Должностная инструкция по специальности «Начальник отдела закупок»
Вы можете скачать должностную инструкцию начальника отдела закупок бесплатно. Должностные обязанности начальника отдела закупок
Утверждаю
_____________________________ (Фамилия, инициалы)
(наименование организации, ее ________________________________
организационно — правовая форма) (директор; иное лицо, уполномоченное
утверждать должностную инструкцию)
00.00.201_г.
м.п.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
НАЧАЛЬНИКА ОТДЕЛА ЗАКУПОК
——————————————————————-
(наименование учреждения)
00.00.201_г. №00
I. Общие положения
1.1. Данная должностная инструкция устанавливает права, ответственность и должностные обязанности начальника отдела закупок _____________________________________________ (далее – «компания»). Название учреждении
1.2. Начальник отдела закупок относится к категории руководителей.
1.3. Лицо, назначаемое на должность начальника отдела закупок должно иметь высшее образование и стаж работы по специальности в области закупок не менее 3 лет.
1.4. Назначение на должность начальника отдела закупок и освобождение от нее осуществляется на основании приказа генерального директора предприятия по представлению коммерческого директора.
1.5. Подчиняется начальник отдела закупок непосредственно коммерческому директору или лицу, его замещающему и выполняет поручения генерального директора.
1.6. Если начальника отдела закупок отсутствует, то временно его обязанности исполняет менеджер по закупкам, который несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей, назначается он коммерческим директором.
1.7. Начальник отдела закупок является членом расширенного состава совета директоров компании, по поручению совета директоров готовит материалы для обсуждения вопросов повестки дня совета.
1.8. Начальник отдела закупок должен знать:
— предъявляемые требования компании к качеству товаров;
— финансовую и хозяйственную практику, сложившуюся в сфере закупок;
— методы и порядок закупок продуктов питания;
— порядок заключения договор с поставщиками и контроля за их выполнением;
— порядок расчетов по договорам;
— базу данных, а также иные программные средства, используемые компанией для обеспечения торгового процесса;
— оптовые и розничные цены на товарные группы из ассортимента компании, в том числе, цены основных производителей, поставщиков, а также компаний-конкурентов;
— основные законодательные и нормативно-правовые акты, регламентирующие деятельность компаний по оптовой и розничной торговле продуктами питания;
— организацию работы складского хозяйства компании, методы планирования, контроля и управления складским запасом.
1.9. Критерии оценки деятельности:
— организация постоянной и бесперебойной работы отдела закупок;
— выполнение планов предприятия по марже;
— экономия расходов, растраченных в отделах;
— отсутствие негативных оценок от руководства компании и руководства коммерческой службы и необоснованных претензий со стороны структурных подразделений;
— соотношение ходовых позиций товаров и неходовых (оптимизация ассортимента);
— соблюдение бюджета закупок;
— выполнение плана, определяющего экономию затрат на покупку и хранение товара;
— постановка эффективной закупочной политики компании.
II. Функции
На начальника отдела закупок возлагаются следующие функции:
2.1. Обеспечение максимальной конкурентоспособности цен и условий на приобретаемую продукцию.
2.2. Организация и руководство закупками по всему ассортименту товара, представленного компанией.
2.3. Обеспечение выполнения целевых показателей по марже, при сохранении конкурентоспособности выходных цен компании.
2.4. Формирует ассортимент.
2.5. Устанавливает объемы закупок.
2.6. Принимает участие в ценообразовании.
III. Должностные обязанности
Начальник отдела закупок исполняет следующие должностные обязанности:
3.1. Осуществляет руководство работой отдела закупок, поддерживая хорошие рабочие взаимоотношения среди сотрудников.
3.2. Осуществляет распределение среди менеджеров отдела ответственности за определенные товарные группы и за дополнительные направления работы.
3.3. Выполняет поручения по работе, исходящие от руководства компании.
3.4. Выполняет операции по закупке товаров, а именно:
— определяет порядок и процедуру закупки продуктов питания, критерии и нормы проведения сделок по закупке;
— определяет и согласовывает порядок расчетов с поставщиками.
3.5. Обеспечивает надлежащий учет, ведение и хранение документации в своем отделе (базы данных, договора, доверенности и т.д.).
3.6. Осуществляет контроль над складскими запасами по всем ассортиментным группам.
3.7. Оптимизирует закупочную политику (частота заказов, размер заказа, момент заказа, неснижаемый остаток на складе), учитывая изменения покупательского спроса, сезонных колебаний, предельных сроков реализации, ситуации в производстве конкретных продуктов питания, а также других необходимых факторов.
