Должностная инструкция специалиста по административно-хозяйственному обеспечению (офис-менеджера)
(профессиональный стандарт «Специалист административно-хозяйственной деятельности»)
1. Общие положения
1.1. Для работы специалистом по административно-хозяйственному обеспечению принимается лицо, имеющее:
1) среднее профессиональное образование — программа подготовки специалистов среднего звена, дополнительное профессиональное образование — программы профессиональной переподготовки по профилю деятельности;
2) дополнительное профессиональное образование — программы повышения квалификации по профилю деятельности (не реже чем раз в 3 года).
1.2. Специалист по административно-хозяйственному обеспечению должен знать:
1) локальные нормативные акты организации общего характера и по функциональному направлению деятельности;
2) рынок поставщиков товаров и услуг, обеспечивающих создание оптимальных условий труда;
3) правила деловой переписки;
4) правила делового этикета;
5) основные условия заключенных договоров на поставку товаров и предоставление услуг в части процедуры оформления заказа на их получение;
6) способы обработки информации с использованием программного обеспечения и компьютерных средств;
7) структуру организации;
рынок поставщиков товаров и услуг в рамках выполнения задач по созданию оптимальных условий труда;
9) принцип, алгоритм и этапы проведения закупок;
10) основы договорной работы;
11) порядок заключения договоров;
12) базовые основы информатики, построения информационных систем и особенности работы с ними;
13) условия заключенных договоров на поставку товаров и предоставление услуг;
14) порядок заключения договоров;
15) законодательство Российской Федерации в области материально-технического обеспечения, закупочной деятельности, защиты прав потребителя, делопроизводства и архивирования в рамках выполняемых трудовых функций, а также гражданское законодательство Российской Федерации в части регулирования договорных отношений и сделок между участниками рынка;
16) санитарные нормы и правила, касающиеся определения качества приобретаемых товаров и услуг;
17) стандарты и технические условия, касающиеся определения качества приобретаемых товаров и услуг;
18) базовые основы информатики, построения информационных систем и особенности работы с ними;
19) правила складского учета;
20) правила составления материальных отчетов движения ТМЦ и первичных документов;
21) структуру и принципы организации документооборота с подразделениями организации, ведущими бухгалтерский учет;
22) правила хранения исходной и текущей документации на поставку, учет и выдачу ТМЦ;
23) порядок учета, приемки, выдачи и списания ТМЦ;
24) стандарты и технические условия на хранение ТМЦ;
25) правила проведения инвентаризации;
26) порядок действий при возникновении чрезвычайных ситуаций;
27) основы законодательства Российской Федерации в вопросах оформления первичных учетных документов, ведения складского учета, проведения инвентаризаций, по вопросам пожарной безопасности, охраны труда, экологической безопасности;
28) базовые основы информатики, построения информационных систем и особенности работы с ними;
29) стандарты и технические условия на хранение, использование и эксплуатацию ТМЦ;
30) ценовую политику рынка на определенные категории товаров и услуг для обеспечения технического и сервисного обслуживания офисного оборудования (кроме оргтехники);
31) порядок оформления заказов у поставщиков товаров и услуг для обеспечения технического и сервисного обслуживания офисного оборудования (кроме оргтехники);
32) основы законодательства Российской Федерации в вопросах материально-технического обеспечения, оформления первичных учетных документов, гарантийного и сервисного обслуживания, защиты прав потребителя;
33) базовые основы информатики;
34) …………..
1.3. Специалист по административно-хозяйственному обеспечению должен уметь:
1) определять наиболее эффективные и качественные показатели необходимых товаров и услуг;
2) формулировать потребности в тех или иных товарах и услугах, а также излагать их описание в письменной форме;
3) составлять сводные учетные и отчетные документы в целях осуществления контроля и анализа данных о фактах хозяйственной деятельности организации, состояния рынка товаров и услуг;
4) использовать средства коммуникации;
5) вести переговоры и деловую переписку, соблюдая нормы делового этикета;
6) организовывать процедуру закупки товаров или услуг;
7) составлять и оформлять договоры на приобретение товаров и услуг для создания оптимальных условий труда;
классифицировать первичные отчетные документы, оценивать их соответствие требованиям законодательства Российской Федерации и условиям договора;
9) вести переговоры по устранению нарушений условий договоров;
10) вести деловую переписку, соблюдая нормы делового этикета;
11) использовать компьютерные программы для ведения учета, систематизации и анализа данных, составления баз данных, ведения документооборота, справочно-правовые системы, ресурсы информационно-телекоммуникационной сети Интернет, оргтехнику;
12) оценивать состояние ТМЦ;
13) использовать приемы комплексной проверки первичных учетных документов;
14) оформлять первичные документы бухгалтерского учета;
15) формировать и актуализировать систему учетно-отчетной документации по движению (приходу, расходу) ТМЦ;
16) применять правила проведения инвентаризации;
17) работать с заявками, формировать единый заказ на базе нескольких заявок, формировать заказы для обеспечения технического и сервисного обслуживания офисного оборудования (кроме оргтехники);
18) определять объем необходимых потребностей в материально-технических, финансовых ресурсах в соответствии с локальными нормативными актами и бюджетом организации;
19) использовать приемы комплексной проверки первичных учетных документов;
20) составлять и оформлять документы для процедур выбора поставщиков и процедур закупки для обеспечения технического и сервисного обслуживания офисного оборудования (кроме оргтехники);
21) работать с заключенными договорами на поставку товаров и оказание услуг, а также сопроводительной и технической документацией к мебели и оборудованию;
22) составлять, систематизировать и актуализировать базу поставщиков товаров и услуг для обеспечения технического и сервисного обслуживания офисного оборудования (кроме оргтехники);
23) ………….. (другие требования к необходимым умениям)
1.4. Специалист по административно-хозяйственному обеспечению в своей деятельности руководствуется:
1) ………….. (наименование учредительного документа)
2) Положением о ………….. (наименование структурного подразделения)
3) настоящей должностной инструкцией;
4)………….. (наименования локальных нормативных актов, регламентирующих трудовые
функции по должности)
1.5. Специалист по административно-хозяйственному обеспечению подчиняется непосредственно ………….. (наименование должности руководителя)
1.6. ………….. (другие общие положения)
2. Трудовые функции
2.1. Обеспечение работников расходными материалами, товарами, оборудованием и услугами для создания оптимальных условий труда:
2.1.1. Определение потребностей в товарах и услугах для создания оптимальных условий труда.
