Должностная инструкция относится к локально нормативному акту

Источник: Журнал «Отдел кадров коммерческой организации»

В каждой организации – в одной меньше, в другой больше – существуют свои локальные нормативные акты. Это различные положения, инструкции, правила и т. п. При этом есть общеустановленные локальные акты, обязательные для всех организаций без исключения, а есть принятые на усмотрение работодателя. Так или иначе, любой локальный акт обязателен и для работников, и для работодателя – если только не противоречит законодательству. Что относится к локальным нормативным актам? В каком порядке они утверждаются? С кем согласовываются? На кого распространяются? На эти и другие вопросы вы найдете ответы в этой статье.

Что такое локальный акт?

Согласно ст. 5 ТК РФ трудовые и другие непосредственно связанные с ними отношения регулируются трудовым законодательством, включая законодательство об охране труда, иными актами, содержащими нормы трудового права, а также коллективными договорами, соглашениями и локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права.

Работодатели, за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями (ч. 1 ст. 8 ТК РФ).

При этом Трудовой кодекс не содержит ни определения локального акта, ни перечня документов, которые можно считать локальными актами.

Некоторые специалисты определяют локальные нормативные акты как акты, принимаемые работодателем и содержащие правила поведения, рассчитанные на неоднократное применение к неопределенному кругу лиц. Но данная формулировка достаточно узка, поскольку к основным документам, содержащим правила поведения, можно отнести, например, Правила внутреннего трудового распорядка или инструкции по охране труда. Понятие локального нормативного акта несколько шире. Для его определения лучше воспользоваться положениями ст. 8 ТК РФ: локальный нормативный акт – документ, содержащий нормы трудового права, который принимается работодателем в пределах его компетенции в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями.

А вот по поводу того, какие акты следует отнести к локальным, мнений достаточно много. Бесспорно, локальными актами являются Правила внутреннего трудового распорядка, различные положения (о персональных данных, об оплате труда, об аттестации), инструкции по охране труда и т. п. Некоторые специалисты относят к локальным актам также штатное расписание и график отпусков, а некоторые – и приказы руководителя.

Мы не можем согласиться с тем, что приказы являются локальными нормативными актами. Они относятся к организационно-распорядительным документам, как и табели учета рабочего времени, графики сменности и др.

Что касается штатного расписания и графика отпусков, Роструд, например, неоднократно относил их к локальным нормативным актам (см., например, письма Роструда от 22.03.2012 № 428‑6‑1, от 31.10.2007 № 4414‑6).

Не относятся к локальным нормативным актам коллективные договоры и соглашения.

А в Письме Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653‑6‑1указывается, что штатное расписание является локальным нормативным актом организации, но непосредственно не связанным с трудовой деятельностью. Поэтому работодатель не обязан знакомить с ним новичка при приеме на работу. Перед заключением трудового договора работники должны быть
ознакомлены только с локальными нормативными актами, связанными с трудовой деятельностью.

В любом случае, независимо от того, относятся ли штатное расписание и график отпусков к локальным нормативным актам, они должны быть в каждой организации.

Классификация локальных актов

Локальные нормативные акты, несмотря на общие требования, которые к ним установлены, могут различаться по некоторым признакам.

К основным общим требованиям можно отнести следующие:

• локальный нормативный акт принимается работодателем единолично или с учетом мнения представительного органа работников (в случаях, установленных Трудовым кодексом);
• нормы локальных нормативных актов не должны ухудшать положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями (ч. 4 ст. 8 ТК РФ);
• локальные нормативные акты должны быть доведены до сведения работника под роспись;
• локальные нормативные акты носят обязательный характер. За неисполнение их положений работника можно привлечь к дисциплинарной ответственности, а работодателя – к административной.

Локальные нормативные акты можно разделить на обязательные (наличие которых в организации установлено законодательством) и необязательные (которые работодатель принимает по своему усмотрению). К обязательным, в частности, относятся: документ, устанавливающий порядок обработки и защиты персональных данных, например Положение о персональных данных (п. 8 ст. 86 ТК РФ); документ, устанавливающий систему оплаты труда, например Положение об оплате труда (ч. 4 ст. 135 ТК РФ); правила внутреннего трудового распорядка (ч. 4 ст. 189 ТК РФ); правила и инструкции по охране труда (ч. 2 ст. 212 ТК РФ); документ, определяющий порядок аттестации (ч. 2 ст. 81 ТК РФ).

К необязательным локальным актам можно отнести положения о персонале, о добровольном медицинском страховании, должностные инструкции и т. д.

По сфере действия локальные нормативные акты могут быть общего характера, которые распространяются на всех работников организации (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и т. д.), и специального (положения о направлении в командировки, о вахтовом методе работы и др.).

И наконец, по способу принятия локальные акты можно разделить на:

• принимаемые работодателем единолично;
• принимаемые с учетом мнения представительного органа работников в порядке ст. 372 ТК РФ (при наличии такого).

К сведению

Локальные нормативные акты, принятые без соблюдения установленного ст. 372 ТК РФпорядка учета мнения представительного органа работников, не подлежат применению. В таких случаях применяются трудовое законодательство и иные акты, содержащие нормы трудового права, коллективный договор, соглашения (ч. 4 ст. 8 ТК РФ).

С учетом мнения представительного органа работников принимаются, например, локальные акты о порядке аттестации сотрудников (ч. 2 ст. 81 ТК РФ), о системе оплаты труда в организации (ст. 135 ТК РФ), правила внутреннего трудового распорядка (ст. 190 ТК РФ), документы, устанавливающие формы подготовки и дополнительного профессионального образования работников (ст. 196 ТК РФ), нормы бесплатной выдачи работникам средств индивидуальной защиты (ст. 221 ТК РФ).

Кроме этого, принятие иных локальных нормативных актов по согласованию с представительным органом работников может быть установлено коллективным договором, соглашениями.

