Довести информацию до руководства

Поговорим о том, как выстроить в компании внутреннюю систему информирования. Вы узнаете, о чем нужно рассказывать сотрудникам, чтобы:

• руководителям было проще управлять компанией;

• подразделения работали слаженно, и правая рука знала, что делает левая;

• коллектив работал без конфликтов.

ВНУТРЕННЯЯ СИСТЕМА ИНФОРМИРОВАНИЯ СОТРУДНИКОВ

Секретари и другие сотрудники приемных – это связующие звенья между руководством и коллективом: через них руководитель выражает свою волю, издавая приказы и распоряжения, они знакомят сотрудников с распорядительными документами, собирают участников на совещания. Именно секретари совместно с отделом кадров обязаны вовремя информировать сотрудников. Для этого необходимо выстроить в компании внутреннюю систему информирования.

Внутренняя система информирования сотрудников – это комплекс мероприятий по информированию сотрудников, призванный решать поставленные руководством задачи.

Задачи системы внутреннего информирования:

1. Создать единую систему ценностей, стандартов, форм передачи информации, чтобы повысить управляемость организацией.

2. Обеспечивать руководителей и подчиненных информацией, необходимой для производственных процессов.

3. Создавать и укреплять у сотрудников чувство причастности к делам предприятия.

4. Стимулировать сотрудников влиять на настроения в коллективе (правильно выстроенная система мотивации увеличивает производительность труда).

5. Улучшать и облегчать взаимодействие между подразделениями для выполнения общих производственных задач.

6. Внедрять изменения. Формировать лояльность сотрудников к анонсируемым изменениям.

7. Укреплять трудовую дисциплину.

8. Создавать благоприятный психологический климат в коллективе.

Чтобы выстроить систему внутреннего информирования, надо ежедневно определять содержание, объем и целевую аудиторию передачи информации.

Виды и свойства информации

♦ Виды информации

Существует несколько классификаций информации, но для секретарей и сотрудников приемной актуальны в работе следующие виды:

1. По форме представления:

• текстовая – оформлена в буквенной форме: объявление, статья, журнал, книга, сайт и т.д.;

• числовая – представлена в числовом выражении: таблица, шкала прибора, циферблат часов, различные цифровые табло;

• графическая – информация в виде изображений: картина, схема, таблица, фотография;

• звуковая – информация доносится с помощью звуков: музыка, человеческий голос, различные звуковые сигналы.

2. По назначению:

• массовая (общественная) – информация нацелена на широкую аудиторию. Применительно к сфере деятельности секретаря это могут быть публичные объявления или массовые рассылки, касающиеся всего коллектива;

• специальная – информация имеет значение и понятна для определенной группы людей, объединенных общими профессиональными или иными интересами, оперирует узкоспециальными терминами и понятиями, например техническая информация (чертежи, спецификации, технологические карты и процессы и т.д.);

• личная – информация касается отдельного индивидуума и представляет собой набор сведений о его личности, социальных контактах, семейном положении, характере, привычках и т.п. Подобную информацию обычно аккумулируют служба безопасности и отдел управления персоналом.

♦ Свойства информации

Полезность. Определяется тем, насколько использование информации позволяет решать поставленные перед субъектом информирования задачи. Например, в плане повышения объемов продаж информационное письмо о новых видах производимой продукции и предоставляемых услуг будет значительно полезнее, чем рассылка о предстоящем конкурсе детского рисунка.

Достоверность. Информация должна отражать истинное положение дел. Ложная информация может иметь как быстрые, так и отдаленные негативные последствия. Если сотрудники получат недостоверную информацию, то они будут иметь искаженное представление о ситуации и, вследствие этого, принимать неверные решения.

Полнота. Даже достоверная, но неполная информация теряет свою полезность. Поэтому информации должно быть достаточно, чтобы сотрудники принимали верные решения.

Актуальность. Любая информация имеет срок давности, по истечении которого она теряет свою значимость. Актуализировать ее нужно с определенной периодичностью.

Конфиденциальность. Не вся информация подлежит доведению до всего коллектива. Особую осторожность следует проявлять в работе с конфиденциальной информацией, которая имеет гриф «конфиденциально», «коммерческая тайна», «для служебного пользования» и т.п. Работа с конфиденциальной информацией и уровни допуска к ней должны быть обязательно закреплены и утверждены в таких локальных нормативных актах, как:

• инструкция по делопроизводству;

• инструкция по соблюдению режима безопасности внутри организации;

• инструкция по работе с документами, имеющими гриф «для служебного пользования» и «конфиденциально»;

• перечень сотрудников, которые имеют доступ к информации о коммерческой тайне организации, и т.п.

В зависимости от вида и свойства информации в организации выстраивается система информирования. Чтобы система была эффективной, необходимо для каждого конкретного случая передачи информации:

• определить содержание и объем передаваемой и получаемой информации;

• определить круг лиц, до которых необходимо донести информацию;

• установить периодичность и сроки передачи информации;

• определить ответственных, кто будет информировать конкретных лиц или группы;

• выбрать формы предоставления информации и каналы, исключающие ее искажение;

• наладить обратную связь, т.е. системы, где перемещение информации осуществляется не только сверху вниз, но и снизу вверх.

У вас не будет единого шаблона действий на все случаи информирования. Если вы будете выступать посредником для передачи информации, то ответы на все пункты нужно будет получить у инициатора, а в особо ответственных случаях еще и согласовать с руководителем.

Жаклин Кеннеди говорила: «Я хочу минимум информации с максимальной вежливостью». Но не забывайте, что помимо вежливости и краткости важно содержание. Только своевременная и точная информация от первоисточников гарантирует успешную работу.

О ЧЕМ НАДО ИНФОРМИРОВАТЬ СОТРУДНИКОВ

Цели, стратегия, перспективы организации

Цели организации (долгосрочные и ближайшие), стратегия, перспективы – это важнейшая часть информационного потока, которую необходимо доводить до сотрудников. Именно на основании этих данных коллектив делает выводы о состоянии дел в компании и, соответственно, о дальнейших перспективах работы в ней.

Как правило, о целях, стратегиях и перспективах организации сотрудникам в начале года докладывает руководитель организации. Тезисы его доклада размещают на сайте компании. Иногда возможно экстренное информирование, которое проводится в случае реорганизации, закрытия, перепрофилирования компании.

Имидж и корпоративная культура

Имидж – это репутация, которая создается с помощью средств массовой информации и преподносится обществу. То есть взгляд на организацию со стороны.

Информация об имидже организации тесно связана с целями и перспективами и является их логическим следствием. Как правило, имиджем организации занимаются либо организации-имиджмейкеры, либо внутреннее подразделение организации – отдел маркетинга и рекламы, отдел по связям с общественностью.

Корпоративная культура – модель поведения внутри организации, система ценностей, принципов, сформированная в процессе функционирования компании и разделяемая всеми членами коллектива. Как правило, это вводная информация для будущих сотрудников предприятия, о которой им рассказывают работники кадровой службы.

Информация о корпоративной культуре представляет собой сведения:

• о корпоративном стиле: дизайн помещений, символика компании, корпоративные цвета, дресс-код, принятый в компании (информирует отдел управления персоналом);

• формуле вежливости – модель общения, принятая в организации. Например, в одной компании было принято при появлении руководителя вставать и громко хором приветствовать его речевкой (информирует непосредственный руководитель сотрудника);

• взаимоотношениях между сотрудниками и подразделениями: формы документов, утвержденные для этого в организации, правила и особенности (информирует непосредственный руководитель сотрудника);

• обращении с полученной и со сгенерированной информацией. В некоторых компаниях нужно подписывать соглашение о неразглашении конфиденциальной информации (информируют служба безопасности и отдел управления персоналом);

• критериях оценки работы сотрудников (информирует отдел мотивации труда и заработной платы);

• правилах внутреннего трудового распорядка и контроле трудовой дисциплины (информирует отдел управления персоналом);

• способах разрешения конфликтных ситуаций.

Большая часть этих положений представлена в виде утвержденных приказом инструкций и положений. Но важна и недокументированная информация, донести которую до подчиненного обязан его непосредственный руководитель.

Достижения

Достижения организации выражаются в росте объемов производства и продаж, открытии новых филиалов, появлении новых продуктов и услуг. Информирование об этом должно производиться с определенной периодичностью (месяц, квартал, полугодие, год и т.д.) в зависимости от характера деятельности, объемов производства, продаж и иных характеристик, значимых для данной организации.

Поскольку каждый из сотрудников вносит свой вклад в улучшение экономических показателей работы организации, то он имеет право рассчитывать на своевременную и точную информацию о состоянии дел в организации.

Как правило, информирует о достижениях организации ее руководитель на общем собрании коллектива, а данные для этого отчета готовят отдел экономики, бухгалтерия и отдел по социальной работе (профком).

Возможны и другие способы информирования сотрудников. Например, в организации может быть принята система еженедельных отчетов руководителей подразделений о проделанной работе за период между двумя отчетами (как правило, этот период равняется месяцу). Отчеты выполняют в виде презентаций PowerPoint и представляют вниманию слушателей на утреннем совещании у директора организации по понедельникам. После совещания презентацию размещают на сайте организации.