2.1.2. Организация процесса закупки и приобретение товаров и услуг для создания оптимальных условий труда.
2.1.3. Контроль исполнения условий договоров на поставку товаров и услуг для создания оптимальных условий труда.
2.1.4. Организация работы складского хозяйства организации и учет товарно-материальных ценностей (ТМЦ), используемых для создания оптимальных условий труда.
2.1.5. Обеспечение технического и сервисного обслуживания приобретенного офисного оборудования (кроме оргтехники) и контроль его состояния.
2.2. ………….. (другие функции)
3. Должностные обязанности
3.1. Специалист по административно-хозяйственному обеспечению исполняет следующие обязанности:
3.1.1. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2.1.1 настоящей должностной инструкции:
1) осуществляет прием заявок на товары и услуги для создания оптимальных условий труда;
2) определяет качественные и количественные потребности работников в канцелярских, хозяйственных и сопутствующих товарах и услугах, офисного оборудования;
3) проводит анализ соответствия поступивших заявок локальным нормативным актам организации, а также запланированному бюджету;
4) подготавливает данные для выбора поставщика товаров и услуг;
5) подготавливает план поставки по заявкам на товары и услуги;
6) формирует заказ поставщику товаров и услуг;
7) производит отправку заявки поставщику товаров и услуг;
составляет сводные учетные и отчетные документы по определению потребностей в товарах и услугах для создания оптимальных условий труда.
3.1.2. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2.1.2 настоящей должностной инструкции:
1) проводит анализ рынка товаров и услуг, соответствующих потребностям организации;
2) организует отбор поставщиков с применением конкурентных способов закупки;
3) подготавливает документацию для проведения процедур выбора поставщиков и закупки;
4) сопровождает процедуру заключения контрактов на поставку товаров и предоставление услуг;
5) осуществляет систематизацию и обобщение информации о заключенных договорах;
6) ведет реестр договоров на поставку товаров и оказание услуг;
7) ведет базу поставщиков товаров и услуг;
проводит мониторинг цен на приобретаемые товары и услуги;
9) проводит работу с поставщиками товаров и услуг с целью улучшения качества и снижения затрат;
10) составляет сводные учетные и отчетные документы о фактах хозяйственной деятельности организации в части заказа поставки и использования товаров и услуг, состояния рынка товаров и услуг.
3.1.3. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2.1.3 настоящей должностной инструкции:
1) отслеживает сроки проведения оплаты в соответствии с заключенными договорами, в том числе оферты;
2) контролирует соблюдение и исполнение условий договоров поставки товаров или предоставления услуги;
3) контролирует соблюдение условий предоставления первичной документации;
4) осуществляет приемку поставляемых товаров и услуг в соответствии с действующими договорами, нормами и правилами;
5) проверяет соответствие поставляемых товаров заявленным маркировкам и характеристикам, а также их количественного и качественного соответствия;
6) проводит оценку качества оказываемых услуг;
7) оформляет принятые товары и услуги в соответствии с действующими договорами, нормами и правилами первичной отчетной документации;
оформляет отчетные документы в соответствии с требованиями для контрагентов и подразделений бухгалтерского учета;
9) ведет работу с поставщиками по устранению допущенных нарушений условий договоров;
10) взаимодействует с подразделениями организации по претензионной работе в случае нарушения контрагентами условий договоров;
11) осуществляет актуализацию базы поставщиков товаров и услуг с точки зрения их благонадежности.
