Обновлено: 17.05.2023
1.1. Секретарь-машинистка относится к категории технических исполнителей.
1.2. На должность секретаря-машинистки принимается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
- положения, инструкции, другие руководящие материалы и нормативные документы по ведению делопроизводства;
- структуру и руководящий состав организации и ее структурных подразделений;
- машинопись;
- правила орфографии и пунктуации;
- порядок расположения материала при печатании различных документов;
- правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
- правила эксплуатации пишущих машин, диктофонов, магнитофонов;
- правила пользования приемно-переговорными устройствами;
- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
- основы организации труда;
- основы трудового законодательства;
- Правила внутреннего трудового распорядка;
- правила охраны труда и пожарной безопасности;
- .
- Уставом (Положением) ;
- настоящей должностной инструкцией;
1.5. Секретарь-машинистка подчиняется непосредственно
1.6. В период отсутствия секретаря-машинистки (отпуска, болезни, пр.) ее обязанности исполняет работник, назначенный в установленном порядке, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на него в связи с замещением.
2. Функции
2.1. Техническое обеспечение работы руководителя организации (структурного подразделения).
2.2. Учет поступающей корреспонденции.
3. Должностные обязанности
Секретарь-машинистка исполняет следующие обязанности:
3.1. Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя организации или ее подразделения.
3.2. Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников.
3.4. Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы.
3.5. Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.
3.6. Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др.).
3.7. Печатает по указанию руководителя различные материалы.
3.8. Принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым на предприятии порядком и передает после ее рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа.
3.9. Следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль.
3.10. Принимает документы на подпись руководителю.
3.11. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
3.12. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
3.13. Подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы на персональном ксероксе.
4. Права
Секретарь-машинистка имеет право:
4.1. Участвовать в совещаниях по организационным вопросам.
4.2. Запрашивать и получать от структурных подразделений необходимую информацию, документы.
4.3. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых ею должностных обязанностей.
4.4. Требовать от руководства оказания содействия в исполнении должностных обязанностей.
- за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;
- за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, — в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
- за причинение материального ущерба — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
6. Заключительные положения
6.1. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).
6.2. Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается росписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции.
Обратите внимание, что другие документы составлен и проверен юристами и является примерным, он может быть доработан с учетом конкретных условий сделки. Администрация Сайта не несет ответственности за действительность данного договора, а также за его соответствие требованиям законодательства Российской Федерации.
В соответствии с пунктом 16 Правил разработки и утверждения профессиональных стандартов, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 22 января 2013 г. N 23 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2013, N 4, ст. 293; 2014, N 39, ст. 5266), приказываю:
1. Утвердить прилагаемый профессиональный стандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией».
Регистрационный N 58957
ГАРАНТ:
См. справку о профессиональных стандартах
УТВЕРЖДЕН
приказом Министерства труда
и социальной защиты
Российской Федерации
от 15 июня 2020 г. N 333н
Профессиональный стандарт
Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией
I. Общие сведения
Организационное и документационное обеспечение управления организациями любых организационно-правовых форм
(наименование вида профессиональной деятельности)
Основная цель вида профессиональной деятельности:
Реализация обеспечивающих функций управления организацией; внедрение лучших технических разработок и новейших технологий в обеспечение управления организацией
Административный и иной исполнительный среднетехнический персонал
Секретари (общего профиля)
Служащие в приемной (общего профиля)
Отнесение к видам экономической деятельности:
Деятельность административно-хозяйственная комплексная по обеспечению работы организации
Деятельность по организации конференций и выставок
(наименование вида экономической деятельности)
II. Описание трудовых функций, входящих в профессиональный стандарт
(функциональная карта вида профессиональной деятельности)
Обобщенные трудовые функции
Организационное обеспечение деятельности организации
Прием и распределение телефонных звонков организации
Организация работы с посетителями организации
Выполнение координирующих и обеспечивающих функций
Документационное обеспечение деятельности организации
Организация работы с документами
Организация текущего хранения документов
Организация обработки дел для последующего хранения
Организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя организации
Оказание помощи руководителю в планировании рабочего времени
Планирование рабочего дня секретаря
Организация телефонных переговоров руководителя
Организация командировок руководителя
Организация работы с посетителями в приемной руководителя
Организация подготовки, проведения и обслуживания конферентных мероприятий
Организация исполнения решений, осуществление контроля исполнения поручений руководителя
Организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета руководителя
Разработка локальных нормативных актов, регламентирующих работу секретаря
Составление и оформление управленческой документации
Организация работы с документами в приемной руководителя
Организация хранения документов в приемной руководителя
Обеспечение руководителя информацией
Организация информационного взаимодействия руководителя с подразделениями и должностными лицами организации
Информационно-аналитическая и организационно-административная поддержка деятельности руководителя организации
Формирование информационного взаимодействия руководителя с организациями
Анализ информации и подготовка информационно-аналитических материалов
Организация деловых контактов и протокольных мероприятий
Организация исполнения решений руководителя
III. Характеристика обобщенных трудовых функций
3.1. Обобщенная трудовая функция
Организационное обеспечение деятельности организации
Происхождение обобщенной трудовой функции
Заимствовано из оригинала
Регистрационный номер профессионального стандарта
Возможные наименования должностей, профессий
Требования к образованию и обучению
Среднее общее образование
Профессиональное обучение — программы профессиональной подготовки по должностям служащих, программы переподготовки служащих, программы повышения квалификации служащих
Требования к опыту практической работы
Особые условия допуска к работе
Наименование базовой группы, должности (профессии) или специальности
Служащие в приемной (общего профиля)
3.1.1. Трудовая функция
Прием и распределение телефонных звонков организации
Происхождение трудовой функции
Заимствовано из оригинала
Регистрационный номер профессионального стандарта
Перенаправление телефонных звонков руководству и сотрудникам организации
Получение необходимой информации и передача санкционированной информации по телефону
Использовать технические и программные средства для проведения голосовой или видео-конференц-связи
Использовать средства коммуникационной оргтехники для получения и передачи информации
Вести учетные регистрационные формы, использовать их для информационной работы
Устанавливать контакт с собеседником, поддерживать и развивать деловую беседу в процессе телефонных переговоров
Сглаживать конфликтные и сложные ситуации межличностного взаимодействия
Соблюдать служебный этикет
Функции, задачи, структура организации, ее связи
Правила взаимодействия с партнерами, клиентами, средствами массовой информации
Этика делового общения
Правила речевого этикета
Требования охраны труда
Правила защиты конфиденциальной служебной информации
3.1.2. Трудовая функция
Организация работы с посетителями организации
Происхождение трудовой функции
Заимствовано из оригинала
Регистрационный номер профессионального стандарта
Встреча посетителей, получение первичной информации о посетителях и помощь в организации их приема руководителем и сотрудниками
Ведение журнала записи посетителей
Учет посетителей и оформление пропусков
Содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений посетителей
Прием и передача документов посетителей руководству и сотрудникам организации
Организация и бронирование переговорных комнат
Сервировка чайного (кофейного) стола в офисе
Приготовление напитков (чай, кофе, прохладительные напитки)
Общаться с посетителями
Использовать установленные правила и процедуры коммуникации внутри организации
Вести учетные формы, использовать их для работы
Создавать положительный имидж организации
Принимать меры по разрешению конфликтных ситуаций
Применять информационно-коммуникационные технологии
Обеспечивать конфиденциальность информации
Правила организации приема посетителей
Правила делового общения