Мероприятия внутри организации

Коллектив нужно регулярно оповещать о конкурсах профессионального мастерства, производственных соревнованиях (например, о соревновании между секторами отдела продаж по объемам проданной продукции за месяц, квартал, год), о проводимых на предприятии конкурсах, а также о результатах этих конкурсов.

Победителей награждают и морально стимулируют: вручают грамоты или переходящие вымпелы, размещают фото триумфаторов на доске почета и т.д. Это сплачивает коллектив и поднимает корпоративный дух. Организует мероприятия отдел управления персоналом. Секретарь в данном случае покупает или создает соответствующие бланки грамот, оформляет поздравительные адреса, приобретает рамки, ламинирует наградные листы и т.п.

Искусство расставить нужных людей в нужных местах – начало науки управления.

Кадровые решения

Необходимо своевременно информировать сотрудников о кадровых перемещениях, изменениях трудовых функций и обязанностей.

Как правило, до коллектива нужно доносить следующую информацию:

• изменения в расстановке и личном составе руководителей среднего звена и в высшем руководящем составе;

• изменения выполняемых функций подразделений и сотрудников;

• иные назначения и увольнения сотрудников.

Информирует о кадровых решениях секретарь или сотрудник кадровой службы.

Подобную информацию нельзя распространять со слов кого-либо, даже лица, занимающего в компании достаточно высокое положение. Если имеет место нажим или угрозы, то попросите изложить указание письменно, скрепить подписью и датой, после чего доложите руководителю организации. Если это требование самого первого лица, то постарайтесь получить хотя бы его письменное указание. Данное информирование может проводить как секретарь, так и сотрудник кадровой службы.

Обучение

Следует обязательно доводить до сотрудников сведения о возможности повышения профессионального уровня. Это могут быть тренинги, курсы повышения квалификации, семинары и конференции, особенно если они связаны с перспективами карьерного роста сотрудников. Кроме того, следует информировать коллектив о предстоящих аттестациях, а после их проведения – об их итогах. Информируют об этом, как правило, сотрудники кадровой службы.

Документационное обеспечение управления

Внутренние распорядительные документы (приказы, распоряжения) доводятся до сведения сотрудников. Ознакомить коллектив с приказами по организации (кроме кадровых) обязан секретарь. С распоряжениями по подразделению подчиненных знакомит либо начальник подразделения, либо его секретарь.

Локальные нормативные акты и организационно-правовые документы также доводятся до сведения сотрудников. О вводимых положениях, инструкциях и регламентах сотрудников информирует их руководитель.

Профессиональная информация

В обязанности руководителя подразделения входит регулярно информировать подчиненных о профессиональных новшествах, изменениях в законодательной базе, ситуации в профессиональной сфере: расстановке сил на рынке, деятельности конкурентов, изменениях в клиентской базе и т.д.

Непрофессиональная информация

К ней относятся частные объявления, поздравительные рассылки и т.д. За распространение непрофессиональной информации могут быть ответственны различные сотрудники, в том числе и секретари.

КАК ИНФОРМИРОВАТЬ НОВОГО СОТРУДНИКА

Информирование новых сотрудников – один из важнейших моментов работы с персоналом и является задачей не только отдела кадров, но и руководителя, в чьем подразделении будет работать новичок, и сотрудника службы делопроизводства (секретаря). Обычно входит в программу адаптации сотрудников.

Справочник для нового сотрудника

Одним из важнейших инструментов для информирования новичка может стать справочник нового сотрудника (далее – справочник).

Такой справочник лучше сделать в электронном виде и хранить его в локальной сети (на корпоративном сайте) вместе с другой необходимой справочной информацией. Это удобно, т.к. материалы периодически нужно обновлять и проще делать это в одном месте.

Справочник должен быть кратким (до трех страниц), емким, актуальным.

В справочнике полностью дают только краткие тексты (до 2000 знаков), на громоздкие многостраничные документы (аналитики, ЛНА и т.д.) дают гиперссылки, где эти документы находятся (далее – ссылки).

Справочник может состоять из двух частей: универсальной и специализированной.

Универсальная часть содержит информацию, общую для всех подразделений компании:

• краткая история предприятия;

• внутренний корпоративный портал/FTP-сервер/иное электронное хранилище информации (ссылка);

• описание продукции и услуг, которые производит и предоставляет предприятие (ссылка);

• внутренний телефонный справочник (ссылка);

• список всех сотрудников организации с фотографиями, должностями, телефонами, адресами корпоративной электронной почты и днями рождений.

Обычно располагается на внутреннем электронном портале и может быть приложением, например, к электронной проходной, но может существовать и автономно;

• схема замещения руководителей (и иных ответственных специалистов) предприятия, утвержденная директором (ссылка);

• правила внутреннего трудового распорядка (ссылка);

• приказ с последней актуальной редакцией структуры организации (ссылка);

• приказы с важными элементами корпоративной культуры (например, положение о дресс-коде) (ссылка);

• место размещения распоряжений и приказов по предприятию (ссылка);

• правила внутреннего документооборота: правила написания служебных, докладных и пояснительных записок, заявлений, правила согласования договоров, инструкций по делопроизводству и т.д. (ссылка);

• схема расположения кабинетов руководителей, отделов, служб, бытовых помещений (санузлов, раздевалок, обеденных комнат, медицинского кабинета и аптечки) (ссылка);

• контактные телефоны и порядок вызова служб, которые ремонтируют оргтехнику, бытовую технику, мебель, освещение и сигнализацию;

• описание, правила пользования, графики работы и пр. информация об объектах социально-культурного быта предприятия: тренажерном зале, столовой, базе отдыха;

• информация о регулярных курсах повышения квалификации (например, курсах изучения иностранных языков);

• ссылка на внешний информационный ресурс (сайт организации в интернете) и указание на место расположения электронной версии данного справочника.

Универсальную часть справочника, в частности, ту, которая содержит редко меняющуюся информацию, можно напечатать в виде карманной книги. В справочнике можно также предусмотреть лист-пустографку для личной информации пользователя: фотография, Ф.И.О., год рождения, занимаемая должность, внутренний телефон, электронный адрес, пол, рост, вес, группа крови.

Специализированная часть содержит информацию, необходимую для сотрудника какого-либо определенного подразделения. Например, специализированная часть справочника для менеджера по продажам может содержать:

• актуальные прейскуранты и образцы коммерческих предложений продукции, которую ему предстоит продавать (ссылка);

• шаблоны писем и договоров (ссылка);

• инструкцию, как построить эффективное общение с клиентом: схему (скрипт) телефонного разговора, схему переговоров, схему работы с возражениями (ссылка);

• формы отчетов о работе и информацию о периодичности их предоставления;

• информацию о командировках: правила оформления документов для командировки, пребывания в командировке (перечень гостиниц для проживания, транспортных и пассажирских компаний, услугами которых допускается пользоваться, и т.д.); приказ с утвержденными размерами суточных; правила составления и предоставления авансового ответа по возвращении из командировки (ссылки);

• схему начисления бонусов и штрафов за выполнение/невыполнение плана продаж;

• принципы распределения зон ответственности в отделе продаж. Документ описывает, по какому принципу построено распределение: по территориальному или по типу продукции (территориальный принцип: каждый конкретный сотрудник или сектор отвечает за продажи на определенной территории; принцип по типу продукции: сотрудник или сектор отвечает за продажу определенного вида продукции на всей территории страны или мира и т.д.); правила взаимодействия с коллегами при возникновении конфликтов, вызванных нарушениями «конвенции»;

• поименный список сотрудников смежных подразделений с детальным описанием их функций, обязанностей и схемой замещения каждого конкретного сотрудника на время его отсутствия;

• перечень логистических компаний и их прейскуранты;

• правила и стоимость перевозок транспортом предприятия;

• структуру блока производства с должностями, Ф.И.О. и телефонами сотрудников.

Специализированная часть справочника для менеджера по снабжению может содержать:

• актуальные прейскуранты продукции и предоставляемых услуг организации (ссылка);

• перечень основных поставщиков и их прейскуранты;

• шаблоны писем и договоров на закупку (ссылка);

• перечень логистических компаний и их прейскуранты;

• условия перевозок транспортом предприятия;

• правила приобретения различных видов товаров, необходимых для предприятия;

• правила пользования и стоимость перевозок транспортом предприятия в служебных целях;

• правила оформления документов для командировок и пр. (см. пункт для менеджера по продажам);

• схема распределения зон ответственности в отделе снабжения;

• схема распределения зон ответственности в отделе продаж (см. пункт для менеджера по продажам).

Когда составляете справочник, советуйтесь с руководителями подразделений, формируйте и включайте в него полный перечень необходимых документов и ссылок. Исходите из реалий вашего предприятия: при создании справочника могут «всплыть» документы, которых нет, но с ними обязан ознакомиться новый сотрудник. Составьте недостающий документ и внесите его в справочник. Это сэкономит время, ведь теперь не придется повторять содержание этого документа каждому новому сотруднику.

Если в организации сложности с общими электронными ресурсами, то можно создать в каждом подразделении папку «Информация для нового сотрудника» и наполнить ее соответствующими документами и хранить в шкафу в свободном доступе для всех сотрудников.

