Должностная инструкция секретарь учебной части образовательного учреждения

Должностная инструкция секретаря учебной части

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция секретаря учебной части в школе разработана на основе Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, раздел «Квалификационные характеристики должностей работников образования», утвержденного Приказом Минздравсоцразвития №761н от 26 августа 2010г в редакции от 31.05.2011г, в соответствии с ФЗ №273 от 29.12.2012г «Об образовании в Российской Федерации» (с изменениями от 17 февраля 2023 года); с учетом требований ФГОС НОО и ООО, утвержденных соответственно Приказами Минпросвещения России №286 и №287 от 31 мая 2021 года (с изменениями от 8 ноября 2022 года), ФГОС СОО, утвержденного Приказом Минобрнауки России №413 от 17.05.2012г (с изменениями от 12 августа 2022 года), а также в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации и другими нормативными актами, которые регулируют трудовые отношения между работником и работодателем.
1.2. Данная должностная инструкция секретаря учебной части определяет основные функции, устанавливает должностные обязанности, права и ответственность, а также взаимоотношения сотрудника, занимающего в школе должность секретаря учебной части.
1.3. Секретарь учебной части назначается и освобождается от своей должности директором общеобразовательного учреждения.
1.4. На должность секретаря учебной части назначается лицо:

• имеющее среднее профессиональное образование в области делопроизводства без предъявления требования к стажу работы или среднее (полное) общее образование и профессиональная подготовка в области делопроизводства без потребности к стажу работы;
• соответствующее требованиям, касающимся прохождения предварительного (при поступлении на работу) и периодических медицинских осмотров, внеочередных медицинских осмотров по направлению работодателя, профессиональной гигиенической подготовки и аттестации (при приеме на работу и далее не реже 1 раза в 2 года), вакцинации, а также имеющее личную медицинскую книжку с результатами медицинских обследований и лабораторных исследований, сведениями о прививках, перенесенных инфекционных заболеваниях, о прохождении профессиональной гигиенической подготовки и аттестации с допуском к работе;
• не имеющее ограничений на занятие трудовой деятельностью в сфере образования, изложенных в статье 351.1 «Ограничения на занятие трудовой деятельностью в сфере образования, воспитания, развития несовершеннолетних, организации их отдыха и оздоровления, медицинского обеспечения, социальной защиты и социального обслуживания, в сфере детско-юношеского спорта, культуры и искусства с участием несовершеннолетних» Трудового кодекса Российской Федерации.

1.5. Секретарь учебной части должен знать:

• законы и иные нормативные правовые акты, которые регулируют образовательную деятельность в учреждении;
• положения и инструкции, которые регулируют правильное ведение делопроизводства в образовательном учреждении;
• структуру общеобразовательного учреждения, его кадрового состава;
• правила использования оргтехники;
• правила пользования телефоном и факсом;
• основы работы с персональным компьютером, принтером, ксероксом, сканером, иметь достаточный уровень работы на компьютере;
• требования к работе с текстовыми редакторами и электронными таблицами, базами данных, презентациями, электронной почтой, браузерами;
• методы создания, обработки, передачи и хранения документов;
• правила деловой переписки, пересылки писем электронной постой и отсылки почтой России;
• государственные стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
• правила печатания деловых писем с применением типовых образцов;
• основы этики и эстетики;
• правила делового общения;
• Правила внутреннего трудового распорядка общеобразовательного учреждения;
• способы и приемы оказания первой помощи;
• правила по охране труда и пожарной безопасности;
• соблюдать инструкцию по охране труда для секретаря учебной части

1.6. В своей деятельности секретарь учебной части действует согласно Конституции и законам Российской Федерации, приказам Президента и решениями Правительства Российской Федерации, должностной инструкции, правилами и нормами охраны труда и пожарной безопасности, Устава и локальным актам школы, СП 2.4.3648-20 «Санитарно-эпидемиологические требования к организациям воспитания и обучения, отдыха и оздоровления детей и молодежи», СанПиН 1.2.3685-21 «Гигиенические нормативы и требования к обеспечению безопасности и (или) безвредности для человека факторов среды обитания».
1.7. Секретарь учебной части непосредственно подчиняется заместителю директора по учебно-воспитательной работе (учебной работе).
1.8. Секретарь учебной части должен знать свои функциональные обязанности и полномочия, порядок действий при возникновении чрезвычайной ситуации, иметь навыки оказания первой помощи пострадавшим.

