Должностная инструкция менеджера по отгрузке готовой продукции

Должностные инструкции

Должностная инструкция менеджера по сбыту

Открыть в формате WORD

Между поиском потенциального покупателя товара и удовлетворением его потребностей существует целый ряд мероприятий, требующих задействования различных сил, средств и квалифицированного персонала. Это, в свою очередь, требует профессионального руководства и координации взаимодействия всех вовлеченных ресурсов. Как раз общим руководством, а также планированием, разработкой методик по поиску покупателей, по технике продажи, контролем за процессами продажи на каждой стадии и занимается менеджер по продажам (на торговом предприятии) или менеджер по сбыту (на производственном предприятии).

Кроме того, менеджеры по продажам или сбыту имеют много различных обязанностей в зависимости от вида продажи, ее размеров, типа клиентов и т.д. Они могут планировать проведение презентаций, рекламных акций, выстраивать стратегию поведения и общения с конкретными клиентами, наделять частью своих полномочий соответствующий персонал и т.д.

В общем случае менеджеры координируют и направляют все виды продаж, включая заказ, его подготовку и проверку, определяют ценовую политику предприятия, осуществляют контроль за торговым персоналом, обеспечивают развитие каналов распределения товаров (дилерских, дистрибьюторских), лично сопровождают сделки с особо важными (ключевыми) клиентами, контролируют прибыль и потери, определяют стандарты отчетности, составляют общий консолидированный отчет, координируют рекламные акции, способствующие продвижению товаров, и т.д.

Существенную помощь в работе менеджеру оказывают помощники, или ассистенты, которые помимо основных своих обязанностей имеют две основные задачи:

— обеспечение контроля за прохождением заказа;

— «разгрузка» менеджера (что позволяет переключить его на разрешение более важных задач).

Помощники могут не только самостоятельно вести отдельную стадию продажи, но и дублировать некоторые функции менеджеров по продаже. В любом случае от них также требуется профессионализм и обладание тем же багажом знаний, каким обладают и менеджеры.

В силу вышесказанного, персонал торговых или производственных предприятий, задействованный в продажах, должен обладать рядом особенных качеств, так называемых индикаторов торговой пригодности, а именно: коммуникабельностью, энтузиазмом, способностью выражать свои мысли как в устной, так и в письменной форме, рациональностью, умением убеждать, способностью к самоорганизации, целеустремленностью, умением работать как в коллективе, так и самостоятельно.

ИНСТРУКЦИЯ МЕНЕДЖЕРА ПО СБЫТУ

I. Общие положения

1. Менеджер по сбыту относится к категории руководителей.

3. Менеджер по сбыту должен знать:

3.1. Законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по организации сбыта и поставки продукции.

3.2. Рыночную экономику, предпринимательство и основы ведения бизнеса.

3.3. Конъюнктуру рынка.

3.4. Методы и порядок разработки прогнозов, перспективных и текущих планов и реализации продукции.

3.5. Основы маркетинга (концепцию маркетинга, основы управления маркетингом, способы и направления исследований рынка, способы продвижения продукции на рынок).

3.6. Методы изучения спроса на продукцию.

3.7. Порядок ценообразования, оптовые и розничные цены на продукцию, выпускаемую предприятием.

3.8. Методы и порядок разработки нормативов запасов продукции.

3.9. Порядок заключения договоров на поставку продукции, определения потребности в погрузочных и транспортных средствах.

3.10. Правила оформления сбытовой документации.

3.11. Стандарты по условиям хранения и транспортировки продукции.

3.12. Порядок подготовки претензий к потребителям и ответов на поступающие претензии.

3.13. Стандарты и технические условия на выпускаемую предприятием продукцию.

3.14. Требования к организации учета сбытовых операций и составлению отчетности о выполнении плана реализации.

3.15. Основы трудового законодательства.

3.16. Методы обработки информации с использованием современных технических средств коммуникации и связи, компьютера.

4. Назначение на должность менеджера по сбыту и освобождение от должности производится приказом

6. На время отсутствия менеджера по сбыту (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за ненадлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

II. Должностные обязанности

Менеджер по сбыту:

1. Организует сбыт продукции предприятия, ее поставку потребителям.

2. Принимает участие в подготовке прогнозов, проектов перспективных и текущих планов производства.

3. На основе планов производства продукции разрабатывает планы (перспективные и текущие) сбыта продукции, обеспечивает увязку производственных и сбытовых планов.

4. Разрабатывает и обеспечивает выполнение мероприятий по организации и созданию сети сбыта продукции (разработка и построение каналов движения продукции к потребителям; формирование коммерческих связей с потребителями).

5. Выявляет потенциальных потребителей продукции (оптовые и розничные торговые предприятия, иных посредников, пр.) и устанавливает деловые контакты.