3.8. Проводит изучение маркетинговой информации, коммерческих предложений и рекламных материалов с целью выявления устойчивого спроса на новые группы продуктов и/или изменения спроса на продукты из существующего ассортимента компании.
3.9. Систематически анализирует статистику по товарным группам и отдельным товарным позициям, определяет прибыльные, малоприбыльные и убыточные группы товаров, по итогам анализа обеспечивает корректировку закупочной политики.
3.10. Осуществляет организацию взаимодействия своего отдела с остальными отделами коммерческой службы, службы генерального, финансового и исполнительного директоров.
3.11. Принимает решения о необходимых компании изменениях условий работы с конкретными поставщиками (о необходимых скидках, изменениях входных цен, условий оплаты, доставки, фасовки и так далее).
3.12. Принимает решения о размерах дальнейших закупок или об их возможном прекращении.
3.13. Согласует свои решения, если это необходимо с коммерческим директором.
3.14. Взаимодействуя с финансовой службой, организует взаиморасчеты с поставщиками, контролирует состояние кредиторской задолженности компании, возникшей в связи с закупками товара.
3.15. Готовит формы отчетности и сметы, которые установлены для отдела.
3.16. Контролирует правильность сведений в отчетностях и сметах, подтверждает (визирует) их достоверность, следит за исполнением смет.
3.17. Контролирует и обеспечивает подготовку заключения договоров с производителями и поставщиками, согласование условий и сроков поставок, изучает возможность и целесообразность кооперации компании с другими предприятиями и организациями для получения более выгодных условий закупки.
3.18. Осуществляет контроль за предоставлением компании наиболее выгодных и благоприятных условий оплаты.
3.19. Рассматривает и, исходя из экономических интересов компании, утверждает предложения менеджеров отдела, по закупке закрепленных за ними товарных позиций.
3.20. Осуществляет разработку вместе с финансовой службой еженедельного графика выплат поставщикам компании, вместе ведут учет затрат компании на закупку продуктов питания, регулирует затраты в пределах выделенного лимита (бюджета закупки).
3.21. Регулярно готовит альтернативные варианты менее затратных и более прибыльных закупок.
3.22. Организует претензионную работу с производителями и поставщиками, если ими нарушены договорные обязательства, контролирует проведение расчетов по этим претензиям, согласовывает с ними изменения условий заключенных договоров.
3.23. Обеспечивает своевременное исполнение всеми без исключения сотрудниками отдела издаваемых на компании распоряжений, приказов, инструкций и т.д., а так же обеспечивает режим сохранения коммерческой тайны сотрудниками отдела.
3.24. Занимается разработкой предложений по совершенствованию организационной и кадровой структуры отдела, а так же разрабатывает мероприятия по профессиональному развитию сотрудников и повышению их мотивации.
IV. Права
Начальник отдела закупок имеет право:
3.1. Обращаться к руководству компании с предложениями по улучшению деятельности отдела закупок.
3.2. Обращаться к коммерческому директору с представлениями:
— о назначении, перемещении и увольнении работников отдела закупок;
— о поощрении или наложении взысканий на работников.
3.3. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
3.4. Взаимодействовать с руководителями всех структурных подразделений компании.
3.5. Действовать от лица компании, представлять интересы компании во взаимоотношениях с другими организациями, органами государственной власти по вопросам организации закупок.
3.6. Обращаться лично или по поручению руководства компании к руководителям подразделений и специалистам с запросами о предоставлении информации и документов, которые необходимы для исполнения своих должностных обязанностей.
3.7. Знакомиться с проектами решений руководства компании, которые касаются закупок и сбыта продукции.
V. Ответственность
Начальник отдела закупок несет ответственность:
5.1. В случае причинения материального ущерба, в пределах, которые определены уголовным, гражданским, трудовым законодательством РФ.
5.2. В случае совершения в процессе осуществления своей деятельности правонарушения, в пределах, которые определены уголовным, гражданским, административным законодательством РФ.
5.3. В случае неисполнения или ненадлежащего исполнения своих должностных обязанностей, которые предусмотрены настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством РФ.
5.4. В случае допущения ошибок в процессе организации закупок, которые привели к низким показателям реализации товара, в пределах переменной части заработной платы.
Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.201_г.
С инструкцией ознакомлен,
один экземпляр получил: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.20__г.
|
[организационно-правовая форма, |
Утверждаю [должность, подпись, Ф. И. О. руководителя или иного [число, месяц, год] М. П. |
Должностная инструкция руководителя отдела закупок [наименование организации]
Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативно-правовых актов, регулирующих трудовые правоотношения.