Единожды создав подобный справочник, следует помнить о его регулярном обновлении.

Хорошо, если новичок сразу почувствует себя в гуще событий и ощутит внимание к себе. Например, после регистрации корпоративного электронного адреса пришлите новичку приветственное электронное письмо с прикрепленным справочником для нового сотрудника, а также ссылку на внутренний ресурс, где он находится (Пример 1).

Курс вводных лекций

Немалую роль в информировании и адаптации новых сотрудников играет курс обучения нового сотрудника. Этим занимается отдел управления персоналом.

Обычно курс лекций или вводных занятий проводится по утвержденной программе, специализированной для каждой категории сотрудников и конкретного подразделения. Вариант расписания таких лекций приведен в Примере 2.

Курс лекций читается для группы вновь поступивших сотрудников в соответствии с их специализацией. Кому из новичков какие лекции необходимы, определяет отдел управления персоналом. Подготовленные программы рассылают сотрудникам на электронную почту и (или) вручают в распечатанном виде. За рассылку и ознакомление отвечает секретарь. Контроль посещаемости остается за отделом управления персоналом.

КАНАЛЫ И ИНСТРУМЕНТЫ ИНФОРМИРОВАНИЯ

Информация имеет разный уровень доступа, круг и частоту распространения, соответственно, может иметь различные способы и инструменты, с помощью которых она распространяется. Сотрудник, в обязанности которого входит информирование коллектива, должен владеть всем набором имеющихся в его распоряжении инструментов, активно ими пользоваться, а также интересоваться возможными расширениями этого инструментария. Рассмотрим основные инструменты и каналы информирования.

Интранет

Информационный корпоративный портал (интранет) – это автоматизированная система, объединяющая в себе различные информационные корпоративные сервисы, адаптированные под служебные и профессиональные потребности сотрудников. Другими словами, это массив разнообразной информации, необходимой сотрудникам организации для выполнения их служебных обязанностей, и предназначенный для повышения эффективности труда и взаимодействия между подразделениями.

Значимость корпоративного портала многократно возрастает в случае, если организация имеет разветвленную структуру с филиалами, территориально удаленными друг от друга, а также при активном разъездном характере работы значительной части сотрудников, т.к. предоставляет им удаленный оперативный доступ к информации.

Информация, которая может быть размещена на портале:

• алфавитный справочник сотрудников с должностями, телефонами, фотографиями, адресами корпоративной электронной почты;

• телефонный справочник подразделений;

• схема согласования документов перед их утверждением и вводом в действие;

• подписанные приказы и распоряжения;

• утвержденные приказом положения, инструкции, регламенты;

• альбом форм, в т.ч. шаблоны основных документов: служебная записка, договор, заявление, командировочное удостоверение, формы отчетов, заявок и т.д.;

• доступ к ERP, CRM и иным системам управления компанией: бухгалтерией, складскими запасами, логистикой и т.д.;

• результаты работы предприятия за определенный период;

• электронная библиотека технической, экономической, юридической и иной информации;

• ссылка на корпоративный интернет-портал организации;

• объявления служебного характера;

• поздравления с днем рождения, победой в каких-либо конкурсах и соревнованиях, юбиляров, передовиков труда и т.д.;

• корпоративные форум, чат, конференции.

Грамотный дизайн корпоративного портала упрощает его использование.

Информационный корпоративный портал.

Корпоративная электронная почта

Корпоративная электронная почта – наиболее распространенный инструмент для оповещения сотрудников внутри компании. Электронные сообщения отправляются по мере необходимости отдельным сотрудникам, группам, по спискам рассылки, подразделениям и т.д.

Как правило, организации ставят своим сотрудникам жесткое условие вести рабочую переписку только через корпоративный электронный ящик и приравнивают отправленное электронное письмо к уведомлению по какому-либо вопросу: ознакомление с приказом, распоряжением; уведомление о назначенных совещаниях, встречах и т.д.

Для эффективной работы с корпоративной почтой секретарь должен предварительно организовать свой почтовый клиент: в адресной книге должны содержаться все корпоративные электронные адреса сотрудников организации, кроме того, адреса могут быть разбиты на группы или списки, в зависимости от цели рассылки.

Например, кроме полной алфавитной адресной книги можно создать списки рассылки:

• по подразделениям – на случай, если потребуется оповестить сотрудников отдельно взятой службы, отдела, сектора;

• для руководства – оперативно информировать руководителей о назначенных совещаниях и иных значимых мероприятиях;

• только для мужчин – для поздравления с 23 февраля;

• только для женщин – для поздравления с 8 марта.

При работе с общими электронными ящиками для каждого отдела или рабочих групп, сотрудники каждого отдела будут иметь доступ наравне со своей личной корпоративной почтой к общей почте отдела, в котором они работают.

Плюсы общих электронных ящиков для каждого отдела или рабочих групп:

• повышается эффективность работы отдела;

• упрощается взаимозаменяемость сотрудников;

• поиск документов, если возникнет вопрос, кем, кому и когда они были отосланы, становится проще.

Приведем из реальной практики пример работы с общим электронным ящиком отдела.

В канцелярии принято строгое правило: отсылать рабочие материалы только с общего электронного ящика и никогда ничего не удалять из него. Для решения каких-либо споров и вопросов просматривается вся история переписки. Например, может выясниться, что файл не был отослан или адресат его не находит. В таком случае пересылают первое исходное сообщение с рекомендациями, как нужно настроить свою электронную почту, чтобы важные сообщения не терялись.

Сотрудники организации могут обратиться к вам с просьбой разослать объявление частного характера, поэтому следует сразу определить границы дозволенного (или полностью отказаться от подобной рассылки) и порядок работы с такими просьбами. Также будут поступать поручения от сотрудников и руководителей различного уровня сделать то или иное объявление, касающееся служебных обязанностей.

В таких случаях следует:

• требовать у данного лица, чтобы оно само сформулировало текст сообщения и указало список рассылки, кому отправить данное сообщение. Текст и пожелания по рассылке требуйте прислать на электронную почту. Сохраните это письмо;

• испрашивать разрешения на такие рассылки у непосредственного руководителя;

• не удалять историю переписки и рассылки.

Рассылки должны отвечать требованиям:

• формулировка текста не должна допускать возможности иной трактовки сообщения;

• в сообщении, независимо от содержания, должны быть четко отражены:

– тема;

– дата;

– время;

– место;

– персона;

– подпись.

Рассмотрим рассылки в Примерах 3 и 4.

Корпоративное медиа

Корпоративное медиа – это корпоративное периодическое печатное издание (журнал или газета) и (или) видеоканал.

В печатном издании чаще всего содержится:

• информация о перспективах развития;

• интервью;

• позитивные фотоматериалы на тему «Как хорошо работать в нашей организации»;

• поздравления победителей конкурсов, юбиляров, передовиков труда.

Корпоративное медиа ПАО «КАМАЗ».

Доска объявлений

Некоторые организации недооценивают этот вид коммуникации. Позиция руководства может быть такая: «Есть информационный портал! Зачем еще и «совковый» стенд на входе?! Каменный век!»

Однако не нужно забывать о том, что:

• у половины работников предприятия (рабочие производственных цехов, водители, механики и т.п.) в силу специфики их деятельности на рабочих местах нет компьютеров, поэтому они оказываются за информационным бортом;

• нельзя игнорировать потенциальных сотрудников, т.е. людей, пришедших трудоустраиваться, и иных гостей предприятия. Хорошо, если они смогут ознакомиться с некоторыми аспектами жизни предприятия и составить о нем благоприятное впечатление.

Доска объявлений (информационный стенд) и вариант размещения на ней материалов.

Информационные стенды могут содержать как тематическую информацию («Уголок качества», «Профсоюзная жизнь» и т.д.), так и информацию общего характера. Это могут быть:

• объявления, важные события;

• новости, приказы, результаты проверок, вакансии;

• поздравления с днем рождения;

• расписание работы, приемные часы руководителей;

• публикации в СМИ об организации.

Если вы работаете в госучреждении и к вам идет поток посетителей, то к формированию стендов нужно подходить еще более тщательно, т.к. их наполнение регламентируется внутренними локальными актами. В этом случае на стенде обязательно следует разместить:

• виды бланков и образцы их заполнения;

• Ф.И.О. ответственных лиц, ведущих прием граждан, и номера кабинетов;

• графики приема граждан;

• платежные реквизиты и суммы платежей за различные виды услуг и т.п.;

• название и контактный телефон вышестоящей организации.

Чтобы информационный стенд был интересен и полезен, регулярно обновляйте информацию. Печатные материалы должны быть хорошо читаемы: используйте крупный шрифт, заголовки, текст разбивайте на смысловые блоки.

Громкая связь

Иногда в организации устанавливают громкую связь – систему речевого оповещения и трансляции. Основным назначением данной системы является оповещение и информирование в экстренных ситуациях.

Но иногда таким системам находят применение и в повседневной жизни, например: для поздравления коллектива с каким-либо праздником, для сбора на совещание, митинг, каких-либо объявлений и т.д. Кроме того, система громкой связи необходима в организациях, имеющих большие производственные и офисные площади, работающих с населением, транспортом, например в больших торгово-развлекательных и логистических центрах, складах и т.д.