Структура организации и распределение функций между структурными подразделениями и специалистами
Правила организации приемов в офисе
Правила сервировки чайного (кофейного) стола
Правила приготовления и подачи горячих напитков и закусок к ним
Этика делового общения
Правила речевого этикета
Требования охраны труда
Правила защиты конфиденциальной служебной информации
3.1.3. Трудовая функция
Выполнение координирующих и обеспечивающих функций
Происхождение трудовой функции
Заимствовано из оригинала
Регистрационный номер профессионального стандарта
Ведение журнала разъездов работников организации
Координация работы курьеров и водителей организации
Ведение журнала разъездов курьеров организации и маршрутов водителей
Составление справки о разъездах работников, курьеров и маршрутах водителей организации
Составлять и вести учетные документы
Применять средства коммуникации для передачи поручений руководителя и сотрудников организации
Применять современные средства сбора, обработки и передачи информации
Оценивать результаты в рамках поставленных задач
Осуществлять контроль исполнения поручений руководителя сотрудниками
Правила речевого этикета
Этика делового общения
Требования охраны труда
Правила защиты конфиденциальной служебной информации
Структура организации и распределение функций между структурными подразделениями и специалистами
3.2. Обобщенная трудовая функция
Документационное обеспечение деятельности организации
Происхождение обобщенной трудовой функции
Заимствовано из оригинала
Регистрационный номер профессионального стандарта
Возможные наименования должностей,
Требования к образованию и обучению
Среднее профессиональное образование — программы подготовки специалистов среднего звена
Среднее профессиональное образование (непрофильное) — программы подготовки специалистов среднего звена и дополнительное профессиональное образование по дополнительным профессиональным программам профессиональной переподготовки по профилю деятельности
Требования к опыту практической работы
Особые условия допуска к работе
Наименование базовой группы, должности (профессии) или специальности
Секретари (общего профиля)
Документационное обеспечение управления и архивоведение
3.2.1. Трудовая функция
Организация работы с документами
Происхождение трудовой функции
Заимствовано из оригинала
Регистрационный номер профессионального стандарта
Прием и первичная обработка входящих документов
Предварительное рассмотрение и сортировка документов на регистрируемые и нерегистрируемые
Подготовка входящих документов для рассмотрения руководителем
Организация доставки документов исполнителям
Ведение базы данных документов организации
Ведение информационно-справочной работы
Обработка и отправка исходящих документов
Организация работы по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства
Контроль исполнения документов в организации
Работать со всей совокупностью информационно-документационных ресурсов организации
Пользоваться базами данных, в том числе удаленно
Пользоваться справочно-правовыми системами
Пользоваться автоматизированными системами учета, регистрации, контроля и информационно-справочными системами при работе с документами организации
Применять современные информационно-коммуникационные технологии для работы с документами, в том числе для ее оптимизации и повышения эффективности
Применять правила русского языка
Применять навыки скоростного письма
Нормативные правовые акты и нормативно-методические документы, определяющие порядок документационного обеспечения управления
Структура организации, руководство структурных подразделений
Современные информационные технологии работы с документами
Порядок работы с документами
Системы скоростного письма
Правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами
Правила организации и формы контроля исполнения документов в организации
Типовые сроки исполнения документов
Принципы работы со сроковой картотекой
Назначение и технология текущего и предупредительного контроля
Правила составления аналитических справок по организации работы с документами и контролю исполнения документов
Правила документационного обеспечения деятельности организации
Виды документов, их назначение
Требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными правовыми актами и государственными стандартами
Правила составления и оформления информационно-справочных, организационных, управленческих документов
Правила создания и ведения баз данных служебных документов в организации
Системы электронного документооборота
Правила и сроки отправки исходящих документов
Требования охраны труда
3.2.2. Трудовая функция
Организация текущего хранения документов
Происхождение трудовой функции
Заимствовано из оригинала
Регистрационный номер профессионального стандарта
Разработка номенклатуры дел организации
Проверка правильности оформления документов и отметки об их исполнении перед их формированием в дело для последующего хранения
Формулирование заголовков дел и определение сроков их хранения
Контроль правильного и своевременного распределения и подшивки документов в дела
Организовывать работу по учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства
Осуществлять методическое руководство делопроизводством в организации, контролировать правильное формирование, хранение и сдачу дел в архив
Разрабатывать номенклатуру дел структурного подразделения
Использовать номенклатуру дел при изучении структуры организации, составлении описей дел
Организовывать работу по формированию дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации
Формировать документы в дела с учетом их специфики
Систематизировать документы внутри дела
Обеспечивать сохранность и защиту документов организации
Применять информационно-коммуникационные технологии при работе с документами
Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления
Виды номенклатур, общие требования к номенклатуре, методика ее составления и оформления
Правила согласования номенклатуры дел с ведомственными архивами и экспертной комиссией
Порядок формирования и оформления дел, специфика формирования отдельных категорий дел
Правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа
Правила выдачи и использования документов из сформированных дел
Требования охраны труда
3.2.3. Трудовая функция
Организация обработки дел для последующего хранения
Происхождение трудовой функции
Заимствовано из оригинала
Регистрационный номер профессионального стандарта
Проверка сроков хранения документов, составление протокола работы экспертной комиссии по подготовке документов к хранению, акта о передаче на уничтожение документов, не подлежащих хранению
Составление внутренней описи дел для особо ценных документов
Оформление дел постоянного, долговременного сроков хранения
Оформление обложки дел постоянного, долговременного сроков хранения
Составление описи дел постоянного, долговременного сроков хранения
Передача дел в архив организации
Пользоваться перечнями документов и анализировать фактическое содержание имеющихся в деле документов при определении сроков их хранения
Оформлять документы экспертной комиссии
Оформлять обложки дел постоянного и временного хранения в соответствии с требованиями государственных стандартов
Производить хронологическо-структурную систематизацию дел
Осуществлять техническую обработку и полное оформление дел постоянного и временного хранения
Составлять опись дел постоянного и временного хранения в соответствии с нормативно-методическими документами
Применять информационно-коммуникационные технологии при работе с документами
Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления
Критерии разделения документов на группы в соответствии с ценностью информации, содержащейся в них
Порядок использования типовых или ведомственных перечней документов, определения сроков хранения в процессе экспертизы ценности документов
Порядок создания, организации и документирования работы экспертной комиссии
Правила составления и утверждения протокола работы экспертной комиссии
Правила составления и утверждения акта о выделении документов, не подлежащих хранению
Правила технической обработки и полного оформления дел постоянного и временного хранения
Правила составления описи дел постоянного и временного хранения в соответствии с нормативно-методическими документами
Правила передачи дел в архив организации
Требования охраны труда
3.3. Обобщенная трудовая функция
Организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя организации
Происхождение обобщенной трудовой функции
Заимствовано из оригинала
Регистрационный номер профессионального стандарта
Возможные наименования должностей,
Требования к образованию и обучению
Высшее образование — бакалавриат или
Высшее образование (непрофильное) — бакалавриат и дополнительное профессиональное образование по дополнительным профессиональным программам профессиональной переподготовки по профилю деятельности или
Среднее профессиональное образование — программы подготовки специалистов среднего звена
Среднее профессиональное образование (непрофильное) — программы подготовки специалистов среднего звена и дополнительное профессиональное образование по дополнительным профессиональным программам профессиональной переподготовки по профилю деятельности
Требования к опыту практической работы
Не менее двух лет выполнения работ по организационному и документационному обеспечению деятельности руководителя организации при среднем профессиональном образовании
1.3. На должность секретаря-машинистки принимается лицо с высшим начальным профессиональным образованием или средним (полным) общим образованием и подготовкой по специальной программе (требований к стажу работы нет).