1. Общие положения
1.1. Руководитель отдела закупок [наименование организации] относится к категории руководителей и подчиняется непосредственно [вписать нужное] или лицу его замещающему, выполняет поручения генерального директора [наименование организации].
1.2. На должность руководителя отдела закупок назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы в области закупок не менее [значение] лет.
1.3. Назначение на должность руководителя отдела закупок и освобождение от нее производится приказом генерального директора [наименование организации] по представлению [вписать нужное].
1.4. Руководитель отдела закупок должен знать:
— основные законодательные и нормативно-правовые акты, регламентирующие деятельность [наименование организации];
— сложившуюся финансовую и хозяйственную практику в данной сфере;
— требования к качеству товаров;
— оптовые и розничные цены на товарные группы из ассортимента [наименование организации], в том числе, цены основных производителей, поставщиков, а также организаций-конкурентов;
— методы и порядок закупок;
— порядок заключения договоров с поставщиками и контроль за их выполнением;
— порядок расчетов по договорам;
— организацию работы складского хозяйства [наименование организации], методы планирования, контроля и управления складским запасом;
— базу данных, а также иные программные средства, используемые организацией для обеспечения торгового процесса;
— правила внутреннего трудового распорядка;
— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
1.5. На руководителя отдела закупок возлагаются следующие задачи:
— организация и личное руководство закупками товара по всему товарному ассортименту [указать наименование организации];
— формирование ассортимента, определение объемов закупок и участие в ценообразовании;
— обеспечение максимальной конкурентоспособности цен и условий на закупаемую продукцию.
2. Должностные обязанности
2.1. На руководителя отдела закупок возлагаются следующие должностные обязанности:
— руководство работой отдела закупок, распределение среди менеджеров отдела ответственности за определенные товарные группы и за дополнительные направления работы;
— определение порядка и процедуры закупки продуктов питания, критерий и норм проведения сделок по закупке, определение и согласование порядка расчетов с поставщиками;
— контроль состояния складских запасов по всем ассортиментным группам;
— проведение оптимизации закупочной политики (частота заказов, размер заказа, момент заказа, неснижаемый остаток на складе) с учетом изменений покупательского спроса, сезонных колебаний, предельных сроков реализации, ситуации в производстве конкретных продуктов питания, а также других необходимых факторов;
— проведение регулярного анализа статистики по товарным группам и отдельным товарным позициям, определение прибыльных, малоприбыльных и убыточных групп товаров, обеспечение корректировки закупочной политики по результатам такого анализа;
— проверка количества и качества внутренних поставок;
— осуществление своевременного отбора поставщиков;
— организация и проведение тендеров, анализ тендерной документации;
— участие в переговорах с функциональными подразделениями с целью достижения наиболее лучших цен и снижения стоимости во время закупок и поставок;
— оценка качества и эффективности существующих поставщиков и провайдеров;
— управление эффективностью стоимости путем выбора наиболее подходящих поставщиков;
— мониторинг рынка закупаемых компанией товаров и услуг;
— составление рекомендаций по выбору и замене поставщиков;
— статистика по товарным группам и отдельным товарным позициям;
— анализ склада, планирование темпа закупок;
— ведение переговоров, подготовка и заключение договоров с поставщиками и клиентами;
— принятие решений о необходимых изменениях условий работы с поставщиками, достижение оптимальных условий поставок;
— контроль процесса бюджетирования закупок, ценообразования, внешней логистики;
— организация взаимодействия отдела закупки с другими отделами [указать наименование организации];
— контроль менеджеров по закупкам (соответствие цен закупок рыночной ситуации);
— распределение обязанностей за определенные группы товаров среди менеджеров отдела;
— осуществление руководства подчиненными сотрудниками
3. Права
3.1. Руководитель отдела закупок имеет право:
— действовать от имени [указать наименование организации], представлять интересы организации во взаимоотношениях с иными организациями, органами государственной власти по вопросам организации закупок;
— знакомиться с проектами решений руководства [указать наименование организации], касающимися закупок и сбыта продукции;
— вносить предложения руководству [указать наименование организации] по улучшению деятельности отдела закупок;
— осуществлять взаимодействие с руководителями всех структурных подразделений [указать наименование организации];
— запрашивать лично или по поручению руководства организации у руководителей подразделений и специалистов необходимую информацию и документы для выполнения поставленных задач;
— подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции;
— принимать участие в переговорах с представителями предприятий и организаций по вопросам, связанным с выполнением функциональных обязанностей;
— устанавливать должностные обязанности для подчиненных ему работников;
— вносить предложения руководству [указать наименование организации] по совершенствованию работы отдела закупок и взаимодействия его с подразделениями;
— вносить на рассмотрение руководству [указать наименование организации] представления о назначении, перемещении и увольнении работников отдела закупок, предложения об их поощрении или о наложении на них взысканий;
— повышать свою квалификацию.