Порядок принятия локальных актов

Создание каждого локального нормативного акта проходит несколько этапов: разработка, согласование, утверждение, введение в действие. Данный порядок может быть, в свою очередь, установлен локальным актом, например положением о порядке принятия локальных нормативных актов организации.

Разработка локальных актов осуществляется созданной на основании приказа работодателя рабочей группой или назначенным работником-исполнителем. В зависимости от назначения локального акта такое задание может поручаться кадровому работнику (например, разработка проекта правил внутреннего трудового распорядка), главному бухгалтеру (создание положения о системе оплаты труда), руководителям структурных подразделений (разработка должностных инструкций) и т. д.

При этом, как правило, каждый разработанный локальный нормативный акт проходит процедуру согласования со специалистами других служб – бухгалтерии, отдела кадров, юридического отдела и т. д.

Свое несогласие или замечания по проекту документа визирующие работники могут излагать на отдельном листе согласования. После окончательного согласования локальный акт передается на утверждение руководителю.

В случаях, предусмотренных Трудовым кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, коллективным договором, соглашениями, перед принятием решения работодатель согласно ст. 372 ТК РФ направляет проект локального нормативного акта и обоснование по нему в выборный орган первичной профсоюзной организации, представляющий интересы всех или большинства работников (представительный орган работников). Данный орган не позднее пяти рабочих дней со дня получения проекта акта направляет работодателю мотивированное мнение по нему в письменной форме.

В случае, если мотивированное мнение выборного органа первичной профсоюзной организации не содержит согласия с проектом локального нормативного акта либо содержит предложения по его совершенствованию, работодатель может согласиться либо обязан в течение трех дней после получения мотивированного мнения провести дополнительные консультации с выборным органом первичной профсоюзной организации работников в целях достижения взаимоприемлемого решения.

При недостижении согласия возникшие разногласия оформляются протоколом, после чего работодатель имеет право принять локальный нормативный акт, который может быть обжалован выборным органом первичной профсоюзной организации в соответствующую государственную инспекцию труда или в суд. Выборный орган также имеет право начать процедуру коллективного трудового спора в порядке, установленном настоящим ТК РФ.

Обратите внимание

При получении жалобы (заявления) выборного органа первичной профсоюзной организации ГИТ обязана в течение одного месяца провести проверку и в случае выявления нарушения выдать работодателю предписание об отмене указанного локального нормативного акта, обязательное для исполнения.

Если согласие достигнуто, акт утверждается руководителем организации или иным уполномоченный лицом.

Локальный нормативный акт вступает в силу со дня его принятия работодателем либо со дня, указанного в этом локальном нормативном акте, и применяется к отношениям, возникшим после введения его в действие.

После утверждения локальный нормативный акт следует зарегистрировать в соответствующем журнале.

Кроме этого, в соответствии с ч. 2 ст. 22 ТК РФ работодатель обязан ознакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. С лицами, принимаемыми на работу, сделать это нужно до подписания трудового договора.

Каким способом ознакомить работника с локальными актами, определяет работодатель. Это может быть лист ознакомления, оформленный как приложение к локальному акту или к трудовому договору, а может быть отдельная учетная форма.

Оформление локального нормативного акта

При составлении локального нормативного акта нужно уделять внимание не только его содержанию, которое основывается на нормативных правовых актах, но и форме. При оформлении можно воспользоваться положениями ГОСТ Р 6.30‑2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65‑ст).

Согласно данному ГОСТу для изготовления любых видов документов, кроме писем, используется бланк, который включает в себя:

• наименование организации. Указывается оно в строгом соответствии с учредительными документами, включая полное и сокращенное наименование, в том числе на иностранном языке;
• наименование вида документа. Указывается после наименования организации прописными буквами (ПОЛОЖЕНИЕ, ИНСТРУКЦИЯ и т. д.);
• дату регистрации (утверждения) и регистрационный номер документа;
• место составления документа.

Страницы документа нумеруют со второй страницы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

Что касается структуры локального акта, он, как правило, состоит из трех разделов: общие положения, основная часть и заключительные положения. Согласно п. 4.7 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30‑2003«Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утвержденных Росархивом, тексты документов, регулирующих деятельность организации (таких как положение, должностная инструкция), состоят из разделов, пунктов и подпунктов. Каждый раздел должен иметь соответствующий номер и заголовок.

Приведем пример структуры некоторых документов.

Локальные нормативные акты могут содержать приложения. В этом случае делается отметка о наличии приложения. Сделать такую отметку можно в конце документа, например: «Приложение: лист ознакомления работников с Положением на 10 л. в 1 экз.». На самом приложении в правом верхнем углу делается отметка, указывающая на связь с основным документом, например: «Приложение № 1 к Положению о структурном подразделении от 13.01.2014».

Локальный акт подписывается работником, его разработавшим. Реквизит «Подпись» включает наименование должности, личную подпись и расшифровку подписи. Кроме этого, если документ проходил согласование с другими должностными лицами, оформляется виза согласования, включающая подпись и должность визирующего, расшифровку подписи и дату подписания.

На подлиннике документа визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Документ прошивается, пронумеровывается и скрепляется печатью организации.

Если локальный нормативный акт принимается с учетом мнения представительного органа работников, факт учета этого мнения оформляется с помощью специального грифа, который проставляется в левом верхнем углу и выглядит следующим образом.

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

профсоюзного комитета

от 13.01.2014 № 1

При оформлении локальных нормативных актов обязателен реквизит «Гриф утверждения», который ставится в правом верхнем углу. Утверждаться акт может приказом работодателя и отметка будет такая:

УТВЕРЖДЕНО

приказом ООО «Юпитер»

от 15.01.2014 № 1

Акт может утверждаться посредством проставления на документе грифа утверждения с личной подписью руководителя организации или уполномоченного им лица. См. образец:

УТВЕРЖДАЮ

Директор ООО «Юпитер»

Марсов,       А. В. Марсов

15.01.2014

Гриф утверждения с личной подписью руководителя должен быть заверен печатью организации.