1.4. Секретарь-машинистка обязана знать:
— инструкции, положения и прочие нормативные
документы и руководящие материалы по ведению делопроизводства;
— правила пунктуации и орфографии;
— руководящий состав и структуру предприятия, а также его подразделений;
— правила печатания деловых писем с применением типовых форм;
— порядок расположения материала при печатании документов;
— правила эксплуатации диктофонов, пишущих машин, магнитофонов;
— основы организации труда на предприятиях;
— правила пользования приемно-переговорными устройствами;
— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной
— правила трудового распорядка на предприятии.
1.5. В своей работе секретарь-машинистка руководствуется:
— нормативной документацией по профилю работы;
— методическими материалами, которые касаются выполняемой работы;
— правилами трудового распорядка на предприятии;
— распоряжениями и приказами руководителя предприятия;
— данной должностной инструкцией.
1.6. В период отсутствия секретаря-машинистки (болезнь, командировка, отпуск и пр.)
ее обязанности возлагаются на ее заместителя, назначаемого в установленном
порядке и несущего ответственность за своевременное и должное
исполнение возложенных на него обязанностей.
Секретарь-машинистка выполняет следующие функции:
2.3. Организация приема посетителей.
2.1. Выполнение технических функций по обеспечению и обслуживанию
работы руководителя предприятия и структурных подразделений.
2.2. Ведение делопроизводства.
3. Должностные обязанности
3.1. Получать необходимые руководителю сведения от подразделений или
3.2. Выполнять технические функции по обслуживанию и обеспечению
работы руководителя предприятия или его подразделений.
3.3.Вызывать работников по поручению руководителя предприятия.
3 .4. Осуществлять работу по подготовке совещаний и заседаний,
которые проводятся руководителем, оповещение участников о времени, месте, проведения, вопросах повестки дня совещания (заседания), их
регистрация, сбор необходимых материалов, ведение и оформление протоколов.
3.5. Обеспечивать рабочее место руководителя средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями.
и доводить до его сведения их содержание.
3.7. Создавать условия, которые способствуют эффективной работе руководителя.
3.8. Передавать и принимать информацию посредством приемно-переговорных
устройств (факс, телефон, телефакс и пр.).
3.9. Печатать по указанию руководителя необходимые материалы.
3.10. Принимать корреспонденцию, которая поступает на имя руководителя, вести делопроизводство, осуществлять систематизацию поступающей корреспонденции в
Установленном порядке и передавать после ее
рассмотрения руководителем конкретным исполнителям или в подразделения
для использования в работе, либо подготовки ответа.
3.11. Обеспечивать оперативность рассмотрения предложений и просьб работников.
3.12. Держать под контролем сроки выполнения сотрудниками поручений
3.13. Принимать документы для подписи руководителя.
3.14.Организовывать прием посетителей.
3.15. Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой,
обеспечивать их сохранность и своевременно сдавать в архив.
3.16. Копировать документы на ксероксе.
3.17. Готовить документы для тиражирования на множительной технике,
Секретарь-машинистка имеет вправе:
4.1. Вносить на рассмотрение руководства свои предложения касающиеся усовершенствования работы, связанной с обязанностями, которые предусмотрены
4.2. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия,
которые касаются ее деятельности.
4.3. Требовать от руководства предприятия помощи в
выполнении своих должностных прав и обязанностей.
4.4. Получать от специалистов и руководителей структурных подразделений
документы и необходимую для выполнения своих
должностных обязанностей информацию.
5. Ответственность
Секретарь-машинистка несет ответственна:
5.1. За недолжное выполнение или невыполнение своих должностных
обязанностей, которые предусмотрены данной должностной инструкцией в определенных трудовым законодательством РФ рамках.
5.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности
правонарушения в определенных уголовным, административным и
гражданским законодательством РФ рамках.
5.3. За нанесение материального ущерба в определенных
трудовым, гражданским и уголовным законодательством РФ рамках.
Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________
Должностные обязанности секретаря включают в себя обеспечение деятельности руководителя организации по следующим направлениям:
- организационное;
- документационное;
- информационно-аналитическое.
Требования к секретарю
В настоящее время должность секретаря утратила статус технического исполнителя. Качественно изменились характеристики:
- требуемый уровень образования;
- социальный статус;
- престижность профессии;
- оплата труда;
- перспективы профессионального роста.
В соответствии с ЕКС и профстандартом, утвержденным приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 15.06.2020 № 333н, должности секретарь-референт или офис-менеджер, работа секретарем директора или помощником относятся к категории:
- специалист;
- или руководителям среднего и низшего звена.
Секретари малых предприятий часто совмещают функции. Они ведут кадровое делопроизводство, налоговую отчетность, проводят инструктаж по охране труда и выполняют функции прочих специалистов, нанимать которых на полную ставку нерентабельно.
ЕКС относит секретарей к специалистам и описывает необходимые знания, уровень образования и опыт.
Требования профессионального стандарта 07.002, утвержденного приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 15.06.2020 № 333, выглядят более современно. Учитывается переход на двухуровневую систему образования и возможность изменять профессиональную траекторию с помощью программ профессиональной переподготовки.
Обязанности секретаря
В зависимости от структуры организации, уровня руководителя и линейной подчиненности, функции помощников разнообразны — от технических до информационно-аналитических, распорядительных и руководящих. Должностные обязанности при работе секретарем в ЕКС приведены списком и по видам функций не классифицируются.
В профстандарте 07.002 через обобщенные трудовые функции прослеживаются возможные стадии профессионального роста. Требуемый уровень образования — от среднего профессионального до высшего с программами профпереподготовки и стажем от 3 лет по организационному, документационному и информационному обеспечению деятельности руководителя организации.
Организационное обеспечение деятельности организации
Документационное обеспечение деятельности организации
Организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности руководителя организации
Информационно-аналитическая и организационно-административная поддержка деятельности руководителя организации
Бакалавриат или ВО непрофильное и ДПО по профилю деятельности
СПО или СПО непрофильное и ДПО по профильным программам профпереподготовки
Радел, описывающий, чем занимается секретарь, его должностные обязанности, подготовленный на основе профессионального стандарта, имеет особую структуру — трудовые действия (должностные обязанности) раскрывают содержание выполняемых трудовых функций сотрудника.
Права и ответственность и заключительные положения
Эти разделы должностной инструкции не имеют особенностей. Текстовая часть выполнена в соответствии с законодательством. Заключительные положения содержат ссылку на использованный при разработке профстандарт, НПА и порядок ознакомления работника с ЛНА.
