Еасд ржд руководство пользователя

Число пользователей единой системы документооборота РЖД достигло 100 тыс.

Компания «Текора», специализирующаяся на оказании консалтинговых услуг, разработке и внедрении прикладного программного обеспечения, и ОАО «Российские железные дороги» (РЖД) подвели итоги очередного этапа внедрения единой автоматизированной системы документооборота РЖД (ЕАСД).

Как рассказали CNews в компании «Текора», создание ЕАСД для РЖД представляет собой масштабный проект по внедрению электронного документооборота. Решение ЕАСД разработано специалистами компании «Текора». В качестве платформы были выбраны программные продукты SAP. На сегодняшний день решение развернуто в центральном аппарате РЖД, в 53 филиалах и 15 дочерних обществах по всей России.

По состоянию на декабрь 2013 г. число пользователей единой автоматизированной системы документооборота РЖД достигло 100 тыс., при этом в системе хранится более 30 млн карточек, свыше 17 млн файлов и ежедневно создается более 55 тыс. новых документов.

Мастер класс Работа в системе электронного документ оборота ЕАСД

В результате внедрения ЕАСД в РЖД было организовано единое пространство коммуникаций и обмена документами с филиалами и дочерними обществами, унифицированы стандарты работы с документами, повышена исполнительская дисциплина. Наряду с этим, по отзыву заказчика, сократились временные затраты (в среднем по компании) на: согласование документов — на 30%; построение отчетности по документам — на 20%; доставку документов по всей стране — на 50% и т.д. Кроме того, прозрачность прохождения документа повысила эффективность документооборота на 50%.

По распоряжению руководства РЖД пользователи ЕАСД начали переход на безбумажный документооборот внутри компании.

Юрий Востриков: Компании все активнее применяют data-driven-подход из-за высокой конкуренции и непростой ситуации на рынке

Цифровизация

«100 тысяч пользователей ЕАСД, работающих в электронном документообороте — важная веха в развитии проекта и одновременно испытание надежности решения, — отметила Людмила Сюзюмова, заместитель начальника Департамента управления делами РЖД. — Приятно отметить, что решение демонстрирует стабильную работу, невзирая на увеличивающиеся нагрузки. Учитывая масштаб компании и значительные объёмы обрабатываемой информации, мы видим большой потенциал для оптимизации затрат».

«Оптимизация процессов управления документами напрямую влияет на повышение внутренней эффективности компании и высвобождает один из самых дорогостоящих ресурсов — время руководителей, — заявил Евгений Каряев, генеральный директор компании «Текора». — Вместо выполнения рутинных операций руководители получают возможность инвестировать больше времени в стратегические задачи, создающие дополнительную ценность и конкурентные преимущества для компании».

Источник: www.cnews.ru

Отправка телеграммы в системе ЕАСД (SAP LOGON)

Введение

Электронный документооборот — это движение электронных документов на предприятии и деятельность по организации этого движения. При этом, как правило, подразумевается полный цикл автоматизации движения документа (от получения или порождения до отправки или перевода в архив) и существенное (вплоть до нуля) сокращение объема использования бумажных документов. При этом электронный и безбумажный документооборот — не одно и то же, так как и электронный документооборот может оперировать (зачастую так и происходит) в том числе образами (отсканированными оригиналами) бумажных документов.

Вопрос перехода на электронный документооборот – это веление времени, острая производственная необходимость, без чего невозможна эффективная деятельность компании. Поэтому ещё в 2005 году президент ОАО «РЖД» Владимир Якунин принял решение о разработке и внедрении этой формы работы.

ЕАСД предназначена для повышения эффективности и оперативности управления компанией за счет:

 формализации и упрощения работы со всеми видами документов;

 своевременного и качественного предоставления необходимой информации;

 построения единого информационного пространства документационного обеспечения.

ЕАСД обеспечивает автоматизацию полного цикла документооборота, включая обработку:

 входящей и исходящей корреспонденции;

 договоров и сопутствующих документов;

 резолюций и поручений;

Введение 2
1 Этапы развития и внедрения системы 4
2 Назначение системы 6
2.1 Цели создания системы. 6
3 Функциональные возможности системы 8
3.1 Перечень функций, подвергнутых автоматизации. 11
4 Состав и техническое обеспечение системы 13
4.1 Состав подсистем 13
4.2 Серверное программное обеспечение. 14
4.3 Требования к серверному оборудованию. 15
4.4 Требования к рабочим станциям 16
5 Эргономические характеристики системы 17
6 Обеспечение безопасности системы 19
6.1 Требования к надежности, отказоустойчивости и высокой доступности системы 19
6.2 Требования по диагностированию системы 20
6.3 Требования к надежности в аварийных ситуациях 20
6.4 Требования к надежности технических средств и программного обеспечения 22
6.5 Требования к методам оценки и контроля показателей надежности 23
6.6 ТРЕБОВАНИЯ БЕЗОПАСНОСТИ 24
Заключение 26

× Скачать полную версию

• Реферат → Порівняльний аналіз церкви Вознесіння в Коломенському та дзвіниці Новодівичого монастиря
• Контрольная → Донецька область
• Курсовая → Виробничі запаси підприємства
• Реферат → Аграрне право
• Лабораторная → Системы поддержки принятия решений
• Отчет → Выполение кассовых опраций на примере ОАО «Сбербанк России»

× —> У вас нет пока закладок

Нет подходящей работы?Не беда! Закажите реферат, контрольную, курсовую, дипломную у нас!

Сервис купли-продажи учебных работ.
У нас можно найти готовыерефераты, контрольные, курсовые, дипломные или продать свои.

Как это работает

Стоимость работы определяет автор. Если ваша работа была продана, вы сразу получаете вознаграждение. Размещение работ бесплатное. Работы проверяются на антиплагиат.

Источник: studbase.com

Единая автоматизированная система электронного документооборота (ЕАСД) в ОАО РЖД

ОАО «Российские железные дороги» — одна из крупнейших в мире железнодорожных компаний с колоссальными объемами грузовых и пассажирских перевозок, обладающая масштабной, территориально распределенной инфраструктурой, высококвалифицированными специалистами во всех областях железнодорожного транспорта, развитой научно-технической базой, проектными и строительными мощностями, а также значительным опытом международного сотрудничества.

В 2007 году руководство ОАО «РЖД» приняло решение автоматизировать документооборот Аппарата управления, филиалов и дочерних обществ ОАО «РЖД».

Основными предпосылками внедрения Единой автоматизированной системы документооборота (ЕАСД) в ОАО «РЖД» были:

• Отсутствие общих стандартов и инструментов работы с документами, как на уровне Аппарата управления, так и на уровне филиалов и дочерних обществ ОАО «РЖД»;
• Отсутствие формализованных процедур согласования документов в рамках нескольких подразделений ОАО «РЖД»;
• Отсутствие сквозного контроля исполнения поручений.

Данные факторы негативно влияли на исполнительскую дисциплину и приводили к неконтролируемому увеличению сроков обработки документов, что, в свою очередь, отрицательно влияло на оперативность, актуальность и качество управленческих решений.

В связи с этим, в рамках проекта по внедрению ЕАСД в ОАО «РЖД» перед компанией «ТЕКОРА» были поставлены следующие задачи:

• Формализация и упрощение работы с документами;
• Создание эффективного механизма контроля исполнения поручений;
• Обеспечение своевременного и качественного предоставления необходимой информации руководству;
• Ускорение информационных потоков и уменьшение числа ошибок при принятии управленческих решений;
• Объединение Аппарата управления, филиалов и дочерних обществ ОАО «РЖД» в единое информационное пространство электронного обмена документами и управленческой информации.

В качестве программной платформы для внедрения ЕАСД в ОАО «РЖД» были выбраны программные продукты компании SAP AG. Выбор данной платформы обеспечил следующие преимущества:

• Возможность использования централизованных справочников SAP систем, например, справочника организационной структуры компании;
• Естественную интеграцию ЕАСД с существующими в ОАО «РЖД» системами SAP для связи электронных документов с хозяйственными операциями;
• Наличие подготовленного персонала для администрирования, внедрения, дальнейшего развития и поддержки ЕАСД;
• Наличие готовой инфраструктуры для обучения сотрудников, групп внедрения и конечных пользователей ЕАСД.

Ключевые этапы проекта

В августе 2007 года ЕАСД была введена в промышленную эксплуатацию на пилотном полигоне — в трех подразделениях Аппарата управления ОАО «РЖД» (Департамент управления делами, Департамент информатизации и корпоративных процессов управления, Департамент инвестиционной деятельности) и в двух филиалах ОАО «РЖД» (Главный вычислительный центр, Трансинформ). На этом этапе в ЕАСД работало около 1 000 пользователей.

