные поручения» в должностной инструкции работника бухгалтерии. Однако в этом случае не стоит ожидать от бухгалтера качественной работы, так как вряд ли он захочет работать «бесплатно».
Сдача отчетности в пенсионный фонд
В большинстве случаев отчеты в ПФ сдает бухгалтер, так как он же их и заполняет. Однако если бухгалтерия перегружена другими обязанностями, эту функцию может выполнять специалист отдела кадров. Законодательством не предусмотрено особых требований по этому вопросу.
Мегаконсалт оказывает услуги
Помощь в организации учета
Существует более простой, понятный, дешевый и эффективный способ организации кадрового и бухгалтерского учета. Можно возложить обязанности бухгалтера-кадровика на аутсорсинговую компанию, которая оказывает эти услуги. При таком решении вопроса все функции, которые выполняет аутсорсер, оговариваются в договоре. А заказчик не беспокоится за правильность организации обеих сфер учета.
Хотите организовать бухгалтерский и налоговый учет на своем предприятии? Воспользуйтесь помощью компании «Мегаконсалт». Для заказа услуги и получения консультаций по кадровым и бухгалтерским вопросам обращайтесь к нашим менеджерам по указанному на сайте телефону.
Почитайте другие статьи от экспертов «Мегаконсалт»
Подписаться на нашу рассылку