6. Организует подготовку договоров и иной документации на поставку продукции потребителям.

7. Определяет формы и способы оплаты продукции в зависимости от типа потребителей.

8. Принимает участие в разработке схем скидок в зависимости от различных факторов.

9. Ведет переговоры с потребителями, согласовывает условия поставки, заключает договоры поставки.

10. Организует подготовку партий продукции к отправке потребителям в установленные сроки и в полном объеме.

11. Контролирует состояние запасов продукции на складах.

12. Принимает меры по обеспечению своевременного поступления средств за реализованную продукцию.

13. Проводит анализ покупательского спроса, степени удовлетворения требований и запросов потребителей по предлагаемой продукции и оказываемых дополнительных услугах.

14. Принимает участие в:

— проведении маркетинговых исследований по изучению спроса на продукцию предприятия, перспектив развития рынков сбыта;

— организации выставок, ярмарок, выставок-продаж и других мероприятий по рекламе продукции;

— рассмотрении поступающих на предприятие претензий потребителей и подготовке ответов на предъявленные иски, а также претензий потребителям при нарушении ими условий договоров (просрочка приемки, оплаты, пр.).

15. Обеспечивает:

— учет выполнения заказов и договоров, объемов отгрузки, остатков нереализованной продукции;

— своевременное оформление сбытовой документации;

— составление предусмотренной отчетности по сбыту (поставкам), а также отчетов о выполнении планов реализации.

16. Организует составление заявок, сводных ведомостей заказов и номенклатурных планов поставок.

17. Организует учет нарядов, заказов и спецификаций, представляемых потребителями, проверяет соответствие объемов и номенклатуры заказываемой продукции планам производства, а также договорам, действующим стандартам, техническим условиям и другим нормативным документам.

18. Осуществляет руководство подчиненными работниками.

III. Права

Менеджер по сбыту имеет право:

1. Самостоятельно определять формы сбыта продукции и установления деловых связей с потребителями.

2. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

4. Запрашивать лично или по поручению непосредственного руководителя от руководителей подразделений предприятия и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

6. Требовать от руководства предприятия обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

IV. Ответственность

Менеджер по сбыту несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба предприятию — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

Любая коммерческая организация что-то продает. А значит — эти операции нужно отражать в бухучете. Рассмотрим, как правильно регламентировать данный процесс, составив должностную инструкцию бухгалтера по реализации.

В каких компаниях востребован бухгалтер по реализации?

Хотя продажами занимаются все бизнесмены, но отдельный специалист для их учета нужен далеко не каждому. Если количество документов по реализации не превышает нескольких десятков в месяц, то эту нагрузку нередко несет бухгалтер, отвечающий за другие разделы. А в малом бизнесе часто все участки закрывает один главбух.

Почему бухгалтер не может и не должен вести кадровое делопроизводство

Но если речь идет о средней компании, то там уже, как правило, выделяется отдельный специалист, который отвечает за расчеты с покупателями. А в крупном бизнесе учетом отгрузок обычно занимается специальное подразделение в рамках бухгалтерии. Тогда за каждым сотрудником закрепляется группа покупателей, например, по региональному признаку.

В чём заключается работа бухгалтера на реализацию?

Как понятно уже из названия должности, этот специалист отвечает за документальное оформление процесса продажи продукции, товаров или услуг.

Но одной выпиской накладных и счетов-фактур обязанности бухгалтера по реализации не ограничиваются. Он также должен отражать эти операции в учете, начислять связанные с ними налоги (в первую очередь НДС), контролировать состояние расчетов с контрагентами и т.п.

Аудит расчетов с покупателями и заказчиками

Кроме того, если объем работы относительно невелик, то этому специалисту могут поручить и другие участки, чаще всего смежные. Например, в производственных компаниях это может быть учет выпуска готовой продукции, а в торговых фирмах — учет приобретения товаров.

Требования к бухгалтеру по реализации

Сотрудник, который «ведет» реализацию — это рядовой специалист бухгалтерии. Обязательных требований для бухгалтеров коммерческих организаций, за исключением главных, законодательство не содержит.

На практике вопрос решается с учетом особенностей организации учета в компании. Если специалист по отгрузке один, а главбуху некогда заниматься его обучением, то логично принять на эту должность сотрудника с опытом.

Если же реализацией занимаются несколько сотрудников, то вполне возможно принять в штат и новичка, назначив ему наставника из числа опытных специалистов.

Специалист по отгрузке должен хорошо разбираться в нормативных документах, регулирующих учет. Это, прежде всего, закон «О бухучете», система ПБУ и План счетов с прилагаемой инструкцией. Наиболее глубоко такой сотрудник должен владеть ПБУ 9/99 «Доходы организации». Т.к. отгрузка тесно связана с начислением налогов, то бухгалтер по реализации должен знать и НК РФ.

