Должностная инструкция — это основной документ, определяющий профессиональные обязанности сотрудника. Специалисты отдела кадров не являются исключением. На любом предприятии для них также составлена инструкция. Однако изменения в законодательстве, принятые в 2020/2021 г.г., привели к необходимости внесения корректировок в главный документ кадровика. Всем специалистам данной сферы рекомендовано ознакомиться с поправками, которые необходимо внести в должностную инструкцию. Это важно не только для редактирования документа, но и для правильного выполнения обязанностей, формирования оптимального распорядка рабочего дня.
- Обязанности кадрового работника
- Какие изменения законодательства отразятся на должностной инструкции кадровика
- Изменения Федерального Закона №493
- Изменения Федерального Закона №353
- Ужесточение Федерального Закона №132
- Федеральный Закон №341
- Прямые выплаты ФСС
- Новые обязанности, связанные с коронавирусом
- Что нужно вносить в должностную инструкцию
- Как внести изменения в должностную инструкцию
Обязанности кадрового работника
В небольших компаниях чаще всего все кадровые процессы возложены на одного сотрудника. Нередко кадровик выполняет не только должностные обязанности, но и множество дополнительных функций.
На крупных предприятиях такая позиция невозможна из-за большого количества кадровой документации. Однако и здесь бывают ситуации, когда на кадровика возлагается масса других обязанностей.
При больших компаниях кадровая служба обычно состоит из нескольких специалистов и даже отделов. Продуктивнее всего разделять обязанности между сотрудниками, прописывая сферу деятельности каждого в должностной инструкции.
К обязанностям кадровых работников относятся:
- прием и увольнение сотрудников (включая временных работников и подрядчиков);
- составление и поддержание в актуальном состоянии кадровых документов;
- уведомление сотрудников о внесении изменений в условия работы;
- создание локальных нормативных актов;
- подбор, обучение, переобучение персонала;
- учет движения кадров;
- внесение правок в документацию при изменении условий сотрудничества;
- ведение воинского учета;
- составление другой документации согласно специфике деятельности компании.
Какие изменения законодательства отразятся на должностной инструкции
Пандемия и самоизоляция привели к появлению множества изменений в законодательстве. Правительству пришлось в срочном порядке отрегулировать удаленные рабочие взаимоотношения и другие нюансы, вызванные дистанционным сотрудничеством. Кроме того, в соответствии с государственной программой цифровизации приняты меры для перевода документооборота в электронный формат.
Изменения Федерального Закона №493
Статьей 66,1 данного законодательства предусмотрены новые обязанности для кадровых работников. В связи с переводом предприятий на электронные трудовые книжки работодателей обязали составлять и подавать в Пенсионный фонд СЗВ-ТД. Обязанность по оформлению документа и его своевременной доставке в ПФР ложится на кадровиков.
Благодаря изменениям в данном законе у кадровых работников появилась еще одна дополнительная обязанность. Теперь им необходимо информировать сотрудников о нюансах перехода на электронные трудовые книжки.
Изменения Федерального Закона №353
В данном законе появилась новая статья 185.1, дающая сотрудникам право на прохождение диспансеризации. Работодатель же получил предписание предоставить для этих целей три оплачиваемых выходных дня один раз в 3 года. Для работников старшего возраста диспансеризация проводится ежегодно, и на нее выделяется два дня.
Для получения выходных сотрудники должны написать заявление. Таким образом у кадровиков появились новые обязанности по визированию заявок, координации графика работы и составлению приказов.
Несмотря на то, что изменения в законодательстве появились еще в 2019 году, до настоящего времени многие о них не знают. Между тем, нарушение относится к серьезным, при выявлении способно повлечь за собой соответствующие наказания для предприятия и сотрудника кадровой службы.
Ужесточение Федерального Закона №132
Здесь регулируется порядок составления и сроки подачи документов по воинской ответственности. Согласно закону кадровик обязан предоставлять списки граждан, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет, оповещать сотрудников о вызовах по повестке. Также законодательство определяет, что в обязанности кадровика входит предоставление информации о всех принятых или уволенных работниках, состоящих на воинском учете.
