Должностная инструкция заведующего канцелярией районного суда

Заведующий канцелярией суда I инстанции осуществляет: распределение обязанностей между сотрудниками и контроль за их исполнением; распределение поступившей корреспонденции; учет движения и хранения уголовных и гражданских дел и других материалов; учет и регистрацию поступивших в суд предложений, заявлений, жалоб и контроль за сроками их исполнения, кроме жалоб на приговоры, решения и определения; ведение нарядов, ведение финансовой документации; меры по обеспечению хранения вещественных доказательств; контроль за своевременным направлением дел с кассационными частными жалобами и протестами в вышестоящий суд; прием граждан; выполнение поручений председателя суда, его заместителей; повышение квалификации.

В канцелярии суда ведутся книги учета
поступающих в суд уголовных дел, дел об
административных правонарушениях,
заявлений по гражданским делам, иных
документов, подлежащих рассмотрению в
народном суде. По каждой категории
названных дел отдельно ведется общая
для суда (сквозная в течение года)
нумерация. Здесь же организуется
статистический учет рассмотренных дел,
по каждому из них заполняются
соответствующие карточки, другие
необходимые документы. В канцелярии
ведется делопроизводство по гражданским,
уголовным и иным делам, организуется
их хранение. Работники канцелярии
учитывают и хранят вещественные
доказательства, составляют описи
законченных дел и сдают их в архив.

Роль в правильном
осуществлении судом своих функций
принадлежит его канцелярии. Надлежаще
поставленное делопроизводство
обеспечивает своевременную подготовку
и рассмотрение дел, их учет и сохранность,
четкое и культурное обслуживание
граждан, а также представителей
организаций. По данным первичного учета
организуется работа по ведению
статистической отчетности. Данные
судебной статистики отражают различные
показатели судебной деятельности, что
позволяет определить эффективность
тех или иных мер борьбы с правонарушениями
в районе (городе).

Заведующий канцелярии организует работу
канцелярии, руководит работой секретарей,
делопроизводителя, архивариуса. На
заведующего канцелярии возлагают:
распределение работы между сотрудниками
канцелярии суда и контроль за выполнением
ими своих

обязанностей; распределение корреспонденции,
поступившей в суд; контроль за ведением
документов первичного учета, нарядов,
учета и регистрации обращений граждан
и юридических лиц; организацию учета и
хранения судебных дел, вещественных
доказательств; контроль за своевременным
отправлением дел с жалобами, представлениями,
протестами высшего звена суда; обеспечения
сохранности и правильного заполнения
трудовых книжек работников суда, личных
дел и карточек учета и т.п.

Раздел 6 секретарь судебного заседания

Основные обязанности
секретаря судебного заседания:

·       
Оформление
гражданских, уголовных дел и дел об
административных правонарушениях с
момента поступления в суд и после
рассмотрения;

·       
Подготовка
дел к судебному заседанию: выписка и
направление повесток, извещений,
запросов, писем, копий исковых заявления;

·       
Вызов
участников процесса и свидетелей,
извещение участников процесса и других
лиц о времени и месте судебного
разбирательства;

·       
Составление
и вывешивание списков дел, назначенных
к рассмотрению в судебном заседании;

·       
Проверка
уведомлений об извещении участников
процесса;

·       
Проверка
явки лиц, вызванных в судебное заседание
и оформление отметок в судебных повестках
о времени их нахождения в суде;

·       
Ведение
протоколов судебных заседаний и
ознакомление с ними участников процесса
по их ходатайствам;

·       
Изготовление
протокола судебного заседания;

·       
Оформление
разрешений на свидание с осужденным;

·       
Оформление
оконченных производством дел для
последующей их сдачи в канцелярию суда;

·       
Ознакомление
осужденного с протоколом судебного
заседания;

·       
Изготовление
копий судебных документов по рассмотренному
делу;

·       
Оформление
исполнительных документов немедленного
исполнения;

·       
Оформление
материалов в порядке выполнения
отдельного  судебного поручения;

·       
Оформление
материалов, связанных с исполнением
приговора;

·       
Выполнение
других работ по поручению председателя
суда, заместителей председателя суда,
судей, начальников отделов.

