Должностная инструкция составляется для каждого работника статья

Должностная инструкция – это очень интересный документ. Все мы не раз о ней слышали и знаем, что она фиксирует трудовые обязанности работника. На практике именно на нее часто ссылаются работодатели, описывая трудовую функцию в договоре.

При этом официального определения понятия «должностная инструкция» нет ни в Трудовом кодексе Российской Федерации, ни в других нормативных правовых актах, содержащих нормы трудового права. Несмотря на это, ссылки на данный документ встречаются в разъясняющих письмах органов власти и судебной практике.

О том, что такое должностная инструкция, зачем она нужна работодателю и как ее составить, вы узнаете из статьи нашего эксперта.

Что такое должностная инструкция?

Должностная инструкция, несмотря на отсутствие упоминания о ней в трудовом законодательстве, это важный документ, в содержание которого входят не только трудовая функция работника, круг должностных обязанностей, пределы ответственности, но и квалификационные требования, которые предъявляются к занимаемой должности ( Письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6, Письмо Роструда от 27.05.2022 № ПГ/13204-6-1).

Работодатель, исходя из целесообразности, может разработать индивидуальные инструкции на каждого работника или типовые для определенных должностей.

Зачем нужна должностная инструкция?

Должностная инструкция не является обязательным документом, то есть ее наличие является правом работодателя, но не обязанностью. При этом многие работодатели разрабатывают для сотрудников такие документы. В чем же польза должностных инструкций? На этот вопрос существует несколько ответов.

1. В должностной инструкции можно подробно расписать весь функционал работника. В данном случае не будет необходимости включать в трудовой договор весь перечень обязанностей, достаточно будет сделать отсылку на документ.
2. Документ может помочь работодателю в спорах о неправомерном отказе в приеме на работу. Достаточно четко сформулировать требования к уровню образования, квалификации и стажу работы в документе. Например, в Определении Третьего кассационного суда общей юрисдикции от 21.07.2021 № 88-9433/2021 суд признал правомерным отказ работодателя в приеме на работу кандидату, который не соответствовал должностной инструкции.
3. С помощью инструкции работодатель может подтвердить правомерность применения дисциплинарного взыскания. Например, Апелляционное определение Воронежского областного суда от 01.02.2018 по делу № 33-689/2018. Работник обратился в суд с заявлением о признании незаконными выговоров за то, что не представил работодателю отчет о проделанной работе. Работодатель представил в суд должностную инструкцию, где такая обязанность была обозначена, и суд признал дисциплинарные взыскания правомерными.
4. Должностные инструкции помогут обосновать разные оклады для должностей с похожим набором функций, но разным уровнем квалификации. Например, в Апелляционном определении Верховного суда Удмуртской Республики от 22.07.2019 по делу № 33-3229/2019 отмечено, что одинаковое наименование должности при различных по своему содержанию должностных обязанностях работников не является безусловным основанием для установления одинакового размера заработной платы.

Какие разделы должны быть в должностной инструкции?

Обязательных требований к структуре и содержанию должностной инструкции нет. Рекомендуем включить в документ следующие разделы.

• Общие сведения о должности и требования к образованию и стажу работы по специальности. Данная информация в том числе поможет правомерно отказать неподходящему кандидату в приеме на работу.
• Должностные обязанности. Рекомендуем прописать данный раздел максимально подробно и включить в него всё, что должен делать сотрудник и в какие сроки. В данном разделе также можно предусмотреть, кого работник замещает.
• Взаимодействие с другими сотрудниками и руководством, в том числе взаимодействие посредством электронной почты и менеджеров.

При составлении должностной инструкции рекомендуем избегать общих формулировок, например: «обеспечить высокий уровень работы», «осуществлять мониторинг текущей ситуации». Такие формулировки не несут смысловой нагрузки и утяжеляют текст документа. Должностные обязанности должны быть прописаны четко и конкретно.

Также не рекомендуем переписывать в должностную инструкцию нормы из Трудового кодекса. Например, обязанности работника по ст. 21 Трудового кодекса, ответственность и др. Данные нормы не являются обязательными для включения в документ и обязательны по закону.

В каком виде составляется должностная инструкция?

Должностная инструкция может быть приложением к трудовому договору, а также утверждаться как самостоятельный документ ( Письмо Роструда от 27.05.2022 № ПГ/13204-6-1).

Если должностная инструкция является приложением к трудовому договору, то она, как и трудовой договор, должна составляться в двух экземплярах, один из которых передается работнику, а другой остается у работодателя. Получение работником экземпляра должно в общем случае подтверждаться подписью работника на экземпляре работодателя ( ч. 1 ст. 67 ТК РФ).

Должностная инструкция в виде отдельного документа – это локальный нормативный акт организации. При приеме на работу необходимо работника ознакомить с инструкцией в установленном порядке до подписания трудового договора ( ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

Рекомендуем оформить должностную инструкцию отдельным документом, а не приложением к трудовому договору. Это связано с тем, что обязанности, включенные в трудовой договор, в том числе и в виде приложения к нему, это предмет согласования между работником и работодателем. Соответственно, изменить или дополнить их можно, только заключив дополнительное соглашение к трудовому договору.