Сам закон остался неизменным. Однако значительно ужесточились наказания за нарушение требований. В несколько раз увеличились штрафы за неверное оформление документации и несоблюдение сроков ее подачи в военкомат. Также изменили сроки давности по привлечению к ответственности за нарушения ведения воинского учета. Вместо двух месяцев они теперь составляют три года.
Федеральный Закон №341
Ужесточились штрафы за неправильное ведение и хранение кадровой документации. Ранее при выявлении нарушений должностные лица оплачивали от 300 до 500 рублей. Нововведения увеличили штрафы до 3000-5000 рублей. Изменения коснулись только должностных лиц, непосредственно для компании наказание осталось прежним.
Прямые выплаты ФСС
Работник должен написать заявление о предоставлении ему выплат ФСС. В документе обязательно указывается номер карты «МИР» для расчетов. Перечисления на другие платежные системы не осуществляются. Кадровик, передавая документы на выплаты, обязан проконтролировать этот момент.
Новые обязанности, связанные с коронавирусом
В связи с пандемией кадровик должен запрашивать у нанятых на работу иностранцев справку об отсутствии инфекции. Кроме того, появилась обязанность по информированию Роспотребнадзора о выявлении работников с повышенной температурой и дальнейшем развитии событий.
Что нужно вносить в должностную инструкцию
Не все изменения стоит прописывать в документе. Например, обязанности, связанные с пандемией, имеют временный характер. Как только закончится эпидемия, они исчезнут. Нет смысла изменять документацию ради внесения временно запрашиваемых данных. При крайней необходимости можно составить дополнительное приложение к должностной инструкции с ограниченным сроком действия.
Новые обязанности, связанные с внедрением электронных трудовых книжек, относятся к оформлению документов о приеме сотрудника на работу. Если кадрами занимается один человек, нет необходимости прописывать в должностной инструкции такие подробности. Иначе она превратится в слишком объемный документ. Если же на предприятии работает целый отдел, и прием/увольнение сотрудников отданы в ведение одного человека, лучше подробно описать обязанности, в том числе и связанные с электронным документооборотом.
Как внести изменения в должностную инструкцию
Несмотря на то, что должностная инструкция является внутренним документом, просто изменить ее нельзя. Способы внесения корректировок зависят от того, как она изначально была создана.
Должностная инструкция может быть отдельным документом или являться приложением к трудовому договору. В первом варианте руководителю достаточно приказом утвердить редактирование, внести правки, ознакомить с ними кадровика. Последний должен подписать новый документ.
Второй случай более сложный. Первоначально необходимо получить согласие на изменения в договоре. Далее создается дополнительное соглашение, в котором указываются все корректировки.
Должностная инструкция включает в себя три раздела:
-
обязанности сотрудника;
-
права работника;
-
ответственность.
Раздел «права работника» остается неизменным. Основные корректировки касаются первого и последнего блоков.
В список «обязанности сотрудника» вносят все нововведения, связанные с изменением законодательства. В данном блоке прописывают новые обязанности, появившиеся в связи с внедрением электронных трудовых книжек и подачей отчета в ПФР. Также здесь следует осветить пункт о ведении воинского учета, если ранее он не был внесен в документ.
В разделе «ответственность» следует изменить пункты о штрафах за недобросовестное исполнение обязанностей. Так как законодательно ужесточили ответственность за нарушение сроков подачи отчетов и других документов, за ошибки при их составлении, лучше прописать это в документе.
Если статья была вам полезна, пожалуйста, оцените ее по «звездной» шкале ниже, где 5 звезд — очень полезна.
Мы хотим, чтобы вы читали только интересные материалы, и будем благодарны за обратную связь
Должностная инструкция специалиста по кадрам останется актуальной и в 2023 году. Обязанности кадрового инспектора на разных предприятиях могут отличаться. Об особенностях составления данного документа вы узнаете из нашей статьи.
Особенности должностной инструкции кадрового работника
Какие обязанности должны быть предусмотрены в должностной инструкции работника отдела кадров, напрямую зависит от потребностей конкретного работодателя. Зачастую современные руководители организаций вкладывают в служебные обязанности кадрового работника совершенно разный смысл. Согласно этому всех кадровых работников можно поделить на 3 категории:
- Инспектор отдела кадров.