Специалист имеет право:
4.1. Участвовать в обсуждении проектов решений, в совещаниях по их подготовке и выполнению.
4.2. Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям.
4.3. Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников организации необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения.
4.4. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения своих трудовых функций.
4.5. Выносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по организации труда в рамках своих трудовых функций.
4.6. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.
4.7. ……… (другие права)
5.1. Работник привлекается к ответственности:
за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации;
за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей трудовой деятельности, — в порядке, установленном действующим административным и уголовным законодательством Российской Федерации;
за причинение ущерба организации — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. ……… (другие положения об ответственности)
6. Заключительные положения
6.2. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).
Факт ознакомления работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается ……… (подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции (в журнале ознакомления с должностными инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом).
Читайте также:
- Создание основ советского права кратко
- Технология проведения ловильных работ кратко
- Дать характеристику осуществления социальной защиты населения кратко
- Правила проведения экскурсии в школьном музее
- Понятие социального закона кратко
Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции секретаря-машинистки, образец 2023 года. На данную должность может быть назначен человек, имеющий начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы. Не забывайте, каждая инструкция секретаря-машинистки выдается на руки под расписку.
На сайте hr-portal представлена типовая информация о знаниях, которыми должен обладать секретарь-машинистка. Об обязанностях, правах и ответственности.
Данный материал входит в огромную библиотеку должностных инструкций нашего сайта, которая обновляется ежедневно.
1. Общие положения
1. Секретарем-машинисткой принимается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
2. Секретарь-машинистка принимается на должность и освобождается от должности __________ организации (директором, руководителем) по представлению __________ (должность)
3. Секретарь-машинистка должна знать:
— положения, инструкции, другие руководящие материалы и нормативные документы по ведению делопроизводства;
— структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;
— машинопись;
— правила орфографии и пунктуации;
— порядок расположения материала при печатании различных документов;
— правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
— правила эксплуатации пишущих машин, диктофонов, магнитофонов;
— правила пользования приемно-переговорными устройствами;
— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
— основы организации труда;
— основы законодательства о труде;
— правила внутреннего трудового распорядка;
— правила и нормы охраны труда.
4. В своей деятельности секретарь-машинистка руководствуется:
— законодательством Российской Федерации,
— Уставом (положением) организации,
— приказами и распоряжениями ___________ организации, (генерального директора, директора, руководителя)
— настоящей должностной инструкцией,
— Правилами внутреннего трудового распорядка организации.
5. Секретарь-машинистка подчиняется непосредственно: __________ (должность)
6. На время отсутствия секретаря-машинистки (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное __________ (должность) организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.
2. Должностные обязанности секретаря-машинистки
Секретарь-машинистка:
1. Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия или его подразделений.
2. Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников.
3. Организует телефонные переговоры руководителя, принимает и передает телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание.
4. Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы.
5. Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.
6. Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др.).
7. Печатает по указанию руководителя различные материалы.
8. Ведет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым на предприятии порядком и передает после ее рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа.
9. Следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль.
10. Принимает документы на подпись руководителю.
11. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
12. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
13. Подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы на персональном ксероксе.
3. Права секретаря-машинистки
Секретарь-машинистка имеет право:
1. Вносить на рассмотрение руководства предложения:
— по совершенствованию работы связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями,
— о поощрении подчиненных ему отличившихся работников,
— о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности работников, нарушивших производственную и трудовую дисциплину.
2. Запрашивать от структурных подразделений и работников организации информацию, необходимую ему для выполнения своих должностных обязанностей.
3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.
4. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.
5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.
6. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.
4. Ответственность секретаря-машинистки
Секретарь-машинистка несет ответственность в следующих случаях:
1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба организации — в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
Должностная инструкция секретаря-машинистки — образец 2023 года. Должностные обязанности секретаря-машинистки, права секретаря-машинистки, ответственность секретаря-машинистки.
Пока никто не оставил комментарий. Вы можете сделать это первым!
1. Общие положения
1.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе тарифно-квалификационной характеристики, утвержденной постановлением Министерства труда Российской Федерации от 6 июня 1996 г. № 32.
1.2. Секретарь-машинистка назначается на должность и увольняется директором школы. На должность секретаря-машинистки назначаются лица, имеющие начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
1.3. Секретарь-машинистка подчиняется непосредственно директору школы.
1.4. При исполнении должностных обязанностей секретарь-машинистка руководствуется постановлениями, распоряжениями, приказами, другими руководящими и нормативными документами, касающимися ведения делопроизводства; стандартами унифицированной системы организационно-распорядительной документации; законодательством о труде и инструкцией о порядке ведения трудовых книжек; правилами орфографии и пунктуации; правилами работы на оргтехнике; правилами и нормами охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты, а также Уставом и Правилами внутреннего трудового распорядка школы и настоящей Инструкцией.
2. Функции
Основными направлениями работы секретаря-машинистки являются:
2.1. выполнение технических функций по обеспечению и обслуживанию работы директора школы и его заместителей;
2.2. ведение делопроизводства;
3. Должностные обязанности
Секретарь-машинистка выполняет следующие должностные обязанности:
3.1. получает для директора школы и его заместителей сведения от работников школы, вызывает по поручению директора работников школы и обучающихся;
3.2. организует телефонные переговоры директора школы;
3.3. принимает и передает телефонограммы, записывает в отсутствие директора школы принятые сообщения и доводит их до его сведения;
3.4. осуществляет работу по подготовке общих собраний работников школы, заседаний совета школы, педагогического совета, попечительского совета, а также совещаний, проводимых директором школы (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня совещания и их регистрация), по поручению директора ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний;
3.5. следит за обеспечением директора школы канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе директора;
3.6. передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам;
3.7. печатает по указанию директора школы различные документы и материалы;
3.8. ведет делопроизводство; формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив;
3.9. принимает поступающую на имя директора школы корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым в школе порядком и передает после ее рассмотрения директором по назначению конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа, следит за сроками выполнения поручений директора школы, взятых на контроль; отправляет корреспонденцию;
3.10. принимает личные заявления работников, обучающихся и их родителей (лиц, их заменяющих), документы на подпись директору школы;
3.11. организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;
3.12. осуществляет документационное обеспечение кадровой работы в школе; ведет книгу приказов и хранит ее, ведет и хранит журнал учета движения трудовых книжек, хранит и ведет в установленном порядке трудовые книжки работников;
4. Права
Секретарь-машинистка имеет право:
4.1. запрашивать от работников школы, а в необходимых случаях — и от администрации школы нужную информацию и материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения контролируемых поручений;
4.2. привлекать работников к выполнению поручений администрации школы;
4.3. требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил составления и оформления документов;
4.4. визировать проекты документов, связанных с управленческой деятельностью школы;
4.5. вносить на рассмотрение администрации школы предложения по улучшению работы с документами, совершенствованию форм и методов управленческого труда с учетом применения средств организационной и вычислительной техники;
5. Ответственность
5.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение без уважительных причин Устава и Правил внутреннего трудового распорядка школы, иных локальных нормативных актов, должностных обязанностей, установленных настоящей Инструкцией, в том числе за неиспользование предоставленных прав, секретарь-машинистка несет дисциплинарную ответственность в порядке, определенном трудовым законодательством.
