Должностная инструкция менеджера по документообороту образец

Специалист по документообороту: кто это, что должен знать и уметь

Документационное обеспечение процесса управления осуществляется в каждой организации. В зависимости от размера и специфики деятельности, обязанности менеджера по работе с документами возлагаются на:

• помощника руководителя, секретаря;
• документоведа (специалиста по документообороту);
• специальный отдел или группу;
• службу документационного обеспечения управления (ДОУ) — для крупных структур.

Секретарь руководителя и документовед — разные должности. Квалификационные требования, содержание обязанностей специалиста по работе с документами и помощника директора в крупных организациях различны. Обе штатные позиции описаны в ЕКС и в сборнике профессиональных стандартов.

Документовед — это специалист, работающий как специально уполномоченное должностное лицо или как сотрудник выделенного структурного подразделения службы ДОУ (профстандарт 07.004). Целью деятельности документоведа или службы ДОУ — организация эффективного документационного обеспечения управления деятельностью предприятия.

Служба ДОУ является структурной единицей системы управления и решает специфические задачи.

Профессионально-квалификационные требования к работнику зафиксированы в п. 3.1 раздела III профстандарта 07.004 «Специалист по управлению документацией организации». Они размещены сразу после рекомендованных названий позиции для штатного расписания.

Коротко о необходимых знаниях и умениях специалиста по документообороту.

Обязанности специалиста по документообороту

Функциональная карта делопроизводителя содержит перечень трудовых функций делопроизводителя. Она приведена в разделе II профстандарта под кодом А.

Информация о них — основа раздела 2 должностной инструкции, подготовленной с использованием стандарта.

Дальше в ДИ — традиционная часть с обязанностями. В инструкции, по методике сборника стандартов, он третий, а обязанности делопроизводителя — это трудовые действия, перечисленные в подразделах 3.1.1-3.1.7.

Квалификационный подход, используемый при описании профессий и должностей, реализуется перечислением знаний и умений, необходимых для каждой трудовой функции. В ДИ знания и умения приводятся в общей части или в разделе обязанностей пофункционально. На картинке две используемые на практике структуры ЛНА.

Заключительные положения ДИ содержат права и ответственность специалиста, порядок ее утверждения, сведения о документах, использованных при разработке текста.

Должностная инструкция ведущего специалиста по документообороту

1. Общие положения

1.1. ВСпоДО относится к категории специалистов. На должность ВСпоДО назначается лицо, имеющее высшее профильное образование и стаж работы в должности не менее 3 лет.

1.2. Назначение на должность ВСпоДО и освобождение от нее производится приказом Генерального директора компании по представлению начальника административного отдела.

1.3. ВСпоДО подчиняется непосредственно начальнику административного отдела. ВСпоДО подчиняются функционально делопроизводители (сотрудники, на которых возложены обязанности ведения делопроизводства) и секретари всех структурных подразделений компании. ВСпоДО подчиняются линейно делопроизводитель и начальник архивной службы компании.

1.4. ВСпоДО должен знать:

1.4.1. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности компании и, в частности, деятельности секретариата.

1.4.2. Единую государственную систему делопроизводства, правила хранения, архивирования документов, ревизии документов, уничтожения, передачи на хранение в архив компании и в государственные архивы, а также стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.

1.4.3. Положения, инструкции, иные нормативные документы, регламентирующие работу компании в области документооборота и секретариата.

1.4.4. Организационную структуру, руководящий состав компании и ее структурных подразделений (СП).

1.4.5. Специализацию деятельности компании, специфику работы с документами отрасли компании.

1.4.6. Методы оформления и обработки документов.

1.4.7. На достаточно хорошем уровне владеть английским языком (уровень не ниже Pre-Intermediate); знать методику перевода, действующую систему координации переводов, основы литературного редактирования, отлично владеть навыками составления протокола.

1.4.8. Персональный компьютер: программы — MS Office, MS Exchange, Access, Outlook, Lotus Notes, Internet, e-mail.

1.4.9. Правила пользования оргтехникой и приемно-переговорными устройствами (мини-АТС — не менее 50 внутренних абонентов, модем, факс, сканер, принтер, копировальный аппарат, шредер, ламинатор, брошюровальная машина, диктофон-магнитофон).

1.4.10. Схемы документооборота.

1.4.11. Порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности.

1.4.12. Сроки и порядок сдачи дел в архив.

1.4.13. Системы организации контроля исполнения документов.

1.4.14. Оргтехнику и другие средства механизации управленческого труда.