Как правило, микрофон громкой связи устанавливают на стойку ресепшен или у секретаря, в недоступном для посторонних лиц месте. Звуковые колонки устанавливают в тех помещениях, на которые планируется транслировать сообщения.

КАК НАЛАДИТЬ ОБРАТНУЮ СВЯЗЬ В ОРГАНИЗАЦИИ

Обратная связь – следствие информирования, и направлена она снизу вверх, в отличие от информирования. Руководство любой организации всегда интересуют результаты работы подразделений и отдельных сотрудников, реакция коллектива на те или иные события, предложения по совершенствованию работы, информация о возможных правонарушениях, злоупотреблениях и иные сведения из недр трудового коллектива. Рассмотрим, какие методы используются для обратной связи.

Докладные и пояснительные записки

Создают сотрудники в рабочем порядке по производственным вопросам и подают руководителю на рассмотрение, который принимает соответствующее решение (Пример 5).

Отчеты сотрудников о проделанной работе

Эту форму обратной связи применяют наиболее часто. Отчеты, как правило, выполняют в утвержденной форме с заданной периодичностью (Пример 6). Данный вид информирования касается только рабочих вопросов.

Общее собрание трудового коллектива подразделения и организации

Это самая открытая и демократичная форма общения руководства с подчиненными. Но далеко не каждый сотрудник, которому есть что сказать по теме вопроса, осмелится выступить, да еще и высказать все в лицо руководителю. К тому же общие собрания бывают нечасто и посвящены более значимым событиям, чем выслушивание претензий работников.

При проведении общего собрания трудового коллектива обязательно оформляется протокол (Пример 7).

Альтернативные способы обратной связи

Поскольку общее собрание коллектива – мероприятие публичное, сказать правду в глаза руководителю и всем коллегам решаются далеко не все. Поэтому руководство часто выбирает альтернативные способы обратной связи.

 Между сотрудниками и руководством не должно быть недосказанностей.

♦ Телефон доверия

Это телефонная линия, обычно многоканальная, предназначенная для приема анонимных звонков и записи на автоответчик сообщений сотрудников, которые пожелали остаться инкогнито.

Как правило, подобные телефонные линии не нуждаются в операторе. Текст вступительного сообщения записывается на автоответчик.

Самый весомый недостаток подобного канала связи – уважения к руководству со стороны сотрудников становится меньше, ведь телефон доверия означает, что руководитель поощряет анонимное доносительство.

♦ Ящик для жалоб и предложений

Назначение его точно такое же, как и у телефона доверия. Ящик для жалоб и предложений должен быть антивандальным, висеть в укромном месте. Обычно на этот ящик направляют одну из внутренних скрытых камер, так что анонимность чаще всего не соблюдается.

♦ Личный прием сотрудников руководителями

В рабочей «сетке» руководителя предприятия выделяются приемные часы, в течение которых он принимает сотрудников по личным вопросам. Как правило, от секретаря требуется вести предварительную запись в журнале (Пример 8).

Иногда в журнал добавляют графу «Результат приема», но этим нарушается конфиденциальность обращения.

Секретарь в день приема незадолго до его начала напоминает записавшимся о предстоящей встрече.

Мы рассмотрели все основные и самые популярные виды информирования. Технический прогресс движется вперед семимильными шагами: изобретают новые и все более современные средства коммуникации и, следовательно, информирования.

Но, как бы там ни было, ни один гаджет и ни одно программное обеспечение пока не может обойтись без квалифицированного и ответственного сотрудника – то есть без секретаря! Относитесь ответственно к вопросу информирования коллектива предприятия, не ленитесь перечитывать и критически осмысливать составленные тексты, предназначенные для обнародования, – и вы всегда будете на высоте.

Письмо — основное средство переписки между деловыми партнерами.

Деловое письмо — это письменное обращение к должностному лицу (представляемому им предприятию, организации, учреждению), подготовленное в соответствии с правилами переписки. Письма могут готовиться компанией:

— как ответные — в связи с исполнением ранее принятых вышестоящим органом управления (власти) решений;

— как сопроводительные — в связи с необходимостью сопровождения пересылки адресату каких-либо документов (материалов);

— как ответы — в связи с получением запросов различных организаций, а также физических лиц (граждан);

— как инициативные.

Текст письма должен точно соответствовать заданию, зафиксированному в резолюции руководителя компании или предписаниям (указаниям) документа, в ответ на который готовится письмо. Сроки подготовки писем определяются исходя из сроков, отведенных на исполнение решения (запроса) в ранее полученном письме (документе) и с учетом типовых сроков исполнения документов.

Текст делового письма, как правило, должен касаться одного вопроса. Освещение в тексте делового письма нескольких вопросов допускается, если эти вопроса тематически взаимосвязаны и могут быть изложены ясно и кратко. Ниже приведены рекомендации по подготовке проекта содержания делового письма.

10 важных рекомендаций

по подготовке проекта содержания делового письма

1. Просмотрите (подготовьте) черновик письма. Выделите в нем три основные части — вводную часть, констатирующую или отчетную часть, а также заключительную часть, содержащую выводы, предложения или указания (в зависимости от направленности письма).

2. Во вводной части, открывающей основной текст и следующей сразу за вступительным обращением (указанием на содержание письма), определите одну-две проблемы, о которых вы намереваетесь написать. Обозначьте их общее состояние двумя-тремя предложениями.

3. В констатирующей (отчетной) части уточните (детализируйте) характеристику состояния дел. Ответьте на вопросы, поставленные в письме вашим респондентом. Дайте краткую оценку того, что выполнено на текущий момент. Выделите нерешенные проблемы, кратко остановитесь на причинах.

4. В заключительной части поместите выводы и предложения (указания) относительно разрешения существующей ситуации или перспектив деятельности в данной области. Поручения давайте конкретно, предложения излагайте немногословно, и в том, и в другом случае действуйте обдуманно, особенно при описании вопросов финансирования, при установлении сроков решения тех или иных задач и т.п.

5. Составьте список приложений, надпишите адрес и вступительное обращение, подпишите черновик письма (или укажите необходимые данные лица, к которому документ будет направлен на подпись). После этого передайте проект документа на оформление.

6. Откорректируйте и отредактируйте оформленный (отпечатанный набело) документ, внесите в текст правку. Еще раз прочитайте. После этого передайте документ на окончательное оформление, не забыв при этом указать количество экземпляров. Просмотрите в последний раз оформленный документ. Подпишите его или представьте на подпись. Если вы сами оформили и подписали письмо, передайте его для подготовки к отправке. Черновик документа и последний экземпляр храните у себя до истечения надобности в нем. Данный пункт исполняется после просмотра всего текста (включая сведения об исполнителях и т.д.) окончательного варианта документа.

7. Обратите внимание не только на содержание послания, но и на форму его подачи. Имейте в виду, что написанное, по сути, верно деловое письмо может произвести обратное желаемому воздействие на адресата в силу неверного тона или шероховатости стиля изложения.

8. Старайтесь максимально верно расставлять по ходу содержания делового письма смысловые акценты. Изложение начинайте с главной мысли, составляющей тему (предмет) документа, которую затем последовательно развивайте.

9. Не следует писать деловые письма в состоянии сильного гнева или под воздействием иных эмоций — это самым нежелательным образом отразится на их содержании. Если же все-таки рука «сама тянется к перу», то, дописав последнюю строчку, не спешите с отправкой этого опуса — отложите ее, по крайней мере, до следующего дня.

10. Избегайте использовать в деловых письмах сомнительные по толкованию слова и выражения — поскольку двусмысленность содержания ведет к его недопониманию. Стремитесь к тому, чтобы написанное было написано по возможности просто и доходчиво.

Изложение делового письма производится от третьего лица единственного числа либо от первого лица единственного или множественного числа. Как правило, текст делового письма состоит из двух частей.

В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, — выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Оформление документа производится на бланке письма. Письмо подписывает лицо, распорядившееся о его подготовке, а инициативное письмо, кроме того, — исполнитель письма.

Реквизитами документа являются:

1. Дата документа.

2. Регистрационный номер документа.

3. Ссылка на регистрационный номер и дату документа (для ответных писем).

4. Сведения об адресате.

5. Заголовок к тексту.

6. Текст.

7. Подпись.

8. Отметка о наличии приложения.

9. Отметка об исполнителе.

10. Идентификатор электронной копии документа.

5 важных рекомендаций

по оформлению проекта делового письма

1. Напечатанный текст должен в точности соответствовать черновику документа. Достоверность текста, набранного под диктовку, затем выверяется в ходе повторной читки во избежание ошибок и несоответствий действительному положению вещей. Во всех остальных случаях набранный текст сверяется с первоисточником и при необходимости корректируется.

2. Документ не должен содержать ошибок. При обнаружении таковых в процессе проверки необходимо произвести верификацию электронной версии, после чего распечатать в исправленном виде.

3. Текст письма должен отчетливо читаться при умеренном освещении. Если это затруднительно, переоформите его: отпечатайте текст письма более насыщенным или более крупным шрифтом. Обратите внимание на наличие и расстановку абзацев, отделение частей текста пустыми строками (отступами) в необходимых случаях: это правило неукоснительно соблюдается для выделения вводной и заключительной частей письма. Использование этих несложных приемов позволит получателю письма быстрее и глубже ознакомиться с его содержанием.

