Doxlogic руководство пользователя

Внедрение системы электронного документооборота обеспечивает четкое взаимодействие всех государственных структур и органов власти и служит реализации ФЦП «Государственная программа «Информационное общество (2011-2020 годы)».

DoXlogic позволяет повысить эффективность работы органов государственной власти (местного самоуправления) за счет построения единой платформы электронного документооборота на региональном и муниципальном уровнях, централизованного хранилища нормативной документации региона/муниципального образования, осуществления контроля исполнения поручений Губернатора (Председателя Правительства/Мэра) и многого другого.

Ключевыми особенностями DoXlogic являются полная централизация хранения и обработки информации, возможность организации коллективной работы с любыми электронными документами и поручениями, повышенный уровень информационной безопасности и разграничение доступа к документам за счет применения ролевой модели, грифов доступа и формируемой электронно-цифровой подписи (ЭЦП), сертифицированной ^[1]. Встроенные в систему современные механизмы OLAP-отчетности обеспечивают возможность детального анализа процессов обработки документов и своевременного предоставления руководству сводной аналитической информации.

DoXlogic поддерживает стандартные интерфейсы и протоколы и интегрирован с системами криптозащиты, системами потокового сканирования и распознавания, факс-серверами и почтовыми системами. Наличие интеграционных шлюзов для информационного обмена с другими системами (в том числе для синхронизации справочников и НСИ) и механизмов выгрузки/загрузки электронных документов для обмена с другими ведомственными системами позволяет организовать в системе межведомственный электронный документооборот.

Результат внедрения DoXlogic – повышение эффективность работы органов государственной власти и местного самоуправления.

В рамках совершенствования системы электронного документооборота (СЭД) Doxlogic весной 2012 года выпущена новая подсистема, предназначенная для работы с документами руководителей министерств и ведомств с использованием iPad.

Новая подсистема позволяет руководителю высшего звена работать с документами, поступающими к нему в системе электронного документооборота, с помощью популярного планшета iPad. Руководитель получает возможность подключиться через iPad к единой базе СЭД, ознакомиться с поступившими документами, переадресовать/согласовать/утвердить/отклонить документ, дать поручения. Кроме того, руководитель может поставить документ на личный контроль и отслеживать ход исполнения поручений.

В системе электронного документооборота (СЭД) DoXlogic в рамках подсистемы, предназначенной для работы руководителей с документами на iPad, реализована возможность установки электронной подписи пользователя, заверенной сертифицированным Удостоверяющим центром (УЦ).

Реализованный механизм взаимодействия с сертифицированным Удостоверяющим центром позволяет установить электронную подпись пользователя на iPad. Таким образом, руководитель, получает возможность, используя специальное рабочее место на iPad, подписывать документы с применением электронной подписи. Заверенная сертифицированным Удостоверяющим центром электронная подпись обеспечивает безопасность документооборота и придает электронному документу юридическую значимость. Кроме того, руководитель также имеет возможность заверять электронной подписью резолюции по документам.

Система электронного документооборота (СЭД) DoXlogic способствует созданию единого информационного пространства для всех сотрудников органов исполнительной власти субъекта РФ и его структурных подразделений, органов местного самоуправления и учреждений всех уровней. Единое хранилище документов исключает риск потери информации и позволяет работать с ней всем сотрудникам в соответствии с их полномочиями. СЭД сокращает время, необходимое для рассмотрения и согласования документов, устраняет задержки, связанные с прохождением документов.

Специальное рабочее место руководителя на iPad, реализованное в системе DoXLogic, является аналогом папки с документами, которую руководитель высшего звена может взять с собой в дорогу. Используя iPad с установленным модулем документооборота, руководитель знакомится с документами, проводит их согласование и накладывает резолюции, а при необходимости переадресовывает тому заместителю, к компетенции которого относится данный документ.