3.1.4. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2.1.4 настоящей должностной инструкции:
1) организует разгрузку и доставку товаров на места хранения;
2) организует хранение ТМЦ;
3) создает условия для безопасного хранения и сохранности складируемых ТМЦ;
4) составляет базу складского учета;
5) вносит в базу складского учета данные на основании оформленных в установленном законодательством Российской Федерации и локальными нормативными актами организации порядке и исполненных первичных, отчетных и учетных документов;
6) определяет качественное состояние поступающих на склад и хранящихся на складе ТМЦ, их годность или негодность к использованию;
7) ведет учет остатков хранящихся на складе ТМЦ;
ведет учет движения ТМЦ;
9) проверяет фактическое наличие ТМЦ;
10) производит списание пришедших в негодность хранящихся ресурсов в соответствии с нормами;
11) осуществляет подготовку к утилизации пришедших в негодность или не требующих дальнейшего использования ТМЦ;
12) организует выдачу ТМЦ в соответствии с нормами и регламентами, внесение соответствующих записей в систему учета;
13) контролирует расходование и использование ТМЦ;
14) оформляет материальные отчеты, отражающие движение ТМЦ;
15) представляет в бухгалтерию организации материальные отчеты, отражающие движение ТМЦ;
16) проводит инвентаризацию ТМЦ;
17) составляет сводные учетные и отчетные документы о ТМЦ, об их движении, использовании и состоянии.
3.1.5. В рамках трудовой функции, указанной в пп. 2.1.5 настоящей должностной инструкции:
1) проводит оценку технического состояния мебели, офисного (кроме оргтехники) и бытового оборудования;
2) производит прием от работников заявок на сервисное обслуживание или устранение неисправностей мебели, офисного (кроме оргтехники) и бытового оборудования;
3) определяет качественные и количественные затраты, необходимые в рамках сервисного обслуживания или для устранения неисправностей мебели, офисного и бытового оборудования;
4) определяет целесообразность проведения сервисного обслуживания или ремонта мебели, офисного и бытового оборудования;
5) оформляет техническое заключение о состоянии мебели или оборудования для определения их дальнейшего использования или принятия решения о списании с баланса организации;
6) контролирует сроки гарантии и сервисного обслуживания мебели и оборудования;
7) организует сервисное обслуживание или ремонт мебели, офисного и бытового оборудования;
осуществляет приемку выполненных работ по ремонту или сервисному обслуживанию мебели, офисного и бытового оборудования.
3.1.6. В рамках выполнения своих трудовых функций исполняет поручения своего непосредственного руководителя.
3.1.7. ………….. (другие обязанности)
3.2. ………….. (другие положения о должностных обязанностях)
4. Права
4.1. Специалист по административно-хозяйственному обеспечению имеет право:
4.1.1. Участвовать в обсуждении проектов решений руководства организации, в совещаниях по их подготовке и выполнению.
4.1.2. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
4.1.3. Запрашивать у непосредственного руководителя разъяснения и уточнения по данным поручениям, выданным заданиям.
4.1.4. Запрашивать по поручению непосредственного руководителя и получать от других работников организации необходимую информацию, документы, необходимые для исполнения поручения.
4.1.5. Знакомиться с проектами решений руководства, касающихся выполняемой им функции, с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения своих трудовых функций.
4.1.6. Требовать прекращения (приостановления) работ (в случае нарушений, несоблюдения установленных требований и т.д.) соблюдения установленных норм, правил, инструкций; давать указания по исправлению недостатков и устранению нарушений.
4.1.7. Вносить на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по организации труда в рамках своих трудовых функций.
4.1.8. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.
4.2. ………….. (другие права)
5. Ответственность
5.1. Специалист по административно-хозяйственному обеспечению привлекается к ответственности:
— за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации, законодательством о бухгалтерском учете;
— правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, — в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
— причинение ущерба организации — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. ………….. (другие положения об ответственности)
6. Заключительные положения
6.1. Настоящая инструкция разработана на основе Профессионального стандарта «Специалист административно-хозяйственной деятельности», утвержденного Приказом Минтруда России от 02.02.2018 N 49н, с учетом ………….. (реквизиты локальных нормативных актов организации)
6.2. Ознакомление работника с настоящей инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).
Факт ознакомления работника с настоящей инструкцией подтверждается ………….. (подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции (в журнале ознакомления с инструкциями); в экземпляре инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом)
6.3. …………..
Должностные инструкции – АХО, охрана и безопасность
Документ включает инструкции, которым должен следовать работник административно-хозяйственного отдела и службы безопасности. Четкие и понятные правила определяют зону ответственности каждого сотрудника, разграничивают полномочия, указывают на возможность делегирования задач и объясняют принципы коммуникации со службами в компании.
Следование порядку организации и выполнения работ, прописанному в документе, гарантирует слаженную работу всего предприятия и сокращает вероятность ущерба, возникшего в результате чрезвычайных происшествий, хищений.
Грамотно составленные должностные обязанности АХО дают возможность обучить вновь прибывшего специалиста быстрее, чем стажировка, при этом нет необходимости отрывать от дел функционирующий персонал.
Без административно-хозяйственного отдела (АХО) не может обойтись ни одна крупная компания. АХО обеспечивает условия для работы сотрудников, подразделений и служб организации. Если ответственно подойти к подбору специалистов и их обучению, организация будет всегда обеспечена расходными материалами, не будет уходить в длительные простои из-за поломок оборудования, сможет сэкономить на закупках и без проблем перейдёт на системы бережливого производства или офиса.
Заниматься административно-хозяйственной деятельностью должна команда специалистов. Список состоит из следующих должностей:
- Исполнительные работники — электрики, энергетики, техники, сантехники, водители, уборщики, секретари.