4. Обратите внимание и на то, в каком состоянии находится бумага (бланк), предназначенная для оформления письма: она должна быть абсолютно белой, без каких-либо дополнительных оттенков, поскольку желтизна бумаги невольно намекает на ее возраст, а сероватый цвет — на неряшливость или скупость владельца.

5. Для подписи используйте чернильную ручку с чернилами черного (темного) цвета, поскольку они более гармонично сочетаются с текстом письма. При этом чернила не должны «просвечивать» (т.е. быть слишком жидкими), а перо — царапать. В сигнатуре (подписи) на документе должны хорошо различаться первые четыре буквы фамилии отправителя (если фамилия короткая — то все буквы).

Рекомендации по использованию отдельных наиболее часто употребляемых слов и устойчивых словосочетаний при подготовке содержания деловых писем

1. Синтаксические конструкции, используемые для изложения мотивов, объяснения причин для принятия тех или иных действий:

В порядке оказания помощи прошу Вас…

В целях обмена опытом направляю в Ваш адрес…

В порядке исключения…

Ввиду особых обстоятельств…

В связи с завершением работ по…

В связи с принятием решения о…

В соответствии с ранее достигнутой договоренностью…

По взаимной договоренности между…

Согласно Вашей заявке…

Несмотря на то-то и то-то, продолжает иметь место…

2. Формулировки для выражения отказа:

Несмотря на предпринятые нами (организацией) усилия, Ваше указание остается невыполненным в связи с…

К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не представляется возможным, поскольку…

Ваше распоряжение не может быть выполнено к установленному сроку по следующим причинам…

Мы не можем предоставить интересующую Вас информацию, так как…

Организация не располагает возможностью для выполнения данной задачи из-за отсутствия…

3. Формулировки для выражения предупреждения (уведомления):

Обращаем Ваше внимание на то, что через такое-то время срок соглашения истекает…

Организация вынуждена предупредить Вас о том, что…

Считаем необходимым еще раз напомнить Вам о том, что…

Организация сохраняет за собой право в одностороннем порядке приостановить действие договора в связи с…

Взятые на себя организацией гарантийные обязательства утрачивают свою силу…

Ставим Вас в известность о том, что…

Организация извещает о…

Сообщаю Вам…

Довожу до Вашего сведения, что…

Докладываю о…

4. Устойчивые распорядительные обороты:

Ввести в эксплуатацию…

Обязать руководителя…

Возложить контроль за исполнением настоящей директивы на…

Назначить расследование по факту…

Изыскать дополнительные возможности для…

5. Формулировки для выражения просьб:

Прошу Вас направить в мой адрес…

В связи с острой необходимостью в… настоятельно прошу Вас…

Убедительно прошу Вас решить вопрос о…

В рамках предварительной договоренности с представителем Вашей организации прошу рассмотреть возможность…

Исходя из величины годового лимита по… прошу изыскать для нужд организации…

6. Формулировки для подчеркивания особой важности сведений:

Безопасность гарантируется…

Документация выслана в ваш адрес курьером…

Предпринимаются энергичные меры по…

Конфиденциальность информации обеспечена…

Содержание проекта оперативно корректируется…

Выявленные недостатки уже устраняются…

Выделены дополнительные средства на…

Спланированы необходимые мероприятия, направленные на…

В кратчайшие сроки организуется…

Обеспечен повседневный жесткий контроль за…

7. Устойчивые обороты речи:

наименее сложный… наиболее важный…

наилучший эффект… наихудший результат…

оказать помощь… произвести проверку…

руководство считает возможным… организация не возражает…

срочно сообщите… немедленно устраните…

обеспечьте выполнение… создайте необходимые условия…

доложите предложения по… оптимальное решение…

вероятные сроки… подтвердите получение…

сообщите данные… направьте в мой адрес…

подготовьте к отправке… решите самостоятельно…

8. Наиболее часто употребляемые глаголы:

выполнить (исполнить), решить (разрешить), обязать, завершить, прекратить, направить (отправить), обратить (внимание на…), ввести (в эксплуатацию), спланировать (скоординировать), осуществить (реализовать), создать, восполнить (пополнить), организовать, обеспечить, сообщить (доложить), представить (предоставить), уточнить, установить, устранить, выявить (выяснить).

9. Наиболее часто употребляемые прилагательные:

срочный (оперативный), второстепенный, перспективный, важный, главный (основной), ведущий, серьезный (существенный), плановый, дополнительный, полный, недостаточный, заключительный, промежуточный, общий, конкретный, высший, первичный, лучший, худший, надежный.

10. Стилистические запреты:

Следует использовать:

Вместо Пишите

В отношении, относительно… О…

Благодаря тому факту, что… Потому что…

Приобретать… Покупать…

Принять во внимание… Учесть…

При сем прилагается… Приложение…

Оказывать влияние… Влиять…

За исключением… Кроме…

В целях… Для…

В том случае, если… Если…

В настоящее время… Сейчас…

Перечисление… Платеж…

Наращивать темпы… Ускорять…

Прилагать усилия… Пытаться…

Элементы стиля

Личный стиль

Формальный стиль

Использование местоимений «я»,

«мы», «вы», «нам», «наш»

Мы предлагаем вам…

Отказ от местоимений, замена их

существительными «организация»,

«подразделение», «сотрудник» и т.п.

Предприятие предлагает клиентам…

Прямое обращение, просьба

Пожалуйста, подавайте отчет

в срок…

Констатация

Отчет необходимо подавать в срок…

Использование эмоционально

окрашенных выражений

Стремительный рост

Использование нейтральной лексики

Увеличение

Использование оценочных

выражений

Мы победили

Объективная констатация фактов

Был получен положительный результат

Использование активных оборотов

Выполняем, предлагаю

Использование пассивных оборотов

Выполняется, хотелось бы предложить

Использование простых слов

Переработка, сейчас

Использование «книжных» оборотов

Утилизация, в настоящее время

Использование глагольных

сказуемых

Менеджер руководил

Замена глаголов абстрактными

конструкциями

Менеджер осуществлял руководство

Упоминание чувств

Я с огорчением узнал о…

Мы были рады услышать…

Использование канцелярских клише

Вследствие того обстоятельства, что…

Мероприятие имеет своей целью…

Деловая переписка не терпит дополнительных неделовых речевых оборотов и в том числе каких-то графических изображений. Письмо должно быть сдержанным и достаточно официальным.

Есть одно простое правило: нужно внимательно смотреть, как тебе отвечают или пишут.

Если человек использует сухой деловой язык, то лучше «зеркалить» примерно в той же мере, но ввести больше естественности. Если ваш корреспондент допускает более свободный, естественный язык, это значит, что вам нужно по возможности в том же стиле с ним общаться.

Одна из составляющих искусства эффективного делового общения заключается в том, чтобы, не нарушая формализованных рамок, дать максимальный простор естественному общению. Но здесь необходимо чутье — в какой мере можно позволить себе эту естественность. И она с разными людьми разная. Если ты не хочешь обострить отношения с кем-то, а, наоборот, хочешь создать и укрепить отношения сотрудничества, то нужно искать способы сделать так, чтобы твое письмо было приятно читать другой стороне, чтобы оно вызывало добрые, хорошие эмоции.

НАЦИОНАЛЬНЫЙ ЦЕНТР УПРАВЛЕНИЯ В КРИЗИСНЫХ СИТУАЦИЯХ

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ

территориальным органам Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий по организации оповещения и информирования органов управления  населения при возникновении (угрозе) чрезвычайной ситуации

г. Москва

№ п/п	Содержание	Стр.
1	Перечень сокращений	3
2	Общие положения	4
3	Организация работы ОДС ЦУКС территориальных органов МЧС России по оповещению и информированию органов управления и населения	5-7
4	Алгоритмы действий должностных лиц ОДС по оповещению и информированию населения	7-16
5	Приложение № 1. Порядок работы ОД НЦУКС по организации оповещения и информирования при возникновении ЧС (происшествии)	17
6	Приложение № 2. Регламент взаимодействия между ФГБУ НЦУКС и оператором подвижной радиотелефонной связи ОАО «ВымпелКом»	18 — 22
7	Приложение № 3. Выписка из Регламента деятельности информационных центров общероссийской комплексной системы информирования и оповещения населения в местах массового пребывания людей	23 – 26
8	Приложение № 4. Регламент работы дежурной смены (оперативной) ГУ «ИЦ ОКСИОН» по организации информирования населения при возникновении (угрозе) чрезвычайных ситуаций	27 — 28
9	Приложение № 5. Схема организации информирования и оповещения населения в местах массового пребывания людей при угрозе или возникновении чрезвычайных ситуаций	29
10	Приложение № 6.  Образцы типовых текстовых сообщений ОД ОКСИОН  об угрозе или возникновении чрезвычайных ситуаций	30 — 49
11	Приложение № 7. Информационно-справочные материалы по системам телекоммуникаций, организации оповещения и связи субъекта Российской Федерации.	50 – 64
12	Приложение № 8. Схема организации оповещения информирования муниципального района.	65  —  75
13	Приложение № 9. Схема организации оповещения и информирования городского округа.	76 – 88
14	Приложение № 10. Схема организации оповещения и информирования городского поселения.	89 – 90
15	Приложение № 11. Схема организации оповещения и информирования сельского поселения.	91-92
16	Приложение № 12. Схема организации оповещения и информирования потенциально-опасного объекта.	93-94

Перечень сокращений, применяемых

в методических рекомендациях по организации оповещения и информирования населения при возникновении (угрозе) чрезвычайной ситуации

МЧС России	Министерство Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий
ЦУКС	центр управления в кризисных ситуациях
ОГ	оперативная группа
ОШ ЛЧС	оперативный штаб ликвидации чрезвычайных ситуаций
СОД	старший оперативный дежурный
АРМ	автоматизированное рабочее место
ОД	оперативный дежурный
ОДС	оперативная дежурная смена
ЧС	чрезвычайная ситуация
ОКСИОН	информационный центр общероссийской комплексной системы информирования и оповещения населения в местах массового пребывания людей
ПОО	потенциально опасный объект

I. Общие положения

Оповещение является одним из важнейших мероприятий, обеспечивающих доведение в минимально короткие сроки информации об угрозе или возникновении ЧС до территориальных органов МЧС России и населения.