На
основании данной статьи секретарь
судебного заседания:

1.          
Знакомиться  
с   документами,   определяющими  
его   должностные обязанности,  
права и ответственность, критерии оценки
качества работы и условия
продвижения по службе.

2.Принимать
решения и участвовать в их подготовке
в   соответствии с настоящим
должностным регламентом.

3.Получать  
в   установленном   порядке  
информацию   и   материалы,
необходимые
для исполнения должностных обязанностей.

         
4.Осуществлять   
взаимодействие    с   
государственными    служащими
Октябрьского
районного суда города Архангельска;
привлекать в случае необходимости
с разрешения руководства специалистов
к
решению возложенных на него задач.

       
5.Согласовывать
документы, давать заключения и

предложения
по решению вопросов, относящихся к его
компетенции.

      
6.Требовать   
от    председателя суда,    
необходимых     для    
исполнения     должностных
обязанностей;
оказания содействия в: исполнении
должностных обязанностей, возложенных  
на   него;   реализации  
прав,    предусмотренных  
настоящим должностным
регламентом.

        
7.Выносить  
на  рассмотрение   председателя
суда   предложения  по

улучшению
деятельности суда,  совершенствованию
его работы, а также

своей   
деятельности;    предлагать   
варианты    устранения   
недостатков    в

деятельности
суда.

Ответственность
секретаря судебного заседания.

Секретарь
судебного заседания несет установленную
законодательством., ответственность
за неисполнение или ненадлежащее
исполнение
возложенных на него должностных
обязанностей, за несоблюдение
ограничений и запретов, связанных с
гражданской службой, а также
за:

-действия
или бездействия, ведущие к нарушению
прав или законных интересов
граждан;

-разглашение
сведений, ставших известными ему в связи
с исполнением должностных обязанностей;

-несвоевременное
выполнение заданий, приказов, распоряжений
и указаний
вышестоящих в порядке подчиненности
руководителей, за исключением
незаконных;

представление
руководству недостаточной и необъективной
информации.

Осуществляет оформление удостоверительной
надписи для направления копий судебных
решений сторонам и другим лицам, которые
принимали участие в деле, но не
присутствовали в судебном заседании(ч.2
ст.222 ГПК Украины);

Готовит исполнительные листы по делам,по
которым предусмотрено немедленное
исполнение (алименты на сдержание
несовершеннолетнего ребенка, восстановление
на работе и взыскание заработной платы)
и дубликаты исполнительных листов по
всем категориям дел;

Оформляет материалы судебных дел
(уголовные, гражданские, административные
дела и материалы об административном
правонарушении) и осуществляет передачу
дел в канцелярию суда.

Исполняет обязанности курьера, а именно:
доставляет почтовую коореспонденцию
и исковые заявления, жалобы, административные
материалы, уголовные дела и т.д. из
соответствующих канцелярий к судье;

Выполняет другие поручения судьи,руководителя
аппарата суда, которые касаются
организации рассмотрения судебных дел.

Среди прав секретаря судебного заседания
указаны следующие:

Секретарь судебного заседания имеет
право:

1)Пользоваться
правами и свобоами, предусмотренными
Конституцией Украины, Законами Украины
«О государственной службе», «О
судоустройстве Украины» и другими
нормативно-правовыми актами;

2)На
социально-правовую защиту в соответствии
со своим статусом;

3)Уточнять
суть процессуального действия в целях
его правильного отображения в журнале
судебного заседания (протоколе судебного
заседания);

4)Вносить
предложения относительно совершенствования
работы по обеспечению деятельности
секретарей судебного заседания;

5)Получать
от работников аппарата суда необходимую
информацию для выполнения своих задач
и обязанностей;

6)Принимать
участие в совещаниях и собраниях
трудового коллектива суда.