4. Ответственность
4.1. Руководитель отдела закупок несет ответственность за:
— неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации;
— совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения — в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
— причинение материального ущерба — в пределах, определенных трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
Должностная инструкция разработана в соответствии с [наименование, номер и дата документа].
Руководитель кадровой службы
[инициалы, фамилия]
[подпись]
[число, месяц, год]
Согласовано:
[инициалы, фамилия]
[подпись]
[число, месяц, год]
С инструкцией ознакомлен:
[инициалы, фамилия]
[подпись]
[число, месяц, год]
- Главная
- Правовые ресурсы
- Подборки материалов
- Руководитель отдела закупок
Руководитель отдела закупок
Подборка наиболее важных документов по запросу Руководитель отдела закупок (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Формы документов
Судебная практика
Подборка судебных решений за 2020 год: Статья 189 «Дисциплина труда и трудовой распорядок» Трудового кодекса РФ«Отказывая в удовлетворении искового требования о признании незаконным приказа о применении дисциплинарного взыскания от 27 августа 2019 г. N, суд первой инстанции, руководствуясь статьями 21, 22, 189, 192, 193 Трудового кодекса Российской Федерации, исходил из того, что истец обязана была исполнять приказ главного врача от 16 августа N об обязанности сотрудников экономического отдела, бухгалтерии, отдела кадров, отдела закупок и заведующего склада материальных товаров составлять и предоставлять на утверждение руководителям структурных подразделений индивидуальные текущие планы работ, а также распоряжение главного бухгалтера о необходимости предоставить план работы на неделю, однако план работы за период с 19 августа 2019 г. по 23 августа 2019 г. не представила, процедура по проведению служебной проверки ответчиком соблюдена, дисциплинарное взыскание применено с соблюдением срока и порядка привлечения к дисциплинарной ответственности.»
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Статья: Причинно-следственная связь между убытками и произошедшим событием не доказана…
(Карпова Е.В.)
(«Аптека: бухгалтерский учет и налогообложение», 2021, N 6)В обоснование ущерба (120 328 218 руб.) общество представило составленные им перечни приобретенных лекарственных средств, которые, по его утверждению, в момент происшествия находились на складе, акты отбора проб на экспертизу, протоколы испытаний образцов, доказательства уничтожения лекарств на специализированном полигоне специализированной организацией, акт о порче, бое, ломе ТМЦ, подписанный комиссией в составе главного бухгалтера, руководителя отдела закупок, заведующего фармацевтическим складом общества.
«Антикоррупционный комплаенс в Российской Федерации: междисциплинарные аспекты: Монография»
(Гармаев Ю.П., Иванов Э.А., Маркунцов С.А.)
(Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2020)По субъекту преступления все способы следует разделить на совершаемые: 1) лицом, являющимся руководителем организации; 2) ее сотрудником, находящимся в трудовых отношениях (работник, наделенный управленческими и иными полномочиями, например главный бухгалтер, руководители отделов закупок, поставок продукции); 3) иным лицом, находящимся с организацией в гражданско-правовых отношениях (учредитель, участник); 4) лицом, уполномоченным на представление соответствующих интересов организации (действующее по доверенности, договору поручения, устному распоряжению); 5) коллегиальным органом управления юридического лица <274>. Авторскую классификацию следует дополнить пунктом N 6 — способами преступлений, совершаемых должностными лицами и служащими государственных органов, органов местного самоуправления и других организаций, взаимодействующих с компанией негосударственного сектора экономики, или в соучастии с ними.
