Должностная инструкция специалиста по документообороту образец 2021

Специалист по документообороту: кто это, что должен знать и уметь

Документационное обеспечение процесса управления осуществляется в каждой организации. В зависимости от размера и специфики деятельности, обязанности менеджера по работе с документами возлагаются на:

• помощника руководителя, секретаря;
• документоведа (специалиста по документообороту);
• специальный отдел или группу;
• службу документационного обеспечения управления (ДОУ) — для крупных структур.

Секретарь руководителя и документовед — разные должности. Квалификационные требования, содержание обязанностей специалиста по работе с документами и помощника директора в крупных организациях различны. Обе штатные позиции описаны в ЕКС и в сборнике профессиональных стандартов.

Документовед — это специалист, работающий как специально уполномоченное должностное лицо или как сотрудник выделенного структурного подразделения службы ДОУ (профстандарт 07.004). Целью деятельности документоведа или службы ДОУ — организация эффективного документационного обеспечения управления деятельностью предприятия.

Служба ДОУ является структурной единицей системы управления и решает специфические задачи.

Профессионально-квалификационные требования к работнику зафиксированы в п. 3.1 раздела III профстандарта 07.004 «Специалист по управлению документацией организации». Они размещены сразу после рекомендованных названий позиции для штатного расписания.

Коротко о необходимых знаниях и умениях специалиста по документообороту.

Обязанности специалиста по документообороту

Функциональная карта делопроизводителя содержит перечень трудовых функций делопроизводителя. Она приведена в разделе II профстандарта под кодом А.

Информация о них — основа раздела 2 должностной инструкции, подготовленной с использованием стандарта.

Дальше в ДИ — традиционная часть с обязанностями. В инструкции, по методике сборника стандартов, он третий, а обязанности делопроизводителя — это трудовые действия, перечисленные в подразделах 3.1.1-3.1.7.

Квалификационный подход, используемый при описании профессий и должностей, реализуется перечислением знаний и умений, необходимых для каждой трудовой функции. В ДИ знания и умения приводятся в общей части или в разделе обязанностей пофункционально. На картинке две используемые на практике структуры ЛНА.

Заключительные положения ДИ содержат права и ответственность специалиста, порядок ее утверждения, сведения о документах, использованных при разработке текста.

Должностная инструкция ведущего специалиста по документообороту

1. Общие положения

1.1. ВСпоДО относится к категории специалистов. На должность ВСпоДО назначается лицо, имеющее высшее профильное образование и стаж работы в должности не менее 3 лет.

1.2. Назначение на должность ВСпоДО и освобождение от нее производится приказом Генерального директора компании по представлению начальника административного отдела.

1.3. ВСпоДО подчиняется непосредственно начальнику административного отдела. ВСпоДО подчиняются функционально делопроизводители (сотрудники, на которых возложены обязанности ведения делопроизводства) и секретари всех структурных подразделений компании. ВСпоДО подчиняются линейно делопроизводитель и начальник архивной службы компании.

1.4. ВСпоДО должен знать:

1.4.1. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности компании и, в частности, деятельности секретариата.

1.4.2. Единую государственную систему делопроизводства, правила хранения, архивирования документов, ревизии документов, уничтожения, передачи на хранение в архив компании и в государственные архивы, а также стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.

1.4.3. Положения, инструкции, иные нормативные документы, регламентирующие работу компании в области документооборота и секретариата.

1.4.4. Организационную структуру, руководящий состав компании и ее структурных подразделений (СП).

1.4.5. Специализацию деятельности компании, специфику работы с документами отрасли компании.

1.4.6. Методы оформления и обработки документов.

1.4.7. На достаточно хорошем уровне владеть английским языком (уровень не ниже Pre-Intermediate); знать методику перевода, действующую систему координации переводов, основы литературного редактирования, отлично владеть навыками составления протокола.