Изменение, отмена и хранение локальных актов

В случае изменения законодательства, акта, содержащего нормы трудового права, коллективного договора, соглашения работодатель должен внести изменения в соответствующие локальные нормативные акты. Возможно внесение изменений и по желанию работодателя, но важно, чтобы такие изменения не ухудшали положение работников по сравнению с нормами, установленными трудовым законодательством, коллективными договорами, соглашениями.

Изменения вносятся в том же порядке, в котором локальный нормативный акт разрабатывался и утверждался. При этом в случае, когда изменения касаются определенных сторонами условий трудового договора, необходимо согласие работника (ст. 72 ТК РФ). Изменять условия трудового договора в одностороннем порядке работодатель может только из‑за организационных или технологических изменений условий труда, предупредив об этом работника за два месяца (ст. 74 ТК РФ).

В любом случае изменение локального акта осуществляется на основании приказа работодателя с указанием причин, повлекших изменения.

В статье 12 ТК РФ перечислены случаи, когда локальный нормативный акт либо отдельные его положения прекращают свое действие:

• истечение срока действия. Такая ситуация возможна, если при разработке локального нормативного акта был определен период его действия. При наступлении указанного срока локальный нормативный акт автоматически утрачивает силу;
• отмена (признание утратившими силу) данного локального нормативного акта либо отдельных его положений другим локальным нормативным актом. Такая ситуация возникает, например, при изменениях в законодательстве. В данном случае в новом документе необходимо указать, что локальный нормативный акт, ранее регулировавший правоотношения, прекращает действие полностью или в части отдельных положений;
• вступление в силу закона или иного нормативного правового акта, содержащего нормы трудового права, коллективного договора, соглашения (когда указанные акты устанавливают более высокий уровень гарантий работникам по сравнению с установленным локальным нормативным актом).

Отмену локального акта также следует оформить приказом, за исключением случаев, когда срок действия такого акта истек автоматически.

Обратите внимание

В соответствии со ст. 190 ТК РФ правила внутреннего трудового распорядка организации обычно являются приложением к коллективному договору, который заключается на срок не более трех лет и вступает в силу со дня подписания его сторонами либо со дня, установленного коллективным договором (ст. 43 ТК РФ). Поэтому если в организации существует коллективный договор, срок действия правил внутреннего трудового распорядка не может превышать трех лет со дня его подписания либо со дня, установленного коллективным договором. Если коллективный договор в организации отсутствует, срок действия правил внутреннего трудового распорядка не ограничен.

Оригиналы действующих локальных нормативных актов обычно хранятся в одном месте – в канцелярии, отделе кадров или другом подразделении. А подразделениям, которые руководствуются положениями того или иного локального акта, необходимо иметь его копию. В любом случае у работника всегда должна быть возможность при необходимости ознакомиться с локальным актом, связанным с его трудовой деятельностью.

Работодатель также обязан хранить недействующие локальные нормативные акты организации. Сроки хранения установлены Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558. В соответствии с этим перечнем практически все локальные нормативные акты хранятся в организации, в которой они были разработаны и утверждены, постоянно.

* * *

В заключение обратим внимание на следующее: несмотря на довольно разнообразное количество образцов локальных нормативных актов, не стоит торопиться применять их для своей организации. Лучше подойти к процессу разработки таких документов творчески, применяя при этом не только нормы трудового законодательства, но и действующие в организации коллективные договоры, соглашения и другие нормативные акты.  

Трудовые отношения между работодателем и работником регулируются среди прочего локальными нормативными актами (ст. 5 ТК РФ). Точного определения этих документов в Трудовом кодексе не содержится. Можно выделить только признаки, по которым локальный нормативный акт (ЛНА) отличается от других документов работодателя:

• принимается работодателем, а не по соглашению сторон (ст. 8 ТК РФ);
• содержит нормы трудового права в отношении работников данного работодателя (ст. 8, 13 ТК РФ);
• не имеет персонализированного характера, как трудовой договор или кадровый приказ, и распространяется на неограниченное число сотрудников (ст. 13 ТК РФ);
• рассчитан на неоднократное применение (ст. 12 ТК РФ).

Хороший пример локального нормативного акта — должностная инструкция. Ее разработка не обязательна по ТК РФ — работодатель утверждает ее по собственной инициативе. Она определяет конкретную трудовую функцию работника, то есть содержит нормы трудового права. Она разрабатывается на должность, а не на Ф.И.О. конкретного специалиста. Инструкция применяется до замены ее новой или до исключения должности из штатного расписания, то есть рассчитана на неоднократное применение.

Есть мнение, что регламентирующие документы (положения, порядки) относятся к ЛНА, а приказы и распоряжения — нет, так как это организационно-распорядительные документы. Это не так. Регламент пользования переговорной не содержит норм трудового права и к ЛНА не относится. А приказ об установлении процента премирования на 2022 год для работников будет локальным нормативным актом, так как имеет все его признаки.

По общему правилу ЛНА принимают с учетом мотивированного мнения профсоюза. И оно не обязательно должно быть положительным. 

Суды считают, что ЛНА выражает волю работодателя, а не относится к соглашению сторон. Смотрите, например, Постановление Тамбовского районного суда Тамбовской области от 18.01.2016 по делу № 5-22/2016. 

То есть работодатель должен запросить мотивированное мнение профсоюза до утверждения ЛНА, а вот соглашаться с ним он не обязан (ст. 372 ТК РФ).

Защита интересов работников обеспечивается другой нормой — ЛНА не могут ухудшать их положение по сравнению с трудовым законодательством или коллективным договором (ст. 8 ТК РФ).

 

Трудовой кодекс освобождает от разработки ЛНА только три категории работодателей:

• физические лица без статуса ИП (ст. 8 ТК РФ);
• микропредприятия (ст. 309.2 ТК РФ);
• некоммерческие организации (ст. 309.2 ТК РФ).