- Линейные руководители — администраторы, ведущие специалисты, главные инженеры.
- Руководители АХО, технические директора.
Оптимальное соотношение — 15 сотрудников АХО на 1000 работников.
Набор функций отдела и непосредственно директора АХО зависит от специфики работы организации и выделенного бюджета. Анализ вакансий рекрутинговых сайтов показывает, что потребность в руководителях административно-хозяйственной части на отечественном рынке довольно высока. В них нуждаются и заводы, и инжиниринговые фирмы, и телекоммуникационные компании, и футбольные клубы.
Из числа общих функций отдела АХО можно выделить:
- создание комфортных условий труда;
- хозяйственное обслуживание;
- содержание в надлежащем состоянии здания и внутренних помещений.
Как организовать работу отдела АХО в компании
Функции, права и обязанности сотрудников отдела АХО, требования к их квалификации нужно закрепить в должностных инструкциях. Отдел АХО должен быть независимым и подчиняться напрямую руководителю организации или его заместителю.
В нормативно-правовом отношении отдел АХО обязан соблюдать акты, правила хозяйственного обслуживания, нормы содержания и эксплуатации помещения, всего здания, своевременно проводить ремонтные работы, следить за состоянием технического оборудования, обеспечивать соблюдение техники противопожарной безопасности, санитарного и противоэпидемического режимов.
Контролировать исполнение всех поставленных перед отделом задач, определять меры поощрения и наказания для сотрудников должен руководитель АХО.
Кого назначить на должность руководителя АХО: требования к кандидату
У кандидата на должность руководителя АХО должна быть хорошая практическая подготовка. Важны личные качества: организаторские способности, порядочность, стрессоустойчивость.
Руководитель организации определяет, какие обязанности возложить на руководителя АХО. На рекрутинговых сайтах в числе требований к кандидату можно увидеть: ведение хозяйственной деятельности, подбор жилых и нежилых помещения для нужд компании, планирование закупок, учёт хозяйственных и расходных материалов, организация ремонтных работ, ведение отчётной документации по АХО, проведение инвентаризации и многое другое. Вы можете ознакомиться с образцом должностной инструкции для руководителя АХО.
Руководителю АХО общается с представителями строительных, транспортных организаций, сферы продаж, госструктурами. Потребуются самостоятельность, коммуникабельности и умение строить диалог. Не обойтись без умения работы с документами и владения компьютерными программами.
Будущий руководитель АХО должен иметь минимальные знания в областях экономики, управления, ведения материальной отчетности, знать порядок, сроки составления отчетности и ведения табельного учета, владеть информацией о:
- нормах ТК РФ и внутреннем распорядке организации, всех актах, приказах, распоряжениях, постановлениях вышестоящего руководства, касающихся ведения административно-хозяйственного обслуживания;
- нормах и правилах охраны труда;
- правилах организации труда и управления командой;
- работе и обслуживании организационной и вычислительной техники;
- порядке закупок, месте и количестве приобретаемого инвентаря и оборудования для фирмы.
Кандидата на должность следует протестировать. Можно устроить экскурсию по организации, спросить, какие ошибки и недочёты увидел кандидат. Предложите составить план работ по устранению недостатков, рассчитать затраты. Это поможет определить компетентность соискателя.
Задайте контрольный вопрос: «Как вы можете описать свой первый рабочий день в нашей компании?»
Дополнительным плюсом будет готовность выйти в выходной день или ночное время в случае форс-мажорной ситуации.
Как служба АХО взаимодействует с другими отделами
Отдел АХО получает заявки от других отделов. Схему взаимодействия с ними нужно выстроить максимально эффективно. Разберём подробнее, с кем и как взаимодействует АХО.
- Бухгалтерия. АХО отчитывается обо всех расходах и приобретениях. Необходимо предоставлять копии договоров с подрядчиками, поставщиками и арендодателями.
- Отдел закупок. Необходимо анализировать рынок поставщиков, помогать выбрать наиболее выгодные условия закупок.
- Производственный отдел. АХО контролирует оборудование организации, предоставленное производственным отделом.
- Юридический. Документацию АХО нужно пропустить через юридический отдел для обеспечения соблюдения норм и правил законодательства РФ.
- Планово-экономический. Руководитель АХО взаимодействует с отделом в части распределения зарплат сотрудникам, начисления премий и отпускных.
- Отдел кадров. Устанавливает штатное расписание, оповещает о командировках.
Отделов может быть и больше. Для всех отдел АХО должен обеспечить комфортную и бесперебойную работу.
С чего начать работу в организации: небольшой совет руководителю АХО
Работу в новой организации руководитель АХО может начать с построения плана административно-хозяйственной деятельности. Оптимальный вариант — составить матрицу всех бизнес-процессов в компании, указать все отделы, которые участвуют в процессе. Нужно отметить, на каких этапах к работе должен подключаться отдел АХО. Составить список расходных материалов и инвентаря, которые всегда должны быть в запасе. Запланировать срочные закупки, приуроченные к конкретному событию в организации. Например, покупку компьютера для нового сотрудника при расширении штата.
