Должностная инструкция начальника отдела подбора персонала

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
наименование компании _______________________________
подпись _______________________________ / Ф.И.О. _______________________________
дата «___» ____________ 202__ г.

I. Общие положения

1.1. В своей деятельности Работник должен руководствоваться:
— Действующим законодательством РФ.
— Правилами внутреннего трудового распорядка и другими ЛНА Компании.
— Приказами и распоряжениями Генерального директора и иных уполномоченных лиц.
— Настоящей Должностной инструкцией.
— Иными инструкциями, получаемыми от непосредственного руководителя.
— Нормативными правовыми документами, методическими и нормативными материалами, касающимися деятельности Компании.
— Политиками и инструкциями по организации документооборота, правилами его ведения и формами отчетности. Документами, регулирующими внутренние процессы Компании.
— Законодательством об обработке персональных данных, осуществляемой без использования и с использованием средств автоматизации.
— Правилами и нормами охраны труда, производственной санитарии и противопожарной безопасности.
— Инструкциями по работе со средствами вычислительной техники, коммуникаций и связи; методы обработки информации с использованием современных технических средств коммуникации и связи, компьютеров.
1.2. знать программы MS PowerPoint, MS Word, MS Excel, MS Outlook и иные обязательные программы, используемые в Компании.

В период отсутствия Работника его функциональные обязанности, ответственность, права возлагаются на иное лицо, назначенное в установленном порядке.

II. Должностные обязанности руководителя направления по подбору персонала

Руководитель направления по подбору персонала выполняет следующие должностные обязанности:

2.1. Организует и координирует деятельность отдела подбора персонала.
2.2. Разрабатывает нормативную и регламентирующую документацию отдела.
2.3. Разрабатывает систему подбора персонала.
2.4. Определяет потребность компании в персонале.
2.5. Осуществляет поиск эффективных источников привлечения кандидатов.
2.6. Контролирует исполнение сроков подбора персонала.
2.7. Контролирует соблюдение подчиненными работниками требований и положений ЛНА компании и законодательства Российской Федерации.
2.8. Осуществляет подбор работников на открытые вакансии компании.
2.9. Осуществляет подбор, обучение и развитие подчиненных работников.
2.10. Организует и осуществляет мероприятия по адаптации новых работников.
2.11. Разрабатывает мероприятия по снижению текучести кадров во время испытательного срока.
2.12. Составляет, согласует, контролирует исполнение бюджета отдела.
2.13. Анализирует тенденции рынка труда (зарплатные предложения, методы подбора персонала и т.д.).
2.14. Формирует и своевременно предоставляет отчетность и аналитику по подбору персонала.
2.15. Взаимодействует с руководителями Компании по вопросам подбора и адаптации персонала.
2.16. Участвует в проектах департамента по работе с персоналом.
2.17. Участвует в разрешении трудовых споров и конфликтов.

III. Квалификационные требования

3.1. Знания и навыки
— Знание основ трудового законодательства.
— Навыки ведения успешных переговоров и успешной презентации.
— Развитые личностные лидерские и коммуникативные навыки.

3.2. Необходимая квалификация (в т.ч. образование)
— Высшее Образование (предпочтительно — управление персоналом, экономика, менеджмент).
— Уверенный пользователь приложений MS Office.
— Знание современных методов и инструментов подбора персонала.
— Знание современных методик профессиональной и личностной оценки кандидатов.

3.3. Требования к опыту практической работы
— Опыт работы в области подбора персонала от 3-х лет.
— Наличие опыта в сфере управления персоналом от 4-х лет — предпочтительно.
— Опыт работы на руководящей позиции в области управления персоналом от года.
— Успешный опыт поиска и подбора персонала в сфере продаж. Опыт массового подбора — желателен.
— Опыт закрытия вакансий менеджеров среднего и высшего звена.
— Знание систем автоматизации подбора персонала.
— Опыт составления моделей компетенций и профилей должностей.
— Опыт подготовки презентаций и выступлений перед аудиторией.