1.4.8. Персональный компьютер: программы — MS Office, MS Exchange, Access, Outlook, Lotus Notes, Internet, e-mail.

1.4.9. Правила пользования оргтехникой и приемно-переговорными устройствами (мини-АТС — не менее 50 внутренних абонентов, модем, факс, сканер, принтер, копировальный аппарат, шредер, ламинатор, брошюровальная машина, диктофон-магнитофон).

1.4.10. Схемы документооборота.

1.4.11. Порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности.

1.4.12. Сроки и порядок сдачи дел в архив.

1.4.13. Системы организации контроля исполнения документов.

1.4.14. Оргтехнику и другие средства механизации управленческого труда.

1.4.15. Основы экономики, организации производства, труда и управления.

1.4.16. Законодательство о труде (ТК РФ) и охране труда Российской Федерации.

1.4.17. Правила эксплуатации вычислительной техники.

1.4.18. Правила внутреннего трудового распорядка компании.

1.4.19. Финансовое планирование и составление отчетности в рамках своей компетентности.

1.4.20. Планирование обучения подчиненного персонала.

1.4.21. Системы мотивации.

1.5 ВСпоДО в своей деятельности руководствуется:

1.5.1. Положением о ВСпоДО, инструкцией, положением о секретариате компании.

1.5.2. Положением о документообороте компании.

1.5.3. Настоящей должностной инструкцией.

1.5.4. Правилами внутреннего распорядка, установленными в компании.

1.5.5. Положением по работе с конфиденциальной информацией.

1.5.6. Трудовым договором.

1.5.7. Положением о персонале.

1.5.8. Другими документами, имеющими непосредственное отношение к деятельности ВСпоДО.

1.6. ВСпоДО подчиняется непосредственно начальнику административного отдела.

1.7. ВСпоДО осуществляет руководство работниками секретариата.

1.8. На время отсутствия ВСпоДО (командировка, отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет заместитель, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Должностные обязанности

ВСпоДО:

2.1. Организует работу документооборота компании и работу секретариата и архивной службы компании, распределяет нагрузку среди подчиненных сотрудников. Ведет финансовое планирование и отчетность в деятельности работы секретариата и документооборота компании.

2.2. Обеспечивает контроль документооборота компании (бумажного и электронного), своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставки по назначению.

2.3. Осуществляет контроль сроков исполнения документов и их правильного оформления. Обеспечивает хранение печатей компании.

2.4. Планирует работу секретариата, представляет на согласование и утверждение планы работы секретариата. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.

2.5. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства в компании и организует их внедрение. Создает единую систему документооборота (ЕСДО) в компании (электронного и бумажного ДО). Разрабатывает документы, регламентирующие деятельность компании в области документооборота.

2.6. Принимает меры по обеспечению работников секретариата необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, канцтоварами, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.

2.7. Осуществляет методическое руководство делопроизводством в структурных подразделениях компании, контроль правильного формирования, хранения и своевременной сдачи дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.

2.8. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов.

2.9. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний, совещаний совета директоров и собраний акционеров и организует их техническое обслуживание.

2.10. Обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.

2.11. Принимает участие в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документами, совершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники).

2.12. Ведет базу данных справочников внутренних и внешних телефонов деятельности секретариата.

2.13. Проводит работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.

2.14. Выполняет поручения непосредственного руководителя — начальника административного отдела и Генерального директора компании.

2.15. Разрабатывает и организовывает проведение мероприятий по улучшению ЕСДО.

2.16. Ведет финансовое планирование и составление отчетности в пределах своей компетентности.

2.17. Планирует и ведет обучение подчиненного персонала.

2.18. Разрабатывает систему мотивации подчиненного персонала.

3. Права

ВСпоДО имеет право:

3.1. Выносить на рассмотрение Генерального  директора, начальника административного отдела и руководителей структурных подразделений компании предложения по улучшению деятельности документооборота, секретариата — форм и методов работы с документами.

