Должностная инструкция специалиста по работе с персоналом

Должностная инструкция специалиста по персоналу, в соответствии с профессиональным стандартом «Специалист по управлению персоналом»

Настоящая должностная инструкция разработана в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации, профессионального стандарта «Специалист по управлению персоналом» (код А «Документальное обеспечение работы с персоналом», уровень квалификации — 5), утвержденного приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 6 октября 2015 г. № 691н, и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

С 1 июля 2016 года организации должны будут применять профстандарты, если трудовым кодексом, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами установлены требования к квалификации, необходимой работнику для выполнения определенной трудовой функции (ч.1 ст.195.3 ТК РФ в редакции, действующей с 1 июля 2016 г.).

Возможное наименование должности:
— специалист по кадровому делопроизводству;
— специалист по документационному обеспечению работы с персоналом;
— специалист по документационному обеспечению персонала;
— специалист по персоналу.

Выполняемые задачи:
— ведение организационной и распорядительной документации по персоналу;
— ведение документации по учету и движению кадров;
— администрирование процессов и документооборота по учету и движению кадров, представлению документов по персоналу в государственные органы.

Требования к образованию:
Среднее профессиональное: программа подготовки специалистов среднего звена, дополнительное профессиональное по программам профессиональной переподготовки, повышения квалификации

Примечание:
Сотрудник, принятый ранее на работу, и не соответствующий требованиям профстандарта для занимаемой им должности, не может быть уволен. В том случае, когда уровень его образования ниже требуемого, ему нужно продолжить образование или разработать индивидуальную программу обучения.

Если название должности сотрудника, указанное в трудовом договоре, не соответствует профстандарту, требования которого на него распространяются, это тоже не является основанием для его увольнения. В этом случае работодатель должен перевести его на другую должность с соответствующим наименованием. И лишь при отказе работника от такого перевода руководство вправе уволить его, сократив должность, с соблюдением установленной процедуры (ст. 180 ТК РФ).

В случае, когда сотрудник отказывается повышать квалификацию или получать дополнительное образование, уволить его можно на основании результатов аттестации. Это можно сделать, если не получено его согласие или у работодателя нет возможности предложить ему вакансию, соответствующую его специальности и квалификации (п. 3 ч. первой ст. 81 ТК РФ).

Если работник добросовестно выполняет свои трудовые обязанности, и тем более прошел аттестацию, увольнять его у работодателя нет никаких оснований.

Должностная инструкция специалист по персоналу. Скачать бесплатно.

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ЗАО «ААА»
_____________ А. А. Иванов

«___»_______________ 2019 г.

Должностная инструкция специалиста по персоналу

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ.
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность специалиста по персоналу ЗАО «ААА» (далее — «Организация»).
1.2. Специалист по персоналу назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Организации.
1.3. Специалист по персоналу подчиняется непосредственно (начальнику отдела кадров, руководителю структурного подразделения, входящего в состав отдела кадров; иному должностному лицу)________________ Организации.
1.4. На должность специалиста по персоналу назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование или дополнительное профессиональное образование — программы профессиональной переподготовки, программы повышения квалификации, без предъявления требований к стажу работы.
1.5. Специалист по персоналу должен знать:
— трудовое законодательство Российской Федерации;
— законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по управлению персоналом;
— законодательство Российской Федерации о персональных данных;
— основы архивного законодательства и нормативные правовые акты Российской Федерации, в части ведения документации по персоналу;
— правила внутреннего трудового распорядка;
— структуру и штаты Организации, ее профиль, специализацию и перспективы развития;
— локальные нормативные акты организации, регулирующие порядок оформления распорядительных и организационных документов по персоналу;
— основы документооборота и документационного обеспечения;
— технологии, методы и методики проведения анализа и систематизации документов и информации;
— порядок оформления, ведения и хранения документов по персоналу;
— порядок учета движения кадров и составления установленной отчетности;
— порядок расчета стажа, льгот, компенсаций, оформления пенсий работникам;
— правила и нормы охраны труда;
— базовые основы информатики, структурное построение информационных систем и особенности работы с ними;
— нормы этики и делового общения.
1.6. В период временного отсутствия специалиста по персоналу его обязанности возлагаются на ___________________________.