Работодатели-физические лица не разрабатывают локальные акты. Все трудовые отношения с работником регулируются трудовым договором.

Микропредприятия и некоммерческие организации имеют право отказаться от разработки локальных актов полностью или частично. Единственный обязательный для них документ — порядок перевода сотрудников на дистанционную работу по своей инициативе (ст. 312.9 ТК РФ). 

Микропредприятия и некоммерческие организации при отказе от ЛНА включают все неурегулированные вопросы в трудовые договоры. При этом за основу они берут Типовой трудовой договор (Постановление Правительства РФ от 27.08.2016 № 858).

Все локальные нормативные акты у работодателя можно разделить на три группы — смотрите таблицу с примерами.

ЛНА по обязательности разработки

Работодатель в обязательном порядке принимает те локальные нормативные акты, по которым есть отдельное требование об их разработке. Например, инструкции по охране труда или порядок применения вахтового метода, если он использует вахту.

Работодатель также имеет право урегулировать или не урегулировать ЛНА любой аспект трудовых отношений с соблюдением требований законодательства (ст. 8 ТК РФ). В его нормотворческую деятельность никто вмешиваться не может, включая судебные инстанции (Апелляционное определение Московского городского суда от 14 сентября 2016 г. N 33-31926/16).

Нет нормативных требований к порядку разработки, а также оформлению локальных актов в частных компаниях. Примерная инструкция по делопроизводству, где есть отдельный раздел о ЛНА, обязательна только для государственных предприятий (Приказ Росархива от 11.04.2018 №44). Но работодатели могут взять ее за образец и на ее основе разработать собственные правила.

Что рекомендует Росархив

По каждому ЛНА нужно сразу определить разработчика. Он оформляет документ, согласовывает с заинтересованными лицами и обеспечивает утверждение.

ЛНА по сроку действия могут быть постоянными (действуют до замены новыми) или краткосрочными (приняты на определенный период времени). Например, Порядок обработки персональных данных — документ постоянного действия. А приказ об установлении показателей премирования — временный.

ЛНА принимаются по законодательным требованиям, распоряжению вышестоящей организации или решению руководителя компании. Руководители структурных подразделений могут давать предложения директору по разработке локального акта, если необходимо нормативно отрегулировать какой-то вопрос. Они направляют служебную записку, в которой указывают цель принятия ЛНА, примерную структуру и сроки подготовки документа.

Обязательные реквизиты ЛНА: название организации, вид и название документа, место издания, гриф утверждения с датой. Если в документе несколько страниц, то оформляется титульный лист. На него выносят все обязательные реквизиты.

Пример оформления титульного листа ЛНА

Структуру ЛНА определяет разработчик, если в организации нет требований к содержанию. Для регламентов, положений, инструкций обычно используют следующие элементы:

• титульный лист;
• оглавление, если в документе больше 10 страниц;
• общие положения;
• нормативные ссылки;
• термины и определения, сокращения;
• ответственность — здесь указывают тех, кто должен выполнять требования ЛНА и несет за это ответственность;
• основные разделы — собственно сам текст ЛНА;
• приложения — графики, формы документов, чек-листы;
• лист согласования;
• лист ознакомления.

Это рекомендуемая структура. Работодатель может придумать свои правила.

Работодатель самостоятельно определяет порядок принятия локальных актов. Единственное требование, которое он должен выполнить — получить мотивированное мнение профсоюза в случаях, когда это обязательно (ст. 372 ТК РФ).

Перед принятием проект ЛНА проходит согласование внутри организации. Список определяет разработчик с учетом действующих в компании требований.

С внешними организациями ЛНА согласовывают только в том случае, если это содержится в поступившем требовании об его разработке или внутренних стандартах организации. Например, в холдинговых компаниях многие положения «дочек» и филиалов сначала проходят процедуру одобрения в головном офисе.

Согласованный проект ЛНА направляется на утверждение уполномоченному лицу. Рекомендуем сразу приложить к документу проект приказа о вводе в действие локального акта.

На практике ЛНА утверждаются одним из трех способов:

• решением директора;
• протоколом общего собрания участников, если это предусмотрено Уставом;
• решением любого должностного лица, которому это делегировано по доверенности или приказом о распределении прав и обязанностей.

Выбранный способ утверждения ЛНА нужно закрепить документально, чтобы подтвердить полномочия лица, подписавшего документ.

Приказ о вводе в действие ЛНА подписывает директор или уполномоченное им лицо. В документе указывают дату, с которой начинает действовать нормативный акт, а также организационные мероприятия в связи с его принятием. Например, ознакомить весь персонал с ЛНА и представить в отдел кадров подписанные листы ознакомления.

Утверждение ЛНА и ввод в действие ЛНА — две разных процедуры. Вторая не относится к обязательным. Например, должностные инструкции часто вводят в действие без приказа, с момента утверждения. Распорядительный документ нужен, чтобы дать какие-то поручения в связи с принятием документа.

С утвержденным ЛНА нужно обязательно ознакомить работников под личную подпись, если он касается их трудовых обязанностей (ст. 22 ТК РФ). Это не пустая формальность. Подпись работника об ознакомлении с локальным актом — «броня» работодателя при возможных трудовых спорах.

Локальные акты актуализируют по мере необходимости — нормативных сроков нет. На практике их пересматривают раз в 3-5 лет, но точную периодичность устанавливает работодатель. 

Корректировки вносятся при появлении новых законодательных требований, изменении производственных или организационных условий в компании. Например, при утверждении нового штатного расписания или оргструктуры.

Изменения в ЛНА согласовываются и утверждаются в том же порядке, в каком принимался основной документ. Цепочка та же: «заинтересованные лица — профсоюз — руководитель». Если ЛНА вводился в действие приказом, то и изменения вводятся в действие приказом того же должностного лица.

