Должностная инструкция помощник менеджера по закупкам - RukovodstvoRus.ru

193 Общие положения

193.1Настоящая должностная инструкция является основным нормативно-организационным документом, устанавливающим функции, права и обязанности, ответственность Помощника менеджера, регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с должностными лицами структурных подразделений XXX и иными организациями.

193.2Настоящая должностная инструкция является документом прямого действия, вступает в силу со дня утверждения и является обязательной для исполнения работником с момента ознакомления под роспись.

193.3Переименование, ликвидация должности Помощника менеджера, назначение на должность и освобождение от занимаемой должности осуществляются по приказу Генерального директора XXX.

193.4Помощник менеджера непосредственно подчиняется Руководителю группы, функционально — менеджеру.

1.5 У Помощника менеджера подчиненных нет.

1.6 Помощник менеджера может замещать Менеджера на время его отсутствия.

194 Цели и должностные обязанности

194.1 Деятельность Помощника менеджера направлена на достижение следующих целей:

2.1.1 Обеспечение своевременного технологического и информационного сопровождения процесса поставок товара.

2.2 Для достижения установленных целей Помощник менеджера исполняет следующие обязанности:

2.2.1 Подготавливает и оформляет заказы на поставку, с последующей их рассылкой поставщикам (работа с модулем «Е-поставка», размещение заказов и получение подтверждений согласованных поставщиком количеств товара). Трансформирует документы в WABC. Корректирует ассортимент и количество препаратов в поставке, даты ожидания.

2.2.2 Поддерживает в актуальном состоянии базы мониторинга поставок.

2.2.3 Контролирует получение первичных документов от поставщика (согласно Договору поставки на текущий год) при поставке товара на условиях CIP (прямые поставки).

2.2.4 Вносит изменения в неправильно оформленные поставочные документы, несоответствие базовым условиям поставки. Передает откорректированные документы в таможенную группу.

2.2.5 Обеспечивает подготовку документов для оприходования поступивших партий, своевременное оприходование партий товара и выпуск их в свободное обращение.

2.2.6 Формирует запросы и контролирует получение от поставщиков недостающих заводских паспортов и аналогичных документов.

2.2.7 Контактирует с поставщиками по всем текущим вопросам, в том числе по вопросам согласования контрактов, заказов, доставки товара, оприходования, сертификации, возврата некачественного товара, обеспечения правильности оформления первичных документов, координации действий с другими подразделениями фирмы.

2.2.8 Технически подготавливает и оформляет контракты с поставщиками и приложений к ним. Контролирует их согласование, подписание, сроки действия.

2.2.9 Взаимодействует с сотрудниками других подразделений фирмы по вопросам обеспечения поставок.

2.3 Для достижения установленных целей Помощник менеджера осуществляет взаимодействие с иными организациями:

2.3.1 Взаимодействие с представителями фирм-поставщиков по вопросам:

— предоставления Прайс-листов, информации по условиям поставок;

— формирование заказов на поставку, электронного заказа через систему «Е-поставка»;

— выполнения заказов;

— рекламаций по качеству, недовложениям, мех. повреждениям, браку, сертификатам;

— предоставления текущей информации по этапам поставок;

— подтверждения по этапам заказов;

— предоставления информации по результатам совместной деятельности.

195 Показатели оценки деятельности

Деятельность Помощника менеджера оценивается на основе следующих показателей:

3.1 Выполнение плана по бонусам и дополнительным скидкам по Поставщикам, закрепленным за отделом.

3.2 Выполнение плана позиционной дефектуры системы по Поставщикам, закрепленным за группой Отдела закупок.

3.3 Качество отражения в WABC ожидаемых дат поставок.

3.4 Выполнение плана по приведенной прибыли по группе поставщиков Отдела закупок.

3.5 Выполнение оперативных и календарных планов.

196 Общекорпоративные нормы

Деятельность Помощника менеджера регулируется общекорпоративными нормами, отраженными в следующих документах:

—

196.9Положение об «Отделе закупок».

196.10 Настоящая должностная инструкция.

197 Права

Помощник менеджера имеет следующие права, необходимые для выполнения своих функциональных обязанностей:

5.1 Получать информацию, необходимую для осуществления своей деятельности, от всех структурных подразделений и должностных лиц XXX в пределах своей компетенции.

5.2 Вносить вышестоящему руководству предложения по вопросам, касающимся своей компетенции.

5.3 Пользоваться всеми техническими средствами организации труда и связи для исполнения своих обязанностей.

5.4 Самостоятельно решать следующие вопросы: получение и передача разрешенной информации Поставщикам, формирование приходных документов, занесение ожидаемых поставок в базу WABC «Поставки – Поставки», подготовка необходимой документации по этапам поставок, получение недостающей документации (инвойсов, счетов-фактур, сертификатов и т. д.).

5.5 Осуществлять другие полномочия в соответствии с настоящей Должностной инструкцией.

198 Ответственность

Помощник менеджера несет персональную ответственность перед Генеральным директором XXX за невыполнение или ненадлежащее выполнение своих функциональных обязанностей в достижении установленных целей, а также ненадлежащее использование предоставленных ему прав:

— в соответствии с действующим трудовым законодательством РФ, внутренними нормативными документами, трудовым договором работник несет дисциплинарную ответственность;

— в соответствии с договором о полной индивидуальной материальной ответственности работник несет материальную ответственность.