3.2. Требовать от руководителей структурных подразделений и иных ответственных работников компании надлежащего выполнения установленных правил работы с документами в компании.

3.3. Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения установленных правил.

3.4. Осуществлять проверки организации делопроизводства в структурных подразделениях.

3.5. Подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью секретариата.

3.6. Давать указания, обязательные для выполнения работниками секретариата; требовать своевременного и качественного их выполнения.

3.7. Выносить на рассмотрение начальника административного отдела и Генерального директора компании предложения о поощрении отличившихся работников секретариата, наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины.

4. Ответственность

ВСпоДО несет ответственность:

4.1. За утрату и порчу документов, некомпетентность в принятии решений в профессиональной деятельности, ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

5. Взаимодействие с другими структурными подразделениями компании

ВСпоДО в своей деятельности взаимодействует с другими структурными подразделениями:

5.1. С руководителями всех структурных подразделений компании — по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки исполнения указаний секретариата, подготовки и представления необходимых документов.

5.2. С юридическим департаментом — по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.

5.3. С хозяйственной службой компании — по вопросам обеспечения средствами оргтехники, бланками документов, канцтоварами и пр.

5.4. С департаментом персонала и организационного развития — по вопросам подбора, приема, увольнения и перемещения работников отдела, а также обучения, повышения квалификации, разработке системы поощрения и взысканий.

5.5. С IT-отделом в области информационных технологий и передовых методов ведения электронного документооборота, использования новейших методов в работе секретариата (оргтехники, пр.).

5.6. С департаментом безопасности — по вопросам информационной и экономической безопасности.

«С должностной инструкцией ознакомлен(а)»:

Ведущий специалист по документообороту административного департамента компании

Дата: «__» __________ 20__ г.                                        ________________

                                                                                                                                                         ^{(Личная подпись)}

[организационно-правовая форма, наименование организации, предприятия]

Утверждаю [должность, подпись, Ф. И. О. руководителя или иного должностного лица, уполномоченного утверждать должностную инструкцию] [число, месяц, год] М. П.

Должностная инструкция
документоведа [наименование организации, предприятия и т. п.]

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации, Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, 4-е издание, утв. постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 г. N 37, и иных нормативно-правовых актов, регулирующих трудовые правоотношения.

1. Общие положения

1.1. Документовед относится к категории специалистов и непосредственно подчиняется [наименование должности непосредственного руководителя].

1.2. На должность документоведа назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.

1.3. Документовед должен знать:

— законодательные и нормативные правовые акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся документационного обеспечения управления;

— порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления; методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем;

— порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности документов;

— организацию архивного дела;

— нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления;

— основы программирования;

— методы проектирования и актуализации баз и банков данных; основы эргономики, социальной психологии, социологии; документообразование;

— отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления; основы экономики, организации труда и управления;

— законодательство о труде;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда.

2. Должностные обязанности

Документовед:

2.1. Разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа).

2.2. Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль за состоянием делопроизводства.

2.3. Подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления.

2.4. Разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации.

2.5. Организует внедрение систем ведения документации.

2.6. Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков.

2.7. Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов.

2.8. Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных.

2.9. Изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения.

2.10. Принимает участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров службы документационного обеспечения управления.

3. Права

Документовед имеет право:

3.1. На все предусмотренные законодательством социальные гарантии.

3.2. Знакомиться с проектами решений руководства [предприятия, учреждения, организации], касающимися его деятельности.

3.3. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.

3.4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

3.5. Осуществлять взаимодействие с руководителями структурных служб [предприятия, учреждения, организации], получать информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

3.6. Требовать от руководства [предприятия, учреждения, организации] оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

3.7. Повышать свою профессиональную квалификацию.

3.8. Другие права, предусмотренные трудовым законодательством.

4. Ответственность

Документовед несет ответственность:

4.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ.

4.2. За причинение материального ущерба работодателю — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ.