1.4.15. Основы экономики, организации производства, труда и управления.

1.4.16. Законодательство о труде (ТК РФ) и охране труда Российской Федерации.

1.4.17. Правила эксплуатации вычислительной техники.

1.4.18. Правила внутреннего трудового распорядка компании.

1.4.19. Финансовое планирование и составление отчетности в рамках своей компетентности.

1.4.20. Планирование обучения подчиненного персонала.

1.4.21. Системы мотивации.

1.5 ВСпоДО в своей деятельности руководствуется:

1.5.1. Положением о ВСпоДО, инструкцией, положением о секретариате компании.

1.5.2. Положением о документообороте компании.

1.5.3. Настоящей должностной инструкцией.

1.5.4. Правилами внутреннего распорядка, установленными в компании.

1.5.5. Положением по работе с конфиденциальной информацией.

1.5.6. Трудовым договором.

1.5.7. Положением о персонале.

1.5.8. Другими документами, имеющими непосредственное отношение к деятельности ВСпоДО.

1.6. ВСпоДО подчиняется непосредственно начальнику административного отдела.

1.7. ВСпоДО осуществляет руководство работниками секретариата.

1.8. На время отсутствия ВСпоДО (командировка, отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет заместитель, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Должностные обязанности

ВСпоДО:

2.1. Организует работу документооборота компании и работу секретариата и архивной службы компании, распределяет нагрузку среди подчиненных сотрудников. Ведет финансовое планирование и отчетность в деятельности работы секретариата и документооборота компании.

2.2. Обеспечивает контроль документооборота компании (бумажного и электронного), своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставки по назначению.

2.3. Осуществляет контроль сроков исполнения документов и их правильного оформления. Обеспечивает хранение печатей компании.

2.4. Планирует работу секретариата, представляет на согласование и утверждение планы работы секретариата. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.

2.5. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства в компании и организует их внедрение. Создает единую систему документооборота (ЕСДО) в компании (электронного и бумажного ДО). Разрабатывает документы, регламентирующие деятельность компании в области документооборота.

2.6. Принимает меры по обеспечению работников секретариата необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, канцтоварами, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.

2.7. Осуществляет методическое руководство делопроизводством в структурных подразделениях компании, контроль правильного формирования, хранения и своевременной сдачи дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.

2.8. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов.

2.9. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний, совещаний совета директоров и собраний акционеров и организует их техническое обслуживание.

2.10. Обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.

2.11. Принимает участие в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документами, совершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники).

2.12. Ведет базу данных справочников внутренних и внешних телефонов деятельности секретариата.

2.13. Проводит работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.

2.14. Выполняет поручения непосредственного руководителя — начальника административного отдела и Генерального директора компании.

2.15. Разрабатывает и организовывает проведение мероприятий по улучшению ЕСДО.

2.16. Ведет финансовое планирование и составление отчетности в пределах своей компетентности.

2.17. Планирует и ведет обучение подчиненного персонала.

2.18. Разрабатывает систему мотивации подчиненного персонала.

3. Права

ВСпоДО имеет право:

3.1. Выносить на рассмотрение Генерального  директора, начальника административного отдела и руководителей структурных подразделений компании предложения по улучшению деятельности документооборота, секретариата — форм и методов работы с документами.

3.2. Требовать от руководителей структурных подразделений и иных ответственных работников компании надлежащего выполнения установленных правил работы с документами в компании.

3.3. Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения установленных правил.

3.4. Осуществлять проверки организации делопроизводства в структурных подразделениях.

3.5. Подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью секретариата.

3.6. Давать указания, обязательные для выполнения работниками секретариата; требовать своевременного и качественного их выполнения.

3.7. Выносить на рассмотрение начальника административного отдела и Генерального директора компании предложения о поощрении отличившихся работников секретариата, наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины.

4. Ответственность

ВСпоДО несет ответственность:

4.1. За утрату и порчу документов, некомпетентность в принятии решений в профессиональной деятельности, ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

5. Взаимодействие с другими структурными подразделениями компании

ВСпоДО в своей деятельности взаимодействует с другими структурными подразделениями:

5.1. С руководителями всех структурных подразделений компании — по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки исполнения указаний секретариата, подготовки и представления необходимых документов.

5.2. С юридическим департаментом — по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.

5.3. С хозяйственной службой компании — по вопросам обеспечения средствами оргтехники, бланками документов, канцтоварами и пр.