199 Требования к работнику при приеме на работу

Общие обязательные требования
7.1	Образование	Высшее, неоконченное высшее (в процессе завершения – вечерняя или XXX чная форма)
7.2	Опыт работы	—
7.3	Профессиональные навыки	Ведение переговоров, ведение документооборота, навыки общения с клиентами, коммуникабельность. Умение работать в команде, нацеленность на результат, способность к самоорганизации, умение работать с большим объемом документов, умение расставлять приоритеты, ответственность, исполнительность, пунктуальность, стрессоустойчивость, аккуратность, тактичность.

Специальные требования
7.4	Знание специального ПО, технических систем	Офисные программы (MS Office, Ехсеl, Power Point, Интернет и др.) уверенный пользователь ПК
7.5	Знание нормативной документации	Таможенный кодекс РФ, Федеральный закон «О лекарственных средствах», Правила оптовой торговли лекарственными средствами
7.6	Владение методиками	—

200 Словарь специальных терминов и сокращений

Термин, сокращение	Определение термина, сокращения
8.1	ДЗ	Департамент закупок
8.2	Е-поставка	Электронная система подтверждения заказов
8.3	ОЗ	Отдел закупок
8.4	CIP (Фрахт/перевозка и страхование оплачены до (название места Назначения))	Carriage and Insurance Paid Тo (named place of destination) – условие доставки товара, при котором продавец доставит товар названному им перевозчику, а продавец обязан оплатить расходы, связанные с перевозкой товара до названного пункта назначения.
8.5	WABC	Автоматизированная информационная система товарного и финансового учёта

Инструкция полностью отражает содержание и специфику деятельности данного должностного лица.

201 Лист ознакомления

С должностной инструкцией ознакомлен и принимаю на себя обязательства по выполнению установленных в ней норм деятельности. Копию должностной инструкции получил.

должностная инструкция менеджера по закупкамдолжностные инструкции менеджера по закупкамобязанности менеджера по закупкамменеджер по закупкам должностная инструкцияменеджер по закупкам должностная инструкция

Источник

Должностная инструкция по специальности «Менеджер по закупкам»

zip

Вы можете скачать должностную инструкцию менеджера по закупкам бесплатно. Должностные обязанности менеджера по закупкам

Утверждаю

_____________________________ (Фамилия, инициалы)

(наименование организации, ее ________________________________

организационно — правовая форма) (директор; иное лицо, уполномоченное

утверждать должностную инструкцию)

00.00.201_г.

м.п.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

МЕНЕДЖЕРА ПО ЗАКУПКАМ

——————————————————————-

(наименование учреждения)

00.00.201_г. №00

I. Общие положения

1.1. Данная должностная инструкция устанавливает права, ответственность и должностные обязанности менеджера по закупкам ____________________________ (далее – «предприятие»).

Название учреждения

1.2. Менеджер по закупкам относится к категории специалистов.

1.3. Назначение на должность менеджера по закупкам и освобождение от нее осуществляется на основании приказа директора компании по представлению начальника отдела закупок.

1.4. Если менеджер по закупкам отсутствует, то временно его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей.

1.5. В своей деятельности менеджер по закупкам руководствуется внутренними положениями компании, уставом и настоящей должностной инструкцией.

1.6. Менеджер по закупкам должен знать:

— тенденции мировой моды;

— принципы организации закупок;

— ассортимент, классификацию, характеристику и назначение товаров своих групп;

— действующие формы учета и отчетности, внутренние положения, регламентирующие деятельность компании;

— производителей и поставщиков детских товаров;

— методы ценообразования, стратегию и тактику ценообразования;

— этику делового общения.

— компьютер на уровне уверенного пользователя (MS Word, Excel, Outlook).

1.7. Менеджер по закупкам самостоятельно планирует свою деятельность и расставляет приоритеты, должен иметь навыки ведения переговоров и достижения договоренностей.

II. Должностные обязанности

Менеджер по закупкам исполняет следующие должностные обязанности:

2.1. Обеспечивает постоянное наличие товаров, на которых спрос повышен, а чтобы не допустить появления их дефицита систематически проводит мониторинг наличия таких товаров в продаже.

2.2. Составляет заказы поставщикам, отслеживает выполнение этих заказов.

2.3. Обеспечивает плановые показатели по оборачиваемости своих товарных групп, и наличие по ним товара в необходимом количестве и ассортименте.

2.4. Проводит изучение предложений от поставщиков путем изучения новых редакций их каталогов, дополнений к каталогам, посещения интернет-сайтов поставщиков, а полученную информацию после предварительного обобщения доводит до руководства.

2.5. Предоставляет отделам и службам компании всю необходимую информацию о товарах, а именно:

— своевременно информирует отделы и службы компании о новых предложениях, новые поступлениях;

— обеспечивает постоянное наличие каталогов и рекламных материалов от поставщиков;

— обеспечивает наличие необходимой информации о товаре в торгово-учетной системе.

2.6. Отслеживает продажи по каждому товару и если происходит ухудшение продаж, взаимодействуя с отделом маркетинга (ОМ) осуществляет разработку и принятие мер к снижению товарного остатка.