5.2. За виновное причинение школе или участникам образовательного процесса ущерба в связи с исполнением (неисполнением) своих должностных обязанностей секретарь-машинистка несет материальную ответственность в порядке и в пределах, установленных трудовым и (или) гражданским законодательством.
6. Взаимоотношения. Связи по должности
Секретарь-машинистка:
6.1. работает в режиме ненормированного рабочего дня по графику, составленному исходя из 40-часовой рабочей недели;
6.2. взаимодействует в процессе своей деятельности с педагогическим, административным и обслуживающим персоналом по вопросам подготовки и представления необходимой информации и материалов на заседания совета школы, педагогического и попечительского советов, проверки выполнения поручений учредителя школы, приказов и распоряжений администрации школы; кадровой, финансово-хозяйственной деятельности школы.
Должностная инструкция секретаря школы (профстандарт)
Должностная инструкция
секретаря директора школы по профстандарту
1. Общие положения
1.1. Настоящая должностная инструкция секретаря в школе разработана в соответствии с Профессиональным стандартом 07.002 «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», утвержденным приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации №333н от 15 июня 2020 года, с учетом Федерального Закона №273-ФЗ от 29.12.2012г «Об образовании в Российской Федерации» (с изменениями от 17 февраля 2023 года), СП 2.4.3648-20 «Санитарно-эпидемиологические требования к организациям воспитания и обучения, отдыха и оздоровления детей», в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, Уставом и другими нормативными актами, регулирующими трудовые отношения между работником и работодателем.
1.2. Данная должностная инструкция по профстандарту определяет перечень трудовых функций и обязанностей секретаря директора школы, а также его права, ответственность и взаимоотношения по должности в коллективе образовательной организации.
1.3. Секретарь назначается и освобождается от должности приказом директора общеобразовательной организации в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации и трудовым договором (контрактом) с работником.
1.4. На время отпуска и временной нетрудоспособности секретаря его обязанности могут быть возложены на делопроизводителя или другого сотрудника общеобразовательной организации. Временное исполнение обязанностей в данных случаях осуществляется согласно приказу директора, изданного с соблюдением требований Трудового кодекса Российской Федерации.
1.5. На должность секретаря принимается лицо:
- имеющее высшее образование — бакалавриат или среднее профессиональное образование по программе подготовки специалистов среднего звена, дополнительное профессиональное образование;
- с опытом выполнения работ по организационному и документационному обеспечению деятельности руководителя при среднем профессиональном образовании не менее двух лет;
- соответствующее требованиям, касающимся прохождения предварительного (при поступлении на работу) и периодических медицинских осмотров, внеочередных медицинских осмотров по направлению работодателя, профессиональной гигиенической подготовки и аттестации (при приеме на работу и далее не реже 1 раза в 2 года), вакцинации, а также имеющее личную медицинскую книжку с результатами медицинских обследований и лабораторных исследований, сведениями о прививках, перенесенных инфекционных заболеваниях, о прохождении профессиональной гигиенической подготовки и аттестации с допуском к работе;
- не имеющее ограничений на занятие трудовой деятельностью в сфере образования, изложенных в статье 351.1 «Ограничения на занятие трудовой деятельностью в сфере образования, воспитания, развития несовершеннолетних, организации их отдыха и оздоровления, медицинского обеспечения, социальной защиты и социального обслуживания, в сфере детско-юношеского спорта, культуры и искусства с участием несовершеннолетних» Трудового кодекса Российской Федерации.
1.6. Секретарь непосредственно подчиняется заместителю директора по АХЧ общеобразовательной организации.
1.7. В своей деятельности секретарь школы руководствуется должностной инструкцией, составленной в соответствии с профстандартом, Конституцией и законами Российской Федерации, указами Президента, решениями Правительства Российской Федерации и органов управления образования всех уровней по вопросам, касающимся его трудовой деятельности, трудовым договором между работником и руководителем. Также, секретарь директора руководствуется:
- административным, трудовым и хозяйственным законодательством Российской Федерации;
- СП 2.4.3648-20 «Санитарно-эпидемиологические требования к организациям воспитания и обучения, отдыха и оздоровления детей и молодежи»;
- Федеральным Законом №273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации»;
- постановлениями, распоряжениями, приказами и иными руководящими и нормативными документами, относящимися к ведению делопроизводства;
- стандартами унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
- правилами орфографии и пунктуации;
- правилами работы на компьютере и иной оргтехники;
- правилами и нормами охраны труда, производственной санитарии и пожарной безопасности;
- Конвенцией о правах ребенка;
- Уставом и локальными актами, в том числе Правилами внутреннего трудового распорядка, приказами и распоряжениями директора школы;
- инструкцией по охране труда секретаря школы.
1.8. Секретарь должен знать:
- виды документов, их назначение;
- виды номенклатур, общие требования к номенклатуре дел;
- грамматические правила русского языка;
- действующие правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления;
- деловой протокол;
- инструкции по делопроизводству и другим локальным нормативным актам, устанавливающим порядок реализации управленческих процедур;
- источники управленческой информации;
- классификацию управленческой информации, виды управленческой информации;
- комплекс организационно-технических мероприятий по подготовке и проведению совещаний и переговоров;
- методику отбора источников информации;
- методы обработки информации с применением современных технических средств коммуникаций и связи, вычислительной техники;
- нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления;
- общие требования к срокам исполнения документов и контрольным функциям службы документационного обеспечения;
- основы административного права и трудового законодательства Российской Федерации;
- основы документной лингвистики;
- основы правильной организации труда и методы повышения его эффективности;
- основы управления временем;
- особенности оформления планировщика (на электроном и бумажном носителях);
- особенности формирования баз данных в образовательном учреждении;
- порядок оформления документов для командировки и отчетных документов по командировкам работников школы;
- порядок работы с документами, схемы документооборота;
- порядок формирования и оформления дел;
- правила ведения, подготовки и оформления протокола и других документов, создаваемых в процессе подготовки совещаний при директоре;
- правила выдачи и использования документов из сформированных дел;
- правила делового общения, делового этикета;
- правила документационного обеспечения деятельности общеобразовательной организации;
- правила защиты конфиденциальной информации;
- правила организации контроля исполнения документов и типовые сроки исполнения документов;
- правила организации приема посетителей в школе;
- правила подготовки и передачи дел в архив образовательной организации;
- правила поддержания и развития межличностных отношений;
- правила подписания и утверждения документов;
- правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами;
- правила речевого этикета;
- правила сервировки чайного (кофейного) стола, приготовления и подачи горячих напитков;
- правила согласования документов школы (внутреннего и внешнего);
- правила составления аналитических справок по контролю исполнения документов;
- правила составления и оформления информационно-справочных, управленческих документов и служебных писем;
- правила составления организационных документов (приказов, положений, инструкций);
- правила установления контакта, поддержания и развития межличностных отношений;
- правила хранения дел, приказов, в том числе документов ограниченного доступа;
- правовые основы управления (основы административного, трудового и гражданского права);
- принципы и правила планирования рабочего времени;
- принципы, способы информирования работников образовательного учреждения;
- руководящий состав школы и ее подразделений;
- системы электронного документооборота;
- современные информационные технологии работы с документами;
- состав организационной техники, ее устройство и порядок работы с ней;
- специфику основной деятельности общеобразовательной организации;
- стандарты и рекомендации по оборудованию помещения приемной;
- структуру школы, порядок взаимодействия подразделений и служб, распределение функций между структурными подразделениями;
- функции, задачи общеобразовательной организации, ее связи по вертикали и горизонтали;
- направления деятельности школы и компетенции структурных подразделений и должностных лиц;
- образцы подписей лиц, имеющих право подписания и утверждения документов, и ограничения их зон ответственности;
- телефонные контакты директора школы;
- требования охраны труда, производственной санитарии, пожарной безопасности;
- требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными актами и государственными стандартами;
- требования, предъявляемые к управленческой информации;
- формы предоставления управленческой информации;
- функции самоменеджмента;
- этику делового общения, этикет.