2. Функции

Основными направлениями работы секретаря учебной части являются:
2.1. Выполнение технических функций по обеспечению работы директора общеобразовательного учреждения и его заместителя.
2.2. Выполнение документального обеспечения кадровой деятельности школы, учет часов учебной работы.

3. Должностные обязанности секретаря учебной части

Секретарь учебной части школы выполняет следующие должностные обязанности:
3.1. Получает поступающую в общеобразовательное учреждение корреспонденцию, передает ее согласно указаниям директора в структурные подразделения школы или конкретным исполнителям для дальнейшего использования в процессе работы либо подготовки ответов.
3.2. Ведет делопроизводство, в том числе и в электронной форме. Подготавливает проекты приказов и указаний по движению контингента учащихся, оформляет личные дела принятых на обучение, ведет алфавитную книгу учащихся. Выполняет оперативное внесение текущих изменений в составе контингента школьников, преподавателей и других сотрудников образовательного учреждения.
3.3. Регистрирует проведенные часы учебной работы сотрудников общеобразовательного учреждения, обрабатывает и оформляет сдачу личных дел учащихся в архив.
3.4. Исполняет документальное обеспечение кадровой деятельности школы: оформляет личные дела, трудовые книжки, трудовые договора сотрудников, следит за их сохранностью.
3.5. Производит различные операции с применением компьютерной техники по программам, предназначенным для сбора, обработки и представления необходимой информации.
3.6. Получает и безопасно использует в своей деятельности секретаря-делопроизводителя адрес электронной почты учреждения, активно применяет в своей работе возможности сети Интернет.
3.7. Следит за своевременным рассмотрением и подготовкой необходимых бумаг, распоряжений, которые поступили на исполнение структурным подразделениям школы и конкретным исполнителям.
3.8. Ставит в известность всех сотрудников школы об изданных приказах, распоряжениях, положениях, инструкциях и иных документах под личную подпись.
3.9. По указанию директора школы, заместителя директора по УВР составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам обращений.
3.10. Осуществляет систематический контроль исполнения работниками общеобразовательного учреждения изданных приказов и распоряжений, а также соблюдения назначенных сроков исполнения указаний и поручений директора школы, взятых на контроль.
3.11. Выполняет работу по организации общих собраний работников школы, заседаний педагогического совета, а также совещаний, проводимых директором школы. Осуществляет подготовку необходимых материалов для совещаний, оповещение участников о времени, месте, повестке дня, а также проводит регистрацию сотрудников.
3.12. Принимает личные заявления от родителей, учащихся и сотрудников, способствует оперативности рассмотрения просьб, жалоб и предложений по существу.
3.13. Следит за прохождением медицинского осмотра сотрудниками школы.
3.14. Следует требованиям охраны труда, должностной инструкции секретаря учебной части школы, правилам пожарной безопасности и электробезопасности.
3.15. Своевременно проверяет электронную почту на наличие срочной информации, приказов, распоряжений и другой документации, пришедшей по электронной почте от отдела образования для директора школы и его заместителей. Выполняет поиск необходимой информации для администрации школы в сети Интернет.

