Должностная инструкция менеджера по дебиторской задолженности

                                                               Утверждаю

[организационно-правовая       [должность, подпись, Ф. И. О.
форма, наименование            руководителя или иного должностного
организации, предприятия]      лица, уполномоченного утверждать
                                должностную инструкцию]

                                          [число, месяц, год]
                                                 М. П.

Должностная инструкция
специалиста по работе с дебиторской задолженностью [наименование организации, предприятия]

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативно-правовых актов, регулирующих трудовые правоотношения.

1. Общие положения

1.1. Специалист по работе с дебиторской задолженностью принимается и увольняется с работы приказом [наименование должности руководителя] и подчиняется непосредственно ему.
1.2. На должность специалиста по работе с дебиторской задолженностью назначается лицо, имеющее высшее образование: юридическое, экономическое или финансовое, без предъявления требований к стажу работы.
1.3. Специалист по работе с дебиторской задолженностью в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, приказами и распоряжениями непосредственного руководителя.

2. Функции

2.1. Основной функцией специалиста по работе с дебиторской задолженностью является работа с должниками, просрочившими погашение задолженности, в том числе:
— ведение переговоров об оплате долга;
— консультирование по вопросам возникновения/погашения долга;
— разрешение конфликтных ситуаций.

3. Должностные обязанности

К должностным обязанностям специалиста по по работе с дебиторской задолженностью относятся:
3.1. Реализация процедур, входящих в процесс возвращения просроченной дебиторской задолженности.
3.2. Дальнейшее развитие существующего алгоритма работы с просроченной дебиторской задолженностью.
3.3. Расчет просроченной дебиторской задолженности для передачи дела в суд.
3.4. Подготовка отчетов по должникам.

4. Права

Специалист по работе с дебиторской задолженностью имеет право:
4.1. На все предусмотренные законодательством социальные гарантии.
4.2. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
4.3. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.
4.4. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех выявленных в процессе деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению.
4.5. Получать от структурных подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
4.6. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
4.7. Привлекать специалистов всех (отдельных) структурных подразделений предприятия к решению возложенных на него задач (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет — с разрешения руководителя предприятия).
4.8. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
4.9. Повышать свою профессиональную квалификацию.
4.10. Другие права, предусмотренные трудовым законодательством.

5. Ответственность

Специалист по работе с дебиторской задолженностью несет ответственность:
5.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ.
5.2. За причинение материального ущерба работодателю — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ.
5.3. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным, гражданским законодательством РФ.

Должностная инструкция разработана в соответствии с [наименование, номер и дата документа]

Руководитель кадровой службы
[инициалы, фамилия]
[подпись]
[число, месяц, год]

Согласовано:

[должность]
[инициалы, фамилия]
[подпись]
[число, месяц, год]

С инструкцией ознакомлен:
[инициалы, фамилия]
[подпись]
[число, месяц, год]

Увеличение дебиторской задолженности снижает финансовую устойчивость компании. Нехватка оборотных средств не только приводит к зависимости от внешних источников финансирования, но и негативно сказывается на платежеспособности, рентабельности, продуктивности бизнеса в целом. Эффективная работа с дебиторской задолженностью обеспечивает финансовую стабильность и способствует динамичному развитию. Давайте разберемся, как правильно организовать работу с задолженностью на предприятии.

Причины возникновения

Возникновение дебиторской задолженности в бизнесе – это не отклонение, а скорее норма. Важно держать ее объем на приемлемом уровне. Задача руководства компании – разобраться в причинах возникновения, разработать мероприятия по борьбе с дебиторской задолженностью и обеспечить контроль их выполнения.

Среди основных причин возникновения можно выделить следующие:

• контрагент сознательно не оплачивает долг, направляя средства на другие, более приоритетные цели;
• у покупателя нет денег, чтобы рассчитаться с вами;
• вы столкнулись с недобросовестным партнером;
• ваши работники не предприняли соответствующие меры для своевременного возврата долга;
• контрагент сознательно уклоняется от расчетов, кредитуя за счет вас свой бизнес.