При обнаружении несоответствий в этой статье оставьте оставьте заявку и получите скидку 30% на любой курс по госзакупкам
Из этой статьи вы узнаете:
- Чем конкретно занимается специалист по закупкам
- Как должна выглядеть должностная инструкция специалиста по закупкам
- В чем заключаются должностные и функциональные обязанности специалиста по закупкам
Бюджетные организации по закону могут осуществлять приобретение какой-либо продукции, заказывать работы или услуги только в рамках системы государственных закупок, то есть посредством торгов. В подавляющем большинстве случаев обращаться к подрядчикам напрямую нельзя. Поэтому в каждом таком учреждении существует отдел (или хотя бы специалист), занимающийся вопросами взаимодействия со сторонними организациями. Такие люди есть и в коммерческих структурах. В обязанности специалиста по закупкам входит все, что связано с аукционами, торгами, запросами котировок, оформлением сопутствующей документации. Именно об этом пойдет речь в материале.
Чем конкретно занимается специалист по закупкам
Специалист по закупкам сначала готовит документы, которые позволят разместить заказ организации на специальном интернет-ресурсе, следит за проведением всех конкурсных процедур и занимается вопросами оформления контрактов после определения победителя.
Человек, который разбирается в том, как организуются тендерные мероприятия, нужен как заказчику, так и исполнителю, поэтому эта профессия особенно востребована сегодня. Обязанности специалиста по закупкам будут несколько отличаться в зависимости от того, на кого он работает и какова цель нанимателя.
Если человек работает в государственной структуре, ему важно прежде всего разместить закупку на сайте, собрав полный пакет документов, проконтролировать весь процесс и провести сопровождение заключения контракта. Его обязанности в данном случае будут следующие:
- подготовка документации, необходимой для проведения закупки;
- контроль всех этапов процесса;
- анализ расходов;
- ведение базы заказов;
- возвращение залога участникам торгов;
- аннулирование торгов в случае отсутствия заявок на участие;
- анализ заявок участников, их прием и отклонение.
В обязанности специалиста по закупкам со стороны поставщика входит:
- поиск закупок по профилю компании;
- сбор пакета документов, необходимых для участия в закупке;
- формирование предложений о ценах;
- подача документов в сроки, установленные заказчиком;
- соблюдение условий, установленных процедурой.
Закупочная деятельность регулируется 44-ФЗ, это касается в том числе и вопросов квалификации специалистов. Так, например, Закон (ч. 6 ст. 38) говорит о том, что сотрудник государственного учреждения должен обладать определенными знаниями, которые обеспечат ему понимание того, как протекают все закупочные процессы.Для проведения закупки необходимо сформировать конкурсную или аукционную комиссию, состоящую из нескольких человек. Эти люди должны пройти профессиональную переподготовку или повышение квалификации и в ряде случаев иметь специальные знания в области, в которой проводится закупка (ч. 5 ст. 39).
В коммерческих структурах, выступающих поставщиками, специалист по закупкам, обязанности и требования у которого иные, может не иметь специального образования.
Любая государственная структура, которая самостоятельно занимается закупками, должна иметь в штате специалиста в этой области. Об этом говорит статья 38 44-ФЗ. Как правило, в государственных учреждениях существуют целые отделы закупок, в штате которых состоит несколько человек.
Количество сотрудников учреждения, которые занимаются закупками, определяется их годовым объемом. Если госструктура за год совершает закупки на сумму, превышающую 100 млн. рублей, она обязана сформировать контрактную службу. Однако не обязательно создавать специальный отдел, в обязанности сотрудников которого входят исключительно закупочные вопросы.
Если сумма, на которую организация совершает закупки, меньше 100 млн. рублей, контрактной службы в ней может не быть, и тогда руководство назначает человека, который будет заниматься торгами и отвечать за исполнение каждого контракта.
Должностная инструкция специалиста по закупкам
Любая должностная инструкция формируется для специалиста конкретной организации. В ней перечислены обязанности сотрудника, требования к его работе, права, ответственность за халатность в исполнении рабочих обязанностей. Должностную инструкцию должен иметь каждый специалист отдела закупок. Обязанности в ней должны быть прописаны четко в соответствии с реальным функционалом работника.
Наряду с трудовым договором должностная инструкция является главным документом, который подписывает человек, устраиваясь работать в какую-либо организацию. В обязанности специалиста по закупкам должно входить только то, что прописано в инструкции. Делать что-то, не отраженное в ней, сотрудник не должен и не имеет права. Именно поэтому грамотное составление этого документа является важной задачей работников кадровой службы учреждения.
В процессе составления должностной инструкции нужно ориентироваться на законодательство и стандарты, которые существуют в конкретном регионе. Из чего состоит такой документ?
- В первом разделе содержится информация о том, что должностная инструкция согласована и утверждена всеми, кто отвечал за ее создание. Эти люди ставят свои подписи на документе (с расшифровкой), указывается дата подписания. В основном в разработке и согласовании должностной инструкции участвует отдел кадров, юридический отдел, а также отдел, для которого составляется этот документ.
