Должностная инструкция секретаря в образовательном учреждении

УТВЕРЖДЕНО

Директор

Наименование учреждения

__________ /________________/

Приказ № ____ от «___» _____ 20__г.

СОГЛАСОВАНО

Председатель профкома

_________ /_________________/

протокол № ____ от «__»___ 20__г.

Должностная инструкция секретаря

______________

1. Общие положения должностной инструкции

1.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденного Постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 21 августа 1998 года №37 в редакции от 12 февраля 2014г; с учетом ФЗ №273 от 29.12.2012г «Об образовании в Российской Федерации» (в редакции от 05.07.2017г); в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации и другими нормативными актами, регулирующими трудовые отношения между работником и работодателем.

При составлении данной должностной инструкции секретаря руководителя (директора) школы учтено также Постановление Минтруда РФ и Минобразования РФ от 13 января 2003 г. № 1/29 «Об утверждении Порядка обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций».

1.2. Секретарь общеобразовательного учреждения назначается и освобождается от должности в порядке, предусмотренном Трудовым кодексом Российской Федерации и трудовым договором.

1.3. Секретарь школы должен иметь среднее профессиональное образование в сфере делопроизводства без предъявления требования к стажу работы или среднее (полное) общее образование и профессиональную подготовку в сфере делопроизводства без предъявления требований к стажу работы.

1.4. Секретарь подчиняется непосредственно директору общеобразовательного учреждения.

1.5. В своей профессиональной деятельности секретарь обязан руководствоваться:

— уставом образовательного учреждения;

— трудовым договором;

— всеми приказами и распоряжениями директора образовательного учреждения;

— законами и иными правовыми актами, регламентирующими образовательную деятельность;

— данной должностной инструкцией секретаря-делопроизводителя школы;

— всеми нормативными документами, касающимися ведения делопроизводства.

— утвержденной инструкцией по охране труда секретаря школы;

1.6. Секретарь школы обязан знать:

— структуру общеобразовательного учреждения и его кадрового состава;

— государственные стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

— правила орфографии и пунктуации русского языка;

— правила эксплуатации оргтехники;

— правила пользования приемно-переговорным устройством, факсом, множительным устройством, сканером, компьютером;

— правила работы с компьютерными программами, а именно с текстовыми редакторами и электронными таблицами, базами данных, электронной почтой, браузерами;

— технику создания, обработки, передачи и хранения документов;

— правила деловой переписки;

— правила составления деловых писем с использованием деловых образцов;

— основы этики и эстетики;

— правила делового общения;

— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной безопасности.

2. Функции

Основными направлениями в работе секретаря школы являются:

2.1. Выполнение технических функций по обеспечению и обслуживанию работы директора образовательного учреждения и его заместителя;

2.2. Ведение делопроизводства.

3. Должностные обязанности

Секретарь школы имеет следующие должностные обязанности:

3.1. Прием всей поступающей в общеобразовательное учреждение корреспонденции и передача ее в соответствии с указаниями директора конкретным сотрудникам для использования в процессе работы либо для подготовки ответов;

3.2. Ведение делопроизводства, в том числе и в электронном виде;

3.3. Предоставление в установленные сроки в Управление образования списков всех классов (контингента образовательного учреждения) и списка всех преподавателей каждого учебного года;

3.4. Оперативное внесение текущих изменений в составе контингента учащихся, преподавателей и других сотрудников общеобразовательного учреждения;

3.5. Подготовка проектов приказов и распоряжений по движению контингента учащихся;

3.6. Оформление личных дел детей, принятых на обучение в образовательное учреждение;

3.7. Ведение алфавитного журнала всех учащихся;

3.8. Выполнение различных операций с использованием компьютерной техники по программам, предназначенным для сбора, обработки и предоставления информации;

3.9. Контроль над своевременным рассмотрением и подготовкой документов и распоряжений, принятых к исполнению конкретными сотрудниками общеобразовательного учреждения;

3.10. Составление различных писем, запросов и других документов, а также подготовка ответов авторам обращений по поручению директора образовательного учреждения или его заместителя;

3.11. Ведение контроля исполнения сотрудниками общеобразовательного учреждения изданных приказов и распоряжений, а также соблюдения сроков исполнения указаний и поручений директора образовательного учреждения, взятых на контроль;

3.12. Вызов сотрудников и учащихся по поручению директора общеобразовательного учреждения;

3.13. Выполнение работы по подготовке общих собраний сотрудников школы, заседаний педагогического совета, а также совещаний, проводимых директором образовательного учреждения (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня совещания и их регистрация);

3.14. Контроль обеспечения директора общеобразовательного учреждения канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, а также создание условий, способствующих эффективной работе директора образовательного учреждения;

3.15. Формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности и сдача в архив в установленные сроки;

3.16. Прием личных заявлений сотрудников школы, учащихся и их родителей (или законных представителей) на подпись директору образовательного учреждения;

3.17. Выполнение работы согласно данной должностной инструкции, соблюдение инструкций по охране труда при выполнении работ и эксплуатации компьютерной техники;

3.18. Организация приема посетителей, а также содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений сотрудников образовательного учреждения.