2.7. Определяет виды товара, которыми необходимо дополнить ассортимент или вывести его из ассортимента, если они бесперспективны.

2.8. Обеспечивает достижение целевых показателей по оборачиваемости товаров, во время составления заказов.

2.9. Определяет минимальный складской остаток товаров и обеспечивает наличие необходимого количества товара на складе компании.

III. Права

Менеджер по закупкам имеет право:

3.1. Обращаться к руководству с предложениями по совершенствованию своей работы.
3.2. Действовать от лица компании в пределах своей компетенции, представляя ее в других учреждениях и организациях.

3.3. Запрашивать у должностных лиц структурных подразделений документы и другие сведения, которые необходимы ему для осуществления своих должностных обязанностей.

3.4. Регулировать свой рабочий день, чтобы повысить эффективность работы.

3.5. На обеспечение организационно-техническими условиями, необходимыми для исполнения своих функциональных обязанностей.

3.6. Распоряжаться выделенными ресурсами в пределах своей компетенции.

IV. Ответственность

Менеджер по закупкам несет ответственность:

4.1. В случае причинения материального ущерба, в пределах, которые определены уголовным, гражданским, трудовым законодательством РФ.

4.2. В случае совершения в процессе осуществления своей деятельности правонарушения, в пределах, которые определены уголовным, гражданским, административным законодательством РФ.

4.3. В случае неисполнения или ненадлежащего исполнения своих должностных обязанностей, которые предусмотрены настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством РФ.

4.4. В случае разглашения конфиденциальной информации, нецелевого использования финансовых средств, выделенных ему.

Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________

(подпись) (фамилия, инициалы)

00.00.201_г.

С инструкцией ознакомлен,

один экземпляр получил: _____________ __________________

(подпись) (фамилия, инициалы)

00.00.20__г.

Источник

При обнаружении несоответствий в этой статье оставьте оставьте заявку и получите скидку 30% на любой курс по госзакупкам

Из этой статьи вы узнаете:

Чем конкретно занимается специалист по закупкам
Как должна выглядеть должностная инструкция специалиста по закупкам
В чем заключаются должностные и функциональные обязанности специалиста по закупкам

Бюджетные организации по закону могут осуществлять приобретение какой-либо продукции, заказывать работы или услуги только в рамках системы государственных закупок, то есть посредством торгов. В подавляющем большинстве случаев обращаться к подрядчикам напрямую нельзя. Поэтому в каждом таком учреждении существует отдел (или хотя бы специалист), занимающийся вопросами взаимодействия со сторонними организациями. Такие люди есть и в коммерческих структурах. В обязанности специалиста по закупкам входит все, что связано с аукционами, торгами, запросами котировок, оформлением сопутствующей документации. Именно об этом пойдет речь в материале.

Чем конкретно занимается специалист по закупкам

Специалист по закупкам сначала готовит документы, которые позволят разместить заказ организации на специальном интернет-ресурсе, следит за проведением всех конкурсных процедур и занимается вопросами оформления контрактов после определения победителя.

Человек, который разбирается в том, как организуются тендерные мероприятия, нужен как заказчику, так и исполнителю, поэтому эта профессия особенно востребована сегодня. Обязанности специалиста по закупкам будут несколько отличаться в зависимости от того, на кого он работает и какова цель нанимателя.

Если человек работает в государственной структуре, ему важно прежде всего разместить закупку на сайте, собрав полный пакет документов, проконтролировать весь процесс и провести сопровождение заключения контракта. Его обязанности в данном случае будут следующие:

подготовка документации, необходимой для проведения закупки;
контроль всех этапов процесса;
анализ расходов;
ведение базы заказов;
возвращение залога участникам торгов;
аннулирование торгов в случае отсутствия заявок на участие;
анализ заявок участников, их прием и отклонение.

В обязанности специалиста по закупкам со стороны поставщика входит:

поиск закупок по профилю компании;
сбор пакета документов, необходимых для участия в закупке;
формирование предложений о ценах;
подача документов в сроки, установленные заказчиком;
соблюдение условий, установленных процедурой.

Закупочная деятельность регулируется 44-ФЗ, это касается в том числе и вопросов квалификации специалистов. Так, например, Закон (ч. 6 ст. 38) говорит о том, что сотрудник государственного учреждения должен обладать определенными знаниями, которые обеспечат ему понимание того, как протекают все закупочные процессы.Для проведения закупки необходимо сформировать конкурсную или аукционную комиссию, состоящую из нескольких человек. Эти люди должны пройти профессиональную переподготовку или повышение квалификации и в ряде случаев иметь специальные знания в области, в которой проводится закупка (ч. 5 ст. 39).

В коммерческих структурах, выступающих поставщиками, специалист по закупкам, обязанности и требования у которого иные, может не иметь специального образования.

Любая государственная структура, которая самостоятельно занимается закупками, должна иметь в штате специалиста в этой области. Об этом говорит статья 38 44-ФЗ. Как правило, в государственных учреждениях существуют целые отделы закупок, в штате которых состоит несколько человек.

Количество сотрудников учреждения, которые занимаются закупками, определяется их годовым объемом. Если госструктура за год совершает закупки на сумму, превышающую 100 млн. рублей, она обязана сформировать контрактную службу. Однако не обязательно создавать специальный отдел, в обязанности сотрудников которого входят исключительно закупочные вопросы.