         Система оповещения представляет собой организационно-техническое объединение сил, средств связи и оповещения, сетей вещания, каналов сети связи общего пользования, обеспечивающих доведение информации и сигналов оповещения до органов управления, сил единой государственной системы предупреждения и ликвидации чрезвычайных ситуаций (далее — РСЧС) и населения.

Системы оповещения предназначены для обеспечения своевременного доведения информации и сигналов оповещения до органов управления, сил и средств гражданской обороны, РСЧС и населения об опасностях, возникающих при ведении военных действий или вследствие этих действий, а также угрозе возникновения или возникновении чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера

Настоящие методические рекомендации разработаны для выработки единых подходов в действиях ОДС НЦУКС территориальных органов МЧС России, по организации информирования и оповещения населения о прогнозируемых и возникших чрезвычайных ситуациях (происшествиях), техногенных пожарах  и способах защиты населения и территорий.

Организация информирования и оповещения населения организуется по пяти основным направлениям (приложение № 1):

региональные и территориальные автоматизированные системы централизованного оповещения, локальные системы оповещения на ПОО;

терминальные комплексы информирования и оповещения населения в местах массового пребывания людей (ОКСИОН);

радио и теле перехват на центральных и региональных телевизионных каналах и радиостанциях;

информирование населения путем рассылки коротких SMS сообщений по сети подвижной радиотелефонной связи операторов «МТС», «Мегафон», «Билайн»;

применение громкоговорящих систем, установленных на автомобилях оперативных служб в районах, где отсутствует вышеперечисленные системы.

Работа по информированию и оповещению населения организуется на основе данных паспорта территории (раздел оповещения и информирования населения приложение №2) специалистами ОДС по своим направлениям.

В данных методических рекомендациях рассмотрен порядок действий личного состава ОДС НЦУКС  по проведению информирования (оповещения) населения о чрезвычайных ситуациях и происшествиях.

II. Организация работы ОДС ЦУКС территориальных органов МЧС России по оповещению и информированию органов управления и населения

Для организации работ по оповещению и информированию органов управления и населения субъектов Российской Федерации в ОДС ЦУКС территориальных органов МЧС России должны  быть разработаны и утверждены руководящие документы по организации оповещения и информирования органов управления и населения. В ОДС ЦУКС территориальных органов МЧС России должно назначается должностное лицо, ответственное за организацию оповещения и информирования органов управления и населения,  которое координирует действия специалистов ОДС по информированию и оповещению населения в районе ЧС.

Организация и порядок  работы по оповещению и информированию органов управления и населения рассматривается на примере ОДС НЦУКС (приложение № 1).

Оперативный дежурный  отвечает за оповещение и информирование населения, организует работу специалистов ОДС (по направлениям деятельности) по оповещению и информированию населения, готовит короткие текстовые информационные сообщения о ЧС (происшествиях), согласовывает их с руководством НЦУКС, формирует предложения по применению систем оповещения и информирования населения на основе данных паспортов территории, с учетом данных, представленных специалистами ОДС, отдает указания на проведение оповещения и информирования населения.

Оперативный дежурный ежедневно уточняет в структурных подразделениях центрального аппарата Министерства списки – сотрудников, входящих в состав  ОШ УКС МЧС России и сотрудников, входящих в состав экспертных групп ОШ УКС МЧС России (приложение № 9), формирует и утверждает их у начальника Национального центра списки оповещения членов ОШ УКС МЧС России и членов  экспертных групп.

Штаб НЦУКС ежедневно уточняет и представляет оперативному дежурному ОДС список оповещения руководящего состава НЦУКС (приложение № 9).

Оперативный дежурный передает оперативному дежурному пункта управления связью и телекоммуникаций списки оповещения ОШ УКС МЧС России и  руководящего состава НЦУКС для внесения их в автоматизированную систему оповещения АСО-16 (АСО-24).

При проведении оповещения должностных лиц заполняет таблицу контроля оповещения (приложение № 10).

Проверяет паспорт территории по своему направлению деятельности, доводит информации по недостаткам до ОДС ЦУКС территориальных органов. Контролирует устранение недостатков.

Помощник оперативного дежурного отвечает за проведение оповещения территориальных органов МЧС России и частей (учреждений) центрального подчинения МЧС России по аппаратуре централизованного автоматического оповещения.

Помощник оперативного дежурного, готовит текст сообщения, для передачи по федеральной автоматизированной системы централизованного оповещения и утверждает его у старшего оперативного дежурного. По указанию старшего оперативного дежурного, проводит оповещение территориальных органов МЧС России, воинских частей войск ГО, частей и  организаций МЧС России центрального подчинения МЧС России.

Оповещает членов рабочей группы Правительственной комиссии по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций и обеспечению пожарной безопасности. Доводит информацию по ЧС (происшествию) по телефону ОД ФСБ РФ, ОД МВД РФ, ДГ ЦКП ГШ, приемную Президента РФ, пресс-службу Президента РФ, приемную Руководителя администрации Президента РФ, приемную Председателя Правительства РФ, пресс-службу  Председателя Правительства РФ, приемную Руководителя администрации  Председателя Правительства РФ. Докладывает старшему оперативному дежурному по окончанию оповещения и замечаниях по прохождению информации. Осуществляет контроль за использованием РАСЦО, локальных систем оповещения.

При проведении оповещения должностных лиц заполняет таблицу контроля оповещения (приложение № 10).

Начальник оперативной дежурной смены отвечает за доведение информации о ЧС (происшествии) до руководства МЧС России и руководства НЦУКС.

Начальник смены ставит задачу ОДС на подготовку документов руководству Министерства. Доводит информацию до Директоров департаментов  пожарно-спасательных сил, специальной пожарной охраны и сил ГО,  территориальной политики,  надзорной деятельности,  международной деятельности,  административного департамента, начальнику Управления федеральной поддержки территорий,  первого заместителя начальника НЦУКС, заместителя начальника  НЦУКС  по  экстренному  реагированию  и  начальника  центра оперативного реагирования. Организует ведение таблиц контроля оповещения специалистами ОДС.

При проведении оповещения должностных лиц заполняет таблицу контроля оповещения (приложение № 10).

Докладывает СОД о выполненных мероприятиях.

Оперативный дежурный пункта управления связью и телекоммуникацией отвечает за оповещение руководящего состава министерства, НЦУКС и дежурно-диспетчерских служб ФОИВ по автоматизированным системам оповещения АСО-16 (АСО-24).

Оперативный дежурный пункта управления связью и телекоммуникацией готовит текст сообщения, для передачи по аппаратуре автоматического оповещения и утверждает его у оперативного дежурного. Отдает указания отделению оповещения на проведение оповещения руководящего состава МЧС России, НЦУКС и дежурно-диспетчерских служб ФОИВ. Докладывает оперативному дежурному о выполненных мероприятиях и замечаниях по прохождению информации.

Проверяет паспорт территории по своему направлению деятельности, доводит информации по недостаткам до ОДС ЦУКС территориальных органов. Контролирует устранение недостатков.

Оператор по телекоммуникационному обеспечению отвечает за информирование населения, руководящего состава МЧС России, НЦУКС путем рассылки сообщений через операторов сотовой связи «Мегафон», «Билайн», «МТС».

Оператор по телекоммуникационному обеспечению информирует операторов сотовой связи «Мегафон», «Билайн», «МТС» о факте ЧС и уточняет из паспорта территории возможности по проведению оповещения населения в данном районе на основе зон покрытия оператора  сотовой связи (приложение № 3). Докладывает оперативному дежурному предложения по информированию населения в районе ЧС через операторов сотовой связи. По указанию оперативного дежурного отправляет  текст сообщения операторам сотовой связи для рассылки в районе ЧС (происшествия), руководствуясь регламентом взаимодействия между НЦУКС и операторами сотовой связи (приложение № 4). Проводит оповещение руководящего состава МЧС России, НЦУКС путем рассылки SMS-сообщений. Уточняет у диспетчеров операторов сотовой связи о результатах информирования населения в районе ЧС. Докладывает оперативному дежурному о проведении информирования руководящего состава МЧС России, НЦУКС и населения в районе ЧС.

