Должностная инструкция по специальности «Документовед»
Вы можете скачать должностную инструкцию документоведа бесплатно. Должностные обязанности документоведа
Утверждаю
_____________________________ (Фамилия, инициалы)
(наименование организации, ее ________________________________
организационно — правовая форма) (директор; иное лицо, уполномоченное
утверждать должностную инструкцию)
00.00.201_г.
м.п.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
ДОКУМЕНТОВЕДА
——————————————————————-
(наименование учреждения)
00.00.201_г. №00
1. Общие положения
1.1. Данная должностная инструкция устанавливает права, ответственность и должностные обязанности документоведа _____________________ (далее – «предприятие»).
Название учреждения
1.2. Документовед назначается на должность и освобождается от нее в установленном действующим трудовым законодательством порядке по приказу директора предприятия.
1.3. Документовед находится в подчинении у ______________________________________.
1.4. В период временного отсутствия Документоведа его обязанности возлагаются на ___________________________.
1.5. На должность Документоведа принимается лицо:
-Документовед I категории – с высшим профессиональное образование и стажем работы в должности Документоведа II категории не менее 3 лет;
-Документовед II категории – с высшим профессиональным образованием и стажем работы в должности Документоведа не менее 3 лет;
-Документовед – с высшим профессиональным образованием (требований к стажу работы нет).
1.6. Документовед должен знать:
-документообразование;
-отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления;
-основы экономики, организации труда и управления;
-законодательство о труде;
-порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления;
-методы исследования, проектирования, анализа и развития документационных систем;
-порядок оформления, хранения, классификации, экспертизы ценности документов;
-организацию архивного дела;
-правила внутреннего трудового распорядка;
-законодательные и нормативные правовые акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся документационного обеспечения управления;
-нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления;
-основы программирования;
-методы проектирования и актуализации баз и банков данных;
-основы эргономики, социальной психологии, социологии;
-правила и нормы охраны труда.
2. Должностные обязанности
Документовед обязан:
2.1.Принимать участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль состояния делопроизводства.
2.2.Подготавливать предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления.
2.3.Разрабатывать и внедрять технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа).
2.4.Изучать и обобщать передовой зарубежный и отечественный опыт в области документационного обеспечения управления.
2.5.Разрабатывать нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения.
2.6.Разрабатывать унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации.
2.7.Принимать меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков.
2.8.Принимать участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении микропроцессорной и вычислительной техники, актуализации и проектировании баз и банков данных.
2.9.Участвовать в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов.
2.10.Организовать внедрение систем ведения документации.
2.11.Принимать участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров службы документационного обеспечения управления.
3. Права
Документовед вправе:
3.1.Требовать от служб предприятия и работников, осуществляющих подготовку документации, соблюдения установленных стандартов и требований.
3.2.Разрабатывать и внедрять унифицированные системы документации, табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации. 3.3.Вносить предложения по улучшению организации документооборота предприятия, его рационализации с соблюдением установленных стандартов.
4. Ответственность
Документовед ответственен за:
4.1.Недостоверную информацию о состоянии выполнения полученных заданий и поручений, нарушение сроков их исполнения.
4.2.Невыполнение своих функциональных обязанностей.
4.3.Нарушение Правил внутреннего трудового распорядка, правил противопожарной безопасности и техники безопасности, установленных на предприятии.
4.4.Невыполнение распоряжений и приказов директора предприятия, поручений и заданий начальника отдела.
5. Условия работы
5.1.Режим работы Документоведа определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными на предприятии.
5.2.В связи с производственной необходимостью Документовед может направляться в служебные командировки (в т.ч. местного значения).
Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.201_г.
С инструкцией ознакомлен,
один экземпляр получил: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.20__г.
406 Общие положения
406.1Настоящая должностная инструкция является основным нормативно-организационным документом, устанавливающим функции, права и обязанности, ответственность специалиста по отчетности, регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с должностными лицами структурных подразделений XXX и иными организациями.