Если сумма, на которую организация совершает закупки, меньше 100 млн. рублей, контрактной службы в ней может не быть, и тогда руководство назначает человека, который будет заниматься торгами и отвечать за исполнение каждого контракта.

Должностная инструкция специалиста по закупкам

Любая должностная инструкция формируется для специалиста конкретной организации. В ней перечислены обязанности сотрудника, требования к его работе, права, ответственность за халатность в исполнении рабочих обязанностей. Должностную инструкцию должен иметь каждый специалист отдела закупок. Обязанности в ней должны быть прописаны четко в соответствии с реальным функционалом работника.

Наряду с трудовым договором должностная инструкция является главным документом, который подписывает человек, устраиваясь работать в какую-либо организацию. В обязанности специалиста по закупкам должно входить только то, что прописано в инструкции. Делать что-то, не отраженное в ней, сотрудник не должен и не имеет права. Именно поэтому грамотное составление этого документа является важной задачей работников кадровой службы учреждения.

В процессе составления должностной инструкции нужно ориентироваться на законодательство и стандарты, которые существуют в конкретном регионе. Из чего состоит такой документ?

В первом разделе содержится информация о том, что должностная инструкция согласована и утверждена всеми, кто отвечал за ее создание. Эти люди ставят свои подписи на документе (с расшифровкой), указывается дата подписания. В основном в разработке и согласовании должностной инструкции участвует отдел кадров, юридический отдел, а также отдел, для которого составляется этот документ.
Далее перечисляются требования к сотруднику, который будет занимать определенную должность: образование, знания, умения, навыки, опыт работы. Это может быть и возраст, и какие-то другие специальные требования, которые характерны для работы на этой должности. Документ должен содержать перечень законодательных актов, а также внутренних документов организации, с которыми будущий сотрудник обязан ознакомиться, прежде чем приступить к своим обязанностям.Инструкция также содержит информацию о том, каким образом сотрудник принимается на должность, увольняется с нее, прописывается место должности в штатном расписании и механизм замещения работника в случае необходимости. Кроме того, указывается руководство.
После это следует раздел, в котором описываются права и обязанности сотрудника. Эта часть должна быть подготовлена с особенной тщательностью, обязанности работника прописаны четко в соответствии с его реальной деятельностью. К правам сотрудника, как правило, относятся право на достойные условия труда, право на доступ к сведениям, которые необходимы для выполнения обязанностей,право вносить предложения по усовершенствованию рабочего процесса.
Последний раздел содержит информацию об ответственности сотрудника за халатное отношение к своим обязанностям.

Перечень обязанностей специалиста по закупкам формируется в соответствии с 44-ФЗ, который регулирует всю государственную тендерную деятельность.

Согласно этому федеральному закону, обязанности специалиста по закупкам и специалиста по снабжению во многом схожи, однако имеется и ряд отличий. Круг обязанностей специалиста по закупкам значительно шире.Это влияет и на место в должностной иерархии, и на размер заработной платы, и, конечно, на содержание должностных инструкций. У специалиста по закупкам она будет более объемная, а требования к нему более жесткие. Важно помнить об этом при составлении документа.

Должностные и функциональные обязанности специалиста по закупкам

44-ФЗ прописывает основные сферы, в которых работает специалист по организации закупок.

Обязанности этого сотрудника заключаются в следующем:

составление плана закупок на определенный период;
контроль всех конкурсных процедур, документальное сопровождение каждого этапа закупки;
определение победителя и дальнейшая работа с поставщиками;
постоянный мониторинг цен на товары и услуги по профилю организации.

Все это, как говорилось выше, должно быть указано в должностной инструкции. Специалист должен действовать в рамках своих обязанностей, соблюдать требования работодателя и знать о своих правах.

Что должен знать специалист по закупкам. Профстандарт:

требования законодательства Российской Федерации и нормативных правовых актов, регулирующих деятельность в сфере закупок;
основы гражданского, бюджетного, земельного, трудового и административного законодательства в части применения к закупкам;
основы антимонопольного законодательства;
основы бухгалтерского учета в части применения к закупкам;
особенности ценообразования на рынке (по направлениям);
методы определения и обоснования начальных максимальных цен контракта;
основы информатики в части применения к закупкам;
этика делового общения и правила ведения переговоров;
дисциплина труда и внутренний трудовой распорядок;
требования охраны труда.

К умениям специалиста по закупкам относится:

мониторинг цен на товары, которые закупает организация, определение начальной цены контракта и ее обоснование;
составление документов для проведения закупки согласно требованиям закона и внутренним правилам организации;
анализ заявок поставщиков;
отбор поставщиков на основании их заявок на участие в соответствии с буквой закона;
ведение переговоров, составление заявок и предложений;
отличное владение компьютерными программами (стандартным офисным пакетом и специализированными);
создание и ведение баз данных по закупкам (внесение корректив, дополнений и т.п.);
анализ проведенных закупок, разработка плана по повышению эффективности работы, если это необходимо;
взаимодействие с банками с целью оплаты выполненных работ, оказанных услуг или поставки товаров по итогам сотрудничества с поставщиками, а также возврата денежных средств.