Проверяет паспорт территории по своему направлению деятельности, доводит информации по недостаткам до ОДС ЦУКС территориальных органов. Контролирует устранение недостатков.

Оперативный дежурный ОКСИОН отвечает за организацию информирования и оповещения населения в местах массового пребывания о чрезвычайной ситуации (происшествии) в зоне ответственности ОКСИОН с использованием терминальных комплексов ОКСИОН (приложение № 6),.

С получением указаний на вывод оперативной информации оперативный дежурный ОКСИОН формирует блок оперативного информационного материала (приложение № 7), согласовывает его со старшим оперативным дежурным и осуществляет вывод его на терминальные комплексы в зоне ответственности ОКСИОН, и доведение до населения оперативной информации по:

правилам безопасного поведения при возникновении чрезвычайной ситуации;

маршрутам эвакуации из зоны чрезвычайной ситуации;

наличию систем обеспечения безопасности (противопожарной службы, инженерной защиты и т.д.);

номерам телефонов и местонахождению служб обеспечения безопасности (пунктов охраны общественного порядка, спасательных служб, медицинских учреждений и др.) и другие сведения.

В своей работе дежурный ОКСИОН  руководствуется регламентом работы по организации информирования населения при возникновении (угрозе) ЧС (приложение № 5).

Контролирует прохождение блока оперативной информации на терминальных комплексах через камеры видеонаблюдения и докладывает старшему оперативному дежурному о проведенной работе.

Проверяет паспорт территории по своему направлению деятельности, доводит информации по недостаткам до ОДС ЦУКС территориальных органов. Контролирует устранение недостатков.

Специалист по средствам массовой информации отвечает за доведение информации до руководства управления информацией МЧС России и мониторинг средств массовой информации по ЧС.

Специалист по средствам массовой информации доводит информацию о ЧС (происшествии) до руководства управления информацией и управления воспитательной работы. Выявляет расхождения между транслируемой (поступающей со СМИ) и оперативной (данные оперативной смены) информацией. Докладывает о данных расхождениях старшему оперативному дежурному. Доводит полученную из СМИ информацию до управления информацией, СОД и ОД. Доводит информацию об ошибочных данных (если такие имеются), передаваемых по СМИ до руководства управления информацией, с целью размещения в СМИ достоверных данных о ЧС (происшествии).  Готовит и  после согласования размещает информацию о ЧС на сайте. Осуществляет контроль за доведением информации по теле и  радиоканалам на основе данных паспорта территории. В своей работе специалист по СМИ руководствуется регламентом работы специалиста по мониторингу СМИ (приложение № 11).

Проверяет паспорт территории по своему направлению деятельности, доводит информации по недостаткам до ОДС ЦУКС территориальных органов. Контролирует устранение недостатков.

III. Алгоритмы действий должностных лиц ОДС по   оповещению и информированию населения

Для оптимизации работы должностных лиц ОДС по оповещению и информированию населения в НЦУКС разработаны алгоритмы действий, и таблицы контроля работы позволяющие проводить и контролировать ход оповещения.  

Алгоритм действий оперативного дежурного НЦУКС

№ п/п	Выполняемые мероприятия, наименование отработанного документа	Время вып.	Факт. время вып.
1	Записать информацию о ЧС в рабочую тетрадь, доложить СОД о начале работы, согласно алгоритма.	Ч + 0.01
2	Довести информацию о ЧС (происшествии)  до ОД ПУ  НЦУКС, ОД ИЦ «ОКСИОН» и дежурного по НЦУКС. Подготовить sмs — сообщение для передачи на аппаратуре АСО-16 по списку оповещения № 8. Поставить задачу специалисту АРМ № 20 на подготовку sms – сообщения для оповещения населения в зоне ЧС через операторов сотовой связи «Мегафон», «Билайн» и «МТС».	Ч + 0.03 Ч + 0.06
3	Представить СОД тексты готовых sмs — сообщений, после согласования sмs — сообщения у СОД представить сообщения первому заместителю начальника НЦУКС (по телефону). После утверждения сообщения, передать сообщение по аппаратуре АСО-16 (24) (список № 8), ОД ИЦ «ОКСИОН» для вывода на ТК и до специалиста АРМ № 20 для отправки sms (голосовых) – сообщений операторам сотовой связи «Мегафон», «Билайн» и «МТС». Уточнить у СОД по необходимости (или по команде СОД) поставить задачу ОД ПУ НЦУКС на передачу сообщения по аппаратуре АСО – 16(24) выборочно или согласно спискам оповещения.	Ч + 0.06 –   Ч + 0.08
4	Уточнить у СОД по необходимости (или по указанию СОД) отдать команду на приведение дежурных сил и средств (сил экстренного реагирования) частей центрального подчинения и РЦ в «ГОТОВНОСТЬ №1» (по телефону).	Ч + 0.08 –   Ч + 0.10
5	Поставить задачу ОД РЦ о проведении мероприятий по оповещению или информированию населения в районе ЧС.	Ч + 0.10 –   Ч + 0.12
6	Довести информацию о ЧС (происшествии): дежурному помощнику министра; в приемную министра (Т); в приемную министра (В); Руководителю аппарата министра;  Статс-секретарю — зам. Министра;  Главному военному эксперту;  Главному госинспектору РФ по пожарному надзору;  Директору Департамента кадровой политики  Начальнику Управления информации.	Ч + 0.16 Ч + 0.18 Ч + 0.20 Ч + 0.22 Ч + 0.24 Ч + 0.26 Ч + 0.28 Ч + 0.29 Ч + 0.30
7	Провести анализ оповещения sмs — сообщений, при необходимости довести информацию о ЧС до руководящего состава МЧС России и НЦУКС не получивших sмs — сообщения повторным отправлением sмs или по телефону.	Ч + 0.30 —    Ч + 0.35
8	Принять доклад о проведении оповещения:       от оператора аппаратной оповещения о передаче сообщения руководству МЧС России, НЦУКС, ОШ УКС МЧС России, частям центрального подчинения, личному состава НЦУКС;       от специалиста АРМ № 20 о проведения оповещения в зоне ЧС через операторов сотовой связи;     от ОД ИЦ «ОКСИОН»;     довести результаты оповещения до СОД.	Ч + 0.31 –   Ч + 0.33
9	Через ОД РЦ проконтролировать мероприятия по оповещению или информированию населения в районе ЧС.	с Ч + 0.40
10	Довести указания СОД до ОГ НЦУКС, сил и средств частей центрального подчинения и РЦ находящихся в районе ЧС (на аэродроме погрузки).	С момента прибытия в район ЧС
11	Принять доклады от ОД частей центрального подчинения и РЦ о приведении в «ГОТОВНОСТЬ №1» дежурных сил и средств частей центрального подчинения и РЦ,  доложить СОД.	Ч + 01.10 –  Ч + 01.15
12	Проверить и уточнить данные по организации оповещения и информирования населения в районе ЧС на основе паспорта территории. Довести недостатки до специалистов ОДС ЦУКС территориальных органов МЧС России.	Ч + 01.20 Ч + 01.30
13	Провести анализ действий дежурных служб при проведении оповещения населения в районе ЧС и доложить результаты СОД.	Ч + 01.30 Ч + 01.40
14	Осуществлять контроль устранения недостатков в паспортах территории специалистов ОДС ЦУКС территориальных органов МЧС России.	Ч + 01.40

Алгоритм действий помощника оперативного дежурного

№ п/п	Выполняемые мероприятия, наименование отработанного документа	Время вып.	Факт. время вып.
1	Получение информации о ЧС (происшествии) от СОД НЦУКС.	Ч + 0.01
2	Подготовка текстового сообщения для передачи по аппаратуре П-166 и утверждение его у ОД НЦУКС.	Ч + 0.02 –    Ч + 0.05
3	Доведение информации о ЧС (происшествии) до РЦ, частей центрального подчинения, учреждений МЧС РФ по аппаратуре оповещения П-166 (Р-413) (приведение в ГОТОВНОСТЬ № 1)и доклад ОД НЦУКС по окончанию оповещения.	Ч + 0.05- Ч + 0.08
4	Доведение информации о ЧС (происшествии)по телефону: ОД ФСБ РФ; ОД МВД РФ; ДГ ЦКП ГШ; приемную Президента РФ; пресс-службу Президента РФ; приемную Руководителя администрации Президента РФ; приемную Председателя Правительства РФ; -пресс-службу Председателя Правительства РФ; приемную Руководителя администрации Председателя Правительства Российской Федерации.	Ч + 0. 08 –      Ч + 0.20
5	Доклад ОД НЦУКС о проведении оповещения и информирования по вышеуказанным адресам.	Ч + 0.21
6	Оповестить членов рабочей группы Правительственной комиссии по предупреждению и ликвидации ЧС и обеспечению пожарной безопасности.	Ч + 0.22 –   Ч + 0.40
7	Осуществлять контроль за использованием РАСЦО, локальных систем оповещения.	Ч + 0.40