Многие компании провоцируют долги сознательно, особенно в условиях финансового кризиса. Ограниченность в финансовых ресурсах заставляет их затягивать с платежами.

Рост долгов перед вами рано или поздно скажется на эффективности бизнеса. Поэтому важно разобраться в причинах возникновения дебиторской задолженности, разработать методы борьбы с нею и минимизации рисков ее возникновения в будущем.

Этапы работы с дебиторской задолженностью

Работу по возврату дебиторской задолженности можно условно разделить на несколько этапов:

1. Разработка политики работы с контрагентами (предоставления кредитов, отсрочки платежа), проверка и анализ контрагентов.
2. Разработка шаблонов договоров, проработка деталей, определения основных условий и т. д.
3. Осуществление контроля над своевременностью выполнения обязательств дебиторами.
4. Работа с дебиторами, нарушившими сроки оплаты, направленная на возврат долгов, снижение рисков их возникновения (увеличения).
5. Активные действия по взысканию задолженности в судебном порядке или продажа долга.
6. Списание безнадежной дебиторской задолженности.

Работа с долгами должна проводиться комплексно. На каждом из этапов используются свои методы, которые предприятие выбирает самостоятельно.

Методы борьбы с дебиторской задолженностью

Система работы с дебиторской задолженностью разрабатывается каждой компанией самостоятельно, зависит от специфики бизнеса, масштабов убытков, наличия ресурсов и других факторов.

Работа с дебиторами должна проводиться на постоянной основе. Необходимо проводить анализ величины задолженности, ее структуры, оценивать платежеспособность клиента и выбирать оптимальные методы работы с должниками, которые принесут результат.

Телефонные звонки, отправка писем

Звонить контрагенту необходимо не только тогда, когда он просрочил платеж. Хороший результат дает профилактика. Напомните партнеру, что через несколько дней наступает дата, когда нужно рассчитаться за товары или услуги. Во многих случаях напоминание о близком сроке платежа работает. Если же платеж просрочен, телефонный звонок – это самый простой метод «давления» на должника. Важно правильно наладить процесс:

• организовать автоматический обзвон (СМС-рассылку);
• обучить персонал методам работы с должниками по телефону;
• обеспечить контроль эффективности звонков;
• привлекать к обзвону сотрудников колл-центров сторонних компаний в формате аутсорсинга.

Если должник не идет на контакт или уклоняется от расчетов, необходимо переходить к более действенным методам. Первый шаг – это рассылка писем. Рекомендуется наладить автоматическую рассылку писем параллельно с телефонными звонками. Вначале рассылаются письма с напоминанием о сроках платежа, в случае просрочки – с требованием оплатить долг. Для работы с должниками должен быть разработан шаблон письма-напоминания и письма-требования.

Письма с напоминанием о сроках платежа можно высылать на электронную почту. Строгие письма-требования рекомендуется отправлять с уведомлением о получении. Если дело дойдет до судебного разбирательства, они будут свидетельствовать о том, что вы пытались выйти на контакт с клиентом и разрешить вопрос.

Переговоры

Сознательные контрагенты, у которых возникли временные финансовые трудности, обычно идут на контакт и пытаются договориться об отсрочки платежа. Соглашаться на это или нет, зависит от конкретной ситуации. Переговоры – это один из этапов работы с дебиторской задолженностью и провести их нужно. Важно перед их проведением подготовиться – собрать данные о должнике и разработать стратегию ведения переговоров.

Ведение переговоров – целая наука. Часто их проведение является крайней мерой, когда сроки стали критичными и превысили 90 дней. Если речь идет о крупной сумме, целесообразно к ведению переговоров привлекать руководителей высшего звена, которые не только владеют техниками переговоров, но и уполномочены принимать соответствующие решения. Можно привлекать целую команду специалистов (например, юристов, финансовых аналитиков и т. д.).

Если в ходе переговоров достигнуты какие-либо договоренности, это обязательно должно быть зафиксировано и отражено в соответствующих документах. 