 

Статья 12 ТК РФ предусматривает три случая, когда локальный нормативный акт утрачивает силу:

• истек срок действия;
• заменили новым ЛНА;
• вступили в силу нормативные правовые акты или положения колдоговора, которые устанавливают более высокий уровень гарантий работникам.

Отмена ЛНА, как правило, оформляется приказом руководителя.

Утративший силу документ не выбрасывают в ведро, а отправляют в архив на хранение по установленным правилам (Приказ Росархива от 20.12.2019 №236).

Если работодатель не примет локальный нормативный акт, который предусмотрен трудовым законодательством, он может заплатить штраф до 50 тыс. рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).

Отсутствие инструкций по охране труда обойдется дороже — до 80 тыс. рублей (ст. 5.27.1 КоАП РФ). 

Размер штрафа — не главное. Неприятность в том, что работодатель получит «пятно» на репутации как лицо, привлеченное к административной ответственности.

Локальные нормативные акты (ЛНА) — это документы, которые регламентируют деятельность сотрудников внутри организации. Они действуют только на территории одного предприятия (включая его филиалы и представительства). Их главная цель — упорядочить работу персонала, закрепить те или иные гарантии для сотрудников, донести важную информацию до штата работников. Рассмотрим, что относится к локальным нормативным документам, какие их виды обязательно должны быть на предприятии, а какие акты можно составлять по желанию.

Признаки ЛНА

Что такое локальные нормативные акты? Их определение даётся в ст. 8 Трудового кодекса (ТК) РФ. ЛНА — это документы, содержащие нормы трудового права, которые принимают все работодатели. Исключение — если работодателем выступает физическое лицо, не имеющее статуса ИП. 

Основные признаки ЛНА:

 

Признак	Описание признака
Утверждение в особом порядке	Абз. 2-3 ст. 8 ТК РФ указывает, что коллективным соглашением или договором может быть предусмотрено утверждение новых ЛНА только по согласованию с представителем сотрудников или профсоюзом.
Подзаконность	ЛНА не могут противоречить ни нормам трудового права, ни положениям коллективных договоров. Абз. 4 ст. 8 ТК РФ предусматривает, что акты, ухудшающие положение работников, уменьшающие объём гарантий, предусмотренных трудовым законодательством и коллективными договорами, не применяются. Исключение — если подобные изменения были согласованы с представителями сотрудников или профсоюзом. Как правило, ЛНА или полностью соответствуют закону, или даже расширяют список гарантий для штата.
Многократное применение	Предположим, что в организации действует особый порядок предоставления отпусков. Например, из-за особенностей производства нельзя уходить в отпуск с августа по октябрь, поскольку в этот период на завод поступает свежее сырьё. Если кому-то из сотрудников нужно срочно выйти в отпуск в обозначенный период, ЛНА может определить порядок его согласования. Акт будет применяться для разрешения каждого отпускного вопроса от сотрудников. ЛНА не может создаваться для решения только одного индивидуального вопроса.
Субъектность и территориальность	Локальные нормативные документы имеют силу только внутри организации. Они регулируют отношения между конкретным работодателем и его персоналом.
Общность для всех	ЛНА действуют или в отношении всех работников предприятия в целом, или определённой категории работников компании.

Обязательные акты

Перечень обязательных локальных нормативных актов указан в разных статьях ТК РФ и иных федеральных законах. К ним относятся:

1. Штатное расписание. Это учётный документ, в котором указывается общая численность работников организации, а также в каких структурах фирмы они трудятся. В штатном расписании также отображаются квалификации и должности персонала, уровень оплаты труда (оклад + надбавки). Документ заполняется по форме № Т-3, утверждённой постановлением Госкомстата РФ № 1 от 5 января 2004 года. Необходимость составлять штатное расписание закреплена в ст. 57 ТК РФ, чтобы ознакомить с ним сотрудника при заключении трудового договора. 

2. Документы, устанавливающие порядок работы с персональными данными. П. 8 ст. 86 ТК РФ определяет, что сотрудники предприятия обязаны под роспись ознакомиться с документами, которые регламентируют правовой порядок работы с их персональными данными, а также какие обязанности и права есть у работников в сфере защиты конфиденциальной информации. 

3. График отпусков. Необходимость его оформления предусматривает ст. 123 ТК РФ. Документ составляется по форме № Т-7, закреплённой в том же постановлении Госкомстата РФ № 1. Утвердить этот документ нужно за 2 недели до начала календарного года. Работники знакомятся с графиком отпусков под роспись. По закону подписать документ нужно как минимум за 2 недели до начала отпуска. 

4. Документы, устанавливающие систему оплаты труда, в том числе индексацию. Обязанность их составления закреплена в ст. 135 ТК РФ. 

5. Правила внутреннего распорядка. Согласно абз. 4 ст. 189 ТК РФ, правила внутреннего распорядка содержат в себе информацию о порядке приёма на работу и увольнения, мер взыскания и поощрения сотрудников, права и обязанности сторон, время отдыха и режим работы, а также иные принципиальные вопросы трудовых правоотношений. 

6. Инструкции по охране труда, пожарной и электробезопасности. Необходимость их составления предусмотрена разделом X ТК РФ. 

7. Должностные инструкции. Они являются обязательными в случае, если права и обязанности работника не перечислены детально в трудовом контракте. 

8. Положение о коммерческой тайне. Оно составляется на базе ст. 11 закона № 98-ФЗ «О коммерческой тайне». Сотрудник обязан подписать это положение, знать, что относится к коммерческой тайне и какая ответственность его ждёт за разглашение конфиденциальной информации. 

Что будет, если работодатель откажется от разработки обязательных ЛНА?

Отсутствие локально-нормативных актов организации, которые нужно обязательно оформлять по закону, может быть квалифицировано как административное правонарушение по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Надзорные органы могут счесть это несоблюдением трудового законодательства. Санкции будут следующими:

• штраф ответственным должностным лицам — в размере 1 000 — 5 000 руб.;

• штраф для работодателей-ИП — в размере 1 000 — 5 000 руб.;

• штраф для работодателей-организаций — в размере 30 000 — 50 000 руб.