Залог успеха любой крупной компании — в слаженной работе: она должна функционировать как единый организм. И, конечно, в нем должен быть тот «орган», та система, что гарантирует комфортный труд всех сотрудников, обеспечивает их всех необходимым. Это специальный отдел — АХО. Не все конкретно представляют, что скрывается за аббревиатурой. А кто это — специалист АХО? Давайте выясним далее, представив по ходу дела должностную инструкцию работника.
Что такое АХО?
Чтобы разобраться, кто это — специалист АХО, мы сначала разъясним читателю характеристику и основные функции места работы этого должностного лица. Аббревиатура АХО — административно-хозяйственный отдел. Создается практически во всех компаниях, где численность сотрудников превышает 100 человек. Отдел занимается закупкой расходных материалов для деятельности фирмы, расчетом их необходимости, отвечает за порядок и комфортабельность рабочих мест, обеспечивает чистоту общественных и производственных помещений компании.
Если же корпорация масштабная, то АХО внутри себя дополнительно разделяется на ряд подразделений:
- планово-расчетное;
- материально-ресурсное;
- социально-бытовое.
Основные задачи отдела
Кто это — специалист АХО? Должностное лицо, которое выполняет все (или часть — в зависимости от масштаба организации) функции административно-хозяйственного отдела. А задачи у АХО следующие:
- Закупка, хранение, выдача сотрудникам различных предметов, материальных ценностей, необходимых для их работы.
- Ремонт поломок материального имущества компании, реставрация помещений.
- Соблюдение противопожарных нормативов и правил, контроль за следованием им сотрудников.
- Материальная ответственность за эксплуатируемым сотрудниками имуществом компании.
- Поиск фирм, предоставляющих клининговые и коммунальные услуги.
- Заключение соответствующих договоров и соглашений — на проведение интернета, телефонной связи, вывоз мусора и проч.
- Своевременное и полное обеспечение сотрудников организации материальными ценностями, необходимыми для их работы.
- Контроль за состоянием рабочих помещений, своевременное устранение возникающих неполадок.
- Организация комфортных условий для отдыха сотрудников в течение рабочего дня.
- Контроль за обеспечением охраны рабочих помещений.
Сотрудники отдела
Административно-хозяйственный отдел — это не только ведущий специалист АХО. В подразделении трудится целая команда сотрудников — уборщики помещений, инженеры по техническому оборудованию, охранники, экономисты, водители, экспедиторы, гардеробщики, курьеры и др.
Штатная численность отдела зависит от масштабности компании. В среднем, на 100 человек сотрудников приходится 15 специалистов АХО (по инструкции). Подразделяются эти работники на три профессиональных уровня:
- Техники, сантехники, плотники, водители, электрики, гардеробщики, энергетики, инженеры, секретари.
- Главные инженеры, администраторы, ведущие специалисты, начальники АХО.
- Заместители директора по АХО, технические руководители, начальники по АХЧ.
Должностная инструкция специалиста АХО — это документ, диктующий обязанности ведущего специалиста, администратора или иного работника, занимающего руководящую должность. Перейдем непосредственно к ней.
Требования к специалисту
Должностная (ведущего специалиста АХО) инструкция подразумевает ряд требований к работнику. Сотрудник должен знать:
- Распоряжения, приказы, постановления, иные регулятивные и нормативные документы, непосредственно относящиеся к его (специалиста) деятельности.
- Структуру организации-работодателя, права и обязанности ее сотрудников.
- Правила и рекомендации по обслуживанию посетителей, потребителей.
- Виды оказываемых работ и услуг.
- Основы экономики, управления персоналом, организации труда.
- Основы маркетинга, продвижения.
- Планировку, эстетическое оформление помещений.
- Основы социальной психологии.
- Трудовое законодательство.
- Правила и нормативы охраны труда.
Минимальные требования к подготовке специалиста:
- Среднее профессиональное образование.
- Начальное профессиональное образование с опытом работы по специальности не менее 2-х лет.
Для занятия руководящих должностей обязателен опыт работы в административно-хозяйственном отделе не менее 5 лет.
Личные качества работника
Кто это — специалист АХО? Работник, обладающий следующими личными качествами:
- Стрессоустойчивость.
- Инициативность.
- Лидерские и организаторские навыки.
- Честность.
- Добропорядочность.
- Умение оперативно находить выход из сложных ситуаций.
Главные рабочие функции сотрудника
По профстандарту специалист АХО исполняет следующие главные задачи на своем рабочем месте:
- Обеспечивает хозяйственную деятельность компании-работодателя.
- Контролирует рациональное использование расходных материалов и прочих материальных ценностей.
- В рамках своей компетенции ведет учетную документацию, а также предоставляет отчеты по деятельности отдела непосредственному руководителю.
Должностные обязанности специалиста
Круг обязанностей специалиста АХО необычайно широк:
- Контролирует сохранность материальных ценностей.
- Принимает действенные меры по предотвращению и разрешению конфликтных ситуаций в отделе.
- Рассматривает претензии сотрудников и клиентов организации по некачественному обслуживанию его подчиненными. Проводит необходимые организационно-технические мероприятия, искореняющие повторение подобных случаев.