Работник может получать и другие задачи от своего непосредственного руководителя в рамках своей трудовой функции как в письменной, так и в устной форме.

С инструкцией ознакомлен:

подпись _______________________________ / Ф.И.О. _______________________________
дата «___» ____________ 202__ г.

544 Общие положения

544.1Настоящая должностная инструкция является основным нормативно-организационным документом, устанавливающим задачи, функции, полномочия и ответственность Начальника Службы подбора, адаптации и оценки персонала Департамента персонала, регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с должностными лицами структурных подразделений XXX и иными организациями.

544.2 Настоящая должностная инструкция является документом прямого действия, вступает в силу со дня утверждения и является обязательной для исполнения работником с момента ознакомления под роспись.

544.3 Переименование, ликвидация должности Начальника службы, назначение на должность и освобождение от занимаемой должности осуществляются по приказу Генерального директора XXX.

544.4 Начальник службы непосредственно подчиняется Заместителю Генерального директора по персоналу.

544.5 В непосредственном подчинении у Начальника службы находятся все сотрудники службы.

544.6 На время отсутствия Начальника службы решение о распределении его обязанностей принимает Заместитель Генерального директора по персоналу.

545 Цели и должностные обязанности

545.1 Деятельность Начальника службы подбора, адаптации и оценки персонала направлена на выполнение следующих целей:

545.1.1 Подбор качественного мотивированного персонала;

545.1.2 Адаптация персонала в период испытательного срока;

545.1.3 Оценка персонала.

545.2 Для достижения установленных целей Начальник службы исполняет следующие обязанности:

545.2.1 Осуществляет руководство деятельностью Службы подбора, адаптации, оценки персонала;

545.2.2Осуществляет планирование, контроль и организацию расходов по статьям «Прочие расходы на персонал»;

545.2.3 Осуществляет поиск эффективных источников привлечения кандидатов;

545.2.4 Обеспечивает комплектацию Компании кадрами требуемых профессий,

Специальностей и квалификацией;

545.2.5Проводит собеседования с кандидатами на ключевые позиции;

545.2.6Организует мероприятия, сопровождающие внутреннюю ротацию

Персонала;

2.2.7 Оказывает методическую помощь руководителям подразделений Компании по вопросам, связанным с подбором персонала;

2.2.8. Участвует в разработке кадровой политики, кадровой стратегии Компании и нормативной документации в пределах своей компетенции;

2.2.9.Организует мероприятия, направленные на повышение качества и

Сокращение сроков адаптации сотрудников Компании в период испытательного срока;

2.2.10 Организует проведение выходного интервью с увольняемыми

Сотрудниками, а так же с непосредственными руководителями уволенных сотрудников с целью уточнения истинных причин увольнения;

2.2.11 Отвечает за формирование и своевременное предоставление отчетности по

Причинам увольнений сотрудников ГП и филиалов;

2.2.12 Организует оценочные мероприятия, направленные на обеспечение

Максимального потенциала сотрудников Компании, на выявление потребности в развитии компетенций у сотрудников, на получение информации о кадровом ресурсе компании, на выявление и удержание ключевых специалистов Компании, а так же оценку кандидатов для замещения должностей;

2.2.13 Организует проведение психологического тестирования для сотрудников и

Соискателей на отдельные должности;

2.2.14 Проводит анализ предложений на рынке внешних услуг по функциональным областям деятельности службы;

2.2.15 Обеспечивает наличие, разработку и актуализацию ВНД по направлениям деятельности службы.

2.3 Для достижения установленных целей Начальник службы осуществляет взаимодействие с иными организациями:

— с учебными заведениями, кадровыми агентствами с целью их привлечения к процессу подбора специалистов и информирования потенциальных кандидатов на рынке труда об имеющихся вакансиях;

— со специализированными изданиями с целью поддержания имиджа Компании как Работодателя.

