Должностная инструкция по специальности «Начальник отдела закупок»
Вы можете скачать должностную инструкцию начальника отдела закупок бесплатно. Должностные обязанности начальника отдела закупок
Утверждаю
_____________________________ (Фамилия, инициалы)
(наименование организации, ее ________________________________
организационно — правовая форма) (директор; иное лицо, уполномоченное
утверждать должностную инструкцию)
00.00.201_г.
м.п.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
НАЧАЛЬНИКА ОТДЕЛА ЗАКУПОК
——————————————————————-
(наименование учреждения)
00.00.201_г. №00
I. Общие положения
1.1. Данная должностная инструкция устанавливает права, ответственность и должностные обязанности начальника отдела закупок _____________________________________________ (далее – «компания»). Название учреждении
1.2. Начальник отдела закупок относится к категории руководителей.
1.3. Лицо, назначаемое на должность начальника отдела закупок должно иметь высшее образование и стаж работы по специальности в области закупок не менее 3 лет.
1.4. Назначение на должность начальника отдела закупок и освобождение от нее осуществляется на основании приказа генерального директора предприятия по представлению коммерческого директора.
1.5. Подчиняется начальник отдела закупок непосредственно коммерческому директору или лицу, его замещающему и выполняет поручения генерального директора.
1.6. Если начальника отдела закупок отсутствует, то временно его обязанности исполняет менеджер по закупкам, который несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей, назначается он коммерческим директором.
1.7. Начальник отдела закупок является членом расширенного состава совета директоров компании, по поручению совета директоров готовит материалы для обсуждения вопросов повестки дня совета.
1.8. Начальник отдела закупок должен знать:
— предъявляемые требования компании к качеству товаров;
— финансовую и хозяйственную практику, сложившуюся в сфере закупок;
— методы и порядок закупок продуктов питания;
— порядок заключения договор с поставщиками и контроля за их выполнением;
— порядок расчетов по договорам;
— базу данных, а также иные программные средства, используемые компанией для обеспечения торгового процесса;
— оптовые и розничные цены на товарные группы из ассортимента компании, в том числе, цены основных производителей, поставщиков, а также компаний-конкурентов;
— основные законодательные и нормативно-правовые акты, регламентирующие деятельность компаний по оптовой и розничной торговле продуктами питания;
— организацию работы складского хозяйства компании, методы планирования, контроля и управления складским запасом.
1.9. Критерии оценки деятельности:
— организация постоянной и бесперебойной работы отдела закупок;
— выполнение планов предприятия по марже;
— экономия расходов, растраченных в отделах;
— отсутствие негативных оценок от руководства компании и руководства коммерческой службы и необоснованных претензий со стороны структурных подразделений;
— соотношение ходовых позиций товаров и неходовых (оптимизация ассортимента);
— соблюдение бюджета закупок;
— выполнение плана, определяющего экономию затрат на покупку и хранение товара;
— постановка эффективной закупочной политики компании.
II. Функции
На начальника отдела закупок возлагаются следующие функции:
2.1. Обеспечение максимальной конкурентоспособности цен и условий на приобретаемую продукцию.
2.2. Организация и руководство закупками по всему ассортименту товара, представленного компанией.
2.3. Обеспечение выполнения целевых показателей по марже, при сохранении конкурентоспособности выходных цен компании.
2.4. Формирует ассортимент.
2.5. Устанавливает объемы закупок.
2.6. Принимает участие в ценообразовании.
III. Должностные обязанности
Начальник отдела закупок исполняет следующие должностные обязанности:
3.1. Осуществляет руководство работой отдела закупок, поддерживая хорошие рабочие взаимоотношения среди сотрудников.
3.2. Осуществляет распределение среди менеджеров отдела ответственности за определенные товарные группы и за дополнительные направления работы.
3.3. Выполняет поручения по работе, исходящие от руководства компании.
3.4. Выполняет операции по закупке товаров, а именно:
— определяет порядок и процедуру закупки продуктов питания, критерии и нормы проведения сделок по закупке;
— определяет и согласовывает порядок расчетов с поставщиками.