5.4. С департаментом персонала и организационного развития — по вопросам подбора, приема, увольнения и перемещения работников отдела, а также обучения, повышения квалификации, разработке системы поощрения и взысканий.

5.5. С IT-отделом в области информационных технологий и передовых методов ведения электронного документооборота, использования новейших методов в работе секретариата (оргтехники, пр.).

5.6. С департаментом безопасности — по вопросам информационной и экономической безопасности.

«С должностной инструкцией ознакомлен(а)»:

Ведущий специалист по документообороту административного департамента компании

Дата: «__» __________ 20__ г.                                        ________________

                                                                                                                                                         ^{(Личная подпись)}

(наименование организации) УТВЕРЖДАЮ

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

(наименование должности)

00.00.0000 N 000 _______ (подпись)/_______ (Ф.И.О.)

Специалиста по документообороту 00.00.0000

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность, условия работы, взаимоотношения (связи по должности) специалиста по документообороту (далее — Работник), критерии оценки его деловых качеств и результатов работы при выполнении работ по специальности и непосредственно на рабочем месте в «______________» (далее — Работодатель).
1.2. Работник относится к категории специалистов.
1.3. Работник принимается на работу и освобождается от должности приказом руководителя Работодателя в порядке, установленном действующим законодательством Российской Федерации.
1.4. На должность специалиста по документообороту назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование — программы подготовки специалистов среднего звена или среднее профессиональное образование (непрофильное) — программы подготовки специалистов среднего звена и дополнительное профессиональное образование по дополнительным профессиональным программам профессиональной переподготовки по профилю деятельности.
1.5. В своей деятельности Работник руководствуется:
— законодательными и нормативными документами, регламентирующими деятельность Работодателя;
— уставом Работодателя;
— Правилами трудового распорядка;
— настоящей должностной инструкцией.
1.6. Работник должен знать:
— нормативные правовые акты и нормативно-методические документы, определяющие порядок документационного обеспечения управления;
— схемы документооборота и систему организации делопроизводства в целом;
— нормы хранения документов, сроки передачи в архив и порядок этого процесса;
— правила уничтожения документов и ревизии;
— стандарты унифицированной распорядительной и организационной документации;
— технику безопасности;
— порядок составления описей, номенклатур, отчетности;
— структуру хозяйствующего субъекта и особенности его документооборота;
— работу с базами данных и программами Microsoft Office;
— деловой этикет, составление официальных писем на различные темы;
— требования охраны труда.

2. Трудовые функции

На Работника возлагаются следующие функции:
2.1. Организация работы с документами.
2.2. Организация текущего хранения документов.

3. Трудовые действия

В рамках реализации возложенных на него трудовых функций Работник:
3.1. Принимает и обрабатывает входящую корреспонденцию.
3.2. Регистрирует подлежащие регистрации входящие и исходящие документы.
3.3. Сортирует документы по приоритетности.
3.4. Контролирует немедленное попадание срочных документов к адресатам.
3.5. Контролирует ход документа согласно резолюции руководителя.
3.6. Разрабатывает номенклатуры дел.
3.7. Проверяет правильность оформления документа, прикрепляет его в соответствующие дела.
3.8. Ведет компьютерную базу документов.
3.9. Обрабатывает и отправляет адресатам исходящие документы.
3.10. Составляет протоколы комиссий, следящих за подготовкой бумаг к хранению.
3.11. Составляет акты уничтожения документов, которые уничтожаются в соответствии с требованиями законодательства.
3.12. Передает документы на архивное хранение.
3.13. Выполняет другие приказы руководителя, если они не противоречат законам.