2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ.
На специалиста по персоналу возлагаются следующие функции:
2.1. Ведение организационной и распорядительной документации по персоналу.
2.2. Ведение документации по учету и движению кадров.
2.3. Администрирование процессов и документооборота по учету и движению кадров, представлению документов по персоналу в государственные органы.
2.4. Анализ состояния трудовой дисциплины и выполнение работниками Организации правил внутреннего трудового распорядка, движение кадров, участвует в разработке мероприятий по снижению текучести и улучшению трудовой дисциплины.
2.5. Контролирует своевременное оформление приема, перевода и увольнения работников, выдачу справок об их настоящей и прошлой трудовой деятельности, соблюдение правил хранения и заполнения трудовых книжек, подготовку документов для установления льгот и компенсаций, оформления пенсий работникам и другой установленной документации по кадрам, а также внесение соответствующей информации в банк данных о персонале Организации.
2.6. Составляет установленную отчетность.

3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ.
Для выполнения возложенных на него функций специалист по персоналу обязан:
3.1. Обрабатывать и анализировать поступающую документации по персоналу.
3.2. Разрабатывать и оформлять документацию по персоналу (первичную, учетную, плановую, по социальному обеспечению, организационную, распорядительную).
3.3. Производить регистрацию, учет и текущее хранение организационной и распорядительной документации по персоналу.
3.4. Подготавливать проекты документов по процедурам управления персоналом, учету и движению персонала.
3.5. Организовывать систему движения документов по персоналу.
3.6. Производить сбор и проверку личных документов работников.
3.7. Производить подготовку и оформление по запросу работников и должностных лиц копий, выписок из кадровых документов, справок, информации о стаже, льготах, гарантиях, компенсациях и иных сведений о работниках.
3.8. Выдавать работнику кадровые документы о его трудовой деятельности.
3.9. Доводить до сведения персонала организационные, распорядительные и кадровые документы организации.
3.10. Вести учет рабочего времени работников.
3.11. Производить регистрацию, учет, оперативное хранение документов по персоналу, подготовку к сдаче их в архив.
3.12. Организовывать документооборот по учету и движению кадров.
3.13. Организовывать документооборот по представлению документов по персоналу в государственные органы.
3.14. Организовать постановку на учет организации в государственных органах.
3.15. Подготавливать по запросу государственных органов, профессиональных союзов и других представительных органов работников оригиналов, выписок, копий документов.
3.16. Подготавливать уведомления, отчетной и статистической информации по персоналу.
3.17. Подготавливать информацию о заключении трудового или гражданско-правового договора на выполнение работ (оказание услуг) с гражданином, замещавшим должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации.
3.18. Участвовать в разработке текущих планов по труду.
3.19. Составлять установленную отчетность.

4. ПРАВА.
Специалист по по персоналу имеет право:
4.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
4.2. Выносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей Инструкцией.
4.3. Получать от руководителей структурных подразделений, специалистов информацию и документы по вопросам, входящим в его компетенцию.
4.4. Привлекать специалистов всех структурных подразделений предприятия для решения возложенных на него обязанностей (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет — с разрешения руководителя предприятия).
4.5. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения оперативных вопросов производственной деятельности, входящей в компетенцию специалиста по персоналу.
4.6. Представлять интересы Организации в сторонних организациях по вопросам, связанным с его профессиональной деятельностью.
4.7. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ.
Специалист по по персоналу несет ответственность за:
5.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей Должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения — в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
5.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
5.4. Невыполнение приказов, распоряжений и поручений руководителя Организации.
5.5. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, правил противопожарной безопасности, техники безопасности, норм охраны труда, установленных в Организации.
5.6. За разглашение сведений, содержащих персональные данные и конфиденциальной информации (составляющих коммерческую тайну).

6. УСЛОВИЯ РАБОТЫ.
6.1. Режим работы специалиста по персоналу определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Организации.
6.2. В связи с производственной необходимостью специалист по персоналу обязан выезжать в служебные командировки (в т.ч. местного значения).
6.3. Оценка работы:
— регулярная — осуществляется непосредственным руководителем в процессе исполнения специалистом по персоналу трудовых функций;
— __________________________________________________________________________.
(указать порядок и основания для иных видов оценки работы)

7. ПРАВО ПОДПИСИ.