4.3. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным, гражданским законодательством РФ.

Должностная инструкция разработана в соответствии с [наименование, номер и дата документа]

Руководитель кадровой службы

[инициалы, фамилия]

[подпись]

[число, месяц, год]

Согласовано:

[должность]

[инициалы, фамилия]

[подпись]

[число, месяц, год]

С инструкцией ознакомлен:

[инициалы, фамилия]

[подпись]

[число, месяц, год]

Должностная инструкция специалиста по документообороту

(наименование организации) УТВЕРЖДАЮ

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

(наименование должности)

00.00.0000 N 000 _______ (подпись)/_______ (Ф.И.О.)

Специалиста по документообороту 00.00.0000

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность, условия работы, взаимоотношения (связи по должности) специалиста по документообороту (далее — Работник), критерии оценки его деловых качеств и результатов работы при выполнении работ по специальности и непосредственно на рабочем месте в «______________» (далее — Работодатель).
1.2. Работник относится к категории специалистов.
1.3. Работник принимается на работу и освобождается от должности приказом руководителя Работодателя в порядке, установленном действующим законодательством Российской Федерации.
1.4. На должность специалиста по документообороту назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование — программы подготовки специалистов среднего звена или среднее профессиональное образование (непрофильное) — программы подготовки специалистов среднего звена и дополнительное профессиональное образование по дополнительным профессиональным программам профессиональной переподготовки по профилю деятельности.
1.5. В своей деятельности Работник руководствуется:
— законодательными и нормативными документами, регламентирующими деятельность Работодателя;
— уставом Работодателя;
— Правилами трудового распорядка;
— настоящей должностной инструкцией.
1.6. Работник должен знать:
— нормативные правовые акты и нормативно-методические документы, определяющие порядок документационного обеспечения управления;
— схемы документооборота и систему организации делопроизводства в целом;
— нормы хранения документов, сроки передачи в архив и порядок этого процесса;
— правила уничтожения документов и ревизии;
— стандарты унифицированной распорядительной и организационной документации;
— технику безопасности;
— порядок составления описей, номенклатур, отчетности;
— структуру хозяйствующего субъекта и особенности его документооборота;
— работу с базами данных и программами Microsoft Office;
— деловой этикет, составление официальных писем на различные темы;
— требования охраны труда.

2. Трудовые функции

На Работника возлагаются следующие функции:
2.1. Организация работы с документами.
2.2. Организация текущего хранения документов.

3. Трудовые действия

В рамках реализации возложенных на него трудовых функций Работник:
3.1. Принимает и обрабатывает входящую корреспонденцию.
3.2. Регистрирует подлежащие регистрации входящие и исходящие документы.
3.3. Сортирует документы по приоритетности.
3.4. Контролирует немедленное попадание срочных документов к адресатам.
3.5. Контролирует ход документа согласно резолюции руководителя.
3.6. Разрабатывает номенклатуры дел.
3.7. Проверяет правильность оформления документа, прикрепляет его в соответствующие дела.
3.8. Ведет компьютерную базу документов.
3.9. Обрабатывает и отправляет адресатам исходящие документы.
3.10. Составляет протоколы комиссий, следящих за подготовкой бумаг к хранению.
3.11. Составляет акты уничтожения документов, которые уничтожаются в соответствии с требованиями законодательства.
3.12. Передает документы на архивное хранение.
3.13. Выполняет другие приказы руководителя, если они не противоречат законам.