Такой сотрудник занимается непосредственно кадровым учетом и документацией. В его обязанности, как правило, входит:
- составление приказов по личному составу;
- ведение личных (персональных) дел по каждому сотруднику;
- заполнение личных карточек (в соответствии с общераспространенной практикой, по форме Т-2);
- заключение трудовых договоров, составление дополнительных соглашений при изменении положений основного документа;
- прием копий личных документов от вновь поступивших работников;
- прием и обработка заявлений на отпуск, кадровое перемещение, прием и увольнение, оформление вычетов по НДФЛ в текущем году и других обстоятельств, непосредственно связанных с личным составом;
- на крупных предприятиях — ведение и сдача отчетности по персонифицированному учету в ПФ РФ и т. д.
Не знаете, как начать кадровое делопроизводство с нуля и вести кадровый учет? Рекомендуем ознакомиться с нашими статьями:
- «Порядок ведения кадрового учета на предприятии»;
- «Номенклатура дел отдела кадров на 2022-2023 годы — образец».
- Менеджер по персоналу.
В отличие от задач инспектора отдела кадров деятельность менеджера по персоналу направлена главным образом на поиск и подбор необходимого персонала и проведение собеседований с потенциальными соискателями. Такие сотрудники занимаются заполнением анкет кандидатов и, возможно, приемом копий документов.
- Универсальный кадровый работник.
Подобный сотрудник — мечта современных работодателей. Он объединяет в себе функции 2 предыдущих категорий, то есть:
- ведение кадрового учета и необходимой документации;
- поиск и подбор персонала.
В зависимости от тех обязанностей, которые работодатель хочет возложить на сотрудника, и составляется должностная инструкция специалиста отдела кадров. Масштабы предприятия предопределяют, достаточно ли ввести на нем должность инспектора по кадрам или следует создать целую кадровую службу.
Вы уверены, что правильно составляете должностные инструкции? Оформите пробный бесплатный доступ к системе «КонсультантПлюс» и сверьте свои действия с алгоритмом составления должностных инструкций, предложенным экспертом.
Что включить в должностную инструкцию инспектора отдела кадров
Должностная инструкция кадрового работника, как и другие аналогичные документы, утверждается руководителем организации. Каждое предприятие может самостоятельно разрабатывать должностные инструкции исходя из штатного расписания и особенностей осуществляемой деятельности. Но выделить общие моменты все же можно.
Документ можно разбить на следующие разделы:
- Общие положения.
Здесь описываются требования, которые предъявляются к данной должности: образование, опыт работы, профессиональные навыки и умения.
- Непосредственно должностные обязанности.
Проблем с этим разделом у предприятия возникнуть не должно. В нем отражается перечень тех рабочих обязанностей, которые компания возлагает на сотрудника за его заработную плату согласно трудовому договору.
- Права кадрового работника.
- Ответственность.
Важная часть любой должностной инструкции. Необходима для ознакомления сотрудника со степенью его ответственности за невыполнение или некачественное выполнение прямых обязанностей.
- Не лишним будет раздел о режиме работы специалиста.
Можно ограничиться фразой: «Режим работы определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка». Либо более подробно расписать рабочий график сотрудника. В первом случае работник должен быть ознакомлен с правилами трудового распорядка под роспись.
Должностная инструкция должна быть обязательно подписана специалистом по кадрам.
Вы можете бесплатно скачать бланк должностной инструкции специалиста по кадрам и заполнить его по своим данным. Для этого кликните по картинке ниже:
Должностная инструкция специалиста по кадрам
Скачать
Итоги
Обязанности кадрового специалиста определяются предприятием. Это может быть работник, занимающийся кадровым делопроизводством, менеджер по найму персонала или специалист, совмещающий обе функции.
Должностная инструкция специалиста по кадрам разрабатывается организацией самостоятельно исходя из ее особенностей. Она утверждается личной подписью руководителя компании. Должностная инструкция должна быть обязательно подписана специалистом по кадрам в подтверждение его ознакомления с рабочими обязанностями, правами и правилами внутреннего трудового распорядка.