406.2Настоящая должностная инструкция является документом прямого действия, вступает в силу со дня утверждения и является обязательной для исполнения работником с момента ознакомления под роспись.
406.3Специалист по отчетности Транспортного отдела непосредственно подчиняется Начальнику отдела.
406.4 Специалист по отчетности Транспортного отдела может замещать Старшего экономиста Транспортного отдела на время его отсутствия.
406.5 На время отсутствия Специалиста по отчетности Транспортного отдела его замещает Старший экономист Отдела.
407 Цели и должностные обязанности
407.1Деятельность Специалиста по отчетности Транспортного отдела направлена на достижение следующих целей:
407.1.1Бюджетный контроль Транспортного Отдела.
407.1.2Подготовка отчетов и ведение мониторингов.
407.1.3Планирование, подготовка и проведение тендеров.
407.1.4Договорная работа.
407.1.5Взаиморасчеты с контрагентами, подготовка тарифных соглашений.
407.1.6Оперативная деятельность. Расчеты по операционный деятельности Транспортного отдела.
2.2. Для достижений установленных целей Специалист по отчетности Транспортного отдела исполняет следующие обязанности:
407.1.7Оформление Б-1Р, Б-2Р и контроль в части своевременности оплаты, устранение замечаний согласующих лиц.
407.1.8Подготовка отчета в разрезе затрат на а/тр, сданный в аренду на договорных условиях фирмам Группы компаний «XXX.
407.1.9Ведение реестра по страхованию автотранспорта всего автопарка (300 полисов (ОСАГО, КАСКО, ОЛСП)), контроль за периодом оплаты страховой премии
407.1.10 В рамках подготовки к тендеру: анализ с целью получения наиболее выгодных условий закупок. Подготовка получения наиболее выгодных условий закупок. Подготовка письма – разъяснения для потенциальных поставщиков услуг, товаров.
407.1.11 Формирование и рассылка запросов поставщикам, заполнение форм п. 8.
407.1.12 Сбор заявок от поставщиков, формирование протокола Тендера
407.1.13 Подготовка сводной таблицы с суммированием всех планируемых закупок по поставщика. Создание проекта Протокола по проведению тендера по форме п. 8.
407.1.14 По результатам тендера оформление п. 8.
407.1.15 Контроль согласования договоров, исправление замечаний согласующих лиц. Администрирование подписания договоров.
407.1.16 Инвентаризация действующих договоров (полученные и оказанные услуги).
407.1.17 По результатам инвентаризации договоров подготовка Доп. соглашений, п. 8.
Их согласование и подписание.
407.1.18 Расчет и формирование счетов, сч. – фактур, актов по оказанными услугам.
407.1.19 Подготовка и согласование СЗ по внутригрупповым, межсегментным оборотам. Оформление и согласование тарифных соглашений с фирмами группы компаний XXX.
407.1.20 На основе первичных документов оформление в базе п.8 по учету полученных услуг, а также ведение учета страховых Полисов.
407.1.21 Оформление и администрирование процесса согласования и ввода нового поставщика.
407.2Для достижения установленных целей специалист по отчетности транспортного отдела осуществляет взаимодействие с иными организациями:
Организациями, входящих в состав п. 8, — по вопросам аренды, а/м принадлежащих XXX ;
Сторонними организациями по вопросам услуг ремонта отечественного а/тр., а/м иностранного производства, автобусов, авто мойки, страхования автомобилей, услуги по обслуживанию спец. оборудования и агрегатов.