3.19. Секретарь школы должен вести работу:

— в соответствии с графиком, утвержденным директором образовательного учреждения;

— в тесном взаимодействии с педагогическим, административным и обслуживающим персоналом.

4. Права

Секретарь школы имеет право:

4.1. Получать своевременную индивидуальную консультацию по вопросам работы с электронным журналом;

4.2. Запрашивать у сотрудников образовательного учреждения, а в соответствующих случаях и у администрации, необходимую информацию и материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения контролируемых поручений;

4.3. Привлекать сотрудников к исполнению поручений администрации образовательного учреждения;

4.4. Требовать от сотрудников доработки документов, которые были подготовлены с нарушением установленных правил составления и оформления документов;

4.5. Визировать проекты документов, связанных с управленческой деятельностью образовательного учреждения;

4.6. Знакомиться с должностной инструкцией, инструкциями по охране труда и пожарной безопасности;

4.7. Вносить на рассмотрение администрации общеобразовательного учреждения свои предложения по улучшению работы с документами, совершенствованию форм и методов управленческого труда с учетом применения средств организационной и вычислительной техники.

5. Ответственность

Секретарь несет ответственность:

5.1. Дисциплинарную, предусмотренную за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, представленных в данной должностной инструкции, в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации, а также за нарушение Устава и других локальных правовых актов образовательного учреждения;

5.2. Административную ответственность, предусмотренную за нарушение по его вине правил противопожарной безопасности и санитарно-гигиенических правил, в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;

5.3. Материальную ответственность, предусмотренную за последствия принятого им необоснованного решения, повлекшего за собой нарушение сохранности имущества образовательного учреждения, неправомерное его использование или иной ущерб, причиненный образовательному учреждению, в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

5.4. За неразглашение персональных данных обучающихся, родителей (законных представителей), работников школы, а также за несоблюдение норм профессиональной этики.

6. Взаимоотношения. Связи по должности

Секретарь:
6.1. Работает по графику, составленному из 40 часовой недели и утвержденному директором школы.

6.2. Получает от директора школы и заместителей директора информацию нормативно-правового характера, знакомится под расписку с соответствующими документами.

6.3. Секретарь в процессе своей деятельности взаимодействует с административным, педагогическими и обслуживающим персоналом по вопросам проверки выполнения поручений отдела образования, приказов и указаний директора школы, кадровой деятельности школы.

6.4. Систематически обменивается информацией по вопросам, входящим в компетенцию секретаря со всеми работниками школы.

Должностную инструкцию разработал: _____________ /_______________________/

С должностной инструкцией ознакомлен (а), один экземпляр получил (а) на руки и обязуюсь хранить его на рабочем месте.

«___»_____20___г. _____________ /_______________________/

УТВЕРЖДАЮ:

_______________________________

[Наименование должности]

_______________________________

_______________________________

[Наименование организации]

_______________________________

_______________________/[Ф.И.О.]/

«______» _______________ 20___ г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Секретаря школы

1. Общие положения

1.1. Данная должностная инструкция секретаря школы разработана на основе Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденного Постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 21 августа 1998 года №37 в редакции от 27 марта 2018 года, с учетом ФЗ №273 от 29.12.2012 года «Об образовании в Российской Федерации» в редакции от 2 июля 2021 года; в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации и другими нормативными актами, регулирующими трудовые отношения между работником и работодателем.

1.2. Данная должностная инструкция секретаря школы определяет основные функции, устанавливает должностные обязанности, права и ответственность, а также взаимоотношения в коллективе сотрудника, занимающего в школе должность секретаря.

1.3. Секретарь школы назначается и освобождается от должности в порядке, предусмотренном Трудовым кодексом Российской Федерации и трудовым договором.

1.4. На должность секретаря школы принимается лицо:

• имеющее среднее профессиональное образование в сфере делопроизводства без предъявления требования к стажу работы или среднее (полное) общее образование и профессиональную подготовку в сфере делопроизводства без предъявления требований к стажу работы;
• соответствующее требованиям, касающимся прохождения предварительного (при поступлении на работу) и периодических медицинских осмотров, внеочередных медицинских осмотров по направлению работодателя, обязательного психиатрического освидетельствования (не реже 1 раза в 5 лет), профессиональной гигиенической подготовки и аттестации (при приеме на работу и далее не реже 1 раза в 2 года), вакцинации, а также имеющее личную медицинскую книжку с результатами медицинских обследований и лабораторных исследований, сведениями о прививках, перенесенных инфекционных заболеваниях, о прохождении профессиональной гигиенической подготовки и аттестации с допуском к работе;
• не имеющее ограничений на занятие трудовой деятельностью в сфере образования, изложенных в статье 351.1 «Ограничения на занятие трудовой деятельностью в сфере образования, воспитания, развития несовершеннолетних, организации их отдыха и оздоровления, медицинского обеспечения, социальной защиты и социального обслуживания, в сфере детско-юношеского спорта, культуры и искусства с участием несовершеннолетних» Трудового кодекса Российской Федерации.