2 Показатели оценки деятельности

Деятельность Начальника службы оценивается на основе следующих показателей:

3.1 Оперативность, точность в выполнении возложенных задач, в том числе

Эффективность подбора необходимого числа кандидатов соответствующей квалификации, в установленные сроки, для закрытия имеющихся вакансий Компании;

3.2 Своевременное предоставление отчетности и запрашиваемой по направлению

Деятельности информации вышестоящему руководству;

3.3 Эффективность затрат, связанных с подбором, адаптацией и оценкой

Персонала, соблюдение бюджета Службы и минимизация расходов;

3.4 Качественное и своевременное выполнение задач и функций, обозначенных в

Настоящей должностной инструкции;

3.5 Суммы потенциального ущерба по результатам контрольных мероприятий.

4 Общекорпоративные нормы

Деятельность Начальника Службы подбора адаптации и оценки персонала регулируется общекорпоративными нормами, отраженными в следующих документах:

4.13. Стандарт предприятия «Деловой этикет. Корпоративный стандарт формы одежды»

4.31. Настоящая должностная инструкция.

5 Права

Начальник службы подбора, адаптации и оценки персонала имеет следующие права, необходимые для выполнения своих функциональных обязанностей:

5.1 Получать информацию, необходимую для осуществления своей деятельности, от всех структурных подразделений и должностных лиц XXX в пределах своей компетенции

5.2 Вносить вышестоящему руководству предложения по вопросам, касающимся своей компетенции, в частности по подбору, адаптации и оценке персонала.

5.3 Давать методические указания и разъяснения сотрудникам

«XXX по вопросам в рамках своих функциональных обязанностей.

5.4 Выступать с инициативами, направленными на улучшение качества своей работы, работы службы, Департамента в целом.

6 Ответственность

Начальник службы несет персональную ответственность перед Генеральным директором XXX за невыполнение или ненадлежащее выполнение своих функциональных обязанностей в достижении установленных целей, а также ненадлежащее использование предоставленных ему прав:

— в соответствии с действующим трудовым законодательством РФ, внутренними нормативными документами, трудовым договором работник несет дисциплинарную ответственность;

— в соответствии с договором о полной индивидуальной материальной ответственности работник несет материальную ответственность.

7 Требования к работнику при приеме на работу

Общие обязательные требования
7.1	Образование	Высшее
7.2	Опыт работы	На аналогичной должности не менее года.
7.3	Профессиональные навыки	Опыт организации работы следующих направлений :подбор персонала всех категорий, адаптация и оценка персонала.

Специальные требования
7.4	Знание специального ПО, технических систем	Опытный пользователь ПК, программ MS Office, электронной почты, офисной техники.
7.5	Владение методиками	Знание основ разработки и формирования нормативных и распорядительных документов, анализа договорных документов, навыки ведения переговоров с внешним окружением.

8 Словарь специальных терминов и сокращений

Термин, сокращение	Определение термина, сокращения
8.1	Компания	XXX
8.2	Служба	Служба подбора, адаптации и оценки персонала «XXX «
8.3	ГП	Головное предприятие

Инструкция полностью отражает содержание и специфику деятельности данного должностного лица.

9 Лист ознакомления

С должностной инструкцией ознакомлен и принимаю на себя обязательства по выполнению установленных в ней норм деятельности. Копию должностной инструкции получил.

• Кто такой директор по персоналу?

• Цели и задачи HR-директора

• Функциональные обязанности специалиста

• Каким требованиям должен соответствовать претендент на должность HR-директора?

• Как стать директором по персоналу?

В любой компании – и на небольшом производстве, и в крупной корпорации – самый ценный ресурс – люди. Именно они создают продукт, который потом реализуется и приносит прибыль. Они выстраивают коммуникации с потребителями и партнерами, создают имидж своей компании, своими словами, действиями, поведением влияют на ее репутацию. Все ключевые бизнес-показатели компании зависят от профессиональной компетенции, личных качеств, состояния здоровья и даже настроения сотрудников. А значит, каждая промашка с подбором персонала, его обучением, мотивацией может дорого обойтись. Избежать этого можно, если решением кадровых вопросов будет заниматься высококвалифицированный специалист, эксперт в своем деле – директор по персоналу. Поговорим об особенностях этой профессии.

Кто такой директор по персоналу?