Привлечение сторонних специалистов по взысканию

Если у компании нет достаточных ресурсов для борьбы с дебиторской задолженностью, она может привлекать для этих целей сторонних специалистов в формате аутсорсинга. Этот подход позволяет эффективно работать с должниками, оптимизировать расходы и не отвлекать персонал компании от решения основных производственных задач.

Такой формат работы имеет ряд преимуществ:

• экономия времени и средств на работу с должниками;
• не нужно обучать персонал;
• с дебиторами работают профессионалы, имеющие соответствующую подготовку и опыт;
• нет необходимости увеличивать штат.

Аутсорсинг для борьбы с проблемной задолженностью используется не только малым и средним бизнесом, которому сложно организовать эффективную систему работы, но и крупным бизнесом, который стремиться оптимизировать свою деятельность и рационально использовать ресурсы.

Продажа долга

В некоторых случаях выгоднее продать задолженность, чем тратить время и средства на ее возврат. Законом разрешена переуступка прав требования денежных средств или других активов третьему лицу. Продажа позволяет сразу получить деньги, пусть и меньшую сумму (за вычетом дисконта). Такой шаг целесообразен, если компания остро нуждается в деньгах или задолженность признана безнадежной.

Обращение в суд

Взыскание долга через суд – крайняя мера. Обычно на нее идут, если работа с дебитором не дала желаемого результата. Это касается долгов, просрочка по которым превысила 90 дней. Предварительно компания высылает письмо-претензию, в котором требует выполнять обязательства до указанного срока. В нем указываются требования к должнику, сумма претензии, доказательства, подтверждающие обстоятельства, реквизиты для уплаты долга.

Направление такой претензии является формой досудебного урегулирования спора. Если вы не получили ответ, можно готовить документы для передачи в суд. Подготовка искового заявления должна выполняться профессиональным юристом, чтобы исключить риск проиграть дело. Если в штате такового нет, рекомендуется привлекать адвокатов извне или обращаться в юридическую контору.

Ответственные за дебиторскую задолженность компании

Управления рисками позволяет не допустить бесконтрольный рост задолженности, эффективно планировать деятельность и обеспечить финансовую стабильность. Управление дебиторской задолженностью подразумевает разработку мероприятий, направленных на недопущение возникновения задолженности и снижения ее объема.

В условиях современного бизнеса свою эффективность доказала система ответственности и мотивации сотрудников. Практика показала, что заинтересованность персонала в оперативном получении платежей позволяет существенно сократить объемы дебиторской задолженности.

Внедрение такой системы на предприятии подразумевает:

• определение ответственных за проведение контроля дебиторской задолженности;
• разработку должностных инструкций для персонала;
• разработку показателей оценки для определения эффективности работы с дебиторской задолженностью;
• разработку и внедрение системы мотивации;
• разработку механизма предотвращения ошибок и мошенничества со стороны ответственных лиц.

В штат может быть введена отдельная единица или отдел, отвечающий за работу с должниками. Если речь идет о небольшой компании, которая не может себе этого позволить, ответственность за данное направление работы возлагается на бухгалтеров, сотрудников юридического отдела, линейных руководителей.

Непосредственно к работе с дебиторами привлекаются и рядовые сотрудники. Как правило, это работники отделов продаж, которые непосредственно контактируют с покупателями. Важный момент – разработка системы мотивации, которая учитывает взаимосвязь между объемом, качеством задолженности и вознаграждением персонала. Должна быть предусмотрена и система наказания. Но наказание должно применяться исключительно к сотрудникам, которые показывают низкую эффективность. Нельзя наказывать сотрудников за ситуацию, на которую они не в силах повлиять.

Профилактика возникновения

Лучший метод борьбы с долгами – профилактика их возникновения. Профилактические мероприятия должны проводиться беспрерывно. Их цель – предотвращение финансовых рисков.

Для поддержания уровня дебиторской задолженности на приемлемом уровне необходимо:

• проверять репутацию партнеров;
• внедрить кредитный рейтинг контрагентов;
• документально оформлять договоренности;
• собирать контактные данные клиентов для эффективной коммуникации;
• регулярно проводить мониторинг платежей и контроль исполнения обязательств;
• заранее напоминать контрагентам о сроке оплаты.