- Контролирует должное оформление рабочих помещений, а также следит за внутренней и наружной рекламой — обеспечивает ее обновление, заботится об эстетически привлекательном состоянии.
- Обеспечивает чистоту и порядок как в самой организации, так и на прилегающих к помещениям компании территориях.
- Контролирует соблюдение починенными сотрудниками норм охраны труда, санитарии, противопожарной безопасности.
- Информирует руководство касательно недочетов в деятельности отдела, предлагает пути их искоренения.
- Следит за чистотой и порядком в офисах, организует своевременный ремонт мебели, оборудования и помещений.
- Организует закупку офисной мебели, канцтоваров и технического оборудования.
- Организует и контролирует деятельность клининговых служб.
- Организует поздравления как сотрудников организации, так и ее клиентов по случаю государственных праздников, дней рождения, памятных дат.
- Если работодатель арендует помещения, то специалист АХО решает все хозяйственные вопросы по аренде.
- Организует своевременную реставрацию, перестройку рабочих помещений.
- Ответственен за хранение канцелярских товаров, оборудования, хозяйственных материалов, инвентаря. Обеспечивает по необходимости всем вышеперечисленным работников организации.
- Организует питание сотрудников.
- Составляет необходимые учетные и отчетные документы.
Взаимодействие с другими подразделениями
Должностные обязанности специалиста АХО — это и взаимодействие с иными отделениями, должностными лицами внутри организации.
Начальник АХО. По вопросам, требующим согласования с вышестоящим руководителем.
Все другие структурные подразделения организации. Здесь составлен целый список вопросов по получению:
- Заявки на обеспечение хозинвентарем, мебелью, оборудованием, техническими устройствами, канцтоварами и проч.
- Отчеты по использованию предоставленных материальных ресурсов.
- Заявки на хозобслуживание конференций, семинаров, собраний и проч.
- Заявки на ремонтные работы различного масштаба.
- Заявки на организацию питания работников.
АХО, в свою очередь, предоставляет всем структурным подразделениям организации запрошенные материальные ресурсы — канцтовары, мебель, технику и проч.
Управление отчетности и учета. Вопросы по получению от АХО:
- Учет имущества, хозяйственных операций, поступивших денежных средств и проч.
- Данные по движению финансов.
Предоставляется управлением отчетности и учета следующее:
- Документы с лимитами на отпуск материальных ресурсов и их расходование структурными подразделениями.
- Предложения по реализации неиспользованных материальных ценностей.
- Сметы расходов на содержание рабочих помещений, зданий организации, в т. ч. и на сопутствующее оборудование.
- Сметы расходов на закупку мебели, канцтоваров, технического оборудования и проч.
Юридическое управление. Вопросы получения административно-хозяйственным отделом:
- Юридические консультации по интересующим вопросам.
- Документы на правовую экспертизу.
- Ответы на запросы юридической направленности.
Секретарь-референт. Передача документов на отправку и/или тиражирование. От секретаря отдел получает корреспонденцию в свой адрес.
Права специалиста
Специалист АХО имеет право:
- Запрашивать у структурных подразделений компании сведений о состоянии помещений и оборудования, использования расходных материалов.
- Вносить на рассмотрение руководителя предложений по улучшению своей работы.
- Требовать от работодателя обеспечение нормальных условий трудовой деятельности.
- Принимать ответственные решения в границах своей компетенции.
Ответственность специалиста
Работник несет полную ответственность за:
- Своевременное обеспечение организации необходимыми материалами, оборудованием, мебелью и проч.
- Сохранность документации.
- Своевременность и правильность составленных лично отчетов руководству.
- Разглашение сведений, являющихся коммерческой тайной работодателя.
- Сохранность материальных ценностей, предоставленных компанией для рабочей деятельности.
- Невыполнение требований должностной инструкции.
Специалист АХО — ответственная должность. Ведь на административно-хозяйственном отделе держится комфортная рабочая атмосфера организации, полноценный труд ее сотрудников. Порой от АХО даже зависит возможность безостановочной работы компании.
Административно-хозяйственная служба — это подразделение компании, основная задача которого — создание условий для работы сотрудников всей организации. В обязанности АХО входит полное обеспечение бесперебойной деятельности компании: от закупки канцелярских товаров до проведения капитального ремонта помещений фирмы.
Понятие
АХО создается во всех компаниях с количеством работников более 100 человек. Крупные фирмы (корпорации) имеют в отделе внутренние подразделения. Они отвечают за результативную работу каждого сотрудника организации: рассчитывают количество и закупают расходные материалы, отвечают за порядок, чистоту в помещениях и на местах, обеспечивают безопасность, комфорт рабочих мест. Бывают следующие подразделения хозяйственного отдела:
- социально-бытовой;
- материально-ресурсный;
- планово-расчетный.
При приеме на работу в отдел АХО приветствуются такие качества, как оперативность, стрессоустойчивость, навыки лидера, организационный опыт, умение быстро находить несколько альтернативных способов решения одного вопроса, порядочность, честность. Через хозяйственный отдел проходят большие денежные суммы, поэтому так важно, чтобы кандидаты на любую из должностей в подразделение отвечали всем требованиям.
