Должностная инструкция секретаря референта генерального директора

I.  ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1.  Прием на работу и увольнение Секретаря-референта осуществляется приказом Генерального директора.

1.2.  Основными задачами секретаря-референта являются организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности в Обществе, а также совершенствование документационного обеспечения управления.

1.3.  Секретарь-референт подчиняется непосредственно Начальнику Административно-хозяйственного отдела Управления материально-технической поддержки, а в его отсутствие – Администратору Административно-хозяйственного отдела Управления материально-технической поддержки.

1.4.  На время отсутствия Секретаря-референта (командировка, отпуск, болезнь и т.п.) его права и обязанности переходят к исполняющему обязанности Секретаря-референта, который назначается приказом Генерального директора.

1.5.  Секретарь-референт в своей деятельности руководствуется:

— Конституцией Российской Федерации;

— Гражданским кодексом Российской Федерации;

— Трудовым кодексом Российской Федерации;

— Федеральным законом Российской Федерации № 24-ФЗ от 20.02.1995 «Об информации, информатизации и защите информации»;

— Постановлением Госкомстата Российской Федерации № 26 от 06.04.2001 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»;

— Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек на предприятии, в учреждениях, организациях, нормативными и методическими материалами Минтруда РФ;

— ГСДОУ. Основные положения. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения управления;

— ГОСТ Р6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов (с изменениями и дополнениями 2000 года);

— Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти;

— ГОСТ Р51141-98. Делопроизводство и архивные термины. Термины и определения;

— Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным руководителем Федеральной архивной службы 06.10.2000 г.;

— Архив фирмы (негосударственной организации). Методическим пособием и примерным перечнем документов, образующихся в деятельности негосударственных учреждений, с указанием сроков хранения;

— Единой государственной системой делопроизводства;

— Правилами и указаниями Росархива;

— Уставом Общества;

— Инструкцией по делопроизводству Общества;

— Правилами внутреннего трудового распорядка Общества;

— Приказами, распоряжениями руководства Общества;

— Настоящей должностной инструкцией.

1.6.  На должность секретаря-референта назначаются лица, имеющие высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или лица, имеющие среднее (полное) образование и специальную подготовку по установленной программе и стаж работы не менее 1 года.

II.  ФУНКЦИИ

На секретаря-референта возлагаются следующие функции:

— прием, отправка и регистрация входящей и исходящей корреспонденции;

— подготовка проектов документов по указанию Генерального директора;

— контроль качества документов, предоставляемых на подпись Генеральному директору;

— контроль исполнения документов и поручений;

— организация работы приемной Генерального директора;

— документирование деятельности совещательных органов Общества;

— разработка локальных нормативных актов по документационному обеспечению Общества;

— организация документов в делопроизводстве;

— организация бездокументного обслуживания Генерального директора.

III.  ОБЯЗАННОСТИ

Секретарь-референт:

3.1.  выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы Генерального директора Общества или его подразделений;

3.2.  принимает и регистрирует поступившую корреспонденцию в журнале учета входящих документов, в соответствии с резолюцией руководителей Общества или его подразделений передает документы на исполнение;

3.3.  следит за прохождением документов, осуществляет контроль за их исполнением;

3.4.  выдает необходимые справки по зарегистрированным документам;

3.5.  отправляет исполненную документацию адресатам (в том числе посредством электронной почты);

3.6.  обеспечивает сохранность проходящей служебной документации;

3.7.  получает для Генерального директора информацию от работников подразделений, вызывает их по его поручению;

3.8.  организует телефонные переговоры Генерального директора;

3.9.  принимает и передает телефонограммы, записывает в отсутствие Генерального директора принятые сообщения и доводит их до его сведения;

3.10.  осуществляет работу по подготовке заседаний или совещаний, проводимых Генеральным директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания и их регистрации), ведет и оформляет протоколы;

3.11.  выполняет печатные и копировально-множительные работы;

3.12.  следит за обеспечением Генерального директора канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя;

3.13.  принимает документы на подпись Генеральному директору;

3.14.  контролирует качество подготовки, правильности составления, согласования и утверждения документов, представляемых на подпись Генеральному директору;

3.15.  контролирует исполнение документов и поручений Генерального директора Общества, принимает оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их выполнение;

3.16.  организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников Общества;

3.17.  ведет журнал опозданий сотрудников Общества на работу;

3.18.  ежемесячно представляет Генеральному директору отчет об опозданиях сотрудников;