- Далее перечисляются требования к сотруднику, который будет занимать определенную должность: образование, знания, умения, навыки, опыт работы. Это может быть и возраст, и какие-то другие специальные требования, которые характерны для работы на этой должности. Документ должен содержать перечень законодательных актов, а также внутренних документов организации, с которыми будущий сотрудник обязан ознакомиться, прежде чем приступить к своим обязанностям.Инструкция также содержит информацию о том, каким образом сотрудник принимается на должность, увольняется с нее, прописывается место должности в штатном расписании и механизм замещения работника в случае необходимости. Кроме того, указывается руководство.
- После это следует раздел, в котором описываются права и обязанности сотрудника. Эта часть должна быть подготовлена с особенной тщательностью, обязанности работника прописаны четко в соответствии с его реальной деятельностью. К правам сотрудника, как правило, относятся право на достойные условия труда, право на доступ к сведениям, которые необходимы для выполнения обязанностей,право вносить предложения по усовершенствованию рабочего процесса.
- Последний раздел содержит информацию об ответственности сотрудника за халатное отношение к своим обязанностям.
Перечень обязанностей специалиста по закупкам формируется в соответствии с 44-ФЗ, который регулирует всю государственную тендерную деятельность.
Согласно этому федеральному закону, обязанности специалиста по закупкам и специалиста по снабжению во многом схожи, однако имеется и ряд отличий. Круг обязанностей специалиста по закупкам значительно шире.Это влияет и на место в должностной иерархии, и на размер заработной платы, и, конечно, на содержание должностных инструкций. У специалиста по закупкам она будет более объемная, а требования к нему более жесткие. Важно помнить об этом при составлении документа.
Должностные и функциональные обязанности специалиста по закупкам
44-ФЗ прописывает основные сферы, в которых работает специалист по организации закупок.
Обязанности этого сотрудника заключаются в следующем:
- составление плана закупок на определенный период;
- контроль всех конкурсных процедур, документальное сопровождение каждого этапа закупки;
- определение победителя и дальнейшая работа с поставщиками;
- постоянный мониторинг цен на товары и услуги по профилю организации.
Все это, как говорилось выше, должно быть указано в должностной инструкции. Специалист должен действовать в рамках своих обязанностей, соблюдать требования работодателя и знать о своих правах.
Что должен знать специалист по закупкам. Профстандарт:
- требования законодательства Российской Федерации и нормативных правовых актов, регулирующих деятельность в сфере закупок;
- основы гражданского, бюджетного, земельного, трудового и административного законодательства в части применения к закупкам;
- основы антимонопольного законодательства;
- основы бухгалтерского учета в части применения к закупкам;
- особенности ценообразования на рынке (по направлениям);
- методы определения и обоснования начальных максимальных цен контракта;
- основы информатики в части применения к закупкам;
- этика делового общения и правила ведения переговоров;
- дисциплина труда и внутренний трудовой распорядок;
- требования охраны труда.
К умениям специалиста по закупкам относится:
- мониторинг цен на товары, которые закупает организация, определение начальной цены контракта и ее обоснование;
- составление документов для проведения закупки согласно требованиям закона и внутренним правилам организации;
- анализ заявок поставщиков;
- отбор поставщиков на основании их заявок на участие в соответствии с буквой закона;
- ведение переговоров, составление заявок и предложений;
- отличное владение компьютерными программами (стандартным офисным пакетом и специализированными);
- создание и ведение баз данных по закупкам (внесение корректив, дополнений и т.п.);
- анализ проведенных закупок, разработка плана по повышению эффективности работы, если это необходимо;
- взаимодействие с банками с целью оплаты выполненных работ, оказанных услуг или поставки товаров по итогам сотрудничества с поставщиками, а также возврата денежных средств.
Документы, которые регулируют работу специалиста по закупкам:
- законодательство РФ (главным образом это 44-ФЗ);
- должностная инструкция;
- трудовой договор;
- внутренние акты компании.
Кроме того, можно создать документ, в котором будут указаны трудовые функции специалиста, которые в основном совпадают с его обязанностями, но прописываются в более обобщенном виде, допустим, так:
- сбор данных о потребностях организации в определенных товарах, проведении работ и оказании услуг, мониторинг цен на эти работы, товары и услуги;
- организация сотрудничества с разными поставщиками по итогам закупок;
- подготовка документов, необходимых для проведения закупок;
- организация и проведение всех закупочных мероприятий;
- подведение итогов закупки;
- выполнение задач, поставленных начальством, но в рамках обязанностей специалиста.