Рост дебиторской задолженности и ухудшение ее качества приводит к снижению платежеспособности предприятия. Дефицит оборотных средств влечет за собой увеличение кредиторской задолженности, как следствие – снижение рентабельности, иногда ведет к сокращению объемов производства и даже банкротству. Эффективная работа, направленная на уменьшение задолженности должна проводиться постоянно, включать в себя не только работу с должниками, но и профилактические мероприятия. Используйте эти инструменты комплексно, это позволит обеспечить финансовую стабильность и процветание вашего бизнеса.

Далеко не во всех организациях есть налаженная система управления дебиторской задолженностью. И чаще всего до дебиторки руки доходят лишь тогда, когда просрочивается оплата поставленных товаров, продукции, выполненных работ, оказанных услуг. А чтобы оптимизировать размер дебиторской задолженности, стоит выстроить процесс заблаговременно, начиная с разработки превентивных мер, и назначить ответственных за каждый этап: планирование, оперативный учет, анализ дебиторской задолженности, ее взыскание и т.п.

Работа с дебиторкой: оптимальные кандидаты и оформление обязанностей

Каждый субъект хозяйствования отличается своей спецификой деятельности, организационной структурой, численностью работников. Поэтому единого рецепта, кому поручить работу с дебиторкой, который бы подходил всем организациям, нет. Так, компания с небольшим штатом справляется без юриста, возвращая долги силами главбуха или сторонней юрфирмы, в то время как крупная организация может создать целое специализированное управление.

Кандидатов на работу с дебиторкой следует отбирать исходя из знаний и навыков, которыми последние обладают. Зачастую часть функций по работе с долгами возлагаются на работников законодательством, вытекают из должностных обязанностей. Классические примеры:

— юрисконсульт в том числе обязан рассматривать вопросы о дебиторской задолженности;

— к обязанностям начальника юротдела относится и участие в рассмотрении материалов о состоянии дебиторки в целях выявления долгов, которые требуют принудительного взыскания, и обеспечение подготовки заключений по предложениям о списании безнадежной задолженности;

— специалист по продаже обязан, в частности, контролировать оплату покупателями товаров по заключенным договорам;

— менеджер отдела сбыта и начальник отдела сбыта должны обеспечивать своевременное поступление средств за реализованную продукцию, а также участвовать в подготовке претензий при просрочке оплаты.

Вообще говоря, система управления дебиторкой включает развернутый перечень мер. Следовательно, круг лиц, задействованных в работе с долгами, обычно более широкий. Так, при разработке кредитной политики организации, планировании дебиторки, ее анализе нужны специалисты экономического профиля. К примеру, бухгалтер (в том числе главный), главный экономист, экономисты по планированию, сбыту и финансовой работе.

Должностные обязанности названных работников допускают их участие в работе с дебиторской задолженностью. При этом формулировки из ЕКСД носят общий характер (участие в проведении экономического анализа хоздеятельности организации, принятие мер, обеспечивающих своевременное поступление средств за реализованную продукцию, и т.д.). И для эффективной работы таких формулировок зачастую недостаточно. Поэтому нанимателю рекомендуется конкретизировать порядок работы ответственных специалистов. Для этих целей можно, в частности, разработать отдельный документ (Положение по работе с дебиторской задолженностью и т.п.) или комплекс ЛПА (Положение об организации работы по взысканию дебиторки, Регламент проверки контрагентов, Положение о порядке списания безнадежной к получению дебиторской задолженности и т.д.).

Если в организации нет ЛПА, регламентирующих работу с дебиторкой, обязанности работников можно закрепить:

— в трудовом договоре. В нем наряду с основными обязанностями работника стоит указать те, что касаются дебиторки (обязанности по составлению кредитной политики, проверке контрагентов, ведению претензионно-исковой работы и т.д.);

— должностной инструкции. В данном случае надо учесть общие рекомендации. Так, работнику можно поручить обязанности, которые близки по содержанию, равны по сложности тем, что перечислены в разделе «Должностные обязанности» квалификационной характеристики его должности. Кроме того, возлагаемые обязанности не должны требовать изменения квалификации работника <*>;

— положениях о структурных подразделениях. К работе с дебиторкой привлекают не только рядовых специалистов, но и руководителей их структурных подразделений. При этом обязанности последних определяют, как правило, в положениях о подразделениях, которые они возглавляют, а не в должностных инструкциях <*>;

— распорядительных документах (приказы, распоряжения).