408 Показатели оценки деятельности
Деятельность специалиста по отчетности транспортного отдела оценивается на основе следующих показателей:
3.1 Полнота и достоверность предоставленных аналитических отчетов ТО;
3.2 Своевременность и качество выполнения поставленных задач;
3.3 Оперативность и гибкость решения текущих вопросов;
3.4 Инициативность и готовность немедленно включиться в решение срочных проблем
3.5 Сохранение коммерческой, служебной и другой конфиденциальной информации фирмы
409 Общекорпоративные нормы
Дятельность специалиста по отчетности Транспортного отдела регулируется общекорпоративными нормами, отраженными в следующих документах:
409.6Положение о защите персональных данных работников XXX ;
409.7Положение о Транспортном отделе;
409.8Настоящая должностная инструкция;
410 Права
Специалиста по отчетности транспортного отдела имеет следующие права, необходимые для выполнения своих функциональных обязанностей:
5.1 Получать информацию, необходимую для осуществления своей деятельности, от всех структурных подразделений и должностных лиц XXX в пределах своей компетенции;
5,2 Вносить вышестоящему руководству предложения по вопросам, касающимся своей компетенции;
5.3 Осуществлять другие полномочия в соответствии с настоящей Должностной
Иструкцией.
411 Ответственность
Специалист по отчетности Транспортного отдела несет персональную ответственность перед Генеральным директором XXX за невыполнение или ненадлежащее выполнение своих функциональных обязанностей в достижении установленных целей, а также ненадлежащее использование предоставленных ему прав:
— в соответствии с действующим трудовым законодательством РФ, внутренними нормативными документами, трудовым договором работник несет дисциплинарную ответственность;
— в соответствии с договором о полной индивидуальной материальной ответственности работник несет материальную ответственность.
412 Требования к работнику при приеме на работу
|
Общие обязательные требования |
||
|
7.1 |
Образование |
Высшее |
|
7.2 |
Опыт работы |
От 1 года |
|
7.3 |
Профессиональные навыки |
Составление отчетов, ведение переговоров. |
|
Специальные требования |
||
|
7.4 |
Знание специального ПО, технических систем |
Уверенный пользователь Exсel. P. Point. 1С Рарус автохозяйство, |
|
7.5 |
Знание нормативной документации |
Налоговое законодательство. |
|
7.6 |
Владение методиками |
Метод калькуляции затрат, расчета себестоимости |
413 Словарь специальных терминов и сокращений
|
Термин, сокращение |
Определение термина, сокращения |
|
ТО Фирма XXX |
Транспортный отдел XXX |
Инструкция полностью отражает содержание и специфику деятельности данного олжностного лица.
414 Лист ознакомления
С должностной инструкцией ознакомлен и принимаю на себя обязательства по выполнению установленных в ней норм деятельности. Копию должностной инструкции получил.
В далеком 1808 году на месте будущего села Рассыпное начали появляться отдельные хутора. Их заселяли выходцы из Полтавской, Черниговской и Воронежской губерний. Хутора находились на небольшом расстоянии друг от друга и постепенно соединились в одно село. Все жители были православными.
В 1862 году они начали строительство церкви в честь святителя Николая. Как утверждают старожилы, это была самая красивая церковь во всей округе: двухэтажная, огороженная кованой изгородью. Основными занятиями селян были земледелие и скотоводство. По ведомости, хранящейся в государственном архиве Ставропольского края, в 1897 году в селе насчитывалось 450 дворов с населением около 3000 человек.
С 1924 года в с.Рассыпном образовываются сельхозартели, бедные крестьяне объединяются и обрабатывают землю.
В 1929 году начинается колхозное строительство, создаются два колхоза «Штейнгардт» и «Коминтерн».
В 50-е годы принимается постановление об укрупнении мелких колхозов. Колхоз стал называться им.Жданова. В колхозе было: сельхозугодий 11000 га, в т.ч. орошаемых земель — 1043 га, сады – 100 га. Развивалось животноводство, велось строительство: построены средняя школа, СДК, появились новые улицы Молодежная и Кооперативная, дом быта, сбербанк, детский сад, понтонная кладка через реку Рассыпная, воздвигнут мемориал погибшим воинам в годы Великой Отечественной войны, высажена декоративная аллея – достопримечательность села Рассыпное.
Главное богатство села – его люди. Более 40 человек механизаторов и животноводов награждены высокими правительственными наградами за ударный труд. Наши односельчане участвовали в ликвидации аварии на Чернобыльской АЭС, принимали участие в Афганской войне.