Но базовые документы регулируют далеко не все тонкие моменты учета и налогообложения. Поэтому специалист по отгрузке должен быть знаком и с разъяснениями государственных органов (Минфина, ФНС РФ) по вопросам, входящим в круг его обязанностей.

Такие личные качества, как честность, порядочность и ответственное отношение к своим обязанностям, должны быть у любого сотрудника, и бухгалтер — не исключение.

Но специфика профессии (работа с цифрами и документацией) предъявляет и дополнительные требования. Бухгалтер должен обладать математическим складом ума и быть внимательным к мелочам. А точнее — понимать, что мелочей в его работе нет, и нужно всегда проверять каждую цифру.

На участке реализации особую важность приобретают такие качества, как коммуникабельность и стрессоустойчивость. Ведь специалист по отгрузке должен постоянно общаться как с сотрудниками своего отдела продаж, так и с контрагентами, например, по сверке расчетов.

Права и должностные обязанности бухгалтера по реализации

Этот специалист обычно выполняет следующие функции:

1. Оформление отгрузочных документов и их отправка контрагентам.
2. Отражение сведений о реализации в бухучете.
3. Начисление налогов, связанных с реализацией, в том числе — ведение книги продаж.
4. Контроль дебиторской и кредиторской задолженностей.
5. Сверка расчетов с покупателями, участие в инвентаризации расчетов.
6. Подготовка сводной информации по своему участку для формирования отчетности.

Бухгалтер, как и любой работник, обладает «базовыми» правами, изложенными в ст. 21 ТК РФ: установленные законом условия и своевременная оплата труда, отдых определенной длительности и т.п. Но эти права обычно отражают в трудовом или коллективном договоре.

Ответственность бухгалтера по сбыту

Как и любой сотрудник, бухгалтер по сбыту может привлекаться к ответственности за допущенные в работе нарушения. Дисциплинарная ответственность по ТК РФ, в зависимости от тяжести проступка, изменяется от замечания до увольнения. Материальная ответственность для рядового сотрудника в общем случае ограничивается его среднемесячным заработком.

Полное возмещение ущерба возможно только в особых ситуациях, предусмотренных ст. 243 ТК РФ. Кодекс делает исключения, например, для случаев, когда ущерб причинен умышленно или стал результатом преступного деяния.

Т.к. оформление отгрузки связано с начислением налогов, то при нарушениях к виновному лицу может быть применена административная, а при существенной недоимке — и уголовная ответственность.

Должностная инструкция бухгалтера по реализации готовой продукции — образец

Все перечисленные выше особенности работы бухгалтера по сбыту нужно отразить в его должностной инструкции (ДИ). Утвержденной типовой формы этого документа не существует, но обычно ДИ состоит из следующих разделов:

• общие положения;
• требования к специалисту;
• права и обязанности;
• ответственность.

Образец должностной инструкции бухгалтера по реализации

Как разрешить конфликтные ситуации с сотрудниками

Если в расчетах с контрагентами обнаружена ошибка, которая привела к применению налоговых санкций, возникает вопрос: кто виноват? Понятно, что в такой ситуации позиции работодателя и сотрудника будут прямо противоположными. Иногда эти конфликты доходят и до суда.

Во всех подобных случаях подробная должностная инструкция поможет решить проблему, а при необходимости — станет доказательством в суде. Чтобы проблемные ситуации не возникали в принципе, расчетами с покупателями должен заниматься профессионал высокого уровня. Но найти такого специалиста на рынке труда и заинтересовать его не так-то просто, особенно небольшим компаниям.

Бухгалтеры высокой квалификации часто работают в крупных консалтинговых фирмах, потому что эти работодатели могут предложить им привлекательные условия труда и возможность решать интересные и разнообразные задачи.

Вывод

Учет реализации — один из важнейших разделов бухгалтерии. Ошибки в этой области могут привести как к проблемам с контрагентами, так и к применению налоговых санкций.

Подробная должностная инструкция бухгалтера по реализации поможет снизить вероятность ошибок, а если они все-таки возникли — выявить причину и разрешить возникшие конфликты.

Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции менеджера по сбыту, образец 2023 года. На данную должность может быть назначен человек, обладающий высшим профессиональным (экономическое или торгово-экономическое) образованием без предъявления требований к стажу или средним специальным образованием и стажем работы по специальности в области сбыта не менее 1 года. Не забывайте, каждая инструкция менеджера по сбыту выдается на руки под расписку.

На сайте hr-portal представлена типовая информация о знаниях, которыми должен обладать менеджер по сбыту. Об обязанностях, правах и ответственности.

Данный материал входит в огромную библиотеку должностных инструкций нашего сайта, которая обновляется ежедневно.

1. Общие положения

1. Менеджер по сбыту подчиняется непосредственно директору организации.

2. Менеджер по сбыту руководствуется в своей деятельности:

— действующим законодательством РФ,

— Уставом организации,

— приказами и распоряжениями директора,

— настоящей должностной инструкцией.

3. На должность менеджера по сбыту назначается лицо, имеющее высшее профессиональное (экономическое или торгово-экономическое) образование без предъявления требований к стажу или среднее специальное образование и стаж работы по специальности в области сбыта не менее 1 года.

4. Менеджер по сбыту должен знать:

4.1. Законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по организации сбыта и поставке продукции.

4.2. Рыночную экономику, предпринимательство и основы ведения бизнеса.

4.3. Конъюнктуру рынка.

4.4. Методы и порядок разработки прогнозов, перспективных и текущих планов и реализации продукции.

4.5. Основы маркетинга (концепцию маркетинга, основы управления маркетингом, способы и направления исследований рынка, способы продвижения продукции на рынок).

4.6.Методы изучения спроса на продукцию.

4.7. Порядок ценообразования, оптовые и розничные цены на продукцию, выпускаемую организацией.

4.8. Методы и порядок разработки нормативов запасов продукции.

4.9. Порядок заключения договоров на поставку продукции.

4.10. Правила оформления сбытовой документации.

4.11.Порядок подготовки претензий к покупателям и ответов на поступающие претензии.

4.12. Стандарты и технические условия на выпускаемую организацией продукцию.

4.13. Требования к организации учета сбытовых операций и составлению отчетности о выполнении плана реализации.

4.14. Методы обработки информации с использованием современных технических средств коммуникации и связи, компьютера.

5. Назначение на должность менеджера по сбыту и освобождение от должности производится приказом директора организации.

6. На время отсутствия менеджера по сбыту (командировка, отпуск, болезнь и пр.) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за ненадлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Должностные обязанности менеджера по сбыту

Менеджер по сбыту:

1. Организует сбыт товаров организации, их поставку покупателям.

2. Принимает участие в подготовке прогнозов, планов сбыта товаров.

3. Обеспечивает согласованность планов снабжения организации товарами и планов сбыта товаров.

4. Выявляет потенциальных покупателей товаров (посредники, розничные торговые организации и т.д.) и устанавливает деловые контакты.

5. Организует подготовку договоров и иной документации на поставку товаров покупателям.

6. Определяет формы и способы оплаты товаров в зависимости от типа покупателей и условий поставки.

7. Принимает участие в разработке схем скидок в зависимости от различных факторов.

8. Ведет переговоры с покупателями, согласовывает условия поставки, заключает договоры поставки.

9. Организует подготовку партий товаров покупателям в установленные сроки и в полном объеме.

10. Контролирует состояние запасов товаров на складе.

11. Принимает меры по обеспечению своевременного поступления средств за реализованные товары.

12. Проводит анализ покупательского спроса, степени удовлетворения требований и запросов покупателей по предлагаемым товарам и оказываемых дополнительных услугах (доставка до склада покупателя и др.)

13. Принимает участие:

— в проведении маркетинговых исследований по изучению спроса на товары организации, перспектив развития рынков сбыта;

— в проведении рекламных мероприятий;

— в рассмотрении поступающих в организацию претензий покупателей и подготовке отзывов на предъявленные иски, а также претензий покупателям при нарушении ими условий договоров (просрочка приемки товаров, оплаты, пр.).

14. Обеспечивает:

— учет выполнения заказов и договоров, объемов отгрузки, остатков нереализованных товаров;

— своевременное оформление сбытовой документации;

— составление предусмотренной отчетности по сбыту (поставкам), а также отчетов о выполнении планов реализации.

15. Организует составление заявок, сводных ведомостей заказов и номенклатурных планов поставок

16. Проверяет соответствие отпускаемых товаров условиям договоров, по количеству, ассортименту, качеству, соответствие отпускаемых товаров техническим и иным условиям, предусмотренным законодательством

3. Права менеджера по сбыту

Менеджер по сбыту имеет право:

1. Самостоятельно определять формы сбыта товаров и установления деловых связей с покупателями.

2. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

4. Запрашивать лично или по поручению непосредственного руководителя от работников организации информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

6. Требовать от руководства организации обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

4. Ответственность менеджера по сбыту

Менеджер по сбыту несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция менеджера по сбыту — образец 2023 года. Должностные обязанности менеджера по сбыту, права менеджера по сбыту, ответственность менеджера по сбыту.