3.19.  ведет график работы водителей;

3.20.  решает вопросы, связанные с оформлением приглашений, виз, загранпаспортов, бронирования и покупки билетов для сотрудников компании, убывающих в командировку;

3.21.  принимает на хранение от структурных подразделений Общества документы, законченные делопроизводством;

3.22.  участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления дел при их передаче в архив;

3.23.  в соответствии с действующими правилами шифрует дела;

3.24.  систематизирует и размещает дела, ведет их учет;

3.25.  подготавливает сводные описи дел постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи дел на государственное хранение, на списание и уничтожение документов, сроки хранения которых истекли;

3.26.  участвует в работе по экспертизе ценности архивных документов;

3.27.  выдает архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, и ведет их учет;

3.28.  консультирует сотрудников по вопросам подготовки дел для сдачи в архив.

IV. ПРАВА

Секретарь-референт имеет право:

4.1.  разрабатывать технологические процессы работы с документами на основе использования организационной и вычислительной техники;

4.2.  запрашивать от структурных подразделений Общества необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства;

4.3.  рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам Общества;

4.4.  вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению совершенствования форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники;

4.5.  требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности кадровой документации;

4.6.  работать с документами, имеющими гриф «Для служебного пользования»;

4.7.  осуществлять «фильтрацию» телефонных звонков;

4.8.  предварительно просматривать документы и определять, какие из них могут быть переданы исполнителям, минуя Генерального директора;

4.9.  организовывать прием и определять приоритет посетителей;

4.10.  требовать выполнения установленных правил работы с документами в структурных подразделениях Общества;

4.11.  давать рекомендации по сокращению промежуточной документации и оптимизации работы с документами в Обществе;

4.12.  разрабатывать унифицированные системы документации, табели документов, перечни документов;

4.13.  принимать решения и визировать документы в рамках своей компетенции;

4.14.  вносить предложения, направленные на совершенствование работы с кадрами;

4.15.  требовать объяснений в письменной форме у работников, нарушивших трудовую дисциплину;

4.16.  требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил составления и оформления документов по личному составу;

4.17.  работать с документами, имеющими гриф «Конфиденциально» или «Коммерческая тайна».

V.  ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Секретарь-референт несет ответственность за:

5.1.  своевременность передачи адресатам входящей информации;

5.2.  своевременность отправки исходящей корреспонденции;

5.3.  качество документов, представляемых на подпись руководству Общества;

5.4.  небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов;

5.5.  несвоевременную передачу информации Генеральному директору;

5.6.  сохранность исходящей, входящей и внутренней документации;

5.7.  разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну Общества и иных сведений, ставших известными в ходе работы;

5.8.  сохранность имущества, предоставляемого ему Обществом для осуществления своих функций;

5.9.  нетактичное отношение к работникам Общества, другим гражданам, обратившимся к Секретарю-референту;

5.10.  невыполнение требований настоящей инструкции.

VI. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ ПО ДОЛЖНОСТИ

6.1.  с Генеральным директором – по документационному и бездокументному обеспечению его деятельности;

6.2.  с Административно-хозяйственным отделом – по вопросам обеспечения секретаря-референта канцелярскими принадлежностями и необходимым инвентарем;

6.3.  со всеми структурными подразделениями Общества – по вопросам документационного обеспечения управления.

VII. ОЦЕНКА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

7.1.  Главным критерием работы секретаря-референта являются оперативность и исполнительность.

VIII.  ПОРЯДОК ПЕРЕСМОТРА ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ

8.1.  Настоящая инструкция может быть пересмотрена в случаях:

— изменения структуры Общества;

— изменение технологии документационного обеспечения;

— изменения функций Секретаря-референта.

Должностные обязанности. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль. Ведет контрольно-регистрационную картотеку. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. Копирует документы на персональном ксероксе.

Должен знать: постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства; структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений; организацию делопроизводства; методы оформления и обработки документов; архивное дело; машинопись; правила пользования приемно-переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; основы этики и эстетики; правила делового общения; основы организации труда и управления; правила эксплуатации вычислительной техники; основы административного права и законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации. Высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

Наименование                                     УТВЕРЖДАЮ
организации
__________________________
(Руководитель организации)
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
секретаря-референта                              ____________/_____________
генерального директора                              Личная     Расшифровка
подпись      подписи
"___"__________ ____ N ____                      "___"_____________ ____ г.