Нанимателю достаточно прописать обязанности работника хотя бы в одном из названных документов.

На заметку
Чтобы повысить эффективность работы, в организации можно создать структурное подразделение, отвечающее за управление дебиторкой в целом. При этом принимать решение о целесообразности формирования такого отдела (управления) надо исходя из каждого конкретного случая. При этом следует учитывать состояние и объемы дебиторской задолженности, численность работников организации и сопоставлять затраты на создание подразделения с потенциальными результатами его работы.

Работа с дебиторкой: формулируем обязанности

Рассмотрим пример того, что можно вменить в обязанности определенным сотрудникам, которые задействованы в работе с дебиторкой, возникающей в результате реализации продукции. Условимся, что в организации есть планово-финансовый и юридический отделы, отдел продаж и бухгалтерия. Руководит работой финслужбы заместитель директора по финансовым вопросам.

Планирование дебиторки

На этом этапе управление дебиторской задолженностью осуществляется в рамках общей процедуры управления финансами. Обычно соответствующие функции выполняет финслужба организации. При планировании дебиторки принимают во внимание тенденции возврата денег и просрочки оплаты, коэффициенты оборачиваемости дебиторской задолженности.

Пример формулировки обязанностей работников финслужбы по планированию дебиторки
1. Экономист по финансовой работе обязан:
1.1. Ежемесячно до 5-го числа, исходя из показателей планируемого объема реализации продукции в кредит, среднего периода предоставления кредита покупателям и среднего периода просрочки платежей по представленным кредитам, разрабатывать прогноз ожидаемой суммы дебиторской задолженности на текущий месяц в разрезе задолженностей по видам: текущая, просроченная, сомнительная, безнадежная.
1.2. В течение двух рабочих дней со дня разработки согласовывать полученные плановые показатели с заместителем директора по финансовым вопросам.
1.3. Ежемесячно до 9-го числа доводить согласованные плановые показатели до подразделений организации (отдел продаж, юридический отдел, бухгалтерия).
1.4. В случае существенного изменения производственно-хозяйственной ситуации незамедлительно корректировать, согласовывать изменившиеся показатели и доводить их до сведения подразделений, указанных в п. 1.3.
<…>

Планирование дебиторки подразумевает постоянные корректировки исходя из факторов, влияющих на деятельность предприятия. Работники финслужбы правят планируемые показатели в течение отчетного периода. А в конце его анализируют отклонения факта от плана. Такой процесс позволяет оперативно реагировать на изменившуюся ситуацию. Например, повышение размера просроченной дебиторки может стать поводом для применения более жесткой кредитной политики.

Разработка и реализация кредитной политики

По сути, кредитная политика — это комплекс мероприятий по выявлению оптимальных условий предоставления коммерческого кредита (срок кредитования, кредитный лимит, т.е. максимальный размер дебиторской задолженности по организации в целом, по конкретному покупателю). Кредитную политику разрабатывают на определенный срок (год, квартал, месяц) и пересматривают по мере того, как меняются условия рынка. Формированием кредитной политики тоже занимается финслужба.

Не лишним будет привлечь к разработке кредитных условий юрисконсульта. Он поможет определить уместные штрафные санкции, способы обеспечения исполнения обязательств, порядок взыскания задолженности (внесудебный, судебный, альтернативный), выбрать орган, который будет рассматривать спор.