1.9. Секретарь должен уметь:
- анализировать причины невыполнения задач;
- вести и использовать в работе базу данных телефонных контактов директора школы;
- вести сроковую картотеку;
- вести учетные регистрационные формы, использовать их для информационной работы и работы по контролю исполнения решений и приказов директора общеобразовательной организации;
- вносить и отслеживать информацию на электронном и/или бумажном носителе;
- выбирать оптимальные способы информирования работников школы, обучающихся и их родителей (законных представителей), вышестоящие организации о планируемых мероприятиях;
- выбирать оптимальный ритм работы;
- документировать разные этапы процедуры подготовки и проведения совещаний;
- использовать современные средства сбора и обработки контрольной информации;
- использовать современные технологии сбора и передачи информации;
- использовать справочные правовые системы;
- использовать средства коммуникации для передачи поручений директора школы;
- использовать средства коммуникационной оргтехники для получения и передачи информации;
- использовать установленные правила и процедуры коммуникации внутри общеобразовательной организации;
- использовать офисный пакет (текстовый редактор, электронные таблицы, презентации);
- обеспечивать информационную безопасность деятельности образовательной организации;
- обеспечивать конфиденциальность в приемной и кабинете директора;
- обеспечивать работу приемной директора во время его отсутствия;
- обеспечивать сохранность документов, хранящихся в приемной и кабинете директора общеобразовательной организации;
- оказывать помощь директору школы в распределении его рабочего времени;
- определять приоритетность и очередность выполнения работ и эффективно распределять рабочее время;
- организовывать и обеспечивать личные контакты директора образовательной организации;
- организовывать процесс подготовки к проведению совещания при директоре;
- осуществлять контроль исполнения поручений директора работниками школы;
- осуществлять обработку и структурирование информации;
- осуществлять распечатывание и ксерокопирование;
- осуществлять проверку достоверности, полноты и непротиворечивости данных, исключение дублирования информации;
- осуществлять регистрацию, накопление и передачу, систематизированное хранение и выдачу информации в требуемой форме;
- осуществлять сбор, обработку информации, необходимой для директора школы, ее анализ в соответствии с требованиями краткости, четкости формулировок, своевременности поступления, точности и достоверности, оптимальности систематизации, непрерывности сбора и обработки;
- осуществлять систематизацию получаемых и передаваемых данных;
- оформлять командировочные документы;
- оценивать результаты в рамках поставленных задач;
- передавать информацию, документы и материалы участникам совещания при директоре;
- печатать и редактировать тексты служебных документов;
- пользоваться периферийными устройствами и оргтехникой;
- пользоваться унифицированными формами документов;
- пользоваться электронной почтой;
- предоставлять данные в едином и удобном для восприятия формате;
- применять в соответствии с назначением средства организационной техники, канцелярские принадлежности;
- применять информационно-коммуникационные технологии;
- применять способы делового общения;
- принимать меры по разрешению конфликтных ситуаций;
- производить подготовку дел для передачи в архив общеобразовательной организации;
- производить поиск информации в базах данных, вести информационно-справочную работу на основе различных комбинаций поисковых признаков;
- работать с персональным компьютером (ноутбуком), каталогами (папками) и файлами, сканером;
- работать с входящей, исходящей, внутренней документацией;
- работать с информацией, анализировать и представлять ее в систематизированном виде, в виде сводных документов;
- работать со всей совокупностью информационно-документационных ресурсов образовательной организации;
- разрабатывать номенклатуру дел школы с учетом действующих нормативно-методических документов;
- расставлять приоритеты, выделять важное и срочное;
- сглаживать конфликтные и сложные ситуации межличностного общения;
- сервировать чайный (кофейный) стол во время проведения кофе-пауз;
- соблюдать служебный этикет, правила делового этикета и протокола;
- создавать имидж секретаря, соответствующий имиджу школы;
- создавать и поддерживать положительный имидж образовательной организации;
- создавать условия, обеспечивающие эффективную работу директора;
- составлять и оформлять нормативные акты, организационные и методические документы, сводные, отчетные, статистические документы;
- управлять конфликтами;
- устанавливать цели, определять иерархию целей;
- учитывать психологические особенности личности при различных видах профессионального общения;
- выбирать и оформлять планировщик;
- формировать и оформлять дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел общеобразовательной организации.
1.10. Секретарь должен быть ознакомлен с должностной инструкцией секретаря руководителя школы, разработанной с учетом профстандарта, знать и соблюдать установленные правила и требования охраны труда и пожарной безопасности, правила личной гигиены и гигиены труда в образовательном учреждении.
1.11. Секретарь должен пройти обучение и иметь навыки оказания первой помощи пострадавшим, соблюдать Конвенцию ООН о правах ребенка, знать порядок действий при возникновении пожара или иной чрезвычайной ситуации и эвакуации.
2. Трудовые функции
Основными трудовыми функциями секретаря являются:
2.1. Организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности директора школы:
2.1.1. Оказание помощи директору в планировании рабочего времени.
2.1.2. Планирование рабочего дня секретаря.
2.1.3. Организация телефонных переговоров директора общеобразовательной организации.
2.1.4. Организация работы с посетителями в приемной директора.
2.1.5. Организация подготовки мероприятий с участием директора.
2.1.6. Организация исполнения решений и осуществление контроля исполнения поручений директора.
2.1.7. Организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета директора.
2.1.8. Составление и оформление управленческой документации.
2.1.9. Организация работы с документами в приемной директора школы.
2.1.10. Организация хранения документов.
2.1.11. Обеспечение директора общеобразовательной организации информацией.
2.1.12. Организация информационного взаимодействия директора с работниками.
2.1.13. Организация командировок директора и сотрудников.
3. Должностные обязанности секретаря в школе
3.1. В рамках трудовой функции оказания помощи директору в планировании рабочего времени:
- информирует директора образовательной организации о регламенте намеченных встреч, совещаний и заседаний, педагогических советов, общешкольных и иных мероприятий;
- предупреждает о приближении времени намеченных мероприятий, согласовывает временные планы;
- согласовывает телефонные переговоры с представителями вышестоящих организаций, с попечителями, руководителями иных образовательных учреждений;
- согласовывает встречи и мероприятия с сотрудниками школы и профсоюзным комитетом, с родителями и родительским комитетом, руководителями методических объединений, с советом учащихся и иными советами и комитетами общеобразовательной организации;
- формирует резерв времени для непредвиденных ситуаций;
- вносит информацию в планировщик (органайзер).