Трудовое законодательство не содержит норм, требующих от работодателя обязательного составления должностных инструкций (ДИ). Однако этот документ необходим для определения трудовых функций работника, его прав и обязанностей, ответственности, квалификационных требований, предъявляемых к занимаемой должности. В нашей статье речь пойдет о ДИ кадровика и особенностях ее составления в 2021 году.
Роль кадровой службы в компании
Роль кадровой службы в деятельности компании определяется ее функциями. В обязанности кадровой службы входит:
-
Прием персонала на работу.
-
Оформление кадровых документов.
-
Подготовка локальных нормативных актов и других обязательных документов.
-
Ведение воинского учета.
-
Остальные участки работы, в зависимости от специфики деятельности компании.
Если организация большая, все указанные функции целесообразно распределить между специалистами кадровой службы. Работники в одинаковой должности могут выполнять разные обязанности, закрепить которые необходимо именно в ДИ.
Стать профи во всех нюансах кадрового учета — легко!
«Клерк» создал крутой курс профессиональной переподготовки, в котором научим с нуля всем тонкостям кадрового учета: от приема и увольнения сотрудников по новым правилам 2023 года до ведения воинского учета и работе в 1С: ЗУП.
Посмотреть бесплатный урок из курса
Актуальные требования к должностной инструкции
При составлении должностной инструкции специалиста по кадрам в 2021 году необходимо учесть четыре важных изменения в законодательстве:
1. Благодаря Закону от 16.12.2019 № 439-ФЗ, внесшему в ТК РФ понятие электронных трудовых книжек (ст. 66.1), у работодателей появилась новая обязанность – составление и подача в пенсионный фонд формы СЗВ-ТД. Кроме того, работникам кадровой службы необходимо инструктировать сотрудников по вопросам перехода на ЭТК.
2. Закон от 03.10.2018 № 353-ФЗ ТК РФ дополнен новой статьей 185.1, согласно которой работодатели обязаны предоставлять работникам оплачиваемые дни для прохождения диспансеризации. Эта норма заработала с начала 2019 года. Получить такие выходные могут все работники организации один раз в три года. Предпенсионерам и пенсионерам предоставляются на эти цели два дня ежегодно. Для получения гарантии работники должны написать заявление и согласовать дату выходного дня с работодателем. Таким образом, у кадровиков появилась обязанность оформления приказов о предоставлении дополнительного выходного дня для прохождения диспансеризации.
3. Законом от 24.04.2020 № 132-ФЗ ужесточена ответственность работодателей за нарушения в области воинского учета. С 05.05.2020 в среднем в 3 раза выросли административные штрафы за нарушения в этой сфере. Речь идет о непредставлении в военкомат списков граждан, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет, о неоповещении о вызове по повестке военкомата, а также о несвоевременном уведомлении военкомата о принятых или уволенных работниках, подлежащих воинскому учету.
Помимо указанных изменений с двух месяцев до трех лет увеличился срок давности привлечения к административной ответственности за нарушения в области воинского учета.
4. Законом от 15.10.2020 № 341-ФЗ усилены санкции за неправильное хранение документов. Согласно поправкам начиная с 26.10.2020 несоблюдение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных, в том числе и кадровых документов, грозит увеличением штрафов. Ответственность для юрлиц осталась на прежнем уровне — в размере от 5 тыс. до 10 тыс. рублей. Для должностных лиц штрафы повышены: вместо прежних 300—500 рублей придется расстаться с суммой от 3 до 5 тыс. рублей.
Новый перечень сроков хранения кадровых документов утвержден Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, а вступил в силу с 18.02.2020.
Должностные обязанности кадровика
В разделе «Должностные обязанности» необходимо указать перечень функций, которые будет исполнять конкретный кадровый специалист. Для разработки содержания этого раздела можно воспользоваться:
-
профстандартом специалиста по управлению персоналом, утвержденным Приказом Минтруда РФ от 06.10.2015 № 691н;
-
Общероссийским классификатором занятий ОК 010-2014 (МСКЗ-08), утвержденным Приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст;
-
квалификационным справочником, утвержденным Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 № 37.