4. Права Работника

Работник имеет право:
4.1. На предоставление ему работы, обусловленной трудовым договором.
4.2. Рабочее место, соответствующее государственным нормативным требованиям охраны труда и условиям, предусмотренным коллективным договором.
4.3. Полную достоверную информацию об условиях труда и требованиях охраны труда на рабочем месте.
4.4. Профессиональную подготовку, переподготовку и повышение своей квалификации в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации, иными федеральными законами.
4.5. Получение материалов и документов, относящихся к своей деятельности.
4.6. Взаимодействие с другими подразделениями Работодателя для решения оперативных вопросов своей профессиональной деятельности.
4.7. Своевременную и в полном объеме выплату заработной платы в соответствии со своей квалификацией, сложностью труда, количеством и качеством выполненной работы.
4.8. Отдых, обеспечиваемый установлением нормальной продолжительности рабочего времени, сокращенного рабочего времени для отдельных профессий и категорий работников, предоставлением еженедельных выходных дней, нерабочих праздничных дней, оплачиваемых ежегодных отпусков.
4.9. Объединение, включая право на создание профессиональных союзов и вступление в них для защиты своих трудовых прав, свобод и законных интересов.
4.10. Ведение коллективных переговоров и заключение коллективных договоров и соглашений через своих представителей, а также на информацию о выполнении коллективного договора, соглашений.
4.11. Защиту своих трудовых прав, свобод и законных интересов всеми не запрещенными законом способами.
4.12. Разрешение индивидуальных и коллективных трудовых споров, включая право на забастовку, в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации, иными федеральными законами.
4.13. Возмещение вреда, причиненного ему в связи с исполнением трудовых обязанностей, и компенсацию морального вреда в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации, иными федеральными законами.
4.14. Обязательное социальное страхование в случаях, предусмотренных федеральными законами.
4.15. _________________ _______________________ _______.

5. Ответственность Работника

Работник несет ответственность:
5.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
5.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
5.4. _________________ _______________________ _______.

6. Условия и оценка работы

6.1. В соответствии с _______________ Работодатель проводит оценку эффективности работы Работника. Критериями оценки деловых качеств Работника являются:
— квалификация;
— стаж работы по специальности;
— профессиональная компетентность, выразившаяся в лучшем качестве выполняемых работ;
— уровень трудовой дисциплины;
— способность эффективно организовать работу подчиненных на вверенном участке;
— интенсивность труда (способность в короткие сроки справляться с большим объемом работы);
— умение работать с документами;
— способность в установленные сроки осваивать технические средства, повышающие производительность труда и качество работы;
— деловая этика, стиль общения;
— способность к творчеству, предприимчивость;
— способность к адекватной самооценке;
— проявление инициативы в работе, выполнение работы более высокой квалификации;
— повышение индивидуальной выработки;
— рационализаторские предложения;
— практическая помощь вновь принятым работникам без закрепления наставничества соответствующим приказом;
— высокая культура труда на конкретном рабочем месте.
6.3. Результаты работы и своевременность ее выполнения оцениваются по следующим критериям:
— результаты, достигнутые Работником при исполнении обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией и трудовым договором;
— качество законченной работы;
— своевременность выполнения должностных обязанностей;
— выполнение нормированных заданий, уровень производительности труда.
6.4. Оценка деловых качеств и результатов работы проводится на основе объективных показателей, мотивированного мнения непосредственного руководителя и коллег.

7. Заключительные положения

7.1. Настоящая инструкция разработана на основании положений Трудового кодекса Российской Федерации и в соответствии с _________________ __________________ (локальный нормативный акт Работодателя).
7.2. Ознакомление Работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).
Факт ознакомления Работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается _________________ _______________________ ________________ (подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции (в журнале ознакомления с должностными инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом).

    Руководитель структурного подразделения
    __________________                       _____________________
        (подпись)                                   (Ф.И.О.)
    «___»___________ ____ г.

    Согласовано:
    Юридическая служба          __________________    _____________________
                                     (подпись)               (Ф.И.О.)
    «___»___________ ____ г.

    С инструкцией ознакомлен:
    (или: инструкцию получил)   __________________    _____________________
                                     (подпись)               (Ф.И.О.)
    «___»___________ ____ г.

251 Общие положения

251.1 Настоящая должностная инструкция является основным нормативно-организационным документом, устанавливающим функции, права и обязанности, ответственность Специалиста по документообороту, регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с должностными лицами структурных подразделений XXX и иными организациями.

251.2 Настоящая должностная инструкция является документом прямого действия, вступает в силу со дня утверждения и является обязательной для исполнения работником с момента ознакомления под роспись.

251.3 Переименование, ликвидация должности Специалиста по документообороту, назначение на должность и освобождение от занимаемой должности осуществляются по приказу Генерального директора XXX.

251.4 Специалист по документообороту непосредственно подчиняется Руководителю группы документооборота Административного отдела.

251.5 У Специалиста по документообороту подчиненных нет.

251.6 Специалист по документообороту может замещать Ведущего специалиста по документообороту Административного отдела на время его отсутствия.

251.7 На время отсутствия Специалиста по документообороту его замещает Ведущий специалист по документообороту.

252 Цели и должностные обязанности

252.1 Деятельность Специалиста по документообороту направлена на достижение следующих целей:

252.1.1Координация информационных потоков между XXX и

Контрагентами.