1.5. Секретарь школы непосредственно подчиняется заместителю директора школы по административно-хозяйственной части.

1.6. В своей профессиональной деятельности секретарь школы обязан руководствоваться:

• Уставом школы;
• трудовым договором;
• приказами и распоряжениями директора общеобразовательного учреждения;
• законами и иными правовыми актами, регламентирующими образовательную деятельность;
• СП 2.4.3648-20 «Санитарно-эпидемиологические требования к организациям воспитания и обучения, отдыха и оздоровления детей и молодежи»;
• настоящей должностной инструкцией;
• нормативными документами, касающимися ведения делопроизводства;
• утвержденной инструкцией по охране труда.

1.7. Секретарь школы обязан знать:

• структуру образовательного учреждения и его кадрового состава;
• государственные стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
• правила орфографии и пунктуации русского языка;
• правила эксплуатации оргтехники;
• правила пользования приемно-переговорным устройством, факсом, множительным устройством, сканером, компьютером;
• правила работы с компьютерными программами, а именно с текстовыми редакторами и электронными таблицами, базами данных, электронной почтой, браузерами;
• технику создания, обработки, передачи и хранения документов;
• правила деловой переписки;
• правила составления деловых писем с использованием деловых образцов;
• основы этики и эстетики;
• правила делового общения;
• способы оказания первой помощи;
• правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной безопасности.

1.8. Секретарь школы должен знать должностную инструкцию, свои функциональные обязанности и полномочия, порядок действий при возникновении чрезвычайной ситуации, иметь навыки оказания первой помощи пострадавшим.

2. Функции

Основными направлениями в работе секретаря школы являются:

• Выполнение технических функций по обеспечению и обслуживанию работы директора школы и его заместителя;
• Ведение делопроизводства.

3. Должностные обязанности

Секретарь школы имеет следующие должностные обязанности:

3.1. Прием всей поступающей в школу корреспонденции и передача ее в соответствии с указаниями директора конкретным сотрудникам для использования в процессе работы либо для подготовки ответов.

3.2. Ведение делопроизводства, в том числе и в электронном виде.

3.3. Предоставление в установленные сроки в Управление образования списков всех классов (контингента школы) и списка всех преподавателей каждого учебного года.

3.4. Оперативное внесение текущих изменений в составе контингента учащихся, преподавателей и других сотрудников школы.

3.5. Подготовка проектов приказов и распоряжений по движению контингента учащихся.

3.6. Оформление личных дел детей, принятых на обучение в школу.

3.7. Ведение алфавитного журнала всех учащихся.

3.8. Выполнение различных операций с использованием компьютерной техники по программам, предназначенным для сбора, обработки и предоставления информации.

3.9. Контроль над своевременным рассмотрением и подготовкой документов и распоряжений, принятых к исполнению конкретными сотрудниками школы.

3.10. Составление различных писем, запросов и других документов, а также подготовка ответов авторам обращений по поручению директора школы или его заместителя.

3.11. Ведение контроля исполнения сотрудниками школы изданных приказов и распоряжений, а также соблюдения сроков исполнения указаний и поручений директора образовательного учреждения, взятых на контроль.

3.12. Вызов сотрудников и учащихся по поручению директора школы.

3.13. Выполнение работы по подготовке общих собраний сотрудников школы, заседаний педагогического совета, а также совещаний, проводимых директором школы (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня совещания и их регистрация).

3.14. Контроль обеспечения директора школы канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, а также создание условий, способствующих эффективной работе директора образовательного учреждения.

3.15. Формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности и сдача в архив в установленные сроки.

3.16. Прием личных заявлений сотрудников школы, учащихся и их родителей (или законных представителей) на подпись директору школы.

3.17. Выполнение работы согласно данной должностной инструкции секретаря школы, соблюдение инструкций по охране труда при выполнении работ и эксплуатации компьютерной техники.

3.18. Организация приема посетителей, а также содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений сотрудников школы.

3.19. Секретарь школы должен вести работу в соответствии с графиком, утвержденным директором школы, в тесном взаимодействии с педагогическим, административным и обслуживающим персоналом.

4. Права

Секретарь школы имеет право:

4.1. Получать своевременную индивидуальную консультацию по вопросам работы с электронным журналом.