Пример формулировки обязанностей по разработке кредитной политики
2. Заместитель директора по финансовым вопросам обязан:
2.1. Руководить разработкой кредитной политики организации. Кредитная политика должна включать:
2.1.1. алгоритм дифференциации условий предоставления отсрочки (рассрочки) платежа;
2.1.2. принципы присвоения кредитных рейтингов контрагентам;
2.1.3. кредитные условия для каждого кредитного рейтинга, включая размер наценки, максимальную отсрочку (рассрочку) платежа, максимальный размер коммерческого кредита, систему скидок и штрафных санкций.
2.2. Определять плановый объем финансовых ресурсов, отвлеченных на дебиторскую задолженность.
2.3. Ежемесячно до 10-го числа анализировать и по необходимости корректировать действующую кредитную политику организации в целях усиления платежной дисциплины контрагентов.
<…> 

Пример формулировки обязанностей работников отдела продаж по реализации кредитной политики
3. Специалист по продаже обязан:
3.1. До заключения договора с контрагентом определить его кредитный рейтинг на основании:
3.1.1. срока работы на рынке и текущего статуса контрагента (действующий, в стадии ликвидации и т.д.) (используется веб-портал Единого государственного регистра юридических лиц и индивидуальных предпринимателей);
3.1.2. судебных разбирательств, где контрагент выступает в качестве должника (используются данные с официального сайта Верховного Суда);
3.1.3. данных о нахождении контрагента в перечне лиц, имеющих задолженность перед бюджетом, сведений о нем в Едином государственном реестре сведений о банкротстве;
3.1.4. максимальной просрочки оплаты в течение года;
3.1.5. суммы реализации продукции за год.
3.2. Составлять договор с учетом кредитных условий, соответствующих кредитному рейтингу контрагента.
3.3. Осуществлять отгрузку продукции только после заключения договора.
3.5. Соблюдать лимит в размере 500 базовых величин на отгрузку продукции контрагенту, с которым организация сотрудничает впервые.
3.4. Не допускать последующих отгрузок контрагенту при наличии дебиторской задолженности, срок оплаты по которой просрочен более чем на 10 календарных дней.
3.5. Заключать договоры с контрагентами, дебиторская задолженность с которых взыскивалась в рамках судебных процедур, только после согласования с начальником отдела продаж.
<…>

Оперативный учет и контроль дебиторки

В зависимости от техоснащения организации учет дебиторской задолженности можно вести в ручном или автоматизированном режиме (с помощью специального программного обеспечения, которое позволяет контролировать дебиторку в разрезе по контрагентам, договорам, периодам просрочки оплаты и т.д.).

В первом случае исполнение обязательств по оплате обычно отслеживает работник отдела продаж, он же первым принимает меры, направленные на то, чтобы текущая задолженность не превратилась в просроченную.

Пример формулировки функций контроля и учета задолженности отдела продаж
3. Специалист по продаже обязан:
<…>
3.6. Вести учет дебиторской задолженности за поставленную продукцию.
3.7. Связываться с представителями контрагента по телефону, электронной почте за три рабочих дня до наступления сроков оплаты, напоминая о необходимости ее проведения.
<…>

Полагаем, отдел продаж должен отвечать за контроль над текущей дебиторской задолженностью. В случае просрочки оплаты к работе с должником должен подключиться юротдел. Бухгалтерия занимается инвентаризацией дебиторки, списанием безнадежных долгов и т.п.

Взыскание дебиторской задолженности

Как правило, функции по взысканию дебиторки выполняет юротдел. В некоторых случаях к этому процессу целесообразно привлекать работников отдела продаж, которые непосредственно взаимодействуют с представителями контрагентов, зачастую владеют информацией об их финансовом положении.

Пример формулировки обязанностей работника отдела продаж в рамках взыскания дебиторки
3. Специалист по продаже обязан:
<…>
3.8. Не позднее двух рабочих дней с момента возникновения просрочки связаться с представителями контрагента по телефону, электронной почте в целях выяснения ее причин.
3.9. Не позднее пяти рабочих дней с момента возникновения просрочки провести переговоры по оплате задолженности с целью составления графиков погашения задолженности.
3.10. В случае более чем 10-дневной просрочки оплаты по согласованному графику погашения задолженности, отказа от его составления направить начальнику отдела продаж отчет по должнику с указанием размера долга, срока просрочки для принятия решения о принудительном взыскании задолженности с привлечением юрисконсульта.
<…>

Если в ходе переговоров прийти к консенсусу касательно возврата дебиторки не получается, решается вопрос о необходимости ее принудительного взыскания. В зависимости от масштабов организации решение, как правило, может принимать руководитель, его зам по финансовым (коммерческим) вопросам, начальник отдела продаж или юрисконсульт на основе анализа документов, подтверждающих наличие дебиторки.