Документы, которые регулируют работу специалиста по закупкам:

законодательство РФ (главным образом это 44-ФЗ);
должностная инструкция;
трудовой договор;
внутренние акты компании.

Кроме того, можно создать документ, в котором будут указаны трудовые функции специалиста, которые в основном совпадают с его обязанностями, но прописываются в более обобщенном виде, допустим, так:

сбор данных о потребностях организации в определенных товарах, проведении работ и оказании услуг, мониторинг цен на эти работы, товары и услуги;
организация сотрудничества с разными поставщиками по итогам закупок;
подготовка документов, необходимых для проведения закупок;
организация и проведение всех закупочных мероприятий;
подведение итогов закупки;
выполнение задач, поставленных начальством, но в рамках обязанностей специалиста.

Права работника тоже можно прописать подробно. К примеру, специалист по закупкам имеет право действовать от имени организации и представлять ее интересы перед контрагентами, государственными и муниципальными органами. Также он может самостоятельно планировать свою работу, вносить в нее коррективы, принимать решения в рамках своих полномочий. Сотрудник имеет право предлагать какие-то меры по повышению эффективности работы организации.

Что еще должен иметь в виду специалист в сфере закупок? Обязанности, которыми он наделен, должны исполняться надлежащим образом и в срок. Если этого не происходит, организация вправе применить к сотруднику определенные меры воздействия. К ним относятся выговор, замечание или увольнение, если для этого имеется основание. Кроме того, сотрудник организации должен нести ответственность за причинение ущерба компании и несоблюдение трудовой дисциплины.

Когда человек устраивается на работу, он обязан написать заявление о приеме на должность, подписать трудовой договор и должностную инструкцию. Подпись означает, что специалист ознакомился с документом и согласен со всеми его пунктами. На должностной инструкции кроме подписи и ее расшифровки работник ставит дату ознакомления с ней. Свой экземпляр он должен хранить на рабочем месте, второй остается в кадровой службе. Отметка об ознакомлении с инструкцией ставится в специальном журнале регистрации.

Источник

Должностная инструкция специалиста по закупкам — документ, посредством которого работодатель закрепляет права, обязанности и ответственность сотрудника, в компетенцию которого входит обеспечение фирмы сырьем и средствами, необходимыми для ее функционирования. В чем специфика составления инструкции, рассмотрим в нашей статье.

Для чего менеджеру по закупкам должностная инструкция

Должностная инструкция — правовой акт, закрепляющий права, обязанности и пределы ответственности сотрудника, занимающего соответствующую должность, и дающий работодателю право применять в отношении данного сотрудника дисциплинарные меры в случае нарушения им установленных обязанностей.

У должностных инструкций есть еще одна полезная функция. Она заключается в регламентации деятельности специалиста: зная, какие задачи нужно выполнять и какие ресурсы для этого имеются, человек будет работать качественнее, чем если бы соответствующие моменты работодателем зафиксированы не были.

ВАЖНО! Специалист по закупкам отвечает за достаточно сложное направление работы, которое заключается в своевременном снабжении фирмы сырьем, материалами, полуфабрикатами, товарами — словом, ключевыми ресурсами, необходимыми для функционирования бизнеса. В данном случае регламентация деятельности — одно из значимых условий эффективной работы всей фирмы.

Изучим нюансы составления должностной инструкции специалиста по закупкам подробнее.

Структура документа

Как и большинство должностных инструкций, инструкция специалиста по закупкам будет состоять из следующих ключевых разделов:

общие положения инструкции;
должностные обязанности специалиста по закупкам;
права специалиста по закупкам;
ответственность специалиста по закупкам за нарушение своих обязанностей.

Указанные разделы могут дополняться иными, например конкретизирующими квалификационные требования к специалисту. Обычно они приводятся в общих положениях инструкции, но если должность предполагает выполнение сложной работы, подробные требования к знаниям и навыкам сотрудника могут фиксироваться в отдельном разделе.

Основные формулировки

Здесь имеет смысл зафиксировать:

что специалист по закупкам относится к категории рядовых сотрудников фирмы — к специалистам;
порядок назначения на данную должность;
порядок замещения данного сотрудника в период его отсутствия на работе;
квалификационные требования к специалисту по закупкам фирмы;
какими источниками специалист должен руководствоваться в ходе работы.

В разделе о должностных обязанностях специалиста можно определить:

задачи специалиста по взаимодействию с поставщиками, клиентами, партнерами;
задачи специалиста, связанные с взаимодействием с коллегами;
задачи специалиста, находящиеся только в его компетенции и выполняемые им лично;
порядок отчетности специалиста о своей работе перед руководством;
обязательства специалиста по выполнению указаний руководства фирмы.

В разделе о правах инструкции отражается право специалиста по закупкам:

на получение необходимых полномочий для выполнения установленных должностных обязанностей;
получение информации, требующейся для выполнения установленных должностных обязанностей;
получение нужных ресурсов для выполнения установленных должностных обязанностей;
представление руководству предложений по оптимизации собственных условий труда, а также тех, в которых работают другие сотрудники фирмы, по оптимизации инфраструктуры фирмы.