3.5. Обеспечивает надлежащий учет, ведение и хранение документации в своем отделе (базы данных, договора, доверенности и т.д.).
3.6. Осуществляет контроль над складскими запасами по всем ассортиментным группам.
3.7. Оптимизирует закупочную политику (частота заказов, размер заказа, момент заказа, неснижаемый остаток на складе), учитывая изменения покупательского спроса, сезонных колебаний, предельных сроков реализации, ситуации в производстве конкретных продуктов питания, а также других необходимых факторов.
3.8. Проводит изучение маркетинговой информации, коммерческих предложений и рекламных материалов с целью выявления устойчивого спроса на новые группы продуктов и/или изменения спроса на продукты из существующего ассортимента компании.
3.9. Систематически анализирует статистику по товарным группам и отдельным товарным позициям, определяет прибыльные, малоприбыльные и убыточные группы товаров, по итогам анализа обеспечивает корректировку закупочной политики.
3.10. Осуществляет организацию взаимодействия своего отдела с остальными отделами коммерческой службы, службы генерального, финансового и исполнительного директоров.
3.11. Принимает решения о необходимых компании изменениях условий работы с конкретными поставщиками (о необходимых скидках, изменениях входных цен, условий оплаты, доставки, фасовки и так далее).
3.12. Принимает решения о размерах дальнейших закупок или об их возможном прекращении.
3.13. Согласует свои решения, если это необходимо с коммерческим директором.
3.14. Взаимодействуя с финансовой службой, организует взаиморасчеты с поставщиками, контролирует состояние кредиторской задолженности компании, возникшей в связи с закупками товара.
3.15. Готовит формы отчетности и сметы, которые установлены для отдела.
3.16. Контролирует правильность сведений в отчетностях и сметах, подтверждает (визирует) их достоверность, следит за исполнением смет.
3.17. Контролирует и обеспечивает подготовку заключения договоров с производителями и поставщиками, согласование условий и сроков поставок, изучает возможность и целесообразность кооперации компании с другими предприятиями и организациями для получения более выгодных условий закупки.
3.18. Осуществляет контроль за предоставлением компании наиболее выгодных и благоприятных условий оплаты.
3.19. Рассматривает и, исходя из экономических интересов компании, утверждает предложения менеджеров отдела, по закупке закрепленных за ними товарных позиций.
3.20. Осуществляет разработку вместе с финансовой службой еженедельного графика выплат поставщикам компании, вместе ведут учет затрат компании на закупку продуктов питания, регулирует затраты в пределах выделенного лимита (бюджета закупки).
3.21. Регулярно готовит альтернативные варианты менее затратных и более прибыльных закупок.
3.22. Организует претензионную работу с производителями и поставщиками, если ими нарушены договорные обязательства, контролирует проведение расчетов по этим претензиям, согласовывает с ними изменения условий заключенных договоров.
3.23. Обеспечивает своевременное исполнение всеми без исключения сотрудниками отдела издаваемых на компании распоряжений, приказов, инструкций и т.д., а так же обеспечивает режим сохранения коммерческой тайны сотрудниками отдела.
3.24. Занимается разработкой предложений по совершенствованию организационной и кадровой структуры отдела, а так же разрабатывает мероприятия по профессиональному развитию сотрудников и повышению их мотивации.
IV. Права
Начальник отдела закупок имеет право:
3.1. Обращаться к руководству компании с предложениями по улучшению деятельности отдела закупок.
3.2. Обращаться к коммерческому директору с представлениями:
— о назначении, перемещении и увольнении работников отдела закупок;
— о поощрении или наложении взысканий на работников.
3.3. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
3.4. Взаимодействовать с руководителями всех структурных подразделений компании.
3.5. Действовать от лица компании, представлять интересы компании во взаимоотношениях с другими организациями, органами государственной власти по вопросам организации закупок.
3.6. Обращаться лично или по поручению руководства компании к руководителям подразделений и специалистам с запросами о предоставлении информации и документов, которые необходимы для исполнения своих должностных обязанностей.