4. Права Работника

Работник имеет право:
4.1. На предоставление ему работы, обусловленной трудовым договором.
4.2. Рабочее место, соответствующее государственным нормативным требованиям охраны труда и условиям, предусмотренным коллективным договором.
4.3. Полную достоверную информацию об условиях труда и требованиях охраны труда на рабочем месте.
4.4. Профессиональную подготовку, переподготовку и повышение своей квалификации в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации, иными федеральными законами.
4.5. Получение материалов и документов, относящихся к своей деятельности.
4.6. Взаимодействие с другими подразделениями Работодателя для решения оперативных вопросов своей профессиональной деятельности.
4.7. Своевременную и в полном объеме выплату заработной платы в соответствии со своей квалификацией, сложностью труда, количеством и качеством выполненной работы.
4.8. Отдых, обеспечиваемый установлением нормальной продолжительности рабочего времени, сокращенного рабочего времени для отдельных профессий и категорий работников, предоставлением еженедельных выходных дней, нерабочих праздничных дней, оплачиваемых ежегодных отпусков.
4.9. Объединение, включая право на создание профессиональных союзов и вступление в них для защиты своих трудовых прав, свобод и законных интересов.
4.10. Ведение коллективных переговоров и заключение коллективных договоров и соглашений через своих представителей, а также на информацию о выполнении коллективного договора, соглашений.
4.11. Защиту своих трудовых прав, свобод и законных интересов всеми не запрещенными законом способами.
4.12. Разрешение индивидуальных и коллективных трудовых споров, включая право на забастовку, в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации, иными федеральными законами.
4.13. Возмещение вреда, причиненного ему в связи с исполнением трудовых обязанностей, и компенсацию морального вреда в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации, иными федеральными законами.
4.14. Обязательное социальное страхование в случаях, предусмотренных федеральными законами.
4.15. _________________ _______________________ _______.

5. Ответственность Работника

Работник несет ответственность:
5.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
5.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
5.4. _________________ _______________________ _______.

6. Условия и оценка работы

6.1. В соответствии с _______________ Работодатель проводит оценку эффективности работы Работника. Критериями оценки деловых качеств Работника являются:
— квалификация;
— стаж работы по специальности;
— профессиональная компетентность, выразившаяся в лучшем качестве выполняемых работ;
— уровень трудовой дисциплины;
— способность эффективно организовать работу подчиненных на вверенном участке;
— интенсивность труда (способность в короткие сроки справляться с большим объемом работы);
— умение работать с документами;
— способность в установленные сроки осваивать технические средства, повышающие производительность труда и качество работы;
— деловая этика, стиль общения;
— способность к творчеству, предприимчивость;
— способность к адекватной самооценке;
— проявление инициативы в работе, выполнение работы более высокой квалификации;
— повышение индивидуальной выработки;
— рационализаторские предложения;
— практическая помощь вновь принятым работникам без закрепления наставничества соответствующим приказом;
— высокая культура труда на конкретном рабочем месте.
6.3. Результаты работы и своевременность ее выполнения оцениваются по следующим критериям:
— результаты, достигнутые Работником при исполнении обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией и трудовым договором;
— качество законченной работы;
— своевременность выполнения должностных обязанностей;
— выполнение нормированных заданий, уровень производительности труда.
6.4. Оценка деловых качеств и результатов работы проводится на основе объективных показателей, мотивированного мнения непосредственного руководителя и коллег.

7. Заключительные положения

7.1. Настоящая инструкция разработана на основании положений Трудового кодекса Российской Федерации и в соответствии с _________________ __________________ (локальный нормативный акт Работодателя).
7.2. Ознакомление Работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).
Факт ознакомления Работника с настоящей должностной инструкцией подтверждается _________________ _______________________ ________________ (подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью настоящей инструкции (в журнале ознакомления с должностными инструкциями); в экземпляре должностной инструкции, хранящемся у работодателя; иным способом).

    Руководитель структурного подразделения
    __________________                       _____________________
        (подпись)                                   (Ф.И.О.)
    «___»___________ ____ г.

    Согласовано:
    Юридическая служба          __________________    _____________________
                                     (подпись)               (Ф.И.О.)
    «___»___________ ____ г.

    С инструкцией ознакомлен:
    (или: инструкцию получил)   __________________    _____________________
                                     (подпись)               (Ф.И.О.)
    «___»___________ ____ г.