252.1.2Ведение делопроизводства в объеме функциональных обязанностей.

252.2 Для достижения установленных целей Специалист по документообороту исполняет следующие обязанности:

252.2.1Организует получение корреспонденции и документов, приходящих извне;

252.2.2Организует отправку корреспонденции контрагентам;

252.2.3Организует распределение корреспонденции по адресатам внутри Компании;

252.2.4Организует курьерскую доставку корреспонденции.

252.3 Для достижения установленных целей Специалист по документообороту осуществляет взаимодействие с иными организациями:

— с курьерскими службами по вопросам организации экспресс-доставки документации;

253 Показатели оценки деятельности

Деятельность Специалиста по документообороту оценивается на основе следующих показателей:

253.1 Своевременность обработки поступающей и отправляемой корреспонденции.

253.2 Своевременность доставки поступающей корреспонденции по назначению.

253.3 Выполнение планов работы группы по закрепленному направлению.

254 Общекорпоративные нормы

Деятельность Специалиста по документообороту регулируется общекорпоративными нормами, отраженными в следующих документах:

254.1 Правила внутреннего трудового распорядка XXX от ***;

254.2 Стандарт предприятия «Деловой этикет. Корпоративный стандарт формы одежды» ;

254.3 Положение «Курить – себе и фирме вредить» ;

254.4 «Инструкция по учету рабочего времени работников XXX ;

254.6 Положение об Административном отделе XXX ;

255 Права

Специалист по документообороту имеет следующие права, необходимые для выполнения своих функциональных обязанностей:

255.1 Получать информацию, необходимую для осуществления своей деятельности, от

Всех структурных подразделений и должностных лиц XXX в пределах своей компетенции;

255.2 Вносить вышестоящему руководству предложения по вопросам, касающимся своей

Компетенции;

255.3 Выступать с инициативами, которые направлены на улучшение качества своей работы,

Работы группы, отдела в целом;

256 Ответственность

Специалист по документообороту несет персональную ответственность перед Генеральным директором XXX за невыполнение или ненадлежащее выполнение своих функциональных обязанностей в достижении установленных целей, а также ненадлежащее использование предоставленных ему прав:

— в соответствии с действующим трудовым законодательством РФ, внутренними нормативными документами, трудовым договором работник несет дисциплинарную ответственность;

— в соответствии с договором о полной индивидуальной материальной ответственности работник несет материальную ответственность.

257 Требования к работнику при приеме на работу

Общие обязательные требования
7.1	Образование	Среднее специальное, высшее
7.2	Опыт работы	От 0,5 года в области делопроизводства
7.3	Профессиональные навыки	Знание делопроизводства и документооборота.

Специальные требования
7.4	Знание специального ПО, технических систем	Пользователь MS Office.
7.5	Знание нормативной документации	—
7.6	Владение методиками	—

258 Словарь специальных терминов и сокращений

Термин, сокращение	Определение термина, сокращения
8.1	АдмО	Административный отдел
8.2	ГР ЕСС	Группа развития единой системы справочников

Инструкция полностью отражает содержание и специфику деятельности данного должностного лица.

259 Лист ознакомления

С должностной инструкцией ознакомлен и принимаю на себя обязательства по выполнению установленных в ней норм деятельности. Копию должностной инструкции получил.

специалист по документообороту

Развитие экономики провоцирует неизбежное увеличение информационных потоков и объем составляемой в хозсубъекте документации. Причем, все документы должны составляться согласно законодательным нормам, храниться в оптимальных условиях требуемое количество лет, поскольку документооборот считается важным элементом управления организацией. Именно поэтому многими штатными расписаниями предусмотрена такая должность, как специалист по документообороту. Кто это такой, какие требования предъявляются к нему при трудоустройстве, какие обязанности вменяются и за что он несет ответственность? Об этом и не только далее.

Общие сведения о профессии специалист по документообороту

Специалист по документообороту (по организационному и документационному обеспечению, менеджер по работе с документами, документовед или делопроизводитель, как его еще называют) – штатная единица, занимающаяся организацией документооборота в хозсубъекте. В его компетенцию входит оформление документов, их регистрация, ввод в электронную базу данных, контроль выполнения указанных в них предписаний, а также хранение. В мелких и средних бизнес-субъектах этим может заниматься один работник, в крупных – разные.

С 1 июля 2016 года на территории РФ действует Федеральный закон, регламентирующий порядок разработки профстандартов, и ст. 195.2 действующего ТК, регулирующая механизм их применения.