7.1. Специалисту по персоналу для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи организационно-распорядительных документов по вопросам, входящим в его функциональные обязанности.

__________________________ ______________ ______________________
(должность руководителя) (подпись) (Ф.И.О.)

«___»____________ ____ г.

СОГЛАСОВАНО:
Юрисконсульт _________________ _______________________
(подпись) (Ф.И.О.)

«___»___________ ____ г.

С инструкцией ознакомлен ________________ ___________________
(подпись) (Ф.И.О.)

«___»__________ _____ г.

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
наименование компании _______________________________
подпись _______________________________ / Ф.И.О. _______________________________
дата «___» ____________ 202__ г.

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на основании трудового договора в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации, Приказа Минтруда России от 06.10.2015 № 691н «Об утверждении профессионального стандарта «Специалист по управлению персоналом» и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

I. Общие положения

1.1. Должностная инструкция регулирует следующие параметры, касающиеся деятельности менеджера по персоналу: должностные обязанности, права, ответственность, взаимоотношения и связи по должности.
1.2. Менеджер по персоналу относится к категории специалистов.
1.3. Менеджер по персоналу назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.4. Менеджер по персоналу подчиняется непосредственно руководителю отдела персонала.
1.5. Во время отсутствия менеджера по персоналу его права и обязанности возлагаются на других специалистов отдела персонала, о чем генеральным директором компании выпускается соответствующее распоряжение.
1.6. На должность менеджера по персоналу назначается лицо, имеющее высшее образование (бакалавриат) и дополнительное профессиональное образование — программы повышения квалификации либо программы профессиональной переподготовки в области поиска и подбора персонала без предъявления требований к стажу работы.
1.7. Менеджер по персоналу должен знать:
• Трудовое законодательство и иные акты, содержащие нормы трудового права;
• Гражданское законодательство;
• Основы архивного законодательства, нормативные правовые акты РФ в части ведения документации по персоналу;
• Законодательство о персональных данных;
• Нормативные правовые акты Российской Федерации, регулирующие права и обязанности государственных органов, профессиональных союзов и других представительных органов работников по предоставлению учетной документации;
• Основы психологии и социологии труда;
• Основы экономики, организации труда и управления;
• Порядок оформления, ведения и хранения документов по персоналу;
• Порядок учета движения кадров и составления отчетности;
• Порядок формирования, ведения банка данных о персонале компании и предоставления отчетности;
• Порядок расчета стажа, льгот, компенсаций, оформления пенсий работникам;
• Структуру компании;
• Основы деятельности компании, организацию работ на отдельных участках;
• Вакантные должности, профессии и специальности;
• Порядок определения перспективной и текущей потребности в кадрах;
• Источники обеспечения компании кадрами;
• Технологии и методики поиска, привлечения, подбора и отбора персонала;
• Системы, методы и формы материального и нематериального стимулирования труда персонала;
• Общие тенденции на рынке труда и в отрасли, конкретной профессии, должности, специальности;
• Технологии и методы определения профессиональных знаний, умений и компетенций;
• Порядок и технологии проведения аттестации;
• Технологии и методы оценки личностных качеств и характеристик;
• Методы изучения психологических особенностей трудовой деятельности работников, влияние психологических, экономических и организационных факторов на трудовую деятельность сотрудников;
• Системы, методы и формы материального и нематериального стимулирования труда персонала;
• Система, способы, методы, инструменты построения профессиональной карьеры;
• Методы, инструменты исследования потребности в обучении персонала;
• Методологию обучения;
• Порядок разработки планов подготовки, переподготовки и повышения квалификации кадров, учебных планов и программ;
• Основы профессиональной ориентации;
• Методы адаптации и стажировок;
• Порядок разработки планов адаптации персонала на новых рабочих местах, подготовки, переподготовки и повышения квалификации персонала и организации стажировок;
• Порядок ведения учета и отчетности по адаптации и стажировке персонала;
• Технологии и методы формирования и контроля бюджетов;
• Порядок заключения договоров (контрактов);
• Методы и инструменты формирования и развития корпоративной культуры;
• Локальные нормативные акты компании, регулирующие порядок оформления распорядительных и организационных документов по персоналу;
• Нормы этики и делового общения;
• Основы документооборота и документационного обеспечения;
• Технологии, методы и методики проведения анализа и систематизации документов и информации;
• Базовые основы информатики, структурное построение информационных систем и особенности работы с ними;