В разделе, регламентирующем ответственность менеджера по закупкам, можно прописать:

его ответственность за нарушение должностных обязанностей, несоблюдение распоряжений руководства, разглашение коммерческой тайны и иных конфиденциальных сведений фирмы, положений законодательства РФ;
перечень НПА или отраслей законодательства, в соответствии с которыми специалист несет ответственность за свои действия.

Если кадровая служба решает включить в инструкцию отдельный раздел о квалификационных требованиях, в нем можно зафиксировать критерии в дополнение к тем, которые содержатся в общих положениях. Например, перечень конкретных прикладных навыков или личностных качеств специалиста, необходимых для выполнения должностных обязанностей.

Как организовать работу специалиста по закупкам? Оформите пробный бесплатный доступ к «КонсультантПлюс» и получите алгоритм по организации работы контрактной службы.

Кто должен утверждать и подписывать инструкцию

Должностная инструкция чаще всего утверждается руководителем фирмы как самостоятельный правовой акт (в этом случае на ней ставится подпись руководителя) или посредством издания отдельного приказа. Специалист, для которого составлена инструкция, может подтвердить ее получение подписью на копии документа или в журнале учета должностных инструкций, если он ведется фирмой.

В некоторых организациях практикуется согласование инструкции с юристом. Как правило, факт согласования удостоверяется подписью юриста, которую он ставит непосредственно на документе или в журнале учета инструкций, в котором для этих целей выделена отдельная графа.

Итоги

Должностная инструкция специалиста по закупкам отражает права, обязанности и ответственность сотрудника, занимающего соответствующую должность. Руководитель фирмы должен заверить инструкцию, а сотрудник — подтвердить ее получение.

Ознакомиться со спецификой иных должностных инструкций вы можете в статьях:

«Должностная инструкция кассира — образец-2021»;
«Должностная инструкция заместителя директора по АХЧ».

Источник

Менеджер по закупкам – с чего начать, что должен знать и уметь специалист

Деятельность многих компаний практически невозможна без поставок со стороны какой-либо продукции, товара или средств производства. Обеспечением подобных запросов занимаются менеджеры по закупкам. Подобные специалисты сейчас весьма востребованы, ввиду необходимости данной деятельности в любой сфере. При этом дальнейшие перспективы здесь остаются достаточно положительными, крайне сомнительно пропажа спроса на эту работу.

Дата публикации: 16.03.2023

Время чтения: 3 мин.

Cодержание

В этой статье вы узнаете:

Cуть профессии
Что должен уметь
Что нужно знать
Где учиться
Развитие и практика
Личные качества
Заключение

Суть профессии

В процессе своей работы специалист по закупкам большей частью занимается тем, что взаимодействует с поставщиками. При этом они обеспечивают выполнение многих сопутствующих операций. К таким относится и поиск поставщиков, и их выбор, и общение, и собственно сопровождение сделок. То есть охват его обязанностей достаточно велик. Поэтому зачастую в компаниях отвечает за это направление целый отдел, хотя в небольшой фирме это может быть и один сотрудник

Что должен уметь специалист

В целом от менеджера по закупкам могут потребовать самых разных вещей на должности, в числе основных:

контроль наличия необходимой продукции, товара и средств
пополнение запасов
поиск и выбор поставщиков
переговоры
работа с документацией по закупкам
проверка качества поставляемого
решение сопутствующих задач и проблем
участие в логистическом обеспечении

Что нужно знать / изучать

Их компетенции достаточно широки, поэтому ему необходимы самые разные знания:

Менеджмент. В этой профессии весьма пригодятся знания в области организации труда. По этой причине данная дисциплина будет весьма полезна и обязательна к изучению. Достаточно получить о менеджмент представление в общем виде, но некоторым направлениям уделить более пристальное внимание. К примеру, это управление проектами, как наиболее близкая к реалиям профессии область менеджмента.
Логистика и товароведение. Два этих предмета также необходимы специалисту, причём используются они обычно сообща. Вам потребуются хорошее знание логистических процессов, организации соответствующих цепочек и системе в целом. Кроме того, надо разбираться в товароведение. Нужно чёткое понимание в систематизации и классификации разных категорий товаров. Также необходимо иметь представление о формировании их стоимости и некоторых других вопросах.
Юриспруденция. При работе в этой сфере вам потребуется и знание гражданского/коммерческого права. Вам надо разбираться в том, как регулируются вопросы купли-продажи для бизнеса и правилах ведения соответствующей документации. Подобный специалист должен обладать умением работать с договорами и многими иными документами, связанными с вашей работой.
Психология. Профессия во многом завязана на коммуникациях и взаимодействии с другими людьми. Базовая подготовка в этом направлении не является обязательной, но будет весьма полезной. В частности, это относится к психологии делового общения и ведению переговоров. Понимание таких тем, значительно повышает успешность специалиста и его профессионализм.
ПО. Не обходится эта специальность и без применения современных цифровых средств. Такой специалист должен быть уверенным пользователем ПК и офисного пакета программ. При этом надо уметь использовать различные мессенджеры и некоторые продукты 1С. Да и вполне полезны будут навыки обращения с системами управления проектами и CRM.