Необязательные акты

Существуют и необязательные ЛНА в кадрах, которые работодатель может составлять добровольно. Примеры:

• акты о повышении квалификации сотрудников;

• положения о премировании, выплате материальной помощи, командировках;

• акты о дисциплинарной ответственности работников;

• положение о прохождении персоналом медосмотра.

Необязательные ЛНА помогут структурировать деятельность внутри компании или в штате ИП, сделать её более организованной и понятной. 

Как оформить ЛНА?

Нормативная база предприятия на локальном уровне оформляется в несколько этапов: 

 

Этап	Описание этапа
Утверждение специалиста для разработки ЛНА	Акты разрабатываются с учётом компетенций сотрудников. Например, разработку правил внутреннего распорядка, как правило, поручают кадровому специалисту. А разработку положений об оплате труда могут возложить на специалистов финансового отдела организации.
Подготовка ЛНА	В документе указывается следующая информация:   реквизиты работодателя — если это ИП, то указывается его Ф.И.О., если это юридическое лицо, то прописывается его наименование; название документа — это могут быть инструкции, правила, положения или акты; дата и место оформления ЛНА; номенклатурный регистрационный номер; дата вступления в силу; трудовые нормы, которые вводятся актом; место для подписи и печати руководителя, подписи представителя сотрудников и/или профсоюза.
Согласование документа	Документ нужно согласовывать с представителями сотрудников и/или с профсоюзами. В некоторых случаях обязательно согласование обязательно с самими работниками — например, при утверждении графика отпусков, вахтового расписания.
Утверждение акта руководителем	На ЛНА ставит подпись и печать руководитель организации или ИП. Как правило, документ вводится в действие выпуском отдельного приказа.
Ознакомление работников	Сотрудники обязаны познакомиться с положениями ЛНА и подписать отдельный документ, в котором они подтверждают, что знакомы с нововведениями. Если гражданина ещё только принимают в штат, то ему необходимо дать возможность ознакомиться с актами до подписания трудового контракта.
Передача на хранение	ЛНА направляется на хранение в конкретное дело. На документе ставится номер дела, дата передачи на хранение и подпись уполномоченного сотрудника.

 

Если у компании или ИП большой штат, есть удалённые сотрудники из разных городов, организация работает по стране с несколькими представительствами и филиалами, подписание локальных нормативных документов может растянуться на недели, если не месяцы. Ускорить как ознакомление сотрудников с новыми трудовыми положениями, так и сбор подписей поможет кадровый электронный документооборот (КЭДО). Его главные преимущества:

• больше никаких бумаг — все ЛНА можно выпускать электронно, как и подписывать документы об ознакомлении с ними в «цифре»;

• быстрый перевод сотрудников в сервис — авторизоваться в КЭДО можно через Sber ID или СНИЛС;

• электронная подпись (ЭП) у каждого работника — она выпускается в 2 клика путём создания заявления на выпуск ЭП и подтверждение процедуры с помощью смс, которое придёт на телефонный номер сотрудника;

• работа на любых учётныхсистемах, начиная от 1С и заканчивая SAP, Босс-Кадровик.

С помощью КЭДО можно проконтролировать, все ли сотрудники ознакомились с внутренними локальными нормативными актами организации, выставить напоминание о необходимости подписать документы. В КЭДО можно работать как с компьютеров, так и со смартфонов, что особенно удобно, если сотрудник, например, находится в командировке. 

Выводы

1. ЛНА компании не могут противоречить коллективным договорам и действующему трудовому законодательству. При их принятии необходимо предвательное согласование с представителями сотрудников и/или профсоюзом.

2. ЛНА бывают обязательными и необязательными. При отсутствии обязательных документов работодателей может ждать административная ответственность и штрафы.

3. Необязательно, чтобы ЛНА разрабатывали только кадровики. Например, положения об охране труда могут разрабатывать компетентные инженеры, об оплате труда — финансовый отдел, а о работе с персональными данными — служба безопасности.

4. Кадровый электронный документооборот сократит затраты на печать актов и ускорит ознакомление сотрудников с нововведениями. 

• Какие документы относятся к категории ЛНА
• Ответственность за нарушение правил оформления локальных нормативных актов
• Законодательная база по составлению ЛНА
• Как оформить локальные нормативные акты

Кадровое делопроизводство — процесс трудоемкий и сложный. Любая ошибка может стоить предприятию немалых средств. Кадровику необходимы огромное количество актуальной информации и объемные знания по правилам оформления различной документации, в том числе и ЛНА. Мы разберем, как и сколько нормативных актов необходимо составлять, и обсудим способы избежать ошибок.

Какие документы относятся к категории ЛНА

Расшифровывается аббревиатура, как локальные нормативные акты. Это определенный тип документов, регулирующих правила поведения сотрудников и руководителей в тех или иных рабочих ситуациях. Соблюдение указанных правил обязательно для всех.

Правила поведения, описанные в ЛНА, разрабатываются индивидуально для каждого предприятия. Основные требования к содержанию подобных документов указаны в статье №8 Трудового кодекса. Там же оговаривается, что установленные правила не должны нарушать нормы государственного законодательства.

Документы разрабатываются для всего коллектива или группы сотрудников, но не для каждого отдельного работника. Действуют акты только внутри предприятия. К рабочим взаимоотношениям вне конкретной фирмы они никакого отношения не имеют.

При составлении нормативных актов важно учитывать, что они могут предлагать сотрудникам различные объемы поощрений и премий. Уменьшать минимальный социальный пакет, установленный законодательством, недопустимо.

Справка! Как установлено статьей №8 ТК, коллективный договор — один из документов, являющихся основополагающими для создания ЛНА. Но сам он к данному типу не принадлежит.