Например, кадровик обязан:
1) осуществлять поиск и подбор работников;
2) оформлять прием нового персонала;
3) проводить адаптационные встречи с новыми сотрудниками;
4) в рамках исполнения функции ведения кадрового учета и кадрового делопроизводства:
-
вести учет личного состава компании;
-
оформлять прием, перевод, увольнение работников, направление в командировки, предоставление отпусков, привлечение к дисциплинарной ответственности;
-
заполнять, учитывать и хранить трудовые книжки;
-
вести учет предоставления отпусков работникам, составлять график очередных отпусков;
-
выдавать справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников;
-
вести учет и проверку правильности оформления больничных. Заполнять соответствующие графы о страховом стаже для определения размера пособия по временной нетрудоспособности;
-
представлять в ПФР сведения для регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета, если лицо принято на работу впервые. Составлять форму СЗВ-ТД и осуществлять ее передачу в ПФР;
-
контролировать своевременное составление табелей учета рабочего времени;
-
обеспечивать хранение в отделе кадров кадровой документации (трудовые договоры, приказы по личному составу и их основания, журналы учета);
-
готовить документы к сдаче их на хранение в архив;
-
составлять документы в страховые компании для оформления полисов по добровольному медицинскому страхованию работников;
-
организовывать и документально оформлять аттестацию и обучение персонала;
-
осуществлять воинский учет.
Права сотрудника кадровой службы
В раздел «Права» необходимо внести список тех прав, которыми в пределах своей компетенции работодатель наделяет специалиста для исполнения им своих обязанностей.
Специалист по кадрам вправе:
1) вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению деятельности кадровой службы;
2) запрашивать и получать от руководителей структурных подразделений компании и работников сведения и документы для выполнения его должностных обязанностей;
3) контролировать соблюдение в структурных подразделениях организации трудового законодательства в отношении работников, а также ПВТР, трудовой дисциплины работниками. Докладывать руководству о выявленных нарушениях;
4) запрашивать у руководителей структурных подразделений организации помощь в выполнении должностных обязанностей;
5) консультировать по вопросам, входящим в его компетенцию;
6) взаимодействовать с подразделениями сторонних организаций для решения вопросов производственной деятельности, входящей в компетенцию специалиста по кадрам.
Ответственность специалиста по кадрам
В разделе «Ответственность» необходимо отразить все возложенные на специалиста по кадрам виды ответственности. При этом нужно принять во внимание его должностные обязанности. Таким образом, ДИ даст понять, за что именно и как могут наказать кадровика.
Сотрудник ОК может нести ответственность в следующих случаях:
1. Ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных ТК РФ.
2. Совершение правонарушений, связанных с выполнением своих функций — в пределах, установленных действующим КоАП РФ, УК РФ и ГК РФ.
3. Причинение материального ущерба работодателю в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ.
4. Непринятие оперативных мер, включая своевременное информирование начальника отдела кадров и вышестоящих руководителей, по пресечению обнаруженных в организации нарушений трудового законодательства, создающих угрозу деятельности организации и ее работников.
5. Несвоевременное и ненадлежащее исполнение приказов, распоряжений и поручений начальника отдела кадров и вышестоящих руководителей, НПА по своей деятельности;
6. Разглашение персональных данных работников.
7. Несоблюдение ПВТР, противопожарной безопасности и техники безопасности.
К ответственности за нарушения кадрового учета привлекают как организацию, так и ее должностных лиц — руководителя и кадровика по ст. 5.27 и 5.27.1 КоАП РФ.
Например, отсутствие трудового договора, а также оформление с нарушением законодательных норм, либо заключение гражданско-правового договора вместо трудового грозит административными санкциями. Согласно части 4 ст. 5.27 КоАП РФ данные нарушения могут повлечь штрафы:
на должностных лиц – от 10 до 20 тыс. рублей;
на ИП – от 5 до 10 тыс. рублей;
на юрлиц – от 50 до 100 тыс. рублей.