Профессиональный стандарт – акт, синтезирующий ряд положений, касающихся различных направлений деятельности. Чаще всего, он распространяется не на одну должность, как, например, профстандарт №447, актуальный не только для документоведов, но и для библиотекарей, библиографов, служащих, принимающих и информирующих посетителей, либо профстандарт № 1044.

Хотя на сегодняшний день применение управленцем вышеприведенных стандартов при поиске работников на должность специалиста по документообороту носит рекомендательный характер, положения стандартов стоит учитывать:

• при разработке должностной инструкции специалиста по документообороту;
• при организации собеседования с соискателем на эту должность, его дальнейшего обучения и оценке полученных знаний;
• на более высоком уровне — при формировании политики кадров, расчете тарификации на работу, разработке механизма выплаты трудового вознаграждения.

Эти два профстандарта документоведа позволяют:

• грамотно сформулировать название должности;
• предъявить требования к образованию, опыту, навыкам и умениям соискателя;
• сформировать перечень его трудовых функций.

Согласно им, на должность специалиста по документообороту соответствующим распоряжением административного лица назначается лицо, имеющее:

• высшее, неполное высшее или среднее специальное образование,
• стаж аналогичной работы от полугода.

Соискатель должен знать:

• систему организации делопроизводства;
• схемы документооборота, нормы хранения, архивирования, ревизии, уничтожения документации, а также сроки и порядок ее передачи на хранение в архив;
• стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
• порядок составления номенклатуры и описей дел, установленной отчетности;
• организационную культуру и нормы делового этикета;
• правила и нормы охраны труда и техники безопасности, санитарии и противопожарной защиты;
• структуру хозсубъекта и его руководящий аппарат;
• порядок применения средств вычислительной и организационной техники;
• правила работы с программами Microsoft Office и базами данных хозсубъекта.

От него требуется умение владеть справочно-правовыми и автоматизированными учетными, регистрационными и контролинговыми системами, а также применять современные информационно-коммуникационные технологии для ведения документооборота.

В своей деятельности специалист по документообороту, относящийся к категории технических исполнителей, должен следовать:

• правовым актам различного уровня, иным руководящим материалам по ведению делопроизводства на хозсубъекте;
• Уставом хозсубъекта;
• локальной инструкции по делопроизводству и работе архива;
• административным распоряжениям и приказам;
• ПВТР;
• разработанной должностной инструкции (в случае ее отсутствия – положениям трудового договора).

Должностная инструкция предоставляется будущему сотруднику для ознакомления до начала выполнения им обязанностей. После анализа ее пунктов он ставит на ней свою подпись, подтверждая согласие с вменяемыми обязанностями, имеющимися правами и границей ответственности в случае их игнорирования или нарушения.

Обязанности и ответственность специалиста по документообороту

В течение рабочего дня специалист обязан:

• принимать и обрабатывать входящую корреспонденцию;
• сортировать ее по критерию необходимости регистрации, регистрировать требуемое;
• подготавливать документацию для рассмотрения управленцем;
• согласно его резолюции передавать ее на исполнение и контролировать его ход;
• разрабатывать номенклатуры дел;
• проверять правильность оформления документов и наличие отметки об их исполнении перед формированием в дело;
• контролировать своевременность подшивки документов в дел;
• оформлять регистрационную картотеку или вести компьютерную базу данных документов;
• проводить информационно-справочную работу;
• обрабатывать и отправлять исходящие бумаги;
• создать удобную и эффективную поисковую систему;
• составлять протокол работы комиссии по подготовке бумаг к хранению, акт о выделении к уничтожению бланков, не подлежащих хранению;
• подготавливать и передавать архивариусу описи документов, законченных делопроизводством;
• выполнять частные поручения непосредственного начальства при условии, что они не идут вразрез с нормами закона.

Работник в рамках трудового, административного, уголовного и гражданского законодательства ответственен за:

• игнорирование или неподобающее выполнение вышеприведенных обязанностей;
• игнорирование локальных положений, касающихся сохранности конфиденциальных сведений и коммерческой тайны;
• саботаж ПВТР, ТБ и противодействия огню, рабочей дисциплины.

Права менеджера по работе с документацией

Данный работник вправе:

• запрашивать у административного аппарата проекты утвержденных им решений для дальнейшего ознакомления с ними;
• доносить до администрации предложения по улучшению своей работы и требовать содействия в ее выполнении;
• получать от иных штатных единиц необходимую для выполнения своего функционала информацию.