К локальным нормативным актам относят:

• штатное расписание;

• трудовой распорядок;

• документы о премировании;

• должностные инструкции;

• график отпусков;

• нормативы по повышению квалификации, обучению сотрудников, аттестации.

Разрабатываются правила руководителями или владельцами компаний. Принимая на работу нового сотрудника, кадровик обязан ознакомить его с большей частью нормативных актов, регулирующих профессиональную деятельность. Исключением является только штатное расписание. Даже учитывая то, что технически оно считается ЛНА, необходимости в ознакомлении с ним персонал нет.

Немного запутана ситуация с графиком ухода в отпуска. По распоряжению Роструда он учитывается, как ЛНА, но при этом имеет некоторые признаки распорядительной документации.

Распоряжения и приказы могут считаться ЛНА, если они регулируют работу группы сотрудников. То есть, приказ о назначении премии или поощрительных выплат отдельному сотруднику не относится к ЛНА, а изменение премиальных выплат для всего персонала является нормативным актом.

Ответственность за нарушение правил оформления локальных нормативных актов

Список ЛНА, которые должны быть на каждом предприятии, утвержден Рострудом. Также предусмотрено и наказание за их отсутствие. Уровень ответственности за нарушение предусмотрен ст. 5.27 КоАП. Там же указаны и наказания за невыполнение и изменение сути ЛНА. В некоторых случаях подобный тип нарушений предусматривает не только административную, но и уголовную ответственность.

При отсутствии одного из необходимых актов предприятие ожидает штраф в размере от 30 до 50 тыс. руб. Должностное лицо, допустившее нарушение, обязано оплатить 1000-5000 руб.

Законодательная база по составлению ЛНА

Несмотря на то, что локальные нормативные акты создаются произвольно в каждой организации, существует и набор обязательных документов. Их структура и общее содержание регулируются государственным законодательством.

Создавая ЛНА, нужно опираться на следующие статьи:

— часть 4 статьи №189 ТК РФ для правил внутреннего распорядка;

— часть 4 статьи №123 ТК РФ для нормативных актов по оплате труда;

— пункт 8 статьи №86 для документов по работе с персональными данными;

— часть 2 статьи №57 для штатного расписания.

Как оформить локальные нормативные акты

Каждый документ требует немало усилий для создания. Сначала необходимо разработать концепцию, после чего оформить ее на бумаге. Этим могут заниматься несколько специалистов разного профиля. На следующем этапе акт согласовывают с руководителем и утверждают. Завершающим шагом является ознакомление сотрудников с содержанием документа.

Разработка

Для разработки документа руководитель назначает ответственных лиц. Выполнять задачу может любой сотрудник. Обычно это зависит от особенностей документа. Для актов, связанных с финансовыми выплатами, логично привлекать бухгалтеров. С внутренними правилами прекрасно справится кадровик. Также может потребоваться рекомендация представителей государственных контролирующих структур. Результатом работы становится проект документа.

Оформление

Строгих правил оформления документации не существует. Каждая компания может применять свой собственный стиль. В качестве основы используют ГОСТ Р 7.0.97-2016. Здесь указаны основные требования к содержанию нормативных документов. Согласно ГОСТу в них должны быть размещены:

1) юридическое название организации;

2) название документа;

3) порядковый номер;

4) дата и место составления;

5) основной текст, описывающий устанавливаемые правила;

6) сведения о согласованиях;

7) ссылки на приложения (если есть);

должность руководителя, утвердившего документ;

9) дата вступления в силу.

Согласование

Согласно статье 372 документы такого типа обязательно необходимо обсуждать с представителями профсоюзов или сотрудниками, защищающими права рабочих отдельного подразделения. Документ передают ответственным лицам на рассмотрение. Все возникшие вопросы или правки представители профсоюза передают кадровику в письменном виде. Срок согласования — не более 5 дней.

Утверждение

Руководитель или его представитель должен внимательно ознакомиться с документом. Если вопросов не возникает, акт подписывается. Создается приказ об утверждении, где обязательно указывают, с какого числа изменения вступают в силу.

Ознакомление

Законодательство обязывает проводить ознакомление сотрудников с локальными нормативными актами под роспись. Требование касается только тех работников, кого напрямую касаются изложенные в документе правила.

Когда ЛНА существует в компании уже давно, ознакомление проходит при приеме на работу. Если нормативный акт создан недавно или в него внесены существенные изменения, процедуру необходимо проводить заново.

Росписи об ознакомлении можно собирать в специальный журнал или прикрепить отдельный лист непосредственно к акту. Также допустимо создать приложение к трудовому договору. В нем указывают название актов, с которыми ознакомлен сотрудник.

Кадровое делопроизводство требует от сотрудника не только большой ответственности, но и огромных знаний. Законодательство постоянно обновляется, и работник не в состоянии уследить за всеми изменениями. А это чревато наложением штрафов на компанию за допущенные нарушения. Отличным выходом служит регулярное обучение кадровиков. Курс по изменениям в трудовом законодательстве позволяет работнику получить самую свежую и актуальную информацию. Благодаря этому можно избежать проблем с контролирующими органами и уплаты штрафов.

В разъяснениях специалистов, связанных с кадровыми вопросами, часто можно встретить понятие «локальные нормативные акты». Являются ли такие акты обязательными? В чем их назначение? Какие документы к ним относятся? Об этом — сегодняшний материал.

Что такое ЛНА?

По большому счету, любой документ, принятый руководством организации, является внутренним или локальным нормативным актом. Он может касаться разных сфер деятельности, но так или иначе связан со взаимоотношениями между работодателем и сотрудниками.

Локальный акт должен быть принят в соответствии с нормами законодательства и не может им противоречить. Его основное назначение — регламентировать конкретные вопросы трудовых отношений, чтобы более эффективно управлять персоналом. При этом в соответствии со статьей 8 Трудового кодекса, внутренние акты не могут ухудшать положение работника по сравнению с тем, которое гарантировано ему Трудовым кодексом.