• Порядок обмена информацией по телекоммуникационным каналам связи;
• Технологии автоматизированной обработки информации;
• Внутренние организационно-распорядительные документы компании;
• Правила защиты информации.
1.8. Менеджер по персоналу должен уметь:
• Разрабатывать проекты кадровых, организационных и распорядительных документов по персоналу;
• Оформлять документы в соответствии с требованиями гражданского, трудового законодательства Российской Федерации и локальными нормативными актами компании;
• Вести учет и регистрацию документов в информационных системах и на материальных носителях;
• Организовывать хранение документов в соответствии с требованиями трудового, архивного законодательства Российской Федерации и локальными нормативными актами компании;
• Анализировать документы и переносить информацию в базы данных и отчеты;
• Выявлять ошибки, неточности, исправления и недостоверную информацию в документах, определять легитимность документов;
• Разрабатывать план корректировок установленного порядка оформления документов по персоналу и реализовывать принятые изменения;
• Контролировать присутствие работников на рабочем месте;
• Собирать, анализировать и структурировать информацию об особенностях организации работ на различных участках и на конкретных рабочих местах с учетом целей, задач, планов и структуры компании, об особенностях и возможностях кадрового потенциала компании, об особенностях рынка труда, включая предложения от провайдеров услуг по поиску, привлечению, подбору и отбору персонала;
• Формировать требования к вакантной должности, профессии, специальности и определять критерии поиска, привлечения, подбора и отбора персонала;
• Применять технологии и методики поиска, привлечения, подбора и отбора кандидатов на вакантные должности, профессии, специальности в соответствие с их спецификой;
• Консультировать по вопросам привлечения персонала;
• Обеспечивать документационное сопровождение выхода кандидата на работу и перемещения персонала;
• Определять параметры и критерии оценки персонала, применять средства и методы проведения оценки персонала;
• Определять группы персонала для проведения оценки, интенсивность труда и зоны повышения эффективности персонала;
• Определять мотивационные факторы проведения оценки персонала;
• Обеспечивать организационное сопровождение оценки персонала;
• Систематизировать, обобщать и анализировать результаты оценки персонала;
• Обеспечивать обратную связь по результатам проведенной оценки с персоналом и руководством;
• Разрабатывать рекомендации по развитию персонала на основе проведенной оценки;
• Определять параметры и критерии аттестации персонала, применять средства и методы аттестации;
• Выделять группы персонала для проведения аттестации;
• Обеспечивать документационное сопровождение аттестации персонала;
• Анализировать уровень общего развития и профессиональной квалификации персонала;
• Определять краткосрочные и долгосрочные потребности развития персонала и построения его профессиональной карьеры;
• Определять критерии формирования кадрового резерва компании;
• Составлять индивидуальные планы карьерного развития персонала;
• Применять технологии и методы развития персонала и построения профессиональной карьеры;
• Анализировать и определять потребности в обучении групп персонала в соответствии с целями компании;
• Разрабатывать планы подготовки, переподготовки и повышения квалификации кадров, учебные планы и программы;
• Анализировать рынок образовательных услуг и готовить предложения по поставщикам услуг;
• Организовывать обучающие мероприятия;
• Разрабатывать и комплектовать учебно-методические документы;
• Определять группы персонала для стажировки и адаптации;
• Определять рабочие места для проведения стажировки и адаптации персонала;
• Согласовывать мероприятия адаптации и стажировки с возможностями трудового процесса;
• Определять эффективность мероприятий по развитию, обучению, адаптации персонала и построению профессиональной карьеры;
• Составлять и контролировать статьи расходов на обеспечение персоналом, оценку, аттестацию, развитие, обучение персонала, построение профессиональной карьеры для планирования бюджетов;
• Проводить обследования индивидуальных качеств сотрудников, особенностей трудовой деятельности сотрудников, социально-психологических факторов, оказывающих влияние на трудовую деятельность;
• Разрабатывать проекты и планы программ формирования и развития корпоративной культуры;
• Пользоваться поисковыми системами и информационными ресурсами для мониторинга рынка труда, гражданского и трудового законодательства РФ, а также поисковыми ресурсами в области обеспечения персоналом, оценки персонала;
• Консультировать по вопросам рынка труда в части обеспечения персоналом;
• Работать с информационными системами и базами данных по ведению учета, движению персонала;
• Вести деловую переписку;
• Обеспечивать сохранность конфиденциальной информации;
• Соблюдать нормы этики делового общения.
1.9. Менеджер по персоналу руководствуется в своей деятельности:
• законодательными актами РФ;
• Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
• приказами и распоряжениями генерального директора;
• настоящей должностной инструкцией.