3.2. В рамках трудовой функции планирования рабочего дня секретаря:
- согласовывает планы с планами и сроками работы директора общеобразовательной организации;
- распределяет рабочее время (на день, неделю, перспективу);
- переносит невыполненные запланированные задачи;
- выполняет типичные ежедневные дела;
- выбирает и оформляет планировщик секретаря;
- ведет дневник (на электронном и /или бумажном носителе).
3.3. В рамках трудовой функции организации телефонных переговоров директора:
- ведет базу телефонных контактов руководителя школы;
- соединяет директора образовательной организации с конкретными абонентами;
- регистрирует поступающие в приемную телефонные звонки;
- перенаправляет отдельные телефонные звонки заместителям директора;
- получает необходимую информацию и передает санкционированную информацию по телефону;
- устанавливает контакт с собеседником, поддерживает и развивает деловую беседу в процессе телефонных переговоров.
3.4. В рамках трудовой функции организации работы с посетителями в приемной директора:
- организовывает личный прием посетителей директором школы;
- устанавливает порядок приема для различных категорий посетителей;
- ведет журнал предварительной записи на прием, журнал посещений, регистрирует посетителей;
- содействует оперативному рассмотрению жалоб, просьб и предложений сотрудников общеобразовательной организации, родителей (законных представителей) обучающихся, иных посетителей;
- осуществляет прием личных заявлений сотрудников, обучающихся и их родителей (законных представителей);
- организовывает прием представителей организаций, являющихся шефами школы, членов попечительского совета, партнеров образовательной организации и т.д.;
- сервирует чайный (кофейный) стол в кабинете директора;
- принимает меры по сохранению конфиденциальной информации в ходе приема посетителей и их нахождения в приемной и кабинете директора общеобразовательной организации.
3.5. В рамках трудовой функции организации подготовки мероприятий с участием директора:
- информирует работников о намечающемся совещании, педсовете, ином мероприятии;
- подготавливает и вывешивает на информационный стенд повестку дня мероприятия с участием директора;
- помогает в подготовке доклада директора школы, презентационных материалов;
- рассылает приглашения лицам, приглашенным на общешкольное мероприятие.
3.6. В рамках трудовой функции организации исполнения решений, осуществления контроля исполнения поручений директора:
- документально оформляет решения директора школы (приказы);
- доводит до сведения работников общеобразовательного учреждения приказы и распоряжения директора;
- координирует деятельность по исполнению решений директора;
- ведет сроковый текущий и предупредительный контроль;
- проверяет исполнение поручений директора в установленный срок;
- предупреждает сотрудников об истечении срока исполнения поручений директора;
- фиксирует исполнение поручений;
- составляет отчеты и аналитические справки о выполнении поручений и решений директора общеобразовательной организации.
3.7. В рамках трудовой функции организации и поддержания функционального рабочего пространства приемной и кабинета директора:
- организовывает приемную директора в соответствии с требованиями эргономики и культуры труда;
- осуществляет контроль обеспечения директора канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники;
- ухаживает за комнатными растениями в приемной и кабинете директора.
3.8. В рамках трудовой функции составления и оформления управленческой документации:
- составляет проекты распорядительных (приказы, распоряжения) и информационно-справочных документов (служебные письма, справки, докладные и служебные записки);
- составляет различные письма, запросы, готовит ответы авторам обращений по поручению директора школы;
- печатает служебные документы и другие материалы;
- размножает служебные документы;
- контролирует прохождение документов в общеобразовательной организации (согласование, подписание и утверждение документа).
3.9. В рамках трудовой функции организации работы с документами в приемной:
- получает, предварительно рассматривает и сортирует документы, поступающие в приемную директора образовательного учреждения;
- подготавливает документы для рассмотрения директором;
- ведет учет документов, поступающих на имя директора школы;
- в соответствии с указаниями директора организовывает передачу документов исполнителям (конкретным сотрудникам) для использования в процессе работы либо для подготовки ответов;
- составляет и предоставляет в установленные сроки в орган управления образования списки всех классов (контингента образовательной организации) и список всех преподавателей каждого учебного года;
- оперативно вносит текущие изменения в состав контингента учащихся, педагогических и других работников общеобразовательной организации;
- оформляет личные дела детей, принятых на обучение в общеобразовательную организацию;
- ведет алфавитный журнал всех учащихся;
- создает и ведет базу данных документов, проводит информационно-справочную работу;
- контролирует исполнение документов и поручений директора образовательной организации.
3.10. В рамках трудовой функции организации хранения документов:
- корректирует номенклатуры дел секретаря и директора школы;
- формирует и оформляет дела постоянного, долговременного сроков хранения;
- подготавливает и передает дела в архив общеобразовательной организации.
3.11. В рамках трудовой функции обеспечения директора школы информацией:
- собирает и перерабатывает информацию, необходимую для принятия обоснованных управленческих решений;
- проверяет достоверность, полноту и непротиворечивость данных, исключает дублирование информации;
- предоставляет данные в едином и удобном для восприятия формате;
- выявляет наиболее значимые критерии систематизации информации для создания баз данных;
- формирует и использует базу данных в общеобразовательной организации.
3.12. В рамках трудовой функции организации информационного взаимодействия директора с работниками:
- информирует работников образовательной организации о решениях директора, совещаниях и заседаниях, педагогических советах и иных мероприятиях;
- знакомит работников под подпись с соответствующими документами;
- организовывает обмен информацией между заместителями директора и иными должностными лицами общеобразовательной организации;
- оповещает работников о предстоящих мероприятиях;
- вызывает сотрудников и обучающихся по поручению директора;
- информирует директора об обращениях сотрудников по рабочим и личным вопросам;
- информирует директора об обращениях обучающихся, их родителей (законных представителей).
3.13. В рамках трудовой функции организации командировок:
- подготавливает проект приказа о служебной командировке;
- выписывает командировочное удостоверение и регистрирует его при необходимости;
- подготавливает документы к поездке;
- уточняет дату, должности, фамилии в программе командировки.
3.14. Выполняет различные операции с использованием компьютерной техники по программам, предназначенным для сбора, обработки и предоставления информации.
3.15. При использовании электронного оборудования, в том числе клавиатуры и мыши, ежедневно дезинфицирует их в соответствии с рекомендациями производителя либо с использованием растворов или салфеток на спиртовой основе, содержащих не менее 70% спирта.
3.16. Соблюдает правила использования сети Интернет.
3.17. Обеспечивает защиту прав и свобод учащихся, родителей (законных представителей), работников школы при обработке персональных данных.
3.18. Строго соблюдает конфиденциальность персональных данных и требования по защите и безопасности персональных данных при их обработке, недопущение их распространения без согласия субъекта персональных данных или наличия другого законного основания.
3.19. Соблюдает культуру и этику общения с персоналом образовательного учреждения, обучающимися и родителями (законными представителями), посетителями.