Последний обычно самостоятельно определяет способ ее взыскания, руководствуясь специальными знаниями (о сроках проведения процедур взыскания, размерах госпошлины, требованиях к прилагаемым документам и т.д.). Поэтому, организуя его работу с дебиторкой, рекомендуется делать акцент на сроках и порядке выполнения действий по взысканию долгов. Такой подход не позволит затянуть процесс. 

Пример формулировки обязанностей юрисконсульта в рамках взыскания дебиторки
4. Юрисконсульт обязан:
4.1. Запросить в отделе продаж и бухгалтерии копии и (или) оригиналы договоров, накладных, актов сверки расчетов, платежных поручений и т.д. (далее — документы, необходимые для взыскания задолженности) не позднее рабочего дня, следующего за днем получения докладной записи с резолюцией о принудительном взыскании долга.
4.2. Определить процедуру взыскания долга (во внесудебном порядке, порядке приказного или искового производства) в зависимости от характера спора, наличия документов, необходимых для взыскания задолженности.
4.3. В случае просрочки оплаты более чем на 30 календарных дней взыскать штрафные санкции в полном объеме.
4.5. Не позднее трех рабочих дней со дня получения документов, необходимых для взыскания задолженности, в случае ее неоплаты контрагентом подать в планово-финансовый отдел заявку на уплату государственной пошлины (нотариального тарифа, арбитражного сбора и т.п.) (далее — госпошлина), которая должна быть уплачена в течение двух рабочих дней с даты подачи заявки.
4.6. Не позднее двух рабочих дней с момента передачи бухгалтерией платежного поручения об уплате госпошлины подготовить пакет документов для принудительного взыскания задолженности и направить его в орган, который будет рассматривать спор (выдаст исполнительный документ).
4.7. Вести учет входящей и исходящей корреспонденции, связанной с взысканием дебиторской задолженности.
4.8. В течение двух рабочих дней со дня поступления исполнительного документа передать его в бухгалтерию, предварительно сделав скан-копию, для списания в бесспорном порядке денег, находящихся на банковских счетах должника.
4.9. Не позднее трех рабочих дней со дня возвращения исполнительного документа, платежное требование по которому отозвано из банка ввиду неоплаты в течение четырех недель, подготовить и направить документы для взыскания задолженности в порядке исполнительного производства.
4.10. Контролировать исполнение исполнительного документа путем ежемесячных телефонных переговоров с судебным исполнителем, запроса сведений об исполнительных производствах, оплата по которым не поступает в течение двух месяцев со дня их возбуждения, по мере необходимости.
4.11. Вести учет информации о состоянии работы с должниками.
<…>

Один из способов снизить размер дебиторской задолженности — замотивировать работников, связанных с ее взысканием, например, премированием. В таком случае каждый задействованный сотрудник будет заинтересован в выполнении плановых показателей. Условиями премирования может быть достижение определенного процента взысканной за определенный срок дебиторской задолженности. Кроме того, можно разработать систему депремирования. Скажем, лишать какого-то процента премии за нарушение порядка взыскания задолженности или совершение действий, повлекших увеличение дебиторки (отгрузка сверх кредитного лимита, указание условий кредитования, не соответствующих кредитному рейтингу, и пр.).

Анализ дебиторской задолженности

Это неотъемлемый этап управления дебиторкой. На его основе финслужба может оценить результативность проводимой кредитной политики, сотрудников, задействованных в работе с дебиторкой. Исходя из анализа дебиторки, принимают решения о корректировке работы с отдельными должниками или пересмотре всей системы управления дебиторской задолженностью.