Права работника тоже можно прописать подробно. К примеру, специалист по закупкам имеет право действовать от имени организации и представлять ее интересы перед контрагентами, государственными и муниципальными органами. Также он может самостоятельно планировать свою работу, вносить в нее коррективы, принимать решения в рамках своих полномочий. Сотрудник имеет право предлагать какие-то меры по повышению эффективности работы организации.
Что еще должен иметь в виду специалист в сфере закупок? Обязанности, которыми он наделен, должны исполняться надлежащим образом и в срок. Если этого не происходит, организация вправе применить к сотруднику определенные меры воздействия. К ним относятся выговор, замечание или увольнение, если для этого имеется основание. Кроме того, сотрудник организации должен нести ответственность за причинение ущерба компании и несоблюдение трудовой дисциплины.
Когда человек устраивается на работу, он обязан написать заявление о приеме на должность, подписать трудовой договор и должностную инструкцию. Подпись означает, что специалист ознакомился с документом и согласен со всеми его пунктами. На должностной инструкции кроме подписи и ее расшифровки работник ставит дату ознакомления с ней. Свой экземпляр он должен хранить на рабочем месте, второй остается в кадровой службе. Отметка об ознакомлении с инструкцией ставится в специальном журнале регистрации.
УТВЕРЖДАЮ:
_______________________________
[Наименование должности]
_______________________________
_______________________________
[Наименование организации]
_______________________________
_______________________/[Ф.И.О.]/
«______» _______________ 20___ г.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
Руководителя отдела закупок
1. Общие положения
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет и регламентирует полномочия, функциональные и должностные обязанности, права и ответственность руководителя отдела закупок [Наименование организации в родительном падеже] (далее — Компания).
1.2. Руководитель отдела закупок назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Компании, по представлению коммерческого директора Компании.
1.3. Руководитель отдела закупок относится к категории руководителей и имеет в подчинении менеджеров по продажам.
1.4. Руководитель отдела закупок непосредственно подчиняется коммерческому директору Компании.
1.5. Руководитель отдела закупок отвечает за:
- работу службы, своевременное и качественное выполнение им задач по предназначению;
- исполнительскую и трудовую дисциплину подчиненных;
- сохранность документов (информации), содержащих сведения, составляющие коммерческую тайну Компании, иные конфиденциальные сведения, включая персональные данные сотрудников Компании;
- обеспечение безопасных условий труда, поддержание порядка, выполнение правил пожарной безопасности в помещениях отдела.
1.6. На должность руководителя отдела закупок могут быть назначены лица, имеющие высшее профессиональное образование и стаж работы в области закупок не менее трех лет.
1.7. В практической деятельности руководитель отдела закупок должен руководствоваться:
- законодательством, нормативно-правовыми актами, а также локальными актами и организационно-распорядительными документами организации (предприятия), регламентирующими работу по маркетингу, деятельность службы сбыта и отдела;
- правилами внутреннего трудового распорядка;
- правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты;
- указаниями, приказаниями, решениями и поручениями непосредственного руководителя;
- настоящей должностной инструкцией.
1.8. Руководитель отдела закупок должен знать:
- основные законодательные и нормативно-правовые акты, регламентирующие деятельность компании;
- сложившуюся финансовую и хозяйственную практику в данной сфере;
- требования к качеству товаров;
- оптовые и розничные цены на товарные группы из ассортимента компании, в том числе, цены основных производителей, поставщиков, а также организаций-конкурентов;
- методы и порядок закупок;
- порядок заключения договоров с поставщиками и контроль за их выполнением;
- порядок расчетов по договорам;
- организацию работы складского хозяйства компании, методы планирования, контроля и управления складским запасом;
- базу данных, а также иные программные средства, используемые организацией для обеспечения торгового процесса;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
1.9. В период временного отсутствия руководителя отдела закупок (отпуск, болезнь), его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
2. Должностные обязанности
Руководитель отдела закупок выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Руководство работой отдела закупок, распределение среди менеджеров отдела ответственности за определенные товарные группы и за дополнительные направления работы.
2.2. Определение порядка и процедуры закупки продуктов питания, критерий и норм проведения сделок по закупке, определение и согласование порядка расчетов с поставщиками.
2.3. Контроль состояния складских запасов по всем ассортиментным группам.