Директор по персоналу – это один из важнейших сотрудников в организации. В его ведении не только подбор кандидатов на вакантные должности и проведение собеседований, но и их обучение и адаптация в коллективе, разработка системы мотивации, анализ рынка труда, создание привлекательных условий для привлечения лучших специалистов, за которыми охотятся конкуренты, и для удержания собственных ценных кадров, контроль эффективности работы персонала и многое другое. 

В зависимости от масштабов компании и ее уровня название этой должности может звучать по-разному: начальник отдела кадров, HR-директор (или HRD), руководитель HR-департамента или службы управления персоналом. Круг обязанностей директора по персоналу регламентируется профессиональными стандартами и фиксируется в должностной инструкции и трудовом договоре. При этом в разных организациях функции руководителя HR-отдела и задачи, которые ему приходится решать, могут варьироваться. 

Неизменным остается то, что директор по персоналу – это универсальный специалист, который хорошо разбирается в людях, умеет сохранять спокойствие и без потерь выходить из непростых ситуаций, знает, где добыть и как удержать самых ценных сотрудников.

Цели и задачи HR-директора

Главная цель директора по персоналу – создать, укрепить и сохранить конкурентное преимущество компании за счет грамотной кадровой политики, а именно – за счет эффективных технологий управления персоналом, которые соответствуют корпоративной культуре предприятия, стратегии его развития, учитывают его индивидуальность. Приоритетные направления в работе HR-директора зависят от масштабов и специфики бизнеса, стадии его развития и ценностей. Но есть и стандартный «пакет» задач, которые решает руководитель службы управления персоналом:

• формирование кадровой политики организации – определение правил работы с персоналом (принципы подбора и ротация кадров, прогнозы долгосрочной потребности в новых сотрудниках и т. д.);

• разработка и реализация кадровой стратегии компании (какие специалисты нужны для эффективной работы предприятия, как привлекать новых сотрудников, как обучать, мотивировать персонал, как оценивать результаты работы и как ее оплачивать и т. д.);

• привлечение новых специалистов (создание HR-бренда, оптимизация поиска кандидатов с помощью использования современных технологий, совершенствование процедур адаптации новобранцев);

• создание эффективной системы обучения (организация внутреннего обучения, выбор и заключение контрактов с внешними учебными центрами, подбор обучающих тренингов и семинаров, разработка памяток, создание базы знаний, помощь в развитии карьеры);

• разработка критериев оценки уровня компетентности, эффективности и мотивации сотрудников (анализ необходимости инвестиций в персонал, разработка карт компетенций, внедрение системы материальных и нематериальных поощрений, и т. д.);

• оптимизация бизнес-процессов (автоматизация HR-процессов, защита от «незаменимых» сотрудников и профилактика «звездной болезни», оптимизация обмена информацией по вертикали и горизонтали);

• создание в компании комфортных для работы условий (благоприятный микроклимат в коллективе, корпоративная идеология, которая поможет повысить эффективность работы персонала без дополнительных финансовых вложений);

• бюджетирование (планирование ФОТ, бюджета на подбор, обучение, адаптацию и развитие персонала);

• организация кадрового делопроизводства (формирование штатного расписания, графика отпусков, разработка договоров и должностных инструкций и т. д.).

Функциональные обязанности специалиста

В работе кадровой службы можно выделить шесть основных направлений: 

1. подбор персонала (рекрутмент); 

2. обучение и развитие специалистов; 

3. адаптация сотрудников (в коллективе, в новой должности, на новом месте работы); 

4. оценка (компетенций, эффективности, мотивации); 

5. управление кадрами (кадровое администрирование); 

6. расчет вознаграждений, компенсаций, бонусов и льгот. 