Пример формулировки обязанностей экономиста по анализу дебиторки
1. Экономист по финансовой работе обязан:
<…>
1.5. Ежемесячно до 3-го числа представлять заместителю директора по финансовым вопросам отчет по дебиторской задолженности, содержащий:
1.5.1. анализ абсолютных и относительных показателей состояния, структуры и движения дебиторской задолженности;
1.5.2. расчет показателей оборачиваемости, доли дебиторской задолженности в общем объеме текущих активов, среднего периода предоставления кредита покупателям и среднего периода просрочки платежей по представленным кредитам;
1.5.3. оценку соотношения темпов роста дебиторской задолженности с темпами роста выручки от продаж.
<…>

Должностная инструкция специалиста по работе с дебиторской задолженностью

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность специалиста по приему и обработке заказов (далее — «Работник»).

1.2. Работник назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом Руководителя Организации.

1.3. Работник подчиняется непосредственно ______________ Организации.

1.4. На должность Работника назначается лицо, имеющее профессиональное (техническое) образование, (высшее; среднее) (без предъявления требований к стажу работы; стаж работы в торговле не менее 1 года).

1.5. Работник должен знать:

— Структуру предприятия.

— Информацию о товарах (услугах).

— Требования к оформлению заказов.

— Основы учета заказов.

— Порядок контроля за прохождением и выполнением заказов.

— Основы делопроизводства.

— Этику делового общения.

— Технологию обработки заказов с использованием компьютера.

— Основы трудового законодательства.

— Правила внутреннего трудового распорядка.

1.6. В период временного отсутствия Работника его обязанности возлагаются на ________________.

1.7. Работник подчиняется непосредственно __________________.

ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Работник:

2.1. Дает заказчику (клиенту) консультацию по правилам и предмету заказа (оформление, цена, параметры, сроки и место выполнения заказа).

2.2. Проверяет наличие всех реквизитов заказа.

2.3. Идентифицирует вид заказа.

2.4. Направляет заказ в соответствующее подразделение предприятия.

2.5. Координирует работу подразделений, задействованных в реализации заказа.

2.6. Контролирует своевременное выполнение заказа.

2.7. Корректирует сроки и условия выполнения заказов и в случае необходимости информирует заказчиков (клиентов) об изменении параметров заказа.

2.8. Ведет архив выполненных заказов.

2.9. Составляет отчет (ежедневный, ежемесячный, ежеквартальный, годовой) для последующего анализа и корректировки системы работы с заказами.

ПРАВА

3.1. Работник имеет право:

— на предоставление ему работы, обусловленной трудовым договором;

— на предоставление ему рабочего места, соответствующего государственным нормативным требованиям охраны труда и условиям, предусмотренным коллективным договором;

— на предоставление ему полной и достоверной информации об условиях труда и требованиях охраны труда на рабочем месте;

— на профессиональную подготовку, переподготовку и повышение своей квалификации в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами;

— на получение материалов и документов, относящихся к своей деятельности, ознакомление с проектами решений руководства Организации, касающимися его деятельности;

— на взаимодействие с другими подразделениями Работодателя для решения оперативных вопросов своей профессиональной деятельности;

— представлять на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по вопросам своей деятельности.

3.2. Работник вправе требовать от Работодателя оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей.

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Работник несет ответственность за:

4.1. Неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в соответствии с действующим трудовым законодательством.

4.2. Нарушение правил техники безопасности и инструкции по охране труда.

4.3. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности Работодателя и его работникам.

4.4. Правонарушения, совершенные в период осуществления своей деятельности, в соответствии с действующим гражданским, административным и уголовным законодательством.

4.5. Причинение материального ущерба — в соответствии с действующим законодательством РФ.

УСЛОВИЯ РАБОТЫ

5.1. Режим работы Работника определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Организации.

5.2. В связи с производственной необходимостью Работник обязан выезжать в служебные командировки (в т.ч. местного значения).

Скачать должностную инструкцию: Должностная инструкция специалиста по работе с дебиторской задолженностью

Общий каталог всех должностных инструкций тут: Список разделов Должностных Инструкций!

Общий каталог описания должностей тут:  Список типовых должностей!

---