• Централизация хранения и обработки информации.
• Web-интерфейс (работа в Интернет и Интранет), оптимально подходящий для работы территориально распределенных структур и удаленно работающих сотрудников.
• Возможность организации коллективной работы с любыми электронными документами и поручениями.
• Повышенный уровень информационной безопасности и разграничение доступа к документам за счет применения ролевой модели, грифов доступа и электронно-цифровой подписи (ЭЦП), сертифицированной ФСБ РФ.
• Использование современных механизмов OLAP-отчетности для обеспечения детального анализа процессов обработки документов и своевременного предоставления руководству сводной аналитической информации.
• Наличие визуального интерактивного построителя бизнес-процессов обработки документов.

2016: DoXLogic 3.5.3

Компания БФТ представила в марте 2016 года новую версию системы электронного документооборота DoXLogic. Пользователям обновленной версии доступны расширенные возможности работы с поручениями, документами, корреспонденцией и обращениями граждан, а также обработки документов с высокой скоростью на мобильных устройствах,.

Работа с поручениями

При разработке новой версии СЭД DoXLogic разработчики компании БФТ уделили особое внимание функционалу системы, отвечающего за формирование, обработку и исполнение поручений. Так, одной из особенностей системы версии 3.5.3 является возможность формирования периодических поручений. Теперь при создании того или иного задания пользователь может указать его расписание (периодичность). Такая функция будет особо полезна организациям и исполнителям, род деятельности которых включает много периодических задач (например, своевременная подача ежеквартальной или ежегодной отчетности), считают разработчики.

Немаловажные изменения произошли и в области постановки поручений: пользователи обновленной версии смогут быстро создавать поручения на основе заранее подготовленных шаблонов, уже содержащих основные реквизиты, такие как текст заданий, исполнители, признаки качества контроля и т.д. Еще одна новинка — обновленный интерфейс форм исполнения поручений, который позволяет пользователю легко работать с заданиями. Также для повышения удобства работы пользователей добавлена возможность запроса у автора поручения уточнений или мотивированного изменения планового срока его выполнения в случае необходимости.

Обработка документов

Обновления коснулись и функционала системы в части работы с документами: доработанная карточка просмотра документа позволяет группировать или, наоборот, раскрывать и просматривать связанные с ним поручения, а появившаяся возможность формирования файлов на основе шаблонов делает процесс создания документов удобным, минимизируя риск возникновения ошибок.

Работа с обращениями

В модуле «Обращения граждан» СЭД DoXLogic 3.5.3 расширены возможности работы с уведомлениями, направляемыми в адрес заявителей. В частности, реализовано автоматическое формирование таких уведомлений, как: «О записи на личный прием»; «О направлении по компетенции»; «Оставлено без рассмотрения»; «Недостаточно информации»; «Некорректное обращение» и др. Кроме того, СЭД позволяет обрабатывать обращения не только физических, но и юридических лиц.

Планирование и работа с документами онлайн

Современные технологии, используемые в новой версии DoXLogic, обеспечивают интеграцию системы с продуктами Microsoft и направлены на повышение качества работы сотрудников. Так, реализованная возможность интеграции с Microsoft Exchange позволяет использовать электронную почту и календарь Exchange для планирования своей работы. Благодаря этому пользователи могут видеть все поступающие им задачи в одном месте. Каждое поручение, созданное в DoXLogic 3.5.3, автоматически синхронизируется и попадает в календарь ответственного за поручение сотрудника в виде события. А содержащаяся в его описании основная информация по поручению позволяет узнать необходимые детали, не заходя в интерфейс системы, и своевременно исполнить поставленную задачу.

Еще одна возможность — интеграция DoXLogic с Microsoft Office Online — позволяет оптимизировать работу, которая связана с документами, содержащими большое количество вложений. При помощи Office Online приложенные к карточке документа файлы открываются на соседней вкладке используемого браузера. Благодаря этому все требуемые для работы документы всегда находятся рядом — достаточно просто переключиться на нужную вкладку или, в случае необходимости, сохранить на компьютер. Модуль Office Online устанавливается всего один раз на сервер и не требует дополнительных настроек на компьютерах пользователей.

Мобильное управление документами

Подготовлено обновление и для руководителей, получающих ежедневно большое количество документов на рассмотрение и использующих в своей работе мобильные устройства. Так, мобильная версия DoXLogic 3.5.3 оптимизирована для работы с большими объемами документов и поручений. Руководители, даже находясь вдали от своего рабочего места, теперь могут быстро выполнять все необходимые действия с сотнями документов и поручений: осуществлять поиск, выносить резолюции, утверждать документы, назначать поручения, проверять качество работы исполнителей и т.д.