При необходимости введения в действие должностных инструкций сотрудников предприятия, от лица директора организации обязательно формируется специальный приказ с соответствующим содержанием.
Что такое должностные инструкции и зачем они нужны
Под термином «должностная инструкция» скрывается перечень трудовых функций и прав, описание ответственности, условий труда и прочих параметров работы сотрудника, находящегося на той или иной должности.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа о введении в действие должностных инструкций .docСкачать образец приказа о введении в действие должностных инструкций .doc
Обычно должностные инструкции разрабатываются руководством предприятия совместно с юристом и вводятся в применение отдельным распоряжением директора на начальной стадии работы организации. Но в некоторых случаях, например, после реорганизации компании, каких-то внутренних изменениях проводится повторная процедура по вводу должностных инструкций в действие.
Роль должностных инструкций вполне понятна: с их помощью руководство регулирует деятельность подчиненных. Таким образом, они служат для достижения сразу нескольких целей: укреплению дисциплины труда, организации и мобилизации работников, повышению производительности и в конечном счете расширению перспектив предприятия.
Следует отметить, что далеко не всегда и не везде применяются должностные инструкции, в основном они распространены в государственных учреждениях, а также в крупных организациях коммерческого сектора, где большая численность персонала.
Назначение приказа
Если на предприятии используются должностные инструкции, то приказ о вводе их в действие является незаменимым документом, значение которого невозможно переоценить.
Он является юридическим подтверждением их значимости и законности, проще говоря, без этого приказа инструкции с прописанными в них функциональными обязанностями работников организации могут быть признаны недействительными (в случае возникновения споров и конфликтов между руководством организации и подчиненными, дошедшими до судебной инстанции, трудовой инспекции или прокуратуры).
Какой формат приказа выбрать
Приказ о введении в действие должностных инструкций разрешается писать в произвольном виде, поскольку его единый стандарт отсутствует. Единственное, что следует при этом учитывать: чтобы структура, состав и подача документа соответствовали нормам деловой документации.
Правда, в государственных учреждениях, ровно как и в некоторых коммерческих компаниях иногда встречается унифицированный шаблон распоряжения. При этом формат приказа должен быть обязательно утвержден в локально-нормативных актах организации.
Как оформить приказ, особенности документа
Оформление приказа также отдается на откуп его составителям. Документ можно писать вручную или делать в печатном виде, на обычном листе бумаги или на бланке с фирменными реквизитами и логотипом.
Приказ формируется всегда в единственном оригинальном экземпляре, а при необходимости делаются его заверенные копии в нужном количестве.
Кто должен поставить под документом свои автографы
Под приказом обязательно должны расписаться следующие лица: директор компании, как сотрудник, от лица которого идет данное распоряжение, работники, которых приказ касается напрямую, а также те, на кого возлагается контроль за его исполнением. Таким образом, все они будут свидетельствовать о том, что ознакомлены с содержанием документа и согласны с ним.
Отсутствие этих подписей может привести к тому, что при возникновении разногласий между руководством предприятия и подчиненными, приказ будет оспорен суде, а директор и иные должностные лица привлечены к административному наказанию.
Как организовать регистрацию и учет
Все приказы, издаваемые от имени руководителя фирмы должны в обязательном порядке учитываться. Для этого обычно используются специальный журнал.
В него вносится название распоряжения, его номер и дата выпуска. Журнал, как правило, находится под контролем у кого-либо из сотрудников, входящих в ближайшее окружение руководства: секретаря, начальника кадрового отдела или юриста. В случае надобности журнал помогает доказать сам факт создания приказа, а также оперативно найти требуемый документ.
Нормы и сроки хранения документа
По отношению к хранению приказа никаких особенных условий не выдвигается. Но для организации порядка в этом деле следует подшить документ в папку с другими подобного рода бумагами, где он должен находиться период, установленный в законодательстве или срок, указанный в нормативно-правовых актах фирмы (не меньше трех лет). После этого от него можно избавиться (но только в соответствии с определенным регламентом, установленном для утилизации распорядительных актов).
