Доверительные отношения с руководством

Начальник постоянно сомневается в вашей работе, утаивает информацию или даже преуменьшает заслуги? Возможно, его недоверие вызвано неуверенностью. Делимся советами, которые помогут справиться с проблемой.

Эми Галло, пишущий редактор Harvard Business Review и автор книг о динамике на рабочем месте, рекомендует следующие три подхода: показать, что вы не враг, создать доверие и откровенно обсудить ситуацию. Рассмотрим каждый из них подробнее.

Демонстрируйте, что вы не опасны

Бывает довольно сложно понять, почему руководитель, обладающий большей властью и авторитетом, может чувствовать себя неуверенно.

В ходе нескольких исследований Натаниэль Фаст и Серена Чен продемонстрировали: когда людям кажется, что они не соответствуют руководящей должности, они склонны мешать другим, вести себя агрессивнее и даже мстительнее. Однако дело не только в отсутствии опыта или навыков.

Несоответствие между высокими требованиями к должности и самооценкой способностей руководителя приводят к «защитной реакции эго», которая помогает им поддержать самооценку или оправдать свои действия.

Вероятно, успокоить эго руководителя — последнее, чем хотелось бы заниматься сотруднику в этой ситуации. Однако это небольшая цена за то, чтобы избежать стресса и сделать рабочую обстановку комфортнее.

Начальник должен видеть в вас союзника, а не конкурента. И работать над этим стоит с самого начала отношений. Например, на совещании можно отметить достижения руководителя и подчеркнуть, что хотели бы и дальше учиться на его примере. Исследования о менеджерах, которые ощущают недостаток компетенций, демонстрируют: искренняя похвала всегда помогает. Однако она не должна быть наигранной.

Читайте по теме:

Как не допустить конфликтов между сотрудниками?

Разочарованы своей командой? Задайте себе эти 6 вопросов

Эксперт Moscow Business School назвал пять признаков токсичного руководителя

Вместо комплиментов можно выразить признательность за что-то, что руководитель для вас сделал. В одном из своих исследований Фаст обнаружил, что это положительно влияет на то, как неуверенный руководитель оценивает результаты сотрудника. Поэтому поблагодарите начальника за возможность работать над ответственным проектом или за то, что он представил вас коллегам из другого подразделения.

Это не только разрядит обстановку, но и привлечет внимание к его сильным сторонам и поможет ему стать увереннее.

Полезно также проявить эмпатию. Возможно, у поведения руководителя есть рациональные причины.

Укрепляйте доверие, подчеркивая, что вы работаете в команде

Консультанты по лидерству Джек Зенгер и Джозеф Фолкман проанализировали тысячи оценок по методу «360 градусов», чтобы определить, что заставляет доверять руководителю. Их исследование указывает на три элемента: позитивные отношения, здравый смысл/опыт и последовательность.

Задайте себе вопрос: что из этого проявляется в общении с руководителем, а что можно улучшить? Поскольку нам нелегко оценивать собственное поведение, можно обратиться за обратной связью к коллеге.

Кроме того, исследования показывают: люди, которые кажутся компетентными, но не проявляют теплоты, часто вызывают неприятие, что вредит всем сторонам.

Вот что стоит сделать в этом случае

• Спросите о приоритетах. Откровенно поговорите с руководителем, спросите о его главных целях и какой вклад вы можете внести.
• Ищите возможности для совместных побед. Понимание приоритетов позволит увидеть, сможете ли вы объединиться ради общей цели. Есть ли какой-то проект, в котором ваш опыт может оказаться особенно полезным для руководителя? Можете ли вы выделить то, в чем он особенно хорош?

Чтобы снять напряженность, говорите о вашей работе как о совместной и как можно чаще употребляйте местоимение «мы». И когда вы преуспеете, обязательно разделите победу.

Поговорите с глазу на глаз

Иногда откровенная беседа заставляет руководителя прислушаться к собеседнику и даже скорректировать поведение. Вспомните, как проходили ваши последние разговоры. Что сработало в прошлый раз? Что помогло создать непринужденную обстановку? Что из сказанного вызвало негативную реакцию?