4.2. Запрашивать у сотрудников школы, а в соответствующих случаях и у администрации, необходимую информацию и материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения контролируемых поручений.

4.3. Привлекать сотрудников к исполнению поручений администрации школы.

4.4. Требовать от сотрудников доработки документов, которые были подготовлены с нарушением установленных правил составления и оформления документов.

4.5. Визировать проекты документов, связанных с управленческой деятельностью школы.

4.6. Знакомиться с должностной инструкцией секретаря-делопроизводителя школы, другими инструкциями по охране труда и пожарной безопасности.

4.7. Вносить на рассмотрение администрации школы свои предложения по улучшению работы с документами, совершенствованию форм и методов управленческого труда с учетом применения средств организационной и вычислительной техники.

5. Ответственность

Секретарь школы несет ответственность:

5.1. Дисциплинарную, предусмотренную за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, представленных в настоящей должностной инструкции, в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации, а также за нарушение Устава и других локальных правовых актов школы.

5.2. Административную ответственность, предусмотренную за нарушение по его вине правил противопожарной безопасности и санитарно-гигиенических правил, в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

5.3. Материальную ответственность, предусмотренную за последствия принятого им необоснованного решения, повлекшего за собой нарушение сохранности имущества образовательного учреждения, неправомерное его использование или иной ущерб, причиненный школе, в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

5.4. За разглашение персональных данных обучающихся, родителей (законных представителей), работников школы, а также за несоблюдение норм профессиональной этики.

6. Взаимоотношения. Связи по должности

Секретарь школы:

6.1. Работает по графику, составленному из 40 часовой недели и утвержденному директором школы.

6.2. Получает от директора и заместителей директора школы информацию нормативно-правового характера, знакомится под расписку с соответствующими документами.

6.3. Секретарь в процессе своей деятельности взаимодействует с административным, педагогическими и обслуживающим персоналом по вопросам проверки выполнения поручений отдела образования, приказов и указаний директора школы, кадровой деятельности школы.

6.4. Систематически обменивается информацией по вопросам, входящим в компетенцию секретаря со всеми работниками школы.

6.5. Информирует директора школы (при отсутствии – иное должностное лицо) о факте возникновения групповых инфекционных и неинфекционных заболеваний, аварийных ситуаций в работе систем электроснабжения, теплоснабжения, водоснабжения, водоотведения, которые создают угрозу возникновения и распространения инфекционных заболеваний и отравлений.

С инструкцией ознакомлен ___________/____________/ «____» _______ 20__ г.

(подпись)

Должностная инструкция

Секретаря

1. Общие положения

1.1. Секретарь относится к категории технических исполнителей.
1.2. Секретарь назначается на должность и освобождается от нее приказом директора школы.                                                                                                     1.3. Секретарь подчиняется директору.
1.4. На время отсутствия секретаря его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по школе.
1.5. На должность секретаря назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование — высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от полугода, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel).
1.6. Секретарь руководствуется в своей деятельности: законодательными актами РФ; Уставом, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании; приказами и распоряжениями руководства; настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности секретаря

Секретарь выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности директора.
2.2. Принимает поступающую на рассмотрение директора корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
2.3. Принимает документы и личные заявления на подпись директора.
2.4. Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию директору, организует проведение телефонных переговоров директора.
2.5. По поручению директора составляет письма, запросы, другие документы.

2.6. Обеспечивает ведение и сохранность приказов по школе (по учащимся, по основной деятельности, по личному составу и по кадрам);

2.7.Готовит справки работающим и обучающимся в школе, а также ранее обучающимся.

2.8.Ведет алфавитные книги движения учащихся, входящей и исходящей документации, движение трудовых книжек, книги приказов.

2.9. Подготавливает необходимые основания для заполнения табеля рабочего времени работников.

2.10. Оформляет документы при приеме на работу и увольнении с нее.

2.11. Ведет работу по пенсионному обслуживанию работников.

2.12.Проводит работу по возврату и выдаче медицинских полисов работников.

2.13.Оформляет личные дела.

2.14. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация).
2.15. Осуществляет контроль за исполнением работниками школы изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений директора, взятых на контроль.
2.16. Обеспечивает рабочее место директора необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе директора
2.17. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
2.18. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
2.19. Организует командировки директора: заказывает авиа- и железнодорожные билеты, бронирует гостиницы.
2.20. Выполняет отдельные служебные поручения  директора.

3. Права секретаря

Секретарь имеет право:

3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
3.2. Представлять директору  предложения по совершенствованию своей работы и работы школы.
3.3. Запрашивать лично или по поручению руководителя от работников школы и учащихся информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности школы.
3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.

3.6. Знакомится с жалобами и другими документами, содержащими оценку его работы, давать по ним объяснения;

4. Ответственность секретаря

Секретарь несет ответственность:

4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

Ознакомлена, на руки получено