3.7. Знакомиться с проектами решений руководства компании, которые касаются закупок и сбыта продукции.
V. Ответственность
Начальник отдела закупок несет ответственность:
5.1. В случае причинения материального ущерба, в пределах, которые определены уголовным, гражданским, трудовым законодательством РФ.
5.2. В случае совершения в процессе осуществления своей деятельности правонарушения, в пределах, которые определены уголовным, гражданским, административным законодательством РФ.
5.3. В случае неисполнения или ненадлежащего исполнения своих должностных обязанностей, которые предусмотрены настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством РФ.
5.4. В случае допущения ошибок в процессе организации закупок, которые привели к низким показателям реализации товара, в пределах переменной части заработной платы.
Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.201_г.
С инструкцией ознакомлен,
один экземпляр получил: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.20__г.
Подготовлены редакции документа с изменениями, не вступившими в силу
(в ред. Федерального закона от 11.06.2022 N 160-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
1. Заказчики, совокупный годовой объем закупок которых превышает сто миллионов рублей, создают контрактные службы (при этом создание специального структурного подразделения не является обязательным).
(в ред. Федерального закона от 04.06.2014 N 140-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
2. В случае, если совокупный годовой объем закупок заказчика не превышает сто миллионов рублей и у заказчика отсутствует контрактная служба, заказчик назначает должностное лицо, ответственное за осуществление закупки или нескольких закупок, включая исполнение каждого контракта (далее — контрактный управляющий).
(в ред. Федерального закона от 04.06.2014 N 140-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
3. Контрактная служба действует в соответствии с положением (регламентом), разработанным и утвержденным на основании типового положения (регламента), утвержденного федеральным органом исполнительной власти по регулированию контрактной системы в сфере закупок.
4. Контрактная служба, контрактный управляющий осуществляют следующие функции и полномочия:
1) утратил силу с 1 октября 2019 года. — Федеральный закон от 01.05.2019 N 71-ФЗ;
(см. текст в предыдущей редакции)
2) разрабатывают план-график, осуществляют подготовку изменений для внесения в план-график, размещают в единой информационной системе план-график и внесенные в него изменения;
3) осуществляют подготовку и размещение в единой информационной системе извещений об осуществлении закупок, документации о закупках (в случае, если настоящим Федеральным законом предусмотрена документация о закупке) и проектов контрактов, подготовку и направление приглашений;
(в ред. Федерального закона от 02.07.2021 N 360-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
4) обеспечивают осуществление закупок, в том числе заключение контрактов;
5) участвуют в рассмотрении дел об обжаловании результатов определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей) и осуществляют подготовку материалов для выполнения претензионно-исковой работы;
(в ред. Федерального закона от 04.06.2014 N 140-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
6) организуют в случае необходимости на стадии планирования закупок консультации с поставщиками (подрядчиками, исполнителями) и участвуют в таких консультациях в целях определения состояния конкурентной среды на соответствующих рынках товаров, работ, услуг, определения наилучших технологий и других решений для обеспечения государственных и муниципальных нужд;
7) осуществляют иные полномочия, предусмотренные настоящим Федеральным законом.
5. При централизации закупок в соответствии с частью 1 статьи 26 настоящего Федерального закона контрактная служба, контрактный управляющий осуществляют полномочия, предусмотренные настоящим Федеральным законом и не переданные соответствующим уполномоченному органу, уполномоченному учреждению, которые осуществляют полномочия на определение поставщиков (подрядчиков, исполнителей). При этом контрактная служба, контрактный управляющий несут ответственность в пределах осуществляемых ими полномочий.
6. Работники контрактной службы, контрактный управляющий должны иметь высшее образование или дополнительное профессиональное образование в сфере закупок.
7. Руководитель заказчика, руководитель контрактной службы, работники контрактной службы, контрактный управляющий обязаны при осуществлении закупок принимать меры по предотвращению и урегулированию конфликта интересов в соответствии с Федеральным законом от 25 декабря 2008 года N 273-ФЗ «О противодействии коррупции», в том числе с учетом информации, предоставленной заказчику в соответствии с частью 23 статьи 34 настоящего Федерального закона.