Попробуйте сказать: «Для меня важно, чтобы мы хорошо работали вместе, и я чувствую, что у нас не всегда это получается. Мне хотелось бы на это повлиять. Могу ли я что-то изменить, чтобы улучшить наши рабочие отношения?».

Любая обратная связь будет ценной. Внимательно выслушайте собеседника и поблагодарите. Можно не согласиться с предложенным, но важно продемонстрировать готовность измениться и выбрать иной подход.

Один из рекомендуемых инструментов — концепция, разработанная Центром креативного лидерства. Она может пригодиться, чтобы обсудить случаи, когда руководитель вел себя некорректно, например перебивал. Вот как это работает:

• вспомните, когда и как происходило специфическое поведение (ситуация);
• подробно объясните, что именно произошло, оставаясь как можно конкретнее и нейтральнее (поведение);
• опишите, что почувствовали из-за этого (влияние).

Фиксируйте примеры и обстоятельства некорректного поведения — это может быть полезно, если вы захотите донести ситуацию до высшего руководства.

Отмечайте и то, что вы сказали и сделали в ответ. Начальство будет более склонно принять меры, если увидит, что ситуация имеет систематический характер, а вы — и, возможно, другие — уже предприняли шаги по ее устранению. Нельзя гарантировать, что приведенные результаты сработают, и к этому стоит готовиться.

Документируйте свои достижения, чтобы их не преуменьшали коллеги или напряжение в коллективе. Ведите список того, над чем работаете, и вносите в него все идеи и предложения, которые высказываете. Эта предупредительная мера позволит проактивно защитить карьеру.

Стоит подчеркнуть, что за отношения в коллективе отвечает не только подчиненный, но и руководитель. Но если он не проявляет инициативы, описанные тактики могут направить динамику в более продуктивное русло.

Источник.

Обложка снегерирована нейросетью Midjourney

Если вы хорошо представляете, какого человека хотели  бы видеть своим начальником, это может быть ключом к успеху. Несмотря на то что это не всегда в вашей власти, вы по крайней мере можете отслеживать сигналы, дающие представление о том, каким руководителем может оказаться тот или иной человек. Уильямс рекомендует во время собеседования обращать внимание на то, как выглядит офис руководителя, как он себя ведет в условиях собеседования и какого рода вопросы задает.

Например, предприниматель или начальник-«новатор», будет все время ставить перед вами амбициозные задачи и предоставлять новые возможности роста, но, скорее всего, вам придется большую часть работы делать самостоятельно. «Офис «новатора» обычно представляет собой свалку, — говорит Уильямс. – Такой человек с большей вероятностью будет во время беседы проверять почту и телефон. Вы сможете наблюдать его непосредственно «у руля». Они много говорят о себе».

У человека, менее склонного к формированию дружеских отношений с подчиненными, скорее всего, не будет личных фотографий в кабинете, говорит Уильямс. «Все, что вы увидите, будет иметь отношение к работе, вы не найдете там никаких намеков на личные интересы и предпочтения».

«Из вопросов, которые вам задают, можно сделать выводы о стиле управления, которым пользуется этот человек. Более отстраненный, холодный руководитель задает открытые вопросы о том, что вы делали в прошлом, за что отвечали, — говорит Уильямс. – Начальник, склонный контролировать каждый шаг, будет спрашивать о конкретных деталях».

Кроме того, Палаццоло рекомендует побольше разузнать об истории человека внутри компании, в особенности о его стаже. В конечном счете лучшее, что вы можете сделать для своих отношений со своим нынешним или будущим начальником — это воспринимать их всерьез, как другие важные виды отношений в вашей жизни. Все они нуждаются в активном управлении и развитии для максимальной отдачи. 

«Хороший начальник может изменить вашу карьеру. Внимательно относитесь к нему и будьте готовы сами взять на себя роль «новатора» — не только он должен рассказывать о себе, но и вы должны задавать вопросы».

Мы спросили наших экспертов – психологов, руководителей, коучей – и ваших коллег – секретарей и ассистентов: что нужно делать, чтобы завоевать доверие босса? Можно ли стать тем самым незаменимым помощником, который иногда знает больше, чем супруга шефа? И надо ли это вообще ассистенту или секретарю?

Работа помощника стрессовая и многозадачная, хотя это совершенно фантастическая школа жизни. После нее ты можешь работать где угодно. Самое главное в ней (и это я знаю не понаслышке, сама была помощником) – предельная честность. Соблюдение принципа «говори как есть», но не в формате проблемы, а решения.

Не всегда все зависит от профессионализма и эффективности ассистента. Порой планы срываются, и помощник сильно переживает по этому поводу. Как результат – начинает что-то выдумывать, обманывать, пытаясь себя оправдать, защитить. Но так он проблему не решает, скорее усугубляет ее. Если хотя бы раз руководитель поймал ассистента на вранье, доверия больше не будет.

Приведу пример. Шеф попросил меня забронировать авиабилеты для своих партнеров. Через какое-то время они позвонили из аэропорта в возмущении. Оказалось: билетов нет. Я проверяю почту и действительно вижу, что брони нет. До сих пор не понимаю, как это произошло. Мне пришлось потратить какое-то время, чтобы решить вопрос. Я перебронировала билеты, подошла к шефу и сказала правду: не знаю, как именно это случилось, но ситуация урегулирована – партнеры обеспечены авиаместами.

Важно также дать руководителю понять, что вы проанализировали эту ошибку и больше ее не повторите. Я, например, завела себе еще одно дублирующее приложение для напоминаний.

Как еще помощнику или секретарю создавать доверительные отношения с руководителем?

Когда вы идете к руководителю на серьезный разговор, берите на себя ключевую роль – стройте диалог: проблема такая-то, такое-то решение я планирую внедрить. Не юлите. Не пытайтесь переложить на кого-то другого вину. На самом деле это самая выгодная позиция. Шеф понимает, что его ассистент всегда (даже тогда, когда ему это не выгодно) будет говорить правду, и ценит такого человека.

Старайтесь воспринимать руководителя как человека – не бояться его, смело идти к нему в кабинет. Чтобы этому научиться, начните с себя: вам надо осознавать свою самодостаточность, чувствовать внутреннюю ценность. Если вы уверены в том, что вы профессионал, что можете сами на себя опереться, шеф считывает такое ваше восприятие себя, доверяет своему помощнику, уважает его.

Что полезно знать новичкам?

1. Если вы только пришли в коллектив, старайтесь быть собой – не изображать из себя кого-то. В одной из компаний шеф вообще не обращал на меня никакого внимания. Доходило до смешного: на общих совещаниях он спрашивал мнение всех, кроме меня. В конце года у нас был корпоратив, и я вызвалась помочь его организовать. Даже смонтировала душевный ролик о жизни компании. Когда начальник спросил, кто сделал видео, и ему сказали, что это был его помощник, он посмотрел на меня так, как будто увидел впервые в жизни. Уходила я из этой компании в должности директора по маркетингу.

2. Выходите из «коробочки», общайтесь с коллективом. Особенно с линейными сотрудниками – секретарями, уборщицами, как ни странно. Я подружилась с ними, и они мне сразу объяснили всю расстановку сил: кто, что, где, когда (так сказать, карта местности). После заручилась поддержкой людей, имевших вес в компании, и мне стало намного проще коммуницировать с директором, потому что они меня хвалили.

3. Станьте заметны, займите проактивную позицию. Сейчас я сама руководитель, и у меня есть помощница, которой можно доверять. Но у нее было много предшественниц. Мне нужно было найти ту, которая думает, как я. Нынешняя помощница пыталась с самого первого дня работать на опережение, проявляла инициативу. А для этого надо хорошо знать своего босса.

4. Всегда оставайтесь на стороне руководителя, будьте его тылом, поддержкой, «подавайте патроны». Вы должны понимать, что босс и помощник – одна команда, и осознавать важность своей роли в развитии компании. Я знаю ассистентов, которые зарабатывают полмиллиона рублей, носят дорогие костюмы, великолепно выглядят и несут свою должность как титул, с гордостью. Смотришь на такого профессионала и понимаешь: именно он – хранитель ключей, и это вызывает восхищение.

Доверие – основа любых отношений. Оно помогает людям вести себя открыто, делиться информацией, не бояться ошибаться и идти на разумный риск. Когда вы доверяете человеку (вашему супругу, другу, коллеге), то чувствуете себя с ним в безопасности. Все иначе, когда такого чувства у вас нет. Вы реже общаетесь с окружающими, меньше делитесь информацией, что, несомненно, отрицательно сказывается на результатах работы.

Доверие нужно заслужить, прилагая для этого определенные усилия. А вот потерять его можно очень быстро. Среди факторов, снижающих уровень доверия, я выделяю некомпетентность, частую смену настроения/поведения, нарушение договоренностей (опоздания, перенос/ срыв сроков и регламентов), нежелание брать на себя ответственность, безразличие к делу и людям.

Как помощнику или секретарю создавать доверительные отношения с руководителем?

1. Начните с себя. Если не доверяете себе сами, то и люди не будут. Например, вы настроились вечером пойти на тренировку, но не сдержали обещание. Или приняли решение не работать на выходных, а провести время с семьей, но внезапные дела помешали вам это сделать. Если вы не можете сдержать слово, данное самому себе, то обещания другим людям также будете нарушать. О каком доверии руководителя к вам может идти речь?

2. Держите слово. Чтобы руководитель мог на вас положиться, сдерживайте обещание и следите за тем, чтобы ваши слова не расходились с делом. Не опаздывайте в офис и на встречи, соблюдайте сроки выполнения рабочих задач. Если чувствуете, что не успеваете, лучше сразу поставьте в известность руководителя и скорректируйте сроки. Это позволит снизить ваш уровень стресса и поможет боссу принять решение на основе полученной информации.

3. Будьте честны. Честность – компонент, который сильно влияет на уровень доверия. Она предполагает не только соблюдение обещаний, но и умение говорить об истинных целях или реальном положении дел. Например, вы опоздали на работу. Не нужно врать и выдумывать причины. Лучше честно скажите, что проспали.

4. Будьте открытыми. Открытость – залог доверия. Люди склонны больше верить тому, кого они знают. Чем лучше мы узнаем человека, тем более предсказуемым для нас становится его поведение. Поэтому важно рассказывать о своей нерабочей стороне жизни, делиться собственными интересами и планами. Однако здесь важно не переусердствовать.

5. Держите умеренную дистанцию с коллегами. Излишняя болтливость, приватные разговоры с коллегами, сплетни, намеки, понятные лишь избранным, – поведение, которое сеет у босса сомнения и недоверие к вам. Если руководители не уделяют достаточно внимания созданию дружественной и душевной обстановки в коллективе, отношения формируются стихийно – например, в курилках, за чашкой чая в рабочее время или в перерывах на обед. Это способствует образованию группировок и разобщенности коллектива. В таких организациях много конфликтов, коллеги «дружат» друг против друга, энергия работников тратится на удовлетворение личных интересов, а не на решение задач. В подобных коллективах с трудом приживаются новички. Им сложно «стать своими».

6. Помогите руководителю создать доверительные отношения в коллективе. Возьмите на себя эту роль, особенно если в вашей компании нет отдела персонала.

• Помогайте новичкам адаптироваться.
• Поздравляйте коллег со значимыми датами и событиями, отмечайте вместе Новый год, дни рождения и дату основания компании, гендерные праздники.
• Проводите командообразующие мероприятия: занимайтесь спортом или живописью, устраивайте квесты, эстафеты, интеллектуальные игры, затевайте походы, ходите в кино или театры, обсуждайте фильмы.
• Поощряйте коллег узнавать друг друга. Для этого формируйте проектные кросс-функциональные или матричные команды, в которых могут принимать участие сотрудники разных отделов, тем самым ближе знакомясь друг с другом.
• Выступите с инициативой приглашать на праздники коллег с их семьями. Корпоративные мероприятия, в которых принимают участие домочадцы сотрудников, становятся все популярнее. Когда человек в свой выходной уходит на работу, пусть и для празднования значимого события, это часто приводит к семейным конфликтам. Если он может взять с собой, например, жену, такой проблемы не возникает.

Проведение корпоративного дня семьи – эффективный способ лучше узнать сотрудника через знакомство с близкими и возможность повысить значимость его работы в их глазах. После такого события отношение к работе супруга, как правило, меняется в лучшую сторону.