Алгоритм действий начальника ОД смены

№ п/п	Выполняемые мероприятия, наименование отработанного документа	Время вып.	Факт. время вып.
1	Получение информации о ЧС (происшествии) от СОД НЦУКС.	Ч + 0.01
2	Постановка задач л/с ОДС на подгтовку документов руководству Министерства. Постановка задач на выезд ОГ НЦУКС.	Ч + 0.02 Ч + 0.05
3	Довести информацию о ЧС:   первому заместителю начальника НЦУКС;   заместителю начальника НЦУКС по экстренному реагированию;    начальнику ЦОР;    Директору департамента  пожарно-спасательных сил, специальной пожарной охраны и сил ГО;   Директору департамента территориальной политики;   Директору департамента надзорной деятельности;    Директору департамента международной деятельности;     Директору административного департамента;     Начальнику управления федеральной поддержки территорий.	Ч + 0.05 Ч + 0.07 Ч + 0.09 Ч + 0.10 Ч + 0.12 Ч + 0.14 Ч + 0.16 Ч + 0.18 Ч + 0.20

Алгоритм действий оперативного дежурного пункта управления связью и телекоммуникацией

№ п/п	Выполняемые мероприятия, наименование отработанного документа	Время вып.	Факт. время вып.
1	Получение информации о ЧС (происшествии) от ОД НЦУКС.	Ч + 0.02
2	Подготовка текстового сообщения и утверждение у ОД НЦУКС.	Ч + 0.03 — Ч + 0.05
3	Проведение оповещения Руководства министерства, НЦУКС, ОШ УКС МЧС России, экспертных групп ОШ УКС МЧС России, Правительственной комиссии по предупреждению и ликвидации ЧС и обеспечению пожарной безопасности по аппаратуре АСО-16 (24).	Ч + 0.05 —  Ч + 0.15
4	Доклад ОД НЦУКС о проведении оповещения по приведению в ГОТОВНОСТЬ № 1 лс НЦУКС.	Ч + 0.15
5	Контроль за организацией оповещения населения в районе ЧС.	Ч + 0.40 – Ч + 01.00
6	Доклад ОД НЦУКС о выполненных мероприятиях по оповещению населения в районе ЧС.	Ч + 01.00
7	Проверить и уточнить данные по организации оповещения и информирования населения в районе ЧС на основе паспорта территории. Довести недостатки до специалистов ОДС ЦУКС территориальных органов МЧС России.	Ч + 01.20
8	Осуществлять контроль устранения недостатков в паспортах территории специалистов ОДС ЦУКС территориальных органов МЧС России.	Ч + 01.20

Алгоритм действий оперативного дежурного ОКСИОН

№ п/п	Выполняемые мероприятия, наименование отработанного документа	Время вып.	Факт. время вып.
1	Получение информации о ЧС от ОД НЦУКС.	Ч + 0.01
2	Проверка достоверности полученной информации путем выхода на адресата по телефону.	Ч + 0.02
3	Сделать запись в журнале принятых распоряжений (приказов).	Ч + 0.03
4	Довести информацию до руководства ИЦ ОКСИОН.	Ч + 0.04
5	Уточнить адреса терминальных комплексов, находящиеся в близи района ЧС.	Ч + 0.05
6	Отправить МКИОН в район чрезвычайной ситуации (при необходимости).	Ч + 0.06
7	Разработать текстовую оперативную информацию.	Ч + 0.09
8	Подобрать из базы данных оперативные информационные материалы по возникшей чрезвычайной ситуации.	Ч + 0.13
9	Согласовать с СОД НЦУКС оперативный информационный материал.	Ч + 0.16
10	Сформировать блок оперативного информационного материала для трансляции.	Ч + 0.23
11	Вывести на терминальные комплексы оперативное информационное сообщение.	Ч + 0.23 –    Ч + 0.31
12	Доклад СОД НЦУКС о выполненных мероприятиях по информированию населения (после вывода информации на терминальные комплексы.	Ч + 0.32
13	Проверить и уточнить данные по организации оповещения и информирования населения в районе ЧС на основе паспорта территории. Довести недостатки до специалистов ОДС ЦУКС территориальных органов МЧС России.	Ч + 0.40
14	Провести анализ действий оперативных дежурных ОКСИОН при проведении оповещения населения в районе ЧС и доложить результаты СОД.	Ч + 1.00
15	Осуществлять контроль устранения недостатков в паспортах территории специалистов ОДС ЦУКС территориальных органов МЧС России.	Ч + 1.20

Алгоритм действий оператора по телекоммуникационному обеспечению

№ п/п	Выполняемые мероприятия, наименование отработанного документа	Время вып.	Факт. время вып.
1	Получение информации о ЧС (происшествии) от СОД НЦУКС.	Ч + 0.01
2	Уточнение данных по покрытию операторами сотовой связи на основе паспорта территории и схемы связи в районе ЧС	Ч + 0.01- Ч + 0.02
3	Информирование операторов сотовой связи о факте ЧС: Мегафон  8-926-500-50-50.	Ч + 0.03
4	«Билайн»  — 8-495-985-95-35; 8-903-611-37-13;    8- 909- 991- 25- 25.	Ч + 0.04
5	«МТС» —  8-495-995-89-95  ОД, добавочный 4500;   8-964-573-15-55.	Ч + 0.05
6	Подготовка SMS-сообщения для оповещения населения операторами сотовой связи «Мегафон», «Билайн», «МТС», утверждение  у ОД НЦУКС.	Ч + 0.05 — Ч + 0.09
7	Получение от ОД НЦУКС и передача SMS-сообщения на проведение оповещения Руководства МЧС России и НЦУКС по системе «Рупор».	Ч + 0.09 — Ч + 0.12
8	Передача SMS-сообщения для оповещения населения операторами сотовой связи по телефону и сети Интернет: Мегафон 112@megafonmoscow.ru Билайн    NMS@beeline.ru МТС         alarm@immo.ru	Ч + 0.12 — Ч + 0.30
9	Уточнение у операторов сотовой связи о проведении оповещения населения: Мегафон —  8-926-500-50-50 Билайн  8-495-985-95-35; 8-903-611-37-13.    7- 909- 991- 25- 25 МТС  —   8-495-995-89-95  добавочный 4500; 8-964-573-15-55	Ч + 0.31- Ч + 0.33
10	Доклад ОД НЦУКС о проведении оповещения населения операторами сотовой связи «Мегафон», «Билайн», «МТС», а также руководства МЧС России и НЦУКС по системе «Рупор»	Ч + 0.33 — Ч + 0.35
11	Проверить и уточнить данные по организации оповещения и информирования населения в районе ЧС на основе паспорта территории. Довести недостатки до специалистов ОДС ЦУКС территориальных органов МЧС России.	Ч + 0.40
12	Осуществлять контроль устранения недостатков в паспортах территории специалистов ОДС ЦУКС территориальных органов МЧС России.	Ч + 1.00

Алгоритм действий специалиста по средствам массовой информации

№ п/п	Выполняемые мероприятия, наименование отработанного документа	Время вып.	Факт. время вып.
1	Получение информации о ЧС от ОД НЦУКС.	Ч + 0.01
2	Доведение полученной информации начальнику смены, руководству Управления информации.	Ч + 0.05 — Ч + 0.10
3	Мониторинг СМИ по ЧС, контроль соответствия между транслируемой (поступающей по СМИ) и оперативной (данные оперативной смены) информацией.	Ч + 0.10
4	Доведение полученной из СМИ информации до Управления информации, СОД НЦУКС, НС НЦУКС, ОД НЦУКС, УВР НЦУКС.	Ч + 0.15
5	Доведение информации об ошибочных данных (если такие имеются), передаваемых по СМИ, до руководства Управления информации с целью размещения в СМИ достоверных данных о ЧС.	Ч + 0.10 –    Ч + 0.42
6	Подготовка информации к размещению на сайте.	Ч + 0.45
7	Контроль за проведением оповещения населения по СМИ в районе ЧС.	Ч + 0.15 далее в течение ЧС
8	Проверить и уточнить данные по организации оповещения и информирования населения в районе ЧС на основе паспорта территории. Довести недостатки до специалистов ОДС ЦУКС территориальных органов МЧС России.	Ч + 1.00
9	Осуществлять контроль устранения недостатков в паспортах территории специалистов ОДС ЦУКС территориальных органов МЧС России.	Ч + 1.20

Алгоритм работы специалиста по ежедневному оперативному прогнозу

№  п/п	Выполняемые мероприятия, наименования отработанного документа	Время вып.	Факт. время вып.
1	Запрос прогноза развития ЧС от ОД ВЦМП (РЦМП)	Ч+00.01
2	Получение от ОД ВЦМП (РЦМП) прогноза развития ЧС	Ч+00.40
3	Контроль доведения прогноза до: глав субъектов РФ (председателей КЧС и ПБ субъектов РФ); ЦУКС субъектов РФ; глав муниципальных образований (председателей КЧС и ПБ муниципальных образований); ЕДДС района; руководителей потенциально опасных и социально значимых объектов	Ч+00.45 Ч+00.47 Ч+00.49 Ч+00.52 Ч+00.55
4	Анализ оправдываемости прогноза ЧС	Ч+08.00