Где учиться

Самостоятельно:

Полноценное освоение профессии по книгам однозначно невозможно, однако некоторую базу получить можно. Менеджмент, логистика, законы и некоторые другие предметы хорошо разобраны в различной литературе. Начальную теоретическую подготовку они вполне способны обеспечить.
Можно воспользоваться помощью профессионалов, найдя их каналы в интернете. Они разбирают реальные аспекты профессии и помогут проработать многие сложные темы. Но и такое обучение несколько ограничено. К примеру, не обеспечивает упорядоченность знаний.

Курсы:

Обеспечить качественный уровень обучения могут курсы. Они имеют широкий охват профильных тем, дают упорядоченные знания и знакомят со многими реалиями профессии. Но за это точно придётся заплатить, хорошие курсы являются платными.
Есть выбор учебных центров. Вы можете сравнить условия обучения.

Список курсов: https://www.rosbo.ru/study/themes/zakupki

Развитие и практика

Любые навыки и знания имеют тенденцию теряться и устаревать, поэтому в любой профессии и этой тоже нужно заниматься дальнейшим совершенствованием:

Ваша сфера работы, это рынок и вам надо следить за любыми изменениями на нём. Менеджер по закупкам должен быть в курсе соответствующих законов, уровня цен и имеющихся предложениях, интересных для компании.
Получайте новые знания по своим профессиональным компетенциям. Посещайте бесплатные лекции и вебинары, а иногда можно воспользоваться и платными программами повышения квалификации.
Учитесь пользоваться новым в своей работе. К этому относится различное ПО, которое может помочь в логистике, в отслеживании сделок и многом другом.
Проблему же наработки опыта может решить лишь трудоустройство. В этой области есть позиции для специалистов с разным уровне квалификации. Поэтому даже начинающих менеджер по закупкам может найти возможность получить реальные навыки.

Какие качества нужно развивать

В этой профессии вам могут пригодиться самые разные личностные качества, но прежде всего эти:

Коммуникабельность (общение неотъемлемая часть этой работы, замкнутому и неразговорчивому человеку здесь будет сложно построить карьеру)
Харизма (вы должны обладать определённым влиянием на людей, зачастую успешность сделки зависит от вашей убедительности)
Аналитический ум (существенная часть вашей работы построена на аналитике и умении логически мыслить)
Ответственность (подобный специалист должен быть готов принимать важные решения и быть готовым к последствиям)
Стрессоустойчивость (ответственность, обязанности, временные ограничения и многое другое могут сильно давить на человека, учитесь эффективно справляться со стрессом)

Заключение

Менеджеры по закупкам востребованы в самых разных компаниях, предприятиях и даже в госсекторе. Профессия эта вполне перспективная и неплохо оплачиваемая, особенно при дальнейшем карьерном росте.

Менеджер такого профиля впоследствии при должном профессионализме вполне может вырасти до директора по закупкам.

курсы по теме:

Закупки

На ваш выбор курсы
нескольких учебных центров!

СТАТЬИ

Популярный сейчас формат обучения, это получение образования посредством различных онлайн курсов. Они представлены в сети в большом разнообразии и реально очень удобны при современном ритме жизни. Однако кто-то должен заниматься тем, что проектировать и выстраивать саму программу обучения.

Обучение всегда даёт лучшие результаты, если присутствует какой-либо контроль со стороны. В случае с учёбой через интернет ситуация обстоит абсолютно таким же образом. В данном случае сопровождает учебный процесс и контролирует студентов такой специалист как куратор.

Организация и поддержка деятельности торговой точки требует достаточно много работы. Занимаются этим не продавцы и иные сотрудники, у них есть свои совершенно другие задачи. Данные дела относятся к обязанностям руководства, в этом случае им является директор магазина.

Наличие товара в нужном количестве и требуемого качества, необходимые факторы для нормальной работы различных учреждений. Функционирование магазинов, лабораторий, центров сертификации продукции и подобных мест напрямую зависит от этого. Контролируют качественное и количественное наполнение такие…

Путешествия в качестве отдыха или хобби привлекают многих, но не все понимают, какие сложности с этим связаны. Да, кто-то предпочитает справляться с трудностями и контролировать все самостоятельно, но для кого-то это весьма утомительно. Поэтому зачастую обращаются к профессионалам. Таковыми в…

Сервис и обслуживание всегда требуют высокой координации всех процессов и грамотного управления. В ресторане за это отвечает директор данного заведения, называемый иначе управляющим. Грамотный специалист такого толка достаточно востребован на современном рынке труда. Да и должность эта…

Любой отель представляет собой достаточно сложную систему из слаженно действующих структур и отделов. Чтобы всё это так работало, необходима общая координация и управление подобным учреждением. Осуществляет такую функцию в гостинице её управляющий, которого также называют директором. Должность…

Источник

Обязанности специалиста по закупкам в зависимости от уровня квалификации и структуры организации включают в себя:

документационное и информационное обеспечение;
проведение процедуры;
прием результатов и экспертизу;
контроль стадий.

Курс повышения квалификации «Госзакупки по 44-ФЗ и 223-ФЗ»

Полное погружение в вопросы закупок с тестами и практикой: вы научитесь искать выгодные закупки, пользоваться тендерными площадками, составлять заявки на участие и готовить пакет документов.

После прохождения курса выдаем официальное удостоверение о повышении квалификации на 72 часа и вносим его в реестр ФИС ФРДО Рособрнадзора.