Для чего создается отдел
В небольших предприятиях все хозяйственные функции возлагаются на директора или начальника. Он же вправе поручить решение возникающих вопросов секретарю или офис-менеджеру. Полноценный хозяйственный отдел формируется в более крупных компаниях. Он способен создать все благоприятные условия для работы. Но один человек не справится со всеми вопросами, поэтому в подчинении начальника отдела находится целая команда. Конкретный состав специалистов зависит от специфики компании, рода деятельности, территориального расположения, размера.
Выделяются следующие функции АХО:
- покупка, хранение, выдача различных предметов и ценностей, необходимых для работы всех сотрудников компании;
- ремонт помещений, устранение поломок имущества;
- соблюдение норм и правил пожарной безопасности, контроль за выполнением всех рекомендаций;
- материальная ответственность за имущество компании;
- поиск фирм, предоставляющих все коммунальные услуги;
- заключение договоров на предоставление проводной телефонной связи, сотовой связи, интернета, на оказание коммунальных услуг;
- обеспечение сотрудников компании всем необходимым для эффективной работы;
- контроль за состоянием помещений, устранение всех неполадок — в это входит своевременный ремонт, технические работы, уборка кабинетов;
- организация комфортных условий для отдыха сотрудников согласно законодательству РФ;
- контроль над обеспечением охраны здания, помещений, сотрудников.
Общие положения
Любое предприятие имеет положение об административном отделе. Оно слегка разнится в зависимости от рода деятельности фирмы и ее размеров, но многие положения являются стандартными, они одинаковы во всех компаниях. Вот некоторые из них:
- Положение определяет структуру отдела, его функции, права, задачи, ответственность, назначение, цели, инструкции.
- Отдел осуществляет и организует административно-хозяйственное обеспечение компании и решает все материально-технические вопросы.
- Отдел является независимым подразделением. Подчиняется директору или его заместителю.
- Вся работа должна соответствовать законам, актам правительства Российской Федерации, президента РФ, а также конституции РФ.
- Отдел обязан соблюдать акты, правила хозяйственного обслуживания, нормы содержания и эксплуатации помещения, всего здания, вовремя осуществлять ремонт, следить за состоянием технического оборудования, следовать технике противопожарной безопасности, контролировать соблюдение санитарного и противоэпидемического режимов.
- Требования к квалификации руководителя отдела и других сотрудников, их права, функции, обязанности указаны в должностных инструкциях, которые утверждает руководитель предприятия.
- Подразделение в пределах своей компетенции взаимодействует со всеми отделами, подразделениями фирмы (компании, предприятия). Также при необходимости осуществляет свою работу, сотрудничая со сторонними организациями, их подразделениями.
- За несоблюдение должностных инструкций, отсутствие трудовой дисциплины любой сотрудник отвечает перед своим непосредственным руководителем. К такому сотруднику применяются меры, предусмотренные законодательством РФ.
- У административно-хозяйственного отдела имеется начальник с высокой степенью профессионализма, организаторскими навыками. Стаж, образование, другие требования определяет руководитель организации.
Подробности представлены на видео.
Должностные обязанности
Хозяйственным обеспечением организации занимается большая команда специалистов. Штатная численность зависит от рода деятельности. В среднем на компанию с численностью от 1000 сотрудников необходимо не менее 15 специалистов-хозяйственников. В состав подразделения входят такие должности административно-хозяйственного отдела, как:
- Техник, плотник, электрик, сантехник, уборщик, гардеробщик, водитель, энергетик, секретарь, специалист, инженер.
- Ведущий специалист, главный инженер, администратор — это группа сотрудников, каждый из которых курирует отдельное направление работы отдела. У таких сотрудников нередко имеется дополнительная расшифровка должности АХО, например, ведущий специалист по обслуживанию инженерных систем.
- Руководитель предприятия, начальник по АХЧ, технический директор, заместитель руководителя по хозяйственному обеспечению.
Главный сотрудник отдела — начальник, руководитель АХО это, как правило, человек с опытом. Стаж — не менее 5 лет. Подчиняется генеральному директору или его заместителю, нередко главный хозяйственник организации сам является заместителем руководителя. Начальник обладает особыми знаниями, правом решать важнейшие вопросы и вправе подписывать документы, представляет интересы директора компании. Руководитель хозяйственной службы владеет информацией о:
- нормах Трудового кодекса и внутреннем распорядке организации;
- всех структурных подразделениях, особенностях их взаимодействия между собой;
- нормах и правилах охраны труда;
- всех актах, приказах, распоряжениях, постановлениях вышестоящего руководства, касающихся ведения административно-хозяйственного обслуживания;
- правилах управления командой, организации труда;
- работе и обслуживании организационной и вычислительной техники;
- навыках делового общения, составления договорной документации;
- порядке закупок, месте и количестве приобретаемого инвентаря и оборудования для фирмы.
Кроме того, руководитель службы должен обладать знаниями об истории организации и перспективах развития, иметь хотя бы минимальные знания экономики, управления, ведения материальной отчетности, знать порядок, сроки составления отчетности и ведения табельного учета.
Начальник хозяйственной службы вправе определять меры наказания своих сотрудников, распределять отпуска, давать разрешение на уход с рабочего места при возникновении непредвиденных обстоятельств. Он полностью контролирует исполнение всех поставленных задач, привлекает подрядчиков, контролирует закупку инвентаря, разрабатывает планы ремонта и многое другое.
Должностные обязанности начальника АХО:
- Следит за работой сотрудников, распределяет обязанности между ними, контролирует исполнение всех должностных инструкций.
- Проводит набор персонала в административно-хозяйственное подразделение.
- Осуществляет контроль над работой технического оборудования — лифтов, системы вентиляции, осветительных приборов.
- Составляет планы и организует работы по ремонту внутренних помещений, всего здания. Контролирует действия по благоустройству территории. Это касается как постоянного ухода за двором, коридорами, так и оформления во время праздников, важных мероприятий.
- Контролирует оформление необходимых документов для оказания услуг от сторонних организаций по обслуживанию. Подписывает договоры, ведет материальную отчетность, следит за ее составлением.
- Отвечает за распределение, закупку, хранение, целостность рабочего инвентаря, технического оборудования.
- Обеспечивает рациональное распределение выделяемого бюджета, планирование расходов на технические нужды организации.
- Отвечает за обновление, внедрение, распределение новых средств связи, предметов противопожарной защиты, организационной техники, рабочего инвентаря.
В крупных компаниях, у которых имеется собственный большой имущественный комплекс, работа заместителем по АХО или начальником отдела предполагает ответственность за целые здания. Он обеспечивает комфорт всех работников компании, предоставляя рабочее место, обеспечивая быстрый доступ к нему, снабжая всем необходимым для эффективного результата, обеспечивая чистоту и порядок во всех помещениях здания, ремонт, яркое освещение, тепло в холодное время года, устранение неисправностей. Инженер, администратор, начальник имеют право:
- запрашивать сведения у других отделов, касающиеся вопросов административно-хозяйственного характера;
- наказывать сотрудников за нарушения, докладывать об этом руководству;
- проявлять инициативу в усовершенствовании работы организации в сфере технического и административного обслуживания;
- для соблюдения всех правил, норм требовать от руководства предоставления необходимых условий;
- оценивать качество работы своих подчиненных.
Права, функции и ответственность
В каждой компании есть особенности, однако должностные обязанности специалиста АХО везде практически одинаковы. В них входит:
- обеспечение крупных закупок любой техники;
- покупка, распределение канцтоваров;
- снабжение всех сотрудников офисным инвентарем, хозяйственными предметами, мебелью;
- оперативный ремонт оборудования, профилактика поломок;
- ведение документооборота, баз данных, технических файлов;
- уборка, ремонт, оформление помещений;
- благоустройство уличной территории;
- организация питания в компании;
- организация работы корпоративного транспорта;
- устройство зон отдыха, мест для курения, мероприятий (например, корпоративов);
- взаимодействие с арендодателями, поставщиками, другими сторонними компаниями;
- организация электроснабжения, контроль работы отопительной системы;
- соблюдение санитарных, противопожарных норм;
- набор сотрудников, оценка их работы;
- информирование персонала о новых актах, нововведениях, мероприятиях.
Во многих организациях принято проводить планерки: ежедневные, еженедельные или ежемесячные. На них начальник сообщает новую информацию своим сотрудникам, раздает поручения, ставит задачи.
Все сотрудники имеют ряд обязательств:
- выполнять поставленные вышестоящим руководством цели и задачи;
- вести всю необходимую документацию, заполнять табели, формы, сметы, проводить расчеты;
- быть готовыми к оперативному решению любых проблем;
- использовать по назначению и рационально материальные блага, кадровые ресурсы;
- выполнять все должностные обязанности, соблюдать правила санитарной и противопожарной безопасности всей организации;
- вовремя предоставлять отчеты, статистическую информацию начальству;
- исполнять свою работу квалифицированно, качественно, в срок.
Отдел вправе в любой момент запросить справочную информацию у любого из отделов, предлагать идеи по улучшению работы, участвовать в совещаниях и планерках по всем административно-хозяйственным вопросам.
Сотрудничество с другими отделами
Качественное выполнение всех задач и функций невозможно без взаимодействия со всеми отделами и подразделениями организации. Каждый хозяйственник обязан выстроить рабочие связи с коллегами. Самое частое в работе отдела — получение заявок от других структур и взаимодействие с ними:
- Бухгалтерия. Наиболее тесное сотрудничество с этим отделом обусловлено тем, что хозяйственники обязаны отчитываться обо всех расходах на приобретение материальных ценностей, инвентаря. Предоставляются копии договоров с арендодателями, поставщиками, подрядчиками.
- Производственный отдел. Он предоставляет оборудование для организации, а хозяйственный отдел осуществляет контроль над техникой.
- Юридический. Помогает обеспечить необходимые условия для заключения договоров, следит за соблюдением всех норм, правил законодательства РФ.
- Отдел закупок. Проводит тендеры, анализирует рынок поставщиков, помогает выбрать наиболее выгодные условия.
- Планово-экономический. Распределяет заработную плату, начисляет премии, отпускные. Главный хозяйственник организации совместно с ними регулирует оклад своих подчиненных в зависимости от выполняемой работы, степени загруженности.
- Отдел кадров. Устанавливает штатное расписание, оповещает о командировках.