г. ____________                                       М.П.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность секретаря-референта генерального директора (далее — «Работник»).

1.2. Работник назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом Руководителя Организации.

1.3. Работник подчиняется непосредственно _______________ Организации.

1.4. На должность Работника назначается лицо, имеющее высшее, среднее специальное образование и стаж работы не менее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов.

1.5. Работник должен знать:

— Перспективы развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельности.

— Организацию работы с документами, составления документации.

— Организацию управленческого труда.

— Применение средств вычислительной и организационной техники.

— Иностранный язык для перевода служебной документации коммерческого партнера.

— Информационно-справочное обслуживание по документам предприятия.

— Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах предприятия.

— Документирование деятельности совещательных органов предприятия.

— Оперативно-организационное обслуживание руководства.

— Ведение и оформление кадровой документации и учета (в случае отсутствия инспектора по персоналу).

— Культуру труда и служебной этики.

— Охрану труда, техники безопасности и противопожарной защиты.

1.6. В период временного отсутствия Работника его обязанности возлагаются на ___________________.

1.7. Работник подчиняется непосредственно ______________________.

2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Работник:

2.1. Осуществляет подготовку необходимых документов, обеспечивает финансово-хозяйственную деятельность предприятия.

2.2. Обеспечивает прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.

2.3. Контролирует качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.

2.4. Осуществляет контроль исполнения документов и поручений руководства, принимает оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение.

2.5. Осуществляет организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводит анализ справок и докладов, представляемых руководству, дает по ним компетентные заключения.

2.6. Осуществляет оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс и т.п.).

2.7. Ведет прием посетителей.

2.8. Выполняет работу по документационному обеспечению кадровой деятельности предприятия:

— оформление приказов по личному составу;

— оформление личных карточек формы Т-2 или личных дел;

— оформление трудовых книжек;

— оформление и ведение трудовых контрактов (договоров);

— оформление командировочных документов;

— ведение табеля учета рабочего времени;

— выдача справок о трудовом стаже и зарплате.

2.9. Обеспечивает выполнение машинописных и копировально-множительных работ.

2.10. Использует ПЭВМ как средство автоматизации документационного обеспечения предприятия.

2.11. Проводит ежегодный отбор документов на архивное хранение или на уничтожение.

2.12. Выполняет отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

3. ПРАВА

3.1. Работник имеет право:

— на предоставление ему работы, обусловленной трудовым договором;

— на предоставление ему рабочего места, соответствующего государственным нормативным требованиям охраны труда и условиям, предусмотренным коллективным договором;

— на предоставление ему полной и достоверной информации об условиях труда и требованиях охраны труда на рабочем месте;

— на профессиональную подготовку, переподготовку и повышение своей квалификации в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами;

— на получение материалов и документов, относящихся к своей деятельности, ознакомление с проектами решений руководства Организации, касающимися его деятельности;

— на взаимодействие с другими подразделениями Работодателя для решения оперативных вопросов своей профессиональной деятельности;

— представлять на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по вопросам своей деятельности.

3.2. Работник вправе требовать от Работодателя оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Работник несет ответственность за:

4.1. Неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в соответствии с действующим трудовым законодательством.

4.2. Нарушение правил техники безопасности и инструкции по охране труда.

4.3. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности Работодателя и его работникам.

4.4. Правонарушения, совершенные в период осуществления своей деятельности, в соответствии с действующим гражданским, административным и уголовным законодательством.

4.5. Причинение материального ущерба — в соответствии с действующим законодательством РФ.

5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ

5.1. Режим работы Работника определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Организации.

5.2. В связи с производственной необходимостью Работник обязан выезжать в служебные командировки (в т.ч. местного значения).

___________________________      ________________      ______________
(Наименование должности          (Личная подпись)       (Расшифровка
руководителя структурного                                  подписи)
подразделения)

"___"__________ _____ г.

СОГЛАСОВАНО
(указать всех заинтересованных лиц
и их подписи)
___________________________      ________________      ______________
(Личная подпись)       (Расшифровка
подписи)

"___"__________ _____ г.

С инструкцией ознакомлен:        ________________      ______________
(Личная подпись)       (Расшифровка
подписи)

"___"__________ _____ г.