3.20. Строго соблюдает права и свободы детей, содержащиеся в Федеральном законе «Об образовании в Российской Федерации» и Конвенции ООН о правах ребенка, является примером для школьников.
3.21. Информирует директора, а при его отсутствии – дежурного администратора о несчастном случае, принимает меры по оказанию первой помощи пострадавшим, вызове скорой медицинской помощи.
3.22. Осуществляет свою деятельность на высоком профессиональном уровне.
3.23. Обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте.
3.24. Секретарь директора школы соблюдает положения данной должностной инструкции, разработанной на основе профстандарта, Устав и Правила внутреннего трудового распорядка образовательного учреждения, коллективный и трудовой договор, а также локальные акты и приказы руководителя.
3.25. Проходит в установленном законодательством Российской Федерации порядке обучение и проверку знаний и навыков в области охраны труда, инструктажи по охране труда и пожарной безопасности.
3.26. Соблюдает правила охраны труда, пожарной и электробезопасности, санитарно-гигиенические нормы и требования, трудовую дисциплину на рабочем месте и режим работы, установленный в общеобразовательной организации.
3.27. Периодически проходит бесплатные медицинские обследования, повышает свою профессиональную компетенцию.
3.28. Секретарю запрещается использовать неисправную мебель, электрооборудование, электроприборы, компьютерную и иную оргтехнику или оборудование и мебель с явными признаками повреждения, курить в помещениях и на территории общеобразовательной организации.
4. Права
Секретарь директора имеет право:
4.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
4.2. Запрашивать лично или по поручению директора от работников общеобразовательной организации информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
4.3. Требовать от администрации школы создания оптимальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности секретаря.
4.4. Принимать решения в пределах своей компетенции.
4.5. На материально-технические условия, требуемые для выполнения должностных обязанностей секретаря, на обеспечение рабочего места, соответствующего государственным нормативным требованиям охраны труда и пожарной безопасности, а также условиям, предусмотренным Коллективным договором.
4.6. Знакомиться с проектами решений директора, относящихся к его профессиональной деятельности, с жалобами и другими документами, содержащими оценку его работы, давать по ним объяснения.
4.7. Предоставлять директору на рассмотрение предложения по улучшению деятельности образовательной организации и усовершенствованию способов работы по вопросам, относящимся к компетенции секретаря.
4.8. Участвовать в работе органов самоуправления дошкольным образовательным учреждением, в работе общего собрания работников, в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых секретарем должностных обязанностей.
4.9. На моральное и материальное поощрение, награждения по результатам профессиональной деятельности, на социальные гарантии, предусмотренные законодательством Российской Федерации.
4.10. На защиту своей профессиональной чести и достоинства. На конфиденциальность служебного расследования, кроме случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
4.11. Защищать свои интересы самостоятельно и/или через представителя, в том числе адвоката, в случае дисциплинарного или служебного расследования, которое связано с нарушением секретарем норм профессиональной этики.
4.12. Секретарь директора школы имеет иные права, предусмотренные Трудовым Кодексом Российской Федерации, Уставом, Коллективным договором, Правилами внутреннего трудового распорядка общеобразовательной организации.
5. Ответственность
5.1. В предусмотренном законодательством Российской Федерации порядке секретарь несет ответственность:
- за неправомерное использование предоставленных должностной инструкцией прав и полномочий, а также использование их в личных целях;
- за разглашение конфиденциальной информации, полученной в результате выполнения должностных обязанностей, персональных данных сотрудников, обучающихся и их родителей (законных представителей);
- за достоверность предоставляемой информации директору, ее своевременную подготовку;
- за неоказание или несвоевременное оказание первой помощи пострадавшему, не своевременное извещение или скрытие от директора школы несчастного случая;
- за несоблюдение инструкций по охране труда и пожарной безопасности;
- за нарушение порядка действий в случае возникновения чрезвычайной ситуации и эвакуации в общеобразовательном учреждении.
5.2. За неисполнение или нарушение без уважительных причин своих обязанностей, установленных должностной инструкцией секретаря школы, Устава и Правил внутреннего трудового распорядка, законных распоряжений руководителя и иных локальных нормативных актов, работник подвергается дисциплинарному взысканию согласно статье 192 Трудового Кодекса Российской Федерации. За грубое нарушение трудовых обязанностей в качестве дисциплинарного наказания может быть применено увольнение.
5.3. За использование, в том числе однократно, методов воспитания, включающих физическое и (или) психологическое насилие над личностью обучающегося, а также за совершение иного аморального проступка секретарь может быть освобожден от занимаемой должности согласно Трудовому Кодексу Российской Федерации. Увольнение за данный проступок не является мерой дисциплинарной ответственности.
5.4. За несоблюдение правил и требований охраны труда и пожарной безопасности, санитарно-гигиенических правил и норм секретарь привлекается к административной ответственности в порядке и в случаях, предусмотренных административным законодательством Российской Федерации.
5.5. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления трудовых функций несет ответственность в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
6. Взаимоотношения. Связи по должности
6.1. Секретарь выполняет работу согласно графику, составленному с учетом 40-часовой рабочей недели, и утвержденному директором общеобразовательной организации.
6.2. Секретарь самостоятельно планирует свою деятельность. План работы секретаря согласовывается непосредственно с директором.
6.3. Получает от директора школы информацию нормативно-правового характера.
6.4. Обменивается информацией по вопросам, относящимся к его деятельности, с администрацией и сотрудниками школы, информирует их о решениях директора, совещаниях и заседаниях, педагогических советах и иных мероприятиях.
6.5. Вовремя сообщает директору об информации, приказах, распоряжениях и иной документации, поступившей по электронной почте, информирует о намеченных встречах, совещаниях и заседаниях, иных мероприятиях.
6.6. Сообщает директору и его заместителям информацию, полученную на совещаниях, семинарах, непосредственно после ее получения.
6.7. Информирует директора о возникших трудностях и проблемах в работе, о недостатках в обеспечении требований охраны труда и пожарной безопасности. Вносит предложения по устранению недостатков, по оптимизации своей деятельности.
6.8. Информирует заместителя директора по административно-хозяйственной части о недостатках в канцелярских принадлежностях, бумаге и иных расходных материалах, о поломках мебели и оргтехники, в электрооборудовании, водопроводной и отопительной системах.
6.9. Во время отсутствия секретаря его обязанности выполняет сотрудник, имеющий все требующиеся профессиональные знания, умения и навыки, назначенный приказом директора. Данный сотрудник приобретает соответствующие права и несет полную ответственность за качественное выполнение возложенных на него обязанностей.
7. Заключительные положения
7.1. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).
7.2. Один экземпляр должностной инструкции находится у директора школы, второй – у сотрудника.
7.3. Факт ознакомления секретаря с настоящей должностной инструкцией подтверждается подписью в экземпляре инструкции, хранящемся у директора образовательной организации, а также в журнале ознакомления с должностными инструкциями.
Должностную инструкцию разработал: _____________ /_______________________/
С должностной инструкцией ознакомлен (а), один экземпляр получил (а) на руки.
«___»______________202___г. _____________ /_______________________/
Рекомендуем перейти к разделу:
Должностные инструкции для школы по Профстандарту
Если страница Вам понравилась, поделитесь в социальных сетях: