Должностная инструкция специалиста архивного отдела администрации

Администрация Колодезянского сельского поселения Миллеровского райна  Адрес: 346141, Ростовская обл., Миллеровский район, сл. Колодези, ул. Советская, 15 ОГРН 1056149013800 ИНН 6149010558 КПП 614901001 ЕКС — 40102810845370000050 Казначейский счет — 03231643606324205800 Банковские реквизиты: Р/с 40204810200000000627 БИК 016015102 Банк —  ОТДЕЛЕНИЕ РОСТОВ-НА-ДОНУ БАНКА РОССИИ//УФК по Ростовской области г. Ростов-на-Дону Лицевой счет – 03583104470  Контакты: Телефон: 8 (86385) 57-2-30, 57-3-79 e-mail: Этот адрес электронной почты защищен от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра. Глава поселения — Рудой Виктор Александрович Режим работы администрации: понедельник — пятница: с 8-00 до 16-00 перерыв: с 12-00 до 13-00 суббота-воскресенье: выходной

Должностная инструкция главного специалиста по архивной работе Администрации Кагальницкого района

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

специалиста архивного отдела администрации Кирсановского района

1. Общие положения.

Прием на должность специалиста отдела осуществляется на условиях трудового договора, заключенного с главой района.

Назначение на должность специалиста архивного отдела и освобождение от должности оформляется распоряжением администрации района.

Специалист по архивному делу в своей профессиональной деятельности подчиняется непосредственно начальнику архивного отдела администрации района, управляющему делами администрации района.

При исполнении служебных обязанностей руководствуется: Конституцией РФ, Федеральным законом от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», Федеральным законом от 22.10.2004 № 125 «Об архивном деле в Российской Федерации», Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19, Законом Тамбовской области от 03.03.2006 № 4-3 «О наделении органов местного самоуправления муниципальных районов и городских округов Тамбовской области отдельными государственными полномочиями Тамбовской области по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности и находящихся на территории муниципальных образований», Законом Тамбовской области от 23.06.2006 № 54-3 «Об Архивном фонде Тамбовской области», Уставом Кирсановского района Тамбовской области, иными законодательными и правовыми актами РФ и области, постановлениями и распоряжениями администрации района, Положением об архивном отделе администрации района, а также должностной инструкцией.

2. Функции.

Специалист архивного отдела администрации района организует свою работу в соответствии с утвержденным планом развития архивного дела района, административными регламентами:

— предоставление государственной услуги «исполнение запросов юридических и физических лиц о предоставлении архивной информации»;

— предоставление муниципальной услуги «выдачи копий архивных документов, подтверждающих право на владения землей»;

— предоставление документов для исследователей в архиве;

выполняет функции :

обеспечение сохранности архивных документов по личному составу, поступающих в отдел документов;

использование архивных данных для социально-правовой защиты граждан.
3. Должностные обязанности.

Специалист архивного отдела администрации района обязан :

— осуществлять в соответствии с действующим законодательством прием документов по личному составу от ликвидированных, реорганизуемых, действующих предприятий — источников комплектования архива;

-вести личный прием граждан по социально-значимым вопросам;

— обеспечивать сохранность документов архива, систематически проводить проверки наличия дел;

— вести учет хранящихся в архиве документов согласно установленным формам;

-вести личный прием граждан по вопросам социально-правового характера, входящим в компетенцию отдела;

— исполнять запросы организаций, заявления граждан о трудовом стаже и по другим вопросам социально-правового характера;

— создавать и совершенствовать научно-справочный аппарат к архивным документам, хранящимся в архиве,

— осуществлять организационно-методическое руководство деятельностью архивов организаций — источников комплектования архива, в том числе:

— информировать органы местного самоуправления, иных заинтересованных лиц о составе и содержании архивных фондов и архивных документов.

— исполнять запросы обращающихся на законном основании юридических и физических лиц о предоставлении документной архивной информации, выдает соответствующим образом оформленные архивные справки, выписки, копии документов, информационные письма, тематические перечни, тематические обзоры документов или письма об отсутствии запрашиваемых сведений в архиве

— организовать работу пользователей архивных документов в архиве.

— популяризировать архивное дело и архивные документы: оформлять документные выставки, готовить материалы для средств массовой информации, проводить встречи с общественностью, использовать иные средства для достижения указанной цели.

— анализировать и готовить предложения по укреплению материально-технической базы архива района и ведомственных архивов;

-исполнять иные поручения начальника архивного отдела, управляющего делами администрации района.

1. Права

Специалист архивного отдела администрации района имеет право на:

— осуществление контроля за выполнением источниками комплектования архива установленных правил организации документов по личному составу в делопроизводстве и их физической сохранности;

— запрашивание от действующих предприятий района сведения, необходимые для работы архива;

— привлечение в необходимых случаях в качестве экспертов и консультантов специалистов предприятий — источников комплектования архива, работников государственной архивной службы;

— внесение в администрацию района предложений, направленных на улучшение условий, способствующих совершенствованию архивной деятельности.

— переподготовку (переквалификацию) и повышение квалификации за счет средств муниципального бюджета;

— пенсионное обеспечение с учетом стажа муниципальной службы.

1. Ответственность

Специалист архивного отдела администрации района несет персональную ответственность за:

— обеспечение сохранности архивных документов, противопожарной безопасности архива;

— неисполнение и ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на него настоящей Инструкцией в порядке, установленном действующим законодательством;

— ненадлежащее выполнение мероприятий в части обеспечения антитеррористической безопасности.

1. Взаимоотношения

Для выполнения своих функций специалист архивного отдела администрации района взаимодействует:

-со специалистами и руководителями предприятий, учреждений всех форм собственности района;

-органами социального обеспечения населения;

-с органами местного самоуправления;

— со структурными подразделениями администрации района и районным Советом народных депутатов.

Главная » Документы » Распоряжения » 2017 » Об утверждении должностной инструкции
начальника отдела архивного дела
администрации муниципального района
«Мещовский район»

Об утверждении должностной инструкции
начальника отдела архивного дела
администрации муниципального района
«Мещовский район»

АДМИНИСТРАЦИЯ

муниципального района «Мещовский район»

Калужской области

РАСПОРЯЖЕНИЕ

«27» апреля 2017 г.                                                               № 118-р

Об утверждении должностной инструкции

начальника отдела архивного дела

администрации муниципального района

«Мещовский район»

1. Утвердить должностную инструкцию начальника отдела архивного дела

администрации муниципального района «Мещовский район» (прилагается).

1. Признать утратившим силу распоряжение администрации от 10.12.2013 № 785-р    «О   должностной   инструкции   начальника   отдела   архивного   дела  администрации МР«Мещовский район».
2. Контроль за выполнением настоящего распоряжения возложить на управляющего делами администрации С.В. Ловакову.

Главы администрации                                                                                   В.Г. Поляков

Приложение

к распоряжению администрации

муниципального района

«Мещовский район»

от « 27 »  апреля 2017 г. № 118-р

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

начальника отдела архивного дела

администрации муниципального района

«Мещовский район» Калужской области

1. Общие положения

1.1. Должность начальника отдела архивного дела администрации муниципального района «Мещовский район» является должностью муниципальной службы.

1.2. Должность начальника отдела архивного дела относится к ведущей группе должностей (пункт 1.3., подраздела ведущая группа должностей, раздела должности категории «специалисты» Реестра муниципальных должностей, муниципальных должностей муниципальной службы в Калужской области (Закон Калужской области от 26 апреля 2012 г. № 272-ОЗ).

1.3. Область профессиональной служебной деятельности (далее – область деятельности), в соответствии с которой муниципальный служащий исполняет должностные обязанности: управление в сфере архивного дела муниципального образования.

            1.4. Вид профессиональной служебной деятельности (далее – вид деятельности), в соответствии с которым муниципальный служащий исполняет должностные обязанности: формирование и содержание архивных фондов муниципального образования  (п. 16 ч.1  ст. 15 Федерального закона  № 131-ФЗ  от 26.04.2012;  п.3, п.4 ст.4,  п. 1 ст. 13 Федерального закона № 125-ФЗ от 22.10.2004) .

1.5. Цель исполнения должностных обязанностей муниципального служащего, замещающего должность начальника отдела архивного дела: организация и содержание отдела архивного дела; обеспечение хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, образовавшихся и образующихся в деятельности организаций, отнесенных к муниципальной собственности, а также архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность.

1.6. Основные задачи, на реализацию которых ориентировано исполнение должностных обязанностей начальника отдела архивного дела: обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному хранению; предоставление в установленном порядке учетных данных в Управление по делам архивов Калужской области; проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности; подготовка, предоставление Администрации и реализация предложений по обеспечению сохранности документов, хранящихся в Отделе; организационно-

2

методическое руководство деятельностью ведомственных архивов; информационное обеспечение органов местного самоуправления; организация использования архивных документов; удовлетворение прав граждан на архивную информацию.

1.7. Начальник отдела архивного дела назначается на должность и освобождается от должности Главой администрации муниципального района «Мещовский район» по согласованию с Управлением по делам архивов Калужской области.

1.8. Начальник отдела архивного дела непосредственно подчинен управляющему делами администрации муниципального района «Мещовский район».

1. Квалификационные требования

1. Для замещения должности начальника отдела архивного дела устанавливаются квалификационные требования, включающие базовые и функциональные квалификационные требования.

2.1. Базовые квалификационные требования:

2.1.1. Муниципальный служащий, замещающий должность начальника отдела архивного дела, должен иметь высшее профессиональное образование  -бакалавриат.

2.1.2. Для замещения должности начальника отдела архивного дела установлено требование о наличие не менее  двух лет  стажа  муниципальной  службы или не менее четырех  лет стажа  работы  по специальности, направлению подготовки.

2.1.3. Начальник отдела архивного дела должен обладать следующими базовыми знаниями:

1) знанием государственного языка Российской Федерации (русского языка);

2) правовыми знаниями основ:

а) Конституции Российской Федерации;

б) Федерального закона от 6 октября 2003 г. № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации»;

в)  Федерального закона от 2 марта 2007 г. № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации»;

г) законодательства о противодействии коррупции.

            2.1.4. Начальник отдела архивного дела должен обладать следующими базовыми умениями:    

             —  эффективного управления персоналом;

            —  планирования работы и контролирования ее выполнения;

            — оперативного принятия и реализации управленческих и иных решений; прогнозирования последствий принятых решений;

            — ведения деловых переговоров с представителями государственных органов, органов местного самоуправления, организаций;

            — подготовки и ведения деловой переписки;

            — соблюдение этики делового общения при взаимодействии с гражданами;

            -владения компьютерной и другой оргтехникой, необходимым программным

3

обеспечением;

— работы в сети «Интернет» и информационно-правовых системах.

2.2. Муниципальный служащий, замещающий должность начальника отдела архивного дела должен соответствовать следующим функциональным квалификационным требованиям.

2.2.1. Начальник отдела архивного дела, должен иметь:

а) высшее профессиональное образование по специальности, направлению подготовки «Документоведение и архивоведение», «Историко-архивоведение».

            2.2.2. Начальник отдела архивного дела должен обладать следующими знаниями в области законодательства Российской Федерации, знаниями муниципальных правовых актов и иными знаниями, которые необходимы для исполнения должностных обязанностей в соответствующей области деятельности и по виду деятельности:   

            — Федерального закона от 22.10.2004  № 125-ФЗ «Об архивном деле  в Российской Федерации»;

— Приказа Министерства Российской Федерации от 31.07.2007 № 1182 «Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций с указанием сроков хранения»;

            — Приказа Министерства Российской Федерации от 03.06.2011 № 635 «Об утверждении Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах»;

            — Приказа Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования  документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук»;

            — Устав муниципального района «Мещовский район» Калужской области утвержден решением Районного Собрания муниципального района «Мещовский район» от 26.05.2011 № 131;

            — Положения об администрации муниципального района «Мещовский район»;

            — Положения об отделе архивного дела администрации муниципального района «Мещовский район»;

            — методов проведения деловых переговоров, методов управления аппаратом органа местного самоуправления, муниципального органа;

            — Правил делового этикета;

— Правил и норм охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты, внутреннего трудового распорядка органа местного самоуправления, муниципального органа, порядка работы со служебной информацией;

— понятие, сущность, цели архивного дела;

— организация работы архивных учреждений;

— порядок приема, регистрации, систематизации, хранения и использования архивных документов;

— порядок формирования и содержания муниципального архива.

2.2.3. Начальник отдела архивного дела должен обладать следующими

4

умениями, которые необходимы для исполнения должностных обязанностей в соответствующей области деятельности и по виду деятельности:

— проводить экспертизу ценности документов, осуществлять организационные и методические мероприятия по передаче документов на постоянное хранение в государственные архивы;

— составлять установленную отчетность по архивному делу.

1. Должностные обязанности

Исходя из задач и функций, определенных Положением об отделе архивного дела администрации муниципального района «Мещовский район», на начальника отдела возлагаются следующие должностные обязанности:

3.1. Соблюдать ограничения, не нарушать запреты, которые установлены Федеральным законом от 2 марта 2007 г. № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации» и другими федеральными законами.

3.2. Исполнять основные обязанности, предусмотренные Федеральным законом от 2 марта 2007 г. № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации».

3.3. Точно и в срок выполнять поручения своего руководителя.

3.4. Соблюдать правила делопроизводства, в том числе надлежащим образом учитывать и хранить полученные на исполнение документы и материалы, своевременно сдавать их ответственному за делопроизводство, в том числе при уходе в отпуск, убытии в командировку, в случае болезни или оставления должности.

3.5. Соблюдать установленный служебный распорядок, Типовой кодекс этики и служебного поведения государственных служащих Российской Федерации и муниципальных служащих, правила содержания служебных помещений и правила пожарной безопасности.

3.6. Беречь и рационально использовать имущество, предоставленное для исполнения должностных обязанностей, а также не использовать это имущество в целях получения доходов или иной личной выгоды.

3.7. Сообщать представителю нанимателя (работодателю) о личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая может привести к конфликту интересов, принимать меры по предотвращению такого конфликта.

3.8. Уведомлять представителя нанимателя (работодателя), органы прокуратуры или другие государственные органы обо всех случаях обращения к нему каких-либо лиц в целях склонения его к совершению коррупционных правонарушений.

3.9. В соответствии с возложенными на отдел функциями и задачами, начальник отдела архивного дела исполняет обязанности:

— общее руководство деятельностью отдела;

— обеспечение повышения уровня развития архивного дела в муниципальном районе;

— планирование работы, составление отчетов о работе отдела;

— разработка и внесение на утверждение Главе администрации

5

муниципального района «Мещовский район» Положение об отделе;

— обеспечение в отделе соблюдений Правил внутреннего трудового распорядка, Должностной инструкции;

   — разработка номенклатуры дел отдела, обеспечение хранения дел и документов отдела, подготовка и направление дел постоянного хранения в архив;

— подготовка справочных, информационных, аналитических, методических материалов по вопросам, отнесенным к компетенции отдела;

— разработка и представление на рассмотрение в установленном порядке проектов нормативных правовых актов администрации муниципального района в пределах компетенции отдела;

— обеспечение реализации нормативных правовых актов в пределах своих полномочий;

— разработка и систематические уточнения списков предприятий, организаций, учреждений, других хозяйствующих субъектов, документы которых подлежат передаче в муниципальный архив;

— обеспечение в архивохранилище охраны и противопожарный режим;

— организация отбора и приема документов от предприятий, организаций, учреждений, других хозяйствующих субъектов – источников комплектования муниципального архива;

— проведение проверки наличия документов по фондам;

— проведение экспертизы ценности документов:

— организация контроля за исполнением входящих документов;

— рассмотрение обращений граждан и юридических лиц в установленном порядке.

1. Права

Наряду с основными правами, которые определены статьей 11 Федерального закона от 2 марта 2007 г. № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации» начальник отдела архивного дела имеет право:

4.1. Запрашивать от должностных лиц федеральных органов государственной власти и их территориальных органов, органов государственной власти субъекта Российской Федерации, иных государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и получать в установленном порядке документы и информацию, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

4.2. Привлекать в установленном порядке для подготовки проектов документов, разработки и осуществления мероприятий, проводимых отделом архивного дела, работников структурных подразделений администрации муниципального района «Мещовский район».

4.3. Принимать в установленном порядке участие в мероприятиях (совещаниях, конференциях, семинарах), содержание которых соответствует области деятельности и виду деятельности.

4.4. Получать в установленном порядке информацию и материалы, необходимые для исполнения должностных обязанностей, а также внесение предложений о совершенствовании деятельности отдела.

4.5.     Повышать квалификацию за счет средств местного бюджета.

6

1. Ответственность

Начальник отдела архивного дела несет установленную законодательством ответственность:

5.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации, законодательством о муниципальной службе.

5.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

5.3. За причинение материального ущерба в пределах, определенных трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

1. Перечень вопросов, по которым муниципальный служащий вправе или обязан самостоятельно принимать управленческие и иные решения

  6.1. Начальник отдела архивного дела в соответствии со своей компетенцией вправе или обязан самостоятельно принимать решения в виде таких документов как:

— план работы отдела;

— отчет о работе отдела;

— показатели основных направлений и результатов деятельности отдела;

         — должностная (служебная) записка.

            6.2. Перечень вопросов, по которым начальник отдела архивного дела  вправе или обязан самостоятельно принимать управленческие или иные решения:

            — проверка представленных документов на соответствие требованиям законодательства, их достоверности и полноты сведений, указанных в документах;

            — выдача копий архивных документов, информационное обеспечение пользователей архивными документами в соответствии с их запросами;

  — выбор метода выполнения поставленных задач.

1. Перечень вопросов, по которым муниципальный служащий вправе или обязан участвовать при подготовке проектов нормативных правовых актов и (или) проектов управленческих и иных решений

            Начальник отдела архивного дела в пределах должностных обязанностей, установленных настоящей должностной инструкцией, и в случае служебной необходимости принимает участие в подготовке:

7.1. Нормативных правовых актов и (или) проектов нормативных правовых актов, управленческих и иных решений по вопросам деятельности в сфере архивного дела муниципального образования.

1. Сроки и процедуры подготовки, рассмотрения проектов управленческих и иных решений, порядок согласования и принятия данных решений

7

         Сроки подготовки, рассмотрения, порядок оформления, согласования проектов документов, принятия проектов управленческих и иных решений, исполнения документов и поручений устанавливаются в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, нормативными правовыми актами Калужской области,   администрации муниципального района «Мещовский район».

1. Порядок служебного взаимодействия муниципального служащего в связи с исполнением им должностных обязанностей с муниципальными служащими, гражданскими служащими, гражданами, а также организациями

         Начальник отдела архивного дела для выполнения своих должностных обязанностей и реализации предоставленных прав в порядке, установленном действующими нормативными правовыми актами и иными организационно распорядительными документами взаимодействует с:

            9.1. Работниками, структурными подразделениями и должностными лицами государственных органов.

            9.2. Работниками, структурными подразделениями и должностными лицами органов местного самоуправления;

  9.3. Организациями и гражданами.

1. Перечень муниципальных услуг, оказываемых гражданам и организациям

В соответствии с замещаемой должностью начальника отдела архивного дела и в пределах должностных обязанностей, установленных настоящей должностной инструкцией, начальник отдела архивного дела оказывает муниципальные услуги гражданам и организациям:

10.1. Выдача копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей в муниципальном образовании.

10.2. Информационное обеспечение пользователей архивными документами в соответствии с их запросами.

1. Показатели эффективности и результативности

профессиональной служебной деятельности

Эффективность и результативность профессиональной служебной деятельности начальник отдела архивного дела определяется в зависимости от уровня достижения следующих показателей:

            11.1. Качество деятельности (соответствие подготовленных документов предъявленным требованиям, полнота и логичность в изложении материала, точность, другое).

            11.2. Своевременность исполнения поставленных задач.

            11.3. Организация труда (производительность, результативность, соблюдение дисциплины)

        8 

            11.4. Мотивация (заинтересованность в выполняемой работе, использование наиболее рациональных подходов при решении поставленных задач).

            11.5.Профессионализм (соответствие требованиям, предъявляемым к должности, использование системного подхода в работе, владение современными технологиями, широта профессиональных знаний).

Управделами  администрации муниципального

района «Мещовский район»

________________            _______________          ______________________

            Дата                           Личная подпись               Расшифровка подписи

Начальник отдела организационно-контрольной работы

________________            _______________          ______________________

            Дата                            Личная подпись               Расшифровка подписи

Начальник правового отдела

________________            _______________          ______________________

            Дата                           Личная подпись                Расшифровка подписи

    С должностной

    инструкцией ознакомлен(а)  ________________   _____________________

                                                         (подпись)                  (расшифровка подписи)

                                                                                  «____» __________ 20____ г.

    Второй экземпляр получил(а)

    на руки                    ________________ «____» ____________ 20____ г.

                                             (подпись)

Дата создания: 13-11-2017