Кроме того, многоуровневая система безопасности обеспечивает должную защиту и конфиденциальность обрабатываемых данных, а усиленные механизмы идентификации защищают устройство пользователя от несанкционированного доступа к информации, указали в БФТ.

СЭД DoxLogic теперь доступен и на Android

Компания БФТ выпустила весной 2016 года мобильную версию системы электронного документооборота «DoХLogic» для Android-устройств. Пользователи СЭД могут полноценно работать с документами и поручениями через смартфоны и планшеты, функционирующие на данной операционной системе, а также iOS.

Мобильная версия системы СЭД «DoXLogic» предоставляет руководителям важную и актуальную на сегодняшний день возможность оперативно принимать решения по тому или иному документу, вопросу или поручению. Даже находясь вдали от своего рабочего места — в командировке, в самолете, на совещании или встрече — пользователи мобильных устройств могут легко выполнять все необходимые действия с документами: ознакамливаться, согласовывать или накладывать соответствующие резолюции. Для удобства пользователей сегодня мобильная версия СЭД «DoXLogic» разработана для смартфонов и планшетов, работающих на самых популярных операционных системах, а именно Android и iOS.

Структурированное хранение документов

Для удобной и быстрой работы в мобильной версии СЭД «DoXLogic» реализована возможность структурированного хранения документов: все поступающие документы автоматически распределяются по папкам, например таким, как «На ознакомление», «На подпись», «На согласование». Кроме того, руководитель может самостоятельно настроить сортировку документов в зависимости от своих предпочтений и потребностей, что позволит сделать процесс обработки документов еще комфортней.

Резолюции и поручения

По результатам рассмотрения документа руководитель может наложить резолюцию, отправить поручения ответственным или вернуть документ на доработку. При этом имеется возможность выбрать один из способов ввода резолюции:

• в формализованном виде – руководитель самостоятельно отписывается по документу и, в случае необходимости, назначает исполнителей из ограниченного перечня курируемых им сотрудников;
• в неформализованном виде – руководитель оформляет резолюцию в виде звукового файла или графического изображения, которое поступает секретарю для перевода в формализованный вид. Такой способ освобождает руководителя от «технических операций» и особенно удобен в дороге, когда нет возможности или времени оформлять заключение самостоятельно, а документ необходимо запустить в работу.

Кроме того, в случае необходимости, руководитель имеет возможность делегировать работу с тем или иным документом другому пользователю системы — например, своему заместителю.

ЭЦП

Мобильная версия СЭД «DoXLogic» позволяет полноценно использовать электронную подпись (ЭП) даже на смартфоне или планшете. Современные технологии, используемые в мобильной версии системы, позволяют использовать ЭП без внешнего носителя закрытого ключа. А многоуровневая система безопасности обеспечивает высокий уровень защиты данных и конфиденциальность информации.

Дополнительная информация

Автоматизация
всех процессов обработки документов с
созданием единого хранилища информации.

Пользователи:

• Государственные
  предприятия и организации

• Банки

• Страховые
  компании

• Торговые
  и производственные компании

О
Системе электронного документооборота
DoXLogic

Мы
решили предложить клиентам больше, чем
позволяют получить «коробочные»
программы документооборота, ориентированные
на решение узкого спектра задач. Мы не
стали ограничиваться автоматизацией
делопроизводства или документооборота
канцелярии, а разработали систему класса
BPM (управление бизнес-процессами), которая
обеспечивает комплексную
автоматизацию обработки всех видов
документов.

При
этом была поставлена и впоследствии
реализована следующая задача: любой
документ в системе должен совершать
круговорот с максимальной скоростью и
с минимальной затратой труда и времени,
а сама система должна содержать
инструменты оперативного контроля.

Эффективность:

• Упрощается
  процедура согласования и принятия
  решений

• Появляется
  возможность контролировать сроки
  исполнения поручений по документам
  «одним взглядом»

• Найти
  документ становится просто

• Обеспечивается
  оперативный доступ к документам

• Уменьшается
  риск потери и утечки информации

• Упрощается
  работа с входящей и исходящей
  корреспонденцией

• Появляется
  возможность детального анализа процессов
  обработки документов и своевременного
  предоставления руководству сводной
  аналитической информации.