Секретарь судебного заседания в
соответствии с Кодексом законов о труде
Украины, Законами Украины «О государственной
службе», «О борьбе с коррупцией» несет
ответственность за нарушение трудовой
дисциплины, некачественное или
несвоевременное выполнение должностных
задач и обязанностей, бездеятельность
или неипользование предоставленных
ему прав, нарушение норм этики поведения
государственного служащего и ограничений,
связанных с принятием на государственную
службу и ее прохождением.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Должностная инструкция заведующего канцелярией

[наименование организации, предприятия и т. п.]

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

I. Общие положения

1.1. Заведующий канцелярией относится к категории руководителей.

1.2. На должность заведующего канцелярией назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или начальное профессиональное образование и стаж работы по профилю не менее [значение] лет.

1.3. Назначение на должность заведующего канцелярией и освобождение от нее производится приказом директора предприятия.

1.4. Заведующий канцелярией подчиняется [директору предприятия; иному должностному лицу].

1.5. На время отсутствия заведующего канцелярией (командировка, отпуск, болезнь, и пр.) его обязанности исполняет заместитель (при отсутствия такового — лицо, назначенное в установленном порядке), который приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

1.6. Заведующий канцелярией должен знать:

— постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся организации делопроизводства;

— единую государственную систему делопроизводства;

— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

— структуру предприятия;

— организацию делопроизводства на предприятии;

— схемы документооборота;

— порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;

— сроки и порядок сдачи дел в архив;

— системы организации контроля за исполнением документов;

— оргтехнику и другие средства механизации управленческого труда;

— основы экономики, организации производства, труда и управления;

— законодательство о труде Российской Федерации;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;

— [вписать нужное].

1.7. Заведующий канцелярией в своей деятельности руководствуется:

— положением о канцелярии предприятия;

— инструкцией по делопроизводству и работе архива;

— настоящей должностной инструкцией;

— [вписать нужное].

1.8. Заведующий канцелярией осуществляет руководство работниками канцелярии.

II. Должностные обязанности

Заведующий канцелярией обязан:

2.1. Организовывать работу канцелярии.

2.2. Обеспечивать своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению.

2.3. Осуществлять контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.

2.4. Организовывать работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.

2.5. Разрабатывать инструкции по ведению делопроизводства на предприятии и организовывать их внедрение.

2.6. Принимать меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.

2.7. Осуществлять методическое руководство делопроизводством в подразделениях предприятия, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.

2.8. Обеспечивать печатание и размножение служебных документов.

2.9. Участвовать в подготовке созываемых руководством совещаний и организовывать их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку на предприятие.

2.10. Обеспечивать соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.

2.11. Принимать участие в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документами, совершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники).

2.12. Разрабатывать и организовывать проведение мероприятий по улучшению деятельности канцелярии.

2.13. Проводить работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.

2.14. [Вписать нужное].

III. Права

Заведующий канцелярией вправе:

3.1. Вносить на рассмотрение директора предприятия и руководителей структурных подразделений предприятия предложения по улучшению деятельности отдела, форм и методов работы с документами.

3.2. Требовать от руководителей структурных подразделений предприятия и иных ответственных работников предприятия надлежащего выполнения установленных правил работы с документами на предприятии.

3.3. Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения установленных правил.

3.4. Подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью канцелярии.

3.5. Осуществлять проверки организации делопроизводства в структурных подразделениях.

3.6. Давать указания, обязательные для выполнения работниками канцелярии; требовать своевременного и качественного их выполнения.

3.7. Вносить на рассмотрение директора предприятия предложения о поощрении отличившихся работников отдела, а также о наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины.

3.8. Взаимодействовать:

— с руководителями всех структурных подразделений предприятия — по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки исполнения указаний канцелярии, подготовки и представления необходимых документов;

— с юридическим отделом — по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов;

— с хозяйственным отделом — по вопросам обеспечения средствами оргтехники, бланками документов, канцтоварами, пр;

— с отделом кадров — по вопросам подбора, приема, увольнения и перемещения работников отдела;

— [вписать нужное] — по вопросам [вписать нужное].