(часть 7 введена Федеральным законом от 11.06.2022 N 160-ФЗ)
При обнаружении несоответствий в этой статье оставьте оставьте заявку и получите скидку 30% на любой курс по госзакупкам
Из этой статьи вы узнаете:
- Задачи специалиста по закупкам по 44-ФЗ
- Необходимость должностной инструкции для специалиста по закупкам по 44-ФЗ
- Требования к образованию специалиста по закупкам по 44-ФЗ
- Структура должностной инструкции специалиста по закупкам по 44-ФЗ
- Права, обязанности и ответственность специалиста по закупкам по 44-ФЗ
Должностная инструкция специалиста по закупкам по 44-ФЗ определяет круг прав и обязанностей сотрудника, работающего в данном направлении. Этот документ, хотя и может быть прописан организацией самостоятельно, но обязан соответствовать некоторым конкретным требованиям.
В частности, такая инструкция должна обладать четкой структурой, содержать определенные разделы и быть заверенной подписями сотрудника и руководителя учреждения. Есть и другие важные нюансы, которые обязательно следует знать при составлении данного документа.
Задачи специалиста по закупкам по 44-ФЗ
Любые госзаказы оплачиваются из средств государственного бюджета, поэтому к специалисту по закупкам по 44-ФЗ предъявляются повышенные требования. Одним из основных направлений формирования контрактной системы является установление сферы ответственности такого сотрудника.
В законе содержатся требования к контрактным управляющим и работникам данной службы, в то время как определение специалиста по закупкам поставщика и перечень его обязанностей отсутствуют.
Согласно должностной инструкции, этот сотрудник отвечает за размещение заказа, разработку тендерной документации, включающей проекты соглашений между заказчиком и исполнителем.
Однако такая должность должна быть предусмотрена и организатором закупки, и поставщиком. А значит, обязанности устанавливаются в соответствии с тем, на кого работает специалист по закупкам.
Для заказчика важны такие направления деятельности:
- подготовка сведений о платежеспособности исполнителей, чьи заявки не соответствуют требованиям тендерной документации;
- аннулирование конкурса, если не было подано ни одного предложения;
- возвращение обеспечения;
- оформление процедуры в соответствии с установленными шагами;
- анализ затрат.
В должностной инструкции специалиста по закупкам поставщика по 44-ФЗ содержатся такие обязанности:
- мониторинг доступных для участия закупок;
- подготовка необходимых документов для подачи на конкурс;
- формирование предложений по цене;
- контроль сроков, условий запланированных торгов.
Интересы сторон, участвующих в торгах, сильно отличаются, поэтому закон устанавливает для них различные требования. Так, заказчик может пригласить на данный пост только человека с образованием и навыками, которые жестко устанавливаются ФЗ о госзакупках. Тогда как у продавца в тендерной сфере может работать сотрудник даже без опыта.
Необходимость должностной инструкции для специалиста по закупкам по 44-ФЗ
Должностная инструкция является обязательным условием для введения в штатное расписание сотрудника, ответственного только за проведение торгов по закону 44-ФЗ и сопутствующие вопросы. Одновременно в компании может быть должность менеджера по закупкам, специалиста по материально-техническому снабжению. Перечисленные работники в большинстве случае присутствуют в государственных и муниципальных организациях.
В отличие от «снабженцев», эксперт по госзакупкам занимается оформлением госконтрактов по нормам закона 44-ФЗ. Поэтому ему необходима особая квалификация, а также важно, чтобы он отвечал новым профессиональным стандартам Минтруда:
- «Специалист в сфере закупок»;
- «Эксперт в сфере закупок».
Согласно требованиям закона 44-ФЗ подобный сотрудник должен быть в штате каждой муниципальной, государственной организации. Компании, играющие во время закупок роль исполнителей, тоже имеют право установить данную должность. Им необходимо составить и утвердить должностную инструкцию специалиста по закупкам по 44-ФЗ, если у сотрудника отсутствуют другие обязанности. В случае, когда один человек выполняет целый ряд функций, допускается просто расширить документ, содержащий правила его работы.