II. Должностные обязанности менеджера по персоналу

Менеджер по персоналу выполняет следующие должностные обязанности:

2.1. ведение кадрового делопроизводства;
2.2. разработка положений и документов по работе с персоналом;
2.3. участие в разработке системы подбора, мотивации, развития персонала;
2.4. поиск, подбор и оценка персонала;
2.5. сопровождение процесса оформления и адаптации сотрудников;
2.6. участие в организации аттестации и обучения персонала;
2.7. участие в формировании кадрового резерва;
2.8. участие в формировании и развитии корпоративной культуры;
2.9. анализ тенденций на рынке труда (зарплатных предложений, методов подбора и оценки и т.д.);
2.10. ведение отчетности.

III. Права менеджера по персоналу

Менеджер по персоналу имеет право:

3.1. Запрашивать у руководителя отдела персонала информационные материалы и нормативно-правовые документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей, разъяснения и уточнения по выданным поручениям.
3.2. Запрашивать у руководителя отдела персонала и других работников компании документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей.
3.3. Знакомиться с проектами решений генерального директора, касающихся исполняемых должностных обязанностей, с документами, определяющими права и обязанности по занимаемой должности, критериями оценки качества исполнения должностных обязанностей.
3.4. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых должностных обязанностей.
3.5. Информировать руководителя отдела персонала о нарушениях трудового законодательства в компании.
3.6. Разрабатывать и вносить на рассмотрение руководителя отдела персонала предложения по организации труда в рамках своих должностных обязанностей, по улучшению деятельности в управления персоналом.
3.7. На защиту профессиональной чести и достоинства, знакомиться с документами, содержащими оценку его деятельности, и давать по ним разъяснения.

IV. Ответственность менеджера по персоналу

Менеджер по персоналу несет ответственность:

4.1. За невыполнение, несвоевременное или халатное исполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальности информации.
4.3. За нарушение или ненадлежащее исполнение Устава, правил внутреннего трудового распорядка, должностной инструкции, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

V. Взаимоотношения и связи по должности

5.1. Менеджер по персоналу работает в режиме нормированного рабочего дня по графику 40-часовой рабочей недели, утвержденному генеральным директором компании.
5.2. Под руководством руководителя отдела персонала планирует свою работу на отчетный период.
5.3. Представляет руководителя отдела персонала отчет о проделанной работе за отчетный период.
5.4. Получает от руководителя отдела персонала и знакомится под роспись с нормативно-правовой информацией.
5.5. Доводит до сведения руководителя отдела персонала информацию, полученную на совещаниях различного уровня.
5.6. Исполняет должностные обязанности других специалистов отдела персонала во время их отсутствия в соответствии с распоряжением генерального директора компании.

VI. Заключительные положения

6.1. Сотрудник знакомится с должностной инструкцией под роспись при приеме на работу до подписания трудового договора.
6.2. Один экземпляр должностной инструкции находится у работодателя, другой — у сотрудника.
6.3. Сотрудник знакомится под роспись с изменениями в должностной инструкции, касающимися общих положений, должностных обязанностей, прав, ответственности и оформленными соответствующим распоряжением генерального директора компании.

С инструкцией ознакомлен:

подпись _______________________________ / Ф.И.О. _______________________________
дата «___» ____________ 202__ г.