Исходя из этого, круг функциональных обязанностей руководителя HR-отдела будет таким:

• участвовать в управлении компанией на стратегическом уровне (например, в определении приоритетных направлений работы с кадрами, анализе эффективности кадровой политики) и оптимизации структуры управления;

• анализировать рынок труда;

• контролировать укомплектованность компании кадрами и оценивать потребность в новых сотрудниках;

• организовывать подбор персонала, проводить собеседования (тестирование, конкурсный отбор) с кандидатами на вакантные должности;

• организовывать оценку компетентности сотрудников, последующее обучение и развитие;

• выстраивать систему адаптации персонала;

• участвовать в формировании и коррекции системы оплаты труда и системы мотивации;

• консультировать руководителей отделов по вопросам управления персоналом;

• участвовать в создании кадрового резерва;

• выстраивать коммуникации внутри организации;

• планировать бюджет и контролировать его исполнение;

• участвовать в формировании, развитии и сохранении корпоративной культуры компании;

• создавать и поддерживать благоприятную атмосферу в коллективе;

• планировать, координировать, развивать работу кадровой службы, оценивать ее эффективность.

Каким требованиям должен соответствовать претендент на должность HR-директора?

Руководитель кадровой службы – одна из ключевых позиций в компании. Поэтому и требования к потенциальному кандидату на должность предъявляются высокие:

• Образование: высшее (магистратура, специалитет), дополнительно – программы профпереподготовки и повышения квалификации в области управления персоналом, тактического и операционного управления. Плюсом будет владение иностранным языком. 

• Опыт работы: не менее двух-пяти лет в HR (зависит от компании). Особенно ценным будет опыт работы на руководящей позиции и организации отдела кадров с нуля. 

• Профессиональные компетенции: знание трудового законодательства и кадрового делопроизводства, норм этики делового общения; владение современными методами, способами, технологиями, инструментами управления персоналом; понимание того, как устроен бизнес компании; навыки руководства; умение выстраивать коммуникации, поддерживать контакты; умение разрешать конфликты и спорные ситуации; умение работать с большими объемами информации; грамотная устная и письменная речь; умение принимать решения и отвечать за свои действия; умение работать в команде, терпеливо объяснять, обучать, тренировать сотрудников. 

• Личные качества: инициативность; хорошие лидерские качества и организаторские способности; стрессоустойчивость; чувство такта; дипломатичность; гибкость; умение вести беседу; знание и понимание психологии; умение найти подход к человеку; высокая организованность; ответственность; нестандартное мышление; целеустремленность и развитые коммуникативные навыки; умение работать в режиме многозадачности.

Директор по персоналу – руководитель высшего звена, от которого во многом зависит успешная работа всей компании. Чтобы быть в курсе того, что происходит в сфере управления кадрами, специалист должен постоянно развиваться и совершенствоваться, поддерживать связь с коллегами – участвовать в профессиональном нетворкинге (бывать на бизнес-завтраках, круглых столах, встречах в профильных сообществах), периодически проходить профильные обучающие курсы, быть участником и спикером на деловых конференциях.

Как стать директором по персоналу?

Чаще всего на позицию руководителя кадровой службы приходят, преодолев несколько этапов: 

• начинающий специалист отдела кадров, который нередко выполняет рутинную работу;

• старший специалист, у которого уже появляются подчиненные и свои первые проекты;

• HR-менеджер, который специализируется на конкретном направлении, например, обучении персонала или внешних коммуникациях;

• HR-бизнес-партнер (если речь идет о крупной федеральной компании) или сразу HR-директор (если человек трудится в небольшой организации). 

Целесообразно начинать с малого – например, с должности инспектора по кадрам. Это позволит понять, насколько подходит выбранное направление. 

Если у вас есть высшее образование, приблизиться к позиции мечты помогут обучающие курсы – в формате оффлайн или онлайн. В нашей Академии есть программа профессиональной переподготовки «Управление персоналом организации». Курс предполагает дистанционное обучение, а значит, заниматься можно в любое удобное время, не пытаясь найти «окно» в своем плотном расписании и не тратя время на дорогу. Проштудировав теоретические материалы и выполнив практические задания, наши слушатели успешно сдают промежуточные тесты и зачеты, итоговый междисциплинарный экзамен, получают диплом государственного образца и становятся востребованными специалистами. 