Итак, несмотря на то что должностная инструкция не является обязательным документом, она может быть полезна для работодателя. Рекомендуем разработать такие инструкции для эффективной работы сотрудников и минимизации рисков трудовых споров.

Вопрос:

Установлены ли сроки действия и сроки хранения должностных инструкций?

Ответ:

Сроки действия должностных инструкций нормативно не установлены. Они могут быть установлены работодателем самостоятельно в соответствующей инструкции или ином локальном нормативном акте ( ч. 1 ст. 8 ТК РФ).

Сроки хранения установлены законом и зависят от вида должностной инструкции. Индивидуальные должностные инструкции работников хранятся в организации 50 либо 75 лет, в зависимости от того, когда прекратили их использовать:

• 75 лет – если документы окончены делопроизводством до 1 января 2003 года;
• 50 лет – если документы окончены делопроизводством после 1 января 2003 года.

Типовые должностные инструкции хранятся три года после их замены новыми ( ст. 442, 443 Перечня, утвержденного Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Автор: преподаватель-юрист «ЧТО ДЕЛАТЬ КОНСАЛТ» Анастасия Чекмарева

Трудовой кодекс РФ не содержит норм, предусматривающих обязанность работодателя по составлению и ведению должностных инструкций (далее — ДИ). Однако в письме Роструда от 31.10.2007 N 4412-6 должностной инструкции отводится важное место в определении трудовой функции работника, его должностных обязанностей, пределов ответственности, а также квалификационных требований, предъявляемых к занимаемой должности.

В ряде ведомств изданы приказы, устанавливающие правила разработки, утверждения и действия должностных инструкций (Приказ ФСИН России от 05.06.2008 N 379).

Важно! Ссылка на должностную инструкцию должна быть указана в трудовом договоре (например, «работник обязан составлять ежемесячные отчеты по продажам, а также выполнять иные обязанности согласно должностной инструкции, являющейся приложением к настоящему трудовому договору и неотъемлемой его частью»). Это позволит избежать перечисления всех обязанностей в трудовом договоре.

При подписании впоследствии работником инструкции отсутствие ссылки на ДИ в договоре может привести к необходимости зафиксировать изменение трудовой функции в дополнительном соглашении и приказе. Например, в трудовом договоре указаны обязанности, касающиеся конкретной должности. В должностной инструкции (в виде отдельного документа), которую предлагается подписать работнику, определены обязанности, отсутствующие в трудовом договоре и охватывающие более широкое поле деятельности по должности, на которую он принимается. В данном случае налицо факт изменения определенных сторонами условий трудового договора. Такое изменение должно быть закреплено дополнительным соглашением сторон и приказом о переводе работника на другую должность, предусматривающую отличные от указанных в трудовом договоре обязанности.

Унифицированная форма, в соответствии с которой разрабатывается должностная инструкция, не регламентирована законодателем. Если в трудовом договоре определены все функции работника, то дополнительно составлять должностную инструкцию не нужно.

Оформляется должностная инструкция, как правило, двумя способами:

• приложением к трудовому договору (его неотъемлемой частью);
• отдельным документом. При этом нужно иметь в виду, что отказ работника (в процессе трудовой деятельности, после заключения трудового договора) подписать такую инструкцию правомерен.

Если должностной инструкцией определены другие, расширенные обязанности по должности, то фактически происходит изменение условий трудового договора, которое согласно ст. 72 ТК РФ должно оформляться дополнительным соглашением.

Должностная инструкция в виде отдельного документа — это локальный нормативный акт организации (предприятия). Она не является соглашением между работодателем и работником. Поэтому при неисполнении обязанностей, указанных в данной инструкции, не подписанной работником, применить к нему взыскание нельзя, поскольку такой документ не является приложением к трудовому договору, а работник не обязан выполнять функции, не предусмотренные трудовым договором или соглашением к нему.

Если должностная инструкция является приложением к трудовому договору, то она составляется в двух экземплярах — по экземпляру для каждой из сторон, подписывающих договор. Трудовой договор и должностная инструкция оформляются единым документом, т.е. все листы нумеруются, прошиваются и скрепляются печатью и подписью должностного лица. Данная процедура поможет избежать разногласий по вопросу ознакомления работника с трудовым договором и приложением к нему.

В случае издания должностной инструкции в виде отдельного документа возможны спорные ситуации в отношении ее использования как документа, определяющего полное описание трудовой функции работника. Предъявление должностной инструкции (в виде отдельного документа) в качестве подтверждения установленных обязанностей, отличающихся от обязанностей, определенных в трудовом договоре, может служить доказательством факта изменения трудовой функции работника. Изменение условий договора влечет за собой обязательное оформление всех необходимых в этом случае документов (дополнительного соглашения и приказа). Поэтому не рекомендуется оформлять должностную инструкцию в виде отдельного (самостоятельного) документа.

Более подробно с данным материалом Вы можете ознакомиться в СПС КонсультантПлюс

Путеводитель по кадровым вопросам. Как принять на работу {КонсультантПлюс}

• Главная
• Правовые ресурсы
• Подборки материалов
• Кто должен разрабатывать должностные инструкции

Кто должен разрабатывать должностные инструкции

Подборка наиболее важных документов по запросу Кто должен разрабатывать должностные инструкции (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Формы документов

Статьи, комментарии, ответы на вопросы

Нормативные акты