Образец приказа о введении в действие должностных инструкций
Если перед вами встала задача по формированию приказа о введении в действие должностных инструкций, а вы ранее с ним дела не имели, ознакомьтесь с его примером и комментариями к нему – с их учетом вы без труда создадите свое распоряжение.
- В начале документа напишите наименование компании, затем название приказа, его номер (по внутреннему документообороту) и место его составления.
- После этого переходите к основной части. Первым делом впишите сюда обстоятельства, которые послужили поводом для оформления приказа – эти данные будут выступать в роли обоснования. Затем внесите ссылки на законодательные акты или внутренние документы предприятия, которые связаны с распоряжением – они будут являться основанием.
- Ниже дайте указание собственно на введение в действие должностных инструкций. Тут по порядку укажите, каких именно документов это касается (т.е. напишите названия должностей, а также номера должностных инструкций и их номера как приложений к данному приказу).
- Если ранее подобный приказ уже издавался, в новом распоряжении его следует отменить.
- Обязательно надо отметить необходимость доведения данного документа до работников предприятия, а также назначить ответственного за его исполнение сотрудника.
- В конце документ следует подписать.
Автор предлагает простой и понятный алгоритм составления должностной инструкции на основе профессионального стандарта. Рассказывает, на чем основывать требования к образованию (и каким образом их можно поменять); от чего зависят необходимые знания и навыки специалиста; какие обязанности и права стоит прописать в документе и что предусмотреть в разделе об ответственности. Даны фрагменты должностной инструкции специалиста по кадрам, которые вы можете применить в своей работе или, используя предложенный алгоритм, разработать свою инструкцию по любой должности или профессии.
В прошлом номере мы говорили о подготовке должностных инструкций, применяемых на практике алгоритмах разработки и утверждения этого документа. В качестве основы для инструкций предложили взять тексты соответствующих профессиональных стандартов. Сегодня покажем пошагово, как из текста профстандарта составить заготовку для должностной инструкции конкретного специалиста.
Будем составлять должностную инструкцию специалиста по кадрам.
Для начала определимся с содержанием инструкции:
1. Общие положения – описание положения должности в организационной структуре компании, порядка приема на работу по данной должности, подчиненности. Требования к образованию, профессиональной подготовке, квалификации, стажу работы. Требования к знаниям и умениям.
2. Права и обязанности – непосредственно перечень трудовых прав и обязанностей работника по занимаемой должности.
3. Ответственность – конкретизация ответственности занимающего данную должность работника за те или иные нарушения в работе, возложение персональной ответственности за отдельные участки работ.
Основой для составления нашего документа послужит профессиональный стандарт «Специалист по управлению персоналом», утвержденный приказом Минтруда России от 06.10.2015 № 691н (далее – Профстандарт).
1. Общие положения
В Профстандарте представлены варианты описания трудовых функций различных специалистов – от делопроизводителя до руководителя всей системы управления персоналом. Для простоты и наглядности примера мы возьмем наиболее распространенный вариант – специалиста по кадрам, который будет:
- осуществлять непосредственное ведение кадрового делопроизводства;
- составлять проекты кадровых приказов, договоров и соглашений, других необходимых документов;
- вести табельный учет.
Дополнительно вменим ему в обязанность поиск и подбор персонала.
В разделе II Профстандарта представлено сводное описание трудовых функций, входящих в профессиональный стандарт (функциональная карта вида профессиональной деятельности). Приведем фрагмент раздела II Профстандарта со строками кодов А–B (поскольку следующие строки отражают уровни квалификации, которые мы не рассматриваем для составляемой в данный момент должностной инструкции).
Фрагмент документа
Как видите, нас интересуют функции, описанные в кодах «А/01.5», «А/02.5» и частично «В/02.6» (выделены в таблице знаком «!»).
Описательная часть первого раздела должностной инструкции «Общие положения» зависит от структуры организации и может быть, например, такой, как показано в Примере 1.
Пример 1. Фрагмент должностной инструкции специалиста по кадрам. Общие положения
1. Общие положения.
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность специалиста по кадрам АО «Прогресс» (далее – Общество).
1.2. Специалист по кадрам числится в структурном подразделении «Отдел персонала» Общества и подчиняется непосредственно начальнику отдела персонала.