Функциональные
возможности:

• Созданный
  документ перемещается по заданным
  маршрутам согласно порядку согласования
  документов, принятому в организации.
  К документу можно присоединять файлы
  любых типов с возможностью сохранения
  и сравнения версий.

• В
  системе реализованы механизмы контроля
  сроков обработки документов. В любой
  момент времени понятно, на какой стадии
  находится документ.

• Поиск
  актуальной информации осуществляется
  благодаря удобной системе фильтров и
  полнотекстовому поиску

• Система
  позволяет быстро находить связанные
  документы и предоставляет возможность
  ввода документов из различных источников
  (e-mail, сканеры и др.)

• За
  счет единого хранилища документов и
  наличия Web-интерфейса доступ к документам
  открыт в любое время из любой точки
  мира, где есть Интернет.

• Безопасность
  системы реализована на нескольких
  уровнях (SSL, настройка прав доступа на
  основании ролей, ЭЦП и др.)

• Документ
  может быть подписан с помощью
  электронно-цифровой подписи (ЭЦП)

Система управления бюджетными заявками

Автоматизирует
все стадии прохождения заявок на
внутренние банковские расходы.

Назначение

Когда
в организации циркулируют тысячи
бюджетных документов, а в исполнении
бюджета участвует множество подразделений,
то процессы управления, анализа и
контроля становятся невозможными без
использования автоматизированной
системы. Такая система должна оперативно
отслеживать ситуацию с расходованием
средств и служить источником данных
для анализа и принятия различных
управленческих решений.

Система
управления бюджетными заявками,
разработанная нашей компанией, отвечает
данным требованиям и помогает руководству
банка «держать руку на пульсе» на всех
этапах исполнения бюджета.

Эффективность

• Сокращение
  времени согласования платежей за счет
  наличия оперативной информации о том,
  когда и за что надо платить;

• Повышенный
  контроль над расходами за счет
  автоматического контроля бюджетных
  лимитов;

• Информация
  для анализа за счет формирования сводной
  аналитической отчетности (OLAP) в различных
  разрезах – статьи расходы, ЦФО,
  контрагенты, проекты;

• Оптимизация
  управления расходами за счет наличия
  платежного календаря, позволяющего
  видеть всю картину платежей;

• Повышение
  удобства работы с заявками за счет
  исключения из процесса разрозненных
  Excel таблиц и дополнительного
  вспомогательного ПО.

Функциональные
возможности

• Ввод
  заявки на платеж. В заявке указывается
  целевое назначение расходования
  средств, подразделение, сумма, валюта,
  контрагент (счет контрагента), перечень
  статей бюджета с разбивкой суммы по
  статьям. При необходимости к заявке
  прикрепляются сопутствующие документы
  – договора, счета, акты и т.д.;

• Санкционирование
  заявки. Маршрут заявки зависит от
  настроек процедуры обработки;

• Дополнительное
  рассмотрение заявки. Производится в
  том случае, если заявка является
  нестандартной, например, средства
  расходуются сверх бюджета;

• Автоматическая
  выгрузка в операционный день банка и
  оплата заявки.

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Компания БФТ представляет новую версию системы электронного документооборота «DoXLogic». Уже сегодня пользователи обновленной версии смогут по достоинству оценить новые расширенные возможности работы с поручениями, документами, корреспонденцией и обращениями граждан, а также высокую скорость обработки документов на  мобильных устройствах.

легкая и удобная работа с поручениями

При разработке новой версии СЭД «DoXLogic» разработчики Компании БФТ уделили особое внимание функционалу  системы, отвечающего за формирование, обработку и исполнение поручений. Так, одним из достоинств СЭД «DoXLogic» версии 3.5.3 является возможность формирования периодических поручений. Теперь при создании того или иного задания пользователь может указать его расписание (периодичность). Такая функция будет особо полезна организациям и исполнителям, род  деятельности которых включает много периодических задач – например, своевременная подача ежеквартальной или ежегодной отчетности.