Наименование                                     УТВЕРЖДАЮ
организации
                                                __________________________
                                                (Руководитель организации)
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
секретаря-референта                              ____________/_____________
генерального директора                              Личная     Расшифровка
                                                   подпись      подписи
"___"__________ ____ N ____                      "___"_____________ ____ г.
     г. ____________                                       М.П.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность секретаря-референта генерального директора (далее — «Работник»).

1.2. Работник назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом Руководителя Организации.

1.3. Работник подчиняется непосредственно _______________ Организации.

1.4. На должность Работника назначается лицо, имеющее высшее, среднее специальное образование и стаж работы не менее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов.

1.5. Работник должен знать:

— Перспективы развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельности.

— Организацию работы с документами, составления документации.

— Организацию управленческого труда.

— Применение средств вычислительной и организационной техники.

— Иностранный язык для перевода служебной документации коммерческого партнера.

— Информационно-справочное обслуживание по документам предприятия.

— Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах предприятия.

— Документирование деятельности совещательных органов предприятия.

— Оперативно-организационное обслуживание руководства.

— Ведение и оформление кадровой документации и учета (в случае отсутствия инспектора по персоналу).

— Культуру труда и служебной этики.

— Охрану труда, техники безопасности и противопожарной защиты.

1.6. В период временного отсутствия Работника его обязанности возлагаются на ___________________.

1.7. Работник подчиняется непосредственно ______________________.

2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Работник:

2.1. Осуществляет подготовку необходимых документов, обеспечивает финансово-хозяйственную деятельность предприятия.

2.2. Обеспечивает прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.

2.3. Контролирует качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.

2.4. Осуществляет контроль исполнения документов и поручений руководства, принимает оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение.

2.5. Осуществляет организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводит анализ справок и докладов, представляемых руководству, дает по ним компетентные заключения.

2.6. Осуществляет оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс и т.п.).

2.7. Ведет прием посетителей.

2.8. Выполняет работу по документационному обеспечению кадровой деятельности предприятия:

— оформление приказов по личному составу;

— оформление личных карточек формы Т-2 или личных дел;

— оформление трудовых книжек;

— оформление и ведение трудовых контрактов (договоров);

— оформление командировочных документов;

— оформление листов нетрудоспособности;

— ведение табеля учета рабочего времени;

— выдача справок о трудовом стаже и зарплате.

2.9. Обеспечивает выполнение машинописных и копировально-множительных работ.

2.10. Использует ПЭВМ как средство автоматизации документационного обеспечения предприятия.

2.11. Проводит ежегодный отбор документов на архивное хранение или на уничтожение.

2.12. Выполняет отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

3. ПРАВА

3.1. Работник имеет право:

— на предоставление ему работы, обусловленной трудовым договором;

— на предоставление ему рабочего места, соответствующего государственным нормативным требованиям охраны труда и условиям, предусмотренным коллективным договором;

— на предоставление ему полной и достоверной информации об условиях труда и требованиях охраны труда на рабочем месте;

— на профессиональную подготовку, переподготовку и повышение своей квалификации в порядке, установленном Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами;

— на получение материалов и документов, относящихся к своей деятельности, ознакомление с проектами решений руководства Организации, касающимися его деятельности;

— на взаимодействие с другими подразделениями Работодателя для решения оперативных вопросов своей профессиональной деятельности;

— представлять на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по вопросам своей деятельности.

3.2. Работник вправе требовать от Работодателя оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Работник несет ответственность за:

4.1. Неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в соответствии с действующим трудовым законодательством.

4.2. Нарушение правил техники безопасности и инструкции по охране труда.

4.3. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности Работодателя и его работникам.

4.4. Правонарушения, совершенные в период осуществления своей деятельности, в соответствии с действующим гражданским, административным и уголовным законодательством.

4.5. Причинение материального ущерба — в соответствии с действующим законодательством РФ.

5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ

5.1. Режим работы Работника определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Организации.

5.2. В связи с производственной необходимостью Работник обязан выезжать в служебные командировки (в т.ч. местного значения).

___________________________      ________________      ______________
(Наименование должности          (Личная подпись)       (Расшифровка
руководителя структурного                                  подписи)
подразделения)
"___"__________ _____ г.
СОГЛАСОВАНО
(указать всех заинтересованных лиц
и их подписи)
___________________________      ________________      ______________
                                (Личная подпись)       (Расшифровка
                                                          подписи)
"___"__________ _____ г.
С инструкцией ознакомлен:        ________________      ______________
                                (Личная подпись)       (Расшифровка
                                                          подписи)
"___"__________ _____ г.