Требования к образованию специалиста по закупкам по 44-ФЗ
В 2016 г. контрактный работник мог получить только образование по правилам размещения заказов. Начиная с этого года, он должен соблюдать профстандарт специалиста по закупкам и иметь документы, подтверждающие наличие у него образования в контрактной сфере.
Данная специальность имеет разные уровни сложности, соответствующие объему полномочий специалиста:
- Уровень 5 (начальный). Работник отвечает за обеспечение, то есть предварительный сбор сведений, подготовку документов, подписание договора со второй стороной.
- Уровень 6. В зону ответственности входит подготовка планов, обоснований, проведение закупочных процедур.
- Уровень 7. Задача состоит в проверке, а именно оценке итогов госзакупки, выполнения работ по договору, поставленных товаров.
- Уровень 8 (максимальный). Предполагает полный контроль процедуры, то есть мониторинг и аудит.
Специалисты по закупкам должны иметь такое образование:
- Среднее, дополнительное профессиональное.
- Высшее (бакалавриат), дополнительное профессиональное.
- Высшее (специалитет, магистратура), дополнительное профессиональное.
- Высшее (специалитет, магистратура), дополнительное профессиональное.
Сотрудники, ответственные за работу на тендерах, могут иметь такой опыт практической деятельности в сфере госзакупок:
- Без опыта.
- От 3 лет.
- От 4 лет.
- От 5 лет, при этом 2 года на руководящей должности.
Для эксперта в сфере закупок предусмотрено три уровня квалификации:
- Уровень 6. Консультирование, то есть отслеживание ситуации на рынке, получение справок.
- Уровень 7. Экспертиза осуществляемых процедур и исполнение условий соглашений.
- Уровень 8. Осуществление консультирования и экспертизы, что предполагает управление организацией, проведение аттестаций, исследование появляющихся проблем.
Специалисту 6 уровня нужно иметь высшее, дополнительное профессиональное образование, а также опыт работы от 3 лет.
Для среднего уровня необходимо высшее (специалитет, магистратура) и дополнительное профессиональное образование, при этом требуемый стаж работы возрастает до 4 лет.
Чтобы иметь возможность управлять организацией, сотруднику нужно аналогичное средней ступени образование. Однако он должен проработать в данной сфере от 5 лет, причем 3 года провести на посту руководителя.
Структура должностной инструкции специалиста по закупкам по 44-ФЗ
Должностная инструкция специалиста по закупкам, проводимым в соответствии с законом 44-ФЗ, включает в себя такие разделы:
- Общие положения, где фиксируются порядок назначения на должность, подчинение, необходимый опыт работы в данной сфере.
- Функциональные должностные обязанности согласно 44-ФЗ.
- Права работника – при составлении данного раздела опираются на нормы ТК РФ.
- Ответственность сотрудника.
- Должностные связи.
- Условия работы, то есть режим, порядок проведения специальной оценки условий труда.
Готовую должностную инструкцию подписывает руководитель структурного подразделения. Также важно заранее согласовать текст с юристами компании. Далее работник знакомится с документом и подписывает его, получая на руки один из экземпляров.
Если говорить об оформлении, то в левой верхней части должностной инструкции специалиста по закупкам по 44-ФЗ прописываются сведения об организации, с правой стороны инструкцию визирует руководитель. Ниже находится название.
В общих положениях указывают:
- порядок назначения/освобождения от должности специалиста по госзакупкам;
- подчинение работника;
- необходимый стаж работы;
- уровень знаний.
Раздел «Функциональные обязанности» должен включать в себя все обязанности сотрудника, поэтому довольно часто оказывается очень объемным. При желании его можно сократить, сохранив все необходимые нормы закона 44-ФЗ.
В разделе «Права» фиксируется право специалиста на повышение квалификации и возможность запроса информации в других отделах компании в случае необходимости.