2.4. Проведение оптимизации закупочной политики (частота заказов, размер заказа, момент заказа, неснижаемый остаток на складе) с учетом изменений покупательского спроса, сезонных колебаний, предельных сроков реализации, ситуации в производстве конкретных продуктов питания, а также других необходимых факторов;.
2.5. Проведение регулярного анализа статистики по товарным группам и отдельным товарным позициям, определение прибыльных, малоприбыльных и убыточных групп товаров, обеспечение корректировки закупочной политики по результатам такого анализа.
2.6. Проверка количества и качества внутренних поставок.
2.7. Осуществление своевременного отбора поставщиков.
2.8. Организация и проведение тендеров, анализ тендерной документации.
2.9. Участие в переговорах с функциональными подразделениями с целью достижения наиболее лучших цен и снижения стоимости во время закупок и поставок.
2.10. Оценка качества и эффективности существующих поставщиков и провайдеров.
2.11. Управление эффективностью стоимости путем выбора наиболее подходящих поставщиков.
2.12. Мониторинг рынка закупаемых компанией товаров и услуг.
2.13. Составление рекомендаций по выбору и замене поставщиков.
2.14. Статистика по товарным группам и отдельным товарным позициям.
2.15. Анализ склада, планирование темпа закупок.
2.16. Ведение переговоров, подготовка и заключение договоров с поставщиками и клиентами.
2.17. Принятие решений о необходимых изменениях условий работы с поставщиками, достижение оптимальных условий поставок.
2.18. Контроль процесса бюджетирования закупок, ценообразования, внешней логистики.
2.19. Организация взаимодействия отдела закупки с другими отделами компании.
2.20. Контроль менеджеров по закупкам (соответствие цен закупок рыночной ситуации).
2.21. Распределение обязанностей за определенные группы товаров среди менеджеров отдела.
2.22. Осуществление руководства подчиненными сотрудниками.
В случае необходимости руководитель отдела закупок может привлекаться к выполнению своих должностных обязанностей сверхурочно, по решению руководителя Компании, в порядке, предусмотренном законодательством о труде.
3. Права
Руководитель отдела закупок имеет право:
3.1. На все предусмотренные законодательством Российской Федерации социальные гарантии.
3.2. На оплату дополнительных расходов на медицинскую, социальную и профессиональную реабилитацию в случаях повреждения здоровья вследствие несчастного случая на производстве и получения профессионального заболевания.
3.3. Требовать создания условий для выполнения профессиональных обязанностей, в том числе предоставления необходимого оборудования, инвентаря, рабочего места, соответствующего санитарно-гигиеническим правилам и нормам и т. д.
3.4. Самостоятельно принимать решения в рамках своей компетенции и организовывать их выполнение подчиненными сотрудниками.
3.5. Требовать от руководства оказания содействия в исполнении своих профессиональных обязанностей и осуществлении прав.
3.6. Получать информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
3.7. Знакомиться с проектами решений руководства, касающимися его деятельности.
3.8. Повышать свою профессиональную квалификацию.
3.9. Контролировать работу подчиненных сотрудников, отдавать им распоряжения в рамках их служебных обязанностей и требовать их четкого исполнения, вносить предложения руководству по их поощрению или наложению взысканий.
3.10. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
3.11. Иные права, предусмотренные трудовым законодательством Российской Федерации.
4. Ответственность и оценка деятельности
4.1. Руководитель отдела закупок несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, — и уголовную) ответственность за:
4.1.1. Нарушение положений законодательства, нормативно-правовых актов, а также локальных актов и организационно-распорядительных документов по вопросам коммерческой деятельности.
4.1.2. Невыполнение указаний непосредственного руководителя, касающихся организации коммерческой деятельности, деятельности службы и выполнения ею своих задач.
4.1.3. Несоблюдение требований по обеспечению сохранности информации и документов, содержащих конфиденциальные сведения.
4.1.4. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.
4.2. Оценка работы руководителя отдела закупок осуществляется:
4.2.1. Непосредственным руководителем — регулярно, в процессе повседневного осуществления работником своих полномочий.
4.2.2. Аттестационной комиссией предприятия — периодически, но не реже 1 раза в два года на основании документированных итогов работы за оценочный период.
4.3. Основным критерием оценки работы руководителя отдела закупок является качество, полнота и своевременность выполнения им задач, предусмотренных настоящей инструкцией.
5. Право подписи
5.1. Руководителю отдела закупок для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи организационно-распорядительных документов по вопросам, входящим в его функциональные обязанности.
С инструкцией ознакомлен ___________/____________/ «____» _______ 20__ г.
(подпись)