IV. Ответственность

Заведующий канцелярией несет ответственность:

4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.

4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция разработана в соответствии с [наименование, номер и дата документа].

Руководитель структурного подразделения

[инициалы, фамилия]

[подпись]

[число, месяц, год]

Согласовано:

Начальник юридического отдела

[инициалы, фамилия]

[подпись]

[число, месяц, год]

С инструкцией ознакомлен:

[инициалы, фамилия]

[подпись]

[число, месяц, год]

Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции заведующего канцелярией, образец 2023 года. Должностная инструкция заведующего канцелярией должна включать следующие разделы: общее положение, должностные обязанности заведующего канцелярией, права заведующего канцелярией, ответственность заведующего канцелярией.

В должностной инструкции заведующего канцелярией должны быть отражены следующие пункты:

Должностные обязанности заведующего канцелярией

1) Должностные обязанности. Организует работу канцелярии. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и организует их внедрение. Принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда. Осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку. Руководит работниками канцелярии.

Заведующий канцелярией должен знать

2) Заведующий канцелярией при выполнении своих должностных обязанностей должен знать: постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства; Единую государственную систему делопроизводства; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; структуру предприятия, учреждения, организации; организацию делопроизводства; схемы документооборота; порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности; сроки и порядок сдачи дел в архив; системы организации контроля за исполнением документов; оргтехнику и другие технические средства управленческого труда; основы экономики, организации производства, труда и управления; законодательство о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации заведующего канцелярией

3) Требования к квалификации. Среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.

1. Общие положения

1. Заведующий канцелярией относится к категории руководителей.

2. На должность заведующего канцелярией принимается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.

3. Заведующий канцелярией принимается на должность и освобождается от должности директором организации.

4. Заведующий канцелярией должен знать:

• постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства;
• Единую государственную систему делопроизводства;
• стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
• структуру предприятия, учреждения, организации;
• организацию делопроизводства;
• схемы документооборота;
• порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;
• сроки и порядок сдачи дел в архив;
• системы организации контроля за исполнением документов;
• оргтехнику и другие технические средства управленческого труда;
• основы экономики, организации производства, труда и управления;
• законодательство о труде;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

5. В своей деятельности заведующий канцелярией руководствуется:

• законодательством РФ,
• Уставом организации,
• приказами и распоряжениями директора организации,
• настоящей должностной инструкцией,
• Правилами внутреннего трудового распорядка организации.

6. Заведующий канцелярией подчиняется непосредственно директору организации, ______ (указать должность).

7. На время отсутствия заведующего канцелярией(командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Должностные обязанности заведующего канцелярией

Заведующий канцелярией:

1. Организует работу канцелярии.

2. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению.

3. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.

4. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.

5. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и организует их внедрение.

6. Принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.

7. Осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.

8. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов.

9. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку.

10. Руководит работниками канцелярии.

11. Соблюдает Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты организации.

12. Соблюдает внутренние правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты, обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте.

13. Выполняет в рамках трудового договора распоряжения работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции.

3. Права заведующего канцелярией

Заведующий канцелярией имеет право:

1. Вносить на рассмотрение директора организации предложения:

• по совершенствованию работы связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями,
• о поощрении подчиненных ему отличившихся работников,
• о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности подчиненных ему работников, нарушивших производственную и трудовую дисциплину.

2. Запрашивать от структурных подразделений и работников организации информацию, необходимую ему для выполнения своих должностных обязанностей.

3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

4. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

6. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.

4.Ответственность заведующего канцелярией

Заведующий канцелярией несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации – в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция заведующего канцелярией — образец 2023 года. Должностные обязанности заведующего канцелярией, права заведующего канцелярией, ответственность заведующего канцелярией.