Локальный нормативный акт обладает такими признаками:

1. Ограниченность действия — акт действует только внутри компании, в которой он принят.
2. Обязательность исполнения теми лицами, в отношении которых он принят.

Кто и когда должен принимать внутренние акты

Взаимоотношения между работодателем и сотрудниками регламентируются нормами трудового права. В ТК РФ прописаны многие аспекты этих отношений, однако не все они жестко регламентированы. Некоторые вопросы решаются работодателем самостоятельно либо по соглашению с работником. Именно для того, чтобы закрепить внутри компании такие моменты и сделать их обязательными для исполнения, и принимаются локальные нормативные акты.

Примером может служить трудовой распорядок. В частности, в статье 91 ТК РФ указано, что стандартная продолжительность рабочего времени составляет 40 часов в неделю. Вместе с тем нормы Кодекса не регламентируют, во сколько должен начинается и какую длительность может иметь рабочий день. Подразумевается, что эти моменты и будут закреплены в локальных актах.

Внутренние нормативные акты принимаются всеми работодателями. Никаких поблажек в этом смысле для индивидуальных предпринимателей не предусмотрено — они точно так же, как и организации, имеют трудовые отношения с нанятым персоналом. Однако можно не составлять ЛНА микрокомпаниям, где работает не больше 15 человек, а объем дохода в год не превышает 120 млн рублей. При этом все обязательные положения должны быть прописаны в трудовом договоре. Также не составляют локальные акты физические лица, которые не зарегистрированы ИП, но привлекают наемных работников.

Обязательные и необязательные ЛНА

Очень часто возникает вопрос по поводу того или иного внутреннего нормативного акта — является ли он обязательным? Отметим, что точного списка ЛНА, которые должны быть у каждого работодателя, в законодательстве не содержится. Упоминания о положениях внутренних актов встречаются в той или иной статье Трудового кодекса. Однако в большинстве случаев работодателю дается несколько вариантов реализации обязательных требований. Поэтому точно сформировать какой-то базовый перечень обязательных ЛНА затруднительно.

Пример. Трудовой кодекс требует, чтобы работодатель ознакомил сотрудника при приеме на работу с его основными функциями. Это можно сделать разными способами:

• указать функции непосредственно в трудовом договоре;
• составить должностную инструкцию.

Вот и получается, что при наличии в договоре перечня трудовых функций должностная инструкция не является обязательным нормативным актом. И этот пример не единственный. В разных сферах бизнеса, и даже у разных должностей внутри одной компании, своя специфика. Где-то есть доступ к коммерческой тайне, где-то работа связана с особыми условиями труда и так далее. Более того, одни внутренние акты могут относиться ко всем сотрудникам, другие лишь к определенным.

Поскольку довольно трудно сформировать закрытый перечень нормативных актов, которые должны быть в компании, предлагаем лишь их базовый список. Это не значит, что все перечисленные ниже акты должны быть у каждой организации или предпринимателя. Но ориентироваться на этот перечень можно:

1. Правила внутреннего распорядка.
2. Положение о персональных данных работников.
3. Положение об оплате труда, Положение о премировании (если применимо).
4. Инструкция по охране труда.
5. График отпусков.
6. Штатное расписание.

Большинство актов, указанных выше, составляется по требованию Трудового кодекса. Однако это относится не ко всем. Например, штатное расписание. Трудовой кодекс напрямую не требует составления этого ЛНА. Вместе с тем есть письмо Роструда № ПГ/4653-6-1 от 15.05.2014 — в нем чиновники отмечают, что в этом акте содержится положение о разделении обязанностей между сотрудниками. Из этого следует вывод, что штатное расписание у работодателя все-таки должно быть.

В крупных организациях также нередко бывают приняты отдельные акты об аттестации персонала, о командировках, о коммерческой тайне и другие.

Кстати, вопреки распространенному мнению, коллективный договор не считается ЛНА. Глава 7 ТК РФ относит его к самостоятельным правовым актам, регулирующим социально-трудовые отношения.

Кто составляет и утверждает ЛНА

Порядок оформления внутренних актов утверждается приказом руководства.

Как правило, первоначально акт составляется руководителем профильного отдела — бухгалтерии, кадровой службы или другого. Далее он передается в другие подразделения для согласования. Если в организации есть профсоюз, то согласовать нужно и с ним. На следующем этапе проект акта направляется на утверждение руководителю. После утверждения он приобретает статус нормативного акта и регистрируется в специальном журнале.

В каком виде должен быть составлен внутренний нормативный акт? Каких-то обязательных форм законом не предусмотрено. Однако целесообразно включить в документ следующие сведения:

• название организации;
• название акта;
• номер, дату и место утверждения;
• отметку о согласовании;
• при наличии приложений — отметку об этом;
• отметку об утверждении руководителем;
• данные о том, когда ЛНА вступает в силу.

Акт принят — что дальше?

Поскольку акт обязателен для исполнения работниками, их следует с ним ознакомить. В соответствии со статьей 22 ТК РФ, ЛНА, которые связаны с трудовой деятельностью сотрудника, должны быть доведены до его сведения под подпись. Обычно это происходит на этапе приема на работу. Но бывает, что акт принимается уже в разгар трудовых отношений. Сотрудника нужно ознакомить с его содержанием, если:

• новый акт касается этого работника;
• меняются условия труда, что влечет необходимость дополнительного урегулирования.

Как ознакомить работника с актом? Этот вопрос законодательство не освещает. Работодатель может выбрать способ ознакомления на свое усмотрение. Например, направить локальный акт каждому работнику или завести специальный журнал, где сотрудники должны будут расписываться.

В трудовом законодательстве остается много неурегулированных вопросов, которые касаются локальных нормативных актов. Тем не менее к их составлению нужно подходить очень тщательно. С одной стороны, это позволит свести к минимуму споры с работниками, а с другой — убережет работодателя от претензий проверяющих органов.