Станьте специалистом, который поможет бизнесу заработать больше! Записаться

Какие НПА регламентируют деятельность контрактного специалиста

Один из важных аспектов законодательного регулирования деятельности по ведению закупок для государственных, муниципальных и корпоративных нужд — исполнение принципа профессионализма заказчика (ст. 9 ФЗ-44). Квалификационные требования к специалистам профильных служб установлены Федеральным законом от 05.04.2013 № 44-ФЗ (ч. 6 ст. 38, ч. 5 ст. 39, ч. 23 ст. 112).

Профессиональные стандарты (ПС) в закупочной сфере используются для описания должностных обязанностей специалиста по закупкам по 223-ФЗ и 44-ФЗ и разработаны для обеспечения принципа профессионализма.

Использование ПС отдельными категориями работодателей зафиксировано в ТК — статья 195.1.

Сборник ПС содержит два документа, регулирующих профессионально-квалификационные требования к специалистам обсуждаемой сферы занятости.

Стандарт 08.024 описывает обязанности экспертов по 44-ФЗ о закупках и используется заказчиками, которые в силу статьи 94 № 44-ФЗ обязаны провести экспертизу предоставленных поставщиком результатов работы в части их соответствия условиям контракта.

«Закупочные» профстандарты распространяются на коммерческие организации, если речь идет о выплате компенсаций и льгот за конкретную профессию, специальность (ч. 2 ст. 57 ТК РФ). В иных случаях это рекомендательные документы. ПС специалиста в сфере закупок обязателен для заказчиков, работающих по ФЗ-44.

В случае неисполнения требования по обязательному применению ПС, ответственность наступает как за неисполнение норм ТК — ст. 5.27 КоАП РФ.

ФЗ-223 не содержит обязательных указаний на уровень квалификации исполнителей. Государственные (муниципальные) заказчики, как правило, применяют требования самостоятельно. Специалисты (контрактные работники) ведут закупочную деятельность в составе контрактных служб и в качестве отдельной штатной единицы. Контрактная служба создается при годовом объеме закупок свыше 100 млн рублей и действует на основе утвержденного регламента (Приказ Минфина от 31.07.2020 № 158н). Кроме законодательства, регулирующего сферу закупок, специалисты руководствуются внутренними документами, утверждаемыми в организации:

положением о контрактной службе, разработанным на основании типового положения;
решением о создании комиссии по осуществлению закупок;
положением о приемочной комиссии, если заказчиком принято решение о ее создании (ч. 6 ст. 94 Закона № 44-ФЗ);
регламентом взаимодействия структурных подразделений при проведении закупок.

Требования к специалисту

Функциональная карта вида профессиональной деятельности «специалист в сфере закупок» содержит трудовые функции, входящие в ПС (раздел I стандарта). Для наглядности на схеме приведены предлагаемые работодателю варианты названий должностей, соответствующие каждому уровню квалификации.

Специалист по закупкам — стартовая должностная позиция и профессионально-квалификационный уровень. Для подготовки документов и выполнения обязанностей специалиста по госзакупкам высшего образования и опыта не требуется: достаточно среднего профессионального.

При создании закупочной комиссии преимущество у лиц, прошедших профессиональную переподготовку или повышение квалификации в сфере закупок, лиц, обладающих специальными знаниями, относящимися к объекту закупки, — ч. 5 ст. 39 ФЗ-44.

Знания и умения, необходимые для специалиста начального уровня, приведены в подразделах 3.1.1–3.1.3 отдельно для каждой функции.

Начиная с обобщенной функции 3.2 «Осуществление закупок для государственных, муниципальных и корпоративных нужд» растут требования к образованию и опыту работы. Контрольные действия (п. 3.4) выполняют специалисты с магистратурой, профильным дополнительным образованием и опытом не менее 5 лет в закупках.

Квалификационный стандарт обязателен к использованию, как и точное соответствие названия должности профстандарту, если работник получает льготы, выплаты и компенсации (Письмо Минтруда России от 04.04.2016 № 14-0/10/В-2253).

Обязанности и должностная инструкция специалиста по закупкам

Перечень обязанностей специалиста работодатель формирует, исходя из структуры контрактного подразделения, количества штатных единиц и подчиненности. Для специалиста начального уровня рекомендованный перечень трудовых действий — в подразделах 3.1.1–3.1.3. Общий перечень делегируемых действий и составит должностные обязанности.

Предварительный сбор данных о потребностях, ценах на товары, работы, услуги (пп. 3.1.1) в стандарте состоит из следующих действий:

В должностной инструкции появляется раздел 2 с перечислением функций, информация об обязанностях выглядит следующим образом:

Необходимые знания и умения в тексте ЛНА размещают либо пофукционально, либо переносят в общую часть документа. На практике используется ДИ в двух структурных вариантах:

Права и ответственность

Профессиональный стандарт обязывает специалиста придерживаться этических норм. Нормы в «других характеристиках» разделов, содержащих профессионально-квалификационные требования, одинаковы для должностей всех уровней.

Права и ответственность находятся в заключительных частях ДИ. Текст сформирован на основе действующего законодательства. В конце сведения об утверждении ЛНА, использованных документах и реквизиты профстандарта.

Источник