Примерный образец

      ООО "Сто регионов"                             Утверждаю
------------------------------
наименование организации                     Генеральный директор
-----------------------------------
наименование должности руководителя
Должностная инструкция                   организации или иного должностного
лица, уполномоченного утверждать
должностные инструкции
11.01.2010   22
---------- N --                            Ревзон          Н.П. Ревзон
-----------   ---------------------
руководителя отдела рекрутинга            подпись      расшифровка подписи
------------------------------
наименование должности              "11"         января           10
работника в родительном падеже           --  ---------------------- 20-- г.

1. Общие положения.

1.1. Специалист отдела рекрутинга относится к категории руководителей компании, принимается и увольняется генеральным директором.

1.2. Руководитель рекрутинга подчиняется генеральному директору.

1.3. В своей деятельности руководитель отдела рекрутинга руководствуется действующим законодательством, приказами и указаниями директора, а также настоящей инструкцией.

1.4. На должность руководителя отдела рекрутинга назначаются лица с высшим образованием, со знанием иностранного языка, с опытом работы в области подбора персонала не менее двух лет.

1.5. Руководитель отдела рекрутинга должен:

— владеть вопросами работы с клиентами и кандидатами компании;

— знать теорию и практику менеджмента;

— владеть технологией подбора персонала;

— знать правила охраны труда;

— знать порядок планирования работы и отчетности в отделе.

2. Задачи должности:

2.1. Организация эффективной работы отдела рекрутинга.

2.2. Обеспечение выполнения плановых показателей.

2.3. Организация и контроль ведения проектов по рекрутингу.

2.4. Разработка мер, обеспечивающих благоприятный психологический климат, стабильность кадров, эффективный отбор, расстановку, оценку и мотивацию персонала предприятия.

3. Должностные обязанности.

Руководитель отдела рекрутинга выполняет следующие должностные обязанности:

3.1. Организация и поэтапный контроль проектов по рекрутингу.

3.2. Распределение проектов между специалистами отдела.

3.3. Координация работы рекрутеров.

3.4. Обеспечение выполнения планов по закрытию вакансий.

3.5. Обеспечение выполнения финансовых показателей.

3.6. Работа по привлечению и удержанию клиентов Компании.

3.7. Осуществление взаимодействия с клиентами, проведение переговоров, личных встреч, деловая переписка.

3.8. Контроль платежно-расчетной документации.

3.9. Ведение внутренней отчетности отдела по проектам и плановым показателям.

3.10. Ведение еженедельных и ежемесячных отчетов и представление их генеральному директору.

3.11. Участие в совещаниях руководства Компании.

3.12. Поиск и подбор персонала на внутренние вакансии Компании.

3.13. Проведение мониторинга рынка труда.

3.14. Организация внутренних и внешних тренингов, обеспечение профессионального развития сотрудников отдела.

3.15. Обеспечение и контроль соблюдения дисциплины и Правил внутреннего трудового распорядка в отделе.

3.16. Прочие функции, имеющие отношение к вышеобозначенным.

4. Права.

Руководитель отдела рекрутинга имеет право:

4.1. Принимать решения в пределах своей компетенции.

4.2. Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) Компании по вопросам представления необходимой информации.

4.3. Запрашивать у функциональных служб материалы, необходимые для работы.

4.4. Вносить свои предложения по совершенствованию работы отдела рекрутинга.

4.5. Контролировать исполнение приказов, распоряжений, положений по вопросам, входящим в его компетенцию.

5. Ответственность.

Руководитель отдела рекрутинга несет ответственность за:

5.1. Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.

5.2. Небрежное, халатное отношение к предоставлению услуг клиентам Компании.

5.3. Невыполнение установленного ежемесячного плана отдела рекрутинга.

5.4. Разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в личных делах работников и других сведений ограниченного распространения.

Изменения и дополнения

Дата                            Содержание                           Подписи

С должностной инструкцией ознакомлен:

    Подпись сотрудника   _________ /           /    "__" __________ 20__ г.

Подпись руководителя _________ /           /    "__" __________ 20__ г.

Источник — «Кадровик. Кадровое делопроизводство», 2010, № 4