В период с августа 2007 года по февраль 2008 года ЕАСД была введена в промышленную эксплуатацию во всех Департаментах Аппарата управления ОАО «РЖД». На данном этапе в ЕАСД работало около 3 500 пользователей.

С 2008 по 2010 годы специалистами компании «ТЕКОРА» были разработаны новые функциональные возможности ЕАСД. В том числе были реализованы функциональности: «Рабочее место руководителя» (РМР), «Договорная работа» и др. К концу 2010 года в ЕАСД работало около 8 000 пользователей.

С 2010 года осуществляется внедрение ЕАСД в филиалах и дочерних обществах ОАО «РЖД».

В 2011 году в ЕАСД работало около 10 400 пользователей — сотрудников Аппарата управления, филиалов и дочерних обществ ОАО «РЖД».

В 2013 году в ЕАСД работает 78 000 пользователей распределённого ландшафта, включающего 5 инсталляций системы электроного документооборота ОАО «РЖД».

Перспективы развития проекта

Руководство ОАО «РЖД» планирует оптимизировать процессы электронного документооборота компании и уменьшить бумажный документооборот на 50%. При этом ожидается, что в ЕАСД будет работать около 22 000 пользователей.

В период с 2011 по 2012 годы компания «ТЕКОРА» будет развивать функциональность ЕАСД исходя из поставленных целей.

Основные результаты проекта

Внедрение ЕАСД в ОАО «РЖД» обеспечило:

• Высокий уровень оперативности управления документами;
• Оптимизацию трудозатрат сотрудников ОАО «РЖД» при работе со всеми видами документов;
• Повышение исполнительской дисциплины сотрудников ОАО «РЖД»;
• Повышение оперативности принятия управленческих решений руководителями всех уровней управления ОАО «РЖД»;
• Создание единого информационного пространства обмена документами, объединившего Аппарат управления, филиалы и дочерние общества ОАО «РЖД»;
• Своевременное и качественное предоставление необходимой информации руководству ОАО «РЖД».

Оптимизация процессов обработки документов обеспечила получение следующих эффектов (в среднем по компании):

• сократилось время поиска документов на 20%;
• ускорилось согласование договоров, писем и организационно распорядительных документов на 30%;
• уменьшилось количество пользовательских ошибок на 30%;
• сократилось время доставки документов по всей стране на 50%;
• сократилось время построения отчетности по документам на 20%;
• сократилось время обработки командировок/отпусков на 30%;
• прозрачность прохождения документа повысила эффективность документооборота на 50%.

В рамках проекта был решен ряд важных для ОАО «РЖД» задач по следующим функциональным областям управления документооборотом в компании:

Обеспечена возможность регистрации бумажных документов в соответствии с ГСДОУ (Государственная система документационного обеспечения управления).

Реализованы функции создания и поддержки необходимого количества видов регистрационных карточек, ввода и редактирования реквизитов, присвоения документам регистрационных номеров, печати регистрационных карточек.

Организован процесс подготовки, согласования, визирования, подписания и регистрации договоров и сопутствующих документов, а также оперативной работы с ними (поиск, анализ, редактирование и т.д.).

Реализован процесс интеграции договоров и дополнительных соглашений с системой «Единый Реестр Договоров».

Организована работа с обращениями граждан в соответствии с ФЗ № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» в государственных организациях и на крупных предприятиях.

Организован процесс рассмотрения и согласования заявлений на командировки/отпуска и передачи информации в кадровую службу для оформления необходимых распорядительных документов.

Реализованы функции работы с файлами, автоматизированного ввода документов с бумажных носителей (потоковое и индивидуальное сканирование бумажных документов), управления иерархиями документов, управления версиями и статусами документов; подписания файлов с применением ЭЦП.

Реализовано Рабочее место архивариуса для работы с архивом документов, ведения и согласования номенклатуры дел, формирования дел временного хранения, оповещения о сроках хранения дел, уничтожения дел временного хранения, формирования и утверждения дел постоянного хранения, утверждения сдаточной описи дел постоянного хранения, архивного поиска и отчетов.

Обеспечена возможность контроля по срокам выполнения операций над документами (согласование и утверждение документов, исполнение резолюций и т.д.). Реализована функциональность оповещений о поступлении новых документов, напоминаний по поручениям, а также информирования о нарушении сроков исполнения документов, в том числе по электронной почте. Разработана соответствующая отчетность.

Созданы и настроены маршруты прохождения документов для каждого вида регистрационных карточек (workflow).

Для Президента ОАО «РЖД» и руководителей высшего звена разработано автоматизированное рабочее место руководителя (РМР), позволяющее работать с системой в автономном режиме (off-line client).

01.2014

Источник: www.interface.ru Программа еасд что это ОАО «РОССИЙСКИЕ ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ» РАСПОРЯЖЕНИЕ от 24 ноября 2010 г. № 2397р О ДАЛЬНЕЙШЕМ ВНЕДРЕНИИ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОАО «РЖД» И СОКРАЩЕНИИ БУМАЖНОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В целях дальнейшего внедрения Единой автоматизированной системы документооборота ОАО «РЖД» (ЕАСД) для развития системы электронного документооборота и сокращения в 2011 году бумажного документооборота не менее чем на 50 процентов: 1. Утвердить прилагаемый План работ по дальнейшему переходу ОАО «РЖД» на электронный документооборот с сокращением в 2011 году бумажного документооборота на 50 процентов. 2. Начальникам Департамента управления делами Ивашкину А.Г. и Департамента информатизации и корпоративных процессов управления Илларионову А.В. доложить о результатах работы по выполнению Плана, утвержденного настоящим распоряжением: по итогам за первое полугодие 2011 г. — в июле 2011 г.; по итогам за 2011 год — в январе 2012 г. Президент ОАО «РЖД» В.И. Якунин УТВЕРЖДЕН распоряжением ОАО «РЖД» от 24.11.2010 г. N 2397р План работ по дальнейшему переходу на электронный документооборот с сокращением в 2011 году бумажного документооборота на 50%

N п/п	Наименование работы	Исполнители	Срок выполнения
1.	Внедрение полной функциональности ЕАСД в следующих подразделениях ОАО «РЖД»: Росжелдорснаб; ЦФТО; Дирекция железнодорожных вокзалов; Центральная дирекция управления движением; Центральная дирекция по управлению терминально-складским комплексом; Центральная дирекция по ремонту пути; Дирекция по ремонту тягового подвижного состава.	ЦКИ, ГВЦ, ТИ, ЦН, ЗАО «Текора»	2011 год
2.	Внедрение функциональности электронно- цифровой подписи в ЕАСД для руководителей подразделений аппарата управления, филиалов и иных структурных подразделений.	ЦКИ, ГВЦ, ТИ, ЦН, ЗАО «Текора»	подразделения аппарата управления — май 2011 г., иные подразделения- декабрь 2010 г.
3.	Разработка и внедрение электронных форм — аналогов бумажных (заявления на отпуск, командировку) и перенос данных из ЕАСД в ЕК АСУТР для оформления командировок и отпусков.	ЦН, ЦКИ, ГВЦ, ЦКАДР, ТИ, ЗАО «Текора»,	декабрь 2010 г.

ЦН совместно с руководителями подразделений

по мере реструктуризации

Распоряжение от 24 ноября 2010 г. N 2397р
О дальнейшем внедрении электронного документооборота в В ОАО «РЖД» и сокращении бумажного документооборота

Источник: cssrzd.ru

100 000 пользователей ЕАСД ОАО «РЖД» перешли на безбумажный документооборот

ОАО «РЖД» и компания «ТЕКОРА» сообщили о достигнутых результатах внедрения Единой автоматизированной системы документооборотаОАО «РЖД» (ЕАСД).

На декабрь 2013 года число пользователей ЕАСД составило 100 000 человек. Проект ЕАСД, таким образом, стал одним из самых масштабных проектов внедрения систем электронного документооборота в российских компаниях.

Функциональность ЕАСД охватывает полный цикл канцелярского документооборота: входящей и исходящей корреспонденции, организационно-распорядительной документации, договоров, поручений, обращений граждан, заявок на командировки и отпуска. Для руководителей ОАО «РЖД» разработаны мобильные рабочие места, позволяющие работать в системе автономно.

Внедрение Единой автоматизированной системы документооборота ОАО «РЖД» позволило: создать единое информационное пространство обмена документами, объединившее Аппарат управления, филиалы и дочерние общества; повысить исполнительскую дисциплину сотрудников; повысить оперативность принятия управленческих решений руководителями всех уровней управления; предоставлять необходимую информацию руководству ОАО «РЖД» своевременно и в необходимом объёме.

Оптимизация процессов обработки документов обеспечила получение следующих эффектов (в среднем по компании): сократилось время поиска документов на 20%; ускорилось согласование договоров, писем и организационно распорядительных документов на 30%; уменьшилось количество пользовательских ошибок на 30%; сократилось время доставки документов по всей стране на 50%; сократилось время построения отчетности по документам на 20%; сократилось время обработки командировок/отпусков на 30%; прозрачность прохождения документа повысила эффективность документооборота на 50%.

«Среди достоинств решения особенно хочется отметить интегрированность систем всех подразделений компании, филиалов и дочерних обществ. Единое информационное пространство ЕАСД объединило пользователей такой территориально — распределённой компании как ОАО „РЖД“ и позволило выстроить и поддерживать коммуникации Аппарата управления, 53 филиалов и 15 дочерних обществ. Например, сроки доставки документов и поручений в регионы Дальнего Востока сократились с 2-3-х недель до 2-3-х минут», — прокомментировала Людмила Сюзюмова, ОАО «РЖД», заместитель начальника Департамента управления делами.

Решение ЕАСД разработано специалистами компании «ТЕКОРА». В качестве платформы были выбраны программные продукты SAP.

«Успешная реализация проекта ЕАСД во многом стала возможной благодаря чётко сформулированным задачам и целям проекта, а также поддержке руководства ОАО „РЖД“. С первого дня мы взаимодействуем с рабочей группой проекта от ОАО „РЖД“ как единая команда, что позволяет нам постоянно „держать руку на пульсе“ — управлять изменениями, ожиданиями, рисками проекта и т.д. Со своей стороны, мы привнесли в проект наш опыт. С другой стороны, мы многому научились у наших коллег, команды настоящих профессионалов», — отметила Юлия Сиволобова, ЗАО «ТЕКОРА», руководитель бизнес-направления «Системы электронного документооборота».

По распоряжению руководства ОАО «РЖД» пользователи ЕАСД переходят на безбумажный документооборот внутри компании. Учитывая масштаб проекта и большие объёмы обрабатываемых документов, ожидается значительная оптимизация ресурсов компании.

Источник: www.itweek.ru

О проекте

ОАО «Российские железные дороги» – одна из крупнейших в мире железнодорожных компаний с колоссальными объемами грузовых и пассажирских перевозок, обладающая масштабной, территориально распределенной инфраструктурой, высококвалифицированными специалистами во всех областях железнодорожного транспорта, развитой научно-технической базой, проектными и строительными мощностями, а также значительным опытом международного сотрудничества.

В 2007 году руководство ОАО «РЖД» приняло решение автоматизировать документооборот аппарата управления, филиалов и дочерних обществ ОАО «РЖД».

Основными предпосылками внедрения Единой автоматизированной системы документооборота (ЕАСД) в ОАО «РЖД» были:

• Отсутствие общих стандартов и инструментов работы с документами, как на уровне аппарата управления, так и на уровне филиалов и дочерних обществ ОАО «РЖД»;
• Отсутствие формализованных процедур согласования документов в рамках нескольких подразделений ОАО «РЖД»;
• Отсутствие сквозного контроля исполнения поручений.

Данные факторы негативно влияли на исполнительскую дисциплину и приводили к неконтролируемому увеличению сроков обработки документов, что, в свою очередь, отрицательно влияло на оперативность, актуальность и качество управленческих решений.

В связи с этим, в рамках проекта по внедрению ЕАСД в ОАО «РЖД» перед компанией «ТЕКОРА» были поставлены следующие задачи:

• Формализация и упрощение работы с документами;
• Создание эффективного механизма контроля исполнения поручений;
• Обеспечение своевременного и качественного предоставления необходимой информации руководству;
• Ускорение информационных потоков и уменьшение числа ошибок при принятии управленческих решений;
• Объединение аппарата управления, филиалов и дочерних обществ ОАО «РЖД» в единое информационное пространство электронного обмена документами и управленческой информации.

В качестве программной платформы для внедрения ЕАСД в ОАО «РЖД» были выбраны программные продукты компании SAP AG. Выбор данной платформы обеспечил следующие преимущества:

• Возможность использования централизованных справочников SAP систем, например, справочника организационной структуры компании;
• Естественную интеграцию ЕАСД с существующими в ОАО «РЖД» системами SAP для связи электронных документов с хозяйственными операциями;
• Наличие подготовленного персонала для администрирования, внедрения, дальнейшего развития и поддержки ЕАСД;
• Наличие готовой инфраструктуры для обучения сотрудников, групп внедрения и конечных пользователей ЕАСД.

Ключевые этапы проекта

В августе 2007 года ЕАСД была введена в промышленную эксплуатацию на пилотном полигоне – в трех подразделениях аппарата управления ОАО «РЖД» (Департамент управления делами, Департамент информатизации и корпоративных процессов управления, Департамент инвестиционной деятельности) и в двух филиалах ОАО «РЖД» (Главный вычислительный центр, Трансинформ). На этом этапе в ЕАСД работало около 1 000 пользователей.

В период с августа 2007 года по февраль 2008 года ЕАСД была введена в промышленную эксплуатацию во всех департаментах аппарата управления ОАО «РЖД». На данном этапе в ЕАСД работало около 3 500 пользователей.

С 2008 по 2010 годы специалистами компании «ТЕКОРА» были разработаны новые функциональные возможности ЕАСД. В том числе были реализованы функциональности: «Рабочее место руководителя» (РМР), «Договорная работа» и др. К концу 2010 года в ЕАСД работало около 8 000 пользователей.

С 2010 года осуществляется внедрение ЕАСД в филиалах и дочерних обществах ОАО «РЖД».

В 2011 году в ЕАСД работало около 10 400 пользователей – сотрудников аппарата управления, филиалов и дочерних обществ ОАО «РЖД».

В 2011 году были проведены работы по развитию ЕАСД в части следующих функций:

• Обработка командировок и отпусков;
• Интерактивные справочные пособия;
• Усовершенствованные ЭЦП и файлы;
• Регистрация документов в распределенной системе;
• Администрирование потоков и операций;
• Новое поручение в распределенной системе»;
• Договоры в Рабочем месте руководителя;
• Синхронизация в распределенной системе»;
• Разработка функциональностей на базе ЕАСД ОАО «РЖД» для ОАО «ФПК».

В 2012 году проведены работы по разработке, опытной эксплуатации и вводу в постоянную (промышленную) эксплуатацию ЕАСД в части следующих функций:

• Администрирование потоков и операций. Новое поручение в распределенной системе;
• Согласование и подписание документов в распределенной системе;
• Интеграция с ЕК АСУФР (для ЦТЕХ);
• Администрирование в распределенной системе.

Кроме того, в 2012 году проведены работы по настройке:

• ПО «Рабочее место руководителя» в части отчёта по исполнительской дисциплине для президента ОАО «РЖД» по входящим и организационно-распорядительным документам, по исполненным и неисполненным поручениям; вывод технического номера и информации об организации, направившей входящий документ; поиск регистрационных карточек документов по регистрационным номерам и др.
• ПО ЕАСД в части отчетов и функциональностей, касающихся РК командировки, РК отпуска, РК поручения, РК договора, а также проверки именования логинов пользователей ЕАСД с учетом правил именования; формирования списка пользователей ЕАСД, которые названы с нарушением соглашения по именованию; замены имени пользователя в таблицах ЕАСД;

В 2013 году в ЕАСД работает 78 000 пользователей распределённого ландшафта, включающего 5 инсталляций системы электронного документооборота ОАО «РЖД».

В 2013 году проведены следующие работы:

• Настройка программного обеспечения распределенной системы и ПО «Рабочее место руководителя»;
• Модификация ПО ЕАСД в части интеграции с Хранилищем открытых ключей и настраиваемого интерфейса запуска отчетов;
• Модификация ЕАСД в части отчетов и администрирования в условиях распределенной системы;
• Разработка и ввод в постоянную эксплуатацию модуля «Архив документов»;
• Модификация ЕАСД в части интеграции с регистрационными карточками договоров и дополнительных соглашений ЕРД;
• Настройка администрирования пользователей распределенной системы.

В 2014 году проведены следующие работы:

• Сопровождение ЕАСД в части настройки ПО;
• Разработка и ввод в постоянную эксплуатацию ПО ЕАСД в части РК договора и отчетов на полигоне внедрения (ЦН);
• Модификация ЕАСД в части администрирования в условиях распределенной системы;
• Модификация ЕАСД в части взаимодействия руководителя и помощника в ЕАСД и РМР.

В 2015-2017 годах проведены работы по разработке, модификации, настройке и сопровождению ЕАСД, в частности:

• Разработка и ввод в постоянную эксплуатацию модуля «Обработка телеграмм и факсов»;
• Автоматизация процесса редактирования исходящих документов и ОРД;
• Модификация ПО рабочего места руководителя (с помощником, без помощника) на планшете;
• Модификация ЕАСД в части РК договора в условиях распределенной системы и работы с архивом документов;
• Конвертация данных по документам из АСКИД в ЕАСД;
• Разработка и ввод в постоянную эксплуатацию модуля «Экспедиция»;
• Разработка и ввод в постоянную эксплуатацию модуля «Доверенности»;
• Интеграция с системой НСИ для получения информации о контрагентах;
• Интеграция с системой СКИМ в части передачи из ЕАСД информации о ходе исполнения поручений высшего руководства;
• Разработка ПО РМР ЕАСД в части реинжиниринга интерфейса для работы с графическими заметками при взаимодействии руководителя и помощника;
• Разработка ПО, обеспечивающего механизм выгрузки данных из ЕАСД для передачи в ССТУ.РФ.

Перспективы развития проекта

Руководство ОАО «РЖД» планирует оптимизировать процессы электронного документооборота компании и уменьшить бумажный документооборот на 50%.

Кроме того, планируется расширение функциональных возможностей системы и повышение удобства ее использования, в соответствии с пожеланиями пользователей системы.

Внедрение новой функциональности в ЕАСД и РМР позволит повысить эффективность и оперативность управления компанией за счет:

• своевременного и качественного предоставления необходимой информации руководству ОАО «РЖД» для оценки эффективности управленческих процессов;
• упрощения работы и создания прозрачного механизма контроля исполнения поручений;
• ускорения информационных потоков и уменьшения числа ошибок при принятии управленческих решений;
• предоставления руководителям возможности видеть в режиме реального времени ход выполнения бизнес-процессов.

В период с 2018 по 2020 годы компания «ТЕКОРА» будет развивать функциональность ЕАСД исходя из поставленных целей.

Основные результаты проекта

Внедрение ЕАСД в ОАО «РЖД» обеспечило:

• Высокий уровень оперативности управления документами;
• Оптимизацию трудозатрат сотрудников ОАО «РЖД» при работе со всеми видами документов;
• Повышение исполнительской дисциплины сотрудников ОАО «РЖД»;
• Повышение скорости доставки документов для принятия управленческих решений руководителями всех уровней управления ОАО «РЖД»;
• Создание единого информационного пространства обмена документами, объединившего аппарат управления, филиалы и дочерние общества ОАО «РЖД»;
• Своевременное и качественное предоставление необходимой информации руководству ОАО «РЖД».

Оптимизация процессов обработки документов обеспечила получение следующих эффектов (в среднем по компании):

• Сократилось время поиска документов на 20%;
• Ускорилось согласование договоров, писем и организационно распорядительных документов на 30%;
• Уменьшилось количество пользовательских ошибок на 30%;
• Сократилось время доставки документов по всей стране на 50%;
• Сократилось время построения отчетности по документам на 20%;
• Сократилось время обработки командировок/отпусков на 30%;
• Прозрачность прохождения документа повысила эффективность документооборота на 50%.

Сергей Матвеев, компания «ТЕКОРА», Исполнительный директор:

«Проект внедрения Единой автоматизированной системы документооборота в такой территориально распределенной компании, как ОАО «РЖД», позволил нам коренным образом пересмотреть наши подходы к разработке и внедрению корпоративных информационных систем. Мы уделяем большое внимание непрерывному управлению требованиями к программному продукту на протяжении всего жизненного цикла проекта. Одним из ключевых факторов успеха для нас является эффективная организация коммуникаций между Исполнителем и Заказчиком, а также своевременная адаптация проекта к изменяющимся внешним и внутренним условиям. Самое ценное для нас – это значимость результатов нашей работы для Заказчика и высокая степень его доверия».

В рамках проекта был решен ряд важных для ОАО «РЖД» задач по следующим функциональным областям управления документооборотом в компании:

• Канцелярия.

Обеспечена возможность регистрации бумажных документов в соответствии с ГСДОУ (Государственная система документационного обеспечения управления).

Реализованы функции создания и поддержки необходимого количества видов регистрационных карточек, ввода и редактирования реквизитов, присвоения документам регистрационных номеров, печати регистрационных карточек.

• Управление договорами.

Организован процесс подготовки, согласования, визирования, подписания и регистрации договоров и сопутствующих документов, а также оперативной работы с ними (поиск, анализ, редактирование и т.д.).

Реализован процесс интеграции договоров и дополнительных соглашений с системой «Единый Реестр Договоров».

• Обращения граждан и организаций.

Организована работа с обращениями граждан в соответствии с ФЗ № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» в государственных организациях и на крупных предприятиях.

Реализован процесс подготовки файла для выгрузки в ССТУ.РФ, необходимого для выполнения передачи данных по обращениям граждан в ССТУ.РФ. Данный механизм реализован в целях выполнения указа Президента Российской Федерации от 17 апреля 2017 г. № 171 «О мониторинге и анализе результатов рассмотрения обращений граждан и организаций» ОАО «РЖД».

• Заявки на командировки и отпуска.

Организован процесс рассмотрения и согласования заявлений на командировки/отпуска и передачи информации в кадровую службу для оформления необходимых распорядительных документов.

• Работа с электронными файлами.

Реализованы функции работы с файлами, автоматизированного ввода документов с бумажных носителей (потоковое и индивидуальное сканирование бумажных документов), управления иерархиями документов, управления версиями и статусами документов; подписания файлов с применением ЭЦП.

• Работа с архивом документов.

Реализовано Рабочее место архивариуса для работы с архивом документов, ведения и согласования номенклатуры дел, формирования дел временного хранения, оповещения о сроках хранения дел, уничтожения дел временного хранения, формирования и утверждения дел постоянного хранения, утверждения сдаточной описи дел постоянного хранения, архивного поиска и отчетов.

• Контроль исполнения.

Обеспечена возможность контроля по срокам выполнения операций над документами (согласование и утверждение документов, исполнение резолюций и т.д.). Реализована функциональность оповещений о поступлении новых документов, напоминаний по поручениям, а также информирования о нарушении сроков исполнения документов, в том числе по электронной почте. Разработана соответствующая отчетность.

• Маршрутизация документов и управление бизнес-процессами их обработки.

Созданы и настроены маршруты прохождения документов для каждого вида регистрационных карточек (workflow).

• Off-line client.

Для генеральный директора – председателя правления ОАО «РЖД» и руководителей высшего звена разработано автоматизированное рабочее место руководителя (РМР), позволяющее работать с системой как в автономном режиме (off-line client), так и при наличии подключения к ЕАСД:

• Рабочее место Руководителя с помощником, с возможностью ввода текстовых, голосовых и графических заметок по поступающим в рабочее место руководителя документам, а также подписания документов ЭП и создания проектов поручений. При этом фильтрация потока документов для руководителя осуществляется его помощником;
• Рабочее место Руководителя без помощника, с возможностью самостоятельной работы руководителя со всеми поступающими к нему документами (в том числе подписания ЭП, а также инициации поручений).
• Служба экспедиции.

Реализовано Рабочее место экспедитора для формирования и ведения реестров приема/передачи/отправлениях документов.

• Аналитика (поиск, отчеты).

Реализован поиск документов по любому набору атрибутов (в том числе полнотекстовый поиск).

Обеспечена возможность представления информации о документах в различных разрезах через модуль «Отчеты», позволяющий получать статистические отчеты, информационные отчеты, справки, сводки, печатные формы и т.д.

• Интеграция с системой СКИМ.

Реализовано формирование данных по исполнению контрольных поручений по документам вышестоящих органов.

В рамках интеграции ЕАСД и СКИМ происходит передача этих данных (по запросу из системы СКИМ).

• Управление доверенностями.

Организован процесс подготовки, согласования, подписания, регистрации, ознакомления, отмены, завершения срока действия и приостановки доверенности, а также оперативной работы с ними (поиск, анализ, редактирование и т.д.).

Кроме того, реализован процесс интеграции ЕАСД с системой ЦНСИ (Система централизованного ведения нормативно-справочной информации) для приема информации по контрагентам доверенностей.

Похожие проекты

Больше проектов

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО
«РОССИЙСКИЕ ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ»
(ОАО «РЖД»)

14 декабря 2007 г.

N 2355р

РАСПОРЯЖЕНИЕ

О порядке работы с документами в Единой автоматизированной
системе документооборота ОАО «РЖД»

В целях организации в аппарате управления ОАО «РЖД» работы с
документами в Единой автоматизированной системе документооборота
ОАО «РЖД»:
1. Утвердить прилагаемый Временный регламент работы с документами в Единой автоматизированной системе документооборота ОАО «РЖД» (ЕАСД).
2. Начальникам департаментов и управлений, а также руководителям подразделений ОАО «РЖД» — пользователей ЕАСД:
а) организовать работу с документами в ЕАСД с даты внедрения в подразделении этой системы (с прекращением ведения делопроизводства в АС «Документооборот»);
б) установить постоянный контроль за поступлением в подразделение информации в ЕАСД для организации работы с документами в оперативном режиме;
в) обеспечить соблюдение Временного регламента работы с документами в Единой автоматизированной системе документооборота ОАО «РЖД» (ЕАСД).
3. Вице-президентам, начальникам департаментов и управлений обеспечить с внедрением ЕАСД сокращение в аппарате управления ОАО «РЖД» количества документов на бумажных носителях и ускорение их подготовки и согласования.
4. Начальникам Департамента управления делами Ивашкину А.Г. и Департамента информатизации и корпоративных процессов управления Илларионову А.В.:
а) проанализировать по завершении внедрения ЕАСД во всех департаментах и управлениях результаты работы с документами в ЕАСД с учетом замечаний и предложений пользователей ЕАСД внести при необходимости коррективы в организацию функционирования этой системы с целью повышения оперативности и качества работы с документами;
б) организовать совместно с Главным вычислительным центром работу по оказанию пользователям ЕАСД необходимой методологической помощи по эффективному использованию этой системы.
5. Начальнику Департамента управления делами Ивашкину А.Г. подготовить, исходя из результатов ведения делопроизводства в ЕАСД в 2008 году, предложения о внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в аппарате управления ОАО «Российские железные дороги».

Президент
ОАО «РЖД»
В.И.Якунин

УТВЕРЖДЕН
распоряжением ОАО «РЖД»
от 14 декабря 2007 г. N 2355р

ВРЕМЕННЫЙ РЕГЛАМЕНТ
работы с документами в Единой автоматизированной системе
документооборота ОАО «РЖД» (ЕАСД)

1. Общие положения

1. Настоящий Регламент устанавливает временный порядок работы с документами в электронной форме в Единой автоматизированной системе документооборота ОАО «РЖД» (ЕАСД) в аппарате управления ОАО «РЖД».
Настоящий Регламент не распространяется на работу с документами, содержащими сведения, составляющие государственную и коммерческую тайну, порядок обращения с которыми регламентируется соответствующими нормативными документами.
2. Ответственными за организацию и соблюдение в подразделениях аппарата управления ОАО «РЖД» (далее — подразделения) порядка работы с документами в ЕАСД, установленного настоящим Регламентом, являются руководители подразделений.
3. Каждый работник, рабочее место которого подключено к ЕАСД, может исходя из должностных обязанностей выполнять одну или несколько ролей в этой системе (руководитель, помощник, исполнитель, регистратор, контролер, экспедитор), которые администратор ЕАСД настраивает индивидуально.
Если руководитель лично в ЕАСД не работает, администратор ЕАСД соответствующим образом настраивает систему на того пользователя (помощника, советника, секретаря, работника службы делопроизводства подразделения), который в этом случае будет работать с документами в системе.
4. При работе в ЕАСД пользователь должен руководствоваться операционными инструкциями, в которых подробно изложены его действия в зависимости от роли (ролей) в этой системе. Инструкции размещены в ЕАСД в разделе «Общие папки».
Консультацию по вопросам работы в ЕАСД можно получить в Единой службе поддержки пользователей информационных систем (АСУ ЕСПП) по тел.2-09-09.
5. Работники подразделения могут быть допущены к ознакомлению с зарегистрированными в ЕАСД документами, если документ:
адресован непосредственно данному подразделению и зарегистрирован этим подразделением;
подготовлен данным подразделением;
подписан руководителем данного подразделения;
поступил в данное подразделение для исполнения согласно резолюции (поручению) или для контроля;
подготовлен другим подразделением и поступил в данное подразделение для ознакомления, согласования или утверждения.
6. Требования Инструкции по делопроизводству в аппарате управления ОАО «Российские железные дороги» (далее — Инструкция по делопроизводству) по вопросам подготовки и оформления документов, передачи в отдел документационного обеспечения Департамента управления делами (далее — отдел документационного обеспечения) документов, подлежащих возврату, формирования дел для архивного хранения распространяются на работу с документами в ЕАСД.

2. Регистрация документов

7. Каждый документ регистрируется в ЕАСД только один раз. Регистрационный номер присваивается документу этой системой автоматически.
8. Входящие документы, адресованные президенту и вице-президентам ОАО «РЖД», правлению ОАО «РЖД», а также ОАО «РЖД» без указания конкретного адресата, регистрирует в ЕАСД отдел документационного обеспечения (работник отдела, который выполняет в этой системе роль регистратора). Регистрационный номер состоит из сокращенного обозначения потока документов «Входящие» и порядкового номера их поступления в пределах общего массива этих документов в течение календарного года (например, N ВХ-567).
Если в секретариат президента или вице-президента ОАО «РЖД» поступил не зарегистрированный отделом документационного обеспечения входящий документ, он должен быть передан в этот отдел для регистрации или зарегистрирован секретариатом соответствующего вице-президента в порядке, предусмотренном настоящим Регламентом.
9. Входящие документы, адресованные подразделениям,
регистрирует в ЕАСД служба делопроизводства подразделения (секретарь или иной работник подразделения, который выполняет в этой системе роль регистратора). Регистрационный номер состоит из сокращенного обозначения потока документов «Входящие», порядкового номера их поступления в течение календарного года и условного (сокращенного) наименования подразделения (например, N ВХ-567/ЦКИ).
10. При регистрации в ЕАСД входящих документов (на бумажном носителе) производится их сканирование (создаются файлы документов).
Для сканирования документов в подразделениях, подключенных к ЕАСД, устанавливаются сканеры (не более двух на подразделение).
Документы, поступившие в электронной форме, регистрируются в ЕАСД без их распечатки.
11. На каждый регистрируемый входящий документ в ЕАСД создается регистрационная карточка (РК), содержащая основные реквизиты документа и отсканированный документ в виде файла. Ход исполнения документа отражается на вкладке РК, именуемой «Иерархия».
12. Исходящие документы за подписью президента и вице-президентов ОАО «РЖД» регистрирует в ЕАСД отдел документационного обеспечения (работник отдела, который выполняет в этой системе роль регистратора). Регистрационный номер документа за подписью президента и вице-президента ОАО «РЖД» состоит из сокращенного обозначения потока документов «Исходящие» и порядкового номера в пределах общего массива этого вида документов в течение календарного года (например, N ИСХ-937).
13. Исходящие документы за подписью руководителей подразделений регистрирует в ЕАСД служба делопроизводства подразделения (секретарь или иной работник, который выполняет в этой системе роль регистратора). Регистрационный номер состоит из сокращенного обозначения потока документов «Исходящие», порядкового номера в пределах общего массива этого вида документов в течение календарного года и условного (сокращенного) наименования подразделения (например, N ИСХ-567/ЦКИ).
14. Приказы, распоряжения, положения, правила, инструкции, протоколы и другие организационно-распорядительные документы регистрируются в ЕАСД в порядке, установленном Инструкцией по делопроизводству.
15. Докладные записки вице-президентов на имя президента ОАО «РЖД» регистрирует в ЕАСД отдел документационного обеспечения с присвоением регистрационного номера как исходящим документам за подписью вице-президента ОАО «РЖД».
16. Докладные записки руководителей подразделений на имя президента (вице-президента) ОАО «РЖД» регистрирует в ЕАСД служба делопроизводства подразделения с присвоением регистрационного номера как исходящим документам за подписью руководителя подразделения.
17. Документы из подразделения в подразделение направляются только через ЕАСД. Они должны иметь исходящий номер подразделения-инициатора и повторно, как входящий документ, не регистрируются.
18. Работник отдела документационного обеспечения (службы делопроизводства подразделения), регистрирующий документы, после создания РК проставляет на подлиннике документа (если документ на бумажном носителе) регистрационный номер, присвоенный документу ЕАСД.
19. В ЕАСД не регистрируются:
а) первичные учетные документы, в том числе бухгалтерские документы первичного учета, заявки, статистические отчеты, разнарядки, наряды и другие аналогичные документы, не относящиеся к общему делопроизводству, перечень которых составляется руководителем подразделения в порядке, установленном Инструкцией по делопроизводству;
б) бухгалтерская, финансовая, налоговая, статистическая, кадровая и другая специализированная документация, ведение которой осуществляется в соответствии с правилами и требованиями, установленными законодательством Российской Федерации и нормативными документами ОАО «РЖД»;
в) документы, содержащие сведения, составляющие государственную и коммерческую тайну;
г) документы с пометкой «Лично» или с другими аналогичными пометками.

3. Исполнение поручений (резолюций) и создание документов

20. Зарегистрированные отделом документационного обеспечения документы, адресованные президенту ОАО «РЖД», а также ОАО «РЖД» без указания конкретного адресата, передаются (через ЕАСД и на бумажном носителе) начальнику секретариата президента ОАО «РЖД».
Начальник секретариата президента ОАО «РЖД» после рассмотрения таких документов направляет их (через ЕАСД и на бумажном носителе) помощникам президента ОАО «РЖД» для подготовки резолюций президента (первого вице-президента) ОАО «РЖД».
Начальник секретариата (помощник) президента ОАО «РЖД» при направлении в установленном порядке указанных документов (через ЕАСД и на бумажном носителе) в секретариаты старших вице-президентов и вице-президентов ОАО «РЖД» (по вопросам, находящимся в ведении соответствующих вице-президентов) и в подразделения, в ведении которых находятся поставленные в документе вопросы, создает в ЕАСД свои поручения.
Руководители секретариатов (советники) вице-президентов ОАО «РЖД» создают в ЕАСД свои поручения при направлении в установленном порядке в подразделения документов по вопросам, которые находятся в ведении этих подразделений.
21. После подписания президентом (вице-президентом) ОАО «РЖД» резолюции работниками отдела документационного обеспечения (секретариата соответствующего вице-президента) создается в ЕАСД РК поручения, а резолюция (документ с резолюцией) сканируется. РК поручения направляется должностным лицам, указанным в поручении (резолюции). Ответственному исполнителю направляется также подлинник документа с резолюцией.
22. Ответственный исполнитель и соисполнители, получив РК поручения, должны одновременно приступить к работе над документом. При этом для исполнения поручения может быть создан непосредственно в РК поручения проект нового документа (исходящее письмо, приказ, распоряжение или другой организационно-распорядительный документ).
Ответственный исполнитель может для исполнения поручения (резолюции) создать в ЕАСД поручение соисполнителям. Соисполнитель также может создать в ЕАСД поручение исполнителям — работникам своего подразделения.
23. Ответственный исполнитель создает РК исходящего или другого организационно-распорядительного документа, в которой указывает основные реквизиты документа, «прикрепляет» к РК (создает) файл этого документа и направляет проект документа для согласования причастным должностным лицам по маршруту «согласование».
24. Должностное лицо (руководитель), получившее проект документа на согласование, может либо согласовать его без замечаний, либо согласовать с замечаниями.
25. Согласованный без замечаний проект документа автоматически направляется системой по маршруту «подписание».
При получении ответственным исполнителем замечаний (предложений), учет которых в проекте документа требует его повторного согласования, он вновь направляет проект с учтенными замечаниями по маршруту «согласование».
По маршруту «подписание» может быть направлен только документ, прошедший процедуру согласования в соответствии с Инструкцией по делопроизводству, при этом в РК направляемого на подписание проекта документа должен быть лишь один его актуальный файл.
26. Проект документа, представляемый на подпись (утверждение) президенту (вице-президенту) ОАО «РЖД», распечатывается исполнителем на бумажном носителе (проект письма в двух экземплярах — подписной и визовой).
Проект документа визируется исполнителем документа и руководителем подразделения, подготовившего проект, при этом визы должностных лиц, с которыми согласован проект документа, на нем не проставляются, а указываются лишь их должность, Ф.И.О. и дата согласования (допускается распечатка листа согласования из РК подготовленного документа).
Указанный проект документа передается исполнителем в секретариат президента (вице-президента) ОАО «РЖД» (на бумажном носителе), как это предусмотрено пунктами 4.16 и 4.17 Инструкции по делопроизводству, а также через ЕАСД.
27. Документы, подписанные (утвержденные) президентом (вице-президентами) ОАО «РЖД» и руководителями подразделений, рассылаются:
внешним адресатам и внутренним адресатам, не подключенным к ЕАСД, — на бумажном носителе;
внутренним адресатам, подключенным к ЕАСД, — через ЕАСД.
28. После исполнения поручения (резолюции) президента (вице-президента) ОАО «РЖД» ответственный исполнитель возвращает в отдел документационного обеспечения подлинник документа на бумажном носителе, на котором есть пометка «Подлежит возврату». Документы без такой отметки остаются в подразделении, которое исполнило поручение.

4. Контроль за исполнением документов (поручений)

29. Постановка на контроль документов (поручений) и контроль в ЕАСД за их исполнением осуществляются в соответствии с основными требованиями, установленными Инструкцией по делопроизводству.
30. Работники, на которых возложены функции контроля за исполнением документов (поручений), руководствуются при работе в ЕАСД инструкциями по обработке входящих документов, поступивших на контроль, и по обработке организационно-распорядительных документов, поступивших на контроль в отдел инспекции и контроля.
31. Постановку на контроль в ЕАСД документов (поручений) производят:
в Департаменте управления делами — работники отдела документационного обеспечения, а также работники отдела инспекции и контроля, секретариата президента ОАО «РЖД» и секретариатов вице-президентов ОАО «РЖД», осуществляющие контроль за исполнением соответствующих документов (поручений);
в подразделениях — работники службы делопроизводства.
Работник, на которого возложены указанные функции, создает на основе резолюции, поручения, приказа, распоряжения либо другого организационно-распорядительного документа соответствующую РК поручения.
32. Работник Департамента управления делами, осуществляющий функции контроля, а также должностное лицо, подписавшее резолюцию (поручение) или организационно-распорядительный документ, которые поставлены на контроль, использует ЕАСД для:
просмотра сообщений исполнителя о ходе исполнения поручений (на вкладке РК поручения, именуемой «Маршрут», или на экране — после нажатия кнопки «Сообщения исполнителей»);
создания дополнительных поручений с напоминанием о приближении срока исполнения поручения, находящегося на контроле (упреждающий контроль).
33. Работник службы делопроизводства подразделения, на которого возложены функции контроля:
регулярно просматривает в ЕАСД информацию о поставленных на контроль документах (поручениях), ответственным исполнителем (соисполнителем) которых является данное подразделение, и докладывает руководителю подразделения (по данным исполнителей документов) о документах (поручениях), сроки исполнения которых истекают или истекли;
вводит в ЕАСД данные об исполнителе документа (поручения) — Ф.И.О. и его служебный телефон, а также информацию о ходе исполнения поручения.
34. Работники отдела документационного обеспечения, секретариатов вице-президентов ОАО «РЖД» и исполнители документов (поручений), выполняющие роли контролеров, при переносе (изменении) сроков исполнения поставленных в ЕАСД на контроль документов (поручений), исполнении документов (поручений) и снятии их с контроля, включении дополнительно исполнителей незамедлительно выполняют в ЕАСД соответствующие процедуры.
35. Работник подразделения, выполняющий в ЕАСД роль исполнителя:
систематически знакомится с ведомостью поставленных в ЕАСД на контроль поручений;
регулярно вносит в ЕАСД отчеты о ходе исполнения поручений, удостоверяет (нажатием кнопки «Завершить») исполнение поручения только после выполнения действий, предусмотренных в поручении, которое принято руководителем (подписан или утвержден организационно-распорядительный документ, подписаны письмо или телеграмма, одобрен подготовленный доклад).

4. Организация документооборота

Прием и первичная обработка входящих документов

4.1. Документы поступают в общество посредством почтовой, электронной (в том числе по ЕАСД), электрической (в том числе телеграфной, факсимильной и телефонной) и фельдъегерской связи.

4.2. Документы, поступающие по почте и по телеграфной связи общего пользования в аппарат управления общества, принимают работники Департамента управления делами, поступающие в филиал и структурное подразделение — работники службы делопроизводства, на которых это возложено (далее — экспедиция).

Документы, поступающие на электронный адрес общества, отдел документационного обеспечения направляет в распечатанном виде:

адресованные президенту, а также обществу без указания конкретного адресата — в секретариат президента;

адресованные вице-президентам — в секретариат соответствующего вице-президента;

адресованные подразделениям аппарата управления — в соответствующее подразделение.

Документы, полученные работниками общества минуя экспедицию, должны быть переданы в соответствующую экспедицию (отдел документационного обеспечения, службу делопроизводства филиала, структурного подразделения общества) для учета и регистрации.

4.3. При приеме документов экспедиция проверяет адрес на конверте (пакете или другой упаковке), целость конверта и печатей (пломб) на нем, наличие штемпеля отделения почтовой связи, после чего вскрывает конверт и проверяет наличие в нем документов, включая приложения, наличие подписи на документах, правильность их адресования, соответствие номера документа номеру, указанному на конверте.

4.4. Не вскрываются в экспедиции аппарата управления общества конверты с документами, адресованными совету директоров общества, ревизионной комиссии общества и подразделениям общества.

Не вскрываются в экспедиции аппарата управления общества, а также в экспедициях филиалов и структурных подразделений общества документы, адресованные работникам общества, с пометкой «Лично», конверты, бандероли или посылки, поступившие из-за границы, которые учитываются по обозначенному на них номеру, и документы, адресованные общественным организациям.

4.5. Если документ (приложение) в конверте не обнаружен или обнаружено повреждение либо недостача листов документа, несоответствие номера, указанного на конверте, номеру вложенного в конверт документа, отсутствие подписи на документе или сопроводительного письма к документу с электронной копией, следует сообщить об этом отправителю и составить при необходимости акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю документа, а второй остается в экспедиции.

4.6. Конверты после проверки документов в экспедиции не уничтожаются, а передаются вместе с документами.

Ошибочно поступившие документы экспедиция пересылает по принадлежности или возвращает отправителю.

4.7. Экспедиция учитывает, сортирует и записывает поступившие документы в разносные журналы для передачи по назначению под расписку.

Заказную корреспонденцию и извещения почтамта о почтовых отправлениях (посылках, бандеролях) экспедиция передает по реестровой описи по назначению.

4.8. Все поступившие документы обрабатываются экспедицией в день поступления. Документы с пометками «Срочно» и «Вручить немедленно», а также телеграммы, поступившие по телеграфной связи общего пользования, доставляются адресатам в первую очередь.

4.9. Посылки и бандероли наложенным платежом по извещениям почтовых отделений, поступившим в адрес подразделений аппарата управления, экспедиция не выкупает, а направляет извещение адресату (подразделению аппарата управления, соответствующему должностному лицу), который обязан совместно с Административно-хозяйственным управлением принять в течение одних суток решение о целесообразности получения таких посылок и бандеролей.

4.10. Документы, адресованные совету директоров общества, передаются экспедицией в аппарат корпоративного секретаря общества, адресованные ревизионной комиссии общества — в секретариат этой комиссии.

В аппарат корпоративного секретаря общества также направляются отделом документационного обеспечения по ЕАСД федеральные законы, акты и поручения Президента Российской Федерации, акты, поручения и иные решения Правительства Российской Федерации, затрагивающие вопросы, относящиеся к компетенции совета директоров общества, другие документы по наиболее важным вопросам деятельности общества, поступающие в адрес президента (вице-президентов), а также общества без указания конкретного адресата.

4.11. Документы, адресованные президенту (вице-президенту), а также обществу без указания конкретного адресата, передаются экспедицией по мере их поступления в отдел документационного обеспечения, а письменные обращения граждан — в отдел по работе с обращениями граждан и организации их приема Департамента управления делами (далее — отдел по работе с обращениями граждан).

Переданные экспедицией в отдел документационного обеспечения письменные обращения граждан, поступившие с сопроводительными письмами подразделений Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти и органов власти субъектов Российской Федерации, направляются этим отделом (без регистрации) в отдел по работе с обращениями граждан, где эти обращения регистрируются.

4.12. Работники служб делопроизводства подразделений аппарата управления должны получать в экспедиции документы, адресованные этим подразделениям, не менее двух раз в день.

4.13. Документы, поступающие из-за границы и из аккредитованных в Российской Федерации представительств и иных учреждений иностранных государств, адресованные президенту (вице-президенту), а также обществу без указания конкретного адресата и подразделениям аппарата управления, передаются экспедицией в Департамент международного сотрудничества.

4.14. Поздравительные письма (телеграммы, открытки), приглашения на праздничные и другие торжественные мероприятия, адресованные президенту, передаются экспедицией в Департамент корпоративных коммуникаций, адресованные вице-президентам — в секретариаты соответствующих вице-президентов.

4.15. Поступившие на Центральную станцию связи телеграммы, включая международные, адресованные президенту (вице-президенту), а также обществу без указания конкретного адресата, передаются работниками телеграфа в отдел документационного обеспечения (под расписку с проставлением даты и времени приема), телеграммы, адресованные руководителям подразделений аппарата управления, — в службы делопроизводства этих подразделений, которые регистрируют их и передают адресатам.

4.16. Порядок передачи адресованных президенту (вице-президентам) телеграмм, поступивших в нерабочее время, в выходные и праздничные дни, устанавливается начальником Департамента управления делами с учетом их содержания и срочности.

4.17. Поступившие на Центральную станцию связи факсограммы передаются:

адресованные совету директоров общества — в аппарат корпоративного секретаря общества, адресованные ревизионной комиссии общества — в секретариат этой комиссии;

адресованные президенту, а также обществу без указания конкретного адресата — в отдел документационного обеспечения;

адресованные вице-президентам — в секретариаты соответствующих вице-президентов;

адресованные подразделениям общества, находящимся в г. Москве, — в службы делопроизводства этих подразделений.

4.18. Поступившие в общество и его подразделения телефонограммы записываются (печатаются) на отдельном листе или в соответствующем журнале и оперативно передаются должностным лицам, которым они адресованы.

Направление входящих документов на доклад и исполнение

4.19. При направлении на доклад и исполнение документов, поступивших в аппарат управления общества, следует руководствоваться уставом общества, распределением обязанностей между президентом и вице-президентами, положениями о подразделениях общества и иными документами общества.

4.20. Документы, адресованные президенту, а также обществу без указания конкретного адресата, отдел документационного обеспечения после регистрации передает руководителю секретариата президента.

4.21. Руководитель секретариата президента после рассмотрения документов, поступивших в адрес президента, а также общества без указания конкретного адресата, передает их по ЕАСД помощникам президента (им же направляются подлинники документов).

4.22. Президенту докладывают поступившие документы по вопросам, решение которых находится в исключительной компетенции президента, а также по наиболее важным, ключевым вопросам деятельности общества, в частности:

документы, подписанные руководителями высших органов государственной власти;

документы, подписанные руководителями федеральных органов исполнительной власти, иных государственных органов, а также органов власти субъектов Российской Федерации;

докладные записки президенту за подписью вице-президентов, советников президента, руководителей подразделений общества, учреждений, дочерних и зависимых обществ;

жалобы на действия назначаемых президентом должностных лиц.

Указанные документы докладывает президенту начальник Департамента управления делами (реестр этих документов ведет руководитель секретариата президента).

4.23. Помощник президента проверяет подлинность документов, требующих доклада президенту, и достоверность изложенной в них информации, затем подготавливает и визирует проекты резолюций.

Документ, подлинность или достоверность информации которого вызывает сомнение, помощник президента вправе направить для проверки в Департамент безопасности или по согласованию с этим департаментом в другое подразделение общества.

4.24. По документам, поступившим в адрес президента, а также общества без указания конкретного адресата, не требующим срочного доклада президенту, помощник президента подготавливает и визирует проект резолюции первого (старшего) вице-президента о проработке причастными должностными лицами поставленных вопросов, с последующим докладом президенту.

4.25. Поступившие в адрес президента, а также общества без указания конкретного адресата документы по вопросам, решение которых находится в компетенции вице-президентов, помощник президента направляет по ЕАСД в секретариат соответствующего вице-президента согласно утвержденному президентом порядку распределения корреспонденции (в секретариаты вице-президентов направляются также подлинники документов).

4.26. Документы, поступившие в адрес вице-президентов, передаются после регистрации отделом документационного обеспечения в секретариаты соответствующих вице-президентов по ЕАСД (туда же передаются и подлинники документов).

Проекты резолюций по указанным документам подготавливают советники вице-президентов.

4.27. После подписания резолюции президентом (вице-президентом) работники отдела документационного обеспечения (секретариата соответствующего вице-президента) создают в ЕАСД РК поручения и сканируют резолюцию (документ с написанной резолюцией). РК поручения с файлом резолюции (документа с резолюцией) направляется должностным лицам, указанным в резолюции. Ответственному исполнителю направляется также подлинник документа с резолюцией.

В РК поручения, исполнение которого ставится на контроль, работники отдела документационного обеспечения (секретариата вице-президента) ставят отметку о контроле (вид контроля, фамилия контролера, срок исполнения, ответственный исполнитель).

4.28. Адресованные президенту (вице-президентам), а также обществу без указания конкретного адресата документы по вопросам, решение которых находится в компетенции руководителей подразделений общества, направляются помощниками президента (советниками вице-президентов) руководителям соответствующих подразделений общества для рассмотрения и исполнения.

Указанные документы, направленные на исполнение в подразделения общества, и документы, адресованные непосредственно подразделениям, поступают в их службы делопроизводства.

4.29. Служба делопроизводства подразделения общества сортирует поступившую корреспонденцию, регистрирует подлежащие регистрации документы и представляет их руководителю подразделения.

Если в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, то отдел документационного обеспечения или служба делопроизводства соответствующего подразделения выбирает в ЕАСД и прилагает к поступившему документу необходимую информацию.

4.30. Руководитель подразделения общества рассматривает поступившие документы:

содержащие срочные поручения, а также поступившие на согласование (визирование) — в первую очередь;

поступающие в подразделение в течение рабочего дня (с 10 до 18 часов) — по мере их поступления;

поступившие в подразделение после 18 часов — до 10 часов следующего рабочего дня.

4.31. Работник службы делопроизводства вводит в ЕАСД резолюцию руководителя подразделения общества (создает РК поручения) и направляет по ЕАСД работнику, на которого руководитель возложил исполнение документа (исполнителю документа), документ с РК поручения.

4.32. Если по содержанию документа установлено, что он ошибочно адресован данному подразделению общества, руководитель этого подразделения может переадресовать такой документ в соответствующее подразделение по договоренности с его руководителем.

4.33. Документ, зарегистрированный отделом документационного обеспечения и поступивший в соответствии с поручением на исполнение в подразделение общества, может быть передан этим подразделением в другое подразделение общества с разрешения должностного лица, направившего на исполнение данный документ (подписавшего резолюцию).

Переадресация поступившего документа может также производиться по договоренности между руководителями соответствующих подразделений с согласия работника Департамента управления делами, на контроле у которого находится поручение по этому документу.

Документ передается из одного подразделения общества в другое с соответствующей отметкой в ЕАСД, но повторно не регистрируется.

Отправка (рассылка) документов и иной корреспонденции

4.34. Документы отправляются почтовой, электронной, электрической и фельдъегерской связью, иная корреспонденция — почтовой связью.

4.35. Обработка документов и иной корреспонденции для отправки почтовой связью осуществляется экспедицией в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи, утверждаемыми Правительством Российской Федерации.

Документы для отправки почтовой связью передаются в экспедицию надлежаще оформленными, с указанием почтового адреса или с указателем рассылки. Документы, которые направляются в один адрес, могут быть вложены в один конверт.

Документы отправляются, как правило, простым почтовым отправлением. В случае, когда требуется доставить документ срочно или получить уведомление о его получении адресатом, исполнитель документа должен указать соответствующий вид отправки.

4.36. Определение стоимости отправлений, маркирование конвертов, составление списка регистрируемых отправлений и передача их в отделение почтовой связи производятся в соответствии с правилами, установленными федеральным органом исполнительной власти в области связи.

Документы, отправленные с нарочным, передаются получателю под расписку о вручении.

4.37. Подготовку к отправке документов, подписанных президентом (вице-президентами) общества, производят работники экспедиции, а документов, подписанных руководителями подразделений общества, — работники их служб делопроизводства.

Работники экспедиции проверяют правильность подготовки документов к отправке, в том числе наличие приложений, указанных в основном документе. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям.

4.38. Визовые экземпляры писем за подписью президента (вице-президентов) остаются в отделе документационного обеспечения для помещения в соответствующее дело текущего архива.

4.39. Отправка подписанных президентом (вице-президентами) и руководителями подразделений общества документов производится только после проставления на них регистрационного номера и даты.

4.40. Документы для отправки адресатам принимаются экспедицией в аппарате управления общества в рабочие дни до 15 часов (в пятницу — до 14 часов) и направляются адресатам в день их приема. Заказные и заказные с уведомлением письма принимаются экспедицией до 12 часов и отправляются в день приема. Срочные документы отправляются в первоочередном порядке.

4.41. Отправка документов общества в высшие органы государственной власти, федеральные органы исполнительной власти и иные государственные органы производится в рабочие дни в 9 и в 14 часов.

4.42. Подписанные президентом (вице-президентами) документы особой срочности, в том числе отправляемые фельдъегерской связью, отправляются в рабочие дни после 18 часов, а также в выходные и праздничные дни через приемную президента.

Копия отправленного документа (визовой экземпляр письма) с отметкой об исполнителе остается у дежурного сотрудника приемной президента для последующей передачи в отдел документационного обеспечения.

Порядок оформления и отправления таких документов (проставление регистрационного номера, передача документа по ЕАСД и др.) устанавливается начальником Департамента управления делами.

4.43. Документы, подписанные (утвержденные) президентом (вице-президентами) и направляемые подразделениям общества, передаются адресатам по ЕАСД согласно подготовленному исполнителем документа указателю рассылки, который в виде отдельного файла прикрепляется к РК документа.

На экземплярах приказов и распоряжений, подписанных президентом (вице-президентами), и других внутренних документов, утвержденных ими с использованием грифа УТВЕРЖДАЮ, которые рассылаются адресатам, личная подпись должностного лица, подписавшего (утвердившего) документ, не воспроизводится, а ставится печать отдела документационного обеспечения.

4.44. Копия приказа, распоряжения и иного внутреннего документа на бумажном носителе направляется в обязательном порядке (наряду с рассылкой по ЕАСД) в Правовой департамент, который в течение 3 дней после получения определяет документы, подлежащие введению в Автоматизированную систему правовой информации на железнодорожном транспорте (АСПИЖТ), и передает их в НИИАС.

4.45. Досылка или замена разосланного ранее документа, подписанного президентом или вице-президентом, производится по указанию лица, подписавшего документ, либо начальника Департамента управления делами, документа, подписанного руководителем подразделения общества, — по его указанию.

Особенности обработки документов и иной
корреспонденции в аппарате управления общества
при переписке с зарубежными корреспондентами

4.46. Департамент международного сотрудничества направляет поступившие из экспедиции документы, подлежащие рассмотрению президентом (вице-президентом), в отдел документационного обеспечения для регистрации и доклада в установленном порядке, а документы, не требующие рассмотрения президентом (вице-президентом), — в соответствующие подразделения общества.

4.47. Документы, требующие срочного рассмотрения или затрагивающие специфические вопросы международного сотрудничества в сфере железнодорожного транспорта, начальник Департамента международного сотрудничества может докладывать президенту (вице-президенту) до их регистрации (документы регистрируются отделом документационного обеспечения после доклада).

4.48. Письма с пометкой «Лично», адресованные работникам аппарата управления общества, Департамент международного сотрудничества направляет (без вскрытия конверта) в соответствующее подразделение для вручения адресатам.

4.49. Исходящие документы и иная корреспонденция общества, отправляемая за границу, конвертуется исполнителем и незапечатанной передается в Департамент международного сотрудничества с приложением реестра в 4 экземплярах.

Департамент международного сотрудничества отправляет документы и иную корреспонденцию по указанному реестру через экспедицию.

При отправлении документов и иной корреспонденции, сформированной в пачки, в реестре делается запись «Недозволенных вложений нет», которая заверяется подписью ответственного лица Департамента международного сотрудничества и печатью.

4.50. Пересылку железным дорогам и другим организациям иностранных государств технической литературы и документации в рамках научно-технического сотрудничества осуществляет Департамент международного сотрудничества после оформления в установленном порядке разрешения на ее вывоз.

Пересылка бандеролей и посылок с указанными материалами производится с составлением списков по форме, утвержденной федеральным органом исполнительной власти в области связи.

4.51. На пакетах с документами, отправляемыми за границу, адрес указывается на двух языках — русском и языке страны назначения. В случае невозможности написать адрес на языке страны назначения рекомендуется указывать его на английском языке.

На пакетах проставляются номера исходящих документов, другие реквизиты не указываются.