Немаловажные изменения произошли и в области постановки поручений: пользователи обновленной версии смогут быстро создавать поручения на основе заранее подготовленных шаблонов, уже содержащих основные реквизиты, такие как текст заданий, исполнители, признаки качества контроля и т.д. Еще одна «новинка» – обновленный интерфейс форм исполнения поручений, который  позволяет пользователю легко и быстро работать с заданиями. Также для повышения удобства работы пользователей, добавлена возможность запроса у автора поручения уточнений или мотивированного изменения планового срока его выполнения в случае необходимости.

качественная обработка документов

Обновления коснулись и функционала системы в части работы с документами: доработанная карточка просмотра документа позволяет группировать или, наоборот, раскрывать и просматривать связанные с ним поручения, а появившаяся возможность формирования файлов на основе шаблонов делает процесс создания документов легким и удобным, максимально минимизируя риск возникновения ошибок.

больше возможностей для работы с обращениями

Новая версия СЭД «DoXLogic» обладает еще одним преимуществом – в модуле «Обращения граждан»существенно расширены возможности работы с уведомлениями, направляемые в адрес заявителей. В частности, реализовано автоматическое формирование таких уведомлений, как:

·         «О записи на личный прием»;

·         «О направлении по компетенции»;

·         «Оставлено без рассмотрения»;

·         «Недостаточно информации»;

·         «Некорректное обращение» и др.

Кроме того, СЭД «DoXLogic» версии 3.5.3 позволяет обрабатывать обращения не только физических, но и юридических лиц.

Планирование  и работа с документами online

Современные технологии, используемые в новой версии СЭД «DoXLogic», обеспечивают интеграцию системы с продуктами Microsoft и направлены на повышение качества работы сотрудников. Так, реализованная возможность интеграции с Microsoft Exchange позволяет использовать электронную почту и календарь Exchange для планирования своей работы. Благодаря этому пользователи могут видеть все поступающие им задачи в одном месте. Каждое поручение, созданное в СЭД «DoXLogic» версии 3.5.3, автоматически синхронизируется и попадает в календарь ответственного за поручение сотрудника в виде события.  А содержащаяся в его описании основная информация по поручению позволяет узнать необходимые детали, не заходя в интерфейс системы, и своевременно исполнить поставленную задачу.

Еще одна возможность  —  интеграция СЭД «DoXLogic» с Microsoft Office Online – позволяет оптимизировать работу, которая связана с документами, содержащими большое количество вложений. При помощи Office Online приложенные к карточке документа файлы открываются на соседней вкладке используемого браузера, благодаря чему все требуемые для работы документы всегда находятся рядом — достаточно просто переключиться на нужную вкладку или, в случае необходимости, сохранить на компьютер. Стоит отметить, что модуль Office Online устанавливается всего один раз на сервер и не требует дополнительных настроек на компьютерах пользователей.

мобильное управление документами

Приятное обновление подготовлено и для руководителей, получающих ежедневно большое количество документов на рассмотрение и использующих в своей работе мобильные устройства.  Мобильная версия  СЭД «DoXLogic» версии 3.5.3 значительно оптимизирована для работы с большими объемами документов и поручений. Руководители, даже находясь вдали от своего рабочего места, могут быстро выполнять все необходимые действия с сотнями документов и поручений: осуществлять поиск, выносить резолюции, утверждать документы, назначать поручения, проверять качество работы исполнителей и т.д.  Кроме того, многоуровневая система безопасности обеспечивает высокую защиту и конфиденциальность обрабатываемых данных, а усиленные механизмы идентификации надежно защищают устройство пользователя от несанкционированного доступа к информации. 

 «Сегодня системы электронного документооборота – это не просто управление электронными документами, а высокопроизводительные решения, обеспечивающие оптимизацию и повышение качества выполнения основных внутренних процессов организации. Именно таким решением и является система СЭД «DoXLogic». Её новая версия позволяет не только вести упорядоченную работу с документами, но, в первую очередь, обеспечивает качественное повышение исполнительской дисциплины» — отметил руководитель направления электронного документооборота Компании БФТ Григорий ВАЙСМАН