4. Права

Секретарь учебной части имеет право:
4.1. Знакомиться с проектами решений администрации школы, которые касаются его рабочей деятельности.
4.2. По возникшим вопросам, находящимся в компетенции секретаря учебной части, включать в рассмотрение администрации предложения по улучшению деятельности общеобразовательного учреждения и совершенствованию методов работы, предлагать различные варианты устранения имеющихся недостатков.
4.3. Осуществлять взаимодействие с заместителями директора школы, собирать информацию и документы, необходимые для исполнения своих прямых должностных обязанностей.
4.4. Запрашивать лично или по поручению администрации информацию и документы от сотрудников, необходимые для администрации, а также для выполнения своих должностных обязанностей секретаря учебной части школы.
4.5. Подписывать и визировать документы в пределах своей прямой компетенции.
4.6. Требовать от администрации общеобразовательного учреждения оказания содействия в реализации своих должностных обязанностей и прав.
4.7. Вносить на рассмотрение директора школы представления о назначении, передвижении, увольнении сотрудников, предложения об их поощрении или наложении на них взысканий.
4.8. На все установленные законодательством Российской Федерации социальные гарантии и права.

5. Ответственность

5.1. За неисполнение или нарушение Устава и Правил внутреннего трудового распорядка, законных распоряжений директора школы и иных локальных нормативных актов секретарь учебной части несет дисциплинарную ответственность в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. За неисполнение или нарушение должностных обязанностей, установленных данной должностной инструкцией секретаря учебной части школы, в том числе за неиспользование прав, предоставленных настоящей инструкцией, которое влечет за собой дезорганизацию образовательной деятельности, сотрудник несет дисциплинарную ответственность в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.
За грубое нарушение трудовых обязанностей в качестве дисциплинарного наказания может быть применено увольнение.
5.3. За несоблюдение правил пожарной безопасности, охраны труда, секретарь учебной части привлекается к административной ответственности в порядке и в случаях, установленных административным законодательством.
5.4. За виновное нанесение школе или участникам образовательных отношений ущерба (в том числе морального) в связи с выполнением (невыполнением) своих должностных обязанностей, а также прав, предоставленных настоящей должностной инструкцией, секретарь учебной части несет материальную ответственность в порядке и в пределах, установленных трудовым и (или) гражданским законодательством Российской Федерации.
5.5. Секретарь учебной части в полной мере несет ответственность за неразглашение персональных данных учащихся, родителей (законных представителей), всех работников школы, а также за отступление от норм профессиональной этики.

6. Взаимоотношения и связи по должности

Секретарь учебной части:
6.1. Работает по графику, который состоит из 40-часовой рабочей недели и утвержден директором общеобразовательного учреждения.
6.2. Получает от директора школы и заместителей директора информацию нормативно-правогого и информационного характера, знакомится под расписку с соответствующей документацией.
6.3. Работает в тесном взаимодействии с директором школы, его заместителями, педагогическими работниками, руководителями методических объединений, классными руководителями.
6.4. Секретарь учебной части в процессе своей рабочей деятельности взаимодействует с педагогическим, административным, учебно-воспитательным и обслуживающим персоналом по интересующим вопросам подготовки и представления необходимых документов на заседания Совета школы, Педагогического совета, проверки выполнения поручений отдела образования, приказов и указаний директора общеобразовательного учреждения, кадровой деятельности школы.
6.5. Своевременно информирует директора школы и его заместителей об информации, приказах, распоряжениях и о другой документации, пришедшей по электронной почте.
6.6. Информирует директора школы (при отсутствии – иное должностное лицо) о факте возникновения групповых инфекционных и неинфекционных заболеваний, аварийных ситуаций в работе систем электроснабжения, теплоснабжения, водоснабжения, водоотведения, которые создают угрозу возникновения и распространения инфекционных заболеваний и отравлений.
6.7. Регулярно обменивается информацией по вопросам, входящим в компетенцию секретаря учебной части со всеми сотрудниками общеобразовательного учреждения.

Должностную инструкцию разработал:
«___»____202___г. __________ /______________________/

С должностной инструкцией ознакомлен(а), второй экземпляр получил (а)
«___»____202___г. __________ /______________________/

Рекомендуем перейти к:
Должностным инструкциям в школе