В разделе «Ответственность» все нарушения делятся на две группы: ответственность по первым устанавливается в соответствии с ТК РФ, по вторым – по нормам ГК РФ либо согласно внутренним нормативным актам.
Также существует дополнительный раздел должностной инструкции «Должностные связи». Работа специалиста по закупкам по 44-ФЗ невозможна без контактов с менеджерами по продажам, бухгалтерами, другим персоналом, клиентами. В данной части акта указывается, на каких основаниях и по каким аспектам может осуществляться подобная совместная работа.
Далее устанавливаются условия труда, указываются основания для утверждения инструкции. В конце документа ставится подпись непосредственного начальника, также необходима виза юридического отдела, подпись самого специалиста по закупкам с датой ознакомления.
После того как под инструкцией появляется подпись сотрудника и руководителя компании, она получает юридическую силу. Также допускается добавить подпись уполномоченного контролирующего работника – это может быть глава отдела кадров. Отметим, что печать компании не является обязательной для данного документа. 
Права, обязанности и ответственность специалиста по закупкам по 44-ФЗ
В соответствии со своей должностной инструкцией, данный сотрудник должен:
- организовывать процессы закупки товаров соответствующих торговых групп;
- выстраивать долговременные, взаимовыгодные связи с продавцами;
- искать наиболее подходящие альтернативы существующим поставщикам, налаживать контакты с потенциальными партнерами;
- проводить мониторинг скидок, договариваться об их получении компанией;
- отслеживать ситуацию на рынке товаров, входящих в сферу интересов организации;
- выполнять планы по количеству и качеству приобретаемых ТРУ;
- следить за ситуацией по сбыту продукции, налаживая контакты с менеджерами по продажам;
- собирать предложения по закупкам от ответственных сотрудников организации;
- формировать и организовывать документооборот по закупкам;
- сокращать отрицательное влияние конфликтов с продавцами на работу и репутацию компании;
- отслеживать платежные, а также другие документы, имеющие отношение к договорам с поставщиками и любыми контрагентами, участвующими в предоставлении ТРУ;
- отслеживать соблюдение сроков оплаты закупок;
- проверять своевременную доставку продукции на склад;
- проводить возврат товаров, не отвечающих зафиксированным в договоре характеристикам, или по другим причинам, также прописанным в контракте.
Права данного сотрудника компании, фиксируемые должностной инструкцией специалиста по закупкам по 44-ФЗ:
- Запрашивать у других членов команды сведения, необходимые для качественного выполнения работы.
- Требовать от главы коммерческого отдела, чтобы были созданы условия для эффективного труда.
- Предлагать способы оптимизации закупок.
- Подписывать документы, относящиеся к сфере компетенции данного специалиста.
- Участвовать в совещаниях по работе в сфере закупок.
- Знакомиться с корпоративными документами, имеющими отношение к торгам.
- Представлять интересы организации во время встреч с продавцами.
- Получать льготы, вознаграждения в соответствии с ТК РФ, другими корпоративными документами.
Согласно должностной инструкции специалиста по закупкам бюджетного учреждения по 44-ФЗ, такой работник несет ответственность за ненадлежащее выполнение обязанностей в следующих ситуациях:
- Если в результате его действий компания понесла материальный ущерб в границах, установленных на законодательном уровне.
- При совершении правонарушения во время выполнения рабочих обязанностей, зафиксированного соответствующим законодательством.
- При несоблюдении конфиденциальности и разглашения информации третьим лицам, при этом учитываются нормы ТК РФ и правила конкретной компании.
- Если сотрудник ненадлежащим образом выполнял свои функции, допустил какие-либо должностные и дисциплинарные проступки. Наказание выбирается согласно ТК РФ и уставу организации.
Каждая компания самостоятельно занимается подготовкой должностной инструкции специалиста по закупкам 44-ФЗ, так как данный акт считается внутренним и утверждается руководителем организации-работодателя. Закон не фиксирует требований по форме и составу этого документа, поэтому они устанавливаются в соответствии с предпочтениями работодателя и практикой в конкретной отрасли.